Pytania i odpowiedzi

Transkrypt

Kodeks Postępowania
Wiadomość od dyrektora generalnego
Drodzy Koledzy,
Firma AIG budowała swoją reputację przez ponad 100 lat, a dziś – będąc międzynarodowym
liderem w branży ubezpieczeń – cieszy się zaufaniem osób i firm na całym świecie, które zwracają
się do nas o pomoc w przygotowaniu się na przyszłość, odzyskaniu strat oraz przejściu na
spokojną emeryturę. Jesteśmy dumni z działania w branży, w której możemy pomagać ludziom
dbać o bezpieczeństwo oraz czynić świat bezpieczniejszym.
Nasze osiągnięcia i reputacja wynikają bezpośrednio z zaufania, które wypracowaliśmy u klientów,
partnerów biznesowych, udziałowców i społeczności, w których prowadzimy działalność. Zaufanie
to wypracowujemy i pielęgnujemy każdego dnia, dotrzymując naszych obietnic i działając w sposób
etyczny. Dlatego działanie zgodnie z najwyższymi standardami uczciwości jest naszym
najwyższym priorytetem.
Kodeks Etyki Zawodowej postrzegamy jako kluczowe narzędzie zapewniające wytyczne nt. decyzji
i działań. Kodeks ten ujmuje kluczowe standardy uczciwości w ramach działalności AIG, które, wraz
ze zbiorowym, jak i indywidualnym zdrowym osądem ,
kierują naszym postępowaniem.
W świetle założeń kultury AIG jesteśmy uprawnieni do podejmowania decyzji i działań,
więc znajomość zasad przed podjęciem decyzji jest absolutnie niezbędna.
Prosimy o poświęcenie czasu na przeczytanie i przyswojenie postanowień niniejszego Kodeksu,
tak abyśmy wszyscy opierali nasze codzienne działania na literze i duchu tych wytycznych,
realizując nasze zobowiązania względem siebie nawzajem oraz względem naszych interesariuszy.
W ten sposób chronimy naszą reputację i gwarantujemy, że będziemy pomagać naszym klientom
przez następne 100 lat i jeszcze dłużej.
Dziękuję Wam za Wasze wsparcie.
Peter Hancock
KODEKS POSTĘPOW ANIA
1
Wiadomość od głównego specjalisty
ds. zgodności
Drodzy Współpracownicy,
Zasady przedstawione w niniejszym kodeksie Etyki Zawodowej są rzeczami, które musimy znać
i pamiętać podczas angażowania się w jakiekolwiek działania w imieniu firmy AIG. Kodeks ten nie
tylko odzwierciedla wartości, które uważamy za istotne do prowadzenia działalności w odpowiedni
sposób, ale również przepisy prawa, którym podlegamy jako organizacja.
Zgodność z przepisami prawa – a także z naszymi standardami etycznymi – pomaga nam unikać
poważnych szkód na reputacji oraz dla firmy. Mimo iż wszyscy staramy się pracować uczciwie,
w określonych sytuacjach nasze działania mogą wydawać się podejrzane i budzić wątpliwości, czy
wybrany został odpowiedni sposób postępowania. Kodeks ma stanowić pomoc w zakresie
wytycznych dot. takich sytuacji, nie stanowi on jednak wyczerpującego zasobu. W przypadku pytań
związanych z konkretną sytuacją, firmą lub funkcją, nie wahajcie się i pytajcie.
Przestrzeganie postanowień tego Kodeksu traktujemy bardzo poważnie, dlatego proszę wszystkich
pracowników o zgłaszanie sytuacji, w których ich zdaniem ktoś je naruszył. W przypadku pytań lub
obaw nie wahajcie się ich zgłosić.
Uczciwość, którą pracownicy AIG wnoszą do swojej pracy każdego dnia, jest kluczem do naszego
sukcesu. Uczciwość ta daje klientom, partnerom biznesowym i społecznościom pewność, że
będziemy dla nich dostępni i że mogą na nas polegać w przyszłości. Jest ona także gwarancją, że
interesariusze, w tym organy regulacyjne i inwestorzy, wierzą w siłę i rzetelność AIG.
Przestrzeganie zarówno litery, jak i ducha naszego Kodeksu pozwoli nam utrzymać pozycję lidera
w branży, a także zachować szacunek naszych partnerów, współpracowników i społeczności.
Karen J. Nelson
2
Spis treści
Wypełnianie naszych zobowiązań...........................................................................................5
Kogo dotyczy ten Kodeks?
Obowiązki dotyczące każdego pracownika
Dodatkowe obowiązki kierowników
Pytania i zgłaszanie problemów
Pytania i zgłaszanie problemów – Pytania i odpowiedzi
Polityka niepodejmowania kroków odwetowych
Postępowanie dyscyplinarne
Odstępstwa od Kodeksu
Wypełnianie naszych zobowiązań – Pytania i odpowiedzi
Nasze obowiązki wobec siebie samych..................................................................................9
Globalne zróżnicowanie i możliwości
Szanowanie innych
Bezpieczeństwo i zdrowie w miejscu pracy
Alkohol i narkotyki
Nasze obowiązki wobec siebie samych – Pytania i odpowiedzi
Prywatność pracowników
Nasze obowiązki na rynkach ................................................................................................. 12
Prywatność klientów i bezpieczeństwo danych
Konflikty interesów
Możliwości w korporacji
Stosunki osobiste
Działalność poza firmą
Prezenty i imprezy sponsorowane
Prezenty i imprezy sponsorowane dla urzędników, pracowników lub przedstawicieli administracji państwowej
Stosunki z naszymi partnerami biznesowymi
Różnorodność dostawców
Uczciwe postępowanie
Przepisy antymonopolowe i uczciwa konkurencja
Informacje o konkurencji
Nasze obowiązki na rynkach – Pytania i odpowiedzi
3
Spis treści (ciąg dalszy)
Nasze zobowiązania wobec naszych udziałowców ............................................................. 21
Sprawozdawczość finansowa.
Dokładne prowadzenie dokumentacji biznesowej
Zarządzanie dokumentami
Ochrona zasobów AIG
Własność fizyczna
Bezpieczeństwo osobiste
Własność intelektualna
Fundusze
Systemy informatyczne
Nasze zobowiązania wobec naszych udziałowców – Pytania i odpowiedzi
Nasze zobowiązania jako obywateli korporacji ................................................................... 25
Dbałość o środowisko
Udział w akcjach charytatywnych
Działalność polityczna
Obrót papierami wartościowymi
Zapobieganie praniu brudnych pieniędzy
Sankcje gospodarcze, przepisy przeciwko bojkotom i przepisy dotyczące kontroli eksportu
Komunikowanie się z opinią publiczną
Komunikowanie się z organami regulacyjnymi i innymi urzędnikami administracji państwowej
Media społecznościowe
Współpraca biznesowa z administracją państwową
Antykorupcja i przekupstwo
Nasze zobowiązania jako obywateli korporacji – Pytania i odpowiedzi
Używane w niniejszym Kodeksie słowo „AIG” odnosi się do American International Group, Inc. i kontrolowanych przez nią
filii na całym świecie. Jednostki organizacyjne i jurysdykcje mogą mieć inne Kodeksy spójne z tym Kodeksem lub bardziej
od niego wymagające. Kodeksy te mogą narzucać dodatkowe obowiązki na pracowników w tych jednostkach
organizacyjnych i jurysdykcjach. Obawy dotyczące potencjalnych konfliktów pomiędzy postanowieniami tego Kodeksu a
lokalnym prawem należy przekazywać kierownikowi ds. zgodności z przepisami.
