6 porad, jak taniej drukować w firmie

6 porad, jak taniej drukować w firmie
Autor: Jakub Migas ©
Bardzo często, gdy szuka się informacji o oszczędnym drukowaniu w firmie, jedyną poradą,
którą można znaleźć w mediach czy na forach internetowych jest po prostu „stosuj
zamienniki”. Sprawa jest jednak dużo bardziej skomplikowana. Po pierwsze, trzeba wybrać
bardzo dobrej klasy zamienniki (polecamy szczegółnie produkty marki INV Business Class).
Ważniejsze jednak, że sposobów na tanie drukowanie jest znacznie więcej. Przedstawiamy 7
pomysłów na tanie drukowanie w firmie.
Statystyczna duża firma dysponuje ponad 100 drukarkami, a na ich utrzymanie przeznacza
około 100 tys. zł rocznie. Natomiast typowy urząd w większym mieście wraz z oddziałami i
delegaturami ma około tysiąca urządzeń drukujących, których koszty eksploatacji
przekraczają milion złotych. Firmy czy instytucje nie wiedzą, że te wydatki można
zredukować, i to nawet o kilkadziesiąt procent, zarządzając drukiem, a także obiegiem
dokumentów. Jest to o tyle dziwne, że często monitorują one koszty zużywanego paliwa czy
korzystania z telefonów firmowych. A jest na czym oszczędzać – z raportu KPMG
„Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce” – wynika, że w
przeciętnej polskiej firmie marnuje się 8,2% wydruków, co daje ponad 464 mln straconych
kartek A4 miesięcznie i aż 5,5 mld stron rocznie.
1. Każda strona jest ważna
Bardzo duże oszczędności w druku firmowym może przynieść całkowicie darmowe i
skuteczne rozwiązanie – zwiększenie świadomości pracowników w tym zakresie. Warto
zorganizować dla nich przynajmniej jedno spotkanie w roku, w trakcie którego przypomni się o
podstawowych zasadach oszczędzania zasobów firmowych. Dobrze jest przygotować prostą
listę z najważniejszymi zasadami.
Zobacz również:
Proste i skuteczne zasady ograniczenia kosztów:
• pomyśl zanim wciśniesz „drukuj” (wiele papieru i tuszu czy tonera marnuje się,
ponieważ pracownicy drukują zbędne pojedyncze linijki tekstu w dokumentach lub
drukują zbyt wiele kopii tego samego dokumentu – gdy potem okazuje się, że większość
uczestników spotkania ma wgląd do dokumentu np. na smartfonie czy tablecie) Zachęcaj
do drukowania dokumentów dwustronnie poproś pracowników, by zmienili szablony
dokumentów na takie z mniejszymi marginesami (to aż o 14% zużycia papieru mniej!)
zachęcaj do stosowania prostych rozwiązań związanych z oszczędnym drukiem:
zmniejszania czcionki, używania funkcji „drukuj wybrane strony” zamiast całych
dokumentów, zmiany wymiarów obrazków, wykorzystywania zużytego papieru (wydruków
jednostronnych), opcji „dopasuj do strony” w Excelu czy wielu slajdach na jednej
stronie dla prezentacji z PowerPointa
Autor: Jakub Migas ©
2. Zoptymalizuj sprzęt, wykonaj audyt druku przez profesjonalną firmę.
Chcąc zmniejszyć koszty, warto też pomyśleć o optymalizacji wykorzystania urządzeń
drukujących czy zamianie ich na modele bardziej ekonomiczne. Nie jest to trudne i dużo firm
robi to we własnym zakresie. Podstawowa weryfikacja – kto, ile i kiedy drukuje, pozwala np.
zoptymalizować zasób drukarek oraz zlikwidować urządzenia, które nie są wykorzystywane i
generują niepotrzebne koszty, lub np. przejść z kosztownego drukowania w kolorze na
oszczędniejsze wydruki monochromatyczne.Zdecydowanie chcielibyśmy Was zachęcić do
przeprowadzenia audytu druku przez naszych specjalistów. Średni koszt takiej usługi to
2000 zł netto. Trwa miesiąc. Nasi eksperci sprawdzą ile drukuje przedsiębiorstwo, dopasują
funkcjonalność urządzeń do potrzeb firmy, zlikwidują najbardziej koszto twórcze urządzenia w
firmie.
