1) W jakim generatorze znajduje się wniosek o

1)
W jakim generatorze znajduje się wniosek o płatność?
Wniosek o płatność należy wypełnić w generatorze wniosków o płatność, które dostępne są na
stronie WUP pod adresem http://pokl.wup-rzeszow.pl/
2)
W jaki sposób należy skorygować należność za wykonaną pracę w przypadku zmiany
umowy (np. z umowy o pracę, na umowę zlecenie) oczywiście po otrzymaniu zgody IP?
Zgodnie z polskim prawodawstwem nie ma możliwości dokonywania korekt umowy. Zmiany
w projekcie dotyczące form prawnych zatrudnienia powinny być zatwierdzane przed ich
podpisaniem.
3)
Jeśli pracownik jest zatrudniony w projekcie na umowę zlecenie lub umowę o pracę i w
trakcie trwania projektu korzysta ze zwolnienia lekarskiego, to czy należy stosować
potrącenia za chorobę mimo, że i tak musi wykonać swoją pracę w projekcie, a jest
zatrudniony przez tego samego pracodawcę np. koordynator?
Postępowanie w opisanej w pytaniu sytuacji zależne od tego, czy praca wykonywana przez daną
osobę w projekcie jest określona w czasie i konieczne jest zastępstwo danej osoby, czy nie (np.
zlecenie na wykonanie narzędzi do badania ewaluacyjnego / praca koordynatora bez
wskazywania wymiaru czasu pracy / praca nauczyciela zatrudnionego w przedszkolu itd.).
Postępowanie powinno być jednocześnie zgodne z przepisami krajowymi.
W przypadku umowy o pracę należy za osobę pozostającą na zwolnieniu chorobowym
ustanowić zastępstwo, przy czym kwalifikowalne są koszty wynagrodzenia osoby
pozostającej na zwolnieniu chorobowym, natomiast wynagrodzenie osoby ją zastępującej
powinno zostać pokryte ze środków własnych Beneficjenta. Należy przy tym zwrócić
uwagę, że kwalifikowane jest tylko wynagrodzenie chorobowe, natomiast zasiłek
chorobowy wypłacany przez ZUS niekwalifikowany.
W przypadku umowy cywilno-prawnej nie ma konieczności zatrudniania osoby zastępującej.
Praca powinna być w tym przypadku wykonana zgodnie z zapisami umowy, niezależnie od
stanu zdrowia zleceniobiorcy. Możliwe jest ewentualnie rozwiązanie umowy i/lub podpisanie
kolejnej umowy z inną osobą (kwalifikowalne są koszty związane bezpośrednio z pracą
wykonywaną w projekcie).
Wszystkie umowy powinny być konstruowane zgodnie z kodeksem pracy / kodeksem
cywilnym, należy tez zwrócić szczególną uwagę, iż nie można z jedną osobą podpisać umowy
zlecenie na wykonywanie zgodnych z zadaniami określonymi w umowie o pracę.
4)
Jak rozliczać dojazd gości z zagranicy w obcej walucie czy w PLN?
Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL w przypadku dokonywania operacji w walutach
obcych Beneficjenci powinni w ramach prowadzonej działalności stosować kursy
przeliczeniowe zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi dotyczącymi podatku
dochodowego, podatku VAT oraz zasad prowadzenia rachunkowości. Ponadto Zasady
finansowania określają również sposoby postępowania przy rozliczaniu wydatków w walutach
obcych we wnioskach o płatność.
5)
Czy tablice multimedialne o wartości 5 100 zł przeznaczone do realizacji projektu jako
pomoc dydaktyczna powinno się zaksięgować w środkach trwałych, czy w pozostałych
środkach trwałych?
Polityka rachunkowości każdego podmiotu indywidualnie ustala zasady księgowania zakupów,
zgodnie z ustawą rachunkowości.
Jednocześnie należy zaznaczyć, że zgodnie z Zasadami finansowania PO KL z dnia
15 września 2008 r., cross-financingiem jest każdy zakup o wartości jednostkowej powyżej
350,00 zł, niezależnie od kwalifikowania danego zakupu jako środek trwały lub nie. W
przypadku Beneficjentów, którzy realizują projekt zgodnie z wcześniej obowiązującymi
Zasadami finansowania PO KL, do cross-financingu zalicza się zakup sprzętu wpisywanego na
ewidencję ilościowo-wartościową jednostki, a więc kwalifikowane jako sprzęt.
6)
Jeśli w kosztach pośrednich zaplanowane zostało wynagrodzenie dla dyrektora szkoły, czy
głównego księgowego- jaką umową i czy w ogóle potrzebna jest umowa?
Sposób wypłacania wynagrodzenia za pracę w ramach projektu (pełnienie funkcji
merytorycznej jako personel projektu) powinien być przedstawiony w metodologii wyliczania
kosztów pośrednich we wniosku o dofinansowanie projektu. Beneficjent powinien był oprzeć
się na dotychczasowym wynagrodzeniu dyrektora lub głównego księgowego wypłacanym na
podstawie umowy o pracę (finansowanie części etatu) lub na umowie cywilno – prawnej.
Nie może być to dodatkowe wynagrodzenia np. umowa zlecenie na księgowanie projektu. W
przypadku, gdy księgowy zatrudniony jest na umowę cywilno-prawną i jest to osoba
niezatrudniona na etacie u beneficjenta – wydatkiem w metodologii będzie cała kwota z umowy
cywilnoprawnej.
Jeżeli we wniosku o dofinansowanie projektu, Beneficjent zadeklarował rozliczanie kosztów
pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych
wydatków
- będzie to %
wynagrodzenia danej osoby w określonej jednostce założony we wniosku o dofinansowanie.
Jeżeli chodzi o koszty zarządu (zajmowanie się realizacją projektu ze względu na nadzór nad
jednostką, bez jednoczesnego pełnienia funkcji personelu w projekcie) ujęte w metodologii
koszty oparte mogą być wyłącznie o finansowanie części etatu danej osoby (wypłacanie
środków wynika z zakresu obowiązków tych osób).
7)
Zakup pomocy dydaktycznych został umieszczony na wniosku jako niepodlegający
zasadom cross-financingu. Nie będą one również ewidencjonowane w ewidencji środków
trwałych. Czy jeśli pojedyncze zakupy na fakturę VAT będą przekraczać kwotę 350 zł, to
czy zostaną one przez WUP zakwalifikowane jako cross- financing?
Zgodnie z najnowszymi zasadami finansowania PO KL, które obowiązują od 1 października
2008r. zostało jasno określone, iż wszystkie zakupy powyżej 350zł są traktowane jako crossfinancing.
Jednakże decyzje tej sprawie należy podjąć na podstawie Zasad finansowania wskazanych w
umowie o dofinansowanie projektu jako aktualnie obowiązujące.
8)
Co w przypadku, gdy kwota na wniosku o płatność przekroczy kwotę ujętą w budżecie
projektu (jak rozliczyć taką kwotę)?
Rozliczając poniesione wydatki Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków
kwalifikowalnych w ramach projektu wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie
projektu. Ponadto Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do
każdego zadania w budżecie projektu w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, przy czym
poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu, przedkładanym
na etapie wyboru projektu. Beneficjent jest bowiem rozliczany ze zrealizowanych zadań w
ramach projektu. Beneficjent powinien więc złożyć wniosek o płatność ze wskazaniem
wszystkich poniesionych wydatków.
Jednocześnie możliwe są zmiany w budżecie projektu, opisane w Zasadach finansowania PO
KL, które mogą spowodować podniesienie wydatków na dane zadanie. Postępowanie w takim
przypadku jest analogiczne, w razie konieczności IP poprosi o wyjaśnienia dotyczące
rozliczanego wniosku o płatność.
9)
Czy w ramach środków przeznaczonych na wynagrodzenie księgowej (ujętych w kosztach
pośrednich) można zatrudnić księgową szkoły w ramach projektu. Jeżeli TAK, to w jakiej
formie powinno być zatrudnienie (umowa- zlecenie czy pracy, a może w formie dodatku
lub nagrody)
Obowiązki księgowej w ramach projektu realizowanego przez Beneficjenta- będącego szkołą,
może pełnić księgowa szkoły. Środki kwalifikowane będą stanowić część wynagrodzenia
wynikającego z metodologii wyliczenia kosztów pośrednich na podstawie metodologii
wskazanej we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu lub mogą być wypłacane na
podstawie dodatkowej umowy cywilno-prawnej. Ewentualne dodatki lub nagrody wypłacane
wraz z wynagrodzeniem do umowy o pracę są kwalifikowalne, o ile stanowią dodatki
regulaminowe (szczegóły podają Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO
KL). Ponadto należy zaznaczyć, że umowy cywilno-prawne mogą być zawierane tylko z
osobami, które maja inny zakres czynności niż wynikający z umowy o pracę lub nie są
zatrudnione na umowę o pracę w danej jednostce. W kosztach pośrednich ujmujemy albo
metodologię wyliczając wynagrodzenie z dotychczasowego etatu księgowej, albo wyłącznie
umowę zlecenie.
