doczaproszenie do składania ofert cdr/de/11/2012
download 
Reklamacja Transkrypt
zaproszenie do składania ofert cdr/de/11/2012
Dyrekcja Polityki Horyzontalnej i Sieci Dział 1 – Planowanie Perspektywiczne, Analizy i Sieci Akademickie ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT CDR/DE/11/2012 DOKUMENT nr 1 załączony do zaproszenia do składania ofert SPECYFIKACJA ZAMÓWIENIA POLITYKA SPÓJNOŚCI, POLITYKA TRANSPORTOWA I POLITYKA MIEJSKA PL -1SPIS TREŚCI 1. CEL I KONTEKST ZAMÓWIENIA........................................................................................... 3 2. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA .................................................................................................... 3 2.1 Przedmiot ogólny ................................................................................................................. 3 2.2 Przedmiot szczegółowy oraz budżet................................................................................... 4 3. OBSZARY DZIAŁAŃ ................................................................................................................... 4 3.1 Opis obszarów działań Unii ................................................................................................ 4 3.2 Różne instrumenty o charakterze ekspertyzy wspierające prace Komitetu Regionów 5 3.2.1 Uwagi ogólne ............................................................................................................... 5 3.2.2 Dokumentacja analityczna i noty informacyjne ...................................................... 7 3.2.3 Wkład w przeprowadzanie oceny skutków ex ante oraz opinii perspektywicznych...................................................................................................... 7 3.2.4 Sprawozdania .............................................................................................................. 9 3.2.5 Wkład w przygotowanie sprawozdań ex post i sprawozdań o oddziaływaniu .... 10 3.2.6 Organizacja warsztatów........................................................................................... 10 3.3 Wysokie standardy jakości prac badawczych................................................................. 11 3.3.1 Badania i ekspertyzy powinny dawać odpowiedź na problemy samorządów terytorialnych oraz regionalnych i lokalnych decydentów politycznych ............. 11 3.3.2 Podejście oraz metodologia badań powinny być zarazem dobrze opracowane, właściwie uzasadnione i prawidłowo zastosowane................................................. 11 3.3.3 Korzystanie z danych powinno być przemyślane a wysuwane hipotezy powinny mieć solidne podstawy .............................................................................................. 11 3.3.4 Wnioski muszą być użyteczne oraz mają służyć pogłębieniu wiedzy na temat problematyki lokalnej i regionalnej ........................................................................ 11 3.3.5 Wnioski i zalecenia powinny logicznie wypływać z rezultatów prac oraz być szczegółowo omówione ............................................................................................. 11 3.3.6 Prezentacja powinna być dokładna i zrozumiała................................................... 12 3.3.7 W pracach badawczych należy uwzględniać wcześniejsze analizy wykonane na ten sam temat ............................................................................................................ 12 3.3.8 Prace badawcze powinny być obiektywne, niezależne i wyważone...................... 12 4. CHARAKTER ZAMÓWIENIA ................................................................................................. 12 5. UCZESTNICTWO W PRZETARGU........................................................................................ 13 5.1 Wprowadzenie ................................................................................................................... 13 5.2 Forma i treść oferty ........................................................................................................... 14 6. CZAS TRWANIA I MIEJSCE WYKONANIA UMOWY ...................................................... 15 7. HARMONOGRAM – PROCEDURA SKŁADANIA EKSPERTYZ – SPOTKANIA PODSUMOWUJĄCE .................................................................................................................. 16 7.1 Harmonogram.................................................................................................................... 16 7.2 Składanie dokumentów-ekspertyz ................................................................................... 16 7.3 Sprawozdania okresowe.................................................................................................... 16 7.4 Dokument końcowy ........................................................................................................... 16 .../... -2- 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 7.5 Spotkania podsumowujące ............................................................................................... 17 PRZEPISY DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI, WYKONANIA UMOWY, KONFLIKTU INTERESÓW I POUFNOŚCI .................................................................................................... 17 CENA ............................................................................................................................................ 17 KONSORCJA I ZBIOROWE OFERTY NA ŚWIADCZENIE USŁUG I PODWYKONAWSTWO .......................................................................................................... 18 OCENA OFERENTÓW I OFERT............................................................................................. 19 KRYTERIA WYKLUCZENIA .................................................................................................. 20 KRYTERIA WYBORU ............................................................................................................... 22 13.1 Informacje ogólne .............................................................................................................. 23 13.2 Kondycja ekonomiczna i możliwości finansowe ............................................................. 23 13.3 Możliwości techniczne i doświadczenie zawodowe ......................................................... 23 KRYTERIA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA ........................................................................... 24 14.1 Ocena techniczna ofert...................................................................................................... 24 14.2 Ocena ofert pod kątem finansowym ................................................................................ 25 UDZIELENIE ZAMÓWIENIA.................................................................................................. 25 STOSOWANE PRZEPISY PRAWA I WŁAŚCIWOŚĆ SĄDU.............................................. 26 .../... -3SPECYFIKACJA ZAMÓWIENIA 1. CEL I KONTEKST ZAMÓWIENIA Komitet Regionów (KR), uwzględniając kontekst instytucjonalny, utworzył sieć ekspertów zewnętrznych, wyłanianych w drodze przetargu. Sieć ta ma umożliwić KR-owi szybkie reagowanie, pozwalając na prowadzenie szerszych konsultacji z podmiotami lokalnymi i regionalnymi, umożliwiając komisjom KR-u przygotowywanie opinii na konkretne tematy znajdujące się w porządku obrad, jak również umożliwienie Komitetowi wykorzystania przy ocenie polityki baz danych i wiadomości zgromadzonych przez ośrodki badań czy też uniwersytety. Od czasu zawarcia protokołu o współpracy z Komisją Europejską w 2005 r. Komitet Regionów jest zaangażowany w działania przygotowawcze do opracowania polityk UE. Komisja zwraca się do niego między innymi o sporządzenie opinii perspektywicznych dotyczących zagadnień o dużym znaczeniu dla samorządów terytorialnych, zanim przygotowany zostanie przez Komisję wniosek dotyczący aktu prawnego, a nawet zanim rozpocznie ona konsultacje w sprawie danego zagadnienia. Zgodnie z tym protokołem Komisja Europejska może zwrócić się do Komitetu Regionów o współpracę w zakresie ocen skutków przeprowadzanych przed opublikowaniem wybranych inicjatyw politycznych lub ustawodawczych. Wdrożenie Białej księgi w sprawie sprawowania rządów także wiązało się ze znacznie większym zaangażowaniem samorządów lokalnych i regionalnych w fazę przygotowawczą procesu legislacyjnego, oraz spowodowało, że KR przyjął na siebie kluczową rolę w tym procesie konsultacji. 1 Biała księga Komitetu Regionów w sprawie wielopoziomowego sprawowania rządów rozwija koncepcję wielopoziomowego sprawowania rządów oraz wyraźniej określa różne możliwości uczestniczenia władz lokalnych i regionalnych w procesie decyzyjnym na szczeblu UE. Również w kwestii ocen skutków (ex ante) niezbędne jest wykorzystanie analogicznych metod konsultacji i ekspertyz w różnych dziedzinach, zważywszy na potrzebę ściślejszej współpracy z innymi instytucjami, zwłaszcza w zakresie badania przewidywanego wpływu na administrację oraz finanse regionalne i lokalne. 2. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 2.1 Przedmiot ogólny Niniejsze zaproszenie do składania ofert ma umożliwić służbom Komitetu Regionów korzystanie z umowy ramowej na świadczenie usług w zakresie zapewniania organom, członkom, sprawozdawcom i służbom Komitetu Regionów pomocy naukowej, prawnej, dokumentacyjnej 1 CdR 89/2009 fin. .../... -4i redakcyjnej. To zamówienie na usługi świadczone przez ekspertów zewnętrznych jest jednym z działań przewidzianych w związku z wdrażaniem reformy administracyjnej zatwierdzonej przez Prezydium Komitetu Regionów w lutym 2004 r. Drugi strategiczny priorytet reformy polega na zapewnieniu członkom lepszych usług, tak by wzmocnić i zwiększyć działalność doradczą Komitetu podejmowaną w ramach procesu legislacyjnego. 2.2 Przedmiot szczegółowy oraz budżet Potrzeba poprawy jakości opinii konsultacyjnych i perspektywicznych oraz sprawozdań o oddziaływaniu wymaga odpowiedniego wspierania pracy sprawozdawców. To z kolei wymaga pomocy wykwalifikowanych ekspertów, nie tylko w zakresie doradzania sprawozdawcom, ale również jeśli chodzi o wspomaganie służb Komitetu w przygotowywaniu sprawozdań, not informacyjnych i różnego rodzaju dokumentacji analitycznej obejmującej pełen zakres tematyczny działalności politycznej Komitetu Regionów. Szacuje się, że budżet przyznany na realizację powyższego celu wynosić będzie około 120 000 EUR rocznie. Przewidywane działania obejmują dostarczanie różnego rodzaju wiedzy fachowej w celu wspomagania służb KR-u w wykonywaniu prac analitycznych, badań i w planowaniu tak, by zapewnić KR-owi dostęp do pogłębionej wiedzy umożliwiającej mu wzmocnienie jego doradczej i politycznej roli na szczeblu międzyinstytucjonalnym. 3. OBSZARY DZIAŁAŃ Oferent musi być w stanie zrealizować wszystkie usługi wyszczególnione poniżej. Złożenie oferty jedynie w odniesieniu do części zadań nie jest dozwolone i spowoduje wykluczenie oferty. 3.1 Opis obszarów działań Unii KR pragnie skorzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów w dziedzinach odpowiadających zakresowi działalności Komisji Polityki Spójności Terytorialnej (dalej zwanej Komisją COTER), czyli w następujących obszarach: − − − − − − − − spójność gospodarcza, społeczna i terytorialna; fundusze strukturalne; planowanie przestrzenne; polityka miejska; mieszkalnictwo; transport oraz sieci TEN-T; makroregiony; współpraca terytorialna oraz EUWT. .../... -5Wykonawca będzie śledzić rozwój wydarzeń w określonych wyżej obszarach w kontekście ogółu działań, struktury instytucjonalnej i systemu prawnego Unii oraz z perspektywy władz lokalnych i regionalnych. Wykonawca będzie także w stanie poczynić odniesienia do potencjalnego przyszłego rozwoju wydarzeń o strategicznym znaczeniu w wymienionych obszarach polityki. Mając na uwadze rodzaje zadań wyszczególnione w punktach 3.2.2–3.2.5, Wykonawca wskaże znaczenie wymiaru transgranicznego dla władz lokalnych i regionalnych w ramach badanego obszaru polityki, a także oceni, czy transgraniczne skutki danej inicjatywy bądź danych inicjatyw politycznych są duże czy małe. Wykonawca weźmie przy tym pod uwagę: − − istniejące przykłady współpracy transgranicznej realizowanej przez samorządy terytorialne w danej dziedzinie polityki, rzeczywistą lub potencjalną rolę EUWT w danej dziedzinie polityki. 