4
Wypełnianie naszych zobowiązań
U podstaw korporacji AIG leży nasze zobowiązanie, że będziemy ręczyć za nasze
produkty i usługi. Uczciwość osobista i organizacyjna mają zasadnicze znaczenie dla
wywiązywania się z tych obietnic i dla ochrony naszej reputacji.
Wywiązywanie się z naszych obietnic jest niezwykle ważne
dla naszych pracowników, klientów, partnerów biznesowych,
udziałowców i społeczności, wśród których żyjemy i
prowadzimy naszą działalność.
Kogo dotyczy ten Kodeks?
Kodeks Postępowania AIG („Kodeks”) dostarcza etycznych
wskazówek odnoszących się do prowadzenia działalności
biznesowej w imieniu wszystkich firm AIG. Kodeks jest
źródłem wiedzy dla wszystkich kierowników i pracowników
AIG. Niniejszy Kodeks nie może poruszać wszystkich spraw,
z jakimi możemy się spotykać, ale dostarcza on wytycznych
i źródeł w takich sytuacjach, kiedy dokonanie słusznego
wyboru nie jest oczywiste. W odnośnikach
rozmieszczonych w tym dokumencie, jak również w
naszych przepisach wewnętrznych znaleźć można
dodatkowe informacje, w tym również stosowne zasady i
przepisy.
Niektórzy partnerzy biznesowi AIG, tacy jak agenci i
konsultanci, reprezentują AIG wobec opinii publicznej, i
wtedy, kiedy pracują oni w imieniu firm AIG, oczekuje się od
nich przestrzegania ducha tego Kodeksu, Kodeksu
Postępowania dla Stron Trzecich AIG, jak również wszelkich
obowiązujących postanowień kontraktowych.
AIG jest dużą organizacją, a mimo tego jesteśmy
• Nasi udziałowcy wierzą w nasze zarządzanie.
• Społeczności na całym świecie polegają na nas jako na
odpowiedzialnych obywatelach korporacji.
zjednoczeni poprzez nasze zobowiązanie do wywiązywania
się z naszych obietnic. Każdy z nas ma obowiązek
pozyskiwać pokładane w nas zaufanie.
Ten Kodeks Postępowania został zorganizowany w oparciu
o zobowiązania, jakie mamy wobec każdej z tych grup ludzi.
• Nasi pracownicy wierzą, że ich cenimy i szanujemy.
• Nasi klienci i partnerzy biznesowi wierzą w naszą
uczciwość.
5
Obowiązki dotyczące każdego
pracownika
Spełnianie naszych zobowiązań pozwala naszej korporacji
odnosić sukcesy i dalej się rozwijać, dzisiaj i w przyszłości.
Krótki test
Aby podejmować lepsze decyzje
• Czy jest to zgodne z prawem?
• Czy jest to zgodne z wartościami
Od każdego z nas oczekuje się:
• Zrozumienia tego Kodeksu i postępowania zgodnie z nim,
z przepisami AIG i obowiązującym prawem i regulacjami.
• Szukania porady u kierownictwa, personelu działu
odpowiedzialnego za zgodność z przepisami lub u radcy
prawnego AIG w razie jakichkolwiek pytań.
• Szybkiego zgłaszania problemów dotyczących
możliwych przypadków naruszenia tego Kodeksu lub
i przepisami AIG?
• Czy jest to właściwe i uczciwe?
• Jak postrzegano by moje postępowanie, gdyby
napisano o nim w gazecie?
sytuacje, które mogą mieć wpływ na zdolność
pracownika do etycznego postępowania w imieniu AIG.
obowiązującego prawa i regulacji, kierownictwu lub
osobom wymienionym na następnej stronie.
• Uczestnictwa w szkoleniu w zakresie etyki i
przestrzegania przepisów celem znajomości aktualnych
standardów i oczekiwań.
Żaden powód, nawet chęć realizacji celów biznesowych,
nigdy nie może być usprawiedliwieniem dla naruszenia
Większość problemów, z jakimi prawdopodobnie można
spotkać się w pracy, można rozwiązywać poprzez rozmowy
i współpracę z kierownictwem, działem kadr lub specjalistą
ds. zgodności z przepisami w danej jednostce
organizacyjnej. Ponadto pracownicy mogą stawiać pytania,
zgłaszać problemy lub przypadki nieprzestrzegania tego
Kodeksu, przepisów wewnętrznych AIG lub
tego Kodeksu, przepisów AIG, prawa lub przepisów.
obowiązującego prawa i regulacji, kontaktując się z
Dodatkowe obowiązki kierowników
• Globalna Grupa ds. Zgodności z Przepisami w AIG
następującymi instytucjami:
pod numerem +1 646 857-1877 lub e-mailem pod
Od każdego kierownika oczekuje się, że będzie się on
adresem [email protected].
wywiązywać z następujących dodatkowych obowiązków:
• Linia Pomocy ds. Zgodności z Przepisami w AIG, pod
• Służyć za przykład poprzez wykazywanie najwyższych
numerem +1 877 244-2210 lub przez Internet, na stronie
standardów etycznych i tworzenie oraz podtrzymywanie
www.aigcompliancehelpline.com. Linia Pomocy ds.
kultury zaufania, uczciwości, integralności i
Zgodności z Przepisami jest zarządzana przez personel
poszanowania innych.
niezależnej strony trzeciej, który dostarcza pisemne
• Być źródłem wiedzy dla pracowników. Dopilnować, aby
byli oni świadomi, rozumieli i umieli zastosować
raporty Globalnej Grupie ds. Zgodności z Przepisami w
AIG. Z Linią Pomocy można komunikować się we
postanowienia tego Kodeksu, przepisy wewnętrzne AIG i
wszystkich powszechnych językach w sposób
obowiązujące prawo i regulacje w swojej codziennej
anonimowy i podlega ona lokalnym przepisom prawa.
pracy.
• Szukać pomocy u innych kierowników lub u radcy
prawnego AIG, specjalistów ds. zgodności z przepisami
lub specjalistów działu kadr w razie niepewności co do
właściwej reakcji na daną sytuację.
• Postępować w sposób proaktywny. Podejmować
rozsądne działania w celu zapobieżenia i rozpoznawania
W przypadku problemów dotyczących księgowości,
wewnętrznych kontroli księgowych lub audytów, pracownicy
mogą się kontaktować z powyższymi instytucjami
(anonimowo poprzez Linię Pomocy) lub zgłaszać je Komisji
Rewizyjnej przy Zarządzie AIG, wysyłając e-mail na adres
[email protected].
przypadków niewłaściwego postępowania. Zgłaszać
6
Pytania i
odpowiedzi
PYTANIA I ZGŁASZANIE PROBLEMÓW (ciąg dalszy)
P: Co się stanie, jeśli zgłoszę sprawę na Linię
P: Czy mogę zgłosić naruszenie i mimo to
Pomocy ds. Zgodności z Przepisami w AIG?
O: Po przyjęciu połączenia, zewnętrzny usługodawca
przekaże sprawę Globalnej Grupie ds. Zgodności z
Przepisami w AIG. Jeśli to zgłoszenie odbędzie się
przez Internet, zewnętrzny usługodawca wyśle je
bezpośrednio do Globalnej Grupy ds. Zgodności z
Przepisami.
1. Jeśli szukasz porady, ktoś się z Tobą skontaktuje
i otrzymasz wskazówki i stosowną interpretację,
dzięki czemu będziesz mógł podjąć właściwą
decyzję.
2. Jeśli chcesz zgłosić podejrzenie naruszenia
przepisów, zewnętrzny usługodawca zanotuje
wszelkie istotne informacje i prześle
raport do Globalnej Grupy ds. Zgodności z
Przepisami. Wszelkie zgłoszenia dotyczące
problematycznych rozliczeń, wewnętrznych
zachować anonimowość?
