Zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
Zapytanie ofertowe:
Integracja systemów informatycznych
partnerów
biznesowych
w
celu
elektronicznej wymiany dokumentów i
informacji.
1/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
Spis treści
1.
2.
Charakterystyka Zamawiającego................................................................................................ 4
Przedmiot Oferty ........................................................................................................................ 6
2.1.
Ogólne załoŜenia............................................................................................................... 6
2.1.1. System do zarządzania relacjami z klientem CRM........................................................... 6
2.1.2. System do zarządzania dokumentacją techniczną............................................................. 7
2.1.3. System do obsługi zgłoszeń serwisowych ........................................................................ 8
2.1.4. System wymiany dokumentów w formacie EDI .............................................................. 9
2.1.5. System do elektronicznego zarządzania projektami ......................................................... 9
2.2.
Zidentyfikowane potrzeby ................................................................................................ 9
2.3.
Sposób zaspokojenia potrzeb .......................................................................................... 11
2.4.
Etap 1 .............................................................................................................................. 11
2.4.1. System do zarządzania relacjami z klientem CRM.................................................... 11
2.4.2. System wymiany dokumentów w formacie EDI........................................................ 13
2.4.3. System do obsługi zgłoszeń serwisowych.................................................................. 13
2.4.4. Serwer bazy danych.................................................................................................... 13
2.4.5. Oprogramowanie Windows Serwer 2008................................................................... 14
2.4.6. Oprogramowanie MS SQL Server 2008 .................................................................... 14
2.4.7. Urządzenia sieciowe do łączności z partnerami oraz infrastruktura sieciowa ........... 14
2.4.8. Instalacja sprzętu komputerowego i oprogramowania ............................................... 15
2.4.9. WdroŜenie systemu informatycznego B2B ................................................................ 15
2.5.
Etap 2 .............................................................................................................................. 16
2.5.1. System do elektronicznego zarządzania projektami................................................... 16
2.5.2. Serwer aplikacji do zarządzania dokumentacją techniczną........................................ 17
3.
Przedmiot Oferty ...................................................................................................................... 18
3.1.
Wymagania dotyczące gwarancji .................................................................................... 18
3.2.
Wymagania dotyczące Oferenta...................................................................................... 18
4.
Termin wykonania Przedmiotu Oferty ..................................................................................... 20
5.
Sposób przygotowania Ofert .................................................................................................... 21
6.
Sposób postępowania ............................................................................................................... 22
8.
Miejsce i termin składania ofert ............................................................................................... 27
9.
Propozycja umowy ................................................................................................................... 28
10. Sposób kontaktowania się z Zamawiającym ............................................................................ 29
11. Zakończenie postępowania....................................................................................................... 31
12. Załączniki ................................................................................................................................. 32
12.1.
Formularz ofertowy:........................................................................................................ 32
OFERTA...................................................................................................................................... 32
12.1.
Dokumenty rejestrowe Oferenta: .................................................................................... 33
12.2.
Weksel ............................................................................................................................. 33
12.3.
Lista referencji ................................................................................................................ 33
2/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
12.4.
12.5.
12.6.
12.7.
Specyfikacja oprogramowania i sprzętu .................................................................... 34
Zasady gwarancji ....................................................................................................... 35
Propozycja umowy..................................................................................................... 35
Oświadczenie oferenta o spełnieniu wymagań zapytania ofertowego....................... 35
3/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
1. Charakterystyka Zamawiającego
Firma EBS załoŜona została w 1989 roku i od początku swojego istnienia zajmuje się
projektowaniem i produkcją elektroniki uŜytkowej. Po wielu latach działalności na rynku firma
wyspecjalizowała się w projektowaniu i produkcji elektroniki dla sektora ochrony. Produkty
oferowane dla agencji ochrony osób i mienia obejmują swoim zakresem ochronę obiektów stałych
(budynki), ochronę obiektów ruchomych (samochody, autobusy, pociągi) oraz personalne
(urządzenia do monitorowania i lokalizacji osób). Firma w swoich produktach wykorzystuje
najnowocześniejsze technologie dostępne na rynku, dzięki czemu zainteresowanie produktami jest
bardzo duŜe i stale rośnie.
Firma EBS prowadzi sprzedaŜ swoich produktów na rynkach całego świata. Główne kierunki
obecnej sprzedaŜy to:
• Europa Zachodnia,
• Polska,
• Rosja WNP,
• Afryka (głównie RPA)
• Ameryka Płd. (Argentyna, Brazylia, Meksyk, Kolumbia)
Ze względu na rodzaj odbiorców rynek podzielić moŜna pomiędzy
• OEM/ODM - projektowanie i produkcja urządzeń pod logiem firmy zlecającej,
• Telekomy - produkcja urządzeń dla operatorów sieci telekomunikacyjnych,
• Security & Home security - głównie agencje ochrony
• Dystrybutorzy.
Firma planuje wejść na nowe rynki zbytu poprzez dostosowanie swojej oferty do potrzeb tak
wymagających klientów jak banki, energetyka, PKP oraz firmy programistyczne. Produkowane
obecnie przez firmę EBS urządzenia są sprzedawane w sektorze bankowym przez firmy
kooperujące oraz często konkurencyjne.
Firma aktywnie przeszukuje rynek w zakresie nowych technologii umoŜliwiających
unowocześnienie juŜ posiadanych produktów lub opracowywaniu nowych. Głównym segmentem
aktywności przedsiębiorstwa jest sprzedaŜ do telekomów, tj.: operatorów sieci
telekomunikacyjnych. Są to urządzenia róŜnego zastosowania uŜywające do wzajemnej
komunikacji pomiędzy urządzeniami technologii GSM i infrastruktury GSM oraz usług
transmisyjnych do ich obsługi. Drugim bardzo chłonnym, wysoce rentownym i dynamicznie
rozwijającym się rynkiem jest bankowość. Obecnie firma pokłada w tym rynku duŜe nadzieje
związane z kompleksowym obsługiwaniem potrzeb tego sektora. Obecnie firma z powodzeniem
oferuje bankom swoje urządzenia, lecz brak posiadanego oprogramowania uniemoŜliwia
samodzielne oferowanie rozwiązań tym instytucjom. Rynek ten ma o tyle duŜe znaczenie gdyŜ
banki w tym celu minimalizacji kosztów ograniczają koszty monitoringu i usług komunikacyjnych,
4/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
zastępując ludzi techniką, tj.: maszynami i bezobsługowymi systemami. Obecnie w większości
małych oddziałów nie ma zatrudnionej ochrony fizycznej, tzw. ochroniarzy. Umowy podpisane z
agencjami ochrony obejmują głównie instalacje i nadzór skomplikowanych urządzeń tzw. ochrony
technicznej. Aspiracją firmy jest kompleksowe świadczenie usług nadzoru nad placówkami
bankowym przy uŜyciu własnych urządzeń oraz systemów nadzoru i monitoringu.
