Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w Projekcie #lapiechwile

Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w Projekcie #lapiechwile
REGULAMIN REKUTACJI I UCZESTNICTWA W PROJEKCIE #lapiechwile
§ 1. Informacje ogólne
1. Regulamin określa warunki uczestnictwa w Projekcie #lapiechwile dofinansowanego ze środków Narodowego
Centrum Kultury w ramach programu Kultura-Interwencje 2015 oraz warsztatach organizowanych w ramach
Projektu.
2. Organizatorem i Realizatorem Projektu jest Zbąszynecki Ośrodek Kultury.
3. #lapiechwile to Projekt skierowany do szerokiego spektrum odbiorców, którzy chcą obcować z kulturą, do której
mają utrudniony dostęp.
4. Działania Projektu realizowane są na terenie Gminy Zbąszynek na rzecz Uczestników Projektu spełniających
warunki uczestnictwa określone w § 2.
5. W ramach Projektu prowadzone będą warsztaty: teatru choreograficznego, muzyki ludowej oraz warsztaty
malarskie z plenerem malarskim.
6. Warsztaty zakończone zostaną koncertem finałowym w wykonaniu profesjonalistów, podczas którego będzie
miało miejsce połączenie tradycyjnych instrumentów kapeli koźlarskiej z instrumentami, których pozornie
połączyć się z nimi nie da, jak np. kontrabas, saksofon itd. W trakcie koncertu finałowego będą miały miejsce
mini pokazy będące uwieńczeniem prac realizowanych na warsztatach teatru choreograficznego oraz prezentacja
prac powstałych w trakcie warsztatów malarskich.
7. Podsumowanie Projektu dokonane będzie w folderze, który przygotowany będzie po zakończeniu Projektu.
§ 2 Zasady rekrutacji na warsztaty
1. W warsztatach realizowanych w ramach Projektu uczestniczyć mogą mieszkańcy gminy Zbąszynek, zarówno
dzieci, młodzież jak i osoby dorosłe.
2. Minimalny wiek uczestnika warsztatów (Uczestnika Projektu) wynosi 8 lat. Organizator dopuszcza jednak
warunkowe przyjęcie na warsztaty młodsze dzieci.
3. Rekrutację uczestników warsztatów (Uczestników Projektu) prowadzić będzie Koordynator Projektu. Uzyskanie
szczegółowych informacji oraz dokonanie zgłoszenia jest możliwe telefonicznie pod numerem 797 39 35 38 lub
pocztą elektroniczną pod adresem [email protected].
4. Rekrutacja odbędzie się w na początku sierpnia 2015 r. Jeżeli zaistnieje taka potrzeba Organizator dopuszcza
możliwość wydłużenia okresu rekrutacji.
5. Liczba miejsc na warsztatach jest ograniczona. O przyjęciu decyduje kolejność zgłoszeń.
6. Rekrutacja uczestników warsztatów (Uczestników Projektu) odbywać się będzie zgodnie z zasadą równych szans
w dostępie do udziału w zajęciach realizowanych w ramach Projektu. Organizator dopuszcza możliwość
rezerwacji miejsc dla podopiecznych Ośrodka Pomocy Społecznej w Zbąszynku.
7. Podczas procesu rekrutacji pierwszeństwo udziału w poszczególnego rodzaju warsztatach będą mieli uczestnicy,
którzy nie są jeszcze umieszczeni na listach uczestników w innych typach warsztatów.
8. Procedura rekrutacji obejmuje następujące etapy:
 złożenie przez kandydata wypełnionego formularza zgłoszeniowego stanowiącego deklarację uczestnictwa
w Projekcie, który w przypadku osób niepełnoletnich i ubezwłasnowolnionych musi być również podpisany
przez rodzica/opiekuna prawnego,
 zgody rodziców lub opiekunów prawnych (w przypadku uczestników niepełnoletnich lub
ubezwłasnowolnionych) na udział w warsztatach realizowanych w ramach Projektu,
 oświadczenie, że stan zdrowia dziecka bądź podopiecznego umożliwia udział w warsztatach,
 wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby Projektu.
9. Potwierdzeniem uczestnictwa w warsztatach będzie wpisanie uczestnika na listę Uczestników Projektu.
Strona 1
Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w Projekcie #lapiechwile
§ 3 Uprawnienia i obowiązki uczestników Projektu
1. Każdy z Uczestników Projektu ma prawo do:
 udziału w zajęciach gwarantowanych przez program,
 zgłaszania uwag i oceny zajęć,
 otrzymania materiałów i przyborów przewidzianych przez Organizatora projektu.
2. Każdy uczestnik Projektu zobowiązany jest do:
 złożenia dokumentów potwierdzających uczestnictwo w Projekcie,
 obecności na zajęciach oraz udziału w koncercie finałowym,
 stosowania się do zaleceń osoby prowadzącej warsztaty oraz innych pracowników Projektu i Organizatora,
jak również zachowania wszelkich zasad bezpieczeństwa,
 przedstawiania pisemnego usprawiedliwienia potwierdzonego przez rodzica lub opiekuna prawnego –
w przypadku nieobecności na zajęciach,
 wypełnienia ankiet oceniających oraz innych dokumentów służących bezpośrednio monitoringowi, kontroli
i ewaluacji Projektu.
3. Uczestnicy niepełnoletni lub ubezwłasnowolnieni biorą udział w Projekcie wyłącznie za zgodą ich
rodziców/prawnych opiekunów wyrażoną na piśmie. W celu zapewnienia uczestnikom bezpieczeństwa
Organizator dopuszcza możliwość udziału w warsztatach ich opiekunów.