3.2 Różne instrumenty o charakterze ekspertyzy wspierające prace Komitetu Regionów 3.2.1 Uwagi ogólne Różne instrumenty o charakterze ekspertyzy dostarczone w ramach niniejszego zamówienia powinny opierać się na solidnych podstawach metodologicznych, w tym na uzgodnionych wspólnie przez strony jasnych pytaniach badawczych określonych w zleceniu przez Komitet Regionów. W razie potrzeby będą one dookreślane i wyjaśniane w drodze dalszych kontaktów między Wykonawcą a Komitetem Regionów. Zamawiane mogą być także badania wtórne, takie jak przeglądy dostępnej literatury (uzupełnione odpowiednią metodologią), jak również badania pierwotne polegające na przykład na opracowaniu ankiety lub analizie wyników przeprowadzonego sondażu. Jednakże, chociaż literatura fachowa i bazy danych stanowią cenne źródła informacji, to Wykonawca powinien być w stanie przedstawić podstawowe badania oraz dostarczyć najnowsze dane i przykłady ilustrujące uzyskane wyniki. Wszystkie teksty, niezależnie od ich formy, przygotowywane jako materiały pomocnicze dla prac Komitetu Regionów powinny odpowiadać wysokim standardom jakości w zakresie redakcji, formalnym kryteriom prezentacji (wymienionym poniżej) i przede wszystkim powinny świadczyć o doskonałym poziomie naukowym oraz niezależności politycznej autora. Językami roboczymi będą angielski i francuski. Różne dokumenty, których dotyczy niniejsza specyfikacja zamówienia będą przekazywane Komitetowi Regionów w jęz. angielskim lub francuskim. Komitet Regionów będzie w szczególności bardzo wymagający co do jakości redakcyjnej i językowej dokumentów. Przed przyjęciem danego dokumentu, zostanie on sprawdzony przez wewnętrzny dział tłumaczeń Komitetu Regionów. W Sekretariacie Generalnym Komitetu Regionów to Dział Planowania Perspektywicznego, Analiz i Sieci Akademickich będzie odpowiadać za zarządzanie całością środków budżetowych przyznanych na Umowę, jak również za stosunki z wykonawcami. .../... -6Zasady prezentacji wszystkich sprawozdań Prezentacja dokumentów Układ strony Pionowy Poziomy Czcionka Times New Roman Akapit Tekst Przypis u dołu strony Margines górny Margines dolny Margines lewy Margines prawy Na oprawę Nagłówek Stopka Margines górny Margines dolny Margines lewy Margines prawy Na oprawę Nagłówek Stopka 2,5 cm 2,5 cm 2,5 cm 2,5 cm 0 cm 1 cm 1 cm 2,5 cm 2,5 cm 2,5 cm 2,5 cm 0 cm 1 cm 1 cm Tytuł rozdziału Tytuł 24 18 lub 16 (w zależności od znaczenia) Tekst Przypis u dołu strony 14 10 Wyrównanie Wcięcie Odstępy przed Odstępy po Odstępy między wierszami Wyrównanie Wcięcie Odstępy przed Odstępy po Odstępy między wierszami Od głównego tekstu (po przedmowie i spisie treści) Numeracja stron (u dołu strony, na środku) Spis treści W formie tabeli (wyśrodkowanej) z numerami stron Tabele, wykresy Wyśrodkowane Wytłuszczona Wytłuszczona, kursywa lub normalna, kapitaliki lub podkreślenia (w zależności od znaczenia) Normalna Normalna Wyjustowane Brak 0 pkt 0 pkt Pojedynczy Wyjustowane Brak 0 pkt 0 pkt Pojedyncze ZAWSZE na PRAWEJ stronie (nieparzystej) .../... -73.2.2 Dokumentacja analityczna i noty informacyjne Dokumentacja analityczna i noty informacyjne dotyczą wszystkich spraw objętych programem prac komisji, a także aktualnych zagadnień. Dokumentacja analityczna zawiera krytyczną, naukowo uzasadnioną analizę istotnych aspektów politycznych i prawnych wniosku ustawodawczego lub dokumentu o kluczowym znaczeniu, który jest przedmiotem prac konsultacyjnych (zielona księga, biała księga, komunikat itd.), przedstawia dokładne odpowiedzi na konkretne pytania badawcze oraz analizuje określone kwestie w zakresie terytorialnego wymiaru danej inicjatywy. Noty informacyjne dostarczają opartych na faktach i całościowych informacji (ewentualnie obejmujących wszystkie państwa członkowskie) odnośnie do przedmiotowego zagadnienia. Jeżeli jest to wymagane, przedstawiają one także analizę orzecznictwa lub publikacji akademickich istotnych z perspektywy zasady pomocniczości lub zasady proporcjonalności. Mogą one również obejmować przeglądy literatury fachowej dokonywane w oparciu o określone bazy danych, pod warunkiem że wykonawca przedstawi odpowiedni opis zastosowanej metodologii. Dokumentacja analityczna może być następnie wymagana w celu wypełnienia obowiązku nałożonego przez art. 51 ust. 2 i art. 51 ust. 3 regulaminu wewnętrznego KR-u, które, odpowiednio, wymagają, by opinie Komitetu Regionów zawierały wyraźne odniesienie do stosowania zasad pomocniczości i proporcjonalności oraz uwzględniały przewidywany wpływ rozpatrywanego dokumentu na administrację oraz finanse regionalne i lokalne. Długość dokumentów jest różna, od kilku stron aż do bardziej rozbudowanych dokumentów liczących 10–20 stron. Terminy opracowania są relatywnie krótkie (określone w formularzach zamówienia), w zależności od stopnia złożoności i pilności danej sprawy (od kilku dni do maksymalnie czterech tygodni). 3.2.3 Wkład w przeprowadzanie oceny skutków ex ante oraz opinii perspektywicznych Oceny skutków ex ante Komisja Europejska regularnie przygotowuje wstępne (ex ante) oceny skutków oraz sporządza wykaz pogłębionych ocen skutków, które mają zostać przeprowadzone w odniesieniu do wniosków uznanych za priorytetowe lub szczególnie złożone. Ocena skutków może dotyczyć zarówno tekstów natury prawnej, jak i propozycji natury politycznej, takich jak komunikaty, białe księgi itp. W swoich ocenach skutków, Komisja Europejska systematycznie zajmuje się różnymi obszarami, a mianowicie: − − − − − skutkami prawnymi i/lub administracyjnymi (łącznie z kosztami braku regulacji), skutkami gospodarczymi, wpływem na środowisko naturalne, skutkami społecznymi, wpływem na budżet. .../... -8W drugim strategicznym przeglądzie dotyczącym inicjatywy na rzecz lepszego stanowienia prawa z 2008 r. podkreślono między innymi, że kwestie przestrzegania zasad pomocniczości i proporcjonalności powinny odgrywać pierwszorzędną rolę we wszelkich ocenach skutków przeprowadzanych przez Komisję Europejską. Wytyczne Komisji Europejskiej z 2009 r. dotyczące 2 oceny skutków przewidują ponadto, że taka ocena powinna także uwzględniać potencjalne oddziaływanie na konkretne regiony. Komitet Regionów opracowuje metodologię, która umożliwi ocenę tego „oddziaływania terytorialnego”. W tym kontekście Komitet Regionów będzie mógł uczestniczyć w dokonywaniu ocen skutków wniosków Komisji i innych instytucji (Rady, Parlamentu Europejskiego), ale także państw członkowskich, zwłaszcza jeśli chodzi o analizę dossier, które mogłyby implikować istotne skutki dla władz lokalnych i regionalnych. Mając na uwadze Protokół w sprawie stosowania zasad pomocniczości i proporcjonalności (Protokół nr 2 załączony do traktatów) i wzmocnienie roli KR u w tej dziedzinie (przewidziane w traktacie lizbońskim), pomocniczość i proporcjonalność powinny być priorytetowym wymiarem horyzontalnym wszelkich ocen skutków dokonywanych przez KR. Ponadto oceny takie powinny wnosić wartość dodaną dzięki wzięciu pod uwagę wymiaru lokalnego i regionalnego omawianej problematyki i decyzji politycznych. Metodologia, zawartość i objętość opracowań służących ocenie skutków mogą się znacząco różnić, zważywszy na spore różnice między poszczególnymi dossier, których dotyczą. Streszczenie oceny skutków powinno liczyć 5–10 stron i zawierać załączniki, w których szczegółowo rozwijane są wyniki oceny. Jest również prawdopodobne, że oceny skutków prowadzone w trybie konsultacji z zainteresowanymi stronami lub w trybie ankiet wysyłanych do tychże stron, wymagać będą zastosowania indywidualizacji podejść metodologicznych, szczególnie w zakresie określania odbiorców i przetwarzania danych. Przy opracowywaniu takich ocen wykonawca zadba o to, by działać w porozumieniu ze służbami KR-u. W tym celu w przypadku, gdy oceny skutków przygotowywane są w formie sprawozdań, w rozliczeniu kosztów oferty przetargowej oferent powinien przewidzieć jedno spotkanie podsumowujące. Opinie perspektywiczne Opinie perspektywiczne przygotowywane są w związku z zagadnieniami o dużym znaczeniu dla samorządów terytorialnych, zanim opracowany zostanie przez Komisję wniosek dotyczący aktu prawnego, a nawet zanim rozpocznie ona konsultacje w sprawie danego uregulowania. W Białej księdze na temat sprawowania rządów w Europie stwierdza się, że Komitet Regionów powinien 2 http://ec.europa.eu/governance/impact/commission_guidelines/commission_guidelines_en.htm. .../... -9bardziej aktywnie uczestniczyć w analizie polityki UE, na przykład poprzez przygotowywanie 3 sprawozdań rozpoznawczych przed opracowaniem wniosków przez Komisję . W protokole o współpracy pomiędzy KR-em a Komisją Europejską apeluje się o bardziej aktywną rolę Komitetu Regionów w pracach przygotowawczych do podjęcia konkretnych działań UE, polegającą na 4 sporządzaniu opinii perspektywicznych dotyczących przyszłych polityk UE . 3.2.4 Sprawozdania Dzięki dogłębniejszej analizie danego obszaru polityki sprawozdania mogą na przykład przyczyniać się do opracowania opinii z inicjatywy własnej bądź opinii perspektywicznej lub też do przygotowania konferencji czy warsztatów. Sprawozdania są długimi dokumentami, z reguły liczą ok. 50–100 stron. Niektóre sprawozdania są przygotowywane na podstawie wyników kwestionariusza (sondażu) przygotowanego i rozesłanego za zgodą KR-u przez wykonawcę. W przypadku, gdy zachodzi potrzeba dokonania analizy porównawczej kilku państw członkowskich, powinna ona dotyczyć przynajmniej połowy państw członkowskich oraz uwzględniać ich zróżnicowanie, zarówno pod względem wielkości, jak i położenia geograficznego. Przy sporządzaniu takich sprawozdań, wykonawca zadba o to, by postępować w porozumieniu ze służbami KR-u. W tym celu oferent powinien przewidzieć spotkanie podsumowujące w szczegółowym rozliczeniu kosztów oferty przetargowej. Ponadto należy nadmienić, iż sprawozdania powinny zawsze zawierać streszczenie, wprowadzenie i podsumowanie; w większości przypadków będą one prezentowane na posiedzeniach komisji. W przypadku zaproszenia na takie posiedzenie, koszty podróży oraz diety dla wykonawcy będą refundowane zgodnie z przepisami zarządzenia dotyczącego ekspertów/prelegentów KR-u a zatem nie zostają wliczone do rachunku kosztów oferty przetargowej. Termin wyznaczony na opracowanie sprawozdania zależy od pilności sprawy (w razie potrzeby zostanie uwzględnione kalendarium międzyinstytucjonalne) oraz jej stopnia złożoności, jednakże generalnie nie powinien on przekraczać czterech miesięcy. Przedmiotem takich sprawozdań powinna być również kwestia pomocniczości i proporcjonalności, w szczególności w rozumieniu Protokołu w sprawie stosowania zasad pomocniczości i proporcjonalności do Traktatu o Unii Europejskiej (Protokół nr 2 załączony do traktatów). 3 4 COM(2001) 428 pkt 3.1. Zob. pkt 8 protokołu o współpracy. .../... - 10 3.2.5 Wkład w przygotowanie sprawozdań ex post i sprawozdań o oddziaływaniu Sprawozdania o oddziaływaniu mają na celu dokonanie późniejszej (ex post) oceny skutków na poziomie lokalnym i regionalnym związanych z wprowadzeniem w życie określonych aktów ustawodawczych. Biała księga nt. sprawowania rządów przewiduje, iż Komitet będzie badać oddziaływanie na szczebel lokalny i regionalny pewnych dyrektyw w dziedzinie transportu, energii 5 oraz środowiska naturalnego . Protokół o współpracy pomiędzy KR-em a Komisją Europejską 6 stanowi, że Komisja może zwrócić się do KR-u o udział w takich analizach oddziaływania . Ponadto komunikat w sprawie inteligentnych regulacji w Unii Europejskiej przewiduje dokładniejszą ocenę kosztów i korzyści związanych z aktami prawnymi poprzez instrument oceny ex-post i tzw. „kontrole 7 sprawności” . 3.2.6 Organizacja warsztatów Wykonawca może zorganizować warsztaty w uzgodnieniu z Komitetem Regionów, co obejmuje zaproponowanie i zaproszenie prelegentów, przygotowanie projektu programu, zredagowanie zaproszenia, wybór i zaproszenie uczestników, gromadzenie potwierdzeń udziału, prowadzenie dyskusji, zredagowanie protokołu ze spotkania, dokonanie oceny wydarzenia i rozesłanie podziękowań. Zadania te wykonuje się w ścisłej współpracy z Sekretariatem KR-u. Od wykonawcy wymaga się przygotowania pewnych materiałów na piśmie (np. opracowania kwestionariusza, broszur i innych pomocy do wykorzystania w trakcie prowadzenia warsztatów). Ponadto na zakończenie warsztatów wykonawca przygotuje dokument końcowy (rezolucję, wnioski, ocenę itd.). Warsztaty powinny umożliwić wymianę poglądów pomiędzy członkami KR-u, ekspertami i innymi zaproszonymi uczestnikami, zwłaszcza z innych instytucji UE. Koszt: ustalany według wieloletniej umowy ramowej. Koszty podróży oraz diety dla wykonawcy i zaproszonych prelegentów będą refundowane zgodnie z przepisami zarządzenia KR-u dotyczącego ekspertów prelegentów i naukowców (załącznik VI), a zatem nie zostają wliczone do rachunku kosztów oferty przetargowej. Koszty wynajmu sal, tłumaczenia ustnego i uczestnictwa zaproszonych członków KR-u także nie są wliczone w rachunek kosztów oferty. 5 6 7 COM(2001) 428, pkt. 3.1 i CdR 103/2001, pkt 5.8 i następne. Zob. pkt 8 protokołu o współpracy. COM(2010) 543 wersja ostateczna. .../... - 11 3.3 Wysokie standardy jakości prac badawczych 3.3.1 Badania i ekspertyzy powinny dawać odpowiedź na problemy samorządów terytorialnych oraz regionalnych i lokalnych decydentów politycznych Jako organ doradczy i polityczny, KR powinien mieć możliwość korzystania z badań i ekspertyz, mając przede wszystkim na celu wzmocnienie swojej funkcji doradczej jako przedstawiciela interesów terytorialnych w procesie kształtowania polityk UE. W celu zagwarantowania, że takie prace przyniosą zamierzony efekt, należy zawsze zadbać o to, by nacisk był kładziony właśnie na ten szczebel sprawowania rządów, jednocześnie umożliwiając decydentom na poziomie lokalnym i regionalnym wyciągnięcie wniosków pożytecznych dla ich działalności. 3.3.2 Podejście oraz metodologia badań powinny być zarazem dobrze opracowane, właściwie uzasadnione i prawidłowo zastosowane Wybór formalnej metodologii (np. analizy ilościowej) powinien być uzasadniony i dostosowany do danego problemu. Kiedy nie jest możliwe zastosowanie metodologii formalnej, należy objaśnić podejście analityczne. 3.3.3 Korzystanie z danych powinno być przemyślane a wysuwane hipotezy powinny mieć solidne podstawy Źródła danych oraz ich metody uzyskiwania muszą zostać określone oraz konieczna jest możliwość ich weryfikacji. Należy jasno przedstawiać hipotezy oraz podstawy, na których się opierają. 3.3.4 Wnioski muszą być użyteczne oraz mają służyć pogłębieniu wiedzy na temat problematyki lokalnej i regionalnej Jeżeli chodzi o przydatność rezultatów badań dla decydentów politycznych oraz zainteresowanych obywateli, mogą one zalecać podjęcie jakiejś decyzji bądź też zostać wykorzystane w aktualnej dyskusji. W odniesieniu do ich wkładu akademickiego, wnioski powinny przyczynić się do zwiększenia wiedzy empirycznej na temat kwestii lokalnych i regionalnych. 