Firma specjalizuje się w technologiach M2M (machine to machine), tzn.: zdalnej,
bezprzewodowej i automatycznej komunikacji urządzeń z systemami oraz centrami monitoringu, co
ma ogromne zastosowania w róŜnych dziedzinach oraz systemach. Aktualnie opracowywane są
urządzenia do monitorowania słuŜb mundurowych (policja, straŜ poŜarna, celnicy, ratownicy),
niewielkie urządzenie będzie informowało centralę o pozycji na mapie poprzez GPS, odległości od
pojazdu, o wyciągnięciu broni (alarm o zagroŜeniu Ŝycia), pozycji horyzontalnej (osoba leŜąca
moŜe być ranna lub wymagać pomocy) braku aktywności ruchowej (tak jak wcześniej moŜe
potrzebować natychmiastowej pomocy). Innym zastosowaniem podobnego urządzenia moŜe być
monitorowanie i lokalizacja osób chorych i starszych, zarówno w ich domach, jak i jednostkach
medycznych i socjalnych. System pozwala monitorować podstawowe funkcje Ŝyciowe tj.: tętno,
ciśnienie, temperatura ciała oraz zapewnia moŜliwość wezwania pomocy lekarskiej poprzez
wciśnięcie przycisku "pomoc" na bransolecie. Zastosowań urządzeń do monitorowania jest bardzo
wiele, obecnie firma dąŜy do miniaturyzacji swoich urządzeń, wydłuŜania działania na komplecie
baterii oraz obniŜenia kosztów i zwiększania szybkości transmisji danych.
5/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
2. Przedmiot Oferty
2.1. Ogólne załoŜenia
EBS Sp. z o. o. zajmuje się projektowaniem i wytwarzaniem urządzeń elektroniki uŜytkowej
przeznaczonej głównie dla sektora ochrony. Firma opracowuje urządzenia pod potrzeby klientów,
których produkcję zleca do zakładów produkcyjnych. Wyprodukowane urządzenia sprzedaje
regionalnym dystrybutorom lub firmom zlecającym produkcję. W związku z szybkim rozwojem
firmy, spółka EBS potrzebuje nowoczesnych systemów informatycznych, które pozwolą
zintegrować się z partnerami biznesowymi. Firma EBS posiada przestarzały system klasy ERP
Great Plains Dynamics w wersji 7.5 nie spełniający wymagań przedsiębiorstwa. System sprawdzał
się idealnie przy niewielkiej skali produkcji oraz przy obsłudze klientów z kraju. Wadą niniejszego
systemu jest bardzo trudna oraz kosztowna wymiana informacji pomiędzy partnerami. Dokumenty
są niepotrzebnie ewidencjonowane w kilku systemach jednocześnie. Kolejnym problemem jest brak
moŜliwości integracji posiadanego systemu z systemem do zarządzania produkcją największego
partnera produkującego na zlecenie EBS. Posiadany system Great Plains Dynamics nie umoŜliwia
pełnego śledzenia procesów produkcyjnych oraz zuŜycia powierzonych materiałów.
Niedogodnością systemu jest brak jakiegokolwiek wsparcia dla procesów produkcyjnych. Firma
zleca produkcję z powierzonego materiału i wydając materiały do produkcji nie moŜe w łatwy
sposób dokonać kompletacji i wprowadzić gotowych produktów. NajwaŜniejszym celem dla firmy
EBS jest dostosowanie własnego systemu informatycznego w taki sposób, aby była moŜliwość
integracji z systemami partnerów produkujących na zlecenie. Zakłady współpracujące produkują
urządzenia z powierzonego materiału firmy EBS. Spółka musi posiadać pełną kontrolę nad
zuŜyciem materiału w celu zagwarantowania płynności produkcji.
Innym aspektem jest produkcja krótkich serii gdyŜ produkowane urządzenia są bardzo często
modyfikowane i ulepszane pod potrzeby klientów lub wymuszane nowymi dostępnymi
technologiami. Innym problemem związanym z planowaniem produkcji urządzeń oraz zaopatrzenia
w materiały jest konieczność przerywania produkcji jednej partii urządzeń na rzecz innej pilniejszej
np.: pod przetarg. Współpracujące zakłady produkcyjne posiadają albo będą w posiadaniu systemu
zarządzania produkcją obejmujący wszystkie zagadnienia z nią związane. Technologie
numerowania kaŜdego urządzenia wykorzystywane w zakładach produkcyjnych pozwolą
kontrolować zuŜycie wszystkich podzespołów.
2.1.1.
System do zarządzania relacjami z klientem CRM
Dzięki nowemu systemowi produkcji wdroŜonemu w firmach partnerskich, oraz nowemu
systemowi CRM, firma EBS powinna uzyskać dokładniejsze informacje o:
- zaawansowaniu produkcji;
- ilości zuŜytych rzeczywiście podzespołów;
- ilości produktów gotowych;
6/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
- terminach wyprodukowania zadanych ilości wyrobu gotowego
- nadchodzących terminach zakupu materiałów potrzebnych w procesie produkcyjnym
- ilościach materiałów potrzebnych do wyprodukowania zadanych ilości wyrobu gotowego
Obecnie posiadany system nie pozwala zintegrować baz danych obydwu systemów. Nie
pozwala kontrolować stanów magazynowych w obydwu zakładach. Dokładne informacje z systemu
produkcyjnego powinny być dostępne z poziomu systemu CRM działającego w firmie EBS. Dzięki
wdroŜeniu nowego systemu klasy CRM spółka EBS powinna mieć pełny dostęp (zgodnie z
ustawionymi uprawnieniami) do wszystkich danych biznesowych związanych ze swoimi
zleceniami produkcyjnymi. Jest to bardzo istotne, aby w czasie rzeczywistym dział logistyki oraz
dział handlowy mógł śledzić stany magazynowe materiałów i wyrobów gotowych. Integracja
systemów pozwoli zautomatyzować wymianę informacji biznesowych pomiędzy systemem EBS a
partnerami. Dział handlowy EBS w ramach swojego systemu CRM, będzie mógł składać
zamówienia na produkcję wyrobów gotowych. Zamówienia produkcyjne wprowadzone w systemie
CRM pojawią się automatycznie w systemie firm produkcyjnych, dane nie będą musiały być
wprowadzone do systemu dwukrotnie. Pracownicy zakładów produkcyjnych nie będą musieli
przygotowywać raportów dla działów logistyki i handlu EBS. Raporty będą generowane
automatycznie i dostępne on-line. Pracownicy EBS będą mogli w czasie rzeczywistym śledzić ilość
zuŜytych podzespołów, ilość materiałów wydanych na produkcję, ilość materiałów zuŜytych w
trakcie produkcji, ilość wyprodukowanych półproduktów, stopień zaawansowania całego zlecenia,
oraz ilość produktów gotowych nie przekazanych jeszcze na magazyn. Dostęp do tych informacji
zostanie udzielony partnerom handlowym będącym dystrybutorami produktów na określonym
obszarze (głównie chodzi o duŜych partnerów zagranicznych). Zamówienia od klientów spływają
do firmy EBS, a ta składa zamówienia produkcyjne spółkom 3E oraz SIR. Następnie po
zakończeniu produkcji firma 3E i SiR rozsyła towar bezpośrednio do klientów EBS. Informacja o
zakończonej produkcji zamówienia, przekazana zostanie poprzez zintegrowany system do firmy
EBS, natomiast z EBS informacja ta zostanie przekazana w formie dokumentu EDI do partnerów
zainteresowanych tą informacją. W celu zapewnienia wielojęzyczności, system firmy EBS
powinien automatycznie na podstawie danych kontrahenta dokonywać tłumaczenia liczb, opisów
danych adresowych na rodzimy język partnera. PoniewaŜ dystrybutorzy nie będą posiadali
moŜliwości wglądu w procesy produkcyjne, firma będzie musiała zbudować moduł przetwarzający
informacje z programu produkcyjnego na status realizacji zamówienia informujący partnerów
handlowych o zaawansowaniu realizacji ich zamówień. Informacje te będą przetwarzane przez
system informatyczny EBS i po otrzymaniu zapytania przez API systemu partnera taka informacja
zostanie przesłana do systemu partnera.
2.1.2.
System do zarządzania dokumentacją techniczną.
