kodeks postępowania

SEW-EURODRIVE—Driving the world
KODEKS
POSTĘPOWANIA
KODEKS POSTĘPOWANIA
DLA NASZYCH DZIAŁAŃ
STAN KWIECIEŃ 2016
2
Zawartość
3
1. SŁOWO WSTĘPNE
Dlaczego SEW-EURODRIVE potrzebny jest kodeks postępowania?
4
2. ZAKRES STOSOWANIA
Kogo obowiązuje kodeks postępowania?
8
3. PODSTAWOWE ZASADY
Jakie są podstawowe zasady naszego działania?
10
3.1 Przestrzeganie prawa
10
3.2 Kultura zarządzania 10
3.3 Prawa człowieka/zakaz pracy dzieci/praca przymusowa
11
3.4 Prawa pracownicze
11
3.5 Bezpieczeństwo i higiena pracy
11
3.6 Współpraca i zakaz dyskryminacji
12
3.7 Ochrona środowiska
12
4. POSTĘPOWANIE W STOSUNKACH BIZNESOWYCH
Jakie jest właściwe postępowanie w stosunkach biznesowych?
14
4.1 Postępowanie wobec klientów i dostawców
14
4.1.1Korupcja
14
4.1.2Umowy
14
4.1.3 Prezenty i zaproszenia
15
4.2 Postępowanie w stosunku do konkurencji – zakaz tworzenia karteli 16
4.3 Postępowanie w przypadku konfliktu interesów
16
4.4 Postępowanie w odniesieniu do informacji
16
4.4.1 Zachowanie tajemnicy
16
4.4.2 Ochrona danych
17
5. ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI
Jak chcemy pracować?
19
4
Słowo wstępne
1. DLACZEGO
SEW-­EURODRIVE
POTRZEBNY JEST
KODEKS POSTĘPOWANIA?
Jako działające na rynku globalnym przedsiębiorstwo rodzinne o już 85-letniej tradycji
­możemy z dumą zaliczyć się do wiodących dostawców technologii i automatyki napędów.
Jako takie przedsiębiorstwo ponosimy również odpowiedzialność społeczną – w stosunku do
naszych pracowników, klientów, dostawców i ogółu społeczeństwa – której chcemy s­ prostać.
Należy do tego przestrzeganie obowiązującego prawa, poszanowanie p­ odstawowych w
­ artości
etycznych oraz kierowanie się 10 podstawowymi zasadami S­ EW-EURODRIVE. ­Niegodne
­postępowanie naruszające kodeks postępowania może wyrządzić S­ EW-EURODRIVE szkody
i nie będzie tolerowane.
5
Nie jest to tylko zadanie kierownictwa, lecz wszystkich osób zatrudnionych w firmie – od kierownictwa do szeregowych
­pracowników. Każdy musi być świadomy swojej odpowiedzialności i działać zgodnie z nią na co dzień. Nasz Kodeks P­ ostępowania
(„Code of Conduct“) powinien być drogowskazem dla naszych działań:
– Obejmuje on przestrzeganie obowiązującego prawa.
– Określa on podstawowe wartości naszego przedsiębiorstwa: wolność, niezawodność, człowieczeństwo.
Jeżeli będziecie mieli kiedykolwiek wątpliwości, czy dane postępowanie spełnia wymogi „Kodeksu Postępowania“, zasięgnijcie
porady swojego przełożonego lub Organizacji Oceny Zgodności (Compliance Organisation). Wspólnie ponosimy odpowiedzialność
za reputację SEW-EURODRIVE.
Jürgen Blickle
Udo Aull
Johann Soder
Dr. Jürgen Zanghellini
Wspólnik
Zarządzający
Dyrektor
Sprzedaży i Marketingu
Dyrektor
Techniczny
Dyrektor
Finansowy
6
„W SEW-EURODRIVE w nastawieniu na zaspokajanie potrzeb klientów
zarówno w zakresie wewnętrznym jak i zewnętrznym upatrujemy
podstawę długoterminowego sukcesu. Źle pojęte nastawianie się
na zaspokajanie potrzeb klientów – takie jak przekupstwo lub inne
korzyści osobiste – odrzucamy kategorycznie. Takie postępowanie nie
może i nie powinno być podstawą dobrej i długotrwałej współpracy
oraz rozwoju naszej firmy.”
