1031p_b_uzupelnienieogolnychwarunkowemas_04_2016

DQS Polska sp. z o.o.
Członek DQS Group
Uzupełnienie do Ogólnych warunków prowadzenia auditu systemu zarządzania
przez DQS Polska w organizacji Klienta w zakresie realizacji weryfikacji systemu
EMAS i walidacji deklaracji środowiskowej
zwane dalej Uzupełnieniem do Ogólnych Warunków
obowiązuje razem z kosztorysem i Ogólnymi Warunkami
1.
Postanowienia ogólne
Proces weryfikacji systemu EMAS i walidacji deklaracji środowiskowej oparty jest na wymaganiach Rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 z dnia 25 listopada 2009 r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji
w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS), uchylające rozporządzenie (WE) nr 761/2001 oraz decyzje
Komisji 2001/681/WE i 2006/193/WE (dalej Rozporządzenie EMAS), aktualnych wymaganiach prawnych i wymaganiach
akredytacyjnych, wymagania te zwane dalej są wymaganiami EMAS.
2.
Ogólne wymagania dotyczące weryfikacji systemu EMAS i walidacji deklaracji środowiskowej
2.1 DQS ocenia system zarządzania Klienta w celu określenia jego zgodności z wymaganiami EMAS, włączając w to
skuteczność systemu. Klient otrzymuje sprawozdanie z weryfikacji i zwalidowaną deklarację środowiskową lub gdy deklaracja
środowiskowa nie spełnia wymagań EMAS, wystawiany jest plan działań korygujących.
2.2 Rodzaj, zakres i czas zamknięcia niezgodności jest tematem osobnego ustalenia przez strony. Jeżeli zostały zidentyfikowane
niezgodności z wymaganiami EMAS, Klient musi wykazać przeprowadzenie działań korygujących, w ustalonym terminie.
Decyzja o zwalidowaniu deklaracji środowiskowej zostanie podjęta po wykazaniu skuteczności wdrożonych działań
korygujących.
2.3 DQS dołoży wszelkich starań, aby zminimalizować zakłócenia w działalności przedsiębiorstwa podczas prowadzenia
weryfikacji u Klienta.
2.4 DQS w swojej ocenie jest niezależną, neutralną i bezstronną jednostką weryfikującą.
2.5 Weryfikacja odbywa się w miejscu prowadzenia przez Klienta działalności.
3.
Warunki weryfikacji
3.1
System zarządzania
3.2
3.1.1
Klient musi wdrożyć i utrzymywać udokumentowany system zarządzania, który spełnia wymagania EMAS.
3.1.2
Wszystkie niezbędne działania w celu zapewnienia zgodności i skuteczności systemu zarządzania muszą zostać
przeprowadzone i udokumentowane.
Obowiązek udostępnienia informacji
3.2.1
Na dwa miesiące przed planowanym procesem weryfikacji EMAS na miejscu (Rozporządzenie EMAS art. 25), Klient
dostarcza podstawowe informacje na swój temat i na temat prowadzonej działalności, polityki środowiskowej,
programu środowiskowego, a także opis systemu zarządzania środowiskowego stosowanego w organizacji, szczegóły
dotyczące przeprowadzonego przeglądu środowiskowego lub auditu, raport z tego przeglądu lub auditu, informacje o
wszelkich działaniach naprawczych podjętych w ich wyniku oraz projekt deklaracji środowiskowej lub, jeżeli dotyczy
zaktualizowana deklaracja środowiskowa oraz wypełniony wniosek o rejestrację lub, jeżeli dotyczy wniosek o
odnowienie rejestracji oraz wypełniony formularz danych podstawowych.
3.2.2
Klient zapewnia, że DQS ma dostęp do potrzebnych informacji i niezbędnych środków do wykonania zadania
i angażowania wyznaczonych przedstawicieli i pracowników w celu dostarczenia weryfikatorowi dokładnych
i kompletnych informacji dotyczących wszystkich procesów, które mogą być istotne dla weryfikacji.
3.2.3
W zakresie weryfikowanego systemu zarządzania wszystkie zapisy związane z reklamacjami/skargami i działaniami
korygującymi muszą zostać zaprezentowane na prośbę DQS, dotyczy to również zidentyfikowanych niezgodności z
wymaganiami prawnymi z zakresu ochrony środowiska.
3.3 Skuteczność weryfikowanego systemu zarządzania
3.4
3.3.1
DQS bada skuteczność zweryfikowanego systemu Klienta poprzez przeprowadzanie regularnych ocen (w cyklu
rocznym). W przypadku otrzymania informacji kwestionującej zgodność lub skuteczność systemu zarządzania, DQS
ma prawo do przeprowadzenia dodatkowego auditu po konsultacji z zainteresowanym klientem.