3.3.5 Wnioski i zalecenia powinny logicznie wypływać z rezultatów prac oraz być szczegółowo omówione Wnioski oraz zalecenia sformułowane na podstawie prac mają na celu usprawnienie sposobu, w jaki Komitet Regionów wykonuje swoją funkcję doradczą. Wnioski oraz zalecenia mogą zatem wpływać na decyzje polityczne na szczeblu regionalnym oraz lokalnym, zwłaszcza w kontekście prac nad opiniami. Zadanie to może zostać wypełnione jedynie wówczas, gdy przedstawione zalecenia i wnioski opierają się na logicznych i naukowych podstawach, które są jednocześnie precyzyjne i solidne. .../... - 12 3.3.6 Prezentacja powinna być dokładna i zrozumiała Prezentacja prac badawczych, niezależnie od jej formy i elementów (ustna, graficzna, tekstowa) powinna być dokładna. Styl tekstu powinien być jasny i zwięzły, przy zagwarantowaniu poszanowania najwyższych standardów stosujących się do publikacji o charakterze naukowym i politycznym. 3.3.7 W pracach badawczych należy uwzględniać wcześniejsze analizy wykonane na ten sam temat Sposób sformułowania problemu oraz omówienie rezultatów i zalecenia powinny wskazywać na uwzględnienie wcześniejszych badań w danej dziedzinie. 3.3.8 Prace badawcze powinny być obiektywne, niezależne i wyważone W przypadku badań i ekspertyz, które mają służyć jako podstawa dla decyzji politycznych, należy dokładnie przestrzegać wymogów niezależności intelektualnej i bezstronności. Należy zachować równowagę pomiędzy podejściem naukowym a politycznym. 4. CHARAKTER ZAMÓWIENIA Celem niniejszego zamówienia jest udzielenie KR-owi wsparcia przy prowadzeniu prac w zakresie polityki spójności, polityki transportowej i polityki miejskiej UE. Chodzi tu o otwartą procedurę przetargową, której celem jest zawarcie wielokrotnej umowy ramowej o świadczenie usług. Termin „wielokrotna umowa ramowa o świadczenie usług” odnosi się do sytuacji, w której zawiera się identyczne umowy ramowe o świadczenie usług między Komitetem a kilkoma usługodawcami, by zapewnić możliwość realizacji umowy kolejno przez jednego lub innego Wykonawcę, w porządku malejącym. Umowa zostanie zawarta z trzema oferentami, którzy uzyskają najlepszą ocenę przy ewaluacji ofert. Sporządzi się listę wykonawców w porządku malejącym na podstawie kryteriów udzielania zamówienia określonych w niniejszej specyfikacji zamówienia. W przypadku gdy pierwszy wykonawca nie może podjąć się wykonania zadania w wyznaczonym czasie, zamówienie wykonania usług zostanie automatycznie przesłane następnemu wykonawcy na liście, w porządku malejącym. W przypadku gdy za dany formularz zamówienia lub za daną umowę szczegółową dokonano częściowej płatności więcej niż jeden raz w trakcie realizacji umowy, Komitet może przekazać dalszy formularz zamówienia kolejnemu wykonawcy z listy lub zawrzeć z nim dalszą umowę szczegółową. .../... - 13 Umowa zostanie zrealizowana na podstawie umów szczegółowych lub formularzy zamówienia. Rodzaj usług i zadań objętych Umową opisany jest w sekcji 3. Uwagę oferentów zwraca się na fakt, iż Umowa nie jest sama w sobie zamówieniem, ale ma na celu jedynie określenie warunków prawnych, finansowych, technicznych i administracyjnych, którym podlegają stosunki pomiędzy stronami Umowy w czasie jej obowiązywania. Zamówienia będą mogły być składane wyłącznie za pomocą formularza zamówienia lub umów szczegółowych (zob. załącznik III a) do wzoru Umowy). W załączniku I znajduje się wzór umowy dla niniejszego zamówienia publicznego; oferent oświadcza, iż ją akceptuje i jest zobowiązany do jej uwzględnienia przy opracowywaniu swojej oferty. Podpisanie Umowy nie zobowiązuje Komitetu Regionów do podpisania formularza zamówienia lub zawarcia umowy szczegółowej oraz nie daje oferentowi wyłączności na usługi objęte umowami. W każdym bądź razie Komitet Regionów zastrzega sobie prawo, w każdym momencie trwania umowy, do zrezygnowania ze składania zamówień, a wykonawcy nie będzie przysługiwać z tego tytułu żadne odszkodowanie. Za każdym razem, kiedy Komitet Regionów zażyczy sobie, by na jego rzecz zostały wykonane usługi będące przedmiotem umowy, Komitet przekaże wykonawcy formularz zamówienia lub umowę szczegółową, określające warunki realizacji usługi, której cena i termin realizacji będą zgodne z warunkami określonymi w Umowie. W terminie 10 dni roboczych po przesłaniu wykonawcy formularza zamówienia lub umowy szczegółowej, wykonawca powinien odesłać dany dokument, właściwie podpisany i opatrzony datą, co będzie równoznaczne z przyjęciem zamówienia i zaakceptowaniem warunków jego realizacji. Termin ten wynosi 5 dni roboczych w przypadku dokumentacji analitycznej i not informacyjnych. 5. UCZESTNICTWO W PRZETARGU 5.1 Wprowadzenie Część ta określa warunki składania oferty, to znaczy warunki, których oferenci mają przestrzegać przy sporządzaniu i prezentacji oferty, tak by była dopuszczalna oraz by osoby zajmujące się jej oceną mogły lepiej zrozumieć i ocenić otrzymane informacje. Oferta jest przygotowywana przy uwzględnieniu warunków niniejszej specyfikacji zamówienia. Oferta powinna być dokładna i zwięzła. Jako że oferent będzie oceniany jedynie na podstawie treści swojej pisemnej oferty, powinna ona w jasny sposób wskazywać na to, iż oferent jest w stanie spełnić wymogi zawarte w specyfikacji zamówienia oraz że może on wykonać wyszczególnione prace. .../... - 14 - Oferta powinna zostać podpisana przez upoważnionego przedstawiciela lub upoważnionych przedstawicieli oferenta. Powinna zostać przedłożona w trzech egzemplarzach (jeden oryginał i dwie kopie) w jednym z języków urzędowych Unii Europejskiej. Wydatki poniesione w związku z przygotowaniem i przedstawieniem ofert nie będą refundowane. Spełnienie warunków zaproszenia do składania ofert nie powoduje powstania żadnego obowiązku po stronie Komitetu do udzielenia zamówienia. Komitet Regionów nie jest zobowiązany do świadczenia odszkodowania na rzecz oferentów, których oferty zostały odrzucone. Nie ma także żadnego obowiązku wypłacenia odszkodowania w przypadku rezygnacji z procedury zamówienia publicznego. Wszystkie dokumenty złożone przez oferentów stają się własnością Komitetu Regionów. Dokumenty takie uważa się za poufne. 5.2 Forma i treść oferty W ofertach oferenci powinni obowiązkowo: − zawrzeć w osobnych częściach wszystkie informacje i dokumenty wymagane w niniejszej specyfikacji zamówienia w celu weryfikacji przypadków wykluczenia (zob. punkt 12), analizy możliwości oferentów według kryteriów wyboru (zob. punkt 13) oraz oceny ofert na podstawie kryteriów udzielenia zamówienia (zob. punkt 14); − wyznaczyć koordynatora zajmującego się organizacją oraz nadzorem realizacji różnych zadań oraz regularnymi kontaktami z KR-em. Koordynator będzie jedyną osobą, do której Komitet adresować będzie swoje prośby i która powinna uczestniczyć w spotkaniach podsumowujących (zob. punkt 7.5). Koordynator będzie przedstawiać KR-owi odpowiedzi i rozwiązania zarówno z punktu widzenia przedmiotu umowy, jak i z punktu widzenia organizacyjnego i administracyjnego (w tym odnośnie do problemów związanych z fakturowaniem i płatnościami) oraz zajmie się ich wdrożeniem po uzyskaniu zgody KR-u. Oferta powinna składać się z dwóch części zgodnie z poniższym modelem: Pierwsza część oferty: część techniczna Część techniczna oferty zawiera informacje ogólne, a w szczególności informacje i dokumenty wymagane w niniejszej specyfikacji zamówienia w celu weryfikacji przypadków wykluczenia (zob. punkt 12) oraz analizy możliwości oferentów według kryteriów wyboru (zob. punkt 13). .../... - 15 Powinna ona także odpowiadać specyfikacji technicznej i zawierać wszystkie informacje i dokumenty w celu dokonania oceny ofert na podstawie kryteriów udzielenia zamówienia (zob. punkt 14). Oferenci powinni szczegółowo opisać swoje rozwiązania techniczne. W odniesieniu do każdego instrumentu ekspertyzy, przedstawią oni proponowane metody pracy oraz dokonają prezentacji zasobów ludzkich i technicznych, którymi dysponują, mając na uwadze zapewnienie szybkiej odpowiedzi na konkretne zlecenie KR-u dotyczące współpracy. W odniesieniu do przedmiotowej dziedziny działalności oferenci przedstawią: − − − zakres teoretyczny (np. gospodarka, prawo, nauki polityczne), którym się zajmują; metodologie gromadzenia i analizy danych, które mogą zastosować (np. analiza instytucjonalna, badanie ilościowe); możliwości gromadzenia i analizy danych, z których będą mogli skorzystać (np. sieć współpracowników, obszary geograficzne i języki, którymi się zajmują, bazy danych). Część ta zawierać również będzie: opis procedur monitorowania, planowania realizacji zleceń KR-u oraz zarządzania nimi. Każdy dokument powinien być opatrzony tytułem określonego kryterium umieszczonym u góry strony i w spisie treści. Druga część oferty: część finansowa W szczególności przy prezentacji części finansowej, oferenci powinni zawrzeć wszystkie informacje dotyczące cen, zgodnie z punktem 9, oraz obowiązkowo wykorzystać do tego celu formularze znajdujące się w załączniku II. Należy wypełnić wszystkie części formularzy znajdujących się w załączniku II, służące do przedstawienia oferty cenowej. Niedopuszczalne jest także wprowadzanie jakichkolwiek zmian. Oferta niekompletna lub zmieniona zostanie wykluczona z procedury oceny. 6. CZAS TRWANIA I MIEJSCE WYKONANIA UMOWY Okres trwania Umowy wynosić będzie jeden rok licząc od daty podpisania jej przez strony, z możliwością trzykrotnego przedłużenia każdorazowo na maksymalnie jeden rok. Komitet Regionów zastrzega sobie wyraźnie prawo do nieodnowienia Umowy. .../... - 16 Jako zasada ogólna, usługi, które mają być zlecone wykonawcom w ramach niniejszej procedury przetargowej będą wykonane w siedzibach wykonawcy. 7. HARMONOGRAM – PROCEDURA SKŁADANIA EKSPERTYZ – SPOTKANIA PODSUMOWUJĄCE 7.1 Harmonogram Harmonogram wykonania usług ustalany jest w każdej umowie szczegółowej lub formularzu zamówienia, z wyznaczonymi terminami doręczenia dokumentów. 7.2 Składanie dokumentów-ekspertyz Wykonawcy świadczyć będą usługi, w ramach realizacji zamówień lub umów szczegółowych, w formie dokumentów, które wykonawca przekaże Komitetowi w formie elektronicznej (pocztą elektroniczną), chyba że wskazano inaczej. Należy zawsze przesłać wersję Word (nie PDF) sprawozdania pocztą elektroniczną na adres: [email protected], z kopią do „Zespołu”. Oferent może także zostać poproszony o przekazanie tych dokumentów drogą elektroniczną, na dysku CD-ROM lub na innym elektronicznym nośniku danych, w formacie pozwalającym Komitetowi na edycję (Word, Excel itp.). 7.3 Sprawozdania okresowe Jeżeli w formularzu zamówienia lub umowie szczegółowej będzie wymagane sporządzenie sprawozdania okresowego, sprawozdanie takie zawierać będzie prezentację wykonanych prac i rezultatów uzyskanych do daty wyznaczonej jako termin doręczenia sprawozdania okresowego. Sprawozdania okresowe w szczególności opisywać będą ewentualny wpływ uzyskanych rezultatów na całość prac objętych zamówieniem lub umową szczegółową oraz na program prac zaplanowany do dnia przekazania sprawozdania końcowego. Sprawozdania okresowe będą przesyłane Komitetowi w dniu określonym w formularzu zamówienia lub umowie szczegółowej. 7.4 Dokument końcowy Dokument końcowy będzie opisywać wszystkie wykonane prace i zawierać będzie rezultaty uzyskane w ramach realizacji zamówienia lub umowy szczegółowej. Znajdować się w nim będzie ponadto podsumowanie najważniejszych rezultatów. Dokument końcowy odnoszący się do każdego instrumentu ekspertyzy powinien zostać podpisany przez wykonawcę lub jego ekspertów, którym zlecono wykonanie usług będących przedmiotem niniejszego zamówienia przetargowego. .../... - 17 Projekt takiego dokumentu zostanie przedłożony Komitetowi najpóźniej w dniu ustalonym w formularzu zamówienia. Następnie Komitet poinformuje wykonawcę, w terminie określonym w art. I.5.2 Umowy, o jego przyjęciu lub swoich uwagach. W terminie określonym w art. I.5.2 Umowy wykonawca przekaże Komitetowi dokument w ostatecznej formie. 7.5 Spotkania podsumowujące Spotkania podsumowujące pomiędzy wykonawcami a Komitetem Regionów, w przypadkach przewidzianych w punkcie 3.2, na temat jakości świadczonych usług zgodnie z warunkami umów, będą organizowane w Brukseli w budynkach Komitetu. Spotkania podsumowujące umożliwią monitorowanie przestrzegania następujących zobowiązań umownych: − − − − − 8. przestrzegania standardów jakości; szybkości i jakości odpowiedzi na zlecenia KR-u; przestrzegania terminów; jakości zarządzania administracyjnego umową; jakości zrealizowanych usług. PRZEPISY DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI, WYKONANIA UMOWY, KONFLIKTU INTERESÓW I POUFNOŚCI W trakcie przygotowywania oferty uwagę oferentów zwraca się szczególnie na postanowienia Umowy znajdujące się w załączniku I, stosujące się do danego zamówienia, a zwłaszcza na jej zapisy dotyczące ceny (zob. art. I.3), płatności (zob. art. I.5) oraz konfliktu interesów (zob. art. II.3) jak również poufności (zob. art. II.9). Wykonawcy ponoszą wyłączną odpowiedzialność za wypełnienie wszelkich spoczywających na nich zobowiązań prawnych, w szczególności zaś obowiązków wynikających z uregulowań prawnych dotyczących prawa pracy, podatków i ubezpieczeń społecznych. Wykonawcy powinni realizować Umowę w poszanowaniu standardów zapisanych w specyfikacji zamówienia. Osoby wybrane przez wykonawców do świadczenia danych usług na rzecz Komitetu powinny posiadać minimalne, wymagane kwalifikacje, które zostaną przedstawione w ich życiorysach przedłożonych zgodnie z załącznikiem III. W przeciwnym razie Komitet ma prawo żądać od wykonawców zastąpienia takiej osoby inną, posiadającą wymagane kwalifikacje. Wykonawcy nie będą reprezentować Komitetu Regionów ani nie będą postępować w sposób, który mógłby stwarzać takie wrażenie. Wykonawcy poinformują strony trzecie, iż nie należą do europejskich służb publicznych, ale świadczą pracę na rzecz Komitetu Regionów. Wykonawcy zagwarantują, iż osoby, którym powierzono dany projekt odpowiadają, na tyle, na ile jest to możliwe, za zaplanowane zadania przez cały okres trwania projektu. .../... - 18 9. CENA Ceny powinny być podane w EUR zgodnie z kursami wymiany ustalonymi dla krajów członków Unii Gospodarczej i Walutowej, a w przypadku innych krajów, według kursów opublikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej seria C, w dniu opublikowania zaproszenia do składania ofert. Ceny nie powinny zawierać w sobie żadnych opłat, podatków oraz innych kosztów, biorąc pod uwagę fakt, że Unia Europejska jest z nich zwolniona w myśl art. 3 i 4 Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej. Kwota VAT powinna zostać podana osobno. Oferenci są zobowiązani do wskazania cen jednostkowych w odniesieniu do profilów zawodowych, wskazanych w załączniku III. Ceny jednostkowe będą stałe i zawierać będą wszystkie koszty (poszukiwania informacji, dostępu do baz danych, prac sekretariatu, kontroli jakości itd.) bezpośrednio i pośrednio poniesione przez wykonawcę w związku z realizacją zadań, które mogą mu zostać powierzone. W odniesieniu do sprawozdań i analiz wymagających zorganizowania spotkania podsumowującego z przedstawicielami Komitetu, oferent uwzględni w rachunku ceny swojej oferty, oddzielnie, koszty podróży i pobytu. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, oferent w rachunku ceny swojej oferty poda także, oddzielnie, koszty związane z tłumaczeniem dokumentów na języki wymagane w niniejszej specyfikacji zamówienia (na angielski lub francuski). Koszty przesłania takich dokumentów (w wersji papierowej i elektronicznej) będą także uwzględnione w cenie oferty. Koszty podróży i pobytu wykonawcy nieprzewidziane w niniejszej specyfikacji zamówienia, związane z zaproszeniem przez Komitet Regionów na spotkanie, zostaną zwrócone zgodnie z przepisami zarządzenia stosującego się do ekspertów, prelegentów i naukowców oraz trybem wykonania zarządzenia stosującego się do członków i zastępców (załącznik VI Umowy), a także zgodnie z art. II.7 Umowy. 10. KONSORCJA I ZBIOROWE I PODWYKONAWSTWO OFERTY NA ŚWIADCZENIE USŁUG Oferenci mogą, jeżeli sobie tego życzą, zgłaszać oferty łączne, lub też oferty pochodzące od konsorcjów. W takim przypadku, jeden z członków powinien zostać wyznaczony jako główny wykonawca i odpowiedzialny podmiot. .../... - 19 Przy składaniu takiej oferty, dokumenty odnoszące się do kryteriów wykluczenia i wyboru, o których mowa w punktach 12 i 13 poniżej, powinny zostać złożone przez każdy podmiot gospodarczy uczestniczący w ofercie. Oferenci składający oferty wspólne powinni opisać zasady ich współpracy w celu osiągnięcia zamierzonych rezultatów. Zasady takie powinny obejmować zarówno aspekty techniczne, jak i kwestie administracyjne i finansowe. Powinny również zawierać informacje dotyczące osoby odpowiedzialnej za kontakty pomiędzy Komitetem Regionów a pozostałymi uczestnikami. Jeżeli niniejsze zamówienie zostanie udzielone na podstawie oferty wspólnej, Komitet może wymagać od oferentów przyjęcia określonego statusu prawnego, zgodnie z którym, w szczególności, wszyscy członkowie będą wspólnie i solidarnie odpowiedzialni wobec Komitetu. W każdym wypadku oferty tego rodzaju będą traktowane w ten sam sposób jak pozostałe oferty, a każda z nich będzie oceniana na podstawie swojej treści, zgodnie z kryteriami i procedurą oceny ustalonymi w niniejszej specyfikacji zamówienia. Komitet może zezwolić wykonawcy, na jego wniosek, na podzlecenie danego zakresu zamówienia objętego Umową. KR może odmówić wydania zezwolenia jedynie w przypadku niespełnienia przez proponowanego podwykonawcę kryteriów wykluczenia albo kryteriów wyboru. Wykonawca przekaże KR-owi, w odpowiednim czasie, wszystkie informacje i dokumenty odnoszące się do podwykonawcy lub podwykonawców. 11. OCENA OFERENTÓW I OFERT Poniżej wyszczególniono etapy ewaluacji oferentów i ofert: 1) wykluczenie oferentów na podstawie kryteriów wykluczenia; 2) wybór oferentów na podstawie kryteriów wyboru: − − 3) ocena ofert na podstawie kryteriów udzielenia zamówienia: − − 4) sytuacja ekonomiczna i możliwości finansowe, możliwości techniczne i zawodowe; ocena techniczna oferty, ocena finansowa oferty; udzielenie zamówienia objętego Umową. Do kolejnego etapu procedury oceny przechodzą tylko te oferty, które spełniają wymogi określone dla każdego poprzedniego etapu. .../... - 20 12. KRYTERIA WYKLUCZENIA Oferent zostanie wykluczony z udziału w procedurze przetargowej, jeżeli: 12.1 ogłosił upadłość lub podlega likwidacji, jego działalnością zarządza sąd, prowadzi postępowanie układowe z wierzycielami, zawiesił działalność gospodarczą, podlega postępowaniu sądowemu dotyczącemu tych kwestii, bądź też znajduje się w analogicznej sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w ustawodawstwie lub przepisach krajowych; 12.2 został skazany prawomocnym wyrokiem sądu (res iudicata) za przestępstwo dotyczące etyki zawodowej; 12.3 jest winny poważnego wykroczenia zawodowego udowodnionego wszelkimi środkami przez instytucję zamawiającą; 12.4 nie wypełnił zobowiązania odnoszącego się do opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne lub zapłacenia podatków zgodnie z przepisami prawa kraju, w którym ma siedzibę, z przepisami prawa kraju instytucji zamawiającej oraz kraju, w którym Umowa ma być wykonywana; 12.5 wydany został w stosunku do niego prawomocny wyrok (res iudicata) skazujący za oszustwo, korupcję, udział w organizacji przestępczej lub jakiekolwiek inne działanie niezgodne z prawem, szkodzące finansowym interesom Unii; 12.6 podlega obecnie karze administracyjnej, o której mowa w art. 96 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. (Dz.U. L 25 z 30.1.2003) w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich, zmienionego rozporządzeniem Rady nr 1995/2006 z dnia 13 grudnia 2006 r. 8 (Dz.U. L 390 z 30.12.2006) . 8 Art. 96 ust. 1 rozporządzenia finansowego: 1. Instytucja zamawiająca może nałożyć kary administracyjne lub finansowe na: a) kandydatów lub oferentów w przypadkach określonych w art. 94 lit. b); b) wykonawców, w przypadku których stwierdzono poważne naruszenia ich zobowiązań wynikających z umów objętych finansowaniem z budżetu. We wszystkich przypadkach instytucja zamawiająca musi jednak najpierw umożliwić osobie zainteresowanej przedstawienie jej uwag. Art. 94 rozporządzenia finansowego: Zamówienia nie udziela się kandydatom lub oferentom, którzy w związku z procedurą udzielania zamówień: b) są winni wprowadzenia w błąd przy dostarczaniu informacji wymaganych przez instytucję zamawiającą jako warunek udziału w procedurze udzielania zamówień lub nie złożyli tych informacji. .../... - 21 Kryteria wykluczenia z udzielenia zamówienia Zamówienia nie można udzielić oferentowi, który w chwili udzielania zamówienia objętego Umową: 1) 2) 3) znajduje się w sytuacji konfliktu interesów w związku z tym zamówieniem; konflikt interesów może pojawić się zwłaszcza w związku z interesem ekonomicznym, orientacją polityczną lub przynależnością narodową, więzami rodzinnymi lub uczuciowymi, lub innymi powiązaniami czy wspólnymi interesami; jest winny wprowadzenia w błąd przy dostarczaniu informacji wymaganych przez instytucję zamawiającą jako niezbędnych w procedurze udzielania zamówień lub nie złożył tych informacji; spełnia jedno z kryteriów wykluczenia z procedury udzielania zamówienia, o których mowa w punktach 12.1 do 12.6 powyżej. Jako wystarczający dowód, że oferenta nie dotyczy żaden z przypadków wykluczenia wymienionych w punktach 12.1–12.6, instytucja zamawiająca przyjmuje następujące dokumenty: − W odniesieniu do sytuacji, o których mowa w punktach 12.1, 12.2 i 12.5, wymagane jest przedłożenie ważnego zaświadczenia o niekaralności, lub w przypadku braku takiego, przedłożenie aktualnego i równoważnego dokumentu wydanego przez organ sądowy lub administracyjny w kraju siedziby lub pochodzenia, potwierdzającego, że wymogi te są spełnione. Jeśli oferent jest osobą prawną, a prawo krajowe państwa, w którym oferent ma swoją siedzibę, nie pozwala na wystawienie takich dokumentów osobom prawnym, należy dostarczyć dokumenty wystawione dla osób fizycznych, takich jak osoby zarządzające przedsiębiorstwem oraz każda osoba uprawniona do jego reprezentacji, podejmowania decyzji lub nadzoru oferenta. − W odniesieniu do sytuacji, o której mowa w punkcie 12.3, dowolny dokument (na przykład odpowiednie oświadczenie lub zaświadczenie wydane przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju pochodzenia lub kraju siedziby), na podstawie którego można stwierdzić, że w związku z inną procedurą przetargową lub procedurą przyznania dotacji finansowanej z budżetu Unii oferent nie został uznany za winnego popełnienia poważnego uchybienia zawodowego ani istotnego naruszenia warunków umowy poprzez niewywiązanie się ze swoich zobowiązań umownych. − W odniesieniu do sytuacji, o których mowa w punkcie 12.4 powyżej, wymagane są aktualne zaświadczenia lub pisma wydane przez właściwe władze odpowiedniego kraju. Dokumenty te muszą świadczyć o zapłaceniu wszelkich podatków i składek na ubezpieczenie społeczne, do których płacenia jest zobowiązany oferent, w tym np.: podatku VAT, podatku dochodowego od osób fizycznych lub podatku dochodowego od osób prawnych, składek na ubezpieczenie społeczne. .../... - 22 − W odniesieniu do sytuacji, o których mowa w punktach 12.1, 12.2, 12.4 lub 12.5, jeżeli dany kraj nie wydaje któregokolwiek dokumentu, o którym mowa w dwóch powyższych akapitach, można go zastąpić oświadczeniem złożonym pod przysięgą, lub jeżeli jest to niemożliwe, oficjalnym oświadczeniem złożonym przez stronę zainteresowaną przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem albo też uprawnionym organem branżowym kraju siedziby lub pochodzenia. − W przypadku składania oferty przez konsorcjum, podpisane oświadczenie (oraz towarzyszące mu dokumenty i informacje wymagane w przypadku przyznania zamówienia objętego Umową) powinny zostać złożone indywidualnie przez każdy podmiot gospodarczy uczestniczący w konsorcjum. W przypadku oferentów przewidujących możliwość zlecenia wykonania części zamówienia podwykonawcy wymienione powyżej dokumenty należy przedstawić także w odniesieniu do planowanego podwykonawcy. Jeżeli dany kraj nie wydaje takich dokumentów lub zaświadczeń, mogą one zostać zastąpione oświadczeniem złożonym pod przysięgą lub, jeżeli to niemożliwe, uroczystym oświadczeniem, złożonym przez oferenta przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem lub uprawnionym organem branżowym w kraju pochodzenia lub kraju siedziby oferenta. W momencie składania oferty przetargowej wszyscy oferenci podpisują oświadczenie (którego formularz zamieszczono w załączniku V), a zwycięski oferent podpisuje oświadczenie (którego formularz zamieszczono w załączniku IV) stwierdzające brak konfliktu interesów, który mógłby zagrozić bezstronnemu wykonaniu usług będących przedmiotem Umowy lub zamówienia. Zgodnie z przepisami krajowymi kraju, w którym oferent ma siedzibę, ww. dokumenty dotyczą osób prawnych lub fizycznych, w tym, jeśli zamawiający uzna to za konieczne, kadry zarządzającej przedsiębiorstwem oraz wszelkich osób uprawnionych do jego reprezentacji, podejmowania decyzji lub nadzoru oferenta. 13. KRYTERIA WYBORU Kryteria wyboru umożliwiają przeprowadzenie oceny potencjału oferentów pod względem ich możliwości finansowych, ekonomicznych, technicznych i zawodowych. Aby przeprowadzić taką ocenę, oferty powinny obowiązkowo zawierać następujące elementy: .../... - 23 13.1 Informacje ogólne 1) firmę lub nazwę organizacji, status prawny, status pod względem VAT, adres i siedzibę firmy, numery telefonu i faksu, informacje o osobach kontaktowych oraz osobie upoważnionej do składania podpisów w imieniu firmy, dane dot. rachunków bankowych; 2) jeśli będzie to stosowne, zaświadczenie wpisu do właściwego rejestru działalności lub rejestru handlowego, zgodnie z wymogami kraju, w którym oferent ma swoją siedzibę. 13.2 Kondycja ekonomiczna i możliwości finansowe Dowód świadczący o kondycji ekonomicznej i możliwościach finansowych może zostać dostarczony w formie poniższych dokumentów: 1) właściwe oświadczenia banku lub dowód ubezpieczenia od ryzyka zawodowego; 2) przedstawienie zestawienia bilansowego lub wyciągów z zestawienia bilansowego dotyczącego co najmniej dwóch ostatnich lat, za które zamknięto rachunki, jeżeli publikacji zestawienia bilansowego wymaga prawo spółek kraju będącego siedzibą podmiotu; 3) oświadczenie dotyczące globalnego obrotu oraz obrotu odnoszącego się do usług, których dotyczy zamówienie objęte Umową, wykonanych w okresie wynoszącym maksymalnie trzy ostatnie lata obrachunkowe. W przypadku oferentów przewidujących możliwość zlecenia wykonania części zamówienia podwykonawcy wymienione powyżej dokumenty należy przedstawić także w odniesieniu do planowanego podwykonawcy. Jeżeli ze szczególnych względów, które instytucja zamawiająca uzna za zasadne, oferent nie jest w stanie przedstawić wymaganych dokumentów informacyjnych, ma on prawo udowodnić swoje możliwości ekonomiczne i finansowe za pomocą jakiegokolwiek innego środka, który instytucja zamawiająca przyjmie za właściwy. 