Wdra anie projektów zmian metodą AIM

Wdrażanie projektów
zmian metodą AIM
Nieudane wdrożenia IT pochłaniają co roku 75 miliardów dolarów.
7 na 10 wdrożeń systemów CRM kończy się niepowodzeniem. W ciągu
ostatniej dekady 8 z 10 największych fuzji zakończyło się porażką.
Sprawność technologii oraz biegłość w zarządzaniu projektami nie gwarantują sukcesu wdrożenia.
Na przeszkodzie stoją nawyki ludzi oraz ich naturalny opór przed zmianą. Przedsiębiorstwa
instalują rozwiązania warte miliony, z których ich pracownicy zwyczajnie nie korzystają.
Powtórny
trening
Wzmacnianie
Doskonalenie
skuteczności
Szkolenia
ZAMKNIĘCIE
ROI PROJEKTU
URUCHOMIENIE
Instalowanie rozwiązania
Testy
Budowanie
Projektowanie
Analiza stanu docelowego
WYDAJNOŚĆ
Instalacja rozwiązania
przynosi zwrot
z inwestycji tylko pod
warunkiem, że w ślad
za nią idzie wdrożenie
trwałej zmiany
zachowań ludzi, którzy
mają z niego korzystać.
Rozwijanie
kompetencji
ROZWÓJ LUDZI
ROZWÓJ SYSTEMU
Wdrażanie zmiany
CZAS
Metoda AIM daje odpowiedź na pytania project managerów, marketing managerów,
change managerów:
• Jak planować i realizować przewidywalny proces zmiany zachowań ludzi pracujących
w złożonych strukturach organizacyjnych?
• Jak egzekwować nowe zachowania od pracowników, gdy nie jest się ich przełożonym?
• Jak monitorować postępy w procesie zmiany zachowań, by móc zarządzać tempem wdrożenia?
• Jak motywować ludzi, by podążali za wdrażaną zmianą?
• Jak zakomunikować zmianę pracownikom, by zredukować ich opór i przyspieszyć postępy zmian?
AIM (Accelerating Implementation Methodology), jako
obowiązująca metoda wdrażania zmian, funkcjonuje
m.in. w takich organizacjach jak Eli Lilly, British Telecom,
Dominion Gas, New South Wales (NSW) Health.
1
O 35% niższy koszt wdrożenia SAP w Eli Lilly
Sytuacja
Koncern farmaceutyczny o przychodach
14 mld USD i zatrudniający 46 tys. pracowników podjął decyzję o wdrożeniu sytemu
SAP. Z uwagi na negatywne doświadczenia
koncernu związane z wdrażaniem nowych
technologii, zadanie wdrożenia SAP nie napawało optymizmem, zwłaszcza że wartość
inwestycji sięgała 52 mln USD. Oprócz tego
był niewielki, a potencjalne ryzyko biznesowe duże.
Rozwiązanie
Celem wdrożenia systemu SAP koncern zastosował metodę AIM (Accelerating Implementation Methodology), otrzymując wsparcie wsparcie dla osiemdziesięcioosobowego
zespołu projektowego w postaci:
Realizacja projektu w zakładanym terminie
18 miesięcy bez ograniczania zakresu wdrożenia
koncern napotkał bariery wewnętrzne, takie
jak między innymi struktura macierzowa bez
jasno zdefiniowanego sponsorowania, opieszałe procedury decyzyjne czy kultura nacechowana unikaniem ryzyka.
Ustalono 18-miesięczny harmonogram wdrożenia systemu z jednym tylko programem
pilotażowym, wobec czego margines błędu
• szkolenia zespołu w tej metodologii opartego na warsztatach projektowych
opracowanych pod kątem budowania wewnętrznych zdolności przy jednoczesnym
osiąganiu kolejnych etapów procesu wdrożeniowego,
• współpracy z członkami zespołu nad pełną
realizacją rezultatów cząstkowych takich
jak definicja projektu, umowy sponsorskie
i zmapowanie kluczowych ról,
• integracji metodologii AIM z etapami technicznymi i kamieniami milowymi realizacji projektu.
