Administrator
Transkrypt
Administrator
ROZDZIAŁ 15 RAKSSQL Administrator Spis treści Narzędzia ..................................................................15-35 I Parametry techniczne ............................. 15-1 Instalacja programu ................................ 15-3 Podstawowe pojęcia....................................................15-3 Instalacja systemu .......................................................15-4 Instalacja lokalna........................................................... 15-6 Instalacja sieciowa ......................................................15-11 Instalacja serwera Firebird ..........................................15-13 Uaktualnienie systemu...............................................15-16 Deinstalacja systemu.................................................15-17 Deinstalacja serwera .................................................15-17 Doinstalowanie serwera do aplikacji sys. RAKSSQL 15-18 Migracja z poprzednich wersji systemu RAKSSQL...15-18 Uruchomienie programu........................15-21 Metody uruchamiania programu................................15-21 Logowanie użytkownika.............................................15-21 Monitor systemu .......................................................... 15-35 Informacje o serwerze.................................................15-36 Wspólne funkcje systemu .....................15-37 Reguły pracy z dokumentami....................................15-37 Koszyk edycji dokumentów .......................................15-37 Rejestr błędów.............................................................15-39 Blokowanie ................................................................15-40 Seryjne blokowanie dokumentów ...............................15-41 Filtrowanie .................................................................15-42 Drukowanie................................................................15-43 Wydruk raportów .........................................................15-46 Profile wydruków tekstowych ....................................15-50 Kolektory danych.......................................................15-51 Urządzenia RCP........................................................15-53 Interfejs ...................................................15-55 Interfejs użytkownika .................................................15-55 Obsługa interfejsu .......................................................15-55 Przykład grupowania i sortowania kolumn..................15-60 Wydruk z okna.............................................................15-63 Konfiguracje gridu .......................................................15-65 Eksport/ Import.......................................15-69 Eksport danych do pliku XML....................................15-69 Eksport danych............................................................15-72 Eksport dla księgowości..............................................15-74 Eksport z poziomu okien przeglądu ............................15-77 Zawartość wyeksportowanych danych .......................15-80 Wzorce księgowań ....................................................15-82 Definicje kwot dla eksportu do księgowości................15-97 II Rozksięgowanie dokumentów...................................15-99 Import danych z pliku XML ......................................15-101 Funkcje administracyjne ..............................................15-1 Firmy............................................................................15-2 Eksport do pliku TXT, HTML, XML,PDF, ... ............15-111 Administrator ........................................... 15-1 Zakładanie nowej lub edycja danych firmy ................... 15-3 Usuwanie firmy.............................................................. 15-3 Użytkownicy i grupy użytkowników..............................15-4 Dodawanie i edycja danych użytkownika lub grupy...... 15-4 Profile logowania ........................................................... 15-5 Uprawnienia.................................................................15-7 Definiowanie uprawnień ................................................ 15-8 Konfiguracja systemu ................................................15-22 Definiowanie i edycja konfiguracji ...............................15-24 Licencje......................................................................15-24 Wirtualny System Plików ...........................................15-27 Obsługa baz danych..................................................15-31 Kopia zapasowa ..........................................................15-31 Uaktualnienie...............................................................15-32 Zarządzanie wydajnością bazy danych ......................15-32 Import z poziomu okien przeglądu ............................15-108 Import danych z RAKS 2000.....................................15-113 Przyciski i skróty klawiszowe .............15-115 Ważniejsze przyciski i skróty klawiszowe .................15-115 Parametry..............................................15-117 Parametry stanowiska...............................................15-117 Parametry programu .................................................15-118 Parametry firmy .........................................................15-122 Parametry firmy dla Kadr i Płac.................................15-131 Parametry użytkownika .............................................15-132 Pomoc ...................................................15-134 Pomoc .....................................................................15-134 Widok.......................................................................15-135 O programie ............................................................15-135 Zakończenie pracy w programie.........15-136 I Parametry techniczne System RAKSSQL jest stworzony w architekturze klient/serwer. Zastosowane rozwiązanie umożliwia instalację i pracę serwera bazy danych zarówno w systemach zgodnych z Microsoft Windows jak i Linux, Solaris. Aplikacja kliencka napisana jest dla systemu Microsoft Windows. Użytkownicy aplikacji nie ponoszą jakichkolwiek dodatkowych kosztów związanych z licencją (ilością użytkowników) bazy danych. Aby móc uruchomić program RAKSSQL muszą zostać spełnione następujące minimalne wymagania sprzętowe: Dla serwera: • Komputer z procesorem klasy Pentium lub SPARC • System operacyjny: Microsoft 2000, XP, 2003; Linux; Solaris 7,8,9 • 512 MB pamięci operacyjnej • Dysk twardy 20 MB wolnego miejsca , dodatkowa przestrzeń na dane • Napęd CD-ROM Parametry dla komputera lokalnego bądź klienta sieci: • Komputer z procesorem klasy Pentium • System operacyjny 2000, XP, 2003 • 256 MB pamięci operacyjnej (sugerowane 512) • Dysk twardy 256 MB wolnego miejsca • Napęd CD-ROM • Karta graficzna SVGA 800x600 256 kolorów • Mysz lub inne urządzenie wskazujące Do wersji 2007.4.14.473 system RAKSSQL działał na w systemie Windows 95, 98 jednakże ze względu na zakończenie przez firmę Microsoft wsparcia dla tych Parametry techniczne 15-1 systemów operacyjnych firma MSM nie wymieniała tych systemów w wymaganiach sprzętowych. Uwaga!!! Od wersji 2008.0.2.513 RAKSSQL nie działa na systemach operacyjnych Windows 95 i Windows 98, Windows ME, Windows NT4.0. Firma Microsoft od lipca 2006 roku przestała udzielać wsparcia technicznego na wymienione programy co uniemożliwia dostosowanie nowych wersji RAKSSQL do starszych systemów Windows. Zalecamy użytkownikom tych systemów operacyjnych jak najszybszą migrację do nowszych wersji Windows - XP lub Vista. 15-2 Parametry techniczne Instalacja programu Instalator systemu RAKSSQL uruchomi się automatycznie, po włożeniu płyty do napędu CD-ROM komputera. Okno instalatora nie uruchomi się automatycznie po włożeniu płyty, jeśli w ustawieniach sprzętu (Menedżer urządzeń systemu Windows) wyłączono opcję „Automatyczne powiadamianie przy wkładaniu”. Podstawowe pojęcia Podstawowe pojęcia dotyczące systemu RAKSSQL: • Serwer bazy danych: program zarządzający bazą danych systemu. Serwer bazy danych jest jeden dla całego systemu i może pracować na komputerze wydzielonym do tego celu lub na komputerze, na którym pracują aplikacje systemu RAKSSQL. System RAKSSQL wykorzystuje serwer bazy danych Firebird, który może pracować na komputerze wyposażonym w system operacyjny rodziny Microsoft Windows lub systemy Linux i Solaris. • Baza danych systemu RAKSSQL: pliki z danymi systemu. Znajdują się na tym samym komputerze co serwer bazy danych. • Składniki systemu RAKSSQL: aplikacje oraz pliki dodatkowe umożliwiające pracę z systemem. W skład systemu RAKSSQL wchodzą następujące aplikacje: Instalacja programu 15-3 • RAKSSQL Administrator • RAKSSQL Sprzedaż • RAKSSQL CRM • RAKSSQL Finanse i Księgowość • RAKSSQL Generator Raportów • RAKSSQL Kadry i Płace • RAKSSQL Analizy, budżetowanie, kontroling • Plik konfiguracyjny systemu RAKSSQL: plik „config.xml” zawierający informacje niezbędne do uruchomienia aplikacji systemu. Plik ten jest tworzony podczas instalacji systemu. • Instalator systemu: program umożliwiający skopiowanie elementów systemu oraz serwera bazy danych na dany komputer. Instalacja systemu Krok 1. Po uruchomieniu procesu instalacji systemu RAKSSQL pojawi się okno powitalne kreatora z informacją, że instalacja produktu RAKSSQL odbędzie się na tym komputerze. Naciśnij, aby przejść dalej Aby kontynuować instalację należy nacisnąć przycisk [DALEJ]. 15-4 Instalacja programu Krok 2. Pojawi się okno z umową licencyjną. Akceptacja umowy jest warunkiem kontynuowania procesu instalacji. Jeśli warunki umowy nie zostaną zaakceptowane przycisk [DALEJ] będzie nieaktywny. Zaznacz, jeśli akceptujesz warunki umowy Krok 3. Pojawi się okno z wyborem typu instalacji. Należy wybrać preferowany typ instalacji, a następnie kliknąć przycisk [DALEJ]. Wybierz właściwy Typ instalacji Instalacja programu 15-5 W oknie „Typ instalacji” mamy do wyboru: • Lokalna: serwer bazy danych oraz aplikacje systemu RAKSSQL pracują na tym samym komputerze. Program instalacyjny dokona instalacji składników systemu RAKSSQL oraz serwera bazy danych Firebird. Ten typ instalacji jest zalecany do jednostanowiskowej pracy systemu RAKSSQL. Podczas instalacji użytkownik określa lokalizację docelową dla składników systemu RAKSSQL, bazy danych systemu oraz serwera bazy danych. • Sieciowa: serwer bazy danych oraz aplikacje systemu RAKSSQL pracują na różnych komputerach istniejących w sieci komputerowej. Program instalacyjny dokona instalacji składników systemu RAKSSQL. Opcjonalnie zainstalowany zostanie także serwer bazy danych Firebird. Ten typ instalacji jest zalecany do sieciowej pracy systemu RAKSSQL. Podczas instalacji użytkownik określa lokalizację docelową dla składników systemu RAKSSQL oraz bazy danych systemu i serwera bazy danych (jeżeli wybrana zostanie opcja instalacji serwera). • Tylko serwer Firebird: instalacja umożliwia stworzenie dedykowanego serwera bazy danych dla systemu RAKSSQL. Podczas instalacji użytkownik określa lokalizację docelową dla bazy danych systemu, serwera bazy danych oraz pliku konfiguracyjnego systemu RAKSSQL. Po zaznaczeniu właściwego typu należy uruchomić przycisk [DALEJ]. Instalacja lokalna Ten typ instalacji jest zalecany do lokalnej pracy systemu RAKSSQL. Serwer bazy danych oraz system RAKSSQL pracują na tym samym komputerze. Zainstalowane zostaną składniki systemu RAKSSQL wraz z serwerem bazy danych Firebird. Użytkownik określa lokalizację docelową systemu RAKSSQL, serwera oraz bazy danych systemu RAKSQL. 15-6 Instalacja programu Krok 1. Na tym etapie instalacji należy wprowadzić lokalizacje, w których zostaną zainstalowane składniki systemu i serwer bazy danych oraz lokalizację bazy danych systemu RAKSSQL. Lokalizacja składników systemu Kliknij, aby samodzielnie określić lokalizację docelową Lokalizacja serwera bazy danych Firebird Lokalizacja bazy danych Składniki systemu RAKSSQL, serwer bazy danych muszą być zainstalowane na lokalnym dysku twardym wybranego komputera. Lokalizacja bazy danych systemu także musi być lokalna Program instalacyjny podpowiada domyślne lokalizacje: • dla składników systemu: „C:\Program Files\RAKS”. Program instalacyjny utworzy w wybranej lokalizacji foldery „Bin”, „Scripts” oraz „Help”, do których skopiowane zostaną pliki potrzebne do uruchomienia aplikacji oraz pliki pomocy. Dodatkowo utworzone zostaną foldery „Logs” oraz „Lic”. W folderze „Logs” zapisywane są informacje generowane podczas tworzenia i uaktualniania baz danych systemu, natomiast folder „Lic” służy do przechowywania pliku licencyjnego. Zawartość pliku znajdującego się w tym folderze jest wczytywana do bazy danych podczas uruchamiania programu „Administrator”. Oznacza to eliminację konieczności ręcznego wczytywania pliku licencyjnego. • dla serwera bazy danych: „C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5”. Jeśli serwer bazy danych jest już na danym komputerze zainstalowany, instalacja serwera zostanie pominięta. Stan ten zostanie opatrzony stosownym komunikatem. Pole z lokalizacją serwera oraz bazy danych systemu będą wówczas nieaktywne. Instalacja programu 15-7 • dla bazy danych systemu: „C:\Program Files\RAKS\Data”. Folder ten zostanie utworzony przez program instalacyjny, natomiast baza danych zostanie utworzona podczas pierwszego uruchamiania programu administracyjnego po instalacji. Można samodzielnie określić ww. lokalizacje używając przycisków [PRZEGLĄDAJ]. Krok 2. W następnym etapie instalator utworzy skróty do programów na pulpicie oraz w Menu/Start. W tym celu obie opcje powinny być zaznaczone. W etapie tym należy również zdecydować czy instalowany system ma być widoczny dla wszystkich użytkowników komputera czy zalogowanego użytkownika. Następnie należy nacisnąć przycisk [DALEJ]. Jeśli skróty mają być utworzone opcje powinny być zaznaczone Wybierz opcję widoku systemu Krok 3. Program jest gotowy do zainstalowania. Należy kliknąć przycisk [DALEJ]. Aby sprawdzić lub zmienić ustawienia instalacji należy kliknąć [WSTECZ]. Aby zakończyć pracę kreatora należy nacisnąć [ANULUJ]. 15-8 Instalacja programu Krok 4. Instalator przystąpi do kopiowania plików oraz instalacji serwera bazy danych. Stan zaawansowania pracy instalatora Krok 5. Po zakończeniu procesu instalacyjnego zostanie uruchomiony moduł administracyjny RAKSSQL Administrator w celu dalszej konfiguracji systemu. Po uruchomieniu modułu administratora należy zdefiniować firmę(y) oraz użytkowników i nadać im uprawnienia. Pierwszym krokiem na drodze do uruchomienia systemu jest nadanie licencji. Jeżeli folder „Lic” w strukturze składników systemu RAKSSQL zawiera plik z licencją, krok ten zostanie wykonany automatycznie bez udziału użytkownika. W przeciwnym przypadku pojawi się okno umożliwiające wczytanie licencji z pliku bądź ręczne wpisanie zestawu 16-znakowych kluczy. Dotyczy to zarówno wersji demonstracyjnej jak i pełnej. W przypadku wersji ewaluacyjnej(demonstracyjnej) konieczne jest wygenerowanie zamówienia określającego zakres funkcjonalny systemu RAKSSQL oraz podania danych kontaktowych. Instalacja programu 15-9 Naciśnij przycisk aby wczytać licencję ze wskazanego pliku Licencję dla systemu można też nadać wchodząc do sekcji „Licencje” w programie administracyjnym. Ustaw się na pozycji licencje aby wczytać licencje Wczytaj licencje, które otrzymałeś podczas zakupu programu 15-10 Instalacja programu Po nadaniu licencji dla systemu należy założyć firmę. Po zaakceptowaniu danych firmy pojawi się okno: Można wprowadzić dane przykładowe Jeśli użytkownik posiada wersje ewaluacyjną i chciałby mieć dane przykładowe podczas tworzenia bazy danych może wybrać opcję „Wprowadź dane przykładowe”. Następnie, należy dodać użytkowników oraz nadać im uprawnienia do poszczególnych funkcji systemu. Instalacja sieciowa Ten typ instalacji jest zalecany do pracy w sieci komputerowej. Zainstalowane zostaną składniki systemu RAKSSQL oraz opcjonalnie serwer bazy danych Firebird. Krok 1. Pojawi się okno z wyborem typu instalacji. Należy wybrać preferowany typ instalacji, a następnie kliknąć przycisk [DALEJ]. Jeżeli serwer bazy danych został już zainstalowany na którymś z komputerów opcję instalacji serwera należy pominąć. Wybierz odpowiedni rodzaj instalacji Instalacja programu 15-11 Krok 2. Kolejnym etapem procesu instalacji jest określenie lokalizacji docelowych dla składników systemu RAKSSQL, serwera bazy danych Firebird oraz bazy danych systemu RAKSSQL. Lokalizację serwera oraz bazy danych systemu RAKSSQL określa się tylko wtedy, gdy wybrana została opcja instalacji serwera. Lokalizacja składników systemu Lokalizacja serwera bazy danych Firebird Lokalizacja bazy danych Jeśli użytkownik nie wybrał opcji instalacji serwera, to w następnym kroku procesu instalacji może określić lokalizację pliku konfiguracyjnego systemu RAKSSQL. Krok 3. Kolejne etapy procesu instalacji sieciowej wyglądają tak jak w przypadku instalacji lokalnej. W kolejnym etapie należy zdecydować czy instalowany system ma być widoczny dla wszystkich użytkowników czy zalogowanego użytkownika, następnie zdecydować czy instalator ma utworzyć skróty do programów na pulpicie oraz w Menu/Start. Po ustawieniu wszystkich parametrów program uruchomi proces kopiowania plików oraz instalacji serwera bazy danych a następnie uruchomi program administracyjny. 15-12 Instalacja programu Kliknij, aby samodzielnie określić lokalizację docelową Instalacja serwera Firebird Po wybraniu tej opcji instalacji zainstalowany zostanie wyłącznie serwer bazy danych Firebird oraz utworzony folder dla bazy danych systemu RAKSSQL. Ten typ instalacji umożliwia stworzenie dedykowanego serwera bazy danych dla systemu RAKSSQL. Krok 1. Opcję instalacji serwera bazy danych należy wybrać tylko wtedy, gdy na żadnym z komputerów w sieci nie zainstalowano jeszcze serwera bazy danych a dany komputer ma pełnić jednocześnie funkcję serwera bazy danych dla aplikacji pracujących na danym i innych komputerach w sieci komputerowej. Należy wybrać preferowany typ instalacji, a następnie kliknąć przycisk [DALEJ]. Instalacja programu 15-13 Krok 2. W kolejnym kroku należy określić lokalizacje serwera bazy danych, baz danych systemu RAKSSQL oraz pliku konfiguracyjnego „config.xml”. Lokalizacja pliku konfiguracyjnego Dla serwera bazy danych, program instalacyjny podpowiada domyślną lokalizację „C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5”. Lokalizację tę można zmienić używając przycisku [PRZEGLĄDAJ]. Serwer bazy danych musi być zainstalowany na lokalnym dysku twardym danego komputera. Folder bazy danych systemu RAKSSQL zostanie utworzony przez program instalacyjny. Lokalizacja bazy danych systemu także musi być lokalna. Program instalacyjny podpowiada domyślny folder „C:\Program Files\ Raks\ Data”. Można też samodzielnie określić lokalizację baz danych. Instalator w trakcie pracy utworzy plik konfiguracyjny systemu RAKSSQL, który będzie mógł być wykorzystany podczas kolejnych instalacji. Zostaną w nim zapisane informacje związane z identyfikacją sieciową danego komputera i lokalizacją bazy danych. Utworzenie tego pliku podczas instalacji serwera bazy danych i wykorzystanie go podczas późniejszej instalacji na innym komputerze całkowicie zautomatyzuje proces konfiguracji systemu RAKSSQL. Program instalacyjny podpowiada domyślną lokalizację „C:\”. Lokalizację można zmienić używając przycisku [PRZEGLĄDAJ]. Zapis tego pliku ma charakter tymczasowy i jego istnienie na komputerze pełniącym jedynie rolę serwera jest istotne tylko dla późniejszych procesów instalacji składników systemu RAKSSQL. 15-14 Instalacja programu Krok 3. Program jest gotowy do rozpoczęcia instalacji. Należy uruchomić przycisk [DALEJ], aby rozpocząć instalację. Krok 4. Instalator przystąpi do kopiowania plików. Stan zaawansowania pracy instalatora Krok 5. Po zakończeniu kopiowania plików, instalator uruchomi proces serwera bazy danych. Serwer bazy danych będzie uruchamiany automatycznie po każdym uruchomieniu tego komputera. W systemach Windows NT, 2000, XP, 2003, VISTA serwer bazy danych jest uruchamiany jako usługa systemowa, natomiast w systemach Windows 9x jako aplikacja. Jeśli program nie komunikuje się z bazą danych to przyczyną może być źle skonfigurowana zapora systemu Windows w „Panelu sterowania”. Instalacja programu 15-15 Uaktualnienie systemu Aby dokonać uaktualnienia systemu RAKSSQL do kolejnej wersji należy uruchomić program instalacyjny, który automatycznie dokona procesu aktualizacyjnego. Program sprawdza zainstalowaną wersję systemu RASKSQL i informuje do jakiej wersji zostanie przeprowadzona aktualizacja. Następnie program instalacyjny sprawdza stan licencji. Licencja musi być zarejestrowana a termin bezpłatnej aktualizacji(termin obowiązywania pakietu opieki serwisowej) nie może poprzedzać daty wypuszczenia instalowanej wersji. W przypadku wersji ewaluacyjnej nie sprawdzany jest termin bezpłatnej aktualizacji. Wciśnięcie przycisku [DALEJ] rozpocznie kopiowanie plików. Po zakończeniu kopiowania nastąpi uruchomienie programu administracyjnego w celu dokonania uaktualnienia baz danych system. W oknie aktualizacji baz danych znajduje się opcja „Historia upgradów”. Dla każdej bazy danych z listy można wyświetlić okno z informacjami o tym, kto, kiedy i do której wersji ją uaktualniał oraz jaka była wersja binariów. Ponadto w menu podręcznym pojawiły się opcje „Zaznacz/ Odznacz wszystkie bazy do uaktualnienia”. Uwaga Przed uaktualnieniem lub deinstalacją aplikacji RAKSSQL, należy wstrzymać ich pracę. 15-16 Instalacja programu Deinstalacja systemu W celu odinstalowania systemu RAKSSQL należy uruchomić program instalatora. Pojawi się komunikat dotyczący deinstalacji. Po wciśnięciu przycisku [TAK] program odinstaluje aplikację. Deinstalacja serwera Aby odinstalować jedynie serwer bazy danych, należy uruchomić Panel sterowania a następnie „Dodaj lub usuń programy”. Na liście zainstalowanych programów należy odszukać „Firebird_1_5 i kliknąć przycisk „Zmień/Usuń”. Spowoduje to uruchomienie programu instalacyjnego w trybie umożliwiającym deinstalację lub ponowną instalację. Aby dokonać deinstalacji serwera należy wybrać opcję „Usuń”. Po wykonaniu tej operacji pliki serwera zostaną usunięte z dysku, a on sam nie będzie już uruchamiany wraz ze startem komputera. Uwaga Instalator nie pozwoli na odinstalowanie, jeśli serwer bazy danych jest aktualnie uruchomiony - w takim przypadku należy go wcześniej wyłączyć. W systemach operacyjnych Microsoft Windows 9x należy odszukać na pasku zadań ikonkę zwiazaną z aplikacją „fbguard.exe” (Firebird Guardian) i wybrać opcję „Shutdown”. W systemach rodziny Windows NT należy użyć narzędzia „Firebird 1.5 Server Manager” znajdującego się w Panelu sterowania i zatrzymać serwer lub wstrzymać usługi „fbguard.exe” oraz „fbserver.exe” w kolejności: • Firebird Guardian • Firebird Server (Panel sterowania >> Narzędzia administracyjne >> Usługi) Instalacja programu 15-17 Doinstalowanie serwera do aplikacji systemu RAKSSQL Operacja doinstalowania serwera bazy danych Firebird do zainstalowanych uprzednio aplikacji systemu RAKSSQL odbywa się dwuetapowo. Pierwszym etapem jest deinstalacja(usunięcie) zainstalowanych składników systemu. W tym celu należy uruchomić posiadany program instalacyjny i wybrać opcję „Usuń” lub użyć panelu sterowania („Dodaj lub usuń programy”). Drugim etapem jest ponowne wykonanie instalacji składników systemu wraz z serwerem bazy danych. Jeżeli komputer, na którym odbywa się instalacja jest jedynym komputerem przeznaczonym do pracy z systemem RAKSSQL należy wybrać typ instalacji Lokalna. W przeciwnym wypadku należy wybrać typ instalacji Sieciowa. Jeżeli komputer, na którym pracowały aplikacje systemu RALSSQL zmienia swoje przeznaczenie i staje się jedynie serwerem bazy danych należy, po deinstalacji, wybrać typ instalacji Serwer Firebird. Migracja z poprzednich wersji systemu RAKSSQL Począwszy od wersji 2006 system RASKSQL jest wyposażony w nowy system licencji umożliwiający dopasowanie zakresu funkcjonalnego do indywidualnych potrzeb. Dotychczasowi użytkownicy programów RAKS Sprzedaż i CRM zostaną przeprowadzeni przez proces migracji do najnowszej wersji. Proces migracji jest jednorazowy. Kolejne uaktualnienia będą przebiegały standardowo. Podczas tego procesu zostanie wykonana automatyczna konwersja danych licencji. W zależności od rodzaju posiadanych licencji konwersja będzie przebiegała następująco: 1. Wersja ewaluacyjna Wersja ewaluacyjna wymaga nadania licencji. Po zakończonym procesie instalacji należy wygenerować zamówienie licencji na wersje ewaluacyjną oraz podać dane kontaktowe. Program instalacyjny informuje o wykryciu wersji ewaluacyjnej następującym komunikatem. 15-18 Instalacja programu 2. Wersja pełna Przed dokonaniem konwersji licencji program instalacyjny dokonuje sprawdzenia stanu licencji. Licencja musi być zarejestrowana a termin bezpłatnej aktualizacji nie może poprzedzać daty wypuszczenia instalowanej wersji. a. Wersja START Licencja w wersji START zostanie przekonwertowana do wersji dla Mikro Przedsiębiorstw. b. Wersja STANDARD Licencja w wersji STANDARD zostanie przekonwertowana do wersji dla Małych i Średnich Firm ze standardowym zestawem funkcji. Poniżej przedstawiona została lista cech o które możesz rozszerzyć system: • Generator zamówień • EDI • Współpraca z zagranicą • Płatności masowe • Raporty Pro • Znaczniki/ Klucze podziałowe Program instalacyjny informuje o wykryciu wersji STANDARD następującym komunikatem: c. Wersja PRO Licencja w wersji PRO zostanie przekonwertowana do wersji dla Małych i Średnich Firm. Poniżej przedstawiona została lista cech które są w systemie ale możesz je dopasować do indywidualnych potrzeb. • Generator zamówień • EDI Instalacja programu 15-19 • • • Współpraca z zagranicą Płatności masowe Raporty Pro • Znaczniki/ Klucze podziałowe Program instalacyjny informuje o wykryciu wersji PRO następującym komunikatem: 15-20 Instalacja programu Uruchomienie programu W niniejszym rozdziale zostanie omówiony sposób uruchomienia systemu RAKSSQL, w tym procedura logowania użytkownika i założenia firmy. Metody uruchamiania programu System RAKSSQL może być uruchomiony bezpośrednio, z poziomu systemu Windows. Uruchomienie programu odbywa się w analogiczny sposób, jak każdej innej aplikacji pracującej pod systemem operacyjnym Windows. W tym celu można m.in.: • Kliknąć ikonę skrótu znajdującą się na pulpicie (chyba, że w czasie instalacji systemu zrezygnowano z tworzenia skrótów na pulpicie) • Z menu „Start” wybrać pozycję ProgramyÆRAKS ÆRaks SQL Administrator • Za pomocą eksploratora plików wybrać katalog, w którym zainstalowany jest system RAKSSQL (np. C:/Program Files/RAKS), przejść do podkatalogu BIN i uruchomić znajdujący się tam program RaksAD.exe Logowanie użytkownika Jak wcześniej wspomniano, w systemie RAKSSQL może być zdefiniowanych wielu użytkowników, z których każdy posiada swój unikalny identyfikator, hasło i indywidualny zestaw uprawnień. Aby zatem ustalić, który z użytkowników w danym momencie zamierza uruchomić program, konieczna jest procedura logowania. Bezpośrednio po pierwszej instalacji, w systemie RAKSSQL funkcjonuje tylko jeden użytkownik – „Główny administrator” (identyfikator: „ADMIN”, brak hasła). W związku z tym procedura logowania przebiega automatycznie i po uruchomieniu programu od razu wyświetlane jest jego okno główne. Inaczej jest, gdy lista użytkowników zostanie rozszerzona lub, gdy jedynemu użytkownikowi systemu zostanie nadane hasło. Wtedy przy każdym starcie programu RAKSSQL Sprzedaż wyświetlane jest okno do logowania (patrz rysunek). Wówczas możliwość uruchomienia programu jest uzależniona od podania poprawnego identyfikatora i hasła. Uruchomienie programu 15-21 Uwaga Po trzeciej nieudanej próbie wprowadzenia identyfikatora i hasła program jest automatycznie zamykany. 1 Podaj identyfikator użytkownika (max 8 znaków ) 2 Podaj hasło użytkownika (max 20 znaków) Wskazówka Przy podawaniu identyfikatora wielkość liter nie ma znaczenia (litery są automatycznie zamieniane na wielkie). Natomiast przy wprowadzaniu hasła wielkość liter jest istotna. 15-22 Uruchomienie programu II Administrator RAKSSQL Administrator jest programem typowo narzędziowym. Do jego głównych zadań należy zapewnienie kontroli dostępu do danych, nadzór nad strukturą oraz prawidłowym działaniem baz danych. RAKSSQL Administrator może być uruchamiany jako samodzielny moduł. Spośród wszystkich zadań realizowanych przez moduł administracyjny, wyodrębnić można najważniejsze: • Zakładanie firm • Zakładanie użytkowników i grup użytkowników • Monitorowanie użytkowników aktualnie pracujących w systemie • Obsługę techniczną baz danych • Kontrolę dostępu do poszczególnych funkcjonalności systemu • Obsługę systemu licencji Funkcje administracyjne Funkcje administracyjne to zestaw narzędzi umożliwiających zarządzanie zasobami i parametrami systemu, tworzenie grup użytkowników oraz określanie ich praw do poszczególnych funkcji systemu. Poszczególne funkcje podzielone są na grupy zgodnie z ich przeznaczeniem. Należy kliknąć aby zwinąć lub rozwinąć gałąź Administrator 15-1 Firmy Jedną z wielu zalet systemu RAKSSQL jest możliwość jednoczesnej obsługi wielu firm. Każda firma założona w systemie, jako odpowiednik pewnego rzeczywistego podmiotu gospodarczego, stanowi odrębną, niezależną całość. Strona „Firmy” służy do zarządzania firmami zdefiniowanymi w systemie, a w tabelce na niej umiejscowionej znajdziemy listę firm aktualnie zarejestrowanych w systemie RAKSSQL. Przyciski umieszczone w dolnej części strony umożliwiają: • • • • Zarejestrowanie w systemie nowej firmy Zmianę danych firmy istniejącej Usunięcie firmy z systemu Utworzenie bazy danych dla wskazanej firmy Kliknij nagłówek kolumny aby ułożyć dane w kolejności alfabetycznej Okno zawiera podstawowe informacje dotyczące firmy (dostęp do pełnych danych uzyskamy wywołując edycję danych), a kolejność ich wyświetlania (sortowanie) może odbywać się po każdej z przedstawionych wartości. Przyciski umieszczone w dolnej części strony umożliwiają wykonanie następujących operacji: Tabela 1 Przyciski oraz ich znaczenie: Przyciski Znaczenie [Dodaj] Zarejestrowanie w systemie nowej firmy [Edytuj] Zmianę danych firmy istniejącej [Usuń] Usuniecie z systemu wskazanej firmy [Operacje] Założenie bazy danych dla firmy oraz test połączenia z istniejącą już bazą Przycisk [Operacje] posiada własne menu podręczne, po wywołaniu którego (wciśnięcie przycisku) uzyskamy dostęp do dodatkowych funkcji. 