O: AIG zachęca pracowników dokonujących zgłoszeń
do podawania swojego nazwiska, aby informacje
można było szybko i dokładnie zbadać. Możliwość
bezpośredniego skontaktowania się nas z
pracownikiem zgłaszającym problem pozwoli
przyspieszyć jego zbadanie. Jednakże zgodnie z
lokalnym prawem lub umową o pracę, możesz
zachować anonimowość podczas zgłaszania
sprawy na Linię Pomocy ds. Zgodności z
Przepisami AIG.
P: Co z poufnością i postępowaniem odwetowym?
O: Podejmiemy wszelkie uzasadnione środki, zgodnie
z przepisami prawa i wewnętrznymi przepisami AIG,
w celu zachowania poufności pracownika
zgłaszającego w dobrej wierze naruszenie lub
podejrzenie naruszenia i by chronić takiego
pracownika przed postępowaniem odwetowym.
kontroli księgowych i audytów będą
rozpatrywane przez przedstawicieli Działu
Rewizji Wewnętrznej, a potem w razie potrzeby
Polityka niepodejmowania kroków
odwetowych
zgłaszane Komisji Rewizyjnej przy Zarządzie
AIG.
3. Gdyby sprawa mogła zostać lepiej rozpatrzona
przez inną organizację wewnętrzną w ramach
AIG (np. przez Dział Prawny, Dział Rewizji
Wewnętrznej, Dział Bezpieczeństwa Ogólnego
lub Dział Kadr), Globalna Grupa ds. Zgodności z
Przepisami może wysłać zgłoszenie do
tej organizacji w celu jej rozpatrzenia.
AIG zabrania postępowania odwetowego wobec
pracownika zgłaszającego w dobrej wierze naruszenie lub
podejrzenie naruszenia postanowień tego Kodeksu, innych
przepisów wewnętrznych AIG albo obowiązujących
przepisów prawa lub regulacji, i naruszenie tych przepisów
może być podstawą do postępowania dyscyplinarnego.
Postępowanie dyscyplinarne
Naruszenie tego Kodeksu, innych przepisów wewnętrznych
AIG lub obowiązujących przepisów prawa lub regulacji,
albo zachęcanie innych do takiego postępowania, naraża
dobre imię AIG na ryzyko i dlatego może skutkować
postępowaniem dyscyplinarnym. Szybkie niezgłoszenie
wiadomego naruszenia przez innych, może również
stanowić naruszenie tego Kodeksu. Skutki dyscyplinarne
mogą obejmować wymówienie pracy i utratę związanych z
zatrudnieniem świadczeń.
7
Odstępstwa od Kodeksu
Od czasu do czasu, AIG może wprowadzać poprawki lub
odstępstwa od niektórych postanowień tego Kodeksu.
Każdy pracownik, który uważa, że takie odstępstwo może
być właściwe, powinien przedyskutować ten temat ze
specjalistą ds. zgodności z przepisami w swojej jednostce
organizacyjnej. Tylko zarząd AIG lub nominowana przez
niego Korporacyjna Komisja Zarządzająca może dokonać
odstąpienia od określonego postanowienia Kodeksu dla
kierownika wykonawczego w AIG.
Pytania i
odpowiedzi
Wypełnianie naszych zobowiązań
P: Moja jednostka organizacyjna wyznacza
rozmaite cele, które jej zdaniem powinniśmy
osiągać. Niekiedy czuję przymus naruszenia
Kodeksu w celu osiągnięcia tych celów. Czy to
jest dopuszczalne?
O: Nie. Chociaż odnoszące sukcesy firmy często
wyznaczają trudne cele i dążą do ich osiągnięcia,
nigdy nie wolno naruszać postanowień Kodeksu
ani innych wewnętrznych przepisów AIG w celu
osiągnięcia tych celów.
P: Nasza kierowniczka zwykle nic nie robi, kiedy
zgłasza się jej sprawy dotyczące możliwego
niewłaściwego postępowania. Utrudniała ona
życie współpracownikom, którzy zgłaszali takie
problemy. Teraz mam następujący problem:
współpracownik robi coś złego.
Co powinienem zrobić?
O: Zgłoś to. Nasz Kodeks mówi, że należy zgłaszać
niewłaściwe postępowanie i że można to robić bez
obawy przed postępowaniem odwetowym. Chociaż
rozpoczęcie od swojego bezpośredniego
kierownika jest często najlepszym sposobem
rozwiązania takiego problemu, to jeśli uważasz, że
to nie jest dobre rozwiązanie, powinieneś
porozmawiać z innym członkiem kierownictwa,
działu kadr lub ze specjalistą ds. zgodności z
przepisami w swojej jednostce organizacyjnej.
Ponadto możesz zadzwonić lub wysłać e-mail do
Linii Pomocy AIG ds. Zgodności z Przepisami.
P: Jeśli uważam, że lokalne prawo stoi w
konflikcie z tym Kodeksem, co powinienem
zrobić?
O: Jeśli uważasz, że lokalne prawo stoi w konflikcie z
tym Kodeksem, przedyskutuj ten problem ze
specjalistą ds. zgodności z przepisami.
8
Nasze obowiązki wobec siebie
samych
Firmy należące do AIG są liderami w dziedzinie ubezpieczeń już od ponad 85 lat,
ponieważ zawsze wierzyliśmy w możliwości zróżnicowanych pod wieloma względami,
utalentowanych ludzi potrafiących tworzyć nową wartość i pracujących efektywnie dla
klientów i udziałowców.
Globalne zróżnicowanie i możliwości
AIG stara się zatrudniać i promować najbardziej
utalentowane osoby, oferując im dynamiczne środowisko
pracy, które łączy ze sobą osoby o rozmaitych
umiejętnościach i pomysłach. Otwarci, zróżnicowani
pracownicy dbają o innowacje i wzmacniają naszą pozycję
globalnego lidera na rynku.
AIG polega na wkładzie wnoszonym przez lokalnych
pracowników, którzy najlepiej rozumieją kulturę w swoim
kraju i jurysdykcje, w których prowadzą działalność
biznesową. AIG zawsze angażowała się w zatrudnianie
lokalnych ekspertów i oferowanie lokalnym talentom
sprzyjającego środowiska biznesowego, możliwości
przywódczych i dobrego wynagrodzenia.
AIG stwarza pracownikom możliwości do nauki,
wyróżnienia się w pracy, rozwoju razem z organizacją i
osiągania zysków finansowych.
Wzajemnie szanowanie się
Odnoszenie się do innych z szacunkiem oznacza dla nas to,
że nie dyskryminujemy nikogo z powodu jego rasy, koloru
skóry, religii, płci, pochodzenia narodowego, wieku,
niepełnosprawności, służby wojskowej, stanu cywilnego ani
orientacji seksualnej.
Znaki ostrzegawcze
Nękanie ludzi
• Niepożądane gesty lub kontakt fizyczny.
• Pokazywanie zdjęć lub innych materiałów o
wyraźnie seksualnym charakterze lub obraźliwych.
• Żarty lub uwagi obraźliwe lub o charakterze
seksualnym (wyraźne lub insynuowane).
Szacunek oznacza również cenienie różnic pomiędzy
poszczególnymi pracownikami. Szanujemy opinie każdego
o innych i nie powinniśmy traktować innych w sposób
lekceważący, napastliwy lub grożący.
9
Wypełnianie
naszych zobowiązań
Szanowanie innych
• Stwarzanie pracownikom możliwości w zależności
od ich osiągnięć i charakterystyki odpowiednio do
ich wydajności w pracy.
• Przestrzeganie lokalnych przepisów prawa pracy i
pracowników, włącznie z tymi dotyczącymi
dyskryminacji i nękania innych.
• Stworzenie środowiska pracy, w którym nie nęka
się pracowników.
