• • • • • • • • • • • •

Często zadawane pytania — AkzoNobel SpeakUp!
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Jak można zgłaszać obawy o możliwym złamaniu zasad Kodeksu postępowania?
Jakie są możliwe kanały kontaktu z platformą SpeakUp!?
Kto może korzystać z platformy SpeakUp!?
Co należy zgłaszać?
Czego nie należy zgłaszać?
Czy mam zapewnioną ochronę?
Czy muszę podawać swoje dane?
Co się dzieje po złożeniu zgłoszenia?
Jak mogę śledzić dalszy przebieg dochodzenia dotyczącego mojego zgłoszenia?
Dlaczego firma AkzoNobel współpracuje z firmą EthicsPoint?
Jakie jest zadanie firmy EthicsPoint?
W jaki sposób firma EthicsPoint zapewnia poufność?
Jak można zgłaszać obawy o możliwym złamaniu zasad Kodeksu postępowania?
Po pierwsze zastanów się, czy nie masz oporów, aby zwrócić się bezpośrednio do osoby, której sprawa
dotyczy. Drobne sprawy niemal zawsze najlepiej rozwiązać w ten sposób. Jeżeli uważasz, że rozmowa
nie pomoże w tej sytuacji, możesz porozmawiać ze swoim przełożonym lub innym kierownikiem. Możesz
również porozmawiać z działem kadr lub działem zgodności z przepisami. Oni wysłuchają Twoich uwag
i podejmą odpowiednie kroki. Jeśli tak, możesz skorzystać z platformy SpeakUp!?
Jakie są możliwe kanały kontaktu ze SpeakUp!?
Aby zgłosić możliwe naruszenia zasad Kodeksu postępowania, można utworzyć zgłoszenie
SpeakUp! poprzez stronę internetową, skontaktować się z infolinią SpeakUp!, albo wysłać
zgłoszenie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub tradycyjnej.
Skontaktuj się z infolinią SpeakUp!
Zgłoszenie telefoniczne zostanie przyjęte przez niezależnego, zewnętrznego operatora z firmy
EthicsPoint, która na zlecenie firmy AkzoNobel przyjmuje zgłoszenia telefoniczne
i internetowe. Operator wysłucha Twoich uwag i może zadać Ci dodatkowe pytania.
W większości przypadków w infolinii SpeakUp! zgłosi się operator posługujący się językiem
angielskim. Jeśli chcesz przekazać swoje obawy w innym języku, operator poprosi do telefonu
tłumacza. Numery infolinii właściwe dla danego kraju można znaleźć na portalu SpeakUp!.
Połączenie jest bezpłatne i dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, przez cały rok.
Skorzystaj ze strony internetowej SpeakUp!
Zgłoszenia można wysyłać poprzez stronę internetową SpeakUp!.
Wyślij zgłoszenie SpeakUp! za pośrednictwem poczty elektronicznej lub tradycyjnej
Zgłoszenia można wysyłać na adres: [email protected] lub AkzoNobel Director
Compliance, PO Box 75730, 1070 AS Amsterdam, Holandia. Wszelkie zgłoszenia wysłane na
te adresy będą rozpatrywane przez dyrektora działu zgodności z przepisami firmy AkzoNobel
lub jego przedstawiciela. Zgłoszenia adresowane do dyrektora wykonawczego i/lub głównego
radcy prawnego będą traktowane jako adresowane do dyrektora działu zgodności z
przepisami. Jeśli zgłoszenie dotyczy dyrektora działu zgodności z przepisami lub innego
członka Komisji zgodności z przepisami, można je złożyć do głównego radcy prawnego,
a jeśli dotyczy głównego radcy prawnego, to do dyrektora wykonawczego.
Kto może korzystać z platformy SpeakUp!?
Platforma SpeakUp! jest dostępna dla każdego, kto chce zgłosić obawy dotyczące łamania lub
możliwego łamania zasad Kodeksu postępowania firmy AkzoNobel lub powiązanych z nim dyrektyw.
Dotyczy to pracowników, kontrahentów, byłych pracowników, partnerów biznesowych, klientów,
osób mających kontakt z produktami lub działalnością firmy AkzoNobel i właścicieli akcji firmy.