10)
Czy księgowa w ramach projektu powinna tylko księgować wydatki, czy może również np.
sporządzać wnioski o płatność itp.?
Zadania dotyczące sporządzania wniosków o płatność realizowane są przez osoby zgodnie z
zakresem ich obowiązków wynikających z wniosku o dofinansowanie realizacji projektu oraz w
przypadku umowy o pracę również z zakresu obowiązków wynikających z tej umowy.
11)
Jeśli nie zgłosiliśmy środków niewygasających, bo nie powinno nam nic zostać a okaże się,
że nie wydamy np. 100 zł, to czy też zwracamy je do 15.01.2009? A w takiej sytuacji, co z
ta kwotą 100zł w dniu 31.12.2008?
- czy może zostać na koncie na rachunku wyodrębnionym i zwracamy ją dopiero w
styczniu?
- czy możemy ja zwrócić w dniu 31.12.2008?
Podmioty mają obowiązek zwracać środki niewykorzystane do 15 stycznia 2009 r. co oznacza,
że środki mogą być również zwrócone przed dniem 1 stycznia 2009 r.
12)
Czy można przenieść środki z kosztów pośrednich do cross- financingu (a w dodatku
cross- financing zbliża się do 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych), gdy koszty
pośrednie rozliczone są na podstawie rzeczywistych wydatków (faktur)?
Zasadniczo dopuszczalne są zmiany polegające na przesunięciach środków pomiędzy kosztami
pośrednimi a bezpośrednimi w momencie, gdy rozliczane są one na podstawie rzeczywistych
wydatków (nie jest to możliwe przy ryczałcie).
Nie można natomiast, zgodnie z Zasadami finansowania PO KL oraz zapisami umowy
o dofinansowanie projektu podnosić samodzielnie wartości wydatków w ramach crossfinancingu do wysokości wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu.
Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu wykazane powyżej dopuszczalnej łącznej
kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowane.
Należy zaznaczyć, że Beneficjenta obowiązuje wartość wydatków w ramach crossfinancingu a nie limit procentowy. Jednocześnie zaznaczyć należy, że każda zmiana w
projekcie jest możliwa na zasadach określonych w Zasadach finansowania PO KL (a więc z
odpowiednim zawiadomieniem IP o zmianie oraz uzyskaniem pisemnej zgody).
13)
Czy można przenieść środki z kosztów pośrednich (rozliczonych na podstawie
rzeczywistych wydatków ) na realizację innego:
- zadania projektu
- podzadania projektu
Wg znowelizowanych Zasad finansowania z 15 września 2008 r. w przypadku rozliczania
kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, zasady dotyczące
kosztów pośrednich są analogiczne jak w przypadku kosztów bezpośrednich. Możliwe jest
dokonywanie przesunięć środków między zadaniami a kosztami pośrednimi rozliczanymi na
podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, wówczas łączna wartość wymienionych
kosztów traktowana jest jak wartość zadania.
14)
Czy we wniosku o płatność należy wypisywać wszystkie występujące na fakturze nazwy
pozycji czy wystarczą same numery pozycji?
W załączniku nr 1 do wniosku o płatność (zestawienie dokumentów potwierdzających
poniesione wydatki objęte wnioskiem), Beneficjent powinien wskazać nazwę towaru lub usługi
występującą na fakturze. Jeżeli zakupy w ramach danej faktury dotyczą kilku zadań, na fakturze
należy ująć odpowiednio w ramach tych zadań wskazując nazwę towaru i usługi zakupionej w
ramach zadania i odpowiednią kwotą kwalifikowaną w ramach zadania. Nazwa powinna być
zgodna z budżetem projektu a nie nazwą towaru albo punktu z FV.
15)
Z otrzymanej transzy na poczet wydatków 01.09-30.11.2008 zaplanowano wydatki na
wynagrodzenie oraz podatek dochodowy od wynagrodzeń i składkę za okres IX-XI.
Transze należy rozliczyć do 8 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego tj. 10
XII 2008 obowiązek opłacenia składki ZUS oraz PIT powstaje w XII 2008. Czy można tę
kwotę wydatków niemożliwych do poniesienia w XI 2008 przenieść na XII 2008 i rozliczyć
w kolejnym wniosku składanym za XII 2008? Czy wymagana jest do tego osobna zgoda?
Nie jest wymagana osobna zgoda. W sytuacji gdy w danym okresie rozliczeniowy Beneficjent
nie przekazała składek ZUS oraz PIT może rozliczyć taki wydatek w następnym okresie
rozliczeniowym (w kolejnym wniosku o płatność).
16)
Na jaką kwotę należy wpisać w pozycji 2 pkt 10 – „wnioskowana kwota”, czy ma to być
cała kwota projektu czy kwota dofinansowania w danym roku np. 2008?
Wnioskowana kwota, to kwota która beneficjent chce otrzymać w ramach zaliczki na realizację
projektu w danym okresie, kwota powinna być zgodna z harmonogramem płatności z umowy o
dofinansowanie projektu.
17)
Opisy dokumentów finansowych - czy można zastosować załącznik papierowy do faktury,
na którym wypełniono wszystkie dane dotyczące ponoszenia wydatków?
Co do zasady, opisywanie lub nadruk opisu powinno być wykonane na odwrocie dokumentu
księgowego. W szczególnych przypadkach, w razie braku możliwości opisania dokumentu na
jego odwrocie, możliwe jest sporządzenie opisu na odrębnej kartce, w postaci załącznika do
dokumentu właściwego, na stałe z nim połączonego. Jeśli jest miejsce z przodu FV, część opisu
można się też tam umieścić. Na załączniku należy umieścić nazwę i numer dokumentu, do
którego załącznik jest sporządzony.
18)
Czy zestawienie dokumentów ujmować zadaniami czy tak, jak mamy księgowane?
Zestawienie dokumentów należy ujmować zgodnie ze wzorem, umieszczonym w Zasadach
finansowania PO KL (czyli w podziale na zadania). W sytuacji, gdy Beneficjent załącza wydruk
z komputerowego systemu księgowego projektu potwierdzony przez osoby upoważnione lub
poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię ewidencji księgowej projektu dokument ten
powinien spełniać wymogi określone w zasadach finansowania PO KL tj. powinien być
przedstawiony w podziale na zadania.
19)
Czy na materiałach promocyjnych, szkoleniowych, innych dokumentach zamieszczamy
logo WUP?
Obowiązkowymi logotypami jakie powinny się znaleźć na dokumentach związanych z
realizacją projektu są: logotyp PO KL oraz UE. Logotyp WUP nie jest obowiązkowy,
aczkolwiek istnieje możliwość jego zamieszczania. Ponadto wszelkie dokumenty dotyczące
realizacji projektu powinny zawierać jasne wskazanie na współfinansowanie publikacji przez
EFS. Informacje dotyczące oznaczania materiałów można znaleźć w Wytycznych dotyczących
oznaczania projektów w ramach PO KL.
20)
Czy wydatki można regulować gotówką, a nie przelewem, czy są takie, które gotówką
płacić nie można? Jak potwierdzać wydatki poniesione gotówką?
Generalnie co do zasady wszystkie wydatki powinny być wykonywane z wyodrębnionego
rachunku, ale dopuszczalne są płatności ponoszone gotówką. W przypadku płatności
gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o
równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np. „zapłacono gotówką” lub „forma płatności gotówka” lub z innymi dokumentami potwierdzającymi rozchód z kasy fiskalnej Beneficjenta.
W przypadku wypłat gotówkowych wyciąg bankowy zastępujemy raportem kasowym.
21)
Czy oprogramowanie komputera w kwocie 12 000 musi być księgowane jako środki
trwałe?
Sposób zarówno środków trwałych jak i wartości niematerialnych i prawnych reguluje polityka
rachunkowości każdego podmiotu, która indywidualnie ustala zasady księgowania zakupów,
zgodnie z ustawą o rachunkowości.
22)
Z czego płacimy nauczycielowi zastępującemu nauczyciela, który jest na zwolnieniu
lekarskim?
Wynagrodzenie pracownika, który jest na zwolnieniu jest finansowane ze środków z EFS (pod
warunkiem, że nie przekracza 33 dni kalendarzowych, zasiłek finansowany z ZUS – jest
niekwalifikowalny), natomiast wynagrodzenie osoby, która ją zastępuje jest sfinansowane ze
środków własnych podmiotu.
