Instrukcja - przeniesienie danych do wersji XML

Przedsiębiorstwo Informatyczne
KAMSOFT®
40-235 Katowice ul. 1 Maja 133
tel. (0-32) 209-07-05, fax 209-07-15
Instrukcja-przeniesienie danych do wersji
KS-SWD XML
(otwarty format wymiany danych)
Katowice, styczeń 2006
W związku Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 10.10.2005 w sprawie ogólnych warunków zawierania umów o
udzielanie świadczeń zdrowotnych konieczne stało się wprowadzenie wielu zmian w programie KS-SWD skutkujących
modyfikacją informacji gromadzonych w systemie. W wyniku wprowadzenia otwartych formatów wymiany danych
(format xml) przygotowana została wersja programu: KS-SWD XML 2006.02.0.0 pozwalającą na bezpieczne
zaktualizowanie programu zawierającego dane w starym formacie na program z danymi w nowym formacie. Ponieważ
dane o świadczeniach w nowym formacie rejestrowane są w szerszym niż dotychczas zakresie niezbędne stało się
przygotowanie wersji umożliwiającej przeniesienie dotychczas wprowadzonych przez świadczeniodawcę danych do
nowego formatu. Dzięki temu świadczeniodawca przy przechodzeniu na program w otwartym formacie nie będzie
musiał ponownie wprowadzać danych już zarejestrowanych.
W związku z powyższym w trakcie aktualizacji do wersji XML:
- katalog z programem używanym dotychczas pozostaje niezmieniony – zawiera wszystkie informacje i dane już
zarejestrowane (program w starej wersji). Dzięki temu świadczeniodawca będzie miał możliwość obsługi danych z roku
2005 (oraz lat wcześniejszych) w przypadku np. konieczności wykonania korekty rachunku lub raportu.
- tworzony jest nowy katalog z programem KS-SWD, zawierający dane dotyczące 2006 roku przetworzone na nowy
format (program w wersji XML).
Z uwagi na istotne i znaczące zmiany w strukturze programu wynikające z przejścia na otwarty format wymiany danych
zaktualizowanie KS-SWD do wersji XML, wiąże się z posiadaniem przez świadczeniodawcę dwóch wersji programu
(dwóch odrębnych katalogów z programem):
- wersji zawierającej dane w dotychczasowym formacie,
- wersji XML z danymi w nowym formacie
Takie rozwiązanie ma na celu zabezpieczenie dotychczasowych danych, ułatwienie korzystania z danych w starym
formacie i bezpieczne przejście na nową wersję programu.
W dalszej części dokumentacji opisane zostały kroki i uwagi pozwalające na bezpieczne i prawidłowe wykonanie
aktualizacji programu. Przedstawione zostały również przykłady przeniesienia danych do nowego formatu.
1. Aktualizacja programu do wersji XML
Nowością podczas aktualizacji programu jest pole z informacją o miejscu, w jakim zostanie zainstalowany nowy
program w wersji XML. Po uruchomieniu aktualizacji program automatycznie podpowiada miejsce zainstalowania
nowej wersji KS-SWD XML – oczywiście docelowe miejsce instalacji można dowolnie określić poprzez
). Takie rozwiązanie zapewnia
wskazanie innego miejsca instalacji (należy w tym celu użyć przycisku
prawidłowe zachowanie kopii katalogu z dotychczasowym programem i zabezpieczenie cennych danych.
Po określeniu miejsca instalacji nowego programu program jak zwykle przypomina o wykonaniu kopii
bezpieczeństwa. Dzięki temu wszystkie wprowadzone w programie informacje zabezpieczone są przed
przypadkowym zniszczeniem. Kopia bezpieczeństwa stanowi dodatkowe – poza pozostawieniem katalogu z
programem używanym do tej pory przez świadczeniodawcę – zabezpieczenie danych. Operacja sporządzenia kopii
bezpieczeństwa wykonywana jest w dotychczasowy sposób (operacja opisana jest w standardowej instrukcji do
programu).
Po określeniu miejsca, w którym ma zostać zainstalowany nowy program i potwierdzeniu komunikatu dotyczącego
kopii bezpieczeństwa wyświetlone zostaje okno z informacją o danych przenoszonych do nowego formatu:
Po zamknięciu tego okna aktualizacja danych będzie przebiegała dalej.
Ważne! Nie należy zamykać okna z aktualizacją do momentu całkowitego zakończenia aktualizacji(o czym
informuje odpowiedni komunikat), gdyż może to spowodować utratę danych.
Po zakończeniu aktualizacji wszelkie informacje dotyczące 2006 roku zostaną przetworzone na nowy format.
2. Rejestracja świadczeń
Aby wyjaśnić, jak będą wyglądały dane przetransponowane do nowego formatu, na poniższych przykładach
opisany został sposób i zakres przeniesienia danych .
