REGULAMIN WYSTAWCÓW European Rover Challenge 2016

REGULAMIN WYSTAWCÓW European Rover Challenge 2016

REGULAMIN WYSTAWCÓW
European Rover Challenge 2016
odbywającego się w dniach 10 – 13 września 2016 roku
na terenie
Centrum Wystawienniczo – Kongresowego w Jasionce
§1
Postanowienia ogólne
1. Niniejszy regulamin, zwany w dalszej części „regulaminem”, określa zasady udziału w
Strefie Pokazów, organizowanej podczas European Rover Challenge w Jasionce koło
Rzeszowa w województwie podkarpackim, na terenie Centrum Wystawienniczo Kongresowego, w dniach 10 – 12 września 2016 roku.
2. Wyjaśnienie pojęć zawartych w Regulaminie:
a) Strefa Pokazów – Wydzielone miejsce na obszarze Centrum Wystawienniczo –
Kongresowego w Jasionce, przeznaczone na pokazy organizowane w ramach
European Rover Challenge 2016;
b) Formularz zgłoszeniowy – formularz uczestnictwa w Strefie Pokazów złożony przez
potencjalnego Wystawcę, dostępny na stronie internetowej www.roverchallenge.eu;
c) Mapa Strefy Pokazów – mapa sytuacyjna, zawierająca plan zagospodarowania
terenu wraz z legendą obejmującą m.in. ulokowanie stanowisk, punktów
medycznych i informacyjnych, dystrybuowana bezpłatnie w dniu Pokazów;
d) Organizator – Europejska Fundacja Kosmiczna;
e) Producent PLANET PR spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w
Krakowie przy ul. Kościuszki 40 lok. 6, 30 -105 Kraków, wpisaną do rejestru
przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa –
Śródmieścia w Krakowie, Wydział XI Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
pod numerem 0000521348, posiadającą numer identyfikacji podatkowej NIP
6762478944 oraz kapitał zakładowy w wysokości 126 000,00 złotych w całości
wpłacony.
f) Centrum Wystawienniczo - Kongresowe – zadaszona powierzchnia, w której
odbywają się Pokazy.
g) Pokaz – przygotowany przez Wystawców interaktywny program o charakterze
popularnonaukowym i/ lub technologicznym w formie prezentacji, zabaw czy innych
Więcej informacji na www.roverchallenge.eu
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
form zajęć o charakterze popularnonaukowym, technologicznym czy promocyjnym,
w udostępnionej Wystawcy przestrzeni;
Służby Porządkowe – powołane przez Organizatora osoby, w tym pracownicy
agencji ochrony, legitymujące się identyfikatorem, dbające o bezpieczeństwo osób
uczestniczących w Pokazach;
Służby Informacyjne – powołane przez Organizatora osoby, legitymujące się
identyfikatorem, udzielające niezbędnych informacji Wystawcom i Uczestnikom;
Wystawca – podmiot (pod tym pojęciem rozumiemy: firmy, stowarzyszenia, fundacje,
organizacje rządowe i pozarządowe, instytucje samorządowe, otoczenia biznesu
oraz przedstawicieli świata nauki), który został zaakceptowany przez Organizatora,
jako Wystawca Strefy Pokazów;.
Zespół Organizacyjny – zespół techniczny i zarządczy, realizujący działania
związane z organizacją Strefy Pokazów, powołany przez Organizatora;
Patroni Strefy Pokazów – podmioty (pod tym pojęciem rozumiemy: firmy,
stowarzyszenia, fundacje, organizacje rządowe i pozarządowe, instytucje
samorządowe, otoczenia biznesu oraz przedsiębiorstwa) wspierające merytorycznie
bądź finansowo zarówno samą Strefę Pokazów, jak i całą imprezę o nazwie
European Rover Challenge.
Siła wyższa - zdarzenie bądź połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych
od Organizatora, które zasadniczo i istotnie utrudniają bądź uniemożliwiają
zorganizowanie części lub całości Strefy Pokazów, których Organizator nie mógł
przewidzieć i którym nie mógł zapobiec, ani ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać
poprzez działanie z należytą starannością.
Stanowisko – standardowe stanowisko obejmuje powierzchnię 6 m² albo 8 m2
(wystawca w formularzu zgłoszeniowym zobowiązany jest wskazać jedną spośród
wymienionych, dostępnych powierzchni stanowiska) wyposażone jest w stół, 2
krzesła, kosz na śmieci, źródło energii elektrycznej w użyciu jednostkowym 1,5 kW.
Konsumpcja energii – Organizator zapewnia 1,5 kW na zużycie jednostkowe
stanowiska. Jeżeli konsumpcja energii jest niestandardowa należy zgłosić ją do
Organizatora w formularzu. Jeżeli jest ona niestandardowa (większa niż 1,5 kW).