• Przekazywanie swoich obaw odnośnie warunków
w miejscu pracy do Działu Kadr lub do specjalisty
organizacyjnej.
Bezpieczeństwo i zdrowie w miejscu
pracy
AIG zobowiązuje się prowadzić swoją działalność
biznesową w sposób, który chroni zdrowie i
bezpieczeństwo pracowników i klientów, kiedy przebywają
oni na terenie korporacji. Sytuacje mogące zagrażać
zdrowiu i bezpieczeństwu lub stanowić zagrożenie dla
środowiska, należy niezwłocznie zgłaszać kierownictwu lub
działowi Bezpieczeństwa Ogólnego.
Unikanie naruszania bezpieczeństwa, zagrożeń, strat i
kradzieży wymaga od wszystkich pracowników zachowania
czujności w miejscu pracy i podczas wykonywania
obowiązków służbowych dla AIG. Należy powiadamiać
kierownictwo lub dział Bezpieczeństwa Ogólnego o
wszelkich sprawach, które mogą stanowić zagrożenie dla
bezpieczeństwa AIG, gotowości reagowania w stanach
zagrożenia lub gotowości na wypadek pożaru i zagrożenia
dla życia.
Używanie alkoholu i narkotyków
Używanie, sprzedawanie, posiadanie lub pracowanie pod
wpływem niedozwolonych leków jest w AIG zabronione.
Nadmierne lub niewłaściwe spożywanie alkoholu w trakcie
wykonywania obowiązków służbowych dla AIG jest również
zabronione.
Pytania i
odpowiedzi
Nasze obowiązki wobec siebie samych
P: Mój kierownik i kilku moich kolegów
opowiadają dowcipy o charakterze seksualnym,
które ja uważam za bardzo obraźliwe. Nie
skarżyłem się, ponieważ wiem, że powiedzą mi,
żebym zajmował się swoimi sprawami lub że
niepotrzebnie robię jakieś trudności. Czy mogą
mieć rację?
O: Nie, oni się mylą. Obraźliwe dowcipy o charakterze
seksualnym, nawet podczas prywatnych rozmów,
które inni mogą podsłuchać, mogą być formą
nękania. Po pierwsze, należy porozmawiać o tym
ze swoim kierownikiem i kolegami. Jeśli to nic nie
da lub niewygodnie będzie Ci to zrobić,
porozmawiaj z przedstawicielem Działu Kadr lub
skontaktuj się ze specjalistą ds. zgodności z
przepisami w swojej jednostce organizacyjnej.
P: Czy sprawa różnorodności jest tylko
problemem amerykańskim? Jaki jest powód,
aby to umieszczać w Kodeksie przeznaczonym
dla przedsiębiorstwa globalnego, jakim jest
AIG?
O: Problem różnorodności jest problemem
ogólnoświatowym. Zawsze wspólnie pracowaliśmy
nad tym, aby wykorzystywać niepowtarzalne
talenty i możliwości naszych pracowników
zatrudnionych na całym świecie. Różnorodność
jest jednym z naszych kluczowych czynników
przyczyniających się do sukcesów AIG. Aby
podejmować dobre decyzje i dobrze służyć naszym
klientom na całym świecie, potrzebujemy
szerokiego spektrum możliwości i wykształcenia.
P: Usłyszałem rozmowę mojego kierownika,
rozmawiającego z innym kierownikiem o
prywatnych informacjach zawartych w
dokumentacji medycznej innego pracownika.
O: Informacje medyczne są ściśle poufne i uważa się
je za wrażliwe informacje osobiste. Niestosowne
udostępnianie takich informacji jest naruszeniem
przepisów wewnętrznych AIG i nadużyciem
zaufania. Tę sprawę powinieneś poruszyć w
rozmowie z właściwym personelem kierownictwa.
Jeśli podniesienie jej w rozmowie z kierownictwem
jest dla Ciebie niewygodne, zgłoś to do Działu Kadr
lub do specjalisty ds. zgodności z przepisami w
swojej jednostce organizacyjnej. Dodatkowo
możesz się skontaktować z Linią Pomocy ds.
Zgodności z Przepisami.
10
Przykłady informacji
firmowych AIG to:
Prywatność pracowników
• Poufne informacje klientów/pracowników:
pracowników. Jednakże AIG musi podejmować kroki
AIG szanuje informacje i własność osobistą swoich
Niepubliczne informacje o nich lub informacje
niezbędne do: (1) zapewnienia przestrzegania postanowień
należące do naszych klientów i klientów naszych
tego Kodeksu i innych przepisów wewnętrznych AIG; (2)
partnerów biznesowych, innych stron trzecich, z
ochrony pracowników AIG, jej własności, obiektów i
którymi współpracujemy, oraz do personelu AIG.
działalności biznesowej; (3) ochrony i zarządzania
Poufne informacje klientów/pracowników mogą
informacjami firmowymi AIG, w tym informacjami
dotyczyć informacji osobowych.
osobowymi, oraz dopilnowania, aby można je było
• Informacje osobowe:
Informacje, które służą do identyfikacji osoby,
wykorzystywać tylko w zasadnych celach biznesowych; (4)
zapobiegania, wykrywania i badania działań przestępczych;
takie jak nazwisko, adres, numer telefonu lub
(5) pomocy w dochodzeniach wewnętrznych, sporach lub
numer identyfikacyjny pracownika.
innych zobowiązaniach i postępowaniach sądowych; (6)
• Poufne informacje firmy:
Wysoce wrażliwe informacje biznesowe, takie jak
plany fuzji i przejęć, tajemnice handlowe oraz
sprawozdania z wewnętrznych audytów.
• Informacje zastrzeżone:
Inne informacje biznesowe AIG, które nie są tak
wrażliwe jak „firmowe informacje poufne”, ale które
mimo to trzeba traktować jako poufne w AIG, takie
jak korespondencja wewnętrzna pomiędzy
personelem AIG, obecne lub przyszłe projekty
produktów i specyfikacje robocze oraz prace
badawcze i rozwojowe nad produktami.
Dodatkowe informacje na temat tych kategorii
informacji można znaleźć w Ogólnych
Przepisach Wewnętrznych dot. Postępowania z
Informacjami AIG.
odpowiadania na żądania od organów regulacyjnych, władz
państwowych lub publicznych; oraz (7) zapewnienia
skutecznych działań biznesowych.
W tych celach i w zakresie dozwolonym przez
obowiązujące prawo, AIG wolno: (1) monitorować,
analizować i sprawdzać korzystanie przez pracowników z
systemów informatycznych AIG, w tym między innymi z:
komputerów, poczty elektronicznej, systemów do
natychmiastowego komunikowania się i systemów
sieciowych, urządzeń mobilnych, telefonów i innych
systemów głosowych, systemów do konferencji wideo i
innych systemów wideo, urządzeń do skanowania i
drukowania, systemów dostępu za pomocą kart i kluczy,
oraz innych informacji przetwarzanych komputerowo; (2)
monitorować i przeglądać nagrania wideo na żywo i
zarejestrowane zapisy, i sprawdzać zapisy, które mogą
dotyczyć pomieszczeń i innych obiektów AIG, do których
pracownicy i goście mają dostęp; oraz (3) badać,
przeglądać, kopiować i zachowywać dokumenty oraz inne
pozycje na terenie AIG i innych obiektów (takich jak stacje
robocze, w biurach, w biurkach, szafach z aktami i innych
miejscach przechowywania).
W zgodzie z obowiązującym prawem, pracownicy nie
powinni mieć żadnych oczekiwań co do prywatności
dotyczącej użytkowania przez nich systemów
informatycznych AIG, pomieszczeń firmy i innych obiektów,
ani dotyczącej jakichkolwiek pozycji w systemach,
pomieszczeniach lub innych obiektach AIG.