15-2 Administrator • • „Testuj połączenie z bazą danych” - sprawdzenie poprawności utworzenia bazy danych „Utwórz bazę danych” - funkcja dostępna w przypadku, gdy podczas zakładania w systemie nowej firmy nie powiodło się założenie jej bazy danych Zakładanie nowej lub edycja danych firmy Okno wprowadzania firmy (również okno edycyjne) podzielone jest tematycznie na kilka części, które dotyczą odpowiednich danych firmy. Wypełnienie danych identyfikacyjnych jest wymagane Numer firmy musi być unikalny – program podpowiada wolny numer Wypełnienie danych adresowych jest wymagane Jeżeli rodzaj firmy zostanie określony jako „Osoba fizyczna”, w oknie pojawi się dodatkowa zakładka, gdzie znajdują się dane właściciela. Dla każdej z założonych firm można zdefiniować logo w postaci obrazka, które będzie umieszczane na wszelkiego rodzaju wydrukach. Należy zwrócić uwagę, aby rozmiar rysunku nie przekraczał 160 x 100 pikseli. W przypadku edycji danych firmy, zmiana jej numeru nie jest możliwa. Usuwanie firmy Usunięcie danych firmy jest operacją nieodwracalną, a system nie przechowuje żadnych, nawet szczątkowych danych, związanych z usuniętą firmą. Administrator 15-3 Użytkownicy i grupy użytkowników W systemie RAKSSQL można zdefiniować wielu użytkowników, a każdy z nich może przynależeć do kilku grup. Użytkownicy istniejący w systemie oraz ich przynależność do poszczególnych grup przedstawiana jest w programie w postaci drzewa. Sposób przedstawienia powiązań użytkowników i grup może być zmieniany za pomocą przycisku [Widok] po którego wciśnięciu wywołane zostanie jego podręczne menu. Dodawanie i edycja danych użytkownika lub grupy Program instalacyjny w trakcie swojej pracy rejestruje automatycznie jednego użytkownika - Głównego administratora systemu. Jest to jedyny użytkownik, którego nie można usunąć, można natomiast zmienić jego identyfikator i nazwę, a także zdefiniować hasło. W trakcie wprowadzania nowego użytkownika należy zwrócić uwagę, aby pola otoczone ramką zostały wypełnione, w przeciwnym razie program będzie monitował o wpisanie brakujących wartości. System nie dopuści również do zarejestrowania użytkowników o tych samych identyfikatorach - musi być to wartość unikalna. 15-4 Administrator Identyfikator musi być unikalny w obrębie systemu Kliknij aby określić przynależność W trakcie definiowania nowego lub edycji danych użytkownika już istniejącego, można określić jego przynależność do wielu grup istniejących w systemie. Możliwość zdefiniowania w systemie wielu grup użytkowników, pozwala w prosty sposób określić te same uprawnienia do różnych funkcji programu dla wielu użytkowników jednocześnie. Przynależność użytkownika do kilku grup, automatycznie przenosi na niego uprawnienia każdej z grup. Definiując nową grupę użytkowników lub modyfikując grupę już istniejąca, należy zwrócić uwagę aby jej nazwa była unikalna w obrębie całego systemu. Profile logowania Dla każdego użytkownika lub grupy można określi profil logowania tzn. przypisać mu licencję na użytkowanie wybranej funkcjonalności. Profil logowania jest określany w Administratorze w sekcji „Użytkownicy”. Administrator 15-5 Profil może być nadany dla grupy lub użytkownika Naciśnij, aby określić profil Aby dodać profil należy ustawić się na użytkowniku lub grupie i kliknąć przycisk w polu „Nazwa profilu”. Pojawi się docelowe okno „Profile logowania” gdzie po uruchomieniu przycisku wprowadzana jest nazwa, opis i zaznaczana jest funkcjonalność. Lista profili Funkcjonalność dla danego profilu Naciśnij jeśli chcesz wybrać wskazany profil 15-6 Administrator Kliknij, aby dodać profil logowania W przypadku, gdy nie zostanie określony żaden profil ładowane są wszystkie dostępne funkcjonalności tzn. po zalogowaniu użytkownik będzie miał dla siebie dostępne wszystkie funkcjonalności również te z których nie korzysta. Tym samym blokuje korzystanie z danej funkcjonalność innym użytkownikom, gdyż ze względu na licencje ilość dostępów jest ograniczona. Profile mogą być przypisane do użytkownika lub do grupy. Przypisanie profilu dla użytkownika ma wyższy priorytet i oznacza że użytkownik może logować się wyłącznie przy użyciu przypisanego profilu. Profil można przypisać grupie, co oznacza, że użytkownicy należący do tej grupy mogą korzystać z tego profilu (oczywiście o ile nie mają przypisanego własnego, jeśli mają przypisany własny profil logują się przy użyciu własnego profilu). Jeśli użytkownik znajdzie się w kliku grupach to podczas logowania będzie miał możliwość wyboru, którego profilu chce użyć. Jeśli użytkownik przypisany jest do kilku grup pojawi się pozycja z wyborem profilu, który ma być użyty Naciśnij, aby ukryć profil Jeżeli użytkownik jest tylko w jednej grupie, nie będzie miał możliwości wyboru profilu - użyty zostanie profil grupy. Uprawnienia Jedną z wielu zalet RAKSSQL jest rozbudowany system uprawnień, za pomocą którego można ograniczyć dostęp do wielu funkcji programu osobom postronnym. Uprawnienia podzielone są na • • Uprawnienia globalne Uprawnienia dotyczące firm Uprawnienia mogą być definiowane dla grup lub dla poszczególnych użytkowników. Administrator 15-7 Definiowanie uprawnień Bez względu na ilość modułów występujących w systemie RAKSSQL, uprawnienia podzielone są na grupy ze względu na funkcje, których dotyczą, oraz na sposób, w jaki te funkcje oddziaływują na poszczególne elementy systemu. Uprawnienia mogą być definiowane dla grup użytkowników lub indywidualnie dla każdego użytkownika. Kliknięcie prawym przyciskiem w oknie z poszczególnymi uprawnieniami, wywołuje podręczne menu, gdzie dostępne są funkcje dotyczące przyznawania uprawnień: Przyznanie wszystkich uprawnień Odebranie wszystkich uprawnień W programie wyróżniamy 2 rodzaje uprawnień: 1. 2. Uprawnienia globalne Uprawnienia wewnątrz firm Uprawnienia globalne dotyczą ogólnych ustawień programów wchodzących w skład systemu RAKSSQL oraz kartotek globalnych, wspólnych dla wszystkich składników systemu. Oznacza to, że odebranie uprawnień do przeglądania kartoteki banków (przykładowo) będzie miało skutek we wszystkich programach wchodzących w skład systemu RAKSSQL. Rola poszczególnych uprawnień została wyjaśniona w poniższej tabeli. 15-8 Administrator Tabela 2 Uprawnienia globalne: Uprawnienia globalne Administrator • • • Dostosowywanie menu głównego, paska narzędzi i paska stanu Przeglądanie rejestru błędów Usuwanie błędów z rejestru • • Edycja parametrów globalnych Edycja parametrów lokalnych (stacji roboczej) Kartoteka banków • • • • • • • Przeglądanie okna kartoteki banków Dodawanie banku Edycja banku Usuwanie banku Eksport kartoteki banków Import banków do kartoteki Wydruk kartoteki banków Kartoteka stawek VAT • • • • • • • Przeglądanie okna kartoteki stawek VAT Dodawanie stawki VAT Edycja stawki VAT Usuwanie stawki VAT Eksport kartoteki stawek VAT Import stawek VAT do kartoteki Wydruk kartoteki stawek VAT Kartoteka tabel kursowych • • • • • • • Przeglądanie okna kartoteki tabel kursowych Dodawanie tabeli kursowej Edycja tabeli kursowej Usuwanie tabeli kursowej Eksport kartoteki tabeli kursowej Import tabeli kursowej Wydruk kartoteki tabeli kursowej Kartoteka walut • • • • • • • Przeglądanie okna kartoteki walut Dodawanie waluty Edycja waluty Usuwanie waluty Eksport kartoteki waluty Import walut do kartoteki Wydruk kartoteki walut Kartoteka źródeł przychodów udziałowców i udziałów • Przeglądanie całej kartoteki Interfejs użytkownika Rejestr błędów Parametry programów Kartoteki globalne Administrator 15-9 Tabela 2 Uprawnienia globalne (ciąg dalszy): Uprawnienia globalne Kartoteka źródeł przychodów, udziałowców, udziałów Lata kalendarzowe • • • Dodawanie roku kalendarzowego Eksport listy lat kalendarzowych Usuwanie roku kalendarzowego Źródła przychodów • • • • • Udziałowcy • • • • • • • • Dodawanie źródła przychodów Edycja źródła przychodów Usuwanie źródła przychodów Eksport kartoteki źródła przychodów Definiowanie przychodów i kosztów dla źródeł dla których rozliczanie nie jest prowadzenie w systemie Dodawanie udziałowca Edycja udziałowca Usuwanie udziałowca Eksport kartoteki udziałowców Definiowanie stawek ZUS Dodawanie udziału Edycja udziału Usuwanie udziału • • • • • Przeglądanie listy stawek przejazdu pojazdów Dodawanie stawki przejazdu pojazdów Edycja stawki przejazdu pojazdów Usuwanie stawki przejazdu pojazdów Eksport stawki przejazdu pojazdów Udziały Kartoteka stawek przejazdu pojazdów System raportowania Raporty • • • • • • • Tworzenie raportu Usuwanie raportu Zmiana uprawnień do raportu Wykonanie raportu Zmiana parametrów raportu (użyte funkcje, nazwa) Projektowanie raportu Modyfikacja gotowego raportu Deklaracje • • • Dodawanie kategorii Usuwanie kategorii Edycja kategorii Deklaracje • • • • • Przeglądanie deklaracji Dodawanie deklaracji Edycja deklaracji Usuwanie deklaracji Drukowanie deklaracji 15-10 Administrator Uprawnienia wewnątrz firm to uprawnienia które dotyczą poszczególnych funkcjonalności i są nadawane indywidualnie dla każdej firmy. Uprawnienia wewnątrz firm podzielone są na: 1. 2. 3. 4. 5. Kliknij aby rozwinąć listę firm Wspólne Magazyny Kasy Rachunki bankowe Lata obrachunkowe Uprawnia wewnętrzne na zakładce „Wspólne” zostały wyszczególnione w poniższej tabeli. Tabela 3 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Wspólne”: Uprawnienia wewnątrz firm Wspólne Kartoteki wspólne: Kartoteka kontaktów • • • • • • • • Przeglądanie okna kartoteki kontaktów Dodawanie kontaktu Edycja kontaktu Usuwanie kontaktu Eksport kartoteki kontaktów Import kontaktów do kartoteki Wydruk kartoteki kontaktów Blokowanie kontaktu Kartoteka grup kontaktów • • • Dodawanie grupy kontaktów Edycja grupy kontaktów Usuwanie grupy kontaktów Kartoteka filii • • • • Przeglądanie okna kartoteki filii Zakładanie filii Edycja filii Usuwanie filii Administrator 15-11 Tabela 3 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Wspólne” (ciąg dalszy): Uprawnienia wewnątrz firm Wspólne Kartoteka filii • • • Eksport kartoteki filii Import filii do kartoteki Wydruk kartoteki filii Rozrachunki • • Przeglądanie rozrachunków Rozliczanie rozrachunków Kartoteka metod płatności • • • • • • • Przeglądanie okna kartoteki metod płatności Dodawanie metody płatności Edycja metody płatności Usuwanie metody płatności Eksport kartoteki metody płatności Import metod płatności do kartoteki Wydruk kartoteki metod płatności Kartoteka opisów wzorcowych • • • • • • • Przeglądanie okna kartoteki opisów wzorcowych Dodawanie opisu wzorcowego Edycja opisu wzorcowego Usuwanie opisu wzorcowego Eksport kartoteki opisów wzorcowych Import opisów wzorcowych do kartoteki Wydruk kartoteki opisów wzorcowych Magazyny • • • • • • Przeglądanie listy magazynów Zakładanie magazynu Edycja magazynu Eksport listy magazynów Import magazynów Wydruk listy magazynów Cennik • • • • • • • • Przeglądanie cennika Tworzenie cennika Edycja cennika Usuwanie cennika Eksport listy cenników Import cenników Wydruk zawartości cennika Blokowanie cennika Wspólne Sprzedaż i Magazyn: 15-12 Administrator Tabela 3 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Wspólne” (ciąg dalszy): Uprawnienia wewnątrz firm Wspólne Sprzedaż i Magazyn Kartoteka rodzajów cen sprzedaży • • • • • • • Przeglądanie okna kartoteki rodzajów cen sprzedaży Dodawanie rodzaju ceny Edycja rodzaju ceny Usuwanie rodzaju ceny Eksport kartoteki rodzajów cen sprzedaży Import rodzajów cen sprzedaży do kartoteki Wydruk kartoteki rodzajów cen sprzedaży Kartoteka grup towarów • • • Dodawanie grupy towarów Edycja grupy towarów Usuwanie grupy towarów Kartoteka kodów dokumentów • • • • • • • Przeglądanie okna kartoteki kodów dokumentów Dodawanie kodu dokumentu Edycja kodu dokumentu Usuwanie kodu dokumentu Eksport kartoteki kodów dokumentów Import kodów dokumentów do kartoteki Wydruk kartoteki kodów dokumentów Kartoteka lokalizacji • • • • Przeglądanie okna kartoteki lokalizacji Dodawanie lokalizacji Edycja lokalizacji Usuwanie lokalizacji • Eksport kartoteki lokalizacji • • Import lokalizacji do kartoteki Wydruk kartoteki lokalizacji Kartoteka jednostek miar • • • • • • • Przeglądanie okna jednostek miar Dodawanie jednostki miary Edycja jednostki miary Usuwanie jednostki miary Eksport kartoteki jednostek miar Import jednostek miar do kartoteki Wydruk kartoteki jednostek miar Kartoteka rodzajów rabatów • • • • • • • Przeglądanie kartoteki rodzajów rabatu Dodawanie rodzaju rabatu Edycja rodzaju rabatu Usuwanie rodzaju rabatu Eksport kartoteki rodzajów rabatów Import rodzajów rabatu do kartoteki Wydruk kartoteki rodzajów rabatów Administrator 15-13 Tabela 3 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Wspólne” (ciąg dalszy): Uprawnienia wewnątrz firm Wspólne Sprzedaż i Magazyn Kartoteka receptur produkcyjnych • • • • • • • Przeglądanie kartoteki receptur produkcyjnych Dodawanie receptury produkcyjnej Edycja receptury produkcyjnej Usuwanie receptury produkcyjnej Eksport kartoteki receptur produkcyjnych Import receptur produkcyjnych do kartoteki Wydruk kartoteki receptur produkcyjnych Kartoteka rozmiarów towarów • • • • • • • Przeglądanie kartoteki rozmiarów towarów Dodawanie rozmiaru towaru Edycja rozmiaru towaru Usuwanie rozmiaru towaru Eksport kartoteki rozmiarów towaru Import rozmiarów towaru do kartoteki Wydruk rozmiaru towaru Kartoteka sposobów zapłaty • • • • • • • Przeglądanie kartoteki sposobów zapłaty Dodawanie sposobu zapłaty Edycja sposobu zapłaty Usuwanie sposobu zapłaty Eksport kartoteki sposobów zapłaty Import sposobów zapłaty do kartoteki Wydruk kartoteki sposobów zapłaty Kartoteka towarów • • • • • • • Przeglądanie kartoteki towarów Dodawanie kartoteki towarów Edycja kartoteki towarów Usuwanie towaru Eksport kartoteki towarów Import towarów do kartoteki Wydruk kartoteki towarów Ustawienia alternatywne dla towaru • • • • • • • Przeglądanie ustawień alternatywnych dla towaru Wprowadzanie ustawień alternatywnych dla towaru Edycja ustawień alternatywnych dla towaru Usuwanie ustawień alternatywnych dla towaru Wydruk ustawień alternatywnych dla towaru Eksport ustawień alternatywnych dla towaru Import ustawień alternatywnych dla towaru Ustawienia alternatywne dla kontrahenta • • • • Przeglądanie ustawień alternatywnych dla kontrahenta Wprowadzanie ustawień alternatywnych dla kontrahenta Edycja ustawień alternatywnych dla kontrahenta Usuwanie ustawień alternatywnych dla kontrahenta 15-14 Administrator Tabela 3 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Wspólne” (ciąg dalszy): Uprawnienia wewnątrz firm Wspólne Sprzedaż i Magazyn • • Edycja ustawień drukarki fiskalnej Edycja ustawień stacji roboczej • Edycja ustawień dla firmy Kartoteka kas • • • • • Przeglądanie okna kartoteki kas Tworzenie kasy Edycja kasy Usuwanie kasy Dołączanie/ odłączanie walut Kartoteka rachunków bankowych • • • • • Przeglądanie okna kartoteki rachunków bankowych Dodawanie rachunku bankowego Edycja rachunku bankowego Usuwanie rachunku bankowego Dołączanie/ odłączanie walut Wzorce wydruków • Przeglądanie wzorców wydruków Ustawienia Kasa i Bank Po przyznaniu wspólnych praw dostępu do programu RAKSSQL przystępujemy do nadawania praw dostępu do poszczególnych modułów systemu. Uruchamiając poszczególne zakładki zaznaczamy prawa dostępu do magazynu, kasy i rachunku bankowego. Uprawnienia te zaznaczanie są indywidualnie dla każdego magazynu, kasy i rachunku bankowego. Po przyznaniu prawa dostępu do wybranego magazynu, możliwe jest również określenie bardziej szczegółowych uprawnień do wykonywania operacji związanych z danym magazynem i dokumentami w jego obrębie. Rola uprawnień na zakładce „Magazyny” została wyjaśniona w poniższej tabeli. Tabela 4 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Magazyny”: Uprawnienia wewnątrz firm Magazyny Szybka sprzedaż • Prowadzenie szybkiej sprzedaży • • Przeglądanie listy dokumentów sprzedaży Eksport dokumentów sprzedaży Dokumenty sprzedaży Dokumenty sprzedaży Administrator 15-15 Tabela 4 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Magazyny” (ciąg dalszy): Uprawnienia wewnątrz firm Magazyny: Dokumenty sprzedaży: Dokumenty sprzedaży • • • • • • • Import dokumentów sprzedaży Dostęp do cen zakupu podczas sprzedaży Zmiana rodzaju i wartości cen sprzedaży, rabatu Wybór towaru z dowolnej dostawy Wydruk dokumentów sprzedaży Zmiana sposobu płatności Zmiana stawki VAT Faktura sprzedaży • • • • • Wystawianie faktur sprzedaży Edycja faktur sprzedaży Usuwanie faktur sprzedaży Blokowanie faktur sprzedaży Fiskalizacja faktur sprzedaży Paragon • • • • • Wystawianie paragonów Edycja paragonów Usuwanie paragonów Blokowanie paragonów Fiskalizacja paragonów Faktura eksportowa • • Wprowadzanie faktur eksportowych Edycja faktur eksportowych • • • Usuwanie faktur eksportowych Blokowanie faktur eksportowych Fiskalizacja faktur eksportowych • • • Wystawianie faktury WDT Edycja faktury WDT Usuwanie faktury WDT • Blokowanie faktury WDT Korekta sprzedaży • • • • • • • • Przeglądanie listy korekt sprzedaży Wprowadzanie korekt sprzedaży Edycja korekt sprzedaży Usuwanie korekt sprzedaży Eksport korekt sprzedaży Import korekt sprzedaży Wydruk korekt sprzedaży Blokowanie korekt sprzedaży Faktura zaliczkowa i jej korekta • • • • • Przeglądanie list faktur zaliczkowych i ich korekt Eksport faktur zaliczkowych i ich korekt Zmiana rodzaju i wartości cen sprzedaży Wydruk faktur zaliczkowych i ich korekt Zmiana sposobu płatności Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów (WDT) 15-16 Administrator Tabela 4 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Magazyny” (ciąg dalszy): Uprawnienia wewnątrz firm Magazyny: Dokumenty sprzedaży:: Faktura zaliczkowa • • • • Wprowadzanie faktur zaliczkowych Edycja faktur zaliczkowych Usuwanie faktur zaliczkowych Blokowanie faktur zaliczkowych Korekta faktury zaliczkowej • • • • Wprowadzanie korekt faktur zaliczkowych Edycja korekt faktur zaliczkowych Usuwanie korekt faktur zaliczkowych Blokowanie korekt faktur zaliczkowych Faktura zakupu • • • • • • • • Przeglądanie list faktur zakupu Wprowadzanie faktur zakupu Edycja faktur zakupu Usuwanie faktur zakupu Eksport faktur zakupu Import faktur zakupu Wydruk faktur zakupu Blokowanie faktur zakupu Korekta zakupu • • • • • • • • Przeglądanie list korekt zakupu Wprowadzanie korekt zakupu Edycja korekt zakupu Usuwanie korekt zakupu Eksport korekt zakupu Import korekt zakupu Wydruk korekt zakupu Blokowanie korekt zakupu Wydanie zewnętrzne • • • • • • • • Przeglądanie list dokumentów WZ Wprowadzanie dokumentów WZ Edycja dokumentów WZ Usuwanie dokumentów WZ Eksport dokumentów WZ Import dokumentów WZ Wydruk dokumentów WZ Blokowanie dokumentów WZ Przyjęcie zewnętrzne (PZ) • • • • • • Przeglądanie listy przyjęć zewnętrznych Wprowadzanie przyjęć zewnętrznych Edycja przyjęć zewnętrznych Usuwanie przyjęć zewnętrznych Eksport przyjęć zewnętrznych Import przyjęć zewnętrznych Zakupy: Dokumenty magazynowe: Administrator 15-17 Tabela 4 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Magazyny” (ciąg dalszy): Uprawnienia wewnątrz firm Magazyny: Dokumenty magazynowe: Rozchód wewnętrzny (RW) • • • • • • • • Przeglądanie listy rozchodów wewnętrznych Wprowadzanie rozchodów wewnętrznych Edycja rozchodów wewnętrznych Usuwanie rozchodów wewnętrznych Eksport rozchodów wewnętrznych Import rozchodów wewnętrznych Wydruk listy rozchodów wewnętrznych Blokowanie rozchodów wewnętrznych Przyjęcie wewnętrzne (PW) • • • • • • • • Przeglądanie listy przyjęć wewnętrznych Wprowadzanie przyjęć wewnętrznych Edycja przyjęć wewnętrznych Usuwanie przyjęć wewnętrznych Eksport przyjęć wewnętrznycH Import przyjęć wewnętrznych Wydruk listy przyjęć wewnętrznych Blokowanie przyjęć wewnętrznych Przesunięcia międzymagazynowe rozchodowe (MMW) • • • • • • • • Przeglądanie listy dokumentów MMW Wprowadzanie dokumentów MMW Edycja dokumentów MMW Usuwanie dokumentów MMW Eksport dokumentów MMW Import dokumentów MMW Wydruk dokumentów MMW Blokowanie dokumentów MMW Przesunięcia międzymagazynowe przychodowe (MMP) • • • • • • • • Przeglądanie listy dokumentów MMP Wprowadzanie dokumentów MMP Edycja dokumentów MMP Usuwanie dokumentów MMP Eksport dokumentów MMP Import dokumentów MMP Wydruk dokumentów MMP Blokowanie dokumentów MMP Remanent (RE) • • • • Przeglądanie listy remanentów Tworzenie remanentów Edycja remanentów Usuwanie remanentów 15-18 Administrator Tabela 4 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Magazyny” (ciąg dalszy): Uprawnienia wewnątrz firm Magazyny: Dokumenty magazynowe: • • • • • Eksport remanentów Wydruk remanentów Blokowanie /odblokowywanie pozycji remanentów Zatwierdzanie remanentów Anulowanie remanentów Zamówienie od klienta (ZK • • • • • • • • Przeglądanie listy zamówień od klientów Wprowadzanie zamówień od klientów Edycja zamówień od klientów Usuwanie zamówień od klientów Eksport zamówień od klientów Import zamówień od klientów Wydruk listy zamówień od klientów Blokowanie zamówień do klientów Zamówienie do dostawcy (ZD) • • • • • • • • Przeglądanie listy zamówień do dostawców Wprowadzanie zamówień do dostawców Edycja zamówień do dostawców Usuwanie zamówień do dostawców Eksport zamówień do dostawców Import zamówień do dostawców Wydruk listy zamówień do dostawców Blokowanie zamówień do dostawców • • • • • • • • Przeglądanie listy protokołów szybkiej produkcji Wprowadzanie protokołów szybkiej produkcji Edycja protokołów szybkiej produkcji Usuwanie protokołów szybkiej produkcji Eksport protokołów szybkiej produkcji Import protokołów szybkiej produkcji Wydruk protokołów szybkiej produkcji Blokowanie protokołów szybkiej produkcji • • Masowe blokowanie/ odblokowywanie dokumentów Zmiana informacji o towarze wewnątrz magazynu Remanent (RE) Zamówienia: Produkcja Protokół szybkiej produkcji Inne Inne Administrator 15-19 Tak jak w przypadku magazynów, bardziej szczegółowe uprawnienia dotyczące operacji wykonywanych w obrębie kasy, dostępne są dopiero po przyznaniu prawa dostępu do wybranej kasy. Rola uprawnień na zakładce „Kasy” została wyjaśniona w poniższej tabeli. Tabela 5 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Kasy”: Uprawnienia wewnątrz firm Kasy Dokumenty kasowe Dokumenty kasowe • • • Przeglądanie dokumentów kasowych Drukowanie dokumentów kasowych Rozliczanie dokumentów kasowych Dokumenty przyjęcia • • • Tworzenie dokumentów przyjęcia Edycja dokumentów przyjęcia Usuwanie dokumentów przyjęcia Dokumenty wydania • • • Tworzenie dokumentów wydania Edycja dokumentów wydania Usuwanie dokumentów wydania Schematy dokumentów kasowych • Przeglądanie schematów dokumentów kasowych • • • Tworzenie schematów dokumentów kasowych Edycja schematów dokumentów kasowych Usuwanie schematów dokumentów kasowych Raporty kasowe • • • • Przeglądanie raportów kasowych Tworzenie raportów kasowych Usuwanie raportów kasowych Podgląd dokumentów objętych raportem • • • • Przeglądanie raportów kasowych Tworzenie raportów kasowych Edycja raportów kasowych Usuwanie raportów kasowych • Przeglądanie stanu kasy Raporty kasowe Schematy raportów kasowych Stan kasy Stan kasy 15-20 Administrator Bardziej szczegółowe uprawnienia dotyczące operacji wykonywanych w obrębie rachunków bankowych dostępne są dopiero po przyznaniu prawa dostępu do wybranego rachunku. Rola uprawnień na zakładce „Rachunki bankowe” została wyjaśniona w poniższej tabeli. Tabela 6 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Rachunki bankowe”: Uprawnienia wewnątrz firm Rachunki bankowe Przelewy Przelewy • Przeglądanie przelewów • Tworzenie przelewów • Edycja przelewów • Usuwanie przelewów Schematy poleceń przelewu: Schematy poleceń przelewu: • Przeglądanie schematów poleceń przelewu • Tworzenie schematów poleceń przelewu • Edycja schematów poleceń przelewu • Usuwanie schematów poleceń przelewu Wyciągi bankowe Wyciągi bankowe • Przeglądanie wyciągów bankowych • Tworzenie wyciągów bankowych • Edycja wyciągów bankowych • Usuwanie wyciągów bankowych • Import poleceń przelewu do wyciągu • Rozliczanie wyciągów bankowych Schematy importu poleceń przelewu na wyciąg bankowy Schematy importu poleceń przelewu na wyciąg bankowy • Przeglądanie schematów importu • Tworzenie schematów importu • Edycja schematów importu • Usuwanie schematów importu Administrator 15-21 Rola uprawnień na zakładce „Lata obrachunkowe” została wyjaśniona w poniższej tabeli. Tabela 6 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Lata obrachunkowe”: Uprawnienia wewnątrz firm Lista lat obrachunkowych Plan kont • Przeglądanie planu kont • Dodawanie kont • Edycja kont • Dodawanie kont • Usuwanie kont • Przypisywanie kont do zestawień bilansowych • Drukowanie planu kont • Eksport planu kont • Import planu kont Biorąc pod uwagę, że jeden użytkownik może należeć do kilku grup, należy pamiętać, że jego ostateczne uprawnienie do konkretnej operacji, jest sumą uprawnień z poszczególnych grup. Oznacza to, że wystarczy przynależność użytkownika do jednej z grup, która ma uprawnienie do np. wystawiania dokumentów kasowych, aby taką operację mógł wykonać (pomimo że inna grupa do której należy, nie ma takiego uprawnienia przyznanego). Konfiguracja systemu Plik „config.xml” zawierający konfigurację systemu tworzony jest automatycznie podczas instalacji, a jego domyślna lokalizacja to „C:\Program Files\Raks\Bin”, o ile użytkownik nie zadecydował, że system RAKSSQL ma być zainstalowany w innej lokalizacji. W pliku tym może znajdować się wiele konfiguracji, o ile istnieje potrzeba przełączania się pomiędzy serwerami lub bazami danych, natomiast tylko jedna z nich może być ustawiona jako domyślna. Zawartość pliku konfiguracyjnego może być modyfikowana z poziomu programu administracyjnego RAKSSQL Administrator. 15-22 Administrator Lista dostępnych konfiguracji Kliknij prawym przyciskiem myszy aby wywołać podręczne menu okna Aby uruchomić program z żądaną konfiguracją nie ma potrzeby zmieniać jej na domyślną. Najwygodniej jest we właściwościach skrótu dopisać nazwę konfiguracji, zgodnie z którą program ma zostać uruchomiony. Wpisz nazwę, jeśli program ma być uruchamiany z konfiguracją inną niż domyślna Administrator 15-23 Definiowanie i edycja konfiguracji Informacje, jakie trzeba wypełnić w oknie definiowania konfiguracji, zależne są od rodzaju serwera, którego dana konfiguracja będzie dotyczyć. Wybierz rodzaj serwera baz danych Zaznacz, jeśli program powinien używać konfiguracji domyślnej W przypadku, gdy połączenie będzie odbywać się z serwerem lokalnym, wymagane jest podanie jedynie nazwy konfiguracji oraz lokalizacji baz danych. Natomiast gdy program powinien łączyć się z serwerem sieciowym, należy podać również nazwę serwera oraz adres IP (w przypadku gdy jest to wartość nie zmieniająca się). W zależności od rodzaju protokołów komunikacyjnych, na jakich bazuje sieć, w polu „Rodzaj serwera” należy wybrać jedną z wartości: • Serwer sieciowy TCP\IP • Serwer sieciowy NetBEUI Należy pamiętać, że w przypadku serwera sieciowego, jako „Lokalizację baz danych” należy wpisać ścieżkę do baz danych taką, jak to wynika z położenia baz na serwerze. Licencje Moduł administracyjny systemu RAKSSQL pozwala użytkownikowi kontrolować ilość stanowisk dla poszczególnych funkcjonalności. 15-24 Administrator Ustaw się na pozycji licencje aby wczytać licencje Wczytaj licencje, które otrzymałeś podczas zakupu programu W pierwszym etapie (zaraz po instalacji) należy wczytać licencje z pliku dla wersji ewaluacyjnej (demonstracyjnej) lub pełnej wersji programu. Licencję można również wprowadzić poprzez wpisanie zestawu 16- znakowych kluczy. W pliku z licencjami zapisany jest zbiór funkcjonalności dostępny w systemie. W przypadku wersji ewaluacyjnej konieczne jest wygenerowanie zamówienia określającego zakres funkcjonalny systemu RASSQL oraz podania danych kontaktowych. Zamówienie można wygenerować podczas uruchamiania dowolnego z programów. Wygenerowanie zamówienia wersji ewaluacyjnej będzie dostępne również w programie Administrator. Podczas uruchamiania programu bez wprowadzonej licencji pojawia się okno: Naciśnij przycisk aby zamówić licencję na wersję ewaluacyjną Administrator 15-25 Okno umożliwia zarówno wygenerowanie zamówienia wersji ewaluacyjnej jak i wczytanie licencji do systemu. Następnie, należy założyć firmę. Po zaakceptowaniu danych firmy pojawi się okno: Można wprowadzić dane przykładowe Jeśli użytkownik posiada wersje ewaluacyjną i chciałby mieć dane przykładowe podczas tworzenia bazy danych może wybrać opcję „Wprowadź dane przykładowe”. Następnie, należy dodać użytkowników oraz nadać im uprawnienia do poszczególnych funkcji systemu. Użytkownik, instalując program po raz pierwszy, w ciągu 30 dni od daty instalacji ma możliwość zapoznania się z programem, bez konieczności posiadania pełnej licencji na jego użytkowanie. W trakcie trwania tego okresu można go uruchamiać jednocześnie tylko na jednym stanowisku komputerowym (przy konfiguracji sieciowej). Po upływie 30 dni, program zostaje zablokowany - wymagane jest podanie klucza licencji podstawowej, który uzyskać można w dziale handlowym firmy MSM Sp. z o.o. Po nadaniu licencji podstawowej, program powinien zostać zarejestrowany w terminie do 60 dni, co potwierdza legalność zakupu, oraz umożliwia skorzystanie z dodatkowych opcji licencji (subskrybcja, zmiana rodzaju licencji, rozszerzanie możliwości). Rejestracja polega na wypełnieniu karty rejestracyjnej oraz przesłaniu jej na adres firmy MSM Sp. z o.o. drogą pocztową lub elektroniczną, a także na wprowadzeniu klucza rejestracyjnego uzyskanego od konsultanta firmy MSM Sp. z o.o. umożliwia wprowadzenie licencji dla wybranej opcji dostęp do dodatkowych, serwisowych funkcji (usunięcie licencji, konfiguracja stanowiska). Ich użycie powinno odbywać się wyłącznie na prośbę konsultanta firmy MSM Sp. z o.o. 15-26 Administrator Wirtualny System Plików Wirtualny system plików powstał w celu umożliwienia użytkownikowi stworzenia własnych wirtualnych dysków, które będą dostępne z programu RAKSSQL przez wszystkich użytkowników programu. Te wirtualne dyski dostępne są praktycznie w każdym miejscu w programie na zakładce „Załączniki” np. na dokumencie księgowym, dokumentach magazynowych, ewidencji środków trwałych, kartotece. Poprzez załączniki program umożliwia podpinanie dowolnych plików z bazy danych lub zamapowanych dysków sieciowych (utworzonych jako folder współdzielony) do dowolnie wybranych dokumentów. Aby stworzyć własny wirtualny dysk należy skorzystać z narzędzia dostępnego z poziomu administratora. Tutaj można wybrać opcję wirtualnego systemu plików. W tym oknie wyświetlona jest lokalizacja udziału. Tutaj także użytkownik może zdefiniować miejsce przechowywania plików. Po uruchomieniu okna „Wirtualny system plików” w systemie administrator widoczne będą wirtualne przestrzenie dyskowe. Przy pierwszym uruchomieniu programu będzie tam jedynie dostęp do bazy danych aktualnej firmy. Nie można utworzyć innego udziału umieszczonego w bazie danych. Administrator 15-27 Istnieje możliwość dodawania dowolnej ilości udziałów (dysków wirtualnych), na których pliki przechowywane są w folderach. Folderem współdzielnym może być każdy zamapowany dysk sieciowy. Aby przeglądać zawartość wirtualnych dysków należy wybrać z menu opcję „Administracja/Eksplorator systemu plików”. Po uruchomieniu systemu plików pojawi się okno, w którym będzie można przeglądać wspólne zasoby. Tu można wybrać utworzone w administratorze wirtualne przestrzenie dyskowe. Tutaj wyświetlane są pliki z wcześniej podanej lokalizacji. Usunięcie dowolnego katalogu lub pliku z okna „Eksplorator” dla folderu współdzielnego powoduje trwałe jego usunięcie z systemu. 