Wydatki związane z telefonami stacjonarnymi pracowników

Wydatki związane z telefonami stacjonarnymi pracowników
Wpisany przez Radosław Kowalski
Czy do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć całość kosztów, czy tylko te, które
dotyczą rozmów (bez abonamentu)?
Pytanie
Czy spółka z o.o. może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu koszty telefonów
stacjonarnych swoich pracowników, jeśli pracownicy założyli te telefony i wykorzystują je na
potrzeby firmy? Jeśli tak, to czy można zaliczyć całość tych kosztów, czy tylko koszty rozmów
(bez abonamentu)?
Zaznaczam, że faktury wystawiane są na pracowników.
Odpowiedź
Jeżeli telefon został zainstalowany w domu pracownika i na jego nazwisko, to wówczas - moim
zdaniem - spółka może zaliczyć do kosztów jedynie tę część wydatków związanych z jego
używaniem, która dotyczy konkretnie rozmów prowadzonych przez pracownika w sprawach
pracodawcy (czyli bez abonamentu).
Uzasadnienie
Podatkowymi kosztami uzyskania przychodu są jedynie te wydatki, które zostały poniesione w
1/3
Wydatki związane z telefonami stacjonarnymi pracowników
Wpisany przez Radosław Kowalski
celu uzyskania przychodu, albo w celu zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu, a
które nie zostały wyłączone z puli kosztów przez ustawodawcę. W ten sposób ustawodawca
zdefiniował podatkowe koszty uzyskania w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o
podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.
zm.) - dalej u.p.d.o.p.; katalog wydatków niebędących kosztami zamieszczony jest w art. 16 ust.
1 u.p.d.o.p.
Należy jednak - aby odpowiedzieć na pytanie czytelnika - nieco rozwinąć powołaną powyżej
definicję. Otóż, od dłuższego już czasu, w praktyce funkcjonuje wykładania, której celem jest
wykazanie, jakiego rodzaju winien być związek wydatku z przychodem, aby ten pierwszy mógł
być uznany za celowy.
Najczęściej przyjmuje się, że wydatek tylko wówczas może być uznany za celowy (i jako taki za
koszt uzyskania przychodu) gdy jest on chociażby w sposób pośredni powiązany z
przychodem, który to przychód niekoniecznie został uzyskany, ale który hipotetycznie jest
możliwym do osiągnięcia; dodatkowo ważne jest też to, by wydatki były ekonomicznie
uzasadnione. Ponadto wskazuje się na to, że kosztami są jedynie wydatki, które obciążają i
powinny obciążać podatnika.
Jak zostało podane w treści pytania, w analizowanym przypadku pracownicy spółki
wykorzystują prywatne telefony na potrzeby pracodawcy. Skoro tak, to ów pracodawca zgodnie z odrębną umową - powinien zwrócić im ekwiwalent za korzystanie na jego rzecz z
telefonów. Z tym, że taki ekwiwalent, czyli kwota rzeczywiście odpowiadająca wydatkom
poniesionym w związku z używaniem telefonu na potrzeby pracodawcy nie powinien
obejmować abonamentu, gdyż ten jest płacony niezależnie od ilości przeprowadzonych
rozmów; ekwiwalent winien być ustalony na podstawie kwoty faktycznie wydatkowanej przy
wykorzystaniu telefonu w celach służbowych.
2/3
Wydatki związane z telefonami stacjonarnymi pracowników
Wpisany przez Radosław Kowalski
Skoro bowiem ilość (czas) przeprowadzonych rozmów nie wpływa na wysokość abonamentu,
lecz jest on wartością stałą, to brak jest podstaw do tego, aby pracodawca zwracał
pracownikowi wydatek, jaki ten ponosi płacąc ów abonament (za własny telefon pracownika).
Skoro wydatek nie powinien obciążać pracodawcę, a pracownika, to jeżeli spółka dokona jego
zapłaty, nie będzie mogła uwzględnić go w rachunku podatkowym po stronie kosztów.
Uwaga
Gdyby obowiązek zapłaty abonamentu wynikał z umowy o pracę lub regulaminu będącego
częścią systemu regulaminów wynagradzania, wówczas wydatek byłby kosztem, z tym, że
należy zauważyć, iż wypłata taka generowałaby po stronie pracownika przychód, który nie
korzystałby ze zwolnienia od podatku dochodowego.
3/3