Sprawozdanie z wyników samooceny z wykorzystaniem CAF Urząd

Transkrypt

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Sprawozdanie z wyników samooceny
z wykorzystaniem CAF
Urząd Miejski w Libiążu
wrzesień 2015 r.
1
Wstęp
Niniejsze sprawozdanie zawiera wyniki samooceny przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Libiążu .z wykorzystaniem modelu CAF 2013.
Urząd został poddany samoocenie w oparciu o 9 kryteriów potencjału i wyników. Na podstawie rezultatów samooceny określono mocne strony oraz obszary wymagające poprawy.
Model CAF (Common Assessment Framework) – Wspólna Metoda Oceny jest stosowany przez
organizacje administracji publicznej w całej Unii Europejskiej do oceny oraz doskonalenia systemu
zarządzania.
Raport został przedstawiony kierownictwu organizacji dla dokonania szczegółowej analizy mocnych
stron i obszarów do doskonalenia wyboru oraz oceny możliwych działań doskonalących do realizacji
w Urzędzie.
Raport został przygotowany przez Magdalenę Kozak, Sekretarza Miasta i jednocześnie Koordynatora ds. CAF.
W skład Samorządowego Zespołu ds. CAF wchodziły następujące osoby:

Krystyna Franaszek – Kierownik Wydziału Finansowo – Budżetowego

Jan Głuch – Kierownik Wydziału Inwestycji i Rozwoju

Urszula Miziołek – Kierownik Wydziału Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska
i Rolnictwa

Roma Bigaj – Kierownik Wydziału Spraw Obywatelskich

Marta Dobrowolska – Kierownik Wydziału Organizacyjno – Administracyjnego

Magdalena Koperniak – Kierownik Wydziału Oświaty

Renata Wosik – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego

Aneta Smalcerz – Kierownik Referatu Podatkowego

Sylwia Malicka – Główny Specjalista ds. Kadr i Szkoleń

Anna Matyja – Inspektor w Wydziale Architektury Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami.
2
Samoocena
Samoocenę przeprowadzono w ramach procesu, na który składało się następujące działania:
1. Szkolenie wstępne – przygotowanie do procesu samooceny.
2. Zbieranie dokumentów i informacji obejmujących wszystkie obszary Modelu w ramach podzespołów.
3. Warsztaty samooceny, które odbyły się w dniu 13 i 14 sierpnia 2015 r. w Urzędzie Miejskim w
Libiążu.
Proces odbywał się w ramach 10 kroków doskonalenia organizacji wg CAF – w ramach pierwszych
dwóch faz:
Faza 1 – Początek drogi z CAF
Krok 1 - Zdecyduj, jak zorganizować i zaplanować samoocenę
Krok 2 - Upowszechnij informację o projekcie samooceny
Faza 2 – Proces samooceny
Krok 3 - Utwórz jedną lub więcej grup samooceny
Krok 4 - Zorganizuj szkolenie
Krok 5 - Przeprowadź samoocenę
Obecne sprawozdanie jest realizacją Kroku 6 - Sporządź sprawozdanie z wyników samooceny
W celu przeprowadzenia samooceny powołano zespół samooceny złożony z 11 osób –
pracowników Urzędu wraz z koordynatorem ds. CAF. Zespół pracował kolegialnie, wspólnie podjął
się zebrania dokumentów i informacji oraz dokonania wstępnej samooceny w zakresie przydzielonych kryteriów. Zapis pracy zespołów zostały dokonany w formularzach samooceny.
Podczas warsztatów samooceny zespół przedstawił wyniki wstępnej samooceny, będącej propozycją zespołu i wynikiem indywidualnych ocen członków zespołów. Drogą dyskusji weryfikowano i
uzgadniano ostateczne sformułowania mocnych stron, obszarów do poprawy oraz punktację dla
wszystkich podkryteriów modelu CAF.
Ostateczne wyniki samooceny są efektem konsensusu osiągniętego w ramach całego zespołu samooceny.
Wyniki samooceny przedstawiono w dalszej części raportu w następującym układzie:

ogólne wnioski na temat wyników samooceny,

ocena punktowa dla poszczególnych podkryteriów modelu CAF,

profil punktowy,

mocne strony i obszary do poprawy.
3
Tabele oceny zastosowane do dokonania punktacji zgodnie z metodą CAF są przedstawione w załączniku nr 1.
Ponieważ Urząd Miejski w Libiążu jest na początku procesu doskonalenia z wykorzystaniem
metody CAF, do tej pory nie miał doświadczeń w wykorzystaniu projakościowego podejścia
do zarządzania Urzędem – przyjęto punktację klasyczną.
4
Wyniki samooceny
Ogólne wnioski odnośnie wyników samooceny.
Jak już wcześniej wspomniano metodę samooceny wg CAF zastosowano w Urzędzie Miejskim w Libiążu po raz pierwszy. Brak doświadczenia w stosowaniu takiego podejścia do zarządzania w urzędzie był z pewnością przeszkodą w dotarciu do wszystkich możliwych materiałów i informacji, które mogłyby dowodzić spełnienie przez urząd poszczególnych kryteriów samooceny po stronie potencjału i wyników. Starano się jednak rzetelnie i dokładnie
dobierać dowody celem wiarygodności oceny zaproponowanej przez zespół.
Najsłabiej po stronie potencjału zostały ocenione kryterium: pracownicy oraz procesy z
tego względu, iż w urzędzie nie ma zintegrowanego podejścia procesowego w funkcjonowaniu urzędu, nie prowadzi się także badań satysfakcji pracowników, nie jest przygotowywany roczny plan szkoleń wraz z oceną efektywności tych szkoleń . Po stronie wyników
najsłabiej oceniono kryterium relacji z klientami i obywatelami oraz relacji z pracownikami. Spowodowane jest to przede wszystkim brakiem pomiaru wyników dla tych obszarów
pomimo bardzo dobrze rozpoznanego otoczenia istotnych interesariuszy i szerokiej skali
działań wizerunkowych oraz aktywności na rzecz różnych grup otoczenia zewnętrznego i
wewnętrznego. Pozwala to zatem na zdefiniowanie i wdrożenie projektów doskonalących
właśnie w w/w najsłabiej ocenionych kryteriach potencjału i wyników.
Reasumując, Urząd chcąc się rozwijać musi się skupić na przygotowaniu narzędzi oraz
metod pomiaru istotnych z punktu widzenia jego działalności obszarów: relacji z pracownikami oraz klientami, a także na otwarcie się na zagadnienia e-administracji i wdrożenia
usług elektronicznych celem dostosowania się do nowoczesnych standardów zarządzania
w jednostce samorządu terytorialnego .
5
Ocena punktowa dla poszczególnych podkryteriów modelu CAF.
1. WYNIKI OCENY PUNKTOWEJ POSZCZEGÓLNYCH KRYTERIÓW
Kryterium/podkryterium
Nr
Ocena kryterium/podkryterium
Ocena
kryterium
Ocena Potencjału/
Wyników
62,0
1. Przywództwo
Co przywództwo organizacji robi, aby:
1. Wytyczać jej kierunki działania np.. poprzez sformułowanie
1 misji, wizji i wartości….
1. Zarządzać organizacją, jej wynikami oraz ciągłym doskona2 leniem….
55,0
59,0
1. Motywować i wspierać pracowników organizacji, a także
3 być dla nich wzorcem wypełniania roli…
73,0
1. Efektywnie zarządzać relacjami z władzami politycznymi i
4 innymi interesariuszami…
61,0
41
2. Strategia i planowanie
Co organizacja robi, aby:
2. Gromadzić informacje o obecnych i przyszłych potrzebach
1 interesariuszy oraz informacje zarządcze.
51,0
2. Opracowywać strategie i plany z uwzględnieniem zebranych
2 informacji.
71,0
2. Komunikować i realizować strategie i plany w całej organi3 zacji oraz dokonywać ich regularnych przeglądów.
21,0
2. Planować, wdrażać i analizować działania modernizacyjne i
4 innowacyjne.
22,0
28
3. Pracownicy
3. Transparentnie zarządzać zasobami ludzkimi, planować je i dosko1 nalić w odniesieniu do strategii i planowania.
3. Określać, rozwijać i wykorzystywać kompetencje pracowników,
2 zgodnie z celami indywidualnymi i organizacyjnymi.
13,0
27
Angażować pracowników przez rozwijanie otwartego dialo-
3.
gu oraz ich upodmiotowienie - wspierając jednocześnie ja3
43
kość ich życia.
50
4. Partnerstwo i zasoby
4.
1
4.
2
4.
3
4.
4
Budować i rozwijać kluczowe relacje partnerskie z właściwymi organizacjami.
38
Budować i rozwijać relacje partnerskie z klientami/obywatelami.
54
Zarządzać finansami.
Zarządzać informacją i wiedzą.
54,0
64
6
4.
Zarządzać technologią.
5
4.
Zarządzać infrastrukturą.
6
26,0
66
24
5. Procesy
5. Stale identyfikować, projektować, zarządzać i doskonalić
1 procesy z udziałem interesariuszy.
0
5. Opracowywać i dostarczać usługi i produkty zorientowane
2 dla klientów/obywateli.
42
5. Koordynować procesy wewnątrz organizacji wraz z innymi
3 właściwymi organizacjami.
31
Kryterium POTENCJAŁU - podsumowanie
206
5,0
6. Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami
Jakie wyniki organizacja uzyskała, aby zaspokoić potrzeby i oczekiwania
obywateli i klientów, w oparciu o:
6.
Pomiary postrzegania
1
0
6.
Pomiary efektywności
2
10,0
5,0
7. Wyniki w relacjach z pracownikami
Jakie wyniki organizacja uzyskała, aby zaspokoić potrzeby i oczekiwania
swych pracowników w oparciu o:
7.
Pomiary postrzegania
1
7.
2
0,0
10,0
30,0
8. Wyniki społeczne
Jakie wyniki organizacja uzyskała pod względem wpływu na społeczeństwo w zakresie:
8.
Pomiary postrzegania.
1
8.
2
30,0
30,0
35,0
9. Wyniki kluczowe
Jakie są dowody osiągnięcia wyznaczonych celów organizacji w odniesieniu do:
9. Wyników zewnętrznych: efektów bezpośrednich i skutków długo1 falowych w relacji do wyznaczonych celów.
0,0
9.
Wyników wewnętrznych - poziomu efektywności/wydajności.
2
70
Kryterium WYNIKÓW - podsumowanie
PUNKTACJA ŁĄCZNA:
75,0
281
7
Przywództwo
100
Wyniki kluczowe
Strategia i planowanie
62
41
35
Wyniki społeczne
Pracownicy
30
5
Wyniki w relacjach z
pracownikami
Wyniki w relacjach z
klientami/obywatelami
Przywództwo
Strategia i planowanie
Pracownicy
Partnerstwo i zasoby
Procesy
Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami
Wyniki w relacjach z pracownikami
Wyniki społeczne
Wyniki kluczowe
Suma
28
0
5
24
50
Partnerstwo i zasoby
Procesy
62
41
28
50
24
5
5
30
35
281
8
Mocne strony i obszary do poprawy
Kryterium 1 - Przywództwo
1.1 Przywództwo organizacji wytycza jej kierunki działania poprzez sformułowanie misji, wizji i wartości.
Przykłady:
Dowody:
1. Formułowanie i rozwijanie – z udziałem interesariuszy i pracowników – misji organizacji oraz jej wizji.
Zapisy strategii rozwoju gminy na lata 2014-2020
uchwalonej w grudniu 2014 r., konwenty, spotkania,
warsztaty, konsultacje dla mieszkańców „Strategiczny Piątek”, konferencja strategiczna, list Burmistrza
do mieszkańców
2. Ustanowienie systemu wartości zgodnych z misją
i wizją organizacji, a także z ogólnym systemem wartości sektora publicznego.
3. Zapewnienie szerszego informowania wszystkich
pracowników oraz innych interesariuszy o misji, wizji,
wartościach, celach strategicznych i operacyjnych
organizacji.
4. Poddawanie misji, wizji i wartości okresowym
przeglądom, odzwierciedlającym zmiany zachodzące w otoczeniu zewnętrznym [np. polityczne, gospodarcze, społeczno-kulturowe, technologiczne i demograficzne].
5. Rozwijanie systemu zarządzania, który zapobiega
nieetycznym zachowaniom oraz wspiera personel w
radzeniu sobie z dylematami etycznymi, gdy zachodzi konflikt pomiędzy różnymi wartościami organizacji.
Kodeks etyczny urzędu miejskiego w Libiążu zamieszczony na intranecie
Intranet, strona WWW.libiaz.pl, Kurier Libiąski, notatki z narad z pracownikami
Planujemy aktualizację strategii rozwoju gminy
zgodnie z zapisami dotyczącymi wdrażania i ewaluacji.
Nie działamy na tym polu
6. Zapobieganie korupcji poprzez takie działania jak
określenie potencjalnych obszarów konfliktu interesów i przekazanie pracownikom odpowiednich wytycznych w tym zakresie.
7. Wzmacnianie wzajemnego zaufania i szacunku
pomiędzy przywódcami, kierownictwem i pracownikami (np. przez monitorowanie aktualności misji, wizji i wartości oraz przez stałą ocenę, a także rekomendowanie norm dobrego przywództwa).
Regulamin udzielania zamówień publicznych, instrukcja obiegu dokumentów księgowych, Regulamin
Pracy Urzędu Miejskiego, zarządzenie w sprawie instrukcji przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu- na bieżąco aktualizowane
Narady, spotkania integracyjne, wystąpienia Burmistrza na sesji absolutoryjnej i budżetowej, ocena z
wykonania budżetu przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Ustanowienie systemu wartości zgodnych z misją
urzędu – kodeks etyczny
Poddawanie misji i wizji zapisanej w strategii okresowym przeglądom
Szerokie informowanie pracowników o misji, wizji i
celach urzędu
Punktacja
Łączna punktacja
55
9
1.2 Przywództwo organizacji zarządza organizacją, jej wynikami oraz ciągłym doskonaleniem.
Przykłady:
Dowody:
1. Określenie odpowiednich struktur zarządzania (poziomów,
funkcji, odpowiedzialności i kompetencji) oraz zapewnienie
systemu zarządzania procesami i współpracą zgodnie ze
strategią, planowaniem oraz potrzebami i oczekiwaniami interesariuszy.
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Libiążu na bieżąco aktualizowany, zakresy czynności pracowników, Regulamin
Pracy, ustalone zasady przyjmowania stron,
uchwała rady miejskiej w sprawie procedury
uchwalania budżetu, Zarządzenie Burmistrza w sprawie procedury kontroli zarządczej w UM w Libiążu,
2. Identyfikowanie i ustalanie priorytetów w zakresie koniecznych zmian w strukturze, sposobie działania oraz zarządzaniu organizacją.
3. Określenie mierzalnych celów krótko- i długoterminowych
dla wszystkich poziomów i obszarów organizacji, uwzględniających potrzeby i oczekiwania różnych interesariuszy oraz
zróżnicowane potrzeby klientów (np. związane z wiekiem,
miejscem zamieszkania, itd.).
4. Rozwijanie systemu informacji zarządczej, obejmującego
zarządzanie ryzykiem i wewnętrzny system kontroli, oraz stałe monitorowanie poziomu wykonania celów strategicznych i
operacyjnych.
5. Stosowanie zasad TQM oraz wprowadzanie narzędzi lub
systemów zarządzania jakością/certyfikacji, takich jak: CAF,
EFQM czy ISO 9001.
6. Określenie strategii informatyzacji (e-administracja) i dostosowanie jej do celów strategicznych i operacyjnych.
7. Ustanowienie odpowiednich zasad zarządzania procesami
i projektami oraz pracą zespołową.
8. Stworzenie warunków dla efektywnej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
9. Okazywanie zaangażowania liderów w ciągłe doskonalenie organizacji oraz działania innowacyjne poprzez promocję
kultury innowacji oraz stałe doskonalenie, a także zachęcanie pracowników do przekazywania informacji zwrotnej w
tym zakresie.
10. Informowanie pracowników i interesariuszy o przyczynach oraz oczekiwanych efektach zmian.
Karty informacyjne o zmiany w budżecie,
wnioski kierowników o zmiany w strukturze
organizacyjnej
Zarządzenie Burmistrza w sprawie procedury kontroli zarządczej w UM w Libiążu,
Przystąpienie do CAF, umowa z MAiC
Zapisy strategii rozwoju gminy Libiąż na lata
2014-2020 uchwalonej w grudniu 2014 r.,
zapisane środki w budżecie na zadanie:
„Przyjazny Cyfrowy Urząd w Libiążu” oraz
na wykonanie studium wykonalności dla projektu jw.
Regulamin organizacyjny, Zarządzenie burmistrza ws. powołania Zespołu ds. referendum; zespołu ds. wyborów
Modernizacja urzędu miejskiego poprzez
wykonanie światłowodu, dostęp wszystkich
stanowisk do Internetu, sieci telefonicznej:
umowy, sprawozdania
Konferencje tematyczne, spotkania z interesariuszami, eventsy, wydarzenia promocyjne, uczestnictwo gminy w konkursach, programach, szkoleniach – dokumentacja w
Referacie Promocji UM
Wywiady Burmistrza w Kurierze Libiąskim,
narady, wystąpienia na sesji, objaśnienia w
uchwale budżetowej, uzasadnienia w
uchwałach rady miejskiej oraz na kartach informacyjnych do załatwienia sprawy przez
Burmistrza
10
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Stworzenie warunków dla efektywnej komunikacji
wewnętrznej i zewnętrznej w urzędzie.
Określenie strategii informatyzacji (e-administracja i
dostosowanie jej do celów strategicznych i operacyjnych)
Stosowanie zasad TQM wraz wprowadzenie narzędzi bądź systemów zarządzania jakością tj. CAF
Punktacja
Łączna punktacja
59
1.3 Przywództwo organizacji motywuje i wspiera pracowników, a także jest dla nich wzorem
do naśladowania.
Przykłady:
Dowody:
1. Wypełnianie przywódczej roli przez dawanie osobistego przykładu, w zgodzie z ustanowionymi celami i wartościami organizacji.
Zaświadczenie o wyborze na Burmistrza, udzielone
upoważnienia i pełnomocnictwa zgodnie z rejestrem
upoważnień prowadzonym przez Biuro ds. Kadr i
Szkoleń, zapisy w Regulaminie Organizacyjnym UM
w Libiążu, Zarządzenie Burmistrza Libiąża o powołaniu zastępcy burmistrza Libiąża
2. Promowanie kultury wzajemnego zaufania i szacunku pomiędzy liderami i pracownikami, z zastosowaniem proaktywnych metod przeciwdziałania
wszelkiej dyskryminacji.
3. Regularne informowanie i konsultowanie się z
pracownikami w kluczowych sprawach dotyczących
organizacji.
4. Wspieranie pracowników w realizowaniu ich celów, planów i obowiązków, aby wzmocnić osiąganie
ogólnych celów organizacji.
5. Zapewnianie informacji zwrotnej w celu poprawy
efektywności pracy zespołowej i indywidualnej pracowników.
6. Pobudzanie, zachęcanie i podejmowanie działań
w celu upodmiotowienia pracowników poprzez delegowanie władzy, upoważnień, uprawnień i odpowiedzialności.
7. Promowanie kultury uczenia się i stymulowanie
pracowników do rozwijania własnych kompetencji.
8. Okazywanie przez przywództwo/kierownictwo
osobistej gotowości do przyjęcia zgłaszanych przez
pracowników rekomendacji/propozycji poprzez reagowanie na konstruktywne informacje zwrotne z ich
strony.
9. Uznawanie i wynagradzanie wysiłków indywidualnych i zespołowych.
10. Poszanowanie i odpowiednie reagowanie na potrzeby pracowników i na ich sytuację osobistą.
Zapisy w Regulaminie Pracy Urzędu Miejskiego w
Libiążu, Kodeks etyczny Urzędu Miejskiego w Libiążu zamieszczony na intrenecie
Spotkania, narady, komisje rady miejskiej, ankieta
wystosowana do mieszkańców w temacie propozycji
do budżetu na 2016 r.