Bardzo istotnym aspektem automatycznej wymiany informacji jest konieczność
zautomatyzowania procesu przekazywania dokumentacji technicznej oraz produkcyjnej dla
zakładów produkujących. W przypadku opracowania nowego produktu dział konstrukcyjny
przesyła pełną dokumentację do działu przygotowania produkcji. Partnerzy produkujący na zlecenie
dzięki nowemu systemowi do zarządzania produkcją będą mogli do kaŜdego indeksu przypisać
7/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
pełną dokumentację techniczną wraz z historią wprowadzonych zmian. MoŜliwe stanie się
przypisanie wersji dokumentacji dla dowolnego wyrobu gotowego i materiału. W celu zapewnienia
automatycznego przekazywania dokumentacji i poprawek firma EBS zbuduje repozytorium
dokumentacji technicznej, uwzględniającej historyczne zmiany. Repozytorium to będzie powiązane
z systemem produkcyjnym, zmiany w repozytorium będą automatycznie wprowadzone w systemie
produkcyjnym. Dział konstrukcyjny w firmie EBS będzie posiadał bazę projektów uwzględniającą
historię zmian oraz łatwy dostęp do starszych wersji danego urządzenia. Dział konstrukcyjny nie
będzie musiał ręcznie przygotowywać paczki dokumentów do przekazania do działów
produkcyjnych.
Funkcjonalność ta powinna objąć między innymi pliki typu CAD obudów, form
wtryskowych, rozmieszczenia elementów itd., schematów elektronicznych, programów testowych,
programów do zaprogramowania mikroprocesorów oraz wiele innych dokumentów i plików
bezpośrednio związanych z danym produktem. Błędy w dokumentacji będą mogły być poprawione
przez partnerów zajmujących się produkcją. Dzięki automatyzacji wymiany dokumentacji
technicznej zmiany wprowadzone przez partnerów do systemu produkcyjnego automatycznie
zostaną takŜe przekazane do repozytorium dokumentacji po stronie EBS z odpowiednimi
adnotacjami. Takie repozytorium wykorzystywane będzie w głównej mierze przez dział serwisu do
odnajdywania programów testowych i schematów do odpowiedniej wersji urządzenia.
2.1.3.
System do obsługi zgłoszeń serwisowych
Kolejnym procesem wymagający zautomatyzowania wymuszonym poprzez wprowadzenie
przez zakłady produkcyjne identyfikacji kaŜdego produktu unikatowym numerem jest konieczność
przekazywania informacji serwisowych. KaŜdy z partnerów w swoim systemie CRM dysponuje
modułem serwisowym do obsługi swoich indywidualnych klientów. Po otrzymaniu uszkodzonego
urządzenia odnotowuje w systemie takie zajście i wysyła produkt do naprawy. Otrzymując
urządzenie do naprawy, partner będzie od razu mógł zidentyfikować z której partii zamówienia
produkt pochodzi i czy objęty jest serwisem gwarancyjnym czy pogwarancyjnym. W zaleŜności od
tej informacji partner poinformuje klienta o ewentualnych kosztach. Urządzenie trafiając do firmy
EBS po odczytaniu unikatowego numeru pozwoli zidentyfikować produkt w systemie
produkcyjnym i sprawdzić jego całą historię od momentu wyprodukowania. Dział serwis będzie
mógł pobrać z repozytorium odpowiednią wersję schematów, programów testujących itd. W
przypadku problemów z naprawą odeśle urządzenie do producenta w celu jego dalszej naprawy.
WdraŜany moduł serwisowy ma za zadanie integrować informacje zgromadzone o produkcie
w systemie produkcyjnym, historię klientów z modułu handlowego w przypadku odsprzedaŜy
kolejnym podmiotom oraz historię napraw. Moduł serwisowy musi gromadzić informacje o
naprawianych urządzeniach, zarządzać numerami IMEI oraz SIM. W przypadku wymiany
urządzenia na nowe moduł serwisowy musi automatycznie na serwerach partnerów handlowych
dokonać zmiany unikatowego numeru pozostawiając te same numery IMEI i SIM. UŜytkownicy
końcowi oddając urządzenie do naprawy oczekują, Ŝe otrzymają urządzenie sprawne i działające
niewymagające Ŝadnej konfiguracji.
Dodatkowym zadaniem modułu serwisowego będzie przekazywanie do systemów
8/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
serwisowych partnerów informacji o statusie naprawy danego urządzenia. Pozwoli to ograniczyć
ilość kontaktów związanych z pytaniami o termin realizacji naprawy.
2.1.4.
System wymiany dokumentów w formacie EDI
Ostatnim elementem przekazywania informacji biznesowych pomiędzy partnerami
wymagającym automatyzacji jest przekazywanie dokumentów handlowych takich jak: faktury,
dokumenty magazynowe, dokumenty księgowe oraz informacje o statusie złoŜonych zamówień.
Firma EBS współpracuje z firmami na całym świecie i musi opracować szybki i pewny sposób
wymiany informacji z największymi dystrybutorami produktów EBS. W skład tych dokumentów
wchodzą faktury sprzedaŜy, faktury proforma, korekty faktur, dokumenty magazynowe, noty
księgowe. Dzięki wdroŜeniu nowego systemu wymiany dokumentów w formacie EDI, EBS będzie
mógł eksportować dokumenty w formacie EDI bezpośrednio do systemów partnerów. Dokumenty
te będą opatrzone zaawansowanym podpisem elektronicznym, co wyeliminuje konieczność
przesyłania dokumentów w formacie PDF oraz oryginału wraz z towarem. Dla pozostałych
klientów przedstawiona zostanie oferta otrzymywania dokumentów w formacie EDI lub w innym
przez nich akceptowanym formacie moŜliwym do wyeksportowania przez system wraz z podpisem
elektronicznym.
2.1.5.
System do elektronicznego zarządzania projektami
Kolejnym systemem wymagającym wdroŜenia w firmie EBS jest system zarządzania
projektami zintegrowany z systemami partnerów. Dzięki integracji tych systemów firma EBS
będzie posiadała transparentny system do zarządzania projektami, w sposób automatyczny
udostępniający informacje o stanie realizacji projektów oraz umoŜliwiający zaradzanie zmianą w
projektach wykonywanych przez kooperantów i swoich partnerów, dający bieŜący podgląd dla
partnerów zlecających. System ten będzie takŜe uwzględniał wszystkie korekty, poprawki i zmiany
wprowadzone przez wszystkich partnerów i beneficjentów do realizowanych projektów oraz
nadzorował zarządzanie i archiwizacje projektu, kontrolowania wersji projektu.
2.2. Zidentyfikowane potrzeby
Główną potrzebą Zamawiającego jest konieczność zwiększenia efektywności
automatyzowania procesów biznesowych oraz przyspieszenia przekazywania informacji pomiędzy
partnerami. Firma EBS zajmuje się projektowaniem urządzeń, a za względu na przyjętą strategię
koncentracji oraz ograniczenie kosztów produkcję zleca firmom zewnętrznym. SprzedaŜ produktów
odbywa się poprzez własnych handlowców oraz sieć dystrybutorów rozsianych po całym świecie.
Obecnie informacje te przekazywane są następującymi kanałami: rozmowa telefoniczna konieczność sporządzania notatek i archiwizacji, faks - konieczność ręcznego wprowadzania
informacji do systemu i dalszej archiwizacji, poczta elektroniczna - konieczność ręcznego
wprowadzania informacji do systemu. W celu przekazania informacji dla partnerów handlowych o
stopniu zaawansowania realizacji zamówienia pracownik musi skontaktować się z odpowiednią
komórką producenta (telefon, fax., e-mail), otrzymaną informację musi przetworzyć (informacje od
9/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
producenta obejmują całe zamówienie pochodzące z firmy EBS, a nie konkretnego klienta, w ujęciu
miesięcznym, z podziałem na tygodnie), oraz zwrotnie przekazać informację i ponownie wykonać
telefon, nadać fax., lub przesłać e-mail).
