Instrukcja postępowania z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami słu

Załącznik
do Zarządzenia Nr R-33/2008
Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie
z dnia 28 maja 2008 r.
Instrukcja
postępowania z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi
w Politechnice Lubelskiej
I. Pieczęcie urzędowe i pieczątki służbowe
1. W Politechnice Lubelskiej używane są pieczęcie urzędowe:
a) do tłoczenia w papierze o średnicy 36 mm – 1 szt.,
b) do tłoczenia w papierze o średnicy 20 mm – 1 szt.,
c) do tuszu o średnicy 36 mm – 7 szt.,
d) do tuszu o średnicy 20 mm – 10 szt.,
e) do laku o średnicy 30 mm – 2 szt.
2. Pieczęcią urzędową jest metalowa tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca
pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej,
a w otoku napis „Politechnika Lubelska”.
3. W Politechnice Lubelskiej używane są pieczątki służbowe:
a) pieczątki firmowe Politechniki Lubelskiej;
b) pieczątki nagłówkowe Politechniki Lubelskiej:
- wydziałowe,
- jednostek międzywydziałowych,
- jednostek ogólnouczelnianych,
- administracji centralnej,
- uczelnianych organizacji studenckich i doktorantów zarejestrowanych
przez rektora,
c) pieczątki imienne:
- kierowników jednostek organizacyjnych,
- innych pracowników, o ile są upoważnieni przez kierownika jednostki
organizacyjnej lub z innego tytułu do podpisywania dokumentów,
- upoważnionych przedstawicieli uczelnianych organizacji studenckich
i doktorantów do reprezentowania tych organizacji;
d) pieczątki pomocnicze, niezbędne w pracy poszczególnych jednostek
organizacyjnych w zależności od potrzeb.
II. Rozdzielnik pieczęci urzędowych
1. Jednostki uprawnione do posiadania i używania pieczęci urzędowych;
a) Pieczęcie do tuszu o średnicy 36 mm:
− Wydział Mechaniczny – nr 1,
− Wydział Elektrotechniki i Informatyki – nr 4,
− Wydział Inżynierii Budowlanej i Sanitarnej – nr 3,
− Wydział Inżynierii Środowiska – nr 6,
− Wydział Podstaw Techniki – nr 7,
− Wydział Zarządzania – nr 5,
− Kancelaria Tajna – nr 2;
b) Pieczęcie do tuszu o średnicy 20 mm:
− Wydział Mechaniczny – nr 5,
− Wydział Mechaniczny – nr 7,
− Wydział Mechaniczny – nr 8,
− Wydział Elektrotechniki i Informatyki – nr 3,
− Wydział Inżynierii Budowlanej i Sanitarnej – nr 4,
− Wydział Inżynierii Środowiska – nr 9,
− Wydział Podstaw Techniki – nr 10,
− Wydział Zarządzania – nr 2,
− Dział Spraw Osobowych – nr 1,
− Dział Spraw Studenckich – nr 6;
c) Pieczęcie do laku o średnicy 30 mm:
− Dział Administracyjno-Gospodarczy – nr 1,
− Kancelaria Tajna – nr 2;
d) Pieczęcie do tłoczenia w papierze:
− o średnicy 36 mm – bez numeru,
− o średnicy 20 mm – bez numeru,
Pieczęcie do tłoczenia w papierze przechowywane są zgodnie
z udzielonym upoważnieniem Rektora przez pracownika Biura
Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych.
III. Przeznaczenie pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych
1. W pieczęcie urzędowe zaopatrywane są następujące podstawowe
dokumenty (o ile inne przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej):
a) zaświadczenia o pracy i studiach,
b) pełnomocnictwa, upoważnienia notarialne,
c) pisma uwierzytelniające podpisy i odpisy,
d) indeksy, legitymacje studenckie i pracownicze, dyplomy,
e) stwierdzenie dokonywanych nostryfikacji,
f) klauzule i zastrzeżenia na dyplomach i świadectwach.
2. Pieczątki służbowe przeznaczone są do utrwalania istotnych zmian obrotu
dokumentów oraz uwierzytelniania dokumentów lub ich odpisów
przeznaczonych do użytku wewnętrznego i zewnętrznego.
3. Pieczątki pomocnicze, przeznaczone do uproszczenia pracy biurowej,
zastępują wpisywanie do formularzy (pism, druków) często używanych,
powtarzających się tekstów.