Zakresy czynności pracowników, kodeks pracy, Regulamin Pracy Urzędu Miejskiego w Libiążu, , Regulamin Wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego w Libiążu, Regulamin Organizacyjny Urzędu
Miejskiego w Libiążu na bieżąco aktualizowane,
upoważnienia i pełnomocnictwa zgodnie z rejestrem
upoważnień prowadzonym przez Biuro ds. Kadr i
Szkoleń,
Spotkania pracowników z burmistrzem, polityka
otwartych drzwi, narady wydziałowe, szkolenia wyjazdowe, spotkania integracyjne, grupy robocze
udzielone upoważnienia i pełnomocnictwa zgodnie z
rejestrem upoważnień prowadzonym przez Biuro ds.
Kadr i Szkoleń, zapisy w Regulaminie Organizacyjnym UM w Libiążu, zakresy czynności pracowników
Finansowanie szkoleń, konferencji, nagrody dla pracowników za zakończenie studiów sfinansowanych
we własnym zakresie etc.
Nagrody, udział w miękkich projektach unijnych, organizowanie spotkań, wydarzeń, akcji, których inicjatorami są pracownicy
Dokumentacja Biura ds. Kadr i Szkoleń, nagrod dla
pracowników
Decyzje i zgody Burmistrza na wnioski pracowników,
11
nagrody, zapomogi, Regulamin ZFSS w Urzędzie
Miejskim w Libiążu, przyjętego w 2012 roku Zarządzeniem Burmistrza
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Wypełnianie przywódczej roli poprzez dawanie osobistego przykładu przez Burmistrza – rozwinięty system upoważnień i delegowania uprawnień.
Zapewnienie informacji zwrotnej w celu poprawy
efektywności pracy zespołowej i indywidualnej pracowników, np.: poprzez ankietyzację oczekiwań
pracowników, badania stopnia zadowolenia z pracy
w urzędzie
Regularne informowanie i konsultowanie się z pracownikami w kluczowych sprawach dotyczących
urzędu i działań gminy
Promowanie kultury uczenia się przez pracowników
np.: poprzez wydanie stosownego zarządzenia.
Wspieranie pracowników w realizowaniu ich własnych celów i ambicji zawodowych
Uznawanie i wynagradzanie wysiłków indywidualnych
i zespołowych
Poszanowanie i odpowiednie reagowanie na potrzeby pracowników urzędu i na ich osobistą sytuację
Punktacja
Łączna punktacja
73
12
1.4 Przywództwo organizacji efektywnie zarządza relacjami z władzami politycznymi i innymi interesariuszami.
Przykłady:
Dowody:
1.Przeprowadzanie analizy głównych (obecnych i przyszłych) potrzeb interesariuszy, oraz upowszechnianie w
organizacji wniosków z tej analizy.
1. Strategia Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014 2020, przyjęta przez radę miejską w Libiążu w
grudniu 2014 r., listy e-mailingowe, bazy danych,,
baza podmiotów znajdująca się w Referacie
Promocji, do których wysyłane są życzenia okolicznościowe, rejestry i zbiory, zgłoszone do
GIODO będące załącznikiem do Polityki Bezpieczeństwa UM w LIbiążu
2. Wspieranie władz politycznych w określaniu polityk
publicznych mających wpływ na organizację.
3. Rozpoznawanie i wdrażanie polityk publicznych odpowiednich dla organizacji.
4. Zapewnianie zgodności krótko- i długofalowych celów
organizacji z politykami publicznymi, strategiami oraz
decyzjami politycznymi oraz zawieranie porozumień z
władzami politycznymi co do wymaganych w tym zakresie zasobów.
5. Włączanie interesariuszy ze sfery polityki i innych obszarów w doskonalenie systemu zarządzania organizacją.
6. Utrzymywanie proaktywnych i regularnych relacji z
władzami politycznymi odpowiednich szczebli wykonawczych i prawodawczych.
7. Budowanie i utrzymywanie partnerstwa i sieci współpracy z ważnymi interesariuszami (obywatele, organizacje pozarządowe, grupy interesów i stowarzyszenia zawodowe, gospodarka, inne władze publiczne itd.)
8. Uczestniczenie w działalności stowarzyszeń zawodowych, organizacji przedstawicielskich i grup interesów.
9. Budowanie i podnoszenie publicznej świadomości,
reputacji i uznania dla organizacji oraz świadczonych
przez nią usług.
10. Opracowywanie koncepcji marketingu (wybranych
produktów i usług) i upowszechnianie jej wśród interesariuszy.
2. Udzielanie pomocy finansowej dla straży pożarnej, szpitala powiatowego, Miasta Jaworzno,
Starostwa w Chrzanowie, policji – por. stosowne
Uchwały rady Miejskiej w Libiążu.
3. Program Ochrony Środowiska Gminy Libiąż na
lata 2013-2016 z perspektywą do roku 2020,
przyjęty w 2013r., Program Ograniczenia Niskiej
Emisji na terenie Gminy Libiąż przyjęty w 2014 r.
, Koncepcja zagospodarowania terenu hałdy przy
ul. Krakowskiej w Libiążu w kierunku rekreacyjno
– sportowym ze wstępną rekultywacją biologiczną w kierunku parkowo – leśnym.
4. Strategia Rozwoju Gminy Libiąż na lata 20142020 przyjęta w grudniu 2014 r., wnioski o dofinansowanie ze strony interesariuszy, porozumienia z Urzędem Marszałkowskim Województwa
Małopolskiego, porozumienia ze Starostą Powiatu Chrzanowskiego, sprawozdania z wykonania
budżetu, sprawozdania z policji, sprawozdanie ze
straży pożarnej.
5.Nie działamy na tym polu
6. Lista mailingowa, spotkania z przedstawicielami parlamentu, marszałkiem, uczestnictwo
Burmistrza, zastępcy Burmistrza w Konwencie
Burmistrzów i Starosty, udział w Forum Burmistrzów, w Forum Sekretarzy, w Forum Skarbników
7. Organizacja Dni Libiąża, Dzień Seniora, Dożynki, Barbórka
8. Uchwała Rady Miejskiej w Libiążu z 2015 r. o
przystąpieniu do LGD Partnerstwa na Jurze,
przynależność do Stowarzyszenia Gmin Górniczych, udział przedstawiciela UM w społecznej
radzie szpitala
9. Nagrody i wyróżnienia, tytuły dla Burmistrza
np.; za zasługi dla policji, na rzecz przedsiębiorczości, za zasługi na rzecz OSP.
10. Usługa: „Zgłoś usterkę na stronie
WWW.libiaz.pl”, uruchomienie systemu powiadamiania mieszkańców sms ALCATEL w 2014 r.
13
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Dobrze przeprowadzona analiza głównych potrzeb
interesariuszy
Konieczność wykorzystania koncepcji marketingowych w projekcji usług oraz ich upowszechnienia
wśród interesariuszy
Działania urzędu na rzecz wspierania policji, szpitala,
starostwa, innych jednostek, których działania przyczyniają się do lepszego zabezpieczenia potrzeb
mieszkańców
Budowanie i utrzymywanie partnerstwa i sieci współpracy z ważnymi interesariuszami np.: Partnerstwo
na Jurze, Stowarzyszenie Gmin Górniczych
Uczestniczenie w działalności organizacji pozarządowych i grup przedstawicielskich
Punktacja
Łączna punktacja
61
Łączna punktacja dla
kryterium 1
62
14
Kryterium 2 - Strategia i planowanie
2.1 Gromadzenie informacji o obecnych i przyszłych potrzebach interesariuszy oraz właściwych informacji zarządczych
Dowody:
Przykłady:
1. Rozpoznawanie wszystkich istotnych interesariuszy oraz rozpowszechnianie w organizacji wyników
tego rozpoznania.
2. Systematyczne gromadzenie i analizowanie informacji o interesariuszach, ich potrzebach, oczekiwaniach i poziomie ich satysfakcji.
3. Regularne gromadzenie i analizowanie odpowiednich informacji o istotnych zmiennych, takich jak
rozwój sytuacji polityczno-prawnej, społecznokulturowej, społecznej, ekologicznej, gospodarczej,
technologicznej i demograficznej.
4. Systematyczne gromadzenie istotnych informacji
zarządczych, takich jak np. informacje nt. efektywności organizacji.
5. Systematyczne analizowanie wewnętrznych mocnych i słabych stron organizacji (np. diagnoza TQM
według CAF lub EFQM) z uwzględnieniem zagrożeń
i szans (analiza SWOT, zarządzanie ryzykiem).
1. Strategia Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014 2020 przyjęta w 2014 r., na bieżąco aktualizowanie
listy e-mailingowe, bazy danych, baza podmiotów
znajdująca się w Referacie Promocji, do których wysyłane są życzenia okolicznościowe, rejestry i zbiory
zgłoszone do GIODO, będącego załącznikiem Polityki Bezpieczeństwa UM w Libiążu
2. Strategia Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014 2020 przyjęta w 2014 r., Plan Odnowy Miejscowości
Żarek i Gromca do 2016 r., wnioski do budżetu, protokoły z zebrań wiejskich, spotkania kierownictwa
Urzędu z przedstawicielami Tauron SA, kopalni Dolomit dot. należnych zobowiązań, z organizacjami
pozarządowymi
3. Diagnoza do strategii rozwoju gminy Libiąż na lata
2020-2014, diagnoza społeczna sporządzana na potrzeby Gminnego Programu Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi na 2014 r., diagnoza przygotowywana do aktualizacji Planu Odnowy Miejscowości Żarek i Gromca do roku 2016 r., diagnoza
sporządzona do Programu Ochrony Środowiska
Gminy Libiąż na lata 2013-2016 z perspektywą do
roku 2020,
4. Sprawozdanie z wykonania rejestru ryzyk za 2014
r.; przeprowadzenie samooceny wg CAF
5. Przygotowanie SWOT na potrzeby Strategia
Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014-2020, Umowa z
MAiC dot. CAF/25, zbiorczy rejestr ryzyk UM w na
2015 r.
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Bardzo dobre rozpoznawanie istotnych interesariuszy
urzędu miejskiego
Aspekty systematycznego gromadzenie i analizowanie informacji o interesariuszach, ich potrzebach,
oczekiwaniach i poziomie satysfakcji
Regularne gromadzenie i analizowanie informacji o
istotnych dla urzędu zmiennych np.: w zakresie demografii i polityki oświatowej, społecznej, przeciwdziałaniu wykluczeniu, rewitalizacji, gospodarki, ekologii, kultury, pozyskiwania inwestora.
Punktacja
Łączna punktacja/4
51
15
2.2 Opracowywanie strategii i planów z uwzględnieniem zebranych informacji.
Przykłady:
Dowody:
1. Przekształcenie misji i wizji na cele i działania
strategiczne (długo i średniookresowe) oraz operacyjne (konkretne i krótkookresowe) oparte o solidną
analizę ryzyka.
Zbiorczy rejestr ryzyk UM w Libiążu na 2015 r., zapisy Strategii Rozwoju Gminy Libiąż na lata 20142020, przyjętej w grudniu 2014 r.
2. Włączanie interesariuszy w opracowywanie strategii i planów, wzajemne dostosowanie ich oczekiwań oraz potrzeb oraz nadanie im priorytetów.
3. Ocenianie bieżących zadań pod kątem efektów
bezpośrednich (dostarczanych produktów i usług) i
skutków długofalowych (oddziaływania w społeczeństwie) oraz jakości planów strategicznych i operacyjnych.
4. Zapewnienie dostępności zasobów w celu opracowywania i aktualizowania strategii organizacji.
5. Wzajemne dostosowanie zadań do realizacji i posiadanych zasobów, presji na organizację ze strony
czynników długo- i krótkookresowych oraz wymagań
interesariuszy.
6. Opracowanie polityki odpowiedzialności społecznej i zintegrowanie jej ze strategią i planami organizacji.
Opracowywanie aktualizacji Planu Odnowy Miejscowości Żarki i Gromiec do roku 2020 – spotkania robocze z mieszkańcami, ankieta do mieszkańców dot.
propozycji do budżetu gminy na 2016 r., uchwała
zebrania wiejskiego w Żarkach i w Gromcu w sprawie przeznaczenia środków z funduszu sołeckiego
na rok 2015
Dobra praktyka: opracowany i wdrożony wzór
karty informacyjnej do załatwienia sprawy przez
Burmistrza, zasady wdrażania i ewaluacji realizowanych projektów unijnych np.; w umowach o udzieleniu dotacji przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego w ramach PROW na lata 20772013
Listy obecności na konwentach strategicznych dot.
opracowania Strategii Rozwoju Gminy Libiąż na lata
2014 – 2020, zaproszenia dla kierowników UM w
Libiążu, radnych; umowa oraz aneksy do umowy
firmą ERGO z Wrocławia. opracowującą strategię
wraz z zakresem prac nad strategią będącym załącznikiem do umowy oraz aneksów.
Interpelacje, wnioski radnych m.in. o środki z budżetu, podział środków z f-szu sołeckiego, wnioski
mieszkańców o podziały, rozgraniczenia, udzielenie
umorzeń, ulg w podatkach, karty informacyjne
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Dobra praktyka: umiejętność włączania interesariuszy w opracowywanie strategii i planów, dostosowywanie się do
Zwiększenie nacisku na politykę odpowiedzialności
społecznej urzędu miejskiego w Libiążu i zintegrowanie jej ze strategią rozwoju gminy na lata 2014-2020
Dobra praktyka: opracowanie wzoru oraz wdrożenie w obiegu karty informacyjnej do załatwienia
sprawy przez Burmistrza
Punktacja
Łączna punktacja
71
16
2.3 Komunikowanie i realizowanie strategii i planów w całej organizacji oraz dokonywanie
jej regularnych przeglądów.
Przykłady:
Dowody:
1. Wdrażanie strategii i planów poprzez ustalanie
priorytetów, wyznaczanie ram czasowych, określanie
odpowiednich procesów i struktury organizacyjnej.
Zapisy strategii rozwoju gminy Libiąż na lata 20142020 przyjętej w grudniu w 2014 r., zapisy Wieloletniego Planu Finansowego, Regulamin Organizacyjny
Urzędu Miejskiego w Libiążu, zapisy dot, dysponentów środków w Uchwale Budżetowej na 2015 r.
2. Przekładanie celów strategicznych i operacyjnych
organizacji na odpowiednie plany i zadania dla jej
komórek organizacyjnych i poszczególnych pracowników.
3. Opracowywanie planów i programów określających cele i wyniki dla każdej komórki organizacyjnej
wraz z ustaleniem wskaźników pomiaru poziomu
zmian w stosunku do oczekiwanych wyników.
4. Efektywna komunikacja w organizacji w celu rozpowszechniania informacji o celach, planach i zadaniach.
5. Opracowanie i stosowanie w regularnych odstępach czasu metod monitorowania, pomiaru i/lub
ewaluacji efektywności organizacji na wszystkich
szczeblach (komórki organizacyjne, funkcje, struktura organizacyjna) dla zapewnienia realizacji strategii.
6. Opracowanie i stosowanie metod pomiaru efektywności organizacji na wszystkich poziomach, porównując zależności pomiędzy nakładami a efektami
(wydajność) oraz pomiędzy efektami a następstwami
(efektywność).
7. Ocena potrzeby aktualizacji i doskonalenia strategii oraz metod planowania przy udziale interesariuszy.
Zapisy strategii rozwoju gminy Libiąż na lata 20142020 przyjętej w grudniu w 2014 r., zapisy Wieloletniego Planu Finansowego, Regulamin Organizacyjny
Urzędu Miejskiego w Libiążu, zapisy dot, dysponentów środków w Uchwale Budżetowej na 2015 r.
Kurier Libiąski miesięcznik wydawany przez instytucję kultury, Internet, intranet, BIP, pisma okólne, zarządzenia Burmistrza np.: w sprawie powołania zespołu samorządowego ds. CAF.
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Zapewnienie efektywnej komunikacji w urzędzie w
celu rozpowszechniania informacji o celach, planach i zadaniach.
