Wideokonferencje w e

Transkrypt

Wideokonferencje
w e-science.pl
Podręcznik użytkownika
Tytuł:
Wideokonferencje w e-science.pl. Podręcznik użytkownika
Podręcznik jest udostępniany na licencji Creative Commons:
niekomercyjne-Na tych samych warunkach 3.0 Polska, Wrocław 2015.
Uznanie autorstwa-Użycie
Oznacza to, że wszystkie zawarte nim treści można kopiować i wykorzystywać do celów niekomercyjnych, a także tworzyć na ich podstawie utwory zależne pod warunkiem podania autora
i nazwy licencjonodawcy oraz udzielania na utwory zależne takiej samej licencji. Tekst licencji
jest dostępny pod adresem: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/pl/.
Licencjonodawca:
Politechnika Wrocławska
Wrocławskie Centrum Sieciowo-Superkomputerowe
Wybrzeże Wyspiańskiego 27
50-370 Wrocław
siedziba: pl. Grunwaldzki 9, bud. D-2
tel. 713203921, 713203967
fax. 713205797
e-mail: [email protected]; www: www.wcss.pl
Podręcznik powstał podczas realizacji projektu „Specjalizowana Polska Infrastruktura Naukowa
na rzecz Laboratoriów Badawczych” przez Wrocławskie Centrum Sieciowo-Superkomputerowe
w okresie od 01.04.2014 do 30.11.2015 r. Projekt finansowany był ze środków Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
oraz budżetu Państwa (nr POIG.02.03.00-02-027/13).
Spis treści
1 Szybki start
4
2 Organizacja Wideokonferencji
6
3 Role i uprawnienia uczestników spotkania
14
3.1 Pokój konferencyjny (Meeting Room) – główne okno spotkania . . . . . . . 15
3.2 Menu i ikony paska menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4 Korzystanie z wybranych funkcji aplikacji jako uczestnik telekonferencji
4.1 Zarządzanie strumieniami audio i video . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1.1 Prowadzenie rozmów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1.2 Korzystanie z kamery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Współdzielenie zasobów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3 Czat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
18
18
18
20
20
21
5 Korzystanie z wybranych funkcji jako gospodarz telekonferencji
5.1 Zarządzanie strumieniami audio i video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.1 Prowadzenie rozmów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.2 Korzystanie z kamery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2 Współdzielenie zasobów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.1 Współdzielenie plików . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.2 Współdzielenie ekranu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2.3 Współdzielenie dokumentu na przykładzie prezentacji Power Point
5.2.4 Współdzielenie tablicy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.3 Zarządzanie uczestnikami w trakcie telekonferencji . . . . . . . . . . . . . .
24
24
24
25
25
25
25
26
29
29
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Rozdział 1
Szybki start
Wideokonferencje jako usługa Platformy e-science.pl jest narzędziem, które pozwala
na prowadzenie wirtualnych spotkań. Uczestnicy mogą rozmawiać, korzystać z czatu,
dzielić się i wymieniać informacjami oraz materiałami. Interakcję wzbogaca możliwość
przekazywania obrazów z kamer wbudowanych lub podłączonych do urządzeń, poprzez
które wykorzystywana jest usługa.
UWAGA:
• organizatorami i uczestnikami spotkań mogą być użytkownicy Platformy e-science.pl,
ponadto uczestnikami spotkań mogą być również dowolne inne zaproszone na konferencję osoby,
• z usługi można korzystać niezależnie od typu posiadanego urządzenia (komputer, laptop, urządzenie mobilne) i zainstalowanego na nim systemu operacyjnego, warunkiem
jest zainstalowanie przeglądarki internetowej z aktualną wtyczką Adobe Flash Player
albo aplikacji Adobe Connect (dla urządzeń mobilnych).
Aby wziąć udział w wideokonferencji należy wykonać następujące czynności:
• odebrać e-maila z zaproszeniem do udziału w wideokonferencji,
• kliknąć na link przekierowujący do pokoju konferencyjnego,
• zalogować się z użyciem poświadczeń użytkownika Platformy e-science.pl lub wpisać
nazwę użytkownika i zalogować się w charakterze gościa (rys. 1.1),
• zaczekać na akceptację udziału przez prowadzącego spotkanie.
Po wykonaniu powyższych kroków możliwe jest uczestnictwo w spotkaniu z wykorzystaniem narzędzi i funkcji dostępnych na poziomie przyznanych uprawnień (rozdział 3).