3.3.2
W przypadku wystąpienia trwałej niezgodności systemu zarządzania środowiskowego z wymaganiami EMAS
(Rozporządzenia EMAS art. 15), DQS poinformuje o tym fakcie właściwy organ, który dokonał rejestracji organizacji.
3.3.3
W uzasadnionych przypadkach (szczególnie w przypadku zagrożenia życia lub zdrowia ludzi), DQS poinformuje organ
administracji publicznej o niezgodności z wymaganiami prawa.
Planowanie auditów weryfikacyjnych
DQS i Klient planuje spotkanie tak wcześnie jak jest to możliwe. Ustalenia są potwierdzane na piśmie. W przypadku, gdy
zatwierdzone ustalenia nie mogą zostać dotrzymane z winy Klienta, DQS może obciążyć Klienta faktycznie poniesionymi w trakcie
przygotowań kosztami.
3.5
Utrzymanie ważności weryfikacji EMAS
1031P_B_Uzupełnienie ogólnych warunków EMAS
Wydanie 04/2016
Strona 1 z 4
3.5.1
Co najmniej raz na 12 miesięcy prowadzony jest audit weryfikacyjne w nadzorze potwierdzający zgodność systemu z
wymaganiami EMAS.
3.5.2
Jeżeli w czasie auditu zostanie stwierdzone, że wymagania dotyczące systemu EMAS nie są spełnione, to należy
wykazać, że zostały podjęte w określonym czasie działania korygujące i po ich skutecznym wdrożeniu może być
utrzymana ważność weryfikacji EMAS.
3.5.3
Przed upływem ważności weryfikacji EMAS przeprowadza się audit ponownej weryfikacji. Wymagania odnośnie
odnowienia weryfikacji muszą odpowiadać tym, które obowiązują przy wydawaniu nowego oświadczenia.
3.6
Wydanie oświadczenia
3.6.1
Jeżeli w trakcie auditu weryfikacyjnego EMAS stwierdzono, że wymagania prawne i inne wymagania dotyczące
weryfikowanego obszaru nie są spełnione, to spełnienie ich trzeba skutecznie udowodnić przed wydaniem
oświadczenia.
3.6.2
Zgodnie z Rozporządzeniem EMAS art. 19 i art. 26, DQS prowadzi weryfikacji systemu EMAS u Klienta w odstępach
czasu nieprzekraczających 12 miesięcy.
3.6.3
Audity weryfikacyjne na miejscu w organizacji Klienta odbywają się w cyklu 3 letnim, co 12 miesięcy lub jeżeli
dotyczy, w cyklu 4 letnim zgodnie z art. 26 Rozporządzenia EMAS.
3.7
Rozszerzenie zakresu obowiązywania systemu EMAS
3.7.1
Jeżeli w czasie ważności weryfikacji zachodzą zmiany, które sprawiają, że koniecznym staje się rozszerzenie zakresu
weryfikacji o inny zakres (np. dodatkowe lokalizacje lub inne linie produkcyjne lub nowe wyroby), na wniosek
organizacji, można rozszerzyć zakres obowiązywania weryfikacji.
3.7.2
Warunkiem rozszerzenia zakresu weryfikacji jest przeprowadzenie oceny systemu EMAS wnioskodawcy pod
względem spełnienia wymagań EMAS (obowiązuje punkt 1).
3.8
Powiadomienie o zmianach
Klient jest zobowiązany do bezzwłocznego poinformowania DQS o wszystkich istotnych zmianach, ich aspektach środowiskowych
i ich wpływ na środowisko, które mogą mieć wpływ na weryfikowany system zarządzania. Dotyczy to w szczególności
zakupu/sprzedaży części organizacji, zmiany własności, zmiany w zakresie działalności, zasadniczych zmian procesów, upadłości
lub postępowania układowego. W każdym z tych przypadków, DQS ustali z Klientem i zbada, czy i jak weryfikacja może zostać
utrzymana. Wszystkie dokumenty zmienione i zaktualizowane zgodnie z Rozporządzenia EMAS art. 8 ust. 2 są weryfikowane i
walidowane w terminie sześciu miesięcy. Klient ma obowiązek zgłoszenia zmian i zwalidowanej zaktualizowanej deklaracji
środowiskowej właściwemu organowi rejestracyjnemu.
3.9
Wyznaczenie weryfikatorów
3.9.1
Za ilość i wybór weryfikatorów odpowiada DQS, który powoła weryfikatora(-ów) i dostarczy Klientowi, na jego
życzenie, ich skróconą biografię. DQS zobowiązuje się do powoływania tylko weryfikatorów, których techniczne
kwalifikacje, doświadczenie i osobiste predyspozycje są odpowiednie do wykonania zadania.