Wdrażanie strategii i planów operacyjnych wg harmonogramu wdrażania oraz dostosowania go do struktury organizacyjnej urzędu miejskiego w Libiążu.
Punktacja
Łączna punktacja
21
17
2.4 Planowanie, wdrażanie i dokonywanie przeglądu innowacji i zmian.
Przykłady:
Dowody:
1. Tworzenie i rozwijanie nowej kultury/gotowości na
innowacje poprzez szkolenia, benchlearning, itp.
2. Systematyczne monitorowanie wskaźników wewnętrznych/ czynników wyzwalających zmianę oraz
zewnętrznego zapotrzebowania na innowację i
zmianę.
3. Poddawanie pod dyskusję planowanych modernizacji i innowacji oraz ich wdrażanie z udziałem odpowiednich interesariuszy.
Notatki i protokoły z konsultacji z mieszkańcami dot.
aktualizacji Planu Odnowy Miejscowości Żarki i
Gromiec do 2020 r., konsultacji dot, aktualizacji planu rewitalizacji miasta Libiąża do roku 2020, sonda
na stronie WWW.libiaz.pl w 2013 r. dot. potrzeby
powstania w gminie żłobka, ankieta dotycząca propozycji do budżetu gminy Libiąż na 2016 r.
4. Zapewnienie skutecznego systemu zarządzania
zmianą (np. zarządzanie projektowe, benchmarking i
wzajemne uczenie się, projekty pilotażowe, monitorowanie, raportowanie, stosowanie PDCA itd.).
5. Zapewnienie dostępności zasobów potrzebnych
do wdrożenia zaplanowanych zmian.
6. Równowaga pomiędzy podejściem do zmiany według metody „z góry na dół” i „z dołu do góry”.
7. Promowanie stosowania narzędzi e-administracji
w celu podnoszenia efektywności dostarczanych
usług oraz zwiększania przejrzystości organizacji i jej
interakcji z obywatelami/klientami.
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Libiążu na bieżąco aktualizowany, zakresy czynności
pracowników, zapisy budżet gminy Libiąż na 2015 r.,
środki finansowe przeznaczone na modernizację i
przebudowę UM w Libiążu, wykonanie niezbędnej
infrastruktury technicznej, zakup sprzętu i wyposażenia do pomieszczeń pracowników- dokumentacja
w postaci zamówień i faktur znajduje się w Wydziale
Organizacyjno - Administracyjnym
Rozpoczęcie w 2015 r. realizacji projektu „Przyjazny
Cyfrowy Urząd w Libiążu”
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Zapewnienie dostępności zasobów potrzebnych do
wdrożenia zaplanowanych zmian np.: wdrożenia projektu „Cyfrowy, przyjazny urząd w Libiążu” ,
Promowanie stosowania narzędzi e-administracji w
celu podnoszenia efektywności dostarczanych usług
oraz zwiększania przejrzystości organizacji i jej interakcji z obywatelami/klientami
Punktacja
Łączna punktacja
22
całego kryterium
41
18
Kryterium 3 - Pracownicy
3.1. Przejrzyste planowanie, zarządzanie i doskonalenie zasobów ludzkich w odniesieniu do
strategii i planowania.
Dowody:
Przykłady:
1. Systematyczne analizowanie bieżących i przyszłych
potrzeb w zakresie zasobów ludzkich, uwzględniające
potrzeby i oczekiwania interesariuszy oraz strategię.
2. Opracowywanie polityki zarządzania zasobami ludzkimi na podstawie strategii i planów organizacji, z
uwzględnieniem koniecznych w przyszłości kompetencji
oraz względów społecznych (np. elastyczny czas pracy,
urlop macierzyński i ojcowski, równe szanse, różnorodność płci, zatrudnianie osób niepełnosprawnych).
Dokumentacja znajdująca się w Biurze ds. Kadr i
szkoleń, wnioski zawierające potrzeby kadrowe
składane przez kierowników wydziałów
3. Zapewnianie aby potencjał w zakresie zasobów ludzkich (nabór, alokacja, rozwój) był adekwatny do realizacji misji oraz wzajemnego dostosowywania zadań i odpowiedzialności organizacji.
4. Sformułowanie i wdrożenie jasnej polityki, obejmującej obiektywne kryteria naboru, awansowania, wynagradzania i wyznaczania funkcji kierowniczych.
5. Wspieranie kultury doskonalenia wyników (np. poprzez wdrożenie przejrzystych schematów wynagradzania/uznania na podstawie wyników uzyskiwanych na
poziomie indywidualnym i zespołowym).
Zarządzenie Burmistrza w sprawie funkcjonowania służby przygotowawczej, Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Libiążu na bieżąco
aktualizowany, zakresy czynności pracowników,
dokumentacja z przeprowadzanej raz na pół roku
oceny pracowniczej przez kierowników – dokumentacja znajdująca się w Biurze ds. Kadr i
Szkoleń.
6. Stosowanie profili kompetencyjnych oraz opisów stanowisk i funkcji na potrzeby planów: (a) naboru, (b) rozwoju zawodowego zarówno dla pracowników szeregowych, jak i kierowników.
7. Zwracanie szczególnej uwagi na potrzeby pracowników w zakresie rozwoju i działania e-administracji oraz
usług sieciowych (np. poprzez zapewnienie koniecznych
szkoleń).
8. Zarządzanie naborem i rozwojem kariery zawodowej
według sprawiedliwych zasad dotyczących zatrudniania,
aspektów różnorodności i równości szans (np. w odniesieniu do płci, wieku, niepełnosprawności).
Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne – wg dokumentacji znajdującej się w Biurze ds. Kadr i
Szkoleń, szkolenia prowadzone przez informatyka np.: z zakresu e-puap
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Umiejętność dostosowywania zasobów ludzkich w
urzędzie miejskim do potrzeb oraz zmieniającego
się otoczenia, elastyczne reagowanie na zmiany
dot. zasobów ludzkich.
Nacisk na realizowanie polityki zarządzania zasobami
ludzkimi w urzędzie miejskim z uwzględnieniem koniecznych w przyszłości kompetencji oraz względów
społecznych.
19
Uregulowanie zasad i kryteriów naboru na stanowiska
urzędnicze w UM
Punktacja
Łączna punktacja
13
3.2 Określanie, rozwijanie i wykorzystywanie kompetencji pracowników w zgodzie z celami
indywidualnymi i organizacyjnymi.
Przykłady:
Dowody:
1. Określanie bieżących kompetencji –na poziomie indywidualnym i organizacji – pod względem wiedzy, umiejętności
i postaw, oraz systematyczne porównywanie ich z potrzebami organizacji.
2. Dyskutowanie, ustalanie i upowszechnianie strategii
rozwoju kompetencji, w tym planu szkoleń opartego na
obecnych i przyszłych potrzebach kompetencyjnych - na
poziomie organizacji i poziomie indywidualnym.
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego
w Libiążu na bieżąco aktualizowany, zakresy
czynności pracowników, Regulamin Wynagradzania Urzędu Miejskiego w Libiążu,,
udzielone upoważnienia i pełnomocnictwa wg
rejestru znajdującego się w Biurze ds. Kadr i
Szkoleń, Zarządzenie Burmistrza ws. regulaminu udzielania zamówień publicznych na
bieżąco aktualizowane
3. W zgodzie ze strategią, opracowywanie, uzgadnianie i
dokonywanie przeglądów indywidualnych planów szkolenia
i rozwoju dla wszystkich pracowników i/lub zespołów.
4. Rozwijanie umiejętności zarządczych i przywódczych,
jak również kompetencji interpersonalnych kierownictwa
pod kątem relacji z pracownikami organizacji, klientami/obywatelami i partnerami.
5. Wspieranie nowych pracowników i udzielanie im pomocy
(np. poprzez zastosowanie takich narzędzi jak mentoring,
coaching, doradztwo osobiste).
6. Promowanie wewnętrznej i zewnętrznej mobilności pracowników.
7. Rozwijanie i promowanie nowoczesnych metod szkolenia (np. podejście multimedialne, szkolenie na stanowisku
pracy, e-learning, media społecznościowe).
8. Planowanie działań szkoleniowych i rozwijanie technik
komunikacji w obszarach zarządzania ryzykiem, konfliktu
interesów, równości płci oraz etyki.
9. Dokonywanie wpływu efektów szkoleń i programów rozwoju pracowników oraz transferu wiedzy pomiędzy pracownikami w odniesieniu do kosztów działań szkoleniowych - poprzez monitorowanie oraz analizę kosztów i korzyści.
10. Dokonywanie przeglądów potrzeb w zakresie promowania karier kobiet i opracowywanie odpowiednich planów
dla tego obszaru.
Dokumentacja znajdująca się w Biurze ds.
Kadr i szkoleń: udział w szkoleniach, warsztatach z Prezesem RIO z zakresu ustawy o finansach publicznych i kontroli zarządczej, w
spotkaniach wyjazdowych z Wojewodą w ramach Forum Wójtów i Burmistrzów celem
omawiania bieżących problemów i zagadnień
samorządowych
Zarządzenie w sprawie regulaminu służby
przygotowawczej w Urzędzie Miejskim w Libiążu
Dokumentacja znajdująca się w Biurze ds.
Kadr i szkoleń: szkolenia e-learning dla pracowników Wydziału Architektury. Geodezji i
Gospodarki Nieruchomościami, dla pracowników USC z zakresu „Źródła”
20
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Delegacja uprawnień i pełnomocnictw na kadrę
kierownicza urzędu.
Określenie i rozwijanie oraz wykorzystanie kompetencji pracowników w zgodzie z celami indywidualnymi i organizacyjnymi
Z roku na rok wzrastająca pula środków na szkolenia i doskonalenie pracowników.
Uregulowanie zasad współfinansowania studiów
podyplomowych pracowników urzędu
Rozwijanie i promowanie nowoczesnych metod
szkolenia (np. podejście multimedialne, szkolenie
na stanowisku pracy, e-learning, media społecznościowe).
Punktacja
Łączna punktacja
27
21
3.3 Angażowanie pracowników przez rozwijanie otwartego dialogu oraz upodmiotowienie,
wspierając jednocześnie jakość ich życia.
Przykłady:
Dowody:
1. Promowanie kultury dialogu i otwartej komunikacji oraz
zachęcanie do pracy zespołowej.
Notatki, protokoły z komisji rady miejskiej, protokoły z narad, Zarządzenia Burmistrza w
sprawie powołania zespołów np: ds. wyborów,
listy obecności ze spotkań konwentu strategicznego dot. opracowywania Strategii Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014-2020
2. Proaktywne tworzenie sprzyjającego środowiska i odpowiednich mechanizmów pozyskiwania pomysłów i sugestii
pracowników (np. systemy zgłaszania propozycji, grupy robocze, „burze mózgów”).
3. Włączanie pracowników i ich przedstawicieli (np. związków zawodowych) w opracowywanie planów, strategii i celów, projektowanie procesów oraz określanie i realizowanie
działań doskonalących.
4. Poszukiwanie pomiędzy kierownictwem i pracownikami
porozumienia/konsensusu w sprawie wyznaczania celów
długofalowych oraz sposobów pomiaru ich osiągania.
5. Regularne przeprowadzanie badań ankietowych wśród
pracowników, publikowanie wyników oraz dostarczanie informacji zwrotnej dotyczącej podjętych działań.
Zarządzenia Burmistrza w sprawie powołania
zespołów ds. wyborów, referendum, Zarządzenie Burmistrza dot. powołania zespołu
samorządowego ds.CAF
Notatki, protokoły z komisji rady miejskiej, protokoły z narad, Zarządzenia Burmistrza w
sprawie powołania zespołów np: ds. wyborów,
listy obecności ze spotkań konwentu strategicznego dot. opracowywania Strategii Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014-2020
6. Zapewnienie pracownikom możliwości przekazywania informacji zwrotnej na temat jakości zarządzania realizowanego przez ich przełożonych.
7. Zapewnienie dobrych warunków środowiskowych miejsca pracy w całej organizacji – w tym dbałość o wymogi
zdrowotne i bezpieczeństwa.
8. Zapewnienie warunków sprzyjających zachowaniu właściwej równowagi pomiędzy pracą a życiem osobistym pracowników (np. poprzez elastyczny czas pracy) oraz zwracanie uwagi na potrzeby pracowników zatrudnionych na
niepełny etat lub osoby na urlopie macierzyńskim/ojcowskim.
9. Zwracanie szczególnej uwagi na potrzeby pracowników
znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej i osób niepełnosprawnych.
10. Zapewnienie metod nagradzania pracowników w sposób pozafinansowy (np. poprzez wspieranie działań społecznych, kulturalnych i sportowych).
Wykonana w latach 2012-2014 termomodernizacja urzędu por. umowy z wykonawcą, faktury i zamówienia za zakupy sprzętu i wyposażenia doo pomieszczeń pracowniczych,
książka przeglądów obiektu znajdująca się w
Wydziale Organizacyjno – Administracyjnym,
badania okresowe, pracowników urzędu, badania psychotechniczne dla pracowników wykorzystujących samochód prywatny do celów
służbowych, ważne szkolenia z zakresu BHP
– wg dokumentacji znajdującej się w Biurze
ds. Kadr i Szkoleń
Regulamin Pracy Urzędu Miejskiego w Libiążu, fundusz na okulary korekcyjne dla pracowników, zapewnienie elastycznego czasu
pracy na wniosek pracownika, skrócenie czasu pracy podczas upałów – dokumentacja
znajdująca się w Biurze ds. Kadr i Szkoleń
Zapisy w Regulaminie ZFSS Urzędu Miejskiego w Libiążu, reagowanie na wnioski pracowników o zapomogi, przygotowywanie dla pracowników i emerytów UM paczek świątecznych, skrócenie czasu pracy pracowników z
orzeczeniem o niepełnosprawności, spotkania
22
burmistrza z emerytami urzędu potwierdzone
zaproszeniami
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Realizacja zadań i celów poprzez powoływanie zespołów zadaniowych np.: ds. wyborów, rewitalizacji, CAF.
Rozwój dialogu na linii pracodawca – pracownik jako
działania upodmiotowienia oraz podnoszącego jakość
pracy i życia pracowników
Dbanie i pomaganie pracownikom znajdującym się
w trudnej sytuacji życiowej
Unowocześnienie urzędu, remont i znacząca poprawa warunków pracy pracowników
Punktacja
Łączna punktacja
43
całego kryterium
27
23
Kryterium 4 - Partnerstwo i zasoby
4.1. Budowanie i rozwijanie kluczowych relacji partnerskich z właściwymi organizacjami.
Przykłady:
Dowody:
1. Identyfikacja partnerów z sektora prywatnego, z
obszaru społeczeństwa obywatelskiego, kluczowych
partnerów publicznych oraz charakteru relacji (np.
nabywca – dostawca, dostawca produktów komplementarnych/zastępczych, itd.).
1) Lista organizacji pozarządowych (pożytku publicznego) zamieszczona na stronie WWW oraz w
rejestrze u starosty, lista mediów, z którymi urząd
współpracuje będąca w posiadaniu Referatu Promocji, rejestr instytucji kultury w Wydziale Spraw Obywatelskich.
2. Zawieranie odpowiednich umów partnerskich i zarządzanie nimi z uwzględnieniem różnych aspektów
odpowiedzialności społecznej, takich jak społecznoekonomiczny czy ekologiczny wpływ wywierany
przez dostarczane produkty i usługi.
3. Inicjowanie i organizowanie zadaniowych relacji
partnerskich oraz opracowywanie i wdrażanie
wspólnych projektów z innymi organizacjami sektora
publicznego, w tym znajdujących się na różnych poziomach instytucjonalnych.
4. Regularne monitorowanie i ocena wdrażania i wyników relacji partnerskich.
