Kody kreskowe i EDI dla usługodawców w służbie
Transkrypt
Kody kreskowe i EDI dla usługodawców w służbie
Polska KODY KRESKOWE I EDI DLA USŁUGODAWCÓW W SŁUŻBIE ZDROWIA USPRAWNIANIE ADMINISTRACJI, PROCESÓW LOGISTYCZNYCH I ZAOPATRZENIA www.gs1pl.org The global language of business The global language of business. I. WPROWADZENIE I PRZEDSTAWIENIE KORZYŚCI................................................................................... 1 I. WPROWADZENIE I PRZEDSTAWIENIE KORZYŚCI................................................................................... 3 II. ORGANIZACJE KTÓRE UCZESTNICZYŁY W PRZYGOTOWANIU NINIEJSZEGO DOKUMENTU.......... 5 III. ODNIESIENIA DO INNYCH DOKUMENTÓW ............................................................................................. 7 IV. JAK KORZYSTAĆ Z NINIEJSZEGO DOKUMENTU ................................................................................... 8 V. WSTĘP I PRZEDSTAWIENIE CELU............................................................................................................ 9 VI. CO TO SĄ KODY KRESKOWE I ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH (EDI)? ................................. 10 VI.A. Z czego składa się system GS1?........................................................................................................ 11 VI.B. System identyfikacyjny GS1................................................................................................................ 11 VI.C. Elektroniczna Wymiana Danych (EDI)................................................................................................ 14 VII. WDROŻENIA ............................................................................................................................................ 16 VII. A. Proces dokonywania zakupów w służbie zdrowia – rola rządu w promowaniu efektywności .......... 16 VII. B. Budowanie efektywnej infrastruktury komunikacyjnej w służbie zdrowia ......................................... 19 VII.B.1. Duńska Sieć Danych w Służbie Zdrowia (MedCom) - elektroniczna komunikacja pomiędzy aptekami, lekarzami, szpitalami i pacjentami ........................................................................................... 20 VII.B.2. Podejście zdecentralizowane - infrastruktura komunikacyjna w szwajcarskiej służbie zdrowia 22 VII. C. Zastosowania międzynarodowych standardów identyfikacji, kodów kreskowych i edi w administracji, logistyce i procesach zaopatrzenia usługodawców w służbie zdrowia........................................................ 24 VII. C. 1. Śledzenie i kontrola przepływu pacjentów ................................................................................ 24 VII. C. 2. Zamawianie i dystrybucja produktów farmaceutycznych .......................................................... 27 VII. C. 4 Śledzenie złożonych urządzeń medycznych dostosowywanych do wymagań pacjentów ........ 46 VII. C. 5 Śledzenie i kontrola implantów medycznych.............................................................................. 50 VII. C. 6. Śledzenie i kontrola próbek laboratoryjnych ............................................................................. 55 VII. C. 7. Centralna baza danych o produktach dla szpitali i dostawców................................................. 57 VII. C. 8. Gospodarka odpadami w szpitalach ......................................................................................... 61 VII. D. Projekt zaopatrzenia europejskich szpitali i klinik (EUROHCS) ....................................................... 67 VII. E. Inicjatywa i cele efektywnej obsługi konsumenta w służbie zdrowia ................................................ 70 VIII. W JAKI SPOSÓB ..... ............................................................................................................................... 74 VIII. A. Jak rozpocząć projekt usprawniania działalności szpitala ............................................................... 75 VIII. B. Jak rozwiązywać problemy wdrożeniowe ........................................................................................ 76 VIII. C. Jak zacząć stosować EDI ................................................................................................................ 76 VIII. D. Jak zacząć stosować kody kreskowe .............................................................................................. 77 IX. INNE ŹRÓDŁA INFORMACJI .................................................................................................................... 77 IX. A. Wyjaśnienie stosowanych terminów .................................................................................................. 77 IX. B. Przykłady identyfikatorów zastosowania (IZ) GS1-128 ..................................................................... 79 IX. C. Publikacje uzupełniające.................................................................................................................... 80 All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 2 z 82 The global language of business. I. WPROWADZENIE I PRZEDSTAWIENIE KORZYŚCI Niewiele jest rządów, które mogłyby powiedzieć, że są zadowolone z wysokości swoich nakładów na służbę zdrowia. W rzeczywistości w wielu krajach zachodzą zmiany demograficzne, które albo drenują ich budżet, albo wymagają ogromnych nakładów na budowę infrastruktury opieki zdrowotnej dla obywateli. W każdym przypadku koszty opieki zdrowotnej, wyrażone jako procent produktu narodowego brutto, rosną w wielu częściach świata. Konieczność obniżenia kosztów i efektywniejszego wykorzystania nakładów stały się w opiece zdrowotnej tak samo ważne jak w innych dziedzinach. Jednakże “poprawa jakości i tańsza służba zdrowia” wymaga podniesienia efektywności wszystkich procesów związanych z leczeniem pacjentów, ale nie ich kosztem. Ponieważ działania szpitali są coraz silniej wzajemnie powiązane (nabywanie różnych produktów, logistyka, rozliczenia finansowe, administracja, itp.), to rośnie zapotrzebowanie na międzynarodowe standardy, które umożliwią efektywne wykorzystanie systemów informacyjnych. W niniejszym opracowaniu przedstawiamy możliwości zaoszczędzenia znaczącej części kosztów procesów logistycznych i administracyjnych instytucji związanych z ochroną zdrowia, poprzez racjonalizację i wykorzystanie kodów kreskowych, elektronicznej wymiany danych (EDI) oraz technik jednolitej identyfikacji i kodowania, w oparciu o międzynarodowe standardy. Przykłady z Brazylii, Belgii, Danii, Francji, Niemiec, Holandii, Nowej Zelandii, Hiszpanii, Szwecji, Szwajcarii, Wielkiej Brytanii i USA pokazują w jaki sposób można obniżyć koszty i podnieść efektywność różnorodnych działań z korzyścią dla pacjentów. Wynika z nich również wyraźnie, że wykorzystanie jednolitego zestawu standardów identyfikacji zmniejsza ilość błędów i nieporozumień oraz ułatwia komunikację międzybranżową. Jest to niezbędny warunek wstępny dla zwiększenia korzyści z EDI i kodów kreskowych oraz obniżenia kosztów działalności. Przygotowując ten dokument dołożono wszelkich starań, aby uwzględnić potrzeby wyższej kadry kierowniczej, a także kierowników szczebla operacyjnego instytucji służby zdrowia. Dla wyższej kadry kierowniczej przygotowano streszczenia przedstawiające kluczowe kwestie i korzyści osiągnięte w każdym przypadku. Dla kierowników operacyjnych przeznaczone są szczegółowe wyjaśnienia pokazujące jak osiągnięto poszczególne wyniki i jakie narzędzia wykorzystano w tym procesie, aby ułatwić ich pracę. Omawiane tu tematy obejmują: z z z z Jakościowe i ilościowe korzyści płynące z usprawnienia działania administracji, logistyki i procesów zaopatrzenia; Wdrożenie kodów kreskowych i elektronicznej wymiany danych (EDI) w oparciu o międzynarodowe standardy w różnych procesach w szpitalach; Wskazówki jak rozpocząć proces usprawniania z wykorzystaniem przykładów z małych i dużych usługodawców w służbie zdrowia; Informacje statystyczne pomagające porównać sprawność własnych procesów z podanymi w przykładach. Przedstawione korzyści dla usługodawców ze służby zdrowia obejmują: Dowody, że efektywne wdrożenie kodów kreskowych i EDI, w oparciu o międzynarodowe standardy, może znacznie poprawić efektywność pracy instytucji w służbie zdrowia. Sprawniejsza gospodarka materiałowa w zakresie efektywnego wydawania leków i innych produktów medycznych, prawidłowej dokumentacji, zmniejszonych zapasów i skróconych czasów oczekiwania na realizację zamówień. Zwiększona motywacja personelu, dzięki wyeliminowaniu powtarzalnych czynności administracyjnych i wykorzystaniu nowoczesnej techniki. Zwiększona efektywność operacji w wyniku usprawnionej gospodarki zasobami poprzez szybkie i dokładne śledzenie produktów i zasobów. Obniżenie kapitału operacyjnego dzięki zahamowaniu wzrostu kosztów i podniesieniu produktywności. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 3 z 82 The global language of business. Wykorzystanie kodów kreskowych i EDI w łańcuchu dostaw służby zdrowia umożliwia zwłaszcza zwiększenie efektywności i obniżenie kosztów. Poniżej przedstawiamy listę najbardziej oczywistych korzyści: Wyższa jakość opieki dzięki skanowaniu produktów medycznych w punkcie użycia; Zarządzanie jednostkami logistycznymi na stałym poziomie dokładności; Dostępne dla wszystkich informacje dotyczące przepływu produktów umożliwiają ścisłe planowanie działań w całym łańcuchu wartości; Dokładna i natychmiastowa rejestracja zapasów; Efektywne zarządzanie produktami, zwłaszcza przy: zamawianiu, transporcie, przyjmowaniu, uzupełnianiu, sprawdzaniu zamówień, kompletowaniu i sortowaniu; Zmniejszenie liczby „wąskich gardeł” występujących przy załatwianiu spraw związanych z ubezpieczeniem; 100% dokładne rejestrowanie danych dotyczących identyfikacji, numeru seryjnego i daty przydatności na produktach. W wyniku oszczędności uzyskanych przez instytucje służby zdrowia, dostawcy odnoszą następujące korzyści: Oszczędności poczynione w szpitalach mogą zostać skierowane na zakup potrzebnych artykułów. Wykorzystanie jednolitych standardów identyfikacji i kodowania obniża również koszty dostawców dzięki niższym kosztom etykietowania. Poprawia się komunikacja ze szpitalami dzięki bliższym kontaktom roboczym z klientami. Lepsze zarządzanie dostawami w szpitalach oznacza większą przewidywalność popytu, a w konsekwencji obniżenie kosztów logistycznych. Poza przedstawieniem korzyści dla dostawców i usługodawców w służbie zdrowia, niniejszy dokument nakreśla również niektóre możliwości innowacyjnego wykorzystania najnowszej techniki i rolę jaką mogą spełnić rządy w promowaniu dobrych praktyk, jak to przedstawiono w rozdz. VII.A i VII.B. W kategoriach innowacyjnego wykorzystania techniki, podkreślono rolę centralnej bazy danych o produktach. Takie bazy danych mogą ułatwić szpitalom utrzymywanie własnych baz danych produktów i śledzenie cen. W przypadku wszczepianych urządzeń medycznych, wprowadzenie systemu, który umożliwi śledzenie urządzenia i pacjenta przez całe jego życie zapewni komfort psychiczny zarówno pacjentowi, jak i producentowi, bez naruszania prywatności tego pierwszego. Inne przykłady pokazują jak kody kreskowe i EDI można wykorzystać w laboratoriach do śledzenia i kontroli przepływu pacjentów, złożonych zasobów medycznych oraz w gospodarce odpadami szpitalnymi. W ramach Projektu Współpracy w Służbie Zdrowia (HCP) monitorowano rozwiązania i nawiązano współpracę z innymi projektami, takimi jak Projekt Zaopatrzenia Europejskich Szpitali i Klinik (EUROHCS) oraz projekt Efektywnej Obsługi Konsumenta w Służbie Zdrowia w USA. (Opis tych projektów zawierają rozdz. VII.D i VII.E). Ten ostatni projekt przedstawia ogromne oszczędności, jakie można poczynić przy wykorzystaniu narzędzi i praktyk opisanych w niniejszym dokumencie. Wstępne i bardzo ostrożne szacunki oparte na wnioskach wypływających z niniejszego dokumentu przewidują możliwość zaoszczędzenia tylko przez szpitale europejskie w zamówieniach w wysokości 2.2 mld Euro lub 3 mld $ przy wstępnych nakładach rzędu 10% tej sumy. Oznacza to, że czas zwrotu nakładów wynosi mniej niż rok przy minimalnym wysiłku, bez konieczności wprowadzania radykalnych zmian. Obecnie instytucje ochrony zdrowia mogą korzystać z tego, że technologie stały się tańsze oraz łatwiejsze do wdrożenia i wykorzystania, i osiągnąć te same efekty, które dotąd były dostępne dla przedsiębiorstw komercyjnych. Organizacje, które pomogły w przygotowaniu tego dokumentu zwracają się do decydentów o podjęcie wiodącej roli i rozpoczęcie podobnych projektów w swoich regionach. Mamy także nadzieję, że więcej instytucji zajmujących się opieką zdrowotną wybierze się w podobną usprawniającą podróż i wykorzysta ten dokument jako wskazówkę do zminimalizowania kosztów projektu oraz zaoszczędzenia czasu i pieniędzy. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 4 z 82 The global language of business. II. ORGANIZACJE KTÓRE UCZESTNICZYŁY W PRZYGOTOWANIU NINIEJSZEGO DOKUMENTU Niniejszy dokument jest wynikiem Projektu Współpracy w Służbie Zdrowia (HCP). HCP, rozpoczęty w 1995 roku, jest wielostronną i dobrowolną inicjatywą, której celem jest wypracowanie modelu “dobrej praktyki”, mający stanowić pomoc w obniżeniu kosztów, zwiększeniu efektywności i podsieniu jakości obsługi w procesach administracyjnych i logistycznych w instytucjach opieki zdrowotnej. W projekcie brało udział 53 uczestników (w tym 12 organizacji krajowych GS1) ze szpitali, stowarzyszeń międzynarodowych i krajowych, dostawców produktów medycznych i paramedycznych. Rolę koordynatora projektu sprawował GS1. GS1 jest międzynarodowym stowarzyszeniem non profit utworzonym w celu wypracowania, rozwoju i promocji światowych standardów, które ułatwią identyfikację i komunikację pomiędzy instytucjami oraz umożliwią efektywne zarządzanie łańcuchami dostaw i usługami dla uczestniczących w nich partnerów, do ostatecznego konsumenta włącznie. Wkład i wsparcie w przygotowywaniu niniejszego dokumentu pochodziły z wielu stron świata, jak to widać z poniższej listy. GS1 pragnie podziękować wszystkim organizacjom, które uczestniczyły w tym wysiłku. AIM Europe AIM Europe – międzynarodowe stowarzyszenie reprezentujące producentów i dostawców produktów i usług do automatycznego gromadzenia danych, z regionalnymi i lokalnymi oddziałami w większości rejonów. AIM Europe jest z kolei afiliowane przy ogólnoświatowym stowarzyszeniu AIM International. Dalsze informacje można uzyskać w AIM Europe, The Old Vicarage, Haley Hill, Halifax, HX3 6DR, UK. Tel: 44.1422.368 368, Fax: 44.1422.355 604, e-mail: [email protected] Stały Komitet Lekarzy Europejskich - CP Komitet reprezentuje 1.385.000 lekarzy z 15 krajów członkowskich Unii Europejskiej i 1 kraju EFTA, które jest częścią Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zadania CP obejmują badanie i promowanie jak najwyższego poziomu szkolenia medycznego, praktyki medycznej i opieki zdrowotnej w Unii Europejskiej. Dalsze informacje można uzyskać w CP, 66 avenue de Cortenbergh Bte 2, B-1000 Brussels, Belgia. Tel: 32.2.732 7202, Fax: 32.2.732 7344, e-mail: [email protected] Europejskie Stowarzyszenie Menadżerów Szpitali (EAHM) Założone w 1970 roku EAHM jest stowarzyszeniem pozarządowym, nie politycznym i non profit, reprezentującym 24 stowarzyszenia dyrektorów szpitali z 21 krajów europejskich. EAHM zabiega o interesy swoich członków poprzez wymianę wiedzy i doświadczeń oraz zapoznawanie się z badaniami szpitali i wynikami ankiet. EAHM reprezentuje interesy swoich członków w międzynarodowych komitetach i jest członkiem Międzynarodowej Federacji Szpitali. Dalsze informacje można uzyskać w EAHM, c/o Verband der Krankenhausdirektoren Deutschlands Geschäftsstelle, St. Marien – Hospital, Kaiserstrasse 50, D-45468 Mülheim an der Ruhr, Niemcy. Tel: 49.2083.05.2756, Fax: 49.2083.05.2744 Europejskie Stowarzyszenie Organizacji Opieki Domowej i Pomocy w Domu (EACHH) EACHH jest pozarządową organizacją non-profit, której celem jest wspieranie, promowanie i rozwijanie pomocy i opieki w domu w Unii Europejskiej i w innych krajach. EACHH również rozwija i promuje jakość usług domowych. Dalsze informacje można uzyskać w EACHH, St. Annastraat 16, 5091-cp Middelbeers, Holandia. Tel: 31.13.514 3239, Fax: 31.13.514 3271 Europejska Medyczna EDI (EMEDI) EMEDI jest europejską inicjatywą promującą i zwiększającą znajomość EDI w służbie zdrowia. Dalsze informacje na temat EMEDI można uzyskać w sekretariacie w Assistance Publique - Hôpitaux de Paris, D.E.S.I. 3 avenue Victoria, 75100 Paris RP, Francja. Tel: 33.1.4027 5194, Fax: 33.1.4027 3090, e-mail: [email protected] All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 5 z 82 The global language of business. Europejska Konfederacja Stowarzyszeń Urządzeń Medycznych (EUCOMED) EUCOMED jest ogólnoeuropejską organizacją stowarzyszeń reprezentującą interesy 2500 producentów i dystrybutorów w EEA i ponadnarodowych producentów urządzeń medycznych, których główne interesy prowadzone są w Europie. Celem EUCOMED jest promowanie i zachęcanie swoich członków do stosowania zasad dobrej praktyki, współpraca z rządami i innymi władzami oraz działania na rzecz harmonizacji legislacji i standaryzacji w poza farmaceutycznych dziedzinach służby zdrowia. Dalsze informacje można uzyskać w EUCOMED, rue du College St Michel 17, B-1150 Brussels, Belgia. Tel: 32.2.772 2212, Fax: 32.2.771 3909. Zaopatrzenie Europejskich Szpitali i Klinik (EUROHCS) EUROHCS jest inicjatywą Komisji Europejskiej w ramach programu TEDIS na rzecz Gospodarki Elektronicznej pomiędzy instytucjami służby zdrowia i ich dostawcami produktów i usług. Celem tej inicjatywy jest usprawnienie procesów logistycznych i zaopatrzeniowych w zainteresowanych instytucjach poprzez EDI. Dalsze informacje można uzyskać w EUROHCS Secretariat, Assistance Publique-Hôpitaux de Paris, 3 avenue Victoria, 75004 Paris, Francja. Tel: 33-1-4027 5194, Fax: 33-1-4027 3090 Szpitale dla Europy (HOPE) Stały komitet szpitali dla Unii Europejskiej (HOPE) jest pozarządowym stowarzyszeniem, które zostało utworzone w 1996 roku, a od 1995 roku jest międzynarodową organizacją użyteczności społecznej. Zrzesza ona krajowe stowarzyszenia szpitali lub przedstawicieli krajowych systemów ochrony zdrowia z krajów członkowskich Unii Europejskiej oraz Szwajcarii jako obserwatora. Dalsze informacje można uzyskać w HOPE, Kapucijnenvoer 35, B-3000 Leuven, Belgia. Tel: 32.16.33 6902, Fax: 32.16.33 6906 Sanphar Sanphar został utworzony dla zapewnienia porządku i bezpieczeństwa zaopatrzenia w leki w Szwajcarii i jest aktywnym partnerem w modernizacji szwajcarskiego rynku farmaceutycznego. Członkowie Sanphar są producentami i importerami produktów farmaceutycznych, farmaceutami, aptekarzami i hurtownikami farmaceutyków. W ostatnich czasach dołączyli do nich lekarze i szpitale. Dalsze informacje można uzyskać w Sanphar, 1 Place du Port, Case postal 3599, 1211 Genève 3 , Szwajcaria. Tel: 41.22.317 7060, Fax: 41.22.310 7036, e-mail [email protected] Stowarzyszenie Dostawców Urządzeń Medycznych w Szwecji (SLF) SLF założono w 1972 roku, jest to stowarzyszenie służące swoim członkom informacjami i dużą wiedzą, a także zajmujące się kontaktami z władzami. Członkowie SLF są producentami i dystrybutorami urządzeń medycznych reprezentującymi 80% rynku w tej branży. SLF działa aktywnie w gospodarce elektronicznej od 1989 roku. Dalsze informacje można uzyskać w SLF, c/o Branschkanskiet, Sveavägen 17, 11 tr, S-111184 Sztokholm, Szwecja. Tel: 46.8.240.700, Fax: 46.8.218.496 Union Europeenne de l’Hospitilalisation Privee (UEHP) Europejska Unia Szpitali Niezależnych jest stowarzyszeniem krajowych organizacji prywatnych szpitali w Europie. Powstało w roku 1991 jako rozszerzenie Europejskiego Komitetu Szpitali Prywatnych, aby zebrać szpitale prywatne Unii Europejskiej. Dalsze informacje można uzyskać w UEHP, 5 avenue A. Solvay, B-1170 Brussels, Belgia. Tel: 32.2.660 3550, Fax: 32.2.672 9060. Organizacje Krajowe GS1 GS1 Niemcy, GS1 Brazylia, GS1 Dania, GS1 Holandia, GS1 Nowa Zelandia, GS1 Szwajcaria, GS1 Szwecja, GS1 Francja, GS1 Wielka Brytania, GS1 Singapur, GS1 US. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 6 z 82 The global language of business. III. ODNIESIENIA DO INNYCH DOKUMENTÓW Niniejszy dokument i inne publikacje uzupełniające stanowią niezbędną pomoc dla instytucji opieki zdrowotnej w rozpoczęciu przez nich usprawniających działań. Poniżej przedstawiamy listę publikacji i grupy czytelników, dla których są one przeznaczone (wszystkie publikacje, z wyjątkiem zaznaczonych są dostępne w GS1). Nietechniczne O solidarności w zmieniających się systemach służby zdrowia - Europa w poszukiwaniu nowej równowagi1 prof. dr Winfried J. De Gooijer Usługi Szpitalne we Wspólnocie Europejskiej2 EUROHCS – Zarządzanie całym łańcuchem dostaw, w oparciu o EDI EUROHCS – Elektroniczne zakupy i handel ze Szpitalami i Klinikami Zastosowania systemu GS1 w służbie zdrowia Narzędzia do usprawnienia administracji, logistyki i procesów zaopatrzenia u dostawców dla służby zdrowia (niniejszy dokument) Efektywna Obsługa Konsumenta w Służbie Zdrowia3 Podstawa komunikacji – numery lokalizacyjne GS1 Pół Techniczne Czysto Techniczne Międzynarodowe wskazówki do identyfikowania i znakowania kodami kreskowymi produktów medycznych dla producentów i dystrybutorów Wprowadzenie do Seryjnego Numeru Jednostki Wysyłkowej Wprowadzenie do EDI Zastosowanie EANCOM® w handlu produktami dla służby zdrowia (Grudzień 97) Ogólne Specyfikacje GS1 Wprowadzenie do EANCOM® w handlu i transporcie Wprowadzenie do EANCOM® w handlu i finansach Podręcznik EANCOM® 1997 Towary określane przez klienta profil użytkownika W kategoriach zastosowań kodów kreskowych i elektronicznej wymiany danych (EDI), niniejszy dokument uzupełnia publikacje z dziedziny służby zdrowia: Podnoszenie potencjału gospodarczego – Międzynarodowe wytyczne do identyfikowania i znakowania kodami kreskowymi produktów dla służby zdrowia dla producentów i dystrybutorów, Zastosowania EANCOM® w handlu produktami dla służby zdrowia (opracowanym, aby pomóc instytucjom we wdrożeniu w swoich operacjach komunikatów EANCOM®), Zastosowania GS1 w służbie zdrowia (broszura wprowadzająca, opisująca zastosowania GS1 w logistyce oraz łańcuchach wartości i dostaw w służbie zdrowia). Przy wdrażaniu systemu GS1 można odwołać się do Ogólnych Specyfikacji GS1 oraz Podręcznika EANCOM® 1997. Dołączono również inne publikacje związane z omawianą branżą, ponieważ ułatwiają one zrozumienie funkcjonowanie systemów opieki zdrowotnej oraz istniejące obecnie środowisko społeczno-ekonomiczne. Więcej informacji na ten temat, łącznie z krótkim opisem tematyki każdej publikacji można znaleźć w rozdz. IX.C. 1 Jest to publikacja Stałego Komitetu Szpitali Unii Europejskiej Tamże 3 Broszura ta była wydana przez CSC Consulting Inc. w USA 2 All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 7 z 82 The global language of business. IV. JAK KORZYSTAĆ Z NINIEJSZEGO DOKUMENTU Szpital jest złożoną instytucją z licznymi połączeniami wewnętrznymi i zewnętrznymi, z których wszystkie skierowane są na leczenie pacjenta. Dokładne omówienie wszystkich ‘dobrych praktyk’ w administracji, logistyce i zaopatrzeniu jest zadaniem zbyt ambitnym dla jakiejkolwiek instytucji. Rys. IV-1 ilustruje dziedziny projektu objęte niniejszym dokumentem. USŁUGI MEDYCZNE USŁUGI MEDYCZNE INNE USŁUGI PACJENT ZAOPATRZENIE MEDYCZNE I INNE USŁUGI FINANSOWE ZAOPATRZENIE MEDYCZNE I INNE Pierwsza pomoc INNE USŁUGI Para-medyczne i inne Produkty krwiopoch. Gazy Mat. radioaktywne Śledzenie i kontrola implantów medycznych Sterylizacja Urządzenia medyczne Farmaceutyczne Laboratorium Rząd Przykład: Identyfikacja pacjentów Zapisy Przyjęć Zwolnień Zarządzanie odpadkami Transport Pralnie Opieka domowa Rys. IV-1 Co jest potrzebne do terapii pacjenta – dziedziny objęte projektem (dziedziny nie objęte, ale rozważane zaznaczono kolorem szarym). Jak już zaznaczono wcześniej, przykłady przedstawione w niniejszym dokumencie skupiają się wokół procesów administracyjnych i logistycznych ze szczególnym uwzględnieniem kwestii związanych z identyfikacją, kodowaniem i komunikacją w instytucjach zajmujących się opieką zdrowotną. Obejmują one składanie zamówień, przyjmowanie i dystrybucję towarów medycznych, paramedycznych i innych. Omówiono również inne procesy, które nie są związane z przepływem materiałów, takie jak śledzenie i kontrola pacjentów, gospodarka odpadami szpitalnymi, śledzenie i kontrola implantów medycznych, próbek laboratoryjnych itp. Obok omówienia procesów, umieszczono rozdział pt. “W jaki sposób...” pomagający instytucjom opieki zdrowotnej zorientować się w różnorodnych kwestiach od rozpoczęcia procesu usprawnienia do wdrożenia EDI. Dokument ten jest zorganizowany w sposób przedstawiony na rys. IV-2. Po materiałach wprowadzających (1) podajemy przykład dotyczący rządu, tzn. jego roli w promowaniu efektywności (2) oraz przykład efektywnej infrastruktury komunikacyjnej (3). Potem następują przykłady ‘dobrej praktyki’ w instytucjach opieki zdrowotnej, rozpoczynając od pacjenta (4), poprzez zaopatrzenie medyczne i inne (5), po usługi medyczne (6) i inne usługi (7). Po krótkim opisie dwóch zbliżonych projektów, EHCRTM i EUROHCS (8), zawarto materiał pomocniczy i wyjaśnienia dotyczące projektu (9). Numery rozdziałów w dokumencie podano cyframi rzymskimi. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 8 z 82 The global language of business. MATERIAŁ WPROWADZAJĄCY Rozdziały I-VI ZAOPATRZENIE MEDYCZNE I INNE Rozdział VII.C.2-4 ROLA RZĄDU Rozdział VII.A EFEKTYWNA INFRASTRUKTURA SŁUŻBY ZDROWIA Rozdział VII.B USŁUGI MEDYCZNE Rozdział VII.C.5-6 PACJENT VII.C.1 INNE USŁUGI Rozdział VII.C.7-8 INNE ZBLIŻONE PROJEKTY Rozdział VII.D-E MATERIAŁ POMOCNICZY Rozdział VIII-IX Rys. IV-2 Jak zorganizowany jest niniejszy dokument Uwaga Celem niniejszego dokumentu nie jest zastąpienie pracy wykonywanej przez instytucje akredytujące szpitale. Przykłady pochodzące z instytucji zajmujących się opieką zdrowotną skupione są na logistyce i administracji i nie odzwierciedlają medycznych kompetencji tych instytucji, które pozostają całkowicie poza zakresem zainteresowań niniejszego dokumentu. V. WSTĘP I PRZEDSTAWIENIE CELU Branża związana ze opieką zdrowotną przechodzi obecnie rewolucyjne zmiany. Podobnie jak wiele branż przemysłowych rewiduje zasady prowadzenia swojej działalności, eliminując nieproduktywne, zbędne i przestarzałe procesy. Porządkowanie procesów administracyjnych oraz zastosowanie narzędzi technik informacyjnych do dalszych usprawnień są podstawowymi czynnikami przetrwania wielu instytucji w tej branży. Dlatego nie budzi zdziwienia nowa generacja menadżerów służby zdrowia usiłujących zmienić systemy prawne na korzyść wszystkich zainteresowanych stron, a zwłaszcza pacjentów. Zagubione kartoteki, niewłaściwe transfuzje krwi, wielokrotne badania próbek laboratoryjnych spowodowane zagubieniem informacji, niewłaściwa identyfikacja, nieprawidłowe podawanie leków stały się już tematem anegdot. Upraszczające obcinanie budżetów służby zdrowia przez rządy również stanie się przeszłością, ponieważ szpitale ustanawiają standardy jakości, wprowadzają systemy kontroli do swoich działań i uczestniczą w programach akredytacji szpitali. Obecnie benchmarking, systemy zapewnienia jakości i reinżynieria są koncepcjami dobrze rozumianymi i stosowanymi przez innowacyjnie nastawione instytucje opieki zdrowotnej. Praca ta jest wynikiem wspólnego wysiłku zaangażowanych w nią szpitali, dostawców produktów dla służby zdrowia i międzynarodowych stowarzyszeń, które zebrały się w ramach “Projektu współpracy w służbie zdrowia” (HCP), aby określić i udokumentować najlepsze praktyki. Założenia HCP obejmowały: Badanie procesów administracyjnych i logistycznych w szpitalach Racjonalizację powyższych procesów Wdrożenie narzędzi techniki informacyjnej – kodów kreskowych i elektronicznej wymiany danych – w oparciu o międzynarodowe standardy, dla dalszego usprawniania racjonalizowanych procesów Wyboru dobrych praktyk dokonano w oparciu o rozmowy i badanie działania różnych szpitali. Nie był przeprowadzany żaden formalny benchmarking, kryteria zastosowane do wyboru praktyk szpitalnych zostały wypracowane w ramach projektu HCP. Zorganizowano formalne warsztaty prezentujące najlepsze praktyki, aby dokonać wyboru przykładów dla celów tej publikacji. Niniejszy dokument skierowany jest do szerokiego zakresu odbiorców, a między innymi do: All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 9 z 82 The global language of business. z z z z osób odpowiedzialnych za ustalanie polityki ochrony zdrowia i mających wpływ na podejmowanie decyzji w ramach tej polityki; usługodawców świadczących opiekę zdrowotną - szpitali, klinik, laboratoriów, instytucji opieki domowej; dostawców produktów dla służby zdrowia – producentów farmaceutyków, produktów medycznych i paramedycznych; aptek i stowarzyszeń farmaceutycznych. Życzeniem uczestników projektu było, aby jak najwięcej instytucji zajmujących się opieką zdrowotną wdrożyło te rozwiązania i wniosło wkład do HCP w postaci swoich doświadczeń. Podane kontakty do uczestników projektu mają ułatwić to zadanie. VI. CO TO SĄ KODY KRESKOWE I ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH (EDI)? Kody kreskowe Technika kodów kreskowych została opracowana aby pomóc instytucjom w automatycznym zbieraniu danych na temat produktów i usług przy użyciu skanerów. Automatyczne gromadzenie danych, w porównaniu z ich ręcznym wprowadzaniem (identyfikacja produktów, numery serii produkcyjnej, daty produkcji itp.) jest mniej narażone na błędy i znacznie szybsze. Statystyki wskazują, że 1 znak na 300 wprowadzonych przez klawiaturę jest błędny, a przy skanowaniu kodów kreskowych 1 na 1,000,000. To, jak również fakt, że wyprodukowanie kodów kreskowych jest proste i tanie, przyczyniło się do ich szerokiego użycia w różnych branżach, od momentu ich wprowadzenia na szeroką skalę w latach siedemdziesiątych. Kody kreskowe są to równoległe kreski i spacje o różnej szerokości, które ułożone we wzór przedstawiają określony znak (literę lub liczbę). Język kodów kreskowych (nazywany symboliką) jest strukturą wykorzystywaną do konstruowania odpowiednich wzorów kodów według specyfikacji. Istnieje wiele różnych symbolik kodów kreskowych, czyli języków. Każda symbolika ma swoje własne zasady kodowania znaków (tj. liter, cyfr, znaków interpunkcyjnych) oraz wymagania dotyczące drukowania i dekodowania, kontroli błędów i inne właściwości. Większość stosowanych obecnie w handlu kodów kreskowych jest liniowych, co oznacza, że kodują one informacje tylko w jednym wymiarze. Ostatnio wprowadzane są symboliki dwuwymiarowe, które mogą kodować więcej danych niż tradycyjne kody liniowe i znajdują zastosowanie przy ograniczonej powierzchni lub tam, gdzie potrzebnych jest więcej danych. Przy pomocy kodów kreskowych można przedstawić dowolne informacje. Fakt ten sam w sobie nie przynosi znaczących korzyści. Rzeczywiste korzyści z kodów kreskowych osiąga się wtedy, gdy informacje pochodzące z wewnątrz i zewnątrz instytucji mają strukturę jednakową dla wszystkich zainteresowanych. Innymi słowy, standardowa struktura informacji umożliwia sprawną komunikację wewnątrz i pomiędzy instytucjami. Komunikacja bezbarierowa jest jednym ze sposobów podnoszenia efektywności. Oczywiście, na informacje trzeba odpowiednio reagować i należy do tego dostosować strukturę organizacyjną. Oznacza to, że instytucje muszą najpierw ustandaryzować informacje, a dopiero potem zastosować narzędzia techniczne (takie jak kody kreskowe i EDI) do automatyzacji procesu wymiany informacji. Proces ustanawiania jednolitych struktur informacyjnych jest zadaniem długotrwałym i uciążliwym. Na szczęście, system GS1 od ponad 20 lat jest przystosowywany do tego celu i może być efektywnie wykorzystywany w różnych branżach. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 10 z 82 The global language of business. VI.A. Z czego składa się system GS1? Rys. VI-1 System GS1 - Architektura Do opisu systemu stosuje się między innymi następujące terminy techniczne: z z z z z z z Numery towarowe; SSCC (jednostki logistyczne); Numery lokalizacyjne; Numery związane z usługami GS1/UPC; ITF; GS1-128 Komunikaty EANCOM® (Definicje wszystkich powyższych terminów znajdują się w rozdz. IX.A) VI.B. System identyfikacyjny GS1 Numery towarowe GS1, które stosowane są do identyfikacji jednostek handlowych lub logistycznych, pochodzą z globalnej puli numerów czternastocyfrowych. Każdy numer towaru GS1 jest logicznie jednym z tych czternastocyfrowych numerów. Dlatego też zaleca się, aby w bazach danych zarezerwować czternastocyfrowe pola do identyfikacji produktów, co pozwoli uwzględnić wszystkie potrzeby wynikające z prowadzonej działalności. Podsumowanie numerów towarowych GS1: Struktura Pozycja cyfr Numeru Cyfra kontrolna GTIN-14 GTIN-13 GTIN-12 GTIN-8 C C C C P14 P13 P12 P11 P10 P9 P8 P7 P6 P5 P4 P3 P2 0 P13 P12 P11 P10 P9 P8 P7 P6 P5 P4 P3 P2 0 0 P12 P11 P10 P9 P8 P7 P6 P5 P4 P3 P2 0 0 0 0 0 0 P8 P7 P6 P5 P4 P3 P2 Numery towarowe GS1 są całkowicie niepowtarzalne w stosunku do siebie, jeżeli są wyrównywane do prawej strony i uzupełniane zerami z przodu. W ten sposób zapewnione zostaje niezbędne rozróżnienie pomiędzy towarami identyfikowanymi numerami GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 i GTIN-14. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 11 z 82 The global language of business. Niżej przedstawiono alternatywne wartości dla P14 (pierwsza cyfra kiedy czyta się od strony lewej do prawej), w obrębie tej 14-cyfrowej puli. Numer towarowy GS1 przedstawiony w polu czternastocyfrowym P14 Prefiks jednostki kodującej Numer towarowy <-------------------------------------------------------> 0 P13 P12 P11 P10 P9 P8 P7 P6 P5 P4 P3 P2 1 do 8 P13 P12 P11 P10 P9 P8 P7 P6 P5 P4 P3 P2 9 P13 P12 P11 P10 P9 P8 P7 P6 P5 P4 P3 P2 Cyfra kontrolna C C C Jeżeli cyfra P14 ma wartość 0, to jest ona cyfrą uzupełniającą dla numeru GTIN-13 przedstawionego w polu czternastocyfrowym (np. w symbolice GS1-128). Jeżeli cyfra P14 ma wartość 1 do 8 to jest to identyfikator jednostki wysyłkowej. Wskazuje on, że jest to numer GS1-14 dla jednostek wysyłkowych o stałej zawartości (np. karton zawierający 20 paczek plastra). Jeżeli identyfikator jednostki wysyłkowej na pozycji P14 jest cyfrą 9, to oznacza, że jest to numer dla jednostki wysyłkowej o zmiennej zawartości (np. wadze lub wielkości) i do pełnej identyfikacji niezbędna jest ilość podana z odpowiednim Identyfikatorem Zastosowania (IZ ). Cyfra kontrolna jest zawsze obliczana według standardowego algorytmu GS1. Nadawanie numeru identyfikacyjnego GS1 jest zadaniem producenta. Numer ten może być przedstawiony w postaci kodu kreskowego na opakowaniu produktu i wykorzystywany przez wszystkich uczestników łańcucha dostaw. Rodzaj numeru identyfikacyjnego GS1 i symboliki kodu kreskowego zależy od aplikacji. Zawartość danych Jednostki handlowe o stałej zawartości mogą być znakowane standardowym numerem towarowym GS1 u źródła, to znaczy możliwie jak najbliżej miejsca i czasu ich produkcji. Jednostki logistyczne (fizyczne jednostki utworzone do celów transportu i składowania, których indywidualny przepływ musi być śledzony w łańcuchu dostaw) mogą być identyfikowane przy pomocy: z Etykiety GS1 z Seryjnym Numerem Jednostki Wysyłkowej (SSCC)4 z Identyfikatorów Zastosowania GS1-128 (opisanych na końcu tego rozdziału) Jednostki handlowe 5 (jednostki, które mogą być wyceniane, zamawiane lub fakturowane) można identyfikować przy pomocy: z Numeru towarowego GS1 z Identyfikatorów Zastosowania GS1-128 z Standardów etykiet dla dostawców EHIBCC6/HIBCC Pojedyncze dawki mogą być identyfikowane przy pomocy: z Numeru towarowego GS1 z Identyfikatorów Zastosowania GS1-128 z Standardów etykiet dla dostawców EHIBCC/HIBCC Ważne jest, aby pamiętać, że numer towarowy GS1 jest warunkiem jednoznaczności, ponieważ identyfikuje on produkty na każdym poziomie pakowania, na całym świecie. Proces zapewniania jednoznaczności może być bardzo elastyczny i może być dostosowany do różnorodnych potrzeb dostawców towarów medycznych. Główne cechy numeru towarowego GS1 to: 4 Definicja Seryjnego Numeru Jednostki Wysyłkowej (SSCC) - patrz rozdział IX.A. Definicja i opis jednostek handlowych patrz rozdział IX.A. 6 EHIBCC : więcej informacji patrz rozdz. IX. A. Kody EHIBCC można wbudować w system GS1-128. 5 All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 12 z 82 The global language of business. z z z z Format numeryczny Niepowtarzalność na całym świecie Jednoznaczny numer dla każdego poziomu pakowania Zewnętrzny klucz do danych zapewniający dostęp do stałych cech zawartych w bazie danych na temat produktów, jak przedstawia to rys. VI-3 poniżej: Numer towarowy GS1 w formacie identyfikacyjnym GTIN-13 i symbolice GS1-13 Numer identyfikacyjny produktu umożliwiający dostęp do innych informacji dotyczących produktu umieszczonych w bazie danych Przykłady cech, które znaleźć w bazie danych można Rodzaj produktu Producent Wielkość Waga Cena Opis 5 412345 123453 Rys. VI-3 Numer towarowy GS1 działa jako klucz dostępu do informacji na temat towarze, zawartych w bazie danych. Na przykład, numer towarowy GTIN-13 5412345100010, ma następującą strukturę: O1 5 O2 4 M1 1 M2 2 M3 3 M4 4 M5 5 N1 1 N2 0 N3 0 N4 0 N5 1 C 0 Gdzie: O1 i O2 jest prefiksem organizacji krajowej7 GS1; 54 oznacza prefiks belgijskiej organizacji GS1. M1 do M5 oznacza numer jednostki kodującej nadawany przez organizację krajową GS1; w tym przykładzie 12345. N1 do N5 jest to numer nadawany przez jednostkę kodującą swoim produktom; tutaj 10001. C jest cyfrą kontrolną, obliczaną według standardowego algorytmu GS1; tutaj 0 (zawsze jedna cyfra). Innym przykładem struktury numeru towarowego GTIN-13 jest 7701234569013 O1 O2 O3 M1 M2 M3 M4 M5 M6 N1 N2 7 7 0 1 2 3 4 5 6 9 0 N3 1 C 3 Gdzie: O1 do O3 jest to prefiks organizacji krajowej GS1, tutaj 770, czyli prefiks organizacji GS1 w Kolumbii. M1 do M6 oznacza numer jednostki kodującej nadawany przez organizację krajową GS1; w tym przykładzie 123456. N1 do N3 jest to numer nadawany przez jednostkę kodującą swoim produktom; tutaj 901. C jest cyfrą kontrolną, obliczaną według standardowego algorytmu GS1; tutaj 3 (zawsze jedna cyfra). Elastyczność Numer towarowy GS1 jest elastyczny zarówno w sposobie jego tworzenia, jak i przekazywania i transmitowania przy pomocy narzędzi łańcucha dostaw, takich jak kody kreskowe i elektroniczna wymiana danych. Dzięki tej elastyczności numer towarowy GS1 stał się globalnym, międzybranżowym systemem pierwotnej identyfikacji produktów. Najważniejsze kwestie przy wyborze sposobu przedstawienia numeru towarowego to środowisko, w jakim kod kreskowy będzie skanowany oraz rodzaj danych przekazywanych drogą elektroniczną. Dlatego też, 7 Prefiks organizacji GS1 jest zawsze dwu lub trzy cyfrowy a długość numerów jednostki kodującej i produktu określana jest przez lokalną organizację GS1, zależnie od lokalnych potrzeb, w ramach formatu trzynastocyfrowego. Listę prefiksów lokalnych organizacji GS1 można uzyskać w GS1. Prefiks GS1 nie jest oznaczeniem kraju pochodzenia produktu. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 13 z 82 The global language of business. znajomość możliwości partnerów handlowych odnośnie skanowania, drukowania, komunikacji elektronicznej oraz bazy danych umożliwi producentom takie sformatowanie swoich etykiet towarowych, aby osiągnąć jak największe korzyści. Inną ważną dla producentów sprawą jest określenie sposobu, w jaki produkt będzie pakowany i zamawiany, jeszcze przed wyborem rodzaju identyfikacji i kodowania. W zależności od dokonanego wyboru, dystrybutorzy i usługodawcy w służbie zdrowia muszą dostosować swoje systemy do powyższych uwarunkowań. Jeżeli usługodawcy w służbie zdrowia muszą jedynie identyfikować towary, to wymagania te mogą spełnić numery GTIN-13 lub GTIN-12. Jeżeli jednak na produkcie trzeba umieścić informacje uzupełniające, takie jak data ważności, numer serii produkcyjnej itp., to wszystkie dane (łącznie z numerem towarowym) można zakodować w GS1-128. Dane, których rodzaj jest rozróżniany przy pomocy specjalnych prefiksów, zwanych Identyfikatorami Zastosowania8 (IZ), są łączone ze sobą i z podstawowym identyfikatorem produktu. Poniżej przedstawiono przykład danych przedstawianych w symbolice GS1-128: Wewnętrzne opakowanie identyfikowa-ne numerem towarowym GS1 w symbolice GS1-128 (01) - IZ dla numeru towaru GS1 0- Uzupełniające 0 55 - Prefiks organizacji krajowej GS1 51234 - numer jednostki kodującej nadany przez organizację krajową GS1 56789 - Numer towaru (01)055 51 2 3 4 5 6 7 8 9 0(17)00 0 2 0 1(10)ab c 1 2 3 (opakowania) 0 - Cyfra kontrolna (17) IZ dla daty ważności 000201 - data RRMMDD (10) - IZ dla numeru serii produkcyjnej abc123 – Numer serii produkcyjnej Rys. VI-4 Towar oznaczony numerem GTIN-13 5551234567890, z datą ważności 1 lutego 2000, którego zawartość ma numer serii produkcyjnej abc123. VI.C. Elektroniczna Wymiana Danych (EDI) EDI jest to przesyłanie informacji w standardowym formacie pomiędzy instytucjami, przy pomocy komputerów. Możliwe zastosowania EDI obejmują zamówienia, cenniki, katalogi produktów, faktury, awiza wysyłki, zawiadomienia o odbiorze dostawy itp. Ideą EDI jest zminimalizowanie interwencji ludzkiej w tej wymianie i umożliwienie pracownikom skoncentrowanie się na wykonywaniu swoich zadań, zamiast na funkcjach administracyjnych. GS1, pod egidą UN/EDIFACT opracowało dotąd 42 standardowe komunikaty EDI w standardzie EANCOM®. UN/EDIFACT (EDIFACT jest skrótem od angielskiej nazwy Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport - Elektroniczna Wymiana Danych w Administracji, Handlu i Transporcie) jest inicjatywą ONZ, w celu opracowania otwartych, międzybranżowych komunikatów EDI do użytku globalnego. Od powstania UN/EDIFACT w 1987 roku, Zgromadzenie Ogólne GS1 zdecydowało udzielać pełnego wsparcia w opracowaniu komunikatów UN/EDIFACT9. GS1 zostało również upoważnione do opracowania 8 Definicja Identyfikatorów Zastosowania patrz rozdział IX.A, a w rozdziale IX.B znajduje się lista przykładowych Identyfikatorów Zastosowania. 9 Syntaktyka UN/EDIFACT definiowana jest jako “Zestaw zasad składni określające strukturę danych w wymianie elektronicznych komunikatów w środowisku otwartym”. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 14 z 82 The global language of business. subkomunikatów UN/EDIFACT do międzynarodowych transakcji EDI. Komunikaty te, znane jako EANCOM®, stanowią przewodnik do wdrażania napisany prostym językiem, a także zrozumiałe instrukcje zastosowania komunikatów w konkretnych sytuacjach działalności handlowej. Firma A Konwersja Aplikacja Wewnętrzna Komunikat EANCOM® Aplikacja Wewnętrzna Firma B Konwersja Rys. VI-6 Mechanizm przepływu komunikatów EDI pomiędzy dwoma instytucjami Pomyślne wdrożenie EDI wymaga zintegrowanego podejścia organizacyjnego, aby spełnić stawiane przez nią wymagania. Oznacza to, że samo zainstalowanie oprogramowania i narzędzi technicznych nie gwarantuje osiągnięcia założonych korzyści. Innymi słowy, szybka wymiana informacji musi korespondować ze strukturą organizacyjną, dzięki której zainteresowane strony mogą podjąć natychmiastowe działania na podstawie tych informacji. Rysunek VI-7 ilustruje przykład już stosowanych komunikatów EANCOM®. Zapytanie ofertowe Oferta Zamówienie D O S T A W C A Odpowiedź na zamówienie S Z P I T A L Zmiana w zamówieniu Instrukcje transportowe Awizo wysyłki Awizo odbioru Faktura Kontrola podatkowa Awizo przelewu Towar Przeładunek i Przemieszczanie DOSTAWCA USŁUG LOGISTYCZNYCH Towar Przeładunek i Przemieszczanie Rys. VI-7. Przykład komunikatów EANCOM® Więcej informacji na temat komunikatów EANCOM® najodpowiedniejszych dla służby zdrowia można znaleźć w dokumencie Zastosowania EANCOM® w handlu produktami dla służby zdrowia (grudzień 1997), dostępnym w GS1 i krajowych organizacjach GS1. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 15 z 82 The global language of business. VII. WDROŻENIA VII. A. Proces dokonywania zakupów w służbie zdrowia – rola rządu w promowaniu efektywności Gospodarka Elektroniczna w szwedzkiej służbie zdrowia – inicjowany przez państwo Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy p. Bo Rydin, kierownika działu informatycznego, Szwedzkiego Stowarzyszenia Dostawców Urządzeń Medycznych (SLF). Streszczenie Pomyślne wdrożenie elektronicznej wymiany danych (EDI) zależy od dwóch podstawowych czynników infrastruktury i zaangażowania kierownictwa. Do 1995 roku, szwedzka branża medyczna wykorzystywała EDI w nieznacznym stopniu, pomimo istniejącej już niezbędnej infrastruktury. Jednakże w tym samym roku rząd zapoczątkował projekt “Gospodarka Elektroniczna w Sektorze Publicznym”, aby zaoszczędzić rocznie 1 miliard Euro na kosztach transakcji w procesie zamówień publicznych. Projekt ten, aktualnie w drugim roku realizacji, znajduje się na dobrej drodze do osiągnięcia celu. Oprócz tego, w jego ramach tworzy się szereg powszechnie dostępnych narzędzi informatycznych i upowszechnia znajomość tych zagadnień. Celem tego projektu jest obsługiwanie 95% zakupów rządowych poprzez EDI, z wykorzystaniem EANCOM® do roku 2000. 1. Czynniki powodzenia w Gospodarce Elektronicznej Obecnie panuje powszechne przekonanie, że aby EDI powiodło się, konieczne są następujące czynniki: 1. Zaangażowani ludzie, którzy rozumieją potencjalne korzyści płynące z EDI 2. Kompetencje w dziedzinie informatyki wśród głównych partnerów 3. Kultura promująca współpracę 4. Standardy techniczne przyjęte przez partnerów 5. Zaangażowanie głównego kierownictwa W szwedzkiej służbie zdrowia pierwsze cztery czynniki istniały od 1992 roku. Praca wykonana przez zaangażowaną grupę ludzi dowiodła ponad wszelką wątpliwość, że EDI jest narzędziem, dzięki któremu branża medyczna mogła zaoszczędzić dużo pieniędzy. Jednak pomimo tego, że utworzono regularny przepływ komunikatów EDI, to wykorzystanie go na pełną skalę było iluzoryczne, ponieważ brakowało ostatniego czynnika – pełnego przekonania ze strony dyrekcji. W niniejszym rozdziale przedstawiono działania, które dowiodły technicznej wykonalności EDI, powody braku przekonania wśród głównego kierownictwa do 1995 roku i sposób, w jaki ta sytuacja została zmieniona po rozpoczęciu krajowego Projektu Gospodarki Elektronicznej. Okres pionierski: 1990-1995 Na początku lat dziewięćdziesiątych szwedzka służba zdrowia zorganizowana była w niezależnych regionach, zwanych radami gmin, dzielących 8 milionowe społeczeństwo szwedzkie na 26 jednostek. Każda gmina miała swoją własną organizację służby zdrowia, która zwykle obejmowała centralną jednostkę dokonującą zakupów wszystkiego, co potrzebne było szpitalom. Większość towarów konsumenckich, zwłaszcza przyrządów medycznych, było składowanych w centralnym magazynie w każdej gminie. Cała ta operacja została skomputeryzowana w 1970 roku, przy pomocy tradycyjnych struktur „mainframe”. Po stronie dostawców działało silne stowarzyszenie handlowe SLF, które miało tradycje współpracy, innowacyjności i dobre kontakty z usługodawcami ze służby zdrowia. Ponieważ duzi dostawcy byli dobrze wyposażeni w narzędzia informatyczne, zdopingowało to ich małą grupę do rozpoczęcia eksperymentów z EDI w 1990 roku. Pierwszym zadaniem tej grupy było ustanowienie zrozumiałego, powszechnego, otwartego standardu EDI. Uzgodniono, że będzie on całkowicie oparty na EANCOM®. Następnie opracowano odpowiednie profile użytkownika10, które obecnie są wykorzystywane przez GS1 przy opracowywaniu podobnych profili do użytku międzynarodowego. 10 Wyjaśnienie tego terminu znajduje się w rozdz. IX.C. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 16 z 82 The global language of business. Wprawdzie do 1992 roku przezwyciężono ograniczenia techniczne, a EANCOM® był dosyć szeroko stosowany, to jednak rzeczywista wymiana EDI była dosyć niewielka, co z kolei ograniczało korzyści finansowe. Rola dyrekcji Aby przejść od “ograniczonego użycia” do “dużej skali”, niezbędne było zaangażowanie dyrekcji, zwłaszcza wśród nabywców produktów medycznych. Nabywcy mieli jednak wiele palących problemów, które są dobrze znane pracownikom służby zdrowia, takich jak: • Redukcja funduszy służby zdrowia, następująca po stałym wzroście, z którym mieli do czynienia przez ostatnich 30 lat, kiedy to dokonywano ekspansji bez przykładania szczególnej wagi do efektywności administracyjnej. • W latach 1991-1994 przeprowadzono wiele eksperymentów nad częściową prywatyzacją, zlecaniem usług na zewnątrz (out-sourcing) oraz tworzeniem wewnętrznych oddziałów pomiędzy ”nabywcami” i ”sprzedawcami” usług medycznych. Fakt, że eksperymenty te zostały przeprowadzone i zatrzymane było bodźcem do rozpoczęcia nowych, mniej atrakcyjnych. • Przekazanie odpowiedzialności od władz centralnych do lokalnych. • Możliwość połączenie się 26 niezależnych jednostek w mniej niż 10 rad nadrzędnych. • Adaptacja systemów komputerowych „mainframe” (zakupionych na początku lat siedemdziesiątych) do nowych struktur. Uwarunkowania te spowodowały niechęć dyrekcji do inwestowania w technologie takie jak EDI, które potrzebują trochę czasu na zwrot poniesionych nakładów. Dlatego, pomimo wysiłku pionierów, postęp był powolny i ograniczony. Jak przekonano dyrektorów W 1994 roku rząd szwedzki powołał “Top Management Forum” (Forum Dyrektorów), złożone z kierowników najwyższego szczebla organizacji państwowych lokalnych, gminnych, i krajowych. Forum otrzymało zadanie znalezienia sposobu zwiększenia wykorzystania techniki informatycznej, w celu podniesienia efektywności administracji publicznej. Forum wskazało 7 narzędzi informatycznych, które mogły pomóc w osiągnięciu tego celu. Powołano małe grupy ekspertów do zbadania każdego z tych narzędzi, z których jedna zajmowała się Gospodarką Elektroniczną. Końcowy raport opublikowany na początku 1995 roku wskazywał, że sektor publiczny może zaoszczędzić rocznie 1 miliard Euro z kosztów administracyjnych, dzięki wprowadzeniu gospodarki elektronicznej. Eksperymenty przeprowadzone przez SLF z wykorzystaniem EDI zostały wskazane jako dobre przykłady do naśladowania. Dalsze miliardy można by było zaoszczędzić, gdyby wszelkie zakupy publiczne były dokonywane na podstawie wcześniej wynegocjowanych umów cenowych na różne produkty. Reakcja rządu na raport była natychmiastowa i pozytywna, a w maju 1995 roku utworzono biuro projektu do realizacji planów zaproponowanych w raporcie. Jednym z pierwszych etapów projektu było przyciągnięcie uwagi i uzyskanie zaangażowania dyrekcji różnych publicznych instytucji państwowych, gminnych, i lokalnych. Obietnica znaczących oszczędności, a także zaangażowanie polityków ze szczebla rządowego pomogły szybko osiągnąć ten cel. Na początku 1996 roku w prawie wszystkich radach gminnych dyrektorzy zdecydowani byli wdrażać gospodarkę elektroniczną w służbie zdrowia, a w latach 1997/98 spodziewane są wdrożenia na wielką skalę. W tym samym czasie dostawcy rozpoczęli niezbędne przygotowania do podążania za ruchami swoich klientów z sektora publicznego. 2. Lekcje płynące z projektu Gospodarka elektroniczna nie polega na automatyzacji starych procesów. Raport bardzo wyraźnie podkreśla ten punkt: nie osiągnie się pełnych korzyści, jeżeli EDI będzie służyć jedynie automatyzacji starych procesów. W pierwszym etapie należy zbadać i zracjonalizować wszystkie procesy biznesowe, tzn. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 17 z 82 The global language of business. wyeliminować działania nie tworzące wartości dodanej, przed uruchomieniem EDI i innych narzędzi automatyzacji. Jest to szczególnie istotne dla nabywcy, gdzie płynie najwięcej informacji i wokół którego skupia się projekt sektora publicznego. Zdobywanie wiedzy i tworzenie narzędzi informatycznych Jedną z ambicji projektu jest dostarczenie dla sektora publicznego wszystkich narzędzi informatycznych niezbędnych do zapoczątkowania EDI na pełną skalę, zarówno w małych jak i dużych instytucjach. Dlatego też opracowano szczegółowe opisy wszystkich aplikacji, usług konsultacyjnych i innego wsparcia niezbędnego do wdrożenia gospodarki elektronicznej w instytucjach publicznych i rozpoczęto zbieranie ofert, ze szczególnym naciskiem na otwarte standardy, takie jak EANCOM®. Na koniec wybrano trzy różne konsorcja, z których sektor publiczny mógł wybrać dostawców narzędzi informatycznych lub innych produktów i usług. Kiedy dostawcy techniki informatycznej zorientują się, że to nie tylko sektor publiczny musi być zdolny do stosowania EDI, ale także dziesiątki tysięcy dostawców będzie zmuszonych do rozszerzenia lub wprowadzenia usług EDI, opracują gotowe pakiety oprogramowania. Podobnie intensyfikują się także działania mające zapewnić szkolenie, zwłaszcza dla tysięcy kierowników projektów zaangażowanych w te działania. Stosowanie kodów kreskowych Kody kreskowe stanowią ważne narzędzie gospodarki elektronicznej. Szwedzki Projekt Sektora Publicznego wymaga stosowania kodów kreskowych GS1 na wszystkich towarach. W służbie zdrowia rzeczywiste wykorzystanie kodów kreskowych na produktach było dotąd bardzo ograniczone, ponieważ większa część oprogramowania starych komputerów nie może korzystać z automatycznego gromadzenia danych. Jednakże wspólny raport opublikowany w 1996 roku stwierdzał, że kody kreskowe GS1 mogą spełnić wymagania tej branży i muszą zostać naniesione na każdy nowy sprzęt medyczny do 14 czerwca 1998. Bazy danych produktów Szwedzki Projekt Sektora Publicznego traktuje bazy danych jako ważną część gospodarki elektronicznej z kilku względów: Aby upewnić się, że obie strony transakcji EDI mają poprawne i dokładne takie same informacje na temat produktów, którymi handlują, co zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. Aby ułatwić nabywcom znalezienie potrzebnego produktu. Projekt nie określa szczegółowo bazy danych, podaje jedynie niezbędne wymagania. Warto też dodać, że baza danych sprzętu medycznego, nazywana MediTrade, która powstała w 1992 roku, była rzadko wykorzystywana, ponieważ nabywcy mieli stare systemy oprogramowania. Jednak obecnie, wraz ze zwiększeniem zainteresowania reinżynierią, bazy danych uważane są za istotny czynnik racjonalizacji. Dla 95% wykorzystania EDI Projekt miał bardzo wyraźny i ambitny cel: do końca roku 2000, 95% wszystkich regularnych transakcji oraz 50% wszystkich pozostałych transakcji w sektorze publicznym musi przebiegać za pośrednictwem EDI. Niektórzy sądzili, że cel ten jest mało realny, ale w służbie zdrowia uważano, że jest on osiągalny, jeżeli uwzględni się poprzednie doświadczenia i głębokie zaangażowanie grupy profesjonalistów. 