3.9.2
Weryfikacje EMAS są przeprowadzane przez weryfikatora zarejestrowanego na liście Ministerstwa właściwego do
spraw środowiska. Jeśli weryfikator środowiskowy nie posiada uprawnień w danej branży jest wspomagany przez
auditora środowiskowego posiadającego doświadczenie i kompetencje w tej branży (auditora z dopuszczeniem do
ISO 14001).
3.9.3
Klient może odrzucić kandydatury weryfikatora(-ów) zaproponowanych przez DQS, bez podania powodu. W takim
przypadku, DQS przedstawi nową propozycję. Odrzucenie weryfikatora(-ów) może mieć miejsce tylko raz na początku
fazy przygotowawczej.
3.9.4
W przypadku, gdy weryfikator jest zmuszony do wycofania się z realizacji zadania przed, lub w trakcie oceny, obydwie
strony wspólnie ustalą dalsze postępowanie.
Zawieszenie weryfikacji systemu EMAS i walidacji deklaracji środowiskowej
4
4.1
DQS może zawiesić weryfikację systemu EMAS w przypadku, gdy Klient narusza warunki Umowy lub Ogólnych
Warunków, w szczególności jeżeli:
4.1.1
działania korygujące nie zostały wdrożone w określonym przez DQS czasie lub
4.1.2
ustalony termin auditu weryfikacyjnego niezbędny do utrzymania zweryfikowanego systemu nie został dotrzymany i
został przekroczony okres 12 miesięcy od poprzedniego auditu lub
4.1.3
DQS nie zostanie poinformowane, w terminie niezbędnym do podjęcia adekwatnych działań, o planowanych zmianach
w systemie zarządzania Klienta lub innych zmianach, które mogą wpływać na zgodność tego systemu z wymaganiami
EMAS lub
4.1.4
Logo EMAS i deklaracja EMAS został użyty niezgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS lub
4.1.5
weryfikowany system zarządzania Klienta stale lub w poważnym stopniu nie spełnia wymagań EMAS, w tym
dotyczących skuteczności systemu zarządzania i jego ciągłego doskonalenia lub
4.1.6
Klient dobrowolnie poprosił o zawieszenie weryfikacji EMAS lub
4.1.7
Klient nie wywiązuje się z zobowiązań finansowych i zobowiązań wynikających z Umowy lub Ogólnych warunków.
1031P_B_Uzupełnienie ogólnych warunków EMAS
Wydanie 04/2016
Strona 2 z 4
4.2
W przypadku wystąpienia jednej z przyczyn, o których mowa powyżej, DQS powiadomi Klienta o możliwości zawieszenia
certyfikatu. Jeżeli przyczyna zawieszenia, nie zostanie usunięta w terminie dwóch tygodni od dnia powiadomienia, DQS
zawiesi certyfikat, o czym powiadomi Klienta na piśmie, podając przyczyny zawieszenia weryfikacji EMAS.
4.3
Zawieszenie następuje na czas oznaczony, jednak nie dłuższy niż 90 dni. DQS niezwłocznie uchyli zawieszenie w
przypadku, gdy Klient podejmie działania korygujące, które wyeliminują przyczyny zawieszenia, a których skuteczność
zostanie potwierdzona przez DQS.
4.4
DQS zgodnie z wymaganiami Rozporządzenie EMAS powiadomi niezwłocznie właściwy organ rejestracyjny i jednostkę
akredytacyjna Polskie Centym Akredytacyjne o dokonanym zawieszeniu weryfikacji.
Wycofanie weryfikacji systemu EMAS i walidacji deklaracji środowiskowej
5
5.1
DQS wycofa weryfikacji i powiadomi pisemnie Klienta, w przypadku gdy:
5.1.1
zostanie przekroczony okres zawieszenia weryfikacji lub
5.1.2
system zarządzania Klienta jest niezgodny z wymaganiami EMAS lub
5.1.3
Klient, pomimo zawieszenia weryfikacji, posługuje się deklaracją lub
5.1.4
pomimo pisemnego wezwania DQS, Klient używa deklaracji i symboli EMAS w sposób niezgodny z Rozporządzeniem
EMAS lub
5.1.5
Klient nie usunął skutecznie niezgodności lub
5.1.6
umowa została rozwiązana lub wypowiedziana lub
5.1.7
z powodu działań podjętych przez Klienta, zakwestionowana została wiarygodność lub rzetelność auditu albo
bezstronność lub niezależność weryfikatora przeprowadzającego audit lub
5.1.8
Klient stosuje deklarację w sposób, który podważa dobre imię DQS lub
5.1.9
Klient zaprzestał prowadzenia działalności, która była przedmiotem procesu weryfikacji przez DQS.