4. Pieczęcie i pieczątki nie mogą posiadać wkładu z tuszem w kolorze
czarnym.
5. Do zaopatrywania dokumentów w pieczęcie urzędowe w Politechnice
Lubelskiej używa się tuszu w kolorze fioletowym.
IV. Uprawnienia do używania pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych
1. Pieczęcią urzędową posługują się upoważnione przez Rektora jednostki
organizacyjne Politechniki Lubelskiej zgodnie z rozdzielnikiem (rozdział II).
2. Kierownicy jednostek organizacyjnych udostępniają pieczęcie urzędowe
podległym pracownikom, którym są one niezbędne do prowadzenia
czynności urzędowych.
3. Pracownicy, którym powierzono pieczęcie urzędowe odpowiedzialni są za
wydane im pieczęcie urzędowe i zobowiązani są do używania pieczęci
wyłącznie na dokumentach zgodnie z przeznaczeniem określonym
w rozdziale III pkt 1 lub przepisach szczególnych.
4. Jednostki organizacyjne wystawiające dokumenty, które wymagają pieczęci
do tłoczenia w papierze tzw. suchej pieczęci, będącej w dyspozycji w Biurze
Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych, są zobowiązane do
przedstawienia wykazu osób upoważnionych do ich przybijania.
5. Pieczątki firmowe Politechniki Lubelskiej zawierające: adres – stanowiący jej
siedzibę, numery telefonów, nr faksu, nr NIP, nr REGON, mogą posiadać
wyłącznie:
− Sekretariaty: Rektora, Prorektorów, Kanclerza,
− Biuro Rektora i Organizacji Uczelni,
− Kwestor, Z-ca Kanclerza,
− Z-ca Kanclerza,
− Dział Spraw Osobowych,
− Dział Nauczania i Toku Studiów,
− Biuro Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych,
− Biuro Zamówień Publicznych,
− Dział Techniczny,
− Dział Administracyjno-Gospodarczy,
− Dział Gospodarki Materiałowej i Zaopatrzenia,
− Sekcja Nadzoru Inwestycji i Remontów,
− Dział Spraw Studenckich,
− Zespół ds. Żywienia i Gastronomii,
− Sekcja Spraw Socjalno-Bytowych Pracowników,
− Sekcja ds. BHP oraz Ochrony P.Poż.,
− Wydawnictwo Politechniki Lubelskiej,
− Biblioteka Politechniki Lubelskiej,
− Centrum Informatyczne Politechniki Lubelskiej,
− Studium Wychowania Fizycznego i Sportu,
− Kancelaria Tajna.
6. Pieczątki nagłówkowe zawierające: nazwę Uczelni, wydziału, jednostki
organizacyjnej, informacje o adresie, nr telefonu, nr faksu, mogą posiadać:
− instytuty, katedry, zakłady, działające w ramach wydziału pracownie,
laboratoria i jednostki administracyjne.
7. Pieczątki nagłówkowe zawierające: nazwę Uczelni, jednostki organizacyjnej,
informacje o adresie, nr telefonu, nr faksu, mogą posiadać:
− jednostki międzywydziałowe i ogólnouczelniane,
− jednostki administracyjne i samodzielne stanowiska pracy.
8. Pieczątki nagłówkowe zawierające: nazwę Uczelni, nazwę uczelnianej
organizacji studenckiej/doktorantów, informacje o adresie, nr telefonu,
nr faksu, mogą posiadać zarejestrowane przez rektora:
− uczelniane organizacje studenckie,
− uczelniana organizacja doktorantów.
9. Pieczątki imienne przysługują pracownikom, którym ze względu na rodzaj
wykonywanej pracy są konieczne do realizacji zadań określonych
w zakresie zadań i obowiązków.
10. Pieczątki imienne upoważnionych przedstawicieli uczelnianych organizacji
studenckich i doktorantów do reprezentowania tych organizacji przysługują
zgodnie ze statutami i regulaminami tych organizacji.
11. O pieczątkach pomocniczych, które są niezbędne w pracy, decydują
kierownicy jednostek organizacyjnych.
12. Uprawnienia do podpisywania pism określają wewnętrzne uregulowania
tj.: Regulamin organizacyjny, zakres kompetencji Prorektorów, Kanclerza,
udzielone przez Rektora pełnomocnictwa.
V. Odpowiedzialność za pieczęcie urzędowe i pieczątki służbowe
1. Za niewłaściwe użytkowanie pieczęci urzędowych oraz za brak właściwego
ich zabezpieczenia i przechowywania ponoszą kierownicy jednostek
organizacyjnych.
