KSSWD_inst_uzyt_Zaopatrzenie_o

Transkrypt

KONSORCJUM KAMSOFT – SPIN
Dokumentacja użytkownika świadczeniodawcy
Program do elektronicznej wymiany danych
pomiędzy świadczeniodawcami a Narodowym
Funduszem Zdrowia
KS-SWD
Zmiany dotyczące rodzaju świadczeń:
Zaopatrzenie ortopedyczne i środki pomocnicze
2007.14.0.0
Katowice, czerwiec 2007
KS-SWD Zaopatrzenie ortopedyczne
Strona 2 z 16
SPIS TREŚCI
1 Rejestracja realizacji zaopatrzenia .........................................................................................................5
1.1 Wprowadzanie realizacji zaopatrzenia ................................................................................................5
1.1.1 Funkcja dodawania - zmiany............................................................................................................5
1.1.2 Pierwsza rejestracja wykonania świadczenia ..................................................................................5
1.1.3 Rejestracja wykonania świadczenia.................................................................................................6
1.1.4 Uzupełnianie karty Realizacji zaopatrzenia .....................................................................................6
1.1.4.1 Uzupełnienie informacji podstawowych – pola wymagane...........................................................6
1.1.4.2 Uzupełnienie informacji o zleceniu ...............................................................................................6
1.1.4.3 Uzupełnienie informacji o produktach w ramach kontaktu ...........................................................9
1.1.4.4 Zapis realizacji zaopatrzenia.......................................................................................................11
1.2 Sprawozdanie z realizacji zaopatrzenie ortopedycznego .................................................................11
1.2.1 Tworzenie sprawozdania z realizacji zaopatrzenia........................................................................11
1.2.2 Sprawdzenie raportu statystycznego .............................................................................................12
1.2.3 Zatwierdzenie raportu statystycznego ...........................................................................................12
1.2.4 Generowanie komunikatu statystycznego do OW NFZ .................................................................12
1.3 Potwierdzenie danych sprawozdawczych .........................................................................................13
2 Modyfikacja danych zarejestrowanych w formacie niezgodnym z Zarządzeniem nr 32/2007.............13
2.1 Modyfikacja / dodanie informacji o zleceniu ......................................................................................13
2.2 Modyfikacja realizacji zaopatrzenia wprowadzonej w dotychczasowej wersji systemu....................13
Strona 3 z 16
Szanowni Państwo!
W związku z Zarządzeniem nr 32/2007 Prezesa NFZ z dnia 28.maja 2007 roku w systemie
świadczeniodawcy KS-SWD zostały wprowadzone zmiany dotyczące rodzaju świadczeń: Zaopatrzenie
w przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze.
Wprowadzone modyfikacje dotyczą przede wszystkim dostosowania systemu do zmian w formacie
wymiany danych. Zmiana ma wpływ na sposób wprowadzania realizacji świadczeń.
W związku z powyższym prosimy o zapoznanie się z załączoną dokumentacją!
Strona 4 z 16
1 Rejestracja realizacji zaopatrzenia
