MagFLOW – elektroniczne obiegi właściwy KURS w morzu informacji

MagFLOW – elektroniczne obiegi
Prawidłowy obieg każdego dokumentu w firmie to gwarancja skutecznego
działania.
Dzięki wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów znacznie wzrasta
wydajność i skraca się czas pracy z dokumentami.
Elektroniczny obieg dokumentów naszego autorstwa MagFLOW umożliwia
zautomatyzowanie procesów obiegu dokumentów, optymalizując pracę
wszystkich działów w firmie. Wdrożenie MagFLOW w krótkim czasie przekłada się
na osiągnięcie korzyści:
•
•
•
•
wzrost efektywności dzięki zmniejszeniu liczby dokumentów papierowych
i eliminację zbędnych etapów pracy z dokumentem,
skrócenie procesu obsługi Klientów poprzez szybszą reakcję na zapytania
o status sprawy i dokumentu,
zmniejszenie kosztów przechowywania informacji - integracja
wszystkich rodzajów dokumentów w jednym systemie,
usprawnienie procesu kontroli - usystematyzowanie i polepszenie
procesów biznesowych i przepływu informacji w firmie.
Właściwe zdefiniowanie ścieżek obiegu dokumentów w systemie typu workflow
jest istotne dla jego prawidłowego działania jak również pozwala natychmiast na
identyfikację tzw. „wąskich gardeł”, czyli jednostek, w których pracownik
przetrzymuje dokument, spowalniając lub wstrzymując często kluczowe procesy
decyzyjne. MagFLOW to w pełni konfigurowalny system, dysponujący
możliwością bieżącego przystosowania systemu
wynikającego z profilu
działalności jednostki, oddziału, firmy poprzez:
•
•
•
•
zmianę typu lub obiegu już przetwarzanego dokumentu,
dołączanie załączników,
konsultacje,
zastępstwa.
Każdy użytkownik, otrzymując określoną listę zadań do wykonania, może
sprawdzić historię obiegu danego dokumentu. Jest on informowany
automatycznie o opóźnieniach w wykonywaniu swoich zadań i posiada stały
i natychmiastowy dostęp do dokumentu, z jakim pracuje (w zależności od
posiadanych uprawnień). Sprawne działanie MagFLOW jest zagwarantowane
współpracą z zewnętrznym archiwum MagDOC, w którym przechowywane są
zeskanowane dokumenty i pozostałe dokumenty elektroniczne, z jakimi pracuje
użytkownik: dokumenty tekstowe typu Word, OpenDocument, faks, email, video,
itp.
Korzystanie z MagFLOW jest bezpieczne a informacje są udostępniane tylko
i wyłącznie uprawnionym użytkownikom. Dostęp do dokumentu może być
określony na poziomie strony lub jej fragmentu.
W MagFLOW każdy dostęp do dokumentu jest rejestrowany, co wraz
z wbudowanymi narzędziami kontroli przebiegu procesów biznesowych umożliwia
efektywne raportowanie wielu działań podjętych przez użytkowników.
właściwy KURS w morzu informacji
www.magsoft.pl
[email protected]
+48 61 849 93 93
Bardzo ważną cechą MagFLOW jest elastyczność w komunikacji z innymi
systemami użytkowanymi przez klienta: księgowymi, CRM, ERP itp., umożliwiając
automatyczny import i eksport danych z i do tych systemów. MagFLOW można
rozbudowywać o kolejne moduły w zależności od potrzeb klienta.
Obecnie system obsługują następujące moduły:
•
•
•
CRM: moduł służący do zarządzania kontrahentami i kontaktami z nimi,
posiada wbudowany kalendarz z zadaniami do wykonania, przypomnienia,
ewidencję spotkań i dokumentów związanych z Klientem.
Kancelaria: moduł umożliwiający prowadzenie rejestracji dokumentów
przychodzących do firmy i wychodzących z firmy wraz z elektroniczną książką
podawczą.
Wspomaganie obsługi archiwum papierowego: moduł ten wspomaga
obsługę archiwum papierowego w firmie poprzez umożliwienie rejestracji
składowania oryginału papierowego na podstawie kodu kreskowego oraz
informacji o stanie tego dokumentu: zagubiony, wypożyczony, zamówiony.
właściwy KURS w morzu informacji
www.magsoft.pl
[email protected]
+48 61 849 93 93