Regulamin organizacyjny Akademii Ignatianum w Krakowie
Transkrypt
Regulamin organizacyjny Akademii Ignatianum w Krakowie
Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 7/2013/2014 z dnia 26 listopada 2013 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY AKADEMII IGNATIANUM W KRAKOWIE KRAKÓW 2013 1 REGULAMIN ORGANIZACYJNY AKADEMII IGNATIANUM W KRAKOWIE ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE §1 1. Akademia Ignatianum w Krakowie, zwana dalej Ignatianum, działa na podstawie umowy między Rządem RP a Konferencją Episkopatu Polski z dnia 1 lipca 1999 r. (Dziennik Ustaw RP 1999, Nr 63, poz. 727) oraz Statutu Akademii Ignatianum w Krakowie. §2 1. Władze Ignatianum stanowią: Wielki Kanclerz, Wicekanclerz, Rektor, Prorektorzy, Dziekani, Prodziekani, Dyrektorzy Instytutów oraz Senat i Rady Wydziałów (Statut Akademii Ignatianum w Krakowie, Rozdz. III, art. 3, §1 ). 2. Uczelnią kieruje Rektor z udziałem Prorektorów, Dyrektora administracyjnego oraz Głównego Księgowego. 3. Regulamin Organizacyjny Ignatianum ustanawia Rektor a aprobuje Wicekanclerz Ignatianum. 4. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem Organizacyjnym obowiązują przepisy ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym, Statut Akademii Ignatianum w Krakowie, Regulamin pracy i inne przepisy wykonawcze obowiązujące w Uczelni. §3 Regulamin Organizacyjny Ignatianum jest dokumentem opisującym ogólny wewnętrzny podział pracy i stanowisk w Uczelni i określa: 1. Zasady organizacji i funkcjonowania administracji Uczelni. 2. Zasady kierowania administracją i sprawowania nad nią nadzoru. 3. Podział kompetencji i odpowiedzialności poszczególnych organów i jednostek organizacyjnych Uczelni. 4. Strukturę organizacyjną Ignatianum oraz wzajemne zależności pomiędzy jednostkami (załącznik nr 1 - Schemat organizacyjny Uczelni). 2 ROZDZIAŁ II ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA IGNATIANUM §4 Administrację Uczelni tworzą: 1. Jednostki administracyjne i samodzielne stanowiska pracy w pionie Rektora i prorektorów. 2. Jednostki administracyjne i samodzielne stanowiska pracy w wydziałach w pionie Dyrektora i jednostkach wchodzących w skład wydziałów. 3. Jednostki administracyjne i samodzielne stanowiska pracy administracyjnego. 4. Jednostki administracyjne i samodzielne stanowiska pracy w jednostkach prorektorów odpowiadają międzywydziałowych. §5 1. Jednostki administracyjne w pionie Rektora i za koordynację: a) procesu dydaktycznego, wychowawczego oraz socjalnego, b) procesu naukowo-badawczego, c) procesu rozwoju kadry oraz współpracy z zagranicą, oraz prowadzą sprawy w zakresie: - organizacji i zarządzania Ignatianum, - obsługi prawnej i kontroli Ignatianum, - rekrutacji pracowników. 2. Jednostki administracyjne w wydziałach i w jednostkach wchodzących w skład wydziałów – sekretariaty – zapewniają obsługę procesu dydaktycznego prowadzonego przez wydział oraz ich obsługę kancelaryjno-sekretarską. 3. Jednostki administracyjne w jednostkach międzywydziałowych zapewniają obsługę kancelaryjno-sekretarską tych jednostek. 4. Jednostki administracyjne w pionie Dyrektora administracyjnego zapewniają realizację działalności Uczelni w zakresie spraw administracyjnych, gospodarczych, socjalnych i finansowych. 3 5. Jednostki tworzy, przekształca i znosi Rektor na wniosek prorektorów, dziekanów lub Dyrektora administracyjnego w miarę kondycji finansowej i zapotrzebowania. §6 1. Kierownik jednostki organizacyjnej jest bezpośrednim przełożonym zatrudnionych w niej pracowników. 2. Osoby pełniące funkcje kierownicze w jednostkach organizacyjnych Ignatianum lub zatrudnione na stanowiskach kierowniczych odpowiadają za: a) organizację pracy w jednostce, b) należyte i terminowe wykonanie zadao przez jednostkę, c) przygotowanie propozycji i projektów zarządzeo dla władz Ignatianum, w zakresie tematyki prowadzonej przez jednostkę działalności, d) nadzór nad prowadzoną dokumentacją i sprawozdawczością, e) nadzór i kontrolę nad przestrzeganiem dyscypliny pracy, f) merytoryczne opiniowanie spraw należących do zakresu działania kierowanej przez siebie jednostki, g) czuwanie nad przestrzeganiem wewnętrznych oraz ogólnie obowiązujących przepisów prawnych w zakresie działania jednostki, h) wnioskowanie o aktualizację wewnętrznych przepisów prawnych, i) dbanie o podnoszenie kwalifikacji własnych oraz podległych pracowników, j) dbanie o należyte warunki pracy podległych im pracowników, wyposażenie we wszelkie instrumenty prawne, materialne i informacje niezbędne do wykonywania zadao, k) dbanie o właściwą obsadę stanowisk, wnioskowanie o zatrudnianie i zwalnianie pracowników, awansowanie, nagradzanie i karanie pracowników podległej im jednostki, l) zapewnienie wszelkich warunków mających na celu ochronę danych osobowych, m) zachowanie tajemnicy paostwowej i służbowej, n) reprezentowanie jednostki wobec przełożonego i organów Ignatianum, o) ochronę powierzonego majątku. 4 §7 1. Do zadao pracownika administracyjno-biurowego Ignatianum należy: a) organizowanie własnego stanowiska pracy, b) rzetelne i terminowe wykonywanie obowiązków służbowych, c) znajomośd przepisów prawa w zakresie wykonywanych czynności służbowych, d) wykonywanie poleceo bezpośredniego przełożonego, e) przestrzeganie dyscypliny pracy i innych zasad Regulaminu pracy. 2. Pracownik administracyjno-biurowy Ignatianum ponosi odpowiedzialnośd za działania lub ich zaniechanie, które narażają Uczelnię na straty materialne lub utratę jej dobrego imienia, a które wynikają z nieprzestrzegania przepisów prawa i nałożonych obowiązków służbowych. §8 1. Struktura organizacyjna Ignatianum obejmuje następujące jednostki organizacyjne: a) Rektorat, b) Kancelaria Uczelni, c) wydziały, d) Sekretariaty wydziałów, e) Dział Międzynarodowych Programów Edukacyjnych, f) Dział Rekrutacji, g) Samorząd Studencki, h) Akademickie Biuro Karier, i) Dział IT, j) Biuro projektów, k) Biuro promocji, l) Dział Księgowo-Finansowy, m) Dział Kadr, n) Dział Stypendialny, o) Dział Techniczno-Gospodarczy, p) Dział Inwentaryzacji i Ochrony Mienia, q) Biblioteka, r) Archiwum Ignatianum, 5 s) Wydawnictwo Ignatianum, t) jednostki międzywydziałowe. 2. Przyporządkowanie jednostek organizacyjnych: a) Rektor- wszystkie jednostki organizacyjne, b) prorektorzy - jednostki wyznaczone przez Rektora, c) dziekani – jednostki dydaktyczne, wydziały, sekretariaty wydziałów, jednostki bezpośrednio związane z pracą wydziału. §9 1. Wewnętrznymi aktami normatywnymi obowiązującymi w Uczelni są: a) Statut Ignatianum, b) uchwały Senatu Akademickiego, c) uchwały rad wydziałów, d) Regulamin Organizacyjny Ignatianum, e) Regulamin pracy, f) zarządzenia i rozporządzenia Rektora, g) rozporządzenia prorektorów, h) zarządzenia dziekanów wydziałów, i) zarządzenia Dyrektora administracyjnego, j) inne regulaminy i instrukcje. 2. Uchwały Senatu Akademickiego podejmowane są w sprawach, których uregulowanie wymaga decyzji Senatu. Uchwały Senatu są wiążące dla całej społeczności akademickiej. 3. Uchwały rad wydziałów podejmowane są w sprawach, których uregulowanie wymaga decyzji Rady Wydziału. Uchwały Rady Wydziału są wiążące dla całej społeczności Wydziału. 