23)
Jeżeli projekt obejmuje okres 01.09.2008-31.05.2009 to kiedy składamy pierwszy wniosek
o płatność? Czy jest możliwość złożenia wniosku obejmującego okres 01.09.200831.12.2008?
Okres składania wniosku o płatność, również pierwszego wniosku o płatność, reguluje umowa
o dofinansowanie projektu oraz zasady finansowanie PO KL. Powyższa sytuacja nie jest
możliwa z uwagi na fakt, że jest to okres 4 miesięczny, a wnioski o płatność są składane nie
rzadziej, niż raz na 3 miesiące.
24)
Wzór opisu faktur nie zawiera rozdziału na paragrafy, zatem należy je umieszczać na
fakturach, czy nie jest to potrzebne?
Wzór opisu dokumentu księgowego jest uniwersalny do stosowania przez jednostki budżetowe i
nie budżetowe. Jeżeli odrębne przepisu nakazują jednostkom budżetowym umieszczać
klasyfikacje budżetową na dokumentach finansowych, to z punktu widzenia IP, nie ma
przeciwwskazań, aby to robić.
25)
Czy w przypadku wyniknięcia oszczędności dokonamy przesunięcia wewnątrz zadania
musimy się kierować również limitem 10% i czy przesunięcia możemy dokonać z crossfinancingu na zakup, który nie jest w ramach cross-financingu (tym samym zmniejszyć
wysokość cross-financingu)?
W przypadku konieczności dokonywania zmian w ramach zadania nie jest konieczne
uzyskiwanie zgody IP. Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do
każdego zadania w budżecie projektu w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, przy czym
poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu, przedkładanym
na etapie wyboru projektu. Beneficjent jest bowiem rozliczany ze zrealizowanych zadań w
ramach projektu. Jednocześnie należy zaznaczyć, że zmiany te podlegają weryfikacji zasadności
ich poniesienia podczas rozliczania wniosku o płatność. Należy zatem rozważyć w przypadkach
kontrowersyjnych zwrócenie się do IP z prośbą o zatwierdzenie tego typu zmian przed ich
dokonaniem, pomimo braku takiego obowiązku.
Zasady dokonywania zmian w projekcie regulują zapisy Wytycznych w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach PO KL.
Analogicznym zasadom podlegają wydatki przeznaczone na cross-financing, przy czym
niemożliwa do przekroczenia jest górna granica wydatków. – nie może zwiększyć wydatków na
zakupy w ramach cross-financingu, można ich natomiast nie wykorzystać w całości.
Jeżeli chcemy dokonać przesunięć pomiędzy zadaniami i np. w Zadaniu 1 mamy 1 000zł i
przesuniemy 100 zł na dwa zadania tj:
- zadanie 2 - 500zł- przesuniemy 50zł
- zadanie 3 - 500zł- przesuniemy 50zł
Czyli rozbijemy 10% z Zadania 1 na inne (kilka) zadań czy możemy tak zrobić?
Sytuacja taka jest dopuszczalna i prawidłowa.
26)
27)
Czy możemy rozliczyć koszty pośrednie (ryczałt) w ostatnim wniosku o płatność w całości?
(pomijając koszty pośrednie we wcześniejszych wnioskach o płatność).
Co do zasady we wniosku o płatność Beneficjent powinien rozliczać wszystkie poniesione
wydatki również w ramach kosztów pośrednich. Rozliczanie wydatków poniesionych w
okresach wcześniejszych nie rozliczonych dotychczas we wniosku o płatność nie jest możliwe.
28)
Czy do wniosku o płatność należy załączyć wyciąg z rachunku bankowego partnera?
Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL z dnia 15 września 2008 r., istnieje taki obowiązek jeżeli z rachunku bankowego partnera zostają ponoszone wydatki w ramach projektu – wynika
to ze wzoru umowy, zgodnie z którym Beneficjent zobowiązuje się do przedkładania wraz z
wnioskiem o płatność m.in. poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii wyciągów z
rachunków bankowych, potwierdzających wydatki objęte wnioskiem o płatność, za okres za
który składany jest wniosek o płatność. Należy zwrócić uwagę, że większość umów zgodnych z
wcześniej obowiązującymi Zasadami finansowania PO KL (które nie przewidywały tego
obowiązku) została aneksowana w tym zakresie.
Szczegóły dotyczące sposobu rozliczania projektu zależą od kształtu umowy partnerskiej, która
powinna jasno określić nie tylko zadania poszczególnych partnerów, ale również sposób
rozliczeń finansowych w partnerstwie.
29)
Załącznik nr 1 wniosku o płatność - kolumna „źródło finansowania”- jeśli wkład jest
przekazywany w formie finansowej (przelew JST na konto projektu) to w jaki sposób
wskazać jakiego dokumentu dotyczy?
Wniesienie wkładu finansowego własnego przez Beneficjenta w formie finansowej oznacza
również, że środki te zostaną przeznaczone na wydatki w ramach projektu. Beneficjent sam
decyduje, które wydatki pokrył środkami w ramach wkładu własnego. Środki w ramach wkładu
własnego należy rozliczać na tych samych zasadach jak ośrodki EFS (czyli można każdą fakturę
rozliczać proporcjonalnie lub wskazywać poszczególne wydatki jako pokryte z wkładu
własnego).
W kolumnie „źródło finansowania” należy wskazywać „JST” (zgodnie z Instrukcją wypełniania
WNP oznacza to wkład z budżetu jednostek samorządu terytorialnego), jeżeli dany wydatek jest
finansowany z wkładu własnego lub „BP”, jeżeli dany wydatek jest finansowany z dotacji
rozwojowej przekazanej przez WUP.
30)
Czy wkład własny można pokazać przy dowolnej fakturze (jest to wkład finansowy)?
Beneficjent sam decyduje, które wydatki pokrył środkami w ramach wkładu własnego
(pieniężnego). Środki w ramach wkładu własnego należy rozliczać na tych samych zasadach jak
ośrodki EFS, czyli można każdą fakturę rozliczać proporcjonalnie lub wskazywać poszczególne
wydatki jako pokryte z wkładu własnego.
31)
Kiedy dostępny będzie Generator Wniosków o płatność PO KL?
Generator wniosków o płatność dostępny jest na stronie WUP w Rzeszowie http://pokl.wuprzeszow.pl/ w zakładce „generatory wniosków”.
32)
Czy w kolumnie 4 tabela 4 „wniosku o płatność” należy ujmować kwoty tylko wtedy, gdy
wcześniejszy wniosek o płatność został zatwierdzony przez IP?
TAK
33)
Jeżeli na rynku nie ma jednostek, które mogłyby przeprowadzić specjalistyczne szkolenie,
jak należy postępować?
Na etapie przygotowania projektu Beneficjent powinien dokonać analizy dostępności szkoleń.
Jeżeli założone szkolenie nie może być zrealizowane należy niezwłocznie poinformować o tym
fakcie opiekuna projektu wyznaczonego z ramienia WUP (istnieje podejrzenie niezrealizowania
projektu zgodnie z założeniami ujętymi we wniosku).
34)
Jak rozliczyć dojazdy odbiorców wsparcia na szkolenie (koszty bezpośrednie) w razie
różnicy w kwocie założonej, a poniesionej. np. bilet dla jednej osoby kosztuje 4,5zł, a
natomiast bilet dla innej osoby kosztuje 8 zł, w sytuacji gdy założono 6zł na koszty
dojazdu.
Dojazdy rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków przy czym
Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w
budżecie projektu w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Poniesione wydatki nie muszą
być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu, przedkładanym na etapie wyboru projektu.
Beneficjent jest bowiem rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu.
35)
Jak należy rozliczać kwoty pośrednie czy według faktur, czy ryczałtem. Jeśli ryczałtem, to
czy należy gromadzić dokumenty?
Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL Beneficjent przedstawia zakładane koszty projektu
we wniosku o dofinansowanie projektu w formie budżetu zadaniowego tj. przedstawia podział
na:
- koszty bezpośrednie
- koszty pośrednie.
Beneficjent ma obowiązek przedstawienia w załączniku do wniosku o dofinansowanie projektu
uzasadnienia dla wykazanej we wniosku o dofinansowanie wartości kosztów pośrednich, które
zamierza w projekcie rozliczyć.
Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby:
ryczałtem;
na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym
udokumentowaniem wydatków).
W związku z powyższym sposób rozliczenia kosztów pośrednich wynika bezpośrednio z
wniosku o dofinansowanie.
