Zapytanie 047_CP_2015_GN_II_runda

Zapytanie ofertowe na organizację Dnia Energetyka w roku 2015
Skawina, dnia 05.05.2015r.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA nr 047/CP/2015/GN
II RUNDA – OFERTY SZCZEGÓŁOWE
I.
Opis szczegółowy:
Przedmiotem postępowania jest opracowanie ostatecznej koncepcji i organizacja
eventu firmowego DZIEŃ ENERGETYKA w roku 2015, którego uczestnikami będą
pracownicy Grupy CEZ w Polsce, w której skład wchodzi siedem spółek: Elektrownia
Skawina S.A.; Elektrociepłownia Chorzów ELCHO S.A., CEZ Produkty Energetyczne Polska
Sp. z o.o., CEZ Trade Polska Sp. z o.o., CEZ Polska Sp. z o.o., CEZ Towarowy Dom
Maklerski Sp. z o.o. i ECO-Wind Construction S.A.
1.
2.
3.
4.
5.
Informacje szczegółowe:
Planowany termin realizacji eventu to 18 lub 25 wrzesień 2015 rok (w godzinach
18:00-5:00). Dokładny termin do potwierdzenia przez Zamawiającego przed
zakończeniem postępowania.
Liczba gości około 400 osób.
Lokalizacja: Zamawiający rekomenduje jeden z poniższych obiektów, decyzje w/s
ostatecznego wyboru podejmie przed zakończeniem postępowania.
a. Hotel Belveder
b. Hotel Stok Wisła
c. Hotel Gołębiewski
d. Hotel Heron Gródek nad Dunajcem
e. Hotel Best Western w Krakowie, ul. Opolska
f. Folwark Zalesie
CHARAKTERYSTYKA UCZESTNIKÓW: pracownicy Grupy CEZ w Polsce są
zatrudnieni w 7 spółkach. Średnia wieku pracowników wynosi 45 lat. 83% stanowią
mężczyźni, 60% pracowników zajmuje stanowiska robotnicze, 40% stanowiska
biurowe.
Formuła zakłada elegancki, lecz nie ekskluzywny event organizowany z okazji Dnia
Energetyka i połączony z świętowaniem jubileuszu działalności spółki CEZ Produkty
Energetyczne. Spotkanie utrzymane w duchu umiarkowanie eleganckiego bankietu
wraz z krótką częścią szkoleniowo-integracyjną dla pracowników i poczęstunkiem
przez cały czas trwania imprezy
Planowana ageda:
Część I – przywitanie, lampka szampana na wejście, elementy nawiązujące do hasła
przewodniego „CEZ – Wyzwalamy pozytywną energię”, kultury firmowej oraz wartości
Grupy CEZ w Polsce. Oczekujemy propozycji z Państwa strony
Cześć II – krótkie przemówienia przedstawicieli Zarządów poszczególnych spółek.
Cześć III – wykład, krótka prezentacja, wystąpienie (max 30 minut) związane np. z
hasłem przewodnim imprezy „CEZ – Wyzwalamy pozytywną energię”, rodowodem
1
CEZ Polska Sp. z o.o.
Zapytanie ofertowe na organizację Dnia Energetyka w roku 2015
firmy (czeskość), jej wartościami. Zależy nam na atrakcyjnej, lecz krótkiej i nie
angażującej uczestników formie np. historia/opowieść o tematyce pozornie nie
związanej z przedmiotem szkolenia, lecz zawierająca „drugie dno”, przedstawiona
przez trenera, prowadzącego, najlepiej oparta na praktycznych przykładach i
doświadczeniach, dobrze by była z dużą dawką humoru by zaciekawić uczestników.
Może być to wystąpienie interaktywne. Dopuszczamy też występ kabaretu o ile
program zostanie dopasowany do powyższych oczekiwań. Oczekujemy propozycji z
Państwa strony.
Cześć IV – Występ gwiazdy wieczoru – prosimy o propozycje gwiazd muzycznych –
mogą to być zarówno znane zespoły coverowe, jak i gwiazdy polskiej sceny
muzycznej – prosimy o dopasowanie propozycji gwiazdy do grupy docelowej. W
ofercie należ wskazać dostawcę raideru technicznego (zespół/agencja/hote/inne)
Część V – Atrakcja dodatkowa – rekomendujemy pokaz iluzji. Prosimy jednak o
ewentualne dodatkowe propozycje (min.2)
Wymagania dodatkowe
1. Oprawa muzyczna przez cały czas trwania imprezy (prosimy o wskazanie co
znajduje się w zakresie wyceny).