13.3 Możliwości techniczne i doświadczenie zawodowe Oferenci powinni udowodnić, poprzez zawarcie odpowiednich informacji w życiorysie, przedstawienie publikacji oraz innych właściwych dokumentów, że: 1) osoba lub osoby, którym zostanie zlecone wykonanie Umowy posiadają kompetencje zawodowe, tj. powinni przedstawić zakres ich wiedzy, przygotowania zawodowego, umiejętności (zob. załącznik III); 2) osoba lub osoby, którym zostanie zlecone wykonanie Umowy posiada doświadczenie związane z realizacją podobnych usług, które to mogą obejmować np. opracowanie .../... - 24 dokumentów doradczych, sporządzenie analiz, organizację warsztatów i seminariów lub zarządzanie projektami (należy podać nazwę podmiotu lub nazwisko osoby, na rzecz której takie usługi były wykonane, datę wykonania oraz ceny za ich realizację); 3) osoba lub osoby, którym zostanie zlecone wykonanie Umowy posiadają kompetencje do wykonania całości zleconych usług we wszystkich dziedzinach. W przypadku oferentów przewidujących możliwość zlecenia wykonania części zamówienia podwykonawcy należy wskazać, jaki procent zamówienia oferent zamierza ewentualnie zlecić innym podmiotom. Oferent zobowiązany jest udowodnić instytucji zamawiającej, że będzie miał do dyspozycji niezbędne zasoby do wykonania zamówienia, na przykład poprzez przedstawienie zobowiązania ze strony tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji swoich zasobów. Na tych samych warunkach konsorcjum podmiotów gospodarczych może powoływać się na zasoby członków tego konsorcjum lub innych podmiotów. Jeżeli ze szczególnych względów, które instytucja zamawiająca uzna za zasadne, oferent nie jest w stanie przedstawić wymaganych dokumentów informacyjnych, ma on prawo udowodnić swoje możliwości techniczne i doświadczenie zawodowe za pomocą jakiegokolwiek innego środka, który instytucja zamawiająca przyjmie za właściwy. 14. KRYTERIA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Kryteria udzielenia zamówienia umożliwiają przeprowadzenie oceny ofert. 14.1 Ocena techniczna ofert Zamówienie objęte Umową zostanie udzielone oferentowi, który przedstawi ofertę optymalną z punktu widzenia wykorzystania środków, zgodnie z oceną dokonaną na podstawie kryteriów cenowych i jakościowych przedstawionych poniżej: 1) 2) 3) 9 skład zespołu, a w szczególności liczba doświadczonych osób wśród jego członków (40%); wydajność, jakość i adekwatność metodologii (w tym gromadzenia danych) i proponowanego projektu badawczego (40%); dopasowanie planu prac do harmonogramu wykonania (20%) (należy wykazać spełnienie tego kryterium za pośrednictwem następujących scenariuszy: scenariusza odnoszącego się do dokumentacji liczącej 10 stron, scenariusza odnoszącego się do sprawozdania wymagającego kwestionariusza i liczącego 50 stron oraz scenariusza odnoszącego się do warsztatów 9 trwających jeden dzień) . Nie stawia się konkretnych wymagań co do formy. To oferent musi zdecydować, w jakiej formie najlepiej przedstawić powyższe scenariusze. .../... - 25 Wartości procentowe w nawiasach wskazują maksymalną liczbę punktów przyznawaną każdemu poszczególnemu kryterium. Oferty, które nie uzyskają co najmniej 50% maksymalnej liczby punktów dla każdego poszczególnego kryterium, zostaną wyeliminowane. Oferty, które nie uzyskają 60% całkowitej liczby punktów, zostaną wyeliminowane. 14.2 Ocena ofert pod kątem finansowym Oferta optymalna z punktu widzenia wykorzystania środków wyłoniona zostanie na podstawie całkowitej ceny przedstawionej w scenariuszu oceny [zestawienie cen (4)] w załączniku II. W szczególności każdy scenariusz oceny opiera się o ceny jednostkowe profilu zawodowego mającego zastosowanie oraz uwzględnia szacunki całkowitego nakładu pracy. Uwagę oferentów zwraca się na fakt, iż formularze mają służyć wyłącznie jako uczciwa i niedyskryminująca podstawa porównania ofert finansowych. W efekcie wypełnione formularze nie mogą być, w żadnych okolicznościach, uważane za zobowiązanie Komitetu do składania zamówień na dane usługi lub dostawy i nie mogą doprowadzić do powstania żadnego prawa czy też uzasadnionego oczekiwania po stronie oferenta. Brak cen dotyczących zadań, o których mowa w załączniku II, skutkuje nieważnością oferty. Prosimy NIE wprowadzać ŻADNYCH zmian do modeli formularzy 15. UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Zamówienie objęte Umową zostanie udzielone oferentowi, który przedstawi ofertę optymalną z punktu widzenia wykorzystania środków. Oferta taka zostanie wyłoniona na podstawie ceny oraz jakości oferty, zgodnie z następującymi wagami: − − jakość: 70%, cena: 30%. .../... - 26 Ranking ofert zostanie obliczony na podstawie następującego wzoru: Punkty oferty X = najniższa cena * 100 * waga ceny (30/100) cena oferty X łączne punkty za jakość + (maksymalnie 100) za wszystkie kryteria oceny oferty X * waga jakości (70/100 ) Zamówienie zostanie udzielone oferentowi, którego oferta otrzyma największą liczbę punktów. 16. STOSOWANE PRZEPISY PRAWA I WŁAŚCIWOŚĆ SĄDU 16.1 Umowa podlega prawu Unii, uzupełnianemu w razie konieczności o krajowe prawo belgijskie. 16.2 Wszelkie spory związane z interpretacją lub stosowaniem niniejszej Umowy, których stronom nie uda się rozstrzygnąć polubownie, będą rozstrzygane w sądach w Brukseli. * * * .../... - 27 ZAŁĄCZNIKI I. II. III. IV. V. VI. Wzór Umowy Formularze do prezentacji oferty cenowej Opis wymagań minimalnych (profil), jakie muszą spełniać osoby realizujące zlecone zadania Deklaracja braku konfliktu interesów, do załączenia przez wszystkich oferentów do dokumentacji ofertowej Oświadczenie dotyczące przypadków powodujących wykluczenie oraz stwierdzające brak konfliktu interesów A. Zarządzenie nr 005 w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach ekspertom, prelegentom i naukowcom biorącym udział w działalności Komitetu Regionów B. Zarządzenie nr 003 w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach członkom i zastępcom członków Komitetu Regionów oraz decyzja nr 326 w sprawie trybu wykonania zarządzenia nr 003/2007 w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach członkom i zastępcom członków Komitetu Regionów * * * Uwaga: Załączniki na następnych stronach. .../... - 28 ZAŁĄCZNIK I Wzór Umowy * * * .../... - 29 ZAŁĄCZNIK II Formularze do prezentacji oferty cenowej Uwagi ogólne Oferent przedstawia swą propozycję cenową w formie tabeli (zgodnie z załączonymi wzorami), wskazując łączny koszt dla poszczególnych oferowanych usług. Całość kosztów związanych z zadaniami i działaniami, których wykonanie jest według oferenta konieczne do realizacji usług objętych niniejszym przetargiem, musi zostać ujęta w poszczególnych zestawieniach cen (1 do 4). Wszelkie dodatkowe koszty nieujęte w zestawieniach cen nie będą refundowane przez Komitet, z wyjątkiem tych związanych ze specjalnym zamówieniem, nieujętym wśród zadań wskazanych w niniejszych zestawieniach cen. Oferta cenowa zawiera również, na oddzielnym formularzu, szacunkowy koszt podróży i pobytu. Ofertę należy złożyć w euro. Zestawienie cen nr 4 stanowi scenariusz oceny, zawiera przykłady poszczególnych zadań objętych niniejszym przetargiem i posłuży do porównania poszczególnych ofert pod kątem finansowym. Do ustalenia cen poszczególnych zadań wymienionych w zestawieniu nr 4 należy użyć cen zamieszczonych w zestawieniach nr 1 do 3. Zestawienia nr 1 do 4 należy przedstawić w formie papierowej. Oferent powinien przekazać takie dokumenty również drogą elektroniczną, na dysku CD-ROM lub na innym elektronicznym nośniku danych, w formacie pozwalającym Komitetowi na edycję (Word, Excel itp.). .../... - 30 ZESTAWIENIE CEN (1): Dokumentacja analityczna i noty informacyjne zadania do wykonania liczba zaangażowanych osób i ich funkcja cena ryczałtowa za ok. 5 str. cena ryczałtowa za ok. 10 str. cena ryczałtowa za ok. 20 str. Gromadzenie informacji Sporządzenie i redakcja dokumentu (format A4=38 linii po 60 znaków) Standardowe formatowanie tekstu (format A4=38 linii po 60 znaków) Tłumaczenie dokumentu na francuski lub angielski z korektą (format A4=38 linii po 60 znaków) Inne koszty (wyszczególnić) RAZEM ____________________ .../... - 31 ZESTAWIENIE CEN (2a): Sprawozdania niezawierające kwestionariusza zadania do wykonania liczba zaangażowanych osób i ich funkcja cena ryczałtowa za ok. 50 str. cena ryczałtowa za ok. 100 str. Gromadzenie informacji Sporządzenie i redakcja dokumentu (format A4=38 linii po 60 znaków) Standardowe formatowanie tekstu (format A4=38 linii po 60 znaków) Tłumaczenie dokumentu na francuski lub angielski z korektą (format A4=38 linii po 60 znaków) Koszty podróży Inne koszty (wyszczególnić) RAZEM ____________________ .../... - 32 ZESTAWIENIE CEN (2b): Sprawozdania wymagające kwestionariusza zadania do wykonania liczba zaangażowanych osób i ich funkcja cena ryczałtowa za ok. 50 stron cena ryczałtowa za ok. 100 stron Gromadzenie informacji Sporządzenie i redakcja dokumentu (format A4=38 linii po 60 znaków) Standardowe formatowanie tekstu (format A4=38 linii po 60 znaków) Tłumaczenie dokumentu na francuski lub angielski z korektą (format A4=38 linii po 60 znaków) Koszty podróży Inne koszty (wyszczególnić) RAZEM ____________________ .../... - 33 ZESTAWIENIE CEN (3): Organizacja warsztatów zadania do wykonania liczba zaangażowanych osób i ich funkcja 1. Przygotowanie warsztatu (np. wybór i zaproszenie uczestników, program, analiza i działania następcze) 2. Udział w warsztatach: prowadzenie dyskusji 3. Opracowanie dokumentów wstępnych (np. opracowanie materiałów dla uczestników i innych materiałów pomocniczych do prowadzenia warsztatu), a także przygotowanie dokumentu końcowego (uchwał, wniosków, oceny, sprawozdania podsumowującego itd.) RAZEM prezentacja cena ryczałtowa z wyłączeniem kosztów podróży dokumentów, _____________________________ .../... - 34 ZESTAWIENIE CEN (4): Hipoteza robocza – scenariusz oceny Poniższe zestawienie cen nr 4 stanowi scenariusz oceny; zawiera przykłady poszczególnych zadań objętych niniejszym przetargiem i posłuży do porównania poszczególnych ofert pod kątem finansowym. zadania do wykonania CENA 1.1. Dokumentacja analityczna i noty informacyjne – cena ryczałtowa za ok. 5 stron (patrz zestawienie cen) 1.2. Dokumentacja analityczna i noty informacyjne – cena ryczałtowa za ok. 10 stron (patrz zestawienie cen) 1.3. Dokumentacja analityczna i noty informacyjne – cena ryczałtowa za ok. 20 stron (patrz zestawienie cen) 2.1 Sprawozdania niezawierające kwestionariusza: cena ryczałtowa za ok. 50 stron (patrz zestawienie cen) 2.2 Sprawozdania niezawierające kwestionariusza: cena ryczałtowa za ok. 100 stron (patrz zestawienie cen) 3.1. Sprawozdania wymagające kwestionariusza – cena ryczałtowa za ok. 50 stron (patrz zestawienie cen) 3.2 Sprawozdania wymagające kwestionariusza – cena ryczałtowa za ok. 100 stron (patrz zestawienie cen) 4. Organizacja warsztatów – całkowita cena ryczałtowa (patrz zestawienie cen) RAZEM * * * .../... - 35 ZAŁĄCZNIK III Opis minimalnych wymagań (profil), jakie muszą spełniać wszyscy eksperci świadczący usługi objęte niniejszym przetargiem. Wykształcenie Kompetencje Doświadczenie ¾ Dyplom uniwersytecki lub odpowiednik w dziedzinach związanych z zamówieniem przetargowym. ¾ Bardzo dobra znajomość dziedziny lub dziedzin badań związanych z zamówieniem przetargowym, która powinna zostać udokumentowana na podstawie publikacji naukowych lub innych osiągnięć naukowych, takich jak nieopublikowane raporty lub analizy, uczestnictwa w konferencjach, kolokwiach, grupach badawczych itd. ¾ Praktyczna umiejętność komunikacji pisemnej i ustnej w języku angielskim lub francuskim. ¾ Minimum 5 lat doświadczenia zawodowego po uzyskaniu dyplomu w dziedzinie lub dziedzinach badań związanych z zamówieniem przetargowym. * * * .../... - 36 ZAŁĄCZNIK IV Deklaracja braku konfliktu interesów, do załączenia przez oferenta do dokumentacji ofertowej Tytuł: Deklaracja braku konfliktu interesów Dot.: Ja niżej podpisany/a …, działając w imieniu [podać pełną nazwę oferenta], biorącego udział w przetargu o sygnaturze (________) oświadczam, co następuje: – nie znajduję się w sytuacji konfliktu interesów w związku z niniejszą Umową. Konflikt interesów może pojawić się zwłaszcza w związku z interesem ekonomicznym, orientacją polityczną lub przynależnością narodową, więzami rodzinnymi lub uczuciowymi, lub innymi powiązaniami czy wspólnymi interesami; – niezwłocznie poinformuję zamawiającego, jeśli pojawi się konflikt interesów lub okoliczności mogące do niego prowadzić; – nie złożyłem(am) ani nie złożę żadnej propozycji jakiegokolwiek rodzaju, z której można by czerpać korzyści w ramach niniejszej Umowy; – nie przyznałem(am) ani nie przyznam, nie poszukiwałem(am) ani nie będę poszukiwał(a), nie próbowałem(am) ani nie będę próbował(a) uzyskać oraz nie przyjąłem(ęłam) ani nie przyjmę korzyści – finansowej lub w naturze – na rzecz lub od jakiegokolwiek podmiotu, która stanowiłaby działanie niezgodne z prawem lub wiązałaby się z korupcją – pośrednio lub bezpośrednio – stanowiąc zachętę lub nagrodę w związku z udzieleniem zamówienia objętego Umową; – przyjmuję do wiadomości, iż Komitet Regionów zastrzega sobie prawo zweryfikowania niniejszych informacji i zdaję sobie sprawę z konsekwencji, jakie mogą wyniknąć z przedstawienia fałszywych danych w informacjach wymaganych przez zamawiającego jako warunek udziału w przetargu. Podpisano … * * * .../... - 37 ZAŁĄCZNIK V OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PRZYPADKÓW POWODUJĄCYCH WYKLUCZENIE ORAZ STWIERDZAJĄCE BRAK KONFLIKTU INTERESÓW Ja niżej podpisany(-a) (podmiot gospodarczy): .................................................................................................................................................................. Nazwa firmy lub organizacji: .................................................................................................................................................................. Dokładny oficjalny adres: .................................................................................................................................................................. 