Jeżeli Beneficjent zdecyduje się na rozliczenie kosztów pośrednich ryczałtem wtedy, zgodnie z
Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL oraz zgodnie z Zasadami
finansowania PO KL należy je traktować jako poniesione w momencie przeksięgowania z konta
projektowego na bieżące konto Beneficjenta.
W przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem, procentowy limit kosztów pośrednich
jest wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Limit ten jest podstawą do rozliczania
kosztów pośrednich we wnioskach o płatność w zależności od wysokości przedstawianych do
rozliczenia wydatków bezpośrednich, zgodnych z budżetem projektu i zasadami
kwalifikowalności w ramach programu.
Dokumenty księgowe dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie podlegają
wymogom ewidencyjnym dotyczącym dokumentacji projektu, muszą natomiast być
ewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi. Brak wymogu
ewidencjonowania w projekcie kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem oznacza, że wydatki
z nimi związane wykazane we wniosku o płatność nie podlegają kontroli na miejscu. Podczas
kontroli na miejscu możliwe jest zweryfikowanie prawidłowości metodologii wyliczania
kosztów pośrednich przedstawionej przez Beneficjenta na etapie wnioskowania o środki w
ramach PO KL (w szczególności, czy kwoty, w oparciu o które Beneficjent wyliczył koszty
pośrednie są rzeczywiste).
W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych
wydatków, zasady są analogiczne jak w przypadku rozliczania kosztów bezpośrednich, czyli
koszty pośrednie rozliczane są na podstawie dokumentów księgowych do wysokości łącznej
określonej w zatwierdzonym budżecie projektu.
Wydatki pośrednie są wykazywane w zestawieniu poniesionych wydatków załączanym do
wniosku o płatność ze wskazaniem szczegółowym dokumentów rozliczanych w danym wniosku
o płatność.
Zasady rozliczania kosztów pośrednich są opisane w Zasadach finansowania PO KL.
36)
Jeśli zbliża się okres rozliczeniowy, a nie wydatkowaliśmy 70% otrzymanej transzy, czy
składamy wniosek o płatność, czy czekamy np. kolejny miesiąc aż wydamy 70%?
Zatwierdzony wniosek o płatność rozliczający co najmniej 70% środków otrzymanych w
ramach dotacji rozwojowej jest podstawą do przekazania kolejnej transzy środków na
dofinansowanie projektu.
Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, Beneficjent zobowiązany jest do składania
wniosku o płatność zgodnie z harmonogramem płatności w terminie 10 dni roboczych od
zakończenia okresu rozliczeniowego, niezależnie od tego, czy wydatkował już 70% dotychczas
otrzymanych środków, czy nie.
Możliwe jest składanie przez Beneficjenta wniosków „cząstkowych” nie rozliczających 70%
środków, przy czym ich zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania środków dla
Beneficjenta.
37)
Na początku realizacji projektu poniesiono wydatki w ramach cross - financingu w pełnej
zakładanej w projekcie kwocie. Jeśli na końcu realizacji projektu okaże się że wydatki
bezpośrednie uległy zmniejszeniu i w związku z tym poniesione wydatki na cross financing przekraczają 10%, to czy należy tę różnicę sfinansować ze środków własnych
czy będzie to wydatek niekwalifikowany?
Beneficjent jest uprawniony do ponoszenia wydatków w ramach cross-financingu do wysokości
wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu.
Beneficjenta obowiązuje więc wartość wydatków w ramach cross-financingu, a nie limit
procentowy (wydatki te zostaną uznane za kwalifikowalne).
38)
Jeżeli po rozliczeniu projektu zmieniły się koszty bezpośrednie czy należy automatycznie
zmniejszyć kwoty pośrednie (rozliczane ryczałtowo) do wysokości określonego %
wydatków bezpośrednich. Czy koszty pośrednie pozostają w określonej we wniosku
wysokości?
W przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem, procentowy limit kosztów pośrednich
wskazany jest w umowie o dofinansowanie projektu. Limit ten jest podstawą do rozliczania
kosztów pośrednich we wnioskach o płatność w zależności od wysokości przedstawianych do
rozliczania wydatków bezpośrednich, zgodnych z budżetem projektu i zasadom
kwalifikowalności w ramach programu.
Wszelkie redukcje kosztów bezpośrednich mają wpływ na ryczałtową kwotę kosztów
pośrednich. W sytuacji pomniejszenia się sumy kosztów bezpośrednich należy więc
automatycznie zmniejszyć również kwotę kosztów pośrednich do wysokości % określonego we
wniosku o dofinansowanie projektu.
39)
Rozliczając w tym roku ostatnia transzę koszty pośrednie na pewno będą większe, niż jest
założone w budżecie na ten rok, ponieważ budżecie jest to procent kosztów pośrednich na
ten rok jak mamy to rozliczyć?
Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL nie jest możliwe, aby koszty pośrednie były wyższe
od zakładanych w projekcie. Ponieważ w przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem
procent kosztów pośrednich liczony jest od wartości kosztów bezpośrednich całego projektu.
Beneficjent dokonuje przeksięgowania odpowiedniej (obliczonej jako % kosztów pośrednich
określony w umowie o dofinansowanie przemnożonej przez wartość wydatków bezpośrednich
rozliczanych w danym wniosku o płatność) wysokości wydatków pośrednich oraz refundacji
odpowiedniej kwoty z rachunku projektu na bieżąco w odniesieniu do poniesionych wydatków
np. po zakończeniu pełnego miesiąca kalendarzowego lub innego przyjętego okresu
rozliczeniowego. Niemniej jednak, jeżeli z zatwierdzenia wniosku o płatność przez IP będzie
wynikało, że wartość kosztów pośrednich, które mogą być rozliczone jest niższa niż faktyczna
kwota przeksięgowana przez beneficjenta, należy dokonać odpowiedniego zwrotu środków na
rachunek projektu.
Należy pamiętać, że wszelkie redukcje kosztów bezpośrednich (np. w związku z korektami
finansowymi) mają wpływ na ryczałtową kwotę kosztów pośrednich.
40)
Czy JST (gmina) ma obowiązek wykazać i zwrócić uzyskane odsetki od środków na
rachunku bankowych - w umowie nie podano w tym punkcie numeru konta UP?
Odsetki narosłe na rachunkach bankowych, zgodnie z ustawą z dnia 13 listopada 2003 r. o
dochodach jednostek samorządu terytorialnego stanowią dochód JST (gminy) i nie są zwracane.
Nie należy ich również wykazywać we wniosku o płatność.
41)
W tabeli nr 1 wniosku o płatność – jeżeli rozliczamy się ryczałtem, a opłaty za media za
miesiąc grudzień (koszty pośrednie) zostaną zapłacone w styczniu, to czy w tej tabeli
mamy wykazać te środki?
W przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem wydatki pośrednie nie są w ogóle
wskazywane w załączniku nr 1.
Jednocześnie ogólną zasadą jest, że zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie
wydatków w załączniku nr 1 do wniosku o płatność powinno obejmować tylko faktycznie
poniesione wydatki (dokonane płatności) objęte danym wnioskiem.
42)
Czy możliwe są przesunięcia w wydatków dot. cross- financingu?
W budżecie:
- notebook 3 500zł
- drukarka 2 000 zł
Czy możliwe i prawidłowe jest rozliczenie
- notebook 3 000zł
- drukarka 2 500 zł = następuje przeniesienie 500 zł
Jeżeli zakupy notebooka i drukarki odbywają się w ramach jednego zadania powyższe
przesunięcie jest dopuszczalne.
43)
Czy środki na pokrycie wkładu własnego należy przelewać na rachunek bankowy
projektu? Szczególnie, czy trzeba to robić jeśli we wniosku oznaczono że wkład własny to
będą wszystkie koszty pośrednie?
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu, z wyodrębnionego rachunku
bankowego projektu powinny być, o ile to możliwe, ponoszone wszystkie płatności. Z zasady
więc pełna wartość projektu, wraz z wkładem własny powinna przepływać przez wyodrębnione
konto projektowe, niezależnie od tego, które z wydatków budżetowych finansowane są z
wkładu własnego.
W razie uzasadnionego dokonywania płatności z konta bieżącego Beneficjenta, a nie z konta
projektowego – należy do wniosku o płatność załączyć wyciąg z rachunku bieżącego
Beneficjenta.
44)
Z jakiego rachunku bankowego opłacać faktury za prąd, jeśli zgodnie z umową
rozliczamy koszty pośrednie na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków.
Szczególnie ma to znaczenie jeśli na własne potrzeby firmy rozliczamy 95% faktury, a do
projektu księgujemy 5% faktury?
