dr Krzysztof Pakoński

Jak skutecznie i efektywnie
zarządzać JST
– budowa narzędzia wspomagającego
system kontroli zarządczej w zakresie
formułowania celów i oceny rezultatów
Krzysztof Pakoński CIA, CISA
Urząd Miasta Krakowa
1
Skutecznie oznacza - że skutek, wynik działań jest zgodny z
wolą, oczekiwaniem realizatora (a
( także klienta).
).
1. Zamiar, oczekiwanie czyli cel do osiągnięcia musi być określony.
2. Sposób oceny zgodności uzyskanego wyniku z zamiarem (oczekiwaniem,
celem) musi być zaplanowany.
Oczekiwanie, zamiar winien być sformułowany w postaci zdania logicznego.
Przykłady:
a) Torba jest ciężka, waży nie mniej niż 10 kg. - prawdziwość stwierdzamy
szybko (po zważeniu torby)
b) W najbliższych 5 latach średnia ilość pyłu w powietrzu w centrum zostanie
obniżona do poziomu zgodności z normą… - prawdziwość można będzie
stwierdzić dopiero po 5 latach.
c) Należy zintensyfikować działania na rzecz ochrony środowiska – trudno
stwierdzić prawdziwość
Zdanie logiczne zawiera w sobie kryterium. Wykorzystując to kryterium
definiujemy miarę – wielkość, którą można zmierzyć – jej wartość pozwoli
rozróżnić prawdę od fałszu w zdaniu logicznym.
A zatem, aby można mówić o zarządzaniu skutecznym :
1. Cele muszą być wyraźnie formułowane
2. Sposób formułowania celów musi zapewnić ich „rozliczalność”.
Cele warto formułować co najmniej na 2 poziomach: strategicznym i
operacyjnym (rocznym)
2
Model Zarządzania Zintegrowanego
1 Opis stanu - baza danych
3
Strategie sektorowe (dziedzinowe)oczekiwana zmiana stanu
5
6
7
U
MIARY
Wybór działań, cele szczegółowe,
sformułowanie zadań
4
8
U
Określenie hierarchii potrzeb i celów
2
MIARY
“produkcja i dostarczanie usług”
Ocena wykonania zadań
Ocena zmiany stanu
U
U MIARY
MIARY
Uzupełnienie bazy i wnioski
U - UCZESTNICTWO
3
Ryzyko strategiczne i operacyjne
Cele
strategiczne
Definicja oczekiwanej
zmiany
Cele
operacyjne
Plan działania –
określenie zadań
Wskaźnik końcowy
Miernik bezpośredni
Dostarczanie
usług i
produktów
Ocena wykonania
zadań
Ocena osiągnięcia
oczekiwanej zmiany
Ryzyko operacyjne
Ryzyko strategiczne
4
MJUP (projekt innowacyjny sponsorowany przez
MAiC w ramach KST „Dobre rządzenie” – realizowany
przez Kraków w partnerstwie z Poznaniem)
W ramach projektu przygotowujemy:
1. Katalog wskaźników jakości usług i jakości życia w powiązaniu z działaniami
jakie JST podejmuje dla ich zmian .
2. „Podręczniki” proponujące zestaw wymagań wobec systemu zarządzania
3. System informatyczny obejmujący:
• Obszar planowania (zapis wieloletniego planu finansowego, planowanie zadań
budżetowych i programów wieloletnich, generowanie listy przedsięwzięć)
• Obszar zarządzania ryzykiem (ryzyka strategiczne, operacyjne, projektowe
oraz bezpieczeństwa informacji)
• Obszar monitorowania zadań i procesów – analiza osiągniętych wskaźników
• Obszar planowania i zapisu rezultatów oraz rekomendacji z badań audytowych
• Hurtownię danych gromadzącą dane z systemów finansowo- księgowych
urzędów i największych budżetowych jednostek miejskich oraz dane z innych
systemów (np. rejestracja czasu pracy)
• Zbiór raportów pozwalający m.in. na bieżącą obserwację dla każdego zadania
budżetowego planu, zaangażowania, zobowiązań, wydatków oraz kosztów, a
także wykonania zakresu rzeczowego i aktualnych wartości wskaźników.
5
MJUP (projekt innowacyjny sponsorowany przez
MAiC w ramach KST „Dobre rządzenie” – realizowany
przez Kraków w partnerstwie z Poznaniem)
System Informatyczny w ramach projektu budowany jest wg
metodyki SCRUM.
Na podstawie wymagań zapisanych w załączniku do umowy
dostawca w odstępach miesięcznych (etapach) prezentuje do
odbioru uzgodnioną w planie etapu i gotową do użytku
funkcjonalność aplikacji.
Zamawiający mając dostęp do środowiska, w którym pracuje
dostawca może na bieżąco śledzić rozwiązania i wnosić uwagi,
korekty, a także sugestie.