15-28 Administrator Rozszerzenie utworzonej wcześniej bazy danych możliwe jest w każdym oknie, gdzie znajdują pojawia się załączniki np. na dokumencie sprzedaży. Po uruchomieniu przycisku się to samo okno „Eksplorator”, które można uruchomić z menu „Administracja” (patrz powyżej). Dostępne tu będą operacje ( po uruchomieniu prawego przycisku myszy): • Import plików z dowolnej lokalizacji • Tworzenie nowego folderu (można tu zaimportować dowolny plik) • Wklejanie wcześniej kopiowanych plików • Usuwanie nieużywanych plików W oknie „Eksplorator” należy zaznaczyć dowolny plik lub utworzony katalog i nacisnąć . Następnie pojawi się okno z opisem załącznika: Utworzone tutaj grupy mogą posłużyć do grupowania załączników Po zapisaniu powyższego okna załącznik zostanie przypisany do dokumentu. Do dokumentu może być przypisana dowolna ilość załączników. Administrator 15-29 Wszystkie przypisane załączniki widoczne będą w dokumencie na zakładce ”Załączniki”. Przykładowe okno: Pogrupowana lista dołączonych do dokumentu załączników 15-30 Administrator Dodawanie załącznika do dokumentu Usuwanie załącznika z dokumentu Obsługa baz danych W punkcie tym krok po kroku omówione zostanie tworzenie kopii zapasowej bazy danych oraz uaktualnienie wersji bazy danych. Kopia zapasowa Kopię zapasową bazy należy wykonywać możliwie często, proporcjonalnie do ilości operacji na niej wykonywanych. Kliknij aby zaznaczyć bazy, których kopia ma zostać utworzona Wciśnięcie przycisku umieszczonego na dole okna przeglądania, rozpoczyna proces tworzenia kopii zapasowej. Raport końcowy, który wyświetlany jest po zakończeniu kopiowania informuje, czy operacja przebiegła pomyślnie. Ponieważ program tworzy kopię wskazanych baz w tej samej lokalizacji, w której znajdują się bazy źródłowe, warto zadbać o ich przeniesienie na zewnętrzny nośnik danych. Bazy danych to pliki z rozszerzeniem „GDB” (np. Raks3000.gdb), a ich kopie znajdują się w plikach z rozszerzeniem „GBK” (np. Raks3000.gbk). Proces odtwarzania baz danych z kopii zapasowej jest równie prosty jak jej tworzenie – należy wskazać, które kopie mają zostać przywrócone. Kliknij aby zaznaczyć kopie, które mają być odtworzone Administrator 15-31 Uaktualnienie Okno narzędziowe aktualizacji zawiera informacje o bieżących wersjach baz danych, co pozwala w szybki sposób stwierdzić, czy wykonanie tej operacji jest konieczne. Aktualizacja baz danych uruchamiana jest automatycznie przez program instalatora tuż po instalacji nowej wersji, nie jest więc konieczne samodzielne uruchamianie tej funkcji. Wersja aktualna Jeżeli wymagana wersja baz danych jest różna od wersji bieżącej, a program nie uruchomił automatycznie modułu aktualizacyjnego (lub podczas aktualizacji wystąpiły błędy), należy samodzielnie zaznaczyć bazy danych, które powinny zostać zaktualizowane, a następnie uruchomić proces aktualizacji, po którego zakończeniu przedstawiony zostanie raport z przebiegu operacji. Zarządzanie wydajnością bazy danych Okno zarządzania wydajnością baz danych umożliwia modyfikację niektórych parametrów baz danych, mogących mieć wpływ na szybkość i poprawność działania systemu. Dzięki temu można lepiej dopasować mechanizm obsługi baz danych do warunków konkretnego systemu komputerowego (sprzęt, oprogramowanie, komunikacja sieciowa) oraz wymagań funkcjonalnych (ilość i charakter wprowadzanych danych). Okno to udostępnia też narzędzia do konserwacji i naprawy baz danych. Uwaga! Niewłaściwa konfiguracja może prowadzić do spowolnienia pracy lub unieruchomienia systemu, a w niektórych przypadkach do utraty danych. Z tego względu wszelkie 15-32 Administrator operacje dostępne z poziomu niniejszego okna powinny być wykonywane wyłącznie przez osobę posiadającą odpowiednią wiedzę i doświadczenie z zakresu zarządzania systemami baz danych. Modyfikacji parametrów oraz innych operacji dokonuje się niezależnie dla każdej bazy danych (bazy globalnej oraz baz wszystkich firm założonych w systemie). Stąd też pierwszą operacją, jakiej należy dokonać, jest wybór odpowiedniej bazy danych. Wówczas w sekcji „Właściwości bazy danych” wyświetlone zostaną bieżące wartości parametrów wybranej bazy. Dostępna pamięć (domyślna wartość: 2048) Wszelkie operacje związane z bazą danych są wykonywane na blokach pamięci zwanych stronami. Całkowita ilość pamięci, z jakiej może korzystać baza danych, jest równa rozmiarowi pojedynczej strony pomnożonemu przez liczbę dostępnych stron. W systemie RAKS SQL przyjęto, że rozmiar strony wynosi 4 KB. Wartość ta jest jednakowa dla wszystkich baz danych i nie podlega modyfikacji. Zatem jedyną metodą wpływania na rozmiar pamięci dostępnej dla bazy danych jest zmiana liczby stron, z których baza może na raz korzystać. Zwiększenie ilości pamięci, z której może korzystać baza danych, może dość istotnie poprawić wydajność systemu. Teoretycznie górnym limitem jest fizyczny rozmiar dostępnej pamięci RAM na serwerze. Trzeba jednak mieć na uwadze ilość jednocześnie obsługiwanych baz, a także wymogi pozostałego zainstalowanego oprogramowania. Z tego względu ilość dostępnej pamięci należy dobrać eksperymentalnie, badając wydajność systemu przy różnych ustawieniach. W praktyce, w typowych systemach komputerowych, liczba ładowanych stron nie powinna przekraczać 10000. Administrator 15-33 Automatyczne porządkowanie bazy danych (domyślna wartość: 20000) Przy każdej operacji edycji lub usuwania danych, oprócz nowych wartości w bazie zachowywana jest też kopia dotychczasowego rekordu. Powoduje to stopniowy przyrost rozmiaru bazy danych oraz spowolnienie dostępu do danych. Co pewien czas w bazie danych automatycznie uruchamiana jest procedura usuwania przedawnionych rekordów. Operacja ta nosi nazwę porządkowania bazy danych. O ile zysk z jej wykonania nie budzi wątpliwości, to jednak w chwili jej przeprowadzania następuje znaczny spadek wydajności serwera. Stąd też ważne jest, by odpowiednio dobrać odstęp pomiędzy kolejnymi wywołaniami operacji porządkowania. Administrator może określić, co ile transakcji następuje automatyczne uporządkowanie bazy danych. Można też całkowicie wyłączyć ten mechanizm (wpisując wartość '0'). W takim wypadku procedurę porządkowania należy okresowo wywoływać 'ręcznie', najlepiej w chwili najmniejszego obciążenia systemu. Natychmiastowy zapis danych (domyślna wartość: włączony) Opcja ta decyduje o tym, kiedy następuje fizyczny zapis zmian w bazie danych na dysk. • Przy włączonej opcji, wszystkie nowe i zmienione dane są natychmiast zapisywane na twardym dysku. Serwer czeka na zakończenie operacji zapisu i dopiero wtedy przystępuje do wykonywania następnych operacji. • Przy wyłączonej opcji zapis odbywa się asynchronicznie. Zmiany nie są od razu zapisywane na dysku, lecz przez pewien czas są buforowane w pamięci. To system operacyjny decyduje o tym, kiedy mają zostać ostatecznie zapisane. Ponieważ odbywa się to w równoległym wątku, program może od razu przystąpić do wykonywania następnych zadań, nie czekając na sfinalizowanie zapisu. Z praktyki wynika, że wyłączenie opcji zapisu natychmiastowego może znacznie poprawić wydajność systemu (w typowym przypadku około 4 razy, w przypadkach szczególnych nawet do 20 razy). Zapis asynchroniczny obarczony jest jednak ryzykiem utraty ostatnio wprowadzonych danych w przypadku zawieszenia systemu lub nagłego zaniku zasilania. Dlatego przed podjęciem decyzji o wyłączeniu opcji natychmiastowego zapisu danych należy uwzględnić następujące zagadnienia: Stabilność systemu operacyjnego Nie zaleca się stosowania zapisu asynchronicznego na serwerach z systemem operacyjnym Windows (zwłaszcza Windows 9x i Me). W razie zawieszenia takiego systemu ostatnio wprowadzone dane nie zostaną zapisane. Serwery linuxowe uważane są za stabilniejsze, jednak i tu zalecana jest duża ostrożność. Zabezpieczenie serwera przed utratą zasilania Aby zastosować zapis asynchroniczny na komputerze stacjonarnym, musi być on podłączony do urządzenia UPS. Na komputerach przenośnych (laptop) nie należy wyłączać zapisu natychmiastowego. 15-34 Administrator Sposób i intensywność wprowadzania danych Jeśli dane są wprowadzane jednocześnie z wielu stanowisk, raczej nie należy wyłączać opcji zapisu natychmiastowego. Uzupełnienie takich danych w razie ich ewentualnej utraty może być kłopotliwe. Jeśli natomiast planowana jest duża jednorazowa operacja wprowadzania danych (np. import dużej ilości danych z pliku), w celu jej przyspieszenia można spróbować użyć zapisu asynchronicznego. Kliknięcie przycisku [ZAPISZ] powoduje zapisanie aktualnego stanu parametrów bazy danych. Aby zapis był możliwy, w danym momencie nie może być innych aktywnych połączeń do wskazanej bazy danych. Przycisk [WCZYTAJ] pozwala napełnić pola edycyjne aktualnymi wartościami parametrów odczytanymi z bazy danych, zaś przycisk [DOMYŚLNE] - wartościami domyślnymi. Kliknięcie polecenia [UPORZĄDKUJ] powoduje natychmiastowe uruchomienie procedury porządkowania bazy danych, niezależnie od ustawień opcji porządkowania automatycznego. Narzędzia W punkcie tym omówiony zostanie monitor systemu oraz rejestr błędów, który ułatwia wymianę informacji z serwerem. Monitor systemu Monitor systemu jest narzędziem pozwalającym na szybkie sprawdzenie, którzy użytkownicy są aktualnie zalogowani do systemu. W oknie przeglądania zawarte są informacje o użytkowniku który jest zalogowany oraz o komputerze, z którego dokonano połączenia. Są to informacje istotne np. w przypadku dokonywania aktualizacji, gdy do systemu nie powinien być zalogowany żaden użytkownik. W skrajnych przypadkach, podczas awarii systemu (np. zawieszenie się komputera), może zaistnieć sytuacja kiedy pomimo iż użytkownik nie jest już zalogowany do Administrator 15-35 systemu, nadal jest widoczny w monitorze systemu - program nie pozwala wówczas na jego zalogowanie. W takim przypadku należy usunąć użytkownika w monitorze systemu (klawisz [USUŃ]). Informacje o serwerze Tutaj użytkownik może zapoznać się z informacjami o serwerze baz danych. W pierwszej sekcji – Informacje o serwerze bazy danych - można dowiedzieć się, jak nazywa się serwer, jaki jest jego adres IP, na jakim systemie operacyjnym działa, oraz jaka jest aktualna wersja środowiska Firebird, na którym serwer pracuje. W drugiej sekcji – Informacje o kliencie bazy danych - użytkownik może się dowiedzieć, w którym miejscu na komputerze klienta przechowywana jest biblioteka służąca do połączenia z bazą Firebird oraz podane są dane, którą wersję środowiska posiada komputer kliencki. Wskazane jest, aby wersje środowiska Firebird na serwerze i na komputerach klienckich były zgodne. W trzeciej sekcji – Informacje o aktywnych połączeniach - użytkownik może się dowiedzieć jaka jest ilość aktualnych połączeń z serwerem baz danych od czasu ustanowienia sesji oraz ilość aktywnych baz danych, na których aktualnie operuje serwer. Dalej wyświetlona jest lista plików aktywnych baz danych oraz ich lokalizacja na dysku serwera. Przyciskiem [Odśwież] lub klawiszem [F5] można odświeżyć zawartość strony, co może się okazać pomocne dla administratora przy pracy z większą ilością baz danych. 15-36 Administrator Wspólne funkcje systemu W rozdziale omówione zostaną wspólne dla całego systemu RAKSSQL funkcje takie jak koszyk edycji dokumentów, blokada, filtrowanie oraz drukowanie. Reguły pracy z dokumentami Reguły pracy z dokumentami: • Dokumenty wykorzystują dane zgromadzone w słownikach oraz kartotekach i na ich podstawie oraz na podstawie dodatkowych informacji związanych z danym dokumentem, dokonują zapisu. • Pozycja raz wpisana nie wymaga powtórnego wpisywania, a jedynie wyboru z listy. • Wystawianie dokumentów płatności odbywa się automatycznie. • Jednorazowo wpisany dokument zostaje zarejestrowany i jest przechowywany w bazie danych. Może być on wykorzystywany samodzielnie, jak i w powiązaniu z innymi zarejestrowanymi dokumentami do różnego rodzaju wydruków i zestawień. • Możliwość korekty (modyfikacji lub usunięcia) dokumentu daje użytkownikowi pełną swobodę w zarządzaniu wprowadzonymi danymi. • Program RAKSSQL daje możliwość wprowadzania dokumentów wstecz, jeśli rozpoczynamy pracę w trakcie roku podatkowego i zamierzamy uzupełnić dane od początku roku. Koszyk edycji dokumentów Koszyk jest miejscem przechowywania towarów podczas wykonywania na nich operacji (wydanie, przyjęcie towaru) oraz w sytuacjach awaryjnych programu. Podczas wydania towaru z magazynu towar jest zdejmowany ze stanu natychmiast. Wkładany jest do koszyka, a po zatwierdzeniu lub anulowaniu dokumentu jest z niego zdejmowany. Podczas przyjęcia towaru stan magazynu wzrasta dopiero po zatwierdzeniu dokumentu. Towar wkładany jest do koszyka a po zatwierdzeniu lub anulowany koszyk jest opróżniany. Program nie pozwoli wystawić dokumentu na towar, który znajduje się w koszyku. Interfejs 15-37 Gdy użytkownik zacznie modyfikować istniejący wcześniej dokument, a program zostanie zatrzymany w sposób nieprzewidziany (np. na skutek awarii komputera), wszystkie pozycje zostaną umieszczone w koszyku. Zawartość koszyka można podejrzeć w opcji „Administracja/Koszyk edycji dokumentów”. Po uruchomieniu tej opcji pojawia się okno: Towar w koszyku Wystawiany dokument Użytkownik Sposób usunięcia pozycji z koszyka W oknie „Podgląd zawartości koszyka edycji dokumentów” znajduje się informacja o: • • • Towarze – nazwa towaru, który znajduje się w koszyku (towar przechowywany w koszyku w trakcje operacji lub po awarii komputera). Dokumencie magazynowym – rodzaj i numer dokumentu wystawionego aktualnie przez innego użytkownika lub dokument sprzed awarii komputera Użytkowniku – identyfikator użytkownika, który jest w trakcie wystawiania dokumentu na innym stanowisku lub użytkowniku, który wystawiał dokument przed awarią. W dolnej części okna znajduje się sposób usunięcia pozycji z koszyka. Ideą całego mechanizmu jest to, by zatwierdzenie dokumentu lub anulowanie edycji natychmiast przywracało stan wejściowy. Jeśli awaria powstanie podczas dopisywania nowego dokumentu i ten sam użytkownik ponownie spróbuje wystawiać ten sam typ dokumentu, pozycje zostaną usunięte z koszyka a towary wrócą na magazyn. 15-38 Interfejs Uwaga W koszyku pamiętane są wszystkie pozycje towarowe, które z przyczyn awaryjnych programu nie zdążyły być zapisane podczas wystawiania dokumentu. Jeśli w koszyku są jakieś towary, wszelkie zestawienia, stan magazynu oraz remanent mogą pokazywać przekłamane informacje. Rejestr błędów Wszystkie awarie, jakie pojawią się w trakcie pracy w programie zostają rejestrowane. Rejestr błędów służy do analizy pojawiającej się awarii (wskazuje miejsce i okoliczności), szczególnie dla potrzeb serwisu. Każdy ze składników systemu RAKSSQL wyposażony został w mechanizm rejestracji błędów. Jest to narzędzie, które w bardzo znacznym stopniu ułatwia ewentualną wymianę informacji z serwisem. Rejestr błędów można odczytać bezpośrednio z modułu „Sprzedaż” lub też z modułu „Administrator” np. po uruchomieniu opcji „Administracja/Rejestr zdarzeń” w module „Sprzedaż” pojawia się tabela z listą i opisem błędów. Okno rejestru błędów podzielone jest na listę błędów oraz część informacyjną, w której znajdują się szczegółowe informacje dotyczące wskazanego błędu. W oknie „Rejestr błędów” można odczytać datę i godzinę zdarzenia, numer stacji roboczej, użytkownika, magazyn oraz nazwę firmy gdzie dane zdarzenie wystąpiło. W dole okna znajduje się opis każdego podświetlonego błędu. Interfejs 15-39 Przyciski umieszczone na pasku narzędziowym znajdującym się w górnej części okna, umożliwiają: Wydruk opisu błędu na drukarce Eksport opisu błędu do pliku tekstowego Wysłanie opisu błędu pocztą elektroniczną Zawartość rejestru błędów może zostać wyczyszczona przez użytkownika, który posiada przyznane uprawnienie do wykonywania tego rodzaju operacji. W tym celu należy nacisnąć przycisk [WYCZYŚĆ]. Blokowanie Blokowanie dokumentów jest procedurą, która zabezpiecza użytkownika przed usunięciem, lub korektą dokumentu, który znajduje się w magazynie. Zablokowany może być każdy wystawiony dokument. Opcja firmy - „Czy blokować dokumenty po wydruku?” (Administracja/ Parametry/ Parametry firmy) pozwala na automatyczne blokowanie wydrukowanych dokumentów. W dowolnym momencie każdy dokument może zostać odblokowany. Aby zablokować dokument należy: 1. Ustawić się na dokumencie, który mamy zamiar zablokować 2. 3. Nacisnąć ikonę , w górnej części każdego okna z dokumentami. W kolumnie „Blokada” pojawi się znak . 4. Ponowne kliknięcie ikony znika). odwołuje blokadę dokumentu (znak „Blokady” Program nie zezwala usuwać zablokowanych dokumentów. Podczas usuwania takiego dokumentu pojawi się komunikat: Przyciski zablokowanego dokumentu są nieaktywne. Aktywny jest jedynie [ANULUJ]. Program pozwala na podgląd danych w zablokowanym dokumencie, ale nie pozwala na jakiekolwiek jego zmiany. 15-40 Interfejs Program umożliwia blokowanie całych dokumentów oraz blokowanie poszczególnych pozycji na dokumencie. Zablokowany może być cały towar lub towar w konkretnej lokalizacji. Blokowanie pozycji odbywa się na dokumencie Korekta remanentu (Magazyn/Remanent). Podczas tworzenia korekty remanentu lub w trakcie jego edycji można wskazać asortyment który ma zostać zablokowany i nacisnąć przycisk [BLOKADA]. Obok zablokowanej pozycji pojawi się znak . Ponowne naciśnięcie przycisku [BLOKADA] usuwa znak „blokady”. Pozycja zostanie odblokowana, gdy Korekta remanentu zostanie zatwierdzona. Seryjne blokowanie dokumentów Program posiada możliwość seryjnego blokowania/odblokowywania odpowiedniej grupy dokumentów lub kodu dokumentu. Zablokować można wszystkie dokumenty lub dokumenty z podanego zakresu czasu (podajemy datę od której i do której będzie zmieniany status wybranych dokumentów). Aby zablokować konkretny rodzaj dokumentu należy postawić „ptaszek” przy odpowiednim kodzie dokumentu lub grupie dokumentów np. „Sprzedaż”. Dokument zablokowany Blokowanie dokumentu z podanego zakresu czasu Interfejs 15-41 Opcja ta pozwala seryjnie zablokować lub jeśli istnieje taka potrzeba odblokować odpowiednią grupę lub rodzaj dokumentu. Zablokowany dokument nie da się poprawić ani usunąć. Blokowanie dokumentów jest procedurą, która zabezpiecza użytkownika przed usunięciem, lub korektą dokumentu, który znajduje się w magazynie. Zablokowany może być każdy wystawiony dokument. Opcja firmy - „Czy blokować dokumenty po wydruku?” (Administracja/ Parametry/ Parametry firmy) pozwala na automatyczne blokowanie wydrukowanych już dokumentów bez ingerencji użytkownika programu. Oczywiście w dowolnym momencie każdy dokument może zostać odblokowany. Filtrowanie Łatwym i znanym sposobem wyszukiwania informacji jest filtr. Filtr pozwala na ograniczenie ilości aktualnie wyświetlanych pozycji na liście według podanych przez użytkownika kryteriów. Aby skorzystać z filtra należy uruchomić ikonę okna. w prawym górnym rogu każdego Po uruchomieniu ikony z filtrem, pojawia się okno: Osoba która utworzyła dokument Numer szukanego dokumentu Opcja używania drzewa Zakres dat wyszukiwania W oknie „Filtr dokumentów” użytkownik może wyszukać informacje po: • • Dokumencie (wybieramy z listy użytkownika, który utworzył dokument lub wpisujemy numer szukanego dokumentu) Dacie wystawienia dokumentu. Jeśli zaznaczymy pozycję „Użyj drzewa dat”, program szuka dokument korzystając z drzewa dat, jakie znajduje się z lewej strony każdego okna z dokumentami. Pozycja „Początek” i „Koniec” będą nieaktywne. 15-42 Interfejs Jeśli użyjemy drzewa dat i ustawimy się na określonej pozycji drzewa pojawią się dokumenty, które były wprowadzone tylko do tej grupy w drzewie. Jeśli odznaczymy opcję „Użyj drzewa dat”, będzie można wybrać zakres dat, za jaki mają pojawić się dokumenty. Opcja „Początek” i „Koniec” uaktywni się. Przycisk [WYCZYŚĆ] w oknie „Filtr dokumentów” kasuje wszystkie ustawienia. Aby zatwierdzić wpisane informacje i uruchomić filtr, należy nacisnąć przycisk [ZATWIERDŹ]. Po zatwierdzeniu tabeli na ekranie pojawią się tylko wyfiltrowane przez nas dokumenty. Ikona z filtrem podświetli się na czerwono. Drukowanie Drukowanie można uruchomić automatycznie po zakończeniu wprowadzania dokumentu i naciśnięciu przycisku [ZAPISZ] lub po kliknięciu rogu okna. w prawym górnym Drukowanie po zapisie ustawiane jest podczas definicji kodu dokumentu („Słowniki/Kody dokumentów/ - opcja - „Drukuj bezpośrednio po zapisie”). Jeśli w tym samym miejscu zaznaczymy opcję „Drukowania w serii”, wraz z drukowanym dokumentem wydrukuje się inny powiązany z nim, np. z fakturą zakupu wydrukuje się dokument przyjęcia zewnętrznego. Jeśli zaznaczymy opcję „Podgląd”, program umożliwi podgląd wydruku przed ostatecznym wysłaniem na drukarkę. Jeśli przed wydrukiem pokazują się parametry funkcji, definiując kod dokumentu ustawiono opcję pokazywania parametrów. W parametrach funkcji można zmienić domyślną drukarkę (jeśli jest podłączonych kilka drukarek) oraz ustawić opcję grupowania pozycji np. po rozmiarze, lokalizacji, terminie przydatności, uwagach do pozycji, cenie zakupu, itp. Istnieje możliwość drukowania na dokumentach: własnych indeksów i nazw towarów, lub indeksów i nazw towarów wg kontrahenta. W parametrach można ustawić również opcje wydruku w odcieniach szarości, możliwość wydruku nazwiska osoby wystawiającej dokument lub osoby upoważnionej do odbioru faktury. Parametry umożliwiają kilkukrotny wydruk egzemplarzy: oryginał, kopia, duplikat, ustawienie liczby kopii wydruku oraz drukowanie dowolnej nazwy miejscowości na dokumencie. Program umożliwia wydruk dokumentu w dowolnym czasie. Program automatycznie proponuje wydruk na drukarkę, która zdefiniowana jest w systemie jako domyślna. Jeśli pracujemy w sieci gdzie podłączonych jest kilka Interfejs 15-43 drukarek do każdego dokumentu można ustawić inna drukarkę domyślną (opcja „Administracja/ Parametry/ Parametry stanowiska”). Drukarkę domyślną zawsze można zmienić. W przypadku, gdy wydruk kierowany jest na ekran (podgląd wydruku), drukarkę można wybrać z okna podglądu. Tabela 1 Przycisk Przyciski pomocnicze w oknie „Podgląd”: Opis Powiększenie Po uruchomieniu tego przycisku można powiększyć lub zmniejszyć rozmiar raportu, ustawić na szerokość strony, ustawić całą stronę, ustawić dwie strony raportu. Otwórz raport Pozwala otworzyć zapisany wcześniej raport bez zamykania okna. Zapisz Raport W programie możliwe jest zapisywanie do pliku wygenerowanych zestawień. Pliki z rozszerzeniem .*.TXT i *.XLS mogą być otwierane w Excelu i tam dalej opracowywane. Można zapisać również do pliku: frp,.csv, prn (dla drukarek igłowych), pdf, html, rtf. Drukuj raport Naciśniecie tego przycisku powoduje wysłanie wszystkich bądź wskazanych stron do wydruku na drukarce. Znajdź tekst Po uruchomieniu tego przycisku pojawia się okno „Znajdź tekst”, w którym należy wpisać fragment szukanego tekstu. Program pozwala wybrać opcję przeszukiwania zakresu stron od pierwszej lub bieżącej strony oraz może uwzględniać wielkość liter. Pomoc kontekstowa Kliknięcie prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na podglądzie raportu przywołuje menu podręczne. Podwójne klikniecie pozwala na edycję strony (jeśli aktualnie jest to możliwe). Pojawi się okno „Projektant”, w którym można dopisać lub zmienić informacje na raporcie. „Projektant” umożliwia: poprzesuwanie kolumn lub tekstu dokumentu, zmianę nazwy lub rozmiaru czcionki dokumentu, pogrubienie lub podkreślenie tekstu w raporcie, zmianę koloru czcionki, rysowanie ramek lub krawędzi ramek, wczytywanie lub wyczyszczenie rysunku z pliku (podwójne kliknięcie na polu z rysunkiem): *.bmp; *.ico; *.wmf; *. emf. Rysunkiem może być logo firmy. Szczegółowy opis typu obiektów w raporcie oraz tworzenie raportów został zamieszczony w tekście pomocy uruchomianym po naciśnięciu przycisku F1. Zamknij podgląd Uruchomienie przycisku zamyka raport. 15-44 Interfejs Parametry każdej funkcji są zapamiętywane, a program przywołuje je w przypadku kolejnego jej użycia. Dla dokumentów niestandardowych utworzonych przez użytkownika, przy próbie uruchomienia wydruku może pojawić się komunikat: Jeśli pojawi się taka informacja, należy uruchomić opcje „Słowniki/ Kody dokumentów/ Sprzedaż” i sprawdzić, czy dokument posiada zdefiniowany wydruk dla tego kodu dokumentu. Ustawić się na dokumencie w oknie „Rodzaje dokumentów” (lewa strona okna) np. na pozycji „Faktury sprzedaży” i edytując odpowiedni dokument (prawa strona okna) w miejscu ‘Definicja wydruku’ wybrać pozycję „Wydruk” (przycisk ). Należy przypisać raport w wybranej grupie. Przypisany może być gotowy wydruk. Użytkownik ma też możliwość zdefiniowania nowego wydruku za pomocą generatora raportów, na podstawie gotowego wzorca. Sposób tworzenia nowych wydruków opisany jest w części „Generator raportów” niniejszej instrukcji. W kartotece kodów dokumentów magazynowych (uruchomionej w opcji „Słowniki/ Kody dokumentów/ Sprzedaż i Magazyn”) w rozszerzonej wersji programu – wersja Biura rachunkowe- znajduje się zakładka „Definicja typów dokumentów” gdzie można zdefiniować nowy typ wydruku. Nowy typ wydruku można jedynie dodać do najniższej gałęzi drzewa „Rodzaje dokumentów” określającej konkretny typ dokumentu taki jak „Paragon”, „Faktura zakupu”. Definiując nowy typ wydruku np. Paragon TXT można ustawić klawisze specjalne oraz klawisz skrótu do wydruku. Nowe zdefiniowane typy wydruku mogą być widoczne podczas drukowania, jeśli na zakładce „Kody dokumentów” (będąc w ww. opcji) przypiszemy do zdefiniowanego typu odpowiedni wydruk (w naszym przypadku Paragon TXT). Opcja ta może mieć zastosowanie w przypadku, gdy chcemy drukować dwa dokumenty sprzedaży jednocześnie w cenie zakupu i cenie sprzedaży. Ponieważ definiując wydruk (przy kodzie dokumentu) można ustawić jedynie jeden raport np. „Faktura - wydanie (ceny sprzedaży)” podczas wydruku proponowany będzie zawsze ten raport. Jeśli chcemy uzyskać wydruk w cenie zakupu należy zmienić raport w kodzie dokumentu na „Faktura – wydanie (ceny zakupu)”. Korzystając z możliwości definiowania typów dokumentów można zdefiniować dwa raporty jeden w cenie zakupu, drugi w cenie sprzedaży. Oba raporty będą dostępne podczas wydruku. Interfejs 15-45 Nowe zdefiniowane typy dokumentów na zakładce „Definicje typów wydruków” Do każdego dokumentu zdefiniuj odpowiedni raport wydruku To samo dotyczy sytuacji z drukowaniem – wydruk tekstowy na drukarce igłowej i wydruk na drukarce laserowej. Przełączanie się między wydrukami w kodzie dokumentu zastąpić można przez zdefiniowanie dwóch różnych typów dokumentów. Jeden z wydrukiem TXT na drukarkę igłową, drugi wydruk na drukarkę laserową. Po wydrukowaniu, dokument może zostać automatycznie zablokowany i nie będzie można go zmienić. Obok dokumentu pojawi się znak . Dokument zostanie zablokowany automatycznie po wydruku, jeśli zaznaczono opcję blokowania dokumentów w parametrach firmy (Administracja/Parametry firmy). Blokowanie/odblokowanie dokumentu zostało opisane w części „Blokowanie dokumentów” niniejszej instrukcji. Wszystkie dokumenty można wydrukować z opcji „Zestawienia/Generator raportów”. Wydruk raportów Po zdefiniowaniu parametrów wydruku i przypisaniu standardowego lub utworzonego przez użytkownika raportu do odpowiedniego dokumentu można przystąpić do procedury drukowania. Podczas definiowania parametrów wydruku (opcja „Słowniki/Kody dokumentów/Sprzedaż”) każdy dokument magazynowy posiada możliwość ustawienia opcji: • Podglądu 15-46 Interfejs • • Drukowania w serii Pokazywania parametrów Jeśli chcemy jedynie przejrzeć raport (bez wydruku), należy ustawić podgląd wydruku. Podgląd wydruku można ustawić indywidualnie dla dokumentu (opcja „Słowniki/Kody dokumentów/Sprzedaż”) lub dla wszystkich dokumentów i zestawień w programie (opcja „Administracja/Parametry/Parametry stanowiska”). Aby np. wraz z dokumentem zakupu drukował się dokument przyjęcia, definiując dokument zakupu zaznaczamy opcję drukowania w serii. Drukowanie w serii dotyczy wszystkich dokumentów. Jeśli przed wydrukiem pokazują się parametry funkcji, ustawiono opcję pokazywania parametrów. Domyślnie program proponuje wydruk dokumentu na drukarkę bezpośrednio po jego zatwierdzeniu, chyba, że w parametrach ustawiono opcję podglądu wydruku. W takim przypadku dokument najpierw pojawi się na podglądzie, gdzie można przejrzeć wprowadzone informacje a następnie można go wydrukować. Zapisanie raportu na dysku Wydruk raportu Zamykanie podglądu Zamykanie okna Zmiana rozmiaru raportu Przesuwa – nie raportu Interfejs 15-47 Raport na podglądzie dokumentu można: • . Po uruchomieniu tego przycisku można Powiększyć – ikona powiększyć/ zmniejszyć rozmiar raportu, ustawić na szerokość strony, ustawić całą stronę, ustawić dwie strony raportu. • . Uruchomienie tego Zapisać raport na dysku w wybranym formacje – ikona przycisku pozwala zapisać wybrany raport, by później go ponownie wczytać. • Otworzyć kolejny raport – ikona raport bez zamykania okna. • Wydrukować raport – ikona drukarce. • . Po uruchomieniu tego Znaleźć szukany tekst w dokumencie – ikona przycisku pojawia się okno „Znajdź tekst”, w którym należy wpisać fragment szukanego tekstu. Program pozwala wybrać opcję przeszukiwania zakresu stron od pierwszej lub bieżącej strony oraz może uwzględniać wielkość liter. • Skorzystać z pomocy kontekstowej – ikona . Generator Raportów dostarczany jest wraz z wbudowanym modułem „Projektant”, w którym tworzone są szablony wydruków i który pozwala na szybkie i łatwe projektowanie raportów. „Projektant” został stworzony z tzw. pływających paneli narzędziowych, które mogą być dostosowane przez użytkownika wedle własnych potrzeb. Ustawienia te są zapamiętywane i odtwarzane przy ponownym wywołaniu okna „Projektanta”. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na podglądzie raportu przywołuje menu podręczne. Podwójne klikniecie pozwala na edycję strony (jeśli aktualnie jest to możliwe). Pojawi się okno „Projektant”, w którym można dopisać lub zmienić informacje na raporcie. „Projektant” umożliwia: poprzesuwanie kolumn lub tekstu dokumentu, zmianę nazwy lub rozmiaru czcionki dokumentu, pogrubienie lub podkreślenie tekstu w raporcie, zmianę koloru czcionki, rysowanie ramek lub krawędzi ramek, wczytywanie lub wyczyszczenie rysunku z pliku (podwójne kliknięcie na polu z rysunkiem): *.bmp; *.ico; *.wmf; *. emf. Rysunkiem może być logo firmy. Szczegółowy opis typu obiektów w raporcie oraz tworzenie raportów znajduje się w tekście pomocy uruchomianym po naciśnięciu przycisku F1. • Zamknąć podgląd raportu – ikona . Pozwala otworzyć zapisany wcześniej . Pozwala uruchomić opcję drukowania na . Uruchomienie przycisku zamyka raport. Aby wydrukować dokument lub klika dokumentów w dowolnym czasie, należy skorzystać z ikony w prawym górnym rogu okna z listą dokumentów, np. jeśli chcemy wydrukować fakturę zakupu uruchamiamy opcję „Zakupy/ Zakupy” i ustawiając się na wybranym dokumencie naciskamy ikonę z drukarką lub klawisze [Ctrl+D]. Po uruchomieniu ikony przyjęcie zewnętrzne. 15-48 Interfejs pojawi się do wyboru lista dokumentów: faktura zakupu, Przed wydrukiem dokumentu mogą pojawić się parametry funkcji (jeśli w kodzie dokumentu zaznaczono „pokazywać parametry”). Parametry funkcji dotyczą ustawień konkretnego wydruku i mogą się od siebie różnić. Jeśli parametry funkcji się nie pojawiają, dokument wydrukuje się zgodnie z domyślnymi parametrami. Na przykład przy drukowaniu faktury zakupu pojawia się okno: Domyślna zdefiniowana w systemie drukarka. Możliwość zmiany na inną. Numer drukowanego dokumentu. Jeśli wskazujemy dokument do druku pozycja ta jest niewidoczna. Jeśli wydruk robiony byłby z listy raportów „Zestawienia/ Generator raportów” wskazujemy te pozycje ręcznie. Opcje grupowania i sortowania pozycji Warianty do zaznaczenia po uruchomieniu przycisku. Domyślnie ustawione opcje wydruku. Możliwość zmiany. Jeśli dany raport używa funkcji dostarczających zestawy danych do wykonania wydruku, należy zdefiniować wcześniej parametry, w oparciu o które dane te będą pobierane. Istnieje też możliwość określenia drukarki, na którą zostanie skierowany wydruk. Program automatycznie proponuje drukarkę, która zdefiniowana jest w systemie jako domyślna. Jeśli pracujemy w sieci, gdzie podłączonych jest kilka drukarek, do każdego dokumentu można ustawić inną drukarkę domyślną (opcja „Administracja/Parametry/Parametry stanowiska”). Drukarkę domyślną zawsze można zmienić w zatwierdzeniem parametrów funkcji każdego wydruku. W przypadku, gdy wydruk kierowany jest na ekran (podgląd wydruku), istnieje możliwość wyboru drukarki również z okna podglądu. Parametry każdej funkcji są zapamiętywane, a program przywołuje je w przypadku kolejnego jej użycia. Dla dokumentów niestandardowych utworzonych przez użytkownika programu przy próbie uruchomienia wydruku może pojawić się komunikat: Interfejs 15-49 Jeśli pojawi się taka informacja należy uruchomić opcje „Słowniki/Kody dokumentów/ Sprzedaż” i sprawdzić czy dokument posiada zdefiniowany wydruk dla tego kodu dokumentu. Ustawiamy się na właściwym dokumencie w oknie „Rodzaje dokumentów” (lewa strona okna) np. na pozycji „Faktury sprzedaży” i edytując odpowiedni dokument (prawa strona okna) wybieramy w miejscu „Definicja wydruku” – pozycję „Wydruk” (przycisk ) i przypisujemy raport w wybranej grupie. Użytkownik ma też możliwość zdefiniowania nowego wydruku za pomocą generatora raportów, na podstawie gotowego wzorca. Sposób tworzenia nowych wydruków opisany jest w części „Generator raportów” niniejszej instrukcji lub w instrukcji do generatora raportów. Więcej informacji ... Szczegółowe informacje dotyczące kodów dokumentów oraz opcji drukowania zostały opisane rozdziale „Słowniki”. Profile wydruków tekstowych Program umożliwia wydruk na drukarkach igłowych w trybie tekstowym. Okno służy do ustawiania profili wydruków. Znajduje się tu domyślna drukarka oraz jej ustawienia. Obecnie wspierana jest drukarka OKI Microline 3320, wymiary strony 131x61 znaków. Można również wprowadzić własne ustawienia. W tym: szerokość, wysokość, polskie znaki oraz ciąg inicjujący drukarkę. Szerokość oraz wysokość używana jest do przeliczania przez program wielkości kontrolek, które znajdują się na raporcie, tak by cała strona zmieściła się w swoich wymiarach. Jeśli ktoś używa wzorców wydruków dołączonych do programu nie powinien tych wartości zmieniać. Inaczej, wydruk może nie zmieścić się na stronie. Ciąg inicjujący jest to sekwencja kodów sterujących drukarek. #15 widoczny w tym oknie oznacza włączenie zagęszczonej czcionki. Domyślnie drukarka ma szeroką czcionkę, gdzie na stronie mieści się 80 znaków. Przy włączeniu zagęszczonej czcionki ilość znaków na stronie znacznie się zwiększy. 15-50 Interfejs W zależności od drukarki standard polskich znaków może być różny. Najczęściej jest to Latin 2. W programie znajduje się także mazowia lub bez polskich znaków. Bez polskich znaków ustawiamy wtedy, gdy drukarka drukuje krzaki zamiast polskich liter. Wprowadzone ustawienia profilu drukarki ustawiamy domyślnie w parametrach stanowiska naciskając Parametry stanowiska). w polu "Nazwa profilu" (Administracja/ Ustawienia/ Aby wykonać wydruk w trybie tekstowym należy: 1. Ustawić profil wydruku tekstowego dla drukarki (Administracja/ Parametry stanowiska/ Wydruki tekstowe). 2. Wybrać odpowiedni wzorzec wydruku (Słowniki/ Kody dokumentów). Ustawić się na dokumencie, nacisnąć przycisk [EDYTUJ], w miejscu "Definicja wydruku" kliknąć 3. przy pozycji "Wydruk". Na liście raportów znaleźć odpowiednią kategorię dokumentu i drukarkę. Wzorce takie mają nazwę kończącą się wyrażeniem "Drukarka igłowa". Kolektory danych Kolektor danych (zwany czasem inwentaryzatorem) to przenośne urządzenie służące do zbierania i przetwarzania danych, najczęściej z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych. Wyróżnić można kolektory pracujące on-line (z ciągłym podłączeniem do bazy danych, np. za pośrednictwem sieci Wi-Fi) oraz off-line (bez podłączenia). Nowa funkcjonalność systemu RaksSQL, o nazwie "kolektory danych" pozwala obecnie na pracę wyłącznie z kolektorami off-line, dlatego na nich skupimy się w dalszej części. Kolektor off-line'owy posiada pamięć potrafiącą pomieścić kartotekę artykułów oraz powiązanych z nimi danych (kodów kreskowych, ilości itp). Komunikacja systemu RaksSQL z kolektorem odbywa się za pomocą zewnętrznych aplikacji, dołączonych przez producenta kolektora, wywoływanych z poziomu programu w sposób przezroczysty dla użytkownika. Aby tak było konieczne jest jednak wprowadzenie "definicji kolektora", która określi parametry konieczne do uruchomienia zewnętrznej aplikacji jak również sam format wymiany danych. Po określeniu definicji kolektora, w oknie schowka pozycji udostępnione zostaną opcje importu/exportu danych do i z kolektora danych. Definicje kolektorów dodawać można z poziomu menu głównego okna modułu Sprzedaż. Po uruchomieniu opcji "Administracja/Kolektory danych' otwarta zostanie kartoteka definicji. Dodanie nowej definicji następuje po uruchomieniu przycisku [DODAJ] co spowoduje otwarcie okna: Interfejs 15-51 Wymiana danych zawsze odbywa się poprzez plik tekstowy. Określając "Polecenie pobrania danych" należy zatem zadbać, aby stosowny plik został utworzony. Następnie jego nazwę należy podać w polu "Plik wejściowy". Program zakłada, że plik ma uporządkowaną strukturę - tak jak plik CSV. Separator kolumn można określić według własnych potrzeb. Jeśli plik zawiera jakiś nagłówek o stałej ilości wierszy, można go pominąć ustawiając odpowiednią wartość w polu "Pomiń linie na początku pliku". Sekcja "Mapowanie danych" pozwala na określenie w których kolumnach znajdują się istotne dane. I tak, wpisując w "Kod kreskowy" wartość "[pole1]" określamy, że w pierwszej kolumnie znajduje się kod kreskowy artykułu. Proces mapowania danych można również przeprowadzić nieco wygodniej, przez wybór z okna podglądu danych. Do tego niezbędny będzie podłączony kolektor danych (zawierający dane i eksportujący je w docelowym formacie). Po kliknięciu przycisku znajdującego się przy wybranym polu program poprosi o zezwolenie na pobranie danych z kolektora a następnie wyświetli okno z danymi wczytanymi z kolektora. Wówczas dwuklik na wartości z dowolnej kolumny spowoduje wpisanie odpowiedniej wartości do pola w sekcji "Mapowanie danych". Przycisk "Podgląd" pozwala na podgląd danych z kolektora po przemapowaniu kolumn - czyli tak jak zobaczy to program w czasie rzeczywistego importu. 15-52 Interfejs Urządzenia RCP Do niedawna RaksSQL umożliwiał jedynie import z dwóch formatów plików: PC-Therm oraz BiBi. Po wprowadzeniu do sprzedaży czytników linii papilarnych okazało się, że import danych z nowych czytników nie jest możliwy. To było powodem przebudowania mechanizmu importu danych, który jednocześnie został uelastyczniony i otwarty na nowe formaty. Podobnie jak w kolektorach danych użytkownik ma możliwość zdefiniowania własnego formatu pliku wejściowego (przy założeniu jednak, że jest to plik o uporządkowanej strukturze wierszy i kolumn). Po wejściu do kartoteki Urządzeń RCP dostępnej z menu okna głównego modułu KP (Administrator/Urządzenia RCP) można definiować własne źródła danych RCP. Okno edycyjne przykładowej definicji (plik z systemu PCTherm) przedstawia rysunek poniżej. Zdefiniuj format danych wejściowych Polecenie pobrania danych (o ile jest wypełnione) uruchamiane jest przed importem. Jeśli producent urządzenia udostępnił aplikację do automatycznego odczytywania danych do pliku, to można zautomatyzować proces odczytu. W przeciwnym razie należy ręcznie wyeksportować plik z danymi z zewnętrznego systemu. W polu "Plik wejściowy" można określić pełną ścieżkę do pliku z danymi. Jeśli to pole pozostanie puste, program poprosi o wybranie pliku w momencie importu danych. W kolejnych polach określić należy separator kolumn i ilość linii do pominięcia na początku pliku (jeśli plik zawiera nagłówek o stałej liczbie wierszy). Interfejs 15-53 Następnie, w sekcji "Mapowanie danych" należy zdefiniować format danych wejściowych. System wymaga pól "Identyfikator", "Data przejścia" oraz "Czas przejścia". Pole "Opis karty" jest opcjonalne i służy jako podpowiedź w czasie tworzenia powiązań pomiędzy identyfikatorami z RCP i pracownikami w systemie (może to być np. numer zapisany na karcie albo nazwisko pracownika z zewnętrznego systemu RCP). Właściwy import danych następuje z okna "RCP - Rejestr przejść", gdzie po wybraniu opcji "Import z" dostaniemy listę urządzeń zdefiniowanych w kartotece "Urządzenia RCP". 15-54 Interfejs Interfejs W rozdziale omówiona zostanie funkcjonalność okien programu. Interfejs użytkownika Po uruchomieniu programu, najważniejszym oknem jest okno główne. Poza oknem głównym, w trakcie pracy programu RAKSSQL wyświetlane są różnego typu okna dialogowe. Cześć z nich ma charakter edycyjny - użytkownik proszony jest o podanie pewnych informacji istotnych dla działania programu. Cześć okien dialogowych ma z kolei formę list wyboru, w których poprzez zaznaczenie odpowiednich pozycji wskazuje się dane przeznaczone do dalszego przetwarzania. Ostatnią kategorię okien stanowią różnego typu komunikaty, ostrzeżenia i pytania o potwierdzenie zamiaru wykonania określonej operacji. Obsługa interfejsu Okna programu RAKSSQL umożliwiają uzyskanie najważniejszych informacji bez potrzeby tracenia czasu na wykonanie dodatkowych zestawień. Pomagają znaleźć odpowiedź na wiele pytań dotyczących wprowadzonych danych. Pomaga dopasować wygląd programu do własnych potrzeb. Poczynając od ustawień głównego paska menu, gdzie użytkownik decyduje, które opcje lub ikony mają być widoczne, a które nie dostępne, kończąc na ustawieniach estetycznych jak kolorowanie lub siatkowanie okna. Interfejs 15-55 Można ukrywać, pomniejszać i powiększać kolumny. Należy złapać krawędź kolumny i przesuwając ją w bok regulować szerokość paska. Jeśli krawędź zostanie przesunięta maksymalnie w bok (w lewą stronę), kolumna zostanie ukryta i nie będzie widoczna podczas przeglądania. Okno filtru umożliwia filtrowanie danych wg dowolnie ustawionych parametrów lub dat Kliknięcie zatwierdza ustawione parametry filtrowania Należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasek, aby wywołać tabelę z menu kontekstowym. Opcje z tabeli zostały omówione poniżej Przycisk do zmiany parametrów stronicowania Zaznaczanie wielu pozycji dostępne jest w momencie wyboru odpowiedniej opcji z menu kontekstowego Kliknięcie przywraca ustawienia domyślne Każde uruchomione okno jest podzielone na dwie części: 1. Część pomocnicza z listą utworzonych przez użytkownika grup. 2. Część główna z listą dokumentów, kontrahentów, towarów itd. w zależności od rodzaju otwartego okna. Zakładanie grup zostało dokładnie opisane w rozdziałach „Zakładanie grup kontrahentom” oraz „Zakładanie grup towarom”. Okno główne składa się z dwóch części 1. szarej (nieruchoma część okna) 2. białej (ruchoma część okna). W części szarej znajdują się informacje najważniejsze np. nazwa kontrahenta. W części białej znajdują się pozostałe informacje. Istnieje możliwość przenoszenia kolumn z jednej części do części drugiej W części białej można przesuwać kolumny zgodnie z kierunkiem strzałek (w lewo lub w prawo). W szarej części kolumny nie przesuwają się, są stale widoczne na ekranie. 15-56 Interfejs Szerokość kolumn można odpowiednio pomniejszyć lub zwiększyć w zależności od ilości wyświetlanych informacji. Program umożliwia wyszukanie informacji po określonym nagłówku/ nagłówkach kolumn. Umożliwia szukanie informacji wykorzystując do tego celu opcję filtrowania danych. Metody przeglądania i wyszukiwania danych zostały opisane w dalszej części niniejszej instrukcji. Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny w oknie pojawia się tabela: , pozwala na przenumerowanie wszystkich pozycji w danej Opcja kolumnie. W efekcie dane mogą być przenumerowane w porządku chronologicznym (np. w kolumnie „Numer”) lub alfabetycznym (np. w kolumnie „Nazwa skrócona dostawcy”). Taki sam efekt daje kliknięcie przy określonym nagłówku kolumny. Opcja którym się ustawimy. umożliwia pogrupowanie danych według pola na powoduje, iż na ekranie pojawia się informacja Klikniecie opcji „Przeciągnij tutaj nagłówek kolumny według której ma nastąpić pogrupowanie”. Przeciąganie nagłówków polega na przesunięciu wybranego nagłówka kolumny w górę, aż pojawią się dwie zielone strzałki. Grupowanie może odbywać się po wielu nagłówkach kolumn jednocześnie. Interfejs 15-57 Opcja oknie. umożliwia automatyczne rozwijanie wszystkich grup w umożliwia automatyczne zwinięcie wszystkich Opcja rozwiniętych grup na ekranie. Opcja umożliwia podsumowanie kolumny na której się znajdujemy np. „Wartość netto”, „Kwota VAT”, „Wartość brutto”. Podsumowanie może być wartościowe lub ilościowe np. podsumowanie kolumny „Numer FZ”, gdzie sumowana jest ilość wystawionych faktur. Można włączyć podsumowanie w stopce, podsumowanie w grupach lub wyliczać podsumowanie tylko dla zaznaczonych elementów. Po włączeniu podsumowania w stopce - w dolnej części tego okna powinien pojawić się szary pasek. Jeśli wybrano podsumowanie w grupach - pod każdą grupą powinien pojawić się dodatkowy szary pasek. Opcja "Podsumowanie w grupach" jest dostępna dla zgrupowanych danych (np. w wyniku przeciągnięcia nagłówka kolumny w górę okna). Sumowane są pojedyncze kolumny. Aby podsumować wybraną kolumnę należy ustawić się na dodatkowym szarym pasku, na kolumnie, która ma być podsumowana i nacisnąć prawy przycisk myszy. Pojawi się tabela: Z tabeli wybrać odpowiednią opcje sumowania. Może być wyliczona minimum lub maximum z kolumny, zsumowana ilość pozycji w danej kolumnie lub średnia wartość z danej kolumny. Każde podsumowanie w grupach można ukryć lub w razie potrzeby uaktywnić. Do tego celu służy opcja . Pogrupowane dane można sortować wg. zgrupowanych wartości lub wg podsumowań grup. Opcja dostępna przy włączonym podsumowaniu w grupach. Sortowanie kolumn wg dowolnych podsumowań grup: np. sumy, minimum, maximum, ilości lub średniej jest dostępne z menu kontekstowego po uruchomieniu prawego przycisku myszy. Przykład grupowania i sortowania kolumn wg podsumowań grup dostępny jest poniżej. 15-58 Interfejs Opcja umożliwia zakratkowanie wszystkich kolumn w oknie, co znacznie ułatwia szukanie informacji. Opcja kratka jest szara. polega na pokolorowaniu białej (stałej) części okna. Co druga Opcja polega na uaktywnieniu możliwości zaznaczania danych np. wybranych faktur zakupu, które mają być wyeksportowane do innego edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego. Po uaktywnieniu opcji zaznaczania wielu pozycji, istnieje możliwość przeniesienia część danych (nie całej zawartości) np. do Excela. Do zaznaczania wielu pozycji służą klawisze [Shift + strzałka]. Opcja umożliwia chowanie niepotrzebnych kolumn. Na ekranie widzimy bardzo dużo danych. Wiele z nich jest nam nieprzydatnych zmniejsza to znacznie czytelność zestawienia. Program umożliwia wybranie i ukrycie tych kolumn, które są dla nas zbyteczne. Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na nagłówek kolumny i wybraniu opcji „Ukryj tę kolumnę” nagłówek kolumny znika. Jeśli chcemy ukryć kilka nagłówków kolumn jednocześnie należy wybrać opcję . W dolnym rogu okna pojawi się tabela „Dostosuj”. W tabeli znajdują się ukryte wcześniej kolumny, które można z powrotem przeciągnąć między wybrane nagłówki, lub schować do niej kolumny, które uważamy za nieprzydatne. umożliwia wyrównanie danych w tej kolumnie. Opcja Do wyboru: • Wyrównaj do lewej • Wyrównaj do prawej • Wyśrodkuj Jeśli chcemy by program wyrównał za nas dane w jednej kolumnie, wybieramy opcję . Jeśli chcemy aby program wyrównał dane we wszystkich kolumnach automatycznie wybieramy opcję . Jeśli program ma wyrównać wysokość kolumn wybieramy . Łatwym i znanym sposobem wyszukiwania informacji jest filtr. Filtr pozwala na ograniczenie ilości aktualnie wyświetlanych pozycji na liście według podanych przez użytkownika kryteriów. Aby skorzystać z wyszukiwania informacji należy uruchomić . Interfejs 15-59 Przykład grupowania i sortowania kolumn Chcemy uzyskać informacje jak na dzień dzisiejszy szacuje się prawdopodobieństwo szansy sprzedaży biorąc pod uwagę ich wartość netto. Jaka jest wartość szans sprzedaży dla prawdopodobieństwa 0% a jaka dla prawdopodobieństwa 100%. Aby uzyskać takie informacje należy wykonać klika kroków: Krok 1. Uruchamiamy opcję „CRM/Zarządzanie sprzedażą/Szanse sprzedaży”. Włączamy grupowanie wg kolumny „Prawdopodobieństwo”. Można to zrobić przeciągając nagłówek kolumny „Prawdopodobieństwo” w górę lub ustawić się na tym nagłówku i uruchomić menu prawym przyciskiem myszy oraz wybrać opcję „Grupuj wg tej kolumny” 15-60 Interfejs Krok 2. Z menu uruchomionego prawym przyciskiem myszy wybrać opcję „Podsumowanie/Podsumowanie w grupach”. Opcja „Ukryj podsumowanie po zwinięciu grupy nie powinna być zaznaczona”. Krok 3. Wybrać kolumnę „Wartość netto” po której chcemy sortować dane. Po uruchomieniu prawego przycisku myszy w dolnej części kolumny należy włączyć odpowiedni sposób podsumowania (Suma, Minimum, Maksimum, Ilość lub Średnia). Dla naszego przykładu należy wybrać „Suma”. Interfejs 15-61 Można zsumować dowolną ilość kolumn w zależności od informacji, które chcemy uzyskać. Krok 4. Można sortować dane w kolumnie „Prawdopodobieństwo” rosnąco lub malejąco, klikając na strzałkę „Góra/dół”. Sortuj góra/dół Krok 5. Należy ustawić się na zgrupowanym nagłówku „Prawdopodobieństwo[%]” i nacisnąć prawy przycisk myszy. Pojawi się menu kontekstowe, w którym znajdują się opcje: • „Sortuj wg zgrupowanych wartości” – sortowanie „rosnąco-malejąco” będzie odbywać się po zgrupowanym nagłówku (w naszym przypadku „Prawdopodobieństwo”), • Sortuj wg podsumowań grup” – sortowanie „rosnąco-malejąco” odbywać się będzie po włączonym wcześniej sposobie sumowania kolumny. Poniżej będą znajdowały się włączone sposoby podsumowania kolumn (w naszym przypadku „Suma dla Wartość (netto)”). 15-62 Interfejs Wg zestawienia największą wartość netto mają szanse sprzedaży z prawdopodobieństwem 15%, prawdopodobieństwo 100% mają szanse sprzedaży z wartością 133.159,00 co oznacza że o taką wartość wzrośnie nam sprzedaż w tym miesiącu. Wydruk z okna Użytkownik, w każdym miejscu w programie może uruchomić wydruk tego, co aktualnie widzi na ekranie swojego monitora. Może to być na przykład wydruk właśnie przeglądanej listy dokumentów sprzedaży, zakupu, dokumentów magazynowych lub listy kontrahentów, towarów itp. Aby uruchomić wydruk tabeli należy: 1. Kliknąć myszą przycisk lub nacisnąć klawisze [Ctrl+D]. 2. Wybrać z listy „Drukuj tabelę” lub nacisnąć klawisze [Ctrl+T] 3. Pojawi się okno „Podgląd wydruku”: Interfejs 15-63 Przykładowo, po uruchomieniu opcji „Drukuj tabelę” w menu „Sprzedaż/ Sprzedaż” pojawi się wydruk: Szerokość strony na podglądzie Drukowanie raportu Przewijanie kartek raportu Zamykanie raportu Projektor raportu Ilość stron raportu Rozmiar papieru W tabeli drukowane są dokumenty sprzedaży, jakie zostały wystawione w programie. Wydruk tabeli może być uruchomiony do pliku (opcja „Plik/ Drukuj”, pozycja „Drukuj do pliku”) lub bezpośrednio na drukarkę. Program umożliwia przed wydrukiem ustawienie strony, marginesów, rozmiaru papieru, orientacji wydruku (pionowa, pozioma), wpisanie nagłówka lub stopki oraz skalowanie wydruku dostosowując wydruk do procentowego rozmiaru tabeli lub dopasowując wydruk do szerokości strony. „Projektant” w opcji „Plik/ Projektuj” lub uruchomiony po naciśnięciu klawiszy [Ctrl+D] umożliwia pokazywanie lub ukrywanie: • • • • 15-64 Interfejs Band (nagłówka grupy) Nagłówków Stopek Stopek grup „Projektant” umożliwia włączanie lub wyłączanie: • Siatki • Siatki gałęzi • Siatki stopki grupy „Projektant” umożliwia ustawienie koloru: • • • • • Bandy (nagłówka grupy) Nagłówka Gałęzi grupowania Grupy stopki Siatki „Projektant” umożliwia zmianę czcionki oraz umożliwia dostęp do innych opcji programu. Program umożliwia formatowanie tabeli (opcja „Format”): • Numeru stron • Daty i czasu • Tła strony Program umożliwia łatwe poruszanie się po stronach wydruku opcja „Idź do” lub przyciski strzałek w górnym rogu okna. Konfiguracje gridu Program umożliwia dostosowanie sposobu prezentacji danych (dok. księgowych, rozrachunków, dok. sprzedaży i innych) do swoich potrzeb, wpływając zarówno na zakres widocznych danych (wybór kolumn, filtracja danych), jak i graficzny układ, w jakim są one wyświetlane (grupowanie, sortowanie, układ kolumn). Możliwe jest również proste prezentowanie danych (podsumowanie w grupach i stopce), to pozwala uzyskać pewne dodatkowe informacje bez potrzeby tworzenia odrębnych funkcji. Aby ułatwić ten proces możliwy jest zapis konfiguracji gridu, by móc do tych ustawień powrócić w przyszłości. Program umożliwia: - zapis kilku wersji ustawień gridu i wygodne przełączanie się pomiędzy nimi, - uniezależnienie ustawień niektórych gridów od wybranej firmy, - udostępnienie wybranych gotowych ustawień innym użytkownikom Interfejs 15-65 Użytkownik może w dowolnym momencie zapisać bieżący stan ustawień gridu pod określoną nazwą. Na tej podstawie jest budowana lista konfiguracji dostępnych dla danego gridu. Użytkownik może potem wybrać określoną konfigurację z listy i załadować ustawienia. W czasie trwania okna można wielokrotnie przepinać ustawienia. Po wczytaniu określonej konfiguracji można dokonać dalszej ręcznej korekty w ustawieniach gridu. W momencie zamknięcia okna ustawienia zapamiętają się. Użytkownik w momencie zapisu konfiguracji decyduje, czy ma być ona dostępna tylko w tej jednej firmie, czy też we wszystkich firmach. Użytkownik decyduje również, czy tworzona konfiguracja gridu ma być widoczna tylko dla niego (prywatna), czy udostępni ją innym użytkownikom (publiczna). Prawo edycji konfiguracji publicznej (w tym dostęp do przełącznika prywatna/publiczna) oraz do jej usunięcia jest zarezerwowane tylko dla twórcy rekordu ustawień oraz administratora systemu. Dostęp do opcji związanych z konfiguracjami odbywa się z poziomu menu kontekstowego gridu. Na głównym poziomie menu pojawi się opcja „Konfiguracje gridu”. Lista utworzonych przez użytkownika konfiguracji dostępna dla danego gridu Spowoduje ona rozwinięcie podmenu zawierającego następujące pozycje: 15-66 Interfejs • Górna część menu to dynamicznie tworzona lista wszystkich konfiguracji dostępnych dla danego gridu. Umożliwia wybór żądanej konfiguracji. • Opcja „Zapisz bieżącą konfigurację” spowoduje wywołanie okna edycji konfiguracji. Po podaniu nazwy i ustawieniu parametrów takich jak dostęp dla innych użytkowników i w innych firmach oraz ustawienia mówiące o tym, co zrobić z kolumnami gdy przybywa / ubywa pól ze struktury danych (opcje zaawansowane), konfiguracja gridu zostanie zapisana. Problemem dla mechanizmu wczytywania ustawień może być sytuacja, w której pomiędzy zapisem a odczytem zmienia się struktura danych (ubywa lub przybywa pól w zbiorze danych podpiętym do gridu) - przycisk [ZAAWANSOWANE]. Gdy w zbiorze danych podpiętym do gridu usunięto część pól, a w zapamiętanych ustawieniach pozostały po nich kolumny, funkcja wczytująca ustawienia może: - usunąć kolumny nie mające pokrycia w danych, - odtworzyć grid dokładnie w takiej postaci, w jakiej został zapamiętany, zostawiając nadmiarowe kolumny. Gdy w zbiorze danych podpiętym do gridu pojawiły się nowe pola, a w zapamiętanych ustawieniach nie ma dla nich kolumn, funkcja wczytująca ustawienia może: - automatycznie utworzyć kolumny dla nowych pól, - odtworzyć grid dokładnie w takiej postaci, w jakiej został zapamiętany, zostawiając nadmiarowe kolumny. Najlepszym rozwiązaniem wydaje się być układ, w którym brakujące kolumny same się utworzą, a zbędne usuną - domyśle ustawienia. Jednak w pewnych przypadkach dla poprawnego odtworzenia gridu może się okazać konieczne zachowanie nadmiarowych kolumn. Np. jeśli zostało włączone grupowanie po określonej kolumnie, to tej kolumny raczej nie można usunąć. • Opcja „Zarządzaj konfiguracjami ...” spowoduje pokazanie okna służącego do zaawansowanego zarządzania konfiguracjami. Na oknie tym znajduje się dostępna lista konfiguracji, zawierająca oprócz nazw także opis i informacje o ich twórcy. Dostępne są tam też opcje do edycji i usuwania konfiguracji. Interfejs 15-67 • Wybór opcji „Przywróć konfigurację startową” spowoduje powrót gridu do stanu, w jakim znajdował się w momencie pokazania okna. Chęć przeprowadzenia tej operacji trzeba będzie potwierdzić. • Wybór opcji „Przywróć konfigurację domyślną” spowoduje powrót gridu do ustawień „fabrycznych” (czyli do ustawień, jakie obowiązywały po zainstalowaniu programu). Chęć przeprowadzenia tej operacji trzeba będzie potwierdzić. UWAGA! Prawo edycji / usuwania ustawień gridu oznaczonych jako publiczne przysługuje tylko ich twórcy (i awaryjnie administratorowi systemu). 15-68 Interfejs Eksport/ Import W niniejszej instrukcji opisany został eksport oraz import danych do pliku XML,TXT, HTML, PDF, RTF, XLS, TIF. Opisany został wzorzec księgowań a także rozksięgowanie dokumentów importowanych do księgowości. Eksport danych do pliku XML Program RAKSSQL umożliwia eksport danych w formacie XML. Dane mogą być zaimportowane nie tylko do modułu RAKSSQL, ale również do innego systemu. W programie istnieją dwa rodzaje eksportu danych do pliku XML: 1. Eksport danych (dokumentów magazynowych, kartotek) 2. Eksport dla księgowości 1. Eksport danych służy przede wszystkim do przenoszenia danych magazynowych oraz kartotek między dwoma różnymi programami. Opcja ta może być również wykorzystana do przenoszenia danych do księgowości. Do pliku XML mogą być wyeksportowane: 1. Dokumenty sprzedaży • • • • • Faktury, paragony Korekty sprzedaży Zamówienia od odbiorców Cenniki Aktualne ceny sprzedaży 2. Dokumenty zakupu • • • Faktury zakupu Korekty zakupu Zamówienia do dostawców 3. Dokumenty magazynowe • • • Wydanie zewnętrzne Przychody zewnętrzne Przychody wewnętrzne Eksport/ Import 15-69 2. • • • • • Rozchody wewnętrzne MM Rozchodowe MM Przychodowe Remanent Stan magazynu 4. Kartoteki • • Kontrahenci Grupy kontrahentów • • • • Artykuły Grupy artykułów Receptury Rachunki bankowe 5. Słowniki • • • • • • • Rodzaje cen Rodzaje rabatów Sposoby zapłaty Stawki VAT Tabele kursowe Wzorce opisów Tabele odsetek 6. Kasa • Raporty kasowe 7. Bank • Wyciągi bankowe Eksport dla księgowości służy do przenoszenia dokumentów do księgowości. Do księgowości mogą być wyeksportowane następujące rodzaje dokumentów: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 15-70 Eksport/ Import Faktury sprzedaży Korekty sprzedaży Paragony Faktury zakupu Korekty zakupu Przyjęcia zewnętrzne Przychody wewnętrzne Wydania zewnętrzne 9. 10. 11. 