FAQ - EthicsPoint

NAJCZĘSTSZE PYTANIA
Jak mogę zgłosić obawy za pośrednictwem OPENLINE?
Jeśli chcesz zgłosić obawy związane z postępowaniem biznesowym, możesz wypełnić zgłoszenie na stronie
OPENLINE lub zadzwonić na infolinię OPENLINE i porozmawiać ze specjalistą z Centrum firmy EthicsPoint. Bez
względu na wybraną opcję, zawsze możesz zachować anonimowość, jeśli sobie tego życzysz, z wyjątkiem krajów, w
których anonimowe składanie zgłoszeń jest zabronione.
Numer kontaktowy infolinii różni się w zależności od kraju. W większości przypadków firma Viacom udostępnia
numer telefonu, który jest bezpłatny dla dzwoniących. Po odebraniu połączenia rozmówca może zgłosić się po
angielsku. Jeśli zechcesz złożyć swoje zgłoszenie w języku innym niż angielski, specjalista, który odbierze telefon,
znajdzie osobę biegle posługującą się Twoim językiem. Specjaliści Centrum kontaktowego dostępni są 24 godziny na
dobę.
Dlaczego powinienem/powinnam zgłaszać to, o czym wiem?
Nieodpowiednie działania mogą zagrażać bezpieczeństwu i stabilności całej firmy. Wszyscy ponosimy
odpowiedzialność z działanie w sposób etyczny oraz za informowanie właściwych osób o przypadkach
nieodpowiednich zachowań. Dzięki współpracy możemy dbać o zdrowe i produktywne środowisko.
Czy lepiej zgłaszać moje obawy za pomocą OPENLINE, czy może mojemu kierownikowi lub przedstawicielowi
Działu HR?
Zacznij od zastanowienia się, czy czujesz się komfortowo na myśl o zgłoszeniu swoich obaw bezpośrednio, czyli np. u
swojego kierownika, u przełożonego kierownika lub u innej osoby z Twojego oddziału. Jeśli czujesz się
niekomfortowo, jeśli nie wiesz, do kogo się zwrócić, jeśli uważasz, że Twoje obawy nie zostały odpowiednio
potraktowane lub jeżeli chcesz zachować anonimowość, do złożenia zgłoszenia skorzystaj z systemu OPENLINE.
Czy kierownictwu naprawdę zależy na tym, żeby składać zgłoszenia?
Zdecydowanie tak. Co więcej, potrzebujemy tych zgłoszeń. Twoja gotowość do zgłoszenia problemu lub obaw
przekłada się następnie na szansę wprowadzenia ulepszeń w firmie Viacom. Zgłaszanie obaw może ograniczyć
potencjalny negatywny wpływ na firmę i klientów oraz, co najważniejsze, pomoże złagodzić trudności, których
doświadczasz. Wnoszenie wkładu może też pomóc identyfikować problemy, co pozwoli na ulepszenie kultury
korporacyjnej i ogólnych wyników firmy. Jeśli zauważysz lub podejrzewasz naruszenie zasad firmy Viacom lub
przepisów prawa, jako pracownik masz obowiązek zgłoszenia tego faktu. Nie zakładaj, że zgłoszenia dokona ktoś inny.
Jeśli nie zgłosisz problemu, firma Viacom nie będzie miała możliwości zbadania danej sytuacji i podjęcia odpowiednich
działań.
A co w nagłych wypadkach?
Obawy związane z bezpośrednim zagrożeniem wystąpienia obrażeń fizycznych lub uszkodzenia mienia nie
powinny być zgłaszane za pośrednictwem systemu OPENLINE. W przypadku potrzeby natychmiastowej pomocy
należy kontaktować się z lokalnymi służbami pomocy w nagłych wypadkach.
Czy mogę zgłosić swoje obawy anonimowo?
We wszystkich krajach, oprócz tych, które zabraniają zgłoszeń anonimowych, można zgłosić obawy anonimowo,
korzystając z formularza internetowego OPENLINE lub z infolinii OPENLINE. Po ukończeniu procesu przesyłania
zgłoszenia otrzymasz klucz zgłoszenia, a system poprosi Cię o utworzenie hasła. Zachowaj te dane, aby móc śledzić
zgłoszenie, które przesyłasz.
NAJCZĘSTSZE PYTANIA
Będziesz mieć możliwość sprawdzenia postępów w rozwiązywaniu zgłoszonego przez Ciebie problemu, a także
przesłania dodatkowych informacji, jeśli zajdzie taka potrzeba. Jeśli zaistnieje taka potrzeba, pozwoli to również
firmie Viacom zadać pytania kontrolne, jednocześnie chroniąc Twoją anonimowość.
Jeśli składając zgłoszenie, zechcesz podać swoje dane, firma Viacom potraktuje Twoje zgłoszenie jako dokument
poufny w najszerszym możliwym zakresie. Wiele dochodzeń można ukończyć szybciej i efektywniej, jeśli osoba
zgłaszająca podaje swoje dane, ponieważ pozwala to osobom zajmującym się dochodzeniem na bezpośredni kontakt.