Kolejną potrzebą EBS jest konieczność dostosowania swojego systemu informatycznego do
systemów partnerów i kooperantów: dostawców oraz firm współpracujących i produkujących.
Konieczność ta nasiliła się dodatkowo w momencie rozpoczęcia wdroŜenia innowacyjnego systemu
zarządzania produkcją i zastosowania systemu do zarządzania relacjami z klientami przez
partnerów EBS. Dzięki zintegrowaniu i wdroŜeniu tych systemów firma EBS będzie mogła w
sposób zautomatyzowany pozyskiwać wszystkie potrzebne dane związane z produkcją oraz
dostępnością towarów i produktów, z informacją o stanach magazynowych półproduktów i
wyrobów gotowych włącznie. Poprzez dopasowanie i zintegrowanie systemów informacje te będą
przepływać automatycznie bez konieczności dokonywania konwersji czy teŜ skomplikowanych
importów czy eksportów danych, zapewniając dodatkowo archiwizację i system raportowania.
PoniewaŜ partnerzy handlowi nie mogą mieć dostępu do systemów produkcyjnych partnerów
produkcyjnych, firma EBS będzie musiała przetworzyć otrzymane informacje o realizacji zlecenia i
udostępnić je swoim partnerom w zrozumiałej i uproszczonej formie. W pierwszym etapie
wystarczającą formą dostępności informacji będzie status realizacji zamówienia oraz planowana
data zakończenia jego realizacji.
Celem nadrzędnym projektu jest zautomatyzowanie procesów wymiany informacji oraz
przepływu dokumentów i dokumentacji technicznej i technologicznej drogą elektroniczną.
Dodatkowo celem jest równieŜ zautomatyzowanie i uproszczenie, a co za tym idzie zwiększenie
efektywności przekazywania i zarządzania dokumentami handlowymi, w formie elektronicznej, bez
konieczności ich dalszej „obróbki": drukowania, podpisywania, skanowania przesyłania
elektronicznie, w formie e-mail'a, a następnie tradycyjnie, w formie przesyłki pocztowej, co wiąŜe
się dodatkowo z koniecznością archiwizowania samych dokumentów oraz dowodów ich nadania i
dostarczenia.
Kolejnym celem niniejszego projektu jest dalsze zwiększenie efektywności i zacieśnienie
współpracy w juŜ istniejącej sieci powiązań dzięki integracji systemów. Dzięki automatyzacji
procesów B2B firmy zyskają wydajne i efektywne narzędzie pozwalające na podejmowanie
trafniejszych decyzji biznesowych oraz alokację zasobów do działań marketingowych i
handlowych.
Zidentyfikowane potrzeby:
konieczność składania zamówień w formie faksu, maila, rozmowy telefonicznej,
zamiast wprowadzania danych do jednego systemu
brak moŜliwości kontroli stanów magazynowych powierzonego materiału
brak aplikacji do zarządzania relacjami z klientem (CRM) i aplikacji do zarządzania
serwisem
brak moŜliwości nadzoru postępu produkcji wyrobów
10/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
brak repozytorium wiąŜącego dany produkt z dokumentacją technologiczną
brak nadzoru wersji dokumentacji oraz powiązania identyfikatora produktu z
dokumentacją
brak moŜliwości podglądania procesów produkcyjnych
2.3. Sposób zaspokojenia potrzeb
Zamawiający planuje zrealizować swoje potrzeby poprzez realizację Przedmiotu Zapytania w
ramach wymienionych poniŜej etapów.
2.4. Etap 1
Etap obejmować będzie automatyzację procesów biznesowych pomiędzy firmą EBS a
partnerami zajmującymi się produkcją. Procesy te muszą być zautomatyzowane w pierwszej
kolejności gdyŜ otrzymane dane z zakładów produkcyjnych po przetworzeniu będą przesyłane do
partnerów handlowych.
2.4.1.
System do zarządzania relacjami z klientem CRM
W celu zapewnienia kompatybilności pomiędzy systemem partnerów 3E oraz SiR
zajmujących się produkcją a systemem IT EBS, firma musi wdroŜyć oprogramowanie do
zarządzania przedsiębiorstwem od tego samego producenta. System CRM będzie budowany w
oparciu o oprogramowanie współpracujące z systemem produkcyjnym Sysklass. Taką
funkcjonalność daje na system CDN. Dzięki takiemu oprogramowaniu będzie moŜliwe
przeprowadzenie pełnej integracji obydwu systemów. Dane z Sysklass będą tak jak w przypadku
partnerów przekazywane do systemu CRM. Oznacza to, Ŝe partnerzy nie będą musieli nic
modyfikować w swoim systemie, aby udostępnić dane partnerowi. System CRM będzie
automatycznie poprzez łącze szerokopasmowe łączył się z serwerem bazodanowym partnerów i
pobierał do swojego systemu wszystkie niezbędne informacje a następnie je w miarę potrzeb
aktualizował. Rozwiązanie to wyeliminuje konieczność dzwonienia i zdobywania informacji o
procesach produkcyjnych związanych z danym zamówieniem. Dodatkowym atutem będzie
moŜliwość automatycznego przekazywania pomiędzy dwoma systemami dokumentów handlowych
bez konieczności eksportów i importów. Systemy te będą współpracowały na zasadzie oddziałów i
wszystkie wystawione dokumenty dla partnera automatycznie będą przekazywane do jego bazy
danych. W przypadku pozostałych partnerów po wystawieniu dokumentu i jego zatwierdzeniu
dokument będzie eksportowany do formatu EDI, opatrzony zostanie elektronicznym podpisem i
przesłany do systemu partnera gdzie poprzez udostępnione API zaimportowany będzie do systemu.
Dodatkowo CRM wykorzystywany będzie przez handlowców do zbierania zamówień z systemów
informatycznych partnerów oraz zlecania produkcji dla 3E i SiR. Do zadań CRM będzie naleŜało
takŜe przetwarzanie informacji o statusie zamówienia na podstawie informacji pochodzących z
systemu produkcyjnego.
Przykładowe oczekiwane funkcje realizowane przez system:
11/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
Obszar SprzedaŜy:
Zarządzanie okazjami i miarodajne prognozowanie przychodów
Dostęp do katalogu produktów i moŜliwość przekazywania klientom informacji
dowolnym kanałem kontaktu w tym faks i email
Cross-selling i up-selling
Przekazywanie okazji do handlowców działających w terenie
Generowanie ofert
Bezbłędna obsługa zamówień
Płynna integracja z bazą klientów oraz tele-serwisem i telemarketingiem
Moduł ten będzie wykorzystywany przez dział logistyki i dział produkcji do wymiany
informacji z działami handlowymi partnerów. Jest to bardzo istotne gdyŜ wszyscy partnerzy
posiadają sieć mobilnych przedstawicieli potrzebujący ciągłych i aktualnych informacji o
dostępności produktów oraz w ramach współpracy przekazują zamówienia na produkcję kolejnych
partii urządzeń. Od handlowców teŜ spływają informacje o poprawkach modyfikacjach i
koniecznych zmianach w produkowanych urządzeniach.
