Zarządzanie projektami

Transkrypt

Warsztaty pn.
Zarządzanie
projektami
w ramach cyklu szkoleniowo-aktywizującego
Programu Odnowy Wsi Województwa Śląskiego
październik-listopad 2006 r.
Program Odnowy Wsi Województwa Śląskiego na lata 2006-2010
Piotr Bębenek
ZARZĄDZANIE
STRATEGICZNE
czyli
pilnowanie priorytetów
Piotr Bębenek
NASZE PODEJŚCIE
Rozwój zaleŜy od trzech elementów:
Strategia – jest procesem, w
wyniku którego mieszkańcy
formułują cele i sposoby
dąŜenia do nich
Strategia
Partnerstwo – to
sposób na
koordynację,
współdziałanie,
wzmacnianie
lokalnych więzi
Obszar
Obszar – symbolizuje tradycje, lokalne
walory, lokalną społeczność – wszystko,
co składa się na toŜsamość obszaru
Partnerstwo
Piotr Bębenek
Jak się do tego zabraliśmy
WIZJA
PRZYGOTOWANIA
WYBÓR
ANALIZY
TWORZENIE
DECYZJE
REALIZACJA
MONITORING
TWORZENIE ZBIORU POMYSŁÓW DOTYCZĄCYCH
PRZYSZŁOŚCI
•generowanie pomysłów
•twórcza postawa
•unikanie ocen
OKREŚLENIE
OBSZARU
PROBLEMOWEGO
ROZWOJU
•podejście analityczne
•znalezienie wspólnego języka
•wybór tematów i hierarchizacja
STRATEGII
TWORZENIE PLANU STRATEGICZNEGO
•struktura organizacyjna
•wybór zadań
•koszty
środki:
kto ?, co ?, gdzie ? , kiedy ?, jak ?, …
WYKONANIE ZAPLANOWANYCH ZADAŃ
KOORDYNACJA REALIZACJI STRATEGII
OCENA EFEKTÓW
MONITORING
Piotr Bębenek
1/ etap tworzenia wizji
Jest on podobny do wyobraŜania sobie idealnej, wymarzonej sytuacji,
polega na fantazjowaniu, budowaniu marzenia o lepszym jutrze.
Nie obowiązują tu Ŝadne ograniczenia, kaŜdy ma prawo i jest wręcz
zachęcany do tego, by puścić wodze fantazji.
W tym etapie szczególnie waŜny jest udział dzieci (młodzieŜy) – są oni w
tej dziedzinie są mistrzami – a takŜe osób w wieku emerytalnym, które pozbawione ograniczeń, jakie niesie za sobą praca zawodowa, znowu są
gotowi do odkurzenia własnych, nie zrealizowanych marzeń.
Nie prowadzi się w tym etapie Ŝadnych dyskusji, nie ma miejsca na
krytykę, a kryterium sukcesu jest jak najdłuŜsza lista pomysłów i jak
najszerszy udział w wielu osób.
Dokonuje się wstępnego sformułowania misji rozwoju, podlegające później
weryfikacji w dalszych, bardziej szczegółowych etapach planowania.
Piotr Bębenek
ZASADY PRACY W GRUPIE
udział
grupy
wszystkich
unikanie krytyki
bezpieczeństwo wyraŜania
własnych poglądów
członków
Piotr Bębenek
2/ etap dokonywania wyboru
Tu zmieniają się radykalnie zasady postępowania.
Wymagana jest umiejętność logicznej analizy, krytycznego
myślenia.
Decydującą rolę zaczynają odgrywać profesjonaliści, znający
uwarunkowania realizacyjne poszczególnych pomysłów.
Silny wpływ maja sfer decydujące o waŜnych aspektach Ŝycia
publicznego.
Do kaŜdej sprawy przykłada się miarę i wybiera między
sprawami pilnymi, waŜnymi i potrzebnymi.
Dokonany wybór, oparty na fachowej wiedzy, jest następnie
poddawany osądowi publicznemu, który sprawdza moŜliwy
sposób uwzględnienia poszczególnych pomysłów.
Piotr Bębenek
ZASADY na etapie wyboru
rzeczowa argumentacja
poglądów
logiczna analiza pomysłów pod
kątem ich realności
sformułowanie kryteriów, które
będą stosowane przy wyborze
najwaŜniejszych celów rozwoju
i wariantów realizacji
Piotr Bębenek
PRZYKŁADOWE KRYTERIA
PROBLEM NR
KRYTERIUM
1
2
3
4
5
WAśNY
PILNY
ŁATWY W REALIZACJI
ŁATWY W ZARZĄDZANIU