Jürgen Blickle – Wspólnik Zarządzający
7
8
Zakres stosowania
2. ZAKRES STOSOWANIA
KOGO OBOWIĄZUJE KODEKS POSTĘPOWANIA?
Nasz Kodeks Postępowania ma zastosowanie do wszystkich naszych oddziałów i jednostek
Każdy pracownik SEW-
handlowych na całym świecie i we wszystkich spółkach zależnych. Obowiązuje on każdą
EURODRIVE – w dowolnym
osobę w firmie SEW-EURODRIVE: członków zarządu, kierownictwo, jak również wszystkich
miejscu na świecie – jest
pracowników. Ma on również zastosowanie do konsultantów i pracowników tymczasowych.
zobowiązany stosować się do
reguł postępowania zawartych
w Kodeksie Postępowania.
9
„W SEW-EURODRIVE jesteśmy za konsekwentnym przestrzeganiem
zasad i prawa, jak również za wzajemnie korzystnymi i rzetelnymi
relacjami z naszymi klientami i dostawcami.
Taka jest nasza filozofia, którą powinni kierować się wszyscy pracownicy Grupy SEW. Nasza osobista integralność stanowi większą wspólną
siłę napędową.”
Udo Aull - Dyrektor Sprzedaży i Marketingu
10
Podstawowe zasady
3. PODSTAWOWE ZASADY
JAKIE SĄ PODSTAWOWE ZASADY NASZEGO DZIAŁANIA?
W SEW-EURODRIVE jesteśmy ś­ wiadomi naszej odpowiedzialności społecznej i ­kierujemy
się nią w działalności naszego przedsiębiorstwa.
Dlatego zobowiązujemy się do poszanowania wartości i zasad określonych w Kodeksie
­Postępowania, ich przestrzegania i dbania o
ich stosowanie.
3.1 Przestrzeganie prawa
3.2 Kultura zarządzania
W SEW-EURODRIVE ściśle przestrzegamy obowiązującego prawa. Jest to dla nas oczywiste.
Kierujemy się również zasadą praworządności.
Należy przez to rozumieć nie tylko ­przestrzeganie
prawa obowiązującego w poszczególnych
­krajach, ale również stosowanie się do wszystkich innych obowiązujących przepisów, takich jak
rozporządzenia administracyjne.
Nasze
kierownictwo
ponosi
szczególną
­odpowiedzialność za swoich pracowników i ma
służyć im jako wzór do naśladowania. Dostosowuje ono swoje postępowanie w szczególnej
mierze do zasad zawartych w Kodeksie Postępowania i zgłasza wszelkie występujące naruszenia
bezpośrednio do Organizacji Oceny Zgodności
(Compliance Organisation).
Przestrzegamy również 10 zasad inicjatywy ­Global
Compact Organizacji Narodów Z­ jednoczonych.
Zawsze działamy zgodnie z
Nasi menedżerowie ponoszą
prawem obowiązującym w
szczególną odpowiedzialność
danym kraju.
i przestrzegają zasad Kodeksu
Postępowania w szczególnej
mierze.
11
3.3 Prawa człowieka / zakaz pracy
dzieci / praca przymusowa
3.4 Prawa pracownicze
3.5 Bezpieczeństwo i higiena pracy
Szanujemy i zapewniamy przestrzeganie w
pełnym zakresie uznanych międzynarodowo
­
praw człowieka. Poza tym przestrzegamy też w
pełni krajowych przepisów oraz uregulowań Narodów Zjednoczonych w zakresie praw dzieci
oraz ­zakazu pracy przymusowej. Zobowiązujemy
się w szczególności do przestrzegania konwencji dotyczącej najniższego wieku dopuszczenia
do zatrudnienia (Konwencja 138 Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP)) oraz konwencji w
­sprawie zakazu i natychmiastowych działań na
rzecz eliminowania najgorszych form pracy dzieci
(Konwencja nr 182 MOP).
Szanujemy stosowne krajowe wymogi prawne
prawa pracy ze wszystkimi jego przepisami i
wspierać ich stosowanie w naszym przedsiębiorstwie.
