prezentacja Zespołu Rozliczeń Finansowych

2012-10-09
Kursy Intensywne Erasmusa
IP 2012
Warszawa, 5 październik 2012 r.
Aneta Pomorska
[email protected]
PROGRAM ERASMUS
Budżet
- Koszty uprawnione:
Art. II umowy finansowej mówi
o okresie kwalifikowalności
PROGRAM ERASMUS
1
2012-10-09
Budżet
- Koszty uprawnione:
Art. III umowy finansowej mówi
o nieprzekraczalnej wysokości
dofinansowania
PROGRAM ERASMUS
Budżet - Koszty uprawnione:
 na organizację kursu intensywnego (IP);
 na podróż uczestniczących w kursie nauczycieli i
studentów uczelni partnerskich, dla których
miejscowość, w której odbędzie się kurs, nie jest
miejscem siedziby ich uczelni macierzystej,
włącznie z kosztami wizy;
 na utrzymanie uczestniczących w kursie
nauczycieli i studentów uczelni partnerskich,
dla których miejscowość, w której odbędzie się
kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni
macierzystej, włącznie z kosztami ubezpieczenia;
PROGRAM ERASMUS
2
2012-10-09
Budżet – Wymogi minimalne:
 Projekt typu kurs intensywny powinien być
przygotowany co najmniej przez 3 uczelnie/
instytucje z co najmniej 3 krajów uczestniczących
w programie Erasmus, przy czym co najmniej jedna
z uczelni musi być zlokalizowana w kraju
członkowskim UE,
 W kursie powinno uczestniczyć od 10 do 60
studentów oraz do 20 nauczycieli,
 Kurs intensywny może trwać minimum 10
kolejnych dni roboczych, maksimum 6 tygodni z
co najmniej 6 godzinami zajęć każdego dnia;
PROGRAM ERASMUS
Budżet - Koszty organizacji:
Dofinansowanie kosztów organizacji i prowadzenia kursu
intensywnego jest przyznawane w postaci kwoty
ryczałtowej – 5.540 € należnej po udokumentowaniu
uczestnictwa w kursie odpowiedniej liczby studentów i
nauczycieli Erasmusa (zgodnie z Załącznikiem I). Może
być ona wykorzystana na wydatki związane z
przygotowaniem, przeprowadzeniem i
rozpowszechnianiem rezultatów kursu, w tym
wydatki na podróż, utrzymanie i
zakwaterowanie na etapie przygotowania kursu
i/lub jego ewaluacji oraz udziału w kursie
intensywnym ekspertów zewnętrznych.
PROGRAM ERASMUS
3
2012-10-09
Budżet – Koszty podróży:
 Rzeczywiste koszty biletów - dla studentów i
nauczycieli bezpośrednio uczestniczących w kursie,
dla których miejscowość, w której odbywa się kurs,
nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej;
 Z funduszy programu Erasmus można
dofinansować wydatki na podróż dla maksymalnie
60 studentów i 20 nauczycieli do 100%
rzeczywistej ceny, ale w wysokości nie
przekraczającej kwoty funduszy przyznanej
uczelni w pozycji „podróż” w Art.III.1 umowy;
PROGRAM ERASMUS
Budżet – Koszty podróży:
 W przypadku podróży samochodem prywatnym - po
uzyskaniu wcześniejszej zgody uczelni koordynującej
projekt/konsorcjum zalecany wybór rozwiązania
najkorzystniejszego cenowo spośród :
- ceny biletu kolejowego, autokarowego, lotniczego na
trasie przejazdu samochodem (na podstawie
zaświadczenia od przewoźnika o cenie jednego,
najtańszego biletu),
- rozliczenia opartego o liczbę przebytych kilometrów
i stawkę ryczałtową zgodna z wewnętrznymi zasadami
danej organizacji przypadającą na jeden kilometr, nie
wyższą niż równowartość 0,22 €;
 Refundacja kosztów podróży przysługuje tylko jednej
osobie (niezależnie od liczby osób podróżujących
samochodem);
PROGRAM ERASMUS
4
2012-10-09
Dokumenty podróży
samochodem osobowym
Beneficjent musi posiadać
dokumentację potwierdzającą
wybór rozwiązania
najkorzystniejszego cenowo np.
informacje ze stron zawierające
cenę.