OGÓLNA SUMA PUNKTÓW
Piotr Bębenek
NASZ WYBÓR
Jak wybrać?
Musimy ustalić kryteria:
coś, co będzie łatwo zrobić,
coś, co nas zintegruje,
coś, co jest najpilniejsze,
coś, co przyniesie nam szansę
na nowe dochody,
coś, co będzie widoczne.
coś, co jest naprawdę waŜne!
Piotr Bębenek
3/ etap tworzenia
Po dokonaniu wyboru tych zamierzeń, które chcemy
skierować do realizacji, pora na przygotowanie programu, według którego
zostaną one wdroŜone.
Jest to zadanie, które często potrzebuje sporo wysiłków organizacyjnych i
bardzo konkretnych rozstrzygnięć.
Z tego tez względu
poszczególne zamierzenia muszą być podzielone
na takie, których stopień przygotowania i rozpoznania pozwala na
przystąpienie do fazy realizacyjnej, oraz te, co do których trzeba będzie
poczynić wstępne przygotowania, na przykład sprowadzające się do
opracowań studialnych, szczegółowego rozpoznania uwarunkowań i
skutków realizacji, a takŜe do zorganizowania płynnego finansowania, aby
do minimum ograniczyć wysokie koszty realizacji.
Piotr Bębenek
4/ faza realizacji
NajwaŜniejszy element procesu planowania, jego ostateczny
cel i uzasadnienie.
Realizacja postępuje według załoŜonego programu, jest wiec
w nią integralnie wbudowany mechanizm kontroli
zachodzących zmian, skonfrontowania załoŜonego programu
z faktycznym wykonaniem.
Taki mechanizm musi być wdroŜony juŜ na początku procesu
planowania, teraz jednak zaczyna on odgrywać naprawdę
swoją rolę.
Piotr Bębenek
ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE
PRZYWÓDZTWO
SPRAWNOŚĆ
ZESPÓŁ
Piotr Bębenek
STRATEGIA
wskazuje na najwaŜniejsze sprawy
(np. musimy wybrać, czy waŜniejsze jest dla nas troska o
dzieci czy edukacja dorosłych, czysta rzeka czy tanie
pozbywanie się nieczystości, a moŜe coś, co poprawi jakość
usług i produktów lokalnych)
pokazuje, jak chcemy się tymi sprawami zająć
(poprzez namawianie do jakiegoś zachowania, poprzez
„zakasanie rękawów” i wspólne promowanie lokalnych
produktów, poprzez urządzenie centrum informacji),
ustala zasady realizacji
(co najpierw, co moŜe poczekać, na co pozyskać pieniądze
i skąd, kto ma być odpowiedzialny za daną sprawę)
Piotr Bębenek
inicjatywy
„…aby kaŜdy, jakie tylko myśli powziął, drugim
ich natychmiast udzielał,
takim sposobem będziemy mieli mnóstwo uwag,
które do zrobienia planu ogólnego posłuŜą,
jedna myśl, jedno słówko moŜe
wszystkich zastanowić
i prędko sprawić poŜytki, które
by moŜe nigdy inaczej nie
wypłynęły”,…
Adam Mickiewicz
Piotr Bębenek
inicjatywy
lista inicjatyw powstaje przez zapisanie
wszystkich zgłoszonych pomysłów,
a następnie
wybranie tych, które – zdaniem grupy – są
waŜne i powinny być przyjęte do realizacji
Piotr Bębenek
waŜne sprawy, czyli priorytety
niby wszyscy wiedzą, co jest waŜne,
ale moŜe nie wszyscy się zgadzają
na konkretne sformułowanie;
trzeba mieć uzgodnioną
listę waŜnych spraw dla wsi,
bo będziemy do niej wracać
w przyszłości
waŜne przy tym jest wzięcie
pod uwagę nie tylko tego,
co myślą obecni,
ale takŜe tego,
co myślą nieobecni
Piotr Bębenek
NASZE PRIORYTETY
WYBIERAMY:
Co jest waŜne (zgodne z naszą wizja)?
Co jest trwałe?
Co nas zintegruje?
Co jest zgodne z celami ogólnymi?
Piotr Bębenek
Projekt
Przygotuj się,
Wyceluj,
czyli
Strzel,
nasze przedsięwzięcie
