docpobierz plik PDF 0,7 MB - Narodowy Instytut Geriatrii, Reumatologii i
download 
Reklamacja Transkrypt
pobierz plik PDF 0,7 MB - Narodowy Instytut Geriatrii, Reumatologii i
CZĘŚĆ A SCHEMAT KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU PODZIAŁU DLA KLAS OZNACZONYCH SYMBOLAMI KLASYFIKACYJNYMI 1 0 – ZARZĄDZANIE 00 GREMIA KOLEGIALNE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 8 01 ORGANIZACJA …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 8 02 ZBIORY AKTÓW NORMATYWNYCH, LEGISLACJA I OBSŁUGA PRAWNA ……………………………………………………………………. 11 03 STRAREGIA, PROGRAMY, PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ANALIZY ………………………………………………………….… 11 04 INFORMATYZACJA …………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 12 05 SKARGI, WNIOSKI, INTERPELACJE I INNE WYSTĄPIENIA …………………………………………………………………………………………. 12 06 REPREZENTACJA I PROMOWANIE, IMPREZY OKOLICZNOŚCIOWE ………………………………………………………………………….. 13 07 WSPÓŁDZIAŁANIE Z INNYMI PODMIOTAMI …………………………………………………………………………………………………………… 13 08 KONTROLE, AUDYTY SZACOWANIE RYZYKA, BADANIA …………………………………………………………………………………………… 14 1 - SPRAWY KADROWE 10 REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE AKTY PRAWNE DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU SPRAW KADROWYCH …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 14 11 NAWIĄZYWANIE, PRZEBIEG I ROZWIĄZYWANIE STOSUNKU PRACY ORAZ INNYCH FORM ZATRUDNIENIA …………….. 14 12 EWIDENCJA OSOBOWA …………………………………………………………………………………………………………………………………………. 16 2 13 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY ………………………………………………………………………………………………………………………. 16 14 SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE OSÓB ZATRUDNIONYCH ……………………………………………………………………… 16 15 DYSCYPLINA PRACY ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 17 16 SPRAWY SOCJALNO - BYTOWE PRACOWNIKÓW ……………………………………………………………………………………………………. 17 17 UBEZPIECZENIA OSOBOWE I OPIEKA ZDROWOTNA ………………………………………………………………………………………………. 18 2 - ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI 20 REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU SPRAW ADMINISTRACYJNYCH ……………………………………………………………………………………………………………………………………………. 18 21 INWESTYCJE I REMONTY ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. 18 22 ADMINISTROWANIE I EKSPLOATACJA OBIEKTÓW …………………………………………………………………………………………………. 18 23 GOSPODARKA MATERIAŁOWA ………………………………………………………………………………………………………………………………. 19 24 TRANSPORT, ŁĄCZNOŚĆ, INFRASTRUKTURA INFORMATYCZNA I TELEKOMUNIKACYJNA ……………………………………….. 19 25 OCHRONA OBIEKTÓW I MIENIA ORAZ SPRAWY OBRONNE ……………………………………………………………………………………. 20 26 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE ……………………………………………………………………………………………………………………………………… 20 3 3 - FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO – KSIĘGOWA 30 REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU SPRAW FINANSOWO – KSIĘGOWYCH ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 20 31 PLANOWANIE I REALIZACJA BUDŻETU …………………………………………………………………………………………………………………… 20 32 RACHUNKOWOŚĆ I OBSŁUGA FINANSOWA …………………………………………………………………………………………………………… 21 33 OBSŁUGA FINANSOWA FUNDUSZY SPECJALNYCH, W TYM ZAGRANICZNYCH ………………………………………………………… 22 34 OPŁATY I USTALANIE CEN ………………………………………………………………………………………………………………………………………. 22 35 INWENTARYZACJA …………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 22 36 DYSCYPLINA FINANSOWA ……………………………………………………………………………………………………………………………………… 22 4 - OCHRONA ZDROWIA 40 PROFILAKTYKA I OŚWIATA ZDROWOTNA ………………………………………………………………………………………………………………. 22 41 ZAGADNIENIA SANITARNO EPIDEMIOLOGICZNE ………………………………………………………………………………………………….. 23 5 - ORGANIZACJA OPIEKI ZDROWOTNEJ 50 WŁASNE REGULACJE, ICH PROJEKTY ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU LECZNICTWA STACJONARNEGO ……………………………………………………………………………………………………………… 23 4 51 OTRZYMANE OD ORGANÓW I JEDNOSTEK ZEWNĘTRZNYCH REGULACJE, ICH PROJEKTY ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, AKTY PRAWNE DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU LECZNICTWA STACJONARNEGO . 23 52 DOKUMENTACJA INDYWIDUALNA WEWNĘTRZNA PACJENTÓW ………………………………………………………………………… 24 53 DOKUMENTACJA ZBIORCZA WEWNĘTRZNA ………………………………………………………………………………………………………… 24 54 DOKUMENTACJA INDYWIDUALNA ZEWNĘTRZNA ……………………………………………………………………………………………….. 24 55 DOKUMENTACJA ZBIORCZA ZEWNĘTRZNA ………………………………………………………………………………………………………….. 