(212) 273-1131 www.gallerysystems.com Kolekcjonować

Kolekcjonować, Zarządzać, Udostępniać
www.gallerysystems.com
(212) 273-1131
TMS Omówienie
TMS THE MUSEUM SYSTEM
Dlaczego najlepszy wybór to TMS ?
Wiodące oprogramowanie o światowej
reputacji do zarządzania kolekcjami
i zbiorami
Zindywidualizowane formy i interfejs
Zarządzanie zasobami cyfrowymi
Zintegrowany menedżer Thesaurusa
Zaawansowane narzędzia wprowadzania
danych
Wielojęzyczne wsparcie
Nieograniczony import i eksport danych
www.gallerysystems.com
(212) 273-1131
Moduły TMS
MODUŁY TMS
Wspiera wszystkie instrumenty zarządzania kolekcjami i zbiorami w Państwa organizacji
Obiekty
Osoby i instytucje
Media
Projekty i zadania
Wystawy
Transport
Bibliografia
Lokalizacje
Wypożyczenia
Ubezpieczenie
Moduł Obiekty używany jest to gromadzenia i zarządzania
informacjami na temat obiektów w Państwa zbiorach.
Zawiera m.in. podstawową informację inwentarzową
obiektu, w tym na temat: pozyskania obiektu i ewentualnej
deakcesji, wymiarów, ustaleń badawczych, proweniencji,
miejsca przechowywania, wartości, praw majątkowych, formy
zabezpieczenia i ubezpieczenia oraz wiele, wiele innych.
TMS dysponuje szerokim poziomem wykorzystania
systemowego zarządzania danymi cyfrowymi (DAM)
i zarządza niemal nieograniczonym rodzajem formatów
plików multimedialnych.
Moduł pozwala planować i zarządzać wystawami i innymi
projektami ekspozycyjnymi. Planowanie i zarządzanie
odbywa się z poziomu modułu Wystawy, który jest w pełni
zintegrowany z funkcjonalnościami TMS: Wypożyczenia
i Transport. Pole o nazwie Flex Fields w module Wystawy
wspomaga zarządzanie złożonymi przepływami zadań w
Państwa instytucji i podnosi wydajność pracy.
Importuje dane bibliograficzne ze wszystkich dostępnych
publicznie serwerów Z39.50.
Zarządza wypożyczanymi i wszystkimi innymi formami
migracji obiektów, z uwzględnieniem wszystkich aspektów
prawnych i finansowych.
www.gallerysystems.com
Generuje bazy danych osób i organizacji związanych ze
zbiorami, w tym m.in.: artystów, twórców, darczyńców,
depozytariuszy, firm przewozowych, zewnętrznych
konserwatorów. Dane z tej bazy zawierają odsyłacze do
wszystkich pozostałych modułów TMS.
Zarządza nieograniczoną liczbą projektów i wydarzeń,
takich jak wykłady, otwarcia wystaw i ich zapowiedzi,
zajęcia edukacyjne. Dane są zintegrowane z innymi
modułami TMS.
Służy planowaniu i zarządzaniu logistyką instytucji,
uwzględniając szerokie spektrum informacji takich
jak: terminy wysyłki, dane przesyłek kurierskich, ich
wymiary i wartość. Generuje plany transportów, raporty
i pokwitowania odbioru.
Zarządza informacjami o lokalizacjach geograficznych,
stanowiskach archeologicznych i lokalizacjach związanych
z kolekcjami (architektura, kontekst przestrzenny).
Funkcja monitoruje i zarządza ubezpieczeniami. Zawiera
odnośniki do zintegrowanej bazy obiektów i dokumentów.
Prowadzi automatyczne powiadamia o odnowieniu polisy.
(212) 273-1131
Funkcje TMS
FUNKCJE TMS
KOMPATYBILNOŚĆ
TMS funkcjonuje w środowisku
standardowych systemów zarządzania
serwer SQL Server lub Oracle. To sprawia,
że integracja z innymi systemami w
obrębie instytucji jest łatwa i zapewnia
bezproblemowy dostęp do Państwa
danych.
NIESTANDARDOWE FORMULARZE I
ODSŁONY
Używając funkcji Flex Fields i Flex Forms
w programie TMS, można łatwo tworzyć
format zindywidualizowanych danych i
funkcje kontrolujące cykle pracy i realizację
zadań w Państwa instytucji.