Obszar Marketing:
Planowanie, budŜetowanie, testowanie, wykonywanie i analiza ROI dla kampanii
marketingowych
Zarządzanie listami osób kontaktowych
MoŜliwość promowania nowych osób kontaktowych do właściwych klientów
Inteligentne skrypty rozmów
Generowanie ofert
Śledzenie reakcji i generowanie okazji
Kompleksowe analizy w tym analiz skuteczności
Płynna integracja z bazą klientów oraz telesprzedaŜą i telemarketingiem
Obszar Serwis:
Sprawne przyjmowanie i obsługa zgłoszeń
Maksymalizacja rozwiązanych problemów przy pierwszym kontakcie
Weryfikacja umów serwisowych i priorytetyzacja prac
Dostęp do informacji o produktach klienta
Inteligentne skrypty rozmów
Workflow zarządzający wymianą informacji pomiędzy liniami wsparcia
12/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
Przekazywanie informacji o wadach produktowych do działu produkcji
Samoucząca się baza wiedzy
Wsparcie dla obsługi interakcji email, faks itp.
Badanie satysfakcji klienta
Przekrojowe analizy ilościowo-jakościowe
Płynna integracja z bazą klientów oraz telesprzedaŜą i telemarketingiem
2.4.2.
System wymiany dokumentów w formacie EDI
W celu opracowania interfejsów wymiany informacji pomiędzy systemem firmy EBS a
aplikacjami partnerów musi być opracowany specjalny moduł obsługujący API kaŜdego z
systemów. Poza odpowiednim podłączeniem się do systemu musi być takŜe zachowane pełne
bezpieczeństwo przekazywanych danych handlowych. Moduł ten będzie odpowiedzialny takŜe za
udostępnianie danych z systemu EBS dla partnerów. Większość danych pobieranych przez
partnerów będzie wynikiem przetworzenia informacji zgromadzonych w systemie oraz pobranych
automatycznie z systemów produkcyjnych. Moduł ten będzie sercem automatyzacji wymiany
informacji pomiędzy partnerami. Dzięki moŜliwości umieszczenia go wewnątrz systemu CRM
będzie integralną częścią systemu informatycznego przedsiębiorstwa co pozwoli na jego łatwe
zarządzanie oraz w miarę potrzeb rozbudowę o kolejne API innych partnerów.
2.4.3.
System do obsługi zgłoszeń serwisowych
Firma prowadzi serwis gwarancyjny i pogwarancyjny produkowanych urządzeń. KaŜdy z
partnerów posiada własny system obsługi napraw. W celu zautomatyzowania i usprawnienia
obsługi klientów dane z tych modułów będą w automatyczny sposób przekazywane pomiędzy
partnerami. Dodatkowo dzięki moŜliwości identyfikacji kaŜdego urządzenia w sposób
jednoznacznych punkty serwisowe partnerów będą zmuszone pobierać wraz z dostawą numery
unikatowe zakupionych urządzeń i na ich podstawie przyjmować zgłoszenia objęte naprawą
gwarancyjną. Dane te będą przekazywane przez CRM oraz przez moduł serwisowy w przypadkach
incydentalnych. Informacja przekazywana od partnera obejmować będzie rodzaj urządzenia, numer
unikatowy, zdiagnozowane objawy, datę przyjęcia, rodzaj naprawy (gwarancyjna lub
pogwarancyjna). Na podstawie tych informacji serwisanci będą mogli odszukać w systemie
produkcyjnym historię danego urządzenia, a w repozytorium dokumentację techniczną
odpowiedniej wersji urządzenia. Wszystkie czynności serwisowe będą odnotowywane w systemie i
za pomocą automatów przekazane do systemu serwisowego zleceniodawcy. W ten sposób dzięki
połączeniu wszystkich systemów partnerów informacja o naprawie będzie dostępna z kaŜdego
poziomy obsługi klienta.
2.4.4.
Serwer bazy danych
Serwer bazy danych, na którym składowane będą dane pochodzące z działających aplikacji.
13/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
Rola tego serwera jest bardzo duŜa gdyŜ do jego zadań będzie naleŜało gromadzenie danych
pochodzących z systemu CRM oraz repozytorium plików. Serwer powinien charakteryzować się
bardzo duŜą niezawodnością i szybkością. Gromadzone dane muszą być zabezpieczone przed utratą
ale takŜe przed nieautoryzowanym dostępem gdyŜ składowane tam projekty, dokumentacja
techniczna jest bezcenna dla spółki jak i partnerów ale takŜe dla konkurencji. Serwer musi być
przystosowany do ciągłej i bezawaryjnej pracy gdyŜ od jego działania będzie uzaleŜniona
prawidłowa praca całej sieci partnerów. Parametry serwera oraz zainstalowany system operacyjny
muszą spełniać wymogi zainstalowanych aplikacji.
LP
Minimalne wymagania
Ilość
1
2
3
Procesor Xeon Dual Core 3 GHZ
Pamięć operacyjna 8 GB RAM
Dyski twarde 250 GB w układzie RAID 5
2
1
3
2.4.5.
Oprogramowanie Windows Serwer 2008
System operacyjny do zarządzania serwerem bazodanowym podyktowany jest przez silnik
bazy danych Microsoft SQL Server. W związku z tym nie ma innej moŜliwości jak korzystanie z
tego oprogramowania. Liczba licencji oprogramowania Windows Serwer uzaleŜniona jest od
oprogramowania biznesowego.
Liczba licencji oprogramowania biznesowego powinna umoŜliwiać równoległą pracę 18
uŜytkowników.
2.4.6.
Oprogramowanie MS SQL Server 2008
Do obsługi systemu CRM wskazany jest silnik bazy danych firmy Microsoft. Dodatkowo
baza danych wykorzystywana będzie do obsługi modułu serwisowego oraz repozytorium plików.
Dzięki centralizacji wszystkich danych w jednym miejscu uzyska się łatwiejszy do zarządzania i
konfiguracji system wymiany informacji z serwerami partnerów. Część procesów automatyzujących
będzie moŜna wymusić z poziomu baz danych, co ograniczy konieczność implementowania ich na
poziomie aplikacji. Liczba licencji uzaleŜniona jest od oprogramowania biznesowego.
Liczba licencji oprogramowania biznesowego powinna umoŜliwiać równoległą pracę 18
uŜytkowników.
2.4.7. Urządzenia sieciowe do łączności z partnerami oraz
infrastruktura sieciowa
W celu zapewnienia bezpiecznej transmisji danych pomiędzy partnerami objętymi projektem
firma musi zapewnić po obydwu stronach bezpieczny i niezawodny transfer danych. Obecnie firma
dysponuje wydzierŜawionymi łączami z firmami w Ełku. W celu zestawienia połączeń z innymi
14/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
partnerami firma wymaga doposaŜenia w sprzęt sieciowy, routery aby obsłuŜyć dodatkowe
połączenia.
Oferta ma obejmować następujące urządzenia sieciowe:
Serwer wraz z aplikacją zarządzającą, monitorującą i zabezpieczającą ruch sieciowy.
Wydajny ruter dostępu internetowego z moŜliwością uruchomienia łącza zapasowego
Zarządzalny przełącznik sieciowy (Ethernet) (co najmniej 48 portowy)
Zasilacz awaryjny UPS
2.4.8.
Instalacja sprzętu komputerowego i oprogramowania
Usługa instalacji i konfiguracji serwerów oraz infrastruktury sieciowej w celu zapewnienia
optymalnej pracy serwerów oraz bezpiecznego przekazywania danych pomiędzy partnerami jest
priorytetem. Zlecenie konfiguracji sprzętu wyspecjalizowanej w tym zakresie firmie oraz
przetestowanie łączy pod względem szybkości, niezawodności i bezpieczeństwa jest niezbędnym
kosztem do poniesienia oraz do zapewnienia powodzenia całego projektu.
