wersja PDF - Raport Roczny 2011

Charakterystyka Spółki
Oświadczenie o stosowaniu ładu korporacyjnego
Opis głównych cech stosowanych w przedsiębiorstwie Spółki systemów kontroli wewnętrznej
i zar ządzania r y zy k iem, w odnies ieniu do pr oces u s por ządzania s pr awozdań finans owy ch
i s k ons olidowany ch s pr awozdań finans owy ch
W KGHM Polska Miedź S.A. funkcjonuje system kontroli wewnętrznej oraz zarządzania ryzykiem, za których prawidłowe i skuteczne funkcjonowanie w procesie
sporządzania jednostkowych sprawozdań finansowych KGHM Polska Miedź S.A. i skonsolidowanych sprawozdań finansowych Grupy Kapitałowej odpowiada Zarząd
KGHM Polska Miedź S.A. System kontroli wewnętrznej oraz zarządzanie ryzykiem w tym zakresie opiera się na identyfikacji i ocenie obszarów ryzyk, z jednoczesnym
definiowaniem i podejmowaniem działań zmierzających do ich minimalizacji lub całkowitego wyeliminowania.
KGHM Polska Miedź S.A. w zakresie identyfikacji, dokumentowania, ewidencji i kontroli operacji gospodarczych wykorzystuje zarówno wieloletnie doświadczenie, jak
i ustalone procedury kontrolno-rewizyjne wsparte najnowocześniejszą technologią informatyczną stosowaną do rejestracji, przetwarzania i prezentacji danych
ekonomiczno-finansowych.
W celu zapewnienia prawidłowości i rzetelności prowadzenia ksiąg rachunkowych KGHM Polska Miedź S.A. oraz jednolitości stosowanych zasad rachunkowości przy
sporządzaniu sprawozdań finansowych w spółkach zależnych Grupy Kapitałowej wprowadzono do stosowania w sposób ciągły:
Politykę Rachunkowości dla KGHM Polska Miedź S.A. i Grupy Kapitałowej, zgodną z zasadami Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej, bieżąco
aktualizowaną na podstawie nowych regulacji;
a ponadto, dla KGHM Polska Miedź S.A.
Zasady Gospodarki Finansowej i Systemu Ekonomicznego;
Dokumentację Informatycznego Systemu Przetwarzania Danych Księgowych;
Branżowe Zasady Amortyzacji Bilansowej Rzeczowych Aktywów Trwałych oraz Wartości Niematerialnych;
Branżowy Plan Kont zgodny z MSSF;
oraz szereg procedur wewnętrznych w zakresie systemów kontroli i oceny ryzyk wynikających z działalności KGHM Polska Miedź S.A. i Grupy Kapitałowej, jak również
ustalono zakres i zasady raportowania finansowego.
KGHM Polska Miedź S.A. prowadzi księgi rachunkowe w zintegrowanym systemie informatycznym. Modułowa struktura systemu zapewnia przejrzysty podział
procesów i kompetencji, spójność zapisów operacji w księgach rachunkowych oraz kontrolę pomiędzy księgami: sprawozdawczą, główną i pomocniczymi. Dostęp do
danych w różnych przekrojach i układach jest możliwy dzięki rozbudowanemu systemowi raportowania. KGHM Polska Miedź S.A. na bieżąco dostosowuje system
informatyczny do zmieniających się zasad rachunkowości lub innych norm prawnych, na co pozwala wysoka elastyczność funkcjonalności dostępnych w ramach
poszczególnych modułów systemu IT. Techniczną obsługę systemu zapewniają zatrudnieni w KGHM Polska Miedź S.A. specjaliści z wieloletnim doświadczeniem.
W aktach KGHM Polska Miedź S.A. znajduje się pełna dokumentacja systemu informatycznego, zarówno w części przeznaczonej dla użytkowników końcowych, jak
i w części technicznej obejmującej konfigurację, parametryzację oraz algorytmy obliczeniowe systemu. Zgodnie z artykułem 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku
o rachunkowości, dokumentacje informatycznych systemów rachunkowości podlegają okresowej weryfikacji i aktualizacji, zatwierdzanej każdorazowo przez
kierowników jednostek, tj. Zarząd KGHM Polska Miedź S.A. i zarządy spółek zależnych.