10 Oficjalna forma prawna : .................................................................................................................................................................. 11 Numer ewidencyjny : .................................................................................................................................................................. Numer VAT: .................................................................................................................................................................. Nazwisko osoby podpisującej niniejszy formularz (pełnomocnik prawnie upoważniony do reprezentowania oferenta lub kandydata wobec osób trzecich oraz działający w imieniu wyżej wymienionej spółki lub organizacji): .................................................................................................................................................................. oświadczam, że wyżej wymieniona spółka lub organizacja: Wykluczenie z procedury przetargowej a) 10 11 nie ogłosiła upadłości i nie podlega likwidacji, jej działalnością nie zarządza sąd, nie prowadzi postępowania układowego z wierzycielami, nie zawiesiła działalności gospodarczej, nie znajduje się w analogicznej sytuacji wynikającej z procedur dotyczących tych kwestii lub z podobnej procedury na mocy ustawodawstwa krajowego lub przepisów krajowych; Z wyjątkiem, kiedy strona umowy jest osobą fizyczną lub podmiotem prawa publicznego. Skreślić, jeśli strona umowy jest podmiotem prawa publicznego. W przypadku osób fizycznych podać numer dowodu tożsamości lub paszportu czy innego równoważnego dokumentu. .../... - 38 b) c) d) e) f) nie została skazana prawomocnym wyrokiem (res iudicata) za przestępstwo dotyczące etyki zawodowej; nie popełniła poważnego uchybienia zawodowego stwierdzonego za pomocą jakichkolwiek środków, których zastosowanie instytucja zamawiająca może uzasadnić; wypełniła zobowiązania odnoszące się do opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne lub zapłacenia podatków zgodnie z przepisami prawa kraju, w którym ma siedzibę, kraju zamawiającego lub kraju, w którym Umowa ma być wykonywana; nie została skazana prawomocnym wyrokiem (res iudicata) za oszustwo, korupcję, udział w organizacji przestępczej lub jakiekolwiek inne działanie niezgodne z prawem, szkodzące finansowym interesom Unii Europejskiej; nie podlega obecnie karze administracyjnej, o której mowa w art. 96 ust. 1. rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dn. 25 czerwca 2002 r. (Dz.U. L 25 z 30.1.2003) w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich, zmienionego rozporządzeniem Rady nr 1995/2006 z 13 grudnia 12 2006 r. (Dz.U. L 390 z 30.12.2006) . Wykluczenie z procedury udzielenia zamówienia g) nie znajduje się w sytuacji konfliktu interesów w związku z niniejszą Umową. Konflikt interesów może pojawić się zwłaszcza w związku z interesem ekonomicznym, orientacją polityczną lub przynależnością narodową, więzami rodzinnymi lub uczuciowymi, lub innymi powiązaniami czy wspólnymi interesami; niezwłocznie poinformuje zamawiającego, jeśli pojawi się konflikt interesów lub okoliczności mogące do niego prowadzić; nie złożyła ani nie złoży żadnej propozycji jakiegokolwiek rodzaju, z której można by czerpać korzyści w ramach niniejszej Umowy; nie przyznała ani nie przyzna, nie poszukiwała ani nie będzie poszukiwała, nie próbowała ani nie będzie próbowała uzyskać oraz nie przyjęła ani nie przyjmie korzyści – finansowej lub w naturze – na rzecz lub od jakiegokolwiek podmiotu, która stanowiłaby działanie niezgodne z prawem lub wiązałaby się z korupcją – pośrednio lub bezpośrednio – stanowiąc zachętę lub nagrodę w związku z udzieleniem zamówienia objętego Umową; 12 Art. 96 ust. 1 rozporządzenia finansowego: 1. Instytucja zamawiająca może nałożyć kary administracyjne lub finansowe na: a) kandydatów lub oferentów w przypadkach określonych w art. 94 lit. b); b) wykonawców, w przypadku których stwierdzono poważne naruszenia ich zobowiązań wynikających z umów objętych finansowaniem z budżetu. We wszystkich przypadkach instytucja zamawiająca musi jednak najpierw umożliwić osobie zainteresowanej przedstawienie jej uwag. Art. 94 rozporządzenia finansowego: Zamówienia nie udziela się kandydatom lub oferentom, którzy w związku z procedurą udzielania zamówień: b) są winni wprowadzenia w błąd przy dostarczaniu informacji wymaganych przez instytucję zamawiającą jako warunek udziału w procedurze udzielania zamówień lub nie złożyli tych informacji. .../... - 39 h) nie jest winna wprowadzenia w błąd przy dostarczaniu informacji wymaganych przez instytucję zamawiającą jako niezbędnych w procedurze udzielania zamówień lub niedostarczenia tych informacji; i) nie podlega kryteriom wykluczenia z procedury przetargowej, o których mowa w literach a) do f) powyżej. UWAGA: Wysyłając niniejszy formularz opatrzony odpowiednimi podpisami, niżej podpisany/a zgadza się, w wypadku udzielenia mu/jej niniejszego zamówienia, przed podpisaniem Umowy i w terminie określonym na piśmie przez instytucję zamawiającą, dostarczyć na wniosek Komitetu Regionów następujące dokumenty potwierdzające jego oświadczenie: W odniesieniu do sytuacji, o których mowa w punktach a), b) i e), wymagane jest przedłożenie ważnego zaświadczenia o niekaralności, lub w przypadku braku takiego, przedłożenie aktualnego i równoważnego dokumentu wydanego przez organ sądowy lub administracyjny w kraju siedziby lub pochodzenia, potwierdzającego, że wymogi te są spełnione. Jeśli oferent jest osobą prawną, a prawo krajowe państwa, w którym oferent ma swoją siedzibę, nie pozwala na wystawienie takich dokumentów osobom prawnym, należy dostarczyć dokumenty wystawione dla osób fizycznych, takich jak osoby zarządzające przedsiębiorstwem oraz każda osoba uprawniona do jego reprezentacji, podejmowania decyzji lub nadzoru oferenta. W odniesieniu do sytuacji, o której mowa w punkcie c), dowolny dokument (na przykład odpowiednie oświadczenie lub zaświadczenie wydane przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju pochodzenia lub kraju siedziby), na podstawie którego można stwierdzić, że w związku z inną procedurą przetargową lub procedurą przyznania dotacji finansowanej z budżetu Unii oferent nie został uznany za winnego popełnienia poważnego uchybienia zawodowego ani istotnego naruszenia warunków umowy poprzez niewywiązanie się ze swoich zobowiązań umownych. W odniesieniu do sytuacji, o których mowa w punkcie d) powyżej, wymagane są aktualne zaświadczenia lub pisma wydane przez właściwe władze odpowiedniego kraju. Dokumenty te muszą świadczyć o zapłaceniu wszelkich podatków i składek na ubezpieczenie społeczne, do których płacenia jest zobowiązany oferent, w tym np.: podatku VAT, podatku dochodowego od osób fizycznych lub podatku dochodowego od osób prawnych, składek na ubezpieczenie społeczne. W odniesieniu do sytuacji, o których mowa w punktach a), b), d) lub e), jeżeli dany kraj nie wydaje któregokolwiek dokumentu, o którym mowa w dwóch powyższych akapitach, można go zastąpić oświadczeniem złożonym pod przysięgą, lub jeżeli jest to niemożliwe, oficjalnym oświadczeniem złożonym przez stronę zainteresowaną przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem albo też uprawnionym organem branżowym kraju siedziby lub pochodzenia. .../... - 40 W przypadku składania oferty przez konsorcjum, podpisane oświadczenie (oraz towarzyszące mu dokumenty i informacje wymagane w przypadku przyznania zamówienia objętego Umową) powinny zostać złożone indywidualnie przez każdy podmiot gospodarczy uczestniczący w konsorcjum. Podpisując niniejszy formularz, osoba składająca podpis przyznaje, że zaznajomiła się z sankcjami administracyjnymi i finansowymi, o których mowa w art. 133 oraz 134 b przepisów wykonawczych (rozporządzenie Komisji 2342/2002 z 23.12.2002), które to sankcje można zastosować, jeśli jakiekolwiek przedłożone oświadczenie lub informacja okażą się fałszywe. Imię i nazwisko Data Podpis * * * .../... - 41 Załącznik VI A ZARZĄDZENIE nr 005 w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach ekspertom, prelegentom i naukowcom biorącym udział w działalności Komitetu Regionów PREZYDIUM KOMITETU REGIONÓW, uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego 13 Wspólnot Europejskich (Dz.U. L 248 z 16.9.2002) , oraz rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, EURATOM) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich 14 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002) , uwzględniając regulamin wewnętrzny Komitetu Regionów, a w szczególności jego art. 35, 53, 60 i 63, uwzględniając zarządzenie Prezydium Komitetu Regionów nr 003/2007 z dnia 5 czerwca 2007 r. w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach członków Komitetu Regionów, uwzględniając zarządzenie Prezydium Komitetu Regionów nr 004/2007 z dnia 5 czerwca 2007 r. dotyczące posiedzeń organów, grup politycznych i członków Komitetu Regionów, 13 14 Rozporządzenie zmienione rozporządzeniem Rady (WE) nr 1995/2006 z dnia 13 grudnia 2006 r. – Dz.U. L 390 z 30.12.2006. Rozporządzenie ostatnio zmienione rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 478/2007 z dnia 23 kwietnia 2007 r. (Dz.U. L 111 z 28.4.2007). .../... - 42 a także mając na uwadze konieczność ustanowienia jednolitych ram prawnych, obejmujących zasady finansowe odnoszące się do udziału różnego rodzaju ekspertów, prelegentów i naukowców w działalności i pracach Komitetu Regionów, ustanawia następujący tryb i zasady zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach ekspertom, prelegentom i naukowcom biorących udział w działalności Komitetu Regionów: PRZYJMUJE NINIEJSZE ZARZĄDZENIE: * * * Artykuł 1 Sprawozdawcom opinii Komitetu Regionów biorącym udział w posiedzeniach komisji i grup roboczych, sesjach plenarnych i w innych działaniach organizowanych lub współorganizowanych przez Komitet Regionów może towarzyszyć ekspert. Eksperci mają za zadanie dzielić się swą wiedzą w czasie dyskusji nad opiniami, do których zostali wyznaczeni. Artykuł 2 W ramach przyjętego przez Prezydium podziału środków Przewodniczący Komitetu, przewodniczący komisji lub przewodniczący grup politycznych mogą również zapraszać inne osoby występujące w charakterze eksperta, prelegenta lub naukowca do wzięcia udziału w posiedzeniach Komitetu Regionów lub innych działaniach organizowanych czy też współorganizowanych przez Komitet. Artykuł 3 Komitet Regionów odpowiada za zwrot ich kosztów podróży oraz może wypłacać przysługujące im zryczałtowane diety za czas podróży i za udział w posiedzeniach zgodnie z zarządzeniami nr 003/2007 i 004/2007 Prezydium Komitetu Regionów z dnia 5 czerwca 2007 r. Artykuł 4 Niniejsze zarządzenie zastępuje zarządzenie Prezydium Komitetu Regionów nr 060/2003 z dnia 11 lutego 2003 r. dotyczące zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach ekspertom, prelegentom i naukowcom biorącym udział w działalności Komitetu Regionów. .../... - 43 Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2007 r. Sporządzono w Brukseli dnia 5 czerwca 2007 r. W imieniu Prezydium Komitetu Regionów przewodniczący (podpisano) Michel DELEBARRE * * * .../... - 44 ZAŁĄCZNIK VI B ZARZĄDZENIE nr 003 w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach dla członków i zastępców członków Komitetu Regionów PREZYDIUM KOMITETU REGIONÓW, uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, a w szczególności jego art. 7, 263, 264 oraz 265; uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego 15 Wspólnot Europejskich (Dz.U. L 248 z 16 września 2002 r.) oraz rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego 16 Wspólnot Europejskich (Dz.U. L 357 z 31 grudnia 2002 r.) , uwzględniając regulamin wewnętrzny Komitetu Regionów, a w szczególności jego art. 35, 60, 63 oraz 69, PRZYJMUJE NINIEJSZE ZARZĄDZENIE: * * 15 16 * Rozporządzenie zmienione rozporządzeniem Rady nr 1995/2006 z dn. 13 grudnia 2006 r. (Dz.U. L 390 z 30 grudnia 2006 r.). Rozporządzenie ostatnio zmienione rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 478/2007 z dn. 23 kwietnia 2007 r. (Dz.U. L 111 z 28.4.2007). .../... - 45 Artykuł 1 Zasady 1. Udział członków Komitetu Regionów w sesjach plenarnych, posiedzeniach Prezydium, komisji, grup roboczych lub wspólnych komitetów uprawnia do: − − − zwrotu kosztów podróży, wypłaty zryczałtowanej diety za czas podróży, wypłaty zryczałtowanej diety za każdy dzień udziału w posiedzeniach, obliczonych na zasadach ustalonych w niniejszym zarządzeniu. 2. Udział członków Komitetu Regionów w posiedzeniu grupy politycznej lub w posiedzeniu prezydium grupy politycznej Komitetu Regionów uprawnia do zwrotu kosztów podróży i do wypłaty zryczałtowanych diet na tych samych warunkach jak te, które określone są w art. 1 ust. 1. Nie przyznaje się zwrotu kosztów ani wypłaty diet w wypadku gdy członkowie uczestniczą w posiedzeniach, lecz nie biorą udziału w odbywających się w tym samym czasie posiedzeniu Prezydium lub sesji plenarnej. 3. Za udział w posiedzeniach, seminariach, konferencjach, kongresach itp. o szczególnym znaczeniu dla Komitetu przysługuje członkom zwrot kosztów podróży i wypłata zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach na zasadach określonych w art. 1 ust. 1 pod warunkiem złożenia: – – pisemnego wniosku wraz z zaproszeniem na imprezę lub jej programem, uprzedniego pisemnego zezwolenia właściwego intendenta. 