4. Zarządzenia Rektora wydawane są w sprawach zastrzeżonych do decyzji Rektora w Ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym i Statucie Ignatianum. 5. Zarządzenia Dziekana Wydziału wydawane są w sprawach, których decyzja wynika z pełnionego urzędu. 6. Zarządzenia Dziekana Wydziału są wiążące dla całej społeczności Wydziału. §10 1. Dokumenty oraz ich kopie przedstawiane Rektorowi, prorektorom i Dyrektorowi 6 administracyjnemu do podpisu są parafowane z lewej strony przez pracownika, wykonawcę dokumentu oraz ewentualnie przez kierownika jednostki administracyjnej, z którym uzgodniona jest treśd dokumentu. §11 Zakres obowiązków, uprawnieo oraz odpowiedzialności pracowników dla każdego stanowiska pracy jest ustalany szczegółowo w STANOWISKOWEJ KARCIE PRACY i wręczany pracownikowi wraz z umową o pracę (załącznik nr 2 – wzór Stanowiskowej Karty Pracy). ROZDZIAŁ III ZAKRESY KOMPETENCJI I ODPOWIEDZIALNOŚCI STANOWISK KIEROWNICZYCH I PRACOWNIKÓW IGNATIANUM §12 REKTOR (REKT) 1. Zakres kompetencji Rektora określa art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym oraz Statut Akademii Ignatianum w Krakowie. 2. Rektor kieruje działalnością Uczelni, reprezentuje ją na zewnątrz, jest przełożonym wszystkich pracowników. 3. Rektorowi podległe są bezpośrednio następujące stanowiska: a) Prorektorzy, b) Dziekani, c) Referent ds. wojskowych, którego zakres pracy określa ustawa z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczpospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2004 r., Nr. 241 z późn. zm.), d) Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością (PSZJ), którego zakres obowiązków określa osobne zarządzenie Rektora Ignatianum. Podlega mu stanowisko Koordynatora ds. Systemu Zarządzania Jakością, e) Pełnomocnik ds. osób niepełnosprawnych, którego zakres obowiązków określa osobne zarządzenie Rektora Ignatianum, f) Dyrektor administracyjny. 7 4. Rektorowi podległe są bezpośrednio następujące jednostki organizacyjne: a) Rektorat, b) Dział Kadr, c) Dział Księgowo-Finansowy, 5. Zakres działao związanych z opieką prawną Uczelni reguluje odrębna umowa zawarta pomiędzy Ignatianum a kancelarią adwokacką świadczącą usługi w zakresie wszelakich porad prawnych. 6. Rektor rozdziela zadania pomiędzy prorektorów, którzy są przed nim odpowiedzialni za ich wykonanie. 7. Do realizacji zadao Rektor wydaje zarządzenia, decyzje, pisma okólne, polecenia służbowe i instrukcje oraz może żądad wyjaśnieo od wszystkich pracowników Ignatianum. §13 PROREKTORZY 1. Prorektorzy z upoważnienia Rektora koordynują działalnością bezpośrednio podporządkowanych im jednostek dydaktycznych oraz sprawują funkcje bezpośrednich przełożonych kierowników tych jednostek. 2. Prorektorzy ustalają zakres zadao dla podległych im jednostek organizacyjnych oraz określają zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnieo kierowników tych jednostek. §14 1. Do głównych zadao Prorektora ds. Dydaktycznych, Naukowych i Studenckich (PRDNS) należy: a) nadzór nad merytoryczną stroną istniejących i nowych kierunków nauczania, b) nadzór nad programami i planami kształcenia oraz akredytacją kierunków studiów, c) organizacja i wspieranie badao naukowych Ignatianum, d) nadzór nad naborem i rozwojem kadry dydaktycznej Ignatianum, e) współpraca naukowa i dydaktyczna z ośrodkami krajowymi i zagranicznymi, f) nadzór nad studenckimi praktykami pedagogicznymi zawodowymi, krajowymi i zagranicznymi, g) współpraca z Samorządem Studenckim i organizacjami studenckimi, h) nadzorowanie i wspieranie działalności studenckiej, 8 i) wspieranie rozwoju studenckich kół naukowych istniejących w Uczelni, j) nadzorowanie spraw dokumentacji dotyczących studentów obcokrajowców, k) realizacja innych zadao powierzonych przez Rektora. 2. Jednostki administracyjne podporządkowane Prorektorowi ds. Naukowych, Dydaktycznych i Studenckich: a) Dział Międzynarodowych Programów Edukacyjnych, b) Samorząd Studencki, c) Międzywydziałowe Studium Języków Obcych. §15 1. Do głównych zadao Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni (PROR) należy: a) proponowanie inicjatyw ważnych dla rozwoju Uczelni, jak udział w programach strukturalnych, projektach międzynarodowych etc., b) nadzór nad organizacją toku studiów w zakresie finansowych spraw studenckich, c) koordynacja rekrutacji na studia, d) nadzór nad funkcjonowaniem Archiwum Ignatianum, e) nadzór nad wydawnictwami uczelnianymi, w tym umowami z innymi wydawnictwami a zwłaszcza z Wydawnictwem WAM, f) nadzór nad Biblioteką Naukową Księży Jezuitów, g) realizacja innych zadao powierzonych przez Rektora. 2. Jednostki administracyjne podporządkowane Prorektorowi ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni: a) Dział Rekrutacji, b) Biuro projektów, c) Biuro promocji, d) Dział Stypendialny, e) Archiwum Ignatianum, f) Wydawnictwo Ignatianum, g) Biblioteka Naukowa Księży Jezuitów. 9 §16 DYREKTOR ADMINISTRACYJNY (DAD) 1. Dyrektor administracyjny podlega Rektorowi. 2. Dyrektor administracyjny jest odpowiedzialny za działanie Ignatianum pod względem administracyjnym i finansowym, gospodarczym i usługowym. Ponosi odpowiedzialnośd za zgodnośd podejmowanych decyzji z obowiązującymi normami prawnymi. Odpowiada za realizację prac związanych z BHP i PPOŻ prowadzonych przez firmę zewnętrzną świadczącą usługi w tym zakresie. 3. Dyrektor administracyjny reprezentuje Uczelnię na zewnątrz w sprawach wynikających z jego kompetencji na mocy pełnomocnictw udzielonych mu przez Rektora Ignatianum. 4. Do zadao Dyrektora administracyjnego należy: 1) w zakresie ogólnym: a) organizacja i koordynacja działao administracyjnych i techniczno-gospodarczych w celu zapewnienia optymalnych warunków dla realizacji podstawowych celów i zadao Ignatianum, b) wydawanie wszelakich decyzji i zarządzeo dotyczących działao administracyjnych, gospodarczych i usługowych, c) nadzór administracyjno-gospodarczy nad majątkiem ruchomym i nieruchomym Ignatianum oraz nad działalnością finansową i inwestycyjnoremontową, d) nadzór nad administracyjnymi jednostkami międzywydziałowymi w Ignatianum e) nadzór nad bazą materialną Ignatianum f) podejmowanie decyzji w sprawach lokalowych znajdujących się w dyspozycji administracji, g) zakup aparatury naukowo-badawczej i dydaktycznej oraz nadzór nad jej gospodarką, h) kształtowanie polityki kadrowej w zakresie administracji w porozumieniu z Rektorem, i) organizowanie okresowych ocen pracowników administracyjnych Uczelni, j) nadzór nad pracownikami 10 technicznymi, inżynieryjno-technicznymi i gospodarczymi, k) organizowanie imprez wypoczynkowo-sportowych dla pracowników, l) sporządzanie treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych ze swoją działalnością, m) wykonywanie innych poleceo Rektora, 2) w zakresie gospodarki mieniem: a) zapewnienie ochrony majątku Ignatianum, b) zapewnienie utrzymania sprawności technicznej obiektów, urządzeo i instalacji będących w eksploatacji Ignatianum, odpowiedzialnośd za stan techniczny urządzeo, c) prowadzenie dokumentacji prawno-geodezyjnej obiektów administrowanych przez Ignatianum, d) zawieranie umów najmu oraz umów dotyczących konserwacji i usług w obiektach Ignatianum, e) zawieranie umów wynajmu i najmu pomieszczeo Ignatianum na zewnątrz jak i pomieszczeo dla Ignatianum z zewnątrz, f) kontrola zabezpieczeo użytkowania