Beneficjent może fakturę płacić zgodnie ze swoją wolą:
albo od razu rozdzielić koszt na odpowiedni procent i zapłacić odpowiednio 5% z rachunku
projektu i 95% z bieżącego.
albo całość zapłacić z rachunku bieżącego, a następnie zrefundować proporcjonalnie poniesiony
wydatek w ramach projektu z konta projektu. Należy przy tym pamiętać, aby dokonać
powyższego rozdzielenia w jednym dniu.
W drugim przypadku do wniosku o płatność należy załączyć wyciąg z rachunku bieżącego.
45)
Skąd mamy wziąć środki na realizację projektu w styczniu każdego roku, skoro WUP
zgodnie z prawem ma czas do końca stycznia by nam przelać te środki? Czy należy wziąć
kredyt, czy raczej można aneksować umowę i przesunąć realizację projektu?
Propozycja aneksowania umowy jest bezzasadna. Beneficjent powinien zabezpieczyć środki na
realizację projektu. Dopuszczalne jest kredytowanie, jednak koszty kredytu nie są wydatkiem
kwalifikowanym w ramach projektu. Ewentualnie należy zaplanować realizację projektu w taki
sposób, aby w okresie, w którym nie będą dostępne środki dotacji na realizację projektu
(pierwsze tygodnie stycznia) nie realizować większych płatności, natomiast pozostałe wydatki –
ponosić z rachunku bieżącego firmy, a następnie po otrzymaniu środków, zrefundować z
rachunku projektu.
46)
Czy na przelew zwrotny środków niewygasających trzeba składać dodatkowy wniosek o
płatność? Chodzi o środki przelane do WUP 14 listopada
Przelewy środków niewygasających na konta Beneficjentów dokonywane będą bez
dodatkowych formalności.
47)
Co wpisujemy w załączniku numer 1 do wniosku w ostatniej kolumnie „źródło
finansowania”?
Gdy wydatek poniesiony jest z dotacji rozwojowej – wpisujemy „BP” (budżet państwa), gdy
poniesiony jest w ramach wkładu własnego – należy określić źródło (w przypadku wkładu
własnego pochodzącego z budżetu JST – „JST”). Zasady te opisane są w Instrukcji wypełniania
wniosku o płatność.
48)
Okres realizacji projektu we wniosku – data rzeczywistego zakończenia projektu, czy
finansowego?
Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu okres realizacji
projektu jest okresem realizacji zarówno rzeczowym, jak i finansowym. Końcowa data
realizacji projektu nie musi uwzględniać czasu na złożenie wniosku o płatność końcową i
finalne rozliczenie projektu – Beneficjent od zakończenia realizacji projektu (końcowej daty
realizacji) ma 30 dni na złożenie do IP końcowego wniosku o płatność i do tego czasu może
realizować płatności, o ile wynikają one ze zobowiązań związanych z realizacją projektu w
określonym w umowie terminie.
49)
Co jeśli faktura za miesiąc poprzedni przychodzi w 15-tym dniu kolejnego miesiąca - w
jaki sposób uregulować tę płatność?
We wniosku o płatność ujmowane są wydatki faktycznie poniesione w okresie rozliczeniowym,
którego dotyczy wniosek. W związku z tym, jeżeli faktura dotyczy zadania zrealizowanego w
poprzednim okresie rozliczeniowym, a zapłacona została później, należy ją ująć w tym okresie
rozliczeniowym, w którym został poniesiony wydatek (faktura została opłacona).
50)
Czy wynagrodzenie chorobowe kierownika projektu jest wydatkiem kwalifikowanym?
Wynagrodzenie chorobowe kierownika projektu jest wydatkiem kwalifikowanym w projekcie.
(pod warunkiem, że nie przekracza 33 dni kalendarzowych, zasiłek finansowany z ZUS – jest
niekwalifikowalny)
51)
Co w przypadku, gdy niezdolność do pracy kierownika projektu przedłuża się (np. ciąża).
Czy wówczas należy ustanowić np. zastępstwo?
Beneficjent zobowiązany jest zapewnić ciągłość realizacji projektu, w związku z tym należy
ustanowić zastępstwo w przypadku przedłużającej się niezdolności do pracy kierownika
projektu, jednak koszty wynagrodzenia osoby zastępującej nie będą wydatkiem
kwalifikowanym. W przypadku, gdy beneficjent wie, że pracownik nie powróci na swoje
stanowisko, powinien wprowadzić zmianę osoby pełniącej funkcję w projekcie. Zmiana musi
być zaakceptowana przez IP.
52)
Czy w przypadku rozliczenia kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych
wydatków, płatność zostaje poniesiona wprost z rachunku projektu, czy dokonujemy
zapłaty z rachunku naszego, a później refundujemy z rachunku projektu?
Zasadniczo, jeżeli nie ma przeszkód, aby dokonywać płatności bezpośrednio z rachunku
projektu – dokonujemy płatności z rachunku projektu.
Istnieje również możliwość opłacenia całości z rachunku bieżącego, a następnie zrefundowania
poniesionego wydatku w ramach projektu z konta projektu. Należy przy tym pamiętać, aby
dokonać powyższego rozdzielenia w jednym dniu. W takim przypadku do wniosku o płatność
należy załączyć wyciąg z rachunku bieżącego Beneficjenta.
53)
Jak należy dokumentować rezultaty miękkie (jakościowe)?
Przykładowe sposoby mierzenia i dokumentowania rezultatów miękkich:
- dzienniki osobistego rozwoju prowadzone przez uczestników,
- dokumentacja doradcza,
- dokumentacja szkoleniowa (wyniki testów i egzaminów, obserwacje prowadzących)
- testy psychologiczne,
- kwestionariusze i ankiety,
- wywiady i rozmowy rejestrowane,
- pre- i post-testy (diagnoza poziomu początkowego, a następnie postępów Beneficjenta w
zwiększaniu jego umiejętności),
Należy jednak podkreślić, że osiągane rezultaty różnią się w zależności od specyfiki projektu.
Przykłady rezultatów miękkich wskazane są w dokumentacji konkursowej. Sposób ich pomiaru
zależy od Beneficjenta i powinien być określony we wniosku o dofinansowanie projektu.
Instytucja Pośrednicząca nie narzuca sposobów mierzenia rezultatów.
54)
W kosztach pośrednich jest wynagrodzenie dyrektora finansowego:
4 200 x 20% = 840 w projekcie
Czy konieczne jest dokumentowanie wynagrodzenia w kwocie 4 200 zł (dokumentami
wyciąg bankowy), jeśli w projekcie rozliczanym jest tylko 840 zł?
Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby:
- ryczałtem,
- na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym
udokumentowaniem wydatków).
W związku z tym, jeżeli wynagrodzenie dyrektora rozliczane jest ryczałtowo – dokumentem
potwierdzającym poniesienie wydatku jest przelew bankowy potwierdzający refundację całości
kosztów pośrednich z rachunku projektu.
Jeżeli natomiast wynagrodzenie dyrektora rozliczane jest na podstawie rzeczywiście
poniesionych wydatków – dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków jest lista płac.
Wynagrodzenie to (20% wynagrodzenia) powinno, o ile jest to możliwe zostać wypłacone z
konta projektowego. Istnieje również możliwość opłacenia całości z rachunku bieżącego, a
następnie zrefundowania poniesionego wydatku w ramach projektu z konta projektu. Należy
przy tym pamiętać, aby dokonać powyższego rozdzielenia w jednym dniu. W takim przypadku
do wniosku o płatność należy załączyć wyciąg z rachunku bieżącego Beneficjenta.
55)
Jak dokument powinien być opisany (opieczętowany) w przypadku składek ZUS
pracodawcy? Składki te naliczone są dowodem poleceniem księgowania i połączona jest
kserokopia DRA.
Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL, dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki
są faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z
dokumentami zapłaty. Nie mogą być to kserokopie dokumentów potwierdzających poniesienie
wydatków.
Potwierdzeniem zapłaty składek ZUS jest deklaracja DRA wraz z wyciągiem bankowym
dokumentującym przelew odpowiedniej kwoty na rachunek ZUS.
Dokument powinien być opisany w taki sposób, aby widoczny był związek z projektem,
zgodnie z obowiązującymi wzorami opisu dokumentów księgowych znajdujących się na stronie
internetowej http://pokl.wup-rzeszow.pl/ w zakładce Dokumenty do pobrania.
56)
Jakie dokumenty kwalifikacyjne powinna mieć osoba zaangażowana do projektu np.
nauczyciel do zajęć wyrównawczych z języka angielskiego, nauczyciel innych
przedmiotów?