24 56 OPIEKA PSYCHOLOGICZNA NAD PACJENTEM ………………………………………………………………………………………………………. 24 57 LECZENICTWO AMBULATORYJNE …………………………………………………………………………………………………………………………. 25 58 DIAGNOSTYKA LABORATORYJNA I OBRAZOWA ……………………………………………………………………………………………………. 25 59 REHABILITACJA ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 25 6 - ZABEZPIECZENIE OPIEKI ZDROWOTNEJ 60 ZASADY ZAOPATRZENIA CHORYCH W ŚRODKI LECZNICZE I SANITARNE …………………………………………………………………. 26 61 STERYLIZACJA ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 26 62 ŻYWIENIE W INSTYTUCIE ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. 26 5 7 - DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWO - BADAWCZA. ROZWÓJ KADRY NAUKOWEJ 70 ORGANIZACJA BADAŃ NAUKOWYCH …………………………………………………………………………………………………………………….. 26 71 OGÓLNE KIERUNKI PRAC NAUKOWO – BADAWCZYCH ………………………………………………………………………………………….. 26 72 OPRACOWANIA BADAWCZE ………………………………………………………………………………………………………………………………….. 26 73 PRACE NAUKOWO BADAWCZE ……………………………………………………………………………………………………………………………… 26 74 OCHRONA PRAW AUTORSKICH ……………………………………………………………………………………………………………………………… 27 75 PROJEKTY WYNALAZCZE ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 27 76 POSTĘPOWANIE PATENTOWE ……………………………………………………………………………………………………………………………….. 27 77 KONFERENCJE NAUKOWE ……………………………………………………………………………………………………………………………………… 27 78 WYDAWNICTWA ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 27 79 ROZWÓJ KADRY NAUKOWEJ …………………………………………………………………………………………………………………………………. 28 6 CZĘŚĆ B JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT 7 Symbole klasyfikacyjne 1 0 2 3 4 00 000 0000 0001 0002 0003 0004 0005 0006 0007 0008 0009 0010 0011 0012 001 002 003 01 010 0100 Hasła klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego 5 6 7 ZARZĄDZANIE GREMIA KOLEGIALNE GREMIA KOLEGIALNE INSTYTUTU RADA NAUKOWA Narodowego Instytutu Geriatrii, Reumatologii i Rehabilitacji KOLEGIUM KOMISJA BIOETYCZNA KOMISJA DYSCYPLINARNA KOMITET TERAPEUTYCZNY KOMITET KONTROLI ZAKAŻEŃ SZPITALNYCH ZESPÓŁ KONTROLI ZAKAŻEŃ SZPITALNYCH ZESPÓŁ DS.FARMAKOLOGII KLINICZNEJ ZESPÓŁ KOORDYNACYJNY DS. LECZENIA BIOLOGICZNEGO W CHOROBACH REUMATYCZNYCH NARODOWA RADA GERIATRII I GERONTOLOGII NARODOWA RADA REUMATOLOGII NARODOWA RADA REHABILITACJI SPOŁECZNA RADA SENIORÓW Udział w obcych gremiach kolegialnych Gremia kolegialne o charakterze doraźnym Narady i zebrania ORGANIZACJA Organizacja podmiotów Organizacja organów i jednostek nadrzędnych oraz współdziałających 8 A A A A A A A A A A A A A A A A BE 10 m.in. statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych i współdziałających 0101 Organizacja własna Narodowego Instytutu Geriatrii, Reumatologii i Rehabilitacji A 0102 Przejmowanie komórek organizacyjnych i stanowisk pracy A 0103 Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów i podpisy elektroniczne Systemy zarządzania jakością Zarządzanie projektami BE10 011 012 013 0130 0131 0132 0133 014 0140 0141 0142 0143 0144 Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej Wyjaśnienia , interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej Ochrona informacji niejawnych Ochrona danych osobowych Udostępnianie informacji publicznej Obsługa kancelaryjna Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo wewnątrz Instytutu Środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji Opracowanie oraz wdrażanie wzorów, formularzy oraz ich wykazy Ewidencja druków ścisłego zarachowania Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskowe 9 A A A BE10 BE10 BE10 dot. m.in. aktów założycielskich, statutów, regulaminów organizacyjnych, tworzenia i likwidacji, łączenia, reorganizacji, rejestracji odpisów z rejestrów nadania numerów NIP, REGON, itp. oraz wszelkiej korespondencji w ww. sprawach protokoły przyjęcia składników materialnych i niematerialnych przez nowo powołanych dyrektorów, kierowników komórek, protokoły zdawczo – odbiorcze stanowisk pracy, itp. w tym ich rejestry, bankowe karty wzoru podpisu inne niż w zakresie projektowania i wdrażania oprogramowania i systemów teleinformatycznych w tym polityka bezpieczeństwa danych osobowych w tym sprawy wykorzystania informacji publicznej, ponownego wykorzystania informacji publicznej oraz obsługa merytoryczna biura Rzecznika Prasowego Instytutu A w tym instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt B5 A w tym rejestry przesyłek, książka pocztowa, itp. w tym elektroniczne B10 A 0145 0146 015 0150 0151 0152 016 0160 0161 0162 0163 0164 0165 0166 017 0170 0171 0172 0173 Prenumerata czasopism i innych publikacji Przekazanie dokumentacji spraw niezakończonych B5 A Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne Rejestr dzienników ewidencji i teczek Urządzenia ewidencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności Zmiana klauzuli tajności Archiwum Instytutu Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum Instytutu Przekazywanie materiałów archiwalnych do zasobu archiwum państwowego Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w archiwum Instytutu Kwarenda archiwalna w dokumentacji w archiwum Instytutu (poszukiwanie danych w aktach) Skontrum dokumentacji w archiwum Instytutu. Sprawdzenie stanu Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum Zbiory biblioteczne Regulacje, wyjaśnienia, opinie, interpretacje, instrukcje w sprawach obsługi zbiorów bibliotecznych Ewidencja zbiorów bibliotecznych Gromadzenie zbiorów bibliotecznych Udostępnianie zbiorów bibliotecznych 10 np. między komórkami w związku ze zmianami organizacyjnymi, zmianami w zakresie zadań. A BE50 BE10 B10 A sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego A A B5 BE5 A BE10 A A B5 B5 w tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji w tym zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania i wypożyczania akt 0174 0175 02 020 0200 0201 0202 0203 0204 0205 023 03 Skontrum zbiorów bibliotecznych Profilaktyka i konserwacja zbiorów bibliotecznych ZBIORY AKTÓW NORMATYWNYCH, LEGISLACJA I OBSŁUGA PRAWNA Zbiory aktów normatywnych Zbiory aktów normatywnych Ministerstwa Zdrowia Zbiory aktów normatywnych Narodowego Instytutu Geriatrii, Reumatologii i Rehabilitacji A BE10 Zbiory aktów normatywnych innych podmiotów Zbiór umów Udział w przygotowaniu zewnętrznych projektów aktów prawnych Opinie prawne na potrzeby własne Instytutu Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym BE10 BE10 BE10 BE10 A BE10 BE10 STRATEGIA, PROGRAMY, PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ANALIZY 030 031 032 033 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne oraz instrukcje dotyczące sposobu opracowania strategii, planów, sprawozdań i analiz Strategie, programy, plany, sprawozdania z innych podmiotów Strategie, prognozy i programy Planowanie i sprawozdawczość 11 komplet podpisanych zarządzeń, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów normatywnych można grupować oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu. okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy Sprawozdania ostateczne i etapowe, jeżeli nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych. Opracowania robocze – kategoria B5 A BE5 A przesyłane do wiadomości lub wykorzystania w tym sprawozdania i raporty ich realizacji 0330 Planowanie i sprawozdawczość na poziomie całego Instytutu A 0331 Planowanie i sprawozdawczość komórek organizacyjnych Instytutu A 0332 Planowanie i sprawozdawczość prac indywidualnych Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów INFORMATYZACJA BE5 A A A 044 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji Projektowanie i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych Licencje na oprogramowania i systemy teleinformatyczne Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania Ustalenie uprawnień dostępu do danych i systemów 045 Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowych BE10 046 Przekazanie nośników z danymi celem scalenia danych w bazach danych SKARGI, WNIOSKI, INTERPELACJE I INNE WYSTĄPIENIA Bc 034 035 04 040 041 042 043 05 12 w tym oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, sprawozdania statystyczne. Jeżeli dokumenty mają charakter cząstkowy i mieszczą się co do zakresu i rodzaju danych w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, to można akta sprawy w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym zakwalifikować do kategorii B5 Jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta sprawy w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5 własne lub sporządzone jako odpowiedzi na ankiety inne niż w klasie 034; np. dla Ministerstwa Zdrowia, organów administracji, itp. Zakup i eksploatacja