1. Kompleksowa obsługa udziału w targach NT

Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka
w latach 2007-2013
Poddziałanie 6.5.2
POIG.06.05.02-00-524/13-00
Kuźnia Raciborska, 21.04.2014
Zapytanie ofertowe nr 2014/6.5.2/01
W ramach projektu "Przez NT Expo do rynku brazylijskiego", realizowanego w
ramach POIG, Poddziałanie 6.5.2 „Wsparcie udziału przedsiębiorców w programach
promocji", współfinansowanego ze środków UE, Fabryka Obrabiarek RAFAMET S.A.,
zwana dalej Zamawiającym, ogłasza zapytanie ofertowe na organizację udziału
firmy w targach NEGOCIOS NOS TRILHOS odbywających się w Sao Paulo w
Brazylii w dn. 11-13 listopada 2014 r.
1. WYMOGI WOBEC OFERENTÓW
Zamawiający oczekuje, że Oferent dysponuje odpowiednim potencjałem,
doświadczeniem i kompetencjami umożliwiającymi zrealizowanie zamówienia z jak
najwyższą starannością oraz efektywnością.
2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA OFERTOWEGO
Przedmiotem zapytania ofertowego jest obsługa w zakresie wynajmu
powierzchni wystawienniczej wewnątrz pawilonu wystawienniczego, przygotowanie,
zabudowa i demontaż stoiska targowego, obsługa organizacyjno-techniczna stoiska
oraz organizacja wybranych działań promocyjnych związanych z jego udziałem jako
wystawcy w targach NEGOCIOS NOS TRILHOS 2014, zwanych dalej Targami.
3. SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
W ramach niniejszego zapytania ofertowego oczekuje się, że oferenci
uwzględnią w ofercie następujące elementy:
3.1. Wynajem powierzchni wystawienniczej 20 m2
wystawienniczego wraz z podłączeniem do mediów.
wewnątrz
pawilonu
3.2. Opracowanie projektu oraz wynajem wykonanej zgodnie z tym projektem
kompleksowej zabudowy targowej wraz z instalacją elektryczną. Stoisko musi
spełniać co najmniej następujące wymogi w zakresie technicznym oraz
wyposażenia:
a) powierzchnia zabudowy 20 m2,
b) lokalizacja narożna,
c) zabudowa niestandardowa,
Strona | 1
lada informacyjna z krzesłem typu hoker,
telewizor LCD o przekątnej 50'',
3 stoły i 12 krzeseł,
zaplecze socjalne,
nadruki z grafikami na ścianach stoiska według projektu Zamawiającego z
wykorzystaniem logotypu firmowego i zdjęć produktów dostarczonych
przez Zamawiającego oraz napisu "Machine Tools for Railways",
i) oświetlenie,
j) stojak na foldery dostarczone przez Zamawiającego.
d)
e)
f)
g)
h)
3.3. Zapewnienie obsługi organizacyjno-technicznej
sprzątania oraz ochrony.
stoiska,
codziennego
3.4. Zapewnienie wpisu do katalogu firmowego.
3.5. Koszt podróży lotniczych pracowników Zamawiającego z lotniska położonego
jak najbliżej siedziby Zamawiającego do Sao Paulo i z powrotem wg
poniższych danych:
L.p.
Opis
1
2
3
4
Ilość biletów
Klasa podróży
Data wyjazdu
Data powrotu
5
Imiona i nazwiska
Dane
2
Ekonomiczna / biznes
08.11.2014
15.11.2014
1. Rajmund Jarosz
2. Maciej Michalik
3.6. Koszt noclegów pracowników Zamawiającego wg poniższych danych:
L.p.
Opis
1
2
3
4
Klasa hotelu
Ilość pokoi
Data przyjazdu
Data wyjazdu
5
Imiona i nazwiska,
Dane
Trzy gwiazdki
2 jednoosobowe
09.11.2014
15.11.2014
1. Rajmund Jarosz,
2. Maciej Michalik,
Strona | 2
3.7. Zapewnienie usługi tłumaczenia, przez co zamawiający rozumie zapewnienie
do wyłącznej dyspozycji na czas trwania Targów, tłumacza posługującego się
językiem angielskim oraz portugalskim, posiadającego min. 5-letnie
doświadczenie w tłumaczeniu rozmów biznesowych w Brazylii w systemie
symultanicznym lub konsekutywnym.
3.8. Przygotowanie i zakup materiałów reklamowych z logotypem RAFAMET i
odpowiednim oznakowaniem finansowania zakupu z funduszy europejskich
wg poniższych danych:
L.p.
1
2
3
Opis
Zestawy piśmiennicze
Piłki antystresowe
Pendrive'y
Ilość
100 szt.
100 szt.
50 szt.
3.9. Zapewnienie transportu i spedycji eksponatów.
4. WARUNKI PŁATNOŚCI
4.1. Przedpłata do 25% na poczet wynajmu powierzchni w terminie do dnia
30-05-2014.
4.2. Pozostała wartość usług w terminie do 30 dni od daty zakończenia Targów.
5. KRYTERIA WYBORU OFERT
5.1. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o kryterium
najniższej ceny.
5.2. W razie otrzymania dwóch lub więcej ofert z taką samą najniższą ceną,
Zamawiający przeprowadzi dodatkową rozmowę kwalifikacyjną w celu
wyłonienia zwycięzcy.
6. TRYB SKŁADANIA OFERT
Oferty powinny zostać przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres
[email protected] lub faksem na numer 32 419 1251 lub dostarczone na adres
ul. Staszica 1, 47-420 Kuźnia Raciborska w formie pisemnej do dnia 06-05-2014.
6.1. Oferta musi zawierać
a) Nazwę i adres oferenta.
b) Datę sporządzenia oferty.
c) Spis elementów wymienionych w pkt. 3.1-3.9 niniejszego Zapytania ofertowego
wraz z wskazaniem ceny netto i brutto oferty.
d) Warunki i termin płatności.
Strona | 3
6.2. Termin ważności oferty
Oferta powinna być ważna w ciągu 14 (czternastu) dni od terminu składania
ofert. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 7 dni przed upływem terminu
ważności oferty, Zamawiający może zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na
przedłużenie terminu ważności ofert na oznaczony czas, nie dłuższy jednak niż 14
(czternaście) dni.
6.3. Opis sposobu przygotowania oferty
a) Podane przez Oferentów wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty związane z
wykonaniem przedmiotu zapytania ofertowego, w tym ryzyko Oferenta z tytułu
oszacowania wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotu zapytania
ofertowego, a także oddziaływania innych czynników mających lub mogących
mieć wpływ na koszty.
b) Podana cena, po przyjęciu oferty przez Zamawiającego, będzie obowiązująca w
czasie trwania umowy. Cenę należy podać w PLN.
c) Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania lub zmiany niniejszego
Zapytania ofertowego bez podania przyczyny zgodnie z art. 701 § 3. Kodeksu
Cywilnego.
Strona | 4