Instrukcja do modułu Kontroli Zarządczej (KZ)

Instrukcja do modułu
Kontroli Zarządczej (KZ)
www.budzet-zadaniowy.com
1
Spis treści
I Kontrola Zarządcza ................................................................................................................... 3
II Ogólna budowa KZ .................................................................................................................. 4
III Tworzenie nowych dokumentów KZ – opcja Nowy .............................................................. 5
IV Otwieranie dokumentów KZ – opcja Otwórz ........................................................................ 5
V Zamykanie dokumentów – opcja Zamknij .............................................................................. 6
VI Wybieranie JO do kontroli – opcja Skontroluj JO .................................................................. 7
VII Generowanie i pobieranie raportów – opcja Raport ........................................................... 7
VIII Baza jednostek organizacyjnych – opcja Baza JO ................................................................ 8
IX Szczegółowa lista wszystkich dokumentów KZ – opcja Lista KZ .......................................... 10
X Plik KZ .................................................................................................................................... 11
XI Przeprowadzanie diagnozy stanu kontroli zarządczej – odpowiadanie na pytania ............ 12
XII Zatwierdzanie i wysyłanie raportów I stopnia na kontach JO ............................................ 13
XIII Duplikacja dokumentów na kontach JO ............................................................................ 14
2
I Kontrola Zarządcza
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych zastąpiła wcześniej istniejący w
sektorze finansów publicznych system kontroli finansowej systemem kontroli zarządczej.
Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem
środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Artykuł 68 ustawy stanowi, że
kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i
zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
Cele kontroli zarządczej to w szczególności zapewnienie:
1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2. skuteczności i efektywności działania;
3. wiarygodności sprawozdań;
4. ochrony zasobów;
5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6. efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7. zarządzania ryzykiem.
Funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do
obowiązków:
 ministra w kierowanych przez niego działach administracji;
 wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki
samorządu terytorialnego;
 kierownika jednostki.
Przepisy ustawy zobowiązały ministra finansów do ogłoszenia w formie komunikatu
standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zgodnych z
międzynarodowymi standardami. Taki komunikat - nr 23 z 16 grudnia 2009 r. - ukazał się w
Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84.
E-usługa modułu Kontroli zarządczej umożliwi przeprowadzenie diagnozy stanu kontroli
zarządczej w jednostce samorządu terytorialnego i jej jednostkach podległych. Następnie
system wygeneruje szczegółowy raport na I i II poziomie oraz oświadczenia o stanie kontroli
zarządczej na każdym poziomie.
3
II Ogólna budowa KZ
Po zalogowaniu się do naszego systemu i wybraniu modułu Kontrola Zarządcza (KZ) zostanie
wyświetlona następująca strona:
Na powyższym zdjęciu zaznaczony został pasek narzędzi. Będzie on widoczny cały czas
podczas pracy w KZ.
Na pasek narzędzi składają się następujące opcje:
 Nowy – pozwala stworzyć nowy dokument KZ po wypełnieniu wszystkich
potrzebnych informacji.
 Otwórz – otwiera listę wszystkich dokumentów KZ gotowych do edycji.
 Zamknij – zamyka aktualnie otwarty dokument KZ; opcja dostępna tylko po
otworzeniu bądź stworzeniu nowego dokumentu.
 Skontroluj JO – otwiera stronę, na której można dodać wybraną jednostkę
organizacyjną (JO) do aktualnie otwartego pliku kontroli zarządczej; opcja dostępna
tylko po otworzeniu bądź stworzeniu nowego dokumentu.
 Raport – otwiera podręczne menu związane z generowaniem nowych oraz
otwieraniem istniejących raportów; opcja dostępna tylko po otwarciu lub utworzeniu
nowego dokumentu.
4
 Baza JO – otwiera podręczne menu, z którego można wybrać opcję dodania nowych
JO lub wyświetlenie obecnych JO do edycji.
 Lista KZ – otwiera szczegółową listę wszystkich dokumentów KZ.
 O usłudze – opcja ta otwiera portal Budzet-Zadaniowy.com, w którym znajduje się
szczegółowy opis KZ.
 Aktywuj usługę – przenosi na stronę pozwalającą zamówić i aktywować wszystkie eusługi dostępne w naszym portalu.
III Tworzenie nowych dokumentów KZ – opcja Nowy
Po wybraniu opcji „Nowy” otworzy się strona, na której trzeba będzie podać wszystkie
niezbędne informacje do utworzenia nowego dokumentu, czyli : nazwę nowego dokumentu,
rok, na który powstaje oraz ilość JO, którą chcemy zdiagnozować.
Przycisk „Utwórz”, znajdujący się prawym dolnym rogu, kończy proces tworzenia nowego
dokumentu KZ. Przycisk „Anuluj”, znajdujący się w lewym dolnym rogu, przerywa proces
tworzenia nowego dokumentu KZ.
Należy zwrócić uwagę na określenie prawidłowej ilości JO do kontroli. Po wybraniu opcji
„Utwórz” nie będzie możliwa zmiana ilości JO poddanych kontroli na większa niż wpisana
przez użytkownika podczas tworzenia dokumentu.
IV Otwieranie dokumentów KZ – opcja Otwórz
Opcja „Otwórz” wyświetla podręczne menu, z którego łatwo i szybko można otworzyć
wcześniej stworzony dokument KZ.
5
W prawym górnym rogu znajduje się przycisk „Zamknij”, który zamyka okno otwierania
dokumentów.
Opcje „Status” oraz „Nazwa dokumentu” pozwalają szybko odnaleźć szukany dokument.
„Status” pozwala wyświetlić tylko pliki ukończone, bądź też nieukończone. „Nazwa
dokumentu” pozwala odnaleźć dokumenty, które w nazwie zawierają wpisane w pole
wyszukiwania słowo. Przykładowo szukając dokumentu „test57” wystarczy w pole „Nazwa
dokumentu” wpisać „57” albo „test” i wcisnąć czerwony przycisk „Szukaj”.
Pod opcjami pozwalającymi szukać znajduje się spis wszystkich utworzonych dokumentów
KZ. Na prawo od każdej nazwy dokumentu znajdują się dwie opcje:

Edytuj – otwiera dany dokument do edycji.

Raport – opcja dostępna tylko dla skończonych dokumentów - otwiera ona
dany dokument i przechodzi do podstrony poboru raportu końcowego.
V Zamykanie dokumentów – opcja Zamknij
Opcja zamknij jest dostępna tylko po wcześniejszym otworzeniu dokumentu. Powoduje ona
natychmiastowe zapisanie i zamknięcie aktualnie otwartego dokumentu KZ.
6
VI Wybieranie JO do kontroli – opcja Skontroluj JO
W tej zakładce można wybrać z rozwijanej listy JO, która zostanie dodana do aktualnie
otworzonego pliku KZ. JO na liście znajdują się w dwóch grupach, „zarejestrowane” to JO z
utworzonym odrębnym kontem, natomiast „niezarejestrowane” to JO bez odrębnego konta
(procedurę tworzenia JO szczegółowo opisano w pkt VIII). Wybór zatwierdzamy poprzez
wciśnięcie przycisku „Zapisz” w prawym dolnym rogu.
VII Generowanie i pobieranie raportów – opcja Raport
Kliknięcie w opcję Raport otwiera podręczne menu, widoczne na obrazku powyżej. Są w nim
dostępne dwie opcje:
 Generuj - generuje nowy raport II stopnia dla aktualnie otwartego dokumentu, a
następnie przekierowuje na stronę, z której można go pobrać i otworzyć. Na stronie
tej jest także możliwość późniejszego przygotowania i wygenerowania oświadczenia
o stanie kontroli zarządczej. Dla prawidłowego wyniku diagnozy, wskazane jest aby
raport II stopnia został generowany dopiero po otrzymaniu kompletu raportów I
stopnia ze wszystkich JO. Podczas generowania raportu II stopnia system sprawdzi
kompletność danych i może wyświetlić komunikat informujący o brakach w
dokumencie KZ. Wybranie opcji „Tak” pozwoli na kontynuowanie generowania
raportu (należy zwrócić uwagę że tak wygenerowany raport nie odzwierciedli
wszystkich elementów założonych podczas programowania kontroli). Opcja „Nie”
automatycznie kończy generowanie i umożliwia uzupełnienie braków.
7
 Otwórz – otwiera stronę, z której można pobrać i otworzyć wcześniej wygenerowany
raport II stopnia oraz oświadczenie. Pobieranie rozpoczyna się poprzez kliknięcie
czerwonego przycisku „Pobierz raport” lub „Pobierz oświadczenie”. W przypadku
oświadczenia generowanego po raz pierwszy, pojawi się okienko, w którym trzeba
będzie odpowiedzieć na parę pytań i ewentualnie uzupełnić pola tekstowe, po czym
kliknąć „Zapisz” w dolnym prawym rogu. Plik raportu i oświadczenia generowany jest
w formacie PDF.
VIII Baza jednostek organizacyjnych – opcja Baza JO
Po kliknięciu „Baza JO” na pasku zadań pojawi się podręczne menu z dwiema opcjami:
 Lista – otwiera opcję wszystkich JO
8
Usuń – opcja ta pozwala skasować wybraną JO, wymaga ona potwierdzenia,
pojawia się tylko w przypadku JO bez konta.
Edytuj – otwiera dane JO do edycji, pojawia się tylko w przypadku JO bez
konta.
Wyłączenie konta JO – pozwala zdezaktywować dane konto JO.
Włączenie konta JO – pozwa aktywować uprzednio wyłączone konto JO.
 Nowa – otwiera stronę, na której po wprowadzeniu wszystkich wymaganych
informacji można dodać nową JO.
9
W przypadku dodawania JO z kontem należy dodatkowo podać e-mail osoby, na
którą rejestrujemy konto, oraz login jakim będą się posługiwać. UWAGA: ważne aby
adres e-mail był prawidłowy, ponieważ zostanie na niego wysłane hasło.
IX Szczegółowa lista wszystkich dokumentów KZ –
opcja Lista KZ
Opcja „Lista KZ” otwiera szczegółową listę wszystkich dokumentów KZ. Podobnie jak w
przypadku podręcznego menu otwierania dokumentów, przy pomocy opcji Otwórz, możemy
szybko wyszukać interesujący nas dokument przy pomocy „Status” i „Nazwa dokumentu”.
(szczegółowy opis wyszukiwania w pkt IV Otwieranie dokumentów KZ – opcja Otwórz). Przy
każdym z dokumentów dostępne są trzy opcje:

Usuń – opcja ta pozwala skasować wybrany dokument KZ, wymaga ona
potwierdzenia.
10


Edytuj – otwiera wybrany dokument KZ.
Raport – opcja dostępna tylko dla skończonych dokumentów, otwiera ona
dany dokument i przechodzi do podstrony poboru raportu II stopnia.
X Plik KZ
Po otworzeniu pliku KZ widzimy wszystkie JO dodane do danej kontroli, ich status oraz opcje
związane z zarządzaniem pliku. Po prawej stronie w wierszu z wybranym JO znajdują się
następujące opcje:

Usuń – Wyrzuca daną JO z obecnie otworzonego pliku KZ.

Edytuj – opcja dostępna tylko w przypadku JO bez konta, przenosi nas ona do
formularza z pytaniami, które stanowią element diagnozy kontroli danej jednostki.

Raport – opcja dostępna tylko gdy dana jednostka organizacyjna dokona
diagnozy stanu kontroli zarządczej, pozwala pobrać raport I stopnia stanu kontroli
zarządczej danej JO, dostępne jest także oświadczenie oraz lista pytań wraz z
udzielonymi odpowiedziami.
11
W zakładce „Opcje kontroli” znajdują się dwie opcje:
 Skontroluj JO – pozwala wybrać JO z bazy i dodać je do aktualnego pliku KZ
 Zakończ kontrolę – kończy kontrolę, co powoduje zablokowanie możliwości
wysyłania raportów 1-go stopnia z kont podległych JO, oraz generuje raport 2-go
stopnia
XI Przeprowadzanie diagnozy stanu kontroli
zarządczej – odpowiadanie na pytania
Pierwsza strona diagnozy stanu kontroli zarządczej zawiera spis wszystkich obszarów i
podobszarów do jakich zostały przypisane poszczególne pytania.
W celu przeprowadzenia kontroli należy odpowiedzieć na wszystkie 235 pytań, w sposób:
pozytywny „tak”, negatywny „nie” lub zaznaczyć „nie dotyczy” jeżeli pytanie nie dotyczy
danej jednostki organizacyjnej. W przypadku wyboru odpowiedzi „nie dotyczy”, dane
pytanie nie zostanie uwzględnione w raporcie.
W celu przejścia do następnego pytania należy kliknąc przycisk „następne pytanie”. Można
również przejść do wybranego podobszaru poprzez najechanie myszką na ich spis.
Wyświetlona zostanie wtedy rozwijana lista, dzięki której można szybko rozpocząć
opracowywanie interesującej nas grupy pytań.
12
Odpowiedzi zapisywane są na serwerze w momencie kliknięcia „następne pytanie” bądź
„poprzednie pytanie”. To znaczy, że proces odpowiedzi na pytania można rozłożyć na kilka
etapów.
XII Zatwierdzanie i wysyłanie raportów I stopnia na
kontach JO
Na koncie JO po udzieleniu odpowiedzi na wszystkie pytania i wygenerowaniu raportu I
stopnia, w celu przesłania go do konta JST należy zatwierdzić i wysłać dany raport.
Służy temu opcja
„zatwierdź i wyślij”.
Po kliknięciu opcji „zatwierdź i wyślij” pojawi się okienko, w którym należy podać dane osób
sporządzających i zatwierdzających dany raport. Dane te znajdą się w raporcie I stopnia JO.
Po zatwierdzeniu raportu można zatwierdzić następny, który zastąpi poprzedni. Opcja ta jest
dostępna tylko do momentu zakończenia kontroli przez JST.
13
XIII Duplikacja dokumentów na kontach JO
Dokumenty KZ na kontach JO można duplikować w celu przyśpieszenia nanoszenia
poprawek oraz wysyłania ich do następnych kontroli.
Duplikować można na dwa sposoby: przy pomocy opcji „Nowy” na pasku narzędzi albo
poprzez kliknięcie opcji „duplikuj” przy wybranym dokumencie KZ na liście KZ.
Wybieramy dokument, który chcemy zduplikować, w dalszej kolejności nadajemy nazwę pod
jaką ma pojawić się kopia oraz „zlecenia kontroli”. Następnie klikamy przycisk „Utwórz”.
Nowo powstały dokument będzie wierną kopią oryginału, wystarczy nanieść w nim zmiany
dla wybranych odpowiedzi i zatwierdzić.
14