poszczególnych obiektów i lokali dla celów dydaktycznych, mieszkalnych i administracyjnych, g) kontrola merytoryczna faktur oraz wszelkie rozliczenia związane z przynależnym zakresem kompetencji, 3) w zakresie zaopatrzenia: a) prowadzenie ekonomicznej gospodarki zaopatrzeniowej i magazynowej, b) opracowywanie zbiorczych planów zaopatrzenia w materiały gospodarcze, techniczne, biurowe, wyposażanie w meble oraz zaopatrywanie na podstawie zapotrzebowao poszczególnych jednostek organizacyjnych, c) realizacja zamówieo, ewidencjonowanie ich, rozliczanie, dystrybucja, magazynowanie, d) prowadzenie dokumentacji magazynowej, ewidencji zużycia materiałów, środków czystości i innych, e) przeprowadzanie postępowania likwidacyjnego, upłynniania oraz złomowania zlikwidowanych składników majątkowych, f) udział w ustalaniu przyczyn powstania szkód i strat wynikłych w czasie transportu 11 bądź składowania materiałów w magazynie, 4) w zakresie spraw inwestycyjnych: a) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem zamierzeo inwestycyjnych do realizacji zgodnie z zatwierdzonym planem rozwoju Ignatianum, b) opracowywanie programów zamierzeo inwestycyjnych w planach wieloletnich, c) współpraca z inwestorem zastępczym w zakresie przygotowywania i realizacji inwestycji, d) uczestnictwo w odbiorach technicznych obiektów zrealizowanych i przekazywanych do eksploatacji, e) współpraca z Działem Księgowo-Finansowym w zakresie rozliczeo finansowych dotyczących zrealizowanych inwestycji oraz odnośnej sprawozdawczości, 5) w zakresie spraw remontowo-budowlanych i konserwacji urządzeo technicznych: a) prowadzenie kompleksowych prac związanych z przygotowaniem i realizacją bieżących i kapitalnych remontów budynków, urządzeo technicznych oraz sieci energetycznych i teletechnicznych, b) prowadzenie całokształtu prac związanych z konserwacją czynnych urządzeo technicznych i sieci zasilających urządzenia, c) opracowywanie projektu planu remontu posiadanej infrastruktury technicznej Ignatianum na kolejny rok, d) dokonywanie odbiorów wykonanych robót budowlanych, e) rozliczanie wykonywanych robót, f) organizowanie przeglądów technicznych infrastruktury technicznej Ignatianum i sporządzanie protokołów, g) przedstawianie harmonogramów robót remontowo-budowlanych użytkowanych obiektów Rektorowi, h) opracowywanie projektu planu remontów na dany rok, 6) w zakresie nadzoru nad działalnością Akademickiego Biura Karier, a) koordynacja prac związanych z prowadzeniem doradztwa zawodowego i pozyskiwaniem ofert pracy dla studentów i absolwentów Ignatianum, b) nadzór nad działalnością planistyczną i sprawozdawczą ABK, c) realizacja współpracy z innymi jednostkami uczelnianymi i pozauczelnianymi w zakresie promocji zawodowej studentów i absolwentów 12 Ignatianum. 7) w zakresie nadzoru nad działalnością Działu IT, a) koordynacja prac związanych z organizacją, rozbudową i obsługą techniczną sieci komputerowej Ignatianum, b) nadzór nad planowaniem i zakupem sprzętu komputerowego i aparatury naukowo-badawczej, c) nadzór nad administrowaniem uczelnianym systemem komputerowym. 5. Jednostki i stanowiska pracy podległe Dyrektorowi Administracyjnemu: 1) Dział Techniczno-Gospodarczy a) konserwator terenu, b) portierzy dzienni i nocni, c) sprzątaczki, d) pracownicy pracowni komputerowej, e) pracownicy szatni, f) obsługa gospodarcza budynku, g) obsługa techniczna audio-video. 2) Dział Inwentaryzacji i Ochrony Mienia. 3) Akademickie Biuro Karier. 4) Dział IT. §17 GŁÓWNY KSIĘGOWY 1. Główny Księgowy podlega bezpośrednio Rektorowi. 2. Główny Księgowy ponosi prawną odpowiedzialnośd za prawidłowe i terminowe wykonywanie zadao Działu Księgowo-Finansowego, sporządzenie planu finansowego i sprawozdao finansowych, jak również za prawidłowe dysponowanie funduszami na podstawie planu finansowego i decyzji Rektora. 3. Główny Księgowy sprawuje nadzór merytoryczny nad Działem Księgowo-Finansowym i Kasą. 4. Obowiązki i uprawnienia Głównego Księgowego regulują odrębne przepisy. 5. Główny Księgowy kieruje i odpowiada za działalnośd w zakresie: 13 a) opracowania projektów planów rzeczowo-finansowych Ignatianum, b) deklarowania wstępnego rachunku ekonomicznego podejmowanych działao, c) analizy gospodarki finansowej Ignatianum, d) prowadzenia w rachunkowości szczególności zgodnie organizowania, z ustawą doskonalenia i o rachunkowości bieżącego – prawidłowego prowadzenia księgowości i sprawozdawczości finansowej, e) prowadzenia gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami i planem finansowym, f) zapewnienia pod względem finansowym realizacji umów zawieranych przez Ignatianum, g) pokrywania kosztów i wydatków z właściwych źródeł finansowania, h) zapewnienia terminowości ściągalności roszczeo oraz spłaty zobowiązao, i) nadzoru i kontroli operacji finansowych, j) czuwania nad stosowaniem prawa gospodarczego i finansowego, k) prowadzenia informacji i doradztwa ekonomicznego dla potrzeb zarządzania Ignatianum, l) sporządzania treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych ze swoją działalnością, m) wykonywania innych poleceo Rektora. §18 DZIEKANI 1. Zadania dziekana wydziału reguluje ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym oraz Statut Akademii Ignatianum w Krakowie. 2. Do zadao dziekana wydziału należy w szczególności: a) organizacja procesu dydaktycznego wydziału, b) kierowanie działalnością wydziału oraz reprezentowanie go na zewnątrz, c) nadzorowanie planów finansowych badao naukowych, merytoryczne nadzorowanie finansowania i rozliczania prac naukowo badawczych, d) określanie zadao i kompetencji prodziekanów, e) nadzorowanie administracją wydziału 14 oraz jednostkami organizacyjnymi działającymi w wydziale, f) zwoływanie Rad Wydziałów i przewodniczenie im, g) ustalanie planów działalności dydaktycznej, h) opiniowanie wniosków w sprawie zatrudnienia, i) prowadzenie spraw związanych z powierzaniem zajęd dydaktycznych osobom spoza Ignatianum, j) prowadzenie spraw związanych z rozwojem kadry naukowej, k) wnioskowanie o mianowanie pracowników akademickich w wydziale oraz wnioskowanie o zatrudnianie pracowników naukowych, l) troska o rozwój kadry dydaktycznej i administracyjnej wydziału, m) wnioskowanie o zatrudnianie pracowników administracyjnych w wydziale, n) powoływanie komisji rekrutacyjnej dla Wydziału, o) sporządzanie treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych ze swoją działalnością. §19 PRODZIEKANI Prodziekani działają na mocy udzielonych im uprawnieo i za tę działalnośd ponoszą odpowiedzialnośd przed Dziekanem. ROZDZIAŁ IV ZAKRESY DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH IGNATIANUM §20 REKTORAT (REK) 1. Rektorat podlega bezpośrednio Rektorowi, przed którym Kierownik Rektoratu odpowiada za wykonanie powierzonych zadao. 2. Do zakresu działao Rektoratu należy obsługa administracyjno-kancelaryjna Rektora, prorektorów, Senatu Akademickiego i innych organów doradczych Ignatianum. Rektorat zajmuje się całokształtem prac związanych z doskonaleniem systemu organizacji 15 i zarządzania Uczelnią oraz utrzymywaniem relacji z władzami kościelnymi, paostwowymi oraz innymi uczelniami. Wspomaga Biuro promocji Ignatianum w zakresie promocji i reklamy Uczelni i koordynuje pracę Kancelarii Uczelni. 