SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

Transkrypt

Zespół Szkół im.ks. Jana Twardowskiego
21-570 Drelów Dołha 1 tel./fax.+48 /83/ 371 15 24
www.zsdolha.szkolnastrona. pl e-mail: [email protected]
w Zespole Szkół w Dołdze
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2003/15/148 z późn. zm.)
Za właściwe zorganizowanie i realizację kontroli finansowej odpowiada
kierownik jednostki.
Istotą kontroli wewnętrznej jest skonfrontowanie stanu faktycznego ze stanem
wymagalnym (postulowanym) określonym przez obowiązujące przepisy prawa ogólnego
oraz unormowania wewnętrzne tj. procedury kontroli finansowej obejmujące:
I. Środowisko systemu kontroli finansowej:
1) uczciwość i inne wartości etyczne dyrektora i pracowników szkoły,
2) odpowiednie kompetencje zawodowe,
3) regulamin organizacyjny, określający strukturę organizacyjną jednostki, z
wykazaniem zakresu działania i odpowiedzialności nauczycieli, pracowników obsługi i
dyrektora szkoły. Uregulowania organizacyjne dotyczące nauczycieli i dyrektora zawarte są
w Statucie Szkoły, pracowników obsługi w Regulaminie pracy oraz w „Zakresach
obowiązków”,
4) identyfikacja zadań wrażliwych: zagadnienia związane z naliczaniem i wypłatą
wynagrodzeń oraz z gospodarowaniem mieniem powierzonym jednostce w użytkowanie,
5) powierzenie uprawnień: na mocy podpisanego w dn. 30 IV 2003 r. z Wójtem Gminy
Porozumienia Urząd Gminy w Drelowie prowadzi obsługę finansowo-księgową szkoły.
Uprawnienia dyrektora szkoły w zakresie planowania i realizacji wydatków w
systemie scentralizowanej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych
Zgodnie z art.5 ust.9 ustawy z dnia 7 IX 1991 r. o systemie oświaty(OSO) w celu
zapewnienia obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej szkoły organy
prowadzące mogą tworzyć jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół. Ustawa
o systemie oświaty nie określa jednak szczegółowych zasad funkcjonowania tych
jednostek. W związku z powyższym realizują one zadania związane z obsługą
finansowo-księgową szkół i placówek oświatowych na podstawie ogólnych przepisów
wynikających przede wszystkim z następujących aktów prawnych:
a) ustawy z dnia 26 XI 1998 r. o finansach publicznych (FP),
b) ustawy z dnia 29 IX 1994 r. o rachunkowości (RACH),
c) rozporządzenia MF z dnia 18 XII 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (BK),
d) rozporządzenia MF z dnia 29 XII 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki
finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych
jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat
do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych
(ZB).
Zgodnie z art.18 ust.6 i art.19 ust.6 ustawy o finansach publicznych podstawą gospodarki
finansowej jednostki budżetowej jest roczny plan finansowy, zwany potocznie budżetem
placówki. Obowiązek przygotowania planu finansowego, zgodnie z art.125 ust.2 wyżej
cytowanej ustawy spoczywa na dyrektorze szkoły. Projekt takiego planu sporządzić
powinien GZd/sO posiadający odpowiednio wykwalifikowane służby finansowe, natomiast
dane w nim zawarte dotyczące planowanych dochodów i wydatków powinny zostać
zaproponowane i zatwierdzone przez dyrektora szkoły. Szczegółowe
przepisy dotyczące sporządzania i realizacji planów finansowych znajdują się w
rozporządzeniu ZB.
Najważniejszym uprawnieniem dyrektora szkoły w zakresie spraw finansowych jest
wyłączne prawo do podejmowania decyzji dotyczących zaciągania zobowiązań
finansowych, tj. realizacji wydatków.
Zgodnie z art.132 ustawy o finansach publicznych dyrektor szkoły w celu realizacji zadań
dokonuje wydatków zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym. Oznacza to, że o
każdym wydatku szkoły może decydować tylko jej dyrektor, który działając w oparciu o
zatwierdzony plan decyduje jakich wydatków dokonać. Również art.39 ust.1 pkt.5 ustawy
o systemie oświaty wyraźnie wskazuje dyrektora szkoły jako osobę właściwą do
dysponowania środkami finansowymi placówki.
II. Mechanizmy systemu kontroli finansowej:
1) dokumentowanie systemu kontroli (procedury, instrukcje, zakresy obowiązków)
a) przepisy określające zasady kontroli wewnętrznej:
- samokontroli
- kontroli funkcjonalnej
b) instrukcja inwentaryzacyjna
c) przepisy dotyczące gospodarowania i zabezpieczenia mienia powierzonego jednostce
w użytkowanie:
- ewidencja stanu majątku i jego eksploatacja zgodnie z przeznaczeniem,
- ewidencja stanu majątku i jego zmian,
- powierzenie odpowiedzialności za poszczególne składniki mienia,