Co należy zgłaszać?
Zgłaszać można wszelkie obawy dotyczące zgodności z zasadami Kodeksu postępowania firmy
AkzoNobel. Przykładami mogą być:












łapówki i korupcja, gratyfikacje pieniężne, prezenty i zaproszenia, które są niezgodne
z naszymi wytycznymi
niewłaściwe przeprowadzanie audytów i prowadzenie księgowości
łamanie przepisów dotyczących konkurencji, kontroli handlu lub sankcji
łamanie przepisów i zagadnienia dotyczące bezpieczeństwa środowiskowego, osób,
produktu i procesu
nieuprawnione ujawnianie informacji poufnych
konflikt interesów
insider trading
niewłaściwe wykorzystanie zasobów spółki
defraudacja
dyskryminacja i molestowanie
łamanie praw człowieka
zemsta
Celowe składanie fałszywych oskarżeń lub celowe zakłócanie procesu rozpatrywania zgłoszeń
SpeakUp! będzie uważane za naruszenie zasad naszego Kodeksu.
W niektórych krajach przepisy dotyczące ochrony prywatności ograniczają, jakie informacje można
zgłaszać poprzez infolinię lub stronę internetową SpeakUp!. Kontaktując się poprzez infolinię lub za
pośrednictwem strony internetowej SpeakUp! otrzymasz ograniczoną liczbę opcji zgłoszeń. Aby
zgłosić sprawę nieuwzględnioną w opcjach dostępnych na infolinii lub stronie internetowej SpeakUp!
należy zwrócić się do przełożonego, działu zgodności z przepisami lub działu ALG-Compliance.
Czego nie należy zgłaszać?
Poprzez platformę SpeakUp! nie należy zgłaszać uwag dotyczących jakości produktów lub usług.
Takie uwagi można zgłaszać zgodnie ze specjalnymi procedurami dotyczącymi reklamacji i obsługi
klienta. Platforma SpeakUp! nie służy do zgłaszania wypadków (w tym wypadków nagłych,
zagrażających bezpieczeństwu, medycznych lub w podróży). Pomoc i wskazówki dotyczące
zgłaszania wypadków można znaleźć w witrynie dotyczącej bezpieczeństwa podróży i w Zasadach
12.01.5 na temat reagowania w nagłych wypadkach. Platforma SpeakUp! nie służy również do
zgłaszania przypadków niezgadzania się z decyzjami przełożonych, chyba że podjęta decyzja może
łamać zasady Kodeksu.
Czy mam zapewnioną ochronę?
Firma AkzoNobel surowo zakazuje jakichkolwiek działań odwetowych wobec osób składających
zgłoszenia. Zgłaszanie obaw w dobrej wierze nie narazi Cię na żadne sankcje, bez względu na to,
czy podejrzenia zostaną potwierdzone w wyniku podjętych działań. Jeżeli spotkał Cię jakikolwiek
rewanż, zgłoś to bezpośrednio przełożonemu, dyrektorowi działu zgodności z przepisami lub
poprzez SpeakUp!.
Czy muszę podawać swoje dane?
Zawsze zachęcamy do podania imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych podczas składania
zgłoszenia. Dzięki temu dochodzenie będzie łatwiejsze. Jeśli nie chcesz podawać swoich danych,
swoje obawy możesz zgłosić anonimowo, w sposób zgodny z miejscowymi przepisami. Czasem
zbadanie anonimowych zgłoszeń jest utrudnione, na przykład jeśli nie mamy dostatecznych
informacji lub nie możemy zweryfikować z Tobą zgłoszenia, albo przygotować planu działania.
Co się dzieje po złożeniu zgłoszenia?