3. Do zadao Rektoratu należy w szczególności: a) prowadzenie terminarza zajęd i spraw bieżących załatwianych przez Rektora oraz prorektorów, b) prowadzenie korespondencji Rektoratu i jej ewidencjonowanie, c) prowadzenie ewidencji skarg i wniosków złożonych do Rektora, d) przyjmowanie pism składanych przez interesantów do Rektora lub prorektorów, e) organizowanie spotkao, narad, posiedzeo organów kolegialnych Ignatianum, którym przewodniczy Rektor oraz ich administracyjna obsługa, f) przygotowywanie i gromadzenie protokołów i sprawozdao z posiedzeo Senatu Akademickiego, g) przygotowywanie dokumentacji dotyczących mianowania na stanowisko profesora straordinario i ordinario przez Kongregację do spraw Edukacji Katolickiej w Rzymie, h) współpraca z innymi jednostkami Ignatianum, i) współorganizowanie świąt i uroczystości uczelnianych oraz innych imprez okolicznościowych, j) sporządzanie treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych ze swoją działalnością, k) kompletowanie aktów normatywnych paostwowych oraz wewnątrzuczelnianych oraz innej dokumentacji Ignatianum niezbędnych do bieżącego kierowania i zarządzania Uczelnią, l) gromadzenie podstawowej dokumentacji dotyczącej działalności naukowej i wydawniczej Ignatianum oraz rocznych sprawozdao fundacji uczelnianych oraz Rady do spraw Biblioteki i Rady Wydawniczej, m) przygotowywanie i aktualizowanie wewnętrznych aktów normatywnych, oraz ich dystrybucja do jednostek, n) aktualizowanie informacji na stronie internetowej i tablicach ogłoszeo, o) nadzorowanie nad sprawozdawczością innych jednostek oraz nadzór nad przygotowywaniem sprawozdao i kościelnych, 16 dla centralnych urzędów paostwowych p) archiwizowanie dokumentacji wydziałowej, q) kompletowanie i aktualizowanie zbioru dokumentacji organizacyjnej poszczególnych jednostek administracyjnych, w tym zakresów czynności i struktur organizacyjnych, r) opieka nad Samorządem Studenckim, s) troska o podnoszenie kwalifikacji pracowników Ignatianum, t) wykonywanie innych poleceo Rektora i prorektorów. §21 KANCELARIA UCZELNI (KU) 1. Kancelaria Uczelni w zakresie działalności merytorycznej podlega bezpośrednio Kierownikowi Rektoratu. 2. Kancelaria Uczelni pełni funkcje kancelarii ogólnouczelnianej, dziennika podawczego i punktu informacyjnego. 3. Do zadao Kancelarii Uczelni należy w szczególności: a) kierowanie interesantów do kompetentnych jednostek organizacyjnych, b) odbiór i rozdział wszelakich przesyłek wewnętrznych i zewnętrznych adresowanych do władz uczelnianych oraz do pozostałych jednostek organizacyjnych, c) dystrybuowanie pism, dzienników urzędowych i dzienników fachowych, zaproszeo, materiałów kierowanych bezpośrednio przez władze Uczelni do jednostek organizacyjnych lub imiennych do pracowników Ignatianum, d) kierowanie całokształtem spraw związanych z obsługą przesyłek i korespondencji, e) wykonywanie innych poleceo Kierownika Rektoratu. §22 SEKRETARIAT WYDZIAŁU (S i pierwsza litera nazwy wydziału) 1. Za pracę Sekretariatu Wydziału odpowiedzialni są kierownicy, którzy podlegają bezpośrednio Dziekanowi. 2. Sekretariat prowadzi działalnośd administracyjną związaną z tokiem studiów i sprawami osobowymi studentów. Wykonuje czynności z zakresu spraw personalnych i naukowo - badawczych nauczycieli akademickich. Prowadzi obsługę kancelaryjno17 biurową Wydziału. 3. Do zakresu zadao Sekretariatu Wydziału należy w szczególności: 1) w zakresie spraw studenckich: a) prowadzenie i systematyczne uzupełnianie komputerowej bazy danych wszystkich studentów, b) prowadzenie wymaganej dokumentacji przebiegu studiów studentów, c) bieżąca obsługa studenta i absolwenta, 2) w zakresie spraw personalnych nauczycieli akademickich: a) opracowywanie okresowych ocen nauczycieli akademickich, 3) w zakresie uzyskiwania stopni doktora i tytułu naukowego profesora: a) przygotowanie dokumentacji związanej z przewodami doktorskimi, b) przygotowanie dokumentacji związanej z postępowaniem o nadanie tytułu profesora, c) przygotowanie dokumentacji związanej z postępowaniem o nadanie tytułu doktora honoris causa, d) przygotowanie dokumentacji związanej z postępowaniem w sprawie nostryfikacji tytułów zawodowych i stopni naukowych uzyskanych za granicą, e) wypisywanie dyplomów doktorskich oraz przygotowywanie uroczystych promocji, 4) w zakresie prac badawczych i naukowych nauczycieli akademickich: a) współpraca z odpowiednią jednostką w zakresie opracowywania ankiet jednostki, prowadzenie sprawozdawczości, b) gromadzenie sprawozdao z badao własnych pracowników oraz z działalności statutowej, c) gromadzenie wniosków i sprawozdao oraz przekazywanie dokumentacji kompetentnym władzom, 5) w zakresie sprawowania kontroli merytorycznej nad organizacją Wydziału: a) prowadzenie dokumentacji z zakresu oceny jakości kształcenia według wymagao Paostwowej Komisji Akredytacyjnej, b) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do weryfikacji minimum kadrowego dla poszczególnych kierunków studiów zgodnie z obowiązującymi standardami kształcenia, 18 6) w zakresie studiów podyplomowych: a) kompletowanie wniosków dotyczących prowadzenia studiów podyplomowych i przygotowywanie ofert studiów podyplomowych, b) przygotowywanie wszelakich umów dotyczących studiów podyplomowych prowadzonych poza siedzibą Ignatianum, c) obsługa administracyjno-biurowa studentów studiów podyplomowych, d) rozliczanie zrealizowanych edycji studiów podyplomowych i przedstawianie stosownej dokumentacji Dziekanowi, 7) w zakresie organizacji praktyk studenckich: a) obsługa administracyjno-biurowa studentów kierowanych na praktyki, b) współpraca z Działem Księgowo-Finansowym w zakresie rozliczeo finansowych z placówkami, w których studenci odbywają praktyki (dotyczy tylko Wydziału Pedagogicznego), c) prowadzenie ewidencji placówek współpracujących z Ignatianum w zakresie realizacji praktyk studenckich, troska o współpracę z powyższymi placówkami oraz w miarę zapotrzebowania poszukiwanie nowych, 8) w zakresie organizacji procesu dydaktycznego: a) opracowywanie, przydzielanie pomieszczeo dydaktycznych i wprowadzanie do programu komputerowego harmonogramu zajęd dydaktycznych, b) organizacja i weryfikacja zapisów studentów na zajęcia dydaktyczne, c) współpraca z pracownikami dydaktycznymi Wydziału w sprawach organizacji procesu dydaktycznego, d) weryfikowanie analiz obciążeo pracowników naukowo-dydaktycznych Wydziału na polecenie Dziekana, e) przygotowanie materiałów do obsady zajęd dydaktycznych, 9) w zakresie pozostałych spraw: a) sekretarska obsługa jednostki, b) prowadzenie spraw związanych z korespondencją, c) obsługa sekretarska Dziekana, Prodziekanów/Dyrektorów Instytutów i Rady Wydziału, d) przygotowywanie treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych z działalnością Sekretariatu Wydziału, 19 e) przygotowywanie dokumentacji na posiedzenia Rady Wydziału, uchwał Rady Wydziału, zarządzeo i decyzji Dziekana, f) współpraca z komisjami wydziałowymi, g) sporządzanie sprawozdao, statystyk i materiałów informacyjnych, h) wdrażanie odpowiednich przepisów i rozporządzeo, i) gromadzenie dokumentacji do wniosków dotyczących uruchomienia przez Wydział nowego kierunku lub nowego poziomu kształcenia, j) współpraca z jednostką odpowiedzialną za formalne opracowywanie wniosków o przydział funduszy na badania własne i działalnośd statutową oraz indywidualne projekty badawcze, k) współpraca z jednostką odpowiedzialną za przygotowywanie dla GUS corocznych sprawozdao dotyczących studentów i absolwentów, l) współpraca z Działem Księgowo-Finansowym w zakresie rozliczeo finansowych jednostki i studentów, m) aktualizowanie informacji na stronie internetowej, n) wykonywanie innych poleceo kierownika sekretariatu, o) wykonywanie innych poleceo Dziekana, współpraca z Prodziekanami i Dyrektorami Instytutów. §23 DZIAŁ MIĘDZYNARODOWYCH PROGRAMÓW EDUKACYJNYCH (DMPE) 1. Dział Międzynarodowych Programów Edukacyjnych podlega merytorycznie Prorektorowi ds. Dydaktycznych, Naukowych i Studenckich. 