Realizacja projektu

Realizacja projektu „Lubuski e-Urząd”
Grzegorz Fiuk
Doradca Projektu
Szczeciński Park Naukowo – Technologiczny Sp. z o.o.
e-mail: [email protected]
tel.: +48 91 85 22 911
GSM: +48 601 713 867
Zielona Góra, dnia 17 grudnia 2010r.
Warstwa regionalna projektu
serwisy informacyjne (treści cyfrowe, standaryzacja informacji),
regionalna platforma komunikacji elektronicznej (RPKE) zintegrowana
z ePUAP oraz systemami elektronicznego obiegu dokumentów –
oprogramowanie dla urzędów i jego jednostek podległych,
platforma elektronicznego obiegu dokumentów dla jednostek
organizacyjnych JST,
system raportowania oraz analiz porównawczych w zakresie
sprawozdawczości budŜetowej jednostek samorządu terytorialnego,
Regionalny Biuletyn Informacji Publicznej,
system informatyczny automatycznych zgłoszeń serwisowych do
nadzoru infrastruktury teleinformatycznej przedmiotu projektu
(monitorowanie efektywności oraz trwałości projektu),
infrastruktura teleinformatyczna warstwy regionalnej Centrum
Przetwarzania Danych.
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Warstwa lokalna projektu
elektroniczny obieg dokumentów w JST,
zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego,
oprogramowanie antywirusowe,
systemy dedykowane,
infrastruktura teleinformatyczna dla warstwy lokalnej w JST.
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Trwałość projektu
Monitorowanie efektywności oraz trwałości projektu poprzez
wdroŜenie systemu automatycznych zgłoszeń serwisowych do
nadzoru infrastruktury teleinformatycznej będącej przedmiotem
projektu
Okres gwarancji dla całości przedmiotu zamówienia:
•
3 lata – okres minimalny
•
5 lat – okres poŜądany adekwatny do okresu trwałości
wynikającego z wymagań RPO
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Sposób realizacji – Komitet Sterujący
Nad całością realizacji projektu czuwać będzie Komitet Sterujący
składający się z przedstawiciela Zarządu Województwa
Lubuskiego, Kierownika Projektu (pracownik Wydziału
Społeczeństwa Informacyjnego), przedstawicieli generalnego
wykonawcy oraz InŜyniera Projektu. Projekt prowadzony będzie z
wykorzystaniem elementów metodologii zarządzania projektami
PRINCE 2 dostosowanymi do potrzeb projektu określonymi na
etapie jego inicjalizacji.
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Prowadzenie projektu – Biuro Projektu
Projekt prowadzony będzie przez Wydział Społeczeństwa
Informacyjnego działający w ramach Departamentu Gospodarki i
Infrastruktury. Projekt będzie realizowany w imieniu Lidera przez
Kierownika Projektu i pracowników Wydziału SI w ramach Biura
Projektu wspieranego przez InŜyniera Projektu.
nadzór nad merytorycznym zakresem projektu oraz
dostosowywanie jego zakresu do potrzeb uŜytkowników - w
moŜliwym zakresie z uwzględnieniem wymogów obowiązującego
prawa oraz Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego 1.3,
obsługę biurową i logistyczną,
opracowywanie specyfikacji i procedur przetargowych oraz
prowadzenie postępowań przetargowych zgodnie z PZP,
obsługę finansową projektu oraz rozliczenia z Partnerami,
rozliczenie i sprawozdawczość na potrzeby LRPO.
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
InŜynier Projektu
sprawdzenie kompletności dokumentacji projektowej,
wspieranie Zamawiającego we wszystkich czynnościach
technicznych, administracyjnych i finansowych związanych z
realizacją Kontraktu,
nadzór nad prawidłową realizacją dostaw i usług,
udział w rozliczeniach okresowych i końcowym oraz
sprawozdawczości okresowej i końcowej na rzecz Instytucji
WdraŜającej LRPO i innych instytucji kontrolnych,
udział w we wszystkich czynnościach związanych z realizacją
projektu (narady i spotkania, odbiory, uruchomienia, szkolenia,
itp.), zarówno w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego jaki
w u wszystkich partnerów projektu (JST) – 96 lokalizacji,
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Licencjonowanie oprogramowania
Projekt będzie realizowany przez Lidera (Urząd Marszałkowski
Województwa Lubuskiego), który będzie bezpośrednim beneficjentem
projektu „Lubuski e-Urząd”. Nabywane w ramach projektu licencje
(jako wartości niematerialne i prawne) na oprogramowania
aplikacyjne, biurowe, systemowe, narzędziowe winny zapewniać
legalne uŜytkowanie takŜe przez partnerów projektu (JST).
