II. Galactica Virgo

Transkrypt

II. Galactica Virgo

GALACTICA VIRGO
Instrukcja Użytkownika
FIRMA I PRODUKT POLSKI
© 2006 - 2010 - GALACTICA
Galactica Virgo
I. INFORMACJE PODSTAWOWE................................................................................................... 4
I.1. Logowanie do systemu............................................................................................................................. 4
I.2. Budowa okienka...................................................................................................................................... 4
I.2.1. Pasek górnego menu okna ..........................................................................................................................5
I.2.2. Lista i jej elementy: ......................................................................................................................................5
I.2.3 Menu podręczne .......................................................................................................................................... 6
I.2.4. Zmiana danych rekordu ...............................................................................................................................6
I.3. Przybornik............................................................................................................................................... 7
I.3.1. Wyświetlanie przybornika............................................................................................................................7
I.3.2. Zmiana wyświetlania przybornika................................................................................................................7
I.3.3. Otwarte okna................................................................................................................................................8
I.3.4. Ulubione ......................................................................................................................................................8
I.4. Menu Galactica........................................................................................................................................ 9
I.4.1. Opcje menu Galactica ..................................................................................................................................9
I.5. Poruszanie się pomiędzy oknami............................................................................................................ 12
II. GALACTICA VIRGO................................................................................................................... 13
II.1. Tablica informacyjna............................................................................................................................. 13
II.1.1. Wyświetlanie Tablicy informacyjnej..........................................................................................................13
II.1.2. Rodzaje komunikatów na Tablicy informacyjnej...................................................................................... 15
II.1.3. Menu Tablicy informacyjnej......................................................................................................................22
II.2. Lista ofert sprzedaży, wynajmu............................................................................................................. 23
II.2.1. Ikony do pracy grupowej na ofertach.......................................................................................................23
II.2.2. Dodatkowe ikony w Liście ofert................................................................................................................25
II.2.3. Wiersz filtracyjny.......................................................................................................................................27
II.3. Lista ofert kupna, Lista poszukiwań wynajmu........................................................................................ 28
II.4. Wyszukiwanie zaawansowane ofert...................................................................................................... 29
II.5. Lista Klientów....................................................................................................................................... 32
II.6. Nowy klient........................................................................................................................................... 34
II.7. Jak zarejestrować ofertę sprzedaży, wynajmu........................................................................................ 36
II.7.1. Wprowadzanie opisu oferty......................................................................................................................37
II.7.2. Korzystanie z kalendarza...........................................................................................................................44
II.7.3. Uzupełnianie informacji o ofercie.............................................................................................................44
II.7.4. Załączanie zdjęć i dokumentów do oferty................................................................................................ 47
II.7.5. Foto Zmniejszacz.......................................................................................................................................50
II.7.6. FotoEdytor.................................................................................................................................................51
II.7.7. Edytor planów pomieszczeń......................................................................................................................53
II.7.8. Galeria zdjęć..............................................................................................................................................55
II.7.9. Pokazywanie nieruchomości na mapie.....................................................................................................55
II.7.10. Śledzenie zainteresowania ofertą...........................................................................................................56
II.7.11. Dziennik i kontakty oraz Menu metryki oferty....................................................................................... 57
II.7.12. Podsumowanie informacji o ofercie.......................................................................................................58
II.7.13. Odnotowywanie kontaktu z klientem.....................................................................................................59
Strona 2
Galactica Virgo
II.7.14. Kopiowanie oferty...................................................................................................................................60
II.8. Jak zarejestrować ofertę kupna, wynajmu: Nowe poszukiwanie ............................................................ 61
II.8.1. Prowadzenie klienta poszukującego.........................................................................................................64
II.8.2. Dodawanie ofert spoza kryteriów.............................................................................................................64
II.8.3. Oferty Do obejrzenia.................................................................................................................................67
II.8.4. Oferty Do decyzji.......................................................................................................................................69
II.8.5. Oferty Odrzucone......................................................................................................................................69
II.9. Kalkulator kosztów................................................................................................................................ 70
II.10. Kalkulator kredytowy.......................................................................................................................... 71
II.11. Karty nieruchomości............................................................................................................................ 72
II.12. Statystyki............................................................................................................................................ 73
II.13. Zastępstwa agentów........................................................................................................................... 74
II.14. Publikacje ofert................................................................................................................................... 75
II.14.1. Konfiguracja miejsc publikacji.................................................................................................................75
II.14.2. Określenie publikacji w metryce oferty..................................................................................................75
II.14.3. Utworzenie nowej publikacji...................................................................................................................76
II.14.4. Lista publikacji.........................................................................................................................................78
II.14.5. Drukowanie publikacji.............................................................................................................................79
II.14.6. Wysyłanie ofert publikacji na e-mail.......................................................................................................79
II.15. Inwestycje........................................................................................................................................... 80
II.16. Potencjalne oferty............................................................................................................................... 86
II.16.1. Lista potencjalnych ofert.........................................................................................................................86
II.16.2. Nowa potencjalna oferta........................................................................................................................ 87
II.16.3. Obliczanie liczby poszukiwań pasujących do preoferty..........................................................................89
II.16.4. Import potencjalnych ofert z arkusza kalkulacyjnego............................................................................ 89
II.16.5. Przekształcenie oferty potencjalnej w ofertę aktualną.......................................................................... 90
III. POCZTA E-MAIL....................................................................................................................... 91
III.1. Wysyłanie oferty na e-mail................................................................................................................... 91
III.1.1. Opcje wysyłanej wiadomości...................................................................................................................92
III.2. Skrzynka pocztowa............................................................................................................................... 93
III.2.1. Ikony w Skrzynce pocztowej.................................................................................................................... 93
III.2.2. Wiadomość e-mail....................................................................................................................................94
III.2.3. Grupy adresów.........................................................................................................................................95
IV. TERMINARZ.............................................................................................................................. 97
Strona 3
Galactica Virgo
I. Informacje podstawowe
I.1. Logowanie do systemu
Aby zalogować się do systemu należy być zarejestrowanym użytkownikiem, to znaczy posiadać swój
unikalny login i hasło dostępowe. Użytkowników w systemie rejestruje Administrator. O tym, jak dodać
użytkownika czytaj w dalszej części instrukcji.
Aby wywołać okienko logowania należy w przeglądarce wpisać adres podany przez administratora.
W okienku należy wpisać dane logowania, a następnie kliknąć przycisk Login.
UWAGA: W przypadku, gdy zapomną Państwo hasło należy kliknąć przycisk [Opcje] i wybrać pozycję
[Nie pamiętam hasła].
Po zalogowaniu pojawi się okno aplikacji i będzie można rozpocząć pracę w systemie.
I.2. Budowa okienka
Powyżej widoczne jest przykładowe okno z programu Galactica Virgo.
Każde okno w programie składa się z kilku podstawowych elementów.
Strona 4
Galactica Virgo
I.2.1. Pasek górnego menu okna
Pasek górnego menu okna zawiera:
• nazwę okna,
• ikonę z zielonymi strzałkami - pozwala ona na odświeżenie zawartości okna (podobnie jak
przycisk [Odśwież] zamieszczony na dole okna). Jest ona przydatna, gdy chcemy zobaczyć
rezultaty filtrowania, sortowania, zmiany ilości rekordów wyświetlanych jednocześnie, bądź
inne dokonane zmiany,
• inne ikony, różne w zależności od nazwy okna,
• ikonę czerwonego krzyżyka - pozwala ona na zamknięcie okna.
I.2.2. Lista i jej elementy:
Lista zawiera:
• nazwa listy, z zaznaczeniem liczby pozycji obecnie wyświetlanych oraz liczby pozycji ogółem.
•
STRONICOWANIE REKORDÓW (ilość widocznych pozycji w oknie)
Służą do tego kwadraty, umieszczone w prawym górnym roku tabeli z rekordami. Zaznaczając
odpowiedni kwadrat użytkownik określa liczbę pozycji, jakie mają być wyświetlane na liście 5, 10, 30, wszystkie. Użytkownik wybierając pierwszy kwadrat może samodzielnie ustalić
liczbę wyświetlanych rekordów.
•
SORTOWANIE REKORDÓW
Przy każdej nazwie nagłówka znajdują się dwa trójkąty - skierowane grotem do góry bądź w
dół. Kliknięcie jednego z nich pozwala na sortowanie rekordów rosnąco bądź malejąco.
•
SZCZEGÓŁY REKORDÓW
Aby zobaczyć okno ze szczegółami danego rekordu potrzebna jest kolumna ID. Zawiera linki,
które pozwalają na wywołanie okna charakterystycznego dla danego rekordu.
•
WYSZUKIWANIE / FILTROWANIE
Pod każdą listą znajdują się pola, w które można wpisać kryteria filtrowania rekordów.
Filtrowanie, szukanie odbywa się zawsze wśród wszystkich rekordów, bez względu na to, ile
rekordów jest obecnie wyświetlonych na stronie. Aby wyfiltrować listę należy wpisać w
komórkę na dole tabeli, w odpowiedniej kolumnie całość bądź część nazwy poszukiwanego
rekordu. Aby zobaczyć szukane rekordy należy: wcisnąć ENTER bądź wybrać jedną z opcji
[Odśwież],
Strona 5
Galactica Virgo
•
USUWANIE REKORDÓW
Aby usunąć rekord należy zwrócić uwagę na ostatnią kolumnę tabeli, która zawiera krzyżyki.
Pozwalają one na usunięcie rekordu z tabeli. System zawsze prosi o potwierdzenie chęci
usunięcia rekordu tak, by zminimalizować ryzyko omyłkowego usunięcia danych.
•
NAWIGOWANIE PO DANYCH
Służy do tego zestaw dolnych przycisków:
•
przyciski z dwoma strzałkami pozwalają na szybkie przemieszczenie się do pierwszej bądź
ostatniej strony wyników,
przyciski z jedną strzałką pozwalają na przejście do kolejnej bądź poprzedniej strony wyników,
przycisk [Odśwież] odnawia zawartość okna.
•
•
I.2.3 Menu podręczne
Wybierając mały kwadrat z czarnym środkiem umieszczony w lewym górnym rogu każdego okna,
użytkownik ma możliwość wywołania podręcznego menu.
•
•
•
•
Po wybraniu pozycji Dodaj do ulubionych, okno zostanie dodane do listy ulubionych w
Przyborniku (biały panel widoczny po lewej stronie okna aplikacji). Dzięki temu będzie możliwy
szybki dostęp do wybranego okna,
Dostępne są także opcje typowe dla klasycznego menu Windows, czyli maksymalizowanie i
minimalizowanie rozmiaru okna,
Pozycja Dostosuj rozmiar okna pozwala na niestandardowe ustawienie rozmiaru okna,
Ostatnia opcja w menu pozwala na zamknięcie okna.
I.2.4. Zmiana danych rekordu
•
•
•
•
•
Aby zmienić dane dotyczące już istniejącego rekordu należy go wyedytować, czyli otworzyć
okno, które wyświetli szczegóły związane z danym rekordem.
Aby wyświetlić okno rekordu należy kliknąć jego ID (pierwsza kolumna z lewej strony listy z
rekordami).
W niniejszym oknie można teraz wprowadzić zmiany.
W następnej kolejności należy zapisać zmiany wybierając przycisk [Zapisz] na dole okna.
Po wprowadzeniu i zapisaniu zmian można zamknąć okno.
Strona 6
Galactica Virgo
I.3. Przybornik
W systemie Galactica pracę ułatwia tzw. „Przybornik”, który jest widoczny po zalogowaniu się do
systemu w postaci białego paska po lewej stronie ekranu.
I.3.1. Wyświetlanie przybornika
Przybornik widoczny jest standardowo po zalogowaniu się do systemu. Jeśli jednak nie jest widoczny,
można go wywołać, korzystając z menu umieszczonego w lewym dolnym rogu okna głównego.
I.3.2. Zmiana wyświetlania przybornika
Przybornik posiada swój pasek menu.
Menu podręczne widoczne jest po kliknięciu w kwadrat z czarnym środkiem, umieszczony w lewym
górnym rogu Przybornika. Pozwala ono na:
•
określenie, które tabelki w przyborniku maja być wyświetlane: Ulubione, Wyświetlone okna.
Wybierając poszczególne nazwy, można chować bądź pokazywać tabele. Tabele wyświetlone
oznaczone są niebieską falką.
Strona 7
Galactica Virgo
•
•
•
•
•
•
ukrycie przybornika
zakończenie pracy z aplikacją
szerokość Przybornika można dowolnie ustalać - służą do tego strzałki, skierowane w prawą i
w lewą stronę.
Przybornik można również zminimalizować. W tym celu należy wybrać ikonę umieszczoną
obok krzyżyka. Przybornik zostanie zminimalizowany do postaci szarego paska
umieszczonego przy lewym brzegu okna głównego aplikacji,
aby powrócić do poprzedniego widoku należy ponownie kliknąć niniejszą ikonę.
Przybornik można zamknąć, klikając ikonę krzyżyka.
Wszystkie tabele w przyborniku można zminimalizować, wtedy wygląda on tak:
Aby zobaczyć zawartość poszczególnych tabel należy kliknąć ikonę umieszczoną obok krzyżyka.
I.3.3. Otwarte okna
Tabela Otwarte okna pokazuje wszystkie otwarte przez użytkownika okna i służy do szybkiego
poruszania się pomiędzy nimi. Aktualnie wyświetlane okno oznaczone jest kolorem czerwonym.
I.3.4. Ulubione
Funkcja tabeli Ulubione jest analogiczna do zakładki Ulubione w standardowych przeglądarkach
internetowych.
Jej głównym zadaniem jest gromadzenie linków do najczęściej używanych przez użytkownika
obszarów systemu..
Aby dodać nowy link do tabeli Ulubione należy wywołać pożądane okno -> kliknąć mały kwadrat z
czarnym środkiem umieszczony w lewym górnym rogu -> z menu podręcznego wybrać opcję Dodaj
do ulubionych.
Strona 8
Galactica Virgo
Aby usunąć pozycję z tabeli Ulubione należy wybrać link Porządkowanie ulubionych. Po jego
aktywacji pojawi się okno z listą ulubionych linków. Aby usunąć wybrany link należy kliknąć krzyżyk w
ostatniej kolumnie przy wybranym wierszu i potwierdzić usunięcie.
I.4. Menu Galactica
W menu Galactica znajduje się szereg opcji ogólnych, przydatnych w codziennej pracy z systemem.
I.4.1. Opcje menu Galactica
Opcja Uruchom ponownie powoduje ponowne wczytanie całego interfejsu aplikacji. Nie ma przy tym
konieczności powtórnego logowania.
Opcja Ostatnio otwarte dokumenty ma podmenu, które zawiera nazwy ostatnio otwieranych okien.
Nazwy te są linkami do okien dokumentów.
Strona 9
Galactica Virgo
Kliknięcie w link Zalogowani użytkownicy pokazuje tabelkę z informacją, kto obecnie pracuje w
systemie.
 Dostosuj mój profil powoduje wyświetlenie opcji pozwalających na dostosowanie wyglądu i
niektórych funkcji aplikacji do upodobań użytkownika. Umożliwia ZMIANĘ HASŁA, podanie
konfiguracji skrzynki mailowej.
Strona 10
Galactica Virgo
 Poczta wewnątrzsystemowa pozwala na wywołanie okna, w którym wyświetlane są wiadomości,
jakie mogą przesyłać użytkownicy systemu pomiędzy sobą.
Zielone strzałki odświeżają zawartość tablicy, a koperta
pozwala na wysłanie nowej wiadomości.
Zakładki
pozwalają na
przełączanie
się pomiędzy
skrzynką
odbiorczą a
wiadomościami
wysłanymi
Aby wyświetlić wiadomość
należy kliknąć jej ID
 Repozytorium plików jest to wbudowany w system „e-dysk”, spełnia analogiczną funkcję jak dysk
sieciowy. Za pomocą tej funkcji użytkownicy mają możliwość wymieniania się plikami, bądź też
udostępniania sobie pewnych dokumentów lub ich wzorów. W repozytorium mogą znajdować się
wszystkie dokumenty niezbędne do pracy - akty prawne, różnego typu formularze, druki, wzory umów
etc. Ważne jest to, że każdy użytkownik ma do nich dostęp z dowolnego komputera mającego
podłączenie do sieci.
Strona 11
Galactica Virgo
Repozytorium plików składa się z zakładek:
•
•
•
Moje pliki - tam znajdują się pliki, które widziane są jedynie przez zalogowanego użytkownika,
Pliki współdzielone - tam gromadzone są pliki, które mogą pobierać wszyscy zarejestrowani
użytkownicy systemu,
Ostatnia zakładka Dokumenty klientów pozwala na gromadzenie dokumentacji od Klientów w
wersji elektronicznej.
Aby pobrać plik na lokalny dysk należy kliknąć ikonę dyskietki widoczną przy nazwie danego pliku.
 Menu Repozytorium plików
•
•
•
•
Kliknięcie ikony rękawiczki powoduje zaznaczenie wszystkich plików z listy,
Ikona przypominająca dwie karteczki powoduje utworzenie kopii wcześniej zaznaczonych
plików w Moich plikach lub w Plikach współdzielonych (w zależności od tego na jakiej
zakładce obecnie znajduje się użytkownik),
Ikona karteczki ze strzałkami pozwala na przenoszenie plików do Moich plików lub do Plików
współdzielonych (w zależności od tego na jakiej zakładce obecnie znajduje się użytkownik).