5. Identyfikacja potrzeb zawierania długoterminowych partnerstw publiczno- prywatnych (PPP) oraz
rozwijanie ich w odpowiednich obszarach, w zależności od zapotrzebowania.
6. Określanie zakresów odpowiedzialności każdej ze
stron w zarządzaniu związkami partnerskimi, z
uwzględnieniem kontroli, ewaluacji i przeglądów.
7. Zwiększanie potencjału organizacji poprzez wykorzystywanie stażów/praktyk pracowniczych.
8. Wymiana „dobrych praktyk” z partnerami oraz stosowanie zasady wzajemnego uczenia się i benchmarkingu.
9. W kontekście zamówień publicznych wybór dostawców wykazujących odpowiedni poziom odpowiedzialności społecznej.
2) Rejestr uchwał podjętych przez Radę Miejską w
Libiążu prowadzony w Biurze Rady, rejestr zaangażowań obejmujących podpisane umowy i porozumienia prowadzony w Wydziale Finansowo – Budżetowym, uchwały rady miejskiej o pomocy finansowej
np.: dla miasta Jaworzno na prowadzenie izby wytrzeźwień, dla Powiatu Chrzanowskiego na powiatowe centrum zarządzania kryzysowego, na odławianie dzikich zwierząt, porozumienie z Zarządem Dróg
Wojewódzkich, na utrzymanie dróg w pasie drogowym, utrzymanie rond, przekazywanie dotacji na
rzecz związków międzygminnych np.: w zakresie realizacji ustawy śmieciowej, prowadzenia składowiska odpadów komunalnych, uchwała rady miejskiej o
udzieleniu pomocy finansowej na fundusz wsparcia
policji w zakresie realizacji dodatkowych płatnych
patroli policji na terenie miasta
3) Umowy z policją, zarządem dróg wojewódzkich,
urzędem marszałkowskim, starostwem, sprawozdania z realizacji budżetu, sprawozdanie z realizacji
umów przygotowywane co rocznie partnerskich na
komisję planowania i budżetu, zawiązywane umowy
na realizację zadań z zakresu pożytku publicznego:
np.: krzewienia kultury fizycznej i sportu, letniego
wypoczynku. 0
4) Sprawozdania dla rady miejskiej z realizacji
uchwał: dot. wspierania noclegowni, Powiatowego
Centrum Zarządzania Kryzysowego, funkcjonowania
izby wytrzeźwień, z realizacji płatnych patroli policji
na podstawie których rozliczana jest dotacja, pomoc
finansowa.
5) Nie działamy na tym polu
6) Zapisy umów z policją, zarządem dróg wojewódzkich, urzędem marszałkowskim, starostwem powiatu
chrzanowskiego, sprawozdania z realizacji budżetu
gminy za dany rok.
7) Wnioski i umowy z Powiatowego Urzędu Pracy o
odbycie staży w urzędzie: co najmniej 5 rocznie,
sprawozdanie z realizacji praktyk i staży przygotowywane przez Biuro ds. Kadr i Szkoleń
8) Spotkania i narady, konferencje, udział w forach
np.: Sekretarzy, Skarbników, Wójtów, Burmistrzów,
audytorów, informatyków, pracowników kadr, zagospodarowania przestrzennego, ochrony środowiska,
zarządzania kryzysowego
24
9)Nie działamy na tym polu
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Szeroka ilość umów i porozumień podpisanych z
partnerami w zakresie realizacji ważnych z punktu
widzenia potrzeb obywatela zadań: społeczno –
gospodarczych.
Zastosowanie w siwz zapisów dotyczących promowania wykonawców wykazujących odpowiedzialność
społeczną np.: zatrudnianie podwykonawców z terenu
gminy.
Regularne monitorowanie i ocena wdrażania i wyników powyższych porozumień poprzez sporządzanie sprawozdań np.: dla rady miejskiej w Libiążu. .
Udział w programach stażowych PUP, wzmacnianie potencjału urzędu poprzez staże i praktyki uczniowskie.
Wymiana dobrych praktyk poprzez uczestnictwo
sporej liczby pracowników w forach tematycznych
przy Misia w Krakowie.
Punktacja
Łączna punktacja
38
4.2. Budowanie i rozwijanie relacji partnerskich z klientami/obywatelami.
Przykłady:
Dowody:
1. Zapewnienie proaktywnej polityki informacyjnej (np. w
zakresie sposobu pracy organizacji, właściwości poszczególnych organów władzy publicznej, struktury i procesów w danej organizacji itd.).
Tablice ogłoszeniowe Urzędu Miejskiego w Libiążu, strona WWW, Regulamin Organizacyjny
Urzędu Miejskiego, strona BIP (np.: publikacja
oświadczeń majątkowych), miesięcznik: Kurier
Libiąski
2. Aktywne zachęcanie klientów/obywateli do organizowania się, zgłaszania swoich potrzeb i wymagań, oraz
wspieranie partnerstwa z obywatelami, reprezentatywnymi grupami obywatelskimi oraz organizacjami społeczeństwa obywatelskiego.
3. Zachęcanie klientów/obywateli i ich przedstawicieli do
włączania się w proces konsultacji oraz do uczestnictwa
w procesach podejmowania decyzji w organizacji (współprojektowanie i współdecydowanie), np. poprzez grupy
konsultacyjne, ankiety, badania opinii publicznej).
4. Określenie ram aktywnego poszukiwania pomysłów,
sugestii i skarg klientów/obywateli, oraz zbierania ich za
pomocą odpowiednich mechanizmów (np. badania opinii
publicznej, grupy konsultacyjne, ankiety, sondaże itp.).
Analizowanie i wykorzystywanie tych informacji oraz rozpowszechnianie wyników.
5. Zapewnienie przejrzystości funkcjonowania organizacji
oraz procesów podejmowania decyzji (np. przez publikowanie sprawozdań, organizowanie konferencji prasowych
i umieszczanie informacji w Internecie).
6. Określanie i uzgadnianie sposobów stymulowania rozwoju roli obywateli/klientów jako współświadczących
Protokoły z zebrań wiejskich, z komisji rady
miejskiej znajdujące się w Biurze Rady, organizacja w 2014 r. tzw. pikniku strategicznego,
podczas którego odbyły się konsultacje społeczne dot. nowej strategii rozwoju gminy na lata 2014-2020, ankieta dla Mieszkańców dotycząca propozycji do projektu budżetu na 2016 r.
Akcja promocyjna w Kurierze Libiąskim i na
stronie WWW dot. budżetu „obywatelskiego”,
konsultowanie z przedstawicielami ngo’s
uchwały o zadaniach zapisanych w Uchwale o
współpracy z organizacjami pozarządowymi
prowadzącymi działalność pożytku publicznego
Zarządzenie Burmistrza w sprawie rozpatrywania skarg i wniosków mieszkańców, sondaż NT.
zasadności budowy żłobka w gminie na stronie
WWW.libiaz.pl – efektem uchwała rady miej-
25
usługi (np. w zakresie zarządzania odpadami) oraz
współoceniających (np. poprzez regularne pomiary poziomu satysfakcji).
7. Rozwijanie efektywnego zarządzania oczekiwaniami
poprzez wyjaśnianie klientom, jakich usług mogą oczekiwać przy określonych (np. w kartach usług) wskaźnikach
jakości.
8. Zapewnienie aktualnej informacji na temat ewolucji indywidualnych i społecznych zachowań obywateli/klientów.
skiej o udzieleniu dotacji dla podmiotów prowadzących niepubliczne żłobki i kluby dziecięce
Cotygodniowe konferencje prasowe: spotkania
Burmistrza z przedstawicielami prasy, strona
WWW.libiaz.pl na bieżąco aktualizowana, bieżące przesyłanie informacji do prasy – zadania
realizowane przez Referat Promocji
Karty usług są zamieszczone na stronie
WWW.libiaz.pl, na stronie WWW.libiaz.pl została wdrożona od 2013 r. usługa dla mieszkańców
„zgłoś usterkę”
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Kampanie promocyjne mające na celu skuteczne zachęcania klientów/obywateli do zgłaszania swoich
potrzeb i wymagań np.: w zakresie kształtowania budżetu gminy Libiąż: np.: ankiety dot. zapisów w budżecie w 2013 r. i 2015 (por. Przyszłość Gminy Libiąż
w Twoich Rękach”)
Rozwijanie relacji partnerskich z klientami urzędu
poprzez wysokiej jakości politykę informacyjną.
Kształtowanie dobrych relacji z prasą poprzez spotkania, konferencje, zaproszenia, bieżące wysyłanie
informacji do mediów, bieżące aktualizowanie strony
WWW, zapewnienie przejrzystości strony WWW.
Punktacja
Łączna punktacja
54
26
4.3. Zarządzanie finansami.
Przykłady:
Dowody:
1. Wzajemne dostosowywanie, w sposób wydajny,
efektywny i ekonomiczny, gospodarki finansowej i
celów strategicznych.
1) Budżet gminy Libiąż na 2015 r. , sprawozdanie z
wykonania budżetu gminy Libiąż za 2014 r., za I półrocze 2015r. pozytywna opinia RIO o sprawozdaniu
z wykonania budżetu za I półrocze 2015 r., uchwała
rady miejskiej o udzieleniu absolutorium dla Burmistrza za 2014 r.
2. Analiza ryzyk i szans wynikających z decyzji finansowych.
3. Zapewnienie przejrzystości finansów i budżetu.
4. Zapewnienie wydajnego kosztowo, efektywnego
oraz ekonomicznego zarządzania zasobami finansowymi poprzez zastosowanie efektywnych systemów zarządzania kosztami controllingu.
5. Wprowadzanie systemów planowania i monitorowania budżetu i kosztów (np. budżetów wieloletnich,
programów budżetów projektowych, budżetów energetycznych).
6. Delegowanie i decentralizacja uprawnień finansowych i ich dostosowanie do potrzeb controllingu w
całej organizacji.
7. Opieranie decyzji inwestycyjnych i kontroli finansowej na analizie kosztów i korzyści, zasadzie trwałego/zrównoważonego rozwoju oraz etyce.
8. Uwzględnianie w dokumentach budżetowych danych o efektywności, takich jak informacje o osiągniętych celach, w kontekście efektów bezpośrednich i długofalowych.
2) Zarządzenie w sprawie procedury kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Libiążu, co roczna analiza ryzyka sporządzana przez Wydz. Finansowo –
Budżetowy.
3) Pozytywne wyniki kontroli Urzędu Miejskiego w
Libiążu przez Regionalną Izbę Obrachunkową w
2012, publikacja budżetu gminy Libiąż na 2015 r. na
BIP, „stosowanie metody dwóch par oczu” w pracy
Wydziału Finansowo-Budżetowego, wniosek o absolutorium dla Burmistrza od Komisji Rewizyjnej,
uchwała rady miejskiej o udzieleniu absolutorium dla
Burmistrza za 2014 r.
Sprawozdania sporządzane miesięcznie:
a)
Rb-27S sprawozdanie z wykonania planu
dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej i jednostki samorządu terytorialnego,
b)
Rb-28S sprawozdanie z wykonania planu
wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej i jednostki samorządu terytorialnego,
2.
Sprawozdania sporządzane kwartalnie:
a)
Rb-27ZZ sprawozdanie z wykonania planu
dochodów związanych z realizacją zadań z
zakresu administracji rządowej oraz innych
zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami,
b)
Rb-50 sprawozdanie o dotacjach/ wydatkach związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań
zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami – odrębne sprawozdanie dla
każdego z dysponentów środków np. MUW,
KBW,
c)
Rb-NDS sprawozdanie o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego,
d)
Rb-ZN kwartalne sprawozdanie o stanie
zobowiązań oraz należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez jednostki
samorządu terytorialnego zadań zleconych –
odrębne sprawozdanie dla każdego z dysponentów środków np. MUW, KBW,
e)
Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych – odrębne sprawozdanie dla jst i dla jst
jako organu założycielskiego dla jednostek
posiadających osobowość prawną,
27
f)
Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji – odrębne sprawozdanie
dla jst i dla jst jako organu założycielskiego
dla jednostek posiadających osobowość
prawną,
Sprawozdania sporządzane rocznie:
a)
Rb-PDP sprawozdanie z wykonania dochodów podatkowych gminy/miasta na prawach powiatu,
b)
Rb-ST sprawozdanie o stanie środków na
rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego,
c)
Rb-Wsa sprawozdanie o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki samorządu terytorialnego,
d) Rb-UN roczne sprawozdanie uzupełniające
o stanie należności z tytułu papierów wartościowych wg wartości księgowej – odrębne
sprawozdanie dla jst i dla jst jako organu założycielskiego dla jednostek posiadających
osobowość prawną,,
e)
Rb-UZ roczne sprawozdanie uzupełniające
o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych –
odrębne sprawozdanie dla jst i dla jst jako
organu założycielskiego dla jednostek posiadających osobowość prawną,
f)
Bilans jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego,
g)
Rachunek zysków i strat jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego,
h)
Zestawienie zmian w funduszu jednostki
budżetowej lub samorządowego zakładu
budżetowego,
i)
Bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego,
j)
Skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego,
k)
Sprawozdanie roczne z wykonania budżetu,
l)
SG-01 Statystyka gminy: środki trwałe.
Przyjęta Zarządzeniem Burmistrza Instrukcja Kasowa, Instrukcja Obiegu i Kontroli Dowodów Księgowych
6) Przyjęta Zarządzeniem Burmistrza Instrukcja Kasowa, Instrukcja Obiegu i Kontroli Dowodów Księgowych, zarządzenia o zmianę uprawnień np.: do
kontroli merytorycznej, zgodnie ze zmianami w regulaminie organizacyjnym urzędu miejskiego w Libiążu
8) Sprawozdanie z wykonania budżetu za 2014 r. ,
budżet gminy Libiąż – rozpisanie zadań w podziale
na projekty w ramach programu np.: „Boisko przy
każdej szkole”, „Rewitalizacja przestrzeni publicznej
w rejonie ul. 1 Maja i Górniczej w Libiążu”
Mocne Strony
Obszary do poprawy
28
Zapewnienie przejrzystości finansów i budżetu gminy
Libiąż poprzez publikację na BIP, tworzenie konspektów do prezentacji dla radnych i mieszkańców np.:
przy sesji absolutoryjnej.
Uwzględnianie analizy kosztów i korzyści ekonomiczno – społecznych proponowanych do realizacji
zadań i przedsięwzięć w UM
Delegowanie i decentralizacja uprawnień finansowych: kierownicy wydziałów i referatów mają odpowiedzialność merytoryczną za realizację zadań.
Punktacja
Łączna punktacja
54
29
4.4 Zarządzanie informacją i wiedzą.
Przykłady:
Dowody:
1. Opracowywanie systemów zarządzania, przechowywania oraz oceny informacji i wiedzy w organizacji, zgodnie z celami strategicznymi i operacyjnymi.
1) Zarządzenie Burmistrza w sprawie polityki bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, powierzenie realizacji zadań Administratora Bezpieczeństwa Publicznego, powołanie pełnomocnika danych
niejawnych, wyodrębnienie i zabezpieczenie pomieszczenia kancelarii tajnej, wdrożenie instrukcji
zarządzania kluczami,
powierzenie obowiązków
prowadzenia archiwum zakładowego UM w Libiążu
2. Zapewnienie pozyskiwania, przetwarzania i skutecznego wykorzystywania odpowiednich informacji
ze źródeł zewnętrznych.
3. Stałe monitorowanie wiedzy i informacji, jakimi
dysponuje organizacja, a jednocześnie czuwanie
nad zapewnieniem ich prawdziwości, poprawności,