Oprogramowanie Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla warstwy
regionalnej oraz dla poszczególnych urzędów nie będzie zawierało
limitu uŜytkowników – dla obecnych i przyszłych urzędników.
Przewiduje się w okresie realizacji projektu (2010 r.– 2012 r.) oraz
jego trwałości (2013 r. – 2017 r.) uŜyczenie na rzecz gmin i starostw
przez UM oprogramowania biurowego, narzędziowego, systemów
operacyjnych, oprogramowania obiegu dokumentów i innego
oprogramowania. Po okresie trwałości oprogramowanie wraz ze
sprzętem komputerowym zostanie przekazane do Beneficjentów.
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Dostawy i ewidencja sprzętu
komputerowego i oprogramowania
Dla warstwy regionalnej dostawy sprzętu komputerowego i
oprogramowania odbywać będą się do siedziby UM gdzie nastąpi
odbiór, instalacja, uruchomienie i wdroŜenie oraz oznakowanie
znakami środków trwałych zakupionych w ramach projektu.
Dla warstwy lokalnej dostawy sprzętu komputerowego i
oprogramowania odbywać się będą bezpośrednio do kaŜdego z
urzędów wg rodzaju i ilości przewidzianych w projekcie. Protokół
odbioru podpisywany będzie przez upowaŜnionego pracownika gminy
lub starostwa. Protokół (dla sprzętu z numerami seryjnymi sprzętu)
przekazywany będzie do UM celem przyjęcia do ewidencji środków
trwałych oraz nadania numerów inwentarzowych. Całkowite przejęcie
sprzętu i oprogramowania w uŜytkowanie na okres realizacji i
trwałości projektu przez JST nastąpi po wizycie przedstawicieli UM w
siedzibie JST i oznakowaniu sprzętu.
Przekazanie, instalacja i uruchomienie sprzętu moŜliwe będzie
bezpośrednio po dostawie do JST lub po nadaniu numerów ewidenc.
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Procedury przetargowe
wybór InŜyniera Projektu – przetarg nieograniczony IV kw. 2010r.,
wybór Głównego Wykonawcy na dostawę sprzętu dla warstwy
regionalnej i lokalnej, oprogramowania aplikacyjnego,
systemowego, narzędziowego, wdroŜenia, szkoleń – przetarg
ograniczony (dwustopniowy) IV kw. 2010r.,
wybór dostawców aktualizacji i rozbudowy oraz zwiększenia ilości
licencji oprogramowania obiegu dokumentów w obecnych JST oraz
innego specjalistycznego oprogramowania – przetarg
nieograniczony II kw. 2011r.,
przetarg na usługi informacji i promocji - przetarg nieograniczony
I kw. 2011r.
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Ogólne obowiązki InŜyniera Kontraktu
zarządzanie ryzykiem związanym z realizacją projektu,
identyfikacja obszarów problemowych i ryzyk podczas realizacji
Projektu oraz zaplanowanie środków zaradczych,
sprawdzenie kompletności dokumentacji projektowej,
wspieranie Zamawiającego we wszystkich czynnościach
technicznych, administracyjnych i finansowych,
działanie we współpracy z Zamawiającym i na rzecz
Zamawiającego w całym okresie realizacji inwestycji,
zapewnienie logistyki i udostępnienie środka transportowego
podczas wizyt przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego w JST i
innych lokalizacjach połoŜonych na terenie województwa
lubuskiego, niezbędnych do realizacji projektu,
inne obowiązki niezbędne do realizacji projektu.
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Obowiązki InŜyniera Kontraktu (1)
ustalenie wytycznych do realizacji zadań projektu,
opracowanie szczegółowego planu projektu wraz z
harmonogramem wdroŜenia projektu,
nadzór nad przestrzeganiem harmonogramu wdroŜenia projektu,
nadzór nad prawidłową realizacją dostaw i usług,
sprawdzanie i akceptacja faktur za realizację przedmiotu
zamówienia pod kątem zakresu rzeczowego, wartości i zgodności
z umową, obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi
instytucji pośredniczącej i innych instytucji,
sprawdzanie i potwierdzanie wykonania określonych w umowie
etapów realizacji zadań
lub ich części nie stanowiących odrębnych przedmiotów odbioru,
sprawdzanie kompletności i poprawności przedstawionych przez
wykonawców dokumentów i zaświadczeń,
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Obowiązki InŜyniera Kontraktu (2)
rozstrzyganie, w porozumieniu z Zamawiającym, wątpliwości
natury technicznej powstałych w toku wykonywania przedmiotu
zamówienia,
przygotowanie, zgodnie z wymogami LRPO, przedkładanie
Zamawiającemu do sygnowania i składanie do Instytucji
Pośredniczącej monitoringu i pomiaru wskaźników projektu
oraz ich raportowanie okresowe i końcowe do instytucji
pośredniczącej i innych instytucji,
przygotowanie, zgodnie z wymogami LRPO, przedkładanie
Zamawiającemu do sygnowania i składanie do Instytucji
Pośredniczącej rozliczeń poszczególnych etapów projektu,
a po zakończeniu – całego projektu,
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Obowiązki InŜyniera Kontraktu (3)
wykonanie - w razie potrzeby - usług dodatkowych lub
zamiennych, wynikających z konieczności zapobieŜenia
bezpośredniemu niebezpieczeństwu, zabezpieczeniu prac
juŜ wykonanych lub uniknięcia strat, podejmowanie wiąŜących
decyzji w sprawie natychmiastowego wykonania usług
dodatkowych, po uzyskaniu aprobaty Zamawiającego,
zapewnienie Zamawiającemu pełnej administracji projektu tzn.