W ramach usługi przeprowadzona zostanie:
pełna konfiguracja sprzętowa wszystkich serwerów w celu dostosowania parametrów
urządzeń pod potrzeby instalowanych systemu informatycznych;
skonfigurowanie systemów operacyjnych oraz oprogramowania dodatkowego na kaŜdym
zakupionym serwerze
pełna konfiguracja sprzętowa/programowa wszystkich urządzeń sieciowych w celu
dostosowania parametrów urządzeń pod potrzeby wdraŜanego systemu informatycznego
przeprowadzenie testów wydajnościowych wdraŜanych systemów informatycznych
2.4.9.
WdroŜenie systemu informatycznego B2B
Prawidłowe wdroŜenie systemu B2B obejmuje integrację z systemami partnerów. Do zadań
wdroŜeniowców będzie naleŜało:
skonfigurowanie tak systemów EBS oraz 3E i SiR aby mogły w sposób automatyczny na
zasadzie pracy oddziałowej wymieniać pomiędzy sobą informacje w sposób automatyczny.
zabezpieczenie innych danych handlowych nie dotyczących partnerów.
opracowanie modułu przetwarzającego dane pochodzące z systemu produkcyjnego na
15/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
informacje o statusie zamówienia złoŜonego przez partnera handlowego
połączenie modułu do wysyłanie dokumentów w formacie EDI z systemem CRM oraz
zautomatyzowanie procesów biznesowych tak, aby informacje przepływały w obydwie
strony
poza procesami automatyzacji system będzie musiał być dopasowany do potrzeb firmy EBS
w celu zarządzania przedsiębiorstwem.
WdroŜenie systemu obejmować będzie następujące prace:
instalacja systemu na serwerach,
prace konfiguracyjne systemu w celu uruchomienia wersji podstawowej (oferowanej
przez producenta) przy wykorzystaniu posiadanego sprzętu komputerowego i sieciowego,
konfiguracja systemu pod potrzeby EBS;
opracowanie raportów specyficznych dla danej branŜy;
modyfikacja istniejących modułów oraz opracowanie nowych spełniających wymagania
funkcjonalne EBS;
nadzorowanie pracy uŜytkowników, szkolenia uŜytkowników oraz wprowadzanych danych
do systemu w trakcie realizacji projektu, oraz inne prace związane z prawidłowym
uruchomieniem systemu w przedsiębiorstwie.
2.5. Etap 2
Etap drugi obejmować będzie zautomatyzowanie procesu wymiany dokumentacji technicznej
pomiędzy działem konstrukcyjnym firmy EBS a działem przygotowania produkcji firm 3E i SiR.
Po stronie partnerów odpowiedzialnym za zarządzanie dokumentacją będzie system zarządzania
produkcją Sysklass posiadający w swojej funkcjonalności repozytorium do przechowywania
dokumentacji wraz z jej wersjonowaniem oraz moŜliwością cofania zmian chronologicznie lub po
uŜytkowniku. W celu dopasowania się do istniejącego systemu EBS musi opracować własny system
przechowywania dokumentacji i zintegrować go z systemem produkcyjnym.
2.5.1.
System do elektronicznego zarządzania projektami
System opracowany będzie na indywidualne zlecenie firmy EBS w oparciu o mechanizmy
wykorzystywane w systemach elektronicznego obiegu dokumentów oraz systemach zarządzania
wersjami. Do zadań systemu naleŜeć będzie nadzorowanie pracy grupowej nad jednym projektem,
pilnowania wprowadzanych zmian oraz wyszukiwania konfliktów w zmianach. Kolejną
funkcjonalnością będzie moŜliwość harmonogramowania prac nad projektem oraz kontrolowania
postępów. Obecnie firma nie dysponuje Ŝadnym systemem do zarządzania projektami i
gromadzenia w jednym miejscu pełnej dokumentacji opracowanego produktu. Niniejsze działanie
jest niezbędne do wykonania w celu przeprowadzenia automatyzacji wymiany dokumentacji
technicznej.
16/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
Interfejs wymiany dokumentacji technicznej pomiędzy partnerami produkcyjnymi a system
do elektronicznego zarządzania projektami firmy EBS jest kluczowym elementem
odpowiedzialnym za automatyczne pilnowanie wersji dokumentacji po obydwu stronach. KaŜda
wprowadzona zmiana po jednej stronie w automatyczny sposób będzie przesłana do systemu
partnera. W ten sposób zachowane zostaną jednolite wersje. Dodatkowo dzięki temu
oprogramowaniu będzie moŜliwe zakładanie nowych indeksów towarowych w bazie partnerów
oraz przypisywanie do nich nowo tworzonej dokumentacji technicznej. W pełni zautomatyzowane i
zintegrowane środowisko zarządzania dokumentacją ma jeszcze jedną zaletę. Dzięki dublowaniu
dokumentacji po obydwu strona w przypadku awarii będzie bardzo łatwo odtworzyć struktury w
kaŜdej z firm.
2.5.2.
Serwer aplikacji do zarządzania dokumentacją techniczną
W związku z koniecznością przechowywania róŜnorodnych plików o duŜych pojemnościach
do obsługi systemu do elektronicznego zarządzania projektami firma zainstaluje kompletny serwer
z systemem operacyjnym oraz macierzą dyskową. Parametry serwera oraz zainstalowany system
operacyjny muszą spełniać wymogi zainstalowanej aplikacji do zarządzania dokumentacją
techniczną.
LP
Minimalne wymagania
Ilość
1
2
3
1 procesor Xeon Dual Core 3 GHZ
Pamięć operacyjna 4 GB RAM
Dyski twarde 250 GB w układzie RAID 5
1
1
3
17/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
3. Przedmiot Oferty
LP
Pozycja
1
WdroŜenie systemu do zarządzania relacjami z klientem CRM
2
WdroŜenie systemu wymiany dokumentów w formacie EDI
3
WdroŜenie systemu obsługi zgłoszeń serwisowych
4
Instalacja i konfiguracja serwera baz danych
5
Dostawa licencji na oprogramowanie Windows Serwer 2008 wraz licencjami
dostępowymi CAL
6
Dostawa licencji na oprogramowanie MS SQL Server 2008 wraz licencjami
dostępowymi CAL
7
Dostawa i instalacja urządzeń sieciowych do łączności z partnerami wraz z
budową infrastruktury sieciowej
8
Dostawa i instalacja sprzętu komputerowego i oprogramowania
9
WdroŜenie systemu informatycznego B2B
10
WdroŜenie systemu do elektronicznego zarządzania projektami
11
Dostawa i instalacja serwera aplikacji do zarządzania dokumentacją techniczną
Ogólne wymagania dotyczące Przedmiotu Oferty zostały opisane w poprzednim rozdziale.
3.1. Wymagania dotyczące gwarancji
Zamawiający wymaga aby Oferent uwzględnił oddzielne terminy i warunki gwarancji
dla:
sprzętu serwerowego i sprzętu sieciowego
oprogramowania systemowego i biznesowego
3.2. Wymagania dotyczące Oferenta
Oferent winien być właścicielem praw autorskich lub winien posiadać prawo do
dysponowania i modyfikacji kodu źródłowego oferowanego systemu.
Jeśli Wykonawca nie jest producentem oprogramowania musi posiadać (potwierdzone
umową z producentem) prawo do wprowadzania modyfikacji aplikacji bez utraty gwarancji.