12. Rozchody wewnętrzne Przesunięcia międzymagazynowe przychodowe Przesunięcia międzymagazynowe rozchodowe Remanent Wyżej wymienione dokumenty mogą być wyeksportowane ze wszystkich lub wybranych magazynów. Oprócz dokumentów magazynowych, do księgowości mogą być eksportowane również: 1. Raporty kasowe 2. Wyciągi bankowe Raporty kasowe oraz wyciągi bankowe mogą być eksportowane ze wszystkich lub wybranych kas/ rachunków bankowych. Aby wyeksportować dane do pliku XML należy: 1. Uruchomić opcję „Administracja/ Eksport/import (XML)” lub opcję „Administracja/ Księgowość” 2. Wybrać odpowiedni rodzaj eksportu: • • Eksport danych Eksport dla księgowości Eksport/ Import 15-71 Eksport danych Jeśli wybierzemy opcję „Eksport danych” (opcja „Administracja/ Eksport/import (XML) /Eksport danych”) pojawi się okno: Zakres eksportu Drzewo z listą grup, dokumentów, kartotek, słowników Eksportowane kody dokumentów Plik eksportu Z lewej strony okna znajduje się drzewko z listą grup, dokumentów, kartotek, słowników, raportów kasowych oraz wyciągów bankowych. Każda grupa np.„Sprzedaż” zawiera listę dokumentów, które mogą zostać wyeksportowane do pliku XML np. „Faktury i paragony”, „Korekty sprzedaży”, „Zamówienia od odbiorców” itd. Użytkownik może definiować, jakie rodzaje dokumentów zostaną wyeksportowane oraz sprecyzować zakres rekordów do wysłania. Program umożliwia eksport wszystkich dokumentów lub tylko z określonymi kodami, za pełny okres lub z konkretnego zakresu dat. Umożliwia eksport z wybranego magazynu, kasy lub rachunku bankowego (dotyczy raportów kasowych i wyciągów bankowych). Opis eksportu dokumentów zostanie omówiony na przykładzie jednego z nich. Aby wyeksportować faktury lub paragony należy ustawić się na pozycji „Faktury, paragony”. Z prawej strony okna „Eksport danych z programu” uruchomi się okno z „Parametrami eksportu paragonów i faktur sprzedaży”. 15-72 Eksport/ Import Tabela 1 Pola w oknie „Eksport paragonów i faktur sprzedaży” : Nazwa Znaczenie Parametry eksportu Eksport W oknie „Eksportu paragonów i faktur sprzedaży” wybieramy zakres eksportu: Do wyboru: • • • • Magazyn Nie eksportuj dokumentów sprzedaży (po wybraniu tej opcji faktury i paragony nie wyeksportują się) Eksportuj wszystkie dokumenty o wybranych kodach (po wybraniu tej opcji, w dolnej części okna należy zaznaczyć odpowiednie kody dokumentów do eksportu („ptaszek” przy kodzie dokumentu), dokumenty nie eksportowane odznaczamy – brak „paszka”) Eksportuj wszystkie zaznaczone dokumenty (po wybraniu tej opcji eksportowane są wszystkie faktury oraz wszystkie paragony bez możliwości odznaczenia kodu dokumentu) Opcja przewidywana na przyszłość ma za zadanie eksportowanie tylko zaznaczonych dokumentów w przeglądzie dokumentów danego typu. Eksportuj wszystkie dokumenty o wybranych kodach i z zadanego okresu (po wybraniu tej opcji uaktualnia się pozycja „Data początkowa „ i „Data końcowa” gdzie należy wybrać zakres dat eksportowanych dokumentów oraz zaznaczyć ich odpowiednie kody („ptaszek” przy kodzie dokumentu). Kody dokumentów oraz ich data wystawienia muszą mieścić się pomiędzy „Datą początkową” a „Datą końcową” włącznie z podanymi dniami. Jeśli wybierzemy opcję eksportu „Wszystkich dokumentów o wybranych kodach” lub opcje eksportu „Wszystkich dokumentów o wybranych kodach i z zadanego okresu” użytkownik posiada możliwość wybrania magazynu z którego dane będą eksportowane. Po uruchomieniu przycisku pojawia się lista magazynów. obok opcji „Magazyn” Jeśli chcemy wyeksportować dane z konkretnego magazynu należy wybrać odpowiedni magazyn. Każdy rodzaj dokumentu może być eksportowany z innego magazynu niż pozostałe. Kody dokumentów Kody dokumentów uaktywniają się jedynie dla opcji „Eksportuj wszystkie dokumenty o wybranych kodach” i „Eksportuj wszystkie dokumenty o wybranych kodach i z zadanego okresu czasu”. Oznacza to, że po wybraniu tych dwóch opcji eksportu użytkownik ma możliwość zdecydowania jakie dokumenty (o jakich kodach) mają być eksportowane, a jakie nie. Zakres dat „Data początkowa” oraz „Data końcowa” uaktywnia się tylko dla wybranego zakresu eksportu - „Wszystkie dokumenty o wybranych kodach i z zadanego okresu” Jeśli chcemy wyeksportować dokumenty za dany okres czasu należy wybrać przedział dat wprowadzania dokumentów. Eksportuj ceny zakupu Użytkownik posiada możliwość zaznaczenia opcji „Eksportuj ceny zakupu”. Po zaznaczeniu tej opcji oprócz podstawowych danych wyeksportuja się również dane dotyczące ceny zakupu towaru. Ponieważ ten plik może być wysyłany również do klienta opcję „Eksportuj ceny zakupu” można wyłączyć aby po imporcie klient nie widział za ile nabyliśmy dany towar a następnie im go sprzedaliśmy. Jeśli pole to zostanie odznaczone, w polach z cenami zakupu i wartościami w cenie zakupu program wpisze zera. Eksport/ Import 15-73 Eksportując kartoteki, użytkownik może zadecydować jakie dane mają być eksportowane np. zaznaczając eksport kartoteki artykułów użytkownik może wybrać, że eksportowane będą tylko towary lub towary i licencje. W dolnej części okna w pozycji „Eksportuj do pliku” znajduje się domyślna nazwa katalogu i pliku gdzie dane zostaną wyeksportowane. Użytkownik może wysłać wszystko do jednego katalogu lub podzielić dane na grupy i kolejno wysyłać je do różnych katalogów. Użytkownik ma zawsze możliwość zmiany domyślnego katalogu. Aby zmienić katalog domyślny należy uruchomić przycisk . Po zaznaczeniu danych do eksportu i ustawieniu parametrów eksportu należy nacisnąć przycisk [EKSPORTUJ]. Jeśli dane wyeksportują się prawidłowo pojawi się komunikat. Na przykład: Istnieje możliwość obejrzenia wyeksportowanych danych. Jeśli zaznaczymy opcję „Pokaż plik po zakończeniu eksportu” plik XML z danymi uruchomi się automatycznie. Eksport dla księgowości Do tej pory ogromnym problemem było rozksięgowanie danych magazynowych w systemie księgowym. Ponieważ inne systemy na to nie pozwalały, rozksięgowanie danych wysyłanych do księgowości odbywało się w samym programie magazynowym. Tam rozksięgowywano dokumenty na podstawie wbudowanego nie edytowalnego wzorca księgowania. Nie było też możliwości tworzenia własnych schematów, decydowania: jak, co i ile ma się eksportować. RAKSSQL stworzył taką możliwość. RAKSSQL ułatwia pracę wielu pracownikom na różnych szczeblach firmy np. magazyn, księgowość. Pozwala zdecydować użytkownikowi czy eksport danych i ich rozksięgowanie ma odbywać się w programie magazynowym czy w programie księgowym. Ponieważ magazynier nie musi znać się na księgowości wzorzec księgowania na podstawie którego dane będą rozksięgowane może przygotować mu księgowość. On tylko importuje gotowe wzorce, a jeśli się coś zmienia uaktualnia je. RAKSSQL umożliwia tworzenie gotowych wzorców w programie Sprzedaż i wysyłania ich np. do księgowości. 15-74 Eksport/ Import Istnieją dwa sposoby przenoszenia danych do księgowości. • Wysyłanie danych w postaci jednego lub kilku plików (XML) z danymi • Wysyłane rozksięgowanych już danych (rozksięgowanie odbywa się w programie magazynowym). Aby wysłać dane do księgowości w postaci pliku XML można skorzystać z opcji „Eksport danych” lub opcji „Eksport do księgowości”. Opcja „Eksport danych” została omówiona po wyżej. Jeśli wybierzemy opcję „Eksport dla księgowości” (opcja „Administracja/ Księgowość/ Eksport dla księgowości(XML)”) pojawi się okno: Zakres dat eksportu Zaznaczamy magazyn z którego eksportujemy dane Eksportowane dokumenty W pozycji „Przedział dat wystawienia” wybieramy z kalendarza okres, dla którego zostaną wyeksportowane dokumenty. „Data początkowa” i „Data końcowa” dotyczy wszystkich typów dokumentów. Okno „Parametry dla eksportu do księgowości” składa się z kilku zakładek: • • • • Parametry ogólne Magazyn Raporty kasowe Wyciągi bankowe Rola poszczególnych opcji w oknie „Parametry dla eksportu do księgowości” została wyjaśniona w poniższej tabeli. Eksport/ Import 15-75 Tabela 2 Pola w oknie „Parametry dla eksportu do księgowości” : Nazwa Znaczenie Parametry eksportu Parametry ogólne: Eksportowanie dokumentów Pozycja „Eksportowanie dokumentów” oznacza rodzaj eksportowanych dokumentów z punktu widzenia ich zaksięgowania w systemie RAKS SP. Eksportowanie dokumentów Pozycja „Eksportowanie dokumentów” oznacza rodzaj eksportowanych dokumentów z punktu widzenia ich zaksięgowania w systemie RAKS SP. Do wyboru: • • • Oznaczenie zaksięgowania Wszystkie (eksportowane będą wszystkie dokumenty) Tylko zaksięgowane (eksportowane będą tylko zaksięgowane dokumenty) Tylko niezaksięgowane (eksportowane będą tylko niezaksięgowane dokumenty) Użytkownik powinien zdecydować czy chce aby system „Oznaczał wyeksportowane dokumenty jako zaksięgowane”. Jeżeli tak to należy określić jak system ma się zachować w przypadku gdy napotka na dokument, którego nie będzie mógł zablokować na czas eksportu (może się tak zdarzyć, gdy ktoś inny edytuje lub usuwa ten dokument). Można zażądać: „Przerwania eksportu” lub „Kontynuacji eksportu z pominięciem dokumentów, których nie da się oznaczyć”. W drugim przypadku na zakończenie eksportu sekcji (na przykład raportów kasowych), w której nastąpiły problemy zostanie wyświetlony raport opisujący, których dokumentów nie dało się wyeksportować Plik eksportowy W pozycji „Eksport do pliku” określa się lokalizację pliku eksportu na dysku oraz to czy po zakończeniu eksportu chcemy od razu zobaczyć plik eksportu (z użyciem domyślnego programu - na przykład Microsoft Internat Explorer) Magazyn Lista magazynów Znajduje się tu lista założonych w programie magazynów. Na liście magazynów należy zaznaczyć, z których magazynów na nastąpić eksport. Pojawia się nazwa magazynu, numer magazynu, znacznik wybranego magazynu. Jeśli użytkownik chce wyeksportować dane tylko z wybranego magazynu musi ten magazyn zaznaczyć (postawić „ptaszka” w kolumnie „Wybrany”). Dokumenty Pod listą magazynów znajdują się typy dokumentów, które można wyeksportować. Zaznaczamy dokumenty, które mają być eksportowane. Do wyboru: • • • • • • • • • • • • • 15-76 Eksport/ Import Faktury sprzedaży Korekty sprzedaży Paragony Faktury zakupu Korekty zakupu Faktury zaliczkowe Korekty faktur zaliczkowych Przyjęcia zewnętrzne Przychody wewnętrzne Wydania zewnętrzne Rozchody wewnętrzne Przesunięcia międzymagazynowe przychodowe Przesunięcia międzymagazynowe rozchodowe Tabela 2 Pola w oknie „Parametry dla eksportu do księgowości”(ciąg dalszy): Nazwa Znaczenie Parametry eksportu Magazyn Dokumenty c. d. z poprzedniej strony . • • Remanent Szybka produkcja Raporty kasowe Lista kas Znajduje się tu lista kas na której należy oznaczyć z której kasy ma się odbyć eksport raportów kasowych. Wyciągi bankowe Lista rachunków bankowych Znajduje się tu lista rachunków bankowych na której należy oznaczyć z którego rachunku bankowego ma się odbyć eksport wyciągów bankowych Po zaznaczeniu parametrów eksportu należy nacisnąć przycisk [ZATWIERDŻ]. Jeśli w parametrach zaznaczymy opcję „Pokaż plik po zakończeniu eksportu” po wyeksportowaniu danych plik XML z danymi uruchomi się automatycznie. Użytkownik ma możliwość obejrzenia wysłanych przez niego danych. Eksport z poziomu okien przeglądu W programie RAKSSQL oprócz podziału na rodzaj wykonywanego eksportu do pliku XML istnieje podział na miejsca gdzie ten eksport może zostać wykonany. Program umożliwia eksport i import wszystkich dokumentów oraz kartotek z jednego miejsca w programie (opcja „Administracja/ Eksport/Import (xml)”oraz eksport poszczególnych dokumentów z poziomu pojedynczych okien przeglądu np. eksport dokumentów sprzedaży z okna „Sprzedaż – paragony faktury”. Do tego celu służy ikona „Pokaż menu eksportów” w prawym górnym rogu każdego okna. Menu eksportów uruchamiamy po kliknięciu na ikonę lub naciśnięciu kombinacji klawiszy [Ctr+Alt+E]. W zależności od rodzaju okna przeglądowego dostępne są dwa rodzaje ikon: - ikona uruchamiana w oknie z dokumentami sprzedaży, zakupu, dokumentami magazynowymi (WZ, PZ, MP, MW, RE), dokumentami bankowymi (wyciągi bankowe) oraz w oknie z kartotekami (kontrahenci, towary, receptury) i słownikami (rodzaje rabatów, sposoby zapłaty, stawki VAT, tabele kursowe, wzorce opisów, tabele odsetek. Eksport/ Import 15-77 Ikona wywołuje menu eksportów które pozwala na: • Eksport zaznaczonych pozycji do XML • Eksport zaawansowany do XML • Import dokumentów z XML - ikona uruchamiana w oknie z korektami sprzedaży, korektami zakupu, dokumentami magazynowymi (RW, PW, stan magazynu) oraz raportami kasowymi. Ikona wywołuje menu eksportów które pozwala jedynie na: • Eksport zaznaczonych pozycji do XML • Eksport zaawansowany do XML • Nie ma opcji Importu z XML. Aby wyeksportować zaznaczone pozycje do pliku XML należy: 1. Uruchomić odpowiednie okno przeglądu danych. 2. Włączyć opcje zaznaczania wielu pozycji (kliknąć prawym przyciskiem myszy na dowolnym nagłówku kolumny w otwartym oknie przeglądania danych i zaznaczyć w tabeli opcję „Zaznaczanie wielu pozycji”). 3. Zaznaczyć wybrane pozycje do eksportu [Shift + klawisze strzałek] 4. Nacisnąć ikonę 5. Wybrać opcję „Eksportuj zaznaczone (xml) lub nacisnąć [Shift+Ctrl+E] 6. Pojawi się okno: lub ikonę Wskaż miejsce eksportu Naciśnij klawisz aby rozpocząć proces eksportu Wpisz nazwę pliku eksportowego 6. Wskazać miejsce eksportu danych 15-78 Eksport/ Import 7. Wpisać nazwę pliku 8. Nacisnąć klawisz [ZAPISZ]. Program pozwala wyeksportować do pliku XML dokumenty z zadanego okresu czasu. Pozwala zaznaczyć określone typy dokumentów oraz parametry dodatkowe. Takie możliwości posiada opcja „Eksport zaawansowany (xml)” po uruchomieniu ikony lub ikony . Po uruchomieniu opcji „Eksport zaawansowany (xml) w oknie „Sprzedaż – paragony, faktury” pojawia się okno: Wybierz opcje eksportu Wybierz przedział eksportu Zaznacz odpowiednie typy dokumentów Parametry dodatkowe które mają być eksportowane Wpisz dowolną nazwę pliku W oknie „Parametry eksportu paragonów i faktur sprzedaży” należy wybrać rodzaj eksportu: czy eksportować wszystkie dokumenty czy tylko z zadanego okresu czasu? Jeśli użytkownik wybrał tę drugą opcję musi wskazać przedział czasowy w którym znajdują się eksportowane dokumenty. Można wskazać pojedyncze typy dokumentów, które mają być eksportowane lub wszystkie dokumenty. W naszym przypadku są to: • • • Faktury sprzedaży Paragony Faktury eksportowe W zależności od rodzaju okna przeglądowego gdzie dokonuje się proces eksportu, typy dokumentów będą inne. Eksport/ Import 15-79 Istnieje możliwość wskazania lub wyłączenia parametrów dodatkowych, które mają być eksportowane np.: • • • • • • • • • Cena zakupu Cena sprzedaży Stawki VAT Rabaty Sposoby zapłaty Artykuły Grupy artykułów Kontrahenci Grupy kontrahentów Aby zakończyć procedurę eksportu należy wskazać miejsce gdzie ten eksport ma się wykonać uruchamiając ikonę pliku może być dowolna. oraz wpisać nazwę pliku eksportowego. Nazwa Jeśli chcemy obejrzeć wynik eksportu należy zaznaczyć opcje „Pokaż plik na zakończenie eksportu” Oprócz eksportu do liku XML program umożliwia również eksport do plików: TXT, HTML, PDF, RTF, XLS, TIF. Opcja dostępna po naciśnięciu ikony lub i uruchomieniu “Eksportuj tabelę" lub naciśnięciu kombinacji klawiszy [Ctrl+E]. Więcej informacji ... Opis pliku eksportowego został zamieszczony w dalszej części niniejszego rozdziału. Procedura eksportu do pliku tekstowego oraz pozostałych wymienionych wyżej plików została omówiona w Rozdziale 2. Zawartość wyeksportowanych danych Wyeksportowane informacje o dokumentach podzielone są na następujące sekcje: 1. Główka dokumentu Data wystawienia dokumentu, nazwa, kod, numer. Informacje charakterystycznych dla każdego rodzaju dokumentów: • • • • 15-80 Eksport/ Import Dane nabywcy oraz płatnika – pełne, wraz z adresem, NIP-em itp. Dane dostawcy – pełne dane, wraz z adresem, numerem NIP itp. Daty sprzedaży/otrzymania dokumentu itp. Nazwa sposobu płatności i data płatności • 2. Wartość dokumentu netto, kwota VAT, wartość brutto (dla dokumentów w walucie są one podane w walucie dokumentu), wartość złotówkowa. Jeśli są to korekty faktur, to wartości podane są przed i po korekcie. Pozycje dokumentu Id, indeks własny, indeks i nazwa wg kontrahenta, ilość (przed i po korekcie), ceny: • • • • • Zakupu (chyba, że w opcjach np. WZ zaznaczono nie eksportowanie ich) Sprzedaży netto i brutto w walucie dokumentu Sprzedaży w złotówkach Rodzaj rabatu, rabat, rodzaj ceny sprzedaży Id stawki, wartość stawki, typ stawki Dla korekt pozycje są dwukrotnie – przed i po korekcie 3. Wartość dokumentu w stawkach (jeśli dokument jest powiązany z podatkiem VAT, np. dokumenty wewnętrzne) W sekcji tej zawarte jest Id stawki, jej wartość i typ, oraz kwoty netto, VAT i brutto w tej stawce. Dla korekt sekcja jest dwukrotnie – przed i po korekcie 4. Inne dane dodatkowe, np.: • • • 5. Dla korekt – lista wcześniejszych korekt, ich Id, numer, kod, data wystawienia Dla faktur VAT – lista skojarzonych WZ Itd. Jeśli wyeksportowany dokument jest przy imporcie zamieniany na dokument sprzedaży (np. zamówienie do dostawcy jest importowane jako zamówienie od odbiorcy lub od razu jako faktura VAT), w jego główce zawarte są dane o aktualnej firmie lub filii, tzn.: nazwa skrócona, numer NIP, id. Przy czym ID jest wysyłane w następujący sposób: • • Dla firmy ma zawsze wartość –1 Dla filii ma zawsze wartość -<id filii)-1 Z takimi ID dane o nich zawarte są w sekcji KONTAKTY. Eksport/ Import 15-81 Wzorce księgowań Program RAKSSQL umożliwia tworzenie własnych wzorców księgowań. Wzorce używane są jako automat do rozksięgowania dokumentów. Przy pomocy wzorca tworzone są pozycje (dekrety, zapisy w księdze), tworzone są zapisy w rejestrze VAT oraz rozrachunki. Wzorzec stosowany jest dla wszystkich dokumentów, które można wystawić w programie i zaksięgować jako dokument księgowy tj. faktur sprzedaży, zakupu, dokumentów magazynowych, dokumentów kasowych, wyciągów bankowych, dokumentów wydarzeń środków trwałych, list płatniczych i innych. Po wystawieniu tych dokumentów w księgowości powstają ich nagłówki. Wzorzec księgowy rozksięgowuje nagłówki dokumentów księgowych, które zostały zaimportowane z innego modułu RaksSQL lub pojawiły się automatycznie w systemie na liście dokumentów księgowych po ich wystawieniu. W systemie RaksSQL Finanse i Księgowość na liście dokumentów pojawiają się: - nagłówki dokumentów faktur sprzedaży, faktur zakupu, dokumentów magazynowych i innych (z systemu RaksSQL Sprzedaż), - nagłówki dokumentów listy płatniczej (z systemu RaksSQL Kadry Płace). - nagłówki dokumentów wydarzeń środków trwałych, dowodów wewnętrznych, spisów z natury, dokumentów kasowych, raportów kasowych, wyciągów bankowych wystawionych w tym samym module (z systemu RaksSQL Finanse i Księgowość). Wzorce księgowe definiowane są dla różnych typów dokumentu: dla dokumentów sprzedaży, zakupu, korekt, wyciągów bankowych, dowodów wewnętrznych, dokumentów środków trwałych, dokumentów kasowych, dokumentów płacowych itd. Dla każdego z nich należy zdefiniować inny wzorzec, ponieważ każdy z tych dokumentów jest księgowany inaczej (różne konta księgowe, wpis do rejestru VAT, tworzony rozrachunek – o tym wszystkim decydujemy tworząc taki wzorzec). Każdy z dokumentów może mieć inny kod dokumentu (Słowniki/Kody dokumentów). Na przykład, dokument typu faktura sprzedaży, może posiadać kilka kodów: FS, DSP, FSP, FV. Dla każdego takiego kodu może być utworzony inny wzorzec księgowy, gdy dokumenty z kodem FS księgujemy na inne konta niż dokumenty z kodem DSP. Jeśli niezależnie do kodu, dokumenty księgowane są na jedno konto, to w takim przypadku wystarczy stworzyć jeden wzorzec. Istnie pełna dowolność w tworzeniu wzorców. Wzorzec może być jeden dla wszystkich dokumentów określonego typu lub różnić się kodami. 15-82 Eksport/ Import Dodawanie własnych wzorców do rozksięgowania dokumentów następuje po uruchomieniu „Administracja/Księgowość” i wywołaniu opcji „Wzorce księgowań”. Możliwe jest również zaimportowanie istniejących już gotowych wzorców do programu. Wzorzec księgowań może być przygotowany np. przez księgowość i zaimportowany do programu RAKSSQL. W tym celu należy uruchomić przycisku [OPERACJE] i wybrać „Importuj wzorce z pliku”. Plik wzorców księgowań jest przechowywany w wirtualnym systemie plików (dodawanie wirtualnych przestrzeni dyskowych odbywa się w module Administrator, opcja "Wirtualny system plików"). Aby wybrać wzorzec, w otwartym przez program oknie należy: 1. Wskazać folder w którym zapisane są wzorce. 2. Wskazać poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy żądany plik z wzorcami. 3. Kliknąć przycisk Po kliknięciu przycisku [OTWÓRZ] program powraca do okna „Wzorce księgowań”, gdzie widoczna jest lista zaimportowanych wzorców, nazwa pliku na podstawie którego program dokona rozksięgowania danych oraz miejsce gdzie plik został zapisany. Eksport/ Import 15-83 Informacja o pliku, z którego zostały pobrane wzorce. W tej części okna program pokazuje dekrety przypisane do wskazanego wzorca. Lista utworzonych wzorców księgowania. Przyciski funkcyjne okna. Ich działanie zostało omówione poniżej. W otwartym oknie widoczne są zdefiniowane wzorce księgowań. Użytkownik ma możliwość dodawania, poprawiania, usuwania oraz zapisywania i odczytywania z pliku wzorców księgowań. Uwaga Aby wyeksportować gotowy wzorzec należy uruchomić przycisk [OPERACJE] i wybrać opcję „Eksportuj wzorce do pliku”. Plik może zawierać własne wzorce księgowania. Wzorce mogą być utworzone dla dokumentów, które zostaną rozksięgowane w Księdze Handlowej (dekrety), Księdze Podatkowej, Rejestrze Przychodów oraz Rejestrze VAT. Wzorce dotyczące Księgi Handlowej znajdują się na zakładce "Dekrety", wzorce które dotyczą Książki Przychodów i Rozchodów znajdują się na zakładce "Księga Podatkowa", a te które dotyczą Ryczałtu na zakładce "Rejestr Przychodów". Zakładka "Rejestr VAT" dostępna jest dla każdej formy opodatkowania. Widoczność wymienionych zakładek zależy od zdefiniowanych lat obrachunkowych. Aby pojawiła się zakładka dla Ryczałtu trzeba mieć zdefiniowany chociaż jeden rok z 15-84 Eksport/ Import rozliczaniem ryczałtu, aby pojawiła się zakładka Dekrety musi być zdefiniowany w programie choć jeden rok typu Księga Handlowa itp. Wszystkie z wymienionych wyżej opcji udostępniane są poprzez znajdujące się w prawym dolnym rogu okna przyciski funkcyjne. Naciśnięcie przycisku [DODAJ] umożliwia wprowadzenie nowego wzorca księgowania. Przycisk [POWIEL] umożliwia przepisanie wskazanego dekretu do nowej pozycji. Przycisk [EDYTU] umożliwia poprawienie wskazanej pozycji. Po naciśnięciu przycisku [USUŃ] następuje usunięcie wskazanego dekretu. Aby wprowadzić nowy wzorzec księgowania należy: 1. 2. 3. 4. Uruchomić opcję „Administracja/Księgowość” Wybrać pozycję „Wzorce księgowań” W oknie „Wzorce księgowań” nacisnąć przycisk [DODAJ] Pojawi się okno „Wzorzec księgowania”: Nagłówek wprowadzanego wzorca został opisany w tabeli. Dekrety przypisane do wzorca. Przycisk umożliwia dopisanie nowego dekretu do wzorca. Zamknięcie okna wraz z zapisaniem wprowadzonych zmian. Rezygnacja z zapisania wprowadzonych zmian. W otwartym przez program oknie „Wzorzec księgowania” należy uzupełnić opisane w poniższej tabeli pola oraz wprowadzić dekrety służące do rozksięgowania danych. Eksport/ Import 15-85 Tabela 3 Opis pozycji nagłówka okna „Wzorzec księgowania” Nazwa pola Znaczenie Identyfikacja: Nazwa Nazwa wprowadzanego wzorca jest określana przez użytkownika. Typ dokumentu Typ dokumentu wybierany jest z dostępnej listy. Dokonany tu wybór decyduje o tym jakie kwoty zostaną udostępnione przez program w trakcie wprowadzania dekretu w polu „Typ kwoty”. Kod dokumentu Wartość wpisywana do tego pola jest ściśle powiązana z wartością jaka została wpisana w module RAKSSQL SP, w polu „Kod” znajdującym się w oknie „Definicja dokumentu magazynowego”. Okno to jest wywoływane po wybraniu opcji „Słowniki → Kody dokumentów → Sprzedaż i Magazyn”. Użytkownik poprzez określenie różnych kodów dokumentu może dla tego samego typu dokumentu wprowadzić różne wzorce księgowania. Może być kilka wzorców, każdy z innym kodem. Dziennik FK Źródło daty księgowania/ Źródło operacji gospodarczej Należy podać symbol dziennika pomocniczego, do którego mają być zapisane importowane dokumenty. Wybieramy źródło daty księgowania. Źródłem daty księgowania może być: • • • data sprzedaży dokumentu data wystawienia dokumentu data płatności Przy dokumencie WNT pojawia się dodatkowo: • • • data dostawy data faktury dostawcy data wyliczana WNT Przy dokumencie TaxFree: • data przekroczenia granicy Przy korekcie: • data korekty Przy dokumencie prosta produkcja: • data wykonania Łącz rozrachunki Jeśli pole zostanie zaznaczone, to w obrębie dokumentu łączone są rozrachunki na tym samym koncie po tej samej stronie. Pole nie dostępne dla dokumentów: RW, PW, MMP, MMR, RE. Pomiń faktury zafiskalizowane Pole jest uaktywniane i automatycznie zaznaczane dla faktur sprzedaży. Jeśli program RAKSSQL SP współpracuje z drukarką fiskalną, to sprzedaż może być rozksięgowana w wyniku importu paragonów i zafiskalizowanych faktur sprzedaży (w tym przypadku pole należy odznaczyć) lub ręcznie na podstawie raportu uzyskanego z drukarki fiskalnej – w tym przypadku pole pozostaje zaznaczone, a dla paragonów nie wprowadza się wzorca księgowania. Pomiń dokumenty z raportu dobowego Jeśli opcja jest zaznaczona program pomija te dokumenty, które znajdują się na raporcie dobowym Zezwól na księgowanie kwot związanych z ..... Jeśli opcja jest zaznaczona program księguje kwoty związane z dokumentem np. różnice z podsumowań wg. wzorca księgowego. Jeśli opcja nie jest zaznaczona kwoty te nie są nigdzie księgowane (są pomijane). Scal zapisy wynikłe z różnic, z pozostałymi zapisami Funkcja pozwala na scalenie dekretów powstałych z wzorców księgowania różnic podsumowań dokumentu, z dekretami powstałymi z innych wzorców. 15-86 Eksport/ Import Po uzupełnieniu nagłówka „Wzorca księgowania” należy przejść do części „Dekrety” gdzie należy dodać dekrety dla definiowanego wzorca oraz części „Rejestry VAT” gdzie są umieszczane informacje dotyczące rejestracji VAT. Program umożliwia wprowadzanie dokumentu wiele razy do rejestru VAT. Każdy wpis na liście rejestracji VAT powoduje wpisanie wszystkich kwot dokumentu do rejestru w rozbiciu na stawki. Po naciśnięciu przycisku [DODAJ] wyświetlane jest okno „Konta księgowe”. Tabela 4 Opis pozycji okna „Konta księgowe” zakładka „Dekrety”: Nazwa pola Znaczenie Zastosuj do Wzorzec dekretacji można zastosować do pozycji, podsumowania lub płatności dokumentu. Domyślnie, wzorzec dekretacji jest zastosowany do "pozycji dokumentu". Jeśli w dokumencie występują różnice podsumowań, wzorzec dekretacji może być utworzony do "podsumowania dokumentu". Ustawiając zastosowanie do "podsumowania dokumentu" w polu TYP KWOTY pojawią się nowe pozycje których nie widać gdy wzorzec ustawimy do "pozycji dokumentu". Dla dokumentów: faktura sprzedaży, faktura zakupu oraz korekta zakupu można ustawić wzorzec do płatności dokumentu. Przykładowo, jeśli dla dokumentu sprzedaży na koncie 201-#o zastosujemy wzorzec do płatności a FS będzie posiadała kilka różnych sposobów zapłaty (karta, gotówka, czek, przelew) to po rozksięgowaniu nagłówka dokumentu wg. tego wzorca program zaksięguje odpowiednio kilka kwot operacji (karta 20 zł, gotówka-30 zł, czek -40 zł, przelew 100 zł) dodatkowo do konta 201 utworzone zostaną analityki odbiorców którzy będą uiszczać tę zapłatę. Konta księgowe: Maska numeru konta WN/MA Przynajmniej jedno z tych pól musi być wypełnione. Numer konta należy wpisać ręcznie. Do zdefiniowania numeru konta na które będą rozksięgowane dane używa się znaków specjalnych, można je wybierać z dostępnej listy po naciśnięciu przycisku . Opis znaków specjalnych został umieszczony w następnej tabeli. Typ kwoty Kwota dekretu wybierana jest z udostępnionej listy po naciśnięciu przycisku znajdującego się z prawej strony pola. To jakie kwoty zostaną udostępnione przez program do rozksięgowania uzależnione jest od wyboru dokonanego w polu „Typ dokumentu” znajdującego się w oknie „Wzorzec księgowania”. Nazwa kwoty Pole to jest aktywne tylko jeśli w pozycji „Typ kwoty” zostanie wybrana pozycja „ Kwota wg własnej definicji’. Przykładowo, jeśli dla list płatniczych chcemy zaksięgować nietypową wartość np. oddzielne księgowanie składki na Fundusz Pracy lub FGŚP, to korzystając z możliwości definiowania kwot dla eksportu do FK, jaki znajduje się w module Kadry Płace – w tym oknie należy wpisać nawę zdefiniowanej tam kwoty. Dokładny opis znajduje się poniżej. Dekret walutowy Można wprowadzić dekret walutowy. Po zaznaczeniu tej pozycji można wybrać czy waluta ma być pobierana z główki dokumentu czy poszczególnych pozycji. Waluta Program umożliwia decydowanie czy waluta dokumentu ma być brana z nagłówka dokumentu, czy z pozycji. Jeśli pozycje dokumentu mają inną walutę niż nagłówek można ustawić aby waluta brana była z pozycji. Jeśli jest jedna waluta powinna być brana z dokumentu. Opcja dotyczy jedynie wyciągów bankowych dla których walutą dokumentu jest waluta rachunku, a walutą pozycji waluta wybrana przy wprowadzaniu pozycji. Eksport/ Import 15-87 Tabela 4 Opis pozycji okna „Konta księgowe” zakładka „Dekrety” (ciąg dalszy): Nazwa pola Znaczenie Opis operacji Są do wyboru dwa znaki specjalne: %k – Nazwa kwoty lub jej opis. Pobierana jest treść z pola „Typ kwoty”, %p – Nazwa pozycji dokumentu lub jego opis. Znak zaleca się stosować jedynie przy wyciągach bankowych. Opis operacji można również wpisać z klawiatury. %n - Numer dowodu. Numer dowodu pobierany z dokumentu. %d - Numer dokumentu pobierany z dokumentu. %f - Numer dokumentu korygowanego. Symbol zwraca niepustą wartość w przypadku, gdy rozksięgowywane są korekty dokumentów handlowych. Do dekretu dodaj znacznik Znacznik, który zostanie dodany do wzorca będzie przypisany automatycznie po rozksięgowaniu do dekretu. Na podstawie znaczników przypisanych do dekretów można wykonać Zestawienie obrotów i sald. Przepisz znaczniki wg. Program umożliwia przepisanie znaczników z dokumentu źródłowego do tworzonego dekretu księgowego, pasujące do do zadanej maski. Do filtrowania znaczników służy maski wpisana w parametrach maska. Do dekretu księgowego pojawią się tylko konta pasujące do podanej maski. Można to pole zostawić puste. Znak [?] oznacza dowolną cyfrę lub literę. Znak [*] oznacza dowolny ciąg znaków. (Np.:[*] oznacza wszystkie znaczniki z dokumentu źródłowego, [A*] oznacza wszystkie znaczniki zaczynające się od "A", [AB??] oznacza wszystkie znaczniki zaczynające się od AB i dalej jego dowolne dwie pozycje np. ABCD, ABEF z dokumentu źródłowego. Rozbij pozycje: Jeśli opcja jest zaznaczona to kwota na koncie (po rozksięgowaniu) jest rozbijana na pozycje. Przykład: Jeśli na koncie 201 księgujemy kwotę brutto ze sprzedaży, na FS są dwie pozycje (marchewka, pietruszka), to po rozksięgowaniu mamy na koncie 201 dwa zapisy kwotę za marchewkę oraz oddzielnie kwotę za pietruszkę. Rozrachunek: Generuj rozrachunek dla konta Jeżeli konto rozrachunkowe jest należnością, to należy wybrać WN. Jeżeli konto rozrachunkowe jest zobowiązaniem należy wybrać Ma. Wyborów dokonujemy niezależnie od znaku księgowanej kwoty. Data operacji rozrachunku Pole aktywne dla pozycji rozrachunkowych. Domyślnie pojawiają się tu pozycje z pola "Źródło daty księgowania" w główce dokumentu. Lista dostępnych dat zmienia się w zależności od typu dokumentu. Data płatności rozrachunku Pole aktywne dla pozycji rozrachunkowych. Domyślnie pojawiają się tu pozycje z pola "Źródło daty księgowania" w główce dokumentu. Lista dostępnych dat zmienia się w zależności od typu dokumentu. Ograniczenia: Gdy data VAT Rozksięgowaniu podlegają wszystkie dokumenty które posiadają zapis w ewidencji VAT, takie gdzie data w ewidencji VAT jest z tego samego miesiąca co data księgowania, lub z późniejszego miesiąca. Jeżeli rodzaj kontaktu Do wyboru znajdują się tu opcje: Dowolny, Pusty, Firma, Pracownik. Pozycja "Rodzaj kontaktu" ma znaczenie przede wszystkim dla dokumentów gdzie występuje podział na kontrahenta (odbiorca, dostawca) i pracownika np. przy księgowaniu dokumentów kasowych i bankowych. Firma, pracownik - Można utworzyć dwie pozycji wzorców (dla pracownika i dla kontrahenta) i ustawić dla każdego inny rodzaj kontaktu. Dla pierwszego ustawić rodzaj kontaktu "pracownik", dla drugiego - rodzaj kontaktu "firma". Program użyje odpowiedniego wzorca w zależności od tego czy operacja jest dla pracownika czy dla kontrahenta. Jeżeli rodzajem kontaktu będzie pracownik to wzorzec będzie użyty jedynie przy 15-88 Eksport/ Import operacji z pracownikiem. Jeżeli rodzajem kontaktu będzie kontrahent to wzorzec będzie użyty jedynie przy operacji z kontrahentem. Dla pozostałych dokumentów np. magazynowych, sprzedaży, zakupu i innych można ustawić rodzaj kontaktu "Dowolny" lub "Pusty". Dowolny - nie ma znaczenia rodzaj kontaktu, może być nim pracownik lub kontrahent. Pusty - oznacza, że operacje nie posiadają kontrahenta (dotyczy to np. remanentu, stan magazynowy) Tabela 4 Opis pozycji okna „Konta księgowe” zakładka „Dekrety” (ciąg dalszy): Nazwa pola Znaczenie Użyj pozycji dla kwot Pole jest uaktywniane dla dokumentów korygujących oraz remanentu. Program udostępnia do wyboru trzy możliwości: • Dodatnich, wybierane są tylko kwoty dodatnie do rozksięgowania. • Ujemnych, wybierane są tylko kwoty ujemne do rozksięgowania. • Wszystkich, z dokumentu wybierane są zarówno kwoty dodatnie jak i ujemne do rozksięgowania. Jeśli dokument zawiera korekty dodatnie i ujemne, a użytkownik chce je księgować oddzielnie, to należy przygotować dwa niezależne wzorce księgowania. We wzorcu dla kwot dodatnich dekret wprowadzany jest tak jak dla sprzedaży/zakupu, po wybrać należy kwoty dodatnie, pole „Zmień znak kwoty” naciśnięciu przycisku pozostaje niezaznaczone We wzorcu dla kwot ujemnych sposób postępowania jest uzależniony od tego jak zostaną rozksięgowane dane, np.: 1. WN MA 201-0001 700 Przy takim księgowaniu korekty ujemnej w polu należy wybrać kwoty ujemne a pole „Zmień znak kwoty” pozostawić niezaznaczony. 