komputerów i infrastruktury – klasie 23 (gospodarka materiałowa)- zaopatrzenie w sprzęt w tym Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego BE10 B10 BE10 B10 w tym sprawy ich bezpieczeństwa okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu 050 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące skarg, wniosków, interpelacji i innych wystąpień Załatwianie skarg i wniosków Interpelacje, zapytania, petycje, postulaty, inicjatywy obywatelskie oraz inne wystąpienia Sprawy odesłane do załatwienia innym podmiotom 051 052 053 054 06 060 061 062 0620 0621 063 064 07 070 071 072 0720 0721 0722 A A A w tym ich rejestr B2 dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach własnych Instytutu, a zostały do niego skierowane przez pomyłkę lub brak wiedzy wnioskodawcy Niezamawiane oferty wprowadzone do rejestru przesyłek REPREZENTOWACJA I PROMOWANIE, IMPREZY OKOLICZNOŚCIOWE Bc Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania działalności Patronaty Kontakty ze środkami publicznego przekazu Informacje własne dla środków publicznego przekazu, konferencje, wywiady oraz odpowiedzi na informacje medialne Monitoring środków publicznego przekazu Kroniki i księgi pamiątkowe Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji WSPÓŁDZIAŁANIE Z INNYMI PODMIOTAMI Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące współdziałania z innymi podmiotami Kontakty z podmiotami na gruncie krajowym Kontakty z podmiotami zagranicznymi Nawiązywanie kontaktów i określenie zakresu współdziałania z innymi podmiotami zagranicznymi Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli Instytutu Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy A 13 Przy czym sprawy związane z organizacja i udziałem w konferencjach – por. klasa 72, popularyzacją i reklamą działalności Instytutu – por. klasa 74 A A w tym sprostowania A A BE5 w kraju i za granicą A A A A BE10 BE10 przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073 przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073 073 074 0740 0741 08 080 0810 0811 0812 082 083 1 10 100 101 102 103 104 11 Umowy i porozumienia z innymi podmiotami dotyczące zakresu i sposobu współdziałania Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej Wyjaśnienia , interpretacje Wnioskowanie o udział w programach KONTROLE, AUDYTY, SACOWANIE RYZYKA, BADANIA Kontrole Kontrole zewnętrzne w Instytucie Kontrole wewnętrzne w Instytucie Książka kontroli Audyty Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań SPRAWY KADROWE REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, AKTY PRAWNE DOTYCZACE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU SPRAW KADROWYCH Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych Opisy i wartościowanie stanowisk pracy Restrukturyzacja zatrudnienia Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych NAWIĄZANIE, PRZEBIEG I ROZWIĄZYWANIE STOSUNKU PRACY ORAZ INNYCH FORM ZATRUDNIENIA 14 A BE10 BE10 BE10 Całość dokumentacji, sprawy finansowe w kl. 3 Planowanie i sprawozdawczość przy klasie 03 A A BE5 A BE5 A BE10 A A A min.: regulamin pracy, wykazy etatów, umowy zbiorowe jeżeli regulacje te dotyczą bezpośrednio pracowników Instytutu to dokumentację kwalifikuje się do kategorii A 110 Nabór kandydatów do pracy B5 111 Konkursy na stanowiska BE5 112 1120 1121 Obsługa zatrudnienia Obsługa zatrudnienia Dyrektora Instytutu Obsługa zatrudnienia pracowników BE10 BE5 1122 Rozmieszczanie i wynagrodzenie pracowników B5 1123 Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzi Opiniowanie i ocena osób zatrudnionych B 1124 113 1130 1131 1132 114 1140 1141 115 Staże , wolontariaty, praktyki Staże zawodowe Wolontariaty Praktyki Prace zlecone (umowy cywilno – prawne) Prace zlecone ze składka na ubezpieczenie społeczne Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne Nagradzanie, odznaczenia i karanie 15 BE5 BE10 BE10 BE10 B50 B5 przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 002; jeżeli akta osób przyjętych nie zostały odłożone do akt osobowych to kwalifikuje się je do kategorii BE50 w tym zakończenie stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych min.: delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 6 lat przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika; jeżeli dokumentacja nie została odłożona do akt osobowych to