Regulamin Konkursu Meeting Planner Power

Regulamin Konkursu Meeting Planner Power Awards
I. DEFINICJE
Użytym w Regulaminie wyrażeniom należy przypisać następującą treść:
Organizator – Meeting Planner Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-019), ul.
Złota 9/30, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego
pod numerem KRS 0000313501, dla której akta rejestrowe prowadzi Sąd
Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy, będąca
organizatorem Konkursu, zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
Konkurs – skierowane do Uczestników wydarzenie zatytułowane Meeting
Planner Power Awards, organizowane przez Organizatora cyklicznie, raz w roku
kalendarzowym, na podstawie Regulaminu, w celu nagrodzenia Uczestników
wybranych przez jury Konkursu tytułem, zależnym od kategorii, to jest: MP
Power Awards – Power Projekt, MP Power Awards – Power 12, MP Power Awards
– Power Venue, ogłaszane każdorazowo za pośrednictwem Portalu.
Regulamin – niniejszy regulamin Konkursu.
Portal – strona internetowa Organizatora prowadzona pod adresem
www.meetingplanner.pl oraz www.mppowerawards.pl, na których jest
zamieszczany Regulamin, ogłaszany Konkurs oraz publikowane wyniki Konkursu.
Uczestnik – pełnoletnia osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności
prawnych, a także osoba prawna i jednostka organizacyjna nieposiadająca
osobowości prawnej, której jednak prawo polskie przyznaje zdolność prawną,
która poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na Portalu zarejestrowała się w
celu wzięcia udziału w Konkursie, a także zapoznała się i zaakceptowała
Regulamin.
Jury – zespół arbitrów powołany w związku z przeprowadzeniem Konkursu,
działający na podstawie przygotowanego przez Organizatora regulaminu, którego
zadaniem jest wyłonienie nagrodzonych następującymi tytułami: MP Power
Awards – Power Projekt, MP Power Awards – Power 12, MP Power Awards –
Power Venue.
Komitet Organizacyjny MP Power Awards – organ powoływany przez
Organizatora, składający się z przedstawicieli agencji eventowych, incentive
travel, Destination Management Company, Professional Congress Organizer,
convention bureaux, stowarzyszeń branżowych, marketerów oraz właścicieli
biznesowych projektów z zakresu szeroko rozumianego event marketingu a także
Członków Rady Programowej MeetingPlanner.pl., pełniący zarazem funkcję
organu odwoławczego od decyzji Organizatora we wszelkich kwestiach
regulaminowych, porządkowych, spornych, itp., związanych z przebiegiem
Konkursu.
Gala Finałowa (MP Power Night) – uroczystość, w trakcie, której następuje
ogłoszenie wyników Konkursu, nadanie tytułów oraz wręczenie nagród.
II. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. MP Power Awards składa się z następujących części: MP Power Projekt, MP
Power 12, MP Power Venue. Konkursem towarzyszącym MP Power Awards jest
Konkurs Kreatywny Roku Branży Eventowej, którego zasady określa odrębny
regulamin.
2. Konkurs jest prowadzony na zasadach niniejszego Regulaminu oraz zgodnie z
zasadami prawa polskiego.
3. Regulamin dostępny jest w siedzibie Organizatora oraz na Portalu i stronie
internetowej konkursu. Przed wzięciem udziału w Konkursie Uczestnik
zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem. Wzięcie udziału w Konkursie jest
równoznaczne z akceptacją Regulaminu, co wymaga zaznaczenia odpowiedniej
opcji w procesie rejestracji.
4. Organizator powołuje Komitet Organizacyjny MP Power Awards.
5. Konkurs ogłaszany jest za pośrednictwem Portalu.
6. Konkurs przeprowadzany jest w celu promocji profesjonalizmu branży
eventowej oraz budowania świadomości wartości narzędzi z obszarów: event
marketingu, incentive marketingu, MICE oraz wykazania efektywności działań
marketingowych i komunikacyjnych z tego zakresu.