4. Uczestnicy niepełnoletni lub ubezwłasnowolnieni biorą udział w Projekcie na odpowiedzialność i ryzyko ich
rodziców/prawnych opiekunów.
5. W przypadku uczestników niepełnoletnich lub ubezwłasnowolnionych odpowiedzialność za bezpieczeństwo
Uczestnika Projektu w drodze do miejsca oraz z miejsca odbywania się warsztatów oraz koncertu finałowego
ponoszą ich rodzice/opiekunowie prawni.
6. Organizator nie zapewnia Uczestnikom Projektu opieki medycznej ani ubezpieczenia od następstw
nieszczęśliwych wypadków.
7. Uczestnictwo w Projekcie jest równoznaczne z udzieleniem zgody na fotografowanie lub dokonywanie innego
rodzaju zapisu zajęć dla celów publikacji na stronach internetowych, publikacji pisemnych, materiałów
promocyjnych.
8. Uczestnictwo w warsztatach jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na utrwalenie fotograficzne, publikację
i powielanie w celach promocyjnych prac powstałych na warsztatach plastycznych.
9. Uczestnictwo w warsztatach jest równoznaczne z przekazaniem prac powstałych na warsztatach na czas trwania
Projektu, koncertu finałowego oraz wystaw organizowanych przez Organizatora Projektu.
10. Udział uczestników Projektu w warsztatach i koncercie finałowym jest nieodpłatny.
§ 4 Zasady rezygnacji z udziału w Projekcie
1. Uczestnik Projektu ma prawo do rezygnacji z udziału w Projekcie, gdy rezygnacja zostanie zgłoszona do
Koordynatora Projektu na 4 dni przed rozpoczęciem zajęć – pod warunkiem złożenia pisemnej rezygnacji.
2. W trakcie realizacji zajęć rezygnacja Uczestników Projektu z udziału w Projekcie jest dopuszczalna
w przypadkach uzasadnionych zdarzeniem losowym lub chorobą i wymaga usprawiedliwienia w formie
pisemnego oświadczenia o przyczynie rezygnacji.
3. W przypadku nagminnych nieusprawiedliwionych nieobecności na warsztatach, realizator projektu ma prawo
usunąć uczestnika z grupy.
4. W celu zapewnienia ciągłej i pełnej obsady grup, Realizator Projektu przewiduje utworzenie listy rezerwowych
uczestników.
Strona 2
Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w Projekcie #lapiechwile
5. W przypadku rezygnacji uczestnika z zajęć lub usunięcia z Projektu jego miejsce zajmuje pierwsza osoba z listy
rezerwowej.
6. Realizator Projektu zastrzega sobie prawo skreślenia uczestników Projektu z listy osób biorących udział
w warsztatach realizowanych w ramach Projektu w przypadku naruszenia przez niego niniejszego regulaminu.
7. W przypadku rezygnacji lub skreślenia uczestnika z udziału w Projekcie, realizator Projektu może żądać od niego
zwrotu przekazanych materiałów i pomocy, pozostających w nienaruszonym stanie.
§ 5 Informacje organizacyjne
1. Warsztaty odbywać się będą w budynkach użyteczności publicznej położonych na obszarze Gminy Zbąszynek tj.
budynkach szkół, salach Zbąszyneckiego Ośrodka Kultury, wiejskich domach kultury. Natomiast koncert
finałowy zorganizowany zostanie przed pałacem w Dąbrówce Wielkopolskiej. Organizator dopuszcza
przeniesienie koncertu finałowego do zamkniętego pomieszczenia w sytuacji, gdy warunki pogodowe
uniemożliwią jego realizację na otwartym powietrzu.
2. Miejsce odbywania się warsztatów wybrane zostanie w zależności od miejsca zamieszkania większości członków
danej grupy warsztatowej.
3. Przewiduje się powołanie następującej liczby grup warsztatowych:
 warsztaty teatru choreograficznego – dwie grupy w tym jedna składająca się m.in. z podopiecznych OPS
w Zbąszynku,
 warsztaty muzyki ludowej – jedna grupa,
 warsztaty malarskie z plenerem – jedna grupa.
4. O maksymalnej liczbie uczestników warsztatów zadecydują osoby prowadzące warsztaty.
5. Warsztaty odbywać się będą w sierpniu i wrześniu 2015 r. Harmonogram warsztatów przedstawiony zostanie
uczestnikom po zamknięciu list uczestników.
§ 6 Zasady monitoringu i kontroli
1. Uczestnicy Projektu podlegają procesowi monitoringu i ewaluacji.
2. Uczestnik Projektu zobowiązany jest do udzielania informacji na temat realizacji Projektu osobom
zaangażowanym w realizację projektu jak również osobom i instytucjom zewnętrznym upoważnionym do
przeprowadzania kontroli Projektu.
§ 7 Postanowienia końcowe
1. Uczestnik Projektu zobowiązany jest do przestrzegania i stosowania postanowień niniejszego regulaminu.
2. Kwestie nieuregulowane w niniejszym regulaminie rozstrzygane są przez Koordynatora Projektu w porozumieniu
z opiekunem Projektu ze Zbąszyneckiego Ośrodka Kultury.
3. Realizator Projektu zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego regulaminu.
4. Aktualna treść niniejszego regulaminu jest dostępna u Koordynatora Projektu oraz na stronie internetowej
dabrowkawielkopolska.pl/lapiechwile.
5. Dokumentację dotyczącą przebiegu Projektu oraz warsztatów prowadzi Organizator.
6. W przypadku jakichkolwiek zmian dotyczących kwestii organizacyjnych warsztatów Organizator niezwłocznie
poinformuje uczestników za pośrednictwem Koordynatora Projektu lub osób prowadzących warsztaty.
Strona 3