Za pomocą przycisku z zieloną strzałką można dodać nowy plik do repozytorium,
Ikona kosza usuwa zaznaczone pliki.
•
•
•
Zielone strzałki pozwalają na odświeżenie zawartości tabelki,
Niebieska ikona z gwiazdką umożliwia dodanie nowego folderu w wybranej zakładce,
Ikona kosza służy do usuwania foldera.
•
Ostatnia pozycja w menu Galactica umożliwia zakończenie pracy z aplikacją.
I.5. Poruszanie się pomiędzy oknami
W systemie Galactica można wyświetlić wiele okien jednocześnie.
Istnieją dwa sposoby wyświetlania okien w systemie, w układzie warstwowym oraz szeregowym.
Przełączanie typu układu wyświetlania okien odbywa się poprzez wskazanie opcji Układ warstwowy
lub Układ szeregowy w menu dostępnym w lewym dolnym rogu okna głównego aplikacji.
Układ warstwowy dostępny jest w lewym dolnym rogu okna aplikacji. Po wybraniu tej opcji na ekranie
będzie wyświetlane tylko jedno okno, jednak należy pamiętać, że można otworzyć wiele okien
jednocześnie. Nawigowanie pomiędzy otwartymi oknami odbywa się za pomocą listy w „Przyborniku”.
Po wybraniu opcji wyświetlania Układ szeregowy, każde nowe okno pojawia się z prawej strony
poprzedniego. Przemieszczanie się pomiędzy oknami jest proste i może się odbywać na kilka
sposobów: przesuwając scroll bar umieszczony na dole okna głównego aplikacji lub używając listy
otwartych okien w „Przyborniku”.
Strona 12
Galactica Virgo
II. Galactica Virgo
II.1. Tablica informacyjna
II.1.1. Wyświetlanie Tablicy informacyjnej
Aby wyświetlić Tablicę informacyjną należy kliknąć ikonę:
lub wybrać MENU > NIERUCHOMOŚCI > TABLICA INFORMACYJNA.
Tablica informacyjna składa się z:
• Menu,
• Modułu do wyświetlania Tablic innych Użytkowników (w zależności od uprawnień),
• Pogrupowanych tematycznie linków, które zawierają zestaw zadań i informacji/komunikatów
dla Użytkownika.
Każdy komunikat na Tablicy informacyjnej jest rozwijalną listą linków, które kierują Użytkownika do
odpowiedniego miejsca w systemie, gdzie ma możliwość realizacji zadań z Tablicy (jak poniżej).
Strona 13
Galactica Virgo
Wygląd przykładowego komunikatu na Tablicy informacyjnej:
Rozwijalny komunikat z
linkami do zadań i ich
ilością. Poniżej widok
rozwiniętego komunikatu.
Podpowiedź systemu w jaki
sposób zrealizować dane
zadanie
Możliwość oznaczenia
zadania jako zrealizowane
Filtr powiadomień.
Po kliknięciu na pasku ikon tablicy informacyjnej ikony Ustaw filtrowanie powiadomień o nowych
ofertach otworzy się sekcja, w której można wybrać powiadamianie o wszystkich bądź tylko
wybranych typach ofert. Można również wybrać dział, z którego nowości będą wyświetlane (tylko w
przypadku agencji wielooddziałowych).
Aby zatwierdzić zmiany należy kliknąć [Zapisz] w dole sekcji.
Strona 14
Galactica Virgo
II.1.2. Rodzaje komunikatów na Tablicy informacyjnej
Oferty niedokończone, w statusie projekt.
Gdy Użytkownik zaczął wpisywać ofertę sprzedaży bądź wynajmu i tego nie skończył, Tablica
przypomina mu o uzupełnieniu informacji o ofercie i zmianie jej statusu z projekt na aktualna.
Dokończ ich wprowadzanie, zmień status na aktualną lub wycofaj.
Należy kliknąć w komunikat i poczekać aż się rozwinie.
W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do ofert w statusie projekt. Kliknięcie w czerwony numer
oferty gwarantuje przejście do oferty, gdzie można uzupełnić informacje o niej, a także zmienić status
z projekt na aktualna. Po zmianie statusu oferty, komunikat dotyczący oferty zniknie z Tablicy
informacyjnej po odświeżeniu.
Oferty wymagające odświeżenia.
Poniższy wpis informuje o potrzebie aktualizacji oferty sprzedaży lub wynajmu poprzez kontakt z
klientem oferującym.
Odnotuj aktualizację w metryce oferty lub zmień status na wycofana.
Należy kliknąć w komunikat i poczekać aż się rozwinie (jak poniżej).
W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do ofert, które należy zaktualizować. Kliknięcie w
czerwony numer oferty gwarantuje przejście do tej oferty (druga zakładka).
Przejście do metryki
Klienta (dane właściciela
nieruchomości)
Zaznacz pole Odnotuj
aktualizację i potwierdź
przyciskiem [Zapisz]
Należy kliknąć czerwone strzałki przy polu Klient (przejście do metryki klienta) i skontaktować się z
właścicielem nieruchomości. W zależności od uzyskanej informacji należy odnotować aktualizację lub
zmienić status oferty. Po dokonaniu aktualizacji komunikat zniknie z Tablicy informacyjnej (po
odświeżeniu). Ilość dni, po upływie których na Tablicy informacyjnej wyskakuje komunikat
przypominający o aktualizowaniu oferty ustala administrator systemu.
Strona 15
Galactica Virgo
Okresy aktualizacji ofert.
Okres aktualizacji oferty może wynikać z trzech parametrów:
- w pierwszej kolejności sprawdzane jest pole na metryce oferty (okres aktualizacji)
po zmianie ilości dni na metryce oferty, nowy okres zawsze jest stosowany od kolejnego odświeżenia oferty
- jeśli pole okresu aktualizacji jest puste, to w drugiej kolejności sprawdzana jest domyślna ilość dni na
aktualizację z oddziału (którą można sobie samemu dopasować), aby ustawić ilość dni wybieramy w
zależności od wersji oprogramowania:
1) MENU > NARZĘDZIA > PARAMETRY I LISTY WYBORU > zakładka Parametry > Odświeżanie
2) MENU > ADMINISTRACJA > ODDZIAŁY, wchodzimy do metryki oddziału na zakładkę Opis
(sekcja znajduje się na dole)
- jeśli natomiast ani oferta ani ustawienia oddziału nie mają zdefiniowanej liczby dni to wtedy
pobierana jest wartość systemowa i obecnie jest to 7 dni.
Poszukiwania wymagające odświeżenia.
Ten wpis informuje o potrzebie aktualizacji oferty kupna lub najmu poprzez kontakt z klientem
poszukującym.
Odnotuj aktualizację w metryce poszukiwania lub zmień status na archiwalna.
W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do poszukiwań, które należy zaktualizować. Kliknięcie w
czerwony numer poszukiwania gwarantuje przejście do niego.
Strona 16
Galactica Virgo
Przejście do metryki Klienta
Zaznacz pole Odnotuj
aktualizację i potwierdź
przyciskiem [Zapisz]
Należy kliknąć czerwone strzałki przy polu Poszukujący (przejście do metryki klienta) i skontaktować
się z klientem. W zależności od uzyskanej informacji należy odnotować aktualizację lub zmienić status
Poszukiwania. Po dokonaniu aktualizacji komunikat zniknie z Tablicy informacyjnej (po odświeżeniu).
Ilość dni, po upływie których na Tablicy informacyjnej wyskakuje komunikat przypominający o
aktualizowaniu Poszukiwania ustala administrator systemu.
Nowe skojarzenia dla twoich klientów.
System Galactica Virgo posiada moduł automatycznego kojarzenia ofert nieruchomości z kryteriami
poszukiwania klientów poszukujących. Poniższy wpis informuje o nowych, pasujących do kryteriów
klientów poszukujących, ofertach.
Wejdź do poszukiwań i zaproponuj klientom nowe oferty.
W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do poszukiwań, do których system automatycznie
dopasował oferty. Kliknięcie w czerwony numer poszukiwania gwarantuje przejście do niego i daje
możliwość sprawdzenia jakie oferty zostały przyporządkowane klientowi przez system.
Strona 17
Galactica Virgo
Po przejściu do Poszukiwania, system kieruje nas do zakładki Oferty. Należy zapoznać się z treścią
ofert i zaproponować je klientowi.
Masz nowe wiadomości na poczcie e-mail.
Powiadomienie o nowych wiadomościach na poczcie email.
Kliknij w konto e-mail i przeczytaj wiadomości.
Należy kliknąć w komunikat i poczekać aż się rozwinie. W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki
do kont pocztowych, do których użytkownik ma dostęp. Kliknięcie w czerwony adres e-mail gwarantuje
przejście do skrzynki pocztowej, gdzie można odczytać nowe wiadomości.
Przypomnienia z kalendarza.
Przypomnienie z kalendarza o zadaniach i wydarzeniach zaplanowanych przez Użytkownika.
Oznacz jeśli zadania są wykonane a wydarzenia się odbyły lub zostały odwołane.
W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do zaplanowanych wydarzeń w kalendarzu. Kliknięcie w
czerwoną datę przeniesie nas do okna podglądu wydarzenia, gdzie można zapoznać się ze
szczegółami (jak poniżej):
Strona 18
Galactica Virgo
Kliknięcie w przycisk [Zakończ i zapisz] powoduje, że komunikat przypomnienia z Tablicy
informacyjnej znika (po odświeżeniu), a wydarzenie zmienia swój status na Zrealizowane.
Masz nowe zaplanowane wydarzenia/zadania.
Przypomnienie z kalendarza o zadaniach i wydarzeniach zaplanowanych Użytkownikowi przez
Przełożonego.
Kliknij w powiadomienie aby zapoznać się ze szczegółami.
Wzór postępowania z tym komunikatem jest identyczny jak w przypadku Przypomnienia z kalendarza,
który został szczegółowo omówiony powyżej.
Masz powiadomienia od Twoich współpracowników.
Powiadomienie o nowych wiadomościach od innych Użytkowników systemu wysłanych za pomocą
poczty wewnątrzsystemowej.
Kliknij w powiadomienie aby zapoznać się ze szczegółami.
Należy kliknąć w komunikat i poczekać aż się rozwinie. Po przeczytaniu wiadomości komunikat znika
z Tablicy informacyjnej.
Oferty nieprzypisane z Internetu.
Taki komunikat jest widoczny, gdy klient zgłosi ofertę do biura nieruchomości poprzez formularz
zamieszczony na stronie WWW biura. Komunikat widzą na Tablicy informacyjnej wszyscy
Użytkownicy systemu do momentu, gdy któryś z Użytkowników przypisze oferty do siebie na zasadzie
„kto pierwszy ten lepszy”.
Wejdź do oferty aby przypisać jej agenta.
Strona 19
Galactica Virgo
W rozwiniętej liście będą znajdowały się linki do nieprzypisanych nikomu ofert, które klient zgłosił na
stronie WWW biura. Kliknięcie w czerwony numer oferty przeniesie nas do okna podglądu
nieprzypisanej oferty, gdzie można przypisać ją do siebie (przycisk [Przypisz do mnie]). Następnie
należy skontaktować się z właścicielem nieruchomości i uzupełnić wszystkie informacje o ofercie.
Po przypisaniu oferty do siebie, komunikat znika wszystkim z Tablicy informacyjnej (po odświeżeniu).
Żeby przypisać do
siebie ofertę wystarczy
kliknąć w ten przycisk
Oferty nieprzypisane.
Komunikat o nieprzypisanych ofertach zamieszczonych przez użytkowników systemu.
Wejdź do oferty aby przypisać jej agenta.
Taki komunikat jest widoczny, gdy podczas wpisywania nowej oferty użytkownik wybierze opcję
pozostaw nieprzypisaną (rys. poniżej). Komunikat pojawia się wszystkim na Tablicy informacyjnej i jest
tam widoczny do momentu, gdy któryś z Użytkowników przypisze oferty do siebie na zasadzie „kto
pierwszy ten lepszy”. Sposób przypisania oferty do siebie został szczegółowo omówiony powyżej w
dziale Oferty nieprzypisane z Internetu.
Po przypisaniu oferty do siebie, komunikat znika wszystkim z Tablicy informacyjnej (po odświeżeniu).
Oferty zawieszone
Powiadomienie o końcu daty zawieszenia oferty. Gdy Użytkownik zmieni status oferty na Zawieszona
i oznaczy datę, po upływie tej daty na Tablicy informacyjnej pojawi się komunikat:
Zweryfikuj oferty, zmień status na aktualną lub wycofaj.
Strona 20
Galactica Virgo
do ofert, których termin zawieszenia minął. Kliknięcie w czerwony numer oferty gwarantuje przejście
do tej oferty (druga zakładka).
Należy kliknąć czerwone strzałki przy polu Klient (przejście do metryki klienta) i skontaktować się z
właścicielem nieruchomości. Następnie zmienić status oferty lub przedłużyć datę jej zawieszenia.
Oferty na wyłączność.
Powiadomienie o końcowej dacie umowy na wyłączność. Gdy Użytkownik zapisał w ofercie datę
końcową umowy na wyłączność, po upływie tej daty na Tablicy informacyjnej pojawi się komunikat:
Zweryfikuj oferty, zmień status na aktualną lub wycofaj.
do ofert, których termin umowy na wyłączność minął. Kliknięcie w czerwony numer oferty gwarantuje
przejście do tej oferty (druga zakładka). Należy skontaktować się z właścicielem nieruchomości i
ustalić nowe warunku współpracy. Po przedłużeniu lub usunięciu daty w polu Wyłączność do
komunikat zniknie z Tablicy informacyjnej (po odświeżeniu).
Strona 21
Galactica Virgo
Powiadomienia od administratora
Ten komunikat informuje o istotnych zmianach lub nowościach w systemie.
Zapoznaj się z informacjami lub oznacz jako przeczytane.
Należy kliknąć w komunikat i poczekać aż się rozwinie. Następnie wystarczy kliknąć w czerwony tytuł i
zapoznać się z treścią powiadomienia. Po zamknięciu okna komunikat zniknie z Tablicy informacyjnej
(po odświeżeniu).
II.1.3. Menu Tablicy informacyjnej
Funkcjonalność ikon menu Tablicy informacyjnej (od lewej):
• Odśwież,
• Moje oferty sprzedaży,
• Moje oferty wynajmu,
• Moje poszukiwania sprzedaży,
• Moje poszukiwania wynajmu,
• Kalendarz/Terminarz,
• Automatyczne odświeżanie Tablicy – cykliczne odświeżanie co kilka minut,
• Zwiń/rozwiń wszystkie sekcje – rozwija wszystkie komunikaty Tablicy pokazując wszystkie
linki.
Strona 22
Galactica Virgo
II.2. Lista ofert sprzedaży, wynajmu
Jest to lista ze wszystkimi ofertami sprzedaży jakimi dysponuje biuro. Aby wejść w Listę ofert
sprzedaży lub wynajmu z menu Nieruchomości należy wybrać odpowiednią pozycję lub skorzystać z
menu ikon.
Użytkownik może również wyświetlić tylko swoje oferty. Wówczas w menu Nieruchomości należy
przejść do sekcji Moje oferty sprzedaży lub Moje oferty wynajmu.
Lista ofert składa się z:
• Ikon do pracy grupowej na ofertach,
• Zakładek, w których znajdują się pogrupowane rodzajowo oferty (mieszkania, domy etc.),
• Dodatkowych ikon narzędziowych do pracy na Liście ofert,
• Wiersza filtracyjnego,
• Ofert, o których podstawowe informacje wyświetlane są w kolumnach (nr, status, agent,
sprzedający, cena etc.)
II.2.1. Ikony do pracy grupowej na ofertach
Znaczenie ikon można szybko poznać po najechaniu kursorem myszki na wybraną ikonę i odczekaniu
krótkiej chwili. Po wykonaniu tej czynności, pojawi się chmurka z informacją do czego służy dany
przycisk. Dostępność ikon zależy od uprawnień użytkownika w systemie.
Poniżej omówienie funkcjonalności ikon na Liście ofert.
kliknięcie tej ikony pozwala na odświeżenie zawartości tabelki.
ikonka filtr; gdy niniejszy przycisk jest „wciśnięty” (pojawia się wokół niego czarna ramka)
wyświetlane są dodatkowo oferty archiwalne.
ikonka filtr; gdy jest „włączona” Użytkownik widzi tylko swoje oferty.
ikonka filtr; gdy jest „wciśnięty” na Liście ofert pojawia się dodatkowo miniaturka zdjęcia przy
każdej ofercie.
Strona 23
Galactica Virgo
kliknięcie tej ikony pozwala na zaznaczenie wszystkich pozycji na stronie wyświetlanej listy
(zaznaczane są wszystkie checkboxy widoczne w ostatniej kolumnie).
kliknięcie ikony gwiazdki pozwala na dodanie nowej oferty; szczegółowe informacje opisane
zostały w dziale: Jak zarejestrować ofertę sprzedaży, wynajmu.
ta ikona pozwala na dodanie zaznaczonych ofert do Notatnika, gdzie można poprzenosić oferty
z różnych działów a następnie wysłać je mailem lub wydrukować.
klikniecie ikony kosza usuwa trwale zaznaczone oferty z systemu (nie są przenoszone do ofert
archiwalnych)
kliknięcie tej ikony pozwala na wysłanie wskazanych ofert za pomocą wiadomości e-mail.