Rys. 1.1: Panel logowania do okna wideokonferencyjnego
Wideokonferencje w e-science.pl Podręcznik użytkownika
5
Rozdział 2
Organizacja Wideokonferencji
Wideokonferencje mogą organizować jedynie użytkownicy zarejestrowani na Platformie e-science.pl. Mogą oni zapraszać innych zarejestrowanych użytkowników Platformy (należących do tego samego zespołu – wtedy są oni wybierani z listy, bądź należących do innych zespołów – wtedy należy podać ich e-mail), jak również użytkowników
niezarejestrowanych na Platformie.
W celu zorganizowania konferencji należy wykonać poniższe kroki:
• zalogować się do usługi services (https://services.e-science.pl) lub usługi notatnika (https://notes.e-science.pl) (rys. 2.1),
• wybrać usługę „Wideokonferencje” z panelu głównego (rys. 2.2),
• kliknąć przycisk „Zaplanuj nową telekonferencję” (rys. 2.3),
• wypełnić formularz i zatwierdzić go poprzez kliknięcie przycisku „Utwórz” (rys. 2.4).
Pola formularza pozwalającego na utworzenie telekonferencji mają następujące znaczenie:
• Nazwa – nazwa organizowanego spotkania,
• Opis – opis przedmiotu spotkania, który znajdzie się w e-mailu wysyłanym do zaproszonych uczestników,
• URL – nazwa spotkania, która powinna znaleźć się w adresie URL spotkania,
• Data, Godzina, Czas trwania – data, początek i przewidywany czas trwania spotkania,
• Dostęp – określenie uczestników spotkania:
◦ CHRONIONE – użytkownicy z tego samego zespołu co organizator spotkania i zaproszeni goście, których wskazano w polu „Uczestnicy”,
◦ PRYWATNE – tylko użytkownicy z tego samego zespołu co organizator spotkania,
◦ PUBLICZNE – wszyscy użytkownicy posiadający link do spotkania,
• Prowadzący telekonferencję – organizator i prowadzący spotkanie,
• Uczestnicy – osoby zaproszone na spotkanie (zarejestrowanych użytkowników można
wybrać z listy rozwijanej, niezarejestrowanych należy dodać wpisując ich adresy emailowe).
Po wykonaniu w/w kroków zaproszeni uczestnicy otrzymują e-maila z informacją o
spotkaniu i linkiem (adres URL) przekierowującym do pokoju konferencyjnego (meeting
room). Pokój konferencyjny stanowi właściwe okno aplikacji, służącej do przeprowadzenia telekonferencji.
Rys. 2.1: Panel logowania do usługi dostępnej na Platformie e-science.pl
Rys. 2.2: Usługi dostępne na Platformie e.science.pl
Informacje o zaplanowanych jak również zakończonych spotkaniach są wyświetlane
na Platformie w postaci dwóch list (rys. 2.3):
• Zaplanowane telekonferencje,
• Telekonferencje wygasłe.
7
Rys. 2.3: Widok list zaplanowanych i minionych konferencji
Utworzone spotkanie jest zapisane na Platformie, co oznacza, że nie trzeba go ponownie planować. Organizator konferencji może dokonać zmian np. przesunąć godzinę
spotkania, dodać nowych uczestników, uzupełnić opis itp. W tym celu w oknie z listą konferencji (rys. 2.3) należy wybrać przycisk „Edytuj” odpowiadający wybranemu spotkaniu,
a następnie zaktualizować formularz spotkania i zapisać zmiany klikając „Zapisz”. Informacja o zmianach jest wysyłana do uczestników konferencji w postaci e-maila.
Organizator spotkania może załączać pliki związane z konferencją zarówno przed jak
i po spotkaniu. W tym celu należy:
• kliknąć przycisk „Treść” odpowiadający wybranemu spotkaniu w oknie z listą konferencji (rys. 2.3),
• kliknąć przycisk „Dodaj treść” (rys. 2.5),
• wypełnić formularza (rys. 2.6) zawierający następujące pola:
◦ Nazwa – nazwa załączonego pliku (pole obowiązkowe),
◦ Opis – opis załączonego pliku,
◦ Plik – wskazanie lokalizacji wgrywanego pliku (pole obowiązkowe),
• kliknąć „Wyślij”.