Czy wiesz, że dotychczas łącznie ograniczyliśmy wydatki w firmach na około 1,5 mln zł
rocznie?
Kiedyś firmy z reguły decydowały się na maszyny tańsze, wykonane z gorszych materiałów,
które często okazywały się drogie w eksploatacji. Cena była tylko wierzchołkiem góry
lodowej, bo koszty eksploatacyjne okazywały się dwukrotnie od niej wyższe. Dlatego
wybierając drukarkę, warto wziąć pod uwagę nie tylko jej cenę, ale całkowite koszty druku
(TCO). Pamiętajmy, że drukarki atramentowe, które lepiej odwzorowują kolory i grafikę,
przeważnie polecane są firmom, w których nie drukuje się kilkuset stron dziennie. Natomiast
tzw. laserówki zdają egzamin przy intensywniejszym użytkowaniu.Jeśli używasz prostej
atramentówki z samym skanerem ale bez podajnika stron zdecyduj się na aplikację
Photocopier. Aplikacji nie musimy konfigurować, działa po uruchomieniu. Do wyboru mamy
podstawowe ustawienia (rodem z kserokopiarki). Aby rozpocząć kopiowanie, klikamy na COPY
Obecnie większość firm ma urządzenia wielofunkcyjne, składające się z modułów drukarki,
skanera, kopiarki i faksu. Jeśli chodzi o faks, pomyśl, czy nie warto zacząć korzystać z
elekronicznego faksu i samodzielnie decydować co ma być wydrukowane. To optymalny
wybór zarówno dla dużej, jak i jednoosobowej firmy, pozwalający zaoszczędzić również czas.
Autor: Jakub Migas ©
Ponieważ coraz częściej podstawowym narzędziem pracy jest smartfon, warto sprawdzić, czy
wybrane urządzenie z nim współpracuje. To kolejna oszczędność i czasu, i pieniędzy.
3. Zarządzaj drukiem
Jak szacują nasi eksperci na podstawie przeprowadzonych audtów, jeden dokument
powielany jest w firmach nawet 19 razy, choć zwykle nie potrzeba aż tylu kopii. Tymczasem
są aplikacje pozwalające kontrolować wykorzystanie urządzeń przez pracowników i zwalczać
złe nawyki – z korzyścią dla budżetu przedsiębiorstwa i środowiska naturalnego. Co istotne,
systemy zarządzania drukiem są skalowalne, czyli mogą być stosowane zarówno przez
instytucje duże, o rozbudowanej strukturze, jak i przez podmioty z sektora MŚP. Poziom
uzyskanych w ten sposób oszczędności zależy, oczywiście, i od wielkości firmy, i od zakresu
wdrożenia. Na przykład koszt wprowadzenia kontroli wydruku czy elektronicznego obiegu
dokumentów może się zwrócić już po kilkunastu miesiącach, jeśli nie wcześniej. Korzystając z
usług naszej firmy, większe firmy mogą zmniejszyć koszty o 10–40%, a mniejsze o 10–30%.
Ciągła kontrola kosztów drukowania sprawia, że organizacje potrafią nawet o 50% zmniejszyć
wydatki na drukarki, tonery, papier itp.
Przykładem rozwiązania do zarządzania drukiem są zaprezentowane na Samsung European
Forum 2014 w Maladze pakiety Business Core Printing Solutions (BCPS) opracowane z myślą
o potrzebach i budżetach IT firm z sektora MŚP. Zintegrowane z urządzeniami
wielofunkcyjnymi Samsung pakiety BCPS nie wymagają wykorzystania serwerów (co obniża
koszty), a jednocześnie oferują zestaw narzędzi ułatwiających przepływ zadań druku
oraz profesjonalne zarządzanie urządzeniami. W ramach Business Core Printing Solutions
dostępne są dwa pakiety – Business Core Document Management Pack i Business Core
Output Management Pack, które zawierają pięć kluczowych rozwiązań poprawiających
wydajność, rentowność, bezpieczeństwo oraz łatwość stosowania i utrzymania systemu.
Wśród rozwiązań szczególnie interesującymi przykładami z perspektywy zarządzania drukiem
i obiegiem dokumentów są SmarThru Workflow Lite (narzędzie do automatycznego
rejestrowania, skanowania i tworzenia obiegu dokumentów, umożliwiające użytkownikom ich
przetwarzanie i rozsyłanie do wielu różnych odbiorców) oraz Usage Tracker (monitoruje
intensywność korzystania przez poszczególnych użytkowników ze wszystkich
przyłączonych do sieci urządzeń wielofunkcyjnych – sprawdza liczbę dokumentów
wydrukowanych, skopiowanych, zeskanowanych czy wysłanych faksem i automatycznie
tworzy na tej podstawie raporty).