Wystawcy pokryją koszty zużycia energii w wysokości stanowiącej różnicę pomiędzy
wartością energii rzeczywiście zużytej a wartością energii standardowej.
§2
Zasady udziału
1. W celu zgłoszenia uczestnictwa w Strefie Pokazów zainteresowany podmiot powinien
wypełnić w sposób czytelny i wyczerpujący Formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie
internetowej www.roverchallenge.eu i przesłać drogą elektroniczną skan opatrzony
podpisami i pieczęciami. Na wskazany w Formularzu adres mailowy zostanie wysłane
potwierdzenie otrzymania zgłoszenia. W ciągu pięciu dni roboczych od zapoznania się
z nim i sprawdzenia pod kątem zgodności z Regulaminem Wystawców, Organizator
prześle pozytywną lub odmowną decyzję dotyczącą udziału Wystawcy w Strefie
Pokazów.
Więcej informacji na www.roverchallenge.eu
2. Dodatkowe informacje o warunkach udziału w Strefie Pokazów można uzyskać
kontaktując się z przedstawicielem Organizatora pod adresem [email protected]
lub numerem telefonu 500 638 679
3. Organizator zastrzega sobie prawo odmówienia zgłaszającemu uczestnictwa w Strefie
Pokazów, gdy uzna że:
a) Pokazy nie będą miały charakteru interaktywnego;
b) Pokazy nie będą miały charakteru popularnonaukowego lub technologicznego;
c) Pokazy stanowią zagrożenie bezpieczeństwa dla uczestników obecnych w Strefie
Pokazów.
4. Każdemu Wystawcy zostanie bezpłatnie udostępnione jedno miejsce na parkingu w
Centrum Wystawienniczo – Kongresowym w Jasionce podczas trwania Pokazów
5. W wypadku gdy Wystawca w Strefie Pokazów zamierza reklamować podmioty inne niż
Wystawcy/ Sponsorzy/ Patroni Pikniku Wystawca jest zobowiązany do uzyskania na taką
reklamę zgody Organizatora poprzez wymianę stosownych wiadomości e – mail
([email protected]). Organizator ma prawo odmówić zgody bez podania
przyczyny.
6. Wystawcom Strefy Pokazów Organizator zapewnia:
a) promocję i reklamę Strefy Pokazów, jako wydarzenia;
b) uzyskanie potrzebnych zgód i zezwoleń niezbędnych do zorganizowania Strefy
Pokazów;
c) opiekę medyczną podczas trwania Pokazów w postaci osób posiadających
przeszkolenie z zakresu ratownictwa medycznego wraz ze sprzętem;
d) ochronę dla zabezpieczenia porządku i bezpieczeństwa podczas Pokazów od
momentu rozpoczęcia ustawiania stanowisk do czasu ich demontażu;
e) zaplecze sanitarne składające się z toalet i koszy na śmieci.
7. Dopuszcza się możliwość udziału Wystawcy w Strefie Pokazów z własnym
wyposażeniem (w tym: stoły, krzesła), pod warunkiem wpisania tej informacji do
Formularza zgłoszeniowego. Planowane wykorzystanie przez Wystawcę więcej niż
jednego miejsca (stanowiska) wymaga uzgodnienia z Organizatorem.
8. Organizator nie zapewnia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej dla Wystawców.
Wystawcy zgłaszając swój udział w Strefie Pokazów i przesyłając Formularz
zgłoszeniowy oświadczają, iż sami ponoszą pełną odpowiedzialność wobec
Organizatorów jak i osób trzecich, uczestniczących w Pokazach odpowiadając za
wszelkie wyrządzone szkody i zdarzenia wywołane swymi działaniami lub zaniechaniami
lub działaniami/ zaniechaniami osób trzecich, którymi Wystawca się posługiwał przy
przeprowadzaniu Pokazów.
Więcej informacji na www.roverchallenge.eu
9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za mienie Wystawców znajdujące się na
terenie Strefy Pokazów.
10. Wystawca przeprowadzi Pokazy zgodnie z opisem zawartym w Formularzu
zgłoszeniowym. Wszelkie zmiany w powyższym zakresie wymagają każdorazowo
uzyskania zgody Organizatora w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przerwanie w całości lub części Pokazów
lub ich odwołania w całości lub w części w razie konieczności i z przyczyn wywołanych
przez siłę wyższą.
12. Wystawca zobowiązany zostaje do wykonywania Pokazów w ramach strefy pokazów
organizowanych w dniach 10 – 12 września 2016 roku, w godzinach od 10.00 do 17.00,
przy czym pokazy Wystawcy nie muszą obejmować wszystkich wskazanych dni
(wystawca podaje w formularzu zgłoszeniowym datę (daty) swoich pokazów. Wystawca
samodzielnie przygotowuje stanowisko do Pokazów, jak również po zakończeniu
Pokazów doprowadza do stanu poprzedniego otrzymane stanowisko.