ZBIORCZY IMPORT DANYCH
Dane w TMS mogą być importowane
przy użyciu różnych narzędzi. TMS jest
wyposażony w importer obiektu (Object
Importer), który działa w połączeniu z
arkuszami Excel lub plików XML, dzięki
czemu zapewnia szybkie wprowadzanie
danych i zbiorczy import danych.
ZARZĄDZANIE MEDIAMI
TMS posiada funkcjonalność Digital Asset
Management (DAM). Odczytuje i zarządza
ponad 100. formatami multimedialnymi.
ZARZĄDZANIE I PLANOWANIE WYSTAW
Aplikacja zarządza wszystkimi elementami
organizacji wystaw i pokazów – od tych
posiadających kilka miejsc ekspozycji,
wystaw objazdowych, gdzie ważne jest
monitorowanie wypożyczeń i zwrotów, po
wystawy, które mają tylko jedno miejsce ich
prezentacji i są w całości oparte na zbiorach
własnych.
ZGODNOŚĆ ZE STANDARDAMI
TMS jest zgodny ze standardami
wspierającymi zarządzanie zbiorami, w
tym ich katalogowania, zarządzania i
wymiany informacji o zbiorach. TMS
pozostaje w zgodności z następującymi
międzynarodowymi standardami:
SPECTRUM, CCO, CDWA, DACS,
CHIN, LIDO, XMP i innymi standardami
międzynarodowymi.
Wpisy multimedialne mogą być tworzone
szybką metodą „przeciągnij i upuść”;
metadane mediów automatycznie
importowane; dostęp do obrazów
uzyskiwany w różnych i kontrolowanych
rozdzielczościach.
Aplikacja umożliwia transkrypcję
dokumentów, w tym indeksowanie
zawartości, wyszukiwanie i zarządzanie nimi
oraz dostęp do zindeksowanych wizerunków.
SZYBKIE I PROSTE WYSZUKIWANIE
Zapewnia błyskawiczne przeszukiwanie
całej kolekcji korzystając przy tym z
przyjaznych narzędzi TMS. Zapisuje złożone
wyszukiwania, by ich użyć po ponownym
uruchomieniu programu lub używa prostej
funkcji wyszukiwania, by skutecznie znaleźć
dokładnie to, co jest potrzebne.
www.gallerysystems.com
TMS zapewnia pełne wsparcie dla
zintegrowanego zarządzania kwestiami
ubezpieczeń, odszkodowań i wysyłki
obiektów.
DYNAMICZNE RAPORTOWANIE I
TRANSFER DANYCH
TMS posiada ponad 200 wstępnie
skonfigurowanych raportów i druków, w
tym umów wypożyczenia, opisów obiektów
na wystawy, zestawień stanu zachowania.
System generuje także skontra eksponatów
znajdujących się na wystawach. Informacje
tego typu są łatwo transferowalne do
programów Word, Excel i PowerPoint.
FUNKCJONALNOŚĆ WIELOJĘZYKOWA
TMS oferuje pełną funkcjonalność
wielojęzykową i jest całkowicie zgodny z
zestawem Unicode. Interfejs TMS można
błyskawicznie przełączać między 18.
różnymi językami. Wielojęzyczne informacje
powiązane z obiektami można łatwo
rejestrować i nimi zarządzać.
(212) 273-1131
Szkolenie
SZKOLENIE
Szkolenia kształtowane są – tak w treści jak i w swoim zakresie – przez potrzeby i oczekiwania użytkowników. Obejmują
zaawansowany trening z obsługi samego programu, jak również praktyczne warsztaty z tworzenie raportów.
Trenerzy Gallery Systems łączą doświadczenie praktyków i wiedzę muzealną, z głęboką wiedzą o produktach i usługach
świadczonych przez Gallery Systems. W trosce o jakość treningów kładziemy nacisk na to, by grupy szkoleniowe nie przekraczały
10. osób, a trenerzy byli otwarci na indywidualne potrzeby uczestników takich zajęć.
Administrowanie systemem
Dla osób odpowiedzialnych za utrzymanie bazy danych i
funkcjonowanie samej aplikacji, oferujemy kurs jednodniowy.
Obejmuje on naukę instalacji oprogramowania, jak
również zajęcia z bezpieczeństwa, opcji konfigurowania,
administrowania TMS oraz zagadnień z tym powiązanych.
Najważniejsi użytkownicy TMS
Podstawowe szkolenia z TMS są trzydniowe i przeznaczone
są dla użytkowników intensywnie korzystających z TMS.