wiarygodności i bezpieczeństwa, a także nad dostosowaniem ich do planów strategicznych oraz obecnych i przyszłych potrzeb interesariuszy.
4. Tworzenie wewnętrznych kanałów kaskadowego
przepływu informacji w całej organizacji tak, aby zapewnić wszystkim pracownikom dostęp do wiedzy i
informacji odpowiednich dla ich zadań i celów (intranet, biuletyn informacyjny, informator wewnętrzny
itp.).
5. Zapewnienie stałego transferu wiedzy pomiędzy
pracownikami w organizacji (np. mentoring, coaching, instrukcje, podręczniki).
6. Udostępnianie odpowiedniej informacji i danych
oraz ich wymiana ze wszystkimi interesariuszami w
sposób systematyczny i przyjazny użytkownikowi, z
uwzględnieniem specyficznych potrzeb wszystkich
członków społeczeństwa, w tym osób starszych,
niepełnosprawnych, itd.
7. Zapewnienie, aby kluczowe informacje i wiedza
odchodzących pracowników pozostały w organizacji.
2) Wykaz środków trwałych w zakresie sprzętu komputerowego, koncesja na wykorzystywanie programu
prawnego Legalis, dostęp stanowisk pracowniczych
do Internetu, sprawozdania z kontroli np.: komisji
rewizyjne w zakresie wykonywania działań należących do kompetencji Burmistrza
3 i 4) Bieżąca aktualizacja Regulaminu Organizacyjnego UM w Libiążu, Zarządzenie Burmistrza w
sprawie polityki bezpieczeństwa i ochrony danych
osobowych, podpisane umowy na serwisowanie dostępnych w urzędzie programów informatycznych,
zakup nowości wydawniczych, prasy codziennej,
branżowej wg wykazu faktur w Wydziale Organizacyjno - Administracyjnym
5) Zarządzenie Burmistrza ws. regulaminu przeprowadzania służby przygotowawczej
6) Bieżąca aktualizacja strony WWW, wyodrębnienie
w strukturze referatu odpowiedzialnego z informację
i promocję, modernizacja strony WWW do wymogów WACG zgodnie z umową o dofinansowanie
podpisaną z MAiC w 2015 r.
7) ustanowiony system zastępstw w zakresach
czynności pracowników, zapisy oraz procedura
udzielania upoważnień do przetwarzania danych
osobowych zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza w
sprawie polityki bezpieczeństwa i ochrony danych
osobowych w UM w Libiążu.
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Zapewnienie pracownikom bardzo szerokiego dostępu do wiedzy i informacji potrzebnych do realizacji zadań i celów.
Rozwijanie doradztwa zawodowego oraz ukierunkowanie działań na zarządzanie wiedzą.
Dostosowanie działań urzędu do potrzeb osób niepełnosprawnych
Punktacja
Łączna punktacja
64
30
4.5. Zarządzanie technologią.
Przykłady:
Dowody:
1. Projektowanie zarządzania technologią w zgodzie z
celami strategicznymi i operacyjnymi.
1) Rozpoczęcie realizacji projektu „Przyjazny Cyfrowy Urząd w Libiążu”, z zakresu e-administracji i
zarządzania informacją w urzędzie, wdrożenie
EZD
2. Wdrożenie, monitorowanie oraz ocena efektywności
kosztowej stosowanej technologii.
3. Zapewnienie bezpiecznego, efektywnego i wydajnego stosowania technologii, ze szczególnym
uwzględnieniem umiejętności pracowników.
3) Instrukcje obsługi urządzeń będących do dyspozycji pracowników znajdujące się na stanowisku
pracy, zapisy w zarządzeniu Burmistrza dot. polityki bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych
Urzędu Miejskiego, opis stanowisk pracowniczych
na potrzeby BHP
4. Efektywne stosowanie odpowiednich technologii do
np.:
- zarządzania projektami i zadaniami,
4) Rozpoczęcie realizacji projektu „Przyjazny Cyfrowy Urząd w Libiążu”, z zakresu e-administracji i
EZD
- zarządzania wiedzą,
- wspierania uczenia się i działań doskonalących,
- wspierania wzajemnych relacji z interesariuszami i
partnerami,
- wspierania idei budowania i utrzymania wewnętrznych i zewnętrznych sieci współpracy.
5. Określenie, w jaki sposób teleinformatyka może być
wykorzystywana do usprawnienia świadczenia usług.
6. Wykorzystanie zasobów teleinformatycznych potrzebnych do świadczenia inteligentnych i efektywnych
usług sieciowych, w celu usprawnienia świadczenia
usług dla klientów.
7. Stała gotowość do wdrażania innowacji technologicznych i ew. dokonywanie przeglądu polityki organizacji w tym zakresie.
8. Uwzględnianie społeczno-ekonomicznego i ekologicznego wpływu teleinformatyki, np. zarządzanie odpadami w przypadku pojemników na tusz, ograniczona
dostępność do usług w przypadku niezinformatyzowanych użytkowników.
Mocne Strony
6) ) Rozpoczęcie realizacji projektu „Przyjazny Cyfrowy Urząd w Libiążu”, z zakresu e-administracji i
EZD
7) ) Rozpoczęcie realizacji projektu „Przyjazny Cyfrowy Urząd w Libiążu”, z zakresu e-administracji i
EZD
8) Zapisy Gminnego Programu Ochrony Środowiska na lata 2013-2016 z perspektywą do roku
2016, umowy podpisane z odbiorcami i dostawcami tonerów, odpadów np.: baterii znajdujące się w
Wydziale Organizacyjno – Administracyjnym
Obszary do poprawy
Wzmacnianie działań z zakresu e-administracji i zarządzania informacją w urzędzie, nowoczesnych rozwiązań IT i zrównoważonego rowoju
Punktacja
Łączna punktacja
26
31
4.6. Zarządzanie infrastrukturą.
Przykłady:
1. Wzajemne dostosowanie efektywności kosztowej
infrastruktury oraz potrzeb i oczekiwań personelu i
klientów (np. alokacja powierzchni biurowej, dostępność transportu publicznego).
2. Zapewnienie bezpiecznego, efektywnego i wydajnego wykorzystania infrastruktury biurowej w oparciu
o cele strategiczne i operacyjne, z uwzględnieniem
potrzeb pracowników, kultury lokalnej oraz ograniczeń fizycznych.
3. Zapewnienie wydajnego, efektywnego kosztowo
oraz przyjaznego środowisku utrzymania budynków,
biur, wyposażenia i materiałów.
4. Zapewnienie wydajnego, efektywnego kosztowo i
przyjaznego środowisku użytkowania środków
transportu i zasobów energii oraz ich optymalizacji.
5. Zagwarantowanie odpowiedniej dostępności fizycznej budynków zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami pracowników i klientów/obywateli (np. dostępność dla osób niepełnosprawnych, parking lub
transport publiczny itd.).
6. Opracowanie zintegrowanej polityki gospodarowania majątkiem rzeczowym, z uwzględnieniem
bezpiecznego recyklingu/ utylizacji, np. poprzez zarządzanie bezpośrednie lub podwykonawstwo.
7. Udostępnianie infrastruktury na rzecz lokalnej
wspólnoty.
Dowody:
Kompleksowy remont i modernizacja urzędu od
2012 r. (por. zadanie zapisane w budżecie oraz
umowy i faktury znajdujące się w Wydziale Inwestycji i Rozwoju oraz Wydziale Organizacyjno – Administracyjnym), dostępność parkingu i podjazdu dla
osób niepełnosprawnych, stanowisko dla rowerów,
dziennik podawczy usytuowany na parterze, toaleta
dla osoby niepełnosprawnej usytuowana na parterze
budynku urzędu, przystanek autobusowy w pobliżu
urzędu.
Książka obiektu, kompleksowy remont i modernizacja urzędu (por. zadanie zapisane w budżecie oraz
umowy i faktury znajdujące się w Wydziale Inwestycji i Rozwoju oraz Wydziale Organizacyjno – Administracyjnym, książka przeglądów, BHP, bezpieczeństwa przeciwpożarowego, , maksymalne wykorzystanie pokoi, archiwum zakładowe, Regulamin Pracy
Urzędu Miejskiego w Libiążu
Umowa z 2012 na wykonanie termomodernizacji i
remontu urzędu znajdująca się w Wydziale Inwestycji i Rozwoju, uzyskane dofinansowanie z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki
Wodnej na termomodernizację urzędu, audyt energetyczny dla Urzędu Miejskiego w Libiążu – dokumenty znajdujące się w Wydziale Inwestycji i Rozwoju.
4) Zarządzenie Burmistrza z 2015 r. w sprawie powołania grupy zakupowej, zarządzenie w sprawie
zasad korzystania samochodu służbowego i rozliczania zużycia paliwa/70
5) Parking i podjazd dla osób niepełnosprawnych
pod urzędem miejskim w Libiążu, stanowisko dla rowerów, toaleta dla osoby niepełnosprawnej dziennik
podawczy na parterze, funkcjonująca w urzędzie dobra obsługi osoby niepełnosprawnej
Nie mamy takich planów
Protokoły ze spotkań, narad z udziałem interesariuszy, harmonogram ślubów USC, organizacja wyborów ogólnokrajowych, posiedzenia klubów radnych,
posiedzenia organizacji pozarządowych, przygotowanie ołtarza na Boże Ciało, ogólnodostępna tablica
urzędowa przed obiektem
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Optymalana dostępność urzędu do potrzeb i oczeki-
Pełne dostosowanie urzędu do potrzeb osób nie-
32
wań pracowników i klientów.
pełnosprawnych, wykluczonych, dzieci.
Procedury i działania na rzecz efektywnego i przyjaznego środowisku używania środków transportu i zasobów energii np.: wspólna grupa zakupowa dot. dostaw energii
Stosowanie polityki otwartego urzędu i udostępnianie
infrastruktury na rzecz lokalnej wspólnoty.
Punktacja
Łączna punktacja
66
całego kryterium
51
Kryterium 5 - Procesy
5.1. Stałe identyfikowanie, projektowanie, zarządzanie i udoskonalanie procesów z udziałem
interesariuszy.
Przykłady:
1. Bieżące identyfikowanie, mapowanie, opisywanie i dokumentowanie procesów kluczowych.
2. Identyfikowanie właścicieli procesów (osób, które kontrolują wszystkie kroki procesu), przydzielanie im odpowiedzialności i uprawnień.
3. Analizowanie i ocena procesów, ryzyk i kluczowych
czynników sukcesu, z uwzględnieniem celów organizacji i
zmian zachodzących w jej otoczeniu.
Nie działamy na tym polu, nie mamy systemu zarządzania procesami
4. Zapewnienie, że procesy wspierają cele strategiczne,
są planowane i zarządzane, tak aby osiągać założone cele.
5. Włączanie pracowników i innych odpowiednich zewnętrznych interesariuszy w projektowanie i doskonalenie
procesów w oparciu o ich zmierzoną wydajność, efektywność i rezultaty (efekty i następstwa).
6. Rozdzielanie zasobów na procesy, stosownie do stopnia ważności ich udziału w realizacji strategicznych celów
organizacji.
7. Stałe upraszczanie procesów; proponowanie, jeżeli jest
to potrzebne, zmian wymagań prawnych które wpływają
na te procesy.
8. Koordynowanie i synchronizacja procesów.
9. Wyznaczanie zorientowanych na interesariuszy celów
procesów oraz wdrażanie wskaźników wydajności w celu
monitorowania efektywności procesów (np. karty klienta,
umowy zadaniowe/porozumienia dotyczące poziomu jakości usług).
10. Monitorowanie i ocena wpływu teleinformatyki oraz eusług na procesy organizacji (np. w odniesieniu do wydajności, jakości, efektywności).
11. Wprowadzanie innowacji w procesach w oparciu o
33
systematyczne krajowe i międzynarodowe praktyki wzajemnego uczenia się (benchlearning).
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Wprowadzenie zintegrowanego podejścia procesowego do funkcjonowania urzędu miejskiego.
Punktacja
Łączna punktacja
0
34
Kryterium 5 - Procesy
5.2. Opracowywanie i dostarczanie usług i produktów zorientowanych na klientów
/obywateli.
Przykłady:
Dowody:
1. Zidentyfikowanie efektów (usług i produktów) kluczowych procesów.
Sprawozdania z wykonania budżetu Gminy Libiąż za
poszczególne lata, strategie branżowe np.: Program
Rozwoju Mieszkalnictwa na terenie Gminy Libiąż,
Gminny Program Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi, Gminny Program Przeciwdziałania
Narkomanii, Lokalny Program Rewitalizacji Miasta
Libiąża na lata 2008-2016
2. Włączanie obywateli/klientów w projektowanie i
doskonalenie usług i produktów (np. poprzez ankiety, informację zwrotną, grupy fokusowe, wywiady na
temat dopasowania usług, produktów i ich efektywności, biorąc pod uwagę kwestię płci oraz inne
aspekty różnorodności).
3. Włączanie obywateli/klientów i interesariuszy w
opracowywanie standardów jakości usług i produktów (efektów procesu), które odpowiadają oczekiwaniom obywateli/klientów i mogą być zarządzane
przez organizację.
Przygotowania i propagowanie ankiet wśród mieszkańców dot. propozycji do budżetu na 2016 rok,
sondaże na stronie WWW.libiaz.pl
4. Włączanie obywateli/klientów w dostarczanie
usług oraz przygotowanie obywateli/klientów oraz
urzędników do nowych relacji i zmieniających się ról.
5. Włączanie obywateli/klientów w projektowanie i
opracowywanie nowych rodzajów interaktywnych
usług, dostarczanie informacji i efektywnych kanałów
komunikacji.
6. Zapewnianie dostępu do odpowiedniej i wiarygodnej informacji w celu udzielania pomocy i wsparcia
obywatelom/klientom, jak również informowania ich
o wdrożonych zmianach.
7. Ułatwianie dostępu do organizacji (np. elastyczne
godziny pracy, dokumenty w różnorodnej formie, np.
w formie papierowej i elektronicznej, we właściwych
językach, plakaty, broszury, tablice informacyjne
głosowe i w zapisie Braille’a).
Rozpoczęcie projektu: „Przyjazny Cyfrowy Urząd w
Libiążu”, konsultacje dot. aktualizacji Planu Odnowy
Miejscowości Żarek i Gromca, uchwała rady miejskiej w sprawie udzielania stypendiów sportowych,
prowadzenie rejestru wniosków o dostęp do informacji publicznej w Urzędzie Miejskim w Libiążu, konieczność szkolenia i przygotowania pracowników
do stosowania ustawy o petycjach, nowelizacji kodeksu wyborczego, wprowadzenia ustawy tzw. krajobrazowej, do pozyskania środków z nowej perspektywy finansowej UE
8. Opracowywanie sprawnych systemów i procedur
udzielania odpowiedzi i reagowania na skargi.
Strona WWW.libiaz.pl , e-puap, tablica ogłoszeń UM
w Libiążu, urzędowe tablice ogłoszeń na terenie
miasta i gminy, BIP, Cyfrowa Małopolska
Zarządzenie w sprawie godzin pracy – wydłużony
czas pracy na potrzeby petentów poniedziałek do
16.00, oferty inwestycyjne na stronie w j. angielskim,
formularze dokumentów na stronie WWW.libiaz.pl,
karty usług
Zapisy Statutu Gminy LIbiąż, sprawozdanie z działalności rady sporządzane co roku, sprawozdanie z
realizacji skarg i wniosków sporządzane co roku, na
bieżąco prowadzony rejestr wniosków o dostęp do
informacji publicznej znajdujący się w sekretariacie
35
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Zapewnianie dostępu do odpowiedniej i wiarygodnej informacji w celu udzielania pomocy i wsparcia
obywatelom/klientom, jak również informowania ich
o wdrożonych zmianach.
Wzmocnienie działań z zakresu e-administracji i rozwijania usług elektronicznych dla obywateli
Brak skarg, wnioski mieszkańców realizowane na
bieżąco, stosowanie polityki otwartego urzędu