18/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
Konsultanci winni wykazać się minimum 5 letnim doświadczeniem w realizacji projektów
wdroŜeniowych systemów informatycznych
Znajomość aktualnie eksploatowanego systemu przez Zamawiającego (GreatPlains
Dynamics 7.5)
Tytułem zabezpieczenia składanej oferty Oferent zobowiązany jest do wniesienia wadium w
wysokości 100 000 zł, w formie weksla
Zamawiający zatrzyma wadium jeŜeli oferent, którego oferta została wybrana jako
najkorzystniejsza odmówi podpisania umowy na realizację przedmiotu zamówienia.
Zamawiający zatrzyma wadium jeŜeli oferent, którego oferta została wybrana jako
najkorzystniejsza nie przedstawi udokumentowanych kryteriów, którymi Zamawiający
będzie się kierował przy wyborze oferty lub odmówi podpisania umowy na realizację
przedmiotu zamówienia.
Zamawiający zwróci wadium po upływie terminu związania ofertą lub po zawarciu umowy.
Oferent jest związany składaną ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu do składania
ofert.
19/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
4. Termin wykonania Przedmiotu Oferty
Zamawiający oczekuje wykonania Przedmiotu Oferty w terminie do dnia 31.12.2012
20/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
5. Sposób przygotowania Ofert
Oferent moŜe złoŜyć tylko jedną ofertę obejmującą całość przedmiotu zamówienia
podpisaną zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub
ewidencji działalności gospodarczej.
Oferta musi być złoŜona w formie pisemnej pod rygorem niewaŜności.
Wraz z ofertą Oferent jest zobowiązany złoŜyć oryginał dokumentu potwierdzającego
wniesienie wadium – weksel.
Oferta musi być sporządzona w języku polskim.
Cena oferty musi być podana w walucie polskiej, określać całkowite wynagrodzenie
Oferenta za wykonanie przedmiotu zamówienia i uwzględniać wszystkie naleŜne
podatki oraz opłaty.
Strony muszą być trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane.
Ofertę oraz pozostałe dokumenty naleŜy umieścić w zamkniętej kopercie,
uniemoŜliwiającej odczytanie jej zawartości bez jej uszkodzenia.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, wariantowych lub
uzupełniających
21/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
6. Sposób postępowania
Zamawiający będzie dokonywał oceny ofert na podstawie przedstawionych przez Oferentów
dokumentów. Zamawiający nie przewiduje spotkań z Oferentami, których Oferty nie zostaną przez
niego zakwalifikowane do dalszej analizy.
Negocjacje warunków umowy przeprowadzane będą z wybranym przez Zamawiającego
Oferentem. Zamawiający poinformuje o terminie i sposobie prowadzenia negocjacji wyłącznie
Oferenta, którego Oferta zostanie najwyŜej oceniona przez Zamawiającego.
7. Opis kryteriów
Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z
podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.
LP Kryterium
Liczba
waga )
1
Cena (Kc)
30
2
Liczba zrealizowanych wdroŜeń CRM (KCRM)
20
3
Liczba zrealizowanych projektów w obszarze serwisu (Ksrw)
15
4
Liczba wdroŜeń systemu GP Dynamics (Kdyn)
15
5
gwarancja – sprzęt (KGS)
5
6
gwarancja – oprogramowanie biznesowe (KGO)
5
7
Liczba certyfikowanych inŜynierów Microsoft (KINZ)
5
8
Liczba wdroŜeń do zarządzania dokumentacją techniczną (KDOK) 5
punktów
(
W kryterium „Cena” najwyŜszą liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniŜszą
cenę brutto, a kaŜda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:
KC = (KCN / KCB) x 30
Gdzie:
KC – oznacza kryterium cena
KCN – najniŜsza cena przedstawiona w ofertach
KCB – cena badanej oferty
22/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
W kryterium „referencje z firm u których oferent wdroŜył system klasy CRM” najwyŜszą
liczbę punktów (20) otrzyma oferta z największą liczbą załączonych referencji uzyskanych
od firm z wdroŜonym systemem CRM, a kaŜda następna odpowiednio ze wzorem:
KCRM= (KCRMB / KCRMN) x 20
Gdzie:
KCRM – oznacza kryterium: liczba referencji z firm ze zrealizowanymi przez Oferenta
wdroŜeniami CRM
KCRMN – najwyŜsza liczba referencji
KCRMB – liczba referencji badanej oferty
W kryterium „referencje z firm u których oferent wdroŜył projekty w obszarze serwisu”
najwyŜszą liczbę punktów (15) otrzyma oferta z największą liczbą załączonych referencji
uzyskanych od firm z wdroŜonym przez Oferenta systemem z aplikacją do obsługi
serwisu, a kaŜda następna odpowiednio ze wzorem:
KSRW= (KSRWB / KSRWN) x 15
Gdzie:
KSRW – oznacza kryterium: liczba referencji z firm ze zrealizowanymi przez Oferenta
wdroŜeniami systemów do obsługi serwisu
KSRWN – najwyŜsza liczba referencji
KSRWB – liczba referencji badanej oferty
W kryterium „referencje z firm u których oferent wdroŜył system Great Plains Dynamics”
najwyŜszą liczbę punktów (15) otrzyma oferta z największą liczbą załączonych referencji
uzyskanych od firm z wdroŜonym systemem Great Plains Dynamics, a kaŜda następna
odpowiednio ze wzorem:
KDYN= (KDYNB / KDYNN) x 15
Gdzie:
KDYN – oznacza kryterium: liczba referencji z firm ze zrealizowanymi przez Oferenta
wdroŜeniami systemów Great Plains Dynamics
KDYNN – najwyŜsza liczba referencji
KDYNB – liczba referencji badanej oferty
23/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
W kryterium „okres gwarancji na sprzęt i urządzenia” najwyŜszą liczbę punktów (5)
otrzyma oferta z najwyŜszą liczbą miesięcy gwarancji, a kaŜda następna odpowiednio
zgodnie ze wzorem:
KGS= (KGSB / KGSN ) x 5
Gdzie:
KGS – oznacza kryterium okres gwarancji na sprzęt i urządzenia
KGSN – najwyŜszą liczbą miesięcy gwarancji
KGSB – liczba miesięcy badanej oferty
W kryterium „okres gwarancji na oprogramowanie” najwyŜszą liczbę punktów
(5) otrzyma oferta z najwyŜszą liczbą miesięcy gwarancji, a kaŜda następna odpowiednio
zgodnie ze wzorem:
KGO= (KGOB / KGON)
Gdzie:
KGO – oznacza kryterium okres gwarancji na oprogramowania
KGON – najwyŜszą liczbą miesięcy gwarancji
KGOB – liczba miesięcy badanej oferty
W kryterium „referencje z firm u których oferent wdroŜył system do zarządzania
dokumentacją techniczną” najwyŜszą liczbę punktów (5) otrzyma oferta z największą
liczbą załączonych referencji uzyskanych od firm z wdroŜonym systemem do zarządzania
dokumentacją techniczną, a kaŜda następna odpowiednio ze wzorem:
KDOK= (KDOKB / KDOKN) x 5
Gdzie:
KDOK – oznacza kryterium: liczba referencji z firm ze zrealizowanymi przez Oferenta
wdroŜeniami systemem do zarządzania dokumentacją techniczną
KDOKN – najwyŜsza liczba referencji
KDOKB – liczba referencji badanej oferty
24/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
W kryterium „Liczba certyfikowanych inŜynierów Microsoft” najwyŜszą liczbę punktów (5)
otrzyma oferta z najwyŜszą liczbą certyfikowanych inŜynierów Microsoft, a kaŜda następna
odpowiednio zgodnie ze wzorem:
KINZ= (KINZB / KINZN ) x 5
Gdzie:
KINZ – oznacza kryterium liczbę inŜynierów Microsoft
KINZN – najwyŜszą liczbą inŜynierów Microsoft
KINZB – liczbą inŜynierów Microsoft badanej oferty
25/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
26/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
8. Miejsce i termin składania ofert
Ofertę naleŜy złoŜyć w terminie do dnia 18 stycznia 2012 r. do godz. 12.00. w siedzibie
Zamawiającego: ul. Bronisława Czecha 59, 04-555 Warszawa. Koperta powinna być oznaczona
nazwą firmy i adresem Oferenta oraz opisana następująco:
„Oferta na integracje systemów informatycznych partnerów biznesowych w celu
elektronicznej wymiany dokumentów i informacji”. Nie otwierać przed dniem 18.01.2012 , godz.