kontrolę jakości i ilości, monitorowanie postępu i kosztów,
udział w rozwiązywaniu problemów i sporów powstałych w trakcie
realizacji usług i dostaw,
kontrolę i aprobatę dokumentów roszczeniowych Wykonawcy,
aprobowanie wydłuŜenia czasu trwania kontraktu oraz zwiększenia
ceny kontraktowej z uwzględnieniem regulacji UE, po uzyskaniu
akceptacji ze strony Zamawiającego,
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Obowiązki InŜyniera Kontraktu (4)
inicjowanie i przewodniczenie okresowym zebraniom w siedzibie
Zamawiającego lub u 95 partnerów projektu – na temat postępu
realizacji projektu,
uczestnictwo w ewentualnych kontrolach w zakresie prawidłowości
realizacji Projektu dokonywanych przez Instytucję Pośredniczącą,
Instytucję Zarządzającą oraz inne podmioty uprawnione do ich
przeprowadzania,
przygotowanie materiałów i dokumentów dla potrzeb planowanych
lub prowadzonych kontroli,
przeprowadzenie audytu powdroŜeniowego projektu „Lubuski eUrząd”.
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Konsultacje i wsparcie dla projektu
InŜynier przeprowadzać będzie konsultacje w siedzibie Lidera lub
wskazanym przez Lidera miejscu w liczbie min. 200 godzin w
całym okresie realizacji zamówienia, nie rzadziej niŜ raz na
tydzień. Dodatkowo (poza określonym powyŜej 200 godzinnym
limitem) moŜliwe jest prowadzenie konsultacji za pośrednictwem
poczty, poczty elektronicznej, faksu, telefonu w godzinach pracy.
JeŜeli zaistnieje nagła sytuacja niezbędna do prawidłowej
realizacji projektu Lider zastrzega sobie prawo wyznaczenia
dodatkowych konsultacji (poza wyznaczonym limitem 200 godzin)
w siedzibie Lidera lub u jego 95 partnerów, równieŜ poza
godzinami pracy. Ze strony Wykonawcy we wszystkich
konsultacjach musi brać udział Kierownik lub z-ca Kierownika
Zespołu Wykonawcy. Na prośbę Zamawiającego w wybranych
konsultacjach będą brali udział inni eksperci ze strony Wykonawcy.
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Wizyty InŜyniera Projektu
Dla zapewnienia właściwego i skutecznego nadzoru nad realizacją
dostaw, udział w odbiorach sprzętu i instalacji sprzętu
komputerowego, oznaczenia i przyjęcie na ewidencję środków
trwałych i wyposaŜenia Zamawiającego sprzętu komputerowego,
odbioru usług, nadzór nad szkoleniami, udział w spotkaniach u
wszystkich 96 partnerów projektu szacuje się wizyt w terenie:
co najmniej dwanaście wizyt przedstawiciela Wykonawcy u
kaŜdego z partnerów projektu w trakcie całego okresu trwania
projektu w kaŜdym z 96 JST.
raz na kwartał (w okresie trwania projektu) jedna wspólna wizyta
przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy w kaŜdym z 96 JST.
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Zadania Generalnego Wykonawcy (1)
WdroŜone rozwiązanie przez wykonawcę winno być wzajemnie
zintegrowane w ramach projektu oraz zintegrowane z projektem
ePUAP realizowanym przez MSWiA.
Projekt prowadzony zgodnie z metodyką prowadzenia projektów
PRINCE 2 dostosowaną do potrzeb projektu „Lubuski e-Urząd
Realizacja zadania polega na pełnieniu roli generalnego
wykonawcę prac związanych z inwestycją pn: „Lubuski e-Urząd”.