2. WN MA 700 201-0001 Przy takim księgowaniu korekty ujemnej w polu należy wybrać kwoty ujemne a pole „Zmień znak kwoty” zaznaczyć.Pole to również bierze udział w rozksięgowywaniu remanentu. Sposób postępowania przy opisywaniu dekretów jest analogiczny jak przy korekcie. Zmień znak kwoty Zaznaczenie pola powoduje zmianę znaku księgowanej kwoty. Pole uaktywniane jest wraz z polem „Użyj pozycji dla kwot” i działanie jego jest również ściśle powiązane z tym polem. Znaczniki Ograniczenie znaczników Przy wprowadzaniu numeru konta w pozycji wzorca można posłużyć się specjalnym symbolem do rozksięgowania tych dokumentów, którym w module RAKSSQL Sprzedaż został on przypisany. Ponieważ w tym samym wzorcu np. dla dokumentów sprzedaży jest obsługiwane księgowanie pozycji bez przypisanych znaczników jak i tych którym zostały one przypisane, to program udostępnia następujące możliwości do wyboru: · Brak, na konto zostaną zaksięgowane dokumenty z przypisanymi znacznikami i bez znaczników · Bez znaczników, na to konto zostaną zaksięgowane tylko dokumenty bez przypisanych znaczników Ze znacznikami, program do rozksięgowania wybierze tylko dokumenty z przypisanymi znacznikami Znaczniki Jeśli po wyżej dokonano wyboru: · Występuje dowolny znacznik,- to do rozksięgowania będą wzięte dokumenty którym przypisano jeden z podanych znaczników .Znaczniki wybierane są po Eksport/ Import 15-89 uruchomieniu . Występują wszystkie znaczniki, jeśli ta pozycja zostanie wybrana, to program rozksięguje tylko te dokumenty, do których przypisano wszystkie znaczniki (np. Z1, Z2, Z3).. Aby wprowadzić pozycję do rejestru należy przejść na zakładkę „Rejestry VAT” i uruchomić przycisk [DODAJ]. Program umożliwia wprowadzanie dokumentu wiele razy do rejestru VAT. Każdy wpis na liście rejestracji VAT powoduje wpisanie wszystkich kwot dokumentu do rejestru w rozbiciu na stawki. Tabela 5 Opis pozycji okna „Konta księgowe” zakładka „Rejestry VAT”: Nazwa pola Znaczenie Użyj dla kwot Możliwe jest wprowadzenie kwot do rejestru VAT w zależności od ich znaku (dodatnie, ujemne, wszystkie). Umożliwia to rozbicie na dwa wpisy kwot dodatnich lub ujemnych. Typ rejestru W zależności od dokumentu inny będzie typ rejestru: • • Należny dla sprzedaży Odliczany dla zakupu Dla faktury WNT dostępny będzie należny i odliczany ponieważ cechą charakterystyczną tego dokumentu jest, to że powinien zostać wprowadzony jednocześnie do rejestru VAT należnego i naliczonego. Nazwa rejestru Źródło daty VAT Nazwa rejestru VAT, do którego mają być dopisane dokumenty. Można wywołać okno podpowiedzi z nazwami rejestrów VAT. Źródło daty wystawienia jest uzaleznione do rodzaju dokumentu. Może nim być: • data sprzedaży dokumentu • data wystawienia dokumentu • data płatności Przy dokumencie WNT pojawia się dodatkowo: • data dostawy • data faktury dostawcy • data wyliczana WNT Przy dokumencie TaxFree: • data przekroczenia granicy Przy korekcie: 15-90 Eksport/ Import • data korekty Przy dokumencie prosta produkcja: • data wykonania Rodzaj kwoty W zależności do rodzaju dokumentu rodzaj kwoty będzie inny. Dla dokumentów sprzedaży będzie to: • dostawa towarów i usług na terytorium kraju wewnątrzwspólnotowa • dostawa towarów • wewnątzwspólnotowa transakcja trójstronna (dostawa) • eksport towarów • wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów • wewnątrzwspólnotowa transakcja trójstronna (nabycie) • import usług • dostawa niepodlegająca VAT, z prawem odliczenia podatku • dostawa niepodlegajaca VAT bez prawa odliczenia podatku • dostawa towarów dla której podatnikiem jest nabywca Dla dokumentów zakupu będzie to: • nabycie pozostałych towarów i usług- odliczenie VAT w całości • nabycie pozostałych towarów i usług - częściowe odliczenie VAT • nabycie środka trwałego na własne potrzeby - odliczenie VAT w całości • nabycie środka trwałego na własne potrzeby - częściowe odliczenie VAT • nabycie towarów i usług bez prawa odliczenia VAT Wypełnienie deklaracji VAT-7 wymaga rozróżnienia rodzaju zakupu oraz ich związku ze sprzedażą zwolnioną z VAT. W poniższej tabeli opisane zostało znaczenie znaków specjalnych wykorzystywanych do zdefiniowania maski numeru konta w oknie „Konta księgowe”. Tabela 6 Opis znaków specjalnych wykorzystywanych do zdefiniowania maski numeru konta w oknie „Konta księgowe”: Nazwa pola Znaczenie Identyfikacja: *a Numer grupy kontrahenta (akwizytorów). Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z kartoteki kontrahentów, z okna „Definicja grupy” kontaktów, z pola „Konto FK akwizytora”. Jeśli w numerze konta wystąpi symbol oznaczający grupę, to w jego miejsce wstawiamy ciąg zbudowany z numerów wszystkich po kolei grup, przez które trzeba przejść po drzewie grup by dotrzeć do danego kontrahenta/artykułu. Poszczególne numery oddzielamy myślnikami. W ten sposób powstanie kilka poziomów analityki. Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie. Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [*a], <*a>, {*a} Reguły działania symbolu *a: • symbole zawierające nawiasy kwadratowe '[]' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym każdy element w drzewie musi mieć podaną odpowiednią analitykę – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań • symbole zawierające nawiasy '<>' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym puste analityki w drzewie są pomijane, bez generowania błędu • symbole zawierające nawiasy klamrowe '{}' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem tylko tej grupy, której bezpośrednio dotyczy wzorzec (ostatnia grupa w Eksport/ Import 15-91 strukturze) – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań *d Numer grupy kontrahenta (dostawców). Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z kartoteki kontrahentów, z okna „Definicja grupy” kontaktów, z pola „Konto FK dostawcy”. Przykładowy dekret: 202-*d Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie. Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [*d], <*d>, {*d} Reguły działania symbolu: • symbole zawierające nawiasy kwadratowe '[]' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym każdy element w drzewie musi mieć podaną odpowiednią analitykę – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań • symbole zawierające nawiasy '<>' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym puste analityki w drzewie są pomijane, bez generowania błędu • symbole zawierające nawiasy klamrowe '{}' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem tylko tej grupy, której bezpośrednio dotyczy wzorzec (ostatnia grupa w strukturze) – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań *o Numer grupy kontrahenta (odbiorców). Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z kartoteki kontrahentów, z okna „Definicja grupy” kontaktów, z pola „Konto FK odbiorcy”. Przykładowy dekret: 201-*o Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie. Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [*o], <*o>, {*o} Reguły działania symbolu: • symbole zawierające nawiasy kwadratowe '[]' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym każdy element w drzewie musi mieć podaną odpowiednią analitykę – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań • symbole zawierające nawiasy '<>' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym puste analityki w drzewie są pomijane, bez generowania błędu • symbole zawierające nawiasy klamrowe '{}' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem tylko tej grupy, której bezpośrednio dotyczy wzorzec (ostatnia grupa w strukturze) – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań *p Numer grupy kontrahentów (pracownika). Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z kartoteki kontrahentów, z okna „Definicja grupy", z pola „Konto FK pracownika". Jeśli w numerze konta wystąpi symbol oznaczający grupę, to w jego miejsce wstawiamy ciąg zbudowany z numerów wszystkich po kolei grup, przez które trzeba przejść po drzewie grup by dotrzeć do danego kontrahenta/artykułu. Poszczególne numery oddzielamy myślnikami. W ten sposób powstanie kilka poziomów analityki. Jeśli pole „Sumuj" nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie. Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [*p], <*p>, {*p} Reguły działania symbolu: • symbole zawierające nawiasy kwadratowe '[]' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym każdy element w drzewie musi mieć podaną odpowiednią analitykę – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań • symbole zawierające nawiasy '<>' powodują wygenerowanie numeru analityki z 15-92 Eksport/ Import uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym puste analityki w drzewie są pomijane, bez generowania błędu • symbole zawierające nawiasy klamrowe '{}' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem tylko tej grupy, której bezpośrednio dotyczy wzorzec (ostatnia grupa w strukturze) – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań #a Numer konta księgowego kontrahenta (akwizytora). Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z kartoteki kontrahentów, z okna „Dane kontaktu”, z pola „Konto FK akwizytora” znajdującego się na zakładce „Dane dodatkowe”. Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie #d Numer konta księgowego kontrahenta (dostawcy). Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z kartoteki kontrahentów, z okna „Dane kontaktu”, z pola „Konto FK dostawcy” znajdującego się na zakładce „Dane dodatkowe”. Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie. #o Numer konta księgowego kontrahenta (odbiorcy). Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z kartoteki kontrahentów, z okna „Dane kontaktu”, z pola „Konto FK odbiorcy” znajdującego się na zakładce „Dane dodatkowe”. Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie. $ Numer analityki magazynu. Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z kartoteki magazynów, z okna „Definicja magazynu”, z pola „Konto FK” znajdującego się na zakładce „Dane ogólne”. Przykładowy dekret: 331-$ Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie. Tabela 6 Opis znaków specjalnych wykorzystywanych do zdefiniowania maski numeru konta w oknie „Konta księgowe” (ciąg dalszy): Nazwa pola Znaczenie Identyfikacja: & Numer analityki grupy towarów. Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z kartoteki towarów, z okna „Definicja grupy towarów”, z pola „Konto księgowe”. Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie. W przeciwnym przypadku zsumuje pozycje towarowe dokumentu w obrębie grup towarów @ Numer analityki towaru. Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z kartoteki towarów, z okna „Definicja towaru”, z pola „Analityka FK” znajdującego się w nagłówku okna. Przykładowy dekret: 331-@. Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie. W przeciwnym przypadku zsumuje pozycje towarowe dokumentu w obrębie towarów. % Numer analityki rachunku bankowego. Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL Sprzedaż, z kartoteki rachunków bankowych, z okna „Rachunek bankowy”, z pola „Numer”. Przykładowy dekret: 131-% Jeśli pole „Sumuj” zostanie zaznaczone, to dokumenty będą sumowane w obrębie analityki konta bankowego. W przeciwnym przypadku powstaną niezależne dekrety na koncie analitycznym kasy dla każdej pozycji wyciągu bankowego. ^ Numer analityki kasy. Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z kartoteki Eksport/ Import 15-93 kas, z okna „Kasa”, z pola „Numer”. Przykładowy dekret: 101-^. Jeśli pole „Sumuj” zostanie zaznaczone, to dokumenty będą sumowane w obrębie analityki konta kasa. ! Numer analityki znacznika (po wykrzykniku podać początek nazwy). „!NAZWA": wprowadzenie symbolu wykrzyknika powoduje, że program traktuje wszystko co występuje po tym znaku (do następnego myślnika lub do końca napisu) jako początek nazwy znacznika np.: 010-!Nr-01 oznaczenie znacznika : Nr (wielkość znaków nie ma znaczenia). Na podstawie tak ustalonej nazwy wyszukiwany jest znacznik w dokumencie o takiej nazwie (lub początku nazwy). Na przykład w dokumencie może być znacznik „NR01". Jeżeli jest więcej takich znaczników, to brany pod uwagę jest tylko pierwszy. Przy braku znacznika dokument jest odrzucany. W miejsce wprowadzonego symbolu specjalnego wstawiany jest numer konta zapisany w definicji znacznika. Na przykład: jeśli znacznik „NR01"będzie miał zdefiniowane konto „001-02", to końcowy wygenerowany numer konta będzie wyglądał następująco: 010-001-02-01 Jeżeli znacznik nie zwiera definicji konta, to dokument jest odrzucany. Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [!xxx], <!xxx>, {!xxx}. Wszystkie symbole dotyczące znaczników (!xxx, [!xxx], <!xxx>, {!xxx}) działają jednakowo, zwracając analitykę znacznika, natomiast ujęcie znacznika w nawiasy pozwala na kontrolowanie długości nazwy znacznika (jako nazwa traktowany jest tekst w nawiasach, a nie tekst do najbliższego znaku myślnika '-'). Możliwe jest utworzenie numeru konta z dwu analityk znacznika nie oddzielonych myślnikiem. Załóżmy, że mamy trzy znaczniki: • 'aa' o analityce '201' • 'bb' o analityce '202' • 'cc' o analityce '203' Żądanie symbolu '!aa!bb-!cc', zwróci błąd braku poszukiwanego znacznika 'aa!bb'. Żądanie symbolu '!aa-!cc', zwróci '201-203'. Żądanie symbolu '[!aa]-[!cc]', zwróci '201-203'. Żądanie symbolu '[!aa][!bb]-[!cc]', zwróci '201202-203'. Żądanie symbolu '<!aa>-<!cc>', zwróci '201-203'. Żądanie symbolu '<!aa><!bb>-<!cc>', zwróci '201202-203'. *b Numer analityki grupa odbiorcy- Numer konta pobierany z grupy kartoteki kontrahenta wybranego na dokumencie sprzedaży jako odbiorca towaru. Do tej pory można było pobrać analitykę tylko od nabywcy na fakturze. #b Numer analityki dla kontrahenta odbiorca - Numer konta pobierany z kartoteki kontrahenta wybranego na dokumencie sprzedaży jako odbiorca towaru. Do tej pory można było pobrać analitykę tylko od nabywcy na fakturze. [ST] Numer konta środka trwałego pobierany jest z modułu RAKSSQL FK, , z okna "Środek trwały", z zakładki "Dane o amortyzacji" podzakładki "Dane podstawowe" pola "Numer analityki". Numer miejsca użytkowania środka. Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL FK, z kartoteki środków trwałych, z okna "miejsce użytkowania" z pola „Konto księgowe". Jeśli w numerze konta wystąpi symbol oznaczający miejsce użytkowania środka, to w jego miejsce wstawiamy ciąg zbudowany z numerów wszystkich po kolei miejsc, przez które trzeba przejść po drzewie by dotrzeć do właściwego miejsca użytkowania w którym znajduje sie środek trwały. Poszczególne numery kont oddzielane są myślnikami. W ten sposób powstanie kilka poziomów analityki. Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [MUZ], <MUZ>, {MUZ}. Reguły działania symbolu MUZ: • symbole zawierające nawiasy kwadratowe '[]' powodują wygenerowanie numeru [MUZ] 15-94 Eksport/ Import analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym każdy element w drzewie musi mieć podaną odpowiednią analitykę – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań • symbole zawierające nawiasy '<>' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym puste analityki w drzewie są pomijane, bez generowania błędu • symbole zawierające nawiasy klamrowe '{}' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem tylko tej grupy, której bezpośrednio dotyczy wzorzec (ostatnia grupa w strukturze) – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań Miejsce użytkowania przypisywane jest do środków trwałych podczas jego przyjmowania. W trakcie roku możliwa jest zmiana miejsca użytkowania (kolejne wydarzenie dla środka). [PMUZ] Numer poprzedniego miejsca użytkowania środka pobierany jest z modułu RAKSSQL FK, z kartoteki środków trwałych, z okna "Miejsce użytkowania" z pola „Konto księgowe". Jeśli w numerze konta wystąpi symbol oznaczający miejsce poprzedniego użytkowania środka, to w jego miejsce wstawiamy ciąg zbudowany z numerów wszystkich po kolei miejsc, przez które trzeba przejść po drzewie by dotrzeć do poprzedniego miejsca użytkowania. Poszczególne numery kont oddzielane są myślnikami. W ten sposób powstanie kilka poziomów analityki. Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [PMUZ], <PMUZ>, {PMUZ}. Reguły działania symbolu: • symbole zawierające nawiasy kwadratowe '[]' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym każdy element w drzewie musi mieć podaną odpowiednią analitykę – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań • symbole zawierające nawiasy '<>' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym puste analityki w drzewie są pomijane, bez generowania błędu • symbole zawierające nawiasy klamrowe '{}' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem tylko tej grupy, której bezpośrednio dotyczy wzorzec (ostatnia grupa w strukturze) – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań Aby powstał prawidłowy zapis uwzględniający poprzednie miejsce użytkowania musi wystąpić wydarzenie "Zmiana miejsca użytkowania środka" a następnie po tej operacji musi zostać utworzony Dokument wydarzeń ST który należy rozksięgować wg. wzorca z omawianym symbolem. [RKS] Numer rodzaju księgowego środka. Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL FK, z kartoteki środków trwałych, z okna "Rodzaje księgowe" z pola „Konto księgowe". Jeśli w numerze konta wystąpi symbol oznaczający rodzaj księgowy środka, to w jego miejsce wstawiamy ciąg zbudowany z numerów wszystkich po kolei rodzajów księgowych, przez które trzeba przejść po drzewie by dotrzeć do właściwego rodzaju księgowego do którego przypisany jest środek trwały. Poszczególne numery kont oddzielane są myślnikami. W ten sposób powstanie kilka poziomów analityki. Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [RKS], <RKS>, {RKS}. Reguły działania symbolu: • symbole zawierające nawiasy kwadratowe '[]' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym każdy element w drzewie musi mieć podaną odpowiednią analitykę – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań • symbole zawierające nawiasy '<>' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym puste analityki w drzewie są pomijane, bez generowania błędu • symbole zawierające nawiasy klamrowe '{}' powodują wygenerowanie numeru analityki z uwzględnieniem tylko tej grupy, której bezpośrednio dotyczy wzorzec (ostatnia grupa w Eksport/ Import 15-95 strukturze) – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań [KOSZT] Uwaga Numer konta miejsce powstawania kosztów pobierany jest z modułu RAKSSQL FK, , z okna "Środek trwały", z zakładki "Miejsca powstawania kosztów" z pola "Numer analityki". Dekrety mogą być wprowadzane zarówno jedno jak i dwustronnie. Pole „Sumuj” uaktywniane jest po wpisaniu znaku specjalnego. Wskazówka Wpisanie jednego znaku specjalnego w dekrecie powoduje wybranie całego numeru konta analitycznego z właściwej kartoteki. Wszystkie dekrety można kopiować w obrębie wprowadzanego wzorca poprzez wskazanie żądanej pozycji i naciśnięcie przycisku [POWIEL]. W wyniku użycia przycisku [POWIEL], program zdubluje cały wskazany wzorzec i udostępni go w nowym oknie do modyfikacji. Wprowadzone wzorce księgowania można modyfikować po naciśnięciu przycisku [EDYTUJ], a po użyciu przycisku [USUŃ] można kasować wskazane pozycje. Wskazane dekrety można usuwać poprzez naciśnięcie przycisku [USUŃ]. Uwaga Zarówno przy usuwaniu wzorców księgowania jak i zawartych w nich dekretach program nie ma żadnych ograniczeń na usunięcie wybranej pozycji. Aby poprawić wprowadzony dekret należy wskazać żądaną pozycję i kliknąć przycisk [EDYTUJ]. W celu zapisania danych należy nacisnąć przycisk [ZATWIERDŻ]. Aby zrezygnować z zapisania wprowadzonych zmian należy nacisnąć przycisk [ANULUJ]. Znajdujący się w oknie „Wzorce księgowań” przycisk [OPERACJE] udostępnia dwie opcje: • • „Importuj wzorce z pliku”, „Eksportuj wzorce do pliku”. Wybranie opcji importu wzorców z pliku daje możliwość zastąpienia wyświetlonych w oknie wzorców, wzorcami ze wskazanego pliku. Wybranie opcji eksportu wzorców do pliku daje możliwość zapisania bieżących wzorców do dowolnego pliku, w wybranym folderze na wskazanym dysku. 15-96 Eksport/ Import Definicje kwot dla eksportu do księgowości Program RAKSSQL umożliwia eksport wybranych dokumentów do księgowości oraz rozksięgowanie ich na podstawie wskazanego wzorca. Wzorzec jest podstawą do rozksięgowania dokumentów. We wzorcu księgowania oprócz dekretów można zdefiniować typ księgowanej kwoty np. kwota wynagrodzenia brutto, suma składek ZUS ubezpieczonego, kwota zasiłku opiekuńczego itp. Można również zdefiniować kwotę wg własnej definicji. Definiowanie takiej kwoty odbywa się w module RAKSSQL Kadry Płace. Należy uruchomić opcję „Administracja/ Księgowość/ Definicje kwot dla eksportu do księgowości”. Zostanie uruchomione okno: Zdefiniowane kwoty dla eksportu do księgowości W oknie znajdują się zdefiniowane kwoty dla eksportu do księgowości. Aby zdefiniować własną kwotę, należy uruchomić przycisk [DODAJ]. Pojawi się okno: Wpisz własną nazwę kwoty Dodaj listę znaczników Eksport/ Import 15-97 Przykładowo, jeśli chcemy we wzorcach księgowania dodać kwotę na Fundusz Pracy należy dla niej zdefiniować nową pozycje. W tym celu należy: 1. W polu "Nazwa kwoty" podać dowolną nazwę np. "SUMA_FP" 2. Kliknąć przycisk [DODAJ LISTĘ]. Otworzy się okno "Listy znaczników". 3. Wybrać grupę "3. ZUS" a z niej listę znaczników „ZUS_SKLADKA_PLATNIKA_FP". Okno "Listy znaczników" zostanie zamknięte. 4. Należy wrócić do okna "Definicja kwoty dla eksportu do księgowości". Tam w tabelce "Sposób wyliczenia" pojawi się nowy wiersz z wybraną listą znaczników. Można dodawać i odejmować kwoty sumowane przez dane listy. W tym przypadku (gdy chcemy uzyskać tylko sumę składki na FP) wystarczy ta jedna lista znaczników. 5. Kliknać klawisz [ZAPISZ] Nazwa kwoty ( w naszym przypadku "SUMA_FP") może zostać wpisana w pozycji „Nazwa kwoty” podczas tworzenia wzorca dekretacji dla TYP-u Lista płac. Aby móc wpisać kwotę wg własnej definicji należy wskazać typ kwoty o dokładnie takiej nazwie Wpisz nawę kwoty, która została zdefiniowana dla eksportu do księgowości. Po stworzeniu nowych lub zaimportowaniu gotowych wzorców można przystąpić do operacji rozksięgowania dokumentów. Rozksięgowanie odbywa się w „Administracja /Księgowość/Rozksięgowanie dokumentów” i zostało omówione poniżej. 15-98 Eksport/ Import Rozksięgowanie dokumentów Program RAKSSQL umożliwia rozksięgowanie dokumentów na podstawie wskazanego wzorca oraz eksport wybranych dokumentów do księgowości. Rozksięgowanie dokumentów odbywa się po wybraniu opcji „Administracja/ Księgowość/ Rozksięgowanie dokumentów”. Program umożliwia rozksięgowanie dokumentów wysyłanych do programu RAKS 2000 FK oraz RAKS FK DOS. Rozksięgowanie do obydwu programów odbywa się na podobnej zasadzie. Poniżej pokazane jest uruchamiane przez program okno w którym należy wskazać z jakiego wzorca księgowania ma skorzystać program w trakcie rozksięgowywania danych, plik z danymi do rozksięgowania oraz miejsce gdzie dane te mają być rozksięgowane. Tabela 7 Rola pozycji w oknie „Pliki źródłowe”: Nazwa pola Znaczenie Pliki źródłowe: Wzorce księgowania Po uruchomieniu przycisku uruchamia się okno z wyborem pliku wzorców księgowań. Plik ze wzorcem jest wykorzystywany do rozksięgowania danych. W pokazanej ścieżce dysk, katalog oraz podkatalogi muszą istnieć, plik jest tworzony przez program z taką nazwą jaką poda użytkownik. użytkownik ma możliwość podejrzenia listy wzorców Po uruchomieniu przycisku księgowań w wyżej wybranym pliku wzorców. Istnieje tu możliwość edycji danego wzorca, usuniecie niepotrzebnych pozycji lub dodanie nowych pozycji wzorca. Dane do rozksięgowania wskazujemy plik z danymi do rozksięgowania. Plik Po uruchomieniu przycisku XML może być przygotowany i wysłany w opcji „Eksport danych” lub „Eksport do księgowości”. Po uruchomieniu przycisku znajdują się w pliku. użytkownik ma możliwość obejrzenia danych jakie Plik wynikowy: Dane rozksięgowane Po uruchomieniu przycisku wskazujemy miejsce, gdzie wybrane wyżej dane, na podstawie wzorca, mają zostać rozksięgowane. Plik danych rozksięgowanych można przesłać do księgowości. Eksport/ Import 15-99 Tabela 7 Rola pozycji w oknie „Pliki źródłowe” (ciąg dalszy): Nazwa pola Znaczenie Pliki źródłowe: Format pliku. Dbf : Jeśli rozksięgowujemy dane wysyłane do systemu RAKS FK DOS we wskazanym miejscu tworzy się plik DBF w formacie Raks 5.X. Oprócz formatu pliku „Raks 5.24 i wcześniejsze” dodano możliwość zapisu rozksięgowanych dokumentów do pliku .dbf w nowej strukturze (format Raks 5.25). Zmiana ta ma związek z wejściem Polski do Unii Europejskiej. Dzięki temu możliwe jest m.in: • • wyeksportowanie informacji o kodzie kraju dla kontrahenta utworzenie wpisów do rejestru VAT z użyciem nowych stawek (obowiązujących od 1 maja 2004) użycie nowych typów zakupu i sprzedaży. Wysyłając dane do systemu Raks 5.x należy wybrać „Konwersję polskich znaków”. Do wyboru: • • • • Pokaz rozksięgowane dokumenty Bez polskich znaków Standard Mazovia Standard Latin-2 Bez konwersji Jeśli zostanie zaznaczona opcja „Pokaż rozksięgowane dokumenty” program uruchamia raport rozksięgowanych dokumentów. Jeśli wybrany wzorzec księgowania będzie zawierał błędy lub nie będzie prawidłowo przypisanych numerów kont pojawi się lista błędów. Kliknięcie przycisku [ZATWIERDŹ] powoduje uruchomienie operacji rozksięgowywania wybranych danych na podstawie wskazanego wzorca. Rozksięgowane typy dokumentów Zapisy w rejestrach Przycisk umożliwiający zapis dokumentów do pliku 15-100 Eksport/ Import Wynik przeprowadzonej operacji zostaje umieszczony w oknie „Rozksięgowane dokumenty”. Tutaj można przejrzeć dekrety dla rozksięgowanych dokumentów, zapisy w rejestrze, kwoty dokumentu w rozbiciu na stawki. Wybrać te zapisy, które mają być zaksięgowane i uruchomić opcję eksportu dokumentów do pliku XML (przycisk [OPERACJE] opcja „Zapisz dokumenty do pliku”). Po zapisaniu dokumentu do pliku dane mogą być wysłane i zaimportowane bezpośrednio w księgowości. Aby wyeksportować dane do systemu RAKS FK DOS w oknie „Lista rozksięgowanych dokumentów” należy zaznaczyć dokumenty [Shift + klawisze strzałek] i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Wszystkie pozycje można zaznaczyć po naciśnięciu kombinacji klawiszy [Ctrl + A]. Jeśli dane wyeksportują się prawidłowo pojawi się potwierdzenie. Jeśli pojawią się jakieś błędy program poinformuje nas ile dokumentów zostało wyeksportowanych a ile pominięto. Użytkownik może wydrukować listę błędów i usterek wykrytych w trakcie operacji eksportu. Jeśli księgowość otrzyma nie rozksięgowane dane może je rozksięgować w podobny sposób bezpośrednio w programie księgowym np. RAKS 2000 lub RAKS FK DOS. Po rozksięgowaniu dokumentów otrzyma takie samo okno jak opisano po wyżej. Księgowość może dowolnie decydować czy chce otrzymać plik z rozksięgowanymi już dokumentami, czy sama procedura rozksięgowania ma się odbywać w programie księgowym. Import danych z pliku XML Program RAKSSQL umożliwia import dokumentów w formacje XML. Opcja służy przede wszystkim do importu danych z modułu RAKSSQL Sprzedaż. Operacja odbywa się poprzez plik zapisywany w formacie XML. Można utworzyć dwa rodzaje takiego pliku: 1. Plik z zapisanymi nierozksięgowanymi dokumentami. 