Naukowy Portal Archiwalny

Naukowy Portal Archiwalny
===================================================================
Na szlaku odkryć
H. Buchner, M. Niewiadomska Guentzel, Jak korzystać z archiwów państwowych?
Przewodnik użytkownika Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej ZoSIA,
Warszawa 2008
Publikacja o powyższym tytule już jest dostępna. Jej wydawcą jest Narodowe
Archiwum Cyfrowe. Nie wydało jej z własnych środków, ale ze środków Ministra Kultury i
Dziedzictwa Narodowego, o czym poinformowano i na okładce książki, i w środku.
Dowiadujemy się również, że redaktorami merytorycznymi są Mariusz Olczak i dr Wojciech
Woźniak. Do sięgnięcia po tę książkę zachęcono na konferencji „Zintegrowany System
Informacji Archiwalnej (ZoSIA). Nowoczesne zarządzanie informacją o narodowym zasobie
archiwalnym”, która odbyła się w Warszawie 28 listopada 2008 r. W niej bowiem miała się
znajdować odpowiedź na pytania użytkowników systemu. A że pytań takich mam dużo,
bowiem w czasie testowania systemu często błądziłam, gdyż dostępny był jedynie niepełny i
nie zawsze zgodny z testowaną wersją systemu podręcznik użytkownika, szybko sięgnęłam
do tej publikacji. I to był błąd. Od tej pory zaczęłam wątpić w wiele spraw i znaczenie wielu
słów, którymi od lat posługujemy się w archiwach. Ale dowiedziałam się o wielu nowych
rzeczach!
Już na pierwszej stronie okładki widnieje hasło „NA CZYM POLEGA
DIGITAIZACJA?”[!] Będzie to pewnie wyjaśnione. Pierwszy rozdział zapowiada, że
przewodnik, wbrew tytułowi, będzie dotyczył nie tylko korzystania i systemu ZoSIA, ale
także zadań archiwów i gromadzonych materiałów. Poczułam, że maleje szansa na
znalezienie szczegółów dotyczących systemu, gdyż publikacja liczy tylko 70 stron, bogato
ilustrowanych. Wędrowałam więc po tych stronach, w poszukiwaniu konkretnych
wskazówek. Co chwila musiałam przecierać oczy ze zdziwienia, czy dobrze widzę i czy
dobrze rozumiem. Niespodzianek było co niemiara. Z pierwszego rozdziału dowiadujemy się,
że w Polsce do tej pory istniało kilka różnych baz danych, choć w sprawozdaniach
z działalności archiwów państwowych jest mowa o kilkuset bazach. Dostępny w Internecie
ich wykaz też jest sążnisty (http://www.archiwa.gov.pl/?CIDA=165). „Naczelna Dyrekcja
Archiwów Państwowych postanowiła na ich miejsce stworzyć Zintegrowany System
Informacji Archiwalnej ZoSIA, a realizacja tego celu została powierzona Narodowemu
Archiwum Cyfrowemu” (s. 11). Nic mi nie jest jednak wiadome, aby uchylone zostało
zarządzenie Nr 7 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 13 lipca 2007 r.
w sprawie powołania zespołu naukowego do opracowania, przygotowania i wdrożenia
w archiwach państwowych Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej. A może
Naczelny Dyrektor powołał zespół, a Naczelna Dyrekcja powierzyła zadania NAC-owi?
Na str. 13 wyczytałam, że archiwum „organizuje i udostępnia wszystkie materiały o
znaczeniu administracyjnym lub historycznym”, a na następnej stronie, że do archiwum
zakładowego mają dostęp tylko pracownicy instytucji, która wytworzyła dokumenty. To
znaczy, że naukowcom udostępniamy własne dokumenty nielegalnie?
Ze str. 16 można dowiedzieć się, że istnieją archiwa regionalne, a „szczególnym
przypadkiem” jest Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej. Na kolejne
ciekawe odkrycia natrafiłam na str. 18. Otóż „Naczelnego Dyrektora AP” powołuje „Prezez
[!] Rady Ministrów”, zaś archiwum państwowe nie gromadzi książek i czasopism. Na str. 19
zaś poinformowano, że APDOiP „przez 50 lat od wytworzenia przechowuje akta osobowe,
płacowe, finansowe, organizacyjne, techniczne i ubezpieczeniowe”.