2. Osobistą odpowiedzialność za przydzielone jednostce organizacyjnej
pieczęcie urzędowe ponosi osoba upoważniona przez kierownika danej
jednostki.
3. Pracownicy, którym powierzono pieczęcie do wykonywania obowiązków
służbowych, zobowiązani są do używania pieczęci i pieczątek zgodnie z ich
przeznaczeniem oraz ochrony przed dostępem osób nieupoważnionych.
4. Za pieczątki imienne osobiście odpowiadają ich użytkownicy.
5. Zabrania się odciskania pieczęci urzędowej oraz pieczątek służbowych na
niepodpisanych dokumentach (in blanco).
6. Samowolne dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści pieczątek jest
niedozwolone.
7. Pracownik, z którym została rozwiązana umowa o pracę obowiązany jest
rozliczyć się z pobranych i użytkowanych pieczęci oraz pieczątek. Fakt ten
odnotowuje się w karcie obiegowej tego pracownika oraz ewidencji pieczęci.
VI. Przechowywanie pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych
1. Pieczęcie i pieczątki przechowują pracownicy, którym zostały one
przydzielone do użytkowania.
2. Pieczęcie urzędowe oraz pieczątki służbowe przechowuje się w szafach
z zamknięciem lub kasetkach.
3. Podczas pracy pieczęcie urzędowe oraz pieczątki służbowe powinny
znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika uprawnionego
do posługiwania się tymi pieczęciami i pieczątkami.
4. Po zakończeniu pracy pieczęcie i pieczątki powinny być zabezpieczone
w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieupoważnionym.
VII. Zamawianie pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych
1. Zamówienia na nowe pieczęcie urzędowe składa się do Mennicy Polskiej
S.A. za pośrednictwem Ministerstwa właściwego do spraw szkolnictwa
wyższego po uprzednim zaakceptowaniu zamówienia przez Rektora.
2. Pieczęcie urzędowe zamawiane są przez Dział AdministracyjnoGospodarczy w Mennicy Polskiej zgodnie z upoważnieniem udzielonym
Politechnice Lubelskiej przez Ministerstwo Edukacji Narodowej Nr BA0142-1/91 z dnia 16 stycznia 1991 r.
3. Zamówienie większej liczby egzemplarzy pieczęci urzędowej tego samego
rodzaju jest dopuszczalne tylko w przypadkach uzasadnionych wielkością
jednostki organizacyjnej, warunkami rozmieszczenia jej stanowisk lub
wymaganiami organizacji pracy.
4. Zamawianie pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych sporządza się na
druku zapotrzebowania na dostawy i usługi obowiązującym
w Politechnice Lubelskiej.
5. Rodzaj, treść i ilość zamawianych pieczątek służbowych ustalają kierownicy
jednostek organizacyjnych.
6. Zamówienia powinny zawierać następujące dane:
a) treść napisu i kształt oraz wielkość pieczątki;
b) określenie ilości poszczególnych rodzajów pieczątek;
c) uzasadnienie zamówienia w stosunku do poszczególnych rodzajów
pieczęci;
d) źródło finansowania.
7. Treść napisu dotycząca nazwy jednostki organizacyjnej bądź stanowiska,
powinna być zgodna z nazwą przyjętą w regulaminie organizacyjnym tej
jednostki i umowie o pracę.
8. Zamówienie na pieczątki podpisane przez kierownika jednostki
organizacyjnej składa się w Dziale Gospodarki Materiałowej i Zaopatrzenia
za wcześniejszym potwierdzeniem w Biurze Rektora i Organizacji Uczelni
oraz w Dziale Spraw Osobowych.
9. Biuro Rektora i Organizacji Uczelni dokonuje merytorycznej oceny treści
pieczątek służbowych i potwierdza zgodność:
- układu (wzoru) zamawianej pieczątki,
- treści pieczątki z aktualną strukturą organizacyjną.
10. Dział Spraw Osobowych potwierdza zgodność stanowiska służbowego
pracownika oraz jego uprawnień do tytułów wynikających z danych
zawartych w jego aktach osobowych.
11. Wszystkie pieczątki służbowe zamawia Dział Gospodarki Materiałowej
i Zaopatrzenia zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
12. Wykonane pieczątki służbowe Dział Gospodarki Materiałowej
i Zaopatrzenia przekazuje, z ich wykazem dwóch egzemplarzy, do Działu
Administracyjno-Gospodarczego Uczelni.
