Regulamin kontroli zarządczej w Domu Pomocy Społecznej w
Transkrypt
Regulamin kontroli zarządczej w Domu Pomocy Społecznej w
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1 /2015 Dyrektora DPS w Karolinowie z dnia 2.01.2015r Regulamin kontroli zarządczej w Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie Rozdział I – Zasady ogólne §1 1. Kontrolę zarządczą w Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, b) skuteczności i efektywności działania w realizacji zadań, w tym w szczególności oszczędne i efektywne wykorzystywanie środków publicznych, zasobów ludzkich i majątkowych; c) wiarygodności sprawozdań, d) ochrony zasobów finansowych, rzeczowych i informacyjnych; e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, f) efektywności i skuteczności przepływu informacji dla zapewnienia osobom zarządzającym i pracownikom informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji zewnętrznej; g) zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności Domu, wskazanie sposobu i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości, jak również umożliwienie likwidacji nieprawidłowości; 3. Za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej odpowiada kierownik jednostki. §2 1. System kontroli zarządczej w Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie stanowi zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący: a) samokontrolę, b) kontrolę funkcjonalną, c) kontrolę instytucjonalną. 2. Cechą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą, oraz ustalenie odchyleń od tej normy. 3. Do samokontroli zobowiązani są pracownicy zatrudnieni w DPS w Karolinowie bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszego regulaminu. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań. 4. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań w zakresie powierzonych im czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów. Kontrole wewnętrzne mogą mieć charakter planowy lub być przeprowadzane w miarę potrzeby (doraźnie) . 5. Kontrola instytucjonalna, przeprowadzana jest przez wyodrębniony zespół lub osobę powołaną, wyznaczoną do wykonania kontroli. Rozdział II – Zasady szczegółowe §3 1. System kontroli składa się z pięciu wzajemnie powiązanych obszarów: a) środowisko wewnętrzne; b) cele i zarządzanie ryzykiem; c) mechanizmy kontroli; d) informacja i komunikacja; e) monitorowanie i ocena. §4 Środowisko wewnętrzne 1. Przestrzeganie wartości etycznych: a) Pracownicy DPS w Karolinowie zobowiązani są do przestrzegania ogólnie przyjętych norm i wartości etycznych określonych w Kodeksie Etyki. b) Pracownicy DPS w Karolinowie wykonując powierzone im zadania i obowiązki zobowiązani są kierować się osobistą i zawodową uczciwością, zachować bezstronność i obiektywizm przy wykonywaniu swoich obowiązków służbowych, a wobec mieszkańców życzliwość. c) Pracownicy DPS w Karolinowie zobowiązani są dbać o dobre stosunki międzyludzkie, przestrzegać zasad poprawnego zachowania – właściwych człowiekowi o wysokiej kulturze osobistej w miejscu pracy i poza nim. 2. Kompetencje zawodowe: a) Proces zatrudniania pracowników DPS w Karolinowie powinien odbywać się w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy prawne w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko. b) Dyrektor DPS w Karolinowie powinien zapewniać podnoszenie kompetencji zawodowych podległych pracownikom. c) Każdy z pracowników DPS w Karolinowie powinien dbać o swój rozwój zawodowy. d) Pracownicy DPS w Karolinowie powinni posiadać taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych im zadań i obowiązków. 3. Struktura organizacyjna: a) Strukturę organizacyjną DPS w Karolinowie określa regulamin organizacyjny, którego przeglądu i analizy należy dokonywać regularnie wg potrzeb. b) Struktura organizacyjna DPS w Karolinowie powinna być dostosowania do aktualnych celów i zadań. 