kwalifikuje się ją do kategorii BE50 dotyczy praktyk absolwenckich, studenckich, zawodowych, itp. 1150 Nagrody BE10 1151 1152 Podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne BE10 BE10 1153 Karanie 1154 Postępowanie dyscyplinarne BE10 Sprawy wojskowe osób zatrudnionych Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa EWIDENCJA OSOBOWA Akta osobowe osób zatrudnionych Pomoce ewidencyjne do akt osobowych Legitymacje służbowe Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka pracy Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy BE10 BE20 116 117 12 120 121 122 123 13 130 131 132 133 1330 1331 1332 B Warunki szkodliwe i choroby zawodowe Warunki szkodliwe Choroby zawodowe Rejestr czynników szkodliwych BE50 BE50 B5 B5 A A BE10 BE10 BE10 B40 16 przy czym akta dotyczące poszczególnych osób można odłożyć do akt osobowych danego pracownika; jeżeli dokumentacja nie została odłożona do akt osobowych to kwalifikuje się ją do kategorii BE50 przy czym akta dotyczące poszczególnych osób można odłożyć do akt osobowych danego pracownika; jeżeli dokumenty nie zostały odłożone do akt osobowych to kwalifikuje się je do kategorii BE50 okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 0003 w tym zwolnienia z obowiązku zachowania tajemnicy oraz dostęp osób spoza Instytutu w tym dane do systemu w tym ocena ryzyka zawodowego przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A 14 SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE OSÓB ZATRUDNIONYCH Ustalenie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych Służba przygotowawcza Szkolenie organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych Dokształcanie pracowników 140 141 142 143 15 B5 1510 1511 1512 Urlopy bezpłatne B5 Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych SPRAWY SOCJALNO - BYTOWE PRACOWNIKÓW B5 1500 1501 1502 1503 1504 1505 151 16 BE10 BE10 DYSCYPLINA PRACY Czas pracy Dowody obecności w pracy Absencja w pracy Rozliczenia czasu pracy Delegacje służbowe Ustalenie i zmiany czasu pracy Praca w godzinach nadliczbowych Urlopy osób zatrudnionych Urlopy wypoczynkowe Urlopy macierzyńskie, ojcowskie, wychowawcze itp. 150 152 BE10 B3 B3 B5 B3 B3 B5 B5 B5 17 w tym przy pomocy podmiotów zewnętrznych Studia, szkolenie, specjalizacje organizowane przez inne podmioty dla własnych pracowników; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych w tym ich ewidencja przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika; jeżeli dokumentacja nie została odłożona do akt osobowych to kwalifikuje się ją do kategorii BE50 przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika; jeżeli dokumentacja nie została odłożona do akt osobowych to kwalifikuje się do kategorii BE50 160 Sprawy socjalno – bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokojenia potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy UBEZPIECZENIA OSOBOWE I OPIEKA ZDROWOTNA 161 162 163 164 17 170 171 172 173 174 175 1750 1751 2 Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego Obsługa ubezpieczenia społecznego Dowody uprawnień do zasiłków Emerytury i renty Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp. Opieka zdrowotna Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy B5 BE5 BE5 B5 B10 B5 B5 B10 B10 w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS B10 B10 21 ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU SPRAW ADMINISTRACYJNYCH INWESTYCJE I REMONTY 22 ADMINISTROWANIE I EKSPLOATOWANIE OBIEKTÓW 20 B5 18 A BE5 dokumentacja dotycząca przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty; jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kategorii A 220 221 Stan prawny nieruchomości Udostępnianie i oddawanie w najem lub dzierżawę własnych obiektów i lokali oraz najmowanie lokali na potrzeby własne Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń A B5 w tym nabywanie lub zbywanie okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu B5 Korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną , wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp., w tym przeglądy stanu technicznego, itp. 223 224 Podatki i opłaty publiczne Obsługa hotelu B10 B5 225 Gospodarowanie terenami wokół obiektów GOSPODARKA MATERIAŁOWA Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe B5 Magazynowanie i użytkowanie środkami trwałymi i nietrwałymi