Punktacja
Łączna punktacja
42
36
Kryterium 5 – Procesy
5.3. Koordynowanie procesów wewnątrz organizacji oraz z innymi właściwymi organizacjami.
Przykłady:
Dowody:
1. Określanie łańcucha świadczenia usług, do którego organizacja należy oraz jej partnerów w tym łańcuchu.
Uchwała rady miejskiej o wspieraniu organizacji pozarządowych prowadzących działalność pożytku
publicznego na terenie gminy Libiąż, Uchwała rady
miejskiej w sprawie określenia warunków i trybu finansowania zadania własnego w zakresie rozwoju
sportu na terenie Gminy Libiąż z 2014 r., Gminny
Program Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi na 2015 r.
2. Koordynowanie i łączenie procesów z kluczowymi
partnerami w sektorze prywatnym, pozarządowym i
publicznym.
3. Opracowanie z partnerami w łańcuchu usług
wspólnego systemu w celu ułatwienia wymiany danych.
4. Badanie przebiegu kontaktów obywatela/konsumenta z kolejnymi organizacjami, w celu
uzyskania wiedzy pozwalającej lepiej koordynować
procesy i przezwyciężać ograniczenia organizacyjne.
5. Tworzenie zespołów zadaniowych w organizacjach/u usługodawców w celu rozwiązywania problemów.
6. Wdrażanie zachęt (i stwarzanie warunków) dla
kierownictwa i pracowników do tworzenia wspólnych
procesów wewnątrz organizacji (np. usługi wspólne i
rozwijanie wspólnych procesów pomiędzy różnymi
jednostkami/komórkami).
7. Tworzenie kultury zarządzania procesami wykraczającymi poza granice komórek organizacyjnych,
przełamującej tradycyjne myślenie „silosowe”, koordynowanie procesów w organizacji lub rozwijanie
procesów wspólnych.
Rozpoczęcie prac nad Aktualizacją Lokalnego Programu Rewitalizacji na lata 2014-2020
Uchwała rady miejskiej o wspieraniu organizacji pozarządowych prowadzących działalność pożytku
publicznego na terenie gminy Libiąż, Uchwała rady
miejskiej w sprawie określenia warunków i trybu finansowania zadania własnego w zakresie rozwoju
sportu na terenie Gminy Libiąż z 2014 r., Gminny
Program Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi na 2015 r.
Zapisy w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Libiążu, zarządzenia Burmistrza Libiąża o
powołaniu zespołów roboczych np.: ds. wyborów,
CAF
Zarządzenie Burmistrza Libiąża z 2015 r. dot.
wspólnej grupy zakupowej (dot. zakupu energii elektrycznej)
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Zdefiniowanie łańcucha świadczenia usług poprzez
stosowne zapisy w uchwałach rady miejskiej,
umowach i porozumieniach, wychodzących naprzeciw oczekiwaniom społecznym
Bieżąca aktualizacja wspólnie z partnerami branżowych strategii urzędu np.: planu rewitalizacji
Punktacja
Łączna punktacja
31
37
całego kryterium
25
Kryterium 6 - Wyniki w relacjach z obywatelami / klientami
6.1 Pomiary postrzegania
Dowody:
Przykłady:
Wyniki pomiaru postrzegania odnośnie:
1. całościowego wizerunku organizacji i reputacji publicznej (np. przyjazne nastawienie, równe traktowanie, otwartość, klarowność dostarczanej informacji,
gotowość pracowników do słuchania, odbiór, elastyczność i zdolność do formułowania indywidualnych rozwiązań, itp.)
2. zaangażowania i uczestnictwa obywatela/klienta
w proces pracy i proces decyzyjny organizacji
3. dostępności (np. dostępność transportu publicznego, udogodnienia dla niepełnosprawnych, godziny
urzędowania, czas oczekiwania, usługi według zasady „jednego okienka”, koszt usług itp.)
4. przejrzystości (np. w zakresie funkcjonowania organizacji, objaśniania stosowanego ustawodawstwa
i procesów decyzyjnych)
5. produktów i usług (np. ich jakość, rzetelność,
zgodność ze standardami jakościowymi, czas procesu/obsługi, jakość porady udzielonej obywatelowi/klientowi, podejście ekologiczne)
Urząd nie prowadzi wyników pomiaru postrzegania,
badań wizerunkowych organizacji.
W 2015 r. Gmina znalazła się na wysokim miejscu w
rankingu „Gmina na 5” Szkoły Głównej Handlowej w
Warszawie za bardzo dobry poziom obsług inwestora przez Urząd oraz dostępność na stronie WWW
potrzebnych dla niego treści.
Nagroda Instytutu Rozwoju Miast za zdobycie III
miejsca na najlepiej przeprowadzoną rewitalizację w
2014 r.
Nagroda z 2015 r. dla Burmistrza Libiąża za długoletnie wspieranie przedsiębiorczości w Małopolsce
Zachodniej
Medal dla Burmistrza Libiąża za zasługi dla Policji.
Medal dla Burmistrza Libiąża dla zasługi dla Ochotniczych Straży Pożarnych.
6. zróżnicowania usług świadczonych przez organizację, związanego z różnymi potrzebami klientów
(np. płeć, wiek itp.)
7. dostępnej informacji: ilości, jakości, rzetelności,
przejrzystości, czytelności, odpowiedniości dla danej
grupy docelowej itp.
8. stopnia, w jakim odbierane informacje są dla obywatela/klienta zrozumiałe
9. częstotliwości przeprowadzania badania opinii
obywateli/klientów nt. organizacji
10. poziomu zaufania publicznego względem organizacji i jej produktów/usług.
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Orientacja na dokonywanie pomiarów poszczególnych relacji i działalności jst
Punktacja
Łączna punktacja
0
38
Kryterium 6 - Wyniki w relacjach z obywatelami / klientami
6.2. Pomiary efektywności
Przykłady:
Wyniki dotyczące:
Dowody:
Zaangażowania:
1. Poziom zaangażowania interesariuszy w projektowanie i
dostarczanie produktów i usług i/lub procesy decyzyjne.
2. Liczba sugestii otrzymanych i wdrożonych.
3. Zakres wykorzystania nowych i innowacyjnych sposobów
postępowania z obywatelami/klientami.
4. Wskaźniki dostosowania organizacji do aspektów zróżnicowania obywateli/klientów pod względem płci oraz kulturowego
i społecznego.
5. Skala regularnych przeglądów dokonywanych wspólnie z interesariuszami, celem monitorowania zmieniających się potrzeb i poziomu satysfakcji interesariuszy.
Liczba wniesionych i rozpatrzonych interpelacji przez radnych: w 2014 r. 117; w
2015: 74
Wnioski wniesione przez mieszkańców
podczas przyjęć stron przez Burmistrza: w
2014: 72; w 2015: 32
Liczba wniosków do budżetu na 2015 r.
złożonych przez sołectwo Żarki: 31.
Liczba złożonych wniosków o dostęp do informacji publicznej: w 2014: 38; w 2015:
28.
Liczba sesji rady miejskiej: w 2014r. 11, w
2015 r. 5,
Dostępności organizacji:
1. Godziny urzędowania.
2. Czas oczekiwania, załatwiania sprawy, dostarczania usługi.
4. Koszt usług.
Liczba komisji rady miejskiej: w 2014 r. 26;
w 2015 r. 40.
5. Dostępność informacji dotyczących zakresów kompetencji
pracowników/kierownictwa w zakresie różnych usług.
Liczba zarejestrowanych kart informacyjnych do załatwienia sprawy przez Burmistrza: w 2014 r. 506;
Przejrzystości procesu dostarczania usług i produktów:
w 2015 r. 295.
1. Liczba kanałów informacyjnych i ich efektywność.
Liczba ankiet złożonych do mieszkańców
do projektu budżetu na 2016 r. - 900.
2. Dostępność i dokładność informacji.
3. Jawność informacji na temat celów i wyników organizacji.
4. Liczba interwencji Rzecznika Praw Obywatelskich.
5. Skala wysiłków na rzecz poprawy dostępności, dokładności
i przejrzystości informacji.
Wskaźników jakości produktów i świadczenia usług:
1. Liczba i czas rozpatrywania skarg.
2. Liczba zwróconych dokumentów z błędami i/lub spraw wymagających powtórnego załatwienia czy postępowania odszkodowawczego.
3. Przestrzeganie ogłoszonych standardów świadczenia usług
(np. wymogów prawnych).
Elastyczne godziny pracy urzędu, dostosowane do faktycznych potrzeb po przeprowadzeniu obserwacji tych potrzeb.
Liczba złożonych wniosków przez zakładkę „Zgłoś usterkę” na stronie WWW w
2015 r. : 11.
Efektywne wykorzystanie dostępnych kanałów informacyjnych, wydawanie od lat
bezpłatnego biuletynu informacyjnego dla
mieszkańców, Kuriera Libiąskiego, bieżąca
aktualizacja strony WWW.libiaz.pl
Brak skarg mieszkańców, brak zażaleń,
znikoma ilość uchylonych decyzji administracyjnych, przekazanych do ponownego
rozpatrzenia
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Tendencja spadkowa uchylonych decyzji administracyjnych wydawanych przez urząd
Konieczność systematycznego badania poziomu
satysfakcji klienta/petenta urzędu miejskiego.
Przejrzysta dla interesariuszy i na bieżąco aktualizowana strona WWW.
Punktacja
Łączna punktacja
10
5
39
całego kryterium
Kryterium 7 - Wyniki w relacjach z pracownikami
7.1. Pomiary postrzegania
Przykłady:
Wyniki dotyczące ogólnego postrzegania pracowników
w odniesieniu do:
1. Wizerunku i całokształtu osiągnięć organizacji (na rzecz
społeczeństwa, obywateli/klientów, innych interesariuszy)
2. Zaangażowania pracowników w działalność organizacji,
proces decyzyjny, świadomości misji, wizji i wartości.
3. Zaangażowania pracowników w działania doskonalące.
4. Świadomości pracowników w zakresie możliwego konfliktu interesu i znaczenia norm etycznych.
5. Mechanizmu konsultacji społecznych i dialogu.
6. Odpowiedzialności społecznej organizacji.
Wyniki dotyczące postrzegania zarządzania i systemów
zarządzania:
1. Zdolność kierownictwa wysokiego i średniego szczebla
do kierowania organizacją (np. stawiania celów, alokacji
zasobów, oceny wyników organizacji, strategii zarządzania
zasobami ludzkimi itp.) i informowania o tym.
2. Projektowanie i zarządzanie procesami organizacji.
3. Podział zadań i system oceny pracowników.
4. Stopień i sposób, w jaki starania indywidualne oraz zespołowe są uznawane/nagradzane.
5. Podejście organizacji do zmian i innowacji.
Wyniki dotyczące postrzegania warunków pracy:
1. Atmosfera w miejscu pracy (np. postępowanie w sytuacji
konfliktu, skarg lub problemów personelu czy mobbingu) i
kultura organizacji (np. promocja przekrojowych więzi pomiędzy komórkami organizacyjnymi itp.).
2. Podejście do spraw socjalnych (np. elastyczny czas pracy, równowaga między pracą a życiem osobistym).
3. Zapewnienie równych szans, sprawiedliwego traktowania i stosownego zachowania w organizacji.
4. Warunki i środowisko pracy.
Wyniki dotyczące postrzegania kariery i rozwoju umiejętności:
1. Systematyczny rozwój kariery i kompetencji.
2. Zachęta i upodmiotowienie.
3. Dostęp do szkoleń realizowanych w związku ze strategicznymi celami organizacji i ich jakość.
Mocne Strony
Dowody:
Urząd nie prowadzi systematycznych badań
dotyczących sposobu postrzegania miejsca
pracy przez pracowników, nie bada poziomu
satysfakcji z pracy w urzędzie miejskim wśród
urzędników.
Ocenia się, że atmosfera pracy jest dobra,
pracownicy są zaangażowani w wykonywanie
zadań o czym świadczy brak nagan;
brak upomnień; niska rotacja zasobów pracowniczych, brak zwolnień, liczba udzielonych
nagród w 2015 r. – 100.
Obszary do poprawy
Konieczność systematycznego badania poziomu
satysfakcji pracowników urzędu miejskiego w Libiążu i postrzegania przez nich poszczególnych elementów środowiska pracy.
Punktacja
Łączna punktacja
0
40
Kryterium 7 - Wyniki w relacjach z pracownikami
7.2. Pomiary efektywności.
Dowody:
Przykłady:
Wyniki:
1. Wskaźniki zachowań pracowników (np. poziom absencji nieusprawiedliwionej lub chorobowej, skala rotacji kadr, liczba skarg, liczba dni strajkowania).
2. Wskaźniki motywacji i zaangażowania (wskaźniki
udziału pracowników w badaniach ankietowych, liczba
propozycji innowacji, uczestnictwo w wewnętrznych
grupach dyskusyjnych).
3. Wskaźniki (osobistej) wydajności pracy (np. wyniki
oceny pracowników).
4. Poziom zaangażowania w działania doskonalące.
5. Poziom wykorzystania technologii informacyjno komunikacyjnych.
6. Wskaźniki rozwoju umiejętności (np. wskaźniki
uczestnictwa i osiągnięć w działaniach szkoleniowych,
efektywność wykorzystania środków na szkolenia).
7. Wskaźniki umiejętności pracowników do postępowania z obywatelami/klientami i reagowania na ich potrzeby (np. liczba godzin szkoleniowych przypadających na jednego pracownika poświęconych zarządzaniu relacjami z obywatelem/klientem, liczba skarg
obywateli/klientów na zachowanie pracowników, pomiar postaw pracowników w stosunku do obywateli/klientów itp.).
8. Częstotliwość doceniania zarówno pojedynczych
pracowników, jak i zespołów pracowniczych.
Dokumentacja Biura ds. Kadr i Szkoleń: brak absencji nieusprawiedliwionej, niska rotacja kadr,
brak zwolnień np. dyscyplinarnych, brak skarg ze
strony pracowników, brak nagan, brak upomnień w
aktach pracowników.
Pozytywnie przeprowadzona przez kierownictwo
urzędu ocena pracownicza za ostatnie półrocze.
Wzrastająca pula środków w budżecie przeznaczonych na szkolenia dla pracowników: w 2014:
ilość 226, kwota 33.376 zł; w 2015 r. ilość: 96,
kwota 31.368,85 zł.
Ilość udzielonych nagród dla pracowników: 100
Liczba pracowników, którzy podjęli studia podyplomowe lub kursy kompetencyjne w 2015 r. : 5
Ilość pracowników, którzy skorzystali z ekwiwalentu za okulary: w 2014 r. 11 osób; w 2015: 6 osób.
Wzrastająca pula środków na zakup sprzętu komputerowego i unowocześnienie stanowisk pracy w 2015 r. 50.000 zł
Dostęp wszystkich stanowisk urzędniczych do Internetu i intranetu.
Wysoka frekwencja pracowników podczas spotkań
z okazji Dnia Samorządowca, podczas Dni Libiąża
9. Liczba odnotowanych dylematów etycznych (np.
możliwe konflikty interesów).
10. Częstotliwość dobrowolnego uczestnictwa w działaniach związanych z odpowiedzialnością społeczną,
promowanych przez organizację.
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Orientacja na pomiar efektywności I skuteczności
działań szkoleniowych I motywacyjnych realizowanych przez urząd.
Dostosowanie palety szkoleń do oczekiwań pracowniczych
Punktacja
Łączna punktacja
10
całego kryterium
5
41
Kryterium 8 - Wyniki odpowiedzialności społecznej
8.1. Pomiary postrzegania.
Przykłady:
Dowody:
1. Świadomość społeczeństwa nt. wpływu organizacji na
jakość życia obywateli/ klientów (np. edukacja zdrowotna,
wsparcie aktywności sportowej i kulturalnej, udział w akcjach humanitarnych, określone działania na rzecz osób
niepełnosprawnych, otwarte akcje kulturalne itp. ).
Wielkość środków przekazywanych na upowszechnianie kultury fizycznej: 250.000 zł w
2014 r.; w 2015: 214.000 zł. .
2. Reputacja organizacji (np. jako pracodawcy/ ofiarodawcy