PROGRAM ERASMUS
Budżet – Koszty podróży:
 Koszt przejazdu taksówką jest nieuprawniony jako
koszt podróży;
 Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia
kwoty przyznanej uczelni koordynującej na podróż
uczestników kursu są potwierdzenia dokonania
płatności (Art.IV.2 umowy): faktury, rachunki,
wykorzystane bilety, kserokopia wizy, karty pokładowe
na podróż w obie strony; wskazujące, że podróż
odbyła się w terminach podanych w Art. III umowy;
 W przypadku podróży samochodem prywatnym
oświadczenie beneficjenta (studenta/nauczyciela) o
podróży samochodem wraz z informacją o liczbie
kilometrów – oświadczenie woli podpisane przez daną
osobę oraz zaświadczenie od przewoźnika o cenie biletu
na danej trasie;
PROGRAM ERASMUS
5
2012-10-09
Budżet – Koszty utrzymania:
 Kwota ryczałtowa obliczana na podstawie stawek
ryczałtowych, określonych na osobę i dla czasu trwania danego
kursu, włącznie z dniami podróży, na utrzymanie studentów
oraz nauczycieli bezpośrednio uczestniczących w kursie, dla
których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest
miejscem siedziby ich uczelni macierzystej;
 Kwota obliczana zgodnie z zasadami i metodami kalkulacji
przedstawionymi w części 6.1 pkt. 3 Załącznika I do umowy (wniosku):
- w przypadku studentów: przyjęta przez uczelnię/e stawka dzienna
nie może przekroczyć maksymalnej wysokości określonej dla kraju,
w którym kurs intensywny odbywa się, w tabeli 1 w części 6.1 pkt. 3
Załącznika I do umowy;
- w przypadku nauczycieli: ustalona przez uczelnię/e stawka dzienna
lub tygodniowa albo dwutygodniowa, nie może przekroczyć
maksymalnej wysokości określonej dla danego czasu trwania
kursu/czasu pobytu nauczyciela na kursie w kraju, w którym kurs
intensywny odbywa się, w tabeli 2 w części 6.1 pkt. 3 Załącznika I do
umowy;
PROGRAM ERASMUS
Budżet – Koszty utrzymania:
 Z ryczałtu na utrzymanie powinny być finansowane:
wyżywienie, zakwaterowanie, ubezpieczenie, przejazdy
lokalne (na terenie danej miejscowości) i w przypadku
dostępności środków – tzw. kieszonkowe;
 Kieszonkowe może być wypłacone uczestnikom wyłącznie
w wysokości, która stanowi różnicę pomiędzy kwotą
funduszy
przyznaną uczelni w pozycji „utrzymanie” w Art.III.1 umowy
finansowej i kwotą kosztów poniesionych przez uczelnię
koordynującą kurs na utrzymanie (zakwaterowanie,
wyżywienie, ubezpieczenie, przejazdy lokalne).
 Decyzję o kwocie kieszonkowego, wypłacanej poszczególnym
studentom i nauczycielom podejmuje konsorcjum uczelni, z
zachowaniem zasady równego traktowania;
PROGRAM ERASMUS
6
2012-10-09
Budżet – Koszty utrzymania:
 Z funduszy programu Erasmus można dofinansować
wydatki
na utrzymanie dla maksymalnie 60 studentów i 20
nauczycieli - w wysokości nie przekraczającej kwoty
funduszy przyznanej uczelni w pozycji „utrzymanie” w
Art.III.1 umowy;
 Rozliczenie kwoty przyznanej uczelni na utrzymanie
uczestników kursu następuje na podstawie określonych
liczb osób i określonych stawek ryczałtowych;
 Wypłata kieszonkowego musi zostać potwierdzona w
dokumencie np. liście płac, dokumencie KW,
zawierającym dane osobowe i czytelny podpis osoby,
która otrzymała kieszonkowe oraz wypłaconą danej
osobie kwotę w EUR;
PROGRAM ERASMUS
Budżet – Koszty utrzymania:
 Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty
przyznanej uczelni koordynującej na utrzymanie
uczestników kursu są (Art.IV.2 umowy): potwierdzenia
udziału w kursie w postaci zaświadczenia uczestnictwa
dla każdego uczestnika (studenta i nauczyciela
akademickiego) zawierające datę rozpoczęcia i datę
zakończenia kursu/pobytu, podpisane przez instytucję, w
której odbył się kurs;
• Dodatkowo imienna/e lista/y obecności podpisana/e
czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i
nauczyciela akademickiego – także z uczelni
koordynującej/organizującej) w pierwszym i ostatnim dniu
kursu (daty rozpoczęcia i zakończenia kursu podane w
Art.III.1 umowy); bilety/dokumenty podróży
poświadczające daty przyjazdu i wyjazdu uczestnika do/z
miejscowości, w której odbywa się kurs;
PROGRAM ERASMUS
7
2012-10-09
Koszty utrzymania i koszty
organizacji :
Dofinansowanie tych kategorii jest
udzielone w formie płatności
ryczałtowej. Beneficjent musi być w
stanie udowodnić, że działanie, na
które udzielono dofinansowania,
miało faktycznie miejsce i jest on
zobowiązany przepisami prawa do
posiadania dokumentacji finansowej
poświadczającej poniesione koszty.
PROGRAM ERASMUS
Kontrola dokumentów:
Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia
kwoty przyznanej uczelni koordynującej na:
 organizację kursu: imienna lista obecności
uczestników podpisana pierwszego i ostatniego
dnia kursu (z informacją o np. kodzie uczelni
macierzystej) i ankieta wypełniona przez każdego
studenta;
 podróż uczestników: potwierdzenia dokonania
płatności faktury, rachunki, wykorzystane bilety,
kserokopia wizy, karty pokładowe na podróż w
obie strony;
 utrzymanie: potwierdzenie udziału w kursie
PROGRAM ERASMUS
8
2012-10-09
Beneficjent poniesie wszelkie
inne koszty związane lub
wynikające z realizacji kursu
intensywnego.