Po otrzymaniu zgłoszenia firma EthicsPoint informuje dział ALG-Compliance. Firma AkzoNobel
rozpoczyna dochodzenie, korzystając z fachowej wiedzy wewnątrz i zewnątrz firmy. Wszystkie
zgłoszenia będą traktowane poufnie tak bardzo, jak to tylko możliwe. Kierujemy się zasadami
zachowania poufności na każdym kroku, a firma AkzoNobel zobowiązuje się do przekazywania
informacji tylko tym osobom, które muszą zostać poinformowane. Dochodzenie będzie skupiać
się na faktach i będzie mieć na celu ustalenie, czy oskarżenia są słuszne i czy zasady Kodeksu
postępowania zostały złamane. Dochodzenia są prowadzone w sposób niezależny, uczciwy
i bezstronny, z zachowaniem szacunku dla wszystkich osób, których dochodzenie dotyczy,
oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami.
W celu uzyskania dalszych informacji prosimy o zapoznanie się z instrukcją platformy SpeakUp!.
Jak mogę śledzić dalszy przebieg postępowania dotyczącego mojego zgłoszenia?
Po wypełnieniu zgłoszenia SpeakUp! (poprzez stronę internetową lub przez telefon), otrzymasz
unikalny kod, nazywany kodem zgłoszenia. Konieczne będzie również stworzenie hasła. Aby
sprawdzić status zgłoszenia lub podać dalsze informacje, należy skontaktować się z infolinią
SpeakUp! lub odwiedzić stronę internetową SpeakUp! i podać kod i hasło.
Dlaczego AkzoNobel współpracuje z firmą EthicsPoint?
Firma AkzoNobel podpisała umowę z firmą EthicsPoint (Navex Global), aby umożliwić pracownikom
i zainteresowanym stronom trzecim zgłaszanie podejrzeń o łamanie zasad Kodeksu postępowania
za pośrednictwem niezależnej, profesjonalnej firmy zewnętrznej. Ta procedura może być użyta, jeśli
pracownik nie chce zwracać się bezpośrednio do osoby, której sprawa dotyczy, lub zgłaszać sprawy
przełożonemu, działowi kadr lub działowi zgodności z przepisami.
EthicsPoint to międzynarodowa firma, która oferuje bezpieczne, poufne systemy telefoniczne i
internetowe, pozwalające na zgłaszanie obaw dotyczących łamania kodeksu postępowania w biznesie.
Infolinia i strona internetowa SpeakUp! prowadzone przez firmę EthicsPoint są dostępne 24 godziny
na dobę, siedem dni w tygodniu i przyjmują zgłoszenia telefoniczne i internetowe w różnych językach.
Jakie jest zadanie firmy EthicsPoint?
Do zadań firmy EthicsPoint należą:
 oferowanie usług telefonicznych i internetowych, pozwalających na zgłaszanie podejrzeń
o łamanie zasad Kodeksu postępowania firmy AkzoNobel
 ochrona danych osobowych osób składających zgłoszenia, które chcą pozostać anonimowe
 zapewnienie tłumaczenia osobom, które chcą złożyć zgłoszenie w języku innym niż język
angielskim
 informowanie działu ALG-Compliance o zgłoszonych obawach, pozwalając firmie AkzoNobel
rozpoczęcie dochodzenia
 umożliwić działowi ALG-Compliance na kontakt z osobą zgłaszającą, która chce pozostać
anonimowa, przyjmując rolę pośrednika
Rolą firmy EthicsPoint nie jest podejmowanie działań w celu wyjaśnienia sprawy, a jedynie
przekazanie uwag do działu ALG-Compliance.
W jaki sposób firma EthicsPoint zapewnia poufność?
Firma EthicsPoint nie korzysta z programów śledzących połączenia telefoniczne ani
identyfikujących dzwoniącego. Ponadto firma EthicsPoint nie przygotowuje ani nie przechowuje
rejestrów połączeń zawierających adresy IP, więc żadne informacje mogące zidentyfikować
zgłaszającego nie będą dostępne. Zgłoszenia SpeakUp! składane z Twojego komputera będą
wysyłane przez bezpieczny port internetowy i nie pozwolą na zidentyfikowanie lub przekazanie
nazwy użytkownika. Firma EthicsPoint nie będzie wykorzystywać zdobytych informacji w żaden
inny sposób jak tylko do przekazania ich do firmy AkzoNobel w celu zbadania sprawy.