13. Wystawca jest zobowiązany do zwrotu wyposażenia udostępnionego mu przez
Organizatora w stanie niepogorszonym.
14. Wjazd na teren Centrum Wystawienniczo – Kongresowego pojazdami w dniach 10 - 12
września 2016 roku, w celu przygotowania stanowiska do Pokazów będzie umożliwiony
Wystawcom od godz. 6:00. Pakowanie stanowisk będzie udostępnione od 17.00 – 19.00
15. Korzystanie przez Wystawcę z własnego nagłośnienia w trakcie Pokazów wymaga
wcześniejszego uzgodnienia z Organizatorem.
16. Wystawcy Strefy Pokazów, bez zgody Organizatora, nie mogą na terenie Pokazów
prowadzić sprzedaży jakichkolwiek produktów czy usług. Wystawca, który zamierza
prowadzić sprzedaż produktów lub usług w czasie trwania Pokazów, jest zobowiązany
wystąpić o zgodę na prowadzenie w/w sprzedaży w treści formularza zgłoszeniowego, o
którym mowa w § 2 ust. 1 regulaminu. Organizator wyraża zgodę na sprzedaż produktów
lub usług podczas Pokazów lub odmawia jej wyrażenia w treści decyzji o dopuszczeniu
Wystawcy do udziału w Strefie Pokazów, o której mowa w § 2 ust. 1 regulaminu, przy
czym Organizator ma prawo nie wyrazić zgody na prowadzenie w/w sprzedaży bez
podania przyczyny, niezależnie od dopuszczenia Wystawcy do udziału w Strefie
Pokazów.
17. W razie udzielenia zgody na prowadzenie przez Wystawcę sprzedaży produktów lub
usług podczas Pokazów, Wystawca może prowadzić tę sprzedaż wyłącznie w imieniu
Więcej informacji na www.roverchallenge.eu
własnym i na własny rachunek oraz jest zobowiązany spełnić wszystkie wymogi
dotyczące rzeczonej sprzedaży przewidziane przepisami prawa, a w szczególności
prawa podatkowego.
§3
Postanowienia końcowe
1. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad przebiegu Pokazów określonych
w niniejszym dokumencie i w Regulaminie Imprezy European Rover Challenge
zamieszczonego na stronie: www.roverchallenge.eu oraz stosowania się do wskazówek
Organizatora, jak również przestrzegania przepisów bezpieczeństwa związanych z
Pokazami, w tym bhp, ppoż i innych przepisów obowiązujących na obszarze
Rzeczypospolitej Polskiej, związanych z obsługą tego typu imprez.
2. Działanie niezgodne ze wskazanymi powyżej regulacjami, rodzi po stronie uczestnika
odpowiedzialność i obowiązek naprawienia powstałej szkody na zasadach ogólnych.
3. Producent będzie zbierał i przetwarzał dane osobowe Wystawcy z zastrzeżeniem pkt. 4,
na co Wystawca wyraża zgodę zgłaszając swoje uczestnictwo w Strefie Pokazów.
4. Producent nie będzie zbierał i przetwarzał danych osobowych Wystawcy, wymienionych
w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.
U. 2002, Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) – tzw. „Dane szczególnie wrażliwe”.
5. Dane osobowe Wystawców będą wykorzystywane zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r., Nr 101 poz. 926
z późn. zm.). Podanie danych osobowych i udostępnianie wizerunku jest dobrowolne,
jednakże dostęp do nich jest warunkiem wzięcia udziału w Strefie Pokazów. Każdy
Wystawca ma prawo do wglądu do swoich danych i do ich poprawiania.
6. Dane osobowe Wystawców odpowiedzialnych za zorganizowanie Pokazów i współpracę
z Organizatorem zgodnie z postanowieniami warunków formalnych będą przechowywane
w bazie danych przez Producenta. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie dla
celów związanych z przygotowaniem Strefy Pokazów oraz dla celów marketingowych
Organizatora np. do przesyłania materiałów promocyjnych pod wskazany adres.
7. Dane osobowe Wystawców odpowiedzialnych za zorganizowanie Pokazów i współpracę
z Organizatorem, mogą zostać udostępnione podmiotom przygotowującym materiały
informacyjne dotyczące Strefy Pokazów.
Więcej informacji na www.roverchallenge.eu
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania błędnych danych osobowych
przez Wystawców.
9. Wszelkie spory wynikłe w związku z wzięciem udziału w Strefie Pokazów rozstrzygane
będą przez Sąd powszechny, właściwy dla siedziby Organizatora.
Więcej informacji na www.roverchallenge.eu