Sprawdź, gdzie
trafiłeś!
Piotr Bębenek
Zarządzanie cyklem projektu
PROJEKT to przedsięwzięcie, które:
słuŜy realizacji określonego celu
polega na skoordynowaniu
powiązanych ze sobą działań,
jest ograniczone w czasie
(określony początek i koniec)
ma określony budŜet i zasoby,
ma wyjątkowy charakter
Piotr Bębenek
Najmniejsza, dająca się wydzielić,
jednostka stanowiąca przedmiot
pomocy;
projekt to zespół działań, podjętych zgodnie z
załoŜeniami przyjętymi dla programu
operacyjnego, prowadzących do osiągnięcia
celów i rezultatów za pomocą metod i
instrumentów (w tym zasobów finansowych,
ludzkich i rzeczowych) określonych we wniosku
złoŜonym do konkursu.
Piotr Bębenek
Fazy cyklu
projektowego
Główne
działania
Główne efekty
Uczestnicy
Piotr Bębenek
Cykl projektu
powiązane ze sobą elementy
opiera się na rozpoznaniu niezbędnych
informacji i na konsultacjach z tymi,
którzy odczują efekty projektu
prowadzi od wybrania pomysłu do
opracowania w formie planu wdroŜenia
zapewnia moŜliwość podejmowania
decyzji na kaŜdym etapie cyklu w
oparciu o dostępne dla wszystkich
informacje
Piotr Bębenek
Programowanie
Ewaluacja
Identyfikacja
WdroŜenie
Formułowanie
Finansowanie
Piotr Bębenek
Programowanie
-
Identyfikacja
-
Formułowanie
Finansowanie
-
WdroŜenie
-
Ewaluacja
-
analiza sytuacji
identyfikacja problemów,
przeszkód i sprzyjających
uwarunkowań
przegląd wskaźników
społeczno-ekonomicznych
analiza priorytetów
programów
i
funduszy,
określenie i uzgodnienie
celów,
ustalenie i uzgodnienie
zasad współpracy,
Piotr Bębenek
WaŜne środowiska:
ci, którzy mogą się
zaangaŜować w rozwiązanie
problemu
ci, którzy skorzystają z tego,
Ŝe problem będzie rozwiązany
Piotr Bębenek
Programowanie
Identyfikacja
Formułowanie
Finansowanie
WdroŜenie
Ewaluacja
-
identyfikacja problemów, na
które napotykają potencjalni
beneficjenci,
-
konsultacje z beneficjentami
zgłaszanie pomysłów
dotyczących rozwiązania
problemów,
- analiza róŜnych moŜliwości
działania
- ocena słuszności proponowanych
rozwiązań,
- wskazanie pomysłów do
rozpatrzenia w fazie
formułowania projektu,
Piotr Bębenek
Programowanie
Identyfikacja
-
wybrane pomysły są przekształcane
w plany projektów,
-
beneficjenci i inni uczestnicy biorą
udział w precyzowaniu szczegółów
projektowanego przedsięwzięcia
-
przeprowadzana jest analiza
wykonalności projektu oraz ocenia się
trwałość projektowanych rezultatów
(czy projekt przyniesie beneficjentom
długotrwałe korzyści)
-
decyzja, czy naleŜy przygotować
formalną propozycję finansowania
i poszukiwać środków na
sfinansowanie projektu
Formułowanie
Finansowanie
WdroŜenie
Ewaluacja
Piotr Bębenek
Programowanie
-
przygotowuje się wniosek
o sfinansowanie projektu,
-
wniosek jest rozpatrywany
przez odpowiednie instytucje
-
podejmuje się decyzję
o sfinansowaniu projektu
i ustala reguły jego realizacji,
Identyfikacja
Formułowanie
Finansowanie
WdroŜenie
Ewaluacja
Piotr Bębenek
-
realizowane są poszczególne
działania w ramach projektu,
-
wszelkie działania w ramach
projektu są oceniane pod
względem zgodności z planem
(monitoring), co umoŜliwia
sprawdzenie, czy pozwolą one na
osiągnięcie zakładanych celów
-
w razie konieczności projekt jest
zmodyfikowany stosownie do
zmian, które nastąpiły od czasu