4. Udział w sesji plenarnej i dowolnym innym posiedzeniu (oprócz posiedzeń Prezydium Komitetu) odbywającym się podczas sesji plenarnej lub w dniu ją poprzedzającym uprawnia tylko jedną osobę – członka lub jego zastępcę – do jednorazowego zwrotu kosztów podróży oraz do jednej zryczałtowanej diety za każdy dzień podróży i jednej zryczałtowanej diety za każdy dzień udziału w posiedzeniach. 5. Upoważnionym zastępcom członków przysługuje prawo zwrotu kosztów podróży i wypłata zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach na takich samych warunkach jak członkom, gdy zastępują tych członków. Każde posiedzenie lub sesja plenarna daje prawo do zwrotu kosztów przejazdu i wypłaty zryczałtowanej diety za czas podróży tylko jednej osobie, albo członkowi, albo jego zastępcy. 6. Zastępcy członka wyznaczonemu na sprawozdawcę za udział w posiedzeniach komisji lub sesjach plenarnych przysługuje zwrot kosztów podróży i wypłata zryczałtowanej diety za czas podróży i za udział w posiedzeniach, jeżeli opinia, dla której pełni on funkcję sprawozdawcy, została uwzględniona w porządku obrad. Postanowienie to obowiązuje, nawet jeśli członek, w zastępstwie którego osoba ta występowała w momencie jej wyznaczenia na sprawozdawcę, jest także obecny na tym posiedzeniu. .../... - 46 Artykuł 2 Oficjalnie zgłoszone miejsce zamieszkania 1. Podstawę do zwrotu kosztów podróży oraz naliczenia zryczałtowanej diety za czas podróży stanowi odległość między oficjalnie zgłoszonym przez członka miejscem zamieszkania a miejscem posiedzenia. 2. Za oficjalnie zgłoszone miejsce zamieszkania członka (główne miejsce zamieszkania) uznaje się miejsce zamieszkania zgłoszone przez niego w momencie jego powołania do Komitetu Regionów. Wszelkie zmiany w tym względzie należy zgłosić sekretarzowi generalnemu i odpowiedniej jednostce. Jeśli członek regularnie pełni funkcję stanowiącą podstawę jego powołania do Komitetu Regionów w różnych miejscach w tym samym państwie członkowskim, może on zwrócić się do sekretarza generalnego, po przedłożeniu dokumentacji dowodowej, o uznanie tych miejsc za oficjalne miejsca pełnienia funkcji; mogą one wówczas być punktami rozpoczęcia podróży (zgodnie z art. 9 ust. 1). 3. Zwrot kosztów podróży następuje na podstawie bezpośredniej trasy podróży między oficjalnie zgłoszonym miejscem zamieszkania a miejscem posiedzenia. Jeżeli członek podróżuje inną trasą niż bezpośrednia trasa z oficjalnie zgłoszonego miejsca zamieszkania, obowiązany jest złożyć u sekretarza generalnego wniosek o zezwolenie (zgodnie z art. 9 ust. 2) z odpowiednim uzasadnieniem i z załączeniem dokumentów określających wysokość kosztów z tego tytułu. 4. Przewodniczącemu i pierwszemu wiceprzewodniczącemu Komitetu przysługuje zwrot kosztów podróży poniesionych przez nich w ramach wypełniania obowiązków, nawet jeżeli nie podróżują oni bezpośrednią trasą z oficjalnie zgłoszonego miejsca zamieszkania. 5. Członkowie zmieniający szczegóły dotyczące ich podróży powrotnej w stosunku do podanych odpowiedniej jednostce danych dotyczących trasy lub wykorzystanych biletów obowiązani są po swym powrocie zgłosić zmiany w podróży listownie do odpowiedniej jednostki, załączając oryginały dokumentów potwierdzających te zmiany. Artykuł 3 Zwrot kosztów podróży 1. Podróż koleją, autobusem lub statkiem Zwrot faktycznie poniesionych kosztów podróży koleją, autobusem lub statkiem wraz z dopłatami następuje po przedłożeniu oryginałów dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Administracja stempluje oryginał biletu na dowód jego przedłożenia do refundacji. .../... - 47 2. Podróż samochodem W razie podróży samochodem beneficjent niniejszego zarządzenia otrzymuje zwrot kosztów według zryczałtowanej stawki za kilometr. Stawka ta ustalana jest na mocy decyzji sekretarza generalnego. Administracja ustala odległość w kilometrach między miejscem posiedzenia a oficjalnie zgłoszonym miejscem zamieszkania za pomocą programu komputerowego. Kwota zwrotu kosztów za podróż samochodem nie może w żadnym wypadku przekroczyć ceny biletu kolejowego pierwszej klasy na tej samej trasie. Jeśli tym samym samochodem podróżuje więcej niż jeden członek, osobie odpowiedzialnej za samochód przysługuje prawo do zwrotu według stawki określonej w poprzednim akapicie, powiększonej o dodatek w wysokości 20% za każdą osobę towarzyszącą, pod warunkiem, że osoba odpowiedzialna za samochód wymieni nazwiska osób jej towarzyszących we wniosku o refundację. Osoby wymienione we wniosku tracą prawo do zwrotu kosztów za dany etap podróży. 3. Podróż samolotem Koszty transportu lotniczego podlegają zwrotowi na podstawie ceny biletu klasy poniżej klasy pierwszej, za okazaniem oryginału biletu lotniczego i karty pokładowej (przynajmniej na podróż „tam”). Administracja stempluje oryginał biletu na dowód jego przedłożenia do refundacji. Przewodniczącemu, pierwszemu wiceprzewodniczącemu lub wiceprzewodniczącym ich reprezentującym przysługuje zwrot kosztów biletu na podróż pierwszą klasą. 4. Dodatkowe podróże Członek lub jego zastępca odbywający z wyjątkowych przyczyn drugą podróż podczas sesji plenarnej lub pomiędzy dwoma posiedzeniami odbywającymi się w dwa kolejne dni obowiązany jest złożyć u sekretarza generalnego wniosek o zezwolenie (zgodnie z art. 9 ust. 2) z odpowiednim uzasadnieniem i z załączeniem dokumentów określających wysokość kosztów z tego tytułu. Za dodatkową podróż na odległość poniżej 100 km (w jedną stronę) zwrot nie przysługuje. 5. Koszty podróży między oficjalnie zgłoszonym miejscem zamieszkania lub miejscem posiedzenia a stacją kolejową, lotniskiem lub portem Postanowienia art. 3 obowiązują również w odniesieniu do kosztów podróży między oficjalnie zgłoszonym miejscem zamieszkania lub miejscem posiedzenia a stacją kolejową, lotniskiem lub portem. .../... - 48 W przypadku posiedzeń odbywających się poza Brukselą w wyjątkowych przypadkach przysługuje zwrot kosztów przejazdu taksówką ze stacji, lotniska lub portu na miejsce posiedzenia i z powrotem po złożeniu u sekretarza generalnego pisemnego wniosku z odpowiednim uzasadnieniem i z załączeniem oryginałów dokumentów potwierdzających poniesione wydatki (zgodnie z art. 9 ust. 2). Artykuł 4 Zryczałtowana dieta za czas podróży 1. Zryczałtowana dieta za czas podróży pokrywa wszelkie koszty poniesione w trakcie podróżowania różnymi trasami. 2. Kwotę zryczałtowanej diety za czas podróży ustala się na podstawie jednostki referencyjnej na mocy decyzji sekretarza generalnego. 3. Wysokość diety za czas podróży wylicza się na zasadzie ryczałtu zgodnie z poniższą tabelą na podstawie odległości między miejscem rozpoczęcia podróży, miejscem posiedzenia a miejscem, do którego powraca członek, niezależnie od użytego środka transportu. Długość trasy podróży 0–200 km 201–400 km 401–1 000 km 1 001–2 000 km Powyżej 2 000 km Liczba jednostek referencyjnych 0 0,75 1 1,5 2 W przypadku podróży poza terytorium Unii Europejskiej, której długość przekracza 6000 km, zryczałtowana dieta za czas podróży dla członków wynosi cztery jednostki referencyjne. 4. W przypadku udziału w co najmniej dwóch następujących po sobie posiedzeniach odbywających się w różnych miejscach wysokość diety zryczałtowanej oblicza się na podstawie odległości między oficjalnie zgłoszonym miejscem zamieszkania a najbardziej od niego odległym miejscem posiedzenia. 5. Członkowi lub jego zastępcy odbywającemu z wyjątkowych przyczyn drugą podróż podczas sesji plenarnej lub pomiędzy dwoma posiedzeniami odbywającymi się w dwa kolejne dni zgodnie z art. 3 ust 4 przysługuje wypłata drugiej zryczałtowanej diety za czas podróży. .../... - 49 Artykuł 5 Zryczałtowana dieta za udział w posiedzeniach 1. Dieta przyznana za każdy dzień posiedzenia pokrywa w sposób zryczałtowany wszelkie wydatki poniesione w ciągu dnia kalendarzowego w miejscu posiedzenia. 2. Kwota owej zryczałtowanej diety ustalana jest na mocy decyzji sekretarza generalnego. 3. Wypłata diety następuje: a) za każdy dzień udziału w posiedzeniu, na zasadach określonych w art. 1; b) za każdy dzień przerwy pomiędzy dwoma posiedzeniami, w przypadku gdy członek nie powraca do oficjalnie zgłoszonego miejsca zamieszkania, z zastrzeżeniem, że łączna kwota diety nie może przekraczać łącznej kwoty zwrotu kosztów podróży i diet za czas podróży, jakie osoba ta otrzymałaby, gdyby odbyła podróż w obie strony z pierwotnego miejsca wyjazdu i z powrotem. Członek jest obowiązany przedstawić dowody potwierdzające tę oszczędność. Wysokość diety w żadnym wypadku nie może przekroczyć kwoty diet za dwa dni udziału w posiedzeniach; c) za każdy dzień w czasie sesji plenarnej, w którym posiedzenie nie odbywa się wskutek odwołania lub zawieszenia obrad, o ile członek bierze udział w pracach Komitetu lub jego organów składowych w dniu poprzednim i w dniu następnym oraz o ile podczas przerwy nie powraca on do swojego zadeklarowanego miejsca zamieszkania. Artykuł 6 Wizyty oficjalne W przypadku wizyty oficjalnej poza siedzibą Komitetu przewodniczącemu lub wiceprzewodniczącemu zastępującemu przewodniczącego przysługuje zwrot kosztów podróży (pierwszą klasą) oraz zryczałtowana dieta za czas podróży, zgodnie z art. 3 i 4. Otrzymują oni ponadto podwójną dietę zryczałtowaną za każdy dzień udziału w posiedzeniu. Artykuł 7 Tryb refundacji 1. Członek jest zobowiązany do podpisywania oficjalnej listy obecności na każdym posiedzeniu lub w każdym dniu posiedzenia. 2. Członek musi wypełnić i podpisać formularz wniosku o refundację podczas posiedzenia. Wnioski złożone w terminie późniejszym niż dwa tygodnie po zakończeniu posiedzenia nie będą traktowane w sposób priorytetowy. Wnioski o refundację, do których wymagane jest .../... - 50 przedstawienie biletu lub dokumentów dowodowych, nie podlegają rozpatrzeniu, jeżeli powyższe dokumenty nie zostały do nich załączone. Do odbioru dokumentów dowodowych uprawnieni są wyłącznie pracownicy odpowiedniej jednostki, upoważnieni pracownicy działu obsługi posiedzeń lub osoby odpowiedzialne za posiedzenie. W przypadku nieobecności uprawnionego pracownika administracji wnioski o refundację należy składać w odpowiedniej jednostce. Do wniosków dołączyć należy obowiązkowo oryginały biletów i niezbędne dokumenty potwierdzające poniesione wydatki. Artykuł 8 Warunki wypłaty diet i zwrotu kosztów podróży 1. Kwoty diet i zwrotu kosztów podróży wylicza się w euro. 2. Wypłaca się je na wniosek członka przelewem na rachunek bankowy lub pocztowy. O każdej zmianie danych konta bankowego lub pocztowego należy powiadomić z wyprzedzeniem sekretariat generalny i odpowiednią jednostkę odrębnym pismem. 3. Przeliczenia walut innych niż euro dokonuje się według kursu walut publikowanego co miesiąc przez księgowego Komisji Europejskiej (InforEuro). Artykuł 9 Uprawnienia sekretarza generalnego 1. Sekretarz generalny uprawniony jest do rozpatrywania i zatwierdzania wniosków o uznanie jednego lub większej liczby oficjalnych miejsc zamieszkania członka w jego państwie członkowskim zgodnie z art. 2 ust. 2. 2. Sekretarz generalny uprawniony jest do rozpatrywania i zatwierdzania wniosków o refundacje zgodnie z art. 2 ust. 3 oraz art. 3 ust. 4 i 5. 3. Oprócz procedury odwoławczej przewidzianej w art. 10 ust. 1, członek, który nie jest zadowolony ze sposobu stosowania niniejszego regulaminu przez administrację, może złożyć u sekretarza generalnego pisemną skargę w konkretnej i dotyczącej go osobiście sprawie. Skargi można składać w terminie 4 tygodni od daty zapoznania się z kwestionowaną decyzją. Sekretarzowi generalnemu przysługuje również termin 4 tygodni od daty otrzymania skargi na ustosunkowanie się do niej. Artykuł 10 Procedura odwoławcza w wyjątkowych lub nieprzewidzianych wypadkach 1. Członek, którego wniosek o zezwolenie złożony na mocy art. 9 ust. 1 i 2 został odrzucony przez sekretarza generalnego, może odwołać się od jego decyzji do przewodniczącego. .../... - 51 Odwołanie należy wnieść do przewodniczącego co najmniej na tydzień przed datą podróży wymagającej uprzedniego zezwolenia zgodnie z art. 2 ust. 2 lub 3 lub art. 3 ust. 4 bądź też – w przypadku wniosków o dodatkową refundację na mocy art. 3 ust. 5 – w ciągu miesiąca od daty powiadomienia o decyzji podjętej przez sekretarza generalnego. 2. Sekretarz generalny przekazuje wszelkie przypadki wyjątkowe i przypadki nieuregulowane w niniejszym zarządzeniu do decyzji przewodniczącego. Artykuł 11 Postanowienia wykonawcze 1. Wykonanie niniejszego zarządzenia powierza się sekretarzowi generalnemu. 2. Zgodnie z art. 3 ust. 2, art. 4 ust. 2 i art. 5 ust. 2 sekretarz generalny ustala na mocy decyzji zryczałtowaną stawkę dodatku zależnego od ilości kilometrów w wypadku podróży samochodem, kwotę zryczałtowanej diety za czas podróży na podstawie jednostki referencyjnej i kwotę zryczałtowanej diety za udział w posiedzeniach. Artykuł 12 Postanowienia końcowe Niniejsze zarządzenie uchyla zarządzenie Prezydium Komitetu Regionów nr 325/2004 w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach dla członków i zastępców członków Komitetu Regionów. Niniejsze zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2007 r. Sporządzono w Brukseli, dnia 5 czerwca 2007 r. W imieniu Prezydium Komitetu Regionów (podpisano) Michel DELEBARRE Przewodniczący * * * .../... - 52 - DECYZJA nr 0254/2011 w sprawie trybu wykonania zarządzenia nr 003/2007 w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach członkom i zastępcom członków Komitetu Regionów SEKRETARZ GENERALNY, uwzględniając art. 11 ust. 1 zarządzenia nr 003/2007 w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach członkom i zastępcom członków Komitetu Regionów, a także mając na uwadze, iż konieczne jest ustalenie trybu wykonania postanowień dotyczących zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach członkom i zastępcom członków Komitetu, PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ: Artykuł 1 Zasady 1. Zastępca członka może brać udział w seminariach, konferencjach, kongresach itp. o szczególnym znaczeniu dla Komitetu Regionów na wniosek przewodniczącego Komitetu, przewodniczącego danej komisji lub przewodniczącego grupy politycznej, której jest członkiem, zgodnie z warunkami dotyczącymi zezwolenia określonymi w art. 1 ust. 3 zarządzenia nr 003/2007. Ma on prawo do zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniu, jeśli został odpowiednio uprawniony do zastępowania członka lub został wyznaczony na sprawozdawcę opinii związanej tematycznie z danym seminarium lub konferencją. 