Dane Dostawcy

Transkrypt

Dane Dostawcy

Fiat Group Purchasing – Supplier Quality SQP
Podręcznik UŜytkownika – Wersja 1, listopad 2008
SQP
Dane Dostawcy
Wersja 1, listopad 2008
Wykaz tematów
1.
2.
3.
4.
5.
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
6.
Wersja dokumentu... ............................................................................................................ 2
Co rozumie się pod pojęciem „Dane Dostawcy”.................................................................. 3
Konfiguracja stanowisk w firmie......................................................................................... 4
Stanowiska w firmie a komunikaty wysyłane e-mail’em….................................................. 5
Kroki operacyjne realizowane przez uŜytkownika z profilem “Dostawca” .......................... .. 6
Komunikat wyświetlany podczas wejścia do systemu ............................................................ 6
Ekran brakujących danych................................................................................................... 7
Wprowadzanie brakujących informacji................................................................................. 8
Wyszukiwanie danych......................................................................................................... 9
Kroki operacyjne realizowane przez uŜytkownika wewnętrznego Fiat Group ...................... 11
SQP_RiferimentiFornitore_v1.doc
Strona 1 z 11
Fiat Group Purchasing – Supplier Quality
SQP Podręcznik UŜytkownika – Wersja 1, listopad 2008
1. Wersja dokumentu
Wersja dokumentu
Wersja 1
Zmiana względem poprzedniej wersji
°
Tworzenie dokumentu (listopad 2008)
Strona 2 z 11
2. Co rozumie się pod pojęciem “Dane Dostawcy”
Pod pojęciem “Dane Dostawcy” rozumie się zestaw informacji zawierający opis stanowiska,
imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu przypisany do kaŜdego kodu dostawcy (do
tego samego kodu dostawcy moŜe być przypisanych kilka pozycji z danymi dostawcy.
Zasadniczo, za pomocą tej funkcji moŜliwe będzie:
1. określenie wykazu stanowisk w firmie;
2. skonfigurowanie kaŜdego stanowiska w celu:
a. określenia czy wprowadzenie danych dotyczących danego stanowiska jest
obowiązkowe czy teŜ nie,
b. wskazania typu komunikatów przekazywanych e-mailem, które będą wysyłane
automatycznie;
3. zapamiętanie danych dotyczących kaŜdego kodu dostawcy;
4. monitorowanie danych wprowadzonych do systemu z moŜliwością korzystania z róŜnych
parametrów wyszukiwania;
5. informowanie i obligowanie dostawców do wprowadzania do systemu obowiązkowych
danych.
Do korzystania z tej funkcji będą uprawnieni:
► uŜytkownicy SQP z profilem Dostawca (zarówno uŜytkownicy pojedynczy jak i super
(wielopodmiotowi), którzy będą mieli moŜliwość wprowadzania i aktualizowania danych
związanych z ich kodami dostawców;
► uŜytkownicy wewnętrzni Fiat Group (sposób zarządzania danymi zaleŜy od typu
profilu w SQP).
Funkcja “Dane Dostawcy” będzie aktywna dla wszystkich spółek Fiat Group, które korzystają z
systemu SQP i dla całego parku dostawców mających dostęp do systemu.
Strona 3 z 11
3. Konfiguracja stanowisk w firmie
W poniŜszej tabeli znajduje się wykaz stanowisk w firmie przewidzianych dla kaŜdego kodu