Poniżej przedstawiono przykładową Kartę realizacji usługi w starym formacie
3
Objaśnienia:
A Oddział NFZ rozliczający,
B miejsce wykonywania świadczeń,
C lekarz wykonujący,
D pacjent,
E informacje o skierowaniu,
F przyczyna wykonania usługi (wg ICD 10),
H
I
J
K
L
Ł
G data wykonania usługi,
M
procedura medyczna (wg ICD-9-CM),
informacje dotyczące rozliczenia,
informacje dotyczące opieki stacjonarnej,
informacje dotyczące książeczki ciążowej
informacje o chemioterapii,
uwagi,
kod (numer) zęba/ umiejscowienie wykonania
usługi
Po aktualizacji do wersji XML ta przykładowa karta usługi –w nowym programie widniejąca jako Karta kontaktu
będzie przedstawiała się następująco:
Szczegółowe dane o wykonanym
świadczeniu znajdują się na Karcie
produktu, widoczne po użyciu przycisku
F4Popraw
4
Objaśnienia:
A Oddział NFZ rozliczający,
B miejsce wykonywania świadczeń,
C lekarz wykonujący,
D
pacjent,
H
I
L
M
procedura medyczna (wg ICD-9-CM),
informacje dotyczące rozliczenia,
informacje o chemioterapii,
kod (numer) zęba/ umiejscowienie wykonania
usługi
Informacje o zleceniu
E informacje o zgodzie płatnika (dawniej skierowaniu),
N
F przyczyna wykonania usługi (wg ICD 10),
G data kontaktu,
Część dotycząca opieki stacjonarnej (J) została przeniesiona do osobnej Karty hospitalizacji (opisane w dalszej części
dokumentacji)
Część dotycząca książeczki ciążowej oraz uwag zostały usunięte w wersji KS-SWD XML.
Jak można zauważyć w wersji KS-SWD XML 2006.02.0.0 funkcje Dodaj usługę oraz Dodaj kilka usług zostały
zastąpione jedną funkcją: Dodaj wizytę. Do rejestracji usług stacjonarnych służy funkcja Dodaj pobyt na oddziale.
W związku z nowymi formatami wymiany danych wprowadzona została również nowa terminologia dla rejestracji
świadczeń: dotychczasowa usługa została zastąpiona kontaktem, natomiast na karcie kontaktu pojawiła się karta
produktu. Poniżej wyjaśnione są poszczególne terminy:
Kontakt (wizyta)– grupa świadczeń zdrowotnych udzielonych świadczeniobiorcy w trakcie pojedynczej wizyty
ambulatoryjnej bądź pojedynczego pobytu hospitalizowanego pacjenta. [W dotychczasowych wersjach systemu SWD
w części Rejestracja-Wykonane usługi dostępna była opcja F2-Dodaj (usługę), ShF2-Dodaj grupę (usług). Opcje te
zostały zastąpione opcjami Dodaj wizytę, Dodaj pobyt na oddziale.]
W skład rejestracji kontaktu wchodzi karta kontaktu, karta produktu oraz karta procedury
Produkt kontraktowy – Zakres świadczeń (patrz definicja zamieszczona w Ogólnych warunkach umów)
Produkt jednostkowy – Świadczenie (patrz definicja zamieszczona w Ogólnych warunkach umów); Rejestracja faktu
realizacji produktu jednostkowego stanowi podstawę do rozliczeń z Funduszem.
Ogólne warunki umów– „Ogólne warunki umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej” stanowiące załącznik do
rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 października 2005 r. (Dz.U. Nr 152, poz. 1271),
5
W związku z tym, jeżeli w dotychczasowym programie świadczeniodawca wprowadzał usługi zarówno pojedyncze jak
i grupowe, w nowej wersji programu wszystkie te usługi zostaną zapisane jako kontakt. Karta kontaktu jest wyglądem
bardzo zbliżona do dotychczasowej karty rejestracji usług grupowych.
Poniżej opisano dokładnie poszczególne części karty świadczenia i informacje o ich przeniesieniu do nowego formatu.
A – Oddział NFZ rozliczający
Pole Oddział NFZ rozliczający jest identyczne jak dotychczas – zawiera numer Oddziału NFZ, który rozlicza
wykonywane świadczenie. Analogicznie pozostają zasady jego uzupełniania.
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
Stara wersja programu:
Nowa wersja programu XML:
B– Miejsce wykonywania usług
Pole Miejsce wykonywania usług pozostaje niezmienione. Wybierane jest jak do tej pory na podstawie słownika
dołączonego przez Oddział Funduszu do umowy.
