Zapytanie ofertowe na organizację XXI MK PTK 2017

Szanowni Państwo,
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne organizuje:
„XXI Międzynarodowy Kongres Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego” .
Termin Kongresu: 21 – 23.09.2017 r.
Miejsce Kongresu : Międzynarodowe Centrum Kongresowe w Katowicach
Przewidywana liczba uczestników: ~ 4 500
Organizację Kongresu Zarząd Główny PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie/ firmom
z dużym doświadczeniem w organizowaniu wydarzeń podobnej rangi.
Główne zadania (podzielone na trzy grupy zdefiniowane poniżej jako zadanie 1, 2, 3) mogą
być realizowane łącznie przez jedną firmę lub osobno przez dwie lub trzy firmy wyłonione
w drodze konkursu, deklarujące wzajemną współpracę.
Oferty (w formie papierowej i wersji elektronicznej) wraz ze wstępną koncepcją aranżacji
przestrzeni kongresowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta,
należy składać w terminie do 25 października 2016 r. do godziny 15.00 na adres:
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
ul. Stawki 3A lok 1-2, 00-193 Warszawa
z dopiskiem „XXI MK PTK – Katowice 2017”.
Oferta winna zawierać informacje w/g
wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędne
w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny
oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do
ewidencji działalności gospodarczej).
2. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS
potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na
ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem
terminu składania ofert.
3. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego
ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji;
1
4. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej
trzech tego typu imprez z udziałem środowiska medycznego.
5. Datę sporządzenia oferty., wskazanie i podpis osoby uprawnionej do reprezentacji
oferenta.
6. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.
7. Oświadczenie
oferentów
składających
wspólną
ofertę
o
ich
solidarnej
odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
8. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich korzystać.
9. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym zapytaniu
ofertowym i niezgłaszaniu w stosunku do PTK żadnych roszczeń związanych
z postępowaniem konkursowym
oraz złożoną ofertą, w tym
związanych
z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych
z unieważnieniem postępowania konkursowego.
Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie,
przy czym projekt umowy stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie
wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez
konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.
Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu
cywilnego.
Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Komitetu Organizacyjnego Kongresu
zaakceptowana przez Zarząd Główny PTK.
Konkurs przebiegać będzie dwuetapowo:
- I etap - złożenie ofert i wstępna ich selekcja;
- II etap - spotkanie z firmami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
Komitet Organizacyjny
XXI Międzynarodowego Kongresu Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
2
Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić cenę wykonania
zamówienia (wynagrodzenie) oraz koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów
zapytania w ramach zadań. Wszystkie przedstawione ceny lub koszty mogą podlegać dalszym
negocjacjom.
ZADANIE 1
1. Wynajem na rzecz i wyłączność PTK Międzynarodowego Centrum Kongresowego
w Katowicach na miejsce obrad XXI Międzynarodowego Kongresu PTK w dniach 2024.09.2017. Udostępnienie dla PTK pomieszczeń MCK do przygotowania kongresu od dnia
18.09.2016 r.
2. Zapewnienie 13 sal wykładowych (1 sala na minimum 1000 osób, 4 sale na minimum 400
osób, 3 sale na minimum 250-300 osób, 5 sal na minimum 100 osób), pomieszczenia
wykładowców z systemem przyjmowania prezentacji (tzw. slajd room), powierzchni
wystawienniczej 2000 m2, pokoju gości (tzw. VIP-room) i przestrzeni na sesje plakatowe na
minimum 100 dwustronnych stanowisk.
3. Kompleksowe wyposażenie MCK w sprzęt audiowizualny zapewniający dobrą
widoczność prezentacji z każdego miejsca i wysokiej jakości dźwięk, z obsługą oraz
zapewnieniem mównic z monitorami podglądowymi na wszystkich salach wykładowych
i ekranami podglądowymi na stołach prezydialnych.
4. Kompleksowe oświetlenie obiektu.
5. Dostarczenie energii elektrycznej do wszystkich przestrzeni wykorzystywanych przez
Kongres, w tym wystawy firm na powierzchni wystawienniczej, przestrzeni na sesje
plakatowe, inne dodatkowe wydzielone powierzchnie. Rozliczenie energii według zużycia.