Taki rytm wymaga od nas więcej pracy w trakcie budowy, ale nasz
wpływ na szczegółowe rozwiązania jest duży i w efekcie produkt
jest znacznie lepiej dostosowany do potrzeb,
potrzeb niż przy metodyce
tradycyjnej.
6
Dziedziny zarządzania
Uniwersum, jakim zajmuje się JST dzielimy (umownie) na rozłączne części.
Nazywamy je dziedzinami. W ramach porządkowania, budując system
wspomagający zarządzanie zdefiniowano następujące dziedziny:
7
8
9
10
Wskaźniki „kontekstowe” (informacyjne, śledzimy ich zmiany, bo są istotne dla
podejmowania decyzji, ale mamy zbyt mały wpływ, aby istotnie oddziaływać) np.:
Demografia (ilość ludzi, dzieci, rozkład wiekowy)
Dane klimatyczne, dane o rynku pracy, działalności gospodarczej
Wskaźniki „strategiczne” (formułowane dla celów, które wyznaczyliśmy,
chcemy mieć na nie wpływ i dla ich zmiany przygotowujemy programy i
podejmujemy działania) np.:
Przepustowość sieci dróg miejskich w głównych ciągach komunikacyjnych
Osiągane standardy w transporcie publicznym (lub innych usługach)
11
Program sektorowy -
element kontroli zarządczej na poziomie strategicznym
Jednostka rozliczeniowa w planie wieloletnim - zespół
zaplanowanych co najmniej na kilka lat działań, przygotowanych i
wykonywanych w celu zmiany jednego lub kilku wskaźników
strategicznych zdefiniowanych na podstawie strategii.
Program obejmuje zadania, projekty, przedsięwzięcia i posiada
finansowanie zapewnione w WPF. System kontroli zarządczej dla
programów sektorowych ujęto w ZPMK.
ZPMK.
12
13
14
15
16
Zadanie budŜetowe – podstawowy element kontroli zarządczej
Jednostka rozliczeniowa w budŜecie rocznym o określonym
celu, dostarczanych produktach, wymaganiach
jakościowych i przewidywaniach ilościowych oraz zasobach
(środki finansowe, personel, infrastruktura) zaplanowanych
do wykorzystania. W zadaniu zdefiniowano mierniki i
wskaźniki operacyjne pozwalające ocenić jego wykonanie.
17
18
19
Miary na poziomie zadań budżetowych:
Wskaźniki „informacyjne” (charakteryzujące obszar, śledzimy
ich zmiany, bo są istotne dla planowania działań i lub
identyfikacji i oceny ryzyk) np.:
• Wielkość popytu (ilość składanych wniosków lub produktów)
• Średnie ceny transakcyjne, rozmaitego rodzaju dane mierzące zmiany w
popycie na usługi, które dostarcza administracja
Wskaźniki „dla zadań” (formułowane dla produktów i usług,
które powstają w wyniku realizacji zadań) np.:
• Udział decyzji wydanych prawidłowo (bez uchyleń i uzasadnionych skarg)
• Udział decyzji wydanych w terminie
• Udział wizyt klientów w UMK, gdzie czas oczekiwania na „dokonanie
transakcji” przekroczył standard
• Średnia pracochłonność (koszt) wydania decyzji danego typu.
20
Miary na poziomie zadań budżetowych:
Wybór właściwych, dobrych wskaźników dla zadania jest
wyzwaniem. W pierwszym rzędzie warto rozważyć wskaźniki:
Skuteczności (effectiveness
(effectiveness)) – mierzy jakość w osiąganiu celów
(np. produkt dostarczony w terminie, standardy jakościowe
spełnione)
Efektywności (efficiency
(efficiency)) – mierzy ilościowe rezultaty w
stosunku do kosztów (np. ilość wniosków obsłużona przez
jednego pracownika w ciągu tygodnia)
Zadowolenia klienta – mierzy poziom satysfakcji klientów z
dostarczonych im usług – zwykle jest to rezultat badań
ankietowych
Zużycia środków – mierzy jak dużo środków zostało
skonsumowanych (wskaźnik ten to jeden z podstawowych
także przy budżetowaniu tradycyjnym)
21
Planowanie zadania budŜetowego
22
Działania dla wybranego zadania budŜetowego
23
Działania dla wybranego zadania budŜetowego
24
25
Plan rzeczowo - finansowy dla wybranego zadania budŜetowego
26
Planowanie Zadania
27
28
29
30
31
Mapa Ryzyka
32
Porównanie ilościowe wyników badań audytowych w poszczególnych
kategoriach ryzyka w latach 2012 i 2013