4. Delegowanie uprawnień: a) Każdy pracownik DPS w Karolinowie powinien posiadać aktualny i określony w formie pisemnej zakres obowiązków określający jego prawa i obowiązki zgodnie, z którym realizuje swoje zadania. b) Delegowanie uprawnień i obowiązków powinno odbywać się zawsze w formie pisemnej i za pisemnym potwierdzeniem osoby, która przyjmuje obowiązki i uprawnienia. c) Delegowanie uprawnień lub obowiązków do podejmowania i przeprowadzania działań nie wynikających bezpośrednio przepisów prawa lub zakresu czynności powinno nastąpić w drodze imiennego upoważnienia lub odrębnego zarządzenia wewnętrznego. §4 Cele i zarządzanie ryzykiem Cele i zarządzanie ryzykiem to grupa standardów kontroli zarządczej, która ma za zadanie zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Działania w procesie zarządzania ryzykiem zawarte są w Polityce zarządzania ryzykiem w Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr 1/2015 z dnia 2 stycznia 2015r. 1. Misja: a) Misją DPS w Karolinowie jest zapewnienie jego mieszkańcom warunków bezpiecznego i godnego życia poprzez zapewnienie całodobowej opieki oraz zaspakajanie niezbędnych potrzeb bytowych, opiekuńczych i wspomagających na poziomie obowiązującego standardu, w zakresie i formach wynikających z indywidualnych potrzeb mieszkańców Domu. b) Misją DPS w Karolinowie jest osiągnięcie jak najwyższego poziomu usług świadczonych mieszkańcom Domu. 2. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji: a) Cele i zadania DPS w Karolinowie precyzuje Statut DPS w Karolinowie. b) Głównym celem DPS w Karolinowie jest zapewnienie jego mieszkańcom warunków bezpiecznego i godnego życia poprzez zapewnienie całodobowej opieki oraz zaspakajanie niezbędnych potrzeb bytowych, opiekuńczych i wspomagających na poziomie obowiązującego standardu, w zakresie i formach wynikających z indywidualnych potrzeb mieszkańców Domu. 3. Identyfikacja ryzyka: a) Głównym celem zarządzania ryzykiem jest zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia określonych celów i realizacji zadań. b) Raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do poszczególnych celów i zadań DPS w Karolinowie. c) Właścicielem ryzyka jest kierownik komórki organizacyjnej lub pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku, do obowiązków którego należy identyfikacja ryzyka występującego lub możliwego do wystąpienia, zagrażającego realizacji celów i zadań. d) Szczegółowe działania dotyczące identyfikacji ryzyka znajdują odzwierciedlenie w polityce zarządzania ryzykiem. 4. Analiza ryzyka: a) Zidentyfikowane ryzyko należy poddać analizie mającej na celu ocenę istotności ryzyka, określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków. b) Dyrektor DPS w Karolinowie każdorazowo określi akceptowalny poziom ryzyka. c) Szczegółowe działania dotyczące analizy ryzyka znajdują odzwierciedlenie w polityce zarządzania ryzykiem. 5. Reakcja na ryzyko: a) W stosunku do każdego istotnego ryzyka należy określić rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). b) Każdorazowo należy określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia zidentyfikowanego ryzyka do akceptowalnego poziomu. c) Szczegółowe działania dotyczące reakcji na ryzyko znajdują odzwierciedlenie w polityce zarządzania ryzykiem. §5 Mechanizmy kontroli Mechanizmy kontroli to zestawienie podstawowych mechanizmów, które funkcjonują w ramach systemu kontroli zarządczej w DPS. Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Dyrektor DPS zobowiązany jest do wprowadzania, utrzymywania oraz doskonalenia mechanizmów kontroli służących do minimalizacji lub eliminacji ryzyk. Koszty ich wdrożenia i stosowania nie mogą być wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści. Na mechanizmy kontroli składają się między innymi: regulaminy, procedury, instrukcje, czynności i zasady przy pomocy których zapewnia się realizację wytycznych Dyrektora w odpowiedzi na zadania wynikające z aktów normatywnych zapewniając, że funkcjonowanie jednostki przebiega zgodnie z tymi wytycznymi. 