Kurs obejmuje zapoznanie się z wszystkimi funkcjami TMS, w
tym szkolenie z zakresu zarządzania informacjami związanymi
z jego konfiguracją, takich jak m.in. określanie uprawnień
użytkowników TMS. Instruktorzy Gallery Systems doradzą
również, jak najefektywniej korzystać z TMS w obrębie
Państwa instytucji.
www.gallerysystems.com
Zindywidualizowane szkolenie z TMS
Zindywidualizowane szkolenia skupiają się na wybranych
procesach lub funkcjach. Przykładowo, kuratorzy poznają
głównie procedury związane z obiektami i kwestiami
dotyczącymi tej funkcjonalności, podczas gdy organizatorzy
wystaw pozyskują dogłębną wiedzę z zakresu modułu
Wystawy.
Crystal Reports w TMS
Jest to dwudniowy, praktyczny trening na temat
korzystania z Crystal Reports w oparciu o strukturę danych
TMS. Uczestnicy takiego szkolenia powinni posiadać
doświadczenie w korzystaniu z TMS.
(212) 273-1131
Hostingu
USŁUGI HOSTINGU
USŁUGA HOSTINGU I ZARZĄDZANIA APLIKACJĄ TMS
PRZEZ GALLERY SYSTEMS
Hosting oferowany przez Gallery Systems, oznacza zarządzanie systemem
informatycznym Państwa instytucji przez Gallery Systems. Dzięki temu
rozwiązaniu Państwa instytucja może skupić się na realizacji tego, co dla
Państwa jest najważniejsze: zarządzaniu zbiorami.
Gallery Systems jest idealnym partnerem dla świadczenia usługi hostingu dla
TMS. Gwarantuje to dostęp do danych z dowolnego miejsca na świecie, w
którym Państwo się w danym momencie znajdujecie.
BEZPIECZNA PRZEGLĄDARKA INTERNETOWA
Hosting Gallery Systems zapewnia bezpieczny, oparty na łączności
internetowej dostęp do TMS i danych o zbiorach.
Gallery Systems wykonuje nocny back-up danych, wdraża aktualizacje
poprzez Service Pack, monitoruje stan bazy danych i realizuje wszystkie inne,
niezbędne obowiązki administratora systemu.
Państwo w tym czasie możecie skoncentrować się na zarządzaniu kolekcjami.
TMS I OCHRONA PAŃSTWA DANYCH
Doskonale rozumiemy, że dane na temat Państwa zbiorów są dla Was więcej
niż cenne. Gallery Systems działa w celu ochrony systemu zarządzania
kolekcją. Hosting TMS nie zmienia faktu, że Państwa dane zawsze należą
do Was i są dostępne wyłącznie dla Państwa pracowników. Mogą być one
systematycznie archiwizowane w postaci zapasowych kopii. Gallery Systems
wypracuje wspólnie z Państwa instytucją zasady gwarantujące bezpieczeństwo
systemu i warunki dostępności.
TO TAKIE PROSTE!
Nasz personel IT może przenieść Państwa zasoby informacyjne, zgromadzone
w TMS, na naszą zabezpieczoną infrastrukturę hostingową umożliwiając
Państwu korzystanie z umieszczonych tam danych.
www.gallerysystems.com
OFEROWANY HOSTING ZAWIERA:
•VIRTUAL PRIVATE SERVERS
Wydzielone zasoby serwera dedykowane poszczególnym aplikacjom
– i to wszystko – bez niepotrzebnych kłopotów.
Pozostawcie Państwo kwestie sprzętu i monitorowania jego
funkcjonowania naszej trosce.
•INSTALACJI TMS I KONFIGURACJA
Szybkie, łatwe i wygodne ustawienia. Instalacja i szybkie
uruchomienie TMS.
•ZARZĄDZANIE PRZECHOWYWANIEM PLIKÓW I
KONFIGURACJA
Dostępność do wtyczek programowych, Crystal Reports, mediów.
•OPTYMALIZACJA SERWERA I UTRZYMANIE
Okresowe testowanie serwera, optymalizacja Systemu
Operacyjnego i analiza uzyskiwanych przez niego osiągów.
•ZARZĄDZANIE AKTUALIZACJAMI I DODATKI SERVICE PACK
Instalowanie najnowszych wersji TMS i pakietów aktualizujących
(Service Packs), gdy tylko trafiają na rynek.
•ZAPASOWE KOPIA BAZY DANYCH I PRZYWRACANIE DANYCH
Niezawodne i planowane sesje tworzenia zapasowych kopii baz
danych i serwis utrzymania.