2. Plik z już rozksięgowanymi danymi w module RAKSSQL SP. Format XML jest uniwersalnym formatem zapisu danych, do którego mogą być wyeksportowane dane również z innych systemów. Z danych zawartych w pliku XML mogą zostać stworzone (zaimportowane) następujące dokumenty: • • • • • Faktury VAT (bez Paragonów i Faktur Eksportowych) Zamówienia od Odbiorców Zmiana cen sprzedaży Faktury Zakupu Wydania Zewnętrzne Eksport/ Import 15-101 • • • • Przyjęcia Zewnętrzne Przesunięcia Międzymagazynowe Przychodowe Remanent Tabele kursowe Dokumenty zawierają podstawowe dane rekordów z innych kartotek, ich uzupełnienia znajdują się w oddzielnych sekcjach pliku XML (dotyczy to np. kontrahentów, artykułów, rodzajów cen, rodzajów rabatów itp.) Sekcje pliku XML z których są importowane dane (w nawiasie podano ewentualne zastosowanie praktyczne): • Sekcja FAKTURY_SPRZEDAZY Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć: - PZ - FZ (szybkie wpisywanie do programu artykułów zakupionych u dostawcy) • Sekcja ZAMOWIENIA_DO_DOSTAWCOW Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć: - WZ - FS - ZO (szybkie wpisywanie do programu artykułów zamówionych przez klientów) • Sekcja AKTUALNE_CENY_SPRZEDAZY Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć: - GENCEN - ceny, indeksy i nazwy indywidualne dla kontrahentów (wymiana cen sprzedaży pomiędzy centralą a filiami, otrzymywanie cen dla końcowego użytkownika od producenta towaru, wpisywanie do programu cen ustalonych np. podczas indywidualnych negocjacji z dużymi, strategicznymi klientami) • Sekcja ZMIANY_CEN_SPRZEDAZY Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć: - GENCEN (wymiana cen sprzedaży pomiędzy centralą a filiami, otrzymywanie cen dla końcowego użytkownika od producenta towaru) • Sekcja MM_ROZCHODOWE Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć: - MMP (szybkie przenoszenie danych pomiędzy magazynami tej samej firmy, umieszczonymi na różnych serwerach) • Sekcja STAN_MAGAZYNU Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć: - RE (tworzenie bilansu otwarcia w nowej instalacji programu) 15-102 Eksport/ Import • Sekcja WYDANIA_ZEWNETRZNE Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć: - PZ - FZ (szybkie wpisywanie do programu artykułów zakupionych u dostawcy) • Sekcja KOREKTY_ SPRZEDAZY Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć: - KZ (szybkie wpisywanie do programu korekt zakupów u dostawców) Aby zaimportować dane do programu należy: 1. 2. 3. 4. 5. Uruchomić opcję „Administracja /Eksport/import(XML) Wybrać pozycję „Import danych” W oknie „Wybór pliku do zaimportowania” wyszukać istniejący plik w formacje XML Nacisnąć przycisk [OTWÓRZ] Uruchomi się okno importu danych. Plik z którego dane zostaną zaimportowane Lista dokumentów MM do zaimportowania Poprzez kliknięcie na żądanej pozycji lewym przyciskiem myszy należy wybrać rodzaj importowanych dokumentów. Naciśnij klawisz aby uruchomić import Podobnie jak podczas eksportu okno z importem dokumentów podzielone jest na dwie części: • • Listę grup (folderów) Parametry importu Eksport/ Import 15-103 W zależności od dokonanego przez użytkownika wyboru listy folderów np. „MM przychodowe” oraz od zawartości wybranego do zaimportowania pliku, program w części „Parametry importu /Znalezione pozycje” udostępni właściwe do zaimportowania dokumenty. W poniższej tabeli znajduje się opis możliwych do utworzenia dokumentów w wyniku importu danych z pliku XML o ile plik ten zawiera niezbędne dane. Tabela 8 Dokumenty możliwe do utworzenia w wyniku importu z pliku XML. Nazwa dokumentu Opis Identyfikacja: Sprzedaż: Faktury VAT sprzedaży (bez Paragonów i Faktur Eksportowych) Są tworzone w wyniku importu dokumentów Zamówień do Dostawców. Import Zamówień do Dostawców umożliwia szybkie wpisywanie do programu artykułów zamówionych przez klientów. Zamówienia od Odbiorców Dokumenty są tworzone w wyniku importu Zamówień od Odbiorców oraz Zamówień do Dostawców. Sprzedaż: Cenniki W wyniku importu przenoszone są cenniki według opisanych w dalszych rozdziałach parametrów. Poza cenami program przenosi również indeksy i nazwy indywidualne kontrahentów. Import dokonywany jest na podstawie wyeksportowanych wcześniej cenników i może być wykorzystany do wymiany cen sprzedaży pomiędzy centralą a filiami lub do przesłania cen dla końcowego użytkownika od producenta towaru. Zakupy: Faktury Zakupu Faktury Zakupu są tworzone w wyniku importu Faktur Sprzedaży oraz Wydań Zewnętrznych. Magazyn: Wydanie Zewnętrzne (WZ) Dokument WZ tworzony jest na podstawie wyeksportowanych do pliku Zamówień do Dostawców. Import Zamówień do Dostawców umożliwia szybkie wpisywanie do programu artykułów zamówionych przez klientów. Przyjęcie Zewnętrzne Dokumenty PZ powstają w wyniku importu dokumentów WZ. Warunkiem zaimportowania WZ jest to, by jego walutą było PLN. Import tych dokumentów umożliwia szybkie wpisywanie do programu artykułów zakupionych u dostawcy. Przesunięcie Międzymagazynowe Przychodowe (MMP) Do programu dodawany jest dokument MMP na podstawie znajdujących się w pliku wyeksportowanych dokumentów Przesunięcia Międzymagazynowego Rozchodowego (MMR). Kierunek przenoszenia danych zawsze przebiega od dokumentu MMP do MMR i może być wykorzystywany do szybkiego przenoszenia danych między magazynami tej samej firmy, umieszczonymi na różnych serwerach. Remanent 15-104 Eksport/ Import Umożliwia szybkie utworzenie bilansu otwarcia w nowej instalacji programu. Tabela 8 Dokumenty możliwe do utworzenia w wyniku importu z pliku XML.(ciąg dalszy): Nazwa dokumentu Opis Identyfikacja: Kartoteki: Kontrahenci Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z sekcji KONTRAHENCI Artykuły Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel ARTUKULY Receptury Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z sekcji RECEPTURY Rachunki bankowe Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z sekcji RACHUNKI_BANKOWE Słowniki: Rodzaje cen Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z sekcji RODZAJE_CEN Rodzaje rabatów Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z sekcji RODZAJE_RABATOW Sposoby zapłaty Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z sekcji SPOSOBY_ZAPLATY Słowniki: Stawki VAT Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z sekcji STAWKI_VAT Tabele kursowe Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z sekcji TABELE_KURSOWE Wzorce opisów Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z sekcji WZORCE_OPISOW Tabele odsetek Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z sekcji TABELE _ODSETEK Bank: Wyciągi bankowe Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z sekcji WYCIAGI_BANKOWE Użytkownik może definiować jakie rodzaje dokumentów zostaną zaimportowane oraz sprecyzować sposób zachowania programu podczas importu (co zrobić w razie błędów, autouzupełnianie brakujących danych itp.). Jeśli program znajdzie wyeksportowane dokumenty pojawią się one w miejscu „Znalezione pozycje”. Istnieje możliwość importu dokumentu zachowując jego oryginalną datę wystawienia. Zaimportowanych może być tylko część znalezionych dokumentów. Aby zaimportować wybrane dokumenty z listy znalezionych dokumentów należy je zaznaczyć (zaznaczanie dokumentów [Shift + klawisze strzałek]). Eksport/ Import 15-105 Rola poszczególnych pozycji w przykładowym oknie „Parametry importu MM przychodowych” została omówiona w poniższej tabeli. Tabela 9 Pozycje w oknie „Parametry importu MM przychodowych”: Nazwa Znaczenie Parametry importu MM przychodowych Importuj W pozycji „Importuj” istnieje możliwość wyboru opcji: • • Nie importuj MM Przychodowych – nie nastąpi import Importuj MMR do aktualnego magazynu jako MMP – wybrane poniżej wpisy z sekcji MM Rozchodowe zostaną zaimportowane do bieżącego magazynu jako MM Przychodowe Znalezione pozycje Okno zawiera listę MM Rozchodowych zawartych w pliku XML. Można tu zaznaczyć rekordy, które mają zostać zaimportowane. Data wystawienia dokumentu Oryginalna (jak w danych importowanych) – data wystawienia dokumentu będzie datą zapisaną w XML jako data wystawienia dokumentu MMR Inna podana obok – data wystawienia dokumentu będzie datą podaną w kolejnym parametrze Data nowych dokumentów Wybieramy datę nowych dokumentów. Podana data będzie datą wystawienia dokumentów powstałych podczas importu, jeśli poprzedni parametr był odznaczony W parametrach importu można zaznaczyć opcje: • • • Uwaga Importuj nadpisując istniejące -pogram nie sprawdza czy dokument jest już zaksięgowany, dodaje go ponownie Importuj pomijając istniejące - jeśli program napotka już zaksięgowany dokument z takim samym numerem dowodu oraz datą dowodu, to nic z nim nie zrobi. Przejdzie do sprawdzania następnej importowanej pozycji. Importuj zastępując istniejące - jeśli program napotka już zaksięgowany dokument z takim samym numerem dowodu oraz datą dowodu, to usunie go i zapisze na jego miejsce ten z importowanego w bieżącym pliku. Ustawienie dokonane w opcjach odnosi się do wszystkich dokumentów importowanego pliku. Podczas importu kartoteki artykułów istnieje możliwość zaznaczenia, aby przy dopisywaniu artykułu, jeśli nie uda się odnaleźć odpowiedniej stawki VAT, była możliwość zapisania towaru z dowolną stawką. Stawkę tą wpisujemy lub wybieramy z listy obok w pustym okienku. Jeśli okno będzie puste artykuł nie zostanie dopisany. W parametrach importu dokumentów zmiany cen sprzedaży/aktualnych cen sprzedaży (Cennik) znajdują się dwie zakładki: • Dokumenty zmiany cen sprzedaży • Aktualne ceny sprzedaży 15-106 Eksport/ Import Wybieramy opcje importu Znalezione ceny sprzedaży Rola poszczególnych pozycji w oknie „Import dokumentów zmiany cen sprzedaży/ aktualnych cen sprzedaży” została omówiona w poniższej tabeli. Tabela 9 Pozycje w oknie „Import dokumentów zmiany cen sprzedaży/ aktualnych cen sprzedaży”: Nazwa Znaczenie Parametry importu: Tryb importu aktualnych cen sprzedaży Mamy tu do wyboru opcje: • • • • Nie importuj aktualnych cen sprzedaży ani cen indywidualnych – nie nastąpi import Importuj aktualne ceny sprzedaży ale nie ceny indywidualne – powstanie nowy dokument GENCEN, ale nie zostaną zaimportowane ceny/indeksy i nazwy indywidualne dla kontrahentów Nie importuj aktualnych cen sprzedaży, jedynie ceny indywidualne pomijając istniejące – wybrane poniżej wpisy z sekcji AKTUALNE_CENY_SPRZEDAZY zostaną zaimportowane do programu. Warunkiem jest istnienie w programie odpowiedniego kontrahenta. Jeśli już istniała cena indywidualna na dany towar dla podanego kontrahenta, nie zostanie ona zamieniona Nie importuj aktualnych cen sprzedaży, jedynie ceny indywidualne nadpisując istniejące – wybrane poniżej wpisy z sekcji AKTUALNE_CENY_SPRZEDAZY zostaną zaimportowane do programu. Warunkiem jest istnienie w programie odpowiedniego kontrahenta. Jeśli już istniała cena indywidualna na dany towar dla podanego kontrahenta, zostanie ona zamieniona Eksport/ Import 15-107 Tabela 9 Pozycje w oknie „Import dokumentów zmiany cen sprzedaży/ aktualnych cen sprzedaży”(ciąg dalszy): Nazwa Znaczenie Parametry importu: Tryb importu aktualnych cen sprzedaży • Importuj aktualne ceny sprzedaży i ceny indywidualne pomijając istniejące – powstanie nowy dokument GENCEN oraz wybrane poniżej wpisy z sekcji AKTUALNE_CENY_SPRZEDAZY zostaną zaimportowane do programu. Warunkiem jest istnienie w programie odpowiedniego kontrahenta. Jeśli już istniała cena indywidualna na dany towar dla podanego kontrahenta, nie zostanie ona zamieniona. Tryb importu aktualnych cen sprzedaży • Importuj aktualne ceny sprzedaży i ceny indywidualne nadpisując istniejące – powstanie nowy dokument GENCEN oraz wybrane poniżej wpisy z sekcji AKTUALNE_CENY_SPRZEDAZY zostaną zaimportowane do programu. Warunkiem jest istnienie w programie odpowiedniego kontrahenta. Jeśli już istniała cena indywidualna na dany towar dla podanego kontrahenta, zostanie ona zamieniona. Znalezione pozycje Okno zawiera listę cen sprzedaży (towar plus rodzaj ceny plus jej wartość, kontrahent) oraz listę cen indywidualnych (wtedy określony jest towar, kontrahent i wartość ceny, rodzaj ceny jest pusty). Zaznaczenie jednego rekordu jest tożsame z zaznaczeniem wszystkich, zaznaczenie kilku spowoduje zaimportowanie tylko wybranych (z uwzględnieniem ustawień parametru Importuj) Nazwa nowego dokumentu Jeśli w poprzednim parametrze ustalono, by importować aktualne ceny sprzedaży, to nowy dokument powstanie z podaną tu nazwą. Nazwę można zmienić. 6. W celu wykonania importu należy nacisnąć klawisz [IMPORTUJ]. Import z poziomu okien przeglądu Istnieje możliwość wykonania importu danych z pojedynczych okien przeglądu dokumentów lub kartotek. Aby uruchomić import faktur sprzedaży należy przejść do opcji „Sprzedaż/Sprzedaż”, uruchomić ikonę i wybrać opcje „Importuj z zamówień do dostawców (xml)”. Wskazać plik importu w którym znajdują się zamówienia do dostawców i nacisnąć klawisz [OTWÓRZ]. Jeśli znajdujemy się w oknie „Sprzedaż - paragony, faktury” możemy zaimportować faktury sprzedaży jedynie z zamówień do dostawców. Jeśli w pliku znajdują się inne dokumenty faktury sprzedaży nie zaimportują się. Import dokumentów z pojedynczych okien przeglądu wygląda podobnie jak globalny import dokumentów w opcji „Administracja/Eksport/ Import”. 15-108 Eksport/ Import Podobnie jak przy imporcie wszystkich dokumentów w opcji „Administracja/ Eksport/ Import” importując pojedyncze dokumenty np. faktury sprzedaży pojawia się okno: Znalezione w pliku zamówienia od odbiorców Ustaw dane powiązane z dokumentami Naciśnij aby rozpocząć proces importu Zamówienia od dostawców importowane są zawsze jako faktury VAT (nie paragony i nie faktury eksportowe). Nie ma opcji „Importuj” która znajduje się w pozycji „Administracja/ Eksport/ Import”. Opcja „Importuj” pozwalała wyłączyć import jednego rodzaju dokumentu przy importach zbiorowych. Przy pojedynczych importach dokumentów opcja ta nie ma sensu. Pozostałe parametry są takie same. • Płatności natychmiastowe – Opcja jest używana, jeśli kontrahent ma ustawiony sposób płatności wymagający całkowitego i natychmiastowego rozliczenia. Do wyboru mamy tu: 1. Pokazuj ekran wpłaty gotówki – program pokazuje ekran pozwalający na przyjęcie gotówki. Wciśnięcie na nim klawisza [ANULUJ] powoduje anulowanie całego dokumentu. 2. Pomiń dokumenty, w których na skutek ustawień powinna powstać płatność natychmiastowa – jeśli nastąpi taka sytuacja program nie zaimportuje takich dokumentów. Eksport/ Import 15-109 3. Jeśli należałoby użyć płatności natychmiastowej, zmień ją na ten sposób zapłaty – w główce dokumentu zostanie wybrany wskazany sposób zapłaty. • Sposoby zapłaty – Opcja jest dostępna jeśli w poprzednim parametrze wybrano trzecią opcję. Do wybory są tu wyłącznie „nie natychmiastowe” sposoby zapłaty. • Ceny sprzedaży – mamy do wyboru trzy możliwości: 1. Zachowaj podane w pliku ceny sprzedaży – artykuły do FS zostaną dopisane z pustym rodzajem cen sprzedaży, cena sprzedaży będzie wzięta z pola CENA_ZAKUPU z pliku. 2. Użyj rodzajów cen sprzedaży przypisanych do kontrahenta i ich wartości z pliku – artykuły do dokumentu FS zostaną dopisane z rodzajem cen przypisanym do kontrahenta (jeśli nie ma takiego przypisania to z opcji firmy) a wartość ceny sprzedaży będzie wzięta z pola CENA_ZAKUPU z pliku. 3. Użyj rodzajów cen sprzedaży przypisanych do kontrahenta i ich wartości z akt. cennika – artykuły do dokumentu zostaną dopisane z rodzajem cen przypisanym do kontrahenta (jeśli nie ma takiego przypisania to z opcji firmy). Wartość ceny zostanie wzięta z aktualnego cennika. Jeśli będzie ona nieustalona, dopisanie artykułu do dokumentu nie będzie możliwe. • Rabaty – do wybory są dwie opcje: Nie dawaj rabatów – do podanych/ wyliczonych cen sprzedaży nie zostaną udzielone rabaty Nadaj rabaty przypisane do kontrahenta (lub z ustawień firmy) – program sam wpisze do główki odpowiedni rodzaj rabatu (przypisany do kontrahenta lub z ustawień firmy). Jeśli to nie będzie rabat progowy, wpisze go też do każdej pozycji. Dalej działanie programu jest takie samo jak przy zwykłym wystawieniu dokumentu. • Stawki VAT – do wyboru są dwie możliwości: 1. Zachowaj stawki podane w pliku – klient może mieć u siebie inne stawki na te same towary. Jeśli wybierzemy tę opcję, pozycje zaimportują się z użyciem stawek podanych w pliku 2. Użyj stawek przypisanych do artykułów – program zignoruje stawki VAT podane w pliku XML i pobierze właściwe z lokalnej kartoteki towarów. Dodatkowo program importuje pomijając lub zastępując istniejące kartoteki: sposoby zapłaty, artykuły, kontrahenci, grupy artykułów, grupy kontrahentów. Pozycja „Importuj dokumenty zachowując oryginalną datę wystawienia” Zaznaczona - oznacza, że nowe dokumenty będą miały podane jako „datę wystawienia” datę zapisaną w XML jako data wystawienia dokumentu zamówienia do dostawców. 15-110 Eksport/ Import Odznaczona – nowe dokumenty będą miały podane jako „datę wystawienia” datę podaną w kolejnym parametrze. Data nowych dokumentów - podana data będzie „datą wystawienia” dokumentów powstałych podczas importu, jeśli poprzedni parametr był odznaczony. Przy tworzeniu dokumentów zadziałają wszystkie zasady zdefiniowane w programie, tzn. ewentualne ceny promocyjne. Rabaty od nich naliczą się bądź nie w zależności od opcji firmy. Wyjęcie z magazynu wykona się zgodnie z zasadami wybranymi dla magazynu (Fifo Lifo). Eksport do pliku TXT, HTML, XML,PDF, ... Program RAKSSQL Sprzedaż zapisuje zawartości wybranych baz danych systemu RAKSSQL w postaci dokumentów tekstowych (zbiory .TXT) oraz plików HTML, XML, PDF, RTF, XLS oraz TIF. Daje to możliwość przeglądania i analizy tych danych przy pomocy powszechnie dostępnych narzędzi (edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, strony internetowej itd.). Procedura eksportu do pliku wygląda następująco: 1. Należy nacisnąć na przycisk lub przycisk tabelę”. Pojawi się następujące okno dialogowe: i wybrać opcję „Eksportuj Miejsce gdzie zapisywane są dane Należy wpisać dowolną nazwę zbioru 2. 3. 4. Naciśnięcie przycisku uruchomi procedurę eksportu Program RAKSSQL Sprzedaż eksportuje całą zawartość. Do prawidłowego wykonania procedury eksportu należy podać nazwę pliku, do którego dane będą wysyłane. Nazwa pliku może być dowolna. W polu „Zapisz jako typ” wybieramy odpowiednie rozszerzenie pliku. Następnie należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Program uruchomi procedurę eksportu i zakomunikuje np.: Eksport/ Import 15-111 Ścieżka, gdzie dane są przechowywane Wskazówka Proszę zapisać na kartce podaną ścieżkę eksportu, ponieważ komunikat o miejscu przechowywania danych nie pojawi się powtórnie. Dane domyślnie zapisywane są do katalogu „Moje dokumenty”, należy jedynie wpisać dowolną nazwę zbioru np. Zakup.txt. Ścieżka, gdzie program zapisuje dane wygląda przykładowo: C:\Moje dokumenty\ Zakup.txt Wskazany Katalog Nadrzędny \ Wskazany Plik Tekstowy .txt Można zmienić katalog nadrzędny. Należy wówczas kliknąć myszą na strzałkę w polu „Zapisz w” i wskazać „Katalog docelowy”. Jeśli zamierzamy eksportować dane bezpośrednio na dysk twardy lub do innego katalogu, który już istnieje, można go wybrać za pomocą okna uruchamianego po kliknięciu przycisku umieszczonego w górnej części okna „Zapisz w”. Jeśli natomiast katalog ma być dopiero utworzony, należy wcześniej ręcznie założyć nowy folder. Istnieje możliwość wyeksportowania dowolnego wydruku. Program obsługuje formaty zapisu: TXT, CSV, PDF, HTM, XLS, RTF. Eksport wydruków dostępny jest w oknie podglądu wydruków. Wyeksportowany może być każdy dowolny wydruk np. faktura VAT, faktura zakupu, dokumenty magazynowe oraz każde dowolne zestawienie z opcji „Zestawienia/ Zestawienia”. Aby uruchomić operacje eksportu w oknie podgląd wydruku należy nacisnąć przycisk lub skrót klawiszowy [Ctrl+S]. W oknie podgląd danych należy uruchomić nacisnąć skrót klawiszowy [Shift+Ctrl+E]. lub Nie ma ograniczeń, co do ilości wykonanych eksportów. Dany dokument można eksportować nieograniczoną ilość razy do tego samego lub innego katalogu. Jeśli eksportujemy kilkakrotnie do tego samego miejsca, program zastępuje poprzednie dane ostatnio wyeksportowanymi. 15-112 Eksport/ Import Import danych z RAKS 2000 1. Przygotuj dane źródłowe w postaci plików XML. (Eksport z Raks2000 FK) np.: konta.xml – Plan kont, kontrahenci.xml – Lista kontrahentów, dokumenty.xml – dokumenty księgowe. 2. Ustaw parametry w RaksSQL FI - otwórz funkcję Administracja – Parametry – Parametry roku obrachunkowego - Ustaw właściwe wersje Tabeli Bilansu oraz Rachunku Wyników. 3. Dodaj kody dokumentów księgowych (Symbole dzienników) - otwórz funkcję Słowniki – Kody dokumentów - Wybierz Moduł: Księgowość oraz Typ dokumentu: Dokumenty księgowe. - Dodaj wszystkie kody dokumentów jakie występują w danych do importu. Kody dokumentów są tożsame z Symbolami dzienników w Raks2000 FK. (np.: PK, SP, ZAK, WB,...). Zwróć uwagę na wielkość liter. Maski numeracji można przepisać z Raks2000 FK. Znaczenie symboli w masce jest takie jak w Raks2000. 4. Import Planu Kont - otwórz funkcję Kartoteki – Plan Kont - kombinacja klawiszy [Ctrl]+M uruchamia Import XML. Można także skorzystać z Popup-menu lub przycisku narzędziowego - wybierz plik zawierający Plan Kont (np. konta.xml) - przy pierwszym imporcie zostaw Parametry importu tak jak są tzn: Importuj konta – zaznaczone Importuj: Pomijając istniejące Importuj Bilans Otwarcia– zaznaczone - zaznacz wszystkie konta ([Ctrl]+A lub przycisk narzędziowy) - Zatwierdź i czekaj. - Zapisz lub wydrukuj raport z przebiegu importu. 5. W tym momencie można uzupełnić przypisania kont do Tabeli Bilansu i Rachunku Wyników lub zostawić to na później. 6. Import kontaktów - otwórz funkcję Kartoteki – Kontrahenci - kombinacja klawiszy [Ctrl]+M uruchamia Import XML. Można także skorzystać z Popup-menu lub przycisku narzędziowego - wybierz plik zawierający listę kontrahentów (np. kontrahenci.xml) - przy pierwszym imporcie zostaw Parametry importu tak jak są tzn: Importuj: Pomijając istniejące Grupy: Importuj zastępując istniejące - zaznacz wszystkie kontakty ([Ctrl]+A lub przycisk narzędziowy) - Zatwierdź i czekaj. - Zapisz lub wydrukuj raport z przebiegu importu. 7. Import dokumentów - otwórz funkcję Księgowość – Dokumenty księgowe - kombinacja klawiszy [Ctrl]+M uruchamia Import XML. Można także skorzystać Eksport/ Import 15-113 z Popup-menu lub przycisku narzędziowego - podaj ścieżkę i nazwę pliku zawierającego dokumenty księgowe (np.: c:\Wymiana_danych\dokumenty.xml) kliknij ikonę i wskaż plik. - ustaw Opcje: Jeżeli dokument istnieje to: dodaj Rozlicz rozrachunki - zaznaczone Przebieg importu: Uwaga Warto najpierw przeprowadzić import z opcją ‘Tylko raport (bez zapisu)’. Na podstawie raportu możemy poprawić ewentualne błędy (np. uzupełnić brakujące kody dokumentów) i dopiero wtedy przeprowadzić właściwy import. 15-114 Eksport/ Import Przyciski i skróty klawiszowe W rozdziale omówione zostaną ważniejsze przyciski i skróty klawiszowe. Ważniejsze przyciski i skróty klawiszowe Przyciski występują w wielu miejscach w programie i spełniają podobną rolę. Ponadto, w celu ułatwienia i przyspieszenia obsługi programu, funkcje przypisane do tych przycisków można zwykle wywołać także za pośrednictwem odpowiednich skrótów klawiaturowych. Najważniejsze przyciski i przypisane im skróty klawiszowe zostały wymienione w poniższej tabeli Tabela 1 Ważniejsze przyciski i ich skróty klawiszowe: Przycisk Skrót Opis [DODAJ] [Insert] Utworzenie nowej pozycji [EDYTUJ] [F2] [USUŃ] [Delete] Usunięcie wskazanej pozycji [WYBIERZ] [Enter] Zatwierdzenie wyboru zaznaczonej pozycji do dalszego przetwarzania [ANULUJ] [Esc] Edycja danych dotyczących wskazanej pozycji Przerwanie aktualnie wykonywanej operacji bez zapisywania zmian [Ctrl+Alt+P] Plan kont z menu górnego [Ctrl+Alt+K] Lista kontrahentów z menu górnego [Ctrl+Alt+V] Rejestracja VAT [Ctrl+F4 Dowody wewnętrzne [Ctrl+F5] Spis z natury [Ctrl+F6] Deklaracje Parametry 15-115 Tabela 1 Przycisk Ważniejsze przyciski i ich skróty klawiszowe (ciąg dalszy): Skrót Opis [Ctrl+F7] Ewidencja elementów majątku [Ctrl+F8] Środki trwałe [Ctrl+F9] Wydarzenia [Ctrl+F10] Dokumenty przyjęcia środków trwałych [Ctrl+F11] Dokumenty likwidacji środków trwałych [Ctrl+F12] Protokoły zdawczo-odbiorcze [Ctrl + F] Ograniczenie ilości aktualnie wyświetlanych pozycji na liście według podanych przez użytkownika kryteriów tzw. Filtr. [Ctrl + D] Uruchomienie polecenia drukowania. [F5] Odświeżanie tabeli. [Shift + Alt + E] Eksport danych do pliku w wybranym formacie. [Shift + Alt + E] Eksport/ import do pliku XML z poziomu przeglądania dokumentów. [Ctrl + U] Włączenie tej opcji przywraca ustawienia domyślne okna. Aby opcja zadziałała poprawnie, okno musi być ponownie otwarte. [F1] [Lewy Alt+ [Lewy Alt+ 15-116 Parametry Pomoc. ] ] Otwieranie kartoteki lub słownika w celu wprowadzenia nowej pozycji z jednoczesną możliwością wybrania tej pozycji. Otwieranie kartoteki lub słownika z możliwością wybrania wskazanej pozycji, bez możliwości wprowadzenia nowej. Parametry Parametry umożliwiają lepsze dopasowanie programu do potrzeb naszej firmy oraz magazynu. Opcje są konfigurowane indywidualnie dla każdej firmy, magazynu, użytkownika oraz stanowiska. Parametry powinny być ustawione na początku pracy z programem, zanim będą przeprowadzone operacje w programie. W każdej chwili można zmienić parametry. Pominięcie parametrów nie ma wpływu na niepoprawność działania programu. Istnieje możliwość przypisania parametrów domyślnych. Funkcję z parametrami można uruchomić po przez menu górne w opcji „Administracja/ Parametry”. Po uruchomieniu opcji „Parametry” mamy do wyboru: • • • • Parametry stanowiska Parametry programu Parametry firmy Parametry użytkownika Parametry stanowiska Parametry stanowiska są parametrami dotyczącymi ustawień lokalnych danej stacji roboczej. Parametry pozwalają na ustawienia odpowiedniej drukarki fiskalnej oraz kolejki wydruku a także ustawienia profilu i parametrów wydruku wydruków tekstowych. Parametry 15-117 Po uruchomieniu przycisku w pozycji TYP DRUKARKI FISKALNEJ wyświetli się lista drukarek fiskalnych współpracujących z programem. Można wybrać drukarkę wirtualną. Program umożliwia ustawienie drukarki dla dokumentów: • • • • Magazynowych Zakupu Sprzedaży Innych wydruków Każdy z wymienionych dokumentów może mieć ustawiona inną drukarkę (jeśli jest zainstalowana w systemie). Wszelkie zmiany parametrów zapisujemy przyciskiem [ZAPISZ]. Jeśli chcemy powrócić do ustawień domyślnych, naciskamy [DOMYŚLNE]. Parametry pozwalają na ustawienia odpowiedniej drukarki dla wydruków tekstowych. Możliwe są własne ustawienia (szerokość, wysokość, polskie znaki, ciąg inicjujący drukarkę). Parametry programu Parametry programu dotyczą ustawień całego programu RAKSSQL. Podzielone są na trzy części: 1. 2. 3. 15-118 Parametry Kasa i Bank Raporty Sprzedaż W części „Kasa Bank" znajdują się parametry dotyczące: 1. Wyciągu bankowego. Na wyciągu bankowym znajduje się saldo końcowe dokumentu, które normalnie jest zablokowane. Zaznaczenie opcji „ Pozwalaj na zmianę salda końcowego" umożliwia zmianę salda końcowego na wyciągu - pole to uaktywnia się. Jeśli zaznaczę, aby pojawiało się potwierdzenie zmiany salda - pojawi się komunikat: Jeśli potwierdzimy komunikat, saldo końcowe zmieni się. 2. Zaliczki. Program pozwala ustawić, aby numer dokumentu kasowego pobierany był z wniosku o zaliczkę lub rozliczenia zaliczki. Numer dokumentu kasowego z wniosku o zaliczkę - jeśli opcja zostanie zaznaczona to po wystawieniu wniosku o zaliczkę dokument kasowy wystawiony do tej zaliczki będzie posiadał dokładnie ten sam numer co wniosek o zaliczkę. Jeśli zaś opcja nie zostanie zaznaczona, oba te dokumenty będą posiadały niezależną numerację - zgodnie z domyślnym kodem dokumentu. Parametry 15-119 Numer dokumentu kasowego z rozliczenia zaliczki - numer dokumentu kasowego wystawiony do rozliczenia zaliczki będzie pobierany z dokumentu rozliczenia zaliczki, jeśli opcja będzie zaznaczona. Jeśli opcja, nie zostanie zaznaczona oba te dokumenty będą posiadały niezależną numerację - zgodnie z domyślnym kodem dokumentu. W części „Sprzedaż" znajdują się parametry dotyczące: 1. Dodawania domyślnej płatności - przy wystawianiu dokumentu konieczne jest określenie jego formy płatności, inaczej dokument nie zapisze się. Jeśli opcja jest zaznaczona to przy zapisie dokumentu np. zakupu, sprzedaży, korekt, itp. program może dodawać domyślną płatność ( na zakładce Płatności") z główki dokumentu Potwierdzaj dodawanie domyślnej płatności - jeśli opcja będzie zaznaczona program będzie wcześniej prosił o potwierdzenie dodania domyślnej płatności. 2. Zmiana wartości pojedynczej płatności: Zmieniaj wartość płatności podczas zapisu dokumentu handlowego - jeśli podczas edycji zmieniona została wartość dokumentu handlowego w stosunku do stanu, w którym dodano już płatności, program podczas zapisu dokumentu handlowego zaproponuje albo wykona zmianę wartości płatności oraz danych z nią skojarzonych, takich jak dokument kasowy oraz rozrachunek. Potwierdzaj zmianę wartości - program może zapytać o potwierdzenie zmiany wartości płatności lub bez pytania wykona taką zmianę. 3. Zmiana płatnika: Można zaznaczyć opcję, która automatycznie zmienia płatnika na dokumencie (na zakładce "Płatności") po zmianie kontrahenta. Ma to zastosowanie dla wystawionych już dokumentów płatniczych oraz wystawionych do nich - dokumentów płatności (czek, gotówka, karta, bon, przelew). Płatnik zmienia się automatycznie na tych dokumentach płatności. Jeśli zaznaczona będzie operacja potwierdzania zmiany płatnika pojawi się wcześniej komunikat z zapytaniem o zmianę. 4. Zmiana sposobu zapłaty pojedynczej płatności: Parametry te dotyczą momentu zapisu dokumentu handlowego. Jeżeli dokument handlowy ma zdefiniowaną tylko jedną płatność i sposób zapłaty tej płatności różni się od sposobu zapłaty w nagłówku dokumentu handlowego to w zależności od tych parametrów program w chwili zapisu dokumentu handlowego zaproponuje zmianę płatności tak, by miała ten sam sposób zapłaty co w nagłówku. Wiąże się to z usunięciem istniejącej płatności i dodaniem nowej z takim sposobem zapłaty jak w nagłówku dokumentu handlowego. 