7. Bezpośrednim celem Konkursu MP Power Awards, jest:
a) podnoszenie standardów pracy i realizacji projektów na każdym etapie ich
powstawania oraz współpracy pomiędzy zaangażowanymi podmiotami, a także
b) zgodnie z hasłem przewodnim - pokazanie „Siły przebicia branży
eventowej”.
8. Celem Konkursu jest również:
a) nagrodzenie najlepszych zrealizowanych projektów z obszaru branży
eventowej, który to cel realizowany jest w ramach MP Power Awards – Power
Projekt,
b) wyróżnienie i nagrodzenie ekspertów i najbardziej wpływowych osobistości
branży eventowej, którzy oprócz profesjonalizmu wyróżniają się działalnością na
rzecz rozwoju branży eventowej oraz etyką w działaniu, który to cel realizowany
jest w ramach MP Power Awards – Power 12,
c) wskazanie i nagrodzenie miejsc – obiektów oraz otwartej przestrzeni – z
największym potencjałem do organizacji różnego rodzaju eventów, który to cel
realizowany jest w ramach MP Power Awards – Power Venue.
III. FINANSOWANIE KONKURSU
1. MP Power Awards jest finansowany ze środków własnych Organizatora oraz
środków pozyskanych od sponsorów/partnerów MP Power Awards, z
zastrzeżeniem treści poniższego pkt 2.
2. Uczestnictwo w MP Power Awards - w części MP Power Projekt i MP Power
Venue - jest odpłatne.
Opłaty zgłoszeniowej dokonuje podmiot zgłaszający projekt do Konkursu, w
następującej wysokości:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
opłata za zgłoszenie do Konkursu jednego projektu wynosi 600 zł + VAT,
opłata za zgłoszenie do Konkursu dwóch projektów wynosi 950 zł + VAT,
opłata za zgłoszenie do Konkursu trzech projektów wynosi 1350 zł + VAT,
opłata za zgłoszenie do Konkursu czterech projektów wynosi 1700 zł + VAT,
opłata za zgłoszenie do Konkursu pięciu projektów wynosi 2000 zł + VAT,
opłata za zgłoszenie do Konkursu sześciu projektów wynosi 2300 zł + VAT.
3. Dla organizacji i instytucji społecznych uczestnictwo w Konkursie w części MP
Power Projekt jest bezpłatne.
4. Uczestnictwo w konkursie MP Power 12 jest bezpłatne.
5. Opłaty zgłoszeniowe powinny być uiszczane przelewem bankowym, z
zaznaczeniem w tytule przelewu: „Zgłoszenie do konkursu MP Power Awards”, na
rachunek bankowy prowadzony przez Alior Bank S.A. w Warszawie nr: 72 2490
0005 0000 4520 6085 0315.
6. Opłata zgłoszeniowa za udział w konkursie musi być uiszczona przed
dokonaniem zgłoszenia. Opłata ta nie podlega zwrotowi, za wyjątkiem sytuacji
wycofania projektu z Konkursu przed upływem terminu dokonywania zgłoszeń
IV. PRZEDMIOT KONKURSU
1. Przedmiotem MP Power Awards jest wyłonienie najlepszych projektów
eventowych, które cechują się najwyższej wartości koncepcjami kreatywnymi,
osiągających możliwe do zaprezentowania realne cele klienta, skuteczne oraz
przeprowadzone wzorowo pod względem logistycznym.Do Konkursu zgłaszać
można wszelkiego rodzaju realizacje z zakresu narzędzi eventowych,
zrealizowane zarówno dla pracowników i partnerów biznesowych, jak i dla
konsumentów. Weryfikacji projektów na podstawie analizy i oceny koncepcji
kreatywnych, efektywności, strategii i spójności z założeniami i głównym
przekazem klienta, logistyki dokona Jury MP Power Awards.
2. Do MP Power Awards kwalifikują się zrealizowane projekty z obszaru branży
eventowej, których wykonanie miało miejsce zarówno w Polsce lub też za
granicą, zaś podmiotem realizującym był przedsiębiorca zarejestrowany w Polsce
lub osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania w Polsce.