3. Sugestie dotyczące projektu Ponieważ projekt nastawiony jest na bardzo szeroką i zróżnicowaną branżę, musi skupić się wokół kilku podstawowych zasad, aby cały wysiłek był skoordynowany. Nalegać na reinżynierię procesów Jak już wspomniano, w projekcie podkreśla się, że konieczne jest szerokie spojrzenie na problem. Wszyscy główni partnerzy muszą dokładnie przejrzeć swoje procedury administracyjne i biznesowe, aby wyeliminować wszelkie nieproduktywne praktyki i działania. Tylko w ten sposób będą mogli podchodzić do dalszego usprawniania przy pomocy EDI w sposób innowacyjny i konstruktywny. Skoncentrować się najbardziej na najobszerniejszych procesach All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 18 z 82 The global language of business. Gospodarka elektroniczna i EDI przynoszą największe korzyści ekonomiczne, kiedy zastosuje się je do najszerszych procesów. Dlatego też, projekt koncentruje się przede wszystkim na procesie zamawiania, który obejmuje składanie zamówień, ich potwierdzanie, zawiadomienie o wysyłce, przyjęcie towaru, fakturowanie i płatności. Obecnie (bez użycia EDI) koszty te wynoszą do 50 Euro za transakcję. Nawet jeżeli koszty administracyjne zmniejszą się tylko o jedną trzecią w każdej z 45,000,000 transakcji rocznie, płynące stąd korzyści będą ogromne. W Szwecji większość zakupów dla służby zdrowia dokonuje się na podstawie tzw. umów ramowych, tj. po specjalnie wynegocjowanych cenach za towary częstego użytku, które są zawierane na okres dwóch lat pomiędzy dostawcą i radą gminną (działającą w imieniu kilku szpitali). Umowa ramowa służy następnie jako odnośnik dla wszystkich zamówień. Proces przetargu, który obejmuje ogromną ilość nużącej pracy papierkowej, można również uprościć przy pomocy EDI. Ponieważ przetarg jest jednak procesem rzadziej występującym niż zamawianie, prace nad nim zostaną podjęte na późniejszym etapie projektu, kiedy EDI w procesie zamawiania zacznie być stosowane rutynowo. Uwzględniać zarówno dużych i małych partnerów Zazwyczaj w procesach administracyjnych 20% transakcji stanowi 80% obrotu towarów i usług. Naturalne jest więc, że wprowadzając EDI koncentruje się na owych 20% transakcji. Zazwyczaj są to duzi dostawcy o zaawansowanych procesach administracyjnych, co ułatwia proces rozpoczęcia wdrażania EDI. Aby jednak zebrać wszystkie korzyści, mali dostawcy muszą również uczestniczyć w tym procesie. W Szwecji istnieje dla nich ułatwienie w postaci specjalnych pakietów oprogramowania instalowanych na PC, umożliwiających małym dostawcom i nabywcom wdrażanie EDI. Nalegać na stosowanie trwałych standardów komunikatów Istotą ułatwienia, które niesie EDI jest automatyczna wymiana informacji pomiędzy nabywcą i sprzedawcą. Jedyną realną drogą do tego jest standaryzacja komunikatów. Ponieważ placówki opieki zdrowotnej handlują z przedstawicielami wielu branż, nie ma możliwości wypracowania standardu branżowego dla służby zdrowia. EANCOM® jest międzybranżowym i szeroko stosowanym standardem dla komunikatów handlowych, który może spełnić niemal wszystkie potrzeby nabywców ze służby zdrowia i innych nabywców z sektora publicznego. W Szwecji praktyczne zastosowanie standardu EANCOM® dla sektora publicznego, w tym dla służby zdrowia, jest opisane w zestawie dokumentów zatytułowanych Single Face To Industry11 [Jedną twarzą do przemysłu]. Doceniać znaczenie partnerstwa Powodzenie EDI zależy zwykle od pełnej współpracy, tj. założenia, że wszyscy partnerzy skorzystają na wdrożeniu. Dlatego ważne jest, aby partnerzy handlowi mieli do siebie zaufanie. W większości projektów EDI można uniknąć problemów praktycznych, jeżeli wszystkie zainteresowane strony uznają, że są jednakowo zaangażowane i nie będą podejmować żadnych przeciwnych działań. Osiągnięcie tak głębokiego porozumienia zajmuje trochę czasu, ale jest warunkiem sukcesu. VII. B. Budowanie efektywnej infrastruktury komunikacyjnej w służbie zdrowia Ten rozdział składa się z dwóch części. Pierwsza ilustruje podejście centralistyczne do budowania infrastruktury komunikacyjnej, a druga opisuje zastosowane z powodzeniem podejście decentralistyczne. Streszczenie Duńskie podejście do komunikacji elektronicznej jest wzorcowe. W ciągu dwóch lat (1994-1996), w ramach projektu MedCom12, z udziałem publicznych instytucji medycznych, różnych stowarzyszeń medycznych, przedsiębiorstw prywatnych i szpitali, dopracowano się trwałej, spójnej sieci danych w służbie zdrowia. Do 11 Dokumenty te są tworzone i uaktualniane przez GS1 Szwecja w ramach projektu sektora publicznego. Pełen opis projektu MedCom jest dostępny w Duńskim Ministerstwie Zdrowia w Holbergsgade 6,DK-1057 Kopenhaga. Faks: +45.3393.1563 12 All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 19 z 82 The global language of business. roku 2000 Dania stanie się pierwszym w Europie krajem, który będzie miał funkcjonującą bazę danych medycznych. Takie podejście do zarządzania służbą zdrowia sprawia, że system duński jest ekonomiczny i świadczy usługi wysokiej jakości. Poziom spełnienia oczekiwań klientów w całym “terapeutycznym” łańcuchu wartości, aż do pacjenta na jego końcu jest wysoki, natomiast koszty świadczenia tych usług należą do najniższych w Europie. Najważniejszymi czynnikami sukcesu w tym systemie są: zastosowanie międzynarodowych kodów, wspólnego systemu klasyfikacji i efektywne wykorzystanie techniki elektronicznej komunikacji. System szwajcarski wdrażany jednocześnie z duńskim jest również opisany jako przykład dobrej praktyki. W przeciwieństwie do systemu duńskiego, który jest scentralizowany, a rząd odgrywa w nim wiodącą rolę, federalna natura rządu szwajcarskiego sprawiła, że to przemysł przejął wiodącą rolę w budowaniu efektywnej infrastruktury komunikacyjnej. W niniejszym rozdziale opisano kluczowe elementy techniczne, które przyczyniły się do powodzenia systemów, kwestie związane z wdrożeniem, korzyści jakościowe i ilościowe. VII.B.1. Duńska Sieć Danych w Służbie Zdrowia (MedCom) - elektroniczna komunikacja pomiędzy aptekami, lekarzami, szpitalami i pacjentami Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy p. Stig Korsgaard, z Duńskiej Narodowej Rady Zdrowia (DNBH), Departamentu Informatyki Medycznej. 1. Opis systemu Specyficznymi cechami duńskiego systemu służby zdrowia są: z z z z z z z Jedno wejście do systemu służby zdrowia (przez lekarza ogólnego), co umożliwia kontrolę wydatków i jakości usług. Wszystkie strony i lokalizacje w systemie są identyfikowane w standardowy sposób, przy pomocy numerów lokalizacyjnych GS1. Jednorazowe wprowadzanie informacji. Standardowy przepływ informacji. Powtarzalne procesy biznesowe realizowane są poprzez EDI, takie jak zamówienia szpitalne itp. Wszystkie zakupy identyfikowane są poprzez jednoznaczne numery GS1. Standardowy format informacji dla zapisów medycznych. Aby lepiej zrozumieć w jaki sposób połączyć powyższe kwestie, trzeba przyjrzeć się jak działa duński system ochrony zdrowia i jaką kluczową rolę pełni w niej lekarz ogólny (GP). Codzienne kierowanie13 i finansowanie podstawowego sektora opieki zdrowotnej jest zadaniem zdecentralizowanych i politycznie wybieralnych władz, tj. rad gminnych (16) i rad miejskich (275). Rady gminne są odpowiedzialne za szpitale i lekarzy ogólnych, a niektóre programy opieki i promocji zdrowia podlegają radom miejskim. Finansowanie sektora opieki zdrowotnej odbywa się z podatków ogólnych, które pokrywają 83% wydatków na ochronę zdrowia. Resztę stanowią opłaty za leki i usługi stomatologiczne, które pokrywane są ze źródeł prywatnych. Usługi ogólne świadczone przez lekarzy i szpitale są nieodpłatne. Regionalna służba zdrowia zarządzana jest przez komitety szpitalne/medyczne powoływane przez rady gminne, których kadencja trwa 4 lata. Szpitale zarządzane są przez komitet składający się z dyrektora szpitala (nie lekarza), głównego lekarza i głównej pielęgniarki. Lekarz ogólny (GP) jest zarówno jest zarówno osią, jak i wejściem do scentralizowanego duńskiego systemu opieki zdrowotnej. Każdy obywatel ma swojego GP, który kieruje go na specjalistyczną terapię lub do szpitala, jeśli i kiedy jest to konieczne. Wprowadzenie identyfikatora danej osoby pozwoli zidentyfikować jej 13 Ten opis duńskiego systemu opieki zdrowotnej pochodzi z książki “Usługi szpitalne w UE”. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 20 z 82 The global language of business. GP, a następnie dotrzeć do dotyczących jej zapisów medycznych. Informacje dotyczące stanu zdrowia poszczególnych osób dostępne są jedynie dla GP. Nie zdarza się powielanie badań medycznych, ponieważ GP przechowuje wszystkie zapisy. Schemat tego systemu przedstawia poniższy rysunek, opisujący przepływy komunikacyjne pomiędzy partnerami w służbie zdrowia. Ministerstwo Zdrowia Władze polityczne 14 Prowincji Właściciele szpitali i ubezpieczyciele zdrowotni. Częściowo odpowiedzialni za koszty opieki zdrowotnej Narodowa Rada Zdrowia Najwyższa instancja nadzoru medycznego w Danii statystyka 275 Rad miejskich Częściowo odpowiedzialne za koszty opieki zdrowotnej Apteki Przedsiębiorstwa niezależne Opieka domowa i pielęgniarki domowe Całkowicie publiczne Szpitale Całkowicie publiczne GP i specjaliści Jądro systemu opieki zdrowotnej Zawód niezależny Rys. VII.B-1 Duński Sektor Opieki Zdrowotnej – schemat przepływów informacji Powyższa hierarchiczna, ale i dynamiczna struktura umożliwia efektywne wdrożenie systemów informacyjnych. Efektywna wymiana komunikatów opiera się na trzech filarach: 1. Systemie jednoznacznej identyfikacji osób, która stosowana jest w służbie zdrowia i innych dziedzinach (banki, karty identyfikacyjne, prawa jazdy itp.). 2. Systemie klasyfikacji w służbie zdrowia wykorzystującym międzynarodowe standardy: np. standardzie WHO do klasyfikacji chorób, klasyfikacji ATC narkotyków aktywnych, standardach IFCC/UPAC dla ilości i jednostek w laboratoriach klinicznych, systemie GS1 identyfikacji towarów i lokalizacji itp. 3. Danych statystycznych uzyskanych z wzajemnie połączonych baz danych (kontrolowanych przez DNBH), które umożliwiają DNBH właściwe planowanie i działania kontrolne. Bazy danych rejestrują następujące rodzaje informacji: wypisy ze szpitali, zgony, urodzenia, deformacje, występowanie nowotworów, rejestrację ubezpieczeń, lekarzy i autoryzacje itp. Oprócz tego, dane epidemiologiczne i statystyki medyczne ze szpitali są stosowane do opracowywania kampanii zdrowotnych dla zapobiegania chorobom. W Danii, tak jak w Szwecji, infrastruktura informatyczna i dojrzałość do stosowania EDI w przedsiębiorstwach istniały od wielu lat. Jednakże dopiero od czasu, kiedy rząd duński i stowarzyszenia komercyjne zdecydowały się opracować plan w ramach projektu MedCom, zaczęto działać w kierunku połączenia wszystkich uczestników opieki zdrowotnej. Wymagało to opracowania 175 interfejsów (z których 76 opracowano do końca 1996 roku) do połączenia 32 systemów informatycznych (szpital, laboratorium, RTG, patologia, mikrobiologia, krajowe ubezpieczenia zdrowotne, apteka, lekarze i praktycy medyczni). W Danii głównym celem jest dopracowanie się do końca 1998 roku elektronicznych komunikatów opartych na UN/EDIFACT, stosowanych we wszystkich transakcjach publicznych i komercyjnych. W rezultacie wiele instytucji publicznych w Danii, takich jak siły zbrojne, kopenhaska spółdzielnia szpitalna, duńska agencja Palaces & Properties, rada miejska Kopenhagi i wiele innych postawiło warunek, że tylko ci dostawcy będą mogli uczestniczyć w przetargach publicznych, którzy będą mogli przesyłać swoje oferty za All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 21 z 82 The global language of business. pośrednictwem EDI w oparciu o EDIFACT (EANCOM®, który jest podstandardem UN/EDIFACT, jest powszechnie akceptowanym i stosowanym standardem). Obecnie wymiana komunikatów pomiędzy GP i szpitalami, zawierających zlecenie wykonania badań laboratoryjnych, wyników badań laboratoryjnych, usług szpitalnych radiologicznych, wypisów pacjentów ze szpitali oraz skierowań na zabiegi radiologiczne lub ambulatoryjne i recept dla aptek przebiega za pośrednictwem EDI14 (do mapowania aplikacji EDI stosowane są konwertery EDI). Podobnie też wymiana informacji pomiędzy GP, władzami miejskimi i władzami prowincji na temat refundacji kosztów z ubezpieczeń zdrowotnych prowadzona jest za pośrednictwem EDI. Przykład standardowego przepływu komunikatu i towarzyszących mu kodów przedstawiono poniżej: LABORATORIUM SZPITALNE LEKARZ Zawartość informacyjna Informacja o pacjencie Informacja o zlecającym usługę Informacja o usługodawcy Zlecane badanie laboratoryjne / zlecenie usługi Próbka/przedmiot badania Priorytety Zalecenia medyczne Diagnozy uzupełniające Sposób kodowania Jednoznaczny numer identyfikacyjny pacjenta Nazwisko i numer ubezpieczeniowy Numer lokalizacyjny EAN UN/EDIFACT Kod kreskowy Kody EDIFACT Klasyfikacja ATC ICPC/ICD 10 Rys. VII.B-2 Komunikat EDI zlecenie medyczne (MEDREQ) przesyłany pomiędzy GP i laboratorium szpitalnym 3. Koszty i korzyści Projekt MedCom został rozpoczęty z budżetem 15 mln koron duńskich (1.800.000 Euro lub 2.600.000 $). Ocenia się, że zaoszczędzono dzięki temu czas, który w przeliczeniu na pieniądze daje kwotę 250 mln duńskich koron (pamiętając, że koszt komunikacji pomiędzy partnerami medycznymi wynosi w przybliżeniu 1 miliard duńskich koron). Jednak ważniejsze niż zyski ilościowe są korzyści jakościowe, takie jak eliminacja błędnych danych – błędów powstających przy wprowadzaniu poprzez klawiaturę, wyższa jakość danych, bezpieczniejsza komunikacja, szybszy dostęp do danych i szybsza obsługa pacjentów. W wyniku tego w Danii osiągnięto poziom opieki uważany za jeden z najwyższych w Europie przy znacznie niższych kosztach w porównaniu z innymi krajami w regionie (nakłady na służbę zdrowia w 1995 wynosiły w Danii 6% GNP, przy średniej 8% w Unii Europejskiej). VII.B.2. Podejście zdecentralizowane - infrastruktura komunikacyjna w szwajcarskiej służbie zdrowia Rozdział ten został napisany przy współpracy p. Christian Hay z Sanphar w Szwajcarii. 1. Wprowadzenie 14 Medyczne komunikaty EDI (oparte na UN/EDIFACT) są ujednolicane w 9 krajach Unii Europejskiej w ramach konsorcjum Programu Wdrażania Telematyki CoCo (Co-ordination and Continuity In Primary Healthcare - Koordynacja i Ciągłość w Podstawowej Opiece Zdrowotnej). Więcej informacji na temat CoCo znajduje się w rozdziale IX.A. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 22 z 82 The global language of business. Federalna struktura rządu szwajcarskiego uniemożliwia mu objęcie wiodącej roli w budowaniu infrastruktury komunikacji elektronicznej w służbie zdrowia. Rola ta została podjęta przez instytucje i stowarzyszenia zajmujące się tą branżą. Trzy projekty oparte na EDI (EANCOM®) - EDIPHARMA (dla produktów farmaceutycznych), MediData (łącząca firmy ubezpieczeniowe i usługodawców medycznych) oraz projekt Szwajcarskiej Rady Kontroli Narkotyków – tworzą infrastrukturę komunikacyjną w służbie zdrowia. Punktem wspólnym dla wszystkich stron jest baza danych MEDWIN®, zarządzana przez Sanphar. MEDWIN® zawiera informacje na temat lekarzy, szpitali, aptekarzy oraz instytucji (dla tego celu zostało przydzielonych 40.000 numerów lokalizacyjnych GS1). Jest to także baza danych o wszystkich produktach farmaceutycznych, które są jednoznacznie identyfikowane numerami towarowymi GS1. W najbliższej przyszłości baza danych zostanie umieszczona w Internecie, a informacje o partnerach i produktach będą rozsyłane za pośrednictwem EDI. Pozwoli to zwiększyć szybkość odpowiedzi i obniżyć koszty administracyjne. 2. Opis projektu A. EDIPHARMA Wykorzystanie EDI w logistyce służby zdrowia rozpoczęło się w 1992 roku dla produktów farmaceutycznych. Projekt EDIPHARMA zarządzany przez Sanphar łączy 30 producentów, hurtowników i innych partnerów handlowych. Najczęściej stosowanym komunikatem EANCOM®15 jest ‘Zamówienie’. Specjalna odmiana komunikatu ‘Zamówienie’, UEWAUF16, umożliwia partnerom trzecim stosowanie tego komunikatu17. Wprowadzone zostaną również inne komunikaty, takie jak ‘Faktura’ i ‘Raport o sprzedaży18’, aby usprawnić procesy finansowe, dostawy produktów i zbieranie danych statystycznych. Ceny Inf. o towarze Tabela kodów rodzaj towaru • z fabryki* • nazwa kod towaru • dla farmaceutów • zastosowanie • ...... • dla lekarzy • opakowanie • marże • kod EAN • ... • cena Partnerzy Sanphar ..... Znaczniki • Kod EAN Tabela kodów • odpowiedzialne • nazwisko • Funkcja władze medyczne; • tytuł • kod kontrolny • jedn. sprzed. rocznie; • funkcja • ...... • skala podatkowa; • adres • ...... • ...... Publikacje • katalog • dod. miesięczny • list kontrolny • ..... Tabela modyfikacji • Kod EAN • publikacja i rok • rozdział • ...... CD-ROM Kopia druk. Dyskietka Tabela kodów tekstu • inny tekst • ...... • Modyfikacja EDI z użyciem komunikatów PARTIN i PRICAT Skrzynka E-mail * ex-factory Rys. VII.B-3 Struktura bazy danych MEDWIN B. MediData 15 Wybrano EANCOM ponieważ komunikaty są proste w użyciu, dobrze utrzymane i dlatego nie powodują nadmiernych kosztów. 16 Ueberweisungsauftrag lub zlecenie zakupu dotyczące trzeciej strony. 17 UEWAUF jest stosowany łącznie z numerami lokalizacyjnymi GS1, co zapewnia jednoznaczność dla hurtowników. 18 Komunikat ‘Raport o sprzedaży’ daje informacje o wielkości sprzedaży, pomagające producentom lepiej planować procesy produkcyjne. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 23 z 82 The global language of business. Projekt MediData został zapoczątkowany przez szwajcarskie firmy zajmujące się ubezpieczeniami zdrowotnymi, które chciały wdrożyć EDI. MediData łączy usługodawców medycznych (szpitale, lekarzy itd.) oraz firmy ubezpieczeniowe.19 Jednym z celów projektu jest stworzenie jednej bazy danych (MEDIFRAME) do identyfikacji produktów, usług medycznych i partnerów w całej Szwajcarii. C. Szwajcarska Rada Kontroli Narkotyków Kilka lat temu szwajcarskie prawo dotyczące narkotyków zostało zmodernizowane tak, by umożliwić automatyzację i racjonalizację procesów produkcji i dystrybucji tych substancji. Szwajcarska rada kontroli narkotyków (BAG), importerzy i sprzedawcy leków narkotycznych, po przyjęciu wspólnego systemu identyfikacji leków narkotycznych i ich lokalizacji (w oparciu o standardy GS1) pracują obecnie nad zamknięciem pętli informacyjnej, poprzez wykorzystanie EDI we wzajemnej komunikacji. Połączenia EDI będą również wykorzystywane przez biura Programu Kontroli Narkotyków ONZ (UNDCP)20 w Wiedniu. Wszystkie strony uczestniczące w powyższych projektach mają zamiar połączyć je razem, aby stworzyć spójną infrastrukturę komunikacyjną opartą na EDI dla całej Szwajcarii. Powodzenie tego przedsięwzięcia będzie doskonałym przykładem tego, jak dobrowolne wysiłki instytucji publicznych i prywatnych pozwalają zrealizować tego rodzaju projekty na dużą skalę. VII. C. Zastosowania międzynarodowych standardów identyfikacji, kodów kreskowych i edi w administracji, logistyce i procesach zaopatrzenia usługodawców w służbie zdrowia VII. C. 1. Śledzenie i kontrola przepływu pacjentów Rozdział ten został napisany przy współpracy prof. T.J.F. Savelkoul, G.J. Noordergraaf MD, p. E.J. van den Brink i p. J.H. Bouman ze szpitala dla przypadków nagłych w Szpitalu Uniwersyteckim w Utrechcie, w Holandii. Streszczenie Wykorzystanie kodów kreskowych jest najtańszym i najefektywniejszym sposobem śledzenia i kontroli przepływu pacjentów. W momencie przyjęcia do szpitala otrzymują oni kod kreskowy, który następnie jest skanowany na początku i na końcu poszczególnych etapów kuracji, przez cały czas ich przepływu przez oddział. Wykorzystując Identyfikatory Zastosowania GS1-128 (IZ), kody kreskowe i numery lokalizacyjne GS1, szpital uzyskał w efekcie odporny na wszelkie ludzkie błędy system, który pozwala na śledzenie pacjentów i ich kartotek również wtedy, kiedy są oni wysyłani poza zasięg systemu. Mierzenie korzyści wykazało 25% poprawę jakości otrzymywanych informacji pod względem jej dokładności, szybkości uzyskiwania, szybkości przyjmowania pacjentów oraz większej dostępności personelu. System ten był wypróbowywany i testowany przy wielu okazjach (łącznie z katastrofami), takich jak ćwiczenia NATO w 1996 roku, kiedy to “ranni” żołnierze byli dostarczani drogą lotniczą z różnych krajów do szpitala dla wypadków nagłych, gdzie ich leczenie przebiegało spokojnie, bez żadnych problemów administracyjnych. 1. Wprowadzenie Szpital Uniwersytecki w Utrechcie (AZU) z 890 łóżkami jest uważany za jeden z najnowocześniejszych i najlepiej wyposażonych w Europie. Metoda śledzenia i kontroli pacjentów jest podobna do stosowanej w jego jednostce ratunkowej21, który wzbudził zainteresowanie prasy międzynarodowej, gdyż tak dobrze radzi sobie z dużą liczbą ofiar katastrof. W niniejszym rozdziale opisany jest system wykorzystywany w Szpitalu dla Wypadków Nagłych w Szpitalu Uniwersyteckim w Utrechcie. Powodzenie systemu Szpitala Uniwersyteckiego w Utrechcie opiera się na możliwości dostarczenia odpowiednich informacji właściwym ludziom, we właściwym miejscu i czasie. Umożliwia to szpitalowi lepsze planowanie procesów kuracji i zapewnia, że pacjenci nie pozostają w szpitalu dłużej niż to jest konieczne. Dzięki wykorzystaniu GS1-128 oraz Systemu Informacyjnego Szpitala dla Wypadków Nagłych (HIS), centra lecznicze uzyskują punktualne, dokładne i ciągłe informacje na temat lokalizacji pacjenta. 19 MediData pracuje nad znalezieniem rozwiązania dla firm ubezpieczeniowych, które stosują inne niż GS1 sposoby identyfikacji lokalizacji. 20 UNDP wykorzystuje numery towarowe i lokalizacyjne GS1 do śledzenia przepływu leków narkotycznych na świecie. 21 Szpital dla wypadków nagłych posiada sieciową architekturę PC połączoną ze Szpitalnym Systemem Informatycznym All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 24 z 82 The global language of business. 2. Opis systemu System Informacyjny Szpitala (HIS) W skład HIS Uniwersytetu w Utrechcie wchodzi baza danych zawierająca informacje administracyjne i proceduralne na temat działalności szpitala, którą ilustruje poniższy rysunek. Administracja Pacjentów Główny indeks pacjentów Zapisy medyczne Pacjenci którzy zostaną przyjęci Pacjenci wychodzący Pacjenci przychodzący Raporty wyników Planowanie leczenia Zarządzanie Informacjami Raporty Umowy Statystyka Faktury Wspólna baza danych o pacjentach Komunikowanie zamówień Oddziały Radiologia Patologia Farmacja Sale operacyjne Zarząd pielęgniarek Ratownictwo Położnictwo Logistyka i kierowanie działaniami Zarządzanie Finansami Księga główna Rachunek “wierzyciele” Rachunek “dłużnicy” Nieruchomości Rys. VII.C.1-2 Typowa struktura HIS22 Jeżeli chodzi o pacjentów, zadania HIS obejmują: - Identyfikację i rejestrację; - Identyfikację lokalizacji pacjentów w szpitalu; - Generowanie raportów; - Ocena procesów. Powyższe informacje połączone są fizycznie z pacjentem poprzez kody kreskowe. Połączenie HIS i GS1-128 Po przyjeździe do szpitala pacjent otrzymuje na przegub ręki opaskę z Identyfikatorem Zastosowania (IZ 8018), przedstawiony w kodzie kreskowym GS1-128, który identyfikuje go przez cały czas trwania leczenia. Numer ten stanowi również odnośnik do przygotowanej wstępnie kartoteki pacjenta, zawierającej wszystkie niezbędne formularze z informacjami w postaci kodów kreskowych na temat rodzaju obrażenia, nagłości przypadku oraz leczenia, z wykorzystaniem IZ 90 oraz lokalizacji w obrębie szpitala, jak np. pracownie RTG, sale operacyjne oraz umiejscowienie łóżka (numery lokalizacyjne GS1). Pozostałe informacje dotyczące pacjenta takie jak nazwisko, wiek, adres itp. można wprowadzić później (w zależności od nagłości przypadku), skracając w ten sposób do minimum czas oczekiwania pacjenta. Ponieważ większość informacji pojawia się w kartotece pacjenta w postaci kodu kreskowego, skanowanie automatycznie uaktualnia dane w HIS, umożliwiając wszystkim oddziałom natychmiastowy dostęp do 22 Zaadaptowane z Information Management In Health Services (Zarządzanie informacyjne w usługach medycznych) wyd. przez Keen, Open University Press, 1994 r., ISBN 9780335191161 All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 25 z 82 The global language of business. informacji. To, w połączeniu z informacjami o przemieszczaniu pacjenta, które uzyskiwane są dzięki skanowaniu na wejściu i wyjściu pacjenta oraz numerom lokalizacyjnym GS1 różnych oddziałów, umożliwia kierownictwu szpitala optymalizację wykorzystania cennego czasu techników i lekarzy, a także optymalizację wykorzystania kosztownego sprzętu. Stosowanie IZ (8018) przeciwdziała również niewłaściwej identyfikacji i błędom w leczeniu, szczególnie kiedy pacjenci przenoszeni są do innych szpitali, ponieważ ten identyfikator zastosowania jest przeznaczony właśnie do tego celu. Struktura IZ (8018) GS1-128 jest następująca: P18 E1 8 P17 E2 7 P16 H1 1 P15 H2 2 P14 H3 3 P13 H4 4 P12 H5 5 P11 H6 6 P10 S1 1 P9 S2 2 P8 S3 3 P7 S4 4 P6 S5 5 P5 S6 6 P4 S7 7 P3 S8 8 P2 N 1 P1 C 9 Gdzie: P1 - P18 oznacza miejsca cyfr liczone od prawej do lewej strony E1 – E2 23 oznacza krajową organizację GS1, która nadaje numery firmom w danym regionie. W tym przypadku jest to GS1 Holandia - 87. H1 - H6 oznacza numer szpitala nadany przez organizację GS1 - 123456 S1 - S8 oznacza numer usługi nadany przez szpital pacjentowi - 12345678 N jest zapasową cyfrą zarezerwowaną do przyszłego użytku - 1 C jest cyfrą kontrolną obliczoną według standardowego algorytmu - 9 Procesy szpitalne Planowanie i hospitalizacja Oddziały i pacjent IZ (414) oraz IZ (8018) Identyfikacja oddziałów i procedur medycznych Oddziały i procedury IZ (414) oraz IZ (90) Podawanie leków Numery towarów i pacjentów EAN-13 i IZ IZ (8018) System Informacyjny Szpitala dla Wypadków nagłych Identyfikator pacjenta nadany przy przyjęciu Skanowanie Przemieszczanie pacjenta i leczenie Badanie laboratoryjne Oddziały IZ (414) IZ (410), IZ (8004) Laboratorium, Sprzęt, badania i pacjent IZ (90) IZ (8018) IZ (414) Rys. VII.C.1-3 Połączenie pacjenta i procesu leczenia Zaznaczony na powyższym rysunku IZ (414) w symbolice GS1-128 umożliwia przedstawienie trzynastocyfrowego numeru lokalizacyjnego GS1. Kiedy pacjent kończy leczenie w jednej placówce i jest przenoszony do innej, to numer lokalizacyjny kolejnej placówki zostaje wskanowany do kartoteki pacjenta 23 Niektóre organizacje GS1 mają trzycyfrowy prefiks. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 26 z 82 The global language of business. (zakodowany jako IZ (410)), a informacja jest zapisywana jako “przenoszenie pacjenta do” następnej placówki leczniczej. IZ (410) koduje numer lokalizacyjny kolejnego przemieszczenia pacjenta oraz IZ (414) fizycznego numeru lokalizacyjnego. Kiedy pacjent przyjeżdża do następnej placówki leczniczej, skanowana jest opaska na jego przegubie, a następnie numer lokalizacyjny tej placówki (IZ (414)). IZ (90) jest identyfikatorem zastosowania, który instytucje wykorzystują do użytku wewnętrznego lub do wymiany z zewnętrznymi partnerami na podstawie wzajemnej umowy. Jego pole danych jest alfanumeryczne i umożliwia przedstawienie do 30 znaków. Przykład zastosowania IZ (90) przedstawiono w rozdz. VII.C.6 “Śledzenie i kontrola próbek laboratoryjnych”. W tym przypadku IZ (90) służy do identyfikowania procedur medycznych i schematycznych części ciała. Identyfikator Zastosowania IZ (8004) służy do Seryjnej Identyfikacji Obiektów i może mieć strukturę alfanumeryczną do 30 znaków. Ten IZ (8004) stosowany jest do połączenia identyfikatora pacjenta oraz sprzętu wykorzystywanego do leczenia, umożliwiając zarządowi szpitala gromadzenie kompletnych informacji kontrolnych. 3. Zalety systemu W porównaniu z innymi stosowanymi metodami (np. ręcznym zapisywaniem), system Szpitala Uniwersyteckiego w Utrechcie jest najbardziej ekonomiczny z następujących powodów: • W porównaniu z innymi sposobami więcej informacji wprowadza się do systemu w tym samym czasie; • Mniejsza ilość błędów przy rejestracji; • Większy entuzjazm i motywacja personelu szpitala; • Eliminacja błędów w trakcie leczenia pacjenta; • Lepsze wykorzystanie wyposażenia i personelu szpitala; • Niższe koszty, ponieważ leczenie pacjenta jest dobrze zaplanowane, a długość jego pobytu w szpitalu zminimalizowana; • Dostęp do informacji statystycznych, które umożliwiają planowanie dalszych usprawnień. 4. Wnioski Szpital Uniwersytecki w Utrechcie dowiódł wartości tego systemu. Udało mu się uzyskać znaczne usprawnienie medycznej, pielęgniarskiej i logistycznej obsługi pacjentów. System ten zwrócił uwagę wielu ekspertów, zarówno w Holandii, jak i za granicą, dzięki błyskawicznemu i rzetelnemu sposobowi przetwarzania danych i prostocie jego użycia. Zastosowanie kodów kreskowych okazało się znacznie tańsze, a tak samo efektywne, jak innych zaawansowanych narzędzi testowanych w różnych szpitalach (np. identyfikacja drogą radiową). Wolą szpitala jest, aby system ten został przyjęty również w wielu innych instytucjach ochrony zdrowia, co mogłoby zapewnić bezpieczny transfer pacjentów z jednego szpitala do innego. VII. C. 2. Zamawianie i dystrybucja produktów farmaceutycznych Rozdział ten został napisany przy współpracy p. Howarda Tebby, Głównego Farmaceuty w St James’s University Hospital w Leeds (Część 1), p. Hinderyckxa, Głównego Farmaceuty w Algemene Ziekenhuis ST Jan Hospital w Brugii (Część 2) oraz p. Barry Houstona, kierownika GS1 Nowa Zelandia (Część 3). All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 27 z 82 The global language of business. Streszczenie Osiągnięcie poziomu obsługi zbliżonego do 100% w aptekach szpitalnych jest sprawą niezwykle ważną dla wszystkich szpitali. Można to osiągnąć niekoniecznie poprzez utrzymywanie dużych zapasów i dodatkowe czynności administracyjne. Trzy praktyczne przykłady, wywodzące się z różnych systemów opieki zdrowotnej ilustrują, w jaki sposób automatyzacja procesu dostarczania leków przyczyniła się do osiągnięcia tego celu. W każdym z tych przykładów liczne etapy związane z zamawianiem, przyjmowaniem i dystrybucją produktów farmaceutycznych ograniczono do minimum, a informacje są dostępne w każdym momencie. W połączeniu z automatyczną kontrolą zapasów i wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych (EDI) skróciło to i przyspieszyło przebieg procesów logistycznych, bez obniżania wymaganego 100% poziomu obsługi. Wykorzystanie międzynarodowych standardów ułatwiło jednoznaczną identyfikację farmaceutyków, eliminację strat i minimalizację zapasów. Co więcej, identyfikacja leków na poziomie pojedynczej dawki pozwoliła zwiększyć dokładność operacji, zapewniając pacjentom wyższy standard opieki. Opisywany proces Apteka szpitalna, zakupy, dystrybucja oraz proces administrowania lekami od dostawcy do pacjenta. Wprowadzenie Podawanie leków pacjentom na oddziale szpitalnym jest pomyślnym uwieńczeniem przebiegu procesów logistycznych w farmaceutycznym łańcuchu dostaw. Wymaga to 100% poziomu obsługi, bowiem w przeciwnym wypadku pacjenci mogą umrzeć. 