Załącznik nr 1 szczegółowy zakres czynności ASYSTENT PROJEKTU

Załącznik nr 1 szczegółowy zakres czynności
ASYSTENT PROJEKTU - wymagania
Asystent Projektu będzie odpowiedzialny za obsługę spraw administracyjno-biurowych podczas realizacji
Projektu. Stanowisko wchodzi w strukturę Biura Projektu.
Asystent Projektu odpowiedzialny jest między innymi za sprawne prowadzenie sekretariatu Projektu, w
tym:
• prowadzenie i archiwizację wszelkiej korespondencji dotyczącej Projektu (prowadzenie ksiąŜki
nadawczej, wysyłanie/odbieranie/przekazywanie poczty, w tym takŜe elektronicznej);
• sporządzanie niezbędnych raportów, zestawień z realizacji Projektu;
• obsługę urządzeń biurowych;
• redagowanie, przepisywanie pism związanych z realizacją Projektu;
• obsługa spotkań w ramach Projektu;
• zamawianie materiałów biurowych i eksploatacyjnych;
• obsługę rozmów telefonicznych, transmisji faxowych, poczty elektronicznej;
• obieg informacji związanych z realizacją Projektu w obrębie Biura Projektu;
• oznaczanie dokumentacji Projektowej wg wytycznych, w tym prowadzenie ewidencji dokumentów
znajdujących się w poszczególnych segregatorach;
• sporządzanie upowaŜnień do przetwarzania danych osobowych;
• prowadzenie i aktualizacja PEFS związanej z realizacją projektu;
• współpraca z Menagerem ds. Organizacyjnych w zakresie baz danych związanych z realizacją
projektu (aktualizacja, weryfikacja baz danych szkół oraz nauczycieli);
• druk wszelkich umów związanych z realizacją projektu, ich kolportaŜ i prawidłowa archiwizacja.
Do zadań Asystenta Projektu naleŜeć będzie czynny udział w konferencjach, spotkaniach ewaluacyjnych
oraz szkoleniach realizowanych w ramach Projektu (obsługa spotkań).
Asystent zobowiązany będzie za bieŜące informowanie przełoŜonych o załatwionych sprawach,
wykonywanie wszelkich innych poleceń przełoŜonych, przekazywanie sprawozdań z wykonywanej pracy,
przygotowywanie, wydruk dokumentów, sprawozdań, raportów wymaganych przez zwierzchników.
Asystent Projektu odpowiada za kreatywną współpracę z Menagerem Biura Projektu oraz Zarządzającym
Projektem.
Jego obowiązkiem jest dotrzymanie zgodności realizacji Projektu z zapisami wniosku w zakresie swoich
obowiązków związanych z pełnionym stanowiskiem.
Asystent Projektu uprawniony jest między innymi do:
udziału w kontrolach dotyczących Projektu;
udziału w audycie finansowym Projektu;
wnioskowanie zmian w Projekcie;
udziału w spotkaniach roboczych osób zaangaŜowanych w realizację Projektu;
studiowanie wytycznych, instrukcji i innych dokumentów dotyczących Projektu;
współpracy z pozostałymi osobami zatrudnionymi w ramach Projektu;
kontakty robocze z Zarządem.