Art. 20. Wydział ds. Organizacji i Logistyki oraz

Art. 20. Wydział ds. Organizacji i Logistyki oraz Gospodarki Lokalowej
Do zadań Wydziału należą sprawy organizacji, funkcjonowania Urzędu, w tym obsługa kancelaryjna, w tym
elektroniczna, obsługa Rady Miejskiej, sprawy osobowo-kadrowe, sprawy zarządzania mieszkaniami
i lokalami użytkowymi gminy, sprawy dodatków mieszkaniowych, stypendiów socjalnych, rozliczania umów
z pracownikami młodocianymi, zamówienia publiczne, obsługa informatyczna Urzędu i jednostek
organizacyjnych, prowadzenie spraw związanych z wydawaniem Biuletynu Informacyjnego Miasta Kalety,
archiwum.
1. W zakresie obsługi Rady i jej organów oraz Burmistrza do zadań Wydziału należy
w szczególności:
1) zapewnienie sprawnej organizacji funkcjonowania Urzędu;
2) prowadzenie sekretariatu Burmistrza, Zastępcy i Sekretarza;
3) prowadzenie kancelarii ogólnej;
4) obsługa kancelaryjno-biurowa Rady jej komisji i Burmistrza, w tym organizacyjne przygotowanie
sesji, opracowywanie materiałów z obrad, uchwał i zarządzeń, postanowień, wniosków oraz
przekazywanie ich odpowiednim organom i czuwanie nad ich realizacja przez właściwe podmioty, jak
również prawidłowe przygotowywanie materiałów na sesje Rady;
5) prowadzenie rejestrów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza, uchwał i wniosków komisji oraz
interpelacji, zapytań i wniosków radnych;
6) przedstawianie Wojewodzie i RIO uchwał Rady w celu oceny ich zgodności z prawem oraz
przekazywanie drogą elektroniczną aktów prawa miejscowego do publikacji w Dzienniku Urzędowym
Województwa Śląskiego;
7) czuwanie nad terminowym załatwianiem interpelacji i wniosków radnych oraz wniosków komisji;
8) obsługa kancelaryjno-biurowa Rady i jej Przewodniczącego;
9) czuwanie nad właściwym obiegiem dokumentów Rady,
10) zamawianie pieczęci urzędowych i prowadzenie rejestru tych pieczęci;
11) załatwianie spraw związanych z prenumeratą prasy, książek i dzienników;
12) obsługa i zabezpieczanie łączności telefonicznej, faksowej i internetowej na potrzeby Urzędu;
13) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz kontrola
terminowości ich załatwiania;
14) prowadzenie rejestru wydanych przez Burmistrza pełnomocnictw i upoważnień;
15) prowadzenie książki kontroli;
16) prowadzenie zbiorów przepisów gminnych oraz aktów prawnych powszechnie obowiązujących;
17) wykonywanie zadań zleconych ustawowo przez organy administracji rządowej w zakresie wyborów
prezydenckich, do Sejmu i Senatu, rad, burmistrza oraz referendum;
18) organizacja wyborów ławników ludowych;
19) zaopatrzenie Urzędu w środki trwałe, przedmioty nietrwałe, biurowe oraz prowadzenie konserwacji
sprzętu biurowego;
20) utrzymanie porządku i czystości w budynkach administracyjnych Urzędu;
21) zapewnienie ochrony budynków administracyjnych Urzędu przed kradzieżą i pożarem oraz
zawieranie umów o ich ubezpieczenie;
22) prowadzenie magazynu materiałów biurowych i eksploatacyjnych;
23) poświadczanie zgodności odpisu z oryginałem i autentyczności podpisu,
24) prowadzenie ewidencji umów dot. BIP-u, dostępu do Internetu łączności telekomunikacyjnej,
systemu informacji prawnej LEX, Poczty Polskiej.