12.30.
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 18 stycznia 2012 r. o godz. 12.30. w siedzibie Zamawiającego:
ul. Bronisława Czecha 59, 04-555 Warszawa
27/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
9. Propozycja umowy
Zamawiający oczekuje od Oferenta przedstawienia kompletnej propozycji Umowy niezbędnej
do zrealizowania Przedmiotu Oferty.
28/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
10. Sposób kontaktowania się z Zamawiającym
Jako formę komunikacji z Zamawiającym w sprawie Oferty dopuszcza się jedynie
komunikację pocztą elektroniczną na adres email: [email protected].
29/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
30/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
11. Zakończenie postępowania
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia zapytania ofertowego bez wybrania
którejkolwiek z ofert i bez podania przyczyny.
Zamawiający uniewaŜni zapytanie ofertowe jeŜeli nie zostaną złoŜone co najmniej trzy
oferty nie podlegające odrzuceniu.
O zakończeniu zapytania ofertowego i wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający
zawiadomi Oferentów, którzy złoŜyli oferty oraz opublikuje informację na swojej stronie
internetowej.
31/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
12. Załączniki
12.1. Formularz ofertowy:
Wzór:
(pieczęć adresowa firmy wykonawcy)
EBS Sp. z o.o.
Bronisława Czecha 59,
04-555 Warszawa
OFERTA
DANE WYKONAWCY:
Nazwa i adres:
..............................................................................................................................................................................................
.........
tel.:
...................................
fax.:
.......................................
e-mail:
.............................................................................................
NIP:
.........................................
REGON:
......................................................................................................................................
Nr
konta
bankowego:
................................................................................................................................................................
Składając niniejszą ofertę na wdrożenie Integracji systemów informatycznych partnerów biznesowych w celu
elektronicznej wymiany dokumentów i informacji:
1.
Oferujemy zrealizowanie przedmiotu zamówienia za cenę:
brutto (z VAT): ………………………………………….……………………..….……….
(słownie: …………………………………………………………………….......................)
VAT …… %: ……………………………………………………….…………………..….
(słownie: …………………………………………………………………….......................)
netto: ………………………………………………………………….…………………….
(słownie: …………………………………………………………………….......................)
2. Oświadczamy, że wdrożyliśmy …………….. ( ilość ) systemów klasy CRM..
3. Oświadczamy, że wdrożyliśmy …………….. ( ilość ) projektów w obszarze serwisu.
4. Oświadczamy, że wdrożyliśmy…………….. ( ilość ) systemów do zarządzania dokumentacją techniczną.
5. Oświadczamy, że wdrożyliśmy …………….. ( ilość ) systemów GP Dynamics.
6. Oferujemy gwarancję na sprzęt i urządzenia w wymiarze: …………… miesięcy.
7. Oferujemy gwarancję na licencje oprogramowania w wymiarze: …………… miesięcy.
8. Uważamy się za związanych złożoną ofertą na czas wskazany w Zapytaniu ofertowym tj. 30 dni.
9. Oświadczamy, że nasi konsultanci dysponują min. 5 – letnim doświadczeniem w realizacji projektów
wdrożeniowych systemów informatycznych.
10. Oświadczamy, że akceptujemy warunki Zapytania Ofertowego i nie wnosimy do niego zastrzeżeń.
11. Oświadczamy, Ŝe w cenie oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia i realizacji
przyszłego świadczenia umownego.
12. Wadium wnosimy w formie: weksla na kwotę 100 000 PLN.
32/35
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
13. W załączeniu składamy wymagane zgodnie z treścią Zapytania Ofertowego dokumenty ( referencje dot.
pkt. 12,):
1) ………………
2) ………………
14. Składamy Ofertę na …… ponumerowanych stronach.
...................................................
.................................................................................................................
(Miejsce i data)
(Podpis osoby uprawnionej lub osób uprawnionych
do reprezentowania wykonawcy w dokumentach
rejestrowych lub we właściwym upowaŜnieniu)
12.1. Dokumenty rejestrowe Oferenta:
- Wpis do KRS ( nie starszy niŜ 6 miesięcy) lub Wpis do Ewidencji Działalności
Gospodarczej ( nie starszy niŜ 6 miesięcy)
- Nip
- Regon
12.2. Weksel
12.3. Lista referencji
12.3.1.
LP
Firma
12.3.2.
LP
Firma
12.3.3.
LP
Firma
Lista referencji dotycząca zrealizowanych wdroŜeń CRM
Osoba kontaktowa
Numer telefonu
Lista referencji dotycząca zrealizowanych projektów w obszarze serwisu
Osoba kontaktowa
Numer telefonu
Lista referencji dotycząca wdroŜeń do zarządzania dokumentacją techniczną
Osoba kontaktowa
33/35
Numer telefonu
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
12.3.4.
LP
Firma
12.3.5.
LP
Lista referencji dotycząca wdroŜeń systemu Great Plains Dynamics
Osoba kontaktowa
Lista certyfikowanych inŜynierów Microsoft
Imię i Nazwiska
Numer Certyfikatu
12.4. Specyfikacja oprogramowania i sprzętu
12.4.1.
Specyfikacja - oprogramowania biznesowego
LP POZYCJA
1
12.4.2.
Specyfikacja - oprogramowania systemowego
LP POZYCJA
1
12.4.3.
Specyfikacja sprzętu
LP POZYCJA
1
34/35
Numer telefonu
Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o.
12.5. Zasady gwarancji
12.5.1.
Zasady gwarancji sprzęt
12.5.2.
Zasady gwarancji oprogramowania biznesowego
12.6. Propozycja umowy
12.7. Oświadczenie
ofertowego
oferenta
o
spełnieniu
wymagań
zapytania
Wzór:
OŚWIADCZENIE O SPEŁNIENIU WYMAGAŃ ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Przedmiot zamówienia: „Integracja systemów informatycznych partnerów biznesowych w celu
elektronicznej wymiany dokumentów i informacji ”
Data:...............................................................................................................
Nazwa wykonawcy........................................................................................
Adres wykonawcy..........................................................................................
Oświadczam, Ŝe spełniam niŜej wymienione warunki udziału w postępowaniu, a mianowicie:
1.
Posiadam niezbędną wiedzą i doświadczenie oraz dysponuję potencjałem technicznym, i
osobami zdolnymi do wykonania zamówienia
2.
Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
Na kaŜde Ŝądanie Zamawiającego dostarczymy niezwłocznie odpowiednie dokumenty
potwierdzające prawdziwość kaŜdej z kwestii zawartych w oświadczeniu, wszystkie informacje
są zgodne z prawdą.
______________________
Imiona i nazwiska osób uprawnionych
do reprezentowania Wykonawcy
________________________________
Podpisy osób uprawnionych do
reprezentowania Wykonawcy
35/35