W celu wprowadzenia realizacji wydania lub naprawy środka pomocniczego należ wybrać opcję
Rejestracja – Wykonane usługi. Czynność ta spowoduje wyświetlenie okna Lista produktów.
Rysunek 1-1 Przykładowe okno produktów
1.1 Wprowadzanie realizacji zaopatrzenia
1.1.1 Funkcja dodawania - zmiany
W nowej wersji systemu, ze względu na rozbieżności we wprowadzaniu danych zależne od rodzaju
wprowadzanych świadczeń, zmodyfikowane zostały funkcje rejestracji produktu.
Dotychczasowe funkcje
Nowe funkcje
Domyślnie przy pierwszej próbie dodania realizacji wydania/naprawy produktu klawisz dodawania (F2)
ustawiony jest w pozycji dodawania wizyty ambulatoryjnej.
Uwaga!
Opcja F2-Dodaj wizytę służy do wprowadzania świadczeń ambulatoryjnych. Wybór opcji nie
pozwoli realizatorowi zarejestrować wykonania świadczenia na podstawie karty/wniosku na
zaopatrzenie.
1.1.2 Pierwsza rejestracja wykonania świadczenia
Rejestracja pierwszego świadczenia w rodzaju: zaopatrzenie w przedmioty ortopedyczne i środki
pomocnicze, wymaga wybrania opcji Dodaj…
. Kliknięcie w funkcję spowoduje wyświetlenie
dodatkowego menu, z którego należy wybrać opcję Dodaj realizację zaopatrzenia.
Rysunek 1-2 Wybór opcji rejestracji realizacji zaopatrzenia
Czynność spowoduje:
• wyświetlenie Karty realizacji zaopatrzenia – dodawanie
Strona 5 z 16
•
ustawienie domyślnej funkcji dodawania na F2-Dodaj realizację zaopatrzenia [funkcja będzie
domyślnie aktywna również po zamknięciu i ponownym uruchomieniu programu]
1.1.3 Rejestracja wykonania świadczenia
Czynność rejestracji kolejnych realizacji zaopatrzenia wykonuje się wybierając opcję F2-Dodaj
realizację zaopatrzenia
. Czynność spowoduje wyświetlenie Karty realizacji
zaopatrzenia – dodawanie.
1.1.4 Uzupełnianie karty Realizacji zaopatrzenia
Karta realizacji zaopatrzenia zbliżona jest wizualnie do dotychczasowej formatki Karty kontaktu.
Rysunek 1-3 Przykładowa karta realizacji zaopatrzenia – dodawanie
1.1.4.1 Uzupełnienie informacji podstawowych – pola wymagane
W celu rejestracji informacji podstawowych należy uzupełnić pola:
• oddział rozliczający – numer oddziału, z którym świadczeniodawca ma zawartą umowę na
realizację świadczeń;
• miejsce wykonywania świadczeń (zgodnie z obowiązującą umową!);
• kod świadczenia (zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia)
• pacjent, dla którego jest realizowane zaopatrzenie wraz z informacją o:
o uprawnieniu pacjenta
o ubezpieczeniu (domyślnie: ubezpieczony)
• zlecenie – informacja o dokumencie, na podstawie którego została wykonana realizacja
zaopatrzenia (dotychczas informacja o dokumencie była wprowadzana w karcie produktu w polu
„zgoda płatnika”);
• ICD10 główne;
• data kontaktu:
o data początku udzielania świadczenia lub przyjęcia do realizacji (naprawy)
o data końca (data odbioru przedmiotu ortopedycznego bądź środka pomocniczego, a w
przypadku naprawy – data dokonania naprawy);
• produkty w ramach kontaktu
1.1.4.2 Uzupełnienie informacji o zleceniu
Informację o zleceniu (wniosku na zaopatrzenie/ karcie zaopatrzenia) uzupełnia się w Karcie realizacji
zaopatrzenia w polu Zlecenie.
Strona 6 z 16
Aby zarejestrować informację o zleceniu należy kliknąć w przycisk Z w polu zlecenia lub ustawić kursor w
polu Zlecenie a następnie wybrać (na klawiaturze) klawisz spacji.
Rysunek 1-4 Przykładowe okno karty realizacji zaopatrzenia
Powyższa czynność spowoduje wyświetlenie okna Listy zleceń dla wybranego podczas rejestracji
pacjenta.
Rysunek 1-5 Przykładowe okno wyboru zleceń