11
Nasze obowiązki na
rynkach
Korporacja AIG jest znana ze swej przedsiębiorczości. Konkurujemy intensywnie z
innymi po to, aby tworzyć nowe możliwości dla naszych klientów i dla nas samych.
Poszukujemy przewagi konkurencyjnej tylko poprzez zgodne z prawem i etyczne
praktyki biznesowe.
Prywatność klientów i bezpieczeństwo
danych
Nasi klienci oczekują od nas tego, abyśmy ostrożnie i
bezpiecznie postępowali z ich informacjami poufnymi,
włącznie z danymi osobowymi, jakie nam udostępniają.
Nigdy nie należy nadużywać zaufania klientów przez
ujawnianie ich informacji poufnych, w tym danych
osobowych, w żadnych innych celach jak tylko zgodnie z
zasadnymi potrzebami biznesowymi, ani w sposób
niezgodny z przepisami i rozporządzeniami AIG
dotyczącymi prywatności.
Klasyfikacja informacji dotycząca danych osobowych może
być różna w poszczególnych krajach. Pracownicy mający do
czynienia z informacjami klientów są odpowiedzialni za
znajomość i przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa
o prywatności danych i bezpieczeństwie informacji. We
wszystkich przypadkach musimy stosować odpowiednie
fizyczne, administracyjne i techniczne zabezpieczenia dla
poufnych informacji klientów, włącznie z danymi osobowymi.
Musimy być szczególnie czujni w przestrzeganiu przepisów
prawa i regulacji, w przypadku udostępniania danych
osobowych stronom trzecim (nawet w zasadnych celach
biznesowych) i przesyłania ich poza granice kraju. W razie
jakichkolwiek pytań dotyczących prywatności danych i/lub
bezpieczeństwa informacji należy skonsultować się ze swoim
kierownikiem, radcą prawnym i/lub specjalistą ds. zgodności z
przepisami w danej jednostce administracyjnej.
12
Swojej pozycji w AIG nie możesz wykorzystywać do
niestosownych zysków osobistych ani korzyści dla siebie
Wypełnianie
lub członków swojej rodziny. Należy unikać wszelkich
sytuacji, które powodują, lub nawet tylko wydają się
• Zawsze podejmować decyzje w jak najlepszym
powodować konflikt interesów pomiędzy interesami
interesie
osobistymi a interesami AIG. Przepisy wewnętrzne
AIG i naszych klientów – nie dla osobistych
dotyczące konfliktów interesów pracownika AIG
korzyści.
przedstawiają przykłady pomagające pracownikom
rozpoznawać potencjalne konflikty i określają procedury
zgłaszania takich potencjalnych konfliktów.
Potencjalne konflikty interesów należy zgłaszać
kierownictwu, które będzie współpracować w tej sprawie ze
specjalistą ds. zgodności z przepisami w danej jednostce
organizacyjnej lub, w przypadku pracownika korporacji AIG,
z głównym specjalistą ds. zgodności z przepisami w AIG
lub osobą wyznaczoną, w celu ustalenia, jak najlepiej
poradzić sobie z tą sytuacją.
• Mieć świadomość tego, jak osobiste działania
mogą prowadzić do potencjalnych konfliktów,
takich jak podjęcie drugiej pracy lub
zainwestowanie w klienta AIG, dostawcę lub
konkurencję.
• Omawiać z kierownikiem wszelkie sytuacje,
które można postrzegać jako potencjalne konflikty
interesów.
• Proaktywnie radzić sobie z sytuacjami, które mogą
własne interesy lub interesy członków rodziny lub
przyjaciół narażać na potencjalny konflikt z AIG.
Pracownikom nie wolno angażować się w przeprowadzanie
problematycznej transakcji, dopóki nie uzyskają pisemnej
Możliwości w korporacji
na nią zgody od osób upoważnionych w Przepisach
Pracownikom zabrania się wykorzystywać dla siebie lub
Wewnętrznych.
przekazywać stronie trzeciej możliwości biznesowych, które
zostały odkryte poprzez wykorzystanie własności
korporacyjnej AIG, informacji lub pozycji, chyba że AIG już
zaoferowano taką możliwość i została ona odrzucona.
Pracownikom zabrania się używania własności, informacji
korporacji lub swojej pozycji do osiągania korzyści
osobistych z wykluczeniem AIG i w konkurencji z AIG.
Stosunki osobiste
Najbliższym członkom rodziny, członkom gospodarstwa
domowego pracownika ani osobom, z którymi utrzymuje on
bliskie stosunki osobiste, nie wolno nigdy w sposób
niestosowny wpływać na decyzje biznesowe.
13
Działalność poza firmą
spółdzielni, towarzystwie kondominium lub podobnym
Niekiedy działalność poza firmą może sprawiać wrażenie
podmiocie, w którym mieszka pracownik oraz spółek
potencjalnego konfliktu interesów. AIG szanuje prywatność
holdingowych, trustów i podobnych podmiotów
wszystkich swoich pracowników. Niemniej jednak, o ile nie
powołanych do życia wyłącznie dla Ciebie lub w związku
przebywają Państwo na terytorium kraju, w którym takie
z majątkiem lub planowaniem podatkowym Twojej
ujawnianie jest zabronione na mocy przepisów i/lub
rodziny.
wymagań lokalnych, należy ujawniać działalność poza
• Usługi świadczone na rzecz fundacji, organizacji
firmą, która może skutkować powstaniem wrażenia, iż
charytatywnej lub non-profit powiązanej relacją
zachodzą na siebie interesy osobiste i interesy AIG lub
biznesową z AIG. W przypadku tego rodzaju działalności
występuje konflikt interesów. Wymienione niżej czynności
poza firmą nie wymaga się zatwierdzeń dopóki nie jest
można uznać za konflikt i należy je zgłaszać
pobierane wynagrodzenie i nie występuje wrażenie
wyznaczonemu kierownikowi ds. zgodności oraz
potencjalnego lub faktycznego konfliktu interesów. Jeśli
przełożonemu (zob. poniżej) celem zagwarantowania, że
nie jesteś pewien, czy występuje konflikt, porozmawiaj z
wszelkie potencjalne konflikty podlegają kontroli i są
wyznaczonym kierownikiem ds. zgodności
niezwłoczne rozwiązywane:
• Świadczenie usług dla zewnętrznej firmy lub
stowarzyszenia handlowego, jako pracownik, właściciel,
członek zarządu, kierownik, zarządca, partner lub
konsultant, niezależnie od tego, czy ta firma aktualnie
współpracuje lub usiłuje współpracować z AIG, bądź też
planuje być lub jest konkurentem AIG; zanim
zaangażujesz się w tego rodzaju działalność zewnętrzną,
wymagana jest pisemna zgoda kierownika. Każdy
wniosek należy złożyć na ręce wyznaczonego kierownika
ds. zgodności w ramach procesu zatwierdzeń.
Zatwierdzenie przełożonego i kierownika ds. zgodności
należy odnawiać co rok oraz przy okazji każdej zmiany
istotnych faktów, na podstawie których przyznano
pierwotne zatwierdzenie.
