Grupowy system jakości zarządzania nieruchomościami

Grupowy system jakości zarządzania nieruchomościami
1. Opis i charakterystyka grupy ISO w ramach OIGN.
Grupowy system zarządzania jakością w OIGN obejmuje swoim zakres zarządzanie i
administrowanie nieruchomości w przedsiębiorstwach tzw. Grupy ISO. Grupa ta obejmuje
centralę OIGN oraz 114 przedsiębiorstw z obszaru całej Polski. W ramach grupy są firmy prawa
handlowego, towarzystwa budownictwa społecznego, spółdzielnie mieszkaniowe oraz gminne
zakłady gospodarki mieszkaniowej. Utrzymaniem i doskonaleniem systemu w skali całej grupy
zajmuje się centrala izby mając do pomocy opiekunów regionalnych ds. jakości którymi są
doświadczeni prezesi i dyrektorzy organizacji zarządzających nieruchomościami uczestniczący
od samego początku w tworzeniu systemu. Centrala OIGN realizuje dla swoich członków
następujące procesy centralne
· Zarządzanie komunikacją.
· Obsługa członków.
· Proces doradczy
· Szkolenia członków Izby
· Działalność wydawnicza
1/6
Grupowy system jakości zarządzania nieruchomościami
OIGN wydaje własny wewnętrzny biuletyn specjalistyczny w formie papierowej i internetowej
„zarządca – doradca”
2. Proces doskonalenia grupowego systemu jakości zarządzania nieruchomościami.
Celem doskonalenia grupowego systemu jakości zarządzania nieruchomościami jest
podnoszenie skuteczności funkcjonowania systemu zarządzania jakością wśród wszystkich
członków OIGN i firm stowarzyszonych posiadających certyfikat ISO 9001:2008.
Powyższy cel realizowany jest przez:
· Zaplanowanie grupowych działań związanych z funkcjonowaniem Systemu, ocena poprzez
analizę i monitorowanie poszczególnych działań oraz wprowadzanie zmian w całej grupie.
· Eliminowanie niezgodności i uwag w grupie oraz zapobieganie ich powstawaniu .
· Badanie funkcjonowania SZJ poprzez audity nadzoru OIGN wszystkich firm grupy .
2/6
Grupowy system jakości zarządzania nieruchomościami
· Wprowadzenie regionalnych działań udoskonalających poprzez robienie zebrań i szkoleń
regionalnych przez opiekunów Terenowych jak również udzielanie przez nich konsultacji dla
pełnomocników i najwyższego kierownictwa swoich firm w zakresie SZJ oraz w zakresie
zarządzania i administrowania nieruchomościami.
W procesie ustanowiono następujące procedury
a/ Planowanie auditów nadzoru OIGN.
b/ Grupowy audit nadzoru OIGN oraz poauditowe działania doskonalające.
c/ Grupowy audit nadzoru Jednostki Certyfikującej oraz poauditowe działania udoskonalające
d/ Regionalne działania udoskonalające.
Planowanie auditów nadzoru OIGN
Podstawowym warunkiem utrzymania certyfikatu SZJ jest podpisanie przez firmy umowy z
OIGN na utrzymanie i nadzór nad SZJ na okres trzyletniej ważności certyfikatu. Nie podpisanie
tej umowy skutkuje utratą ważności certyfikatu. Na cały okres ważności certyfikatu grupowego
robi się ogólny plan trzyletni auditów nadzoru TNP oraz auditów nadzoru OIGN. Audity nadzoru
OIGN wykonywane są przez auditorów z listy auditorów OIGN.
3/6
Grupowy system jakości zarządzania nieruchomościami
Grupowy audit nadzoru OIGN oraz poauditowe działania udoskonalające
Procedura ta realizowana jest poprzez wykonanie następujących działań:
a) Zrobienie szczegółowego planu miesięcznego terenowych auditów nadzoru OIGN.
b) Przeprowadzenie auditów nadzoru OIGN w Centrali oraz we wszystkich firmach grupy
c) Podjęcie działań korygujących i zapobiegawczych w Centrali oraz we wszystkich firmach
grupy.
d) Przegląd SZJ przez najwyższe kierownictwa firm i ocena efektywności systemu w Centrali
oraz we wszystkich firmach grupy.
e) Przesłanie do Centrali OIGN przez wszystkie firmy grupy odpowiednich sprawozdań.
f) Przesłanie do Centrali OIGN przez Opiekunów Terenowych raportów o funkcjonowaniu SZJ w
podległych im firmach.
g) Analiza zbiorcza przysłanych przez firmy do Centrali OIGN raportów i zestawień wskaźników.
h) Przegląd przez Zarząd OIGN grupowego SZJ i ocena jego efektywności.
4/6
Grupowy system jakości zarządzania nieruchomościami
Grupowy audit nadzoru Jednostki Certyfikującej oraz poauditowe działania udoskonalające.
Procedura ta realizowana jest poprzez wykonanie następujących działań:
a) Przeprowadzenie auditu nadzoru JC Centrali OIGN.oraz w wybranych firmach grupy.
b) Zrobienie wymaganych działań korygujących i zapobiegawczych w Centrali OIGNoraz
wybranych firmach grupy.
c) Przesłanie raportu z auditu nadzoru JC do wszystkich firm grupy.
d) Zrobienie wewnętrznych auditów sprawdzających i ewentualnych działań korygujących i
zapobiegawczych w Centrali OIGN oraz we wszystkich firmach grupy.
e) Analiza zbiorcza przysłanych przez firmy do Centrali OIGN raportów
f) Przegląd przez Zarząd OIGN grupowego SZJ i ocena jego efektywności.
Regionalne działania udoskonalające
5/6
Grupowy system jakości zarządzania nieruchomościami
Procedura ta realizowana jest przez Opiekuna Terenowego OIGN poprzez wykonanie
następujących działań:
a) Zrobienie rocznego planu zebrań i szkoleń regionalnych.
b) Przeprowadzenie zebrań i szkoleń regionalnych
c) Udzielanie konsultacji w zakresie SZJ
d) Udzielanie konsultacji w zakresie zarządzania i administrowania nieruchomościami
Rola opiekuna regionalnego jest niezmiernie ważna z punktu widzenia funkcjonowania i
doskonalenia całego systemu.
6/6