Wymagania dotyczące osób zaangażowanych w projekcie (nauczyciel) powinny być określone
we wniosku o dofinansowanie projektu oraz zgodne z przepisami krajowymi. IP nie narzuca
dodatkowych wymagań.
57)
Mamy jeszcze niepodpisana umowę. Projekt realizujemy od 1.10 2008r. wydatkujemy
środki. Co z wydatkami niewygasającymi? Do 24.10 2008r. nie przekazaliśmy informacji
ponieważ nie mamy umowy
Kwestie związane ze środkami niewygasającymi zostały rozwiązane w każdym z projektów
indywidualnie. W przypadku projektów, których umowy nie są jeszcze podpisane,
harmonogramy płatności „zamykają się” w roku kalendarzowym (suma środków wypłacanych
przez IP i wydatkowanych przez Beneficjenta bilansuje się do zera) – w związku z czym w
projektach tych problem środków niewygasających nie istnieje (środki nie będą przenoszone na
kolejny rok budżetowy). W razie niezgodności w konkretnych przypadkach w tym zakresie –
prosimy o kontakt z opiekunem projektu.
58)
Czy adaptacją może być zmiana przeznaczenia pomieszczenia (kantorek przy sali na biuro
projektu), co związane jest z wykuciem otworu drzwiowego z drzwiami i oknami
wewnątrz?
Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL – taki wydatek nie może być kwalifikowany.
Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie
wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań w ramach
PO KL. Zasadniczo powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu.
Cross-financing powinien być ponadto powiązany wprost z głównymi zadaniami
realizowanymi w ramach danego projektu. Wydatki w ramach cross-financingu oraz ich
uzasadnienie, Beneficjent przedstawia we wniosku o dofinansowanie projektu, który jest
następnie oceniany przez KOP.
59)
W jakim szyku należy układać kserokopie dowodów księgowych potwierdzających
wydatki projektu przechowywane w instytucji realizującej projekt?
Potwierdzeniem poniesienia wydatków są oryginały dowodów księgowych (nie zaś ich
kserokopie) odpowiednio opisane i zaksięgowane. Podczas kontroli na miejscu sprawdzeniu
zostaną poddane tylko oryginały losowo wybranych dowodów, zatem Beneficjent powinien
ułożyć je w sposób pozwalający na bezpośredni do nich dostęp. Natomiast dokumentacja
projektu merytorycznie przedstawiająca przebieg realizacji projektu powinna być opisana oraz
posiadać odpowiednie oznaczenia graficzne zaś uszeregowanie dokumentów powinno pozwalać
na weryfikację stanu zaawansowania realizacji zadań zakładanych w projekcie w dowolnej
chwili.
60)
Kto ma wypełniać karty pracy
– osoby zatrudnione na umowę o pracę?
– osoby zatrudnione na umowę cywilno - prawną?
– trenerzy?
Każda z wymienionych osób potencjalnie powinna wypełniać kartę czasu pracy lub zestawienie
godzin przepracowanych. Kata czasu pracy lub zestawienie godzin przepracowanych
sporządzane jest w celu udokumentowania pracy wykonanej na rzecz projektu zgodnie z
zawartą umową. Pytanie jest zbyt ogólnie sformułowane, dlatego też nie można jednoznacznie
wykluczyć żadnej z wyżej wymienionych osób. Jedynie personel zatrudniony w pełnym
wymiarze czasu pracy na rzecz projektu na umowę o pracę nie musi wypełniać karty czasu
pracy.
61)
Faktury zarchiwizowane elektronicznie – bark papierowej – czy uznana zostanie
kwalifikowalność wydatków (można wtedy zdobyć duplikat)?
Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 w punkcie 3.1.3.
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków określają wymogi co do dowodów
księgowych potwierdzających wydatki poniesione w ramach realizowanych przez Beneficjenta
projektów. Ponadto Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie
wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz
udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z
2005 r., Nr 133, poz. 1119) określa zasady obowiązujące faktury elektroniczne. Beneficjent
powinien posiadać odpowiednie zapisy dotyczące faktur elektronicznych w swojej polityce
rachunkowości zgodne z obowiązującymi przepisami prawa w tej kwestii. Jeżeli proces
wystawiania, przesyłania oraz archiwizacji faktur elektronicznych u Beneficjenta będzie
spełniał powyższe wymogi, w chwili obecnej nie ma przeciwwskazań by wydatki w ten sposób
poniesione w ramach projektu uznane były przez IP za niekwalifikowalne. W przypadku faktur
elektronicznych należy zwrócić również uwagę na interpretację indywidualną dyrektora Izby
Skarbowej z Bydgoszczy z dnia 29 sierpnia 2008 r. (nr ITPP3 / 443-158/08/ZG), która mówi że
„… nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą przekazano
kontrahentowi w formie papierowej. Przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli
przechowywać dokumenty – kopie faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej w
postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby.
Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur
korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych
dokumentów. Ponadto nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego,
w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie
faktur byłyby przechowywane na zasadach właściwych dla faktur elektronicznych.”
62)
Jakie dokumenty są potrzebne do powiedzenia wyliczenia metodologii kosztów pośrednich
podczas kontroli na miejscu realizacji projektu?
Beneficjent w trakcie opracowywania i szacowania budżetu projektu przeprowadzanych na
podstawie urealnionych poprzednich okresów rozliczeniowych dokonuje wyliczenia
przewidywanych kosztów pośrednich. Wszystkie dokumenty użyte do oszacowania
przewidywanych kosztów pośrednich mogą być przedmiotem kontroli na miejscu (w zależności
od specyfiki danej metodologii).
63)
Jak wypełnić ”miesięczną kartę czasu pracy”, jeśli w projekcie nie wpisano ani godzin
pracy ani części etatu (- asystent ds. finansowych)?
Karta czasu pracy lub zestawienie godzin przepracowanych sporządzane jest w celu
udokumentowania pracy wykonanej na rzecz projektu zgodnie z zawartą umową. Dlatego też w
pierwszej kolejności należy zweryfikować zapisy umowy i w oparciu o nie ustalić, czy karta
czasu pracy jest konieczna, a jeżeli tak – to jaką formę potwierdzenia wykonania pracy będzie
zawierała.
64)
Jak prawidłowo dokumentować podróże służbowe, czy na druku delegacji powinno być
potwierdzenie (pieczątka)?
W świetle obowiązujących przepisów nie ma wymogu potwierdzania podróży służbowych
personelu, co również dotyczy delegacji związanych z realizacją projektu.
Polecenie wyjazdu służbowego ( delegacja) – osoba zatrudniona na umowę o pracę
Rachunki – osoba zatrudniona na umowę cywilnoprawną
Faktury VAT – współwłaściciele, przejazd samochodem służbowym (przy czym należy
pamiętać o kwocie VAT w kolumnie 10 zestawienia wydatków).
65)
Czy należy sporządzić protokół z podróży służbowej?
Generalnie z punktu widzenia realizacji projektu nie jest wymagany protokół z podróży
służbowej. Niemniej jednak protokół taki może stanowić potwierdzenie wykonania zadań
zleconych podczas podróży służbowej. Ponadto wymóg taki mogą narzucać ustalenia
wewnętrzne w jednostce (regulamin pracy lub inny dokument wewnętrzny), które również
dotyczą dokumentowania w ramach realizowanych projektów.
66)
Czy dokumenty zakupu towarów do projektu (faktur, rachunki) powinny zawierać jakoś
opis o współfinansowaniu itp. czy tylko ten, dotyczący sposobu rozliczenia zgodny z
podanym wzorem?
Potwierdzeniem poniesienia wydatków są oryginały dowodów księgowych i tylko te dowody
powinny zawierać odpowiedni opis dostępny na stronie internetowej Wojewódzkiego Urzędu
Pracy w Rzeszowie.
67)
Dot. Działania 9.2 założono, że wkład własny do projektu stanowią:
Wynagrodzenie kadry szkolącej (nauczycieli) (np. umowa o pracę, umowa-zlecenie). Jak
udokumentować poniesienie tego wkładu: umową, listą płac, rachunkiem oraz czy jest
wymagana karta czasu pracy?
Dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków z tytułu wynagrodzenia personelu
zatrudnionego w projekcie z tytułu umowy o pracę jest lista płac, natomiast z tytułu umów
cywilno- prawnych – rachunek do umowy. Karta czasu pracy sporządzana jest w celu
udokumentowania pracy wykonanej na rzecz projektu zgodnie z zawartą umową. Dlatego też w
pierwszej kolejności należy zweryfikować zapisy umowy i w oparciu o nie ustalić, czy karta
czasu pracy jest konieczna, a jeżeli tak – to jaką formę potwierdzenia wykonania pracy będzie
zawierała.