3. Zakończenie realizacji projektu musi mieć miejsce pomiędzy 1 stycznia 2015
roku -31 grudnia 2015 roku. Projekty te mogą rozpocząć się wcześniej a
kończyć później, ale ich najistotniejsza część, dzięki której można zaprezentować
kreację, efektywność i logistykę projektu, musiała odbywać się we wskazanym
okresie. Wszelkie dane muszą odnosić się do wyznaczonego okresu.
V. KATEGORIE KONKURSU
1. MP Power Awards – Power Projekt (kategorie główne):
I. Event – podkategorie:
1) produkt launch,
2) promocja marki,
3) event firmowy,
4) kampania zintegrowana z wykorzystaniem event marketingu,
5) pozostałe formy
II. Incentive – podkategorie:
1) incentive travel,
2) program wsparcia sprzedaży z wykorzystaniem incentive travel,
III. Kongres
Kategorie towarzyszące:
1) Aktywny outdoor
2) Catering
3) Oprawa wizualna
4) CSR w branży eventowej
2. MP Power Awards – Power Venue
1) EVENT VENUE - Lokalizacje i miejsca z potencjałem do organizacji eventów
2) KONGRES VENUE-Lokalizacje i miejsca z potencjałem do organizacji
kongresów
3) OUTDOOR VENUE - Lokalizacje i miejsca z potencjałem do organizacji
aktywnego outdooru
4) MULTI VENUE - Lokalizacje i miejsca z potencjałem do organizacji wszelkich
form eventów
3. MP Power Awards – Power 12*
1) Meeting planner – agencja eventowa
2) Meeting planner – agencja incentive travel
3) Meeting planner – DMC
4) Meeting planner – PCO
5) Meeting planner korporacyjny – marketer lub właściciel biznesowy
6) Meeting planner korporacyjny – dział zakupów
7) Meeting planner – stowarzyszenie
8) Dostawca – venue
9) Dostawca – multimedia
10) Dostawca – catering
11) Convention bureau
12) Open
*Jury zastrzega sobie możliwość przyznania nagrody specjalnej za całokształt
działalności.
VI. UCZESTNICY KONKURSU
1. Uczestnikami MP Power Awards mogą być:
a) w części Power Projekt – agencje eventowe, marketingowe, ambientowe,
incentive travel, Destination Management Company, Professional Congress
Organizer, convention bureaux, firmy i stowarzyszenia oraz inni podmioty, które
na zlecenie osób trzecich lub w celu osiągnięcia własnych zakładanych celów
zrealizowały projekty z zakresu branży eventowej,
b) w części Power Venue – właściciele, osoby zarządzające lub reprezentujące
obiekty – m.in.: hotele, restauracje, kina, teatry, centra kongresowe i
wystawiennicze, kluby, centra biurowe, studia filmowe – posiadające zamkniętą
przestrzeń umożliwiającą organizację eventów oraz gestorzy przestrzeni otwartej
– jak: park, kompleks sportowy, tereny rekreacyjne – na której możliwa jest
realizacja eventów pod kątem prawnym i organizacyjnym; do konkursu mogą
zostać zgłoszone wszelkiego rodzaju miejsca, w których jest możliwość
organizacji eventu,
c) w części Konkursu Power 12 – Uczestnicy związani z szeroko rozumianą
branżą eventową.
VII. ZGŁOSZENIA
1. Zainteresowani udziałem w MP Power Awards powinni:
a) zarejestrować się w panelu konkursu MP Power Awards na stronie
internetowej konkursu;
b) wypełnić formularz zgłoszeniowy zamieszczony w panelu konkursowym na
stronie internetowej konkursu;
c) załączyć pliki:


obligatoryjnie: prezentację projektu w formacje Power Point, fotorelację,
oraz film lub wideo prezentację,
nieobligatoryjnie: materiały graficzne – wykresy i tabele obrazujące
efektywność projektu, zdjęcia elementów wykorzystanych podczas
realizacji projektu np. zaproszeń, przewodników, itp.