I
BEZPOŚREDNIE SKUTKI FINANSOWE W
GOSPODAROWANIU ŚRODKAMI
II
'NIEDOSTATECZNY NADZÓR, BRAKI W
POWIERZENIU OBOWIAZKÓW I
NADANIU UPRAWNIEŃ LUB
NIEWYSTARCZAJĄCE
MONITOROWANIE
III
'NIEDOSTATECZNY PRZEPŁYW
INFORMACJI, BRAK KOMUNIKACJI'
IV
'NIEEFEKTYWNE LUB WADLIWE
PRAWNIE NABYWANIE DÓBR I USŁUG'
V
'NIEFEKTYWNOŚĆ W WYKORZYSTANIU
ZASOBÓW
VI
NIEPOWODZENIE W USTALENIU I/LUB
OSIĄGNIĘCIU CELU STRATEGII,
PROGRAMU, PROJEKTU,
PRZEDSIĘWZIĘCIA, IMPREZY ITP'
VII
'NIETERMINOWOŚĆ'
VIII
NISKA JAKOŚĆ, BŁĘDY, WADY
PRAWNE PRODUKTÓW (USŁUG,
AKTÓW ,REJESTRÓW, ZAPISÓW,
DOKUMENTÓW ITP)
IX
SI NIE WSPIERA DOSTASTATECZNIE I
BEZPIECZNIE DZIAŁALNOŚCI
X
'ZŁA JAKOŚĆ PLANOWANIA,
MATERIAŁÓW ANALITYCZNYCH,
SPRAWOZDAWCZYCH, EKSPERCKICH
LUB INNYCH RAPORTÓW'
33
Wynik oceny ryzyk w
roku 2013 wg kategorii
ryzyk
na wykresie umieszczono
oceny
6 wszystkich ryzyk
5
badanych
oraz oceny
4
niebadanych
w tym roku ,
3
które przekraczają ocenę 4
Wyniki badań w 2013 r
- ilość ryzyk badanych
w poszczególnych
kategoriach i
stwierdzony stopień ich
zmaterializowania
Z
Y
C
50
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0
50
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0
kontrola skuteczna
do udoskonalenia
nieskuteczna
luty 2014
34
35
36
37
38
39
Efektywnie oznacza – z zapewnieniem, że koszt osiągnięcia
celu lub wytworzenia produktu nie jest wyższy niż trzeba
(np. nie jest wyższy niż przeciętnie na rynku)
Trzeba znać koszty działań oraz koszty wytworzenia produktów i usług. Prowadzona
rachunkowość musi zapewnić możliwość obliczenia kosztu osiągnięcia celu lub
wytworzenia produktu i odpowiednie raporty muszą być generowane i
analizowane.
2. Decydenci winni dysponować danymi pozwalającymi na dokonanie porównań tych
kosztów z innymi dostawcami.
Aby rzetelnie mówić o porównywaniu efektywności niezbędnym jest:
Zaprezentowanie własnej metodyki obliczeń kosztów całkowitych działań (wytwarzania
produktów)
Znajomość metodyki obliczania kosztów działań (lub cen) „producentów”, z którymi
chcemy dokonywać porównań.
Dokonanie odpowiednich przeliczeń, aby doprowadzić dane do stanu porównywalności.
A jeśli danych zewnętrznych nie posiadamy rachunek kosztów pozwoli nam dokonywać
porównań naszych kosztów w różnych okresach czasu i dokonywać ocen, czy nasza
efektywność rośnie czy maleje.
A zatem, aby można mówić o zarządzaniu efektywnym (lub raczej o poprawie lub spadku
efektywności) :
1. Musimy gromadzić dane i liczyć „koszty na produkty” wg ustalonej metodyki
2. Musimy dokonywać porównań z innymi lub co najmniej z naszymi danymi w różnych
okresach.
1.
40
Rachunek kosztów wykonania działań
(wytworzenia produktów) ZPMK nr 333/2013
Koszt całkowity działania to suma:
Kcalk = Kbd + Kwd + Kod
Kbd – koszt bezpośredni działania (kwoty
zaksięgowane + koszt roboczogodziny * ilość
godzin zarejestrowana dla działania w SZKZ)
Kwd – część kosztów wydziałowych obliczona
kluczem godzinowym, przypadająca na działanie
Kod – część kosztów ogólnych (koszt komórek
wspomagających rozliczony na komórki
„produkcyjne” też kluczem godzinowym)
41
NADWYŻKA DOCHODÓW NAD WYDATKAMI BIEŻĄCYMI [mln PLN]
– kryterium limitu zadłużenia
800
nadwyżka z ustawy
nadwyżka z ustawy skorygowana o zmianę zobowiązań
700
600
500
400
300
200
100
0
2008
2 marca 2010
2009
2010
2011
2012
Zespół Audytu Wewnętrznego UMK
2013
Plan
2014
42
Wyniki badań opinii klientów UMK na losowej próbie
w latach 2010 - 2013
5
4,8
4,6
4,4
4,2
4
3,8
3,6
3,4
3,2
3
2,8
2,6
2,4
2,2
2
kompetencje
szybkość obsługi
czas oczekiwania
ocena organizacji pracy
estetyka,warunki lokalowe
umiejętność rozw. problemów
wygoda oczekiwania
średnia ocen
2010 2011 2012 2013
43
Dziękuję za uwagę
[email protected]
Więcej informacji o projekcie „MJUP”
na stronie www.mjup.krakow.pl
44