100% poziom obsługi można osiągnąć jedynie wówczas, kiedy pomiędzy szpitalem a dostawcami istnieją relacje partnerskie, a technika informatyczna jest efektywnie wykorzystywana w uporządkowanych procesach logistycznych i administracyjnych. W aptece szpitalnej identyfikacja leków przy pomocy jednego międzynarodowego standardu jest szczególnie ważna, ponieważ zapobiega pomyłkom związanym z istnieniem różnych nazw handlowych tego samego leku, jednoczesnym używaniem nazw chemicznych oraz istnieniem różnorodnych krajowych systemów kodowania. Co więcej, w zautomatyzowanym środowisku efektywne wykorzystanie komputerowego systemu kontroli zapasów i automatycznego składania zamówień, wymaga stosowania międzynarodowych standardów. We wszystkich trzech przykładach, przesyłanie zamówień w oparciu o EDI w znacznym stopniu wyparło przekazywanie ich przy pomocy telefonu, faksu oraz drogą pocztową, które to sposoby okazały się bardzo nieekonomiczne (patrz rozdz. VII.C.3 zawierający analizę kosztów komunikacji). Zastosowanie kodów kreskowych i EDI wyeliminowało wiele prac administracyjnych. Na przykład przy wykorzystaniu EDI informacje na temat zamówień i przyjęć przekazywane są bezpośrednio do baz danych farmaceutyków, sprawiając, że manualne wprowadzanie tych informacji stało się zbędne. Skanowanie kodów kreskowych przyjmowanych opakowań wyparło również konieczność manualnego porównywania zamówień i otrzymanych dostaw. Przykłady przedstawione w niniejszym rozdziale ilustrują wysiłki niektórych instytucji skierowane na wykonywanie właściwych działań i od razu w sposób prawidłowy. Przedstawienie trzech przykładów tych samych procesów jest spowodowane tym, że uwarunkowania, w których działają szpitale, różnią się w różnych krajach. Jeden z przykładów dotyczy centralnej apteki obsługującej wiele aptek szpitalnych, inny ilustruje działanie apteki w obrębie szpitala, a ostatni zawiera wskazówki do administrowania pojedynczymi dawkami leków, które nie są oddzielnie pakowane. Tam, gdzie jeden ze szpitali góruje nad innymi w procesach logistycznych na poziomie oddziału, inny przewyższa go w procesach logistycznych “od pacjenta do apteki szpitalnej”. Część 1: Szpital Uniwersytecki St James’s - Leeds – Wielka Brytania Centralna apteka w St. James zaopatruje 15 stowarzyszonych szpitali. Wytwarza również specjalistyczne produkty farmaceutyczne, które trudno jest uzyskać od producentów. Są to krople do oczu, zastrzyki, preparaty dermatologiczne itp. (są one również sprzedawane do innych szpitali). Oprócz tego, apteka centralna jest wyłącznym dystrybutorem 80 typów produktów, łącznie 300 rodzajów produktów. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 28 z 82 The global language of business. 1. Misja i cele Misją zaopatrzenia farmaceutycznego jest zapewnienie pacjentom wysokiej jakości opieki poprzez efektywne i po uzasadnionych kosztach usługi w dziedzinie nabywania, składowania i dystrybucji farmaceutyków, zintegrowanej z usługami farmacji klinicznej. Powoduje to, że służby zaopatrzenia stale dążą do dostarczenia właściwego leku o odpowiedniej jakości i we właściwej dawce do odpowiedniej osoby we właściwym czasie i po minimalnych kosztach. Zadania służb zaopatrzenia są następujące: • Nabywanie farmaceutyków w jak najefektywniejszy sposób, który spełnia wymagania instytucji. • Zapewnienie odpowiedniego składowania, rotacji zapasów, minimalizacji strat i bezpiecznego usuwania farmaceutyków. • Utrzymywanie właściwych zapasów leków, niezbędnych w nagłych sytuacjach występujących w szpitalu i poza nim. • Szkolenie i rozwój personelu, aby mógł spełniać powyższe zadania. Takie zadania oznaczają, że dział zaopatrzenia farmaceutycznego odgrywa istotną równoważącą rolę w utrzymywaniu minimalnego poziomu zapasów (uwalniając kapitał operacyjny), zapewniając jednocześnie dostępność leków na czas. Nabywając leki po dobrej cenie, apteka centralna oszczędza środki, które można przeznaczyć na inne leki, zamiast na obsługę procesów. Apteka centralna stale monitoruje generowane przez siebie koszty i próbuje usprawnić swoją działalność, aby uzyskać dalsze oszczędności. 2. Informacje o procesach • • • • • • • • • • • • • Pracownicy zaangażowani w zakupy i gospodarkę magazynową: 23 Pracownicy zaangażowani w kontrolowanie zamówień, którzy nie są zatrudnieni w dziale farmaceutycznym: 2 Liczba pracowników zaangażowanych w dystrybucję zakupionych towarów: 2 Liczba stanowisk, z których można zamówić produkty farmaceutyczne: 400 Liczba obsługiwanych towarów: 30 000 pozycji kompletacyjnych (zamawianych towarów). Liczba zamówień składanych rocznie dostawcom przez aptekę: 4500 Koszty operacyjne apteki centralnej wynoszą do 3% kapitału zaangażowanego w aptece. Wartość zamówień: 16 mln. £ (25.6 mln. $, 21.6 mln. Euro). 99% dostawcom płaci się w ciągu 30 dni od otrzymania faktury. Liczba otrzymywanych faktur: 12 000 Najwięksi partnerzy handlowi: hurtownicy (85%) Poziom obsługi w aptece centralnej: 97% Średnia roczna rotacja zapasów w aptece centralnej: 10 Przepływ dokumentów Liczba etapów, na drodze pomiędzy osobą, która chce złożyć zamówienie (zamawiającym) a końcowym punktem, w którym zamówienie jest składane: 2 (nie ma przepływu papierów pomiędzy zamawiającym i działem farmaceutycznym, który egzekwuje zamówienia) % zamówień wysyłanych poprzez EDI: 45% % zamówień wysyłanych poprzez EDI według kategorii zakupów: 65% Wartość zamówień wysyłanych poprzez EDI według wartości: 55% Liczba faksów wysyłanych na jedno zamówienie: 0 Liczba rozmów telefonicznych na jedno zamówienie: 1 Czas realizacji zamówienia Czas, jakiego potrzebują dostawcy na dotarcie do apteki centralnej (hurtownicy, od których pochodzi 85% produktów): 1 dzień Czas, jakiego potrzebują dostawcy na dotarcie do apteki centralnej (pozostali dostawcy): 2 do 5 dni. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 29 z 82 The global language of business. 3. Opis systemu zamawiania farmaceutyków, zaopatrywania i dystrybucji Każdy oddział utrzymuje zapas leków zgodnie ze swoją specyfiką i potrzebami. Ponieważ 70% produktów jest okodowanych, skanowanie na oddziale pomaga aptece centralnej w utrzymaniu właściwych zapasów leków we wszystkich szpitalach. Informacje na temat poziomu zapasów w aptece centralnej mogą być sprawdzane przy pomocy sieciowego systemu informacyjnego. Oddziały otrzymują swoje zaopatrzenie z apteki centralnej i apteki szpitalnej. Apteki te utrzymują minimalną ilość leków (zaopatrzenie na jeden tydzień), a ich zapasy są uzupełniane z apteki centralnej. Łańcuch zaopatrzenia w produkty farmaceutyczne przedstawia rys. VII.C.2-1 Hurtownicy Wykorzystanie kodów kreskowych i EDI (tylko dowód dostawy na papierze) Apteka Centralna obsługuje 15 szpitali. Działa też jako producent Wykorzystanie kodów kreskowych (bez papieru) 1 etap od wysłania zamówienia Apteka Szpitalna Wykorzystanie kodów kreskowych (bez papieru) 2 etapy od wysłania zamówienia Oddział Pacjent i dystrybutor niektórych produktów Wykorzystanie kodów kreskowych i EDI (bez papieru) Producenci Wiele leków dostarcza się na oddział bezpośrednio z apteki centralnej Przepływ dostaw produktów farmaceutycznych Przepływ zamówień produktów farmaceutycznych Inne organizacje świadczące opiekę zdrowotną Uwaga: Dostawa produktu od hurtownika/producenta na oddział zajmuje 48 godzin. Rys. VII.C.2-1 Proces nabywania i dystrybucji produktów farmaceutycznych w Szpitalu Uniwersyteckim St. James Wykonywanie zadań związanych z zamawianiem i dystrybucją W ostatnich latach wzrósł wpływ farmaceutów na wybór leków (decyzje te są podejmowane kolektywnie razem z pielęgniarkami i lekarzami). Technicy farmaceutyczni lub medyczni (MTO) ponoszą odpowiedzialność operacyjną za gospodarowanie zapasami, pod ogólną strategiczną kontrolą farmaceuty. MTO, wspomagani przez asystentów technicznych (ATO), monitorują i kontrolują konsumpcję leków, z wykorzystaniem narzędzi do automatycznego gromadzenia danych. Dzięki temu, pielęgniarki zostały uwolnione od funkcji administracyjnych, takich jak kontrola i zarządzanie zapasami na poziomie oddziału i mogą poświęcić więcej czasu pacjentom. Jak już zaznaczono wcześniej, apteka szpitalna nie przechowuje dużych zapasów. Zajmuje się dziennymi zaleceniami lekarskimi dla pacjentów i stara się utrzymać zapasy zaspokajające tygodniowe zapotrzebowanie. Zapotrzebowania są składane z wykorzystaniem wewnętrznych numerów GTIN-13. Dzięki wykorzystaniu ADC i EDI, utrzymywany jest minimalny poziom zapasów w całym łańcuchu dostaw, pomiędzy apteką centralną, różnymi szpitalami i oddziałami. W aptece centralnej dane są zbierane automatycznie, a więc informacje są wprowadzane tylko raz i nie trzeba ich wprowadzać ponownie w żadnym punkcie wewnętrznego łańcucha dystrybucji w szpitalu. Ponadto, jeżeli wchodzące produkty są okodowane, czy to kodem GTIN-13 czy GS1-128, są one skanowane i mapowane do bazy danych, powodując automatyczną aktualizację stanu zapasów. Dwa razy w tygodniu ATO wizytuje oddziały i skanuje numery z tacek, na których zapasy osiągnęły poziom minimalny. Informacje te są następnie ładowane do systemu komputerowego, inicjując automatyczne generowanie zamówienia w aptece centralnej. W wyniku tego drukowany jest kwit kompletacyjny, który All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 30 z 82 The global language of business. umieszcza się na towarze (bez ponownego wprowadzania informacji). Dystrybucja zaopatrzenia odbywa się dwa razy dziennie. Ponieważ wiele leków nie jest przechowywanych w aptece szpitalnej, centralna apteka automatycznie zaspokaja zapotrzebowanie oddziałów. W sytuacjach, kiedy na oddziale pilnie potrzebny jest jakiś produkt farmaceutyczny, zamówienie przesyłane jest do apteki centralnej bezpośrednio z oddziału. Grupa szpitali pracuje obecnie nad przekazaniem całej dystrybucji oddziałowej i kompletowania zamówień oddziałów do magazynu apteki centralnej, eliminując w ten sposób duplikację zapasów w aptekach szpitalnych. Centralna baza danych kupowanych leków (baza danych systemu zaopatrzenia różni się od bazy danych leków wydawanych) przechowuje zapisy wszystkich leków w różnych miejscach szpitali (ambulatorium i oddziały dla pacjentów zewnętrznych). Wszystkie wewnętrzne kody leków łączy z kodem apteki centralnej. Baza danych leków wydawanych Nazwa Wewn. Poziom Nr GS1 Nr serii prod. Data ważn. Ce własna szpitalny Dawka pak. na leku nr leku Paraceta PARt 500 500 mg 1 5025123678923 JUNABC96 Nov 2004 mol Min. Wlk. poziom zap. zam. 10 14 Kod wewnętrzny w bazie danych wydawanych leków składa się z trzech liter nazwy własnej leku (wymienione są jedynie nazwy własne), po którym następuje sposób podawania leku (i = iniekcja, h = inhalacja, t = tabletka itd.) oraz dawka. Skanowane dane są mapowane do bazy danych, aktualizując informacje o zapasach, a zamówienia z oddziału są automatycznie mapowane do przedstawionej niżej bazy danych leków kupowanych: Baza danych leków kupowanych Nazwa Poziom Nr GS1 Nr serii prod. Data ważn. Ce własna Dawka pak. na leku Paraceta 500 mg 1 5025123678923 JUNABC96 Nov 2004 mol Min. Wlk. poziom zap. zam. 10 14 Kod wewnętrzny w bazie danych wydawanych leków składa się z trzech liter nazwy własnej leku (wymienione są jedynie nazwy własne), po którym następuje sposób podawania leku (i = iniekcja, h = inhalacja, t = tabletka itd.) oraz dawka. Skanowane dane są mapowane do bazy danych, aktualizując informacje o zapasach, a zamówienia z oddziału są automatycznie mapowane do przedstawionej niżej bazy danych leków kupowanych: Baza danych leków kupowanych Nazwa Poziom Nr GS1 Nr serii prod. Data ważn. Ce własna Dawka pak. na leku Paraceta 500 mg 1 5025123678923 JUNABC96 Nov 2004 mol Min. Wlk. poziom zap. zam. 10 14 Uwaga: różnica polega na tym, że baza danych leków kupowanych nie zawiera wewnętrznych numerów identyfikacyjnych. Kiedy zapas danego leku osiągnie swój minimalny założony poziom, zwany minimalnym poziomem złożenia zamówienia w aptece centralnej, automatycznie generuje komunikat EDI „Zamówienie” i powoduje wysłanie go do hurtownika. Hurtownik reaguje wysyłając zamówione towary oraz komunikat ‘Faktura’. Oprócz identyfikatora produktu i innych danych, komunikat ‘Faktura’ zawiera numer serii produkcyjnej każdego All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 31 z 82 The global language of business. dostarczanego leku. Dla pewnych lekarstw (produktów radioaktywnych), które zamawia się według numeru serii, pojawia się on bezpośrednio zarówno w komunikacie ‘Zamówienie’ jak i ‘Faktura’. Schemat przepływu dokumentów ilustruje poniższy rysunek: Skanowane informacje ładowane do komputera Zamówienie i faktura poprzez EDI * Dostawcy Apteka Centralna obsługująca 15 szpitali • Tworzenie zamówienia i transmisja poprzez EDI • Transport • Dostawa • Tworzenie i transmisja faktury poprzez EDI • Kontrola kredytowa • Rozliczenie faktury • Przelew Apteka Szpitalna Zamówienie generowane automatycznie kiedy poziom zapasów spada poniżej minimum. Generuje to również kwit kompletacyjny Skanowanie informacji skanerem ręcznym Konsumpcja Oddział Pacjent Zalecenia lekarskie Połączenie do towarów, które nie są składowane w aptece szpitalnej Przepływ informacji * Komunikat “Zamówienie” zawiera identyfikator produktu i numer serii produkcyjnej dla niektórych produktów “Faktura” zawiera identyfikator produktu i numer serii produkcyjnej Działania inicjujące proces odnowienia zapasów Rys. VII.C.2-3 Proces nabywania i dystrybucji produktów farmaceutycznych w Szpitalu Uniwersyteckim St. James – przepływ dokumentów/informacji 4. Korzyści • Wykorzystywanie automatycznego gromadzenia danych i EDI w oparciu o międzynarodowe standardy pozwoliło wyeliminować do zera błędy przy zamawianiu, przyjmowaniu i dystrybucji (dane z audytu). • Roczne przeterminowanie leków zredukowano do zera. • Obrót zapasów w aptece szpitalnej został zwiększony 20 krotnie. • Doświadczenie w przeprowadzaniu zmian pozwoliło szpitalowi efektywnie zainicjować i wprowadzić zmianę. • Nakłady kapitałowe zostały przeniesione z procesów administracyjnych na zakup potrzebnych leków. Część 2: Szpital A.Z. St. Jan - Brugia - Belgia 1. Cykl dystrybucji leków począwszy od pacjenta Szpital A.Z. St. Jan w Brugii, jeden z największych w Belgii, był pierwszym, który wdrożył system rozliczeń wykorzystania produktów farmaceutycznych na poziomie pojedynczych dawek. Był on również jednym z pierwszych szpitali stosujących i promujących wykorzystanie EDI przy współpracy z dostawcami. Organizacja działu aptecznego w szpitalu St. Jan uważana jest za efektywną i zorientowaną na potrzeby odbiorców. Najważniejszym bodźcem, który skłonił szpital A.Z. St. Jan do inwestowania w kody kreskowe i EDI z wykorzystaniem standardów GS1, była chęć zmniejszenia ilości błędów przy zamawianiu. Były one spowodowane różnymi opisami produktów stosowanymi przez szpital i jego dostawców. Systematyczne stosowanie dla farmaceutyków identyfikatorów GS1 pozwoliło skorygować te błędy i obecnie wszystkie leki są identyfikowane na poziomie pojedynczej dawki. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 32 z 82 The global language of business. Cykl uzupełniania leku zapoczątkowywany jest w momencie jego konsumpcji przez pacjenta (tzn. leki są skanowane na poziomie dawki), gdzie odbywa się jego podawanie (patrz rys. VII.C.2-3). Informacja ze skanerów jest następnie przekazywana do Szpitalnego Systemu Informacyjnego (HIS). Jeżeli poziom zapasów spadnie poniżej punktu ponownego zamówienia w aptecznej bazie danych, wysyłany jest komunikat EDI z zamówieniem do dostawców (patrz rys. VII.C.2-4). Informacje ogólne Liczba łóżek: 800 Liczba dostawców produktów farmaceutycznych: 300 Ogólna wartość dostaw produktów farmaceutycznych: 470 mln BEF (13.5 mln $ lub 11.5 mln Euro) Łączna liczba generowanych rocznie zamówień: 2000 Wartość transakcji zawieranych przy pomocy EDI: 60% 2. Opis procesu Pojedyncze dawki wszystkich produktów farmaceutycznych, łącznie z ampułkami i płynami infuzyjnymi, oznaczane są numerem GTIN-13. Na produkty, które nie zostały oznaczone przez producenta, dział apteczny nadaje wewnętrzne numery GS1. Numery wewnętrzne są także stosowane do klasyfikacji produktów farmaceutycznych w następujący sposób: 20 P1P2A1A2A3A4A5A6A7A8A9C Gdzie: 20 jest numerem GS1 zarezerwowanym do użytku wewnętrznego24; P1P2 oznacza dział w obrębie szpitala np. dział zakupów, radiologia, apteka, laboratorium itp. A1A2A3A4A5A6A7A8A9 numer nadawany towarowi przez szpital; C cyfra kontrola obliczana według algorytmu modulo 10. Przykład: 100mg ACETAMINOPHEN w aptece może być opisane jako 2030035100305 gdzie: 20 jest numerem wewnętrznym GS1, tutaj zarezerwowanym dla towarów; 30 oznacza prefiks apteki; 03510030 jest wewnętrznym numerem nadanym dla preparatu ACETAMINOPHEN; 5 jest cyfrą kontrolną obliczoną według algorytmu modulo 10. Producent może z kolei jednoznacznie zidentyfikować ACETAMINOPHEN nadając mu jednoznaczny numer GTIN-13, np. 9416966001899 W bazie danych dotyczącej zakupów apteki szpitalnej znajdzie się następujący zapis: Nazwa leku Dawka ACETAMINOPHEN 100 mg Numer producenta 9416966001899 Wewnętrzny numer leku 203003510030525 ....... Każdy oddział przechowuje zapas leków na poziomie pojedynczych dawek. W celu monitorowania i kontroli procesu administrowania leków, każdy z nich oznaczony jest odrywalną etykietką z kodem GTIN-13. Tam, gdzie nie ma jeszcze urządzeń skanujących, etykietka jest odrywana i w momencie użycia danej dawki leku przyklejana na specjalny formularz. Ten z kolei pod koniec dnia pracy jest przekazywany do apteki, gdzie poprzez skanowanie dane o zużytych lekach wprowadzane są do komputera. Informacje uzyskiwane dzięki skanowaniu są wykorzystywane nie tylko do kontroli zapasów (co przedstawiono na rys. VII.C.2-6), ale służą także do uaktualniania konta pacjenta w jego firmie ubezpieczeniowej. 24 20-29 są to numery GS1, które mogą być używane w obiegu wewnętrznym. Na przykład w szpitalu A.Z. St Jan 20 jest stosowany do oznaczania towarów, 21 do personelu szpitalnego itp. 25 Dokładniejsze informacje dotyczące wewnętrznych numerów GS1 znajdują się w rozdz.VII.C.3 All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 33 z 82 The global language of business. Procesy przebiegające w aptece i ich połączenie z HIS przedstawia rys. VII.C.2-5. 3. Korzyści System ten pomógł wyeliminować straty produktów farmaceutycznych w szpitalu, sporządzać aktualne zapisy zużycia leków, zminimalizować zapasy produktów farmaceutycznych oraz uporządkować relacje z władzami służby zdrowia i firmami ubezpieczeniowymi. ODDZIAŁ APTEKA ADMINISTRACJA Kartoteka pacjenta Oryginalna recepta System informacyjny szpitala Zarządzanie zapasami Kopia recepty lekarskiej dołączona do formularza medycznego i do karty leczenia pacjenta Miejsca EDI poprzez EANCOM Formularz administracyjny skanowania Statystyka Etykieta Kontrola zużycia leków i lista leków Ubezpieczenie Zlecenia zakupu leków Pojedyncza dawka d Pacjent Rys. VII.C.2-5 System dystrybucji leków w szpitalu St Jan w Brugii All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 34 z 82 The global language of business. Podanie leku pacjentowi Zmniejszenie zapasu na oddziale Dostarczenie leku na oddział po osiągnięciu minimalnego poziomu zapasów Zmniejszenie zapasu w aptece centralnej Automatyczny zapis zużycia leku Ocena poziomu zapasów względem tempa zużycia leków Jeżeli poziom zapasów < miesięczne zużycie razy założony współczynnik bezpieczeństwa, x lub Jeżeli zapasy < 2 razy zużycie z ostatnich 10 dni Generowanie zlecenia zakupu Transmisja zlecenia zakupu poprzez EDI Rys. VII.C.-.6 - System zarządzania zapasami leków w szpitalu A.Z. St. Jan w Brugii Część 3: Identyfikacja pojedynczych dawek na oddziale przy pomocy numeru GTIN-13 1. Wprowadzenie W wielu krajach przepisywane przez lekarza produkty farmaceutyczne (Prescription pharmaceutical products - Ppps) nie są identyfikowane na poziomie pojedynczej dawki. Jednakże nasilające się dążenie do zmniejszania liczby błędów, zwiększania efektywności kontroli zapasów Ppps i korzystania z automatycznego gromadzenia danych, zrodziło potrzebę jednoznacznej identyfikacji wszystkich produktów farmaceutycznych w miejscu ich użycia. GS1 Nowa Zelandia, łącznie z przemysłem farmaceutycznym i szpitalami, opracowało niezbyt kosztowny system postępowania dla instytucji, w których pojedyncze dawki nie są oddzielnie pakowane i oznaczane kodem kreskowym. 2. Kwestie nie załatwione 1. Brak jednoznacznej identyfikacji na poziomie pojedynczej dawki. 2. Brak standardu dla najmniejszej jednostki miary. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 35 z 82 The global language of business. Identyfikacja na poziomie pojedynczej dawki Produkty farmaceutyczne wydawane na receptę (Ppps) identyfikowane są na poziomie jednostek wysyłkowych, a nie na poziomie pojedynczych dawek, co oznacza, że identyfikatory GS1 odnoszą się do butelki zawierającej pięćdziesiąt lub sto tabletek, ale nie ma identyfikacji pojedynczych tabletek. Większość Ppps jest produkowanych i wysyłanych w ilościach masowych, ale wydawanych przez apteki i szpitale w ilościach niezbędnych dla jednej kuracji, co zazwyczaj obejmuje szereg pojedynczych dawek. Niektórzy producenci Ppps na tym etapie niechętnie odnoszą się do pakowania swoich produktów na poziomie pojedynczych dawek. Proponuje się jednak, aby dla każdego Ppps producent przydzielał numer na poziomie dawek. Na przykład butelka produktu Y zawierająca 100 tabletek może otrzymać numer GTIN-13 9412345000019. Numer ten może być wprawdzie stosowany do zamawiania i kontroli zapasów, ale nie jest przydatny przy wydawaniu lub administrowaniu Ppps. Sugeruje się, by producent Ppps przydzielał inny numer GTIN-13 identyfikujący pojedynczą tabletkę Y, np. 9412345000026. A zatem, Butelka zawierająca 100 tabletek będzie miała identyfikator: Pojedyncza tabletka będzie miała identyfikator: 9412345 00001 9 9412345 00002 6 Format ten jest zgodny ze standardem nadawania numerów GS1 identyfikujących produkty na najniższym poziomie. Kiedy produkt farmaceutyczny jest wydawany lub administrowany, to jest on identyfikowany po numerze pojedynczej dawki. Przy wydawaniu lub administrowaniu określana jest liczba tabletek lub mililitrów. Na przykład, kiedy aptekarz sprzedaje produkt, ilość wystarczająca do jednej kuracji może wynosić 20 tabletek, ale przy podawaniu choremu ilość może wynosić 1 lub 2. W każdym z tych przypadków ilość będzie określana przy pomocy identyfikatora pojedynczej dawki. Standaryzacja miary na poziomie pojedynczych dawek Istnieje ogromna potrzeba opracowania standardowej metody określania miary dla wszystkich rodzajów Ppps. Sugeruje się następujące rozwiązanie: • • • • Tabletki i kapsułki – identyfikowane na poziomie pojedynczej dawki. Płyny – identyfikowane według mililitrów. Kremy i Proszki – identyfikowane według gramów. Zastrzyki - pojedynczy zastrzyk, identyfikowany na poziomie pojedynczej dawki - jeżeli ampułka zawiera więcej niż jeden zastrzyk, to identyfikuje się je według mililitrów. Identyfikacja pojedynczych dawek kodami kreskowymi Ponieważ Ppps nie są identyfikowane na najniższym poziomie lub na poziomie pojedynczych dawek, sugeruje się, aby pudełko lub butelka zawierały dwa kody kreskowe, jeden dla pudełka czy butelki, a drugi dla pojedynczej dawki. Kod oznaczający pojedynczą dawkę drukowany jest na kartce i umieszczany w opakowaniu. W szpitalu, przy podawaniu pojedynczej dawki skanowany jest kod z kartki znajdującej się wewnątrz opakowania. System kontroli zapasów uaktualnia się wówczas, kiedy wydawana jest cała butelka lub pudełko. 3. Korzyści Przyjęcie powyższego rozwiązania umożliwia identyfikację bez ponoszenia zbyt dużych kosztów produktów farmaceutycznych na najniższym poziomie, umożliwiając bezbłędne zbieranie informacji w pobliżu pacjenta. Już to przyczynia się do dodania wartości do całego łańcucha dostaw od producenta po miejsce wydania leku, poprzez zwiększenie dokładności, wyraźniejszą odpowiedzialność i efektywne zarządzanie zapasami. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 36 z 82 The global language of business. VII. C. 3 : Zamawianie i dystrybucja towarów medycznych, paramedycznych i innych Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy prof. Danielle Rossi-Turck z Katolickiego Uniwersytetu w Mons, FUCAM, w Belgii. Streszczenie Niniejszy przykład pokazuje, w jaki sposób niektóre szpitale w Belgii przezwyciężyły opór wobec zmian i dowiodły swoim udziałowcom jakie korzyści jakościowe i ilościowe płyną ze stosowania międzynarodowych standardów, kodów kreskowych i elektronicznej wymiany danych. Kluczowym punktem jest to, że dyrekcja jednego ze szpitali uzyskała znacznie więcej korzyści niż było to możliwe w przypadku niewielkiego eksperymentu. To zadziałało jak katalizator do usprawnienia procesów nie tylko w tym szpitalu, ale także w wielu innych. Jakościowe korzyści wdrażania kodów kreskowych i EDI • Uproszczenie procesów administracyjnych, logistycznych i zaopatrzenia. • Oszczędność czasu i kosztów poprzez inwestycje techniczne, a dzięki temu lepsza opieka nad pacjentami. • Zwiększona motywacja personelu, dzięki wykorzystaniu techniki i wiedzy, że procesy szpitalne zostały zracjonalizowane. • Skrócony czas reakcji na potrzeby oddziałów. • Ściślejsza współpraca z dostawcami. Korzyści ilościowe • Oszczędności powyżej 265,000 EURO ($ 300 000) kosztów administracyjnych, dzięki restrukturyzacji działalności i wdrożeniu techniki. • Zmniejszenie poziomu zapasów do 15%. • Zmniejszenie zapotrzebowania na powierzchnię magazynową. 1.Wprowadzenie Ocenia się, że szpitale tworzą wartość dodaną w procesach opieki zdrowotnej w kategoriach pracy i materiałów w wysokości od 70% do 30%. Jednakże nakład pracy niezbędny do zarządzania materiałami wynosi 15%, podnosząc średnie koszty gospodarki materiałowej do 45%. Szpitale mają dwa podstawowe sposoby zwiększenia efektywności i obniżenia kosztów: Wyeliminować działania, które nie tworzą wartości dodanej Zainwestować w automatyzację i narzędzia techniki informatycznej Już samo to pozwala usprawnić zarządzanie operacjami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Celem omawianego projektu była optymalizacja i standaryzacja wymiany danych pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami, począwszy od dostawców szpitalnych aż do pacjenta. Obejmował on wiele działań pilotowych, gdzie wdrażano automatyczne gromadzenie danych (ADC) i elektroniczną wymianę danych (EDI) w oparciu o standardy GS1, a także mierzono korzyści jakościowe i ilościowe. Wyniki wykazywały, że we wszystkich działaniach pilotowych generowano zbliżone koszty i korzyści. Tutaj przedstawimy doświadczenia jednego ze szpitali, który nie miał wcześniej żadnej praktyki w usprawnianiu i zmienianiu procesów - Centre Hospitalier du Grand Hornu (CHGH). Jego dalekowzroczny zarząd uczynił wielki krok naprzód inicjując pilotowy projekt z pomocą profesora Rossi-Turck z pobliskiego Katolickiego Uniwersytetu w Mons. Wyniki tego projektu okazały się na tyle zachęcające, że rozpoczęto proces usprawniania w skali całego szpitala. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 37 z 82 The global language of business. 2. Informacje ogólne dotyczące miejsca wdrożenia pilotowego Liczba łóżek: 292 Roczna wartość zakupów: 257 500 000 BEF (6 300,000 EURO lub 7 490 000$) Liczba pozycji towarowych: 8 500 Liczba dostawców: 110 Liczba zamówień wysyłanych rocznie do dostawców: 9 000 Średnia wartość zapasów: 10 600 000 BEF Liczba pracowników zaangażowanych w gospodarkę materiałową: 10 Koszty personelu połączone z gospodarką materiałową: 9 700 000 BEF 3.Planowanie projektu Sytuacja przed rozpoczęciem projektu pilotowego Szpital CHGH miał niewielkie doświadczenie w zarządzaniu logistycznym i standaryzacji. Przy ocenie procesów wewnętrznych wykryto wiele problemów, takich jak dublowanie informacji, wielość i niekompatybilność formatów danych, niepowiązanie ze sobą źródeł informacji, duże wykorzystanie papierowych formularzy administracyjnych itp... Wielokrotne wprowadzanie danych przez klawiaturę powoduje podniesienie kosztów nie tylko z powodu dużej ilości błędów, opóźnień, nadmiernych zapasów i braków asortymentowych, ale także skomplikowanych procedur zakupu i dystrybucji. Założenia projektu pilotowego Przegląd wszystkich procesów zachodzących pomiędzy działem usług logistycznych w szpitalu i jego zewnętrznymi partnerami handlowymi, pod względem możliwości ich racjonalizacji i instalacji zintegrowanego systemu informacyjnego. Wdrożenie zasad Just In Time w restrukturyzowanych procesach logistycznych, aby mieć zawsze właściwy produkt we właściwym miejscu, właściwym czasie, właściwej ilości, by lepiej służyć pacjentom. Analiza potrzeb oddziałów i wypracowanie naukowych narzędzi do kontroli i zarządzania zapasami, aby zapewnić właściwy poziom zapasów, umożliwiając podniesienie jakości świadczonej pacjentom opieki po niższych kosztach. Promowanie gromadzenia i wymiany informacji w oparciu o międzynarodowe standardy (GS1) i stworzenie modelu danych, który wykaże, gdzie kody kreskowe najlepiej pomogą usprawnić procesy. Stworzenie relacyjnych baz danych, aby zapewnić dokładne informacje na temat schematu konsumpcji, co przyniesie korzyści zarówno dla szpitala, jak i jego dostawców. Wdrożenie EDI w celu zracjonalizowania przepływu papierów oraz zmniejszenia opóźnień i obniżenia kosztów, zwiększając w ten sposób efektywność dostaw i procesów dystrybucji. Zadbanie o to, aby wraz z wdrożeniem EDI, działania “nowej” organizacji były dobrze skoordynowane, co pozwoli na uzyskiwanie pełnych korzyści z EDI jako narzędzia usprawnień (tzn. aby wszystkie zainteresowane strony osiągnęły konsensus co do tego jakie dane są wymagane, jak mają być przechowywane, komunikowane, administrowane i jak należy nimi manipulować). Promowanie partnerstwa pomiędzy szpitalem i dużymi partnerami jako koncepcja ‘wygrywającywygrywający’. 