2. Wydrukowany i podpisany formularz zgłoszeniowy oraz wszelkie materiały
konkursowe zamieszczone na płycie cd/dvd należy przesłać wskazując adres
Organizatora Konkursu pocztą lub przesyłką kurierską za potwierdzeniem
odbioru.
3. Zgłoszenia można nadsyłać do 15 stycznia 2016 r.
4. Prezentacja projektu w PowerPoint oraz materiały dodatkowe nie mogą być
obrandowane, ani zawierać nazw lub logotypów zgłaszającego, chyba że
zgłoszenie dotyczy projektu własnego.
5. Uczestnik MP Power Awards może zgłosić jeden projekt lub więcej projektów.
Jeden projekt może być przypisany do jednej z wybranych kategorii i
podkategorii w kategoriach event, incentive, kongres. Te same projekty mogą
być zgłoszone w kategoriach towarzyszących – oprawa multimedialna, aktywny
outdoor, catering, CSR w branży eventowej, ale wymagają wtedy odrębnego
zgłoszenia.
6. Jeżeli uczestnik zgłasza do MP Power Awards większą liczbę projektów,
powinien dla każdego zgłoszenia wypełnić odrębny komplet dokumentów.
7. Prawidłowo przygotowane zgłoszenie powinno zawierać:
a) wypełniony formularz zgłoszeniowy wraz z akceptacją regulaminu i
oświadczeniem zgłaszającego dotyczącym prawdziwości informacji i prawa do
korzystania z prac przez organizatora;
b) prezentację zgłoszonego projektu w PowerPoint;
c) film lub prezentację wideo;
d) listę materiałów dodatkowych/uzupełniających, jeżeli takie wystąpią;
e) potwierdzenie opłaty za zgłoszenie.
8. Osoba wypełniająca formularz zgłoszeniowy oświadcza, że:
a) dane podane przez uczestnika są zgodne z prawdą;
b) wykorzystanie danych i informacji zawartych w zgłoszeniu nie narusza prawa,
dobrych obyczajów, ani jakichkolwiek praw i dóbr osób trzecich lub tajemnicy
handlowej.
c) błędne wypełnienie formularza, brak jednego z elementów obligatoryjnych w
zgłoszeniu, brak potwierdzenia wpłaty lub przesłanie prac po upływie terminu
zgłoszenia – stanowią podstawę odmowy przyjęcia zgłoszenia.
9. Organizator zastrzega sobie również prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia,
jeżeli zachodzi uzasadniona obawa naruszenia prawa, dobrych obyczajów, i
jakichkolwiek praw i dóbr osób trzecich lub tajemnicy handlowej, lub z innych
uzasadnionych przyczyn.
10. Jeśli podmiot zgłaszający projekt nie jest jedynym jego autorem, musi
uzyskać zgodę na zgłoszenie pozostałych podmiotów będących autorami
projektu.
11. Zgłoszenia projektów mogą być dokonywane wyłącznie w języku polskim.
VIII. JURY I OCENA ZGŁOSZEŃ
1. Jury liczy co najmniej 20 osób i składa się z przedstawicieli klientów
podmiotów branży eventowej (marketerów, przedstawicieli działów zakupów),
przedstawicieli agencji eventowych, incentive travel, marketingowych, biura PCO,
DMC, stowarzyszeń branżowych, przedstawicieli podwykonawców i kontrahentów
podmiotów branży eventowej oraz Organizatora.
2. Jury dokonuje oceny zgłoszeń w dwóch etapach: w głosowaniu online wybiera
prace, które będą omawiane podczas obrad, następnie - po omówieniu prac
podczas obrad - Jury wyłania projekty nominowane do nagrody w każdej
kategorii. W drugim etapie, spośród nominowanych projektów, Jury wyłania
zwycięzców i wyróżnionych w każdej kategorii. W przypadku, gdy żaden z
projektów nie spełni oczekiwań Jury, organizator zastrzega sobie prawo do
niewyłonienia zwycięzców/nominowanych.
3. Wybór nominowanych odbywa się za pomocą głosowania, w którym Jury
przyznaje odpowiednio punkty: 5, 4, 3, 2, i 1, zgodnie z regulaminem.