na rzecz lokalnej społeczności).
3. Postrzeganie oddziaływania gospodarczego na społeczność lokalną/regionalną (np. ułatwianie powstawania małych firm, budowa dróg publicznych lub transportu publicznego).
Wielskość środków przeznaczonych na organizację wypoczynku letniego: w 2015 r. :
12.000 zł.
Liczba udzielonych stypendiów sportowych: w
2015 r. 13, liczba nagród 14 za kwotę: 40.700
zł; liczba osób uczestniczących na gali sportu
podczas wręczenia w/w stypendiów: 200
osób.
4. Postrzeganie podejścia organizacji do problemów środowiska naturalnego (np. zarządzania energią, ograniczenia zużycia energii elektrycznej i wody, ochrony przed hałasem i skażeniem powietrza, zachęcania do korzystania z
transportu publicznego, zarządzania potencjalnie toksycznymi odpadami).
Zarządzenie Burmistrza o powołaniu koordynatora ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi
5. Postrzeganie wpływu społecznego organizacji w zakresie zasad zrównoważonego rozwoju, na poziomie lokalnym
(zakup produktów odnawialnych, produkcja energii odnawialnej itp.).
Liczba zorganizowanych szkoleń dla msp w
2015 r. - 1
6. Postrzeganie wpływu społecznego organizacji w zakresie jakości partycypacji obywatelskiej, na poziomie lokalnym/regionalnym (np. otwarte konferencja, konsultacje i
procesy decyzyjne w odniesieniu do możliwego wpływu organizacji na bezpieczeństwo i mobilność, itp.).
7. Pogląd społeczeństwa na temat otwartości i przejrzystości organizacji, przestrzegania norm etycznych przez organizację (szacunek dla zasad/wartości służby publicznej, takich jak równość, kontynuacja itp.).
8. Postrzeganie zaangażowania w życie społeczności lokalnych poprzez finansowe lub inne wsparcie - organizację wydarzeń kulturalnych lub socjalnych itp.
9. Postrzeganie instytucji w mediach w związku z jej odpowiedzialnością społeczną.
Liczba organizowanych wydarzeń promocyjnych na rzecz popularyzacji sportu, kultury: 10
na rok
Wielkość środków przeznaczonych z budżetu
na transport lokalny w 2015 r. 2 mln zł.
Wielkość środków przeznaczonych na gospodarkę ochrony środowiska:
Liczba złożonych wniosków o wywóz azbestu:
w 2014: 88
Liczba złożonych wniosków o dofinansowanie
do wymiany kotłów co w 2014 r. – 35
Liczba złożonych wniosków o dofinansowanie
do budowy przydomowych oczyszczalni ścieków:46
Liczba podłączeń do kanalizacji sanitarnej: 44
szt w 2014r.
Porozumienie z Miejskim Centrum Medycznym dotyczące wspierania przez gminę placówki w zamian za świadczenie dyżurów całodobowych
Bezpłatne badania mammograficzne w ramach Programu Profilaktyki Raka Piersi –
Mammobus na Placu Słonecznym
Udział w programie: „Świadomość istnienia
gruźlicy barierą jej rozpowszechniania się”
Udzielenie dotacji w wysokości 76.075 zł na
zakup tomografu komputerowego do szpitala
powiatowego w Chrzanowie
Akcja dotycząca oszczędności energii: Autobus Energetyczny zorganizowana dla mieszkańców na Placu Słonecznym.
Uchwała Rady Miejskiej o udzielaniu dotacji
42
dla podmiotów niepublicznych prowadzących
żłobki
Ilość decyzji umarzających i odraczających
zaległości podatkowe w 2014:16
Liczba pozytywnych artykułów prasowych:
dot: kurtyn wodnych, dot. ankiet budżetowych
w Rzeczypospolitej, dotyczących nakładów na
sport i kluby sportowe w Gazecie Krakowskiej
Liczba unikalnych wejść na stronę WWW:
2014 r. 76.137 a w 2015 r. 61.198
Liczba wydarzeń promocyjnych w 2014 r. 30,
w 2015: 34
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Wysokie zaangażowanie urzędu w działania na rzecz
poprawy ochrony środowiska
Konieczność bieżącego i systematycznego monitorowania przekazów medialnych.
Wysokie zaangażowanie urzędu w działania na rzecz
rozwoju sportu i wspierania organizacji pozarządowych
Szerokie upublicznienie dobrych praktyk urzędu
oraz skali jego działań np.: na rzecz ochrony środowiska
Punktacja
Łączna punktacja
30
43
Kryterium 8 - Wyniki odpowiedzialności społecznej
8.2. Pomiary efektywności.
Przykłady:
Dowody:
Wskaźniki w zakresie odpowiedzialności społecznej:
Wielkość środków udzielanych na pomoc społeczną z budżetu w 2015 r. ok. 5,3 mln zł
1. Działania organizacji na rzecz ochrony i zachowania
zasobów (np. stopień zgodności z normami ochrony środowiska, wykorzystanie surowców wtórnych, stosowanie
przyjaznych środowisku środków transportu, zmniejszanie
uciążliwości, szkodliwości hałasu, zmniejszanie zużycia
wody, prądu, gazu).
Wielkość środków przeznaczonych na rzecz
osób niepełnosprawnych: 12.000 zł w 2014 r. i
12.000 zł w 2015 r.
Liczba udzielonych stypendiów szkolnych: ok.
100 w latach 2014 i 2015
2. Jakość relacji z odpowiednimi władzami, grupami i
przedstawicielami społeczności.
Liczba beneficjentów programu „Wyprawka
szkolna” - 96
3. Liczba i znaczenie pozytywnych i negatywnych przekazów w mediach (liczba artykułów, treść).
Wdrażanie programu „Owoce w szkole”
4. Wsparcie na rzecz obywateli zagrożonych wykluczeniem społecznym (np. oszacowanie kosztów udzielenia
pomocy, liczba beneficjentów).
5. Wsparcie jako pracodawcy na rzecz polityki różnorodności, integracji i akceptacji dla mniejszości etnicznych,
osób zagrożonych wykluczeniem społecznym (np. organizowanie specjalnych programów/projektów celem zatrudnienia przedstawicieli mniejszości etnicznych).
Liczba zrealizowanych konkursów ekologicznych: 3 w 2015 r.
Liczba zorganizowanych programów, wydarzeń
profilaktycznych, krzewiących zdrowy styl życia
40, w tym Archipelag Skarbów.
Wielkość środków przeznaczonych na profilaktykę uzależnień: w 2014 r. 335.000 zł, w 2015 r.
320.000 zł.
6. Wsparcie międzynarodowych przedsięwzięć na rzecz
rozwoju i udział pracowników w akcjach dobroczynnych.
Wdrażanie programu „Już pływam” – liczba beneficjentów: w 2014: 148; 2015: 146
7. Wsparcie obywatelskiego zaangażowania obywateli/klientów, innych interesariuszy i pracowników.
Wielkość środków z budżetu przeznaczanych
na zakup kartek świątecznych od wychowanków Warsztatu Terapii Zajęciowej w Libiążu:1500 zł/rok
8. Efektywna wymiana wiedzy i informacji z innymi podmiotami (liczba zorganizowanych otwartych konferencji,
liczba przypadków udziału w krajowych i międzynarodowych konferencjach/seminariach).
Organizacje pozarządowe np.: Fundacja Brata
Alberta WTZ oraz Fundacja „Nadzieja”, a także
stowarzyszenia emeryckie na mocy Uchwały
Rady Miejskiej nieodpłatnie korzystają z lokali
najmowanych od gminy.
9. Programy profilaktyczne ochrony obywateli/klientów i
pracowników przed ryzykiem zdrowotnym i wypadkami
(liczba i rodzaj programów, pomoc w walce z nałogiem
palenia, edukacja zdrowego żywienia, liczba beneficjentów i relacja do kosztów/jakości tych programów).
Zaangażowanie pracowników w coroczną organizację w urzędzie akcji pt: „Szlachetna Paczka”
10. Wynik pomiaru odpowiedzialności społecznej (np. dodatkowy rating czynników pozafinansowych/ społecznych).
Pozyskane środki w wysokości 19.000 zł z MAiC na dostosowanie strony WWW do potrzeb
osób niepełnosprawnych
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Zaangażowanie pracowników w coroczną organizację w urzędzie akcji pt: „Szlachetna Paczka”
Większa aktywność gminy Libiąż w działaniach medialnych i wizerunkowych
Dobra praktyka: nieodpłatny najem lokali dla organizacji pozarządowych
Punktacja
Łączna punktacja
30
kryterium
30
44
Kryterium 9 Wyniki kluczowe
9.1. Wyniki zewnętrzne: rezultaty bezpośrednie i skutki długofalowe w relacji do
wyznaczanych celów
Przykłady:
Dowody:
1. Wyniki w zakresie rezultatów bezpośrednich
(ilość i jakość dostarczanych usług i produktów).
Brak prowadzonych przez urząd badań dotyczących
jakości dostarczanych usług przez urząd.
2. Wyniki w zakresie efektów długofalowych (efekty
dostarczanych usług i produktów w społeczeństwie
i w odniesieniu do bezpośrednich beneficjentów).
Usługa na stronie WWW – zgłoś usterkę, system powiadamiania mieszkańców Alcatel,
3. Poziom jakości dostarczanych usług lub produktów w relacji do standardów i przepisów.
a) ze Starostwem Powiatowym w Chrzanowie w
zakresie odłowu dzikich zwierząt; w zakresie
wspierania Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego; o udzieleniu dotacji na zakup tomografu komputerowego do Szpitala
Powiatowego w Chrzanowie
Liczba zawartych porozumień i umów:
4. Stopień realizacji kontraktów/umów pomiędzy
innymi władzami publicznymi a organizacją.
5. Wyniki kontroli i audytów w obszarze rezultatów
bezpośrednich i skutków długofalowych.
6. Wyniki benchmarkingu (analizy porównawczej) w
zakresie rezultatów bezpośrednich i skutków długofalowych.
b)
z zarządem dróg powiatowych na wykonanie
dokumentacji przebudowy dróg: Sikorskiego, Jaworowa,
7. Poprawa skutków długofalowych w wyniku
wprowadzenia innowacji w usługach/produktach.
c)
zarządem dróg wojewódzkich na utrzymanie
terenów pasa drogowego oraz utrzymanie rond
d) z Miastem Jaworzno na dowożenie osób do
izby wytrzeźwień, z Miastem Chrzanów na
funkcjonowanie Noclegowni,
e) Uchwała Rady Miejskiej o przystąpieniu do
Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania
Partnerstwo na Jurze
f)
Członkowstwo w Stowarzyszeniu Gmin Górniczych
g) z Komendą Powiatową Policji na organizację
płatnych patroli policji na terenie gminy
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Ukierunkowanie działalności urzędu na cele i wyniki
oraz mierzenie efektów i skutków działalności jst.
Punktacja
Łączna punktacja
0
45
Kryterium 9 - Wyniki kluczowe
9.2. Wyniki wewnętrzne: poziom efektywności
Przykłady:
Dowody:
1. Reakcja liderów na wyniki i wnioski wynikające z
pomiarów i stopień uwzględnienia tych informacji w
zarządzaniu ryzykiem.
Obniżenie wskaźnika zadłużenia: w latach 2010 –
2014 z 52% dochodów do 41% dochodów;
2. Efektywność organizacji w zarządzaniu dostępnymi zasobami, w tym w zarządzaniu zasobami
ludzkimi, wiedzą i majątkiem w optymalny sposób
(pomiar wkładu do rezultatów bezpośrednich).
3. Wyniki w zakresie poprawy efektywności oraz innowacji w zakresie produktów i usług.
4. Wyniki benchmarkingu (analiza porównawcza).
5. Efektywność partnerstwa/współpracy (np. stopień
realizacji umów partnerskich, wspólne działania).
6. Wartość dodana wykorzystania technologii informatycznych i komunikacyjnych dla zwiększenia wydajności, zmniejszenia barier administracyjnych, poprawienia jakości dostarczanych usług (np. zmniejszenia kosztów, ilości dokumentów, współpracy z innymi dostawcami, interoperacyjności, oszczędności
czasu).
7. Wyniki pomiarów dotyczących funkcjonowania organizacji dokonanych w drodze inspekcji i audytów.
8. Wyniki uczestnictwa w konkursach, nagrody jakości, certyfikacja systemu zarządzania jakością (Nagrody Doskonałości itp.)
9. Realizacja celów budżetowych i finansowych.
10. Wyniki kontroli i audytów w zakresie zarządzania
finansowego.
11. Efektywność kosztowa (efekty długofalowe osiągnięte najniższym możliwym kosztem).
Wysoki stopień realizacji dochodów w latach 2010 2014: na poziomie nawet do 104%
Wysoki wskaźnik wydatków majątkowych w 2014 r.
13%, w 2015 r. 15% ogółu wydatków
Wielkość pozyskanych środków zewnętrznych np.; na termomodernizację 14 obiektów użyteczności publicznej z NFOŚiGW w wysokości 2.300.000 zł, na
odnowę wsi z PROW w latach 2010 – 2014: ok.
500.000 zł.
Wydatki na wykonanie kompleksowej modernizacji
Urzędu w latach: 2010 – 2015: ok. 1,8 mln zł, poprawiającej dostępność i warunki pracy urzędu.
Pozytywne wyniki kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej, pozytywne wyniki kontroli Urzędu Wojewódzkiego w zakresie Urzędu Stanu Cywilnego, Pozytywne wyniki kontroli Archiwum UM.
Gmina znalazła się na wysokim miejscu w rankingu
„Gmina na 5” Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie za bardzo dobry poziom obsług inwestora przez
Urząd oraz dostępność na stronie WWW potrzebnych dla niego treści.
Nagroda Instytutu Rozwoju Miast za zdobycie III
miejsca na najlepiej przeprowadzoną rewitalizację w
2014 r.
Realizacja programu: Boisko przy każdej szkole, zakładającego wykonanie przy każdej placówce oświatowej nowoczesnego boiska sportowego.
Wysoki wskaźnik skanalizowania miasta: na poziomie 90%.
Mocne Strony
Obszary do poprawy
Konsekwentna polityka zmniejszania zadłużenia
gminy przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiego
poziomu wydatków majątkowych.
Bieżące monitorowanie efektów umów partnerstwa
zawieranych przez gminę.
Aktywniejszy udział gminy w konkursach oceniających
efektywność i skuteczność działania jst.
Punktacja
Łączna punktacja
70
całego kryterium
35
46
SKALA PUNKTACJI POTENCJAŁU
Ocena
Nie posiadamy żadnych informacji lub posiadane informacje
są mało wiarygodne
0 – 10
Planuj
(P)
Mamy takie plany
11 – 30
Wykonaj
(D)
Właśnie to realizujemy/wdrażamy
31-50
Sprawdź
(C)
Sprawdzamy/dokonujemy przeglądu czy robimy rzeczy właściwe i we właściwy sposób.
51-70
Popraw
(A)
Na podstawie sprawdzenia/ przeglądu doskonalimy obszary
tego wymagające
71-90
PDCA
Wszystkie działania: planowanie, wykonywanie, sprawdzanie i poprawianie prowadzimy regularnie, ucząc się od innych. W tym obszarze wkroczyliśmy w cykl ciągłego doskonalenia.
91-100
Faza
SKALA PUNKTACJI WYNIKÓW
Nie mierzono żadnych wyników i/lub brak dostępnej informacji.
Ocena
0 – 10
Wyniki są mierzone i wykazują tendencję negatywną i/lub wyniki nie
osiągają istotnych celów.
11 – 30
Wyniki wykazują tendencję płaską i/lub osiągnięto niektóre z istotnych
celów.
31-50
47
Wyniki wykazują tendencję poprawy i/lub osiągnięto większość istotnych
celów.
51-70
Wyniki wykazują tendencję znacznej poprawy; i/lub osiągnięto wszystkie
istotne cele.
71-90
Osiągnięcie i utrzymanie doskonałych wyników. Osiągnięcie wszystkich
istotnych celów. Pozytywne wyniki porównań z odpowiednimi organizacjami w zakresie wszystkich kluczowych wyników.
91-100
48

Sprawozdanie z wyników samooceny z wykorzystaniem CAF Urząd

Transkrypt

Podobne dokumenty

pobierz

Maj

OCHRONA ZWIERZĄT

zobacz - Gmina Libiąż

Zakładka: wyszukiwanie 1. Po wejściu do bazy BPP UM (ze strony