68)
Dot. Załącznika nr 1 przy zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki
objęte wnioskiem w kolumnie numer księgowy (ewidencyjny) wpisujemy w przypadku
ZUS-u:
Numer wyciągu bankowego czy DRA deklaracji zusowskiej?
i podobna sytuacja przy płatności za faktury to należy ująć:
numer faktury czy numer wyciągu księgowego?
W kolumnie nr 2 (numer księgowy lub ewidencyjny) wpisujemy numer nadany przez osobę
prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe.
W przypadku deklaracji DRA wpisujemy „nie dotyczy”, ponieważ DRA nie księgujemy.
69)
Na realizację projektu założyliśmy subkonto środkami z rachunku podstawowego (I
transza wpłynęła po 3 miesiącach od rozpoczęcia realizacji projektu) zatem w jakiej
wysokości odsetki należy zwrócić? Kto pokryje straty poniesione przez stowarzyszenie z
powodu opóźnienia podpisania umowy i przekazania I transzy?
Wydatki poniesione od momentu rozpoczęcia realizacji projektu do otrzymania I transzy dotacji
należy zrefundować z konta projektu pod warunkiem, że zostały one ujęte we wniosku o
dofinansowanie projektu. Okres kwalifikowalności wydatków został określony w umowie o
dofinansowanie projektu, natomiast do momentu jej podpisania Beneficjent ponosi wydatki z
rachunku bieżącego na własne ryzyko.
Należy zwrócić wyłącznie odsetki narosłe od dotacji rozwojowej na rachunku projektu.
70)
W ramach działalności statutowej stowarzyszenia realizujemy projekt z Działania 9.1.1
(dotychczas nie prowadzona była działalność oświatowa). Jaką mamy stosować
klasyfikację budżetową (dział, rozdział, paragrafy)?
Stowarzyszenie nie jest jednostką sektora finansów publicznych i nie jest zobligowane do
stosowania klasyfikacji budżetowej.
71)
Czy należy ściśle „trzymać się” kwot wydatków miesięcznych (koszty pośrednie rozliczane
na podstawie rzeczywistych wydatków)
Np. materiały biurowe
5 m-cy x 400 zł/mc = 2 000zł w projekcie
Czy musimy kupić za 500 zł a potem za 300zł by ogólna kwota zakupu materiałów
biurowych wyniosła 2 000zł?
Zasady rozliczania kosztów pośrednich na podstawie poniesionych wydatków są analogiczne,
jak w przypadku kosztów bezpośrednich. Beneficjent rozlicza wydatki pośrednie na podstawie
dokumentów księgowych do wysokości łącznej określonej w zatwierdzonym budżecie projektu
(bez konieczności zachowania wydatków w kwotach podanych jako średnie dla miesiąca).
72)
Jeśli sporządzamy wniosek o płatność za okres od 01.09.2008- 31.10.2008 i wnioskujemy o
kolejne transze tj. 10 000zł jak wypełniamy pkt.10. harmonogram na kolejne okresy
rozliczeniowe? Następny okres rozliczeniowy to 31.12.2008 i planujemy wydać 5 000 co
wpisujemy w kolumnie 3, czy kwotę o którą wnioskujemy obecnym wnioskiem czyli 10 000
czy kwotę, o którą zamierzamy wnioskować kolejnym wnioskiem o płatność?
W punkcie 10 wniosku Beneficjenta o płatność wpisujemy wartości, jakie planuje wykazać we
wnioskach o płatność składanych w kolejnych okresach rozliczeniowych i latach, aż do
zakończenia realizacji projektu. W kolumnie 3 Planowana kwota wnioskowana należy wskazać
kwotę planowaną w kolejnym okresie rozliczeniowym, zgodnie z harmonogramem płatności
załączonym do umowy o dofinansowanie projektu (lub zatwierdzonym poprzednim wnioskiem
o płatność).
W ww. przypadku w punkcie 10 wpisujemy planowaną rozliczaną kwotę czyli 5000 zł, a jako
wnioskowaną - kwotę, którą beneficjent chce otrzymać, zgodnie z harmonogramem płatności z
umowy o dofinansowanie projektu.
73)
Projekt w ramach Działania 9.1.1 realizowany jest jako partnerskie przedsięwzięcie
dwóch organizacji pozarządowych - partner projektu jest organem prowadzącym punkt
przedszkolny utworzony w ramach projektu. Gmina przekaże wkład JST w formie
finansowej (przelew na konto). Czy może przekazać te środki na wyodrębnione konto
partnera projektu?
Wszystkie środki, które stanowią finansowanie projektu (w tym współfinansowanie pochodzące
z wkładu własnego JST) powinny być wpłacone na wyodrębniony rachunek bankowy projektu
prowadzony przez lidera. Z tego konta przekazywane są środki na realizację projektu dla
partnerów (zgodnie z zapisami umowy, wszystkie płatności dokonywane w związku z realizacją
niniejszej umowy, pomiędzy Beneficjentem a Partnerem bądź pomiędzy Partnerami, powinny
być dokonywane za pośrednictwem rachunku bankowego, o którym mowa w ust. 7 [rachunek
bankowy lidera wyodrębniony na potrzeby projektu], pod rygorem nieuznania poniesionych
wydatków za kwalifikowalne). Po przesłaniu środków na rachunek partnera, może on ponosić
wydatki, które następnie rozliczane są wspólnym wnioskiem o płatność składanym do IP przez
lidera. Sytuacja opisana w pytaniu jest więc w pełni możliwa.
Jednocześnie zaznaczyć należy, że kształt przepływów finansowych pomiędzy liderem projektu
a jego partnerami nie jest narzucany w PO KL, ale wynika z umowy partnerskiej (rozwiązania
dotyczące wypłacania środków w formie zaliczki/jako refundacji wydatków itp.).
74)
Czy przy zmianach przy cross- financingu stawka VAT musi wynosić 0 w jaki sposób
uzasadnić kwalifikowalność takiej stawki?
W momencie, kiedy w ramach danego projektu (zgodnie z deklaracją Wnioskodawcy) VAT jest
kwalifikowalny, uznaje się, że poszczególne wydatki w ramach budżetu każdorazowo zawierają
VAT, w stawce, która wynika z przepisów krajowych. Jeżeli dochodzi do przesunięć pomiędzy
pozycjami budżetowymi, należy w takim przypadku rozumieć, że przesuwane kwoty są
kwotami brutto. Nie jest jednocześnie przeszkodą, jeżeli przy przesuwaniu tych kwot dojdzie do
zmiany stawki VAT (w związku z czym zmianie ulegnie kwota netto wypłacana w ramach
projektu).
Wydatki powinny być ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w związku z czym istnieją
sytuacje, w których stawka VAT wynosi 0. W momencie przygotowania wniosku o
dofinansowanie projektu w załączniku „Szczegółowy budżet projektu” można zawrzeć
informacje nt. możliwości dokonania zakupów przy zerowej stawce VAT (w związku z czym
pozycja budżetowa równa się w tym przypadku kwocie netto). W razie braku takiej informacji
we wniosku lub w korespondencji z IP (np. pismo z prośbą o akceptację zmian we wniosku),
niejasności na ten temat powinny zostać wyjaśnione przy rozliczaniu wniosku o płatność.
75)
Jeżeli projekt miał być realizowany od czerwca, a umowa była podpisana w październiku i
nie było wydatków, nie było postępu w projekcie, to wniosek o płatność ma być składany
jeżeli okres realizacji ma być przesunięty aneksem do umowy.
Zasadniczo wniosek o płatność (WNP) powinien być składany maksymalnie co 3 miesiące
realizacji projektu, nawet jeżeli w tym czasie nie były realizowane żadne płatności.
W związku z tym, że w celu przygotowania WNP konieczne jest podpisanie umowy (WNP
zawiera m.in. informacje o jej numerze) – przyjęto, że w sytuacji, gdy realizacja projektu
rozpoczęła się przed podpisaniem umowy i jednocześnie termin na złożenie WNP upływa
przed podpisaniem umowy, WNP nie jest składany w wynikającym z ogólnych zasad
terminie, ale termin złożenia WNP przesuwany jest na 10 dni roboczych od dnia
podpisania umowy o dofinansowanie projektu.
Jeżeli jednocześnie Beneficjent zwróci się z prośbą o zmianę terminu realizacji projektu i
zmiana ta zostanie zaakceptowana – składanie WNP powinno być adekwatne do nowego
terminu realizacji projektu, w związku z czym nie ma potrzeby składania WNP za miesiące, w
którym projekt nie był realizowany.