2. W zakresie organizacji, spraw osobowo-kadrowych do zadań Wydziału należy w szczególności:
1) opracowanie regulaminów wynikających z przepisów prawa pracy;
2) prowadzenie spraw osobowych i emerytalnych pracowników Urzędu i kierowników gminnych
jednostek organizacyjnych;
3) prowadzenie kart ewidencji czasu pracy pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek
organizacyjnych;
4) kontrola dyscypliny pracy;
5) opracowywanie planów urlopów wypoczynkowych;
6) prowadzenie ewidencji urlopów macierzyńskich i wychowawczych;
7) sporządzanie sprawozdań statystycznych z zakresu właściwości Wydziału;
8) wykonanie decyzji o nałożeniu kar dyscyplinarnych;
9) organizowanie szkoleń, w tym BHP i PPOŻ, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników
Urzędu;
10) wykonywanie zadań z zakresu służby bezpieczeństwa i higieny pracy;
11) organizowanie i podejmowanie przedsięwzięć w celu realizacji ustaw: ochronie danych osobowych
i dostępie do informacji publicznej (Biuletyn Informacji Publicznej);
12) sporządzanie dokumentów związanych z wypadkami pracowników,
3. W zakresie spraw zarządzania mieszkaniami i lokalami użytkowymi do zadań Wydziału należą
w szczególności:
1) przydział mieszkań i zakwaterowania oraz rozwiązywanie najmu, eksmisje;
2) ściąganie należności czynszowych;
3) prowadzenie na bieżąco dzienników wymiaru czynszu najmu oraz kart najemcy;
4) sporządzenie protokołów zdawczo - odbiorczych mieszkań i lokali użytkowych;
5) przedstawienie przełożonym wniosków o podejmowanych środkach zaradczych w celu należytej
ściągalności czynszów;
6) miesięczne rozliczanie czynszów z księgowością Gminy;
7) reprezentowanie gminy na wspólnotach;
8) przekazywanie zarządom wspólnot mieszkaniowych należnych zaliczek na poczet zarządu
nieruchomością wspólną z lokali będących własnością gminy;
9) przygotowywanie propozycji załatwienia wniosków użytkowników i najemców;
10) ewidencja zamówień i faktur w zakresie powierzonych czynności;
11) sprawozdawczość z zakresu nałożonych obowiązków służbowych;
12) kompletowanie i przechowywanie dokumentacji z prowadzonych spraw w wymaganych prawem
okresach;
13) współpraca z Wydziałem Finansów w zakresie stałej aktualizacji wysokości czynszów.
4. W zakresie dodatków mieszkaniowych, stypendiów socjalnych i rozliczania umów z pracownikami
młodocianymi. Do zadań Wydziału należy w szczególności:
1) przyjmowanie wniosków w wyznaczonym zakresie;
2) rozpatrywanie tych wniosków;
3) wydawanie decyzji w wymienionym zakresie;
4) prowadzenie rejestru dodatków mieszkaniowych;
5) sporządzanie list wypłat dodatków mieszkaniowych do księgowości;
6) wysyłanie decyzji do administratorów.
5. W zakresie zadań z zakresu ustawy o systemie oświaty określonych w Rozdziale 8a Pomoc
materialna dla uczniów, należy w szczególności:
 wydawanie decyzji: przyznających, odmownych, wstrzymujących,
 sporządzanie list wypłat.
6. W zakresie zamówień publicznych do zadań wydziału należy w szczególności:
1) przygotowywanie oraz organizowanie przetargów w ramach zamówień publicznych,
2) obsługa techniczna komisji przetargowych;
3) udzielanie pomocy kierownikom jednostek organizacyjnych w zakresie realizacji zamówień
publicznych;
4) współpraca z naczelnikami w Urzędzie w zakresie udzielania zamówień publicznych;
5) właściwe przechowywanie dokumentów zgromadzonych w trakcie udzielania zamówień publicznych.