jego przygotowania
Programowanie
Identyfikacja
Formułowanie
Finansowanie
WdroŜenie
Ewaluacja
Piotr Bębenek
Programowanie
-
ocenia się rezultaty
projektu
-
ewaluacja zazwyczaj ma
miejsce po zakończeniu
realizacji projektu
Identyfikacja
Formułowanie
Finansowanie
WdroŜenie
Ewaluacja
Piotr Bębenek
PROJEKT
ADEKWATNY
do problemu
WYKONALNY
przez zespół projektowy
w danym czasie i miejscu
TRWAŁY
o trwałych rezultatach,
dający się kontynuować
Piotr Bębenek
PROJEKT
ADEKWATNY
do uzgodnionego sposobu zajęcia się problemem
uwzględnia:
cele sektorowe, krajowe i europejskie
zaangaŜowanie beneficjentów juŜ
w początkowej fazie
gruntowną analizę problemu
jasno sformułowane cele z
uwzględnieniem korzyści, jakie odniosą
ostateczni beneficjenci
Piotr Bębenek
PROJEKT
WYKONALNY
cele projektu mogą zostać osiągnięte z
uwzględnieniem zewnętrznych ograniczeń oraz
moŜliwości instytucji realizujących projekt:
uwzględnia
logiczne i mierzalne cele
wzięcie pod uwagę ryzyka i
zewnętrznych uwarunkowań oraz
moŜliwości wdraŜania
skupienie monitoringu na
odpowiednich celach
Piotr Bębenek
PROJEKT
TRWAŁY
czynniki wpływające na trwałość są
uwzględniane w planie projektu,
wyniki ewaluacji są wykorzystywane do
planowania kolejnych projektów.
Piotr Bębenek
Logiczna struktura projektu
FAZA ANALIZ
Analiza problemów –
identyfikacja głównych
problemów konkretnych
środowisk, zagroŜeń
i sprzyjających uwarunkowań,
poszukiwanie powiązań
pomiędzy przyczynami
a skutkami
Analiza celów – wyznaczanie
celów w oparciu
o zidentyfikowane problemy,
poszukiwanie powiązań
pomiędzy środkami a efektami
Analiza strategii – identyfikacja
FAZA PLANOWANIA
Logiczna struktura – określenie
struktury projektu,
sprawdzanie jego logicznego
uporządkowania,
formułowanie celów poprzez
mierzalne wskaźniki,
określenie zasobów i kosztów
(ogólny zarys)
Porządkowanie czynności –
określenie kolejności i zaleŜności
zadań, szacowanie czasu ich
trwania, określanie standardów,
przypisywanie odpowiedzialności
Planowanie zasobów –
róŜnych rozwiązań
opracowanie na podstawie listy
prowadzących do osiągnięcia
działań potrzebnych zasobów
celów, określenie celu ogólnego i
oraz budŜetu projektu
celu bezpośredniego
projektu
Piotr Bębenek
Analiza problemów
1. Identyfikacja środowisk, które odczują
efekty realizacji projektu
Przeprowadzane są konsultacje
z przedstawicielami konkretnych
środowisk w fazie analizy sytuacji, są oni
zapraszani do uczestnictwa w fazie
planowania
Piotr Bębenek
Analiza problemów
2. Identyfikacja problemów, na które
napotykają ostateczni beneficjenci
PROBLEM
PROBLEM
PROBLEM
PROBLEM
PROBLEM
PROBLEM
PROBLEM
PROBLEM
PROBLEM
PROBLEM
Piotr Bębenek
3. Opracowanie drzewa problemów
Przykład
W gminie X o charakterze rolniczym
panuje wysokie bezrobocie będące
wynikiem braku miejsc pracy poza
rolnictwem. Produkcja rolna jest niskodochodowa. Region posiada warunki
naturalne sprzyjające rozwojowi
turystyki, jednak miejscowa ludność
nie jest w stanie wykorzystać tej szansy
z powodu braku kapitału oraz
motywacji.
Piotr Bębenek
3. Opracowanie drzewa problemów
SKUTKI
Problem startowy
PRZYCZYNY
Piotr Bębenek
Opracowanie drzewa problemów
Wysoka stopa
bezrobocia
Skutki
Brak miejsc pracy
poza rolnictwem
Niski poziom inwestycji
zewnętrznych