Bezpieczeństwo w miejscu pracy ma na celu
zapobieganie wypadkom przy pracy, choro­
bom zawodowym i zagrożeniom dla zdrowia
związanym z pracą. Zapewniamy przestrzeganie ­bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy
­zgodnie z przepisami krajowymi. Naszym wspólnym zadaniem jest unikanie zagrożeń dla ludzi i
środowiska.
Z tego względu przestrzegamy fundamentalnych
praw pracowniczych, których zasady wyrażone
są między innymi w międzynarodowych konwencjach Organizacji Narodów Zjednoczonych (ONZ)
oraz w normach MOP.
Wspieramy ponadto dalszy ciągły rozwój działań w
zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy na rzecz
poprawy warunków pracy. Wszystkie nasze zakłady i środki zakładowe są zgodne z ­obowiązującymi
wymogami prawnymi i ­wewnętrznymi zaleceniami w zakresie b­ ezpieczeństwa pożarowego.
Odrzucamy pracę dzieci i pracę
Szanujemy obowiązujące
Przywiązujemy wielką wagę
przymusową i jesteśmy czujni
prawa pracownicze oraz
do bezpieczeństwa i zdrowia
odnośnie wszelkich przypad-
wspieramy ich stosowanie.
naszych pracowników oraz
ków łamania praw człowieka.
wspieramy ciągły rozwój
środków bezpieczeństwa.
12
Podstawowe zasady
3. PODSTAWOWE ZASADY
JAKIE SĄ PODSTAWOWE ZASADY NASZEGO DZIAŁANIA?
3.6 Współpraca i zakaz
dyskryminacji
3.7 Ochrona środowiska
W SEW-EURODRIVE dbamy o humanitarne postępowanie względem siebie i okazywanie sobie
wzajemnego szacunku. Traktujemy siebie nawzajem w taki sposób, jakiego oczekujemy od innych.
Dążymy do kwalifikacji, motywacji i identyfikacji w
całym przedsiębiorstwie.
Zrównoważony rozwój jest integralną częścią
naszej filozofii korporacyjnej. Z tego względu
jesteśmy zobowiązani do realizacji celu zrównoważonego rozwoju środowiska dla obecnych
i przyszłych pokoleń. Tak więc kompleksowa
ochrona środowiska jest oprócz wysokiej jakości
naszych produktów i naszego efektywnego bezpieczeństwa i higieny pracy równorzędnym celem
w zakresie zabezpieczenia przyszłości przedsiębiorstwa oraz miejsc pracy. Unikanie zagrożeń dla
środowiska oraz ekonomiczne gospodarowanie
zasobami jest dla nas rzeczą oczywistą.
Chcemy wolnych od jakichkolwiek uprzedzeń i
otwartych kontaktów między sobą i zobowiązujemy się do występowania przeciwko wszelkim
formom dyskryminacji w ramach obowiązującego prawa. Odrzucamy przy tym w szczególności
wszelką dyskryminację osób ze względu na płeć,
rasę, niepełnosprawność, pochodzenie etniczne
lub kulturowe, religię lub światopogląd, wiek lub
orientację seksualną.
Z tego względu nasze działania ukierunkowane
są na przestrzeganie norm ISO 14001 (ochrona
środowiska) i 50001 (zarządzanie środowiskiem).
Szanujemy siebie nawzajem
Zawsze działamy ze świado-
i odrzucamy wszelkie formy
mością, iż należy w należytym
dyskryminacji.
stopniu chronić środowisko
naturalne i oszczędnie gospodarować zasobami.
13
„W SEW-EURODRIVE działamy z ukierunkowaniem na rynek i wspieramy
wszelkie innowacje w celu zapewnienia sobie przewagi w ciągle
rosnącej konkurencji międzynarodowej w zakresie techniki napędów.
Przestrzegamy przy tym zawsze zasad uczciwej konkurencji, a w
szczególności przepisów antymonopolowych.”
Johann Soder – Dyrektor Techniczny
14
Postępowanie w stosunkach biznesowych
4. POSTĘPOWANIE W
STOSUNKACH BIZNESOWYCH
JAKIE JEST WŁAŚCIWE POSTĘPOWANIE W
STOSUNKACH BIZNESOWYCH?