76)
Jakie dane powinny znaleźć się na liście Beneficjentów ostatecznych (odbiorców wsparcia)
w przypadku dzieci poniżej 12 roku życia (nie podlegających pod PEFS).
Zgodnie z decyzją IZ (pismo DZF-I-8080-46-TB/08/8565 z 20 sierpnia 2008 r.), pełne dane
osobowe zgodnie z formularzem PEFS zbierane są i przekazywane w odniesieniu do
uczestników projektu, którzy rozpoczęli edukację przynajmniej na poziomie pierwszej klasy
gimnazjum. Od dzieci poniżej tego wieku nie są zbierane pełne dane osobowe. W celu
monitorowania realizacji projektu wystarczające jest w związku z tym prowadzenie imiennej
listy (imię i nazwisko) uczestników projektu.
77)
Nasz projekt (nr 203) rozpoczął realizację od 04.08.2008r. Umowa została podpisana
24.10.2008r., ale pieniądze jeszcze nie wpłynęły. Pierwszy wniosek o płatność musimy
założyć za okres 04.2008-31.10.2008. W związku z brakiem pieniędzy nie mogliśmy ponieść
wydatków. Mamy rachunki z października, ale nie wiążą się z płatnościami, bo są one z
przedłużoną płatnością. Jak ma wyglądać wniosek o płatność . Czy tylko sprawozdanie?
Wniosek o płatność (WNP) powinien być wypełniany zgodnie z Instrukcją. We WNP
wskazywane są te wydatki, które zostały poniesione w projekcie (dokonano płatności) –
niezależnie od źródeł, z których pochodziły środki na te płatności.
W sytuacji opisanej w pytaniu, we WNP nie są wskazywane informacje nt. wydatków,
ponieważ ich nie było, ale nie zmienia to faktu, że WNP jest wypełniany w całości, zgodnie z
Instrukcją. Gdyby jednak w projekcie dokonano płatności ze środków innych niż dotacja, w
celu późniejszego ich zrefundowania, wydatki te byłyby pokazywane we WNP.
78)
Czy przy rozliczaniu kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych
wydatków można rozliczyć koszty obsługi księgowej ponoszone przez inną jednostkę, niż
ta która realizuje projekt? W naszej Gminie będzie realizowany projekt - prowadzenie
zajęć pozalekcyjnych w jednym Zespole Szkół. Obsługą finansowo- księgową szkół,
przedszkoli w naszej gminie zajmuje się odrębna jednostka budżetowa Zespół
Ekonomiczno - Administracyjny Szkół i Przedszkoli. I to ona ponosi wydatki z tytułu
zatrudnienia księgowych. Jaka w takim przypadku będzie metodologia wyliczenia kosztu
pośredniego – obsługi księgowej?
W związku z różnymi rozwiązaniami dotyczącymi przepływów finansowych w jednostkach
samorządu terytorialnego, umowa o dofinansowanie projektu każdorazowo przygotowywana
jest w porozumieniu z Beneficjentem i uwzględnia założenia tej polityki. W sytuacji, gdy
rozliczenia finansowe jednostki składającej wniosek dokonywane są w instytucji takiej, jak
ZEAS – informacja na ten temat powinna pojawić się w punkcie 3.5 wniosku, natomiast w
umowie o dofinansowanie projektu ZEAS ujmowany jest jako jedna z jednostek, w których
realizowany jest projekt. Dzięki temu koszty dotyczące projektu, które powstają w ZEASie są
kwalifikowalne.
Jeżeli chodzi o wyliczenie kosztów pośrednich, to metodologia powinna odzwierciedlać
specyfikę samego projektu i rozwiązań wewnątrz gminy. Możliwe jest np. pokazanie jako
podstawy wyliczenia kosztów pośrednich wykonania planu finansowego placówki składającej
wniosek, powiększonego o wynagrodzenie księgowej zatrudnionej w ZEAS – jednak powinno
być to precyzyjnie opisane we wniosku.
79)
80)
Czy konieczne jest zastosowanie kodu księgowego do kwot używanych w realizacji
projektu jeżeli TAK, to jaka powinien mieć formę? Beneficjenci PO KL prowadzący pełną
księgowość mają obowiązek zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego
kodu księgowego. Jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce
rachunkowości polegające np. na wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla
wszystkich transakcji związanych z danym projektem. Wyodrębniony kod księgowy oznacza
odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu
dokumentu, który umożliwia sporządzenie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w
określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem oraz
obejmujących przynajmniej następujący zakres danych: nr dokumentu źródłowego, nr
ewidencyjny lub księgowy dokumentu, datę wystawienia dokumentu, kwotę brutto i netto
dokumentu, kwota kwalifikowana dotycząca projektu. Beneficjent stosując rozwiązanie
polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o
płatność do sporządzania techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz
załączania do wniosku) Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte
wnioskiem.
Czy zasada konkurencyjności (przy zakupie za kwotę poniżej 20 000 zł) dotyczy zakupu
pojedynczego urządzenia, np. 1 komputer, 1 urządzenie wielofunkcyjne, czy należy kwoty
dodać (komputer +urządzenie wielofunkcyjne). Jeśli szkoła realizuje kilka projektów, czy
każdy należy traktować oddzielnie?
Wartość transakcji ustala się zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień
publicznych. W związku z tym kwestie ewentualnego łączenia zamówień powinna być zgodna z
postępowaniem określonym w ww. ustawie. Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie nie jest
władny wydawać interpretacje dotyczące stosowania Prawa zamówień publicznych (jest to
kompetencja Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych).
W projekcie wskazany jest trener z imienia i nazwiska - jak stosować zasadę
konkurencyjności - trener traktowany jest jako podwykonawca (faktura)?
Zgodnie z zasadą konkurencyjności Beneficjent (Wnioskodawca), nie będący jednostką sektora
finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, dokonując wydatków
w ramach PO KL powinien wybierać oferty konkurencyjne cenowo. Aby wydatek został
uznany za konkurencyjny podczas realizacji transakcji przekraczających kwotę 20 000 zł
związanych z odpłatnym nabywaniem towarów i zlecaniem usług w ramach projektu (wartość
transakcji ustala się zgodnie z ustawą – Prawo Zamówień Publicznych);
1.
Beneficjent (Wnioskodawca) zobowiązuje się do wysyłania zapytania ofertowego do co
najmniej 3 potencjalnych wykonawców; zapytanie ofertowe powinno zawierać opis przedmiotu
transakcji oraz kryteria oceny oferty;
2.
Dokonując wyboru wykonawcy Beneficjent (Wnioskodawca) stosuje zasadę jawności
i przejrzystości oraz równego traktowania potencjalnych kontrahentów, transakcja powinna
zostać dokonana z tym z wykonawców, którego oferta jest najbardziej korzystna zgodnie
z kryteriami wskazanymi w zapytaniu ofertowym.
Jeżeli trener w projekcie traktowany jest jak podwykonawca i przeprowadza kilka szkoleń na
ogólną kwotę przekraczającą 20 000,00 zł w ramach projektu – należy stosować zasadę
konkurencyjności.
81)
82)
Firma rozlicza koszty pośrednie według rzeczywistych wydatków. Kiedy możemy przelać
na własny rachunek bankowy z konta projektowego równowartość amortyzacji. Ma to
szczególnie znaczenie, gdy firma zgodnie z zasadami rachunkowości rozlicza amortyzację,
wyłącznie 1R/R w roku, a projekt kończy się w październiku?
Równowartość amortyzacji naliczonej proporcjonalnie za okres realizacji projektu (10
miesięcy) należy przelać na rachunek własny przed zakończeniem projektu.
83)
84)
Jakie składki ZUS powinny być odprowadzane od stypendium dla uczestniczek projektu?
Czy jest to kwota odprowadzana ze środków własnych firmy?
Jak należy wyliczyć kwotę netto stypendium szkoleniowego przysługującego
beneficjentowi? Jakie potrącać składki?
W opinii Instytucji Zarządzającej PO KL na beneficjentach realizujących projekt w ramach
Poddziałania 6.1.1, w których wypłacane są stypendia stażowe lub stypendia szkoleniowe
spoczywają analogiczne obowiązki jak na powiatowych urzędach pracy w zakresie
odprowadzania składek na podatek dochodowy od przedmiotowych świadczeń.
Ww. świadczenia należy traktować jako źródło przychodów w oparciu o art. 10 ust.1 pkt 9 i art.
20 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Składki ZUS są kwalifikowane w ramach projektu.
Jednocześnie pragnę zaznaczyć, że Instytucja Pośrednicząca PO KL nie jest właściwym
organem do dokonywania interpretacji przepisów podatkowych.