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
Stara wersja programu:
Nowa wersja programu XML:
C – Lekarz wykonujący
Pole Lekarz wykonujący pozostaje niezmienione. Lekarz jest wybierany z bazy pracowników medycznych. Zasady jego
wprowadzania są analogiczne jak dotychczas.
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
Stara wersja programu:
Nowa wersja programu XML:
D – Pacjent
Pole Pacjent również pozostaje niezmienione - wybór pacjenta następuje z listy pacjentów wprowadzonych do
programu.
Różnice występują w pozostałych polach tej części karty świadczenia, które dotyczą pacjenta.
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
W przypadku zwykłych ubezpieczonych:
Stara wersja programu:
6
Nowa wersja programu XML:
W przypadku pacjentów z Unii Europejskiej rozliczanych na podstawie przepisów o koordynacji:
Stara wersja programu:
Nowa wersja programu XML:
E – Skierowanie
Dane dotyczące skierowania zostały przeniesione do Karty produktu i można je podejrzeć poprzez funkcję F4 Popraw
z Karty kontaktu.
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
Stara wersja programu:
Nowa wersja programu XML:
7
Lista rodzajów skierowań z czternastu pozycji została skrócona do czterech (zgodnie z nowym formatem):
Stara wersja programu
Nowa wersja programu XML
F – Przyczyna wykonania usługi
Pole ICD10 pozostało niezmienione. Analogiczne są również zasady jego określania - przyczyny wykonania usługi
są określane wg słownika schorzeń ICD 10. Obowiązkowe jest podanie kodu schorzenia głównego, natomiast można
określić również kody schorzeń współistniejących (maksymalnie cztery).
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
Stara wersja programu:
Nowa wersja programu XML:
G – Data wykonania
Pole Data wykonania usługi pozostało niezmienione, jedynie nazwa tego pola jest dostosowana do nazewnictwa
nowego formatu: Data kontaktu. Zasady określania daty wykonania świadczenia (rejestracji kontaktu) również
pozostały takie same.
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
Stara wersja programu:
Nowa wersja programu XML:
H – Procedura medyczna
Procedura medyczna jest wybierana wg słownika ICD 9. Podczas zapisu usługi program automatycznie kontroluje czy
informacje, które są wymagane do realizacji danego świadczenia zostały wprowadzone.
W nowej wersji programu oprócz wprowadzenia procedury ICD9 należy również określić datę i krotność wykonania
procedury.
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
Stara wersja programu:
Nowa wersja programu XML:
8
I – Zakładka rozliczenie (usługa wykonana)
Zakładka Rozliczenie, w której wprowadzane były informacje o wykonanej usłudze została zastąpiona przez Kartę
produktu- dane dotyczące rozliczenia można podejrzeć używając przycisku F4Popraw z poziomu Karty kontaktu. Dane
wprowadzone w zakładce Rozliczenie zostaną przeniesione do Karty produktu:
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
Stara wersja programu:
Nowa wersja programu XML:
9
Opcja środek pomocniczy
Opcja Środek pomocniczy pozostała niezmieniona, a dane o środku pomocniczym przeniesione zostaną również na
Kartę produktu.
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
Stara wersja programu:
Nowa wersja programu XML:
Sposób wprowadzania danych o środku pomocniczym i wyznaczania kwoty refundacji dla poszczególnych odpłatności
jest analogiczny jak w dotychczasowych wersjach programu.
Usługa rozliczana na podstawie przepisów o koordynacji
Główne informacje usługi realizowanej na podstawie przepisów o koordynacji wprowadzane są analogicznie jak do
tej pory. Różnica polega na tym, że w części dotyczącej pacjenta opcja „Usługa rozliczana na podst. przepisów o
koordynacji” została zastąpiona przez pole wyboru Uprawnienie, w którym należy wybrać odpowiednią opcję:
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
Stara wersja programu:
Nowa wersja programu XML:
Ważne! W wersji KS-SWD XML 2006.02.0.0 została wprowadzona rejestracja rzeczywistych kosztów
udzielenia świadczenia dla pacjentów rozliczanych na podstawie przepisów o koordynacji. W związku z tym
świadczeniodawca powinien na karcie produktu uzupełnić dane o rzeczywistych kosztach leczenia w przypadku
usług ryczałtowych oraz dobokaretki.
Aby uzupełnić rzeczywiste koszty leczenia należy przejść na Kartę produktu (z poziomu Karty kontaktu użyć
przycisku F4Popraw) i uzupełnić koszt w polu Koszt rzeczywisty.