6. Obsługa techniczna obiektu.
7. Zapewnienie cateringu płatnego przez uczestników Kongresu – restauracja oraz bistra.
8. Zapewnienie i obsługa szatni.
9. Nadzór przeciwpożarowy.
10. Kompleksowe sprzątanie obiektu w trakcie i po wydarzeniu z uwzględnieniem wszystkich
wykorzystywanych powierzchni, kontenery na śmieci, wywóz śmieci.
11. Ochrona obiektu.
12. Zabezpieczenie medyczne.
13. Ubezpieczenie i obsługa prawna Kongresu.
3
14. Wytypowanie event menagera odpowiedzialnego za wydarzenie.
15. Wynajem powierzchni pod spotkanie „get together” w dniu 21.09.2017 r.
16. Organizacja imprezy „get together”.
17. Wydzielenie strefy internetowej Wi-Fi.
ZADANIE 2
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie kongresu z możliwością
dokonywania płatności, obsługa recepcji z przygotowaniem i wydawaniem identyfikatorów,
certyfikatów, materiałów kongresowych oraz wystawiania faktur uczestnikom kongresu.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Kongresu z przekierowaniem na stronę
Międzynarodowego Centrum Kongresowego i bazy hotelowej z możliwością rezerwacji
noclegu.
3. Przygotowanie logo Kongresu.
4. Współudział w informacji o Kongresie.
5. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez
przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą
elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie
programu naukowego w wersji pełnej i skróconej do publikacji w formie papierowej
i elektronicznej.
6. Aplikacja mobilna.
7. Przygotowanie „toreb” na materiały dla uczestników Kongresu oraz ich spakowanie
(uwzględniając materiały kongresowe oraz reklamowe)
8. Przygotowanie identyfikatorów dla uczestników Kongresu (z logo sponsora umieszczonym
na „smyczy reklamowej”)
9. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami
i prezentującymi prace naukowe.
10. Zapewnienie korespondencji z zaproszonymi Gośćmi KO (ok. 150 osób) dotyczącej
zakwaterowania w trakcie Kongresu
11. Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu Kongresu (jw.
w pkt. 1)
12. Wydanie gazety kongresowej
13. Zapewnienie punktu informacyjnego.
4
14. Zapewnienie transportu dla wybranych gości Kongresu.
15. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja
z tym związana.
16. Przygotowanie techniczne i obsługa: sal wykładowych, slajd-roomu, wystawy firm, sesji
plakatowej, VIP-roomu i innych wykorzystywanych pomieszczeń.
17. Przygotowanie i obsługa slajd-roomu i komputerów na salach wykładowych.
18. Obsługa sal wykładowych.
19. Przygotowanie powierzchni pod sesje plakatowe, w tym moderowane, na co najmniej 100
dwustronnych stanowisk, obsługa sesji plakatowej.
20. Wyposażenie sal wykładowych w podesty,
wyposażenie VIP-roomu.
stoły prezydialne, obrusy i krzesła,
21. Aranżacja sal wykładowych, przestrzeni wystawienniczej, przestrzeni kongresowej i VIProomu z cateringiem.
22. Podział przestrzeni wystawienniczej na stoiska, kontakt z firmami, zapewnienie pomocy
wystawcom w czasie przygotowywania stoisk.
23. Identyfikacja wizualna przed i w obiekcie kongresowym.
24. Przygotowanie i prowadzenie recepcji.
25. Aranżacja i przygotowanie jednej przestrzeni wykładowej typu „Hub”, na minimum 200250 uczestników.
26. Przygotowanie stref wypoczynku.
27. Zapewnienie dostępności oraz obsługa parkingów, w tym miejsc parkingowych dla VIP.
28. Przygotowanie sali na posiedzenie Zarządu Głównego PTK w dniu 20 września 2017
(środa) – sala na 25 osób (godzina 11.00-14.00)
29. Przygotowanie sali na posiedzenie Zarządu Głównego PTK w składzie rozszerzonym dniu
20 września 2017 (środa) – sala na 100 osób (godzina 15.00-18.00)
5
ZADANIE 3
1. Koordynacja pomiędzy poszczególnymi dostawcami usług realizującymi Kongres.
2. Współorganizacja imprez towarzyszących.
3. Współudział w promocji Kongresu i Towarzystwa.
6
Załącznik do "Zaproszenie do składania ofert"
FORMULARZ KOSZTORYSU - XXI Międzynarodowy Kongres Polskiego
Towarzystwa Kardiologicznego
Liczba uczestników ca. 4 500 osób
Zadanie ………
cena netto
Pozycja 1
Pozycja 2
…
Pozycja n
RAZEM
7