Więcej w dziale wysyłanie oferty na e-mail.
ikona ta pozwala na wysłanie wiadomości e-mail do właścicieli zaznaczonych ofert.
Ikona pozwala na zmianę agenta w zaznaczonych ofertach
kliknięcie tej ikony umożliwia zmianę daty ważności ofert; w oknie pojawi się dodatkowy
komunikat:
Alternatywnie można też wyszukać oferty za pomocą „wiersza filtracyjnego”, wybrać nową datę
ważności oferty i użyć opcji zastosuj do wszystkich wyszukanych.
kliknięcie niniejszej ikony pozwala na zmianę statusów ofert:
Należy zaznaczyć ofertę (lub kilka ofert), następnie kliknąć przycisk, który spowoduje wyświetlenie
listy dostępnych statusów. Potem należy wskazać na właściwy status, a następnie kliknąć przycisk
[Zastosuj].
Alternatywnie można wyszukać oferty za pomocą „wiersza filtracyjnego”, wybrać nowy status i użyć
opcji zastosuj do wszystkich wyszukanych.
Strona 24
Galactica Virgo
za pomocą tej ikony można zmienić zakres publikacji wybranych ofert.
Kwadraciki te
informują o zakresie
publikacji oferty. Po
najechaniu kursorem
myszy wyświetli się
chmurka z informacją.
Należy zaznaczyć ofertę (lub kilka ofert), zmienić zakres publikacji, a
następnie kliknąć przycisk Zastosuj.
Alternatywnie można wyszukać oferty za pomocą „wiersza
filtracyjnego”, wybrać zakres publikacji i użyć opcji zastosuj do
wszystkich wyszukanych.
przycisk ten pokazuje wybrane nieruchomości na mapie Google za pomocą kolorowych
markerów. Kliknięcie w marker powoduje wyświetlenie chmurki z widokiem oferty.
II.2.2. Dodatkowe ikony w Liście ofert
Jak wspomniano wcześniej, oferty nieruchomości na Liście ofert pogrupowane są rodzajowo w
zakładki (mieszkania, domy etc.). Bezpośrednio pod tymi zakładkami znajdują się małe ikonki:
, których funkcjonalność omówiono poniżej.
Pierwsza ikona z lewej przenosi użytkownika do zaawansowanego, dodatkowego filtra, w którym
można filtrować oferty po niestandardowych kryteriach, np. wyszukać wszystkie nieruchomości,
Strona 25
Galactica Virgo
którym brakuje zdjęć; wszystkie, gdzie publikowana jest ulica na portalach czy wszystkie oferty, które
aktualnie znajdują się na stronie głównej WWW biura (oferty specjalne).
Po zaznaczeniu przez Użytkownika odpowiednich kryteriów, należy kliknąć przycisk Zastosuj.
Następna ikona to ikona zarządzanie kolumnami. Dzięki temu można samodzielnie kontrolować
ustawienie kolumn poprzez dodawanie, usuwanie lub przestawianie kolejności wyświetlania kolumn.
Dodatkowo można zmieniać ich szerokość.
Po kliknięciu w ikonę, pojawi się spis wszystkich kolumn w Liście ofert:
Żeby wył./wł. daną kolumnę wystarczy kliknąć w
odpowiedni checkbox, a następnie w przycisk
Zastosuj.
Ikona drukarki umożliwi wydruk ofert z listy. Użytkownik ma do wyboru kilka szablonów wydruku.
Należy wybrać zakres drukowania oraz szablon (poprzez kliknięcie w ikonę HTML – otwartą stronę
internetową można wydrukować).
Strona 26
Galactica Virgo
 Regulacja ilości wyświetlanych ofert
Do regulacji ilości wyświetlanych ofert w Liście ofert służą małe kwadraciki znajdujące się w prawej
górnej części okna. Im więcej jest ich zaznaczonych na czerwono, tym więcej ofert jest wyświetlanych
(zakres wyświetlania od 5 do 30).
Użytkownik może również sam zdecydować o ilości wyświetlanych ofert, innej niż standardowa. W tym
celu należy kliknąć pierwszy kwadracik z lewej i wpisać żądaną ilość wierszy.
II.2.3. Wiersz filtracyjny
Z wierszem filtracyjnym użytkownik styka się bardzo często podczas pracy z programem. Dzięki
niemu nie ma potrzeby przeszukiwania „ręcznego” bazy danych – potrzebne Użytkownikowi
informacje można bardzo szybko odnaleźć wpisując w odpowiednie miejsce część interesującej nas
frazy.
Np. żeby zobaczyć jakie oferty posiada Administrator w Warszawie, wystarczy w wierszu filtracyjnym
w kolumnie Agent wpisać część słowa Administrator, a w kolumnie Lokalizacja część słowa
Warszawa. Wynik widoczny jest poniżej. Warunki wyszukiwania można dowolnie łączyć.
W wierszu filtracyjnym można również wyszukiwać z uwzględnieniem zakresów „od do”:
• Zakres wyszukiwania „do”, czyli wyszukiwanie np. do 500000, do 5 pietra, do 50m2 – w
odpowiedniej kolumnie należy wpisać średnik i żądaną liczbę, np. ;500000 – wówczas
wyszukają się nieruchomości do 500000 pln.
• Zakres wyszukiwania „od do”, czyli wyszukiwanie np. od 500000 do 700000 – w odpowiedniej
kolumnie należy wpisać: wartość „od” średnik wartość „do”, np. 500000;700000 – wówczas
wyszukają się nieruchomości z tego przedziału cenowego.
• Zakres wyszukiwania „od”, czyli wyszukiwanie np. od 500000 – w odpowiedniej kolumnie
należy wpisać: żądną wartość i średnik, np. 500000; - wówczas wyszukają się nieruchomości
powyżej 500000 pln.
Strona 27
Galactica Virgo
II.3. Lista ofert kupna, Lista poszukiwań wynajmu
Aby wejść do Listy ofert kupna czy Listy poszukiwań wynajmu, należy z menu Nieruchomości wybrać
odpowiednią pozycję. Budowa okna w przypadku obu List jest taka sama. Użytkownik może również
wyświetlić tylko swoje poszukiwania. Wówczas w menu Nieruchomości należy przejść do sekcji Moje
poszukiwania lub Moje poszukiwania – najem.
Budowa i wygląd tej Listy jest analogiczny do Listy ofert sprzedaży, która została szczegółowo
omówiona powyżej. Ikony tu występujące posiadają tą samą funkcjonalność, poszukiwania
nieruchomości zostały pogrupowane w zakładkach a podstawowe informacje o poszukiwaniu
wyświetlane są w kolumnach (nr, przedmiot, agent, status etc.)
Klikając ID poszukiwania można zobaczyć jego szczegóły
Poniżej widok metryki poszukiwania:
Informacje o poszukiwaniu
pogrupowane są w zakładkach
Więcej o poszukiwaniach w dziale Jak zarejestrować ofertę kupna, wynajmu: Nowe poszukiwanie .
Strona 28
Galactica Virgo
II.4. Wyszukiwanie zaawansowane ofert
Aby wejść do Wyszukiwarki ofert należy z menu Nieruchomości wybrać odpowiednią pozycję. Jak
widać powyżej, w systemie występują dwa typy wyszukiwarek: Wyszukiwarka ofert i Wyszukiwarka
poszukiwań.
Poniżej widok wyszukiwarki ofert (na przykładzie wyszukiwarki mieszkań):
W górnej części okna istnieje możliwość wpisania parametrów szukania „od - do”.
Strona 29
Galactica Virgo
 Wpisywanie lokalizacji
Aby wybrać interesująca nas pozycję, należy obok wybranego pola kliknąć przycisk
Następnie wybieramy z listy zaznaczając odpowiednie checkboxy i klikamy [Dodaj].
.
Gdy chcemy zmienić wybrane pozycje na inne, można kliknąć przycisk kasowania zawartości okienka:
i ponownie wybrać odpowiednią lokalizację. Uwaga: przycisk ten usunie wszystkie lokalizacje z
listy. Aby usuwać pojedyncze lokalizacje należy używać przycisku czerwonego [x] przy nazwie
lokalizacji.
Podstawowa sekcja wyszukiwania lokalizacji jest przedstawiona na rysunku poniżej:
Strona 30
Galactica Virgo
Poniżej sekcji wyboru lokalizacji mamy możliwość wyboru rynku (pierwotny – wtórny).
Rubryka Pola opisowe pomaga szukać po niestandardowych kryteriach, ponieważ bierze pod uwagę
słowa użyte w opisach ofert nieruchomości. Przykładowo, gdy wpiszemy słowo „słoneczne”,
wyszukiwarka znajdzie wszystkie nieruchomości, które posiadają w opisie to słowo. Można wpisywać
kilka słów, wystarczy oddzielić je średnikiem.
W dolnej części okna wyszukiwarki znajdują się pola dodatkowych kryteriów wyszukiwania takie jak:
Rodzaj budynku, Usytuowanie, Okna, Technologia budowlana, Garaż, Rodzaj mieszkania, Stan
lokalu, Ogródek (zaznaczamy jeśli jest), Data aktualizacji od-do, Data ważności od-do, Data
wprowadzenia od-do, Ulica (można zaznaczyć wykluczenie poszukiwań na wpisanej ulicy), Sygnatura
(możliwość wyszukiwania po numerze oferty), Klient (wyszukiwanie po nazwie klienta), Kod MLS
(wyszukiwanie po kodzie MLS), Tylko ze zdjęciem.
Po wybraniu wszystkich kryteriów wyszukiwania należy kliknąć przycisk [Szukaj] znajdujący się w
dolnej części okna. Szukanie odbywa się na dwa sposoby:
• Pokaż na liście
• Pokaż przeglądarkę
 Wyniki wyszukiwania
Po wybraniu opcji Pokaz na liście i kliknięciu [Szukaj], wyszukają nam się oferty i będą widoczne jak
na rys. poniżej (forma listy).
Powrót do kryteriów
wyszukiwania.
Najniższa i najwyższa cena/m2
wśród wyszukanych ofert.
Zaznacz kilka nieruchomości i
wyślij poprzez e-mail.
Szukanie po wybraniu opcji Pokaż przeglądarkę. Oferty wyświetlają się razem ze szczegółami.
Strona 31
Galactica Virgo
Sortowanie po różnych kryteriach:
np. cena, ilość pokoi etc.
Przenosi automatycznie kryteria
wyszukiwania do metryki
Poszukiwania.
Przenieś zaznaczone
oferty do notatnika.
UWAGA: Jeśli szukamy ofert dla konkretnego Klienta, powinniśmy korzystać z opcji dodania
nowego poszukiwania, a nie z wyszukiwania zaawansowanego. Wyszukiwanie
zaawansowane pozwala na zdefiniowanie warunków i znalezienie listy nieruchomości
spełniających zadane kryteria, zaś nowe poszukiwanie będzie automatycznie na bieżąco
śledziło wszystkie nieruchomości odpowiadające danemu klientowi.
II.5. Lista Klientów
Wybierając z menu Nieruchomości pozycję Lista klientów, wyświetli się okno ze wszystkimi
klientami z bazy. Pogrupowani są oni w zakładki: Wszyscy, Poszukujący, Oferujący.
Klikając ikonę gwiazdki można dodać nowego Klienta. Aby zobaczyć szczegóły dotyczące
wybranego Klienta, bądź zmodyfikować informacje o nim należy kliknąć jego ID. Więcej informacji na
temat rejestrowania nowych klientów znajduje się w następnym punkcie: Nowy klient.
Strona 32
Galactica Virgo
Klikając tę ikonę zaznaczamy wszystkie pozycje na liście.
Ta ikona oznacza: wyślij wiadomość e-mail do zaznaczonych klientów.
Wyślij wiadomość e-mail do wszystkich klientów na liście. Klikając tę ikonę możemy
bezpośrednio z aplikacji wysłać e-mail do wszystkich klientów z listy. Po wybraniu ikon z kopertą
otworzy się okno do wysyłania wiadomości e-mail.
Klikając ten przycisk można skorzystać z edytora
HTML, dzięki któremu w łatwy sposób formatuje
się treść wiadomości.
Gdy wiadomość jest kompletna, wystarczy kliknąć przycisk [Wyślij wiadomości]. Każdy z klientów
wymienionych w polu adresowym otrzyma wiadomość e-mail.
ikony filtry – pokaż tylko osoby / pokaż tylko firmy.
Uwaga!
Stosując poprawną politykę ochrony danych osobowych wyłączyliśmy możliwość wyświetlania
kolumny z numerem telefonu klienta. Wyświetlenie numeru wymaga wejścia w metrykę klienta, co
powoduje zarejestrowanie zdarzenia podglądu danych adresowych.
Wyszukiwać po numerze telefonu można stosując pole filtracyjne Szukaj w bazie: .
Strona 33
Galactica Virgo
II.6. Nowy klient
W menu Nieruchomości znajduje się opcja Nowy klient. Kliknięcie w ten link pozwala na wywołanie
metryki i zarejestrowanie nowego Klienta – poszukującego lub oferującego. Bezpośrednio z tej metryki
można też rozpocząć rejestrację nowej oferty lub nowego poszukiwania.
Metryka klienta podzielona jest na zakładki:
• Dane klienta – tu należy wpisać dane i zaakceptować przyciskiem [Zapisz],
• Oferuje – tu widoczne są wszystkie nieruchomości jakie aktualnie oferuje klient,
• Poszukuje – ta zakładka pokazuje wszystkie poszukiwania klienta,
• Kontakty – historia wszystkich kontaktów zaplanowanych i zrealizowanych w Terminarzu z
udziałem danego klienta,
• Korespondencja – widok historii korespondencji mailowej z klientem,
• Dokumentacja – w tym miejscu można gromadzić w postaci plików wszelką dokumentację
dostarczoną przez klienta,
• Dziennik – w dzienniku rejestrują się wszystkie zmiany w metryce klienta jak i w jego ofertach
wprowadzone przez Użytkowników systemu, np. zmiana ceny, podgląd danych adresowych,
zmiana danych, podgląd danych. Do wyszukania potrzebnych informacji służy Wiersz
filtracyjny.
W zakładce Oferuje istnieje możliwość dodania nowej oferty, a w zakładce Poszukuje – nowego
poszukiwania nieruchomości. Służy do tego przycisk znajdujący się w dolnej prawej części okna
każdej z zakładek.
Strona 34
Galactica Virgo
Maski numerów telefonów.
Przy wprowadzaniu numerów telefonów należy kliknąć na przycisk
telefonu:
aby uruchomić okno edycji
Po uruchomieniu okienka będzie dostępny jeden pusty formularz. Po wypełnieniu go należy kliknąć
[Zapisz]. Aby dodać kolejny numer (opcjonalnie) należy kliknąć [Dodaj]. Można dodać maksymalnie
dwa numery telefonów.
Gdy numery zostały dodane wystarczy najechać kursorem myszy na wiersz numeru telefonu, a pojawi
się lista dostępnych numerów:
W celu wyłączenia masek numerów telefonów wystarczy wejść w:
MENU > ADMINISTRACJA > PANEL ADMINISTRACYJNY > OPCJE > zakładka Konfiguracja –
Virgo, odznaczyć funkcję Domyślne numery telefonów i potwierdzić zmianę przyciskiem [Zapisz].
Po dokonaniu zmiany będzie możliwość bezpośredniego wprowadzania numeru telefonu do wiersza.
Strona 35
Galactica Virgo
II.7. Jak zarejestrować ofertę sprzedaży, wynajmu
Z menu Nieruchomości należy wybrać pozycję Nowa oferta nieruchomości. Pojawi się okno jak
poniżej. Klikając przyciski obok pól tekstowych wywołujemy listy wyboru.
Aby wskazać klienta należy kliknąć przycisk. Spowoduje to wyświetlenie listy
klientów jak poniżej.
Najpierw za pomocą wiersza filtracyjnego należy
sprawdzić czy klienta nie ma już w bazie. Jeśli nie
ma, należy go dodać: kliknąć ikonę złotej
gwiazdki i uzupełnić dane o kliencie (jak poniżej).
Strona 36
Galactica Virgo
Wybieramy rodzaj klienta, wpisujemy
pozostałe dane (przynajmniej jeden
nr telefonu jest wymagany). Po
uzupełnieniu danych naciskamy
przycisk [Zapisz]. Klient zostanie
dodany do bazy i wstawiony do
metryki oferty.
Po wybraniu rodzaju, przedmiotu oferty i klienta, w dolnej części okna należy kliknąć przycisk
[Zapisz]. Spowoduje to wyświetlenie nowej metryki oferty podzielonej na zakładki, w których będzie
można szczegółowo zdefiniować właściwości oferty.
II.7.1. Wprowadzanie opisu oferty
W metryce oferty zakładki umieszczone są po lewej stronie. Przy definiowaniu opisu oferty często
korzysta się z list wyboru. Poniżej szczegółowy opis metryki oferty.