W przypadku, gdy realizacja zaopatrzenia odbywa się na podstawie nowego zlecenia (karta
wniosku/zlecenia na zaopatrzenie o podanym numerze nie występuje na liście zleceń) należy wybrać
opcję F2-Dodaj. Czynność spowoduje wywołanie okna Karty zlecenia – dodawanie.
Domyślne wywołanie okna…
Wybór rodzaju zlecenia…
Karta zlecenia dla realizacji
środków zaopatrzenia
ortopedycznego
Strona 7 z 16
W zleceniu konieczne jest uzupełnienie pól:
• pacjent (domyślnie uzupełniony na podstawie karty realizacji zaopatrzenia);
• data wystawienia (zlecenia)
• numer dokumentu zlecenia w formacie:
o dla wniosków: OO-DD-RR-NNNNNN-S
o dla karty zaopatrzenia: OOOO-RR-NNNNNN-S
(gdzie:
O – ciąg znaków określający numer oddziału;
D – ciąg znaków określający numer delegatury;
R – ciąg znaków określający rok wydania wniosku;
N – ciąg znaków określający numer wniosku/karty;
S – cyfra sumy kontrolnej)
• rodzaj zlecenia:
o karta zaopatrzenia
o wniosek na zaopatrzenie
Po uzupełnieniu wszystkich informacji kartę należy zapisać wybierając opcję OK.
Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne i nie chcemy ich zachować wybieramy opcję Anuluj.
Zapisana karta zostanie umieszczona na liście zleceń pacjenta.
Rysunek 1-6 Przykładowe okno listy zleceń
Aby wybrać dodane zlecenie do karty realizacji zaopatrzenia należy wybrać opcję OK.
Strona 8 z 16
Rysunek 1-7 Przykładowe okno karty realizacji zaopatrzenia
Uwaga!
Zlecenia mogą być rejestrowane przed wprowadzaniem informacji o realizacji zaopatrzenia.
Czynność tą wykonuje się analogicznie wybierając funkcje dostępne w menu: Rejestracja –
Zlecenia.
1.1.4.3 Uzupełnienie informacji o produktach w ramach kontaktu
Podobnie jak w poprzednich wersjach systemu informację o realizacji produktu rejestruje się w karcie
realizacji zaopatrzenia przez wybranie opcji F2-Dodaj.
Rysunek 1-8 Przykładowa karta realizacji zaopatrzenia – dodawanie
Wybór opcji F2-Dodaj wykona otwarcie okna Karty produktu.
Strona 9 z 16
Rysunek 1-9 Przykładowa karta realizacji zaopatrzenia
W wyświetlonym oknie konieczne jest uzupełnienie informacji o realizacji świadczenia wraz z informacją o
ilości i refundacji świadczenia. (Pola do uzupełnienia zostały również przedstawione na ilustracji)
• data wykonania produktu:
o od – data początku udzielania świadczenia lub przyjęcia do realizacji/naprawy
o do – data odbioru przedmiotu ortopedycznego bądź środka pomocniczego, a w
przypadku naprawy – data dokonania naprawy
• umowa – umowa na świadczenie usług w rodzaju ZPO
• punkt umowy – zakres realizowanych świadczeń
• pozycja z pakietu – kod przedmiotu ortopedycznego bądź środka pomocniczego, a w przypadku
naprawy: kod naprawy przedmiotu
• ilość sztuk – wydana ilość przedmiotów (w przypadku naprawy ilość jest równa 1)
• część limitu – dotyczy zaopatrzenia w środki pomocnicze wydane na podstawie karty
zaopatrzenia comiesięcznego, które nie zostały zakontraktowane jednostkowo (na sztuki) przez
OW NFZ. Rzeczywista wydana ilość przedmiotów wyznaczana jest jako stosunek liczby
wydanych środków pomocniczych do liczby środków przysługujących pacjentowi w ramach
danego okresu użytkowania wynikających ze stosowanych rozporządzeń MZ
• kwota refundacji – od bieżącej wersji kwota refundacji nie jest automatycznie obliczana, należy ją
uzupełnić!
• dopłata pacjenta – kwota dopłaty ze strony pacjenta
• umiejscowienie – wymagane dla określonych środków – /lewa strona/prawa strona/obie strony
Wszystkie wprowadzone informacje należy zatwierdzić wybierając opcję OK. lub Ctrl+N Następny