• Świadczenie usług dla fundacji, organizacji non-profit, od
których będziesz otrzymywać zapłatę za świadczone
usługi lub w których piastujesz stanowisko osoby
odpowiadającej za finanse (np. pracujesz jako skarbnik,
członek komisji rewizyjnej lub członek komisji
inwestycyjnej); wymagane jest wcześniejsze pisemne
zezwolenie kierownika, zanim zaangażujesz się w tego
rodzaju działalność zewnętrzną. Każdy wniosek należy
złożyć na ręce wyznaczonego kierownika ds. zgodności
w ramach procesu zatwierdzeń. Zatwierdzenie
przełożonego i kierownika ds. zgodności należy
odnawiać co rok oraz przy okazji każdej zmiany istotnych
faktów, na podstawie których przyznano pierwotne
zatwierdzenie. Zapis ten nie dotyczy usług w zarządzie
14
Działalność poza firmą (ciąg dalszy)
• Prezentacja, rozmowa lub wzięcie udziału w panelu, w
którym zaoferowano Ci honorarium. Jeśli masz otrzymać
wynagrodzenie za tego rodzaju działalność, musisz na
piśmie powiadomić swojego kierownika o wszelkich
honorariach i liczyć się z tym, iż będzie wymagać się od
Ciebie zwrócenia tych honorariów do AIG. Poza tym
może zaistnieć konieczność uprzedniego przejrzenia
wszelkich materiałów, które mają zostać wykorzystane w
czasie prezentacji, rozmowy czy dyskusji panelowej zgodnie z polityką jednostki biznesowej lub AIG.
• Pełnienie funkcji urzędnika państwowego, osoby
mianowanej przez organ rządowy lub kandydowanie na
urząd obsadzany w wyborach powszechnych; niezbędne
jest uprzednie otrzymanie zgody dyrektora ds. zgodności
w AIG lub osoby przez niego wyznaczonej, a także zgody
bezpośredniego przełożonego. Zgoda musi zostać
odnowiona za każdym razem, gdy dobiegnie końca
kadencja, przed reelekcją lub ponownym powołaniem.
Prezenty i imprezy sponsorowane
Skromne prezenty i odpowiednie imprezy sponsorowane
pomagają wzmocnić relacje biznesowe, ale te uprzejmości
biznesowe, zarówno wyświadczane, jak i przyjmowane,
nigdy nie powinny w sposób niewłaściwy wpływać na
podejmowanie decyzji biznesowych.
Aby uniknąć nawet pozoru konfliktu z interesami AIG,
Jeśli pracownikowi oferuje się prezent, który nie spełnia
pracownicy uczestniczący w pomocy świadczonej
kryteriów wymienionych w rozdziale na tej stronie,
społecznościom poza programami sponsorowanymi przez
dotyczącym stosownych prezentów lub imprez
AIG nigdy nie powinni sugerować poparcia ze strony AIG
sponsorowanych, powinien on delikatnie odmówić. Jeśli
przy takich przedsięwzięciach.
odmowa przyjęcia prezentu byłaby obraźliwa
lub zaszkodziła relacjom biznesowym, należy wtedy przyjąć
prezent w imieniu AIG i przedłożyć pisemny raport
kierownikowi w ciągu 30 dni. Prezent należy przekazać
swojemu kierownikowi oraz specjaliście ds. zgodności z
przepisami w danej jednostce organizacyjnej, którzy
określą właściwe wykorzystanie prezentu.
Gotówki lub jej odpowiedników, włącznie z bonami
prezentowymi, czekami, czekami podróżnymi lub
przekazami pieniężnymi, lokacyjnymi papierami
wartościowymi, negocjowalnymi instrumentami, spłatami
obciążeń karty kredytowej lub podobnymi pozycjami, nie
można przyjmować ani oferować w charakterze prezentu,
niezależnie od wysokości kwoty.
Jednostki organizacyjne mogą narzucać dodatkowe
ograniczenia dotyczące prezentów i imprez
sponsorowanych oraz dodatkowe wymagania dotyczące
składania raportów.
15
Wypełnianie
Prezenty i imprezy rozrywkowe
• Nigdy nie zezwalać na prezenty i imprezy
sponsorowane, zarówno wręczane, jak i
przyjmowane, w celu wywarcia niewłaściwego
wpływu na decyzje biznesowe.
• Pamiętać, że wtedy, kiedy ofiarodawca jest
nieobecny, imprezy sponsorowane podlegają
przepisom dotyczącym prezentów.
• Wymieniając prezenty lub oferując imprezy
sponsorowane, respektować lokalne i kulturowe
niuanse.
• Nigdy nie ofiarować ani nie przyjmować
kosztownych prezentów lub udziału w hojnych
imprezach sponsorowanych.
Właściwe prezenty lub imprezy
sponsorowane, zarówno wręczane,
jak i przyjmowane, powinny:
• Służyć określonemu celowi biznesowemu.
• Być w dobrym guście i niekosztowne ani
przesadne.
• Nie powinno się ich wymieniać często z tym
samym źródłem.
• Dopuszczalne przez przepisy wewnętrzne AIG i
przepisy organizacji.
• Zasadne, normalne, zwyczajowe i zgodne z
prawem danego kraju lub regionu, w których się je
wymienia.
• Nie powinny służyć wywieraniu niewłaściwego
wpływu na decyzje biznesowe.
• Jeśli jest to prezent, jego wartość nie powinna
przekraczać kwoty 150 USD.
• Nigdy nie oferować czegokolwiek, co można by
uważać za łapówkę lub inną niestosowną płatność
bądź prezent. Oferując prezenty lub imprezy
sponsorowane urzędnikom administracji
państwowej, przestrzegać obowiązujących w AIG
przepisów antykorupcyjnych.
• Nie zabiegać o prezenty, przysługi ani o imprezy
sponsorowane.
• Wszelkie prezenty o wartości przekraczającej 150
USD zgłaszać swojemu kierownikowi i specjaliście
organizacyjnej, i przekazywać je im do dyspozycji.
• Zanim zaoferuje się prezent wart więcej niż 150
USD, uzyskać najpierw pisemną zgodę kierownika.
Prezenty i imprezy sponsorowane dla urzędników,
pracowników lub przedstawicieli administracji
państwowej
AIG angażuje się w przedsięwzięcia biznesowe z wieloma
klientami należącymi lub kontrolowanymi przez
administrację państwową. Mogą do nich należeć centralne
banki, ministerstwa finansów, fundusze emerytalne i inne
przedsięwzięcia (włącznie z liniami lotniczymi i bankami
komercyjnymi). Wielu przedstawicieli tych klientów może
być przedstawicielami administracji państwowej
podlegającymi obowiązującym lokalnym i
międzynarodowym przepisom antykorupcyjnym. W
rezultacie, pracownicy mający kontakty z klientami
należącymi do organów administracji państwowej muszą
być świadomi potencjalnych problemów i zagrożeń, jakie
mogą powstać w kontaktach z takimi klientami.
Oferując prezenty i imprezy sponsorowane takim klientom,
zachować należy szczególną ostrożność. Wszelkie
prezenty, imprezy sponsorowane lub możliwości podróży
muszą być zgodne z polityką antykorupcyjną AIG i
lokalnymi przepisami prawa. Wiele z krajów, z którymi AIG
utrzymuje kontakty biznesowe, ogranicza wartość
prezentów, imprez sponsorowanych i możliwości podróży,
jakie mogą przyjmować ich urzędnicy administracji
państwowej.
16
Prezenty i imprezy sponsorowane dla urzędników,
pracowników lub przedstawicieli administracji
państwowej (ciąg dalszy)
Oprócz przestrzegania polityki antykorupcyjnej AIG,
wszelkie podróże, prezenty i imprezy sponsorowane
oferowane urzędnikowi administracji państwowej muszą
być zgodne z obowiązującymi w AIG Przepisami
Wewnętrznymi dot. Zarządzania Wydatkami, Przepisami
Wewnętrznymi dot. Podróży i Imprez Sponsorowanych oraz
wszelkimi obowiązującymi lokalnymi przepisami
biznesowymi.
Stosunki z naszymi partnerami
biznesowymi
Nasi partnerzy biznesowi stanowią przedłużenie AIG. Kiedy
nasi partnerzy pracują w imieniu firmy AIG, oczekuje się od
nich przestrzegania ducha Kodeksu AIG, Kodeksu
Postępowania dla Stron Trzecich AIG, jak również wszelkich
obowiązujących postanowień kontraktowych.