2. Do zakresu działao działu należy: a) nawiązywanie kontaktów i prowadzenie wszystkich spraw związanych ze współpracą z zagranicznymi ośrodkami akademickimi i naukowymi, b) koordynowanie i wspieranie organizacji badao naukowych we współpracy z zagranicznymi ośrodkami akademickimi i naukowymi, c) organizacja wymiany studentów oraz pracowników akademickich i administracyjnych w ramach międzynarodowych programów edukacyjnych. 3. Do zadao Działu Międzynarodowych 20 Programów Edukacyjnych należy w szczególności: 1) w zakresie obsługi i realizacji międzynarodowych programów edukacyjnych: a) przygotowywanie umów i porozumieo o współpracy naukowej Ignatianum z zagranicznymi ośrodkami naukowymi w tym także w ramach międzynarodowych programów edukacyjnych, b) przygotowywanie i koordynowanie planów bezpośredniej współpracy jednostek organizacyjnych Ignatianum z zagranicznymi ośrodkami naukowymi, c) rekrutacja pracowników i studentów na stypendia zagraniczne w ramach międzynarodowych programów edukacyjnych, d) przygotowywanie wszystkich niezbędnych dokumentów związanych z realizacją służbowych wyjazdów zagranicznych pracowników Ignatianum, e) organizowanie pobytu gości i stypendystów zagranicznych przyjeżdżających w ramach różnych międzynarodowych programów edukacyjnych oraz rozliczanie związanych z tym kosztów, f) obsługa administracyjna i prowadzenie dokumentacji studentów zagranicznych podejmujących kształcenie w ramach międzynarodowych programów edukacyjnych, g) przygotowywanie stosownych informacji dla studentów i pracowników odnośnie międzynarodowych programów edukacyjnych, h) przygotowywanie rozliczeo funduszy związanych z realizacją międzynarodowych programów edukacyjnych, 2) w pozostałych sprawach: a) współpraca z Działem Księgowo-Finansowym w zakresie rozliczeo przyjazdów i wyjazdów studentów i pracowników w ramach międzynarodowych programów edukacyjnych, b) współpraca z sekretariatem wydziału w zakresie rozliczeo zajęd dydaktycznych realizowanych w zagranicznych ośrodkach akademickich, c) prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej wszystkich spraw prowadzonych przez dział, d) sporządzanie treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych ze swoją działalnością, e) aktualizowanie informacji na stronie internetowej i tablicach ogłoszeo, 21 f) wykonywanie innych poleceo Prorektora ds. Naukowych, Dydaktycznych i Studenckich. §24 DZIAŁ REKRUTACJI (DREK) 1. Dział Rekrutacji w zakresie działalności merytorycznej podlega Prorektorowi ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni. 2. Do zadao działu należy: a) opracowywanie zasad i trybu rekrutacji na studia na dany rok akademicki, b) przygotowanie i prowadzenie rekrutacji na studia, c) przygotowanie i opracowanie informacji o rekrutacji i administrowanie stroną internetową dotyczącą rekrutacji, d) organizowanie, koordynowanie i rozliczanie prac wydziałowych komisji rekrutacyjnych oraz uczelnianej komisji rekrutacyjnej, e) sporządzanie treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych działalnością działu, f) przygotowanie pism i wewnętrznych stosownych dokumentów dotyczących rekrutacji, g) sporządzanie wszelakiej dokumentacji, sprawozdao i protokołów dotyczących rekrutacji, h) aktualizowanie informacji na stronie internetowej i tablicach ogłoszeo, i) wykonywanie innych poleceo związanych z całokształtem prac związanych z rekrutacją zleconych przez Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni. §25 SAMORZĄD STUDENCKI (SST) 1. Samorząd Studencki merytorycznie podlega Prorektorowi ds. Dydaktycznych, Naukowych i Studenckich i zajmuje się sprawami związanymi z organizacją życia akademickiego studentów Ignatianum. 22 2. Do zakresu zadao Samorządu Studenckiego należy w szczególności: a) współdziałanie z właściwym prorektorem w zakresie gospodarowania środkami finansowymi przeznaczonymi na działalnośd Samorządu, b) przygotowywanie budżetów działalności kół naukowych oraz budżetów organizowanych przez studentów imprez kulturalnych, c) współpraca z Ogólnopolskim Parlamentem Studenckim oraz innymi organizacjami studenckimi w zakresie realizacji ich zadao w środowisku studenckim, wspieranie w realizacji wartościowych inicjatyw studenckich, d) prowadzenie rejestru organizacji studenckich oraz studenckich kół naukowych funkcjonujących w Ignatianum, gromadzenie dokumentacji, sprawozdao i planów pracy oraz przygotowywanie rozliczeo związanych z wszelka działalnością studencką, e) obsługa administracyjna rzecznika dyscyplinarnego oraz Komisji dyscyplinarnej ds. studentów, f) współpraca z lokalnymi organizacjami charytatywnymi w zakresie organizacji akcji pomocy społecznej, g) sporządzanie treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych z działalnością Samorządu studenckiego, h) aktualizowanie informacji na stronie internetowej i tablicach ogłoszeo, i) wykonywanie innych poleceo Prorektora ds. Dydaktycznych, Naukowych i Studenckich. 3. Strukturę Samorządu Studenckiego określa Regulamin Samorządu Studenckiego zatwierdzany przez Senat Akademicki. §26 AKADEMICKIE BIURO KARIER (ABK) 1. Akademickie Biuro Karier podlega Dyrektorowi administracyjnemu. 2. Akademickie Biuro Karier zajmuje się udzielaniem pomocy i absolwentom Ignatianum w wejściu i funkcjonowaniu na rynku pracy. 3. Do zakresu zadao Akademickiego Biura Karier należy: a) prowadzenie doradztwa zawodowego, 23 studentom b) organizowanie seminariów, warsztatów i staży dla studentów i absolwentów, c) pozyskiwanie ofert pracy, d) informowanie studentów i absolwentów o ofertach pracy, stażach, pracach wakacyjnych i dorywczych, e) obsługa administracyjna studentów ubiegających się o staże, f) organizacja kursów, szkoleo i warsztatów, g) organizowanie i uczestnictwo w targach pracy, h) dostarczanie informacji o rynku pracy oraz możliwościach podnoszenia kwalifikacji zawodowych (staże, praktyki, szkolenia, warsztaty) organizowanych przez inne podmioty, i) druk materiałów informacyjnych i poradników w porozumieniu z Biurem promocji Ignatianum, j) tworzenie baz danych studentów, absolwentów, pracodawców oraz ofert pracy, stażów i praktyk, k) sporządzanie treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych ze swoją działalnością, l) tworzenie baz danych dorobku zawodowego studentów i absolwentów, m) pośrednictwo w kierowaniu aplikacji studentów i absolwentów Ignatianum do pracodawców, n) współpracę z innymi jednostkami, zarówno szkolnymi jak i poza-szkolnymi w zakresie promocji zawodowej studentów i absolwentów Ignatianum, o) usługową organizację i prowadzenie szkoleo, warsztatów i konferencji dla środowiska zewnętrznego, p) współpraca ze środkami masowego przekazu w zakresie zadao realizowanych przez ABK, q) kreowanie współpracy z jednostkami Ignatianum oraz jednostkami zewnętrznymi – urzędami, instytucjami, firmami, stowarzyszeniami, organizacjami, urzędami pracy oraz innymi biurami karier, r) prowadzenie działalności planistycznej i sprawozdawczej, s) aktualizowanie informacji na stronie internetowej i tablicach ogłoszeo, t) wykonywanie innych poleceo Dyrektora administracyjnego. 