Wyniki
Dzięki zastosowaniu metody AIM koncern
osiągnął imponujące i wymierne wyniki, spośród których najważniejsze to:
• Realizacja projektu w zakładanym terminie 18 miesięcy bez ograniczania zakresu
wdrożenia
• 35% poniżej planowanego budżetu
Ponadto, organizacja zaczęła rozwijać
wewnętrzną zdolność do stosowania AIM
w innych przedsięwzięciach poprzez budowanie wspólnego języka i rozumienia różnych punktów widzenia, które zwiększyły
efektywność organizacji i przyspieszyły kolejne wdrożenia.
Ponad 2 razy większe przekonanie pracowników w powodzenie projektów
Sytuacja
Dominion Gas, jeden z wiodących amerykańskich koncernów sektora gazowego i energetycznego o przychodach 6,4 mld USD
i zatrudniający ponad 6 tys. pracowników,
nie posiadał spójnego systemu finansowego, który służyłby do łatwej integracji danych
niezbędnych do efektywnego przyłączania
Rozwiązanie
Konsultanci zaczęli od przeszkolenia wyższej kadry menedżerskiej metodą AIM
(Accelerating Implementation Methodology), a następnie wspólnie z nimi zdefiniowali
jasny model biznesowy działania. Z uwagi na
bardzo niską ocenę warunków początkowych
wdrożenia i bardzo niskie prawdopodobień-
Projekt wdrożony na czas i w ramach planowanego
budżetu. Wzrost przekonania pracowników
w powodzenie wdrożeń projektów o 232%.
nowych przedsiębiorstw. Rozwiązaniem technologicznym, które wybrał koncern był system
Oracle. Dominion Gas chciał zerwać z dotychczasową tradycją wdrożeń kończących się
przekroczeniem budżetu czy przekroczeniem
terminów czasem nawet o rok. Wdrożenie
Oracle musiało być zrealizowane według bardzo restrykcyjnego harmonogramu, czemu na
przeszkodzie mogły stanąć inne równolegle
realizowane przedsięwzięcia koncernu także
wymagające zasobów i uwagi organizacji.
stwo skutecznego wdrożenia systemu (na
poziomie 35% według Oceny Historii Wdrożeń
IMA) oraz inne istotne przeszkody, jak choćby
istnienie 12 jednostek koncernu w różnych
lokalizacjach, zastosowano metodę AIM zapewniającą ustrukturalizowane ramy zmiany.
Członkowie zespołu projektowego otrzymali
akredytacje AIM, aby osiągnąć:
• silny sponsoring zmiany we wszystkich
zakładach
• zgodność nagród z celami korporacyjnymi
• wysoki poziom zaufania i wiarygodności
menedżerów
• zmianę mocno zakorzenionej kultury unikania ryzyka
Przez cały okres realizacji przedsięwzięcia
stosowano metody oceny AIM do mierzenia
wyników i modyfikacji planów.
Wyniki
W lokalizacjach, w których zastosowano
metodę AIM projekt został wdrożony na czas
i w ramach planowanego budżetu z dużym
zyskiem dla całej organizacji. Dla porównania w organizacji, gdzie nie zastosowano
metody AIM, budżet został przekroczony,
a projekt zakończono z opóźnieniem. Dominion kontynuuje stosowanie metody AIM,
a w ciągu kolejnych dwóch lat od jej rozpoczęcia powodzenie realizacji projektów
w ocenie historii wdrożeń wzrosło o 168%.
Poza wdrożeniami technologicznymi duża
zmiana zaszła także w kulturze organizacji, czego dowodem jest zmierzony wzrost
przekonania pracowników w powodzenie
wdrożeń projektów o 232%.
Więcej informacji o AIM: Wiktor Siegel ([email protected]), www.door.com.pl/aim, 22 824 07 92
2