Strona 37
Galactica Virgo
Ramka 1
Są tu widoczne informacje zamieszczone wcześniej, tzn. rodzaj i przedmiot oferty, dane właściciela
nieruchomości (Klient) oraz dane agenta prowadzącego ofertę.
 Przy polu Klient widnieją dwie małe strzałki i przycisk.
Kliknięcie w strzałki przenosi do metryki klienta, gdzie zamieszczone są szczegółowe informacje o
nim. Kliknięcie w przycisk otwiera Listę klientów.
 Przy polu Agent widoczny jest przycisk
dzięki któremu istnieje możliwość zmiany agenta w
ofercie oraz drugi przycisk
Klikając w niego, można w szybki sposób wysłać wiadomość z linkiem
do oferty agentowi prowadzącemu ofertę za pośrednictwem Poczty wewnątrzsystemowej (jak poniżej):
Ramka 2
 Status oferty






Status sprzedana – status archiwalny oferty – oznacza, że oferta została sprzedana w
obrębie biura.
Status projekt – oferta w trakcie tworzenia (w projekcie). Nie jest wysyłana się do Internetu,
nie kojarzy się klientom poszukującym. O tym, że oferta jest w statusie projekt przypomina
Tablica informacyjna.
Status aktualna – oferta pełna, ze wszystkimi potrzebnymi informacjami. Jest wysyłana do
Internetu, kojarzy się klientom poszukującym. Oferty w statusie aktualna trzeba aktualizować
co określoną przez administratora liczbę dni.
Status umowa przedwstępna własna – oznacza, że na nieruchomość została podpisana
umowa przedwstępna w obrębie biura. Po wybraniu tego statusu pojawia się dodatkowe pole
z możliwością wyboru rodzaju umowy. Nieruchomość jest już zarezerwowana, od tego
momentu nie kojarzy się już w poszukiwaniach i nie jest publikowana na stronie WWW.
Status zawieszona – po wybraniu statusu zawieszona, istnieje możliwość zaznaczenia w
systemie
daty,
do
jakiej
oferta
ma
w
takim
statusie
pozostawać.
Informacja o zbliżającym się końcu daty
zawieszenia oferty pojawi sie na Tablicy informacyjnej poprzez odpowiedni komunikat.
Status wycofana/sprzedana – status archiwalny oferty – oznacza się go, gdy właściciel
wycofuje ofertę z biura lub w momencie, gdy nieruchomość zostaje sprzedana bez
pośrednictwa naszego biura.
Strona 38
Galactica Virgo
 Publikacja oferty
Tu określa się zakres publikacji oferty, czyli to gdzie ma się wysyłać i w jakiej formie.
Poszczególne opcje wybiera się zaznaczając odpowiednie checkboxy.









1 str. WWW – oferta znajdzie się na stronie głównej biura w dziale „oferty specjalne”
Strona WWW – oferta jest wysyłana na stronę WWW biura
Publikacja ulicy na stronie WWW – nazwa ulicy będzie widoczna na stronie WWW biura
Kategoria – tu możemy wybrać kategorię nieruchomości (jeśli funkcja kategorii jest włączona
w panelu administracyjnym)
Publikacja mapy – z systemem zintegrowana jest mapa Google. Zaznaczając checkbox przy
opcji, Użytkownik decyduje o publikacji mapy z wybraną przez siebie lokalizacją przy ofercie.
Oferta do wymiany – w systemie Galactica Virgo istnieje możliwość wymieniania się ofertami z
innymi agencjami posiadającymi ten system. W razie działania takiej funkcjonalności,
użytkownik samodzielnie przy wpisywaniu oferty określa, czy jego oferta jest ofertą do
wymiany czy nie.
Publikuj w portalach ogłoszeniowych – oferta jest wysyłana na portale skonfigurowane w
systemie
Publikuj ulicę w portalach ogłoszeniowych – na portalu w ofercie oprócz lokalizacji , widoczna
jest również ulica
Publikacja w portalach ogłoszeniowych – zaawansowane – kiedy opcja nie jest zaznaczona,
oferta jest wysyłana do wszystkich portali. Po zaznaczeniu opcji można wybrać konkretne
portale, w których oferta ma być publikowana.
 Prezentacja oferty na TV - jeżeli mamy aktywny moduł prezentacji, tutaj wybieramy odbiornik (TV)
 Publikacja tekstowa – możemy zaznaczyć, w jakiej prasie oferta będzie publikowana,
 Rynek - Możliwość wyboru z jakiego rynku pochodzi nieruchomość. Standardowo wybrany wtórny.
 Klucze - To pole należy zaznaczyć, jeżeli posiada się klucze do danej nieruchomości.
 Czy egzekw. Pola wym. – domyślnie zaznaczone. Opcję może wyłączyć tylko menedżer. Określa
ona, czy pola wymagane zdefiniowane w systemie mają być egzekwowane w danej ofercie. Jeśli
oferta będzie zawierała pola wymagane, dla których nie chcemy wpisać danych (np. rok budowy),
należy zgłosić ten fakt menedżerowi, aby wyłączył opcję w metryce oferty.
 Baner reklamowy – tu można opisać baner reklamowy dla nieruchomości (gdzie się znajduje, etc.).
 Nazwa złożona – pole to może mieć wiele zastosowań, standardowo jest polem tekstowym bez
konkretnego przeznaczenia. Można tu wpisać dodatkową nazwę własną nieruchomości. Treść tego
pola może być również wykorzystywana do różnych celów na stronie WWW biura, po uprzednim jej
oprogramowaniu.
 Link do video – pole to można wykorzystać do wstawienia adresu internetowego prowadzącego do
prezentacji video. Trzeba jednak wcześniej dostosować do tego stronę WWW.
Ramka 3
 Data wprowadzenia – automatycznie uzupełniająca się data z chwilą pierwszego zapisania oferty
 Data aktualizacji – pokazuje ostatnią datę aktualizowania oferty
 Rodzaj aktualizacji – lista wyboru, której typ aktualizacji oferty
 Oferta ważna od – gdy zaznaczy się tą datę, oferta staje się aktywna od tego dnia: wysyła się do
Internetu i kojarzy się klientom poszukującym.
 Data ważności – w systemie ustawiony jest przez administratora okres (ilość dni) co jaki trzeba
aktualizować oferty, np. 30 dni. Data ważności pokazuje końcową datę tego okresu.
 Okres aktualizacji (dni) – tu można samodzielnie określić liczbę dni, co jaką trzeba będzie
aktualizować ofertę. Należy wpisać odpowiednią liczbę dni.
 Data podpisania umowy pośrednictwa
 Data podpisania umowy przedwstępnej
 Sygnatura – tu można podać stary numer oferty (gdy np. przepisujemy oferty do programu).
 Kod MLS – można podać kod oferty z sieci wymiany MLS
Strona 39
Galactica Virgo
Ramka 4
 Wyłączność od – należy tu zaznaczyć początek trwania umowy na wyłączność
 Wyłączność do – należy tu zaznaczyć koniec trwania umowy na wyłączność. Przed upływem
końcowej daty, Tablica informacyjna przypomni odpowiednim komunikatem o końcu wyłączności na
daną nieruchomość.
 Sposób przyjęcia – w tym miejscu wybieramy z listy sposób przyjęcia nieruchomości
 Weryfikacja umowy – pole do weryfikacji dokumentu umowy pośrednictwa. Agent podczas
wpisywania umowy zaznacza sposób przyjęcia, a jego przełożony po okazaniu przez agenta
dokumentu umowy, zaznacza to pole.
 Kto podpisał umowę – informacja o osobie podpisującej umowę pośrednictwa. Osoby uprawnione
mogą edytować to pole.
 Miejsce przechowywania umowy – pokazuje oddział domyślny wpisującego ofertę.
 Wynegocjowane wynagrodzenie/prowizja % - gdy prowizję wpisze się w polu prowizja %,
(np. 2,9) po wpisaniu ceny nieruchomości, prowizja ta przeliczy się na kwotę. Istnieje również
możliwość wpisania prowizji w kwocie – pole z procentami pozostanie wtedy puste.
 Prowizja agencji współpracującej – możemy tu podać prowizję agencji współpracującej
Strona 40
Galactica Virgo
Ramka 5
 Termin wydania – nieruchomości po transakcji. Można zaznaczyć konkretną datę w polu Wolne od
 Obciążenia, ograniczenia
W tym miejscu można zapisać wszystkie obciążenia i ograniczenia wynikające z KW nieruchomości.
Można wpisać ręcznie lub wybrać z listy – w tym celu należy kliknąć w przycisk
wyświetli się
okno. Okno ma budowę przypominającą definiowanie listy, która pozwala na zdefiniowanie ich pozycji.
Wystarczy kliknąć na czerwony numer identyfikacyjny rodzaju zobowiązania, aby dodać wpis.
 Podstawa nabycia – wybór z listy sposobu nabycia nieruchomości przez właściciela
 Źródło informacji o biurze – wybór z listy skąd klient dowiedział się o biurze nieruchomości
Ramka 6
 Lokalizacja
Lokalizacja nieruchomości definiowana jest za pomocą specjalnej tabelki, która pojawia się po
kliknięciu przycisku
przy polu Lokalizacja.
Jeśli w opisach brakuje danej lokalizacji, dzielnicy lub
miasta można ją dodać wpisując ją w odpowiednie puste
pole umieszczone na dole tabeli i klikając przycisk z
plusem (potrzebne odpowiednie uprawnienia)
Strona 41
Galactica Virgo
Opisy w kolejnych rubrykach pokazują się w miarę wybierania kolejnych stopni uszczegółowienia
lokalizacji (powiaty, lokalizacje, dzielnice...). Gdy zdefiniujemy już lokalizację należy kliknąć [Wstaw].
Jeżeli szukasz małej miejscowości a nie wiesz w jakim powiecie lub gminie leży, skorzystaj z
wyszukania lokalizacji. W dolnej części jest przycisk [Wyszukaj]. Po kliknięciu pojawi się okno:
Wpisz lokalizację i
kliknij [Szukaj]
Zaznacz gdzie
chcesz szukać
 Ulica
Po kliknięciu przycisku
przy polu Ulica, wyświetli się dodatkowe okno, w którym należy wyszukać
interesująca nas ulicę i dodać ją klikając w jej numer id.
Wskazówki:
Ulicę wybieramy po wcześniejszym wskazaniu Lokalizacji.
Należy wpisywać same nazwy ulic bez skrótów Ul., Al. itp.
Pole do wyszukiwania ulic posiada podobną funkcjonalność jak wiersz filtracyjny: wystarczy wpisać część nazwy
ulicy i system znajdzie wszystkie ulice zawierające wpisaną frazę.
Jeżeli po wyszukiwaniu nie ma na liście żądanej ulicy, można ją dodać klikając w ikonę żółtej gwiazdki (opcja
tylko dla uprawnionych użytkowników).
Wpisz nazwę ulicy a następnie kliknij [Szukaj]
Strona 42
Galactica Virgo
Kliknij na Id ulicy aby dodać ją do oferty
 Przecznica
W polu przecznica można umieścić ulice krzyżującą się z wcześniej wybraną ulicę, aby bardziej
przybliżyć położenie nieruchomości. Zasada działania tego pola jest identyczna jak opisane wyżej pole
Ulica.
Uwaga!
W systemie jest baza ulic, a nie skrzyżowań. Istnieje możliwość wpisania i zapisanie ulicy, i przecznicy
(skrzyżowania), które nie istnieje.
 Nr budynku – nr budynku należy wpisać „ręcznie”, jeśli przy nr jest litera można ją wybrać z listy
 Nr lokalu – należy wpisać
 Opcja Wysyłaj dzielnicę jako miejscowość do portali ogłoszeniowych – może się zdarzyć, że dawna
wioska jest już teraz dzielnicą większej miejscowości. Klienci szukający w tej lokalizacji nieruchomości
mogą jednak z przyzwyczajenia nadal określać tę dzielnicę jako wieś. W ten sposób będą też szukali
nieruchomości na portalach ogłoszeniowych. Aby ubezpieczyć się na taką możliwość, możemy
zaznaczyć tę opcję. Po nakierowaniu kursora myszy na niebieski pytajnik otrzymamy podpowiedź.
 Status własności – wybór z listy
 Stan prawny – wybór z listy
 Rok budowy – rok budowy nieruchomości
 Nr KW – pole tekstowe do wpisania numeru Księgi Wieczystej
 Spółdzielnia – tu można umieścić nazwę spółdzielni lub zarządcę budynku. Kliknij w przycisk
,a
następnie w nowym okienku wyszukaj żądaną pozycję lub dodaj nową klikając w ikonę żółtej gwiazdki.
Ramka 7
 Uwagi poufne i Uwagi dla obcych biur – pola na notatki, które nigdzie nie będą publikowane. Są
widoczne jedynie dla użytkowników mających uprawnienia do przeglądania wszystkich ofert lub dla
biur obcych – czyli pozostałych biur w aplikacjach sieciowych.
 Dodaj współwłaścicieli – w razie potrzeby do oferty można dodać współwłaścicieli nieruchomości.
Żeby tego dokonać, klikamy na czerwony napis „Dodaj współwłaścicieli”. Spowoduje to automatyczne
przejście do górnej części okna. Pod rubryką Klient będzie widoczne dodatkowe pole
Współwłaściciele oferty. Po kliknięciu w przycisk
otworzy się lista klientów, gdzie istnieje
możliwość dodania współwłaścicieli nieruchomości.
Strona 43
Galactica Virgo
II.7.2. Korzystanie z kalendarza
Niektóre pola opisujące ofertę, zawierają pole daty w formacie
Do jej wstawienia używamy kalendarza, który staje się widoczny po kliknięciu przycisku
rubryce daty:
przy
Aby wstawić żądaną datę należy użyć strzałek, by ustawić właściwy miesiąc i rok, a następnie dwa
razy kliknąć wybrany dzień. Data zostanie wstawiona w rubrykę.
Skróty na klawiaturze:
 Wstawienie w pole daty litery „w” spowoduje wstawienie daty wczorajszego dnia,
 Wstawienie w pole daty litery „d” spowoduje wstawienie daty bieżącego dnia,
 Wstawienie w pole daty litery „j” spowoduje wstawienie daty jutrzejszego dnia.
II.7.3. Uzupełnianie informacji o ofercie
Po uzupełnieniu zakładki omówionej powyżej, należy przechodzić do kolejnych i uzupełniać tam
informacje o ofercie. Umieszczanie informacji w ofercie odbywa się zazwyczaj na podstawie wyboru
opcji z listy wyboru:
Opcje do wyboru
Pozycje na listach wyboru w ofertach można dowolnie konfigurować, czyli dodawać nowe pozycje,
zmieniać już istniejące itp. Ma do tego dostęp uprawniony Użytkownik systemu. Można w ten sposób
dopasować treści ofert do swoich potrzeb.
 Definiowanie pozycji na liście
Niektóre pola opisujące ofertę, mają budowę przypominającą definiowanie listy, która pozwala na
zdefiniowanie ich pozycji. Przykładowo:
Aby dodać pozycję na liście należy kliknąć
niniejszą ikonę. Wyświetli się okienko pozwalające
na zdefiniowanie nowej pozycji na liście. Należy
pamiętać o kliknięciu przycisku [Zapisz].
Strona 44
Galactica Virgo
 Pola tekstowe w ofercie
Jeżeli przy jakiejś rubryce nie będzie takiego przycisku:
, wówczas należy samemu wpisać
treść.
W pola typu odległość od lub powierzchnia ... należy wpisać same liczby bez m2 czy m. W polach
dotyczących odległości należy wpisywać wartości w metrach.
Uwaga! W przypadku przedmiotu oferty - lokal na wynajem, mają Państwo możliwość zastąpienia pola
Pow. całkowita [m2] polami Pow. całkowita od oraz Pow. całkowita do – tzn jeśli jest biurowiec o
powierzchni całkowitej 2000m2 możemy wprowadzić zakres wynajmu od 40m2 do 2000m2. Należy
zwrócić uwagę, by zawsze wprowadzać pełen zakres, pominięcie pola powierzchnia "do" skutkuje
tym, że oferta kojarzy się w poszukiwaniach dla całego zakresu od 0 do wartości pola "od". Opcja ta
rozszerza możliwości opisu, bowiem, gdy chcemy wprowadzić powierzchnię całkowitą wystarczy
wpisać od 600m2 do 600m2 – zostanie to zdefiniowane jako jedna wartość. Opcja odpowiedzialna za
zmianę nazywa się "Czy pokazać w ofercie pole powierzchnia do" i jest dostępna w opcjach
administracyjnych Państwa oddziału [menu Administracja>Oddziały] na zakładce Opcje (opcję włączy
dla Państwa serwisant Galactica).
 Wpisywanie informacji o pomieszczeniach
W zależności od włączonej opcji w systemie Galactica Virgo istnieje możliwość opisywania pokoi w
nieruchomości na dwa sposoby:
 Wszystkie grupowo
 Każde pomieszczenie oddzielnie
 Pomieszczenia grupowo:
W tej opcji wszystkie pokoje są umieszczone w jednej sekcji. Powierzchnie pokoi należy wpisać po
kolei jeden za drugim używając np. znaku /. Jeżeli w pokojach znajdują się różne typy podłóg, należy
zaznaczyć kilka opcji na raz. Kuchnia, łazienki i przedpokój opisuje się oddzielnie w zależności od
rodzaju mieszkania.