24 §27 DZIAŁ IT (DIT) 1. Dział IT podlega bezpośrednio Dyrektorowi administracyjnemu. 2. Do zakresu działao należy organizacja, rozbudowa oraz obsługa techniczna sieci komputerowej Ignatianum, planowanie i zakup sprzętu komputerowego i aparatury naukowo-badawczej, administracja uczelnianym systemem komputerowym. 3. Do zadao Działu IT należy: a) administracja serwerami oraz komputerami, b) opieka nad systemami informatycznymi w Ignatianum, c) archiwizowanie wszystkich danych elektronicznych, d) przygotowywanie i aktualizowanie kryteriów oceny sprzętu komputerowego administracji i oprogramowania, e) przygotowanie i prowadzenie szkoleo dla wszystkich pracowników administracji z zakresu obsługi sprzętu komputerowego i oprogramowania, f) prowadzenie szkoleo z zakresu procesu rekrutacyjnego dla Działu rekrutacji, g) inwentaryzacja sprzętu komputerowego, h) przygotowywanie projektów i treści wewnętrznych aktów prawnych Ignatianum dotyczących wprowadzania innowacji i wdrażania nowych funkcjonalności, i) udzielanie porad i pomocy wszystkim jednostkom przy wdrażaniu nowych programów komputerowych, j) udzielanie pomocy w odnawianiu certyfikatów i podpisów elektronicznych, k) czuwanie nad aktualizacją oprogramowania, l) koordynacja prac związanych z zakupem i wykorzystywaniem oprogramowania w sieci Ignatianum, m) udzielanie porad i pomocy w dokonywaniu zakupu sprzętu komputerowego i oprogramowania na potrzeby jednostek organizacyjnych Ignatianum, n) planowanie, zamawianie i zakup sprzętu, programów komputerowych, aparatury naukowo-badawczej na potrzeby jednostek organizacyjnych Ignatianum, a także materiałów eksploatacyjnych, o) załatwianie wszelkich spraw związanych z remontami i konserwacją aparatury naukowo-badawczej, sprzętu 25 komputerowego i urządzeo biurowych (telefonów, faksów, ksero) wchodzących w skład wyposażenia jednostek Ignatianum i pracowni komputerowej i podległego Działowi IT, p) aktualizowanie informacji na stronie internetowej i tablicach ogłoszeo, q) wykonywanie innych poleceo Dyrektora administracyjnego. § 28 BIURO PROJEKTÓW (BP) 1. Biuro projektów podlega Prorektorowi ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni. 2. Biuro projektów zajmuje się działalnością związaną z przygotowywaniem, realizacją, koordynowaniem i rozliczaniem wszystkich projektów oraz współpracą z władzami Ignatianum i władzami wydziałów w tworzeniu strategii rozwojowej Uczelni. 3. Do zakresu działao Biura projektów należy w szczególności: a) współudział w tworzeniu Strategii Rozwoju Uczelni, b) całokształt prac związanych z realizacją projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz MPRO, c) przygotowywanie wniosków i rozliczeo dotyczących przydziału funduszy na projekty badawcze krajowe i zagraniczne, d) przygotowywanie wniosków na badania statutowe i badania własne oraz rozliczanie ich we współpracy z Działem Księgowo-Finansowym, e) przygotowywanie wniosków i rozliczeo dotyczących pozyskania funduszy z instytucji Unii Europejskiej, f) działania zmierzające do poszukiwania i pozyskiwania innych form możliwości dofinansowania Ignatianum, g) sporządzanie treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych z działalnością Biura, h) aktualizowanie informacji na stronie internetowej i tablicach ogłoszeo, i) wykonywanie innych poleceo Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni. 26 § 29 BIURO PROMOCJI (BPR) 1. Biuro promocji podlega Prorektorowi ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni. 2. Biuro promocji zajmuje się działalnością związaną z promowaniem Ignatianum. 3. Do zakresu działao Biura promocji należy w szczególności: a) opracowywanie propozycji działao marketingowych i promocyjnych na dany rok kalendarzowy wraz z proponowanym budżetem, b) opracowywanie, przygotowywanie i zaopatrywanie Ignatianum w materiały promocyjne, c) współpraca w organizowaniu konferencji naukowych w Ignatianum, d) promocja Ignatianum w mediach, e) organizowanie Dni Otwartych Ignatianum oraz współpraca w organizacji innych uroczystości i imprez uczelnianych, f) udział w targach edukacyjnych oraz innych imprezach promujących Ignatianum, g) sporządzanie treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych z działalnością Biura, h) koordynacja prac wydawniczych i kolportażu czasopisma uczelnianego Ignatianum i redagowanie zakładki Z życia Ignatianum na stronie internetowej Uczelni, i) aktualizowanie informacji na stronie internetowej i tablicach ogłoszeo, j) wykonywanie innych poleceo Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni. 4. Biuro promocji współpracuje także z Akademickim Biurem Karier (ABK), Stowarzyszeniem Absolwentów Ignatianum (STAB) oraz Towarzystwem Przyjaciół Ignatianum (TPI). §30 DZIAŁ KSIĘGOWO-FINANSOWY (DKF) 1. Dział Księgowo-Finansowy stanowi jednostkę organizacyjną administracji Ignatianum kierowaną przez Główną Księgową i jest podporządkowana Rektorowi. 2. Dział Księgowo-Finansowy zajmuje się: 27 a) obsługą finansową jednostek Ignatianum i podmiotów współpracujących z Uczelnią, b) obsługą ewidencyjną i księgową zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz sprawozdawczości finansowej, c) obsługą księgowo-finansową pracowników Ignatianum. 3. Do zadao Działu Księgowo-Finansowego należą: a) opracowywanie projektu planu finansowego Ignatianum, b) bieżąca kontrola realizacji planu finansowego Ignatianum, c) prowadzenie rozliczeo bankowych, d) rozliczenie zleceo, umów o pracę oraz innych umów cywilno-prawnych, e) naliczenie rat i sporządzanie zleceo wypłat wynagrodzeo za godziny ponadwymiarowo, f) rozliczanie spraw podatkowych, g) rozliczanie płatności i zobowiązao, h) rozliczanie wszelkich projektów realizowanych przez Ignatianum, i) rozliczanie konferencji naukowych i delegacji służbowych, j) rozliczanie grantów, k) realizacja wypłat stypendiów dla studentów we współpracy z Działem Stypendialnym, l) prowadzenie ksiąg rachunkowych, m) prowadzenie sprawozdawczości finansowej, n) archiwizowanie dokumentacji księgowej, o) naliczanie wypłat i wynagrodzeo, p) rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych pracowników własnych i obcych, q) rozliczanie deklaracji ZUS wszystkich pracowników, r) prowadzenie spraw związanych z pracowniczym funduszem socjalnym, s) współpraca z Rektorem i realizacja działao w zakresie spraw socjalno-bytowych pracowników Ignatianum, ich rodzin i byłych pracowników, t) weryfikacja godzin nadliczbowych pracowników dydaktycznych w stosunku do wymiaru pensum, u) prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej działalności działu, 28 v) sporządzanie treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych z działalnością działu, w) aktualizowanie informacji na stronie internetowej i tablicach ogłoszeo, x) wykonywanie innych poleceo Głównej Księgowej i Rektora. 