- wykonywanie okresowych przeglądów technicznych i niezbędnych remontów,
- zabezpieczenie zasobów informacyjnych.
2) dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych zakładowy plan kont oraz przepisy normujące zasady obiegu dokumentacji finansowoksięgowej określone są na mocy podpisanego porozumienia w Regulaminach Urzędu Gminy
w Drelowie
3) zatwierdzanie operacji finansowych przez dyrektora szkoły
4) nadzór dyrektora szkoły
5) rejestrowanie i uzasadnianie i zatwierdzanie odstępstw od ustalonych procedur
6) zapewnienie ciągłości działalności jednostki
7) ograniczanie dostępu do zasobów osób nieuprawnionych
Fazy procesu kontroli:
l. Określenie wzorca przyjętego za podstawę porównania.
2. Ustalenie stanu faktycznego w zakresie objętym kontrolą i porównanie tego stanu z
obowiązującą normą.
3. Zakwalifikowanie danego stanu jako prawidłowy lub nieprawidłowy .
4. Określenie ujemnych skutków odstępstw od normy.
5. Ustalenie przyczyn stwierdzonego stanu rzeczy.
6. Wskazanie pracowników odpowiedzialnych z tytułu działania lub zaniechania za
powstanie nieprawidłowości, wraz z podaniem podstawy ustalenia odpowiedzialności.
7. Przyjęcie wyjaśnień od osób odpowiedzialnych na okoliczność stawianych im
zarzutów.
8. Sformułowanie wniosków zmierzających do doprowadzenia stanu badanego do stanu
wymaganego.
Ad 1 a) przez samokontrolę rozumie się kontrolę prawidłowości wykonywanej pracy
dokonywaną przez każdego pracownika.
Do czynności samokontroli - oprócz analizy wykonywanej pracy - zalicza się również różne
formy konsultacji, zarówno przed jak i po wykonaniu danej pracy, studiowanie przepisów
oraz inne czynności mające wpływ na wykonywanie powierzonych prac.
b) kontrola funkcjonalna jest wykonywana przez dyrektora szkoły. Obowiązek kontroli
funkcjonalnej przewidziany jest w zakresie czynności dyrektora.
- kontrola funkcjonalna pionowa, wynikającą z bezpośredniego służbowego nadzoru,
- kontrola funkcjonalna pozioma, wykonywana jest przez osoby nie pełniące bezpośredniego
zwierzchnictwa, ale w ramach organizacyjnego podziału obowiązków sprawują oni
nadzór nad określonymi czynnościami (zgodnie z „Planem kontroli wewnętrznej”).
Instrukcja kontroli finansowej, procedur gromadzenia
i rozdysponowania środków publicznych
I. UWAGI WSTĘPNE
1. Przestrzeganie i ścisłe stosowanie postanowień instrukcji zapewnia prawidłowe
funkcjonowanie gospodarki finansowej oraz własną ochronę majątku szkoły
2. Postanowienia zawarte w instrukcji dotyczą dyrektora oraz wszystkich pracowników
wykonujących zadania określone w zakresach czynności.
3. Nieprzestrzeganie postanowień instrukcji stanowi naruszenie obowiązków służbowych, za
które w stosunku do osób winnych będą wyciągane wnioski służbowe i dyscyplinarne
przewidziane w ustawie „ Kodeksie Pracy”.
4. Pracownicy odpowiedzialni za skuteczne sprawowanie kontroli finansowej, w wyniku
których zaniechają dochodzenia roszczeń od osób winnych ponoszą również
odpowiedzialność w drodze regresu, w przypadku dopuszczania do przedawnienia wszelkich
należności i roszczeń /odsetki za zwłokę/.
II. ORGANIZACJA l FUNKCJONOWANIE KONTROLI FINANSOWEJ
1. Kontrola finansowa ma na celu:
a) badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi,
b) badanie efektywności działania i realizacji zadań,
c) badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności
przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w
realizacji tych zadań,
d) ujawnienie niegospodarnego działania, marnotrawstwa majątku jednostki oraz
ewentualnych nadużyć,
e) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz ustalanie osób
odpowiedzialnych za ich powstanie,
f) wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości,
Badania i oceny należy dokonywać w zakresie celowości, gospodarności, rzetelności i
legalności działania oraz sprawności organizacji pracy.
2. Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli finansowej
odpowiedzialny jest Dyrektor Szkoły. Sprawuje on osobiście ogólny nadzór nad
skutecznością działania tego systemu, jak również prawidłowością wykorzystania sygnałów
kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Odpowiedzialny jest również za należyte wykorzystanie
wyników kontroli.
3. Czynności kontrolne w zakresie swych uprawnień wykonują także z urzędu inni
pracownicy zobowiązani do wykonywania kontroli. Zakres kontroli wykonywanej przez
pracowników określony jest w zakresie czynności.
4. Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem
środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.
Kontrola wewnętrzna obejmuje:

zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny
celowości, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i
gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i
dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych
oraz zwrotu środków publicznych

prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z opracowanymi procedurami kontroli
Kontrola finansowa dokonywana jest w formie:
a) kontroli wstępnej, mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym
działaniom, kontrola wstępna obejmuje w szczególności badanie projektów umów ,
porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań.
Przedmiotem tej kontroli jest również działanie mające na celu sprawdzenie, czy realizowane
wydatki mają swoje odbicie w planie finansowym szkoły i są z nim zgodne, a także czy są
one celowe i związane z realizacją zadań szkoły. Szczególnej ocenie należy poddać celowość
dokonywanych wydatków związanych z funkcjonowaniem szkoły.
W trakcie tej kontroli szczególną uwagę należy zwrócić na to czy:
1) planowane wydatki są dokonywane w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady
uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
2) sposób dokonywania wydatków umożliwią terminową realizację zadań.
Procedura wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania
wydatków.
1. Ustala się dla ZS wyłącznie pisemny tryb dokonywania wewnętrznych zamówień na
dostawę towarów, materiałów i usług, a także zaciągania innych zobowiązań finansowych
obciążających plan finansowy ZS. Zamówienie wewnętrzne jest to złożone na ustalonym
druku zapotrzebowanie lub wniosek, które może składać do Dyrektora Szkoły każdy
pracownik, jeżeli bieżące potrzeby wynikające z jego obowiązków służbowych wymagają
określonych zakupów.
2. Zobowiązania finansowe w imieniu ZS zaciągać może wyłącznie Dyrektor lub pracownik,
któremu powierza się realizacje danego zadania. Zaciągnięcie zobowiązania finansowego
przez pracownika, któremu powierzono realizacje danego zadania może się odbyć wyłącznie
na podstawie zatwierdzonego zapotrzebowania wewnętrznego, wniosku lub wstępnej umowy.
3. Wszystkie zobowiązania finansowe obciążające plan finansowy ZS wymagają wstępnej
akceptacji (parafowania) Dyrektora szkoły lub innej osoby, której powierzy się merytoryczne
zatwierdzenie danego wydatku.
4. Kontrola celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków polega na złożeniu
do Dyrektora ZS zapotrzebowania /wniosku/ podania na podstawie zamówienia
wewnętrznego / wniosku wg ustalonego wzoru zawierającego uzasadnienie, oczekiwany
termin realizacji, przewidywany koszt realizacji. Zapotrzebowania lub projekty umów winny
być wstępnie zaparafowane przez dyrektora w zakresie możliwości sfinansowania zadania w
ramach planu finansowego jednostki. Ponadto zadanie objęte zapotrzebowaniem lub umową
może być realizowane jedynie po uzyskaniu pisemnej akceptacji Dyrektora ZS lub innej
osoby, której powierzy się merytoryczne zatwierdzenie danego zapotrzebowania.
Rodzaje wydatków ze środków publicznych będących w dyspozycji dyrektora szkoły i
podlegających wstępnej ocenie celowości.
1. Wydatki bieżące to m.in.:
Środki czystości, materiały biurowe, materiały remontowe, leki, prasa, książki, pomoce
dydaktyczne, inne materiały, woda dla pracowników, wyposażenie, badania profilaktyczne
pracowników, usługi transportowe, naprawa i konserwacja sprzętu, opłaty pocztowe, inne
drobne usługi.
Zapotrzebowanie na ww. wydatki podlega
- wstępnej kontroli merytorycznej: osoba odpowiedzialna: Dyrektor szkoły,
- wstępna kontrola formalno –rachunkowa: osoba odpowiedzialna: Główny Księgowy,
Wzór zapotrzebowania na dostawę towarów lub usług dot. pkt 1 (wydatki bieżące)
ZAPOTRZEBOWANIE
Data:
Rodzaj
wydatku:
Cel
(uzasadnienie)
Oczekiwany
Szacunkowa wartość
termin realizacji
zapotrzebowania
zapotrzebowania
Podpis
zamawiającego
Zatwierdzono
Główny
pod względem
pod względem
Księgowy
merytorycznym:
zgodności z
Zatwierdzono
Data i podpis
planem