Partnerom biznesowym nie wolno działać w sposób
zabroniony lub uważany za niewłaściwy dla pracownika.
Musimy zadbać o to, aby klienci, producenci, agenci lub
dostawcy nie wykorzystywali swoich relacji z AIG ani nie
Wypełnianie
Stosunki z naszymi partnerami
biznesowymi
• Należy dobrze znać praktyki biznesowe
obowiązujące dla agentów i innych przedstawicieli
AIG, by dopilnować, że stosuje się właściwe środki
przy świadczeniu naszych usług.
• Odnośnie potencjalnych agentów, konsultantów i
niezależnych wykonawców, zanim zaakceptuje się
wykorzystywali nazwy AIG w związku z wszelkimi
ich usługi, dokonać należy z należytą starannością
oszukańczymi, nieetycznymi lub nieuczciwymi transakcjami.
odpowiedniej analizy.
• Nigdy nie należy wywierać nacisku i nie zachęcać
Od partnerów biznesowych AIG oczekuje się, że nie będą
dostawców lub agentów AIG do angażowania się w
zachęcać pracowników ani innych osób, które współpracują
niewłaściwe działania.
z AIG, do naruszania standardów tego Kodeksu.
• Dostawców, agentów i innych przedstawicieli
Różnorodność dostawców
należy traktować z szacunkiem i uznaniem.
AIG poszukuje partnerstwa z rozmaitymi dostawcami.
Cenimy szczególnie takich dostawców, którzy wykazują
podobne do AIG poświęcenie i zaangażowanie w
różnorodność i odpowiedzialność społeczną.
Od każdego z nas oczekuje się, że będzie wspierać
przyjęty przez AIG Program Zróżnicowania Dostawców,
promując korzystanie z usług tych dostawców, którzy
spełniają kwalifikacje tego programu.
17
Te przepisy prawa są bardzo złożone. Pracownicy nie
mający pewności co do właściwych praktyk powinni
AIG dąży do przewagi nad konkurencją tylko poprzez
skonsultować się ze specjalistą ds. zgodności z przepisami
zgodne z prawem i etyczne praktyki biznesowe. Każdy z
w swojej jednostce organizacyjnej i poprosić o dodatkowe
nas musi prowadzić uczciwe działania biznesowe z
informacje i wyjaśnienia.
naszymi klientami, usługodawcami, dostawcami i
konkurentami. Nie należy dyskredytować konkurencji ani jej
Poniższe wytyczne pomogą im pomóc prowadzić uczciwy
produktów i usług. Niestosowne zdobywanie przewagi nad
biznes i przestrzegać przepisów dotyczących konkurencji.
kimkolwiek w drodze manipulacji, ukrywania, nadużywania
informacji poufnych, celowej niewłaściwej interpretacji
Postępuj w następujący sposób:
faktów bądź jakiejkolwiek innej nieuczciwej praktyki, jest w
• Konkuruj zdecydowanie i zgodnie z prawem na każdym
AIG niedopuszczalne.
Wypełnianie
• Współpracę biznesową z klientami i dostawcami
prowadzić w sposób wykazujący nasze
zaangażowanie w uczciwe współzawodnictwo.
• Podawać prawdziwe i dokładne informacje
marketingowe.
• Zbierać informacje o konkurentach tylko zgodnie z
prawem i w sposób właściwy, taki, który podkreśla
uczciwość AIG.
• Nigdy nie stosować niewłaściwych lub wątpliwych
rynku, na którym działa AIG, podejmując wszystkie
decyzje biznesowe w jak najlepszym interesie AIG.
• Zdobywaj informacje o konkurentach AIG tylko od
legalnych i właściwych źródeł.
• O konkurencji lub jej produktach albo usługach wyrażaj
się tylko w oparciu o prawdziwe informacje.
Nie postępuj w następujący sposób:
• Nie uzgadniaj w sposób formalny lub nieformalny z
konkurencją cen lub innych warunków sprzedaży, nie
manipuluj przy przetargach, nie ustalaj poziomów
produkcji lub sprzedaży i nie wyznaczaj klientów, rynków
ani terytoriów.
• Nie omawiaj z konkurencją następujących pozycji: ceny,
przetargi, sprzedaż dla klienta, prowizje i warunki
metod podczas zbierania informacji o naszych
sprzedaży, zyski, marże, koszty, produkcja, zapasy,
konkurentach.
dostawy, plany marketingowe lub inne wrażliwe pod
• Nigdy nie przedstawiać się w niewłaściwym
świetle, ani swoich celów, w relacjach biznesowych
kątem konkurencyjności informacje.
• Nie bierz udziału w spotkaniach z konkurencją, podczas
z potencjalnym lub obecnym klientem AIG albo
których omawia się wrażliwe informacje, w tym także
partnerem biznesowym.
tematy wymienione w powyższych dwóch punktach.
• Nie umawiaj się z innymi spoza AIG odnośnie
dostawców lub klientów, z którymi współpracujesz.
Przepisy antymonopolowe i uczciwa
konkurencja
AIG współzawodniczy zdecydowanie i uczciwie z innymi na
całym świecie. Prowadzimy i rozwijamy nasz biznes
poprzez wysokiej jakości produkty i usługi, a nie poprzez
niewłaściwe lub sprzeczne ze współzawodnictwem praktyki.
• Nie dokonuj bezpodstawnych lub nieprawdziwych
porównań z konkurentami, ich produktami lub usługami.
• Nie zdobywaj wrażliwych pod względem
konkurencyjności informacji od konkurentów AIG lub
podmiotów, które, jak wiadomo, mają obowiązek
zachowania poufności wobec tych konkurentów.
Dążymy do tego, aby dobrze rozumieć i należycie
przestrzegać przepisów prawa dotyczących globalnej
rywalizacji i przepisów antymonopolowych.
18
Informacje o konkurencji
AIG zabrania stosować nielegalne lub nieetyczne środki do
zdobywania poufnych informacji konkurenta lub dostawcy,
włącznie z tajemnicami handlowymi. Informacje o
konkurencji AIG wolno zdobywać tylko od legalnych i
właściwych źródeł. Nie wolno zdobywać wrażliwych pod
względem konkurencyjności informacji od konkurentów AIG
lub podmiotów, które, co jest wiadomo, mają obowiązek
zachowania poufności wobec tych konkurentów.
Nigdy w sposób niewłaściwy nie należy zdobywać,
Znaki ostrzegawcze
ujawniać ani wykorzystywać tajemnic handlowych innych.
Oferty otrzymania informacji poufnych, które mogły zostać
zdobyte w sposób niewłaściwy, należy natychmiast
Przepisy antymonopolowe i uczciwa
konkurencja
zgłaszać specjaliście ds. zgodności z przepisami w danej
jednostce organizacyjnej.
Prawo dotyczące przepisów antymonopolowych i
konkurencji może być różne w poszczególnych
Znaki ostrzegawcze
krajach i stanach. Te różnice powodują, że
pewne działania w niektórych krajach lub stanach są
dozwolone, a zabronione w innych.
Jeśli spotkasz się z działaniami wymienionymi
niżej i nie będziesz mieć pewności, czy są one
legalne, skontaktuj się ze specjalistą ds. zgodności z
przepisami w swojej jednostce organizacyjnej i
Zachowaj ostrożność, zdobywając
informacje o konkurencji, takie jak:
• Zawierające dokumenty lub zapisy komputerowe
od poprzednich pracodawców.
• Naciskające lub zachęcające nowych pracowników
poproś o radę, co należy zrobić w przypadku:
do rozmawiania o poufnych informacjach od
• Próby dyktowania lub kontrolowania cen sprzedaży
poprzednich pracodawców.
klientom.