4.1 Postępowanie wobec
klientów i dostawców
4.1.1 Korupcja
4.1.2 Umowy
Korupcja jest ciężkim wykroczeniem podlegającym karze i może prowadzić do poważnych
sankcji karnych. Firma SEW-EURODRIVE chce być
przekonująca dzięki jakości we wszystkich dziedzinach oraz poprzez swoje działania – a nie przez
przekupstwo i korupcję – które zdecydowanie odrzucamy.
Do nich zaliczają się między innymi:
– Płatności w ramach udzielania zleceń lub pośredniczenia w zamówieniach lub usługach stanowiące korzyść dla poszczególnych osób.
– Przyznawanie korzyści i przekupywanie urzędników publicznych.
– Świadczenia, które można podejrzewać o to, że
są one w całości lub części przeznaczone na
sfinansowanie łapówki.
Aby uniknąć nawet podejrzenia o popełnienie
przestępstwa, dokumentujemy jednoznacznie wszystkie umowy z klientami i dostawcami,
wraz z późniejszymi zmianami i uzupełnieniami.
Dotyczy to w szczególności uregulowań w sprawie wypłat bonusów, dodatków reklamowych i
promocyjnych w ramach sprzedaży, jak również
doboru naszych dostawców i usługodawców.
Tych ostatnich wybieramy wyłącznie na zasadach
konkurencyjności i według obiektywnych kryteriów, takich jak całkowity koszt produktu, jakość,
wydajność, stabilność ekonomiczna dostawców
oraz ryzyko związane z oferowanymi produktami
lub usługami.
Pośrednicy, którym zlecamy uzyskanie pozwoleń lub
otrzymanie zleceń, muszą podjąć w związku z tym
wyraźne zobowiązanie umowne, iż nie będą przyjmować łapówek, żadnych korzyści oraz podejmować
innych niedopuszczalnych lub nieuczciwych działań.
Wszelkie prowizje lub wynagrodzenia, które wypłacamy pośrednikom, muszą być absolutnie w odpowiedniej proporcji do udokumentowanych działań.
Nie będziemy wykorzystywać niezgodnie z prawem obecnej, szczególnej pozycji rynkowej naszej firmy przez na przykład dyskryminację cenową, forsowanie dostaw produktów bez zapytań
ofertowych lub odmowy realizacji dostaw.
Odrzucamy wszelkie rodzaje
W przypadku porozumień i
korzyści lub przekupstwa w
umów nie dopuszczamy do
ramach naszej działalności
podejrzenia o popełnienie
biznesowej.
czynów karalnych dzięki
sporządzaniu kompletnej
dokumentacji.
15
4.1.3 Prezenty i zaproszenia
Przysporzenia w formie prezentów, zaproszeń
lub innego rodzaju gratyfikacji są w świecie biznesu dość powszechne i w zasadzie również
dopuszczalne w rozsądnym zakresie. Ale co to
jest „rozsądny zakres“? Nie zawsze jest to takie
oczywiste na pierwszy rzut oka. W związku z tym
postępujemy przy przyjmowaniu i rozdawaniu
prezentów oraz innych przysporzeń lub nagród
bardzo wstrzemięźliwie, tak, aby nie miały one
w żadnym momencie jakiegokolwiek wpływu na
proces podejmowania decyzji.
Aby wykluczyć jakikolwiek wpływ, przestrzegamy
następujących zasad:
– Prezenty przyjmowane od dostawców lub
klientów lub wręczane dostawcom lub klientom nie mogą przekraczać w zasadzie wartości
50.00 EUR. Suma prezentów otrzymanych od
jednego klienta lub dostawcy wzgl. wręczona
jednemu klientowi lub dostawcy w ciągu roku
obrotowego nie powinna jednak przekraczać
wartości 150,00 Euro.
– Zaproszenia na imprezy lub przyjęcia biznesowe organizowane dla lub przez klientów lub
dostawców mogą być zasadniczo akceptowane
do wartości 50.00 EUR na osobę. Suma zaproszeń na imprezy lub przyjęcia biznesowe
organizowane dla jednego klienta lub dostawcy
lub przez jednego klienta lub dostawcę w ciągu
roku obrotowego nie powinna przekraczać wartości 150,00 EUR na osobę.
