Regulamin świadczenia usługi Poczta Odwrotna
Transkrypt
Regulamin świadczenia usługi Poczta Odwrotna
Regulamin świadczenia usługi Poczta Odwrotna Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki wykonania usług z zakresu przyjmowania, przetwarzania i archiwizowania korespondencji przez firmę Inforsys S.A. Niniejszy Regulamin określa także zasady odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zleconych usług. Regulamin obowiązuje Klientów, pracowników Inforsys oraz podmioty współpracujące z Inforsys przy wykonywaniu usługi Poczty Odwrotnej. §1 Definicje 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Centrum Kompleksowej Obsługi Dokumentów (CKOD) – miejsce w którym świadczona jest usługa Poczty Odwrotnej mieszczące się pod adresem: Inforsys S.A., ul. Handlowa 1, 15-399 Białystok e-mail – list wysłany za pośrednictwem poczty elektronicznej Formularz rejestracyjny – stanowi zgodę Użytkownika na rozpoczęcie korzystania z usługi Poczta Odwrotna, zgodnie z niniejszym Regulaminem Inforsys – Inforsys S.A. - spółka zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000270907, NIP: 951-19-28-021, REGON: 014976061. Wysokośd kapitału zakładowego 5.254.000 PLN – podmiot świadczący usługę Poczty Odwrotnej Mobilne Płatności – usługa umożliwiająca opłacenie comiesięcznych rachunków za pomocą wiadomości sms (Regulamin usługi dostępny na www.mobilneplatnosci.pl ) Panel Klienta – dostępny za pośrednictwem sieci Internet indywidualny portal klienta, umożliwiający dostęp online do swojej korespondencji oraz modyfikację danych i haseł związanych z usługą Regulamin – niniejszy regulamin określający zasady świadczenia usługi Poczty Odwrotnej Usługa Poczty Odwrotnej (Poczta Odwrotna) – usługa przetwarzania korespondencji papierowej klienta z formy papierowej na postad elektroniczną, połączona z zarządzaniem dokumentacją klienta (porządkowanie, skanowanie, indeksowanie, archiwizowanie w formie papierowej i elektronicznej, udostępnianie, kategoryzacja, brakowanie, generowanie plików transakcyjnych umożliwiających dokonanie płatności sms oraz niszczenie dokumentów których okres przechowywania minął, zamawianie oryginałów dokumentów), świadczona klientom indywidualnym w ramach abonamentu oraz klientom biznesowym na podstawie zawartej umowy. Szczegółowy zakres Usługi określa § 4 niniejszego Regulaminu Użytkownik/Klient – osoba fizyczna lub prawna oraz osoba fizyczna posiadająca status przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej lub wykonująca wolny zawód, która poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego/podpisanie umowy wyraziła zgodę na korzystanie z usługi Poczty Odwrotnej §2 Postanowienia ogólne 1. 2. 3. 4. Aktualny Regulamin jest dostępny na stronie internetowej www.pocztaodwrotna.pl . Użytkownik jest zobowiązany do zapoznania się z treścią Regulaminu przed rozpoczęciem korzystania z usług Poczty Odwrotnej. Rozpoczęcie korzystania z usług objętych Regulaminem jest równoznaczne z zapoznaniem się z treścią, zrozumieniem i pełną akceptacją warunków niniejszego Regulaminu. Każdy Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania postanowieo niniejszego Regulaminu od chwili rozpoczęcia korzystania z usług Poczty Odwrotnej. §3 Warunki korzystania z usługi 1. 2. Aby rozpocząd korzystanie z usługi Poczta Odwrotna Użytkownik musi: a. wyrazid zgodę na świadczenie usługi poprzez wypełnienie Formularza Rejestracyjnego (klient indywidualny) b. wyrazid zgodę na świadczenie usługi poprzez podpisanie Umowy ramowej o świadczeniu Usługi (klient biznesowy) c. wyrazid zgodę na przekierowanie swojej korespondencji na adres Inforsys, ul. Handlowa 1, 15-399 Białystok, poprzez wypełnienie na poczcie stosownego dokumentu lub zmianę u Wystawcy dokumentów danych korespondencyjnych, na adres Inforsys, ul. Handlowa 1, 15-399 Białystok. Każdy Użytkownik ma również możliwośd skorzystania z usługi opłacenia, za pośrednictwem wiadomości sms, należności wynikających z dokumentów finansowych Użytkownika. W tym celu niezbędne jest wyrażenie zgody Użytkownika na świadczenie usługi Mobilne Płatności poprzez wypełnienie Formularza Rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej www.mobilneplatnosci.pl. 1 3. Komunikacja z Użytkownikiem prowadzona w celu poprawnego wykonywania usługi prowadzona jest w sposób elektroniczny za pomocą kontaktu e-mail lub telefonu. §4 Opis usługi i zasady jej świadczenia 1. 