8
Rys. 2.4: Formularz tworzenia nowej telekonferencji
Wszystkie materiały i treści załączane w trakcie spotkania są zapisywane i dostępne
również po jego zakończeniu. Jeżeli podczas konferencji skorzystano z opcji nagrywania, plik z nagraniem zostanie zapisany. Aby wyświetlić listę załączonych materiałów
(rys. 2.7) należy w oknie z listą konferencji (rys. 2.3) kliknąć przycisk „Treść” odpowiadający wybranemu spotkaniu. W celu uzyskania dostępu do nagrania, należy w tym samym
oknie kliknąć „Nagrania” (rys. 2.8). Po kliknięciu przycisku „Nagrania” wyświetli się panel
umożliwiający zarządzanie nagraniem (rys. 2.9). Wśród dostępnych opcji możliwe jest:
• ustawienie stanu publicznego nagrania (przycisk „Ustaw stan publiczny”) - każda
osoba posiadający link do nagrania będzie miała do niego dostęp,
• pobranie nagrania (przycisk „Pobierz”).
Po kliknięciu przycisku „Ustaw stan publiczny” dostępne będą dodatkowe opcje
(rys. 2.10):
• ustawienie stanu prywatnego nagrania (przycisk „Ustaw stan prywatny”),
• ustawienie hasła (przycisk „Ustaw hasło”) - dostęp do nagrania będzie możliwy po podaniu hasła,
• usunięcie hasła (przycisk „Usuń hasło”).
9
Rys. 2.5: Dodawanie materiałów do konferencji
Rys. 2.6: Formularz z informacjami o wgrywanych materiałach
Przycisk „Uczestnicy” widoczny w panelu głównym konferencji (rys. 2.3) służy do
przeglądania listy uczestników danej konferencji. Natomiast przycisk „Wyślij wiadomość” (rys. 2.3) umożliwia wysłanie wiadomości e-mail do uczestników spotkania.
10
Rys. 2.7: Lista materiałów załączonych do wideokonferencji
Rys. 2.8: Widok listy konferencji wygasłych wraz z przyciskami umożliwiającymi przeglądanie
załączonych materiałów i nagrań
Codziennie o północy spotkania z listy „Telekonferencje wygasłe”, do których nie zostały załączone żadne materiały, ani nagrania, są trwale usuwane.
Organizator konferencji może odwoływać zaplanowane oraz usuwać minione telekonferencje wraz z załączonymi do nich materiałami. W tym celu należy:
• kliknąć przycisk „Kasowanie” odpowiadający wybranemu spotkaniu w oknie z listą
konferencji (rys. 2.3),
• zaznaczyć (lub nie) opcję wysłania e-maila (Wyślij wiadomość do wszystkich użytkowników) do uczestników konferencji z informacją o jej usunięciu (rys. 2.11),
• kliknąć przycisk „Kasowanie”.
11
Rys. 2.9: Widok umożliwiający zarządzanie nagraniem konferencji
Rys. 2.10: Widok umożliwiający zarządzanie nagraniem konferencji
12
Rys. 2.11: Usuwanie konferencji
13
Rozdział 3
Role i uprawnienia uczestników spotkania
Zestaw narzędzi dostępnych w trakcie konferencji jest zależny od ról i uprawnień poszczególnych użytkowników. W aplikacji wyróżniono trzy rodzaje użytkowników: gospodarza (host), prezentującego (presenter) i uczestnika (participant). Ikony widoczne
obok nazw użytkowników w panelu Attendees ułatwiają rozpoznanie tych ról osobom
korzystającym z aplikacji poprzez urządzenia mobilne. Organizator spotkania jest jego
gospodarzem. Gospodarz może określać i zmieniać role innych uczestników, przyznawać
im wyższe uprawnienia lub je ograniczać.
Gospodarz (Host)
• Zakłada spotkania, zaprasza gości, dodaje materiały do biblioteki, współdzieli materiały i treści, dodaje i edytuje układy rozmieszczenia paneli w oknie głównym.
• Promuje innych uczestników, zmienia im role lub zwiększa uprawnienia uczestników
bez zmiany roli.
• Rozpoczyna, zatrzymuje, dołącza do lub porzuca audiokonferencje.
• Rozpoczyna lub zatrzymuje nadawanie audio w pokoju konferencyjnym.
• Tworzy i zarządza pokojami spotkań grup utworzonych z uczestników spotkania
w trakcie głównego spotkania w pokoju konferencyjnym.
• Wykonuje i uczestniczy we wszystkich czynnościach, w których biorą udział prezentujący i pozostali uczestnicy spotkania.