Zakres generalnego wykonawcy obejmuje dostawę sprzętu
komputerowego, aplikacji internetowych, elektronicznego obiegu
dokumentów, wdroŜenie oraz szkolenia związane z kompleksową
realizacją projektu „Lubuski e-Urząd”
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Zadania Generalnego Wykonawcy (2)
Dostawa i wdroŜenie oprogramowania oraz szkolenia:
system elektronicznego obiegu dokumentów dla warstwy regionalnej,
system elektronicznego obiegu dokumentów dla 61 JST,
Regionalny Biuletyn Informacji Publicznej,
portal Internetowy,
regionalna platforma komunikacji elektronicznej (Cyfrowy Urząd),
automatyczny system zgłoszeń serwisowych,
system raportowania oraz analiz porównawczych w zakresie
sprawozdawczości budŜetowej jednostek samorządu terytorialnego,
oprogramowanie MS SQL,
oprogramowanie antywirusowe – 1846 szt.
zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego – 351 szt
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Zadania Generalnego Wykonawcy (3)
Dostawa, konfiguracja i uruchomienie infrastruktury technicznej szkolenia
serwery z MS Windows Serwer – 113 szt.
farma serwerów kasetowych (blade) MS Windows Serwer – 2 szt.
macierz dyskowa – 4 szt.
biblioteka taśmowa – 3 szt.
stacje robocze z MS Windows 7 i MS Office 2007 – 1 012 szt.
laptopy z MS Windows 7 i MS Office 2007 – 216 szt.
skanery – 100 szt.
urządzenia wielofunkcyjne – 2 szt.
firewall`e – 97 szt., router`y – 15 szt.
przełączniki 24 portowe – 39 szt., przełączniki 48 portowe – 36 szt.
zasilacze awaryjne UPS`y (350, 500, 650, 1500, 3k, 8k, 15, 30 kVA) –
łącznie 400 szt.
szafy stelaŜowe (Rack) – 14 szt.
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Harmonogram realizacji projektu
Ogłoszenie przetargów na InŜyniera Kontraktu
oraz generalnego wykonawcę
– grudzień 2010r.,
rozpoczęcie wdroŜenia
– początek 2011r.,
pierwszy etapu wdroŜenia
– druga połowa 2011r.,
drugi etapu wdroŜenia
– pierwszy kwartał 2012r.,
testowania systemów w JST
– połowa 2012r.,
zakończenie i rozliczenie
– połowa 2012r.
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Zadania organizacyjne dla partnerów
Aneksy do zawartych umów (gdzie będą zmiany infrastruktury),
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej i formalnie umocowanej do
reprezentowania ze strony JST (np. Sekretarz),
Wyznaczenie osoby do kontaktów operacyjnych i bieŜących oraz
dla koordynacji ze strony JST (np. informatyk),
Realizacja zaleceń przeprowadzonego latem 2010 r. audytu w JST,
Zabezpieczenie środków na wkład własny (zgodnie z umową z UM
z lipca 2010r.).
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Modele finansowania eksploatacji
Warianty zarządzania e-Urząd po okresie trwałości i
pokrywanie kosztów eksploatacji:
całkowicie Urząd Marszałkowski (Lider),
rozłoŜony na wszystkich uczestników wg klucza podziału
(wnoszony do Lidera),
organizacja utworzona do eksploatacji
(związek celowy, stowarzyszenie, podmiot gospodarczy)
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Powiązania zewnętrzne
Koordynacja z projektami centralnymi MSWiA:
– nowy elektroniczny dowód osobisty (pl.ID),
– portal centralny ePUAP
Zmiany ustaw i rozporządzeń dotyczących elektronicznej administracji
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
MoŜliwe kolejne projekty SI
Edukacja, szkolenia, e-Learning, wykluczenie cyfrowe
(przedszkola, szkoła podstawowa, gimnazjum, liceum, szkoły
policealne),
Systemy zintegrowane dla JST (klasy ERP),
Geodezja i mapy cyfrowe (GIS, dyrektywa Inspire, zarządzanie
kryzysowe, planowanie przestreznne),
Infrastruktura techniczna, sieci szerokopasmowe, WiMax,
Inne …
O kolejnych projektach naleŜy myśleć juŜ dzisiaj aby je
właściwie i optymalnie przygotować.
Projekt społeczeństwa informacyjnego – „Lubuski e-Urząd”
Dziękuję za uwagę
Grzegorz Fiuk
Doradca Projektu
Szczeciński Park Naukowo – Technologiczny Sp. z o.o.
e-mail: [email protected]
tel.: +48 91 85 22 911
GSM: +48 601 713 867
Zielona Góra, dnia 17 grudnia 2010r.