2. 3. 4. 5. Poczta Odwrotna to usługa umożliwiająca wyeliminowanie korespondencji w formie papierowej na rzecz korespondencji elektronicznej. Usługa pozwala na otrzymywanie dokumentacji przetworzonej na postad elektroniczną za pośrednictwem indywidualnego konta lub wiadomości e-mail. Miejscem świadczenia usługi, a tym samym miejscem do którego przekierowana zostaje korespondencja przychodząca jest oddział Inforsys w Białymstoku mieszczący się pod adresem: ul. Handlowa 1, 15-399 Białystok. Proces świadczenia usługi obejmuje: 3.1. Przyjęcie papierowej korespondencji klienta przez CKOD, rozpakowanie, sortowanie i przygotowanie do przetworzenia do formy elektronicznej. 3.2. Skanowanie dokumentów, kategoryzację, indeksowanie, wersjonowanie i przyporządkowanie przetworzonej dokumentacji do konta konkretnego Użytkownika. 3.3. Udostepnienie przetworzonej na postad elektroniczną dokumentacji za pośrednictwem e-mail lub indywidualnego konta klienta na portalu www.pocztaodwrotna.pl. 3.4. Archiwizację przetworzonej dokumentacji w formie papierowej oraz elektronicznej. 3.5. Niszczenie dokumentacji której okres przechowywania minął, po 6 latach dokumentacja jest automatycznie niszczona lub na życzenie klienta przekazana w formie papierowej do klienta. 3.6. Klient korzystad może z dodatkowych funkcjonalności zarządzania dokumentacją oferowanych przez aktualny cennik usługi. Poczta Odwrotna umożliwia także opłacenie comiesięcznych rachunków w formie papierowej, przekierowanych do CKOD, za pośrednictwem wiadomości sms, poprzez usługę płatniczą Mobilne Płatności. 4.1. Do korzystania z możliwości opłacenia przez sms dokumentów finansowych, przekierowanych do CKOD, konieczne jest wyrażenie zgody Klienta na aktywację usługi Mobilne Płatności, poprzez wypełnienie formularza dostępnego na stronie internetowej www.mobilneplatnosci.pl. 4.2. Obsługa płatności należności wynikających z przetwarzanych dokumentów odbywa się zgodnie z regulaminem usługi Mobilne Płatności, dostępnym na stronie www.mobilneplatnosci.pl Poczta Odwrotna nie przyjmuje korespondencji w formie paczek. §5 Reklamacje 1. 2. 3. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Inforsys obowiązków wynikających z postanowieo niniejszego Regulaminu Użytkownik ma prawo złożyd reklamację. Reklamacja może zostad przesłana przez Klienta za pośrednictwem indywidualnego konta klienta lub wiadomości e-mail, na adres [email protected]. Każda reklamacja powinna zawierad przedmiot reklamacji z uzasadnieniem przyczyn jej wniesienia. Reklamacje można wnosid w terminie 1 miesiąca od dnia zaistnienia zdarzenia stanowiącego przedmiot reklamacji. Inforsys jest zobowiązany rozpatrzyd reklamację w ciągu 1 miesiąca od dnia jej wniesienia. Jeżeli w tym terminie reklamacja nie może byd rozpatrzona, Inforsys zobowiązany jest niezwłocznie zawiadomid o powyższym Użytkownika, podając przewidywany termin, w którym reklamacja zostanie rozpoznana. §6 Zawarcie umowy/Wyrażenie zgody 1. 2. 3. Klient Indywidualny wyraża zgodę na korzystanie z usługi Poczta Odwrotna poprzez wypełnienie Formularza Rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej www.pocztaodwrotna.pl. Wypełniony i podpisany Formularz Rejestracyjny powinien zostad przesłany na adres: Inforsys S.A., ul. Handlowa 1, 15-399 Białystok. Podpisanie Formularza Rejestracyjnego jest równoznaczne z wyrażeniem zgody klienta na korzystanie z usługi Poczta Odwrotna przez okres 12 miesięcy, licząc od pierwszego pełnego miesiąca, który nastąpił po podpisaniu ww. Formularza. Klient Biznesowy wyraża zgodę na korzystanie z usługi Poczty Odwrotnej, na indywidualnych warunkach, poprzez podpisanie Umowy ramowej o dotyczącej świadczenia Usługi. 2 §7 Opłaty 1. 2. 3. Abonament miesięczny za świadczone usługi dla Klienta Indywidualnego ustalany jest według aktualnie obowiązującego cennika Poczty Odwrotnej. Klientowi Indywidualnemu za świadczenie usługi Poczta Odwrotna wystawiana jest faktura vat za miesiąc z góry korzystania z usługi. Ceny za świadczenie usługi dla Klienta Biznesowego ustalane są według indywidualnych stawek obowiązujących w zawieranej Umowie ramowej o świadczeniu usługi. §8 Przetwarzanie danych 1. 