Strona 45
Galactica Virgo
 Pomieszczenia opisywane oddzielnie
Przy włączonej opcji tzw. pomieszczeń zaawansowanych, mamy możliwość opisania każdego
pomieszczenia oddzielnie oraz wskazania położenia na danej kondygnacji.
1.
2.
3.
4.
wybierz pomieszczenie z listy
wpisz nazwę poziomu/kondygnacji
kliknij [Dodaj pomieszczenie]
uzupełnij dane o pomieszczeniu
Po kliknięciu [Dodaj pomieszczenie] pokażą się rubryki do uzupełnienia informacji o pomieszczeniu.
UWAGA! Nazwy poziomu/kondygnacji muszą być identyczne, tylko wtedy przy kolejnym dodawaniu
pomieszczenia system przyporządkuje pomieszczenie pod dany poziom.
Przykład: wpisujemy pokój, w polu poziom/kondygnacja piszemy np. parter; wpisujemy potem kuchnię
i jeżeli chcemy ja umieścić również na parterze, przy dodawaniu kuchni należy również wpisać w
rubryce poziom/kondygnacja: parter
Po wpisaniu nazwy poziomu utworzy się zakładka o
tej nazwie, w której można zdefiniować wszystkie
pomieszczenia z danego poziomu.
Strona 46
Galactica Virgo
II.7.4. Załączanie zdjęć i dokumentów do oferty
Załączanie zdjęć odbywa się w zakładce Zdjęcia i pliki. Zakładka ta jest podzielona 6 zakładek, w
których umieszcza się poszczególne typy plików. System Galactica Virgo umożliwia łatwe załączanie
zdjęć do ofert - sam je skaluje, dodaje do nich znak wodny i zamieszcza na stronie internetowej. Treść
znaku wodnego definiuje się w:
MENU > NARZĘDZIA > PARAMETRY I LISTY WYBORU > zakładka Parametry
lub w aplikacjach wielooddziałowych (ma wartość nadrzędną):
MENU > ADMINISTRACJA > ODDZIAŁY > kliknąć w ID oddziału > zakładka Opis
Jest to pole tekstowe (można również załadować grafikę, wcześniej czyszcząc pole tekstowe).
Dodawanie zdjęć odbywa się w dwojaki sposób:
• Pojedynczo
• Grupowo
Aby załączyć pojedyncze zdjęcie należy w metryce oferty wybrać przycisk [Dodaj zdjęcie],
umieszczony w dolnym lewym rogu okna. W górnej części okna pojawią się trzy wiersze. Możemy
ustawić typ zamieszczanej grafiki. Po kliknięciu na [kliknij aby dodać pliki] należy na swoim
komputerze odnaleźć zdjęcie do załączenia.
Strona 47
Galactica Virgo
Aby załączyć kilka lub kilkanaście zdjęć na raz, należy spakować pliki za pomocą ZIP (nie RAR).
• Najpierw trzeba odnaleźć interesujące nas zdjęcia na komputerze,
• Następnie zaznaczyć te, które chcemy załączyć do oferty,
• Później należy kliknąć w zaznaczone zdjęcia prawym przyciskiem myszy > Wyślij do >
Folder skompresowany (zip).
Tym sposobem utworzymy plik ZIP ze zdjęciami. Teraz wystarczy dodać do Galactica Virgo utworzony
przez nas plik ZIP tym samym sposobem jak pojedyncze zdjęcie:
Dodaj zdjęcie > Przeglądaj > Wybieramy plik ZIP > Zapisz.
Zdjęcia można również załączać poprzez moduł FotoEdytor (patrz punkt II.7.6. FotoEdytor).
W podobny sposób można dodawać dokumenty do oferty wchodząc w zakładkę Dokumenty i klikając
w przycisk [Dodaj dokument].
Opcjonalnie można zaznaczyć Czy poufny oraz/lub Czy na WWW.
Pierwsza opcja ogranicza dostęp do dokumentu do menadżera i agenta opiekującego się ofertą.
Opcja druga umożliwia prezentowanie dokumentu w podsumowaniu oferty, jak poniżej:
W analogiczny sposób możemy dodawać do oferty pozostałe typy plików.
W zakładce Rzuty przechowywane są plany pomieszczeń. Można je edytować w edytorze planów
pomieszczeń.
Zakładka Odpisy KW jest dostępna tylko w przypadku aktywnej funkcji odpisów ksiąg wieczystych.
Wypełnia się ona automatycznie, gdy takie odpisy dla danej nieruchomości istnieją.
Zakładka filmów umożliwia załadowanie plików w formatach wideo.
Zakładka prezentacji Flash umożliwia załadowanie plików prezentacji, które można później wyświetlać
na podsumowaniu oferty.
Strona 48
Galactica Virgo
Poniżej widok tworzenia pliku ZIP:
Zaznaczamy myszką kilka plików i klikając prawym na grupę wybieramy Wyślij do > Folder
skompresowany (zip).
Strona 49
Galactica Virgo
II.7.5. Foto Zmniejszacz
Foto Zmniejszacz to darmowy program pomocny przy umieszczaniu zdjęć w systemie. Jego
podstawową funkcjonalnością jest zmniejszanie zdjęć wizualnie ale i tak, żeby zajmowały mniej
miejsca na twardym dysku (ma to duże znaczenie przy wysyłaniu zdjęć na serwer).
Dodatkowymi funkcjami są: pakowanie zdjęć w folder skompresowany ZIP oraz wysyłanie zdjęć na
serwer do oferty, bez potrzeby logowania się do systemu. Obecnie dostępną wersją programu jest
Foto Zmniejszacz 2.0. Można go pobrać ze strony http://pliki.galactica.pl/FotoZmniejszacz.zip
Wybierz zdjęcia do
zmniejszenia
klikając w
Przeglądaj.
Wyświetli się
zawartość Twojego
komputera.
Jedna strzałka
przenosi do drugiej
kolumny
zaznaczone
zdjęcie, dwie
strzałki wszystkie
wyświetlone.
Wybierz folder
docelowy gdzie
maja się znaleźć
pliki po
zmniejszeniu.
Wybierz rozmiar
zdjęć i kliknij
Rozpocznij
konwersję
Po kliknięciu przycisku „Rozpocznij konwersję”, w miejscu wybranym w drugiej kolumnie będą się
znajdować zmniejszone przez program zdjęcia, które można dodać do systemu.
Opcja Spakuj pliki
Po wybraniu opcji Spakuj pliki, w wybranej w drugiej kolumnie lokalizacji na dysku, pojawi się folder
skompresowany o nazwie foto. Można wtedy grupowo dodać zdjęcia do systemu.
Opcja Wyślij na serwer
Po wybraniu opcji spakuj pliki i wyślij na serwer, klikamy [Rozpocznij konwersję]. Pojawi się okienko
przypominające okno logowania.
Należy tu podać: adres swojej aplikacji, login, hasło oraz symbol oferty (numer). Po czym kliknąć
[dalej]. Do oferty o wpisanym numerze zostaną dodane zdjęcia.
Strona 50
Galactica Virgo
II.7.6. FotoEdytor
FotoEdytor jest to narzędzie do wgrywania i modyfikacji zdjęć. Znajduje się w metryce oferty na
zakładce Zdjęcia.
Po wywołaniu tej opcji po raz pierwszy trzeba poczekać kilkanaście sekund, aż oprogramowanie się
załaduje na komputer agenta. Jeśli aplikacja się nie wyświetli, konieczne jest zainstalowanie aktualnej
wtyczki Flash do przeglądarki internetowej, można to zrobić na stronie internetowej:
http://get.adobe.com/flashplayer
Prawidłowo uruchomiona aplikacja FotoEdytor powinna wyglądać jak poniżej (jeśli oferta ma zdjęcia):
Strona 51
Galactica Virgo
Edycja zdjęcia (po kliknięciu w zdjęcie):
Dodawanie nowych zdjęć.
Aplikacja FotoEdytor doskonale nadaje się do dodawania zdjęć do oferty, oczywiście nadal można
dodawać zdjęcia „starym sposobem, zdjęcie po zdjęciu”. FotoEdytor umożliwia jednak wybranie więcej
niż jednego zdjęcia na raz (zaznaczenie myszką lub z klawiszem CTRL), dodatkowo FotoEdytor
skaluje zdjęcia przed wysłaniem, co zdecydowania zmniejsza obciążenie łącza internetowego.
Uwaga! Zawsze po wczytaniu zdjęć przez FotoEdytor, po zamknięciu tego programu, konieczne jest
ponowne kliknięcie w zakładkę zdjęć w metryce oferty, będą wtedy widoczne zmiany i nowe zdjęcia.
Strona 52
Galactica Virgo
II.7.7. Edytor planów pomieszczeń
Narzędzie edytor planów pomieszczeń umożliwia narysowanie planu nieruchomości. Plan zapisany do
konkretnej oferty będzie dostępny z poziomu zakładki Zdjęcia i pliki w podzakładce Rzuty.
Aby uruchomić edytor należy w metryce oferty na zakładce Zdjęcia i pliki kliknąć ikonę edytora:
Użytkownik ma do wyboru wiele elementów budowlanych, z których układa plan pomieszczenia.
Widok panelu projektowania:
Panel podzielony jest na pasek ikon, przybornik z elementami budowlanymi oraz sekcję płótna z
planami.
W sekcji płótna można włączyć widok siatki oraz przyciąganie elementów do siatki.
Aby wstawić element na płótno wystarczy kliknąć na niego w przyborniku.
Opcja „trzymaj SHIFT” umożliwia obracanie elementów o zdefiniowane w programie kolejne kąty:
0, 30, 45, 60, 90.
Opcje „trzymaj w poziomie/pionie” ułatwiają rysowanie elementów w tych dwóch płaszczyznach z
pominięciem kątów.
Aby przenieść układ elementów w inne miejsce, należy zaznaczyć te elementy przytrzymując klawisz
SHIFT. W celu przemieszczenia elementów, przeciągamy dowolny spośród zaznaczonych.
Strona 53
Galactica Virgo
Każdy element posiada punkty zaczepienia, które umożliwiają modyfikację rozmiarów i kąta ułożenia
elementu na płótnie:
Dwukrotne kliknięcie na zakładkę pozwala zmienić jej nazwę.
W celu zapisania zmian należ kliknąć ikonę dyskietki. Aplikacja umożliwia również zapisanie planu
jako wzoru (ikona „zapisz jako nowy wzór”). Wzór taki można później wykorzystać w innych ofertach.
W tym celu w nowej ofercie klikamy ikonę „nowy ze wzoru” i wskazujemy szablon do wczytania.
Szablony rzutów nieruchomości można również zdefiniować odgórnie i potem używać ich w ofertach.
W tym celu należy wybrać:
MENU NARZĘDZIA > SZABLONY RZUTÓW NIERUCHOMOŚCI
Za pomocą złotej gwiazdki dodajemy nowy szablon.
Aby edytować istniejący szablon, wystarczy kliknąć w ikonę karteczki obok nazwy szablonu.
Strona 54
Galactica Virgo
II.7.8. Galeria zdjęć.
Na metryce oferty w zakładce Podsumowanie znajduje się galeria zdjęć. Po kliknięciu na któreś ze
zdjęć zostanie uruchomiona aplikacja do prezentacji fotografii.
Wprowadzony został nowy element o prezentacji zdjęć, który ma dodatkowo:
Prezentacja jest w trybie pełnoekranowym, aby opuścić ten tryb naciskamy na klawiaturze ESC.
Aby domyślnie używać dawnego sposobu prezentacji zdjęć, należy wyłączyć galerię:
MENU > ADMINISTRACJA > PANEL ADMINISTRACYJNY > OPCJE > zakładka Konfiguracja –
Virgo i odznaczyć opcję Galeria zdjęć flash.
II.7.9. Pokazywanie nieruchomości na mapie
System Galactica Virgo zintegrowany jest z mapą Google. Pokazuje lokalizację nieruchomości na
mapie. Po naciśnięciu przycisku [Wstaw marker], system pokaże dokładną lokalizację nieruchomości
zgodną z jej adresem wpisanym wcześniej przez Użytkownika.
Aby samemu wstawić znacznik
wystarczy kliknąć w mapę. Aby
usunąć znacznik- należy kliknąć na
znaczniku.
UWAGA: Aby zachować zmiany
Koniecznie kliknij przycisk [Zapisz].
Przybliżenie/oddalenie mapy
Kasuje wszystkie
znaczniki z mapy
Strona 55
Galactica Virgo
II.7.10. Śledzenie zainteresowania ofertą
System Galactica Virgo w zakładce Zainteresowanie daje możliwość śledzenia zainteresowania ofertą
przez klientów kupujących oraz wyświetla listę potencjalnych poszukiwań (klientów kupujących) do
których pasuje ta oferta. Wybór listy w górnej części okna.
 Lista poszukiwań, w których interesowano się tą ofertą.
Tu zobaczysz:
 Kto interesował się Twoją ofertą – imię i nazwisko klienta poszukującego
 Kto zaproponował Twoją ofertę – imię i nazwisko agenta proponującego ofertę
 Kto prowadzi klienta poszukującego – imię i nazwisko agenta
 Jaką decyzję podjął klient w związku z ofertą (do obejrzenia, niezainteresowany, do decyzji)
 Datę propozycji
 Datę oglądania nieruchomości (data prezentacji)
 Uwagi sporządzone przez agenta po oglądaniu nieruchomości
 Lista potencjalnych poszukiwań do których pasuje oferta.
Po wpisaniu oferty do systemu, użytkownik ma możliwość natychmiastowego sprawdzenia
potencjalnych zainteresowanych klientów jego ofertą.
Zobaczysz tu:
 Kto jest potencjalnie zainteresowany Twoją ofertą – imię i nazwisko klienta poszukującego
 Kto prowadzi klienta poszukującego – imię i nazwisko agenta
 Datę ważności poszukiwania
Strona 56
Galactica Virgo
II.7.11. Dziennik i kontakty oraz Menu metryki oferty
Ostatnia zakładka metryki oferty to Dziennik i kontakty. Znajduje się tu również wiele ikon
narzędziowych, które tworzą Menu metryki oferty.
Zakładka Dziennika podzielona jest na 4 zakładki:
–
Dziennik zdarzeń – w dzienniku rejestrują się wszystkie wpisy i zmiany dotyczące metryki
oferty wprowadzone przez Użytkowników systemu, np. zmiana ceny, podgląd danych
adresowych, zmiana danych, podgląd danych. Do wyszukania potrzebnych informacji służy
m.in. Wiersz filtracyjny.
–
Eksporty – znajdują się tu wszystkie zdarzenia związane z eksportami oferty do portali
internetowych.
–
Kontakty – tutaj możemy zobaczyć listę zaplanowanych i zakończonych kontaktów
dotyczących danej oferty.
–
Statystyki – to funkcja, która pozwala na monitorowanie dokładnej ilości odwiedzin oferty na
stronie internetowej biura (szczegółowe statystyki: MENU > SERWISY > STATYSTYKI).
W pierwszej zakładce dziennika dodatkowo można wyfiltrować zdarzenia związane z publikacją na
WWW oraz z dostępem do metryki oferty, czy publikacją tekstową.
Do dyspozycji mamy również szczegółowy filtr zdarzeń, do zaawansowanego wyszukiwania.
Omówienie funkcjonalności ikon z lewej części okna:
Nowa notatka: za pomocą tej ikony tworzy się notatkę dotyczącą oferty. Jej zaletą jest to, że jest
widoczna dla innych Użytkowników w pierwszej zakładce metryki oferty – Podsumowanie.
Widok notatek w podsumowaniu oferty:
Strona 57
Galactica Virgo
Kopiowanie oferty. Jeśli mamy dwie lub trzy podobne oferty lub tą samą ofertę na sprzedaż i
wynajem, można skorzystać z funkcji kopiowania ofert.
Więcej o kopiowaniu ofert w punkcie II.7.14. Kopiowanie oferty.
Omówienie funkcjonalności ikon z prawej części okna:
Odnotuj kontakt z klientem. Po kliknięciu pokaże się okno, w które należy wpisać treść. Wybierz
odpowiednie opcje i potwierdź przyciskiem [Zapisz]. Więcej o odnotowywaniu kontaktu z klientem w
punkcie #5.8.7.II.7.13. Odnotowywanie kontaktu z klientem.|outline.
Dodaj ofertę do Notatnika.
Kliknięcie tej ikony pozwala zaplanowanie w Terminarzu kontaktu z właścicielem nieruchomości.
Więcej o planowaniu w Terminarzu w dziale: Terminarz.
Kliknięcie tej ikony pozwala przesłać ofertę e-mailem. Więcej w dziale wysyłanie oferty na e-mail.
Ta ikona otwiera Kalkulator kosztów. Umożliwia podgląd i wydruk kalkulacji kosztów związanych
z zakupem nieruchomości. Kalkulacja uwzględnia wszystkie podstawowe koszty i opłaty.
Wybierz odpowiednią opcję zgodnie
ze stanem prawnym nieruchomości i
wysokość prowizji.
Kalkulator można wydrukować lub
wysłać mailem.
Kliknięcie tej ikony wywołuje podgląd standardowego wydruku oferty i umożliwia jej wydruk.
Za pomocą tej ikony można drukować z wcześniej stworzonego szablonu dokumentu.