4.Wdrożenie projektu Powyższe punkty zostały pogrupowane w 3 kolejno po sobie następujące fazy opracowania w następujący sposób: (i) Analiza istniejącego systemu w kategoriach przepływu informacji i dóbr (ii) Odnotowanie nieefektywności w procesach logistycznych i administracyjnych (iii) Proces wdrożenia (i) Analiza istniejącego systemu Pierwszym etapem określania funkcjonalności informacji było identyfikowanie wszystkich danych regularnie stosowanych przez wielu uczestników łańcucha dostaw. Osiągnięto to poprzez rozmowy All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 38 z 82 The global language of business. z osobami pracującymi przy składaniu zamówień, przyjmowaniu, inwentaryzowaniu i dystrybucji dostarczonych towarów (medycznych, paramedycznych i nieżywnościowych). Zebrane informacje zostały rozrysowane na schemacie pokazującym przepływ dokumentów pomiędzy różnymi punktami świadczenia usług. Schemat ten został następnie przetworzony w diagram pokazujący podwójne przedstawienie zmapowanych informacji (rys. VII.C.3-1). Przedstawia on przepływ informacji i jego najważniejszych uczestników (uczestnicy zewnętrzni zaznaczeni są kółkami, a wewnętrzni prostokątami). Dostawcy Laboratorium Zarząd Apteka Centrum Informatyczne Pielęgniarki Sterylizacja K sięgowość K ontrola Finansowa O ddziały Dział zakupów Dział Usług Technicznych M agazyn Centralny Rys. VII.C.3-1 Schemat przepływu informacji w CHGH Następny etap obejmował analizę zależności pomiędzy dokumentami w kolejności chronologicznej. Składały się na nią procesy tworzenia i przetwarzania dokumentów, tj. kto tworzy dany dokument, w jakim celu oraz do kogo i dlaczego ten dokument przesyła. (ii) Odnotowywanie nieefektywności w procesach logistycznych i administracyjnych. Na podstawie poprzedniej analizy można było wskazać wiele wad w procesach administracyjnych i logistycznych. Zostały one zidentyfikowane na podstawie pewnych arbitralnie dobranych kryteriów, tj. zbędnej złożoności wprowadzonej do poszczególnych zadań, użyteczności dokumentów, podobieństwa zadań, wąskich gardeł, punktów, w których często występują błędy itp. Analiza ta wykazała następujące nieefektywności: - Liczba wewnętrznych dokumentów od punktu złożenia zamówienia do wykonania zamówienia i przyjęcia towaru: 55 - Liczba zadań zawartych w cyklu składania zamówień: 14 - Liczba punktów składania zamówień w bezpośrednim kontakcie z dostawcami: 30 - Liczba ludzi zaangażowanych w procesie: 10 - Liczba transakcji w cyklu składania zamówień: 13 - Długość cyklu od złożenia zamówienia do dostawy: 2 miesiące (z powodu opóźnień wewnętrznych i zewnętrznych). All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 39 z 82 The global language of business. Wzajemne zależności pomiędzy źródłem i konsekwencjami nieefektywności przedstawiono na poniższym rysunku. NIEEFEKTYWNOŚCI ⇓ Źródła - Brak standardów administracyjnych - Brak planowania strategicznego - Brak zintegrowanego systemu informacyjnego - Wiele punktów decyzyjnych i kontrolnych ⇒ ⇓ Konsekwencje - Zbędne dokumenty - Zbędne zadania - Częste błędy - Więcej czasu poświęcanego na wykonywanie tych samych zadań - Nadmierne zapasy - Wysokie koszty administracyjne - Niewłaściwie zdefiniowane funkcje - Słaba motywacja Rys. VII.C.3-2 Źródła i konsekwencje nieefektywności (iii) Proces wdrożenia W oparciu o powyższe ustalenia podjęto następujące działania w celu usprawnienia procesu składania zamówień: a) Restrukturyzacja organizacji wewnętrznej b) Opracowanie standardów oraz wdrożenie narzędzi ADC i EDI w oparciu o standardy GS1. a) Restrukturyzacja organizacji Wdrożono nowy model organizacyjny ponownie definiujący zakres odpowiedzialności poszczególnych uczestników procesu. Uczestnicy wewnętrzni zostali ograniczeni, a punkty decyzyjne i kontrolne scentralizowane na poziomie funkcji zakupów i działu księgowego. Rysunek VII.C.3-3 ilustruje model organizacyjny (a także użycie narzędzi ADC i EDI). b) Opracowywanie standaryzacji: Międzynarodowa standardowa struktura numerów dla identyfikacji produktów Dla zoptymalizowania danych na temat przepływu produktów istniała konieczność stosowania przez wszystkich partnerów standardowych numerów towarowych, aby umożliwić jednoznaczną identyfikację każdego produktu do celów śledzenia i kontroli. Okazało się to absolutną koniecznością przy wprowadzaniu EDI i gospodarki elektronicznej. Przyjęcie tej samej standardowej struktury (wewnętrznej i zewnętrznej identyfikacji towarów) stworzyło poza tym możliwość racjonalizacji zewnętrznych i wewnętrznych procesów logistycznych. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 40 z 82 The global language of business. Zapytanie o stan zapasów przez skanowanie etykiet z kodami kreskowymi UŻYTKOWNICY Automatyczna rejestracja konsumpcji przy pomocy kodów kreskowych (EAN) - ADC Automatyzacja procedur składania zapotrzebowania na produkty Magzyn Centralny Procedury automatycznego uzupełniania zapasów Automatyczna kontrola zapasów jako konsekwencja skanowania ADC Kontrola awiza wysyłki/dostawa wg danych ze skanowania - ADC B A Z A D A N Y C H Bezpośrednie zapytania przez skanowanie kodów kreskowych w szczegółowych katalogach Dział zakupów Nomenklatura produktów ze standardowymi kodami identyfikacyjnymi produktów (EAN) Statystyczna analiza konsumpcji Procedury automatycznego składania zamówień Kontrola i zarządzanie zapasami EDI PRICAT ORDER ORDRSP EDI Dział Księgowy Kontrola faktur/zamówień Płatności EDI INVOIC REMADV EDI Dostawcy Oferty cenowe Zarządzanie katalogiem produktów Potwierdzenie zamówienia Faktura Rys. VII.C.3-3 Docelowy model organizacyjny Baza danych została przystosowana do przyjmowania produktów oznaczonych numerami GS1 o polu długości 14 cyfr26. Oprócz numerów towarowych nadawanych przez producenta, szpital stworzył wewnętrzną strukturę numerów GS1 dla celów klasyfikacji produktów (numery GS1 nadane przez producenta są nieznaczące i dlatego nie zawierają żadnej informacji). Klasyfikacja ta ma następującą strukturę: 20 SS FF C GG PPP C Gdzie: 20 : SS : FF : C : GG : PPP: C : Prefiks GS1 dla dystrybucji wewnętrznej Użytkownik Rodzina produktów Klasa produktów Grupa produktów Numer kolejny produktu Cyfra kontrolna Na przykład taśma 2.5 cm Transpore 3M otrzymała wewnętrzny numer GS1 2048039140012, co oznacza następującą klasyfikację: 20 48 03914001 2 26 Wszystkie numery GS1C pochodzą z puli 14 cyfrowej i dlatego konieczne jest dostosowanie pola identyfikacyjnego bazy danych produktów do pola o długości 14 cyfr. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 41 z 82 The global language of business. 20: 48: 03 : 9: 14 : 001: 2: Wewnętrzny kod GS1 Dział ortopedyczny Rodzina produktów opatrunkowych Klasa bandaż Grupa do opatrunków gipsowych Numer seryjny towaru Cyfra kontrolna Ponieważ coraz większą wagę przywiązuje się do rozliczania centrów kosztów w szpitalu, konieczne było zidentyfikowanie tych centrów. W tym kontekście znaczący numer wewnętrzny ułatwił analizę danych dotyczących konsumpcji. Ponadto, stosowanie tego samego rodzaju kodów kreskowych zarówno dla towarów przyjmowanych, jak i dla użytku wewnętrznego znacznie uprościło złożone procedury administracyjne i problemy techniczne, a także ułatwiło zarządzanie bazami danych. Numer towarowy GS1 działał jako klucz dostępu do informacji na temat produktów w bazie danych, natomiast kod wewnętrzny ułatwił zarządzanie materiałami w samym szpitalu. Następny rysunek VII.C.3-4 ilustruje powiązanie pomiędzy wewnętrznymi i zewnętrznymi numerami GS1. Standaryzacja procedur uzupełniania zapasów W tym samym czasie promowano stosowanie numerów GS1 (wewnętrznych i zewnętrznych) w szpitalu (dla produktów, które nie miały numerów, tworzono numery wewnętrzne). Etykiety z kodem kreskowym GS1 na produktach i szczegółowe katalogi z kodami kreskowymi, w połączeniu z zastosowaniem przenośnych skanerów przyspieszyły procesy administracyjne i zwiększyły ich poprawność. Pomogło to również określić modele zużycia produktów, wdrożyć techniki Just In Time oraz obniżyć poziom zapasów. W niektórych przypadkach skanowanie kodów kreskowych automatycznie powoduje składanie zamówień w momencie osiągnięcia punktu krytycznego. W innych przypadkach (zwłaszcza dla najkosztowniejszych produktów), zdołano wyznaczyć “Optymalną Ekonomicznie Wielkość Zamówienia”. Analiza statystyczna danych dotyczących rzeczywistej konsumpcji pozwoliła na zbudowanie modelu prognozowania - Rys. VII.C.3-5 - dla każdej rodziny produktów, z uwzględnieniem trendów zużycia, zmienności, sezonowości itp. Prognozy te połączono następnie w dynamiczny model zapasów, w oparciu o zasadę punktu ponownego zamówienia i podwójny system zapasów (zapasy normalne i zapasy bezpieczeństwa). All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 42 z 82 The global language of business. Wewnętrzny numer GS1 20-SSFFKGGPPP-X • Poziom zapasów itp... ⇑ Kartoteka zapasów Skanowanie wewnętrznego ⇒ ⇒ Zamówienie Numer GS1 5412345111115 • Opis produktu • Ilość ⇒ • Cena itp... ⇑ numeru GS1 ⇒ 20-SSFFKGGPPP-X ⇓ Kartoteka produktów ⇓ Wewnętrzny numer GS1 20-SSFFKGGPPP-X Numer GS1 5412345111115 • Opis produktu • Punkt ponownego zamówienia • Ekonomiczna wielkość zamówienia • itp... Rys. VII.C.3-4 Związek pomiędzy wewnętrznymi i zewnętrznymi numerami GS1 Prognoza na następne trzy miesiące dla okładów sterylnych Prognoza na kolejne 3 miesiące dla zestawów dożylnych 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Ilość Ilość 400 300 200 100 Trend Trend +/- σ Prognozy Rys. VII.C.3-5 Model prognozowania All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 05-97 01-97 09-96 05-96 01-96 09-95 05-95 01-95 09-94 05-94 01-94 05-97 01-97 09-96 05-96 01-96 09-95 05-95 01-95 09-94 05-94 01-94 09-93 05-93 01-93 0 strona 43 z 82 The global language of business. Opracowano standardową procedurę uzupełniania zapasów, z zastosowaniem zasady podwójnych zapasów (tzw. system dwóch skrzyń), w następujący sposób: Obliczoną wielkość zapasów podzielono na dwie części: zapas aktywny (AS) i zapas rezerwowy (RS). Kiedy zapas aktywny zostaje całkowicie zużyty, skanowany jest kod kreskowy, co automatycznie generuje złożenie zamówienia. W tym momencie zapas rezerwowy staje się zapasem aktywnym na następny okres. Na podstawie analizy danych dotyczących konsumpcji, określany jest nowy poziom niezbędnych zapasów i tworzy się nowe zapasy bezpieczeństwa (SS) i zapasy rezerwowe (rys. VII.C.3-6). Ewolucja zapasów fizycznych AS=Q0/2 SS SS RS=Q0/2 AS= Q0/2 SS1 SS1 RS=Q0/2 SS RS= Q1/2 RS=Q1/2 ↓ ↓ ↑ ↓ ----------------------------------------------------------------------|--------------------------------------> T0 T1 T2 T1+δ | | ↓ ↓ SS1 | SS2 RS= Q1/2 ---------------------------------RS= Q2/2 Ewolucja niezbędnych zapasów Czas Rys. VII.C.3-6 Zarządzanie uzupełnianiem zapasów 5. Analiza kosztów / zysków Kody kreskowe – Analiza kosztów / zysków Ocena dotyczyła kosztów przed i po wprowadzeniu kodów kreskowych oraz zawartych w wewnętrznym procesie składania zamówień. Początkowo eksperyment obejmował trzy działy (Ortopedię, Gastroenterologię oraz Intensywną Terapię), zanim wdrożono go w całym szpitalu. Wewnętrzny koszt procesu składania zamówień oceniono na 38.2% wartości produktów (w oparciu o analizę sterylnych produktów paramedycznych). Biorąc pod uwagę średnią liczbę zamówień rocznie dla wszystkich działów i średnią liczbę towarów przypadających na jedno zamówienie, obliczono średni wewnętrzny koszt składania zamówienia przypadający na dany dział. Wynik ten przeniesiono następnie na wszystkie działy szpitala. Wyniki przedstawiono w nastepującej tabeli: Oddział szpitala Chirurgia ortopedyczna Gastroenterologia USI ... ... Średnia dla działu Dla 30 działów szpitala i 38.2% produktów medycznych Dla całego szpitala i całego zakresu produktów medycznych Roczne koszty wewnętrznego przetwarzania zamówienia 121.296 BEF 163.620 BEF 192.276 BEF ... ... 119.916 BEF Czas trwania wewnętrznego procesu przed wdrożeniem kodów kreskowych i skanowania 155 godzin rocznie 199 godzin rocznie 230 godzin rocznie ... ... 196 godzin rocznie 3.597.480 BEF 4.614 godzin rocznie 9.417.487 BEF 12.078 godzin rocznie All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 44 z 82 The global language of business. Inną motywacją do inwestowania w kody kreskowe była chęć zmniejszenia liczby błędów w wewnętrznych procesach składania zamówień. Biorąc pod uwagę tylko błędy “obliczeniowe” stwierdzono, że czas spędzany na ich korygowaniu wynosił 280 godzin rocznie, co kosztowało rocznie 710.738 BEF, tj. 7.5 % całkowitych wewnętrznych kosztów składania zamówień. To podwyższa roczne całkowite koszty wewnętrznego procesu składania zamówień do 10.128.225 BEF (254.000 EURO lub 290.000$). W wyniku tych ustaleń opracowaną następującą nową procedurę: • Określenie wspólnej terminologii dla wszystkich produktów medycznych z wewnętrznymi numerami GS1 i zastosowanie szczegółowych katalogów z kodami kreskowymi lub etykietą GTIN-13. • Automatyczne rejestrowanie konsumpcji produktów poprzez skanowanie raz w tygodniu dla każdego oddziału. • Automatyczna kontrola i zarządzanie zapasami z procedurą ich uzupełniania, z wykorzystaniem systemu podwójnych zapasów, powiązane z wielkością “ekonomicznie optymalnego zamówienia” i zapasem bezpieczeństwa, którego wielkość jest dynamicznie kalkulowana na podstawie danych o konsumpcji. Porównawczą analizę czasu i kosztów dla wewnętrznego procesu składania zamówień przed i po wprowadzeniu kodów kreskowych i skanowania przedstawiono w poniższej tabeli: Przed Po zastosowaniu zastosowaniem kodów kodów kreskowych kreskowych Czas / rok 12 078 godzin 568 godzin Koszt / rok 10 128 225 BEF 1 119 581 BEF Zysk 95% 88% Oszczędność czasu równa była 5 pełnym etatom pielęgniarskim (licząc 38 godzinny tydzień pracy i 48 tygodni w roku). Zysk w czasie interpretowany był w kategoriach “zyskanych możliwości” i wykorzystany został do podniesienia jakości usług świadczonych pacjentom. Jak już powiedziano, powyższe oszczędności uzyskano dzięki usprawnieniu wewnętrznego procesu składania zamówień (z oddziału do działu zakupów) bez rozważania pozytywnego wpływu zmniejszonych opóźnień i obniżonych zapasów. Dlatego też przedstawione wyżej korzyści są niedoszacowane i można spodziewać się dalszego obniżenia zapasów w zamówieniu o 15 - 20 %. Koszt wprowadzenia kodów kreskowych i skanowania przedstawia poniższa tabela: Przenośny skaner i oprogramowanie Drukarka laserowa Papier, etykiety i akcesoria Wprowadzenie kodów kreskowych dla 2497 produktów Koszt całkowity 202 070 BEF 192 800 BEF 114 65 BEF 409 242 BEF 918 977 BEF (22 800 EURO lub 26 000$) Biorąc pod uwagę wielkość powyższych inwestycji, zysk z wdrożenia kodów kreskowych i skanowania w tym szpitalu wyniósł 8 089 667 BEF (231 000$) w pierwszym roku. Analiza kosztów / zysków dla EDI Analiza procesu składania zamówień wykazała, że koszty administracyjne przypadające na jedno zamówienie wynosiły 1 200 BEF (35 $). Przy zastosowaniu EDI koszty jednego zamówienia wyliczono na 102,5 BEF (3 $). Dla 8500 zamówień rocznie, z których tylko 30% wysyłanych jest za pośrednictwem EDI, wielkość oszczędności wynosi 2 798 625 BEF (80 000 $) rocznie. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 45 z 82 The global language of business. Wysokość inwestycji w EDI przedstawiono poniżej: Dostęp IBM do VAN 4 020 BEF Oprogramowanie EDI-TIE 147 750 BEF Usługodawca EDI – EANCOM® 18 800 BEF / rok VAN (mailbox) 18 980 BEF/ rok RAZEM 189 550 BEF (5400$) w pierwszym roku Zysk netto wynikający z wdrożenia EDI wynosi 2 609 075 BEF (65 800 EURO lub 75 000 $). Analiza kosztów / zysków dla kodów kreskowych, skanowania i EDI KOSZTY KORZYŚCI Kody kreskowe i skanowanie 918 977 BEF 8 089 667 BEF 7 170 690 BEF EDI 189 550 BEF 2 798 625 BEF 2 609 075 BEF 1 108 527 BEF 10 888 92 BEF 9 779 765 BEF (238 000 EURO LUB 272 000 $) ŁĄCZNIE ZYSK Podsumowanie Przedstawiona analiza skupia się na policzalnych korzyściach osiągalnych dzięki zastosowaniu narzędzi informatycznych, w oparciu o standardy międzynarodowe. Całkowite nakłady wyniosły 10% poczynionych oszczędności, a całkowita suma oszczędności w pierwszym roku, po uwzględnieniu nakładów, wyniosła 5 % rocznej wielkości budżetu zakupów szpitala27. Wdrożenie modelu optymalizacji do kontroli i zarządzania obniżyło poziom zapasów o 15%. Powyższy wywód szeroko uzasadnia inicjatywę usprawnienia działalności szpitali, nie wymagającą znaczących poświęceń. Nakłady i zwrot następują w tak krótkim czasie, że powinno to zachęcić wielu usługodawców w dziedzinie służby zdrowia do rozpoczęcia podobnych projektów, z korzyścią dla wszystkich zaangażowanych stron. VII. C. 4 Śledzenie złożonych urządzeń medycznych dostosowywanych do wymagań pacjentów Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy p. Bo Rydin, informatyka Szwedzkiego Stowarzyszenia Dostawców Urządzeń Medycznych (SLF). 1. Wprowadzenie W niektórych systemach służby zdrowia, większość urządzeń dla osób niepełnosprawnych jest własnością instytucji publicznej służby zdrowia i wypożyczanych pacjentom na okres, w jakim są potrzebne. Po wykorzystaniu urządzenia te są zwracane do odpowiedniej instytucji medycznej, gdzie są odnawiane, przerabiane i przekazywane nowemu pacjentowi. 27 W rzeczywistości koszt inwestycji powinien być przeliczony na czas zużycia sprzętu, co jeszcze podnosi atrakcyjność zysków netto. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 46 z 82 The global language of business. Złożone urządzenia dostosowywane do potrzeb pacjentów Wiele z tych produktów jest dosyć złożonych, ponieważ są one dobierane do potrzeb danego pacjenta z ogromnej puli zestawów lub części (np. wózek inwalidzki, który może mieć różne rodzaje kółek, podłokietników, siedzeń, urządzeń napędzających, itp.), dostosowanych do potrzeb danej osoby. To teoretycznie oznacza miliony wariacji tego samego produktu. Problemy związane ze śledzeniem Instytucja medyczna może posiadać ponad 10.000 takich urządzeń o zróżnicowanej złożoności, pozostających w ciągłym obrocie na okres wahający się od kilku godzin do wielu lat. Zapasy takich produktów wymagają sporych nakładów kapitałowych, które muszą być efektywnie wykorzystywane. Jest zatem pożądane, aby znać dostępność i lokalizację tych produktów i części, aby udostępnić je w stanie gotowym do użytku, kiedy nastąpi taka potrzeba. Wykorzystanie komunikatów EANCOM minimalizuje nakład pracy administracyjnej w instytucji medycznej Wszystkie informacje potrzebne dla instytucji medycznej SZPITAL PRODUCENT • Wymiana komunikatów EANCOM® z informacjami towarowymi • PRICAT: Definicja towarów i ceny • ORDERS: Zamówienie z podstawowym numrem towarowym i specyfikacją • ORDRSP: Odpowiedź na zamówienie z nadanym numerem towarowym • DESADV: Awizo wysyłki z wykorzyst. nadanego numeru towarowego • INVOIC: Faktura z wykorzyst. nadanego numeru towarowego Informacje o wymaganiach pacjenta dotyczących urządzenia medycznego do producenta potrzeby - Konfiguracja urządzenia - Akcesoria - Specyfikacje - Cena - Wymagania dot. dostawy - Pomoc online dla użytkownika oferta Rys. VII.C.4-1 Przepływ informacji dotyczących “wykonywanych na zamówienie” urządzeń medycznych pomiędzy producentami i instytucjami medycznymi W praktyce, identyfikacja określonego produktu, kiedy wraca on po wykorzystaniu, może stać się poważnym wyzwaniem dla odpowiedzialnych władz. Przyczyną takiej sytuacji jest słabe oznakowanie elementów, wyblakłe etykiety i niepełne informacje. Występuje to również w przypadku częściowo rozmontowanych urządzeń. Kolejny problem powstaje, kiedy trzeba dokładnie określić jaki rodzaj produktu został dostarczony pacjentowi, dla ułatwienia obsługi serwisowej lub w celu przekazania instrukcji użytkowania drogą telefoniczną. W tym miejscu komunikacja często się załamuje, ponieważ określenia różnią się w różnych instytucjach. Aby jakoś uporządkować ten proces, kilka instytucji zaczęło stosować swoje własne numery identyfikacyjne. W ten sposób rozwiązano tylko część problemów i ciągle trudno było porozumieć się z producentami i śledzić rzeczywiste konfiguracje urządzeń medycznych (np. wózków inwalidzkich). Oprócz tego, powstawały problemy kiedy dwie instytucje zaczynały współpracować lub łączyły swoje działania, niwecząc sens wcześniejszych indywidualnych wysiłków przy nadawaniu własnych numerów identyfikacyjnych. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 47 z 82 The global language of business. 2. Rozwiązanie W 1996 roku komitet roboczy, składający się z przedstawicieli instytucji medycznych i dostawców ze Szwecji, opracował następujące rozwiązanie: Podstawowym punktem startu w identyfikacji jest upewnienie się czy każdy produkt jest jednoznacznie identyfikowany i nie może zostać pomylony z żadnym innym na świecie. Można to osiągnąć wymagając od producenta nadania numeru towarowego GS1 dla każdego produktu i naniesienie go na sprzedawany produkt w postaci kodu kreskowego. Dla skomplikowanych produktów dostosowywanych do potrzeb klientów rozwiązanie to jest w oczywisty sposób niepraktyczne, ponieważ dla uwzględnienia wszystkich możliwych kombinacji potrzebne byłyby miliony różnych identyfikatorów. Niesłychanie trudno byłoby się również zorientować, do jakich produktów się one odnoszą (np. przerabiane wózki inwalidzkie). Dla przezwyciężenia tego problemu zaproponowano następujące rozwiązanie: 1. Centralna część produktu jest oznaczana przez producenta jako towar podstawowy i otrzymuje normalny numer towarowy GS1. Ten identyfikator, wraz z numerem seryjnym wyprodukowanego towaru, jest na nim nanoszony w postaci kodu kreskowego, co umożliwia jego jednoznaczną identyfikację. 2. Wszystkie moduły, akcesoria, części, itp. otrzymują indywidualne numery towarowe GS1 i etykietki z kodem kreskowym, umożliwiające ich jednoznaczną identyfikację, kiedy są dostarczane oddzielnie. 3. Rzeczywista konfiguracja danego wózka inwalidzkiego definiowana jest poprzez odnotowanie numeru towaru podstawowego i jego numeru seryjnego oraz numerów towarowych akcesoriów na papierze lub w bazie danych dostawcy. Kluczem do wyszukiwania danych w bazie jest numer towaru podstawowego i numer seryjny. Aby zidentyfikować jeden z takich złożonych produktów w praktyce, należy odszukać numer kluczowy na etykiecie towaru podstawowego. Jest on tam naniesiony zarówno w kodzie kreskowym, jak i w postaci cyfrowej, natomiast pozostałe informacje na temat różnych części, wchodzących w skład kompletnego produktu można znaleźć w bazie danych. Charakterystykę i szczegółową specyfikację określonego produktu lub akcesoriów można zawsze uzyskać od producenta, którego można zidentyfikować na podstawie kodu kreskowego (tutaj korzystne dla wszystkich zainteresowanych stron byłoby opracowanie powszechnie dostępnej bazy danych zawierającej takie informacje). Należy jeszcze raz podkreślić znaczenie numeru produktu GS1, działającego jako jednoznaczny klucz do odszukania informacji dla określonego produktu. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 48 z 82 The global language of business. ZAMAWIANIE U PRODUCENTA WÓZKA INWALIDZKIEGO WYKONYWANEGO NA ZAMÓWIENIE NUMER TOWARU PODST. I NUMER SERYJNY (01)0 12345 1234567 3 BAZA DANYCH PRODUCENTA • Komponenty (numery EAN) wózka inwalidzkiego o danej konfiguracji, zmontowanego wg produktu podstawowego i numeru seryjnego. • Informacja o montażu • Data montażu • Właściwości komponentów • Sposób użytkowania,informacje serwisowe Uwaga: W przypadku urządzeń montowanych, na poszczególnych komponentach nie ma naniesionych kodów kreskowych; pełną informację można znaleźć w bazie danych ZAMAWIANIE CZĘŚCI WÓZKA INWALIDZKIEGO U PRODUCENTA KAŻDA CZĘŚĆ Z WŁASNYM NUMEREM EAN Uwaga: Jeżeli części są zamawiane osobno to każda ma jednoznaczny numer EAN naniesiony na niej w postaci cyfrowej i w kodzie kreskowym. (01)0 12345 1234568 0 Rys. VII.C.4-2 Identyfikacja predefiniowanych urządzeń medycznych i ich elementów 3. Korzyści Wdrożenie tego trzystopniowego systemu umożliwia uporządkowanie procesów administracyjnych, takich jak np.: z z z z z z z z z z Kontrola zapasów u dostawcy; Szybkie sprawdzanie dostarczanych przesyłek; Szybka procedura zamawiania; Szybkie i bezbłędne załatwianie reklamacji, ponieważ produkty są prawidłowo identyfikowane; Bezbłędne odnotowywanie wysyłek do pacjentów, a także zwrotów; Dokładne odnotowywanie zapasów; Dokładne zapisy serwisowe; Szybkie usługi gwarancyjne; Poprawna identyfikacja produktów i odpowiadających im instrukcji obsługi; Dokładna identyfikacja produktów modyfikowanych według potrzeb klientów. 4. Wnioski Do przygotowania złożonych produktów, takich jak wózki inwalidzkie dla określonych pacjentów, potrzebnych jest wiele informacji, nie tylko na temat dostępności komponentów, ale również o ich właściwościach i specyfikacje dotyczące ich montażu. W przypadku urządzeń medycznych jedynym źródłem, które zgodnie z prawem może dostarczyć tych informacji, jest producent, który przekazuje je w dół łańcucha dystrybucyjnego, dopóki się one nie zmienią. Ostatecznej kontroli zmontowanych urządzeń medycznych zawsze może dokonać producent. Koncepcja Towarów Określanych przez Klienta28 (CSA – Consumer Specified Articles) opracowana przez GS1 (podobna do opisanej wyżej procedury) jest 28 Więcej informacji na temat CSA i jego zastosowań w tym środowisku można znaleźć w dokumencie GS1 Zastosowanie GS1COM w handlu produktami dla służby zdrowia All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 49 z 82 The global language of business. użytecznym narzędziem ułatwiającym procedurę zamawiania dzięki dostarczeniu uporządkowanych informacji dotyczących konfiguracji. VII. C. 5 Śledzenie i kontrola implantów medycznych Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy p. Véronique Lessens, dyrektora naczelnego Implant Data Communication (IDC). Streszczenie Śledzenie i kontrola implantów medycznych od producenta po biorcę implantu (pacjenta), przez cały okres życia biorcy, stały się procesem skomplikowanym ze względu na mobilność ludzi i międzynarodowy charakter przemysłu urządzeń medycznych. Bazy danych śledzące wszczepiane urządzenia medyczne i otrzymujących je pacjentów są niezbędne w przypadku reklamacji niebezpiecznych lub niepewnych implantów (akcje prewencyjne lub korekcyjne, określone przez Europejską Unię Urządzeń Medycznych oraz w Dyrektywach AIMD). Bazy danych stanowią również dla lekarzy cenne narzędzie diagnostyczne, umożliwiające im szybki dostęp do pełnych danych o pacjencie i implancie na całym świecie i w każdym czasie. Niniejszy rozdział ilustruje znaczenie kodów kreskowych i standardów międzynarodowych dla ułatwienia zarządzania takimi bazami danych. 1. Wprowadzenie Kwestie związane z możliwością śledzenia implantów medycznych W większości krajów nie prowadzi się systematycznej rejestracji implantów stosowanych w chirurgii, niezależnie od specjalności chirurgicznej. Centralny system rejestracji dla wszystkich dziedzin chirurgii jest niezbędny z następujących powodów: • w przypadku kolejnych interwencji chirurgicznych, lekarz może uzyskać ważne informacje dotyczące wcześniejszych operacji przeprowadzanych gdzie indziej; • zapewnienie właściwej opieki pacjentom w przypadku reklamacji niewłaściwie zabezpieczonych lub niepewnych implantów; • istnienie centralnych systemów rejestracyjnych w różnych krajach pozwala lekarzom na wybór opcji chirurgicznej, niezależnie od krajowych różnic w administracji i terminologii, np. chirurg może mieć szybki i łatwy dostęp do danych medycznych na temat pacjentów z innych krajów; • rosnące wykorzystanie implantów i ich stała ewolucja wymaga centralnego zachowywania specyfikacji technicznych; • implanty zwykle pozostają wszczepione pacjentom przez dłuższy czas od 10 do 30 lat, stąd konieczność centralnego przechowywania danych, co zapewni ich dostępność w dłuższej perspektywie. Techniczne kwestie dotyczące śledzenia W konsekwencji postanowień Dyrektyw Komisji Europejskiej, od 15 czerwca 1998 wszystkie urządzenia medyczne będą musiały posiadać znak “EC”. Producenci będą w ten sposób stwierdzali, że ich produkty spełniają “Podstawowe wymagania” określone w Dyrektywach. Jedno z tych wymagań odnosi się do “możliwości śledzenia”, co wymusiło powstanie Systemu Komunikacji Danych o Implantach (IDC), odpowiedzialnego za zbudowanie systemu stałego śledzenia wszczepianych urządzeń od producenta do pacjenta. Jak już zaznaczono wcześniej, podstawowym celem “systemu śledzenia i kontroli implantów” jest możliwość odnalezienia i skontaktowania się z biorcą implantu (pacjentem) w przypadku wady urządzenia. Ten “system czujności” stanowi narzędzie niezbędne do ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pacjentów. Ponadto, instytucje świadczące opiekę medyczną mogą podjąć akcje prewencyjne jeszcze przed wystąpieniem groźnych przypadków. Koncepcja wypracowana przez IDC umożliwia zbieranie, odnotowywanie, przechowywanie i porównanie danych odnośnie implantów i pacjentów w centralnej bazie danych. Prywatność pacjenta jest chroniona dzięki współpracy z branżą medyczną. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 50 z 82 The global language of business. Podstawowe wymagania Podstawowym wymaganiem dla systemu śledzenia i kontroli implantu jest dopasowywanie i łączenie jednoznacznych identyfikatorów pacjenta i urządzenia w bazie danych. Ważne jest, aby zbiór danych był kompletny, dokładny i aktualny. Ponadto, taka sytuacja musi wystąpić w wielu różnorodnych placówkach medycznych, zarówno publicznych, jak i prywatnych, o różnych infrastrukturach. Aby zapewnić skuteczną kontrolę i śledzenie, należy jasno określić jakie dane mają być zbierane, skąd i przez kogo. Mobilność ludzi i międzynarodowy charakter przemysłu wytwarzającego urządzenia medyczne wymaga łatwej, globalnej wymiany informacji, na wypadek, gdyby u pacjenta wystąpiła potrzeba działania korekcyjnego lub diagnostycznego. Nie jest jednak konieczne tworzenie centralnego (np. ogólnoeuropejskiego) systemu bazy danych, o ile w każdym kraju stosowane będą pewne standardy zbierania i przechowywania informacji. Kluczowe elementy wspólne mogą stanowić interfejs pomiędzy różnymi bazami danych, umożliwiający efektywny międzynarodowy dostęp do danych kontrolnych i diagnostycznych. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 51 z 82 The global language of business. 2. Podstawowe zasady śledzenia i kontroli Poniższy schemat ilustruje tę sytuację. PRODUCENT Identyfikator implantu i inne informacje w formacie standardowym Baza danych IDC w Belgii Identyfikator implantu i inne informacje Nadaje w formacie standardowym numer towarowy EAN, nr serii prod. DYSTRYBUTOR i nr seryjny informacje o wszczepianym urządzeniu medycznym SZPITAL w kodzie UCC/EAN-128 Aktualizuje bazę danych o zapasach Połączenie z innymi krajowymi bazami danych Implant jest skanowany na sali operacyjnej po operacji i razem z identyfikatorem pacjenta, zespołu operującego i informacjami o chirurgu wysyłany do rejestru. CHIRURG Aktualizuje bazę danych o zapasach Rys. VII.C.5-1 Śledzenie i kontrola implantów medycznych Warto odnotować następujące fakty: Urządzenie i pacjent są identyfikowane jednoznacznie i oddzielnie. Urządzenie przechodzi przez łańcuch dystrybucyjny od producenta do jednostki medycznej – zwykle szpitala – gdzie jest wszczepiane pacjentowi. Pacjent i urządzenie mogą zostać następnie rozdzieleni przy usunięciu tego ostatniego. Informacje na każdym etapie powyższego procesu są przekazywane upoważnionej trzeciej instytucji, w tym przypadku IDC. Dla zachowania jednoznaczności określono przy pomocy przedstawicieli branży medycznej minimalny zestaw danych odnoszących się do urządzenia, pacjenta oraz czasu i miejsca operacji. Minimalny zestaw danych Dla zapewnienia dokładnego transferu danych, niezbędne jest spełnienie wymagania posiadania standardowego minimalnego zestawu danych. Ponieważ pacjenci są identyfikowani w sposób niestandardowy, IDC samo nadaje identyfikator pacjentowi. Aby zagwarantować poufność danych medycznych, identyfikator pacjenta jest przechowywany na karcie pacjenta. W połączeniu z kodem przechowywanym przez chirurga umożliwia ona dostęp do danych medycznych pacjenta jedynie w czasie konsultacji. Dla jednoznacznej identyfikacji implantu, niezbędne są dobrze zdefiniowane informacje, takie jak identyfikacja producenta, numer referencyjny, numer serii produkcyjnej i/lub numer seryjny. Informacje chirurgiczne na temat wszczepiania i usuwania implantu są opracowywane i odnotowywane według odpowiednich dyscyplin chirurgicznych. Tworzenie zestawów danych dotyczących implantacji i usuwania, przy pomocy standardowych słowników, podnosi jakość i użyteczność tych danych, obniżając jednocześnie koszty ich uzyskania. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 52 z 82 The global language of business. Kompletne i szczegółowe specyfikacje techniczne dotyczące implantów są uzgadniane przy współpracy specjalistów z branży medycznej. Obejmują one informacje o cechach implantu, takich jak wielkość, wymiary, zawartość surowców, instrukcje itd. Proces rejestracji Rejestracja implantacji i usuwania musi oczywiście odbywać się w czasie i miejscu, w którym wykonywana jest operacja - w szpitalu na sali operacyjnej. Jest do tego kilka powodów: Nie można polegać na rejestrowaniu danych implantacyjnych w szpitalach, tradycyjnie dokonywanym poprzez dopisywanie informacji do kartoteki pacjenta (ręcznie lub przy pomocy naklejki dołączonej do implantu). Doświadczenia z procedurami reklamacyjnymi dowiodły, że przy manualnym przepisywaniu numeru seryjnego poziom błędów wynosił 40%. W każdym przypadku, jeżeli kartoteka pacjenta służy do odnotowywania informacji na temat implantu, jedynym sposobem śledzenia pacjentów, którzy otrzymali implanty jest przeszukiwanie kartotek pacjentów we wszystkich szpitalach. Korzystanie z kart rejestracyjnych lub formularzy zwracanych do producenta również nie daje pewności, ponieważ zgodność danych szpitala z takimi raportami może wahać się od prawie 100% do prawie zera. Niemniej jednak, identyfikatory pacjenta i urządzenia muszą być odnotowywane bezpośrednio po operacji. Jest to jedyny czas i miejsce, gdzie zbieranie potrzebnych danych daje całkowitą pewność. Biorąc pod uwagę poziom nierzetelności zapisów manualnych, zaleca się przedstawianie informacji w postaci kodów kreskowych i wykorzystywanie skanerów do rejestrowania danych. W produkcji urządzeń medycznych powszechnie stosuje się dwa międzynarodowe formaty kodów kreskowych: Systemy identyfikacji i kody kreskowe GS1/UPC oraz GS1-128 (dominujące). Format HIBCC29. System opracowany przez IDC akceptuje oba formaty kodów kreskowych. Rzeczywiście ważne dla użytkowników (lekarzy i personelu medycznego) jest systematyczniejsze wykorzystanie kodów kreskowych na opakowaniach i etykietach towarzyszących implantom. Europejska Konfederacja Stowarzyszeń Producentów Urządzeń Medycznych (EUCOMED) opublikowała swoje stanowisko, zalecające przedsiębiorstwom migrację do systemu identyfikacji i kodowania GS1-128. GS1-128 umożliwia kodowanie wszystkich niezbędnych informacji w sposób wyżej opisany. Wykorzystywanie kodów kreskowych zapewnia bezbłędność, jednoznaczność i spójność danych, ponieważ użyteczność rejestru zależy głównie od jakości zbieranych danych. Aby spełnić te wymagania oraz zapewnić integralność, dostępność i poufność danych, system IDC jest całkowicie zautomatyzowany poprzez wykorzystanie kodów kreskowych, skanerów i innych narzędzi informatycznych do odnotowywania i przesyłania danych. Do komunikacji pomiędzy IDC i jego partnerami stosowany jest protokół TCP/IP. Zaletą TCP/IP jest to, że umożliwia opracowanie aplikacji niezależnie od medium zastosowanego do przesyłania informacji. Inną zaletą jest możliwość uaktualnienia (upgrade’u) rodzaju medium do ustanowienia połączeń bez żadnych zmian na poziomie aplikacji. W fazie pilotowej połączenie IP zostanie zapewnione poprzez normalne linie telefoniczne. Wymagania dotyczące rejestrowanej własności i zarządzania z Należy zaznaczyć, że łańcuch dystrybucyjny dla urządzeń medycznych od producenta do pacjenta może przekraczać granice państwowe i obejmować wielu pośredników. Łańcuch ten może być długi, kręty 29 Więcej informacji na temat HIBCC można znaleźć w rozdz. IX.A – słownik stosowanych terminów. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 53 z 82 The global language of business. z z z z i niespójny. Dystrybutorzy i agencje zmieniają się lub przestają istnieć. W tej sytuacji nie można na nich nakładać odpowiedzialności za śledzenie i kontrolę implantów. Ponieważ implanty pozostają z pacjentami przez coraz dłuższy czas, istnieje ogromna potrzeba wypracowania mechanizmów, które zapewnią długotrwałą ciągłość danych. Przenoszenie tej odpowiedzialności na przemysł (producentów) jest, jak już zaznaczono wcześniej, ryzykowne. Należy także wziąć pod uwagę, że poważna wada urządzenia może spowodować bankructwo firmy oraz komplikacje śledzenia wszystkich implantowanych urządzeń. Rejestr powinien być nadzorowany i kontrolowany przez profesjonalną radę. Ponieważ wszystkie działy chirurgii mają swoją specyfikę i wymagania, w maju 1995 roku belgijskie środowisko medyczne powołało Grupę Studiów nad Śledzeniem Implantów (I.T.S.G.). Obowiązki, odpowiedzialność i prawa różnych zainteresowanych stron są określane przez członków grupy, według wymagań medycznych, prawnych i etycznych. Śledzenie i kontrola urządzeń wszczepialnych od producenta, aż po pacjenta w sposób profesjonalny i neutralny wymagały powołania niezależnej firmy działającej jako zaufany trzeci partner – IDC. 3. Rozwiązanie techniczne koncepcji IDC Celem koncepcji jest umożliwienie identyfikacji, śledzenia i kontroli implantowanych urządzeń medycznych w każdym momencie. Dla osiągnięcia tego celu, IDC oferuje trzy usługi: a. b. c. "Mailbox", łączenie dostawców i chirurgów "Bank danych do kontroli prawnej", bank danych do śledzenia implantów "Bank danych kartotek pacjentów", centralny bank danych kartotek pacjentów a. “Mailbox” “Mailbox” jest skomputeryzowanym systemem łączącym z wszczepiającymi je chirurgami i pełni następujące funkcje: z z z dostawców wszczepianych urządzeń Całkowita kontrola nad wprowadzaniem danych i ich przepływem. Każdy zabieg wszczepienia jest odnotowywany w systemie na sali operacyjnej poprzez skanowanie kodów kreskowych lub ręcznie, jeżeli nie są jeszcze wykorzystywane informacje w postaci kodu kreskowego. Fakt, że dane są wprowadzane na sali operacyjnej, zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędu popełnionego przez człowieka i zapewnia ich rzetelność. Informacje na temat wykorzystanych implantów przesyłane są do dostawców. Natychmiastowy przegląd stanu zapasów poza siedzibą dostawcy, do którego lokalny dostęp mają chirurg lub jego zespół medyczny. b. Usługa “Bank danych do kontroli prawnej” IDC śledzi wszczepialne urządzenia w całym łańcuchu dostaw od producenta (łącznie z pochodzeniem części, z których składają się te implanty) i dystrybutora do ciała pacjenta. Bank danych umożliwia jedynie konsultację fragmentaryczną, chronioną i poufną. Innymi słowy, każdy użytkownik ma prawo dostępu jedynie do informacji związanych z jego rolą w procesie: z z z z z W przypadku działań korekcyjnych (np. w razie wycofania produktu), producent lub dystrybutor ma dostęp do bazy danych. Dostawcy mogą sprawdzić, który lekarz wszczepiał dane urządzenie i skontaktować się z nim bezpośrednio. Dostęp lekarza do danych w bazie umożliwia mu udział we wszelkich działaniach korekcyjnych podejmowanych przez dostawcę ("System Czujności Medycznej" – Vigilance System Guidelines – Wytyczne Komisji Europejskiej). Zgodnie z wymaganiami uregulowań europejskich, a zwłaszcza przez „System Czujności Medycznej”, zapobiega to jakimkolwiek przeciekom lub rozprzestrzenianiu się nieprawdziwych informacji. System znacznie ułatwia załatwianie skarg zarówno przez dostawców, jak i chirurgów. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 54 z 82 The global language of business. c. Usługa “Bank danych kartotek pacjentów” Usługa IDC nie jest ograniczona do śledzenia i kontroli implantów, ale umożliwia również chirurgowi wyłączny dostęp do ocen implantów przez pacjentów. Informacje w kartotekach obejmują: z identyfikację pacjentów (dane administracyjne); z identyfikację zespołów zabiegowych; z identyfikację operacji (szczegóły dotyczące operacji); z identyfikację implantów (identyfikator producenta, numer referencyjny, nazwę towaru, numer serii produkcyjnej lub numer seryjny); z kompletną i szczegółową specyfikację techniczną implantu. W szczególności obejmuje to informacje na temat charakterystyki implantu. Ponieważ istnieje duża różnorodność specyfikacji (wielkość, wymiary, zawartość surowców, instrumenty itp.), informacje te są ustandaryzowane zgodnie ze specyfikacjami „Grupy Badań nad Śledzeniem Implantów” (I.T.S.G.). Aby sprostać wymaganiom prawnym dotyczącym prywatności i zgodności z etyką medyczną, dostęp do banku danych jest ściśle ograniczony. Jest on możliwy jedynie dla lekarzy autoryzowanych w systemie, łącznie z kodem identyfikacyjnym pacjenta, przechowywanym na karcie pacjenta. Karta ta gwarantuje jednoznaczną identyfikację pacjenta, zapewnia poufność danych i umożliwia pacjentowi pozostanie do pewnego stopnia właścicielem danych. Do danych „wrażliwych”, tj. danych medycznych, można się dostać jedynie przy użyciu kombinacji obu wspomnianych wyżej kluczy. VII. C. 6. Śledzenie i kontrola próbek laboratoryjnych Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy organizacji GS1 Brazylia, GS1 oraz w konsultacji ze szpitalami w Europie i USA. 1. Sytuacja Wszystkie laboratoria próbują połączyć próbki laboratoryjne z pacjentami oraz zapewnić poprawność wyników badań. Aby to osiągnąć, stosuje się różnorodne metody identyfikacji próbek z uwzględnieniem ich zawartości, pacjenta od którego zostały pobrane oraz przekazania wyników do właściwej kartoteki pacjenta. Opisywana niżej praktyka jest jednym ze sposobów minimalizacji błędów, ponieważ zapewnia jednoznaczną identyfikację pacjentów, próbek laboratoryjnych i sprzętu wykorzystanego do badania. 2. Opis systemu Jak wyjaśnialiśmy w rozdz. VIII.C.1, pacjent przyjęty do badania otrzymuje jednoznaczny numer identyfikacyjny w kodzie kreskowym, w postaci bransoletki. Ten kod kreskowy [GS1-128 Identyfikator Zastosowania IZ (8018)] jest również umieszczany w kartotece pacjenta, a odpowiednią liczbę etykiet z kodem kreskowym udostępnia się do użytku w każdej chwili, kiedy zaistnieje potrzeba np. na probówki, raporty radiograficzne itp. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 55 z 82 The global language of business. Numer identyfikacyjny pacjenta IZ (8018) Pobieranie próbki Identyfikacja próbki IZ (90) Wniki badań połączone z IZ 8018 IZ (8018) IZ (8004) Szpital Lekarz ogólny Komunikaty medyczne EDI: Zlecenie badania laboratoryjnego MEDREQ Wyniki laboratoryjne - MEDRPT EDI Rys. VII.C.6-1 Łączenie procesów w badaniach laboratoryjnych Najnowsze urządzenia laboratoryjne wykonują zazwyczaj 10 do 15 badań na jednej próbce. Ręcznie wprowadzany numer służy jako oznaczenie rodzajów badań, które mają być przeprowadzone na danej próbce. Automatyczne gromadzenie danych do identyfikacji różnych badań oraz oznaczanie probówek w połączeniu z identyfikacją pacjenta jest jeszcze niemożliwe ze względu na ograniczoną ilość miejsca. Symboliki dwuwymiarowe lepiej nadają się do tego celu. (GS1 monitoruje prace w dziedzinie nośników danych, aby polecić swoim członkom odpowiednie rozwiązanie.) Poniższy przykład ilustruje, jak można wykorzystać kod GS1-128 do pojedynczych badań przy pomocy Identyfikatora Zastosowania 90 (IZ 90), który może być wykorzystany w aplikacjach wewnętrznych. IZ 90 przeznaczony jest do zastosowań wewnętrznych. Każdy test otrzymuje numer wewnętrzny, np. test urynowy 17-KS w hormonach Hormony - Uryna 17- KS30: 1 2 3 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 1 P14 A1 9 P13 A2 0 P12 TT1 0 P11 TT2 1 P10 TT3 2 P9 TT4 3 P8 TN1 0 P7 TN2 1 P6 TN3 2 P5 TN4 3 P4 TN5 4 P3 N1 1 P2 N2 2 P1 D 1 gdzie: P1 do P14 oznacza miejsce cyfr zaczynając od strony prawej do lewej A1 do A2 oznacza numer Identyfikatora Zastosowania – w tym przypadku do identyfikacji testów laboratoryjnych stosuje się IZ 90 TT1 do TT4 oznacza kategorię badań – można tu oznaczyć 9999 kategorii. W powyższym przykładzie 0123 oznacza kategorię badań Hormony TN1 do TN5 oznacza rodzaj testu w danej kategorii - można tu oznaczyć 99999 rodzajów testów. W powyższym przykładzie nadano numer 01234 dla testu Urynowego 17, 01235 dla testu Urynowego VMA itp., obydwa w kategorii Hormony N1 do N2 oznacza, ile razy dany test był przeprowadzany w czasie terapii pacjenta 30 Wspólną terminologię testów laboratoryjnych można znaleźć w tabeli standardowych nazw testów wydanej w ramach projektu LOINC lub EUCLIDES. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 56 z 82 The global language of business. D jest cyfrą kontrolną obliczaną według standardowego algorytmu W podobny sposób szpitale mogą nadać numer dla każdego badania, np. Autoimmunologia może zaczynać się od 05000, autoimmunologiczny test dopełniacza C4 może uzyskać numer 05001 itp. Obok IZ (90), można połączyć datę pobrania próbki IZ (11), datę zalecanego ukończenia badania IZ (17) oraz sprzęt laboratoryjny użyty do badań IZ (8004), aby uzyskać kompletne informacje dotyczące śledzenia i rozliczeń. Jeżeli laboratorium zamierza komunikować się z wieloma szpitalami, które już stosują numery GS1, to numery lokalizacyjne GS1, IZ (414), pomogą zidentyfikować laboratoria. To, w połączeniu z IZ (8018) (jednoznaczny identyfikator pacjenta) oraz IZ 90 dla testu gwarantują śledzenie testów i rozliczenie prac (patrz rys. VII.C.6-2). (90) - IZ do wewnętrznych zastosowań 0123 - kategoria testów 01234 - rodzaj testu w kategorii 12 – ile razy dany test był (90)01 2 3 0 1 2 3 4 1 2 1 wykonywany dla jednego pacjenta 1 - Cyfra kontrolna Rys. VII.C.6-2 Wykorzystanie GS1-128 do połączenia procesów laboratoryjnych z pacjentem Identyfikacja badania laboratoryjnego Aby zwiększyć efektywność procesu leczenia, wyniki laboratoryjne (i zlecenia) mogą być transmitowane do lekarza ogólnego danego pacjenta, z wykorzystaniem komunikatów medycznych EDI31, jak pokazuje rys. VII.C.6-1. 3. Wnioski GS1-128 jest systemem uniwersalnym i elastycznym, umożliwiającym usługodawcom ze służby zdrowia identyfikację, automatyzację badań laboratoryjnych, sprzętu i ich połączenie z pacjentem. Gwarantuje to całkowite bezpieczeństwo wyników, zarówno dla pacjenta, jak i dla usługodawcy. VII. C. 7. Centralna baza danych o produktach dla szpitali i dostawców Niniejszy rozdział przedstawia projekt ProduktView od jego powstania w 1992 r. oraz jego spodziewane rozszerzenie w przyszłości. Został napisany przy współpracy p. Henk Mors z SIG Services B.V. z ramienia EUCOMED. 1. Sytuacja Powszechnie wiadomo, że sektor służby zdrowia jest sfragmentaryzowany i zróżnicowany. Szpital średniej wielkości ma około 2.000 dostawców produktów, a asortyment produktów waha się od 5.000 do 25.000. W wyniku tego, śledzenie informacji na temat produktów jest niezwykle trudne. Informacje na temat produktów dla służby zdrowia są zazwyczaj zróżnicowane i rozległe. Oprócz informacji rzeczowych (jak np. jednostki opakowaniowe, trwałość, użycie i zastosowanie) wymagane są również inne informacje, np. uregulowania dotyczące bezpieczeństwa, sterylności, postępowania z odpadami itp. Dostarczanie takich informacji coraz częściej jest wymagane prawnie, co intensyfikuje ich przepływ. Aby jeszcze bardziej skomplikować obraz, większość informacji producenci dostarczają w najróżniejszych formatach: na opakowaniach, jako wkładki do opakowań, w katalogach lub w inny sposób. 31 Więcej informacji na temat Medycznych komunikatów EDI można otrzymać w EMEDI (adres EMEDI znajduje się w tym dokumencie). Oprócz EMEDI, duński projekt MedCom udokumentował różne zakończone powodzeniem projekty przeprowadzone w tym kraju z wykorzystaniem komunikatów EDI (adres of MedCom można znaleźć w rozdz. VII.B niniejszego dokumentu). All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 57 z 82 The global language of business. Użytkownicy w samych szpitalach – lekarze, pielęgniarki, eksperci od produktów, logistycy i inni – potrzebują różnych informacji i uzyskują je manualnie (bez wykorzystania automatyzacji). Tak dostarczane informacje często bywają niekompletne, trudne do śledzenia lub wręcz nie docierają do właściwych osób. W konsekwencji przetwarzanie informacji staje się pracochłonne i w związku z tym kosztowne, co z kolei wpływa na efektywność działania. Celem projektu Wymiana Danych o Produktach (Produkt Data Interchange - PDI) było ustrukturyzowanie i ukierunkowanie informacji, a także utworzenie systemu standardowej wymiany informacji o produktach dla wszystkich dziedzin przemysłu medycznego. Założeniem tego projektu było wdrożenie bazy danych ze standardowymi interfejsami do komunikacji. Rozpoczęto od opracowania wdrożenia pilotowego, obejmującego niewielu dostawców i ich klientów, aby sprawdzić użyteczność projektu. Po sukcesie wdrożenia pilotowego, PDI przekształcił się w ProduktView, z zadaniem wdrożenia PDI wśród szerokiej rzeszy użytkowników w przemyśle medycznym. Uczestnikami projektu PDI byli (wszyscy z siedzibą w Holandii): z z z 2 duże i 1 mały szpital - Szpital Uniwersytecki w Leiden, Szpital Twenteborg oraz szpital / dom opieki De Weezenlanden w Zwolle; 3 dostawców produktów medycznych - 3M Nederland B.V. , Johnson & Johnson Medical B.V. i Mölnlycke (Nederland) B.V. – dostarczający szeroki asortyment produktów medycznych; Dostawca systemów informatycznych, SIG Services BV. 2. Zasady projektu z z z z z Od samego początku projekt PDI opierał się na następujących zasadach: Powstanie systemu neutralnego i otwartego, tj. systemu zarządzanego niezależnie, dostępnego dla wszystkich dostawców i użytkowników produktów medycznych; Komunikaty EDI zgodne z międzynarodowymi unormowaniami i standardami EDIFACT; Integracja istniejących połączeń z systemem, tzn. bez konieczności zmieniania systemów użytkowników; Wybór funkcji systemu determinowany przez aktualny poziom automatyzacji w poszczególnych instytucjach. Ponadto system PDI ustanowił podstawę do wzrostu w następujących kategoriach: z Dostarczanie więcej informacji w kwestiach takich jak produkty odpadowe, ochrona środowiska, uregulowania dotyczące bezpieczeństwa itp.; z Zaangażowanie większej liczby partnerów zarówno ze strony dostawców, jak i odbiorców, w skali krajowej i międzynarodowej oraz większej liczby uczestników w instytucjach ochrony zdrowia (tj. personelu pielęgniarskiego, laboratoriów); z Objęcie większej ilości danych dotyczących towarów produkowanych, udostępnienie kompletnych informacji na temat cyklu życia produktu, od jego powstania aż do postępowania z odpadami; z Rozszerzenie systemu na inne segmenty rynku (np. towary spożywcze, chemiczne i materiały biurowe). 3. Opis systemu System (patrz rys. VII.C.7-1) składa się z interfejsu wejścia i wyjścia oraz centralnej bazy danych. Wykorzystanie centralnej bazy danych wydaje się być rozwiązaniem efektywnym, ponieważ pojedyncze połączenie się z systemem przez użytkowników zapewnia łatwy dostęp i ujednolicone informacje. Producenci wprowadzają do bazy dane, którym następnie nadaje się standardową strukturę i transmituje poprzez EDI do centralnej bazy danych PDI przy minimalnej interwencji manualnej. Informacje o zmianach produktów są przekazywane do bazy danych PDI, jak tylko zostaną wprowadzone do bazy producenta. Informacje otrzymywane przez instytucje służby zdrowia są przechowywane w wewnętrznej bazie danych. Poprzez zastosowanie różnych interfejsów wyjściowych można wykorzystać te informacje do różnych celów. Na przykład do opracowania szpitalnego menu, parametry takie jak wartość odżywcza, dieta, cena itp., można uzyskać z bazy danych PDI. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 58 z 82 The global language of business. Dzięki otwartej i neutralnej naturze systemu, instytucje mogą łatwo wyselekcjonować, uzyskać i przetworzyć wszystkie potrzebne im informacje. System został tak opracowany, że można się do niego dostać z pojedynczych PC lub zintegrowanych środowisk systemów informacyjnych. Chociaż baza danych jest w języku holenderskim, a system został dostosowany do warunków holenderskich, kilka z jego cech może być użytecznych w skali międzynarodowej: z z z z Dostępne są informacje na temat dużego zakresu produktów. System może zostać łatwo zintegrowany z innymi systemami i jest przyjazny dla użytkowników. Informacje mogą być dostosowane do potrzeb. System jest zarządzany przez instytucję o otwartej i neutralnej strukturze uczestnictwa. 4. Wykorzystanie standardów W celu zwiększenia potencjału systemu zastosowano międzynarodowe standardy najszerzej, jak to było możliwe: z Na poziomie infrastruktury wybrano dostawcę spośród istniejących dostawców sieci (sieci wartości dodanej (VAN)). z Wykorzystano wskazówki EANCOM® wdrażania EDI zdefiniowane przez GS1 (standard UN/EDIFACT został dostosowany do holenderskiego rynku produktów medycznych). z Do identyfikacji obszarów fizycznych i funkcjonalnych zastosowano numery lokalizacyjne GS1 (użyteczne zwłaszcza przy wymianie informacji o partnerach handlowych w komunikacie EDI PARTIN). z Do identyfikacji produktów zastosowano numery towarowe GS1 i kody kreskowe, a także numery HIBC. Producent A Producent B Producent C Centralna Baza Danych ProductView Szpital A Szpital B Szpital C Rys. VII.C.7-1 Koncepcja PDI 5. Wdrożenie i ocena projektu Projekt był skomplikowany zarówno technicznie, jak i organizacyjnie. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 59 z 82 The global language of business. Organizacyjnie projekt wymagał uczestnictwa szerokiej gamy dostawców i użytkowników. Konieczne było nawiązanie współpracy pomiędzy konkurentami i ich klientami. Oprócz tego trzeba było uwzględnić różnice kulturowe oraz różnice opinii, np. porozumienie “techników” z użytkownikami. Jedną z najważniejszych kwestii było zaangażowanie kierownictwa najwyższego szczebla i aktywny udział menadżerów w projekcie. Brak podobnych projektów oznaczał, że nie było również gdzie się zwrócić po radę. Złożoność projektu i jego ambitne cele zacieśniły współpracę i stworzyły duże zaufanie pomiędzy partnerami, co pomogło w pogodzeniu sprzecznych chwilami interesów. Technicznie istotne było podłączenie systemu PDI do systemów użytkowników. Wysyłanie informacji o produkcie poprzez EDI wymaga odpowiedniego komunikatu (patrz rys. VII.C.7-2). Najwłaściwszym komunikatem okazał się PRODAT32, ale należało stworzyć subkomunikat dla urządzeń medycznych. Komunikat ten został przedstawiony władzom międzynarodowym i obecnie ma on “status 1” tj. próbny komunikat UN/EDIFACT. Jest to najlepszy komunikat do przesyłania informacji o produkcie. Komunikat PRICAT33 jest preferowany do przesyłania zmieniających się informacji handlowych. Oba komunikaty będą zatem stosowane do przesyłania informacji w ramach projektu PDI. Standaryzację produktów i ich opakowań osiągnięto dzięki zastosowaniu niepowtarzalnych kodów produktów (GS1/UCC i HIBC). Niepowtarzalna, międzybranżowa identyfikacja produktów ma podstawowe znaczenie dla elektronicznej komunikacji. 6. Aktualny status Po zakończeniu projektu PDI, ostateczna koncepcja została przedstawiona przez SIG Services BV jako ProduktView. Przy pomocy twórców projektu i innych współpracowników osiągnięto masę krytyczną. Dla szpitali masa krytyczna oznacza wystarczającą ilość uczestniczących dostawców oraz produktów. Dla dostawców masa krytyczna oznacza wystarczającą ilość uczestniczących instytucji i częste korzystanie z systemu, na przykład w procesie składania zamówień. Aktualnie ProduktView ma około 50 uczestników (równo podzielonych między szpitale i dostawców). Liczba produktów stale rośnie, a baza danych zawiera obecnie około 10.000 produktów medycznych w 20.000 opakowań. Osiągnięto również na rynku stosunkowo wysoki stopień “świadomości” w kwestiach EDI. W wyniku tego rośnie chęć stosowania EDI w procesach logistycznych. Jednocześnie, ProduktView został rozszerzony o inne towary, jak wspomniano na początku. Obecnie baza danych zawiera około 10.000 produktów żywnościowych, 1.000 chemicznych, a 2 hurtownie wkrótce dodadzą do systemu materiały biurowe. 32 33 Komunikat PRODAT w EANCOM służy do przekazywania informacji związanych z produktem. Komunikat PRICAT w EANCOM służy do przekazywania katalogu produktów oraz informacji cenowych. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 60 z 82 The global language of business. PRODAT Producent/ Sprzedawca PRICAT PARTIN PRODAT Informacje o produkcie Informacje komercyjne PRICAT PARTIN Informacje o firmie Centralna baza danych zapytanie PARTIN Dostawca Pośrednik/ Hurtownik zapytanie PRICAT ORDER ORDRSP DESADV INVOIC REMADV Lokalna Baza Danych System Informacyjny Szpitala Rys. VII.C.7-2 Przedstawia przepływ informacji oraz stosowane operacyjne komunikaty UN/EDIFACT. 