Data i podpis
finansowym
1.a Opłaty za media: zakup gazu, energii cieplnej, energii elektrycznej, wody, wywóz
nieczystości, opłaty za usługi dostępu do sieci Internet, usługi telefoniczne,
Zaciąganie zobowiązań finansowych na podstawie umów z dostawcami ww. usług podlega
wstępnej ocenie celowości przed podpisaniem tych umów. Projekt lub wzór umowy podlega
Realizacja czyli podpisanie umowy: osoba odpowiedzialna: Dyrektor Szkoły
2. Świadczenia z ZFŚS
Wnioski o przyznanie świadczeń z ZFŚS składa się na wnioskach wg wzorów określonych w
regulaminie ZFŚS.
Wniosek o przyznanie świadczenia z ZFŚS podlega
wstępnej kontroli merytorycznej: osoba odpowiedzialna: Dyrektor Szkoły
wstępnej kontroli formalno-rachunkowej: osoba odpowiedzialna Główny Księgowy
Realizacja wniosku: Dyrektor szkoły kieruje wniosek do zaopiniowania przez Komisję
Socjalną ZFŚS
3. Wynagrodzenia
Arkusz organizacyjny szkoły na dany rok szkolny zatwierdzony przez organ prowadzący
stanowi dokument będący podstawą do dokonywania wydatków związanych z
wynagrodzeniami w ciągu danego roku szkolnego, który jest zatwierdzony pod względem
wstępnej oceny celowości tych wydatków.
Wniosek tj. podanie kandydata do pracy o zatrudnienie podlega:
Za realizację wniosku czyli przygotowanie wszelkich dokumentów związanych z
zatrudnieniem pracownika, skierowaniem na badania itp. odpowiedzialny jest i umowę o
pracę zawiera z kandydatem do pracy Dyrektor szkoły.
Zapotrzebowania na poszczególne rodzaje wydatków środków publicznych, które zostaną
poddane wstępnej ocenie celowości kieruje się wraz z dokumentem potwierdzającym
dokonanie tej oceny do osób odpowiedzialnych za realizację wydatków, czyli wygenerowanie
zamówień zewnętrznych do dostawców towarów lub usług, utworzenie odpowiednich umów,
czy przygotowaniem decyzji.
b) kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w
celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo. Bada się również rzeczywisty stan
rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczenia
przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem itp.,
Za bieżącą kontrolę finansową są odpowiedzialne osoby, którym powierzono realizację zadań
poddanych wstępnej ocenie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania
wydatków.
W trakcie realizacji powierzonych im zadań powinny one zwrócić szczególną uwagę na
rzetelność i kompletność dokumentów związanych z realizacją powierzonych im zadań
służbowych, na sposób realizacji tych zadań, który ma zapewnić jak największą efektywność
poświęconego czasu i środków niezbędnych do ich realizacji.
Wszelkie inicjatywy zmian mające na celu usprawnienie organizacji pracy, efektywniejszą
pracę, zwiększenie poziomu bezpieczeństwa powierzonych składników majątkowych czy też
minimalizację czynników ryzyka związanych z wykonywaniem powierzonych zadań należy
zgłaszać Dyrektorowi szkoły. Ponadto zobowiązuje się wszystkich pracowników Szkoły
Podstawowej do zgłaszania Dyrektorowi szkoły zauważonych nieprawidłowości w
gospodarowaniu mieniem szkoły.
c) kontroli następnej, obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów
odzwierciedlających czynności już dokonane.
Procedura kontroli dokumentów księgowych
Dokumenty księgowe potwierdzające zaciągnięcie zobowiązań ze środków publicznych
przed zrealizowaniem wydatku, podlegają kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej
przez osoby, którym powierzono odpowiedzialność na piśmie za dokonywanie kontroli.
Kontrola merytoryczna dokumentu księgowego polega na zbadaniu czy
- zaistniałe zdarzenie gospodarcze zostało poddane wstępnej ocenie zgodnie z procedurą
wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych
- dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości
- wyrażona w dowodzie operacja była celowa z gospodarczego punktu widzenia
- zgodna jest z obowiązującymi przepisami
- spełnia kryterium gospodarności.
Dowodem dokonania kontroli merytorycznej dokumentu księgowego przez dyrektora jest