– Przysporzenia w postaci prezentów lub zaproszeń powyżej tych wymienionych powyżej
wartości granicznych (jednorazowa wartość
lub roczny limit) są w każdym przypadku niedopuszczalne. Należy je zgłaszać jednakże z
uzasadnieniem do właściwego pełnomocnika
ds. oceny zgodności i – w razie potrzeby –
uzgadniać je z nim wcześniej.
– Podane powyżej limity stanowią każdorazowo
kwoty maksymalne. Dla krajów o mniejszej sile
nabywczej niż Niemcy obowiązują porównywalne wielkości, które należy jednakże dostosować każdorazowo do lokalnej siły nabywczej.
– Szanujemy w równym stopniu odnośne przepisy
naszych klientów i dostawców w tym zakresie.
– Poza tym prezenty i zaproszenia kierujemy i
otrzymujemy wyłącznie na adresy firmoe
– Nie wykorzystujemy ani nie przyjmujemy środków pieniężnych w gotówce, bonach lub przelewów jako darowizn w żadnym zakresie.
Próby wywierania wpływu na/przez klientów lub
dostawców nie są błahymi wykroczeniami i należy je zgłaszać w przypadku dysponowania odpowiednią wiedzą do przełożonego lub pełnomocnika ds. oceny zgodności. Czasami zdarza się, że
zostaje podjęta decyzja o rozwiązaniu stosunków
handlowych lub wydaniu zakazu realizacji zamówień.
Przysporzenia nie mogą
w żadnym przypadku mieć
wpływu na podejmowane
decyzje!
Pojedyncze prezenty i zaproszenia do wartości 50 EUR
są zawsze dopuszczalne bez
zezwolenia, wszystkie powyżej
wymagają zgłoszenia!
Górna granica w roku obrotowym dla pojedynczego klienta
lub jednego dostawcy wynosi
150 EUR, po jej przekroczeniu
wymagane jest zgłoszenie.
16
Postępowanie w stosunkach biznesowych
4. POSTĘPOWANIE W
STOSUNKACH BIZNESOWYCH
JAKIE JEST WŁAŚCIWE POSTĘPOWANIE W
STOSUNKACH BIZNESOWYCH?
4.2 Postępowanie w stosunku do
konkurencji – zakaz tworzenia
karteli
4.3 Postępowanie w przypadku
konfliktu interesów
4.4 Postępowanie w odniesieniu do
informacji
Uczciwa i wolna konkurencja chroniona jest obowiązującym prawem konkurencji i zakazem tworzenia karteli. Zobowiązujemy się do przestrzegania zasad uczciwej konkurencji w kontekście
przepisów prawa, a w szczególności przepisów
antymonopolowych.
W SEW-EURODRIVE jesteśmy zobowiązani do
dbania o dobro przedsiębiorstwa. W ten sposób
przedsiębiorstwo ma pewność, że nasze decyzje
podejmowane są wyłącznie na podstawie obiektywnych kryteriów, i że kierujemy się interesami
osobistymi, które są sprzeczne z interesami spółki. Ponieważ nawet cień konfliktu interesów może
mieć negatywne konsekwencje dla naszej firmy,
dbamy stale o to, aby tego unikać.
4.4.1 Zachowanie tajemnicy
Konflikt interesów istnieje na przykład już
wtedy, gdy członek organu spółki, pracownik
­
lub bliski krewny pracownika (małżonek, dzieci,
rodzice) posiada udziały w firmie konkurencyjnej, klienta, dostawcy lub usługodawcy firmy
­SEW-EURODRIVE.
Przepisy polityki bezpieczeństwa dotyczące klasyfikacji i przetwarzania informacji (jawnych, biznesowych, poufnych, tajnych) muszą być w tym
kontekście bezwzględnie przestrzegane. Zasady
poufności obowiązują również po zakończeniu
stosunku pracy.
Niedopuszczalne w ramach konkurencji są w
szczególności:
– Podziały terytorialne lub klientów.
– Uzgodnienia lub wymiana informacji na temat
cen lub komponentów cenowych, powiązań z
dostawcami oraz ich warunków, jak również
zdolności produkcyjnych lub postępowania
ofertowego.