dostawcy.
Dla kaŜdego z nich wskazane jest czy wprowadzenie danych ze strony dostawcy jest
obowiązkowe czy teŜ nie.
Stanowisko w firmie
Wprowadzenie danych
1. CEO
TAK, obowiązkowe
2. Quality Manager
TAK, obowiązkowe
3. Sales Manager
NIE, fakultatywne
4. Technical Manager
NIE, fakultatywne
5. Finance Manager
NIE, fakultatywne
6. Logistic Manager
TAK, obowiązkowe
7. Spare Parts Manager
NIE, fakultatywne
8. Non Conformity Manager
TAK, obowiązkowe
Tabela 1 – Przewidziane stanowiska w firmie a wprowadzanie danych
Zarządzanie konfiguracją danych naleŜy do uŜytkownika wewnętrznego Fiat Group z profilem
“Administrator Root”.
Stanowisko w firmie nr 8 “Non Conformity Manager” odpowiada temu profilowi dostawcy,
który aktualnie otrzymuje wiadomości e-mail na temat wprowadzanych kart do systemu,
dotyczących zarówno problemów typu “jakościowego” jak i “logistycznego”.
Poszczególnym stanowiskom, w zaleŜności od struktury firmy, mogą być przypisane takie
same dane (np: Quality Mgr = Non Conformity Mgr).
Przy uruchomieniu tej funkcji, wszystkie imiona i nazwiska oraz adresy e-mail znajdujące się
w anagrafice dostawcy w SQP zostaną automatycznie zapamiętane w danych dotyczących
stanowiska nr 8. Obowiązkiem dostawcy będzie wykonanie aktualizacji znajdujących się tam
danych.
W punkcie 5 przedstawione zostały kroki operacyjne, które dostawca musi wykonać w celu
wprowadzenia i/lub zmodyfikowania przypisanych mu danych.
WaŜna uwaga
Wyprzedzająco do treści zawartej w punkcie 5 , zwracamy uwagę, iŜ podczas wejścia dostawcy
do systemu SQP automatycznie wykonywana jest kontrola istniejących danych dotyczących
tych stanowisk w firmie, które oznaczone są jako obowiązkowe. W razie braku niektórych
danych obowiązkowych:
► w początkowym okresie, przy kaŜdym wejściu dostawcy do systemu będzie pojawiał się
komunikat nie blokujący dostępu;
►
począwszy od 1 grudnia 2008, wobec takiej samej sytuacji, system będzie
blokował dostęp uŜytkownika do systemu aŜ do momentu wprowadzenia wszystkich
obowiązkowych danych.
Strona 4 z 11
4. Stanowiska w firmie a komunikaty wysyłane e-mail’em
KaŜde stanowisko konfigurowane jest w taki sposób, aby moŜliwe było automatyczne
otrzymywanie komunikatów z SQP dotyczących określonych procesów zarządzanych przez
system.
Konfiguracja komunikatów to czynność wykonywana przez uŜytkownika wewnętrznego Fiat
Group z profilem “Administrator Root”.
W poniŜszej tabeli znajduje się konfiguracja komunikatów przypisanych poszczególnym
stanowiskom w firmie przy uruchomieniu tej funkcji.
W zaleŜności od specyficznych wymogów Fiat Group, taka konfiguracja będzie mogła być
modyfikowana przez uŜytkownika wewnętrznego z profilem “Administrator Root”, a
informowanie o dokonanych aktualizacjach będzie odbywać się za pomocą
komunikatów systemowych.
Typy komunikatów wysyłanych przez SQP
Stanowisko w firmie
Stanowisko
obowiązkowe
lub
fakultatywne
1. CEO
Obowiązkowe
2. Quality Manager
Obowiązkowe
3. Sales Manager
Fakultatywne
4. Technical
Manager
Fakultatywne
5. Finance Manager
Fakultatywne
6. Logistic Manager
Obowiązkowe
7. Spare Parts
Manager
Fakultatywne
8. Non Conformity
Management
Obowiązkowe
(A)
(B)
(C)
Kumunikat
dot.
KomuniKomunikat dot. charakterystyki kat dot.
kluczowej
poniesiony
karty