7. Wnioski Koncepcja ProduktView jest dużym krokiem na drodze do wyeliminowania działań dodatkowych ze szpitali. Wymaga jednak zaangażowania wszystkich zainteresowanych stron, aby osiągnąć pozytywny wpływ na logistykę służby zdrowia w procesach zaopatrzenia. Problemy są raczej natury organizacyjnej niż technicznej. Wraz z rozwojem gospodarki elektronicznej sprzedawca lub dostawca jest w stanie dostarczyć potencjalnym nabywcom uporządkowane informacje o wszystkich swoich produktach, a kupujący, dzięki wykorzystaniu uporządkowanych danych o produkcie (takich jak kody grupy produktów) może dotrzeć do odpowiednich informacji i uzyskać dane przy pomocy EDI. Z drugiej strony, zmiany organizacyjne wymagają znacznego wysiłku i czasu dla realnego wprowadzenia EC w służbie zdrowia. Bez aktywnego udziału kierownictwa najwyższego szczebla raczej nie może się to udać. VII. C. 8. Gospodarka odpadami w szpitalach Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy p. Elisabeth Kaufmann z GS1 Niemcy. Streszczenie Poniższa koncepcja opracowana przez GS1 Niemcy pokazuje, w jaki sposób nowoczesne techniki, takie jak Automatyczne Gromadzenie Danych (ADC) i Elektroniczna Wymiana Danych (EDI) można wykorzystać w niezwykle złożonych procesach gospodarki odpadami szpitala, umożliwiając dalszą racjonalizację, z uwzględnieniem wysokich wymagań bezpieczeństwa w dziedzinie służby zdrowia. Opisuje również udział tych technik w ograniczeniu rosnących kosztów usuwania odpadów. Wykorzystanie narzędzi identyfikacji i komunikacji w oparciu o międzynarodowe standardy stało się podstawą tej koncepcji. 1. Sytuacja Wzrost liczby ludności na świecie, a także rosnąca konsumpcja towarów konsumenckich w krajach uprzemysłowionych prowadzi do wzrostu ilości odpadów. Równolegle z tą tendencją rysuje się inny trend: wyczerpanie zasobów naturalnych, a także możliwości usuwania odpadów (np. zakłady utylizacji). All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 61 z 82 The global language of business. Aby sprostać tej trudnej sytuacji, rządy wprowadzają prawo dotyczące usuwania odpadów. Wszystkie strony muszą zaakceptować wyższe koszty usuwania odpadów. Jednakże brak konkurencji na rynkach lokalnych w dziedzinie gospodarki odpadami jeszcze podnosi koszty. Priorytetem dla wszystkich jest unikanie tworzenia odpadów, głównie poprzez zmniejszenie marnowania opakowań, ponieważ minimalizuje to negatywny wpływ na rynek i konsumentów. To spowodowało powstanie "Dyrektywy dotyczącej opakowań i odpadów opakowaniowych"34 Komisji Europejskiej oraz "Propozycji dla Parlamentu Europejskiego oraz Rady Dyrektyw dot. znakowania opakowań"35. Statystyki pokazują, że w służbie zdrowia problem odpadów jest jeszcze poważniejszy. Na przykład kliniki produkują 7 kg śmieci na pacjenta dziennie, podczas gdy w prywatnych gospodarstwach domowych powstaje ich w tym samym czasie 1,7 kg. Ponadto niektóre kategorie odpadów w szpitalach muszą być usuwane w specjalny sposób, z powodu dużego ryzyka zanieczyszczenia, toksyczności i zainfekowania. Nacisk na obniżenie kosztów i odpowiedzialność społeczna stymulują służbę zdrowia do podjęcia pionierskiej roli w usuwaniu odpadów. 2. Cel wprowadzenia gospodarki odpadami i proces ich usuwania Wzrost kosztów – spowodowany kosztownymi technikami usuwania – a także ogólna odpowiedzialność za system ekologiczny, zmusza przedsiębiorstwa działające w służbie zdrowia do podjęcia wszelkich możliwych kroków w celu zredukowania i unikania produkcji odpadów. Aby działania te miały sens, konieczne jest zrozumienie kanałów powstawania odpadów w szpitalu. Potrzebne są na przykład dane kto produkuje odpady, gdzie i kiedy, a także liczba kategorii odpadów. W przypadku towarów opakowanych, informacje dotyczące charakterystyki opakowania umożliwią planowanie procesu ich usuwania po konsumpcji. Zastosowanie wspólnej terminologii ułatwi gromadzenie odpowiednich i dokładnych danych. Po zebraniu szczegółowych informacji na temat rozliczania kosztów odpadów możliwe jest uwzględnienie czynnika kosztów usuwania odpadów przy decyzji o zakupie produktu. Może to okazać się bardzo ważne, ponieważ możliwe jest rozpatrywanie alternatywnych terapii o jednakowej skuteczności, ale o różnych kosztach pod względem usuwania odpadów. Nawet jeżeli taka sytuacja nie występuje, informacje o zawartości odpadów w produkcie i kosztach ich usuwania mogą pomóc podnieść świadomość i spowodować zmniejszenie ilości śmieci. 3. Proponowane rozwiązanie Aby w pierwszym etapie uniknąć powielania działań, niezbędne informacje na temat produktów powinny zostać dostarczone przez producentów. Oznacza to, że producenci towarów powinni również przechowywać informacje techniczne związane z odpadami w swoich bazach danych. Efektywne posługiwanie się dużą ilością danych wymaga wykorzystania narzędzi automatycznego przetwarzania danych. 34 35 94/62/EC Datowane na 1995-05-03 All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 62 z 82 The global language of business. Przemysł Spedytorzy Firma wywożąca śmieci Konsument SZPITAL Transport i Magazynowanie Przepływ materiałów Zakupy Zapewnienie jakości Usuwanie śmieci Rys. VII.C.9- 1 Zastosowania kodów kreskowych Ponadto, aby zebrane dane były użyteczne dla wszystkich partnerów, niezbędna jest niepowtarzalna, jednoznaczna identyfikacja produktów i usług. Numer towarowy GS1 spełnia to wymaganie, ponieważ gwarantuje niepowtarzalność w skali całego świata, we wszystkich branżach i służy również jako klucz dostępu do danych podstawowych. EAN 40 54621 00025 2 => Aspirin Forte => $ 9,98 => postać: kapsułki doustne Informacje dodatkowe: baza danych => materiał opakowaniowy: polietylen PE 20 g EAN 40 54621 00025 2 Rys. VII.C.9.3 Numer towarowy GS1 gwarantuje niepowtarzalność na całym świecie i służy jako klucz dostępu do informacji w komputerze i EDI Numer ten, który można umieścić na produkcie w postaci kodu kreskowego, pomaga automatycznie rejestrować informacje związane z odpadami w momencie skanowania produktu. Drugim elementem jest utworzenie standardowych danych podstawowych i plików podstawowych. Komunikaty EANCOM® w połączeniu ze standardowymi numerami produktów pomagają aktualizować All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 63 z 82 The global language of business. informacje w bazach danych. W osiągnięciu tego celu mogą pomóc dwa komunikaty EANCOM® i jeden komunikat EDIFACT: 1) PRICAT: Katalog / cennik, który umożliwia wymianę danych dotyczących ceny i informacji katalogowych o towarach i usługach. 2) PRODAT: Podstawowe dane o produkcie (identyfikacja i opis produktów). Komunikat ten umożliwia również transmisję informacji technicznych i funkcjonalnych o produkcie (w odróżnieniu od poprzedniego, zawierającego dane handlowe i warunki sprzedaży). 3) SAFHAZ36: Komunikat o narażeniu bezpieczeństwa, umożliwiający wymianę specyficznych informacji np. narażeń transportowych, klasyfikacji niebezpiecznych przewozów itp. Producent definiuje dane odnoszące się do produktu i przekazuje je wszystkim użytkownikom eletronicznie w postaci komunikatów EANCOM PRODUCENT Towar 1 cena: 9,95 $ opakowanie: zagrożenie bezp.: toksyczność: Towar 2 cena: 5,60 $ opakowanie zagrożenie bezp: toksyczność: Aspirin Forte zur Behandlung von Migräne 4 0123412345 5 6 4 01234 12345 5 6 Komunikaty EANCOM SZPITAL SZPITAL SZPITAL Rys. VII.C.9.3 Zarządzanie głównymi danymi i elektroniczna komunikacja Szpitale i kliniki dzięki dostępowi do informacji (które mogą również uzupełniać danymi wewnętrznymi) mogą analizować przepływ produktów i materiałów opakowaniowych, z uwzględnieniem specyficznych elementów odpadowych i kosztów.37 Oprócz tego, korzystając z danych podstawowych, danych o zakupach i innych, w połączeniu z harmonogramem dostaw, można określić liczbę opakowań zwrotnych i zoptymalizować odbiór pustych opakowań. Powyższy system można rozszerzyć umieszczając określone symbole (niewiele i łatwych do zapamiętania) na opakowaniach, ułatwiając usuwanie odpadów i zapobiegając błędom w postępowaniu z odpadami toksycznymi. Ważne jest zminimalizowanie różnorodności stosowanych symboli do niewielu i jak najbardziej znaczących (np. oznaczenie procentowego udziału materiału pochodzącego z przerobu surowców wtórnych38 nie ma żadnej wartości). Obok utworzenia informacji zawierających dane podstawowe, użyteczne dla wszystkich zainteresowanych byłyby katalogi klasyfikujące materiały opakowaniowe i odpadowe (według wspomnianej wcześniej 36 SHAFAZ jest komunikatem EDIFACT. W sektorze dóbr konsumpcyjnych istnieją dwa kryteria określające początkowe koszty obsługi produktu, dodatkowe pochodzące z obsługi produktu - DPR = bezpośrednia żywotność produktu oraz DPP = bezpośrednia zyskowność produktu. 38 W oparciu o "Proposal for a European Parliament and Council Directive on Marking of Packaging" – “Propozycję dla Parlamentu Europejskiego i Dyrektywy Rady na temat znakowania opakowań”, Załącznik 3 37 All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 64 z 82 The global language of business. dyrektywy UE takie przedsięwzięcie jest planowane). Katalogi mogą być przedstawione w postaci tekstowej i formie kodów kreskowych, z wykorzystaniem Identyfikatorów Zastosowania (IZ) GS1-128. 4. Inne propozycje Dla ułatwienia “rozliczania centrów kosztowych” w szpitalach39, konieczne jest jednoznaczne zdefiniowanie i zidentyfikowanie centrów kosztowych i odpowiadających im partnerów (instytucji ubezpieczeniowych, władz, itp.). Można to osiągnąć przy pomocy Numerów Lokalizacyjnych GS1, które umożliwiają jednoznaczną identyfikację lokalizacji fizycznych, funkcjonalnych i prawnych w odniesieniu do producentów, oddziałów szpitali, centrów usuwania odpadów itp. Szpital Centralny ulica Z 49 50000 Kolonia LN: 4012345 00000 P SZPITAL Klinika A w Szpitalu Centr. ulica Z 49 50000 Kolonia LN: 4012345 00100 P Dział zakupów w Klinice B inne działy zakupów .-. SZPITAL Klinika B w Szpitalu Centr. ulica B 33 50000 Kolonia 40 12345 00200 P Dział farmaceutyczny w Klinice B ulica B 33 50000 Kolonia LN: 40 12345 00210 P Niederlassung B Działy aptece centralnej "XYwGmbH" Versandabteilung Apteka Centralna Weitere inne oddziały Abholrampen Dział w aptece centralnej .-. ulica B 33 50000 Kolonia LN: 40 12345 00211 P Rys. VII.C.9-4 Numery lokalizacyjne GS1 (LN) jako pomoc w gospodarce materiałowej Przedstawione wyżej rozwiązanie, łącznie z automatycznym gromadzeniem danych konsumpcyjnych, umożliwi szczegółową rejestrację kosztów, pozwalając tym samym na przetwarzanie informacji dotyczących odpadów jako swego rodzaju produktu ubocznego. 39 W prawie niemieckim GSG określone jako "Fallpauschale und Sonderentgelte" All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 65 z 82 The global language of business. baza dekodowanie: baza danych odpadów numer towarowy EAN 40 12345 12345 6 danych zapasów wprowadzanie wydruk danych dot. usuwania śmieci zmienionych danych Skaner Aspirin Forte Anwendung für chronische Migräne można drukować raporty papierowe podstawowe dane o towarze sprawdzanie wydruk Data 95.09.12 LN działu: 40 12345 12225 8 ________ _________ ________ _________ ________ _________ ________ _________ Polietyl. 20 gram plastik 95 gram ________ _________ ________ _________ ________ _________ LN firmy wywozowej 40 12345 59888 2 LN = Numer Lokalizacyjny Rys. VII.C.9-5 Numer towarowy GS1 jako klucz dostępu do bazy danych odpadów Kod GS1-128 może uprościć proces gospodarki odpadami. Obok materiałów opakowaniowych, inne odpadki muszą być gromadzone w specjalnych kontenerach i usuwane oddzielnie. Zazwyczaj dotyczy to toksycznych przeciwnowotworowych leków cytostatycznych lub silnie zainfekowanych tkanek. Odpady te są zwykle rejestrowane według oddziałów i usuwane przez wyspecjalizowane firmy. GS1-128 umożliwia definiowanie kategorii odpadów i umieszczanie odpowiednich kodów kreskowych na kontenerach (do tego celu można wykorzystać Identyfikatory Zastosowania (IZ) z serii 90 do zastosowań wewnętrznych w kodzie GS1-128). Kiedy kontener jest pełen, rejestruje się kategorię odpadów łącznie z numerem lokalizacyjnym GS1 oddziału generującego dane odpady (IZ 412). W połączeniu z numerem lokalizacyjnym firmy wywożącej odpady (IZ 410) umieszczonym kontenerze, dopełnia to cykl rozliczeń. 5. Wnioski Istnieje obecnie kilka właściwie komplementarnych możliwości wykorzystania nowoczesnej techniki w dziedzinie gospodarki odpadami. Podstawą wyboru powinna być ilość szczegółowych informacji, które muszą być zbierane. Gromadzenie danych powinno odbywać się tylko raz u źródła i tutaj w najlepszej sytuacji do dostarczania informacji dotyczącej odpadów jest producent. Przy usuwaniu materiałów pochodzących z operacji (np. zainfekowana krew) wyczerpujących informacji może dostarczyć szpital, który jest źródłem odpadów. W celu efektywnej rejestracji i optymalizacji przepływu odpadów, nieuniknione jest korzystanie z automatycznego gromadzenia danych w połączeniu z elektroniczną wymianą danych (EDI). Jednakże wdrażanie tych narzędzi musi odbywać się stopniowo. W wielu szpitalach wprowadzanie EDI do procesów zakupu jest już zaplanowane lub wręcz zostało rozpoczęte. Jest to pierwszy etap potrzebny do wymiany innych danych związanych z odpadami. Jednakże kwestią, która jeszcze czeka na rozwiązanie jest regularne wykorzystywanie międzybranżowych standardów identyfikacji, symbolik kodów kreskowych i formatów EDI, które są stosowane na całym świecie. Obecnie żadna instytucja nie działa w izolacji i szpitale nie są wyjątkiem od tej reguły. W coraz bardziej usieciowionym społeczeństwie, zamknięte systemy wewnętrzne tworzące bariery komunikacyjne mogą zostać zmienione jedynie poprzez wypracowanie standardów międzynarodowych. Numery towarowe GS1 i kody kreskowe w połączeniu z komunikatami EANCOM® tworzą platformę dla bezkonfliktowej komunikacji międzybranżowej. Standardy GS1 nie są niczym nowym i dostawcy szpitali stosują je od lat. Ponieważ znaczna część odpadów w szpitalach generowana jest poprzez zużywanie dóbr konsumpcyjnych, możliwość All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 66 z 82 The global language of business. połączenia systemów szpitalnych z zewnętrznym łańcuchem dostaw stała się decydującym elementem lepszej gospodarki odpadami i uniknięcia niepotrzebnych strat spowodowanych nieporozumieniami i błędami w komunikacji. VII. D. Projekt zaopatrzenia europejskich szpitali i klinik (EUROHCS) Niniejszy rozdział został napisany przy współpracy p. J-F. Penciolelli, kierownika działu ds. sprzętu i systemów informatycznych, Assistance Publique - Hôpitaux de Paris we Francji. 1. Wprowadzenie Projekt EUROHCS został rozpoczęty w 1994 r. w ramach programu TEDIS Komisji Europejskiej. Jego celem jest promowanie elektronicznej wymiany danych (EDI) oraz gospodarki elektronicznej opartej na międzynarodowych standardach, dla usprawnienia zarządzania łańcuchem dostaw w służbie zdrowia. Aby nie wyważać otwartych drzwi, uczestnicy projektu, szukając rozwiązań dla szpitali i ich dostawców, postanowili jak najpełniej wykorzystać pozytywne doświadczenia z wdrażania EDI w innych branżach. Szczegółowe cele projektu obejmują: promowanie elektronicznej gospodarki (EC) w procesach logistycznych i zaopatrzeniu szpitali; opracowanie drogi migracji od tradycyjnego zarządzania procesami logistycznymi i zaopatrzeniem do nowych praktyk biznesowych opartych na koncepcji Efektywnej Obsługi Konsumenta40 (ECR); skoordynowanie na szczeblu europejskim podejścia do zarządzania zaopatrzeniem z wykorzystaniem EDI, uwzględniając doświadczenia krajowe. W ramach tego projektu ukończono już dwa etapy i obecnie znajduje się już w fazie trzeciej. Opis każdej fazy przedstawiamy poniżej. 2. Faza I EUROHCS Assistance Publique - Hôpitaux de Paris, wiodący uczestnik inicjatywy EUROHCS, w pierwszą fazę projektu zaangażował trzech innych partnerów, a mianowicie: - Consorci Hospitalari de Catalunya (Hiszpania); - Kommunedata (Dania); - SIG Services b.v. (Holandia). Na samym początku projektu, partnerzy podpisali umowę z Europejskim Medycznym Stowarzyszeniem EDI (EMEDI), ogólnoeuropejską grupą użytkowników EDI w dziedzinie służby zdrowia, o korzystaniu z ich doświadczeń i wykorzystaniu ich forum do promocji prac EUROHCS, a także dla przyciągnięcia większej liczby uczestników i inwestorów do projektu. Technicznie doświadczenie EMEDI zostało wykorzystane w opracowywaniu wskazówek do wdrażania komunikatów opartych na EANCOM®. Główny nakład pracy w fazie I obejmował nawiązanie kontaktów z władzami służby zdrowia i z uczestnikami innych projektów europejskich, gromadzenie informacji o istniejących doświadczeniach, opracowywanie scenariuszy dla komunikatów EDI, ocenę praktyk biznesowych oraz planowanie eksperymentów pilotowych. To, że UN/EDIFACT jest obecnie dobrze znanym standardem międzynarodowym, nie miało szczególnego znaczenia, ponieważ na początku projektu przeważały standardy krajowe. W ramach projektu EUROHCS trzeba było nadrobić brak znajomości międzynarodowych standardów EDI i gospodarki elektronicznej w szpitalach i Ministerstwach Zdrowia. Oprócz tych trudności, EUROHCS odkrył, że procesy logistyczne i zaopatrzenie w szpitalach mają wiele wspólnych cech, nie tylko u partnerów EUROHCS, ale również na szczeblu międzynarodowym. Obecnie wysiłki nad harmonizacją standardów EDI zostały zintensyfikowane nie tylko w Europie, ale również na całym świecie. Na przykład w Unii Europejskiej w programie CoCo41 opracowano zestaw zharmonizowanych komunikatów medycznych UN/EDIFACT, które 40 Wyjaśnienie pojęcia ECR znajduje się w rozdz. IX.A Inicjatywa konsorcjum CoCo odgrywa kluczową rolę w standaryzacji komunikatów medycznych EDI opartych na UN/EDIFCAT. Informacje na temat CoCo można znaleźć w rozdz. VII.B i IX.A. 41 All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 67 z 82 The global language of business. będą stosowane w 9 krach Unii Europejskiej. Możliwe jest również, że zastosowania EDI w europejskiej służbie zdrowia wpłyną na działania standaryzacyjne EDI w Ameryce Północnej, gdzie istnieje wiele różnych konkurencyjnych standardów (HL7, ASTM 1238, X12 ... i UN/EDIFACT). Wyniki pierwszej fazy projektu obejmowały: z z z z z Opublikowano broszurę promującą opracowanie tzw. autostrad elektronicznych w dziedzinie służby zdrowia (robiąc odniesienia do Raportu Bangemanna 42) i zawierającą opis projektu z perspektywy administracyjnej (cele, partnerzy, zadania, potrzeby itp.). Opublikowano broszurę zawierającą globalną perspektywę EUROHCS z omówieniem kwestii zarządzania, integracji logistycznej i niektórych spraw technicznych. Zmodyfikowano komputerowy przewodnik EMEDI do EDI, uzupełniając go o specjalny rozdział opisujący projekt EUROHCS. Opracowano dokument zatytułowany “Gospodarka Elektroniczna – Przewodnik dla Szpitali”, stanowiący pomoc dla decydentów i kierowników projektów przy wdrażaniu gospodarki elektronicznej w logistyce i zaopatrzeniu. Opublikowano raport zatytułowany “ Architektura Funkcjonalna” dotyczący kwestii organizacyjnych i technicznych, którymi trzeba się zająć przy wdrażaniu EDI. Uzyskano dzięki temu szerszą znajomość szeregu spraw w służbie zdrowia, poczynając od konieczności integracji działań logistycznych, aż do znaczenia stosowania EDI i kodów kreskowych. To doprowadziło do wzrostu zainteresowania programami podniesienia jakości, zwłaszcza w logistyce, z wykorzystaniem norm z serii ISO 9000. Zwiększyło się również zrozumienie znaczenia standardów UN/EDIFACT jako narzędzia łączącego aplikacje komputerowe. Oprócz działów logistyki i zaopatrzenia, również inne działy szpitali pilotowych uczestniczące w projekcie EUROHCS zaczęły stosować standardy UN/EDIFACT w swojej komunikacji. Dalszym osiągnięciem było zacieśnienie więzów pomiędzy EMEDI i GS1 na poziomie europejskim oraz pomiędzy partnerami EUROHCS i przedstawicielami GS1 w każdym kraju. Zapotrzebowanie EMEDI na komunikaty handlowe zostało zaspokojone dzięki wykorzystaniu EANCOM®. Zastosowanie rozwiązań GS1 we wdrożeniach pilotowych znacząco podniosło jakość procesów logistycznych. Mając świadomość tego wszystkiego i z zachętą ze strony EMEDI, GS1 zaczęło badać wszelkie możliwości zastosowania swojego systemu w dziedzinie służby zdrowia. EUROHCS, po przestudiowaniu kwestii “kody kreskowe i EDI” doszło do wniosku, że znakowanie kodami kreskowymi musi być wprowadzane równocześnie z EDI. Standardy GS1, które są szeroko wykorzystywane także w służbie zdrowia, koegzystują obecnie z innymi standardami krajowymi, jak np. we Francji. Prędzej czy później rozpocznie się tam migracja w kierunku standardów GS1. Wyniki fazy I projektu zostały bardzo dobrze przyjęte przez Komisję Europejską, która w 1995 roku zachęciła konsorcjum EUROHCS do rozszerzenia projektu o drugą fazę. 3. Faza II EUROHCS Faza II projektu rozpoczęła się przy udziale 6 nowych partnerów: EMEDI; Szpital Ogólny w Mosteles (Hiszpania); Syndicat Interhospitalier Région Ile de France (SIRIF) - (Francja); Uniwersytet Medyczny w Lubece (Niemcy); Uniwersytet Justus Liebig w Giessen (Niemcy); Austriapro (Austria). 42 Raport Bangemanna “Europe and the global information society” - “Europa i globalne społeczeństwo informacyjne”, zawiera zestaw zaleceń na spotkanie Rady Europejskiej z czerwca 1994 dotyczące infrastruktury w sferze informacji. Więcej informacji można uzyskać na stronie internetowej: http://www.echo.lu./eudocs/en/report.html. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 68 z 82 The global language of business. Oprócz tego Instytut Reinbek e.V. (Niemcy) otrzymał zadanie promowania projektu w Niemczech poprzez konferencje i kampanie informacyjne. Materiały opracowane w fazie I zostały przetłumaczone na język niemiecki i szeroko rozpowszechnione. Faza II obejmowała następujące zadania: Znalezienie nowych miejsc wdrożeń pilotowych; Opracowanie nowych komunikatów EDI połączonych w scenariusze, bez uwzględniania krajowych wersji tych komunikatów; Analiza znakowania towarów oraz identyfikacji partnerów w poszczególnych krajach, w celu opracowania wspólnych rozwiązań tam, gdzie to jest możliwe; Wypracowanie ram dla umów wymiany dostosowanych do służby zdrowia, z naciskiem na zaopatrzenie. Kwestie te obejmowały również aspekty prawne, zabezpieczenie, zaufanych partnerów zewnętrznych itp.; Zacieśnienie więzów pomiędzy EUROHCS i GS1; Nawiązanie kontaktów z władzami służby zdrowia we wszystkich krajach uczestniczących w EUROHCS. W czasie fazy II projektu podjęto następujące decyzje: EMEDI nałożyło na GS1 techniczne zadanie opracowania wskazówek do wdrażania komunikatów; Konsorcjum EUROHCS rozpoczęło pracę nad komunikatami logistycznymi pod auspicjami specjalnej grupy roboczej GS1 ds. służby zdrowia; Zacieśniono więzy projektu EUROHCS z Projektem Współpracy w Służbie Zdrowia (HCP) koordynowanym przez GS1, który powstał w tym samym czasie. EUROHCS i GS1 uznały komplementarność obu projektów. 4. Dalsze kroki Pracuje się nad porozumieniem pomiędzy GS1 i partnerami EUROHCS o rozpoczęciu trzeciej fazy projektu EUROHCS. Planuje się tutaj utworzenie struktury obejmującej wszystkich partnerów odgrywających jakąś rolę w EDI dla służby zdrowia, tj. szpitale i kliniki, dostawców wszelkich rodzajów produktów (farmaceutyków, produktów chemicznych, urządzeń laboratoryjnych, sprzętu chirurgicznego, produktów spożywczych, narzędzi jednorazowych itp.), sieci VAN i firm zajmujących się oprogramowaniem. Inicjatywa GS1 utworzenia wyżej opisanej struktury została uznana za właściwą do kierowania w przyszłości koncepcją EUROHCS III, z następujących powodów: Daje możliwość udziału w pracach przedstawicielom wszystkich krajów. Możliwe jest korzystanie z doświadczeń innych inicjatyw związanych z gospodarką elektroniczną, na przykład z projektem Efektywnej Obsługi Konsumenta w Służbie Zdrowia (EHCRTM) w USA. Udział w pracach GS1/UCC organizacji dostawców, takich jak: Stowarzyszenie Producentów dla Służby Zdrowia lub Stowarzyszenie Dystrybutorów dla Służby Zdrowia w USA; EUCOMED i inne organizacje europejskie o globalnie skoordynowanej działalności. Współpraca ta może przynieść wzajemne korzyści, ponieważ konsorcjum EUROHCS będzie nadal: aktywnie uczestniczyć w pracach prowadzonych w ramach Projektu Współpracy w Służbie Zdrowia (HCP). Wniesie do tej struktury swoją analizę działalności szpitali z doświadczeń członków konsorcjum. aktywnie uczestniczyć we wdrażaniu, testowaniu i ocenie wszystkich wyników uzyskanych w międzynarodowym Projekcie Współpracy w Służbie Zdrowia. przy współpracy z EMEDI i GS1 promować gospodarkę elektroniczną w służbie zdrowia, w krajach członkowskich konsorcjum EUROHCS, z pomocą lokalnych organizacji GS1. Celem ogólnym tej współpracy jest ułatwienie wypracowania Systemów Otwartych, dla osiągnięcia jak najlepszego stosunku kosztów do efektywności dla wdrażanych rozwiązań. Wyniki oczekiwane w ramach tej współpracy mają przynieść instytucjom służby zdrowia znaczący udział w obniżeniu kosztów, którego ostatecznym beneficjentem będzie pacjent. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 69 z 82 The global language of business. VII. E. Inicjatywa i cele efektywnej obsługi konsumenta w służbie zdrowia Niniejszy rozdział pochodzi z publikacji Efficient Healthcare Consumer Response, wydanej przez CSC Consulting pod kierownictwem EHCRTM. Uniform Code Council (siostrzana organizacja GS1), jest sponsorującym uczestnikiem EHCRTM. 1. Co to jest EHCRTM W USA inicjatywa Efektywnej Obsługi Konsumenta w Służbie Zdrowia (EHCRTM) jest szeroko zakrojonym projektem obejmującym wiele branż, skierowanym na uporządkowanie łańcucha zaopatrzeniowego produktów medycznych, dzięki podniesieniu efektywności każdego uczestnika tego łańcucha i wyeliminowaniu strat na każdym etapie. Litera “C” w skrócie EHCRTM (po polsku K – konsument) oznacza każdego, kto płaci rachunki służbie zdrowia, nawet jeżeli nie czyni tego bezpośrednio. Misją EHCRTM jest przyspieszenie działania łańcucha dostaw produktów medycznych, podniesienie jego efektywności, poprawa reakcji na potrzeby, skierowanie na jakość, oparcie na użyteczności, uzyskanie jego otwartości, neutralności, elastyczności i modularności. Wdrożenie EHCRTM prowadzi do tego, że właściwy produkt znajduje się we właściwym miejscu, o właściwym czasie, w efektywny sposób, aby lepiej służyć potrzebom zdrowotnym końcowego konsumenta. Dążenie do podniesienia efektywności w USA bierze się z 4% rocznego wzrostu wydatków na służbę zdrowia, które w 1995 roku wynosiły 1.2 biliona $, przy czym wydatki medyczne stanowią 18% tej sumy. Powoduje to ogromny nacisk na branżę w kierunku redukcji kosztów, z jednoczesnym podniesieniem jakości i efektywności opieki zdrowotnej. EHCRTM bierze swój początek z inicjatywy Efektywnej Obsługi Konsumenta (ECR), obejmującej detalistów i ich dostawców. ECR zwiększył rentowność wszystkich uczestniczących organizacji od 2% do 20%, poprawiając jednocześnie obsługę klientów poprzez analizę łańcucha dostaw i poszukiwanie możliwości lepszej współpracy. EHCRTM postanowiło wykorzystać doświadczenia ECR, ponieważ istnieje wiele podobieństw pomiędzy tymi dwoma branżami, jak np. konsolidacja dystrybutorów i producentów, traktowanie swoich produktów jak towaru, nacisk na podniesienie jakości obsługi, niedostateczne wykorzystanie środków technicznych, dostępność standardów EDI i duża część obrotu handlowego przechodzącego przez dystrybutorów. W USA w EHCRTM zaangażowanych jest ponad 20 producentów towarów dla służby zdrowia, dystrybutorów, dostawców i stowarzyszeń handlowych. Podobne wysiłki są podejmowane w innych rejonach świata, tam, gdzie służba zdrowia poddana jest presji budżetowej. Stwierdzono, że łańcuch dostaw zaczyna się na wyrobach gotowych (koniec linii produkcyjnej u wytwórcy), ciągnie się poprzez dystrybutorów do dostawców, a w niektórych przypadkach przebiega bezpośrednio od producenta do dostawcy, jak to pokazuje rys. VII.E-1. Opieka ostra Farmaceutyki Od końca linii produkcyjnej u producenta Gabinety lekarskie Opieka długoterminowa Diagnostyki Dystrybutorzy Hurtownicy Urządzenia med. Opieka domowa Zintegrowana służba zdrowia Rys. VII.E-1 Kategorią produktów poddaną analizie były produkty medyczne, diagnostyczne oraz farmaceutyki sprzedawane z przepisu lekarza. Badano ich przepływ przez łańcuch dostaw w pięciu punktach konsumpcji: All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 70 z 82 The global language of business. placówkach opieki ostrej, gabinetach lekarskich, placówkach długotrwałej opieki, centrach opieki domowej oraz zintegrowanych centrach opieki zdrowotnej. 