4. W skład Działu Księgowo-Finansowego wchodzi Kasa. 5. Kasa podlega merytorycznie Głównej Księgowej przed którą odpowiada za wykonanie powierzonych zadao. 6. Do zadao Kasy należy: a) realizowanie i prowadzenie ewidencji wszelkich wpłat i wypłat, b) obsługa kasowa Ignatianum, c) wykonywanie innych poleceo Głównej Księgowej. §31 DZIAŁ KADR (DK) 1. Dział Kadr podlega Rektorowi przed którym kierownik działu odpowiada za wykonanie powierzonych zadao. 2. Dział Kadr zajmuje się: a) realizowaniem polityki kadrowej Władz Ignatianum, b) obsługą kadrową pracowników Ignatianum. 3. Do zadao Działu Kadr należy w szczególności: a) organizowanie i aktualizowanie elektronicznej pracowniczej bazy danych, b) załatwianie wszelkich formalności związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem umów o pracę, c) sporządzanie wszelkich umów cywilno-prawnych, d) przygotowywanie dokumentacji i załatwianie spraw związanych z przechodzeniem pracowników na emeryturę lub rentę, e) prowadzenie wszelakich spraw dotyczących czasowej niezdolności do pracy, urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych, szkoleniowych oraz innych zwolnieo z pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami, f) opracowywanie z władzami Ignatianum zasad: wynagradzania, premiowania, awansowania i nagradzania pracowników, 29 g) kontrola listy płac pod względem merytorycznym, h) prowadzenie stosownej dokumentacji związanej z nagradzaniem pracowników a zwłaszcza: nagrodami rektora, nagrodami jubileuszowymi, dodatkowym wynagrodzeniem rocznym pracowników (tzw. trzynastką), i) prowadzenie pełnej dokumentacji personalnej i godzinowo - rozliczeniowej dotyczącej obowiązków dydaktycznych powierzonych osobom niebędącym nauczycielami akademickimi Ignatianum, j) nadzorowanie spraw związanych z badaniami okresowymi i szkoleniami z zakresu BHP, k) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem, rejestracją i wydawaniem legitymacji pracowniczych, l) przygotowywanie i przekazywanie do właściwego ministerstwa wykazu osób stanowiących minimum kadrowe na poszczególnych kierunkach w danym roku akademickim, m) prowadzenie sprawozdawczości w zakresie swojej działalności w tym przygotowywanie sprawozdao i analiz do Urzędu Statystycznego oraz właściwego ministerstwa, n) sprawy dyscypliny pracy (gromadzenie i przechowywanie listy obecności pracowników), prowadzenie ewidencji czasu pracy, o) prowadzenie osobowych akt pracowniczych zgodnie z obowiązującymi przepisami, p) prowadzenie ewidencji: nadanych pracownikom tytułów i stopni naukowych, nieobecności w pracy z tytułu zwolnienia lekarskiego, urlopów wypoczynkowych, bezpłatnych, szkoleniowych, spóźnieo i innych, przepracowanych godzin nadliczbowych, rozkładów pracy pracowników nie będących nauczycielami akademickimi, odznaczeo i nagród kar porządkowych i dyscyplinarnych i innych, q) zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników i zleceniobiorców do ubezpieczeo, r) sporządzanie treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych z działalnością działu, s) aktualizowanie informacji na stronie internetowej i tablicach ogłoszeo, t) wykonywanie innych poleceo Rektora. 30 §32 DZIAŁ STYPENDIALNY (DST) 1. Dział Stypendialny podlega merytorycznie Prorektorowi ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni. 2. Dział podejmuje działania niezbędne do należytego funkcjonowania systemu pomocy materialnej w Ignatianum. Współpracuje z właściwym ministerstwem w zakresie spraw stypendialnych, dotacji na pomoc materialną, dotacji celowych dla organizacji studenckich, stypendium ministra, stypendiów dla studentów zagranicznych itp. 3. Do zadao Działu Stypendialnego należy: a) wykonywanie zadao związanych z przyznawaniem studentom pomocy materialnej, b) przygotowywanie dokumentacji stypendialnej studentów do dokonywania wypłat pomocy materialnych, c) współpraca w zakresie dokonywania przelewów pomocy materialnej na konta studentów we współpracy z Działem Księgowo-Finansowym Ignatianum, d) przygotowanie sprawozdao do właściwego ministerstwa z podziału środków na dotację na pomoc materialną dla studentów, e) sporządzanie treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych z działalnością działu, f) aktualizowanie informacji na stronie internetowej i tablicach ogłoszeo, g) wykonywanie innych poleceo Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni. §33 DZIAŁ TECHNICZNO-GOSPODARCZY (DTG) 1. Dział Techniczno-Gospodarczy podlega merytorycznie Dyrektorowi administracyjnemu. 2. Do zakresu zadao Działu Techniczno-Gospodarczego należy całokształt spraw związanych z administrowaniem nieruchomościami Ignatianum. 3. Do zadao Działu należy: 1) w zakresie obsługi gospodarczej: a) dbałośd o czystośd i porządek wewnątrz i na terenie Ignatianum, b) prace konserwatorskie i naprawcze, 31 c) gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątku Ignatianum (niestanowiącymi własności jednostek naukowo-dydaktycznych), d) przygotowywanie budynków i pomieszczeo Uczelni do działalności dydaktycznej, a także do uroczystości i świąt, konferencji i najmów zewnętrznych, e) troska o przestrzeganie przepisów BHP przez pracowników Ignatianum, f) organizowanie należytego dozoru, g) nadzór i organizacja technicznych prac zleconych, 2) w zakresie obsługi technicznej: a) organizowanie obsługi audio-video na terenie Ignatianum, b) zapewnienie funkcjonowania systemu audio-video w pomieszczeniach dydaktycznych Ignatianum, c) archiwizowanie zarejestrowanych materiałów, d) konserwacja i naprawa bieżąca sprzętu audio-video, e) wykonywanie innych poleceo Dyrektora administracyjnego. §34 DZIAŁ INWENTARYZACJI I OCHRONY MIENIA (DIOM) 1. Dział Inwentaryzacji i Ochrony Mienia podlega merytorycznie i Ochrony Mienia zajmuje się Dyrektorowi administracyjnemu. 2. Dział Inwentaryzacji sprawami związanymi z prawidłową gospodarką składnikami majątku ruchomego we wszystkich jednostkach organizacyjnych Ignatianum zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3. Do zadao Działu należy w szczególności: 1) w zakresie gospodarki mieniem: a) opiniowanie spraw związanych z gospodarką mieniem, b) opiniowanie spraw spornych powstałych w wyniku gospodarowania majątkiem ruchomym Ignatianum, c) przeprowadzanie analizy stanu zabezpieczenia oraz ruchomego w jednostkach organizacyjnych Ignatianum, d) planowanie gospodarowania majątkiem ruchomym, 32 stanu majątku e) podejmowanie bieżącej współpracy z Uczelnianą Komisją ds. Likwidacji i Wyceny Mienia. 2) w zakresie kontroli i inwentaryzacji mienia: a) opracowywanie planów, organizowanie i przeprowadzanie inwentaryzacji ciągłej i okresowej oraz sporządzanie harmonogramów prac inwentaryzacyjnych oraz inwentaryzacyjnych, b) rozliczanie inwentaryzacji, ustalanie różnic przeprowadzanie postępowao wyjaśniających przyczyny ich powstania, c) współpraca z Działem Księgowo-Finansowym w zakresie rozliczenia spisów inwentaryzacyjnych, ustalania i wyjaśniania różnic, prawidłowości i kompletności ewidencji składników majątkowych Ignatianum, d) współpraca z Uczelnianą Komisją ds. Inwentaryzacji i Uczelnianą Komisją ds. Ochrony Mienia, e) sporządzanie sprawozdao z przeprowadzonych inwentaryzacji, f) opracowywanie projektów zarządzeo wewnętrznych regulujących sprawy gospodarki i kontroli określonych składników majątku ruchomego, g) podejmowanie inicjatyw w zakresie zabezpieczenia i ochrony mienia Ignatianum, h) wykonywanie innych poleceo Dyrektora administracyjnego. §35 BIBLIOTEKA (BIB) 1. Biblioteka pod względem merytorycznym podlega Prorektorowi ds. Organizacji i rozwoju Uczelni. Biblioteką kieruje dyrektor podległy Rektorowi. Personel Biblioteki jest podległy bezpośrednio Dyrektorowi. Pracownicy Działów Biblioteki podlegają bezpośrednio kierownikom, jeśli tacy są, pozostali bezpośrednio Dyrektorowi. 