– Wymiana informacji na temat strategii rynkowych i strategii inwestycyjnych.
– Nie tylko odnośne umowy zawierane na piśmie,
lecz również ustne porozumienia lub dorozumiane, uzgodnione tego typu postępowanie nie
są z reguły dozwolone.
– Porozumienia lub wymiana informacji na temat
projektów badawczych i rozwojowych są dopuszczalne tylko w przypadkach wyjątkowych
w ograniczonym zakresie.
Zobowiązujemy się do przestrzegania tajemnicy zakładowej i handlowej. Poufne informacje i
dokumenty oraz operacyjne know-how nie będą
przekazywane oraz udostępniane również w jakikolwiek inny sposób osobom trzecim, chyba, że
udzielone zostało upoważnienie w tym zakresie, a
ochrona tajemnicy jest zapewniona.
Jeżeli dowiadujemy się o konflikcie interesów,
należy dla dobra spółki poinformować o nim przełożonego lub pełnomocnika ds. oceny zgodności.
Porozumienia mające wpływ
Działamy zawsze tak, żeby
Z informacjami postępujemy
na konkurencję są zabronione.
interes przedsiębiorstwa był na
dokładając wszelkiej
pierwszym miejscu i unikamy
staranności i zwracamy
jakichkolwiek przejawów kon-
zawsze szczególną uwagę
fliktu interesów.
na stosowne zachowanie
poufności.
17
4.4.2 Ochrona danych
W celu ochrony prywatności pracowników, klientów i dostawców stosujemy się do obowiązujących wymogów prawnych dotyczących przetwarzania danych osobowych. W tym celu korzystamy
z najnowocześniejszych technik zapewniających
odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu technicznego zabezpieczenia przed nieuprawnionym
dostępem do tych informacji.
Przywiązujemy dużą wagę do
ochrony danych osobowych.
18
„W SEW-EURODRIVE dążymy do osiągania zrównoważonego zysku w
celu dalszego rozwoju naszej firmy. Szczególnie ze względu na coraz
większą złożoność przepisów międzynarodowych wnosimy niezbędny
wkład dbając o to, aby uzyskiwane przez nas wyniki nie były wypracowywane na drodze oszustwa.”
Dr. Jürgen Zanghellini – Dyrektor Finansowy
Zgłaszanie nieprawidłowości
5. ZGŁASZANIE
NIEPRAWIDŁOWOŚCI
JAK CHCEMY PRACOWAĆ?
Oddziały i jednostki organizacyjne dbają we własnym zakresie odpowiedzialności o wdrażanie i przestrzeganie treści oraz zasad Kodeksu Postępowania. Pracownicy naruszający
Jeżeli dowiadujemy się o postę-
Kodeks Postępowania – niezależnie od możliwych sankcji karnych – będą pociągani we-
powaniu lub stanie, który jest
wnętrznie do odpowiedzialności dyscyplinarnej.
sprzeczny z naszym kodeksem
postępowania, zgłaszamy to
Ważne dla nas jest to, aby nie dopuścić do jakiejkolwiek szkody dla naszej firmy i tym samym przyczyniać się do trwałego sukcesu biznesowego. Informujemy tym samym naszych
przełożonych lub Organizację Oceny Zgodności
(Compliance Organisation) o naruszeniach lub
warunkach, które są sprzeczne z niniejszym Kodeksem Postępowania.
We wszystkich regionach znane są dalsze osoby
do kontaktów (lokalni pełnomocnicy ds. oceny
zgodności), jak również stworzone zostały dodatkowe możliwości dokonywania tego rodzaju zgłoszeń (Compliance-Hotline). Informacje będą traktowane z pełnym zaufaniem i najwyższą troską w
celu podjęcia odpowiednich działań zaradczych.
natychmiast do naszego przełożonego lub Organizacji Oceny
Zgodności (Compliance Organisation).
19
1713 5680 / 0916
SEW-EURODRIVE Sp. z o.o.
Ul. Techniczna 5
92-518 Łódź
Tel. +48 42 293 00 00
Faks +48 42 293 00 45
[email protected]
i www.sew-eurodrive.pl