produkt w przypadku realizacji większej liczby świadczeń. Czynność ta spowoduje wyświetlenie okna
informacji o nr zrealizowanego zlecenia.
Rysunek 1-10 Informacja o nr zrealizowanego zlecenia
Uwaga!
Zgodnie z Zarządzeniem: numer zrealizowanego zlecenia obligatoryjnie musi zostać naniesiony
na postać papierową Zlecenia.
W przypadku nie naniesienia informacji na zlecenie „papierowe” w trakcie rejestracji realizacji
zaopatrzenia, informacja o numerze będzie dostępna na liście zleceń.
Strona 10 z 16
1.1.4.4 Zapis realizacji zaopatrzenia
W przypadku, gdy wszystkie informacje o realizacji zaopatrzenia zostały uzupełnione należy zatwierdzić
kartę realizacji zaopatrzenia. Czynność tą wykonuje się wybierając opcję Ok. w karcie realizacji
zaopatrzenia.
Poprawnie wprowadzone informacje zostaną zapisane na Liście kontaktów.
Po wprowadzeniu wszystkich danych za określony miesiąc sprawozdawczy konieczne jest utworzenie i
wygenerowanie komunikatu zaopatrzenia w przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze. Czynność tą
wykonuje się z poziomu menu: Raporty – Raporty do NFZ.
1.2 Sprawozdanie z realizacji zaopatrzenie ortopedycznego
Po wprowadzeniu wszystkich danych za określony miesiąc sprawozdawczy konieczne jest utworzenie i
wygenerowanie komunikatu zaopatrzenia w przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze. Czynność tą
wykonuje się z poziomu menu: Raporty – Raporty do NFZ.
1.2.1 Tworzenie sprawozdania z realizacji zaopatrzenia
Po wyświetleniu okna Listy POZ, raporty statystyczne i komunikaty SWX należy wybrać opcję F2-Dodaj a
następnie wskazać opcję: Raport statystyczny ZPX do umowy – zaopatrzenie.
Rysunek 1-11 Przykładowe okno dodawania raportu z realizacji zaopatrzenia ortopedycznego
Czynność spowoduje otwarcie okna Wybierania umowy, w którym konieczne jest wskazanie dokumentu
elektronicznego, do którego przygotowywane jest sprawozdanie. Kliknięcie w odpowiednią umowę a
następnie wybranie opcji OK. umożliwi przejęcie do kolejnego kroku tworzenia raportu.
Drugim krokiem jest wybór roku i okresu sprawozdania.
W polu rok należy wpisać lub ustawić za pomocą strzałek rok sprawozdawczy (rok ustawiany jest
domyślnie wg ostatnich użytych w oknie parametrów).
W polu okres, należy z listy rozwijalnej wybrać miesiąc sprawozdawczy.
Wprowadzone dane należy potwierdzić wybierając opcję Zastosuj. Na skutek powyższych czynności, na
liście Tworzenia raportu statystycznego wyświetleni zostaną pacjenci, dla których w wybranym miesiącu
została zarejestrowana realizacja zaopatrzenia.
Wybierz opcję ShF6-Generuj aby utworzyć raport statystyczny.
Wybierz opcję Zamknij aby zakończyć proces tworzenia raportu.
Strona 11 z 16
Utworzony raport statystyczny zostanie zapisany na liście raportów ze statusem WPR. Oznacza to, że
dokument – w razie konieczności – może zostać usunięty.
Rysunek 1-12 Przykładowe okno listy raportów
1.2.2 Sprawdzenie raportu statystycznego
Zapisane na liście raportów sprawozdanie przed zatwierdzeniem powinno zostać sprawdzone pod kątem
poprawności uzupełnienia wymaganych danych.
Czynność tą wykonuje się wybierając opcję Sprawdź.
1.2.3 Zatwierdzenie raportu statystycznego
Zapisane na liście raportów sprawozdanie przed zatwierdzeniem powinno zostać sprawdzone pod kątem
poprawności uzupełnienia wymaganych danych.
Czynność tą wykonuje się wybierając opcję Sprawdź.
Jeśli procedura sprawdzania wskazała, że raport został poprawnie przygotowany, należy go zatwierdzić.