1. Dokumentowaniu systemu kontroli: a) Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej jest warunkiem koniecznym dla zapewnienia jej adekwatności, skuteczności oraz efektywności. b) Dokumentację systemu kontroli zarządczej w DPS w Karolinowie stanowią procedury wewnętrzne, regulaminy, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne uregulowania wewnętrzne. c) Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. 2. Nadzór: a) Należy prowadzić nadzór w ramach hierarchii służbowej nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. b) Kierownicy komórek organizacyjnych sprawują kontrolę funkcjonalną nad realizacją zadań w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz unormowaniami wewnętrznymi. c) Właściwy nadzór realizowany jest również poprzez jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności, udzielanie porad i wskazówek oraz systematyczną ocenę ich pracy. 3. Ciągłość działalności: a) Należy zapewnić odpowiednie mechanizmy kontroli zarządczej, których celem jest utrzymanie ciągłość działalności jednostki. b) Ciągłość działalności Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie gwarantują: * odpowiedni dobór zasobów personalnych do zajmowanych stanowisk; * odpowiednie planowanie urlopów wypoczynkowych; * odpowiednio ustalone zastępstwa pracowników w czasie ich nieobecności; * odpowiednio zaplanowane i przemyślane wszelkie zmiany organizacyjne, a ich realizacja monitorowana; 4. Ochrona zasobów: a) Należy zapewnić ochronę zasobów zapewniającą zabezpieczenie ich przed dostępem do nich osób nieupoważnionych. b) Gwarancję zabezpieczenia daje wprowadzenie odpowiednich środków ograniczenia i kontroli dostępu do budynków, obiektów i pomieszczeń oraz środki ich ochrony. W szczególności: * dostęp osób spoza jednostki w sposób ograniczony i kontrolowany, np.: przy pomocy pracowników na stanowisku dozorcy, poprzez zabezpieczenia techniczne; * dostęp pracowników poza godzinami pracy w sposób ograniczony i kontrolowany; * pomieszczenia o istotnym znaczeniu ( np. kasa, magazyn, serwerownia, archiwum) powinny być odpowiednio chronione za pomocą zabezpieczeń technicznych a dostęp do powinien być ograniczony tylko dla uprawnionych pracowników i kontrolowany; * poprzez wprowadzenie zabezpieczeń przeciwpożarowych – system alarmowy; 5. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: a) Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych uregulowane są w regulaminach, instrukcjach i procedurach wewnętrznych dotyczących polityki rachunkowości. 6. Mechanizmów kontroli dotyczące systemów informatycznych: a) Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych uregulowane są w polityce bezpieczeństwa systemów informatycznych w DPS w Karolinowie. §6 Informacja i komunikacja 1. Bieżąca informacja: a) Funkcjonujący w jednostce system przekazywania informacji powinien zapewniać osobom zarządzającym i pracownikom otrzymywanie informacji w odpowiedniej formie i czasie. b) Kierownicy komórek odpowiedzialni są za bieżące monitorowanie i jakość przetwarzanych i przekazywanych informacji pod względem ich przydatności do realizacji celów i zadań jednostki. Zobowiązani są zapewnić podległym pracownikom wszystkie informacje niezbędne do należytego wykonywania przez nich obowiązków c) Przekazywana informacja powinna być dokładna, aktualna, dostępna i terminowa. 2. Komunikację wewnętrzna: a) Przepływ informacji wewnętrznej odbywać się powinien na bieżąco z wykorzystaniem ogólnodostępnych kanałów i narzędzi komunikacji, do których zalicza się głównie: * komunikację bezpośrednią – narady, spotkania z pracownikami ; * kontakt telefoniczny; * internet; * pisma wewnetrzne; * szkolenia wewnętrzne. 