4. Lista nominowanych projektów, wybranych do ostatecznego głosowania w
drugim etapie - jest ogłaszana na Portalu i stronie internetowej konkursu.
5. Jury ocenia nadesłane zgłoszenia stosownie do swojego uznania, znajomości
branży eventowej i marketingowej, biorąc pod uwagę takie czynniki jak: kreacja,
efektywność, logistyka i innowacyjność.
6. Członek Jury powstrzymuje się od głosu w kategorii, do której został
zgłoszony projekt, w którego przygotowaniu lub realizacji, na jakimkolwiek
etapie, brał udział lub jeżeli był zleceniodawcą danego projektu. Kwestię tę
weryfikuje Organizator.
7. Wybór zwycięzców odbywa się za pomocą głosowania, w którym Jury
przyznaje odpowiednio punkty: 3, 2 i 1, zgodnie z regulaminem.
8. Podczas głosowania musi być obecne 50% składu osobowego Jury. Decyzja
Jury jest ostateczna. Czlonkowie Jury nieobecni podczas głosowania tracą prawo
głosu.
IX. NAGRODY
Zwycięskie projekty w poszczególnych kategoriach zostaną nagrodzone statuetką
oraz odpowiednio tytułami: MP Power Awards – Power Projekt 2015, MP Power
Awards – Power Venue 2015, MP Power Awards – Power 12 2015.
X. OGŁOSZENIE WYNIKÓW KONKURSU
1. Ogłoszenie wyników Konkursu oraz wręczenie nagród następuje podczas Gali
Konkursowej.
2. Organizator informuje Uczestników o miejscu i terminie Gali Konkursowej
zamieszczając wiadomość na Portalu, nie później niż na 14 dni przed wyznaczoną
datą.
3. Organizator zastrzega sobie prawo opublikowania wyników Konkursu w
środkach masowego przekazu, według swojego uznania oraz publikacji skrótów
prac nadesłanych przez Uczestników w ramach zgłoszenia, celem uzasadnienia
wyboru zwycięzców, z wyłączeniem materiałów objętych wyraźnym, pisemnym
zastrzeżeniem autora, jako nie do publikowania.
XI. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie powszechnie
obowiązujących przepisów prawa lub jakichkolwiek praw osób trzecich (w
szczególności dóbr osobistych, danych osobowych, praw autorskich oraz praw
własności przemysłowej), w związku ze zgłoszeniem nadesłanym na Konkurs
oraz ich wykorzystaniem na potrzeby Konkursu.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość lub rzetelność
danych, informacji lub materiałów zawartych w zgłoszeniach.
3. Członkowie Jury zobowiązują się do niegłosowania w kategorii, w której do
Konkursu przystąpił pracownik, współpracownik lub członek rodziny członka Jury
albo inna bliska mu osoba, co do której istnieje okoliczność tego rodzaju, że
mogłaby wywołać uzasadnioną wątpliwość, co do bezstronności tego członka
Jury.
4. Członkowie Jury zobowiązują się do niewykorzystywania zarówno w całości,
jak i we fragmentach koncepcji kreatywnych zgłoszonych do konkursu przez
Uczestników.
5. Administratorem danych osobowych jest Organizator.
6. Dane osobowe podawane są przez Uczestników dobrowolnie, ale ich
niepodanie przez Uczestnika lub niewyrażenie przez niego zgody na ich
przetworzenie w celu niezbędnym dla przeprowadzenia Konkursu uniemożliwia
jego uczestnictwo w Konkursie. Zgłaszającemu przysługuje prawo dostępu do
treści swoich danych oraz ich poprawiania.
XII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Organizator nie zwraca zgłoszeń nadesłanych w związku z Konkursem.
2. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiany
Regulaminu ogłaszane będą na Portalu.
3. Organizator zastrzega sobie prawo weryfikacji, czy uczestnicy Konkursu
postępują w sposób zgodny z Regulaminem. W tym celu może żądać od
Uczestnika m.in. wyjaśnień lub podania określonych danych.