2. Biblioteka to ogólnouczelniana jednostka organizacyjna o zadaniach naukowych, dydaktycznych i usługowych. Stanowi podstawę jednolitego systemu bibliotecznoinformacyjnego Uczelni i pełni funkcję ogólnodostępnej biblioteki naukowej. 3. Szczegółowy zakres działania Biblioteki określa wewnętrzny Regulamin systemu biblioteczno-informacyjnego zatwierdzony przez Senat Akademicki Uczelni. 33 § 36 ARCHIWUM IGNATIANUM (ARI) 1. Archiwum Ignatianum podlega w zakresie działalności merytorycznej Prorektorowi ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni. 2. Archiwum Ignatianum jest ogólnouczelnianą jednostką organizacyjną o zadaniach usługowych, informacyjnych oraz naukowych. Szczegółowy zakres i zasady funkcjonowania Archiwum określa wewnętrzna Instrukcja o organizacji i zakresie działania Archiwum. 3. Do zadao Archiwum Ignatianum należy: 1) w zakresie archiwizacji dokumentacji uczelnianej: a) gromadzenie, ewidencjonowanie, opracowywanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie uczelnianych materiałów archiwalnych o wartości historycznej oraz dokumentacji niearchiwalnej o czasowym znaczeniu praktycznym, b) gromadzenie, ewidencjonowanie, opracowywanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie wszelkich dokumentów i akt powstających w toku działalności wszystkich jednostek organizacyjnych Ignatianum oraz organizacji działających przy Ignatianum w formie ustalonej w Instrukcji Kancelaryjnej, c) opracowywanie kronik uczelnianych. 2) w pozostałym zakresie: a) zamawianie i rejestr pieczątek służbowych, b) zamawianie druków dokumentów studenckich oraz druków akcydensowych, c) sporządzanie treści wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu spraw związanych z działalnością Archiwum Ignatianum, d) aktualizowanie informacji na stronie internetowej i tablicach ogłoszeo, e) wykonywanie innych poleceo Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni. 34 § 37 WYDAWNICTWO IGNATIANUM (WYDI) 1. Wydawnictwo Ignatianum podlega merytorycznie Prorektorowi ds. Organizacji organizacja działalności i Rozwoju Uczelni. 2. Podstawowym zadaniem Wydawnictwa Ignatianum jest wydawniczej Ignatianum pod względem redakcyjnym i technicznym. 3. Szczegółowy zakres działania Wydawnictwa Ignatianum określa wewnętrzny regulamin zatwierdzony przez Senat Uczelni. § 38 MIĘDZYWYDZIAŁOWE STUDIUM JĘZYKÓW OBCYCH (MSJO) 1. Międzywydziałowe Studium Języków Obcych podlega Prorektorowi ds. Dydaktycznych, Naukowych i Studenckich. 2. Studium jest jednostką międzywydziałową, której głównym zadaniem jest kształcenie studentów oraz doskonalenie kadry naukowej w zakresie języków obcych. 3. Szczegółowy zakres działalności Studium określa wewnętrzny regulamin zatwierdzony przez Rektora Uczelni. § 39 POZOSTAŁE JEDNOSTKI ISTNIEJĄCE W IGNATIANUM 1. W strukturze Ignatianum istnieją także jednostki i organizacje, których działalnośd regulują odrębne przepisy i umowy. Są to: a) Kawiarnia Veni, prowadząca działalnośd usługową na terenie Ignatianum, działająca na podstawie zawartej umowy b) Fundacja Ignatianum (FI) oraz Fundacja św. Ignacego Loyoli (FL), których powołanie jest regulowane Uchwałą Senatu, a które działają na podstawie odrębnych właściwych Fundacjom przepisów prawnych c) Stowarzyszenie Absolwentów Ignatianum (STAB) oraz Towarzystwo Przyjaciół 35 Ignatianum (TPI), których działalnośd jest regulowana na podstawie odrębnych przepisów prawnych. 2. Działanie w zakresie BHP regulują przepisy Kodeksu Pracy oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 roku w sprawie bezpieczeostwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 109, poz. 704) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 listopada 2004 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie służby bezpieczeostwa i higieny pracy. 3. Zadania z zakresu przeciwpożarowego regulują przepisy Kodeksu Pracy i ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej. 4. Zakres działao w zakresie BHP i PPOŻ reguluje w Ignatianum odrębna umowa zawarta pomiędzy Ignatianum a firmą zewnętrzną świadczącą usługi w zakresie BHP i PPOŻ. 36 ZałącznikZałącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Akademii Ignatianum w Krakowie, SchematSchemat Organizacyjny Uczelni Uczelni nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Akademii Ignatianum w Krakowie, Organizacyjny Prorektor ds. Dydaktycznych, Naukowych i Studenckich Prorektor ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni Rektor Rektorat Dyrektor administracyjny Kancelaria Uczelni Dział Kadr Dział Rekrutacji Biblioteka Dział IT Dział Stypendialny Dział Międzynarodowych Programów Edukacyjnych Dział KsięgowoFinansowy Samorząd Studencki Dział TechnicznoGospodarczy Dział Inwentaryzacji i Ochrony Mienia Międzywydziałowe Studium Języków Obcych Akademickie Biuro Karier Wydziały Wydawnictwo Ignatianum Archiwum Ignatianum Biuro projektów Biuro promocji 37 Załącznik nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Akademii Ignatianum w Krakowie, Stanowiskowa Karta Pracy STANOWISKOWA KARTA PRACY NAZWA STANOWISKA Nazwa jednostki administracyjnej/organizacyjnej/dydaktycznej Cele realizowane przez stanowisko WYMAGANE KWALIFIKACJE Wykształcenie Staż pracy Wymagania dodatkowe ZALEŻNOŚCI SŁUŻBOWE Stanowisku podlegają Stanowisko podlega Stanowisko zastępuje Stanowisko jest zastępowane przez ZAKRES OBOWIĄZKÓW Częśd ogólna 38 Częśd szczegółowa Zakres uprawnieo Posiadane upoważnienia Potwierdzenie przyjęcia do wiadomości i przestrzegania postanowieo zawartych w niniejszej Stanowiskowej Karcie Pracy Oświadczam, że zapoznałem się z zakresem obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności Imię i nazwisko pracownika Data Podpis ROZDZIELNIK: Imię i nazwisko Data Pracownik Bezpośredni przełożony Pracodawca (Rektor) 39 Podpis SPIS TREŚCI: ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE………………………………………………………………………………………………………… s. 2 ROZDZIAŁ II ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA IGNATIANUM……………………………………………………………………………...s. 3 ROZDZIAŁ III ZAKRESY KOMPETENCJI I ODPOWIEDZIALNOŚCI STANOWISK KIEROWNICZYCH I PRACOWNIKÓW IGNATIANUM ………………………………………………………………………………………………………………………….s. 7 ROZDZIAŁ IV ZAKRESY DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH IGNATIANUM……………………………….…s. 15 ZAŁĄCZNIKI: Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Akademii Ignatianum w Krakowie Schemat Organizacyjny Uczelni……………………………………………………………………………………………….s. 37 Załącznik nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Akademii Ignatianum w Krakowie Stanowiskowa Karta Pracy……………………………………………………………………………………………………...s. 38 40