2. Wstępne ustalenia EHCRTM • • • • Wdrożenie EHCRTM umożliwia zaoszczędzenie 11 mld $ z łącznej kwoty 23 mld $ stanowiącej koszty łańcucha dostaw. Oszczędności te pochodzą z usprawnienia procesu przemieszczania towarów (6,7 mld $, obsługa zamówień 1,7 mld $, udostępnianie informacji 2,6 mld $) 43. Powyższe oszczędności można było osiągnąć poprzez przyjęcie strategii zorientowanych na poprawę efektywności i nowe podejście do zarządzania. W ramach EHCRTM wyróżniono trzy strategie zorientowane na efektywność: efektywne przemieszczanie produktów, efektywna obsługa zamówień i efektywne przekazywanie informacji. Wdrożenie EHCRTM jest możliwe dzięki czterem narzędziom – partnerstwu i współpracy, zarządzaniu zmianą, rachunkowi kosztów opartym na procesach (ABC)44 i technikom informatycznym. Strategie zorientowane na efektywność od drugiego poziomu modelu koncepcyjnego EHCRTM (rys. VII.E-2). M od el K on cep cyjn y E H C R P o zio m 3 W IZ J A S T R A T E G IE E fek S tyw n y P ro d u kt E fek tyw n e Z am ó w ie n ie ME fek tyw n e In fo rm acje Sh i P o zio m 2 N A R Z Ę D Z IA P o zio m 1 P artn erstw o i W s p ó łp r aca Z arzą d z an ie Z m ia n ą T e ch n ik i In fo rm atycz n e R ac h u n e k k o s ztó w o p arty n a p ro ces a ch Zestaw rozwiązań • Systemy kontroli gospodarki zapasami • Proces ciągłego uzupełniania zapasów • Działania samoaktywujące się • Pakowanie i przemieszczanie produktów • Proces zamówienia aż do płatności • Gromadzenie danych w punkcie użycia • Elektroniczna identyfikacja klientów Rys. VII.E-2 Cztery narzędzia - partnerstwo i współpraca, zarządzanie zmianą, rachunek kosztów oparty na procesach (ABC) i techniki informatyczne przedstawia rys. VII.E-3. Model Koncepcyjny EHCR Poziom 3 WIZJA Poziom 2 STRATEGIE Efektywny Produkt Efektywne Zamówienie Efektywne Informacje Poziom 1 NARZĘDZIA Partnerstwo i Współpraca Zarządzanie Zmianą Techniki Informatyczne Rachunek Kosztów oparty na Procesach Partnerstwo i współpraca zwiększa efektywność operacyjną, satysfakcję klientów, udział w rynku i marże. Zarządzanie zmianą 45 pozwala instytucjom lepiej radzić sobie z ostrymi zwrotami ekonomicznymi, presją konkurencyjną, nowymi technikami, zmianami społeczno-kulturowymi oraz zmianami prawnymi. Zarządzanie zmianą wymaga ścisłej współpracy osób i instytucji. Sukces ściśle zależy od istnienia następujących czynników i to w podanej kolejności: wizja, umiejętności, bodźce, środki i plan działania. Rys. VII.E-3 43 W broszurze EHCR przedstawiono szczegółowo w jaki sposób obliczono liczby w punkcie 1. Broszurę tę można uzyskać w GS1 US (adres GS1US znajduje się w rozdz. II niniejszego dokumentu) lub poprzez GS1. 44 Wyjaśnienie tego terminu znajduje się w rozdz. IX.A 45 Wyjaśnienie tego terminu znajduje się w rozdz IX.A All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 71 z 82 The global language of business. Poniższy rys. VII.E-4 przedstawia całkowity obraz sił zmian wpływających na służbę zdrowia. Siły zmian Tradycyjny Model Łańcucha Dostaw Tradycyjny Model Służby Zdrowia - Skupienie się na przypadkach ostrych Sporadyczna odpowiedzialność Opłata za usługi Opieka nad pacjentem zależna od lekarza - Implikacje dla łańcucha dostaw Trendy w służbie zdrowia - Wzrost opieki kierowanej Zarządzanie chorobami Skupienie na profilaktyce Wzrost punktów opieki alternatywnej Opieka nad pacjentem zależna od płatnika i/lub nakładów Wybór produktów przez klinicystów Wysoki poziom zapasów Nieciągły przepływ produktów Przepływ informacji na papierze Niespójne techniki Zbieranie danych w ograniczonym stopniu - Wybór produktów zależny od kosztów lub nakładów - Nacisk na usuwanie kosztów i działań nie dodających wartości - Nacisk na podniesienie jakości usług Potrzeba udostępniania właściwych informacji Przejście do ciągłego, uporządkowanego przepływu produktów Dążenie do Paradygmatu Nowego Łańcucha Dostaw Rys. VII.E-4. Techniki informatyczne umożliwiają dostęp do punktualnej, dokładnej i bezpapierowej informacji, która pozwala na bezproblemowy przepływ produktów dostosowanych do usług i konsumpcji. Wpływa to na gromadzenie i wymianę informacji, które przepływają przez łańcuch dostaw. EHCRTM wyróżnia kategorie 3 technik informatycznych, wymienionych w tabeli VII.E-1 poniżej. Tabela VII.E-1 Kategorie techniki informatycznej Najważniejsze techniki Identyfikatory Znakowanie kodami kreskowymi EDI Techniki wspierające Wspólne bazy danych Automatyczne wydawanie (punkt użycia) Internet E-Mail Wideo konferencje Techniki specjalistyczne CD-ROM Interaktywne katalogi elektroniczne Satelitarne śledzenie ciężarówek Systemy kontroli magazynów Inteligentne karty Rachunek kosztów oparty na procesach (ABC) pozwala wyeliminować działania nie przydające wartości i właściwie rozdzielić koszty związane z działaniami i procesami. Pomaga on instytucjom skoncentrować się na swoich głównych procesach i zlecić na zewnątrz działania, które mogą być najlepiej wykonane przez innych. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 72 z 82 The global language of business. 3. Wizja „przyszłego stanu” wg EHCRTM EHCRTM rozpatruje łańcuch dostaw, który wymaga usprawnień skokowych, jak to przedstawia poniższy rysunek. • Poziom 3 WIZJA STRATEGIE Efektywny Produkt S Efektywne Zamówienie M MEfektywne Informacje Sh i Poziom 2 • • • • • • • Poziom 1 NARZĘDZIA 90% transakcji prowadzonych poprzez gospodarkę elektroniczną 100% dokładność faktur Bezpapierowe transakcje z 90% partnerów Poziom obsługi podniesiony do 99% Redukcja zapasów o 80% Redukcja punktów zatrzymania w przepływie materiałów i usług o 50% Redukcja personelu zajmującego się manipulowaniem materiałami o 50% Optymalizacja funkcji przyjęcia (zamówienieprzesyłka-płatność) Partnerstwo i Współpraca Zarządzanie Zmianą Techniki Informatyczne Rachunek Kosztów oparty na Procesach Rys. VII.E-5 4. Rozpoczęcie EHCRTM EHCRTM zaleca co następuje: Strategia 1. Efektywne Przemieszczanie Produktu Efektywne Przemieszczanie Produktu definiowane jest jako szerokie spektrum działań obejmujących programy zarządzania dla logistyki, zapasów, magazynowania, dystrybucji i transportu od producenta do pacjenta. Zadania Podejmowanie decyzji według jak najniższych kosztów łańcucha dostaw Zrozumienie wzajemnych zależności Wspieranie efektywnego wykorzystania produktów Połączenie przepływów fizycznych i przepływów informacji Zestawy rozwiązań Systemy kontroli zarządzania zapasami Procesy ciągłego uzupełniania Pakowanie i manipulowanie produktem Korzyści / Wyniki Zwiększona produktywność Większa satysfakcja klientów Skrócenie czasu trwania cykli Obniżenie wymaganych zapasów Strategia 2. Efektywna Obsługa Zamówień Zakres tych procesów obejmuje przepływ informacji i pieniędzy od fazy negocjowania kontraktu, poprzez zakupy, aż do ostatecznego otrzymania zapłaty. Zadania Minimalizacja kosztów procesów związanych z łańcuchem dostaw Zrozumienie celów i zadań każdego partnera w łańcuchu dostaw All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 73 z 82 The global language of business. Skoncentrowanie się na administrowaniu kontraktami i rabatami Zastosowanie nowego podejścia do wymiany informacji i wpływ na całkowite koszty łańcucha dostaw Zestawy rozwiązań Administrowanie kontraktami i cenami Od zamówienia do płatności Działania aktywowane sprzedażą Korzyści / Wyniki Zwiększona produktywność Redukcja pracy biurowej Zwiększona poprawność danych Większa satysfakcja klienta Strategia 3. Efektywne Przekazywanie Informacji Strategia ta może ukierunkować zmiany zachodzące w przemyśle od izolowanego zarządzania danymi do środowiska handlowego scentralizowanego wokół danych. Zadania Uzyskanie bezpapierowego łańcucha dostaw Uzyskanie jednego, zsynchronizowanego źródła danych Wykorzystanie techniki dla zbliżenia się do działania w czasie realnym Zestawy rozwiązań Gromadzenie danych w punkcie użycia Elektroniczne informacje o klientach i produktach Korzyści / Wyniki Eliminacja pracy biurowej Efektywna komunikacja Większa poprawność danych Większa satysfakcja klientów EHCRTM podkreśla podstawowe znaczenie wykorzystywania rozwiązań opartych na standardach w identyfikacji produktów i partnerów oraz korzystania ze standardów kodów kreskowych i EDI, które odniosły duży sukces. 5. Wnioski EHCRTM jest inicjatywą skierowaną na zwiększenie efektywności w łańcuchu dostaw dla służby zdrowia. Jego powodzenie w dużym stopniu zależy od zaangażowania i udziału wszystkich zainteresowanych stron. Samo to jednak nie przyniesie sukcesu. Kierownictwo najwyższego szczebla wszystkich uczestniczących instytucji musi zapewnić aktywne poparcie dla projektu. Bez takiego poparcia żaden tego rodzaju projekt nie może zakończyć się powodzeniem. VIII. W JAKI SPOSÓB ..... Niniejszy rozdział ma pomóc instytucjom służby zdrowia w rozpoczęciu procesu usprawniania administracji, logistyki i zaopatrzenia. W niektórych punktach znajdują się odnośniki do innych dokumentów, które są dostępne w EUCOMED, GS1 i EUROHCS. Rozdział A zawiera podstawowe potrzeby szpitali w zakresie “identyfikacji, kodowania i komunikacji” oraz przedstawia uproszczone podejście do rozpoczęcia projektu wdrożenia kodów kreskowych i EDI. Warunki w poszczególnych krajach i instytucjach są różne, a więc przedstawione propozycje stanowią podstawowe i ogólne wskazówki mające ułatwić rozpoczęcie procesu. Rozdział B przedstawia sposób przezwyciężenia niektórych problemów powstających na etapie wdrażania. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 74 z 82 The global language of business. Rozdziały C i D zawierają podstawowe informacje dotyczące rozpoczęcia wykorzystywania kodów kreskowych i EDI oraz odniesienia do innych dokumentów. VIII. A. Jak rozpocząć projekt usprawniania działalności szpitala Rozmowy i ankiety przeprowadzone przed rozpoczęciem Projektu Współpracy w Służbie Zdrowia wykazały następujące preferencje szpitali: z Komunikacja oparta na standardach otwartych i nie branżowych z Unikanie konieczności posługiwania się wieloma systemami identyfikacyjnymi z Pełne bezpieczeństwo sieci z Duża liczba użytkowników podobnych systemów z Regularna aktualizacja przez producentów i hurtowników danych dotyczących zmian cen, produktów i opakowań z Dokładne informacje od dostawców na temat dostaw zamówionych towarów z System wysyłania pilnych dostaw z Jednolity system kodowania, obok identyfikacji produktu, również daty przydatności i numeru serii produkcyjnej, Aby zapoczątkować projekt usprawniania, podobny do opisanych w niniejszym dokumencie, można podjąć następujące działania: z Przed rozpoczęciem projektu uzyskać aprobatę i zaangażowanie kierownictwa najwyższego szczebla. z Zakomunikować cele projektu wszystkim stronom, których on dotyczy. z Wybrać miejsce wdrożenia projektu, w którym istnieje potrzeba usprawnienia. z Poprosić producentów i hurtowników, którzy nie znakują jeszcze swoich produktów kodami kreskowymi GS1/UCC, aby zaczęli to robić. z Upewnić się, że struktura bazy danych szpitala umożliwia przetwarzanie skanowanych danych. z PrzGS1alizować istniejące procesy logistyczne i administracyjne, obliczyć nakład czasu i pieniędzy na te procesy (można wykorzystać kryteria oceny takie, jak wykorzystane w działaniach HCP – krótką ich listę przedstawiono poniżej). z Wyeliminować zbędne działania i funkcje, ale zadbać o to, żeby informacje były dostępne tam, gdzie są potrzebne. z Zbudować model logistyczny dostaw i dystrybucji oparty na zasadach Just In Time. z Skalkulować oszczędności czasowe i finansowe uzyskane dzięki racjonalizacji. z Wprowadzić skanery i zadbać, aby wszystkie produkty objęte projektem zostały oznaczone kodem kreskowym. z Wprowadzić EDI z wykorzystaniem komunikatów EANCOM® i zapewnić, aby komunikaty EDI docierały do punktów przeznaczenia w łańcuchu dostaw, gdzie podejmowane są działania przydające wartości. z Ocenić korzyści (jakościowe i ilościowe) z wykorzystania dwóch wymienionych wyżej narzędzi. z Poinformować innych o postępach i korzyściach. Przykłady kryteriów oceny: Procesy zamawiania, przyjmowania i dystrybucji: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Liczba składanych rocznie przez użytkownika zamówień na towary Wartość wystawianych rocznie zleceń zakupu Liczba punktów w szpitalu wystawiających zlecenia zakupu Liczba zleceń zakupu wystawianych rocznie przez dział zakupów Liczba niezbędnych kroków pomiędzy użytkownikiem (osobą, która chce złożyć zamówienie) i końcowym punktem, w którym wystawiane jest zlecenie zakupu Liczba dokumentów papierowych, które muszą zostać wypełnione przed wystawieniem zlecenia zakupu (osoba zgłaszająca zapotrzebowanie, pośrednicy, dział zakupów, itp.) Średni czas upływający pomiędzy powstaniem zapotrzebowania na zamówienie i złożeniem zamówienia do dostawcy Średni czas upływający pomiędzy odbiorem zamówionego towaru od dostawcy, a jego przekazaniem użytkownikowi Średni czas opóźnienia dostawy All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 75 z 82 The global language of business. 10. Liczba dokumentów, do których należy się odwołać przed wystawieniem rachunku pacjentowi lub ubezpieczającemu 11. Liczba otrzymywanych rocznie faktur 12. Liczba pracowników zaangażowanych w zakupy i zarządzanie magazynem 13. Liczba pracowników, którzy nie zarządzają zakupami i magazynem, ale są zaangażowani w śledzenie lub kontrolowanie zleceń zakupów (z wyłączeniem użytkowników) 14. Liczba pracowników zaangażowanych w dystrybucję zakupów (z wyłączeniem pracowników działu zakupów i magazynu) 15. Liczba zamówień przetworzonych rocznie przez pracowników działu zakupów i magazynu 16. Czas spędzany na administrowaniu zleceniem zakupu przed uporządkowaniem procesu zamawiania, odbierania i dystrybucji 17. Czas spędzany na administrowaniu zleceniem zakupu po uporządkowaniu procesu zamawiania, odbierania i dystrybucji 18. Czas spędzany na administrowaniu przypadający na jedno zlecenie zakupu po wprowadzeniu oznaczania kodami kreskowymi 19. Średnia liczba rozmów telefonicznych odbytych w celu uzyskania i zweryfikowania informacji na temat towaru przed złożeniem zlecenia zakupu (całkowita liczba jednostek telefonicznych podzielona przez całkowitą liczbę zleceń zakupu): 20. Średnia liczba faksów z prośbą o informacje wysłanych w celu uzyskania i zweryfikowania informacji na temat towaru przed złożeniem zlecenia zakupu 21. Średnia liczba rozmów telefonicznych z dostawcą odbytych w celu uzyskania harmonogramu dostaw zamówionych towarów 22. Średnia liczba faksów wysłanych w celu uzyskania harmonogramu dostaw zamówionych towarów Liczba błędów w zamówieniach rocznie: • Przed uporządkowaniem procesu zamawiania, odbierania i dystrybucji • Po uporządkowaniu procesu zamawiania, odbierania i dystrybucji • Przed wprowadzeniem ADC i EDI • Po wprowadzeniu ADC • Po wprowadzeniu EDI 23. Liczba niezgodności między “zamówieniem” i “fakturą” 24. Liczba “powtórzonych” zamówień VIII. B. Jak rozwiązywać problemy wdrożeniowe Niektórzy dostawcy nie są przyzwyczajeni do oznaczania swoich produktów kodami kreskowymi. Współpracując z nimi należy im wyjaśnić swoje cele i korzyści, a także wciągnąć do dyskusji odpowiednie stowarzyszenia rynkowe. Unikać zamieszania związanego ze skanowaniem, szkoląc ludzi w stosowaniu skanerów i podstawowych zasadach kodów kreskowych. Stowarzyszenia reprezentujące producentów sprzętu do automatycznego gromadzenia danych (ADC) (AIM Europe, lokalne organizacje AIM) mogą również zapewnić pomoc i szkolenia. Unikając terminologii technicznej wyjaśnić pracownikom zalety ADC i EDI oraz ułatwienia, jakie mogą oni uzyskać w wykonywaniu codziennych zadań. Upewnić się, że pracownicy postrzegają zalety, jakie niesie ta technika, jako szansę podniesienia jakości usług, a nie jako działanie zmierzające do zmniejszenia liczby miejsc pracy. Niniejszy dokument można wykorzystać do przekonania najbardziej nieprzekonanych. Stworzyć atmosferę entuzjazmu wokół projektu, aby zyskać zainteresowanie i wsparcie wszystkich udziałowców. VIII. C. Jak zacząć stosować EDI 1. Zapoznać się z publikacjami GS1 “Wprowadzenie do EDI” i “Zastosowanie EANCOM® w handlu produktami dla służby zdrowia” (Grudzień 1997). 2. Zwrócić się do swojej organizacji krajowej GS1 o pakiet informacyjny. 3. Sprawdzić, czy dostępne są inne źródła pomocy, na przykład: All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 76 z 82 The global language of business. z z W wielu krajach lokalni dostawcy usług EDI, producenci, hurtownicy i szpitale porozumieli się co do wypracowania wspólnych standardów komunikatów EDI, a także przekonali dostawców VAN46 (Value Added Network), aby zastosowali korzystne ceny dla szpitali; Komisja Europejska w programie TEDIS współsponsorowała projekt EUROHCS (Zaopatrzenie Europejskich Szpitali i Klinik), promując wykorzystanie EDI szpitalach. Jednym z wyników tego projektu jest “zestaw EDI” (napisany po francusku), który ma pomóc szpitalom rozpoczęcie stosowania EDI. VIII. D. Jak zacząć stosować kody kreskowe 1. PrzGS1alizować procesy logistyczne od zamawiania po wewnętrzną dystrybucję. 2. Wybrać funkcje pilotowe do przetestowania wdrożenia i wykorzystania kodów kreskowych. 3. Zapoznać się z publikacją GS1 „Identyfikacja i oznaczanie kodami kreskowymi produktów medycznych międzynarodowe zalecenia dla producentów i dystrybutorów” (IMPROVING THE BUSINESS POTENTIAL - An International Guide for Identifying and Bar Coding Healthcare Products for Manufacturers and Distributors). 4. Zwrócić się do swojej organizacji krajowej GS1 o pakiet informacyjny. 5. Zwrócić się do regionalnych stowarzyszeń reprezentujących producentów sprzętu do automatycznego gromadzenia danych (AIM), o uzyskanie wsparcia i porad na temat zakupu sprzętu i oprogramowania. IX. INNE ŹRÓDŁA INFORMACJI IX. A. Wyjaśnienie stosowanych terminów TERMINY ABC ADC Identyfikator Zastosowania (IZ) Kod kreskowy Zarządzanie zmianą Koordynacja i Ciągłość w Podstawowej Służbie Zdrowia - CoCo Przeplatanie EANCOM® Elektroniczna Danych (EDI) Efektywna Konsumenta (ECR) 46 Wymiana Obsługa DEFINICJE I OBJAŚNIENIA Rachunek kosztów oparty na procesach jest to analiza działań wchodzących w skład procesu dostarczenia produktu albo usługi, lub też prowadzącego do nich procesu i przypisanie im odpowiednich kosztów. ABC prowadzi do eliminacji działań nie przydających wartości. Automatyczne Gromadzenie Danych (np. kody kreskowe, technika skanowania). 2 lub więcej znaków, które określają znaczenie i format elementu danych w symbolice GS1-128. Definiuje on jednoznacznie znaczenie i format elementu danych (przykłady IZ znajdują się w rozdz. IX.B). Zestaw równoległych ciemnych i jasnych kresek uporządkowanych według zasad kodowania zawartych w specyfikacji określonej symboliki w celu przedstawienia danych w postaci czytelnej maszynowo. Jest to proces komunikacji i porządkowania celów osób i instytucji dla uzyskania zgodnych działań, które zapewnią osiągnięcie danej wizji. CoCo jest projektem Unii Europejskiej skierowanym na harmonizację połączeń multimedialnych i standardowych komunikatów elektronicznych w służbie zdrowia. Więcej informacji na temat CoCo można uzyskać w Komisji Europejskiej, Directorate General XIII, 200 rue de la Loi, Brussels 1049, Belgia. Łączenie oddzielnych fragmentów danych w symbol kodu kreskowego. Pełen podzbiór komunikatów UN/EDIFACT (EDI). Komunikaty EANCOM® są opracowywane w celu ułatwienia korzystania z komunikatów UN/EDIFACT. EDI jest wymianą uporządkowanych informacji, przetwarzalnych komputerowo pomiędzy jednostkami wykorzystującymi telematykę. ECR jest strategią skierowaną na zwiększenie efektywności całego łańcucha dostaw. Ostatecznym celem ECR jest utworzenie systemu, który będzie reagował na potrzeby konsumenta, z maksymalnym wykorzystaniem możliwości redukcji kosztów w łańcuchu dostaw poprzez współpracę partnerów handlowych. Więcej informacji na temat ECR można uzyskać w GS1. Wyjaśnienie tego terminu znajduje się w rozdz IX A All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 77 z 82 The global language of business. EHIBCC Organizacja krajowa GS1 (GS1 MO) Zasada Just In Time (JIT) Seryjny Kod Jednostki Wysyłkowej – SSCC Symbolika Znaki symbolu Jednostka handlowa UN/EDIFACT Profil użytkownika Value Added Network (VAN) (Sieć o wartości dodanej) European Health Industries Business Communications Council (Europejski Komitet ds. Komunikacji Handlowej w Przemyśle Medycznym) jest stowarzyszeniem promującym wykorzystywanie standardów HIBCC w europejskiej służbie zdrowia. Więcej informacji na temat EHIBCC można uzyskać pod adresem Josef Israëlslaan 3, 2596 AM Haga, Holandia. Tel: 31.70.324 4754 Faks: 31.70.324 2522 Krajowa lub obejmująca kilka krajów instytucja, członek GS1, odpowiedzialna za administrowanie, rozwój i promowanie wszystkich standardów GS1 na swoim terytorium. Celem JIT jest redukcja zapasów w kanale logistycznym. Innymi słowy, uzupełnienia powinny zbliżyć się do punktu użycia, w sytuacji idealnej powinny następować kiedy pojawi się taka potrzeba. Numer GS1 składający się z 18 cyfr do jednoznacznej identyfikacji jednostek logistycznych. Sposób przedstawienia znaków czytelnych wzrokowo w postaci czytelnej maszynowo. Istnieją różne symboliki, a w każdej z nich znaki symbolu są tworzone w inny sposób. Pojedyncza grupa ciemnych i jasnych (spacji) kresek przedstawiających określony znak. Jednostka, która może być wyceniana, zamawiana lub fakturowana (np. produkty farmaceutyczne (tzw. OTC) które można kupić bez recepty, pompy infuzyjne itp.). Zasady EDI opracowane przez ONZ dla administracji, handlu i transportu. Są to uznane standardy międzynarodowe, dyrektywy i wskazówki do stosowania EDI. Odnosi się on do dokumentacji komunikatu EANCOM® do wdrożenia go w określonej branży. Sieć dostarczająca usługi komunikacyjne do transakcji EDI, takie jak translacja oprogramowania, elektroniczne skrzynki pocztowe, połączenia z innymi sieciami VAN itp. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 78 z 82 The global language of business. IX. B. Przykłady identyfikatorów zastosowania (IZ) GS1-128 IZ Treść 00 Seryjny numer jednostki wysyłkowej (SSCC) 01 Numer towaru GS1 / Numer jednostki wysyłkowej 02 Numer GS1 towarów zawartych w innej jednostce 10 Numer serii produkcyjnej lub partii 11 Data produkcji (RRMMDD) 13 Data pakowania (RRMMDD) 15 Minimalna data trwałości (RRMMDD) 17 Maksymalna data trwałości (RRMMDD) 20 Wariant produktu 21 Numer seryjny 22 HIBCC - ilość, data, seria produkcyjna i znak łączący 240 Dodatkowa identyfikacja produktu 241 Numer części nadawany przez klienta 250 Wtórny numer seryjny 30 Zmienna ilość 31-3648 Wymiary handlowe i logistyczne 37 Ilość 400 Numer zlecenia zakupu 401 Numer przesyłki 410 Kod lokalizacyjny Wysłać do z użyciem numeru lokalizacyjnego GS1 411 Kod lokalizacyjny Rachunek do / Faktura do z użyciem numeru lokalizacyjnego GS1 412 Zakupiono od - numer lokalizacyjny kontrahenta, od którego zakupiono towar z użyciem numeru GS1 413 Wysłać do - Dostarczyć do - Wyekspediować do - z użyciem numeru lokalizacyjnego GS1 414 Numer lokalizacyjny GS1 420 Wysłać do - Dostarczyć do - kod pocztowy w zasięgu pojedynczych władz pocztowych 421 Wysłać do - Dostarczyć do - kod pocztowy z trzycyfrowym prefiksem kraju ISO 422 Kraj pochodzenia jednostki handlowej 8003 Numer GS1 i numer seryjny opakowań zwrotnych 8004 Identyfikacja GS1/UCC zasobów seryjnych 8018 Numer związany z usługą (SRN) 90 Zastosowania wewnętrzne lub aplikacje uzgodnione obustronnie 91-99 Zastosowania wewnętrzne Format47 n2+n18 n2+n14 n2+n14 n2+an..20 n2+n6 n2+n6 n2+n6 n2+n6 n2+n2 n2+an..20 n2+an..29 n3+an..30 n3+an..30 n3+an..30 n2+n..8 n4+n6 n2+n..8 n3+an..30 n3+an..30 n3+n13 n3+n13 n3+n13 n3+n13 n3+n13 n3+an..20 n3+n3+an..9 n3+n349 n4+n14+an..16 n4+an..30 n4+n18 n2+an..30 n2+an..30 Pełna lista Identyfikatorów Zastosowania i ich zastosowania znajduje się w Ogólnych Specyfikacjach GS1 dostępnych w organizacjach krajowych GS1. 47 Kolumna ta opisuje strukturę Identyfikatorów Zastosowania i format danych, które po nich następują, np. w struktura nx+an..x: nx oznacza format numeryczny z polem o długości x; an..x: oznacza format alfanumeryczny o maksymalnej długości pola x. 48 IZ serii 31 do 36 składają się z czterech cyfr. 49 Kraj pochodzenia jest kodowany zgodnie z normą ISO 3166 w formacie trzycyfrowym. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 79 z 82 The global language of business. IX. C. Publikacje uzupełniające A. Dokumenty GS1 1. Wprowadzenie do EDI Ogólne wprowadzenie do problematyki EDI. Zawiera informacje na temat standardu EDIFACT, podstawy EANCOM® oraz wskazówki do wdrażania projektu EDI. 2. Wprowadzenie do EANCOM® w handlu i transporcie Nie techniczne wprowadzenie do problematyki związanej z komunikatami EANCOM® w handlu i transporcie. W szczególności dokument ten zajmuje się połączeniami i wzajemnymi zależnościami pomiędzy komunikatami z dziedziny handlu i transportu, omawiając kwestie takie jak przepływy danych, powiązania pomiędzy komunikatami, partnerami z handlu i transportu oraz słownik pojęć z obu dziedzin. 3. Wprowadzenie do EANCOM® w handlu i finansach Nie techniczne wprowadzenie do problematyki związanej z komunikatami EANCOM® w handlu i finansach. W szczególności dokument ten zajmuje się połączeniami i wzajemnymi zależnościami pomiędzy komunikatami z dziedziny handlu i finansów, omawiając kwestie takie jak przepływy danych, powiązania pomiędzy komunikatami, partnerami z handlu i finansów oraz słownik pojęć z obu dziedzin. 4. Podręcznik EANCOM® Jest to podręcznik standardów EDI (Elektronicznej Wymiany Danych) opracowany i udostępniany przez GS1. Są to wskazówki do wdrażania standardu EDIFACT (Elektronicznej Wymiany Danych w Administracji, Handlu i Transporcie) opracowane pod auspicjami ONZ. 5. Ogólne Specyfikacje GS1 Dokument zawierający wszystkie podstawowe informacje techniczne potrzebne tym, którzy są w jakiś sposób zaangażowani we wdrażanie numerów i znakowanie kodami GS1. 6. Zastosowania systemu GS1 w dziedzinie służby zdrowia Dokument zawierający dziewięć opisów zastosowań standardów GS1 w instytucjach służby zdrowia i jej dostawców. Przykłady opisane w tym dokumencie pokazują, jak można zaoszczędzić znaczną część nakładów na logistykę i administrację szpitala dzięki efektywnemu wykorzystaniu automatycznego gromadzenia danych (ADC) i EDI. 7. Zwiększanie możliwości biznesowych Międzynarodowy przewodnik dla producentów i dystrybutorów do identyfikacji i znakowania kodami kreskowymi produktów dla służby zdrowia. Dokument ten ma stanowić pomoc dla dostawców i producentów produktów farmaceutycznych, paramedycznych i urządzeń medycznych we wprowadzaniu i wdrażaniu kodów kreskowych, w oparciu o standardy międzynarodowe. 8. Wprowadzenie do Seryjnego Numeru Jednostki Wysyłkowej Wprowadzenie do Seryjnego Numeru Jednostki Wysyłkowej GS1, który stosowany jest do jednoznacznej identyfikacji jednostek logistycznych. 9. Podstawa komunikacji - numery lokalizacyjne GS1 Wprowadzenie do numerów lokalizacyjnych GS1, zawierające informacje dotyczące korzyści płynących ze stosowania numerów lokalizacyjnych GS1, odpowiedzi na niektóre często zadawane pytania dotyczące numerów lokalizacyjnych GS1 oraz kilka praktycznych przykładów z firm – uczestników systemu GS1, które wdrożyły numery lokalizacyjne GS1. 10. Towary określane przez klienta – profil użytkownika Przewodnik do stosowania komunikatów EANCOM® „Katalog/Cennik” (PRICAT), „Zamówienie” (ORDERS) i „Odpowiedź na zamówienie” (ORDRSP) do konfigurowania, a następnie zamawiania towarów, których ostateczny skład jest określany przez klienta, na podstawie zdefiniowanych wcześniej cech. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 80 z 82 The global language of business. 11. Roczne sprawozdanie GS1 z zastosowań EDI GS1 przeprowadza co roku ankietę w organizacjach krajowych oceniającą rozwój zastosowań EDI, a w szczególności EANCOM®, na całym świecie. Dokument ten jest uzupełniany i wydawany w marcu każdego roku. 12. Zastosowania EANCOM® w handlu produktami dla służby zdrowia Przewodnik do wdrażania EANCOM® w służbie zdrowia. Powyższe publikacje dostępne są w języku angielskim i można je uzyskać w organizacjach krajowych GS1. Niektóre z nich zostały również przetłumaczone na inne języki. B. Inne publikacje 1. O solidarności w zmieniających się systemach służby zdrowia - Europa w poszukiwaniu nowej równowagi - Prof. Dr Winfried J. De Gooijer Książka ta zajmuje się rozwiązaniami w służbie zdrowia z perspektywy ekonomicznej, politycznej, socjalnej i technicznej. Omawia wpływ każdego z tych czynników na współczesną politykę socjalną i systemy służby zdrowia oraz ich przyszłą ewolucję. 2. Usługi szpitalne we Wspólnocie Europejskiej Jest to przegląd usług szpitalnych w krajach Unii Europejskiej (UE). Zawiera opis organizacji służby zdrowia w każdym kraju, ogólny obraz usług szpitalnych, ich systemy finansowania i zarządzania. Książka ta zawiera również cenne informacje statystyczne i terminy stosowane w służbie zdrowia UE. Pierwsza część książki zawierająca opis organizacji systemów służby zdrowia napisana jest w 4 językach (angielskim, francuskim niemieckim i hiszpańskim), druga część zawiera ośmiojęzykowe kompendium terminologii szpitalnej (angielski, francuski, niemiecki, hiszpański, włoski, holenderski, duński, portugalski i grecki) oraz osiem dwujęzycznych indeksów. Obie powyższe publikacje można uzyskać w Hospital Committee of the EuropGS1 Union w: HCEC, Kapucijnenvoer 35, B-3000 Leuven, Belgium. Tel: 32-2-16-336 902, Fax: 32-2-16-336 906. 3. EUROHCS – Zarządzanie całym łańcuchem dostaw, w oparciu o EDI, Zakupy Elektroniczne i Gospodarkę Elektroniczną w szpitalach i klinikach Te dwie książeczki zawierają zarys projektu EUROHCS oraz zalety stosowania EDI w służbie zdrowia. All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 81 z 82 The global language of business. Instytyt Logistyki i Magazynowania GS1 Polska ul. Estkowskiego 6 61-755 Poznań www.ilim.poznan.pl www.gs1pl.org All contents copyright © Instytut Logistyki i Magazynowania - GS1 Polska 2007 strona 82 z 82