Prezentujący (Presenter)
• Współdzieli materiały wcześniej załadowane do biblioteki i materiały z własnego
komputera.
• Współdzieli ekran ze wszystkimi uczestnikami.
• Korzysta z czatu.
• Nadaje na żywo strumienie audio i wideo.
• Może wyciszać głos na własnym komputerze w nadawanym strumieniu audio.
Uczestnik (Participant)
•
•
•
•
Wyświetla treści i materiały współdzielone przez prezentujących.
Odbiera dźwięki i obrazy nadawane przez prezentującego.
Korzysta z czatu.
Może wyciszać głos na własnym komputerze w nadawanym strumieniu audio.
3.1 Pokój konferencyjny (Meeting Room) – główne okno spotkania
3.1 Pokój konferencyjny (Meeting Room) – główne okno
spotkania
Użytkownicy mają dostęp do telekonferencji z poziomu przeglądarki internetowej.
W polu adresu należy wpisać URL wskazany w e-mailu. Podczas logowania (rys. 1.1)
należy użyć poświadczeń użytkownika zarejestrowanego na Platformie e-science.pl lub
skorzystać z konta gościa (o ile dostęp do konferencji na to pozwala), wpisując wybrany
identyfikator uczestnika konferencji.
Główne okno spotkania zostało podzielone na panele (pods) zawierające różne narzędzia medialne dostępne w trakcie telekonferencji (rys. 3.1). Wbudowano trzy układy roz-
Rys. 3.1: Widok głównego okna pokoju konferencyjnego
mieszczenia paneli: współdzielenie (Sharing), dyskusja (Discussion) i współpraca (Collaboration). Po prawej stronie ekranu znajduje się pasek, z którego można wybrać jeden
z tych układów, zmienić ich nazwy i stworzyć własny układ z paneli dostępnych w aplikacji:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Share pod – panel współdzielenia,
Notes pod – panel notatnika,
Attendees pod – panel z listą użytkowników,
Video pod – panel wideo,
Video Telephony pod – panel połączeń telefonicznych,
Chat pod – panel czatu,
Files pod – panel załączanych plików,
Web Links pod – panel do załączania linków,
Poll pod – panel głosowania,
Q & A pod – panel pytań i odpowiedzi.
15
3 Role i uprawnienia uczestników spotkania
Szczegółowy opis paneli w języku angielskim można znaleźć w dokumentacji Adobe
Connect opublikowanej pod adresem: http://help.adobe.com/en_US/connect/9.0/
using/index.html.
3.2 Menu i ikony paska menu
W widoku głównym, na górze okna, znajduje się pasek z rozwijalnymi pozycjami menu
oraz ikonami ustawień (rys. 3.1). Liczba pozycji menu oraz ikon, jak również zakres ukrytych pod nimi funkcji zależy od roli i uprawnień bieżącego użytkownika:
• Participant (uczestnik) – na jego pasku pojawia się pozycja menu Meeting, ikony ustawień: głośnika i statusu użytkownika oraz pozycja menu Help (rys. 3.2a).
• Presenter (prezentujący) – na jego pasku pojawia się pozycja menu Meeting, ikony
ustawień: głośnika, mikrofonu, kamery i statusu użytkownika oraz pozycja menu Help
(rys. 3.2b).
• Host (gospodarz) – na jego pasku pojawiają się cztery pozycje menu: Meeting, Layouts,
Pods, Audio, ikony ustawień: głośnika, mikrofonu, kamery, statusu użytkownika oraz
pozycja menu Help (rys. 3.2c).
Rys. 3.2: Pasek menu a) uczestnika (Participant), b) prezentującego (Presenter) i c) gospodarza
(Host) spotkania
Funkcje ukryte pod poszczególnymi pozycjami menu są następujące (rys. 3.3):
• menu Meeting – zebrane tu funkcje służą do zarządzania przebiegiem spotkania, gospodarz może m.in. zapraszać nowych uczestników oraz blokować i wstrzymywać im
dostęp, z menu można modyfikować ustawienia w aplikacji, nagrywać telekonferencję
czy też przełączać tryby ekranu,
• menu Layouts – zebrane tu funkcje pozwalają na zarządzanie układem paneli wyświetlanych w pokoju konferencyjnym,
• menu Pods – zebrane są tu wszystkie panele z narzędziami, z których można korzystać
w trakcie spotkania, z menu można również zarządzać tymi panelami,
• menu Audio – pozwala kontrolować uprawnienia audio wszystkich uczestników konferencji, gospodarz może przyznać prawa do korzystania z mikrofonu wszystkim uczestnikom konferencji (Microphone Rights for Participants) albo wybrać tryb pojedynczego mówcy (Enable Single Speaker Mode).