PROGRAM ERASMUS
Budżet - Koszty uprawnione:
poniesione w okresie kwalifikowalności
kosztów,
 ściśle związane z realizowanym projektem i
należące do jednej z trzech kategorii
budżetowych,
 udokumentowane, niezbędne do realizacji
projektu i uzasadnione,
 muszą być możliwe do zidentyfikowania i
zweryfikowania,

PROGRAM ERASMUS
9
2012-10-09
Budżet - Koszty uprawnione:
 zgodne z zasadami należytego zarządzania
finansami, szczególnie pod względem
efektywności kosztów i opłacalności,
 muszą zostać poniesione przez beneficjenta i
być zapisane w księgach rachunkowych zgodnie
z mającymi zastosowanie zasadami
rachunkowości oraz być zadeklarowane zgodnie
z mającymi zastosowanie przepisami
podatkowymi i o zabezpieczeniu społecznym;
PROGRAM ERASMUS
Wszystkie dokumenty, które
stanowiły koszt
realizowanego projektu
muszą być właściwie opisane:
 Wydatek w wysokości … został sfinansowany
z Programu LLP Erasmus działanie kursy
intensywne na realizację umowy nr …
 kategoria budżetowa …
 opis …
PROGRAM ERASMUS
10
2012-10-09
Budżet - Koszty nieuprawnione:
 koszty podróży i utrzymania dla nauczycieli i studentów




uczelni koordynującej nie są uprawnione, jeżeli kurs
intensywny odbywa się w miejscowości, w której
uczelnia koordynująca ma siedzibę,
koszty podróży i utrzymania dla nauczycieli i studentów
uczelni partnerskiej nie są uprawnione, jeżeli kurs
intensywny odbywa się w miejscowości, w której
uczelnia partnerska ma siedzibę,
koszty nie związane z realizowanym projektem, nie
objęte żadną z kategorii budżetowych wymienionych w
umowie art. III – finansowanie działania,
koszty otwarcia i prowadzenia rachunku,
straty z tytułu różnic kursowych,
PROGRAM ERASMUS
Budżet - Koszty nieuprawnione:
 koszty odsetek,
 koszty różnic kursowych,
 koszty prowadzenia rachunku,
 zbyt wysokie lub nieprzemyślane wydatki,
 zakup środków trwałych,
 koszty nie związane z realizowanym projektem,
 koszty nieudokumentowane,
 koszty zadeklarowane przez wnioskodawcę, a objęte innym działaniem
lub planem prac, które uzyskały dofinansowanie od Unii Europejskiej
lub z innych źródeł,
 koszty poniesione poza okresem kwalifikowalności kosztów,
 koszty nieudokumentowane,
 VAT – jeżeli jest odliczany;
PROGRAM ERASMUS
11
2012-10-09
Przesunięcia w budżecie:
W drodze wyjątku Beneficjent może dokonać
przesunięcia środków pomiędzy pozycjami budżetu
„utrzymanie” i „podróż”, pod warunkiem, że to
przesunięcie środków nie wpływa na realizację
działania i że przesunięcie funduszy pomiędzy
pozycjami budżetu nie przekracza 10% kwoty
najniższej z dwóch ww. kategorii budżetowych.
Beneficjent powinien pisemnie poinformować NA o
planowanym przesunięciu środków.
PROGRAM ERASMUS
Wszelkie kwoty w
sprawozdaniu z realizacji kursu
intensywnego powinny być wyrażone
w EUR. W tym celu beneficjent dokona
przeliczenia wszelkich poniesionych
wydatków na EUR.
PROGRAM ERASMUS
12
2012-10-09
Wydatki poniesione w EUR nie
podlegają przewalutowaniu
niezależnie od waluty rachunku
wskazanego
w art. V umowy finansowej.
PROGRAM ERASMUS
W przypadku przekazania środków
finansowych na rachunek prowadzony w walucie
EUR do przeliczania wydatków poniesionych w
walutach innych niż EUR należy stosować
miesięcznego kursu obrachunkowego wymiany
ustalonego przez KE z miesiąca dokonania
przelewu płatności zaliczkowej na rzecz
Beneficjenta i dostępnego na stronie internetowej:
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en.
PROGRAM ERASMUS
13
2012-10-09
W przypadku, gdy rachunek bankowy jest
prowadzony w PLN, przeliczenia
wydatków poniesionych w PLN na EUR
należy dokonywać wg kursu
rzeczywistego banku NA z dnia
wykonania płatności zaliczkowej na
rzecz Beneficjenta.
PROGRAM ERASMUS
W przypadku, gdy rachunek bankowy jest
prowadzony w PLN, przeliczenia wydatków
poniesionych w innej walucie niż PLN i EUR będą
dokonywane wg miesięcznego kursu
obrachunkowego wymiany ustalonego przez KE z
miesiąca dokonania przelewu płatności zaliczkowej
na rzecz Beneficjenta i dostępnego na stronie
internetowej:
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en.
PROGRAM ERASMUS
14
2012-10-09
Dziękuję za uwagę
Aneta Pomorska
[email protected]
PROGRAM ERASMUS
15