Ewidencja środków trwałych i nietrwałych Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B5 222 23 230 231 232 233 B5 B10 B10 234 Dokumentacja techniczno – eksploatacyjna środków trwałych BE5 235 Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi TRANSPORT, ŁĄCZNOŚĆ, INFRASTRUKTURA INFORMATYCZNA I TELEKOMUNIKACYJNA Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich BE5 24 240 B5 19 przy czym książki meldunkowe kwalifikują się do kategorii BE10 tereny zielone itp. dotyczy środków trwałych i nietrwałych w tym zapotrzebowania, zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo – wartościowe, zestawienia wyposażenia dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, konserwacja i remonty środków, protokoły likwidacji, itp., okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka Opis techniczny, instrukcje obsługi, okresy przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia 241 Eksploatacja własnych środków transportowych B5 karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży, myjni 242 Użytkowanie obcych środków transportowych B5 zlecenia , umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów, umowy na transport realizowane przez firmy zewnętrzne 243 244 B5 BE10 250 Eksploatacja środków łączności Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej (modemów, łączy internetowych) OCHRONA OBIEKTÓW I MIENIA ORAZ SPRAWY OBRONNE Strzeżenie mienia Instytutu 251 Ubezpieczenia majątkowe B10 252 253 Ochrona przeciwpożarowa i bezpieczeństwo pożarowe Sprawy obronne, obrona cywilna i zarządzanie kryzysowe ZAMÓWIENIA PUBLICZNE BE10 BE10 B5 25 26 3 30 31 310 311 3110 3111 312 FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO - KSIEGOWA REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE DOTYCZACE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU SPRAW FINANSOWO KSIĘGOWYCH PLANOWANIE I REALIZACJA BUDŻETU Wieloletnia prognoza finansowa Planowanie budżetu Przygotowanie projektu budżetu Budżet i jego zmiany Realizacja budżetu 20 BE10 A w tym plany ochrony obiektów, dokumentacja służby ochrony, przepustki, karty magnetyczne itp. m.in.: ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp., sprawy odszkodowań; okresy przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy w zakresie całej działalności Instytutu oraz zamówienia finansowane ze środków zewnętrznych (w tym Unijnych) – Kat. BE10 w tym polityka rachunkowości, plany kont, ich projekty i uzgodnienia A BE5 A Uzgodnienia, korespondencja, materiały pomocnicze 3120 3121 3122 3123 3124 3125 313 3130 3131 3132 3133 3134 314 32 320 3200 3201 3202 321 3210 3211 3212 3213 3214 3215 3216 322 323 3230 Przekazywanie środków finansowych, opłat Rozliczanie dochodów, wydatków, opłat Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystanie środków, opłat Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu Roczne sprawozdania finansowe Rewizja budżetu i jego bilansu Finanse i kredytowanie Finansowanie działalności Finansowanie inwestycji Finansowanie remontów Współpraca z bankami obsługującymi Gospodarka pozabudżetowa Egzekucja i windykacja RACHUNKOWOŚĆ I OBSŁUGA FINANSOWA Obrót gotówkowy i bezgotówkowy Obrót gotówkowy Obrót bezgotówkowy Depozyty kasowe, obsługa wadium Księgowość Dowody księgowe Dokumentacja księgowa Rozliczenia Ewidencja syntetyczna i analityczna Uzgodnienie sald Kontrole i rewizje kasy Zobowiązania, poręczenia Księgowość materiałowa Rozliczenie płac i wynagrodzeń Dokumentacja płac i potrąceń z płac B5 B5 B5 BE10 A A B5 B5 B5 B5 B5 B10 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 21 w tym bilans, analizy z wykonania budżetu, rachunek zysków i strat, itp. 3231 3232 3233 3234 3235 3236 33 34 Listy płac Kartoteki wynagrodzeń Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego Deklaracje na PFRON Rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac OBSŁUGA FINANSOWA FUNDUSZY SPECJALNYCH, W TYM ZAGRANICZNYCH OPŁATY I USTALANIE CEN Ustalenie i zwalnianie z opłat Ustalenie cen za własne usługi INWENTARYZACJA Wycena i przecena Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne DYSCYPLINA FINANSOWA 340 431 35 350 351 36 4 40 400 401 402 4020 B50 B50 B5 B5 B50 B50 B10 przy czym bez składki na ubezpieczenie społeczne - kategoria B5 Z wyjątkiem dokumentacji ujętej w klasie 08, okres przechowywania liczy się od momentu