Niedorozwój
agroturystyki
Przyczyny
Niedorozwój
infrastruktury
Brak zachęt dla
inwestorów
Niedostateczna
promocja
gminy
Brak
motywacji
Brak
dostępu
do kapitału
Piotr Bębenek
Opracowanie drzewa problemów
Wysoka
śmiertelność
w wypadkach
samochodowych
Nieodpowiedzialne
zachowanie kierowców
Brak wyobraźni,
brawura, pośpiech
Brak uświadomienia
konsekwencji wypadków
Zły system
zdobywania
prawa jazdy
NaduŜywanie
alkoholu
„Korki”, objazdy,
wydłuŜenie czasu
przejazdu
Źle zorganizowane
ratownictwo medyczne
Zły stan dróg
oraz za mała ich
liczba w relacji
do potrzeb
Długi okres
Oczekiwania
na pomoc medyczną
Nieracjonalne
rozplanowanie wydatków
oraz czasu realizacji inw.
Brak systemowych
rozwiązań w zakresie
budowy i remontu dróg
Brak skutecznego
systemu informacji
o wypadkach
Brak systemowych
rozwiązań w
zakresie ratownictwa
Brak systemowych
rozwiązań w zakresie
transportu publicznego
Piotr Bębenek
Analiza celów
PROBLEM
CEL
Piotr Bębenek
OPIS
CELE
OGÓLNE
CEL
BEZPOŚREDNI
EFEKTY
(PRODUKTY)
DZIAŁANIA
Jakim ogólnym celom
słuŜy cel bezpośredni
projektu?
Jakie korzyści odniosą
beneficjenci w wyniku
skorzystania z usług
oferowanych przez
projekt?
Jakie konkretne efekty
wynikają z podjętych
działań?
Jakie zasadnicze działania
mają być przeprowadzone
w celu osiągnięcia
oczekiwanych efektów?
Jakie są
mierniki
(wskaźniki)
osiągnięcia
celu?
Jakie wskaźniki są
powiązane z ogólnymi
celami?
W jaki sposób
sprawdzimy
osiągnięcie
zakładanych
wskaźników?
Jakie źródła informacji są
podstawą tych
wskaźników?
Jakie są dostępne źródła
Jakie są ilościowe bądź informacji - istniejące lub
jakościowe wskaźniki
potencjalnie moŜliwe do
informujące czy i do
stworzenia? Jakimi
jakiego stopnia konkretne
metodami naleŜy się
cele projektu zostały
posługiwać, by uzyskać
osiągnięte?
te informacje?
Za pomocą jakich
Jakie źródła informacji są
wskaźników będą
podstawą tych
mierzone oczekiwane
wskaźników?
efekty projektu?
Jak będziemy
kontrolować postępy
działań?
Jakie są źródła informacji
o postępach w realizacji
projektu?
Piotr Bębenek
Poziomy celów
Cele ogólne
opisują korzyści w dłuŜszej perspektywie
pokazują, w jaki sposób projekt wpisuje się
w regionalne i sektorowe programy
pokazują, na ile projekt jest spójny z celami
zaangaŜowanych organizacji
Piotr Bębenek
Poziomy celów
Cel bezpośredni
odnosi się do wybranego problemu
jest określony poprzez korzyści, jakie
odniosą beneficjenci
w wyniku skorzystania z usług
oferowanych przez projekt
Piotr Bębenek
Efekty
opisują usługi dostarczone beneficjentom
dotyczą najwaŜniejszych przyczyn
i skutków problemu, z jakim borykają się
beneficjenci
Działania
opisują sposób, w jaki produkty i usługi
zostaną dostarczone
Piotr Bębenek
Rodzaje wskaźników
Wskaźniki wkładu odnoszą się do nakładu zasobów
zaangaŜowanych na rzecz realizacji danego projektu
Wskaźniki produktu opisują wszystkie produkty materialne
i usługi bezpośrednio powstałe w ramach projektu
Wskaźniki rezultatu są związane z bezpośrednimi
i natychmiastowymi efektami projektu odczuwalnymi
przez beneficjenta
Wskaźniki oddziaływania (wpływu) odnoszą się
do konsekwencji danego projektu wykraczających
poza natychmiastowe efekty dla bezpośrednich
beneficjentów
Piotr Bębenek
Od czego zacząć