13. Dział Administracyjno-Gospodarczy, po sprawdzeniu zgodności z zamówieniem, potwierdza na fakturze odbiór pieczęci i pieczątek oraz umieszcza
na załączonych wykazach adnotację: „Wpisano do ewidencji w książce nr
…. pod pozycją nr ….”. Opisaną fakturę wraz z jednym egzemplarzem
wykazu zwraca niezwłocznie do Działu Gospodarki Materiałowej
i Zaopatrzenia.
VIII. Wzory pieczątek służbowych
1. Zamówienia na pieczątki służbowe powinny zawierać następujące dane:
a) pieczątki firmowe Politechniki Lubelskiej
− zawierające w szczególności nazwę Politechnika Lubelska oraz adres
stanowiący jej siedzibę, numery telefonów, nr faksu, nr REGON,
nr NIP;
b) pieczątki nagłówkowe
− zawierające nazwę Politechnika Lubelska wraz z nazwą jednostki
organizacyjnej oraz adres – nazwę miejscowości wraz z kodem
pocztowym i ulicy stanowiącej jej siedzibę, numery telefonów
i nr faksu;
c) pieczątki imienne
− zawierające stanowisko lub pełnione funkcje wynikające ze stosunku
pracy oraz tytuł naukowy, stopień naukowy lub tytuł zawodowy
(skrót), imię i nazwisko oraz miejsce do podpisu.
2. Wszystkie pieczątki firmowe i nagłówkowe na początku swojej treści muszą
zawierać słowa: „Politechnika Lubelska”.
3. Dla ułatwienia identyfikacji używania kilku pieczątek firmowych
i nagłówkowych jednego wzoru i treści, pieczątki powinny być
ponumerowane.
4. Wzór treści pieczątki firmowej, nagłówkowej oraz imiennej stanowi
załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji.
IX. Odbiór pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych
1. Do odbioru pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych uprawnieni są
pracownicy posiadający stałe pisemne upoważnienie wystawione przez
kierownika jednostki organizacyjnej.
2. Wykonane pieczęcie i pieczątki wydawane są przez pracownika Działu
Administracyjno-Gospodarczego za pokwitowaniem w ewidencji pieczęci
i pieczątek.
3. Wydanie nowych pieczęci i pieczątek następuje wyłącznie po uprzednim
zwrocie nieaktualnych lub zniszczonych pieczątek.
X. Ewidencja pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych
1. Ewidencję wszystkich pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych
prowadzi wyznaczony pracownik Działu Administracyjno-Gospodarczego,
według wzoru określonego w załączniku nr 2 do niniejszej Instrukcji.
2. Pracownik prowadzący ewidencję pieczęci obowiązany jest posiadać
aktualny wykaz osób upoważnionych do posługiwania się pieczęciami
urzędowymi i służbowymi.
3. Ewidencję pieczęci i pieczątek używanych w jednostkach organizacyjnych
Politechniki Lubelskiej prowadzi upoważniony pracownik tej jednostki,
według wzoru określonego w załączniku nr 3 do niniejszej Instrukcji.
4. Przekazywanie, wydawanie i zwrot pieczęci urzędowych i pieczęci
służbowych odbywa się za pokwitowaniem w ewidencji i protokole
przekazania pieczęci i pieczątek.
5. Ewidencji podlegają wszystkie pieczęcie i pieczątki używane w jednostkach
organizacyjnych Politechniki Lubelskiej.
6. Nie prowadzi się ewidencji pozostałych rodzajów pieczęci pomocniczych
(takich, jak np.: „za zgodność z oryginałem”, „wpłynęło dnia…”, „zaliczam
semestr”, „rejestracja na rok…”, „studia stacjonarne”, „wpis ukończony”,
„druk ścisłego zarachowania”, itp.).
7. Ewidencja pieczęci i pieczątek winna wykazywać aktualny ich stan
w Uczelni.
XI. Zaginięcie pieczęci urzędowej i pieczątek służbowych
1. W przypadku zagubienia lub kradzieży pieczęci urzędowej i pieczątek
służbowych, osoba odpowiedzialna zobowiązana jest niezwłocznie
powiadomić bezpośredniego przełożonego i zgłosić na piśmie z podaniem
okoliczności utraty do Działu Administracyjno-Gospodarczego.