ostatecznego rozliczenia projektu lub programu B5 B5 B10 B5 BE10 OCHRONA ZDROWIA PROFILAKTYKA I OŚWIATA ZDROWOTNA Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, dotyczące zagadnień z zakresu profilaktyki i oświaty Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień profilaktyki i oświaty Opieka profilaktyczna i oświata zdrowotna Prognozy w zakresie badań oraz badania nad przyczynami i mechanizmami rozwoju chorób będących przedmiotem działania Instytutu oraz formy i metody zapobiegania im 22 A B10 A opracowania kompleksowe i analityczne 4021 4022 41 410 411 412 413 4130 4131 414 415 416 417 5 50 51 Organizacja badań profilaktycznych i opieka profilaktyczna nad pacjentami Analiza badań profilaktycznych ZAGADNIENIA SANITARNO EPIDEMIOLOGICZNE Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, dotyczące zagadnień z zakresu sanitarnych i epidemiologicznych Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień sanitarnych i epidemiologicznych Program zapobiegania zakażeniom wewnątrzszpitalnym Zakażenia wewnętrzne Zapobieganie zakażeniom wewnętrznym B10 Dokumentacja zakażeń szpitalnych Zapobiegawczy nadzór sanitarny Meldunki o zachorowaniu Rejestr zakażeń. Analiza zakażeń. Karty czynników alarmowych dotyczących drobnoustrojów B10 B10 B5 A A ORGANIZACJA OPIEKI ZDROWOTNEJ. Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, dotyczące zagadnień z zakresu lecznictwa stacjonarnego Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu lecznictwa stacjonarnego 23 A A B10 A B10 A B10 karty zakażeń; dokumentację dotycząca konkretnych pacjentów gromadzi się w teczkach chorób pacjentów. dotyczy drobnoustrojów wykazanych na liście czynników alarmowych. 52 DOKUMENTACJA INDYWIDUALNA WEWNĘTRZNA PACJENÓW 520 Dokumentacja pacjentów B20 521 Dokumentacja pacjentów zmarłych DOKUMENTACJA ZBIORCZA WEWNĘTRZNA Księga główna przyjęć i wypisów Księga odmów przyjęć i porad ambulatoryjnych udzielanych w Izbie Przyjęć Lista oczekujących na udzielanie świadczenia zdrowotnego finansowanego ze środków publicznych Księga chorych Kliniki (Oddziału) Księga raportów lekarskich B30 53 530 531 532 533 534 535 536 537 538 539 54 540 541 542 Księga raportów pielęgniarskich Księga zabiegów Księga bloku operacyjnego Księga Centralnego Laboratorium Klinicznego Księga porad ambulatoryjnych świadczonej pomocy zdrowotnej DOKUMENTACJA INDYWIDUALNA ZEWNĘTRZNA Skierowania do szpitala Skierowania na badania diagnostyczne, konsultację lub leczenie 55 56 Zaświadczenia, orzeczenia, opinie lekarskie DOKUMENTACJA ZBIORCZA ZEWNĘTRZNA OPIEKA PSYCHOLOGICZNA NAD PACJENTAMI 57 LECZNICTWO AMBULATORYJNE 24 A B20 Zakładana indywidualnie dla każdego pacjenta w postaci karty lub historii choroby zawierająca kompletną dokumentację jego choroby, kartę informacyjną, wyniki badań diagnostycznych, opisy badań, zbiegi rehabilitacyjne itp. Jak w klasie 520 Dla całego Instytutu B5 B20 B20 B20 B20 B20 B20 B20 B5 B5 B20 B20 B20 dla celów określonych w odrębnych przepisach Całość dokumentacji dotyczącej opieki psychologicznej nad pacjentami 570 591 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, dotyczące zagadnień z zakresu lecznictwa otwartego Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu lecznictwa otwartego Dokumentacja badań ambulatoryjnych Księga diagnostyki ambulatoryjnej Kartoteka osób korzystających ze świadczeń zdrowotnych DIAGNOSTYKA LABORATORYJNA I OBRAZOWA Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, dotyczące zagadnień z zakresu pracowni diagnostycznych Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu Dokumentacja badań laboratoryjnych Księga diagnostyki laboratoryjnej Kartoteka osób korzystających ze świadczeń zdrowotnych Dokumentacja badań rentgenowskich Księga diagnostyki rentgenowskiej Zdjęcia rentgenowskie REHABILITACJA Kartoteka pacjentów 592 Księga pobytu dziennego pacjentów 571 572 573 574 58 580 581 582 583 584 585 586 587 59 6 A B10 B20 B20 B10 A B10 B20 B20 B10 B10 B10 B10 B20 B20 ZABEZPIECZENIE OPIEKI ZDROWOTNEJ. 