2. 3. Użytkownik akceptując niniejszy Regulamin wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Inforsys w celach niezbędnych do świadczenia usługi Poczta Odwrotna. Użytkownik wyraża zgodę do przetwarzania treści swojej korespondencji w celu niezbędnym do świadczenia usługi Poczty Odwrotnej – dane adresata, dane nadawcy, informacje pozwalające na przyporządkowanie dokumentu do określonej kategoryzacji korespondencji. Treśd korespondencji objęta jest tajemnicą pocztową. §9 Odpowiedzialnośd 1. Inforsys nie ponosi odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków umownych, o ile niewykonanie lub nienależyte wykonanie było następstwem okoliczności niezależnych od Inforsys w szczególności spowodowane było wystąpieniem siły wyższej. § 10 Poufnośd 1. 2. 3. 4. 5. 6. Klient jako administrator danych upoważnia na zasadzie art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych Inforsys do przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie w celu realizacji niniejszej usługi. Inforsys zobowiązany jest do zachowania najwyższej staranności w zabezpieczeniu powierzonych im danych osobowych oraz gwarantuje zgodnośd przetwarzania z przepisami Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DZ.U. 2002 nr. 101 poz..926 ze zm.) i Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadad urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. Inforsys zobowiązuje się do szczególnej ochrony przekazanych mu do przetwarzania danych osobowych, do zachowania ich w tajemnicy i nie przekazywania ich osobom trzecim. W przypadku zaistnienia sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych z winy Inforsys, Klientowi przysługuje zwrot wszelkich kosztów procesu i zastępstwa procesowego i ewentualnego odszkodowania zasądzonego na rzecz osób, których danych dotyczyło naruszenie. Inforsys oświadcza, że dokumentacja, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej zabezpieczona jest przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich. Inforsys zobowiązany jest zachowad Informacje Poufne w poufności i nie wykorzystywad ich do celów innych niż ten określony w niniejszym Regulaminie, oraz nie dopuszczad do ich ujawnienia innym osobom lub do ich wykorzystania przez inne osoby. Inforsys udostępnia Informacje Poufne wyłącznie pracownikom i innym przedstawicielom Inforsys i to w zakresie, w jakim znajomośd Informacji Poufnych przez te osoby jest niezbędna do realizacji celów określonych w niniejszym Regulaminie oraz z zastrzeżeniem, że osoby te będą związane obowiązkiem zachowania poufności Informacji Poufnych. § 11 Wypowiedzenie/rozwiązanie umowy 1. 2. Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy musi zostad złożone w formie pisemnej z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Rozwiązanie Umowy następuje w następujących przypadkach: 2.1. z upływem terminu wypowiedzenia Umowy przez Klienta bądź Inforsys 2.2. z chwilą uzyskania przez Inforsys wiarygodnej informacji o śmierci Klienta lub zakooczeniu przez niego działalności albo jego likwidacji. 3 3. Inforsys może wypowiedzied Klientowi umowę w trybie natychmiastowym, w przypadku 30 dniowego opóźnienia Klienta w dokonywaniu płatności za usługę. § 12 Postanowienia koocowe 1. 2. 3. 4. 5. Inforsys zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w niniejszym Regulaminie oraz zawieszenia lub zakooczenia świadczenia usługi Poczta Odwrotna w każdym czasie bez podania przyczyny. Zmiany w Regulaminie oraz zawieszenie lub zakooczenie usługi Poczta Odwrotna nie mogą naruszad praw nabytych przez Użytkowników. Wszelka korespondencja dotycząca usługi Poczta Odwrotna, w tym zmiany Regulaminu, cennika, warunków wykonywania usługi - będzie wysyłana na podany przez Użytkownika adres e-mail oraz będzie dostępna na stronie internetowej www.pocztaodwrotna.pl. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego. Inforsys zastrzega sobie prawo do zmiany nazw własnych używanych w ramach usługi Poczta Odwrotna w tym również nazwy usługi. O wszystkich zmianach Inforsys poinformuje Użytkowników na stronie www.pocztaodwrotna.pl. 4