II.7.12. Podsumowanie informacji o ofercie
Pierwsza zakładka metryki oferty zawiera podsumowanie informacji - zestawienie wszystkich danych o
ofercie. Znajdują się tu wszystkie informacje jakie zamieścił Użytkownik podczas wpisywania oferty.
Pozycje: Galeria zdjęć, Notatki oraz Dane adresowe standardowo nie są wyświetlane – dopiero po
kliknięciu w wybraną pozycję wyświetli się jej zawartość.
Strona 58
Galactica Virgo
II.7.13. Odnotowywanie kontaktu z klientem.
Funkcja umożliwia zapisanie notatki z kontaktu z klientem.
W metryce oferty należy wybrać ikonę
Uruchomi się okienko Kontakt z klientem.
z górnego paska ikon.
Należy wybrać rodzaj kontaktu, datę oraz opis. Wciśnięcie [Zapisz] powoduje odnotowanie kontaktu w
dzienniku zdarzeń.
Po uruchomieniu dziennika zdarzeń z bocznych zakładek metryki oferty zobaczymy odnotowany
kontakt w liście zdarzeń:
Strona 59
Galactica Virgo
II.7.14. Kopiowanie oferty
Po naciśnięciu ikony kopiowania oferty
(dostępna na wszystkich zakładkach oferty poza zakładką
Podsumowanie), wybieramy rodzaj i przedmiot oferty i klikamy w przycisk [Kopiuj ofertę].
W ten sposób powstanie bliźniacza oferta o nowym numerze i statusie projekt.
Nowo utworzona oferta będzie miała w podsumowaniu link do oferty bazowej:
UWAGA: Kopia oferty będzie ponownie kojarzyć się w poszukiwaniach, w których kojarzyła się oferta
bazowa (ponieważ będzie zawierać te same parametry opisowe – chyba, że je zmienimy).
Kopiowanie stosujemy do przywracania ofert archiwalnych – w ten sposób zachowamy w bazie starą
ofertę jako archiwalną wraz z jej całą historią operacji, a jej kopię wprowadzimy do systemu jako
świeżą ofertę o tych samych parametrach. Ze świeżej oferty możemy przenosić się do bazowej
poprzez link Oferta bazowa w podsumowaniu.
Kopiowanie możemy stosować również w przypadku, gdy mamy kilka podobnych działek tego samego
właściciela, lub w przypadku ofert deweloperskich (jak tworzyć oferty deweloperskie dowiesz się w
punkcie II.16. Inwestycje) – wystarczy, że w każdej następnej kopii zmienimy dane opisowe.
Strona 60
Galactica Virgo
II.8. Jak zarejestrować ofertę kupna, wynajmu: Nowe poszukiwanie
Aby zarejestrować nowe poszukiwanie należy wybrać:
MENU > NIERUCHOMOŚCI > NOWE POSZUKIWANIE. Pojawi się okno:
Aby wskazać klienta należy kliknąć przycisk.
Spowoduje to wyświetlenie listy klientów
(jak poniżej)
Po wybraniu powyższych opcji – [Zapisz]
Najpierw za pomocą wiersza filtracyjnego należy
sprawdzić czy klienta nie ma już w bazie. Jeśli nie
ma, należy go dodać: kliknąć ikonę złotej
gwiazdki i uzupełnić dane o kliencie (jak poniżej).
Strona 61
Galactica Virgo
Wybieramy rodzaj klienta, wpisujemy
pozostałe dane (przynajmniej jeden
nr telefonu jest wymagany). Po
uzupełnieniu danych naciskamy
przycisk [Zapisz]. Klient zostanie
dodany do bazy i wstawiony do
metryki poszukiwania.
Po wybraniu rodzaju, przedmiotu poszukiwania i klienta, w dolnej części okna należy kliknąć przycisk
[Zapisz]. Po kliknięciu otwiera się okno przypominające wyglądem wyszukiwarkę ofert, gdzie należy
umieścić kryteria klienta co do poszukiwanej nieruchomości.
Należy wypełnić tylko tą zakładkę i kliknąć [Zapisz].
W górnej części okna należy wpisać kryteria, natomiast w dolnej części okna jest miejsce na uwagi
oraz informacje związane z poszukiwaniem typu: wysokość prowizji, data podpisania umowy, data
wprowadzenia, miejsce na wpisanie dodatkowych osób oglądających nieruchomość z poszukującym.
(jak poniżej)
Strona 62
Galactica Virgo
Po uzupełnieniu kryteriów poszukiwania i kliknięciu [Zapisz], system automatycznie skojarzy
wszystkie nieruchomości spełniające określone wymagania Klienta. Są one widoczne w zakładce
Oferty. Można tam szybko przejść naciskając przycisk [Pokaż skojarzenia] w dolnej części okna.
UWAGA: Jeśli w chwili obecnej nie ma nieruchomości spełniających warunki postawione przez
Klienta, można zmodyfikować kryteria wyszukiwania. Jeśli zmiana kryteriów nie daje rezultatu, to gdy
w późniejszym czasie zarejestrowana zostanie jakaś nowa oferta spełniająca wymagania Klienta,
system automatycznie poinformuje o tym Użytkownika na Tablicy Informacyjnej (komunikat: Nowe
skojarzenia dla twoich klientów).
Strona 63
Galactica Virgo
II.8.1. Prowadzenie klienta poszukującego
Po określeniu kryteriów poszukiwania i przejściu do zakładki Oferty należy zaproponować klientowi
skojarzone przez system nieruchomości. Można tego dokonać w dwojaki sposób:
• Zadzwonić do Klienta i poinformować go o szczegółach ofert, wchodząc do nich przez ID,
• Wysyłając e-mail z ofertami.
Pasek informujący o najniższej i
najwyższej cenie za m2 spośród
wyświetlonych ofert.
Kliknij ID oferty, żeby
zobaczyć szczegóły
oferty.
Wysyłanie zaznaczonych
ofert na e-mail do klienta.
Koperta przy ofercie
oznacza, że oferta
została już wysłana
mailem do klienta.
Klient po zapoznaniu się ze szczegółami ofert decyduje, które mu się podobają, a które nie.
Użytkownik kwalifikuje oferty w zależności od zainteresowania klienta:
• [Do obejrzenia] (klient wyraża chęć obejrzenia nieruchomości)
• [Niezainteresowany] (klient nie jest zainteresowany oglądaniem nieruchomości)
Aby zakwalifikować oferty do obejrzenia należy zaznaczyć oferty i kliknąć przycisk [Do obejrzenia]
(lub ikonę domku ze strzałką przy wybranej ofercie).
Te oferty, którymi Klient jest niezainteresowany należy
[Niezainteresowany] (lub ikonę kosza na śmieci ze strzałką).
zaznaczyć
i
kliknąć
przycisk
Powyższe działania przekierowują oferty do kolejnych zakładek: Do obejrzenia lub Odrzucone.
II.8.2. Dodawanie ofert spoza kryteriów
Jeżeli klient chce zobaczyć ofertę, która nie pasuje do jego kryteriów zapisanych w systemie, nie chce
zmieniać kryteriów poszukiwania, a po prostu obejrzeć jedną nieruchomość – wtedy dodajemy
samodzielnie nieruchomość do zakładki Do obejrzenia.
W dolnej części okna widnieje przycisk [Dodaj spoza kryteriów]. Po kliknięciu w przycisk, w górnej
części okna pojawi się pole do wpisania numeru oferty. Należy go wpisać i zapisać zmiany. Oferta
zostanie dodana do listy.
Strona 64
Galactica Virgo
Opcja Dopisz oferty do poszukiwań klientów, do których wysyłane są oferty mailem w panelu
administracyjnym umożliwia rejestrowanie ofert wysłanych do klienta i przypisanie ich do jego
poszukiwania. Opcja znajduje się w:
MENU > ADMINISTRACJA > PANEL ADMINISTRACYJNY > OPCJE > zakładka Konfig. - Virgo
Opcja jest domyślnie nieaktywna. Aby aktywować, należy zaznaczyć Checkbox przy nazwie opcji.
Funkcjonalność działa jedynie w aplikacjach niesieciowych.
Jeśli mamy interesującą ofertę, która nie odpowiada wymogom poszukiwania danego klienta, ale
uważamy, że warto, aby się z nią zapoznał, możemy wysłać tę ofertę poprzez pocztę e-mail do tego
klienta. Robimy to z poziomu metryki oferty:
W nowym oknie wybieramy odbiorcę (z listy wszystkich klientów dodajemy naszego klienta, można
dodać kilku), następnie klikamy [Wyślij oferty]. Możemy podejrzeć wiadomość klikając [Podgląd].
Przy wysyłaniu oferty do klienta (jeśli aktywowaliśmy opcję Dopisz oferty do posz…) system wyświetli
okienko:
W oknie tym dla każdego klienta ustala się poszukiwanie, do którego będzie dodana oferta (jeśli klient
ma więcej niż jedno poszukiwanie, możemy rozwinąć listę i wybrać właściwe).
Po zatwierdzeniu oferta zostanie wysłana do klienta.
Strona 65
Galactica Virgo
Wynikiem będzie dodanie wysyłanej oferty do poszukiwania klienta (w zakładce Do obejrzenia):
Po wysłaniu oferty w jej metryce w zakładce Zainteresowanie zostanie odnotowana ta operacja.
Strona 66
Galactica Virgo
II.8.3. Oferty Do obejrzenia
Tutaj Użytkownik wybiera ofertę i planuje datę prezentacji nieruchomości.
Kliknij ID oferty,
żeby ją wybrać.
Po wybraniu daty prezentacji należy kliknąć przycisk [Zapisz]. Spowoduje to zapisanie zmian, ale też
automatycznie wywoła okienko z Terminarza, w którym trzeba zaplanować wizytę.
Należy uzupełnić pola, można dopisać
treść w opisie i na dole przycisk
[Uruchom i zamknij]
Strona 67
Galactica Virgo
Gdy data prezentacji jest ustalona a wydarzenie zaplanowane w Terminarzu, czekamy aż Tablica
informacyjna wyświetli przypomnienie o prezentacji nieruchomości i o zaplanowanej godzinie jedziemy
na spotkanie.
Po obejrzeniu nieruchomości z klientem, Użytkownik na Tablicy informacyjnej wchodzi poprzez
czerwony link do zaplanowanego wydarzenia. Otwiera się okno:
W pierwszej kolejności należy potwierdzić, że spotkanie się odbyło > przycisk [Zakończ i zapisz].
Następnie w górnej części okna klikamy w [Przejdź do poszukiwania aby uzupełnić informacje o
spotkaniu]. System kieruje Użytkownika z powrotem do zakładki Do obejrzenia.
Tutaj można uzupełnić informacje po spotkaniu (pole: Uwagi po prezentacji) a następnie:
Użytkownik kwalifikuje ofertę w zależności od dalszego zainteresowania klienta:
• [Zapisz – do decyzji] (w razie pozytywnych odczuć klienta)
• [Zapisz – Odrzuć] (w razie braku dalszego zainteresowania)
Powyższe działanie przekierowuje ofertę do kolejnej zakładki: Do decyzji lub Odrzucone.
Strona 68
Galactica Virgo
II.8.4. Oferty Do decyzji
Tutaj Użytkownik kwalifikuje ofertę w zależności od dalszego zainteresowania klienta:
• [Sprzedane] (naciskamy dopiero po Akcie Notarialnym)
• [Zapisz] – odrzuć (jeśli klient ostatecznie odrzuca)
Jeśli Klient kupi nieruchomość, edycja kartoteki poszukiwania zostanie zablokowana, a oferta, którą
wybrał zostanie automatycznie przekierowana do statusu Sprzedana i przestanie być wyświetlana na
stronie internetowej firmy, a przy kolejnej aktualizacji jest automatycznie usuwana z portali
ogłoszeniowych.
II.8.5. Oferty Odrzucone
Wszystkie odrzucone przez klienta oferty wyświetlane są na liście widocznej na zakładce Odrzucone.
W razie potrzeby można usunąć stąd wybraną ofertę. Wróci ona wtedy z powrotem do zakładki Oferty
i będzie można umówić się na jej obejrzenie.
Kliknij w ID oferty aby ją „pogrubić” a
następnie kliknij przycisk [Usuń]
Strona 69
Galactica Virgo
II.9. Kalkulator kosztów
Wybierz w MENU > NARZĘDZIA > KALKULATOR KOSZTÓW. Kalkulator dostępny jest również w
metryce każdej oferty sprzedaży.
Pozwala na szybkie skalkulowanie całkowitego kosztu zakupu nieruchomości. Umożliwia również
wyliczenie cen w walutach obcych: EUR, CHF, USD. Kursy walut są pobierane automatycznie z NBP.
Kalkulator można wydrukować bądź wysłać do klienta.
Obliczanie kosztów transakcji:
• Wybierz opcję pasującą do nieruchomości,
• Wpisz cenę nieruchomości,
• Wpisz prowizję agencji.
Strona 70
Galactica Virgo
II.10. Kalkulator kredytowy
Wybierz w MENU > NARZĘDZIA > KALKULATOR KREDYTOWY.
Umożliwia na podstawie kilku parametrów ustalić plan spłaty kredytu.
Ustaw warunki i naciśnij przycisk [Oblicz raty].
Strona 71
Galactica Virgo
II.11. Karty nieruchomości
VIRGO umożliwia drukowanie kart nieruchomości.
Należy wybrać:
MENU > NARZĘDZIA > KARTY NIERUCHOMOŚCI.
Karty nieruchomości systemu Virgo są opracowane w taki sposób, aby agentowi łatwo było
wprowadzać dane na temat nieruchomości podczas wizyty u klienta.
Pola do wypełnienia są ułożone w sposób odpowiadający kolejności wprowadzania danych do
programu, co ułatwia rejestrowanie oferty.
Na szablonie karty znajdują się wszystkie pola wyboru zdefiniowane przez użytkownika w programie.
Przykład: Jeśli użytkownik dodał do listy pola opisu widoku z okna swoje własne wpisy, np.: „morze”
oraz „góry”, to wpisy te znajdą się na wydruku karty nieruchomości jako wpisy do wyboru (które można
zaznaczyć) :
Strona 72
Galactica Virgo
II.12. Statystyki
Po każdym zalogowaniu się do systemu w lewej dolnej części ekranu widoczne jest okno Statystyki.
Tabela statystyk przedstawia liczbę ofert oraz poszukiwań dla
wszystkich podmiotów.
Można przełączać się pomiędzy ofertami i poszukiwaniami
odpowiednio klikając na wybrany dział.
Można przełączać się również pomiędzy ofertami zalogowanego
agenta > Moje lub ofertami całego biura > Wszystkie.
Analogicznie można postępować z poszukiwaniami.
Aby przejść do konkretnej listy nieruchomości, należy kliknąć na
liczbę obok typu nieruchomości. Kolumna S oznacza „sprzedaż”,
kolumna W – „wynajem”.
Tabela Statystyki odświeżana jest po każdym zalogowaniu
użytkownika do systemu.
Strona 73
Galactica Virgo
II.13. Zastępstwa agentów
W przypadku gdy jeden agent będzie nieaktywny przez jakiś czas (urlop, choroba), inny agent może
przejąć jego obowiązki poprzez zastępstwo.
Aby zdefiniować zastępstwo w systemie należy wybrać:
MENU > NARZĘDZIA > ZASTĘPSTWA AGENTÓW. Wyświetli się okno z lista zastępstw.
W celu utworzenia nowego zastępstwa należy kliknąć na ikonę
.
Otworzy się sekcja, w której należy wprowadzić dane agentów, datę od kiedy następuje zastępstwo,
datę do kiedy (w tym terminie nastąpi automatyczna deaktywacja zastępstwa).
Istnieją trzy poziomy zastępstwa. Pierwszy jest domyślnie aktywny, pozwala on agentowi
zastępującemu na dostęp do ofert i do ich modyfikacji a także wgląd do tablicy informacyjnej agenta
zastępowanego.
Drugi poziom (dwa pierwsze zaznaczenia) zawiera także opcje wysyłania informacji o zastępstwie
tylko do portali ogłoszeniowych – jako opiekun ofert widnieje wtedy agent zastępujący.
Trzeci poziom (wszystkie trzy zaznaczenia) zapewnia na czas zastępstwa zmianę informacji o
opiekunie ofert we wszystkich publikacjach ofert.
W celu usunięcia zastępstwa przed czasem zdefiniowanym w zastępstwie należy z listy zastępstw
wybrać jedno odpowiednio klikając w czerwony numer identyfikacyjny i kliknąć przycisk [Deaktywuj].
Strona 74
Galactica Virgo
II.14. Publikacje ofert
Funkcja ta umożliwia zarządzanie publikacjami ofert biura. Jeśli użytkownik chce zamieścić ogłoszenie
na temat oferty w gazetach, w tym miejscu może zarejestrować taką operację.
II.14.1. Konfiguracja miejsc publikacji
W pierwszej kolejności należy określić miejsca publikacji, wybierając:
MENU > NARZĘDZIA > PUBLIKACJE TEKSTOWE > LISTA MIEJSC PUBLIKACJI
W oknie listy należy kliknąć na ikonę
aby dodać nową pozycję. Otworzy się sekcja, w której
należy podać nazwę, np. „Gazeta nieruchomości”. Opcjonalnie można zdefiniować liczbę porządkową
oraz adres e-mail. Aby dodać miejsce należy kliknąć [Zapisz].