2. Za udział w sesji plenarnej i dowolnym innym posiedzeniu (oprócz posiedzeń Prezydium Komitetu) odbywającym się podczas sesji plenarnej lub w dniu ją poprzedzającym refundacja kosztów podróży i wypłata zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach przysługuje tylko jednej osobie – członkowi albo jego zastępcy. .../... - 53 Kwoty te wypłaca się członkowi, o ile nie złoży on innych instrukcji w tej sprawie. 3. O przekazaniu uprawnień zastępcy należy powiadomić Sekretariat Generalny za pomocą systemu elektronicznego najpóźniej w przeddzień posiedzenia. W wypadku czasowej niedostępności systemu elektronicznego, członek obowiązany jest przekazać podpisane pełnomocnictwo do Sekretariatu Generalnego pocztą elektroniczną lub faksem najpóźniej w przeddzień posiedzenia. Artykuł 2 Oficjalnie zgłoszone miejsce zamieszkania W razie uzyskania zezwolenia sekretarza generalnego na uwzględnienie dodatkowego oficjalnego miejsca zamieszkania beneficjent ma prawo rozpoczynać i kończyć podróż w tym miejscu. W razie wybrania innej – krótszej lub dłuższej – trasy niż bezpośrednia trasa podróży między oficjalnie zgłoszonym miejscem zamieszkania a miejscem posiedzenia beneficjent obowiązany jest przedłożyć sekretarzowi generalnemu wniosek o zezwolenie wraz z uzasadnieniem, podając różnicę kosztów w porównaniu z trasą bezpośrednią. Za dowód uznaje się wyłącznie pisemne zaświadczenie z biura podróży lub linii lotniczej. Artykuł 3 Zwrot kosztów podróży 1. Podróż koleją, autobusem lub statkiem Zwrot faktycznie poniesionych kosztów podróży koleją, autobusem lub statkiem wraz z dopłatami następuje po przedłożeniu oryginałów dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Na takich samych zasadach przysługuje zwrot kosztów przejazdu tramwajem lub metrem. Bilet na podróż pierwszą klasą podlega zwrotowi. Ewentualne koszty wynajęcia kabiny na statku lub przedziału w pociągu nocnym są pokrywane w ramach zryczałtowanej diety za czas podróży i w związku z tym nie podlegają zwrotowi. Zwrot kosztów abonamentu kolejowego za rok „n” można uzyskać w styczniu roku „n+1” na podstawie dowodu zapłaty i pod warunkiem, że koszt abonamentu nie przekracza kosztów podróży kolejowych bez abonamentu odbytych w związku z pracami Komitetu w roku „n”. Zwrot kosztów karty uprawniającej do zniżek można uzyskać, jeżeli oszczędności dla Komitetu przekraczają koszt takiej karty. .../... - 54 2. Podróż samochodem Beneficjent obowiązany jest podać na formularzu zwrotu kosztów numer rejestracyjny użytego samochodu. Administracja sprawdza odległości zadeklarowane przez beneficjentów, przyjmując za podstawę najszybszą trasę wyliczoną za pomocą programu Microsoft Autoroute w najnowszej wersji. Jeżeli program ten nie pozwala na obliczenie trasy, administracja zastrzega sobie prawo do sprawdzenia odległości przy pomocy innych odpowiednich środków. Dział Obsługi Administracyjnej Członków sprawdza co roku w kolejach belgijskich ceny biletów kolejowych na trasach między Brukselą a głównymi miastami Europy w celu ograniczenia zwrotu kosztów podróży samochodem do równowartości ceny biletu kolejowego pierwszej klasy. Kwota zwrotu kosztów za podróż samochodem nie może w żadnym wypadku przekroczyć ceny biletu kolejowego pierwszej klasy na tej samej trasie. W wypadku, gdy najszybsza trasa podróży tam i z powrotem, obliczona za pomocą programu używanego przez Komitet, przekracza 2000 km, koszty podróży samochodem zwraca się wyłącznie na podstawie oryginalnych dokumentów potwierdzających koszty zakupu paliwa, hotelu, parkingów i opłat za przejazd. Wysokość stawki za kilometr ustalana jest na mocy decyzji sekretarza generalnego. Za dojazd na miejsce posiedzenia wynajętym samochodem przysługuje zwrot kosztów według tej samej stawki za kilometr za okazaniem faktury za wynajęcie samochodu. Na wyraźne żądanie beneficjenta możliwe jest uzyskanie zezwolenia na zwrot kosztów podróży samochodem służbowym na rzecz władz publicznych, którym dany beneficjent podlega. 3. Podróż samolotem Beneficjent obowiązany jest okazać karty pokładowe na wszystkie etapy podróży „tam”. W razie niezłożenia oryginałów karty pokładowej na podróż „tam” administracja przyjmuje oryginał karty pokładowej z podróży powrotnej lub pisemne potwierdzenie linii lotniczych. Beneficjent odbywający podróż na podstawie biletu elektronicznego obowiązany jest złożyć oryginał karty pokładowej lub zaświadczenie z linii lotniczych wraz z dowodem dokonania rezerwacji elektronicznej, zawierającym faktycznie zapłaconą cenę. .../... - 55 Jeśli z wyjątkowych względów konieczne jest skorzystanie z samolotu prywatnego, wymaga to uprzedniego zezwolenia sekretarza generalnego. Wniosek musi zawierać uzasadnienie niekorzystania z samolotu linii regularnej. Należy do niego dołączyć zaświadczenie z biura podróży lub linii lotniczych zawierające cenę biletu za lot linią regularną w klasie niższej niż pierwsza w dniu posiedzenia. Działowi Obsługi Administracyjnej Członków należy przekazać oryginalny rachunek ze wskazaniem trasy, nazwiska pasażera i ceny. Zwrot kosztów nie może w żadnym wypadku przekraczać ceny biletu w klasie niższej niż pierwsza. 4. Koszty podróży między oficjalnie zgłoszonym miejscem zamieszkania lub miejscem posiedzenia a stacją kolejową, lotniskiem lub portem W razie podróżowania samolotem beneficjent biorący udział w posiedzeniu w Brukseli otrzymuje zryczałtowany zwrot kosztów w kwocie równej cenie biletu kolejowego na podróż pierwszą klasą między lotniskiem Zaventem a Brukselą. Administracja sprawdza co roku cenę biletu w kolejach belgijskich. W przypadku posiedzeń odbywających się poza Brukselą w wyjątkowych przypadkach przysługuje zwrot kosztów przejazdu taksówką w trybie art. 3 ust. 5 zarządzenia nr 003/2007. Zwrot kosztów przysługuje wyłącznie za przejazd z lotniska, portu lub dworca kolejowego na miejsce posiedzenia lub do hotelu i odwrotnie. Za wyjątkowe przypadki uznaje się brak połączeń transportem publicznym, przyjazd lub wyjazd w bardzo wczesnych godzinach porannych lub późnych godzinach wieczornych poza godzinami funkcjonowania transportu publicznego oraz działanie siły wyższej. Koszty przejazdu taksówką między oficjalnie zgłoszonym miejscem zamieszkania a lotniskiem, stacją kolejową lub portem początkowym nie podlegają zwrotowi, z wyjątkiem kosztów za przejazd kombinowany taksówką i promem, ponoszonych przez członków zamieszkujących wyspy nieposiadające lotniska, na trasie między miejscem zamieszkania a lotniskiem na sąsiedniej wyspie i odwrotnie. 5. Pozostałe koszty Koszty administracyjne związane z zakupem biletów na podróż podlegają zwrotowi za okazaniem faktury z biura podróży. Chodzi tu przykładowo o koszty rezerwacji miejsca, koszty związane z płatnością kartą kredytową, koszty biura podróży, koszty dostawy, anulowania i rezerwacji. Opłaty wizowe w wypadku podróży poza UE zwracane są po uzyskaniu uprzedniej zgody sekretarza generalnego. .../... - 56 Koszty przejazdu minibusami traktowane są jak koszty przejazdu autobusem. Opłata za przejazd przez most podlega zwrotowi jako zastępstwo za przejazd drogą morską. W związku z tym, że Komitet wykupił ubezpieczenie na podróż/assistance dla członków, żadne koszty tego rodzaju nie podlegają zwrotowi. Artykuł 4 Zryczałtowana dieta za czas podróży Wysokość zryczałtowanej diety za czas podróży ustalana jest na mocy decyzji sekretarza generalnego. Kwota zryczałtowanej diety za czas podróży wyliczana jest zawsze na podstawie faktycznie pokonanej odległości. Jeśli członek nie został z odpowiednim wyprzedzeniem powiadomiony o odwołaniu posiedzenia, przysługuje mu wypłata zryczałtowanej diety za faktycznie odbytą podróż. Jeśli członek nie mógł uczestniczyć w posiedzeniu z nieprzewidywalnych przyczyn, przekazuje wniosek o zwrot kosztów wraz z uzasadnieniem sekretarzowi generalnemu, który przedkłada go przewodniczącemu do decyzji (art. 10 ust. 2 zarządzenia nr 003/2007). Artykuł 5 Zryczałtowana dieta za udział w posiedzeniach Wysokość zryczałtowanej diety za udział w posiedzeniach ustalana jest na mocy decyzji sekretarza generalnego. Artykuł 6 Procedura zwrotu kosztów W razie niezłożenia podpisu na oficjalnej liście obecności na każdym posiedzeniu lub w każdym dniu posiedzenia beneficjent powinien przesłać do Działu Obsługi Administracyjnej Członków oświadczenie honorowe z uzasadnieniem, potwierdzające jego obecność na danym posiedzeniu. Administracja rozpatruje każdy taki wniosek i przekazuje go do decyzji sekretarzowi generalnemu. W razie udziału indywidualnego lub nieobecności uprawnionego pracownika administracji złożenie podpisu na liście obecności nie jest obowiązkowe. .../... - 57 Artykuł 7 Tryb wypłaty diet i zwrotu kosztów podróży 1. Korespondencja Rozliczenia zryczałtowanych diet i kosztów podróży przesyła się pocztą elektroniczną na poufny adres zgłoszony przez członka Komitetu. Wiadomość ta przesyłana jest w tym samym czasie, co polecenie przelewu do banku. 2. Wypłata diet Polecenia przelewu na rzecz beneficjenta wnioskującego o przelew na konto bankowe lub pocztowe w państwie członkowskim Unii Europejskiej wysyła się z instrukcją „koszty ponoszą wspólnie zleceniodawca i beneficjent”. Beneficjent obowiązany jest przekazać Komitetowi formularz danych rachunku bankowego zawierający kompletne dane rachunku bankowego, podpis właściciela rachunku oraz podpis urzędnika bankowego i pieczęć banku. Beneficjent obowiązany jest także przekazać Komitetowi formularz danych dotyczących osobowości prawnej osoby fizycznej zawierający jego dane osobowe i podpis, wyraźną dwustronną kopię paszportu lub krajowego dowodu osobistego oraz ewentualnie oficjalny dokument potwierdzający numer płatnika VAT. Przelewy bankowe dokonywane są dopiero po zatwierdzeniu tych danych w rejestrze centralnym prowadzonym przez Komisję Europejską. Przelewy te mogą być traktowane jako płatności krajowe pod warunkiem, że zawierają kody IBAN i BIC. Członkowie, którzy zostali obciążeni kosztami bankowymi, mogą co roku na początku stycznia zwrócić się do Komitetu o ich zwrot, przedkładając dokumenty potwierdzające poniesione koszty. 3. Powiadomienie o danych rachunku bankowego Beneficjent obowiązkowo przekazuje Komitetowi dane swego rachunku bankowego i powiadamia Komitet o wszelkich zmianach tych danych, korzystając z dostarczonego przez Komitet formularza „Dane rachunku bankowego”. Formularz musi zawierać kompletne dane rachunku bankowego, podpis właściciela rachunku oraz podpis urzędnika bankowego i pieczęć banku. .../... - 58 4. Przeliczanie walut Waluty państw spoza strefy euro przelicza się według kursu publikowanego przez księgowego Komisji Europejskiej (Info-Euro) w dniu posiedzenia, w którym beneficjent brał udział. Artykuł 8 Postanowienia końcowe Niniejszym traci moc decyzja nr 326/2007 w sprawie trybu wykonania zarządzenia nr 003/2007 w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach członkom i zastępcom członków Komitetu Regionów. Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem 1 września 2011 r. Sporządzono w Brukseli 28 lipca 2011 r. Sekretarz Generalny (podpisano) Gerhard STAHL * * * .../... - 59 - PL KOMITET REGIONÓW WNIOSEK O ZWROT KOSZTÓW PODRÓŻY ORAZ O PRZYZNANIE DIET ZA CZAS PODRÓŻY I ZA UDZIAŁ W POSIEDZENIACH (podane informacje oraz załączone dokumenty podlegają sprawdzeniu; w razie potrzeby mogą podlegać dalszej kontroli) Nazwisko: Imię: Status:· członek / obserwator z kraju kandydującego / ekspert / prelegent / naukowiec (niepotrzebne skreślić) uprawniony zastępca wyznaczony za Posiedzenie: Miejsce: Data: KOSZTY PODRÓŻY (art. 3) (ZA OKAZANIEM ORYGINAŁÓW BILETÓW, KART POKŁADOWYCH ORAZ DOWODÓW PONIESIENIA EWENTUALNYCH OPŁAT DODATKOWYCH) 1. SAMOCHÓD (zwrot wg stawki za km do równowartości biletu na pociąg 1. klasy) Waluta KWOTA Niepotrzebne skreślić (obowiązkowo): Samochód służbowy: nr rejestracyjny…………… Samochód prywatny: nr rejestracyjny…………… – z miejsca zamieszkania na lotnisko / stację kolejową: miejscowość: …………………… odległość w km (tam i z powrotem) ............. – z miejsca zamieszkania do miejsca posiedzenia: miejscowość: …………………… odległość w km (tam i z powrotem) ............. 2. KOLEJ (do wysokości ceny biletu powrotnego 1. klasy z dopłatami) Podróż z: …….......……….........………… do: .…………………........................ Dopłata (opisać): .................................................................................................. 3. SAMOLOT (maks. klasa business) Podróż z: …………………................…… do: .………...............……………… 4. INNE: Rodzaj: ………..……. podróż z:.……….…...….……… do: ……….…………….. Rodzaj: ………..……. podróż z:……….…...….….…… do: ……….…………..… ZRYCZAŁTOWANE DIETY ZA UDZIAŁ W POSIEDZENIACH (art. 5) liczba Liczba dni uczestnictwa w pracach Komitetu: Liczba dni przerwy pomiędzy dwoma posiedzeniami: (bez powrotu do miejsca zamieszkania) Oświadczam, że informacje podane w niniejszym formularzu są zgodne ze stanem faktycznym oraz że koszty podróży, o których zwrot występuję, nie będą refundowane z innych źródeł. Podpis wnioskodawcy: Miejscowość i data: Wypełnia administracja – Diety zryczałtowane za czas podróży (art. 4) _____________ 0,75 1 1,5 2