5.2
DQS zgodnie z wymaganiami Rozporządzenie EMAS powiadomi niezwłocznie właściwy organ rejestracyjny i jednostkę
akredytacyjna Polskie Centym Akredytacyjne o wycofaniu weryfikacji.
5.3
Ponowna walidacja deklaracji po wycofaniu możliwa jest po przeprowadzeniu ponownego pełnego auditu weryfikacyjnego.
6
6.1
6.2
Stosowanie symboli weryfikacji
Walidacja i używanie.
6.1.1
DQS jest zobowiązane do zwalidowania deklaracji środowiskowej i dostarczenia jej do Klienta po spełnieniu
wszystkich wymogów i obowiązków wynikających z umowy.
6.1.2
Decyzja o walidacji deklaracji jest wyłączną decyzją DQS, opartą na rekomendacji weryfikatora, jaką umieścił w
sprawozdaniu z weryfikacji. Po każdym przeprowadzonym audicie weryfikacyjnym Klient otrzymuje sprawozdanie.
6.1.3
Zwalidowana przez DQS deklaracja zawiera (na stronie 3 Deklaracji Klienta) oświadczenie zgodne z załącznikiem VII
Rozporządzenia EMAS.
6.1.4
Klient może używać zwalidowaną deklarację wyłącznie w całości w wersji podpisanej przez weryfikatora. Posługiwanie
się wyciągiem z deklaracji lub jej skrótem jest możliwe po zatwierdzeniu ich przez DQS.
6.1.5
Informacje o zwalidowanej przez DQS deklaracji środowiskowej mogą być używane do celów promocyjnych. Takie
użycie jest ograniczone do aktualnego zakresu przeprowadzonej weryfikacji. Zwalidowana deklaracja środowiskowa
nie może być przekazywane sukcesorom lub innym organizacjom. Po zawieszeniu lub wykreśleniu z rejestru EMAS,
Klient musi zaprzestać posługiwania się zwalidowaną przez DQS deklaracją środowiskową. Prawo retencji jest
wykluczone.
6.1.6
Po pomyślnym zakończeniu procesu rejestracji w systemie EMAS, organizacja jest uprawniona do stosowania logo
EMAS zgodnie z zasadami zawartymi w Rozporządzeniu EMAS art. 10 i zgodnie z załącznikiem V.
6.1.7
DQS jest zobowiązane do oceny poprawnego używania logo EMAS.
6.1.8
Ponadto zarejestrowana organizacja jest zobowiązana do publicznego udostępnienia swojej zwalidowanej deklaracji
środowiskowej w ciągu jednego miesiąca od rejestracji i jeżeli dotyczy, zwalidowanej zaktualizowanej deklaracji w
ciągu miesiąca po odnowieniu rejestracji.
Odmowa walidacji deklaracji
6.2.1
DQS może zwalidować deklarację środowiskową, tylko w przypadku spełnienia wymagań Rozporządzenia EMAS.
W przypadku, niespełnienia wymagań Rozporządzenia EMAS, weryfikator dokumentuje niezgodności w planie działań
korygujących.
6.2.2
Wszystkie niezgodności muszą zostać wyeliminowane w ciągu 90 dni. Jeśli zajdzie taka konieczność, DQS powtórzy
audit w pełnym wymiarze czasowym lub w jego części (decyzję podejmuje DQS). Klient zostanie obciążony za
dodatkowy audit zgodnie z aktualnymi cenami i zgodnie z niezbędnym nakładem pracy. Jeżeli niezgodności nie
zostaną wyeliminowane w okresie 90 dni lub warunki wstępne dotyczące walidacji deklaracji nie zostały osiągnięte,
proces walidacji zostanie zakończony z wynikiem negatywnym.
6.2.3
Dalsze działania dotyczące walidacji systemu środowiskowego mogą mieć miejsce na wniosek Klienta. Proces
weryfikacji i walidacji będzie powtórzony w pełnym nakładzie czasu na miejscu u klienta. Warunki przeprowadzenia
1031P_B_Uzupełnienie ogólnych warunków EMAS
Wydanie 04/2016
Strona 3 z 4
nowej oceny muszą być ujęte w nowej umowie między Klientem a DQS.
7
Publikacje
DQS utrzymuje i publikuje wykaz organizacji, w których przeprowadził weryfikację systemu EMAS i zwalidował deklarację
środowiskową. Publikacja ta zawiera nazwę, adres certyfikowanej organizacji jak również zakres dla którego przeprowadzono
weryfikację EMAS. Zgoda Klienta, na taką publikację, jest zakładana z góry.
Klient - Zamawiający
DQS
czytelne imię i nazwisko reprezentanta
czytelne imię i nazwisko reprezentanta
1031P_B_Uzupełnienie ogólnych warunków EMAS
Wydanie 04/2016
Strona 4 z 4