7. W zakresie obsługi informatycznej Urzędu i jednostek organizacyjnych do zadań Wydziału należy
w szczególności:
1) planowanie i realizowanie wydatków budżetowych związanych z zakupami nowych urządzeń
i programów oraz eksploatacją sprzętu komputerowego, sieci zasilających i logicznych, linii
przesyłowych i teleinformatycznych oraz sieci monitoringu miasta;
2) wdrażanie oprogramowania, koordynowanie, nadzorowanie i dokonywanie odbioru prac
wdrożeniowych;
3) nadzorowanie zachowania spójności oprogramowania wdrażanego i eksploatowanego przez Urząd;
4) współpraca przy tworzeniu nowych aplikacji z ich wykonawcą oraz ulepszanie i wprowadzanie
uzupełnień do użytkowanych programów;
5) administrowanie serwerami, siecią i systemami informatycznymi w tym monitoringiem miasta;
6) wykonywanie bieżącej obsługi urządzeń informatycznych;
7) prowadzenie napraw i konserwacji sprzętu komputerowego;
8) przygotowanie i kontrolowanie realizacji umów dotyczących informatyzacji Urzędu;
9) przygotowanie oraz realizowanie umów z podmiotami zewnętrznymi na dzierżawę łączy i korzystanie
z linii teleinformatycznych;
10) prowadzenie merytorycznego i rzeczowego nadzoru nad eksploatacją sprzętu informatycznego
i oprogramowania;
11) archiwizowanie, przechowywanie i ochrona danych, w tym danych osobowych, gromadzonych
i przetwarzanych w Urzędzie w formie elektronicznej;
12) opracowanie instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych
osobowych;
13) organizowanie wspólnie z Sekretarzem szkoleń oraz doraźne instruowanie pracowników w zakresie
prawidłowej obsługi i eksploatacji sprzętu i oprogramowania;
14) zapewnienie bezpiecznej wymiany informacji między Urzędem a internetem;
15) zapewnienie wymiany informacji między komórkami Urzędu oraz innymi instytucjami;
16) zarządzanie strukturą gminnego serwisu internetowego i rozwijanie technologii ułatwiającej kontakt
z mieszkańcami gminy przez internet;
17) opracowywanie wniosków mających na celu pozyskiwanie środków pieniężnych ze źródeł krajowych
jak i unijnych związanych z informatyzacją gminy;
18) opracowanie i wdrożenie instrukcji obiegu dokumentacji na nośnikach elektronicznych;
19) zabezpieczenie dokumentacji dotyczącej licencji oprogramowania na każdym stanowisku pracy;
20) wykonywanie innych zadań na polecenie osób wchodzących w skład kierownictwa Urzędu –
w zakresie ich kompetencji;
21) pełnienie funkcji inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego w rozumieniu ustawy o ochronie
informacji niejawnych;
22) dokonywania bieżącej kontroli zgodności funkcjonowania sieci lub systemu teleinformatycznego ze
szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa, dokonywanie kontroli przestrzegania procedur
bezpiecznej eksploatacji oraz legalności oprogramowania;
23) realizacja zadań z zakresu prawidłowej działalności e-urzędu, spełnienia wymogów związanych
z umową dofinansowania;
24) realizacja zadań z zakresu szerokopasmowego Internetu na potrzeby gminy;
25) realizacja czynności technicznych związanych z prawidłową działalnością kiosków z dostępem do
informacji publicznej.
8. W zakresie spraw związanych z wydawaniem Biuletynu Informacyjnego Miasta Kalety do zadań
Wydziału należy w szczególności:
1) przyjmowanie materiałów do Biuletynu;
2) przepisywanie i redagowanie treści ogłoszeń;
3) ustalanie zgodności opłaty z wielkością reklamy;
4) dostarczanie Biuletynu do punktów sprzedaży;
5) rozliczanie Biuletynu z punktami sprzedaży.
9. Do zadań Wydziału należy też prowadzenie archiwum.