2. Zapewnienie transportu dla ok. 400 osób pomiędzy Skawiną, Krakowem i
Chorzowem, a miejscem realizacji imprezy oraz transportu powrotnego.
Ostateczna liczba osób zostanie podana na tydzień przed planowaną imprezą.
3. Menu: kolacja składająca się z przystawki, dania głównego i deseru. Pozostałe
posiłki przez cały czas trwania imprezy w formie bufetu szwedzkiego:
- ciepłe posiłki: min. 6 rodzajów plus min. 3 rodzaje dodatków
- zimne przekąski: min. 10 pozycji
- słodki bufet: min. 5 rodzajów ciast, deserów
- napoje bezalkoholowe: kawa, herbata, woda, soki, napoje gazowane – bez
limitu, uzupełniane na bieżąco
- alkohole: czysta wódka 0,5l/os., białe i czerwone wino (Nowy Świat, Włochy,
Hiszpania, Francja lub Czechy) 0,7 l/2 os., piwo 0,5 l/os.
4. Konferansjer, który poprowadzi imprezę – oczekujemy propozycji z Państwa
strony.
5. Zapewnienie miejsc parkingowe przeznaczonych dla autokarów i samochodów.
6. Strefa VIP dla Zarządów – przekąski, alkohole: whisky 3 butelki, wódka 2 butelki,
gin 2 butelki, rum 2 butelki, żubrówka 2 butelki, białe wino 2 butelki, czerwone
wino 2 butelki, koniak, cygara.
7. koncepcja i zapewnienie koszy podarunkowych dla części zespołu Pracowników,
którzy nie wezmą udziału w evencie (wartość do 150 zł) – należy przedstawić w
ofercie propozycję zawartości upominkowego kosza przy założeniu zamówienia
około 100 sztuk.
8. Przygotowanie i wydruk zaproszeń,
II.
Informacje dodatkowe:
- Realizacja odbywać się będzie na podstawie umowy – załącznik nr 2.
- Dopuszcza się złożenie ofert częściowych tj. na część pobytową (część I zakwaterowanie, wyżywienie) lub na część artystyczno-organizacyjną (część II program rozrywkowy). Należy wówczas wypełnić jeden z dwóch szablonów oferty,
właściwy dla oferowanej usługi (część I lub część II).
2
CEZ Polska Sp. z o.o.
Zapytanie ofertowe na organizację Dnia Energetyka w roku 2015
- Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru więcej niż jednego wykonawcy
powyższych usług w wyniku przeprowadzonego postępowania.
- Podane w zapytaniu ilości mają charakter wyłącznie orientacyjny i mogą ulec
zmianie.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z części zamówienia.
- w przypadku wyceny lokalizacji „Hotel Best Western” należy uwzględnić 150 miejsc
noclegowych,
- w przypadku wyceny „Hotel Grudek nad Dunajcem” dopuszczalne są noclegi poza
obiektem przewidzianym na Event, standard minimum ***.
III.
Informacja
o
dokumentach,
jakie
mają
dołączyć
oferenci
w
części
merytorycznej oferty na platformie Grupy CEZ w Polsce
1. Ofertę wraz ze szczegółowymi opisem umożliwiającym ocenę, ze szczególnym
uwzględnieniem ramowej agendy i propozycjami dotyczącymi organizacji.
IV.
Informacja o dokumentach, jakie mają dołączyć oferenci w części handlowej
oferty na platformie Grupy CEZ w Polsce
1. Uzupełnienie formularza cenowego w platformie zakupowej (podanie ceny łącznej za
cała organizację) oraz uzupełnienie załącznika nr 3 (formularz cenowy) i dołączenie
go do oferty na platformie zakupowej.
2. Podpisane oświadczenie Zamawiającego stanowiące załącznik nr 1 do Zapytania.
3. Potwierdzenie możliwości realizacji zakresu w założonym przez Zamawiającego
terminie.
4. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do
ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do
rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie
wcześniej niż 30 dni przed upływem terminu składania ofert. (lub dokument
potwierdzony w tym terminie przez organ wydający.
5. Termin płatności (rekomendowany 30 dni)
6. Pełnomocnictwo, jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż uprawnione do zaciągania
zobowiązań w imieniu oferenta.