ch
kosztów
TAK
(D)
Komunikat dot.
statusu
jakościo
wego
(E)
Komunikat
dot. dat
wygaśnięcia
certyfikatów
TAK
TAK
TAK
TAK
TAK
TAK
TAK
TAK
TAK
TAK
Tabela 2 – Stanowiska w firmie a komunikaty wysyłane e-mail’em
Komunikat oznaczony literą (A) to wiadomość e-mail dotycząca utworzenia karty. Pozostałe
komunikaty (od B do E) dotyczą tych funkcji systemu, które nie zostały jeszcze aktywowane.
Osoba na stanowisku “CEO”, której dane wprowadzane są obowiązkowo, będzie
automatycznie otrzymywać na wskazany adres e-mail komunikaty dotyczące “Statusu
jakościowego” i dat wygaśnięcia/ braku certyfikatów.
Osoba na stanowisku “Quality Manager”, której dane wprowadzane są obowiązkowo, będzie
otrzymywać komunikaty dotyczące “Statusu jakościowego”, dat wygaśnięcia/ braku
certyfikatów oraz utworzenia kart niezgodnościowych.
Strona 5 z 11
Osoba na stanowisku “Logistic Manager”, której dane wprowadzane są obowiązkowo,
będzie otrzymywać komunikaty dotyczące „Statusu jakościowego”, dat wygaśnięcia/ braku
certyfikatów oraz utworzenia kart niezgodnościowych.
Osoba na stanowisku “Non Conformity Manager”, której dane wprowadzane są
obowiązkowo,
będzie
otrzymywać
komunikaty
dotyczące
utworzenia
kart
niezgodnościowych, poniesionych kosztów i “Statusu jakościowego”.
5. Kroki operacyjne realizowane przez uŜytkownika z profilem
“Dostawca”
Przypominamy raz jeszcze te stanowiska (przewidziane początkowo), dla których wymagane
jest wprowadzenie danych ze strony dostawcy po wejściu do systemu:
► CEO,
► Quality Manager,
► Logistic Manager, e
► Non Conformity Manager.
Wszystkie dane znajdujące się w systemie będą automatycznie przypisane do stanowiska
“Non Conformity Manager”.
5.1.
Komunikat wyświetlany podczas wejścia do systemu
Podczas wejścia do systemu przez uŜytkownika “Dostawca”, system wyświetli komunikat
ostrzegawczy w sytuacji braku wprowadzenia danych dla obowiązkowych stanowisk w firmie.
PowyŜej opisany komunikat wygląda następująco:
Obraz 1 – Komunikat ostrzegawczy wyświetlany podczas wejścia do systemu SQP
NaleŜy nacisnąć na przycisk “OK” znajdujący się na ekranie z komunikatem.
Strona 6 z 11
Począwszy od 1 grudnia 2008, komunikat ostrzegawczy nie blokujący wejścia do
systemu zostanie zastapiony komunikatem błędu blokującym dostęp, aŜ do momentu
wprowadzenia wszystkich obowiązkowych danych.
5.2.
Ekran z brakującymi danymi
Następnie system wyświetli na nowym ekranie brakujące dane dotyczące kodu dostawcy
połączonego z systemem.
Taki ekran wygląda następująco:
Obraz 2 – Ekran “Wykaz Brakujących Danych Dostawcy”
PoniŜej znajduje się krótki opis ekranu “Wykaz Brakujących Danych Dostawcy”.
► Brakujące dane oznaczone są za pomocą symbolu “????” w celu łatwiejszego ich
wyróŜnienia.
► W obszarze A wskazana jest ilość stron ekranu zawierających brakujące dane. W
przedstawionym przykładzie, znajduje się 6 stron, które moŜna wyświetlić zarówno za
pomocą kliknięcia na ikonkę słuŜącą do przemieszczania się (na przykład na “►” w
celu przejścia do następnej strony) jak i bezpośrednio poprzez wybranie numeru
strony.
► W obszarze B znajdują się kody dostawcy przypisane do uŜytkownika połączonego
z systemem. Jeśli dany uŜytkownik to uŜytkownik “pojedynczy” zostaną wyświetlone
te stanowiska, które są mu przypisane; jeśli natomiast mamy do czynienia z