data i podpis na dokumencie, a także w przypadku wydatków bieżących pieczęć
„Zatwierdzono pod względem prawnym i merytorycznym”.
Kontrola formalno-rachunkowa dowodu księgowego polega na stwierdzeniu czy dokument
zawiera
- podpisy osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną,
- określenie wystawcy dokumentu
- wskazanie stron uczestniczących w operacji
- datę wystawienia dokumentu lub okres przeprowadzenia operacji
- właściwe określenie przedmiotu operacji oraz jej wartość i liczbę
Dyrektor Zespołu Szkół w Dołdze powierza dokonywanie kontroli formalno-rachunkowej
dowodów księgowych Głównemu Księgowemu.
Dowodem dokonania przez głównego księgowego kontroli formalno-rachunkowej jest
pieczęć „ o następującej treści: „Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym, data
– podpis”, Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dowodach księgowych, obok
podpisu pracownika odpowiedzialnego za kontrolę merytoryczną dokumentu, oznacza, że:
- nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników
oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,
- nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i
prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,
- zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym dochodów i
wydatków, a szkoła posiada środki finansowe na ich pokrycie.
Główny księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości podczas dokonywania oceny
dokumentu, przed złożeniem podpisu, zwraca dokument właściwemu rzeczowo
pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O
odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach, główny księgowy, zawiadamia na piśmie
dyrektora szkoły. Dyrektor szkoły może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji
albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.
W celu realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo:
- żądać od pracowników innych komórek organizacyjnych udzielania w formie ustnej lub
pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu
dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień,
- wnioskować do dyrektora szkoły o określenie trybu, według którego mają być wykonywane
przez inne komórki organizacyjne szkoły, niezbędne prace w celu zapewnienia prawidłowości
gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości
finansowej.
W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli należy:
a) zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom, osobom z
wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień,
b) odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji
sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamiając jednocześnie na piśmie dyrektora
o tym fakcie. Decyzję w sprawie dalszego postępowania podejmuje dyrektor.
W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli, osoba odpowiedzialna za kontrolę
danego odcinka pracy jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić bezpośrednio przełożonego
oraz przedsięwziąć odpowiednie kroki zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości.
W razie kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia
o tym dyrektora szkoły jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód
przestępstwa. W każdym wypadku ujawnienia czynu, o którym mowa wyżej, dyrektor, po
niezwłocznym zawiadomieniu organów powołanych do ścigania przestępstw obowiązany
jest:
a) ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego
popełnieniu,
b) zbadać, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby
powołane do wykonywania tych obowiązków,
c) wyciągnąć na podstawie wyników przeprowadzonego badania, konsekwencji służbowych,
d) przedsięwziąć środki organizacyjne zmierzające do zapobieżenia w przyszłości
powstawaniu podobnych zaniedbań,
e) wystąpić do sądu z powództwem cywilnym o naprawienie szkody majątkowej, przeciwko
osobom bezpośrednio winnym powstania tej szkody, oraz przeciwko osobom winnym
zaniechania obowiązku sprawowania skutecznej kontroli.