Rodzaje materiałów archiwalnych przedstawione są na stronach 22-23. Wśród akt są
„Akta urzędów stanu cywilnego – mikrofilmy”, wśród dokumentacji technicznej – przepisy
gospodarcze i wyrobu domowych lekarstw. „Kwit na odbiór należności za fortepian” jest
1
www.archiwa.net
Naukowy Portal Archiwalny
===================================================================
przykładem dokumentacji finansowej, a „Rachunek za pobyt w areszcie mieszczki” – innym
źródłem o wartości historycznej”. Kuriozom poświęcono osobny rozdział (str. 23-24), a
wśród nich wymieniono projekty parków i ogrodów.
Założenia autorek publikacji, wymienione we wprowadzeniu przez dr. Nikodema
Bończa Tomaszewskiego, czasem realizowane są aż nazbyt dosłownie. Jednym z nich jest
„stosowanie terminologii archiwalnej tylko wtedy, gdy jest to niezbędne”. Na str. 25 czytamy
więc, że „Kolejne kilkadziesiąt tysięcy metrów czeka na przyjęcie”, a na str. 28, że „Przyjęcie
materiałów do archiwum” jest pierwszym działaniem archiwistów. Archiwalne zadanie
przejmowania materiałów archiwalnych było zbyt fachowe i za trudne do zrozumienia? Ale
na str. 26 jest już mowa o przejęciu akt od urzędu i przenoszeniu materiałów archiwalnych do
archiwów. Tam też czytamy, że urzędy i instytucje państwowe to: „Administracja publiczna,
przedsiębiorstwa państwowe i Urząd Stanu Cywilnego”. Dowiadujemy się, że w Polsce
istnieją „archiwa przejściowe” (ciekawe, od kiedy?), w których dokumenty są
przechowywane 25 lat. Pełnym zaskoczeniem jest informacja „Okres, w którym dokument
znajduje się w urzędzie (zwykle nie dłużej niż 1 rok od załatwienia sprawy). Głównym i
jedynym jego użytkownikiem jest wtedy urząd gminy, który go wytworzył.” Czyżby przestała
obowiązywać ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej i nikt
spoza gminy nie może zapoznać się z dokumentami?
Kiedy dokumenty (prywatne) trafią już do archiwum, „takie zbiory często nazywa się
nazwiskiem ofiarodawcy”. Na podstawie tych materiałów „mogą powstawać prace naukowe
czy artykuły historyczne” (str. 27).
Na str. 28 zaczyna się rozdział „Dzieje archiwaliów w pracowniach archiwistów” –
mam nadzieję, że każdy rozumie, o co chodzi, bo przecież jednym z założeń jest też
przedstawienie wiedzy w sposób zrozumiały. O czym jest mowa w tym rozdziale? A o tym,
że „Przejmowanie materiałów archiwalnych z archiwów zakładowych jest stosunkowo
proste”, a prawdziwe wyzwanie stanowią zbiory prywatne. „Czasem zamiast zajmować się
selekcją, najpierw trzeba zdezynfekować źle przechowywane akta. Podobnie jest z selekcją,
którą archiwiści wstępnie przeprowadzają w domu darczyńcy”. Przy aktach z archiwów
zakładowych oraz od osób prywatnych czeka archiwistów pięć działań. Po „przyjęciu”
materiałów następuje ich selekcja i ewentualna „decyzja o zniszczeniu archiwaliów
bezwartościowych” [sic!]. Co nie zostanie zniszczone, jest konserwowane w miarę potrzeb.
Dopiero w ramach opracowania „archiwiści stosują ewidencję roboczą – nadają zespołowi
nazwę, numer i bardzo ogólny opis na karcie zespołu”. Po dojściu do tego momentu
zrozumiałam, że to wszystko dzieje się „w pracowniach archiwistów”, ponieważ dopiero
ostatnim działaniem jest umieszczenie materiałów w magazynie. Uwaga, „dokumenty
cyfrowe muszą być przechowywane na półkach drewnianych” [sic!]. Należy więc oczekiwać
na przetarg na regały drewniane, bo w Narodowym Archiwum Cyfrowym takich
dokumentów będą zapewne miliony i pojedyncze półki nie wystarczą. Uff, czas na kolejny
rozdział.
„Systematyzacja czyli uporządkowanie zbiorów” jest kolejnym źródłem wielu
nowatorskich spostrzeżeń. „Zespoły mają tytuły, w których używa się określeń zbiór,
archiwum, kolekcja, akta itp.” A ja przez kilkanaście lat pracy w archiwach byłam
przekonana, że zespoły mają nazwy na ogół tożsame z nazwami twórców, zaś wymienione
elementy występują częściej w nazwach zbiorów. I dalej – jednostkę archiwalną może
stanowić „grupa materiałów archiwalnych”, np. księga metrykalna, lub „pojedynczy materiał
archiwalny”, zaś najniższy poziom opisu stanowi obiekt (str. 32). A polski standard FOPAR
czy międzynarodowy ISAD (G) zatrzymały się na dokumencie, zaś obiektem, zgodnie
z definicją podaną w Międzynarodowym standardzie opisu archiwalnego ISAD (G), może
być zarówno zespół, jak i seria, jednostka czy dokument. Przy sygnaturze archiwalnej
musiałam zaczerpnąć powietrza. Sygnatura może być „pełna” lub „używana w archiwum”.
