Instrukcja rozliczenia delegacji.

Instrukcja rozliczenia delegacji.
1. Proces rozliczenia delegacji przebiega w trybie dotychczasowym, na dotychczasowych
formularzach papierowych.
Natomiast do systemu SAP wprowadzamy:
Przed wyjazdem:
Korzystamy z transakcji F-47 „żądania zaliczki” –
Tą transakcją wprowadzamy:
- wypłaty zaliczek – dla Pracownika na jego konto
- opłaty konferencyjne – przedpłata na konto podane przez organizatora
- inne opłaty związane z wyjazdem – przedpłata jw.
Dokumenty papierowe, które są podstawą wypłaty, dostarczamy do Kwestury.
Po powrocie:
Korzystamy z transakcji FV60 „wstępnego wprowadzania dokumentów” –
Tą transakcją wprowadzamy:
- wszystkie dokumenty dotyczące delegacji stanowiące dokumenty księgowe,
np. faktury i nie doliczamy ich do kosztów delegacji,
- pozostałe koszty delegacji (np. diety, ryczałty) z kwotą obliczoną na
dokumencie rozliczającym delegacje (przy wprowadzaniu do Systemu
korzystamy z opcji rodzaju dokumentu *D, pole „forma płatności” pozostaje
puste),
Uwagi:
1. Dokument (faktura) wystawiona na UJ i płatna przelewem wprowadzana jest
niezależnie od delegacji i nie jest do niej doliczana (korzystamy z opcji rodzaju
dokumentu *1)
2. Dokument (faktura) wystawiona na UJ i zapłacona przez delegowanego wprowadzana
jest niezależnie od delegacji i nie jest do niej doliczana (korzystamy z opcji rodzaju
dokumentu *2, forma płatności - G), przelewamy na konto wskazane przez
delegowanego na dokumencie.
3. Dokument (faktura) wystawiona na delegowanego i zapłacona przez niego jest
doliczana do delegacji.
Delegacje zagraniczne przekazujemy w dotychczasowym trybie do Działu Współpracy
Międzynarodowej, gdzie są rozliczane. Jednostka, która deleguje pracownika na wyjazd
zagraniczny musi mieć świadomość tego, że raz podane źródło finansowania będzie podstawą
do obciążenia jednostki już od samego początku (blokada środków przed rozpoczęciem
podróży) aż do rozliczenia ostatecznego.
Wszystkie dokumenty papierowe związane z wyjazdem oddajemy do Kwestury w celu
zaksięgowania.