Zaciągnięte zobowiązania finansowe sprawdzone pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym są kierowane do Dyrektora Szkoły celem zatwierdzenia ich do wypłaty.
Dokument księgowy, na którym widnieje data i podpis Dyrektora na pieczęci „Zatwierdzono
do wypłaty” stanowi dyspozycję do wydania środków pieniężnych poprzez wykonanie
polecenia przelewu lub wypłatę gotówkową. Data i podpis głównego księgowego na
dokumencie księgowym, na pieczęci „Zatwierdzono do wypłaty” oznacza określenie miesiąca
ujęcia w księgach rachunkowych i wskazanie sposobu dekretacji zdarzenia gospodarczego.
Dowodem dokonania i zatwierdzenia przez głównego księgowego wpisu zdarzenia
gospodarczego w księgach rachunkowych jest wydruk dokumentu z rejestru księgowego
trwale dołączony do dokumentu księgowego, podpisany przez głównego księgowego w
pozycji „Zatwierdził”
Opis procedur rozdysponowania środków publicznych wg podziału na rodzaje
wydatków realizowanych w szkole.
1. Wydatki bieżące
Zapotrzebowanie za zakup materiałów i usług niezbędnych do bieżącego funkcjonowania
szkoły, pracy nauczycieli, oraz służących zapewnieniu realizacji pozostałych zadań
statutowych szkoły mogą składać wszyscy pracownicy.
Jeśli są to rzeczowe składniki majątku, których przewidywany okres użyteczności jest dłuższy
niż 1 rok należy je odpowiednio zaewidencjonować (wg zasad określonych w procedurach
gospodarowania mieniem) i wydać pracownikowi. Osoba odpowiedzialną za ewidencję
rzeczowych składników majątku w księgach pomocniczych jest dyrektor. Dokument
księgowy należy niezwłocznie przekazać Głównemu księgowemu do kontroli. Na podstawie
sprawdzonego dokumentu księgowego dyrektor dokonuje dyspozycji przelewu lub zapłaty.
Dowodem dokonania dyspozycji środków pieniężnych z rachunku bankowego lub kasy
szkoły jest podpis Dyrektora na pieczęci „Zatwierdzono do wypłaty”.
Wydatki na media (zakup gazu, energii cieplnej, energii elektrycznej, wody, wywóz
nieczystości, opłaty za usługi dostępu do sieci Internet, usługi telefoniczne) realizuje się na
podstawie zawartych przez Dyrektora umów wstępnie zatwierdzonych przez Głównego
księgowego. Sprawdzoną fakturę niezwłocznie kieruje się do głównego księgowego celem
kontroli formalno-rachunkowej. Na podstawie sprawdzonego dokumentu księgowego
dyrektor dokonuje dyspozycji przelewu lub zapłaty. Dowodem dokonania dyspozycji
środków pieniężnych z rachunku bankowego lub kasy szkoły jest podpis Dyrektora na
pieczęci „Zatwierdzono do wypłaty”.
Świadczenia z ZFŚS są wypłacane na podstawie wniosków złożonych w sekretariacie wg
wzorów i w trybie określonym w Regulaminie ZFŚS. Wniosek, wstępnie skontrolowany,
zgodnie z procedurą wstępnej oceny celowości wydatków, kierowany jest do Komisji
Socjalnej celem zaopiniowania przez komisję Socjalną, która sporządza protokół z
posiedzenia i przekazuje go do Dyrektora. Protokół z posiedzenia komisji socjalnej podlega
kontroli merytorycznej przez Dyrektora a następnie formalno-rachunkowej przez głównego
księgowego. Na podstawie sprawdzonego dokumentu księgowego (protokołu) dyrektor
dokonuje dyspozycji przelewu lub zapłaty. Dowodem dokonania dyspozycji środków
pieniężnych z rachunku bankowego lub kasy szkoły jest podpis Dyrektora na pieczęci
„Zatwierdzono do wypłaty”.
Wynagrodzenia
Wydatkowanie środków pieniężnych związanych z wynagrodzeniami powinno być zgodne z
arkuszem organizacyjnym Szkoły zatwierdzonym na dany rok szkolny przez organ
prowadzący. Zatwierdzenie arkusza organizacyjnego szkoły na dany rok szkolny oznacza, że
wydatki na wynagrodzenia pracowników są zaakceptowane pod względem wstępnej oceny
celowości tych wydatków. Wydatkowanie środków na pochodne od wynagrodzeń, oraz inne
świadczenia pracownicze odbywa się na podstawie odrębnych przepisów tj. ustawa o
systemie ubezpieczeń społecznych, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych,
Ustawa Karta Nauczyciela, Kodeks Pracy, obowiązujące regulaminy uchwalone przez Radę
Gminy inne obowiązujące przepisy prawa.