2
www.archiwa.net
Naukowy Portal Archiwalny
===================================================================
Nie tylko jednostka, ale i obiekt ma sygnaturę. W publikacji wyjaśniono też różnicę między
zapisywaniem sygnatury w opracowaniach historycznych i w systemie komputerowym.
W tych pierwszych ostatnie elementy przypisu stanowią: „sygnatura archiwalna” i „strona lub
karta”, a w tym drugim – odpowiednio są to: „sygnatura (używana w archiwum) i „nr
obiektu” (s. 34). Jasne, prawda?
Dalej jest deklaracja, że „Z czasem archiwa odejdą od inwentarzy kartkowych na rzecz
informacji umieszczanych bezpośrednio w bazie komputerowej”. Niektóre archiwa już
odeszły, a te, które przeżyły migracje danych do ZoSIA, nawet baz już nie stosują tylko
system zintegrowany. Komputeryzacja jako symbol postępu pojawia się na następnej stronie.
Dowiadujemy się, że rubryka 9. karty inwentarzowej zawiera „Słowa kluczowe,
charakteryzujące zawartość jednostki, dla potrzeb katalogu komputerowego”. Stara karta
inwentarzowa zawierała w tym miejscu hasła stanowiące elementy indeksu osobowego,
geograficznego i rzeczowego.
Wędrując dalej na str. 41 doszłam do tytułowego „Korzystania z archiwum”. Można się
dowiedzieć, że odpisy i wypisy są formami usług reprograficznych, a „Archiwa udostępniają
materiały bezpłatnie w Internecie i w pracowniach naukowych”. Ukłonem w stronę
użytkowników są też inne działania: „stworzono dostępne przez Internet bazy komputerowe,
przekształcone w Zintegrowany System Informacji Archiwalnej (Zosia). Dzięki systemowi
ZoSIA większość poszukiwań w archiwach całej Polski można odbyć przed ekranem
komputera” [sic!]. No i znalazłam! Na str. 43 są poszukiwane informacje o systemie. Czytam:
”jest dostępny przez Internet” i „integruje dotychczas wykorzystywane w archiwach
państwowych bazy danych. Futurum exactum? Faktycznie bowiem w dniu, w którym odbyła
się konferencja i wręczono tę publikację, system nie był jeszcze dostępny w Internecie, a
testowa migracja danych z dwóch baz – SEZAM i IZA – odbyła się w jednym archiwum i
zaczęta jest w drugim. Na wszelki wypadek nie podano adresu internetowego systemu. Ale
NAC wypowiada się czasem „do przodu”. Wedle informacji podanej na jego stronie
internetowej, już w marcu Naczelna Dyrekcja przekazała do NAC prototyp Archiwum
Dokumentów Elektronicznych, podczas gdy faktycznie stało się to ponad pół roku później
(http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?PHPSESSID=0864e2c245350cb43b987587d1f441ac&
topic=895.msg5255;topicseen#msg5255). Oby za pół roku możliwe było to, co jest w tej
publikacji opisane!
Na dwóch kolejnych stronach znalazłam wreszcie trochę szczegółów dotyczących
systemu, a właściwie sposobu wyszukiwania w nim. No cóż, czego się mogłam spodziewać –
wszak to nie jest publikacja dla archiwistów, a dla użytkowników. Trzy zrzuty ekranu i
objaśnienia na marginesach pokazują wyszukiwarkę, stronę wyników i kartę inwentarzową.