Jak mogę sprawdzać postęp w rozwiązywaniu zgłoszonego przeze mnie problemu?
Pod koniec procesu przesyłania zgłoszenia otrzymasz klucz zgłoszenia, a system poprosi Cię o utworzenie hasła.
Dzięki tym dwóm informacjom identyfikacyjnym będziesz mieć możliwość sprawdzania postępu prac nad Twoim
zgłoszeniem, odwiedzając portal OPENLINE lub dzwoniąc na infolinię OPENLINE. Od przesłania zgłoszenia może minąć
kilka dni, zanim będziesz móc monitorować postęp prac nad nim, a także dowiedzieć się, czy do rozwiązania problemu
wymagane są jakieś informacje dodatkowe.
Co w przypadku, jeśli zgubię mój klucz zgłoszenia lub hasło?
Z powodu wysokiego poziomu poufności zgłoszeń w przypadku zgubienia klucza zgłoszenia lub hasła wymagane jest
ponowne przesłanie nowego zgłoszenia. W nowym zgłoszeniu można wspomnieć, że jest on powiązany z innym,
przesłanym wcześniej.
W jaki sposób firma Viacom sprawdza obawy?
System OPENLINE informuje wyznaczonych przedstawicieli firmy Viacom o odebraniu zgłoszenia. Zgodnie z potrzebą
firma Viacom przeprowadzi odpowiednie dochodzenie, korzystając z zasobów wewnętrznych i zewnętrznych oraz
wiedzy zdobytej podczas innych postępowań. Informacje z Twojego zgłoszenia zostaną udostępnione odpowiednim
członkom zespołu dochodzeniowego, a problem zostanie zbadany w sposób dokładny i dyskretny.
Czy grożą mi działania odwetowe?
Firma Viacom surowo zabrania jakichkolwiek działań odwetowych względem osób zgłaszających obawy. Zgłoszenia
składane w dobrej wierze nie narażą Cię na żadne sankcje, bez względu na to, czy zawarte w nich fakty okażą się
prawdziwe oraz czy zostaną podjęte działania naprawcze. Jeśli uważasz, że zastosowano wobec Ciebie działania
odwetowe, zgłoś ten fakt, aby firma Viacom mogła to zbadać.
Czym jest EthicsPoint i jaką pełni rolę?
EthicsPoint to niezależna firma dostarczająca kompleksowe, poufne narzędzie do składania zgłoszeń, które
nazywamy Viacom OPENLINE. Narzędzie to pozwala kierownictwu i pracownikom na współpracę przy rozwiązywaniu
takich problemów jak oszustwa, nadużycia lub inne nieprawidłowe zachowania w miejscu pracy. Dostarczany przez
firmę EthicsPoint system Viacom OPENLINE:
–
–
–
–
zapewnia poufną linię telefoniczną oraz stronę internetową pozwalające na zgłaszanie obaw dotyczących
postępowania w biznesie;
chroni tożsamość osób zgłaszających, które chcą zachować anonimowość;
zapewnia usługi tłumaczenia dla zgłaszających, którzy chcą złożyć zgłoszenie w języku innym niż angielski;
przesyła informacje o zgłoszonych obawach do wyznaczonych jednostek firmy Viacom odpowiedzialnych za
kwestię etyki i zgodności z przepisami celem przeprowadzenia odpowiedniego dochodzenia; oraz
NAJCZĘSTSZE PYTANIA
–
umożliwia komunikację pomiędzy anonimową osobą zgłaszającą obawy a firmą Viacom dzięki pełnieniu funkcji
pośrednika, który może przekazywać dodatkowe pytania i odpowiedzi, a także informacje na temat postępów
w rozwiązywaniu problemu.
W jaki sposób firma EthicsPoint strzeże poufności danych?
Firma EthicsPoint nie śledzi połączeń z telefonów komórkowych ani nie korzysta z takich funkcji jak ID dzwoniącego.
Ponadto firma EthicsPoint nie generuje ani nie przechowuje logów połączeń w internecie zawierających adresy
protokołu internetowego (IP); jeśli zechcesz złożyć zgłoszenie, firma EthicsPoint nie będzie miała dostępu do żadnych
informacji łączących Ciebie czy Twój komputer z firmą EthicsPoint. Zgłoszenia wysyłane za pośrednictwem komputera
przechodzą przez zabezpieczony portal internetowy, który nie śledzi ani nie przesyła dalej żadnych nadmiarowych
informacji (takich jak nazwa użytkownika na ekranie itp.).
Gdzie trafia moje zgłoszenie? Kto ma do niego dostęp?
Zgłoszenia trafiają bezpośrednio na zabezpieczone serwery firmy EthicsPoint, co pozwala eliminować wszelkie
zagrożenia naruszeń bezpieczeństwa. Firma EthicsPoint udostępnia te zgłoszenia wyłącznie konkretnym pracownikom
firmy Viacom, których obowiązkiem jest określenie rodzaju naruszenia, ustalenie lokalizacji zdarzenia oraz
zapewnienie, że przeprowadzone zostanie odpowiednie dochodzenie. Osoby otrzymujące te zgłoszenia zostały
przeszkolone w zakresie ochrony ich poufności.