Checkbox Pozycja usunięta po zaznaczeniu i kliknięciu na [Zapisz] spowoduje zapisanie miejsca publikacji jako
niedostępnego do przyszłych publikacji.
II.14.2. Określenie publikacji w metryce oferty
W metryce oferty zlokalizowana jest sekcja Publikacja tekstowa. Należy w tej sekcji ustawić miejsca, w
których oferta będzie publikowana. Zmianę zatwierdzić przyciskiem [Zapisz].
Strona 75
Galactica Virgo
II.14.3. Utworzenie nowej publikacji
Aby opublikować oferty, w których określiliśmy media publikujące należy wybrać:
MENU > NARZĘDZIA > PUBLIKACJE TEKSTOWE > NOWA PUBLIKACJA TEKSTOWA
W nowo otwartym oknie należy wybrać miejsce publikacji, datę rozpoczęcia publikacji oraz koszt
publikacji. Należy też wybrać rodzaj płatności. Opcjonalnie można podać datę końca publikacji czy
dopisać uwagi w sekcji poniżej.
Na koniec należy kliknąć na przycisk [Zapisz] w lewym dolnym rogu okna. Po zapisaniu udostępnione
zostaną zakładki Oferty i Dziennik, a także nowe przyciski w dole strony.
Po zapisaniu publikacja będzie miała status przygotowanie.
Dodatkowe przyciski:
[Klonuj] – tworzy identyczną publikację na wzór danej (w przyszłości będziemy mogli z danej
publikacji utworzyć nową o tych samych ustawieniach i zmienić np. tylko datę i koszt – ułatwi
to powielanie publikacji, jeśli np. publikujemy oferty regularnie co tydzień).
[Wyślij oferty na e-mail] – umożliwia wysyłanie na e-mail.
[Drukuj] – umożliwia wydruk ofert z publikacji.
Zapisuj zdarzenie publikacji – domyślnie zaznaczone, powoduje zapisanie zdarzenia publikacji w dzienniku zdarzeń.
Strona 76
Galactica Virgo
Aby dodać oferty do publikacji należy przejść na zakładkę Oferty. W zakładce tej znajduje się lista
wszystkich ofert, którym zdefiniowane zostały miejsca publikacji w metryce oferty w sekcji Publikacja
tekstowa.
Każda pozycja na liście posiada Checkbox po prawej stronie. Należy zaznaczyć wybraną ofertę i
kliknąć na przycisk [Dodaj] znajdujący się pod listą. Po dodaniu w kolumnie Dodana zapali się zielona
dioda dla oferty, którą dodaliśmy.
Analogicznie można usunąć ofertę, jeśli nastąpiła pomyłka.
Ważnym elementem jest kolumna Data ostatniej publ. – jeśli oferta była już wcześniej publikowana, w tym miejscu
będzie data tej publikacji. Dzięki tej informacji możemy zrezygnować z ponownego publikowania danej oferty.
Kolejnym krokiem jest powrót do zakładki Dane i naciśnięcie na przycisk [Opublikuj].
Publikacja zostanie zablokowana (nie będzie można już zmienić istotnych informacji), a wybranym
ofertom zostanie przypisane zdarzenie publikacji.
Trzecia zakładka Dziennik zawiera informacje na temat zdarzeń dotyczących publikacji.
Na ilustracji widać, że zdarzenie publikacji zostało dodane do Dziennika.
Strona 77
Galactica Virgo
II.14.4. Lista publikacji
Aby zobaczyć wszystkie publikacje należy wybrać:
MENU > NARZĘDZIA > PUBLIKACJE TEKSTOWE > LISTA PUBLIKACJI TEKSTOWYCH
Z poziomu tej listy także można utworzyć nową publikację. Można również filtrować wyświetlanie
publikacji w przygotowaniu, aktywnych lub wycofanych za pomocą kwadratów w górze okna,
a także filtrować po miejscu publikacji – poprzez wybór z okienka za pomocą przycisku
publikacji i następnie kliknięcie na przycisk [Odśwież].
miejsca
Uwaga!
Publikację w czasie tworzenia można pozostawić w statusie przygotowanie i opublikować
ją później. W tym celu po zapisaniu danych w formularzu przyciskiem [Zapisz] i dodaniu
ofert do publikacji w zakładce Oferty należy po prostu zamknąć okno publikacji.
Publikację można później aktywować – należy z Listy publikacji wejść w wybraną publikację
poprzez kliknięcie na jej numer Id i w okienku publikacji kliknąć [Opublikuj].
Strona 78
Galactica Virgo
II.14.5. Drukowanie publikacji
W przypadku gdy chcemy dostarczyć oferty do publikacji osobiście do gazety, możemy wydrukować
zestawienie.
W oknie publikacji należy kliknąć na przycisk [Drukuj].
W wywołanym okienku trzeba wybrać rodzaj wydruku. Po kliknięciu na ikonę wydruku zostanie
wywołany podgląd wydruku. Aby wydrukować należy wybrać z menu okna PLIK > DRUKUJ.
II.14.6. Wysyłanie ofert publikacji na e-mail.
Umożliwia wysłanie ofert w publikacji na adres e-mail miejsca publikacji (można wpisać inny adres).
Można wybrać szablon przyciskiem
. Aby uzyskać podgląd wysyłanej wiadomości należy kliknąć
przycisk [Podgląd] w dole okna.
Strona 79
Galactica Virgo
II.15. Inwestycje
W aplikacji istnieje możliwość wprowadzania inwestycji deweloperskich, dla których można
zdefiniować pojedyncze oferty. Przykładowo możemy wprowadzić blok mieszkalny i dla niego
zdefiniować kilkanaście mieszkań.
Funkcję inwestycji włącza administrator lub menedżer:
MENU > ADMINISTRACJA > PANEL ADMINISTRACYJNY > OPCJE > zakładka Konfiguracja Virgo > włącz inwestycje - opcję należy zaznaczyć klikając na kwadracik obok.
Aby agenci mogli używać funkcji inwestycji, należy na liście Ról (MENU > ADMINISTRACJA > ROLE)
wybrać Agent i dodać mu role podrzędne jak na rys. poniżej:
Strona 80
Galactica Virgo
Aby wyświetlić listę inwestycji należy wybrać:
MENU > NIERUCHOMOŚCI > LISTA INWESTYCJI
Listę można sortować za pomocą kolorowych kwadratów – aktualna, projekt, zakończona, albo
standardowo za pomocą małych strzałek przy nazwach kolumn.
W celu utworzenia nowej inwestycji należy kliknąć na ikonę
Otworzy się nowe okno z metryką inwestycji:
w górze okna.
Ważniejsze pola informacyjne:
Oddział – należy wybrać oddział agencji, domyślnie wstawia się nasz oddział.
Sprzedawca – z listy trzeba wybrać sprzedawcę. Jeśli nie jest zarejestrowany w systemie, możemy
utworzyć nowego klikając w nowo otwartym okienku wyboru na ikonę złotej gwiazdki.
Nazwa – należy nadać nazwę inwestycji, np. „Osiedle Piaskowe”.
Status – działa analogicznie jak przy pojedynczej ofercie.
Kategoria – wybieramy kategorię (kategorie dodajemy w Parametry i listy wyboru, np. apartamentowiec, osiedle domków, budynek wielorodzinny, etc.).
Specjalna – należy zaznaczyć, jeśli inwestycja ma być wyświetlana na stronie WWW jako oferta
specjalna.
Termin oddania – termin oddania inwestycji do użytku.
Strona 81
Galactica Virgo
Po wypełnieniu pól okna należy kliknąć na przycisk [Zapisz] w dole okna. Po zapisaniu zakładki
pojawią się w niej jeszcze 2 pola tekstowe:
Dane kontaktowe – można tu wpisać dane agenta, jeśli nic nie wpiszemy, dane zostaną pobrane
automatycznie z metryki agenta
Opis inwestycji – tu można podać opis marketingowy, który będzie wyświetlany na stronie WWW.
Wprowadzone dane do pól opisowych należy ponownie zapisać przyciskiem [Zapisz].
Następnym krokiem jest dodanie budynków do inwestycji. Inwestycja może składać się z jednego lub
kilku budynków. Budynki dodajemy w zakładce Budynki.
Aby dodać budynek należy kliknąć na przycisk [Dodaj budynek] w dole okna.
Pojawi się sekcja, w której należy wpisać nazwę budynku. Można wpisać też symbol, liczbę pięter
oraz termin oddania (jeśli jest inny niż całej inwestycji). Można także dodać opis.
Po wypełnieniu sekcji należy kliknąć na [Zapisz].
Kolejny krok to dodanie ofert do inwestycji.
Po wejściu w zakładkę Oferty wyświetlana jest cała lista ofert przypisanych do inwestycji. Możemy
filtrować oferty i wyświetlać tylko te, które należą do konkretnych budynków. W górze okna należy
wybrać interesujący nas budynek i kliknąć na [Filtruj].
Strona 82
Galactica Virgo
Oferty można dodawać na dwa sposoby:
Pierwszy sposób to dodanie nowej oferty.
Klikamy na [Dodaj nową ofertę]. Wyświetli się sekcja, w której wybieramy budynek, którego będzie
dotyczyć, przedmiot i rodzaj oferty. Wystarczy kliknąć [Zapisz] - pojawi się metryka nowej oferty, którą
wypełniamy analogicznie jak w dziale Wprowadzanie opisu oferty.
Drugi sposób to wprowadzenie istniejącej oferty.
Klikamy na [Dodaj istniejącą ofertę], otworzy się okno wyboru:
W pierwszej kolejności należy wskazać budynek, którego dotyczyć będzie oferta.
Następnie z listy ofert istniejących w systemie wybrać właściwą (możemy filtrować oferty za pomocą
wierszy filtracyjnych umieszczonych bezpośrednio nad listą ofert) i zaznaczyć checkbox po prawej
stronie przy ofercie. Kliknięcie w przycisk [Wstaw oferty] zakończy proces dodawania ofert do
inwestycji.
Strona 83
Galactica Virgo
Następnym krokiem jest dodanie fotografii do inwestycji. W tym celu należy wejść do zakładki Galeria.
Po kliknięciu na przycisk [Dodaj zdjęcie] w dole strony uaktywni się sekcja dodawania zdjęć:
Należy podać opis zdjęcia oraz kliknąć [Przeglądaj]. W ten sposób można wybrać plik z dysku
komputera lub pamięci masowej i załadować go do galerii. Dla każdego zdjęcia można określić czy
ma być publikowane w portalach, na WWW oraz w wiadomościach e-mail zaznaczając odpowiedni
checkbox – analogicznie jak przy tworzeniu nowej oferty (zmiany zapisujemy przyciskiem [Do
eksportu - zapisz]).
Ostatnim krokiem jest zlokalizowanie inwestycji na mapie (zakładka Mapa). Robi się to analogicznie
jak przy tworzeniu nowej oferty.
Wprowadzanie inwestycji kończymy przyciskiem [Zakończ]. W metrykach ofert dodanych do
inwestycji pojawia się informacja o przynależności do inwestycji, jak poniżej:
Strona 84
Galactica Virgo
Istnieje możliwość prezentacji inwestycji na stronie WWW biura. Moduł inwestycji jest standardowo
włączony w programie, jednak prezentowanie inwestycji na stronie internetowej jest uzależnione od
indywidualnych uwarunkowań strony WWW klienta i w celu jego uruchomienia należy skontaktować
się z firmą Galactica.
Poniżej przykład prezentacji inwestycji na stronie jednego z naszych klientów:
Strona 85
Galactica Virgo
II.16. Potencjalne oferty
Funkcja potencjalnych ofert pozwala na rejestrowanie ofert, do których nie mamy umowy.
W przypadku gdy agent przeszukuje ogłoszenia prasowe lub szuka ofert osób prywatnych w
internecie z zamierzeniem pozyskania nowych klientów, nie może znalezionych pozycji umieścić w
bazie jako oferty aktualne. Powodem tego jest brak umowy o pośrednictwo z ogłaszającą się osobą.
Oferty tego typu mogą jednak pasować do poszukiwań klientów danego agenta. Agent będzie wtedy
kontaktował się z ogłaszającą się osobą, aby pozyskać nieruchomość.
W celu katalogowania takich potencjalnych ofert Virgo posiada funkcję preofert.
Każda z tych potencjalnych ofert może zostać w przyszłości przekształcona w ofertę aktualną, w
przypadku, gdy zostanie zawarte porozumienie z osobą ogłaszającą.
Funkcję preofert włącza się:
MENU > ADMINISTRACJA > PANEL ADMINISTRACYJNY > OPCJE > zakładka Konfiguracja Virgo > moduł preofert.
II.16.1. Lista potencjalnych ofert
Aby wywołać listę potencjalnych ofert należy wybrać:
MENU > NIERUCHOMOŚCI > POTENCJALNE OFERTY
Lista jest podzielona na zakładki – można dzięki temu przełączać się w widoku wszystkich bądź tylko
wybranych rodzajów nieruchomości.
Oferty można również filtrować według nadanych etykiet za pomocą ikony
(o etykietach dalej).
Oferty można także sortować za pomocą małych strzałek umieszczonych w każdej kolumnie.
Kolumny wyświetlane ustawia się za pomocą ikony
.
Strona 86
Galactica Virgo
II.16.2. Nowa potencjalna oferta
W celu utworzenia nowej potencjalnej oferty należy kliknąć na ikonę
w górze okna.
Należy zaznaczyć czy jest to sprzedaż, czy wynajem oraz wybrać przedmiot oferty.
W pola tekstowe Sprzedający, Namiary i Email można wpisać dowolne wartości.
W przypadku, gdy w ofercie prasowej był jedynie numer kontaktowy do sprzedającego, można wpisać
ten numer w polu Namiary.
Po kliknięciu w przycisk [Zapisz] rozwinie się sekcja edycji potencjalnej oferty:
Tutaj możemy wpisać podstawowe dane, które były podane w ogłoszeniu, jak Cena, Powierzchnia,
Ilość pokoi. Lokalizację wybieramy analogicznie jak przy wprowadzaniu nowej oferty.
Strona 87
Galactica Virgo
Ważnym elementem są tutaj Etykiety. Możemy przypisać edytowanej preofercie cechy szczególne,
np. „Nie można się skontaktować” - jeśli nie możemy się aktualnie dodzwonić do ogłoszeniodawcy.
Etykiety można w każdej chwili zmieniać nawet z poziomu listy preofert – wystarczy kliknąć na symbol
etykiety w kolumnie Etykiety.
Przycisk [Przelicz] pozwala na określenie liczby klientów poszukujących zarejestrowanych w naszym
systemie, które pasują do nowej potencjalnej oferty.
Pole opis pozwala wpisać dowolne frazy, np. „wymienione drzwi, nowa dachówka” itp.
Uwagi agenta służą tylko agentowi – np. „koniecznie zdobyć tą ofertę!”.
Aby zaakceptować ofertę należy kliknąć [Zapisz].
Przyciskiem [Zapisz i dodaj nową] możemy przejść od razu do edycji kolejnej nowej preoferty.
Do każdej potencjalnej oferty można dodawać zdarzenia, które będą się później przypominać na
tablicy informacyjnej. W tym celu należy wejść w zakładkę [Terminy].
Za pomocą ikony
można utworzyć nowe wydarzenie, a ikona
służy do zapisania notatki,
analogicznie jak to się robi w terminarzu.
Potencjalne oferty nie kojarzą się w poszukiwaniach. Opcja przeliczania poszukiwań w systemie, do
których pasuje potencjalna oferta daje możliwość określenia, czy warto kontaktować się z
właścicielem nieruchomości, aby namówić go na współpracę.
Jeśli liczba poszukujących jest duża, należy skontaktować się z ogłaszającym, bowiem
przekształcenie oferty potencjalnej w ofertę aktualną gwarantuje kojarzenie się jej w poszukiwaniach i
dalsze działania na ofercie dążące do dokonania transakcji.
Strona 88
Galactica Virgo
II.16.3. Obliczanie liczby poszukiwań pasujących do preoferty
Na liście preofert można obliczyć liczbę poszukiwań z naszego systemu pasujących do danej
preoferty. Wystarczy kliknąć na ikonę
:
Z listy ofert należy zaznaczyć preofertę, dla której system ma policzyć poszukiwania.
Następnie należy kliknąć na przycisk [Zastosuj] w górnej sekcji okna.
Można również obliczyć liczbę poszukiwań dla wszystkich ofert. Nie trzeba wtedy oznaczać tych ofert,
a jedynie wcisnąć przycisk [Zastosuj] w linii Dla wszystkich ofert w bazie w górnej sekcji okna.
Pozostałe dwie opcje to obliczanie dla wszystkich ofert z wyświetlanej aktualnie strony listy lub
obliczanie dla preofert zarejestrowanych w systemie od podanej przez nas daty.
II.16.4. Import potencjalnych ofert z arkusza kalkulacyjnego
Agent może pobrać gotowy arkusz kalkulacyjny, który przyspiesza zapisywanie potencjalnych ofert.
Następnie taki arkusz można zaimportować do systemu i każda pozycja zostanie wpisana jako
potencjalna oferta.
Aby pobrać gotowy arkusz należy kliknąć na ikonę Pobierz szablon pliku importu
.