2. O utracie pieczęci urzędowej Dział Administracyjno-Gospodarczy, za
pośrednictwem
Kanclerza
Politechniki
Lubelskiej,
niezwłocznie
powiadamia Ministerstwo właściwe do spraw szkolnictwa wyższego oraz
Mennicę Polską S.A., przekazując numer, wielkość i typ zagubionej pieczęci.
3. O zaistniałym zdarzeniu Dział Administracyjno-Gospodarczy, za pośrednictwem Kanclerza, powiadamia w możliwie najkrótszym czasie właściwy
Komisariat Policji.
4. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której utracono pieczęć, zarządza
ustalenie okoliczności utraty i w zależności od wyników występuje
z wnioskiem o pociągnięcie winnych do odpowiedzialności (karnej,
dyscyplinarnej, materialnej).
5. Fakt zagubienia lub kradzieży pieczęci urzędowej i pieczątek służbowych
odnotowuje się w ewidencji pieczęci i pieczątek prowadzonej w Dziale
Administracyjno-Gospodarczym.
6. Utracona pieczęć urzędowa lub służbowa podlega
i wyrejestrowaniu z książki ewidencji pieczęci i pieczątek.
unieważnieniu
XII. Likwidacja pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych
1. Pieczęcie urzędowe, które nie mogą być używane z powodu zużycia,
uszkodzenia, względnie likwidacji jednostki organizacyjnej, należy
przekazać za pokwitowaniem do Działu Administracyjno-Gospodarczego
w celu ich likwidacji.
2. Pracownik prowadzący ewidencję pieczęci urzędowych sporządza protokół
likwidacji i przekazuje pieczęcie za pośrednictwem Ministerstwa
właściwego do spraw szkolnictwa wyższego do Mennicy Polskiej S.A.
3. Pieczątki służbowe zużyte, uszkodzone lub nieaktualne, jednostki
organizacyjne przekazują do Działu Administracyjno-Gospodarczego
z wnioskiem o ich komisyjną likwidację.
4. Pieczęcie i pieczątki pracownik Działu Administracyjno-Gospodarczego
przechowuje do momentu ich likwidacji.
5. Likwidacji pieczątek służbowych dokonuje Komisja ds. likwidacji pieczęci
i pieczątek raz do roku, do końca pierwszego kwartału roku.
6. W skład Komisji ds. likwidacji pieczęci i pieczątek wchodzą:
- kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego – przewodniczący
komisji,
- pracownik prowadzący ewidencję pieczęci i pieczątek – członek komisji.
7. Likwidacji pieczątek dokonuje się poprzez fizyczne zniszczenie,
uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze użycie (np. spalenie lub pocięcie
na kawałki).
8. Z czynności likwidacji sporządza się protokół, który przechowuje się wraz
z pozostałą dokumentacją dotyczącą pieczęci (wzór protokołu – załącznik
nr 4 do niniejszej Instrukcji).
9. Zwrot i likwidacja pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych zostaje
potwierdzona w ewidencji pieczęci.
10. Likwidacja pieczęci i pieczątek przeprowadzana jest zgodnie
z obowiązującymi w Politechnice Lubelskiej zasadami likwidacji składników
majątkowych.
Załącznik nr 1
do Instrukcji postępowania
z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi
w Politechnice Lubelskiej
WZORY TREŚCI PIECZĄTEK NAGŁÓWKOWYCH ORAZ IMIENNYCH
1. Wzór treści pieczątki firmowej Politechniki Lubelskiej:
P OL IT EC H N I K A L UB EL S K A
ul. Nadbystrzycka 38 D, 20-618 Lublin
tel/fax. ………………, tel. ……………...
REGON ……….……… NIP …...……….
n r k o l e j n y p i e c z ą t k i ( ś ro d e k )
2. Wzór treści pieczątki nagłówkowej jednostki organizacyjnej Politechniki
Lubelskiej:
POLITECHNIKA LUBELSKA
Wydział ………..……..……….
Adres…………………………..
nr telefonu …….., nr fax …….
nr kolejny pieczątki (środek)
P O LI TE C H NI K A L UBELS K A
Wydział …………………………..…
Instytut/Katedra/Zakład …………
Adres…………………………………
nr telefonu …………, nr fax ……….
nr kolejny pieczątki (środek)
POLITECHNIKA LUBELSKA
Jednostka międzywydziałowa/ogólnouczelniana……….
Adres…………………………………..
nr telefonu ……..…., nr fax …………
POLITECHNIKA LUBELSKA
Biuro/Dział/Sekcja/Stanowisko …….