W zakresie zapewnienia właściwego użytkowania i ochrony systemów, danych, zabezpieczenia dostępu do danych oraz sprzętu komputerowego zostały w KGHM
Polska Miedź S.A. wdrożone odpowiednie rozwiązania organizacyjno-systemowe. Dostęp do zasobów systemu ewidencji finansowo-księgowej oraz
sprawozdawczości finansowej jednostkowej i skonsolidowanej ograniczony jest przez system uprawnień, które nadawane są upoważnionym pracownikom wyłącznie
w zakresie wykonywanych przez nich obowiązków. Uprawnienia te podlegają regularnym audytom. Kontrola dostępu prowadzona jest na każdym etapie
sporządzania sprawozdania finansowego, począwszy od wprowadzania danych źródłowych, poprzez przetwarzanie danych, aż do generowania informacji
wyjściowych.
Kontrola stosowanych zasad rachunkowych w procesie sporządzania sprawozdań finansowych w KGHM Polska Miedź S.A. oraz w spółkach zależnych Grupy
Kapitałowej opiera się na wbudowanych w funkcjonalność systemów sprawozdawczych mechanizmach kontrolnych, które w sposób ciągły weryfikują zgodność
zasad z obowiązującą Polityką Rachunkowości oraz innymi dokumentami będącymi podstawą sporządzania sprawozdań finansowych.
Organem sprawującym nadzór nad procesem raportowania finansowego w KGHM Polska Miedź S.A. oraz współpracującym z niezależnym audytorem jest Komitet
Audytu powołany w ramach uprawnień Rady Nadzorczej KGHM Polska Miedź S.A. Komitet Audytu, zgodnie z kompetencjami określonymi w ustawie z dnia 7 maja
2009 roku o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz.U.2009.77.649),
zajmuje się w szczególności:
monitorowaniem procesu sprawozdawczości finansowej pod kątem zgodności z Polityką Rachunkowości przyjętą w KGHM Polska Miedź S.A. oraz wymogami prawa;
monitorowaniem skuteczności systemów kontroli wewnętrznej, audytu wewnętrznego oraz zarządzania ryzykiem;
monitorowaniem niezależności biegłego rewidenta i podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych;
rekomendowaniem Radzie Nadzorczej podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych.
Monitorowanie procesu sprawozdawczości finansowej i ocena sprawozdań finansowych przez Radę Nadzorczą stanowi finalny etap weryfikacji i kontroli sprawowanej
przez niezależny organ, zapewniający prawidłowość i rzetelność prezentowanych informacji w sprawozdaniach jednostkowych i sprawozdaniach skonsolidowanych
KGHM Polska Miedź S.A.
Zasadniczym elementem zarządzania ryzykiem w odniesieniu do procesu sporządzania sprawozdań finansowych KGHM jest badanie funkcjonowania mechanizmów
kontrolnych oraz występowania ryzyk w działalności KGHM Polska Miedź S.A. przeprowadzane przez audyt wewnętrzny. Realizuje on swoje zadania w oparciu
o zatwierdzony przez Zarząd KGHM Polska Miedź S.A. „Zintegrowany Plan Audytu KGHM Polska Miedź S.A. na lata 2011–2015” oraz roczny „Zintegrowany Plan
Audytu” na dany rok kalendarzowy. Dokumenty te zostały opracowane zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego
opublikowanymi przez Instytut Audytorów Wewnętrznych i pozytywnie zaopiniowane przez Komitet Audytu Rady Nadzorczej. Celem audytu wewnętrznego jest
dostarczenie Zarządowi i Radzie Nadzorczej Spółki niezależnych i obiektywnych informacji i ocen systemów zarządzania ryzykiem i kontroli wewnętrznej oraz analizy
procesów biznesowych w KGHM Polska Miedź S.A.
Funkcjonujący w KGHM Polska Miedź S.A. system kontroli wewnętrznej obejmuje swoim zakresem wszystkie procesy zachodzące w KGHM Polska Miedź S.A., w tym
również obszary mające bezpośredni jak i pośredni wpływ na prawidłowość sporządzania sprawozdań finansowych. Kontrola wewnętrzna (instytucjonalna)
realizowana jest przez wyodrębnioną w strukturze komórkę organizacyjną. Niezależnie od kontroli instytucjonalnej, w KGHM Polska Miedź S.A. utrzymany jest
w pełnym zakresie obowiązek samokontroli pracowników i kontroli funkcjonalnej sprawowanej przez wszystkie szczeble kierownicze w ramach obowiązków
koordynacyjno-nadzorczych.
Odzwierciedleniem skuteczności systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem w procesie sporządzania sprawozdań finansowych w KGHM Polska Miedź S.A.
jest wysoka ocena jakości tych sprawozdań potwierdzona wysokim miejscami w konkursie The Best of Annual Report, którego KGHM Polska Miedź S.A. jest
uczestnikiem od lat.