Piotr Bębenek
Jak wygląda sytuacja?
Kogo dotyczy?
Od kogo zaleŜy?
Czego nie wiemy?
Piotr Bębenek
Na czym się skupimy?
W jaki sposób zajęcie się tą sprawą
poprawi sytuację?
Co jest najwaŜniejsze dla osób, których
to dotyczy?
Piotr Bębenek
Jakie są przyczyny i skutki
wybranego problemu?
Kogo bezpośrednio dotyczą?
Kto moŜe się zaangaŜować w ich
rozwiązanie?
Piotr Bębenek
Jakie są plany dotyczące tej
sprawy (u nas, w regionie, w
kraju, w UE)?
Jakie środki - na co - moŜna pozyskać?
Jakie ramy współpracy załoŜymy?
Piotr Bębenek
Jakie cele chcemy
osiągnąć?
Jakie efekty są dla nas waŜne?
Co moŜe przyczynić się do osiągnięcia
wskazanych efektów?
Piotr Bębenek
Jakie mamy pomysły na
działania?
Które są najbardziej trafne?
Które przyniosą efekty i trwałą poprawę?
Piotr Bębenek
Działania, zasoby, harmonogram
KROK 1 – Sporządź listę głównych działań
KROK 2 – Podziel działania na szczegółowe
zadania
KROK 3 – Określ kolejność i zaleŜność
kolejność
– w jakim porządku powinny
być podejmowane kolejne zadania?
zaleŜność
– czy zadanie zaleŜy od
wcześniejszego rozpoczęcia bądź
zakończenia innego zadania?
Piotr Bębenek
KROK 4 – Określ początek, czas trwania i
czas zakończenia zadania
KROK 5 – Sporządź harmonogram głównych
działań
KROK 6 – Określ „krytyczne” etapy
KROK 7 – Określ zakres wymaganych
kwalifikacji
KROK 8 – Przypisz zadania członkom
zespołu
Piotr Bębenek
Przykładowy format projektu
Tytuł projektu (krótki, treściwy,
oryginalny)
Tło i uzasadnienie realizacji projektu
Sytuacja w danej dziedzinie i główne
uwarunkowania
Beneficjenci i ich problemy
Uzasadnienie potrzeby realizacji
projektu
Spójność projektu z celami ogólnymi
Piotr Bębenek
Projekt
Bezpośredni cel projektu jako odpowiedź
na wybrany problem
Realizator projektu
Ostateczni beneficjenci projektu (grupa
docelowa)
Główne działania
Główne efekty (produkty, usługi) i rezultaty
Trwałość rezultatów, oddziaływanie
Piotr Bębenek
Projekt
Szczegóły projektu
Zadania
Zespół projektowy
BudŜet
Wycena poszczególnych pozycji kosztów
Struktura finansowania
Harmonogram
Piotr Bębenek
Partnerzy
ZaangaŜowane w projekt organizacje
Zarządzanie i monitoring
Struktura zarządzania, proces decyzyjny
Monitorowanie przebiegu realizacji
Monitorowanie najwaŜniejszych wskaźników
Piotr Bębenek
Trwałość projektu
Czynniki jakości i trwałości zastosowanych
rozwiązań
MoŜliwość kontynuacji projektu
Załączniki
(wymagane w procedurze
aplikacyjnej), np.:
statut
cv kluczowych realizatorów projektu
porozumienia z partnerami
...
Piotr Bębenek
Wstępne planowanie
• ustalenie, co jest realistyczne,
• upewnienie się, czy projekt jest rzeczywiście potrzebny
• wykorzystanie analizy SWOT lub studiów
wprowadzających
• przeanalizowanie wykonalności: czy faktycznie
wyjdziemy poza etap planowania projektu?
• określenie zakresu projektu
• moment podjęcia decyzji w sprawie projektu
Piotr Bębenek
NASZA ROZTROPNOŚĆ
Jak zapewnić powodzenie naszego przedsięwzięcia?
Musimy sprawdzić nasze załoŜenia:
Czy projekt rozwiązuje konkretny problem?
Czy mamy odpowiednie zasoby i doświadczenie?
Czy będziemy potrafili zarządzać tym projektem?
Czy projekt przyniesie trwałą poprawę (czy
będziemy mogli kontynuować podjęte działania
albo utrzymać uruchomioną inicjatywę przy