Czynność tą wykonuje się wybierając opcję Zatwierdź.
Uwaga!
Operacja zatwierdzania raportu statystycznego jest nieodwracalna!
1.2.4 Generowanie komunikatu statystycznego do OW NFZ
Zatwierdzony komunikat jest gotowy do wygenerowania i przesłania do OW NFZ. W celu wygenerowania
pliku komunikatu należy wybrać opcję ShF6-Generuj plik.
Rysunek 1-13 Okno wprowadzania nr dokumentu finansowego
Strona 12 z 16
Zgodnie z Zarządzeniem każdy komunikat statystyczny z realizacji zaopatrzenia ortopedycznego
powinien mieć przyporządkowany numer dokumentu finansowego. Numer dokumentu jest numerem,
który został/zostanie nadany dla rachunku/faktury VAT za realizację świadczeń ZPO wykazanych w
bieżącym sprawozdaniu.
Wygenerowany plik zostanie domyślnie zapisany w katalogu \KSSWD_XML\EKSPORT. Plik uzyska
rozszerzenie ZPX.
1.3 Potwierdzenie danych sprawozdawczych
Zgodnie z procedurą, po wygenerowaniu komunikatu ZPX, plik z danymi zostaje przesłany do OW NFZ.
Przesłanie wykonywane jest za pośrednictwem serwera dostępowego SZOI.
W trakcie przesłania wykonywana jest weryfikacja struktury przekazywanego pliku ze schematem
komunikatu ZPX. W przypadku wystąpienia problemów system SZOI wskaże komunikat błędu przesłania
pliku na serwer.
Poprawnie przekazane pliki, importowane są do systemu informatycznego OW NFZ. W tym procesie
sprawdzana jest zgodność przekazywanych danych w stosunku do danych istniejących już w systemie.
W przypadku wystąpienia problemów, system informatyczny OW NFZ, dokona automatycznej generacji
komunikatu zwrotnego zawierającego informację o niezaimportowanych pozycjach raportu
statystycznego. Komunikat o którym mowa, zostanie udostępniony na serwer SZOI jako plik raportu
zwrotnego z rozszerzeniem ZPZ.
Poprawnie zaimportowane dane podlegają procedurze weryfikacyjnej, dokonującej sprawdzenia z
realizacji umowy. W trakcie procedury weryfikacyjnej dokonywana jest analiza wagi wykrytych
problemów. W przypadku, gdy w trakcie weryfikacji zostaną wykryte ważne problemy, poszczególnym
produktom zostanie nadany status: Błąd.
Informacje o błędach są przekazywane do świadczeniodawcy w komunikatach zwrotnych ZPZ.
Komunikat ZPZ powinien zostać pobrany przez świadczeniodawcę i zaimportowany do systemu KSSWD.
Czynność importowania danych wykonuje się wybierając funkcje z menu: Raporty – Raporty do NFZ, a
następnie Import raportów zwrotnych.
2 Modyfikacja danych zarejestrowanych
niezgodnym z Zarządzeniem nr 32/2007
w
formacie
Wszystkie dane, które zostały wprowadzone do systemu informatycznego i mają być sprawozdane
zgodnie z Zarządzeniem nr 32/2007 Prezesa NFZ muszą zostać poprawione w zakresie:
• uzupełnienia informacji o „zleceniach”
• uzupełnienia informacji o „ilości sztuk”
2.1 Modyfikacja / dodanie informacji o zleceniu
Informację o zleceniu można dodawać w trakcie rejestracji realizacji zaopatrzenia lub korzystając z opcji
dostępnych w menu: Rejestracja – Zlecenia, natomiast modyfikacja zleceń może być wykonywana tylko
i wyłącznie po wybraniu z menu opcji Rejestracja – Zlecenia.
Wszystkie czynności dodawania / modyfikacji wykonywane są na liście zleceń.
Opcja
Opis
Funkcja Dodaj umożliwia wprowadzenie nowego zlecenia realizacji zaopatrzenia.
Strona 13 z 16
Czynność spowoduje otwarcie Karty zlecenia – dodawanie, w którym należy uzupełnić
informację o wniosku/karcie na zaopatrzenie (pacjent, data zlecenia1, numer zlecenia,
rodzaj dokumentu)
Funkcja Podgląd umożliwia przeglądanie wprowadzonego zlecenia realizacji