„uŜytkownikiem super”, zostaną wyświetlone stanowiska przypisane do wszystkich
kodów przynaleŜących do „uŜytkownika super”.
► W obszarze C wskazane są dane do wprowadzenia dla kaŜdego stanowiska.
► Przycisk D pozwala na powrót do strony poprzedniej.
Strona 7 z 11
► Za pomocą przycisku E wykonywane jest zapisanie brakujących danych w pliku MS
Excel.
► Przycisk F pozwala na modyfikację wybranej pozycji.
5.3.
Wprowadzanie brakujących informacji
W celu usunięcia znaków zapytania naleŜy wprowadzić wszystkie wymagane informacje.
Do wprowadzania danych uprawnieni są uŜytkownicy SQP z profilami “Dostawca” i
“Administrator”.
PoniŜej znajduje się wykaz kroków operacyjnych, które naleŜy wykonać w celu wprowadzenia
informacji.
► NaleŜy wybrać kod dostawcy, dla którego chce się wprowadzić dane, a następnie
nacisnąć przycisk “Modifica” (Zmiana). Modyfikowana pozycja jest widoczna na
poniŜym ekranie.
Obraz 3 – Ekran “Wykaz Brakujących Danych Dostawcy” z pozycją w trakcie
modyfikacji
► NaleŜy wprowadzić dane i nacisnąć przycisk
znajdujący się na końcu pozycji.
System przystąpi do kontroli formatu wprowadzonych danych, a w przypadku
wystąpienia nieodpowiednich formatów wyświetli symbol
.
► NaleŜy powtórzyć powyŜsze czynności dla kaŜdej pozycji posiadającej choćby jeden
symbol “????”.
Na tym ekranie system wyświetli tylko pozycje z brakującymi danymi, a pozycje dla których
dane zostały wprowadzone nie będą wyświetlane.
Strona 8 z 11
5.4.
Wyszukiwanie danych
W dowolnym momencie moŜliwe jest przystąpienie do wyszukiwania danych
wprowadzonych do systemu zarówno w celu ich wydrukowania (przewidziano moŜliwość
utworzenia pliku MS Excel, który moŜe być wydrukowany bezpośrednio przez uŜytkownika),
jak równieŜ zmodyfikowania.
Do modyfikacji danych uprawnieni są uŜytkownicy SQP z profilem “Dostawca” i “Administrator”.
W celu wejścia do funkcji “Dane Dostawcy” konieczne jest naciśnięcie przycisku “Riferimenti”
(Dane) znajdującego się w menu głównym SQP.
Obraz 4 – Funkcja “Dane” na stronie głównej SQP
System wyświetli nowy ekran “Dane Dostawcy”.
Obraz 5 – Kryteria wyszukiwania funkcji “Dane”
PoniŜej znajduje się krótki opis informacji znajdujących się na ekranie.
Strona 9 z 11
Settore (Sektor)
Pole automatycznie uzupełniane przez system na podstawie profilu
uŜytkownika.
Sektor odpowiada jednej ze spółek Fiat Group; wprowadzany jest przez
system i nie musi być uzupełniany przez uŜytkownika.
Uwaga: uŜytkownicy wewnętrzni z profilem “Administrator Root” mają
moŜliwość modyfikowania tego pola.
Polo
Pole automatycznie uzupełniane przez system na podstawie profilu
uŜytkownika.
Polo posiada przynaleŜność geograficzną i przyjmuje róŜne wartości w
zaleŜności od sektora; wprowadzane jest przez system i nie musi być
uzupełniane przez uŜytkownika.
Uwaga: uŜytkownicy wewnętrzni z profilem “Administrator Root” i
“Administrator Sektora” mają moŜliwość modyfikowania tego pola.
Fornitore (Dostawca)
Pole uzupełniane automatycznie przez system w przypadku, gdy
uŜytkownikiem jest dostawca.
UŜytkownicy wewnętrzni mogą wykorzystywać pole Dostawca w celu
wyszukiwania danych przypisanych do danego dostawcy.
Ruolo (Stanowisko)
Pole wybierane przez uŜytkownika. Informacje moŜliwe do wybrania