Ŝyciu)?
Piotr Bębenek
Jak to zrobimy?
Co? (istota, sens, zakres zamierzenia)
Kto? (osoba lub organizacja
odpowiedzialna za projekt)
Z kim? (partnerzy)
Jak? (sposób realizacji zamierzenia)
Gdzie? (miejsce, zasięg)
Czym? (potrzebne zasoby ludzkie,
techniczne i in.)
Za co? (środki finansowe)
Kiedy? (terminy, harmonogram realizacji)
Piotr Bębenek
NASZ HARMONOGRAM
JEDN. CZASU
Projekty
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Piotr Bębenek
ZESPÓŁ
PROJEKTOWY
Piotr Bębenek
ZARZĄDZANIE PROJEKTEM
CEL
ZARZĄDZANIA
STRUKTURA
ZARZĄDZANIA
Jest nim kierowanie kaŜdym
działaniem, mającym zapewnić
osiągnięcie zakładanych
rezultatów i terminowe
zakończenie.
ZaleŜy od rodzaju,
zakresu i złoŜoności
projektu.
Piotr Bębenek
Zespół
Organ zarządzający instytucją
Zespół projektowy
Zespół
asystent
obsługa finansowa
Komunikacja
Decyzje
Koordynator
członkowie merytoryczni zespołu
Piotr Bębenek
Zespół
Podstawowe funkcje w zespole projektowym:
Koordynator projektu – odpowiada za całość
przedsięwzięcia
Członkowie zespołu projektowego:
Tworząc zespół projektowy przede wszystkim naleŜy:
• rozpoznać potrzeby ,
• ocenić posiadane zasoby osobowe,
• nabywać potrzebne do Twojego projektu zasoby.
Piotr Bębenek
Zespół
Jednym z waŜniejszych elementów efektywności
zespołu projektowego jest dyspozycyjność
i dostępność poszczególnych członków.
Zbadajmy to biorąc pod uwagę następujące czynniki:
liczba innych projektów, w które zaangaŜowana jest
dana osoba w naszej organizacji
liczba godzin, jakie trzeba spędzić nad naszym
projektem (realne godziny pracy)
Piotr Bębenek
Skuteczny zespół powinien:
mieć szefa/lidera
mieć jasno wytyczone cele
mieć ustaloną strukturę (kto komu
bezpośrednio podlega / raportuje)
mieć określone zakresy obowiązków dla
poszczególnych członków zespołu
mieć określone reguły i procedury
komunikowania się w zespole
przyjąć zasady obiegu i archiwizowania
dokumentów i korespondencji
Piotr Bębenek
Co jest waŜne dla wszystkich?
podstawowe wartości, jakie powinny być
przestrzegane:
szczerość,
otwartość,
zaufanie,
przejrzystość celów i całego procesu
wdraŜania,
wszyscy zaangaŜowani w realizację projektu
muszą mieć odpowiedni dostęp do istotnych
informacji i dzielić się nimi wzajemnie,
Piotr Bębenek
Przyczyny obniŜonej wydajności zespołu
Konflikty związane ze sposobem tworzenia
zespołu poprzez wydelegowanie pracownika
Wadliwa komunikacja
Niewłaściwa integracja członków zespołu
Piotr Bębenek
Jak dochodzić do wspólnych uzgodnień:
Sprawdź jakie są podstawowe rozbieŜności
Nie urządzaj głosowania w celu podjęcia
decyzji
Słuchaj, co próbują powiedzieć inni
Szukaj rozwiązań satysfakcjonujących
wszystkie strony
Piotr Bębenek
Dziękuję
za uwagę
Piotr Bębenek
I to by było na tyle
PIOTR BEBENEK
POPIELÓW UL. PRZYSZŁOŚCI 9
TEL 77 4692702
TEL 602 173 104
E-MAIL: [email protected]
Piotr Bębenek

Zarządzanie projektami

Transkrypt

Podobne dokumenty

Zaburzenia odżywiania (anoreksja, bulimia)

Lista poparcia petycji do Adama Matusiewicza, Marszałka

Utworzenie Śląskiej Sieci Stacji Referencyjnych

Projekt "Adepci Śląskiego Rzemiosła”

Zakup innowacyjnej maszyny do specjalistycznych robót

pobierz - Lyskor

Odnowa biologiczna

Protokół z przeprowadzonego naboru pracowników na wolne