zaopatrzenia bez możliwości edycji. Czynność spowoduje otwarcie Karty zlecenia –
przeglądanie.
Funkcja Popraw umożliwia wprowadzenie modyfikacji zlecenia realizacji zaopatrzenia.
Czynność spowoduje otwarcie Karty zlecenia – poprawianie, w którym można dokonać
zmiany informacji o wniosku/karcie na zaopatrzenie (pacjent, data zlecenia2, numer
zlecenia, rodzaj dokumentu)
Funkcja Usuń umożliwia usunięcie wprowadzonego zlecenia realizacji zaopatrzenia.
Funkcja Drukuj umożliwia wykonanie wydruku listy wprowadzonych zleceń realizacji
zaopatrzenia zgodnie z ustawionymi filtrami.
2.2 Modyfikacja
realizacji
zaopatrzenia
dotychczasowej wersji systemu
wprowadzonej
w
W trakcie generowania komunikatu ZPX w nowym formacie wymiany danych (komunikat statystyczny
generowany za okres sprawozdawczy czerwiec 2007) mogą wystąpić błędy poprawności uzupełnienia
informacji.
Dwa najczęściej występujące problemy wynikające z rejestracji realizacji zaopatrzenia w
dotychczasowym formacie to:
1. Dane pozycji sprawozdania 415: Numer dokumentu zaopatrzenia musi wystąpić i składać się
najwyżej z 24 znaków.
2. Dane wydanego przedmiotu 415: Data zlecenia musi wystąpić dla karty zaopatrzenia
3. Dane pozycji sprawozdania 415: Wydana ilość przedmiotów musi być z zakresu 1 - 999
Dwa pierwsze komunikaty wskazują na brak karty zlecenia w realizacji (do uzupełnienia w karcie
realizacji zaopatrzenia).
Trzeci – wskazuje na brak informacji o ilości wydanych przedmiotów (do uzupełnienia karcie produktu).
Informacja Dane pozycji sprawozdania 415 wskazuje, w którym kontakcie występuje problem.
W celu uzupełnienia informacji należy wykonać następujące czynności:
• wyszukać kontakt, w którym wystąpił problem:
Na liście kontaktów [Rejestracja-Wykonane usługi] należy wybrać w polu wyszukiwania Szukaj wg
„nr” i podać numer poszukiwanego kontaktu (np.: 415). W przypadku, gdy w formatce nie jest
włączone automatyczne odświeżanie listy, należy dodatkowo wybrać opcję F7-Szukaj.
Rysunek 2-1 Przykład: Wyszukiwanie
1
data zlecenia jest wymagana tylko dla kart zaopatrzenia
Strona 14 z 16
• przejść w tryb poprawiania kontaktu
Dla wyszukanego kontaktu należy wybrać opcję F4-Popraw.
Rysunek 2-2 Przykład: Poprawa kontaktu
• uzupełnić informację o zleceniu
W karcie realizacji zaopatrzenia należy uzupełnić informację o Zleceniu (zgodnie z opisem w pkt.
Uzupełnienie informacji o zleceniu)
Rysunek 2-3 Przykład: uzupełnienie zlecenia
• uzupełnić informację o ilości wydanego produktu
Po uzupełnieniu informacji o zleceniu, należy wybrać opcję Popraw i w karcie produktu wprowadzić
liczbę sztuk wydanego produktu.
Rysunek 2-4 Przykład: uzupełnienie zlecenia
Strona 15 z 16
Rysunek 2-5 Przykład: uzupełnienie informacji o ilości sztuk
Uwaga!
Pole ilość zostanie wyświetlone wtedy gdy w zostanie zaznaczone pole środek pomocniczy.
•
zatwierdzić wprowadzone zmiany
Po naniesieniu poprawek operator powinien powtórnie sprawdzić poprawność wprowadzonego wcześniej
raportu z zaopatrzenia ortopedycznego i wygenerować raport statystyczny do pliku ZPX.
Strona 16 z 16

KSSWD_inst_uzyt_Zaopatrzenie_o

Transkrypt

Podobne dokumenty

Skarpety medyczne S Pani Teresa Medica - ort

Spodnie męskie SPORTOWE L ELDAN

Zarządzenie nr 28/2014 z dnia 29 grudnia 2014r. w sprawie

więcej - NFZ Warszawa

Uzasadnienie apelu

(część A) ZLECENIE NA ZAOPATRZENIE W

Dofinansowanie zaopatrzenia w przedmioty ortopedyczne i środki

Jakiś czas temu wysłałem do Was zdjęcia, ale ich nie odebrałem