Adres……………………………………..
nr telefonu …………., nr fax …………..
3. Wzór treści pieczątki imiennej:
REKTOR
PROREKTOR ds. …………
KANCLERZ
Tytuły, imię i nazwisko
Tytuły, imię i nazwisko
Tytuły, imię i nazwisko
DZIEKAN
Wydziału …………………
KIEROWNIK/DYREKTOR
Jedn. międzywydziałowej/ogólnouczelnianej
DYREKTOR/KIEROWNIK
Instytutu/Katedry/Zakładu…
Tytuły, imię i nazwisko
Tytuły, imię i nazwisko
Tytuły, imię i nazwisko
Prodziekan ds. …..
Wydziału ……….……..
Kwestor, Z-ca Kanclerza
Z-ca Kanclerza
Tytuły, imię i nazwisko
Tytuły, imię i nazwisko
Tytuły, imię i nazwisko
Kierownik
Biura/Działu/Sekcji…….
Z-ca/p.o. Kierownika
Biura/Działu/Sekcji……
Główny Specjalista
ds. …………………..
Tytuły, imię i nazwisko
Tytuły, imię i nazwisko
Tytuły, imię i nazwisko
Specjalista ds. …...
Wydziału/Działu ……...
Samodzielny/Starszy referent
Pełnomocnik ds. Ochrony
Informacji Niejawnych
Tytuły, imię i nazwisko
Tytuły, imię i nazwisko
Tytuły, imię i nazwisko
Załącznik nr 2
do Instrukcji postępowania
z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi
w Politechnice Lubelskiej
EWIDENCJA PIECZĘCI URZĘDOWYCH POLITECHNIKI LUBELSKIEJ
Ilość sztuk
Lp.
1
przychód
rozchód
2
3
Szczegółowe
określenie pieczęci
i źródło
pochodzenia
4
Wzór pieczęci Data i podpis przy
odciśniętej
przychodzie
5
Nazwisko i imię
oraz data i podpis
osoby odbierającej
Jednostka
organizacyjna
7
8
6
Uwagi:
Adnotacje o komisyjnych
likwidacjach pieczątek lub
wpisywaniu pod nr …
9
EWIDENCJA PIECZĄTEK SŁUŻBOWYCH POLITECHNIKI LUBELSKIEJ
Lp.
Nazwa
jednostki
organizacyjnej
Nazwisko i imię
osoby odbierającej
Wzór pieczątki
odciśniętej
Data
odebrania
Podpis
pracownika
odbierającego
Data
zwrotu
Pokwitowanie
zwrotu
Uwagi:
Adnotacje o komisyjnych
likwidacjach pieczątek lub
wpisywaniu pod nr …
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Załącznik nr 3
do Instrukcji postępowania
z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi
w Politechnice Lubelskiej
EWIDENCJA PIECZĘCI URZĘDOWYCH I PIECZĄTEK SŁUŻBOWYCH
używanych w ……………………..……………………………....….. Politechniki Lubelskiej
(nazwa jednostki organizacyjnej)
Lp.
Data pobrania
z Działu AdministracyjnoGospodarczego
Wzór
pieczątki odciśniętej
Osoba upoważniona
do używania
pieczęci
Data i podpis
pracownika
odbierającego
Data zwrotu,
przekazania do
likwidacji
Pokwitowanie
zwrotu
1
2
3
4
5
6
8
Data przekazania do
likwidacji do Działu
AdministracyjnoGospodarczego
(znak pisma z dnia...)
9
Załącznik nr 4
do Instrukcji postępowania
z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami służbowymi
w Politechnice Lubelskiej
POLITECHNIKA LUBELSKA w LUBLINIE
PROTOKÓŁ
N R .................
likwidacji nieaktualnych pieczęci i pieczątek zgodnie z Zarządzeniem Nr R-.....
Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie z dnia ....................
Komisja ds. likwidacji pieczęci i pieczątek w składzie:
1. Kierownik Działu Administracyjno Gospodarczego
- ......................................... - przewodniczący
2. Pracownik posiadający nadzór nad pieczęciami
- ............................................................ – członek
w dniu ................................ dokonała fizycznej likwidacji nieaktualnych pieczątek
wyszczególnionych w załączniku nr .................. . Pieczątki w ilości ............. sztuk
zostały zlikwidowane poprzez ........................... .
Lublin, dnia ................................
Podpisy Komisji:
1. .......................................................
2. .......................................................