znajdują się w tabeli 1 w punkcie 3.
Nominativo
(Imię i nazwisko)
Imię i nazwisko dostawcy; informacja obowiązkowa do określenia na etapie
wprowadzania nowych danych przez uŜytkownika „Dostawca” lub
„Administrator”
Attivo (Aktywny)
Flaga, która wskazuje czy wprowadzone dane są aktywne czy teŜ nie.
E-mail
Adres e-mail dostawcy; informacja obowiązkowa do określenia na etapie
„Administrator”.
Telefono (Telefon)
Numer telefonu dostawcy; informacja obowiązkowa do określenia na etapie
Uwagi do wprowadzonych danych; informacja opcjonalna do określenia na
etapie wprowadzania nowych danych przez uŜytkownika „Dostawca” lub
Note (Uwagi)
Riferimenti mancanti
(Brakujące dane)
Za pomocą tej flagi istnieje moŜliwość wskazania czy chcemy wyświetlić
wyłącznie brakujące dane obowiązkowe; w przypadku braku zaznaczenia tego
pola, system wyświetli wszystkie wprowadzone dane.
Annulla (Usuń)
Za pomocą tego przycisku usuwane są wszystkie dane wprowadzone na
tym ekranie.
Cerca (Szukaj)
Za pomocą tego przycisku uruchamiane jest wyszukiwanie danych na
podstawie kryteriów wprowadzonych na ekranie.
Inserisci (Wprowadź)
Za pomocą tego przyciksu system wprowadza pozycję z danymi
wprowadzonymi na ekranie. System sprawdza czy zostały wprowadzone
wszystkie dane oznaczone jako obowiązkowe (imię i nazwisko, adres e-mail,
telefon), a w przypadku stwierdzenia braku danych lub nieprawidłowego ich
wprowadzenia wyświetla komunikat błędu.
Strona 10 z 11
6. Kroki operacyjne realizowane przez uŜytkownika
wewnętrznego Fiat Group
Wszyscy uŜytkownicy wewnętrzni Fiat Group mogą korzystać z funkcji “Dane Dostawcy”.
Sposób korzystania z tej funkcji zaleŜy od profilu uŜytkownika wewnętrznego:
►
uŜytkownicy wewnętrzni z profilem “Administratora” mają dodatkowo moŜliwość
wprowadzania i modyfikowania danych;
► pozostali uŜytkownicy wewnętrzni (na przykład: “SQE”, “Zakład”, …) mogą wyłącznie
wykonywać wyszukiwania danych.
Zakres danych, do których uŜytkownicy wewnętrzni mają dostęp zaleŜy od parametrów
profilu, tj:
► uŜytkownicy wewnętrzni z profilem “Administrator Root” mają moŜliwość wprowadzania
i modyfikowania danych dostawców dla wszystkich sektorów i polo;
► uŜytkownicy wewnętrzni z profilem “Administrator Sektora”
wprowadzania i modyfikowania danych dostawców dla
przypisanych do sektora, dla którego posiadają uprawnienie;
mają moŜliwość
wszystkich polo
► uŜytkownicy wewnętrzni z profilem “Administrator Polo” mają moŜliwość wprowadzania
i modyfikowania danych dostawców przypisanych do sektora i polo, dla których
posiadają uprawnienie;
►
uŜytkownicy wewnętrzni z profilem innym niŜ “Administrator” mają moŜliwość
wykonywania wyszukiwania danych dostawców przypisanych do sektora i polo, dla
których posiadają uprawnienie.
Sposób wprowadzania, zmiany i wyszukiwania danych odbywa się tak jak zostało to
przedstawione w powyŜszym punkcie 5.
Strona 11 z 11

Dane Dostawcy

Transkrypt

Podobne dokumenty

Syntetyczny opis uzyskanych wyników projektu rozwojowego pt

regulamin czytelni internetowej - Miejsko

warunki Techem - Nowy Portal Techem

plik pdf, 522 kB

wpływ potrzeb i oczekiwań środowiska akademickiego na

Parametry techniczne przedmiotu zamówienia.

Opis przedmiotu zamówienia - dostawa sprzętu komputerowego.