Na podstawie zatwierdzonego arkusza oraz na podstawie dokumentów znajdujących się w
aktach osobowych pracowników i w oparciu o obowiązujące przepisy prawne pracownik UG
sporządza listę płac za każdy miesiąc roku, oraz listy wypłat pozostałych świadczeń
wynikających ze stosunku pracy, w trybie i w terminach określonych odpowiednimi
obowiązującymi przepisami prawa. Jego podpis na liście płac oznacza sprawdzenie tej listy
pod względem merytorycznym. Każda lista płac podlega kontroli pod względem formalnorachunkowym potwierdzonej podpisem na liście płac przez głównego księgowego, a
następnie zatwierdzeniu do wypłaty przez Dyrektora.
Dyrektor jest zobowiązany do rozliczania i kontroli merytorycznej liczby godzin
ponadwymiarowych, doraźnych zastępstw, godzin nauczania indywidualnego, godzin za
pracę w dniach wolnych nauczycieli itp. Każdy nauczyciel jest zobowiązany złożyć do 25
dnia każdego miesiąca rozliczenie godzin ponadwymiarowych wg wzoru w załączeniu.
Podpisane przez dyrektora zestawienie, stanowi podstawę do naliczenia i wypłaty
wynagrodzenia za te godziny oraz oznacza zatwierdzenie zestawienia pod względem
merytorycznym. Wypłaty wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe dokonuje się łącznie z
wypłatą wynagrodzenia za następny miesiąc. Natomiast wypłaty wynagrodzenia za godziny
ponadwymiarowe przepracowane w grudniu dokonuje się najpóźniej 28 grudnia danego roku.
Podanie nowego pracownika o pracę składa się w szkole.
Zwolnienia z pracy
- Zwolnienia lekarskie pracownik składa dyrektorowi szkoły, następnie kieruje się je do UG
celem naliczenia świadczeń za czas choroby. Wnioski o dzień wolny na opiekę nad
dzieckiem do lat 14-stu składa się dyrektorowi. Urlopu udziela Dyrektor szkoły na podstawie
zweryfikowanego podania. Dowodem udzielenia dnia wolnego jest data podpis Dyrektora na
podaniu oraz adnotacja „Wyrażam zgodę”.
- Wnioski o urlopy szkoleniowe podlegają wstępnej kontroli merytorycznej przez Dyrektora
Szkoły i formalno-rachunkowej przez głównego księgowego. Dowodem dokonania tej
kontroli są podpisy Dyrektora szkoły i głównego księgowego na wniosku. Sprawdzony
wniosek kieruje się do UG celem naliczenia wynagrodzenia z tego tytułu.
Urlopy wypoczynkowe:
Plan urlopów wypoczynkowych dla pracowników niepedagogicznych na dany rok
kalendarzowy opracowuje dyrektor do 30 maja i sporządza pisemną informacje o terminie
udzielenia urlopu wypoczynkowego odrębnie dla każdego pracownika i przekazuje za
potwierdzeniem odbioru pracownikowi najpóźniej do 16 czerwca
Wnioski o pojedyncze dni urlopu wypoczynkowego pracownik składa do dyrektora, który
przekazuje po zatwierdzeniu do UG celem naliczenia wynagrodzenia za czas urlopu.
Dyrektor sporządza dokument o udzieleniu:
1. dnia wolnego na opiekę nad dzieckiem do lat 14-stu
2. urlopu szkoleniowego
3. urlopu okolicznościowego
4. pojedynczego dnia urlopu wypoczynkowego,
który niezwłocznie przekazuje pracownikowi za potwierdzeniem.
Wnioski o ubezpieczenie zdrowotne członków rodziny kieruje się bezpośrednio do UG,
który weryfikuje wnioski pod względem merytorycznym a następnie dokonuje
odpowiedniego zgłoszenia w ZUS.
Wniosek o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu lub dochodach należy składać
bezpośrednio do UG.
Umowy-zlecenia oraz umowy o dzieło zawiera się z pracownikami i innymi osobami w
następującym trybie zgodnym z odpowiednimi przepisami.
Wnioski o urlop wychowawczy, macierzyński, na poratowanie zdrowia składa się do
Dyrektora szkoły. Urlopu udziela Dyrektor szkoły na podstawie zweryfikowanego podania
oraz sporządza pismo o udzieleniu urlopu, w dwóch egzemplarzach jeden do akt osobowych,
drugi dla pracownika.
Dokumenty związane z awansem zawodowym nauczycieli składa się do Dyrektora.
Procedura udzielania zamówień publicznych – zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Opis procedur gromadzenia środków publicznych wg podziału na rodzaje dochodów
gromadzonych w szkole.
1. Dochody z najmów