Po otwarciu arkusza w programie MS Excel wygląda on następująco:
W pierwszej kolumnie należy wybrać czy jest to ogłoszenie wynajmu czy sprzedaży.
Kolejne pola należy wypełnić bezbłędnie stosując identyczną nomenklaturę, jaka jest w programie, tzn
nazwy województw, lokalizacji, dzielnic, rodzajów budynków muszą być takie, jakie mamy do wyboru
w systemie. Pozostałe pola są dowolne. Nie jest konieczne wypełnianie wszystkich pól – te, które
pozostawimy puste, przejdą jako puste do programu.
Po wypełnieniu arkusza kalkulacyjnego należy go zapisać. Można wtedy zaimportować go do
programu poprzez kliknięcie na ikonę Importuj oferty
znajdującą się w górze listy preofert.
Strona 89
Galactica Virgo
II.16.5. Przekształcenie oferty potencjalnej w ofertę aktualną.
Jeśli w wyniku dalszych działań agenta zostanie podpisana umowa z ogłoszeniodawcą, można
przekształcić preofertę w normalną ofertę aktualną.
W tym celu z listy potencjalnych ofert należy wejść w interesującą nas pozycję poprzez kliknięcie w
numer ID.
W metryce preoferty należy kliknąć na ikonę
. W nowo otwartym oknie wybieramy klienta lub
wprowadzamy nowego za pomocą ikony złotej gwiazdki.
Po dodaniu klienta do preoferty zostanie ona przekształcona w normalną ofertę – otworzy się metryka
nowej oferty. Dalej postępujemy analogicznie jak w przypadku wprowadzania nowej oferty.
Strona 90
Galactica Virgo
III. Poczta e-mail
III.1. Wysyłanie oferty na e-mail
Wysyłanie ofert na e-mail jest możliwe z bardzo wielu miejsc. Można tego dokonać z:
•
Metryka Oferty, zestaw ikon narzędziowych z prawej strony
•
Metryka Poszukiwania, zakładka Oferty
•
Lista ofert, ikona
•
Notatnik, ikona
•
Wyszukiwarka zaawansowana, zakładka Wyniki wyszukiwania
Po kliknięciu w odpowiednią ikonę, wyświetli się okno:
E-maile z ofertą można wysyłać w różnej formie:
• Skrócone oferty – e-mail z podstawowymi informacjami o nieruchomości,
• Całe oferty – e-mail z pełną informacją o nieruchomości,
• Listy ofert – e-mail z linkiem do oferty na stronie WWW biura.
Przed wysłaniem należy więc wybrać odpowiedni szablon. Można zobaczyć jego podgląd, klikając
przycisk w dolnej części okna.
Strona 91
Galactica Virgo
Poniżej podgląd wiadomości e-mail (szablon skrócone oferty).
Adresy e-mail odbiorców wiadomości można wprowadzać ręcznie, po przecinku.
Można również kliknąć w przycisk
, który spowoduje wyświetlenie się Listy Klientów, gdzie można
odnaleźć i wybrać danego klienta.
Następnie wpisujemy Temat i Treść wiadomości i przechodzimy niżej do opcji wysyłanej wiadomości.
III.1.1. Opcje wysyłanej wiadomości
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Liczba ofert – licznik ofert, które będą wysłane z wiadomością.
Potwierdzenie – odbiorca wiadomości zostanie poproszony o potwierdzenie otrzymania lub
dostarczenia wiadomości.
Dołącz stopkę – dołącza informacje o Użytkowniku z systemu, imię, nazwisko, telefon, adres
e-mail.
Dołącz stopkę z systemu mailowego – dołącza treść sygnatury z konta e-mail.
Pokaż w ofercie foto – niezbędne, by odbiorca dostał zdjęcia.
Pokaż zdjęcia na WWW mimo, że są ukryte – opcja pokazująca wszystkie zdjęcia wgrane do
oferty bez względu na ustawienia wyświetlania zdjęć w ofercie.
Wysyłaj projekty – musi być zaznaczone, gdy wysyłane są oferty w statusie „projekt”.
Wyślij kopię do mnie – wysyła kopie wiadomości do nadawcy.
Załącznik – kliknięcie w [Dodaj załączniki] powoduje otwarcie okna z zawartością dysku
lokalnego komputera.
Po wypełnieniu wszystkich pól wystarczy kliknąć w przycisk [Wyślij oferty].
Strona 92
Galactica Virgo
III.2. Skrzynka pocztowa
Wybieramy: MENU > GALACTICA > POCZTA E-MAIL.
W wyświetlonym oknie wybieramy żądaną skrzynkę email.
Wygląd skrzynki pocztowej uzależniony jest od uprawnień Użytkownika. Poniżej okno skrzynki
pocztowej. Niektóre ikony w skrzynce pocztowej to filtry, należy zwrócić uwagę na ich aktywność.
III.2.1. Ikony w Skrzynce pocztowej
Pobierz pocztę – natychmiast pobiera wiadomości.
Wszystkie foldery – otwiera okno gdzie widać wszystkie foldery i ich zawartość. Można tu
również tworzyć nowe foldery i filtry do nich.
1. Kliknij w tą ikonę (tryb edycji) aby dodać nowy folder.
2. Po kliknięciu pojawi się obok żółta ikona (Nowy).
3. Wybierz folder (odebrane, kosz etc.), w którym chcesz stworzyć nowy podfolder, następnie żółtą ikonę Nowy.
4. W nowym oknie wpisz nazwę podfolderu (np.: „od_agaty”) i opcjonalnie filtry.
Jako filtr możemy wprowadzić: „[email protected]” - dzięki takiemu filtrowi wszystkie wiadomości od Agaty
(czyli te, które w polu Od mają adres agaty) trafią do naszego folderu; lub pojedynczą frazę, np.: „agata”,
„galactica” lub „sprawozdanie” - wiadomości przychodzące z tą frazą w temacie lub skrócie wiadomości (czyli
pierwszych 300 znakach – dotyczy tylko fraz, nie całych adresów e-mail) zostaną osadzone w tym folderze.
Należy pamiętać, aby jako filtr NIE wstawić adresu e-mail w postaci: "agata <[email protected]>” .
5. Zapisz zmiany i zamknij okno.
6. Kliknij ponownie w ikonę Tryb edycji aby go wyłączyć.
Zaznacz wszystkie – zaznacza wszystkie wiadomości e-mail na stronie.
Strona 93
Galactica Virgo
Wiadomości zagłębione we wszystkich podfolderach – filtr, pokazuje dodatkowo zawartość
podfolderów folderu Odebrane (jeśli jesteśmy w zakładce folderu Odebrane).
Tylko nieprzeczytane – filtr, pokazuje tylko nieprzeczytane wiadomości.
Podgląd skrótu wiadomości – filtr, pokazuje skrót wiadomości na liście e-maili.
Podgląd pełnych adresów e-mail... - filtr, pokazuje pełny adres e-mail w kolumnie Nadawca
Pożądana i nieokreślona – filtr, pokazuje wiadomości pożądane i nieokreślone.
Niechciana – filtr, pokazuje pocztę niechcianą.
Filtrowanie wg etykiet – filtruje wiadomości według dodanych do nich etykiet.
Automatyczne sprawdzanie poczty
Książka adresowa – baza adresów e-mail.
Dziennik – dziennik poczty email.
Nowa – tworzenie nowej wiadomości e-mail.
III.2.2. Wiadomość e-mail
Możemy przeczytać otrzymaną wiadomość na dwa sposoby. Pierwszy sposób to kliknięcie w temat
wiadomości – wyświetli się wtedy ona jako nowa strona internetowa.
Drugi sposób to kliknąć w ID wiadomości. Ukaże nam się okno jak poniżej.
Wiadomość e-mail posiada szereg opcji:
Podgląd, Pobierz, Odpowiedz, Odpowiedz wszystkim, Przekaż, Drukuj, Planuj kontakt.
Przejście do następnej
wiadomości lub powrót
do poprzedniej.
Ponadto każda wiadomość e-mail ma możliwość zaplanowania dla niej kontaktu w terminarzu oraz
swój dziennik.
Strona 94
Galactica Virgo
III.2.3. Grupy adresów
System umożliwia wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców naraz. W przypadku, gdy
współpracujemy z kilkoma biurami i chcemy wysłać im wiadomość lub jedną albo kilka ofert, możemy
skorzystać z opcji Grupy adresów. Grupę należy najpierw zdefiniować, czyli nadać jej nazwę (np.
„Biura współpracujące”) i dodać do grupy konkretne adresy email.
Raz zdefiniowana grupa będzie zapamiętana w systemie i dostępna w każdym przypadku wysyłania
wiadomości. Aby utworzyć nową grupę wybieramy: MENU > GALACTICA > POCZTA EMAIL
Na liście skrzynek klikamy ikonę Grupy adresów
. Następnie Nowa grupa
.
Grupa będzie dostępna dla użytkownika, który ją utworzył. Można ją udostępnić dla całego oddziału
zaznaczając opcję Dla oddziału.
Kolejnym krokiem jest dodanie adresów – należy otworzyć listę adresów i dodać wybrane do grupy.
Po uzupełnieniu danych klikamy na ikonę dyskietki – Zapisz.
Grupa zostanie utworzona.
Inną metodą uzupełniania adresów email w grupie jest dodawanie ich poprzez książkę adresową z
poziomu skrzynki pocztowej użytkownika.
Należy wybrać:
MENU > GALACTICA > POCZTA E-MAIL > kliknąć w nazwę swojej skrzynki.
W skrzynce należy kliknąć na ikonę
Książka adresowa.
Możemy zarządzać książką adresową dodając i usuwając adresy email. Do książki są też
automatycznie dodawane adresy email naszych klientów. Jeżeli nie mamy w naszej skrzynce adresów
naszych biur współpracujących, możemy adresy takie dodać za pomocą ikony
. Podczas
dodawania adresu email należy wybrać grupę, do której przynależy adres. Następnie kliknąć ikonę
dyskietki w celu zapisania zmian:
Jeśli adres biura współpracującego mamy już w książce adresowej, wystarczy kliknąć na ID tego
adresu i przypisać mu grupę wybierając ją z listy (tak samo jak przy dodawaniu nowego adresu).
Istnieją dwie metodyki wysyłania wiadomości do grupy:
– wysyłamy konkretną ofertę z poziomu metryki oferty lub kilka ofert z listy ofert
– wysyłamy wiadomość email z poziomu skrzynki pocztowej
W momencie, gdy chcemy wysłać ofertę do naszych biur współpracujących, postępujemy tak samo
jak przy wysyłaniu do jednego odbiorcy (patrz punkt III.1 Wysyłanie oferty na email) z tym, że odbiorcę
wpisujemy w polu Grupa ludzi zamiast w polu Odbiorca.
Strona 95
Galactica Virgo
Po wciśnięciu przycisku
otworzy się okno wyboru grupy:
Wybieramy grupę klikając numer ID grupy. Zostanie ona automatycznie wstawiona do formularza.
Aby wysłać wiadomość z poziomu skrzynki pocztowej do biur współpracujących, należy wejść do
skrzynki: MENU > GALACTICA > POCZTA E-MAIL > kliknąć w nazwę swojej skrzynki i z górnego
menu ikon kliknąć ikonę Nowa .
W oknie wiadomości w polu Do: wstawiamy odbiorców. Aby to zrobić należy kliknąć przycisk
.
Otworzy się książka adresowa. Możemy dodać wybrane adresy poprzez zaznaczenie ich i kliknięcie
na przycisk [Dodaj i zamknij]. Aby wysłać wiadomość tylko do wybranej grupy „Biura współpracujące”
należy skorzystać z filtra wyboru grup w dole okna (patrz rys. poniżej). Następnie użyć przycisku
[Odśwież]. Aby wysłać wiadomość do wszystkich z danej grupy, należy kliknąć na ikonę Zaznacz
wszystkie w górze okna. Przyciskiem [Dodaj i zamknij] kończymy operację dodawania adresów.
Strona 96
Galactica Virgo
IV. Terminarz
Należy w menu Galactica wybrać Terminarz lub kliknąć ikonę
w głównym oknie aplikacji.
Poniżej widok po otwarciu Terminarza. Standardowo otwiera się na widoku miesiąca.
Można tworzyć wiele Terminarzy i dodawać uprawnienia do korzystania z nich różnym osobom. Żeby
tego dokonać, w menu Galactica wystarczy wybrać Terminarz > Terminarze > ikona złotej gwiazdki.
Podzielony jest na zakładki:
• Dzień – widok dzienny z widocznością zajętości czasu w ciągu dnia
• Tydzień – widok całego tygodnia z widocznością zajętości czasu każdego dnia
• Miesiąc – widok miesiąca, pokazany na rys. poniżej
• Rok – widok 12 miesięcy
• Lista – lista wszystkich wpisów w terminarzu
• Użytkownicy – lista Użytkowników uprawnionych do korzystania z Terminarza
Import/Eksport danych z Terminarza
Filtrowanie po użytkowniku, typie terminarza, typie wydarzenia.
Po wybraniu opcji potwierdź klikając [Odśwież].
W Terminarzu można tworzyć trzy typy wpisów:
• Wydarzenie
• Notatka
• Zadanie
Wpisy stworzone w Terminarzu są związane z Tablica informacyjną, gdyż każdy Użytkownik po
zaplanowaniu np. spotkania w Terminarzu dostanie przypomnienie o tym pokazane na Tablicy
informacyjnej w postaci takiego komunikatu:
Strona 97
Galactica Virgo
 Wydarzenie
W Terminarzu należy kliknąć w ikonę:
(nowe wydarzenie) otworzy się okno jak poniżej:
Należy wypełnić pola
oznaczone na czerwono:
Data, czas i temat.
Potem wybrać z listy Typ
wydarzenia. Następnie można
dodać opis i potwierdzić
klikając [Zapisz].
Standardowo jeden dzień
przed ustaloną datą Tablica
informacyjna wyświetli
komunikat z przypomnieniem o
wydarzeniu.
Typy wydarzeń: spotkanie, telefon,
prezentacja, e-mail, konferencja
Wydarzenie jest najczęściej używanym wpisem przez agentów, gdyż daje możliwość zapisania w
Terminarzu wszystkich spotkań, przypomina o wykonaniu telefonów, o wysłaniu e-maila etc.
Opcje zaawansowane omówione są poniżej.
 Notatka
(nowa notatka) otworzy się okno jak poniżej:
Należy wypełnić pola
oznaczone na czerwono:
Data, czas i temat.
Następnie można dodać opis i
potwierdzić klikając [Zapisz].
Notatka jest najprostszym wpisem w Terminarzu. Ogranicza się do zapisania daty, czasu i treści.
Opcje zaawansowane omówione są na końcu instrukcji.
Strona 98
Galactica Virgo
 Zadanie
Wybierz zakres dni, w którym
zadanie ma być aktywne.
(nowe zadanie) otworzy się okno jak poniżej:
Wybierz godziny, w których
zadanie ma być realizowane.
Wpisz Temat, Opis i przejdź do opcji
zaawansowanych do sekcji
Powtórzenia.
Zadanie jest najbardziej rozbudowanym wpisem w Terminarzu. Służy do planowania wydarzeń, które
maja się cyklicznie powtarzać w wybranym okresie czasu.
Można przykładowo stworzyć takie zadanie, które wybranej grupie osób będzie przez pół roku
przypominało dwa razy w tygodniu o zebraniu pracowników w firmie.
Po wykonaniu czynności zgodnie z instrukcja na rys. powyżej przejdź do sekcji Powtórzenia w opcjach
zaawansowanych.
Istnieją dwa rodzaje powtórzeń:
•
Stałe – powtarzanie co wybraną ilość dni, tygodni lub miesięcy
•
Zmienne – powtarzanie w wybrane dni tygodnia
Po wpisaniu całej treści zadania i ustawieniu jego parametrów potwierdź przyciskiem [Zapisz i
uruchom].
Strona 99
Galactica Virgo
 Opcje zaawansowane
Każdy wpis posiada opcje zaawansowane z których można dodatkowo skorzystać.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Priorytet – możliwość ustawienia priorytetu i późniejsza możliwość filtrowania wpisów w
Terminarzu po priorytecie,
Miejsce – pole definiujące miejsce zadania, możliwe do wyboru z edytowanej listy,
Osoby – pole umożliwia przypisanie wybranych użytkowników systemu - istnieje możliwość
wyboru użytkownika z listy lub wyszukania po wpisanej nazwie,
Poufne – przy zaznaczeniu tej opcji wpis będzie widoczny tylko dla Ciebie,
Przypomnienie – na Tablicy informacyjnej, możliwość edycji czasu przypomnienia,
Status – możliwość edycji statusu,
Wyślij maila – wysyła maila z przypomnieniem,
Wiadomość e-mail – możliwość stworzenia wiadomości e-mail,
Relacje z innymi obiektami – w tym miejscu wprowadzane są relacje z konkretnymi obiektami
systemu ( takie jak klient, oferta, poszukiwanie ), jeśli wpis dotyczy konkretnego obiektu
można go dodać wybierając typ obiektu oraz rekord za pomocą przycisku – korzystamy z
przycisku
oraz ikon +/- .
Strona 100

II. Galactica Virgo

Transkrypt

Podobne dokumenty