Cztery ikony znajdujące się na pasku menu (widoczne na rysunku 3.2c pomiędzy pozycjami menu Audio oraz Help) służą, odpowienio, do zmiany ustawień głośników, mikrofonu, kamery i statusu. Należy pamiętać, że uczestnicy spotkania nie mogą udostępniać
obrazu z własnych kamer. Gospodarz może przyznać im takie prawo wybierając opcję
„Enable Webcam For Participants” widoczną po kliknięciu na ikonę kamery.
16
3.2 Menu i ikony paska menu
Rys. 3.3: Rozwinięte pozycje menu: Meeting gospodarza spotkania, Layouts, Pods, Audio
17
Rozdział 4
Korzystanie z wybranych funkcji aplikacji
jako uczestnik telekonferencji
4.1 Zarządzanie strumieniami audio i video
4.1.1 Prowadzenie rozmów
Technologia VoIP pozwala prowadzić rozmowy przy użyciu głośników i mikrofonu.
Przed pierwszym skorzystaniem z tej funkcji należy uruchomić kreatora Audio Setup Wizard z menu Meeting (rys. 4.1). Wykonanie poleceń wskazanych w kolejnych krokach
kreatora ułatwia poprawną konfigurację mikrofonu, głośnika i optymalizację dźwięku.
Rys. 4.1: Menu Meeting
Urządzenia audio uczestników są kontrolowane przez gospodarza. Kiedy jest włączona opcja VoIP uczestnicy słyszą dźwięki. Nadawanie głosu przez uczestników jest
sygnalizowane ikoną mikrofonu pojawiającą się przy nazwie uczestnika w panelu Attendees (rys. 4.2).
Uczestnicy nie mogą korzystać z mikrofonów. Jednak gospodarz może zezwolić
uczestnikom na ich używanie. Aby poprosić o prawo głosu należy kliknąć na ikonę statusu użytkownika i wybrać „Raise Hand” (rys. 4.3). Po zaakceptowaniu prośby przez gospodarza uczestnik zobaczy powiadomienie (rys. 4.4). Po kliknięciu na „Speak now” mikrofon zostanie aktywowany, a na pasku menu uczestnika pojawi się ikona mikrofonu.
Rys. 4.2: Panel Attendees pod
Zielony kolor sygnalizuje, że urządzenie jest włączone. Regulacji urządzenia można dokonać po wybraniu opcji z menu rozwijanego z prawej strony ikony mikrofonu.
Rys. 4.3: Status użytkownika
Rys. 4.4: Powiadomienie z prośbą o włączenie mikrofonu
W trakcie spotkania uczestnicy mogą przekazywać informacje prezentującym i innym
uczestnikom, zmieniając status użytkownika. Listę dostępnych statusów można rozwinąć, klikając na menu obok właściwej ikony (rys. 4.3). Po wybraniu jednej z opcji, ikona ze
statusem pojawi się obok nazwy użytkownika w panelu Attendees. Opcje z górnej części
menu pozostają widoczne dopóki uczestnik nie zaznaczy opcji Clear Status. Natomiast
status wybrany z dolnej części menu znika po kilku sekundach.
19
4.1.2 Korzystanie z kamery
Uczestnicy telekonferencji nie mogą dzielić obrazu z własnych kamer. Mogą zostać
o to poproszeni przez gospodarza w dowolnym momencie spotkania. Wówczas w panelu Video pod pojawi się przycisk „Start My Webcam” (rys. 4.5), a na pasku menu
widoczna będzie ikona kamery. Adobe Flash może wymagać dodatkowych zezwoleń
(rys. 4.6). Po ich przyznaniu pojawi się podgląd wideo. Po zaakceptowaniu należy kliknąć na „Start Sharing”, aby przekazać obraz wideo innym uczestnikom. Zmiany ustawień
kamery można dokonać klikając na rozwijane menu, z prawej strony ikony kamery na pasku menu.