25 obejmuje pacjentów, którym udzielane są świadczenia w trybie ambulatoryjnym 60 ZASADY ZAOPATRZENIA CHORYCH W ŚRODKI LECZNICZE I SANITARNE 600 601 602 6020 6021 6022 6023 61 610 611 62 620 621 6210 6211 6212 7 Urzędowy wykaz leków polskich, leków o cenach umownych i leków na import docelowy Receptariusz szpitalny – szpitalna lista leków Leki reglamentowane i poza Lekospisowe Ewidencja leków narkotycznych Ewidencja leków psychotropowych Rejestr produkcji leków recepturowych Rozliczenie leków reglamentowanych i poza lekospisowych STERYLIZACJA Dokumentacja procesów sterylizacji Dokumentacja kontroli skuteczności procesów sterylizacyjnych ŻYWIENIE W INSTYTUCIE Przepisy zewnętrzne dotyczące żywienia w zakładach opieki zdrowotnej Żywienie, normy żywienia, analizy żywienia. Jadłospisy i relewy Wydawanie/rozdzielanie posiłków na Kliniki Nadzór nad żywieniem 70 71 72 DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWO – BADAWCZA, ROZWÓJ KADRY NAUKOWEJ ORGANIZACJA BADAŃ NAUKOWYCH OGÓLNE KIERUNKI PRAC NAUKOWO - BADAWCZYCH OPRACOWANIA BADAWCZE 73 PRACE NAUKOWO - BADAWCZE B20 B20 B20 B20 B20 B20 B20 B20 np. testy, daty, taśmy wskaźnika. B5 B3 B3 B5 A A A zapotrzebowania żywnościowe prognozy, programy, wnioski – opracowania własne ewidencja opracowań badawczych oraz ich realizacja; dla każdego tematu zakłada się odrębną teczkę. również prowadzone w ramach uzyskiwanych grantów. 26 730 Prace naukowo - badacze w ramach działalności statutowej A 731 732 A BE10 74 Udział w obcych pracach naukowo - badawczych Prace naukowo – badawcze przeprowadzone przez Instytut na zlecenie podmiotów zewnętrznych Ocena działalności naukowo – badawczej Instytutu Upowszechnianie osiągnięć naukowych OCHRONA PRAW AUTORSKICH 75 76 PROJEKTY WYNALAZCZE POSTĘPOWANIE PATENTOWE BE10 A 77 780 KONFERENCJE NAUKOWE Konferencje naukowe, sympozja, seminaria itp. organizowane przez Instytut Udział w konferencjach, sympozjach, itp. obcych WYDAWNICTWA Program wydawnictw 781 Teki wydawnicze 733 734 770 771 78 A A A A A A 27 wnioski o finansowanie, decyzje, raporty, zestawienia, ewidencja prac naukowo – badawczych oraz ich realizacja; dla każdej pracy zakłada się odrębną podteczkę; wnioski o finansowanie, raporty, zestawienia, program, realizacja (opracowanie naukowe, sprawozdanie z wykonania tematu) koordynacja i rozliczenie kat. BE5. W tym zlecone przez Instytut. Jak w klasie 731 umowa o przekazanie praw autorskich, zastrzeżenia, korespondencja wyjaśniająca; umowy licencyjne związane z realizacją prac naukowo – badawczych. ewidencja wynalazków i wniosków – kat. A Zatwierdzone wnioski do Urzędu Patentowego Urzędu Patentowego; potwierdzone kopie i świadectwa. Wnioski odrzucone kat. B10 programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania itp. ; własne referaty, sprawozdania. badanie potrzeb, ustalenie tematyki, ogólne sprawy wydawnicze, komitety naukowe. dla każdego tytułu ( książki, numeru dziennika, druku itp.) prowadzi się oddzielną teczkę obejmująca: kartę wydawniczą, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie i recenzje, interwencje kontrolne, projekty graficzne, dwa egz. wydawnicze oraz opinie o danym tytule. 7811 7812 Wydawnictwa dydaktyczne Wydawnictwa okolicznościowe. Informatory A A 782 783 Redakcja periodyków Wykonanie poligraficzne A B3 784 B3 A normatywy, ustalenia własne. 7811 Rozpowszechnianie wydawnictw ROZWÓJ KADRY NAUKOWEJ Zasady kształcenia i rozwoju kadry naukowej Doktoraty Studia doktoranckie sprawy techniczno -wydawnicze; ewidencja zleceń, korekta, rysunki, ilustracje, druk, oprawa. kolportaż. A 7812 Akta doktoranckie A 7813 Księgę dyplomów doktorskich Habilitacje Akta habilitacyjne Księga dyplomów habilitacyjnych A zarządzenia, wytyczne, uruchamianie nowych kierunków, plany i programy rekrutacji, uczestników studiów, zaświadczenia w sprawach osobowych uczestnika, odwołana w sprawie toku studiów, sprawy socjalno -bytowe, sprawy dyscyplinarne. dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę zawierającą: podanie o wszczęcie przewodu doktorskiego, konspekt pracy, wykaz publikacji, odpis dyplomu magisterskiego, opinie promotora, protokoły egzaminów doktorskich, protokoły posiedzeń komisji, rad, autoreferat, recenzje, pismo do Centralnej Komisji, zawiadomienie o nadaniu stopnia, odpis dyplomu, pracę doktorską. centralny rejestr dyplomów Instytutu. A A Dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę. centralny rejestr dyplomów Instytutu. 79 780 781 782 7810 7811 28 skrypty, podręczniki itp. obejmuje książki, afisze, broszury, foldery jubileuszowe i promocyjne , a także opracowania tematyczne np. dotyczące instytutu, działalności Kliniki, Zakładu naukowego itd.