3. Komunikacja zewnętrzna: a) System wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi powinien być efektywny. Do przekazywania i pozyskiwania informacji z otoczenia zewnętrznego należą: * korespondencja tradycyjna; * kontakt telefoniczny; * internet; * poczta elektroniczna; * szkolenia zewnętrzne. §7 Monitorowanie i ocena 1. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej: a) Kadra kierownicza w ramach wykonywania bieżących obowiązków zobowiązana jest monitorować skuteczność mechanizmów kontroli zarządczej i w miarę potrzeby je udoskonalać. b) Monitorowanie systemu kontroli zarządczej powinno odbywać się podczas wykonywania bieżących obowiązków przez pracowników DPS w Karolinowie, samokontroli, nadzoru, analizy ryzyka, kontroli oraz sporządzania okresowych sprawozdań i raportów. Wszyscy pracownicy zobowiązani są przekazywać informacje, mające w pływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej. c) Dyrektor DPS w Karolinowie podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących procedur i regulaminów. d) W ramach czynności monitorujących dokonuje się rocznej analizy i oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej . 2. Samoocena: a) Raz w roku w terminach ustalonych przez Dyrektora DPS w Karolinowie kierownicy komórek organizacyjnych i pracownicy zobowiązani są do dokonania samooceny systemu kontroli zarządczej zgodnie z wprowadzoną w formie zarządzenia procedurą. b) Procedura samooceny kontroli zarządczej stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia nr 1/2015 z dnia 2 stycznia 2015r. 3. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej: a) Wyniki monitorowania, zarządzania ryzykiem, samooceny oraz prowadzonych kontroli i audytów są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w DPS w Karolinowie. Są one źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Dyrektora jednostki. b) Ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do sporządzenia informacji/oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, sporządzanego przez Dyrektora DPS za poprzedni rok, które stanowi potwierdzenie uzyskania powyższego zapewnienia. Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 1 /2015 Dyrektora DPS w Karolinowie z dnia 2.01.2015r Polityka zarządzania ryzykiem W Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie §1 Ilekroć w polityce jest mowa o: DPS w Karolinowie – należy przez to rozumieć Dom Pomocy Społecznej w Karolinowie; komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną lub samodzielne stanowisko pracy w DPS w Karolinowie; ryzyku – należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, które będzie miało niekorzystny wpływ na realizację założonych celów jednostki; właścicielu ryzyka – należy przez to rozumieć osobę odpowiedzialną za dane ryzyko, która jest rozliczana przez przełożonego ze skuteczności zarządzania tym ryzykiem; prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka – należy przez to rozumieć szacowane prawdopodobieństwo lub możliwość wystąpienia zdarzenia lub działania, które wpłynie na zdolność jednostki do realizacji celów; skutku ryzyka – należy przez to rozumieć oddziaływanie ryzyka na zdolność do realizacji celów; analizie ryzyka – oszacowanie istotności ryzyka – należy przez to rozumieć wynik będący iloczynem oszacowanego skutku wystąpienia ryzyka i prawdopodobieństwa jego wystąpienia; akceptowalnym poziomie ryzyka – należy przez to rozumieć poziom ryzyka możliwy do zaakceptowania przez jednostkę; zarządzaniu ryzykiem – rozumie się przez to proces identyfikacji, analizy i przeciwdziałania ryzyku, proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków podejmowanych w celu jego ograniczenia; mechanizmach kontrolnych – należy przez to rozumieć pisemne instrumenty (procedury, instrukcje, upoważnienia, dokumenty i inne) stosowane w celu ograniczenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz zahamowania lub zmniejszenia negatywnych skutków