Rys. 4.5: Panel Video pod uczestnika
Rys. 4.6: Prawa dostępu Adobe Flash
4.2 Współdzielenie zasobów
Do uruchomienia funkcji współdzielenia wymagana jest wtyczka Adobe Connect
Add-in. Należy ją zainstalować przy pierwszym uruchomieniu telekonferencji. Gdy pojawi się okno z informacją o wtyczce należy postępować zgodnie z instrukcją. Wtyczkę
Adobe Connect Add-in można pobrać z kreatora Audio Setup Wizard. Występuje
w czwartym kroku konfiguracji urządzeń z użyciem wymienionego kreatora.
Telekonferencja pozwala na współdzielenie mediów i różnych materiałów. Opcja
współdzielenia jest dostępna dla gospodarzy, prezentujących i uczestników, którym
gospodarz przyznał takie prawo. Uczestnikom, których poproszono o współdzielenie
20
4.3 Czat
ekranu zostanie wyświetlony komunikat (rys. 4.7). W celu skorzystania z tej funkcji należy kliknąć „Start”.
Rys. 4.7: Komunikat z prośbą o współdzielenie ekranu
Do uruchomienia funkcji współdzielenia służy panel Sharing pod (rys. 4.8). Jeśli nie
jest on widoczny w głównym oknie spotkania, należy wybrać menu Pods > Share.
Rys. 4.8: Panel Sharing pod
W aplikacji wyróżniono trzy sposoby współdzielenia:
• Share my screen – możliwość współdzielenia wybranych elementów własnego ekranu
(w tym otwartych okien oraz jednej lub kilku aplikacji otwartych na urządzeniu, z którego ekran jest współdzielony) lub całego ekranu,
• Share Document – możliwość współdzielenia dokumentu typu: PPT, PPTX, PNG, MP4,
F4V, Adobe PDF, SWF, FLV, JPEG, MP3,
• Share Whiteboard – możliwość współdzielenia tablicy z różnymi narzędziami do pisania i rysowania (można współdzielić tablicę osobną lub tablicę występującą razem
z innym współdzielonym elementem).
Szczegółowe informacje na temat wymienionych powyżej sposobów współdzielenia
można znaleźć w rozdziale 5.2
4.3 Czat
Aby komunikować się za pomocą tekstu, można korzystać z czatu dostępnego w panelu Chat pod (rys. 4.9). W celu przesłania wiadomości wystarczy wpisać tekst i wcisnąć
21
Enter lub ikonę „Send”. Wiadomości wpisywane w tym panelu są widoczne dla wszystkich uczestników. Jeśli gospodarz zezwolił na opcję czatu prywatnego, uczestnicy mogą
ograniczyć czat do komunikacji z wybraną osobą. W tym celu należy ustawić kursor na
nazwie użytkownika i wybrać opcję „Start Private Chat” (rys. 4.10) lub skorzystać z opcji
panelu Chat przez kliknięcie na rozwijane menu w prawym górnym rogu panelu i wybranie „Start Chat with” (rys. 4.11).
Rys. 4.9: Panel Chat pod
Rys. 4.10: Rozpoczęcie prywatnego czatu
22
4.3 Czat
Rys. 4.11: Rozpoczęcie prywatnego czatu
23
Rozdział 5
Korzystanie z wybranych funkcji jako
gospodarz telekonferencji
5.1.1 Prowadzenie rozmów
Technologia VoIP pozwala na rozmowę przy użyciu głośników i mikrofonu. Przed
pierwszym skorzystaniem z tej funkcji należy uruchomić kreatora Audio Setup Wizard
w menu Meeting (rys. 5.1). Wykonanie poleceń wskazanych w kolejnych krokach kreatora ułatwia poprawną konfigurację mikrofonu, głośnika i dźwięku.
Rys. 5.1: Menu Meeting – uruchomienie kreatora Audio Setup Wizard
Aby rozpocząć rozmowę należy kliknąć na ikonę głośnika i mikrofonu na pasku menu
(rys. 3.2c). Zielony kolor ikon syngalizuje, że urządzenia są włączone. Regulacji ustawień
tych urządzeń można dokonać po wybraniu opcji w menu rozwijanym z prawej strony
ikon. Rozszerzone ustawienia VoIP można odnaleźć wybierając menu Meeting > Preferences.
5.1.2 Korzystanie z kamery
W celu uruchomienia kamery należy kliknąć na jej ikonę zlokalizowaną na pasku menu
(rys. 3.2c) lub wybrać opcję „Start My Webcam” z panelu Video. Po zaakceptowaniu wyświetlonego podglądu obrazu, należy kliknąć na „Start Sharing”, co spowoduje przekazanie obrazu innym uczestnikom spotkania. Dodatkowe opcje kamery są dostępne z poziomu menu Meeting > Preferences > Video.