2. Dochody za wydanie duplikatu świadectwa szkolnego lub legitymacji szkolnej
3. Dochody za dożywianie
4. Refundacja za pracę n-la.
Ad. 1
Procedura najmu składników majątkowych szkoły i pobierania dochodów z tego tytułu..
Umowę najmu zawiera Dyrektor z najemcą. Po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego
jest zobowiązany do sporządzenia i przekazania głównemu księgowemu rozliczenia godzin za
wynajmy sali gimnastycznej lub sal lekcyjnych poszczególnych najemców. Fakturę
obciążającą za wynajem pomieszczeń szkoły wystawia główny księgowy. W przypadku
nieterminowych płatności główny księgowy ma obowiązek wezwać pisemnie do zapłaty
dłużnika najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od upływu terminu płatności. W przypadku
nieuregulowania płatności w terminie 6 miesięcy od upływu terminu płatności Dyrektor
szkoły wydaje decyzję o dochodzeniu należności na drodze sądowej i wypowiada umowę
najmu dłużnikowi.
Za nieterminowe płatności główny księgowy nalicza odsetki ustawowe i wystawia Notę
odsetkową dłużnikowi.
Wpłat za wynajem pomieszczeń w ZS dokonuje się na rachunek dochodów własnych.
Ad.2
Uczniowie lub inne osoby ubiegające się o wydanie duplikatu świadectwa szkolnego lub
legitymacji szkolnej powinni w tym celu złożyć podanie do Dyrektora. Dyrektor szkoły
opiniuje podatnie i wystawia duplikat dokumentu, przed wydaniem dokumentu pobiera opłatę
gotówką i przekazuje na rachunek dochodów własnych według obowiązujących stawek.
Ad.3
Osoba, której powierza się obowiązek i odpowiedzialność za pobieranie i rozliczanie wpłat za
dożywianie pobiera opłaty góry za każdy miesiąc w ustalonych i ogłoszonych na tablicy
ogłoszeń terminach. Dyrektor wprowadza zarządzeniem, stawki za dożywianie. Wpłaty za
wyżywienie przyjmowane są na kwitariuszach przychodowych.
Dożywianie refundowane przez GOPS:
Na podstawie decyzji o przyznaniu refundacji dla ucznia oraz sporządza w dwóch
egzemplarzach rachunek oraz notę obciążającą GOPS kwotą za dożywianie w danym
miesiącu.
Identyfikacja i zestawienie zadań wrażliwych dla gospodarki finansowej
w Zespole Szkół w Dołdze
1. Pobieranie i odprowadzanie dochodów.
2. Zaciąganie zobowiązań finansowych.
3. Zabezpieczenie mienia przed kradzieżą, marnotrawstwem i zniszczeniem.
4. Zachowanie terminów płatności.
5. Należyte zabezpieczenie dostępu do dokumentacji i systemów informacji w dokumentacji
Szkoły.
Analiza zidentyfikowanych obszarów ryzyka mających negatywny wpływ na jednostkę
1. Dysponowanie środkami finansowymi,
•w celu ograniczenia tego ryzyka wprowadzono:
- bankowe rachunki bieżące dla wszystkich pracowników szkoły,
- zminimalizowano operowanie gotówką.
2. Odpowiedzialność za powierzone mienie szkoły,
• w celu realizacji tego zadania:
- ustalono dozór nad majątkiem,
- ubezpieczono majątek szkoły (ubezpieczenie budynku oraz mienia od kradzieży z
rabunkiem i włamaniem),
- zainstalowano kraty metalowe w oknach i drzwiach strategicznych pomieszczeń.
III. Audyt wewnętrzny:
Audytor dokonuje oceny systemu kontroli wewnętrznej przeprowadzając audyt
operacyjny, finansowy i audyt zgodności. Audyt wewnętrzny, w zakresie dotyczącym
kontroli, sprawdza m.in. jej istnienie i skuteczność. Zadaniem audytora wewnętrznego jest
m.in. ocena, czy system kontroli wewnętrznej w sposób wystarczający chroni, zapobiega,
wykrywa i informuje o nieprawidłowościach.
Dyrektor szkoły stale ocenia funkcjonowanie systemu kontroli finansowej i jego
poszczególnych elementów oraz na bieżąco rozwiązuje zidentyfikowane problemy.
W ZESPOLE SZKÓŁ
w DOŁDZE

SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

Transkrypt

Podobne dokumenty

Opis dokumentu księgowego

Wójt Gminy Drelów Wniosek o wynajem lokalu użytkowego

Wniosek o przedłużenie umowy dzierżawy, najmu lub użyczenia

Wniosek o rezygnację z umowy dzierżawy, najmu lub użyczenia

Kontrola_wstepna PSP Kornica

PROCEDURA KONTROLI ZACIĄGANIA ZOBOWIĄZAŃ I

Ogłoszenie

Robert Zguda

Zarządzenie Nr 6/2011 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w