Pół miliona złotych strat przez bałagan Mimo że system

Pół miliona złotych strat przez bałagan
Mimo że system elektronicznego obiegu dokumentów znacznie usprawnia pracę,
ogromna większość przedsiębiorstw wciąż nie zdecydowała się go wdrożyć. Ta
obawa
jest
zastanawiająca,
zważywszy
na
korzyści,
jakie
dają
systemowe
rozwiązania w zakresie zarządzania dokumentami. Oto pięć najważniejszych.
1. Szybszy czas reakcji
Jak wykazała analiza obiegu faktur kosztowych, ogromna większość polskich przedsiębiorstw
potrzebuje przynajmniej kilku dni na zaakceptowanie wystawionej faktury, a niemal co piąte –
aż dwóch tygodni. W tym czasie dokumenty krążą między działami, nierzadko są gubione lub
nieumyślnie niszczone. Wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów znacząco
skraca ten czas – niemal połowa przedsiębiorstw, w których system taki wdrożono, akceptuje
faktury już następnego dnia po ich wystawieniu. Korzyści są oczywiste – terminowe opłacanie
faktur VAT.
2. Niższe koszta administracji
Czas to pieniądz – zwłaszcza w biznesie. Jak wynika ze statystyk, pracownik biurowy poświęca
na wyszukanie potrzebnych dokumentów przeciętnie 20% czasu pracy. Z jakim kosztem się to
wiąże? Ponieważ koszt jednego pracownika wynosi ok. 4000 zł miesięcznie, okazuje się, że 800
zł to pieniądze wyrzucone w błoto. W firmie zatrudniającej tylko 50 pracowników biurowych
roczne koszta wyszukiwania dokumentów wynoszą więc 480 000 zł. To prawie pół miliona zł
kosztów, których można przecież uniknąć.
3. Wzrost wydajności pracy
Badanie wykazało, że niemal połowa przedsiębiorców negatywnie ocenia zaangażowanie swoich
pracowników w proces obiegu i akceptacji dokumentów. Zarzucają im przede wszystkim brak
zaangażowania i wiedzy w zakresie postępowania z dokumentami. Brakuje przy tym
instrumentów monitorowania procesu, które dyscyplinowałyby podwładnych. Wprowadzenie
systemu obiegu dokumentów pozwala jasno określić zakres odpowiedzialności konkretnych
pracowników oraz kontrolować jakość pracy z dokumentem.
4. Brak problemu zgubionych i zniszczonych dokumentów
Po wprowadzeniu systemu obiegu dokumentów, ich przekazywanie i archiwizacja odbywa się w
formie elektronicznej. Dostęp do dokumentów staje się łatwy, szybki i skuteczny. Jest to ważny
argument szczególnie w świetle informacji, że – jak wynika z badań – procesowanie jednego
dokumentu kosztuje średnio ponad 60zł, a firma gubi trwale ok. 20% procesowanych
dokumentów.
5. Szybszy obieg dokumentów wewnątrz firmy
Badanie wykazało, że w co trzecim polskim przedsiębiorstwie aż 25% pracowników bierze
udział w procesie opisywania i akceptowania faktury. W przypadku organizacji średniej
wielkości może to oznaczać zaangażowanie aż 60 osób! Często nie są to pracownicy działu
księgowości, tylko np. osoby związane z zakupem. Obieg dokumentów jest chaotyczny i trwa
zbyt długo – zastosowanie rozwiązania systemowego może skrócić ten czas kilkukrotnie. Dzięki
wcześniej definiowanym podpowiedziom łatwiej jest też opisywać dokument.
Komentarz eksperta
System
obiegu
dokumentów
to
rozwiązanie
znacznie
usprawniające
funkcjonowanie
przedsiębiorstwa – komentuje Dorota Szajek, reprezentująca firmę PrimeSoft Polska Sp. z o. o.
- Tymczasem według ostatnich badań zaledwie kilkanaście procent polskich przedsiębiorców
zdecydowało się go wdrożyć. Upieranie się przy tradycyjnych rozwiązaniach jest dziś
anachronizmem, i to kosztownym. Pamiętajmy, że sprawniej działające przedsiębiorstwo jest
bardziej konkurencyjne.
Źródła: PriceWaterHouseCoopers; materiały własne PrimeSoft Polska Sp. z o. o.
------------------------------Dystrybucja materiałów:
Piotr Rubaj
[email protected]
kom./+48/ 519-181-900