Do uruchomienia funkcji współdzielenia wymagana jest wtyczka Adobe Connect
Add-in. Należy ją zainstalować przy pierwszym uruchomieniu telekonferencji. Gdy pojawi się okno z informacją o wtyczce należy postępować zgodnie z instrukcją. Wtyczkę
Adobe Connect Add-in można pobrać z kreatora Audio Setup Wizard. Występuje
w czwartym kroku konfiguracji urządzeń z użyciem wymienionego kreatora.
W aplikacji wyróżniono trzy sposoby współdzielenia:
• Share my screen – możliwość współdzielenia wybranych elementów własnego ekranu
(w tym otwartych okien oraz jednej lub kilku aplikacji otwartych na urządzeniu, z którego ekran jest współdzielony) lub całego ekranu,
• Share Document – możliwość współdzielenia dokumentu typu: PPT, PPTX, PNG, MP4,
F4V, Adobe PDF, SWF, FLV, JPEG, MP3,
• Share Whiteboard – możliwość współdzielenia tablicy z różnymi narzędziami do pisania i rysowania (można współdzielić tablicę osobną lub tablicę występującą razem z
innym współdzielonym elementem).
5.2.1 Współdzielenie plików
Telekonferencja pozwala na współdzielenie mediów i różnych materiałów. Jest dostępna dla gospodarzy, prezentujących i uczestników, którym gospodarz przyznał takie
prawo. Do uruchomienia funkcji współdzielenia służy panel Sharing pod (rys. 5.2). Jeśli
nie jest on widoczny w głównym oknie spotkania, należy wybrać menu Pods > Sharing.
Lista formatów plików, które można współdzielić w aplikacji obejmuje: JPG, PNG, SWF,
PPT, PPTX, PDF, FLV, F4V, MP3, MP4, ZIP.
5.2.2 Współdzielenie ekranu
Włączenie funkcji współdzielenia ekranu odbywa się poprzez wybranie opcji „Share
My Screen” z panelu Sharing pod (rys. 5.2). W kolejnym kroku użytkownik decyduje,
który z wybranych elementów będzie współdzielony (rys. 5.3):
• Desktop – cały ekran,
• Applications – wybrane aplikacje spośród tych, które są otwarte i uruchomione na
urządzeniu z oknami powiązanymi z aplikacjami,
• Windows – okno lub okna, wybrane z tych, które są otwarte na współdzielonym ekranie.
25
Rys. 5.2: Panel Sharing pod
Rys. 5.3: Opcje współdzielenia ekranu
5.2.3 Współdzielenie dokumentu na przykładzie prezentacji Power Point
Aby współdzielić dokument w pokoju konferencyjnym należy wybrać opcję Share My
Screen > Share Document z panelu Sharing pod (rys. 5.2 i 5.4). W kolejnym kroku należy
wybrać dokument z biblioteki (Content library) lub wskazać ścieżkę dostępu do dokumentu na dysku po kliknięciu na „Browse My Computer” (rys. 5.5).
26
Rys. 5.4: Opcje współdzielenia
Rys. 5.5: Okno wyboru współdzielonego dokumentu
Funkcja współdzielenia dokumentu może być zastosowana do prowadzenia prezentacji. Wybrany plik z prezentacją, jest automatycznie przetwarzany do formatu, który
umożliwia korzystanie ze specjalnych narzędzi ułatwiających kontrolę przebiegu prezentacji i wyświetlania slajdów bezpośrednio z pokoju konferencyjnego. Okno prezentacji
(rys. 5.6) składa się z:
27
• Presentation – właściwe okno prezentacji, w którym wyświetlane są slajdy,
• Presentation sidebar – pasek boczny, na którym wyświetlone są informacje typu: nazwa prezentacji, prezentujący, spis treści, widok miniatur slajdów, notatki, pole wyszukiwania (jeśli pasek boczny nie jest widoczny należy kliknąć na ikonę z lewej strony
prezentacji),
• Presentation control bar – pasek narzędzi prezentacji znajdujący się na dole pozwala
na: kontrolę przebiegu prezentacji, dźwięku, załączników oraz rozmiaru ekranu, itp.