Wyszukując potrzebnych informacji, można – zgodnie z objaśnieniem – wybrać zakres, czyli
wyszukiwanie jednostek, zespołów lub obiektów. Zrzut ekranu wyprowadza nas z błędu –
w systemie są: zespół, jednostka i dokument jako poziomy wyszukiwania (czyli poziomy
opisu także?). W karcie inwentarzowej prawdziwe odkrycie. Jest Archiwum Państwowe
w Kraśniku! Ciekawe, czy dyrektor Archiwum Państwowego w Lublinie o nim słyszał. Ale
osoby testujące widziały już tę placówkę we wcześniejszej wersji systemu. Od objaśnienia
„nazwa zespołu” strzałka prowadzi do kreski oddzielającej nazwę serii, tym razem brzmiącą
„–”, od daty dodania i modyfikacji rekordu. Rekord prędkości to zaiste prawdziwy, opis
dodano i modyfikowano jednocześnie o godz. 13:50:29 w dniu 2008-09-13. Przykładowy
„opis zawartości” jednostki to „brak danych”. A wydawałoby się, że przewodnik powinien
zawierać dane modelowe i wzorcowe. Wydawałoby się… Któż by mógł przypuszczać, że
twórcy systemu tak bardzo są przywiązani do tradycyjnej karty inwentarzowej! I nie tylko.
ZoSIA może wyświetlić „kartę zespołu, jednostki lub obiektu”, podczas gdy podczas
tradycyjnej kwerendy w archiwach ostatnim etapem jest „przejrzenie inwentarza/katalogu
kartkowego” (str. 46). Kiedy stwierdziłam, że informacje o systemie już się skończyły, moja
3
www.archiwa.net
Naukowy Portal Archiwalny
===================================================================
czujność zmalała. Szybko, może nawet zbyt pobieżnie, zmierzałam do końca. Po drodze
dowiedziałam się, że „W celu skontaktowania się z archiwum zagranicznym, najlepiej
poprosić o pomoc w archiwum państwowym w Polsce.” (str. 47). Do takich archiwów w
Polsce może być trudno trafić, bo mieścić się mogą w różnych budynkach, „czasem
przypadkowych”. Jak się już trafi, użytkownik powinien okazać dowód tożsamości
pracownikowi portierni (str. 53), a w pracowni wpisać się do „zeszytu obecności” (str. 55).
Zbiory archiwalne mogą być przydatne np. do wytapetowania pokoju zdjęciami
przedwojennej Warszawy (str. 59) lub opracowania drzewa genealogicznego rodziny, przy
czym trzeba „dotrzeć do ksiąg metrykalnych, czyli ksiąg ewidencji ludności” (str. 63).
Dotarcie do nich umożliwi ZoSIA, w której należy wpisać nazwę poszukiwanej
miejscowości, w której takie dokumenty były wytworzone, a poszukując nazwiska
zastosować „wyszukiwanie rozmyte” (str. 64). Życzę też powodzenia osobom, które będą
szukać aktu ślubu dziadków, zawartego „przed wojną”, w archiwum państwowym, nawet
w innym, niż wskazane na str. 64. Większe szanse na pozytywny wynik poszukiwań miałyby
one jednak w urzędzie stanu cywilnego lub w parafii.
Zmierzam do końca wędrówki. Gdzie byłam? Z Podsumowania na str. 66 dowiedzieć
się można, że książka ta „jest jedynie poszerzoną instrukcją korzystania z zasobów
archiwalnych”, a nie jest „szczegółową instrukcją korzystania z systemu ZoSIA”. Ale to
jeszcze nie koniec. Wykaz archiwów państwowych w Polsce otwiera Naczelna Dyrekcja
Archiwów Państwowych. Dalej jest wymieniony Oddział w Chojnicach Archiwum
Państwowego w Bydgoszczy, choć jeszcze podczas konferencji 28 listopada dyrektor tego
archiwum wspominał, że ekspozytura w Chojnicach ma być likwidowana. Zgodnie z tym
wykazem, szczecińskie archiwum ma Oddział w Starogardzie Szczecińskim, a AP m.st.
Warszawy – Oddział w Grodzisku, choć nie ma takich miast. Na szczęście podano adresy
internetowe archiwów, więc przed zwróceniem się do nich można sprawdzić szczegóły.
Powyższy tekst to jedynie garść luźnych uwag, pisanych na gorąco. Redaktora przy tym
nie było. Gdyby publikacja ukazała się 1 kwietnia, można by myśleć o przynależnej temu
dniu konwencji. Ale co myśleć 1 grudnia? Może wątpliwości rozwieją recenzje naukowe tego
przewodnika, bo nie wątpię, że przejdzie on niezauważony. W trosce o spokój ducha nie biorę
się na razie za następną publikację w serii „Archiwalna Biblioteka Cyfrowa NAC” czyli
„EAD_PL. Międzynarodowy standard zapisu informacji o zasobie archiwalnym, wersja
polska”, przekład i opracowanie A. Klubiński, W. Woźniak, Warszawa 2008. Niektórzy do
niej zajrzeli, ale nie znaleźli polskich przykładów w tej „wersji polskiej”. A podobno autorzy
je przygotowywali.
Anna Laszuk
4
www.archiwa.net