dofinansowania wyjazdów na konferencje – w

DOFINANSOWANIA WYJAZDÓW NA KONFERENCJE
– W PYTANIACH I ODPOWIEDZIACH
1. Kto może ubiegać się o dofinansowanie?
O dofinansowanie ubiegać się może każdy student – członek STN, będący aktywnym uczestnikiem
konferencji (prezentujący swoją pracę naukową).
2. Czy mogę zostać członkiem STN?
Każdy student, będący aktywnym członkiem dowolnego Studenckiego Koła Naukowego (SKN)
zarejestrowanego w Biurze Obsługi Działalności Podstawowej, jest jednocześnie członkiem STN.
3. Co muszę zrobić, żeby dostać dofinansowanie?
Warunkiem koniecznym do rozpatrzenia prośby o dofinansowanie jest:
a. przesłanie maila do Koordynatora STN ds. Dofinansowań Wyjazdów (Joanna Kacperczyk,
adres: [email protected]) zawierającego:
i. tytuł pracy
ii. autorzy pracy
iii. opiekun pracy
iv. klinika, przy której praca powstała
v. dokument (mail, list, itp.) od Organizatora danej Konferencji potwierdzający
przyjęcie pracy na Konferencję
b. przygotowanie następujących dokumentów (patrz: zakładka Dokumenty):
i. wniosek o zawarcie umowy
ii. umowa na wykonanie zadania
iii. dokument popierający wniosek o dofinansowanie wyjazdu naukowego skierowany
do JM Rektora ds. Dydaktyczno-Wychowawczych (powinien zawierać krótki opis
prezentowanego podczas konferencji projektu oraz uzasadnienie, dlaczego został on
zgłoszony do prezentacji na danej konferencji)
iv. wydrukowane potwierdzenie przyjęcia pracy na konferencję,
a następnie złożenie ich do pani Ewy Kondratowicz (Sekretariat Organizacji Studenckich,
III piętro Domu Medyka, ul. Oczki 1a) na co najmniej 2 tygodnie przed terminem konferencji.
4. Gdzie znajdę dokumenty potrzebne złożenia wniosku o dofinansowanie?
Wniosek o zawarcie umowy oraz umowę na wykonanie zadania można pobrać ze strony
www.stn.wum.edu.pl , zakładka Dokumenty.
5. O zwrot jakich opłat mogę się ubiegać?
Można ubiegać się o zwrot następujących kosztów: opłaty konferencyjnej (zjazdowej), transportu
oraz noclegu. Na wszystkie wymienione opłaty należy mieć fakturę VAT wystawioną na Warszawski
Uniwersytet Medyczny.
6. Na konferencję planuję lecieć samolotem – co muszę zrobić aby otrzymać zwrot
kosztów zakupu biletu?
Bilet lotniczy należy zakupić za pośrednictwem biura podróży eTravel S.A. z siedzibą w Warszawie (kod
pocztowy: 02-625), przy ul. Woronicza 15. oraz poprosić o wystawienie faktury VAT na Warszawski
Uniwersytet Medyczny. Zamówienia mogą być składane:
a. telefonicznie na numer: 22 482 01 02
b. faxem na numer: 22 567 31 01
c. e-mailem na adres: [email protected], [email protected]
7. Czy za bilet lotniczy muszę zapłacić sam? Czy Warszawski Uniwersytet Medyczny
może zapłacić za mnie przed wyjazdem na konferencję?
Za bilet lotniczy należy zapłacić samemu – dofinansowanie otrzymuje się dopiero po powrocie z konferencji
i rozliczeniu się z wnioskowanych opłat.
8. Na konferencję będę jechać pociągiem lub autobusem – czy potrzebuję faktury VAT?
W przypadku podróży pociągiem lub autobusem do rozliczenia się wystarczą oryginalne bilety.
9. Na konferencję planuję jechać własnym samochodem – czy mogę otrzymać zwrot
kosztów za zakup paliwa?
Niestety, nie ma możliwości otrzymania zwrotu kosztów za zakup paliwa.
10. Na konferencję planuję jechać z drugim autorem pracy naukowej – czy on także
może dostać dofinansowanie?
Dofinansowanie może dostać tylko aktywny uczestnik konferencji, czyli osoba prezentująca daną pracę.
11. Ile dofinansowań mogę otrzymać w ciągu roku?
Nie ma maksymalnej liczby dofinansowań przyznawanych na jednego studenta w ciągu roku. Chcielibyśmy
zaznaczyć, że na jedną pracę można ubiegać się o dofinansowanie 2 razy.
W przypadku wykorzystania większości budżetu STN przeznaczonego na dofinansowania wyjazdów
pierwszeństwo będzie miała osoba, która w bieżącym roku akademickim ubiega się o dofinansowanie po
raz pierwszy, a także osoba, wyjeżdżająca na konferencję zagraniczną.
12. Ile wynosi maksymalna kwota dofinansowania?
Maksymalna kwota dofinansowania wyjazdu na konferencję zagraniczną wynosi 800 PLN, natomiast
na konferencję polską 150 PLN. Studenckie Towarzystwo Naukowe zastrzega sobie możliwość obniżenia
maksymalnej kwoty dofinansowania w trakcie roku akademickiego. Ostateczna decyzja o przyznaniu
dofinansowania oraz o jego wysokości należy do Koordynatora STN ds. Dofinansowań Wyjazdów
oraz Prezesa STN.
13. Czy muszę coś zrobić po powrocie z konferencji?
W ciągu 2 tygodni po powrocie z konferencji należy zgłosić się do pani Ewy Kondratowicz z fakturami VAT
oraz oryginalnymi biletami (w przypadku podróżowania pociągiem lub autobusem) w celu rozliczenia się
z wnioskowanych opłat. Należy także mailowo poinformować Koordynatora STN ds. Dofinansowań
Wyjazdów o zdobytej nagrodzie, wyróżnieniu.
14. Gdzie znajdę dane Warszawskiego
do wystawienia faktury VAT?
Uniwersytetu
Medycznego
potrzebne
Dane Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego potrzebne do wystawienia faktury znajdują się na samym
dole strony internetowej www.wum.edu.pl oraz poniżej:
Warszawski Uniwersytet Medyczny
ul. Żwirki i Wigury 61, 02-091 Warszawa
NIP: 525-00-05-828