Rys. 5.6: Okno prezentacji
28
5.3 Zarządzanie uczestnikami w trakcie telekonferencji
5.2.4 Współdzielenie tablicy
Dzięki narzędziom do pisania i rysowania (rys. 5.7) funkcja ta pozwala na prowadzenie wspólnych notatek oraz wizualizację omawianych wątków. Aby ją uruchomić należy
wybrać opcję Share My Screen > Share Whiteboard z panelu Sharing pod (rys. 5.2 i 5.4).
Rys. 5.7: Panel Whiteboard pod
Podczas telekonferencji gospodarz ma najwyższe uprawnienia i kieruje przebiegiem
spotkania, kontrolując uprawnienia poszczególnych uczestników. Poniżej zestawiono
wybrane instrukcje korzystania z tych uprawnień. Szczegółowe instrukcje można odnaleźć w oryginalnej dokumentacji (w j. angielskim) w opisach poszczególnych funkcji
aplikacji. Dokumentacja oryginalna została opublikowana pod adresem: http://help.
adobe.com/en_US/connect/9.0/using/index.html
Kontrola dostępu uczestników do spotkania
Nowi uczestnicy mogą uzyskać dostęp do pokoju konferencyjnego poprzez link do telekonferencji. Aby go odnaleźć należy wybrać menu Meeting > Manage Access & Entry
> Invite Participants (rys. 5.8). Link można wkleić w wiadomości mailowej lub przekazać
w inny sposób, np. na oddzielnym czacie.
Gospodarz uzyskuje informacje o każdym nowym uczestniku logującym się do pokoju konferencyjnego w oknie powiadomienia (rys. 5.9). Może on zezwolić lub odmówić udziału w spotkaniu poszczególnym użytkownikom (klikając na odpowiednie ikony
przy ich identyfikatorach) albo wszystkim nowym uczestnikom (wybierając opcję „Allow Everyone” lub „Deny Everyone”). Oprócz zapraszania nowych użytkowników gospoWideokonferencje w e-science.pl Podręcznik użytkownika
29
darz może również blokować i wstrzymywać dostęp do telekonferencji gościom i nowym
uczestnikom. Wszystkie te opcje są dostępne w menu Meeting > Manage Access & Entry.
Rys. 5.8: Menu Meeting Gospodarza spotkania
Rys. 5.9: Komunikat o nowym uczestniku logującym się do pokoju konferencyjnego
Zmiana ról uczestników
Lista uczestników biorących udział w spotkaniu znajduje się w panelu Attendees. Są
oni pogrupowani według przyznanych im ról na: gospodarzy (Hosts), prezentujących
(Presenters) oraz uczestników (Participants). W każdym momencie spotkania prowadzący może zmienić role użytkowników zwiększając lub zmniejszając ich uprawnienia.
Istnieją dwa sposoby zmiany ról użytkowników:
• przesunięcie kursora na wybranego uczestnika z listy i wybranie opcji Make Host albo
Make Presenter (rys. 5.10),
• chwycenie i upuszczenie w wybranej grupie.
30
Ponadto istnieje możliwość promowania jednocześnie wszystkich uczestników do roli
prezentujących. W tym celu należy skorzystać z menu Meeting > Manage Access & Entry > Auto-Promote Participants to Presenters.
Rys. 5.10: Zmiana roli użytkownika
Jednoczesnej zmiany uprawnień kilku wybranych użytkowników można dokonać poprzez przytrzymanie przycisku Control (Windows, Linux) albo Command (Mac) podczas
zaznaczania uczestników z listy, i późniejsze chwycenie i upuszczenie w wybranej grupie.
Kontrola urządzeń audio i wideo uczestników
Uczestnicy spotkania nie mogą dzielić obrazu z własnych kamer, ani używać mikrofonu. Gospodarz może jednak przydzielić im takie prawa. Ustawienia dotyczące możliwości używania mikrofonu przez uczestników są kontrolowane przez gospodarza z poziomu menu Audio (patrz menu Audio w sekcji 3.2). Ponadto, aby umożliwić uczestnikom przekazywanie obrazu z ich kamer należy wybrać opcję „Enable Webcam For Participants” dostępną w menu rozwijanym po kliknięciu na ikonę kamery.
31
www.e-science.pl

Wideokonferencje w e

Transkrypt

Podobne dokumenty

Wyjątkowa zasada działania

DPD Dodatkowe zalecenia - elektronika i sprzęt RTV AGD