Załącznik nr 6.8.1 Procedura kontroli ksiąg rachunkowych Lp

Załącznik nr 6.8.1
Procedura kontroli ksiąg rachunkowych
Rodzaj czynności
Lp.
Osoby
odpowiedzialne za
wykonanie
czynności
1.
Sprawdzanie kompletności, rzetelności i poprawności ujęcia
dokumentów księgowych i wszystkich zdarzeń gospodarczych w
poszczególnych działach Kwestury
Pracownicy działów
Kierownicy działów
2.
Ujmowanie i rozliczanie różnic wynikających z inwentaryzacji w celu
uzgodnienia ewidencji ilościowo-wartościowej rzeczowych
składników majątku
Kierownik Działu
Księgowości
Majątkowej
3.
Kontrola stanu środków pieniężnych i finansowych składników
majątku oraz wyjaśnianie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych
Kierownik Działu
Finansowego
4.
Bieżące uzgadnianie sald rozrachunków z kontrahentami,
Upoważniony
pracownik Działu
Księgowości Głównej
ZUS-em, urzędem skarbowym, urzędami miast i gmin oraz
pracownikami
Kierownik Działu
Księgowości Głównej
5.
Systematyczna analiza z radcą prawnym roszczeń spornych,
należności dochodzonych na drodze sądowej, należności zasądzonych
wyrokami sądowymi, egzekwowanymi przez komornika
Upoważniony
pracownik Działu
Księgowości Głównej
Kierownik Działu
Księgowości Głównej
6.
Systematyczne tworzenie, wykorzystywanie i rozwiązywanie odpisów
aktualizujących należności:
-sporządzanie pisma o utworzeniu bądź wykorzystaniu odpisu
aktualizującego
- potwierdzenie zasadności utworzenia lub wykorzystania odpisu
aktualizującego
7.
Upoważniony
pracownik Działu
Księgowości Głównej
- akceptacja pisma
Kierownik Działu
Księgowości Głównej
- zatwierdzenia pisma
Kwestor
- zatwierdzenie pisma o wykorzystaniu odpisu aktualizującego
Kanclerz
o kwocie powyżej 10 000 zł.
Rektor
Bieżące uzgadnianie dostaw i usług w drodze oraz dostaw i usług
niefakturowanych
Upoważniony
pracownik Działu
Księgowości Głównej
Kierownik Działu
Księgowości Głównej
8.
Analiza sald i obrotów na kontach rozliczeń międzyokresowych
kosztów i rozliczeń międzyokresowych przychodów
Upoważniony
pracownik Działu
Księgowości Głównej
Kierownik Działu
Księgowości Głównej
9.
Analiza sald i obrotów na kontach Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych i Funduszu Pomocy Materialnej dla Studentów i
Doktorantów
Upoważniony
pracownik Działu
Księgowości Głównej
Kierownik Działu
Księgowości Głównej
10.
Kontrola prawidłowości i rzetelności sald kont pozabilansowych, a w
tym wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów,
wydatków strukturalnych, należności i zobowiązań warunkowych
Upoważniony
pracownik Działu
Księgowości Głównej
Kierownik Działu
Księgowości Głównej
Rodzaj czynności przy sporządzaniu rocznego
sprawozdania finansowego
11.
Inwentaryzacja rozrachunków na koniec roku obrachunkowego
przeprowadzana drogą potwierdzenia sald
oraz weryfikacji sald
Upoważniony
pracownik Działu
Księgowości Głównej
Kierownik Działu
Księgowości Głównej
12.
Sprawdzenie poprawności wyceny bilansowej środków pieniężnych w Zastępca Kwestora
walutach obcych w kasach i na rachunkach bankowych.
13.
Sprawdzenie poprawności wyceny bilansowej rozrachunków z
kontrahentami i pracownikami wyrażonych w walutach obcych
Zastępca Kwestora
14.
Sprawdzenie poprawności dokonanych przegrupowań rozrachunków
ze względu na charakter salda i termin płatności.
Zastępca Kwestora
15.
Sprawdzenia sald technicznych kont „zerowych”
Zastępca Kwestora
16.
Sprawdzenia poprawności sald wszystkich kont księgi głównej
Kierownik Działu
Księgowości Głównej
/ Kierownik Działu
Księgowości
Majątkowej /
Zastępca Kwestora
i ksiąg pomocniczych
17.
Złożenie przez Kierowników poszczególnych działów Kwestury
informacji o zakończeniu księgowań za dany rok obrachunkowy:
a)
b)
c)
d)
e)
18.
Dział Księgowości Głównej
Dział Księgowości Głównej - Obszar SEL
Dział Księgowości Projektów
Dział Płac
Dział Księgowości Majątkowej
Przekazanie informacji o zakończeniu księgowań za dany rok
Kierownicy lub osoby
odpowiedzialne z
wymienionych
działów
Zastępca Kwestora
obrachunkowy w poszczególnych działach do Działu Budżetowania i
Kontrolingu w celu rozliczenia kosztów.
19.
Rozliczenie kosztów i poinformowanie o zakończeniu rozliczania
kosztów
Kierownik Działu
Budżetowania i
Kontrolingu
20.
Sporządzenie sprawozdania finansowego
Kierownik Działu
Księgowości Głównej
21.
Weryfikacja sporządzonego sprawozdania finansowego
Zastępca Kwestora
22.
Przedłożenie do podpisu sprawozdania finansowego Kwestorowi i
Rektorowi.
Kierownik Działu
Księgowości Głównej
23.
Podpisanie sprawozdania finansowego
Kwestor
24.
Podpisanie sprawozdania finansowego
Rektor