15-120 Parametry 5. Zmiana sposobu zapłaty w nagłówku dokumentu handlowego: Parametry dotyczą momentu, w którym użytkownik przeprowadza modyfikację płatności i mogą wywołać zmianę sposobu zapłaty w nagłówku dokumentu. Jeżeli na przykład definiujemy pierwszą płatność „Przelew 14 dni” a w nagłówku dokumentu mamy „Gotówka” to program w zależności od tych parametrów, po zapisie tej płatności zaproponuje zmianę sposobu zapłaty w nagłówku dokumentu tak by był on zgodny z jedyną zdefiniowaną płatnością. Czyli zaproponuje zmianę z „Gotówka” na „Przelew 14 dni”. Jeżeli dodamy kolejną płatność, na przykład „Przelew 7 dni” program zaproponuje ustawienie w nagłówku specjalnej „Płatności złożonej”. Parametry odpowiadają za utrzymanie zgodności sposobu płatności w nagłówku dokumentu z tym co jest aktualnie zdefiniowane z płatnościach. 6. Zmiana opisu: zmieniaj automatycznie opisy przy zmianie numeru dokumentu - program umożliwia zmianę opisu na dokumencie płatności tj. dokumencie gotówki, karcie, bonie, przelewie lub czeku itp. Opis z numerem dokumentu na dokumentach płatności tworzy sie domyślnie na podstawie dokumentu do którego ten dokument płatności został wystawiony. Jeśli więc wystawiamy FV z numerem 3 to dokument płatności do faktury będzie miał opis z numerem faktury 3. Przed zatwierdzeniem każdego dokumentu jego numer można zawsze poprawić. Jeśli zaznaczona jest omawiana opcja to program wraz ze zmianą numeru na fakturze zmieni ją na dokumencie płatności. Jeśli zaznaczona będzie opcja potwierdzania zmiany opisów to program może wcześniej pytać o taką chęć zmiany. 7. Zmiana centrum rozliczeniowego - opcja ma zastosowanie jedynie przy płatnościach typu KARTA. Podczas wystawiania dokumentu i jego rozliczania sposobem płatności KARTA, w szczegółach tej płatności pojawia się domyślnie Centrum Rozliczeniowe jako nazwa skrócona kontrahenta. Centrum Rozliczeniowe Kart jest definiowane podczas dodawania sposobu płatności. W parametrach programu, jeśli zaznaczona jest opcja "ZMIENIAJ AUTOMATYCZNIE PRZY ZMIANIE SPOSOBU ZAPŁATY" to przy każdej zmianie sposobu płatności następuje zmiana centrum rozliczeniowego na takie które zastało przypisane do karty np. jeśli dla KARTY VISA centrum rozliczeniowym będzie Centrum Rozliczeniowe Visa, a dla KARTY MAESTRO Centrum Rozliczeniowe Maestro to przy zmianie sposobu płatności VISA na MAESTRO na dokumencie np. sprzedaży, zmienia się nazwa Centrum Rozliczeniowego. Program może POTWIERDZAĆ ZMIANĘ CENTRUM ROZLICZENIOWEGO pojawia się wówczas informacja o innym zdefiniowanym dla sposobie zapłaty Parametry 15-121 Centrum Rozliczeniowym oraz pytanie o to czy zmienić kontrahenta na podane Centrum. 8. Zmiana płatności dla dokumentu zawierającego zapisy księgowe - jeśli dokument zawiera zapisy księgowe (został rozksięgowany w module FK) nie można zmieniać na nim płatności. Jeśli chcemy dopuścić zmianę płatności na tych dokumentach należy zaznaczyć opcję w parametrach - DOPUSZCZAJ ZMIANĘ PŁATNOŚCI. Jeśli została zaznaczona opcja potwierdzania zmiany płatności, po zmianie płatności na dokumencie pojawi się stosowny komunikat informujący że dokument księgowy utworzony do tego dokumentu posiada już zapisy księgowe, oraz że zmiana płatności spowoduje różnice między dekretacją a rozrachunkami dokumentu księgowego. Opcja dopuszczania zmiany płatności nie działa dla zablokowanych dokumentów źródłowych (blokadę dokumentów źródłowych można wykonać jedynie z modułu FK). 9. · · · · · · Numeracja dokumentów kasowych: Numer dokumentu kasowego z FZ Numer dokumentu kasowego z FS Numer dokumentu kasowego z KZ Numer dokumentu kasowego z KS Numer dokumentu kasowego z WNT Numer dokumentu kasowego z KWNT Zaznaczenie ww. pozycji powoduje, że dokument kasowy będzie miał taki sam numer jak rozliczany dokument zakupu, sprzedaży lub korekty. Parametry firmy Parametry firmy dotyczą ustawień konkretnej firmy. Opcje są konfigurowane indywidualnie dla każdej z firm. Parametry firmy podzielone są na cztery części: 1. 2. 3. 4. 5. 15-122 Parametry CRM Finanse i Księgowość Kasa i Bank Raporty Sprzedaż W części dotyczącej „CRM” można ustawić domyślny termin zamknięcia szans sprzedaży oraz sposób liczenia wartości. W części „Finanse i Księgowość” znajdują się ustawienia dotyczące automatycznej numeracji kont księgowych oraz ustawienia maski numeracji grupy kontrahentów oraz indywidualnych odbiorców, dostawców, akwizytorów, pracowników oraz grup artykułów i artykułów. Program umożliwia uruchomienie automatu numeracji kolejnej grupy kontrahentów i dodawanego kontrahenta. Pozwala na ustawienie, przy użyciu symboli specjalnych, maski numeru konta. Symbol specjalny to "#" – oznacza wartość "0". Symbole specjalne w kartotece kontrahenta zostają zastąpione odpowiednią wartością np. dla numeru kolejnego 1 i maski numeracji ### będzie to wartość 001. Metoda numerowania kont księgowych grup kontaktów oraz numerowania kont księgowych kontaktów jest taka sama, zawiera następujące parametry: • • • • • • • znacznik automatycznej numeracji kont (włącza/wyłącza automatyczną numerację kont) maska konta odbiorcy (domyślnie ##### co oznacza uzupełnianie numeru zerami) numer kolejny konta odbiorcy (numer, który będzie pobrany przy nadawaniu numeru konta dla kolejnej pozycji) maska konta dostawcy (j.w) numer kolejny konta dostawcy (j.w) maska konta akwizytora (j.w) numer kolejny konta akwizytora (j.w) Jeżeli w parametrach firmy włączono znacznik automatycznej numeracji kont księgowych grup kontaktów, to podczas dodawania grupy w kartotece kontrahenta Parametry 15-123 zostaną nadane numery kont (dostawcy, odbiorcy, akwizytora, pracownika) na podstawie maski i numeru kolejnego. Jeżeli w parametrach firmy włączono znacznik automatycznej numeracji kont księgowych kontaktów, to podczas dodawania kontaktu zostaną nadane numery kont na podstawie maski i numeru kolejnego. Przy dodawaniu kontaktu jest ustalony typ (dostawca, odbiorca, akwizytor, pracownik). Zależy to od kontekstu, w jakim kontakt jest dodawany (np. w zamówieniu do dostawcy nowy kontakt jest dostawcą). Numer konta zostanie nadany odpowiednio do typu, czyli dla dostawcy - numer konta dostawcy, dla odbiorcy - numer konta odbiorcy. Po zmianie bądź rozszerzeniu typu kontrahenta (np. akwizytor) zostanie dodany kolejny numer konta (akwizytora). Program sprawdza unikalność numerów kont podczas zapisu i informuje operatora o jej braku. W takim przypadku pada pytanie o operację, którą program ma zrobić (zapisać, anulować, pobrać numer kolejny). Podczas edycji kontaktu numery nie są automatycznie nadawane oprócz przypadku, gdy operator zmienia bądź rozszerza typ. Wtedy, analogicznie do dodawania, nadawane są numery kont. W części „Kasa Bank” można zaznaczyć opcję sprawdzania bilansu zamknięcia kasy na zakończenie programu. W części „Sprzedaż” zaznaczamy: Sprzedaż i magazyn · 15-124 Parametry Domyślna maska numeracji dla nowych magazynów - $$$$/@@/&&/#########. Maska która zawiera domyślny format numeracji. Maska ta podpowiadana jest podczas definiowania nowego magazynu. Użytkownik może zmienić formę maski numeracji. Maska z magazynu, o ile nie ustalono inaczej formatuje wszystkie dokumenty w danym magazynie. Niezależnie od tego, podczas definiowania magazynu, użytkownik może przypisać poszczególnym dokumentom domyślny tzw. kod magazynowy, czyli oznaczenie dokumentu i niezależną maskę numeracji. Przy dopisywaniu nowego kodu dokumentu maska podpowiadana jest na podstawie ustawień aktualnego magazynu. Kody dokumentów definiowane są w słowniku kodów magazynowych, gdzie można zdefiniować maskę i sposób zerowania numeru dla danego typu dokumentu, np. dla dokumentów sprzedaży można zdefiniować dowolną ilość kodów magazynowych. Podczas wystawiania dokumentu podpowiadany jest domyślny kod magazynowy i odpowiednia maska numeracji. Użytkownik niezależnie od tego może zmienić kod magazynowy dla wystawianego dokumentu, a tym samym maskę numeracji. Dla każdego kodu magazynowego może być prowadzona niezależna numeracja, tzn., że na przykład można mieć w rejestrze faktur wiele niezależnie numerowanych dokumentów, np. każdy pracownik może mieć własną numerację. · Maksymalny czas oczekiwania na zablokowanie towaru w magazynie – opcja ma znaczenie przy jednoczesnej pracy kilku użytkowników w sieci. Podczas przemieszczania się towaru (wychodzi lub wchodzi do magazynu) towar na chwilę jest blokowany. · Czy limitować rezerwacje do aktualnego stanu magazynu? Rezerwacja towaru do aktualnego stanu magazynu (tyle towaru ile aktualnie jest w magazynie), w przeciwnym wypadku każda dostawa towaru do ilości zarezerwowanej będzie blokowana i nie można będzie jej ruszyć. · Sposób rezerwacji towarów na zamówieniach? Jeśli wybrany jest automatyczny sposób rezerwacji - towar automatycznie rezerowany jest w pełnej ilości. Jeśli wybrany jest ręczny sposób rezerwacji - towar rezerwowany jest przez użytkownika w takich ilościach jakie zostaną wpisane. Jeśli użytkownik wybierze ręczny sposób rezerwacji i nie wpisze ilości do rezerwacji program nie zarezerwuje żadnego towaru. · Generuj ostrzeżenia o przekroczonych terminach przydatności - po zaznaczeniu opcji program generuje ostrzeżenia jeśli termin przydatności został przekroczony. · Ostrzegaj n dni przed upływem terminu przydatności - należy wpisać ilość dni przed upływem terminu przydatności w ciągu których program ma generować ostrzeżenie o przekroczonych przydatnościach. · Ustalenie parametrów nagłówkowych dokumentów sprzedaży- wybranie parametru "na podstawie ustawień nabywcy", "na podstawie ustawień odbiorcy" decyduje odpowiednio czy akwizytor, rodzaj ceny, rodzaj rabatu, sposób zapłaty, waluta, ma być pobrany do główki dokumentu od nabywcy czy odbiorcy. Formaty · Ilość miejsc po przecinku w cenie towaru. Uwaga!!!!! Jeśli użytkownik ustawi więcej niż 2 miejsca po przecinku to może nie miec miejsca fiskalizacja. Drukarka fiskalna przyjmuje tylko 2 miejsca po przecinku. Parametry 15-125 · Ilość miejsc po przecinku w ilościach towaru · Ilość miejsc po przecinku w wartości dokumentu, pozycji dokumentu. Uwaga!!!!! Jeśli użytkownik ustawi więcej niż 2 miejsca po przecinku to może nie mieć miejsca fiskalizacja. Drukarka fiskalna przyjmuje tylko 2 miejsca po przecinku. Opcje dotyczące ilości miejsc po przecinku ( max 4) pozwalają określić, z jaką dokładnością mają być wyświetlane i drukowane ilości towaru, ilości w cenie towaru oraz w wartości dokumentu, towaru. Opcje te należy ustawić na początku pracy z programem. Zmiana ilości miejsc po przecinku w trakcie pracy może spowodować niezgodności w dokumentach oraz wydrukach. Po zmniejszeniu ilości miejsc po przecinku pojawi się ostrzeżenie. Opcje dotyczące ilości miejsc po przecinku będą nieaktywne, jeśli nie jesteśmy jedynym użytkownikiem programu. Zostały one specjalnie zablokowane. Będą dostępne jeśli inni użytkownicy opuszczą program i ponownie wejdziemy do tej opcji. Ceny i rabaty · Jeśli określone ceny promocyjne, to czy stosować zamiast wybranych? Cena promocyjna z konkretnej dostawy ma zawsze najwyższy priorytet. Jeśli zaznaczymy tą opcję i będą określone ceny promocyjne zawsze będą stosowane w pierwszej kolejności. Podczas wystawiania dokumentu i zdejmowania towaru jest możliwość zaznaczenia opcji „Automatycznie zamień cenę katalogowa na cenę promocyjną?". · Czy stosować rabaty do cen promocyjnych i wyliczanych od cen zakupu? Po zaznaczeniu tej opcji program domyślnie zaznacza stosowanie rabatu do ceny promocyjnej (jeśli stosowana jest cena promocyjna) lub cen sprzedaży wyliczanej od ceny zakupu. Opcja stosowana jest podczas dodawani towaru do dokumentu sprzedaży. Jeśli opcja jest nie zaznaczona rabat dotyczy tylko ceny katalogowej. · Czy pozwalać na zerowe ceny zakupu? Jeśli użytkownik zaznaczy ww. opcję, to może wprowadzić dokument przyjęcia oraz zakupu bez podania ceny zakupy. W innym przypadku cena zakupu jest bezwzględnie wymagana. · Czy pozwalać na zerowe ceny sprzedaży? Jeśli użytkownik zaznaczy ww. opcję, to może wprowadzić dokument sprzedaży oraz dokument WZ bez podania ceny. W innym przypadku cena sprzedaży jest bezwzględnie wymagana. 15-126 Parametry · Domyślny rodzaj rabatu – program pozwala wybrać z listy rodzajów rabatu (wprowadzonych do słownika) domyślny rabat dla dokumentów. Ustawiony w parametrach rodzaj rabatu można zmienić podczas wystawiania dokumentu. · Domyślny rodzaj cen sprzedaży - program pozwala wybrać z listy rodzajów cen (wprowadzonych do słownika) domyślnie podpowiadającą się na dokumencie cenę sprzedaży. Podpowiadany rodzaj ceny sprzedaży można zmienić podczas wystawiania dokumentu. · Priorytety wyboru cen/rabatów w pozycjach dokumentów - po uruchomieniu przycisku można ustawić priorytet podpowiadania rodzaju cen oraz rabatów do pozycji dokumentów sprzedaży. Cena promocyjna z dostawy ma najwyższy priorytet (kolejność 0) i jeśli będzie wprowadzona będzie podpowiadała się poza kolejnością. Kolejne rodzaje cen i rabatów można ustawić wg własnego uznania. Domyślnie wszystkie ustawienia są włączone. Jeśli nie korzystamy z pewnych cen lub rabatów można je wyłączyć, nie będą się pojawiały w tabeli wyboru cen sprzedaży dla artykułu podczas dodawania pozycji dokumentu sprzedaży. Przyciski [W GÓRĘ] oraz [W DÓŁ] pozwalają na przesuwanie ustawień dotyczących cen i rabatów w górę lub w dół. · Domyślna cena podpowiadana na dokumentach zakupu. Program podpowiada na dokumentach zakupu domyślną cenę zakupu (do wyboru: najniższa, średnia, najwyższa, ostatnia) zgodnie z ustawieniami w parametrach. Jeśli użytkownik ustawi opcje "brak" nie będzie podpowiadana żadna cena. · Wyliczaj ceny zakupu z magazynu (-ów) - podczas wyliczania cen zakupu (na dokumentach zakupu i PZ) program może brać pod uwagę: ceny ze wszystkich magazynów, z bieżącego magazynu, z magazynów należących do bieżącej grupy lub filii. Kartoteki i słowniki · Stosować limit kredytu dla kontrahentów?- w kartotece kontrahentów istnieje pozycja „Maks. wartość kredytu dla klienta" po wpisaniu tej wartości i zaznaczeniu omawianej opcji program pilnuje by nie przekroczyć wprowadzonego limitu kredytu. · Ilość ostatnich dostaw wyświetlanych w kartotece towarów. W kartotece towarów w dolnej części okna znajduje się zakładka "Ostatnie dostawy". Ilość pokazywanych dostaw każdego towaru zależy od ustawień w parametrach. Jeśli użytkownik wpisze wartość "-1" będę pokazywane wszystkie dostawy. Dokumenty · Domyślny sposób płatności dla faktur zakupu. Wybieramy sposób płatności, który będzie pojawiał się domyślnie podczas wystawiania faktur zakupu. Parametry 15-127 · Domyślny sposób płatności dla dokumentów sprzedaży. Wybieramy sposób płatności, który będzie pojawiał się domyślnie podczas wystawiania dokumentów sprzedaży. Sposoby płatności dostępne są ze słownika sposobów płatności. · Domyślny sposób liczenia VAT dla faktur – wybieramy sposób liczenia VAT. Sposób naliczania podatku VAT dostępny po naciśnięciu przycisku . Zgodnie z podstawą prawną (Rozp. Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. Dz.U. 1999.109.1245 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U.2000.121.1296) mamy trzy warianty obliczania podatku: a) zawsze od netto. Podatek obliczany jest od sumy kwoty netto na fakturze. Sumuje się kwoty netto podlegające poszczególnym stawkom i od tych sum nalicza podatek. b) jako suma wartości poszczególnych pozycji. Sprzedawca może określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku. c) od brutto - jako cenę jednostkową wykazuje się cenę wraz z kwotą podatku (cenę brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto wykazuje się wartość sprzedaży brutto, - kwota podatku jest obliczana według następującego wzoru: KP = (WB × SP)/(100 + SP) gdzie: KP - oznacza kwotę podatku z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, WB - oznacza sumę wartości sprzedaży brutto z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, SP - oznacza stawkę podatku od towarów i usług, Najczęstszą metodą liczenia VAT jest – metoda od netto, chyba, że wystawiamy paragon, który jest fiskalizowany – wówczas sposób liczenia VAT ustawiamy od brutto. d) od netto dla płatników VAT, od brutto dla reszty. Program liczy podatek od sumy kwoty netto na fakturze tylko dla kontrahenta który jest płatnikiem VAT, jeśli kontrahent nie jest płatnikiem VAT lub nie ma kontrahenta kwota podatku wyliczana jest od sumy kwoty brutto. Sposób liczenia VAT można zawsze zmienić podczas wystawiania dokumentu. · Czy generować dokument zmiany cen sprzedaży przy wprowadzeniu zakupów - Przy zaznaczonej opcji - podczas wprowadzania zakupu generuje się cennik, w którym można wprowadzić nową cenę sprzedaży. Cennik można zapisać a cenę zatwierdzić. Jeśli nie chcemy by cennik się pojawiał opcje odznaczamy. Znaczenie i sposób tworzenia cennika został opisany w rozdziale „Dokumenty/Generator cen". · Czy protokół szybkiej produkcji ma być zawsze zbilansowany? Po zaznaczeniu opcji program sprawdza, czy na dokumencie szybka produkcja wartość składników równa jest wartości produktów. Jeśli wymienione wyżej wartości nie są sobie równe, program nie pozwoli zatwierdzić produkcji. Po uruchomieniu przycisku [Operacje/ Zatwierdź produkcję] pojawi się uwaga. 15-128 Parametry Jeśli opcja nie jest zaznaczona program nie sprawdza wartości składników oraz wartości produktów na protokóle szybkiej produkcji. · Czy wymagać wpisywania danych do deklaracji intrastat? Po zaznaczeniu opcji program wymaga wypełaniania informacji dotyczących deklaracji intrastat w główce dokumentu WNT. Jeśli informacje te nie będą wypełnione użytkownik nie zapisze dokumentu. · Czy do remanentu mają być wpisywane tylko towary z magazynu? Podczas tworzenia remanentu w zależności od zaznaczenia pojawia się lista towarów z kartoteki lub z magazynu. Jeśli opcja nie zostanie zaznaczona w remanencie pojawią się nowe towary z kartoteki. · Czy remanent ma dopisywać zerowe ilości przy dodawaniu pozycji?- podczas tworzenia remanentu w kolumnie „Stan przed" i „Stan po" pojawiają się te same stany magazynowe. Po zaznaczeniu opcji w kolumnie „Stan po" pojawiają się zera i ręcznie należy uzupełnić wszystkie stany towarów. · Maksymalna wartość priorytetu dla realizacji ZO? Wybieramy wartość priorytetu (od 1 do 5) dla zamówień od odbiorców. Najwyższa wartość priorytetu sygnalizuje, że dane zamówienie jest bardzo ważne i ma być zrealizowane w pierwszej kolejności. Jest to funkcja informacyjna. Domyślna wartość priorytetu ustawiana jest na dokumentach - zamówienia od odbiorców. Można sortować zamówienia po priorytecie na liście zamówień od odbiorców. · Ilość pozycji na dokumentach Tax Free? Domyślna ilość pozycji drukowana na dokumentach Tax Free dla podróżnych nie mających stałego miejsca zamieszkania na terytorium Wspólnoty. W zależności od ustawionej liczby na dokumencie Tax Free drukuje się więcej lub mniej wierszy. · Tabela kursowa/kurs podpowiadany dla nowych korekt Dla dokumentów korygujących może być podpowiadany domyślnie kurs waluty z aktualnie obowiązującej tabeli kursowej lub z korygowanej faktury. · Ostrzegaj o powtarzających się numerach dokumentów dostawców. Jeśli parametr jest włączony, to program ostrzega o nieunikalności numeru FV od dostawcy podczas zejestowania faktury zakupu/WNT/DI. · Stawka VAT dla dokumentów FE/WDT wystawianych w PLN Program podczas wystawiania dokumentu FE lub WDT w polskiej walucie może podpowiadać stawkę VAT artykułu (domyślna z kartoteki) lub podpowiadać stawkę 0% dla każdego artykułu. · Domyślny kod serii numeracyjnej dla Zleceń Produkcyjnych Można ustawić domyślny kod dokumentu dla Zleceń Produkcyjnych. Lista wprowadzonych kodów dostępna jest z poziomu parametrów. Parametry 15-129 · Czy przenosić uwagi z artykułu podczas dopisywania pozycji dokumentu? Po zaznaczeniu tego parametru uwagi z artykułu (kartoteka) będą przenoszone na dokument. · Czy przenosić uwagi z receptury podczas dopisywania na szybką produkcję? Po zaznaczeniu tego parametru uwagi z receptury będą przenoszone na szybką produkcje. Wydruki · Ilość kopii wydruku dokumentów. Domyślnie liczba kopii przy próbie wydruku dokumentów · Czy blokować dokumenty po wydruku? Po zaznaczeniu opcji i wydrukowaniu dokumentu, dokument będzie zablokowany i nie będzie już go można zmienić. Obok dokumentu pojawi się znak . Istnieje możliwość odblokowania pojedynczych dokumentów po wydruku w oknie z dokumentami. Fiskalizacja · Fiskalizacja paragonów, faktur VAT, faktur zaliczkowych. Możliwość domyślnego ustawienia automatycznej fiskalizacji dokumentów, propozycji fiskalizacji lub brak automatycznej fiskalizacji. · Wydruk paragonu fiskalnego. Program umożliwia konfigurowanie treści paragonów fiskalnych. Opcje te obowiązują dla całej firmy. Po uruchomieniu klawisza , pojawi się okno z ustawieniami domyślnymi paragonu. Można zaznaczyć, aby zamiast nazwy artykułu drukowany był: indeks i nazwa lub tylko indeks lub tylko nazwa. Stopka paragonu składa się z trzech linii: W pierwszej linii może być drukowany numer dokumentu sprzedaży, dowolnie wpisany tekst lub linia może być nie drukowana. Jeśli drukowany jest numer dokumentu sprzedaży to w drugiej i trzeciej linii może być drukowany dowolny tekst lub linie te nie są drukowane. Można również ustawić, aby program automatycznie otwierał szufladę po zakończeniu. Opcje drukowania linii nie działają na wszystkich drukarkach fiskalnych. Nie działają np. na drukarce Optimus Vivo. Aby zmiany się zapisały, należy nacisnąć przycisk [ZATWIERDŻ]. 15-130 Parametry Parametry firmy dla Kadr i Płac W tym punkcie zostaną omówione opcje służące do ustawienia parametrów firmy dla modułu Kadry Płace. Tabela 1 Pozycje „Parametry firmy”: Grupa Opis Kadry i Płace Uprawnienia do wypłacania .... Jeśli firma jest uprawniona do wypłacania zasiłków chorobowych pozycję ta należy zaznaczyć. ZUS DRA Termin przesyłania deklaracji i raportów Podajemy termin przesyłania deklaracji i raportów Wniosek pracodawcy o dofinansowanie Pity Naliczanie wynagrodzenia z tyt. nietern.wpł. podatku Można ustawić aby program pytał o naliczanie wynagrodzenia z tyt. nieterminowego. wypłacenia podatku lub naliczał bez pytania lub nie naliczał nigdy. Parametry techniczne Liczba przechowywanych komunikatów dla schematu obliczeń. Domyślnie 5000 Automatyczna aktualizacja schematów obliczeń płacowych: Użytkownik może włączyć automatyczną aktualizację schematów obliczeń płacowych. Wówczas podczas uruchamiania programu w razie zmiany schematu na inny program zaktualizuje go automatycznie w systemie Kadry Płace. Użytkownik może zdecydować czy zawsze ma aktualizować czy od kolejnej wersji. Lista płatnicza Twórz rozrachunki dla zamkniętej listy płatniczej Jeśli opcja zostanie zaznaczona program utworzy rozrachunki automatycznie. Warunkiem jest zatwierdzenie listy płatniczej. Opcja ta domyślnie podpowiada się podczas dodawania listy płatniczej i można tam ja zmienić. Ukrywaj rozrachunki listy płatniczej Jeśli opcja jest zaznaczona opcja - rozrachunki po utworzeniu listy płatniczej będą niewidoczne. Dotyczy to osób które nie posiadają uprawnień do przeglądania rozrachunków. Osoby które posiadają uprawnienia do rozrachunków będą widziały przy tych pozycjach w kolumnie „UKRYTY” oznaczenia. Jeśli opcja jest odznaczona - to podczas tworzenia listy płatniczej pozycja ta będzie niedostępna i nie będzie jej można zmienić. Sumuj wypłaty wynagrodzenia do jednego polecenia przelewu Przy zaznaczonym parametrze program zsumuje wszystkie wypłaty dla pracownika w zakresie listy płac na jednym poleceniu przelewu. Obniżone składki na ub. zdrowotne Parametry 15-131 Lokalizacja plików SKO Podajemy domyślną lokalizacje dla plików SKO. Lokalizacja ta będzie podpowiadana podczas eksportu pliku do NFZ z danymi o obniżonych składkach na ub. zdrowotne (opcja „Płatnik/Eksport do pliku NFZ SKO”) ZUS RCA, RZA W deklaracji uwzględnij umowy bez realizacji Przy zaznaczonym parametrze program utworzy deklaracje RCA i RZA również dla pracowników, którzy mają aktywne umowy, jednak nie ma w systemie naliczonych realizacji. W takiej sytuacji kwoty deklaracji będą zerowe. Eksport SODiR Dane uzupełnione w tej sekcji pobierane są do informacji przesyłanych do systemu SODiR. Wzorce opisu Zdefiniowane w tej sekcji wzorce opisów będą pobierane jako opisy do poleceń przelewu wygenerowanych do list płatniczych. Parametry użytkownika Parametry użytkownika są zapamiętywane dla konkretnego użytkownika programu. Parametry użytkownika podzielono są na części: 1. 2. 3. 4. 15-132 Parametry Kasa i Bank Raporty Sprzedaż Rozrachunki Parametry „Kasy i Banku” dotyczą dokumentów kasowych, raportów kasowych, opcji drukowania i wydruku dokumentu po dodaniu oraz uruchamiania ostatnio otwartej kartoteki. Parametry „Raportów” dotyczą wczytywania wydruków dla poszczególnych modułów. Jeśli wyłączymy chęć wczytywania wydruku przy konkretnym module i ponownie się zalogujemy do programu nie będą działały wydruki z tego modułu. Parametry modułu „Sprzedaż” dotyczą wydruku zestawień: • Gałąź wydruków do menu „Zestawienia”. Można wybrać, jaka część raportów ma się pojawić w menu „Zestawienia” - Czy wszystkie raporty, czy wybrana jej część. Standardowo po instalacji programu w opcji „Zestawienia/Zestawienia” pojawiają się wydruki z grupy 4.Zestawienia. Jeśli chcemy to zmienić należy, w parametrach użytkownika ustawić się na omawianej pozycji. Pojawi się przycisk . Po kliknięciu na przycisk uruchomi się lista kategorii, gdzie wskazujemy wybraną przez nas kategorię np. „Sprzedaż”. Jeśli chcemy by w menu zestawienia pojawiły się wszystkie te kategorie należy wskazać kategorie nadrzędną - [SP]-Sprzedaż. • Przy starcie ładuj wydruki modułu SM • Przy starcie ładuj wydruki modułu KB Aby wydruk się stworzy, muszą być załadowane wydruki modułów SM - dla dokumentów magazynowych i KB - dla dokumentów kasowych. Ładowanie wydruków może odbywać się przy starcie, wtedy otwieranie programu trwa trochę dłużej, lub też bezpośrednio przed wydrukiem. Jeśli użytkownik nie korzysta z wydruków, może wyłączyć te opcje. Podczas kojarzenia dokumentu WZ z FS program może ostrzegać jeśli są różni odbiorcy. Przy szybkiej sprzedaży można ustawić aktywną kontrolkę: wybór artykułu lub wybór nabywcy. Podczas importu danych można ustawić format importu: Mazowia, Latin, dBase, itp. W części „Rozrachunki” można zaznaczyć oznaczanie przeterminowanych rozrachunków na czerwono. Parametry 15-133 Pomoc Niniejszy rozdział przedstawia sposoby uzyskiwania informacji na temat funkcjonalności i obsługi programu RAKSSQL. Pomoc W opcji „Pomoc” można znaleźć odnośniki do plików pomocy poszczególnych opcji systemu RAKSSQL. Pomoc ta jest także dostępna bezpośrednio, po naciśnięciu przycisku [F1]. Aby znaleźć temat „Pomocy”: 1. W „Pomocy” kliknij jedną z następujących kart: • • • • 2. Kliknij kartę „Spis treści”, aby przejrzeć tematy według kategorii. Kliknij kartę „Indeks”, aby zobaczyć listę pozycji indeksu, a następnie napisz wyraz lub przewijaj listę. Kliknij kartę „Wyszukaj”, aby znaleźć wyrazy bądź frazy, które mogą być zawarte w temacie „Pomocy”. Kliknij kartę „Ulubione”, aby dodać tam najczęściej używane tematy „Pomocy”. W lewej ramce okna „Pomocy”, kliknij temat, pozycję indeksu lub frazę, aby wyświetlić odpowiadający im temat w prawej ramce. Okno „Pomocy” jest podzielone na dwie pionowe ramki. W zależności od tego, czy aktywna jest karta „Spis treści”, „Indeks” lub „Wyszukaj”, w lewej ramce jest wyświetlany spis treści, indeks lub lista wyników wyszukiwania. W prawej ramce jest wyświetlany temat „Pomocy” odpowiadający zaznaczonej pozycji w lewej ramce. Aby uzyskać więcej informacji „Pomocy”: • • 15-134 Pomoc W temacie „Pomocy” można kliknąć podkreślone wyrazy, aby zobaczyć inne informacje związane z tym tematem. Aby zobaczyć inny temat, klikając kolorowe podkreślone wyrazy można skoczyć do innego tematu. Aby wydrukować temat „Pomocy”: W prawej ramce okna Pomoc, kliknij temat, który chcesz wydrukować. • • • Na pasku narzędzi Pomocy kliknij przycisk [OPCJE], a następnie kliknij polecenie [DRUKUJ]. Na pasku narzędzi Pomocy kliknij przycisk [DRUKUJ]. Jeśli drukujesz z karty Spis treści, kliknij prawym przyciskiem myszy wewnątrz okna podręcznego, a następnie kliknij polecenie [DRUKUJ]. Aby przechodzić pomiędzy oglądanymi już tematami „Pomocy”: • • • Na pasku narzędzi „Pomocy” kliknij przycisk [WSTECZ], aby wyświetlić ostatnio oglądany temat „Pomocy”. Na pasku narzędzi „Pomocy” kliknij przycisk [DALEJ], aby wyświetlić następny temat „Pomocy” w poprzednio wyświetlonej sekwencji tematów. Na pasku narzędzi „Pomocy” kliknij przycisk [START], aby ustawić się na pierwszym temacie „Pomocy”. Widok W opcji „Widok” można włączyć lub wyłączyć „Pasek stanu”. Znajduje się tu opcja pozwalająca na pokazywanie lub ukrywanie dolnego paska z aktualnie zalogowanym użytkownikiem, nazwiskiem pracownika, nazwą firmy na której pracujemy, oraz konfiguracją programu. Standardowo po instalacji programu opcja „Pasek stanu” będzie uruchomiona (pasek z listą informacji pojawia się). O programie W opcji „O programie” można m.in. sprawdzić numer posiadanej wersji programu RAKSSQL, a także uzyskać informację na temat kontaktu z firmą MSM Sp. z .o.o. Pomoc 15-135 Zakończenie pracy w programie Niniejszy rozdział przedstawia sposoby zakończenia pracy w programie RAKSSQL.. Jest kilka sposobów zakończenia pracy na programie: 1. Aby zakończyć pracę z programem należy wybrać z górnego paska menu opcje „Administracja/Koniec”. Pojawi się wtedy komunikat z prośbą o potwierdzenie zakończenia pracy: 2. Naciśnięcie opcji „Administracja/ Zmiana użytkownika” umieszczonej w górnym pasku menu umożliwia zamknięcie programu i ewentualne rozpoczęcie pracy innemu użytkownikowi bez konieczności opuszczania programu. Użytkownik rozpoczyna pracę od podania swojego identyfikatora i hasła wejścia, tak jak ma to miejsce przy pierwszym uruchomieniu systemu. 3. Naciśnięcie przycisku programu. w górnym prawym rogu okna powoduje zamknięcie Wskazówka Procedura zamknięcia programu, bez względu którą metodę się stosuje, jest taka sama. Wskazówka Ze względu na bezpieczeństwo zalecamy codziennie po zakończeniu pracy z programem wykonywać archiwizację danych. 15-136 Zakończenie pracy w programie