ryzyka. §2 Celem zarządzania ryzykiem jest zapewnienie mechanizmów identyfikowania zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka zagrażającego realizacji celów Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, określanie jego skutków oraz podejmowanie adekwatnych środków zaradczych w celu minimalizacji ryzyka. §3 1. Proces zarzadzania ryzykiem jest procesem cyklicznym, składającym się z następujących etapów: a) identyfikacja ryzyka w odniesieniu do celów i zadań jednostki; b) analiza zidentyfikowanego ryzyka polegająca na określeniu prawdopodobieństwa jego wystąpienia i możliwych jego skutków przy realizacji konkretnych celów i zadań, c) określenie akceptowalnego poziomu ryzyka w odniesieniu do każdego z realizowanych celów i zadań, d) określenie sposobu postępowania z ryzykiem nieakceptowalnym a w tym określenie środków zaradczych; e) monitorowanie realizacji celów i zadań, f) prowadzenie rejestru ryzyka. §4 1. Proces identyfikacji ryzyka polega na określeniu potencjalnego ryzyka zagrażającego realizacji poszczególnych celów i zadań DPS w Karolinowie. Identyfikacji ryzyka dokonuje się systematycznie, z uwzględnieniem zmian warunków realizacji celów i zadań. 2. Do końca października każdego roku dokonywana jest udokumentowana identyfikacja i analiza ryzyka w odniesieniu do celów i zadań przyjętych do realizacji na rok następny według zasad określonych w niniejszej polityce. 3. Do przeprowadzenia corocznej identyfikacji i analizy ryzyka kierownik jednostki wyznacza zespół, w skład którego wchodzić powinni właściciele ryzyk. 4. Zidentyfikowane ryzyka umieszcza się w rejestrze ryzyk i dokonuje ich analizy według zasad określonych w niniejszej polityce. 5. Rejestr ryzyk stanowi załącznik do niniejszej polityki. §5 1. Analiza zidentyfikowanego ryzyka polega na oszacowaniu: a) prawdopodobieństwa jego wystąpienia (Prawdopodobieństwo) - ocena punktowa w skali: 1-3, b) skutku, jaki będzie miało ewentualne jego wystąpienie (Skutek) - ocena punktowa w skali: 1-3. §6 1. Sposób oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka: Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka Ilość punktów Przesłanki 3 Przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się wielokrotnie w ciągu roku. średnie 2 Przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się kilkakrotnie w ciągu roku. niskie 1 Przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się raz lub nie zdarzy się w ciągu roku. wysokie 2. Sposób oceny skutku ryzyka: Skutek wystąpienia ryzyka* Ilość punktów Przesłanki 3 Poważne zagrożenie realizacji kluczowych zadań albo osiągania założonych celów. Dotkliwa strata finansowa. Znaczny uszczerbek na wizerunku. Długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego. średni 2 Spadek efektywności działania i obniżenie jakości wykonywania zadań. Niewielka strata finansowa. Nieznaczny negatywny wpływ na wizerunek. Trudny proces przywracania stanu poprzedniego. niski 1 Zakłócenie lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Bez uszczerbku dla wizerunku. Skutki łatwe do usunięcia. wysoki Przy ocenie skutków należy wziąć pod uwagę zarówno skutki finansowe jak i niefinansowe, np.: utratę reputacji, konsekwencje prawne, utratę szansy zrealizowania ważnego dla Domu przedsięwzięcia, opóźnienie w realizacji, obniżenie jakości pracy i inne. §7 1. W oparciu o dokonaną ocenę prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego skutku ustalany jest poziom istotności ryzyka. 2. Punktową istotność ryzyka (Istotność) występującego przy realizacji danego celu lub zadania określa się według wzoru: Istotność = Prawdopodobieństwo x Skutek §8 1. Mapa istotności ryzyka: Prawdopodobieństwo wysokie 3 6 9 średnie 2 4 6 niskie 1 2 3 niski średni wysoki Skutek 2. Poziomy Istotności ryzyka: a) ryzyko poważne - 6-9 punktów, b) ryzyko umiarkowane - 3-4 punkty, c) ryzyko nieznaczne - 1-2 punkty. 