•KONFIGURACJA ZAPORY SIECIOWEJ
Ochrona bezpieczeństwa sieci dostosowana do potrzeb Państwa
instytucji.
•SPOTKANIA Z KLIENTEM RAZ NA DWA MIESIĄCE I SYSTEM
RAPORTÓW
Ciągła obecność i kontrola Państwa danych wraz z właściwym
systemem raportowania.
(212) 273-1131
Menedżer kodów kreskowych
MENEDŻER KODÓW KRESKOWYCH W TMS
MONITORUJE MIGRACJE OBIEKTÓW I SŁUŻY CELOM INWENTARYZACJI
Menedżer kodu kreskowego jest wtyczką
programu TMS, by w maksymalnie wygodny
sposób rejestrować miejsce przechowywania
lub odnotować migrację obiektu lub ich grupy.
Kompatybilność
Menedżer kodu kreskowego za pomocą różnych rodzajów urządzeń
tabletami i telefonami komórkowymi.
Menedżer kodu kreskowego TMS obsługuje rozmaite
urządzenia do skanowania - od standardowych, ręcznych
czytników kodów kreskowych, po czytniki zintegrowane z
skanujących, gromadzi dane na temat wszystkich przemieszczeń
obiektów, również bez bezpośredniego dostępu do bazy danych TMS.
Wystarczy, że zeskanujemy każdy obiekt zanim zostanie spakowany,
rozpakowany lub przeniesiony, zaakceptujemy uzyskane wyniki, a potem
– w dowolnym dla nas momencie – wprowadzimy dane na temat migracji
obiektu i jego samego do TMS .
Wraz z użyciem menedżera kodu kreskowego, program TMS
automatycznie generuje kody kreskowe dla każdego (elementu) obiektu,
rejestruje jego położenie, identyfikuje opakowanie w którym się znajduje.
Można też wykorzystać starsze, istniejących już oznaczenia kodów
3
710235013
3
kreskowych i wypełnić nimi pola z kodem kreskowym w programie TMS.
www.gallerysystems.com
(212) 273-1131
Nasi klienci
NASI KLIENCI
NA CAŁYM ŚWIECIE ZAUFAŁO NAM BLISKO 800
„TMS i eMuseum to fundament w
zarządzaniu naszymi zbiorami”.
- NATIONAL GALLERY, LONDON
www.gallerysystems.com
(212) 273-1131
Wymagania systemowe
WYMAGANIA SYSTEMOWE
SYSTEM OPERACYJNY DLA BAZY
DANYCH I OPROGRAMOWANIA
•Microsoft SQL Server 2012 lub SQL 2014
(wraz Service Pack SQL Server)
•Oracle 11gR2 lub 12c Standard lub
Enterprise Edition
Wybór systemu operacyjnego serwera
będzie zależny od rodzaju bazy danych.
Licencje dla obsługiwanych systemów
operacyjnych i serwerów baz danych muszą
zostać zakupione i zainstalowane niezależnie
przez Klienta przed instalacją TMS.
KONFIGURACJA STACJI
ROBOCZEJ UŻYTKOWNIKA
PROGRAMU
Aktualne (minimalne) wymagania stacji
roboczej:
KONFIGURACJA SERWERA
Minimalne wymagania sprzętowe serwera
•Procesor kwadrat (lub lepszy)
•8 GB (lub więcej RAM)
•Serwer obsługujący bazę danych
•Procesor 2.5 GHZ jednordzeniowy
(lub lepszy)
•Minimum 1GB pamięci RAM
•2 GB wolnego miejsca na dysku twardym
•256 MB pamięci karty graficznej dla
uzyskiwania rozdzielczości obrazu
1024x768
•Karta sieciowa
•Windows XP Professional, Vista, or
Windows 7
•Sterowniki ODBC do wspomagania pracy
serwera z danymi
•Windows Server 2008 R2
•100GB wolnej pamięci na dysku twardym
(dla instalacji oprogramowania)
•Dodatkowy dysk pamięci (wystarczający
do gromadzenia i zarządzania: bazą danych
zbiorów, słowników pojęć i definicji,
wizerunków obiektów, z uwzględnieniem
zabezpieczenia miejsca dla rosnącej
liczby danych)
•2 MB pamięci karty graficznej pozwalającej
na uzyskiwanie 1024x768 lub wyższej
rozdzielczości obrazu
•Karta sieciowa
•Urządzenie pamięci masowej lub
nośniki taśmowe z odpowiednim
oprogramowaniem do tworzenia
kopii zapasowych
www.gallerysystems.com
(212) 273-1131