4. Zdecyduj się na outsourcing druku od INV
Optymalizacja produkcji dokumentów w firmie polega nie tylko na ograniczeniu zużycia prądu,
papieru czy tonera, ale opiera się głównie na analizie i usprawnieniu procesu. To wymaga nie
lada kompetencji technologicznych, których większość firm nie ma, bo ich nie potrzebuje,
zajmując się podstawową działalnością. W takich wypadkach warto zdecydować się na
Autor: Jakub Migas ©
outsourcing druku czyli wynajęcie drukarek lub kserokopiarek. Przewiduje się, że
międzynarodowy rynek outsourcingu przez najbliższe trzy lata będzie rósł o kilkanaście
procent rocznie. Także w Polsce stale przybywa odbiorców takich usług, co nie dziwi,
ponieważ korzystanie z nich obniża koszty operacyjne średnio o 15–40%. Za tym modelem
współpracy przemawia m.in. ciągły wzrost liczby drukowanych informacji (o 18–21% rocznie).
Outsourcing urządzeń biurowych umożliwia efektywne i oszczędne zaspokojenie potrzeb
związanych z produkcją i obiegiem dokumentów bez kupowania sprzętu. Dodatkowe plusy to
łatwa kontrola kosztów i dostosowanie rozwiązania do potrzeb klienta. W zakres typowej
usługi tego rodzaju wchodzą: zarządzanie parkiem urządzeń, kosztem druku, efektywnością
obiegu informacji drukowanej oraz bezpieczeństwem informacji. Nie trzeba więc angażować
własnych pracowników w całą infrastrukturę związaną z drukiem. Co istotne, bez
kosztownych inwestycji w sprzęt, bo zdając się na firmy outsourcingowe, przedsiębiorstwo
nie ma problemu z psującymi się drukarkami.
5. Zainstaluj uniwersalny sterownik drukowania
Gdy korzysta się z urządzeń jednego producenta, dużym ułatwieniem może się okazać
uniwersalny sterownik drukowania (np. Universal Print Driver), pozwalający ograniczyć
zaangażowanie działu informatycznego, a tym samym – obniżyć koszty instalacji w
firmach.Co ważne, uniwersalny sterownik korzysta z tego samego graficznego interfejsu
użytkownika na różnych urządzeniach drukujących, co ograniczy np. konieczność szkoleń dla
pracowników czy zmniejszy liczbę ich zapytań do działu serwisowego.
Autor: Jakub Migas ©
6. A może zamienniki?
Oryginalne materiały eksploatacyjne kosztują sporo, a zamienniki kuszą o wiele niższą ceną.
Przynajmniej tak to wygląda na pierwszy rzut oka, ale sprawa nie jest taka oczywista.
Decydując się na zamienniki, często działasz na własne ryzyko, ponieważ większość
sprzedawców kusi gwarancją na swoje produkty natomiast żadko kiedy w pełni się z niej
wywiązują. Brak zasobów do realizacji, brak odpowiedniej technologii. Brak chęci do pomocy
klientowwi. Większość sklepów biuroserwisowych to poprostu pośrednicy. Rozważ
współpracę z producentem tonerów jakim jesteśmy my czyli INV MEDIA. Dla czego?
Ponieważ mamy swoją fabrykę, tonery robimy, testujemy na miejscu. Mamy sztab ludzi
odpowiedzialny tylko za dobór kompenentów i jakośc wydruku. Nie zaopatrujemy się w
chińskie komponenty. Wszystkie części do produkcji sprowadzamy z UK. Co ważne,
zamienniki naszej produkcji testujemy wg norm ISO. Toner przetestowany w naszej drukarce
dopiero może trafić do Twojego urządzenia. Mamy również swoją polisę OC więc gdy
uszkodzimy Twoją drukarkę, możesz spać spokojnie. Naprawę możesz przeprowadzić tak
samo jak oddając auto po stłuczce do ASO. Rozważ również kupowanie tonerów w najwyższej
wydajności, pozornie są droższe ale koszt wydruku 1 str często wychodzi dwukrotnie taniej.
Autor: Jakub Migas ©