3. Akceptowalny poziom istotności ryzyka ustala się indywidualnie w odniesieniu do każdego celu/zadania. §9 1. Do każdego zidentyfikowanego i poddanego analizie ryzyka właściciel ryzyka wskazuje właściwą i optymalną jego zdaniem reakcję na ryzyko. Przyjmuje się następujące sposoby postępowania z ryzykiem – rodzaje reakcji na ryzyko: a) tolerowanie – w przypadku, gdy nie istnieją obiektywne możliwości przeciwdziałania ryzyku, a także, gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści, b) przeniesienie – polega na przeniesieniu odpowiedzialności za ryzyko na inną osobę lub podmiot. Najczęściej stosowane metody to tradycyjne ubezpieczenie; c) działanie – podjęcie działania, które pozwoli na ograniczenie ryzyka do poziomu akceptowalnego (np. poprzez wzmocnienie mechanizmów kontrolnych), d) wycofanie się – stosowane w przypadku, gdy w wyniku podjętych działań nie udało się zmniejszyć poziomu ryzyka do akceptowalnego. § 10 1. Dokumentacja z przeprowadzonego procesu zarządzania ryzykiem przekazywana jest pracownikowi odpowiedzialnemu za koordynowanie kontroli zarządczej celem jej przedstawienia Dyrektorowi DPS do weryfikacji i akceptacji. 2. Dokumentacja z przeprowadzonego procesu zarządzania ryzykiem jest gromadzona, kompletowana i przechowywana przez pracownika odpowiedzialnego za koordynowanie kontroli zarządczej. § 11 1. Za prawidłowe zarządzanie ryzykiem odpowiadają kierownicy komórek organizacyjnych. Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 1 /2015 Dyrektora DPS w Karolinowie z dnia 2.01.2015r Procedura samooceny kontroli zarządczej w Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie §1 1. Samoocena kontroli zarządczej to proces, w którym raz do roku kadra kierownicza i pracownicy dokonują udokumentowanej oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w DPS w Karolinowie za pomocą ankiety samooceny kontroli zarządczej. 2. Samoocenę należy przeprowadzić w drugiej połowie roku w terminie ustalonym przez Dyrektora DPS. §2 1. Kierownicy komórek organizacyjnych w porozumieniu z podległymi sobie pracownikami wypełniają ankietę samooceny kontroli zarządczej stanowiącą załącznik do procedury samooceny kontroli zarządczej w DPS w Karolinowie. 2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu systemu kontroli zarządczej lub zidentyfikowaniu możliwości poprawy sposobu jej funkcjonowania osoby dokonujące samooceny zobowiązane są do zaproponowania działań naprawczych w tym zakresie. 3. Wypełnione i podpisane ankiety przekazywane są pracownikowi odpowiedzialnemu za koordynowanie kontroli zarządczej w DPS w Karolinowie. 4. Z procesu samooceny kontroli zarządczej sporządzany jest przez pracownika odpowiedzialnego za koordynowanie kontroli zarządczej w jednostce raport, który jest prezentowany Dyrektorowi Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie. 5. Sporządzony raport wraz z załączonymi ankietami jest przechowywany przez pracownika odpowiedzialnego za koordynowanie kontroli zarządczej w DPS w Karolinowie. §3 1. Raport, o którym mowa w § 2 ust. 4 powinien zawierać przynajmniej następujące informacje: a) cel przeprowadzonej ankiety; b) zakres samooceny (zarówno przedmiotowy jak i podmiotowy) c) wyniki samooceny (ilościowy udział odpowiedzi „TAK”, „ NIE”; d) Liczbę pracowników i kadry kierowniczej, którzy wzięli udział w samoocenie; e) Ogólną ocenę stanu kontroli zarządczej, na podstawie wyników samooceny; f) Zidentyfikowane ryzyka, słabości kontroli zarządczej (jeśli takie zostały zidentyfikowane) g) Proponowane działania naprawcze (w przypadku zidentyfikowania ryzyk, czy słabości kontroli zarządczej) §4 1. Wyniki samooceny służą Dyrektorowi DPS do oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz podejmowania decyzji w sprawie poprawy jej funkcjonowania. Są one źródłem uzyskania przez Dyrektora jednostki zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.