7. Oświadczenie z akceptacją spełnienia szczególnych wymagań z pkt. V.
8. Wraz z ofertą należy złożyć Oświadczenie, że Oferent akceptuje treść Umowy
(stanowiącej Załącznik nr 2 do Zapytania) w niezmienionej formie bądź z propozycją
zmian w jej treści (w przypadku propozycji zmian należy je wskazać w przesłanym
Oświadczeniu).
V.
Szczególne wymagania w stosunku do wykonawstwa
1. Oferent ponosi odpowiedzialność za wady w przedmiocie umowy z tytułu rękojmi
2. Oferent ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonania
zobowiązania wynikającego z umowy na warunkach z niej zawartych oraz na
zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa. Nie przewiduje
się możliwości umownego (pozaumownego) wyłączenia lub ograniczenia
odpowiedzialności Oferenta bez względu na jej tytuł, jeśli odpowiedzialność taka
wynika z ogólnie obowiązujących przepisów prawa
VI.
Informacje o sposobie składania ofert:
3
CEZ Polska Sp. z o.o.
Zapytanie ofertowe na organizację Dnia Energetyka w roku 2015
1. Zgodnie z warunkami postępowania na platformie Grupy CEZ w Polsce.
2. Oferta winna być złożona poprzez platformę zakupową (wypełnienie formularza
cenowego w systemie) oraz w formie elektronicznej, tj. podpisany, zeskanowany i
zapisany w formacie PDF zestaw dokumentów należy umieszczać na platformie
https://zakupy.cezpolska.pl/
lub
https://cezpolska.eb2b.com.pl/
w
danym
postępowaniu. Szczegółowa instrukcja składania ofert dostępna jest po zalogowaniu
na platformie w menu "Pomoc". Wysłane dokumenty muszą być odpowiedniej jakości
minimum 150 dpi (umożliwiające bezproblemowe odczytanie treści zawartej w
dokumencie). Zaleca się skanowanie dokumentów w odcieniach szarości. Waga
jednego dokumentu nie może przekraczać 10 Mb.
3. UWAGA! Część handlowa i techniczna powinna zostać dołączona w osobnych
plikach pdf, które muszą być odpowiednio opisane.
4. W sprawach technicznych dot. obsługi platformy prosimy o kontakt w godzinach 8-16
pod numerami telefonicznymi: +48 222584861, +48 223783970 lub pod adresem email: [email protected]
VII.
Sposób udzielania wyjaśnień dotyczących specyfikacji istotnych warunków
zamówienia:
1. Każdy oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści
specyfikacji istotnych warunków zamówienia w terminie określonym w postępowaniu.
2. Korespondencja w toku postępowania, w tym pytania oferentów kierowane mogą być
tylko poprzez platformę zakupową Grupy CEZ w Polsce.
VIII.
Środki odwoławcze:
1. Oferentom nie przysługuje prawo uczestnictwa w otwarciu ofert.
2. W postępowaniu oferentom nie przysługują żadne środki odwoławcze.
IX.
Postanowienia końcowe
1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za
pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) lub platformy zakupowej Grupy CEZ w
Polsce.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia bez podania przyczyny od
wyboru oferty (ofert) i powierzenia komukolwiek wykonania prac objętych niniejszym
zapytaniem bez prawa oferentów do dochodzenia od Zamawiającego roszczeń z
odszkodowawczych.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjowania warunków z kilkoma
dostawcami jednocześnie.
4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją
ofertę.
5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert.
6. Koszty przygotowania oferty ponosi Oferent.
7. Zamawiający, ma prawo swobodnego wyboru oferty, może przeprowadzić dodatkowe
negocjacje z wybranymi oferentami, a także unieważnić postępowanie bez podania
przyczyny.
8. Niniejsze zapytanie, stanowi zaproszenie dla Dostawców do wzięcia udziału w
procesie składania ofert w rozumieniu art. 703 § 1 k.c., mające na celu dostarczenie
konkretnego produktu lub usługi.
4
CEZ Polska Sp. z o.o.
Zapytanie ofertowe na organizację Dnia Energetyka w roku 2015
X.
Załączniki:
1. Załącznik nr 1 – Oświadczenie ogólne
2. Załącznik nr 2 – Projekt Umowy
3. Załącznik nr 3 – Formularz cenowy
5
CEZ Polska Sp. z o.o.