10
Po uzupełnieniu kosztów rzeczywistych i utworzeniu raportu statystycznego, w którym wykazano usługi z
określonym powyższym kosztem należy wydrukować raport z poziomu Listy raportów. Po użyciu funkcji F9Drukuj
wyświetlone zostanie menu kontekstowe, w którym należy wybrać opcję Zestawienie rzeczywistych kosztów świadczeń
dla pacjentów UE:
Wówczas wydrukowany zostanie poniższy raport:
11
J – Zakładka opieka stacjonarna
Zakładka Opieka Stacjonarna została zastąpiona poprzez osobną Kartę hospitalizacji - podstawowe dane o
hospitalizacji, które zostały w niej uzupełnione będą przeniesione na nową kartę. Po przeniesieniu danych o
hospitalizacji do nowego formatu informacje te można przejrzeć na liście kontaktów po zaznaczeniu wybranego
rekordu i użyciu funkcji F4Popraw. Informacje o opiece stacjonarnej znajdują się w części Hospitalizacja
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
Stara wersja programu:
Nowa wersja programu XML:
Aby podejrzeć dane o hospitalizacji należy użyć klawisza
12
w polu Hospitalizacja.
Dane można przeglądać z poziomu karty kontaktu w części Hospitalizacja (dane mogą być jedynie przeglądane, bez
możliwości modyfikacji) lub z poziomu listy hospitalizacji - menu Rejestracja/Hospitalizacje (dane mogą być
modyfikowane).
Uwaga! W karcie hospitalizacji pacjenta należy uzupełnić dane o numerze księgi głównej, ponieważ ta
informacja nie jest przenoszona do nowej wersji KS-SWD XML ze względu na inną, pełną strukturę tego
numeru w nowym formacie. Aby uzupełnić nr księgi głównej należy otworzyć hospitalizację z poziomu listy
hospitalizacji (menu Rejestarcja/Hospitalizacje) i poprawić dane o księdze.
K – Zakładka kupon z książeczki ciążowej (Mazowiecki Oddział NFZ)
Zakładka Kupon z książeczki ciążowej nie występuje w nowej wersji programu..
L – Zakładka chemioterapia
Zakładka Chemioterapia została przeniesiona na Kartę produktu i zawiera takie same informacje.
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
Stara wersja programu:
Nowa wersja programu XML:
13
Ł – Zakładka uwagi
Zakładka Uwagi nie występuje w nowej wersji programu.
M – Kod zęba (zębów) / Umiejscowienie wykonania usługi
Pole Kod zęba/Umiejscowienie usługi znajduje się na Karcie produktu, w części dotyczącej daty wykonania produktu.
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
Stara wersja programu:
Nowa wersja programu:
N–Zlecenie
Na karcie kontaktu , w miejscu wcześniejszego Skierowania pojawiły się informacje dotyczące zlecenia. Jeżeli w starej
wersji programu przy rejestracji usługi zostały uzupełnione informacje o umowie ze świadczeniodawcą kierującym
wówczas do nowej wersji programu XML dane te zostaną przeniesione do pola Zlecenie.
Przykładowe dane po aktualizacji będą następujące:
Stara wersja programu:
14
Nowa wersja programu XML:
Aby podejrzeć dane o zleceniu należy użyć klawisza
w polu Zlecenie.
15
Dane można przeglądać z poziomu karty kontaktu w części Zlecenie (dane mogą być jedynie przeglądane, bez
możliwości modyfikacji) lub z poziomu listy zleceń - menu Rejestracja/Zlecenia (dane mogą być modyfikowane).
3.
Dokumenty rozliczeniowe
Do nowej wersji KS-SWD XML przenoszone są wszystkie dokumenty rozliczeniowe dotyczące 2006 roku. Dokumenty
wystawione za okres wcześniejszy znajdują się w katalogu ze starą wersją programu. Tak, więc w nowej wersji będą
widoczne raporty statystyczne, rachunki refundacyjne, listy POZ tylko z roku 2006.
4.
Pozostałe informacje
Informacje, które są przenoszone do nowej wersji XML bez względu na czas ich wprowadzenia do KS-SWD to dane:
• umowy oraz aneksy,
• zapytania ofertowe oraz oferty,
• baza pacjentów oraz deklaracji,
• baza personelu medycznego,
• baza sprzętu,
• kolejki oczekujących,
• dane świadczeniodawcy i miejsca wykonywania świadczeń,
Wszystkie te dane zostaną przeniesione do nowej wersji KS-SWD.
Aby ułatwić świadczeniodawcom obsługę i zapoznanie się z nową wersją programu KS-SWD XML bezpośrednio w
programie została umieszczona elektroniczna pomoc (uruchamiana automatycznie przez system lub dostępna pod
przyciskiem
), która opisuje kolejne kroki generowania danych w nowym formacie.
Oczywiście dokładny opis nowej wersji programu znajduje się w standardowej, pełnej instrukcji do KS-SWD – w
przypadku wątpliwości zachęcamy do zapoznania się z dokumentacją użytkownika.
16