• Sprzedaży jakiegoś produktu lub usługi pod
warunkiem, że klient zakupi inny produkt lub
usługę.
• Oferowania klientowi cen lub warunków
• Pozyskiwanie informacji poprzez zachowania,
które można uważać za „szpiegostwo” lub
„szpiegowanie” albo w sposób, którego nie
chciałbyś w pełni ujawnić.
• Nieuzasadnione poleganie na oświadczeniach
korzystniejszych od tych oferowanych podobnie
stron trzecich, że informacje biznesowe zdobyto w
usytuowanemu konkurentowi klienta.
sposób uczciwy.
• Narzucania klientowi lub dostawcy ograniczeń w
kontaktach z konkurentami.
• Sprzedaży produktów lub usług poniżej kosztów
lub innych nieuczciwych ustalaniach cen albo
praktyk promocyjnych.
19
Nasze obowiązki na rynkach
Pytania i
odpowiedzi
P: Czy prawo prywatności danych dotyczy tylko
wrażliwych informacji osobistych, takich jak dane
medyczne, numery ubezpieczenia społecznego,
numery kart kredytowych i numery kont
emerytalnych?
O: Nie. Prawo prywatności danych może również
dotyczyć wszelkich informacji, które identyfikują lub
odnoszą się do konkretnej osoby. Na przykład adresy
e-mail klientów, ich dane kontaktowe, preferencje,
głos i obraz można uważać za informacje osobiste
chronione obowiązującymi prawami o ochronie
danych, w przypadku gdy takie informacje można
powiązać z dającą się zidentyfikować osobą.
P: Co się rozumie pod pojęciem ważnego powodu
biznesowego, kiedy przyjmuje się prezenty lub
uczestniczy w imprezach sponsorowanych?
O: Pracownicy dostają wynagrodzenie od AIG po to, aby
pracowali w jak najlepszym interesie korporacji.
Przykładem ważnego celu biznesowego przy
przyjęciu udziału w imprezie sponsorowanej może
być lunch oferowany przez partnera biznesowego w
celu przedyskutowania spraw biznesowych i
nawiązania silniejszych relacji współpracy. W
przeciwieństwie do tego, przyjmowanie prezentów o
charakterze osobistym, takich jak biżuteria, nie służy
interesom biznesowym AIG. Takich prezentów należy
nie przyjmować, gdyż mogą one zaszkodzić
lojalności pracownika lub spowodować zobowiązanie
wobec osoby wręczającej prezent.
P: Aby móc lepiej pracować w AIG, zachowałem
kilka dokumentów od mojego poprzedniego
pracodawcy. Te dokumenty opisują inicjatywy
marketingowe podejmowane przez mojego
poprzedniego pracodawcę. Czy mogę te
dokumenty wykorzystać w AIG?
O: Jeśli te dokumenty zawierają informacje poufne lub
zastrzeżone Twojego poprzedniego pracodawcy,
wtedy nie możesz ich użyć ani udostępnić innym. AIG
oczekuje od wszystkich swych pracowników, że
honorować oni będą przepisy dotyczące ujawniania
lub ograniczenia dotyczące informacji poufnych
uzyskanych od poprzednich pracodawców lub innych
stron trzecich. Nie wolno Ci użyć ani udostępniać
tych informacji, dopóki nie skonsultujesz tego ze
specjalistą ds. zgodności z przepisami w swojej
20
Nasze zobowiązania wobec
naszych udziałowców
Udziałowcy powierzają nam swoje aktywa. AIG zabezpiecza te
aktywa, działając w sposób uczciwy we wszystkich naszych praktykach biznesowych.
Sprawozdawczość finansowa.
Udziałowcy, partnerzy biznesowi, organy regulacyjne i ogół
społeczeństwa przy podejmowaniu decyzji polegają na
naszych sprawozdaniach finansowych. Nasze
sprawozdania finansowe muszą być prawdziwe, kompletne,
dostarczane na czas, uczciwe, dokładne i zrozumiałe. Aby
zapewnić to, żeby w sposób konsekwentny spełniać te
standardy, tylko upoważnieni pracownicy mogą
udostępniać sprawozdania finansowe stronom
zewnętrznym.
Dokładne prowadzenie dokumentacji
biznesowej
Dokumentacja biznesowa musi zawsze być
przygotowywana w sposób uczciwy i dokładny. Informacji
zawartych w dokumentacji biznesowej nigdy nie należy
fałszować ani zmieniać. Nigdy nie wolno nam być
nieuczciwymi ani kłamać w prowadzeniu dokumentacji AIG,
ani w żaden inny sposób próbować oszukać kierownictwa
AIG, audytorów, regulatorów lub udziałowców.
zapisów elektronicznych, wiadomości e-mail, wiadomości
przesyłanych za pomocą komunikatorów, zapisów wideo i
taśm zapasowych.
Dokumentacja biznesowa zawiera informacje na dowolnym
nośniku, w tym w postaci drukowanej, w postaci zapisów
elektronicznych, wiadomości e-mail, wiadomości
przesyłanych za pomogą komunikatorów, zapisów wideo
lub taśm zapasowych.
Musimy przechowywać istotne informacje, które mają
cenną wartość dla operacji AIG, jak również informacje
administracyjne i/lub informacje podlegające wymogom
prawnym, regulacyjnym lub wymogowi odnoszącemu się
do okresu przechowywania („Dokumentacja Firmy”) przez
Zarządzanie dokumentacją
okres podany w odpowiednim Planie Przechowywania.
Musimy zawsze przestrzegać wszystkich obowiązujących
duplikaty, wersje robocze, informacje tymczasowe i
przepisów wewnętrznych dotyczących zarządzania
dokumentacją i informacją („Przepisy Wewnętrzne RIM”).
Te informacje dotyczą okresu przechowywania i sposobu
pozbywania się wszelkich utworzonych dokumentów,
Jednakże dokumentację nie-firmową, w tym między innymi
Dokumentację Firmową, której okres przechowywania
minął zgodnie z obowiązującym Planem Przechowywania,
należy usuwać, o ile nie podlega ona specjalnemu
Rozporządzeniu o Zachowaniu.
otrzymanych lub utrzymywanych przez AIG na dowolnym
nośniku, w tym między innymi w postaci wydruków,
21
Zarządzanie dokumentacją (ciąg dalszy)
Bezpieczeństwo osobiste
Obowiązkiem każdego pracownika jest zachowanie
Rozporządzenie o Zachowaniu jest zarządzeniem dla
czujności pod względem bezpieczeństwa i zabezpieczeń.
pracowników, nakazującym im zachowywanie dokumentów
AIG działa w wielu różnych lokalizacjach i obiektach na
lub informacji, zarówno w postaci papierowej, jak i
całym świecie, i w różnych jurysdykcjach mogą
elektronicznej i przechowywanej bądź prowadzonej, które
obowiązywać inne przepisy i praktyki. Pytania dotyczące
dotyczą zapytań ze strony organów administracji
bezpieczeństwa i zabezpieczeń należy kierować do
państwowej, dochodzeń, sporów, wezwań sądowych lub
głównego specjalisty ds. zgodności z przepisami w AIG lub
innego postępowania prawnego.
do lokalnego albo regionalnego specjalisty.
Po otrzymaniu takiego rozporządzenia należy natychmiast
podjąć odpowiednie kroki w celu zachowania tych
Własnością intelektualną AIG jest jej twórcza praca lub
dokumentów, i nie wolno wtedy usunąć, zniszczyć ani w
inwencja, zwykle mająca wartość komercyjną. Istnieje pięć
żaden inny sposób zmienić żadnych dokumentów i
kategorii własności intelektualnej dotyczącej działalności
informacji podlegających pod podane w rozporządzeniu
biznesowej AIG: znaki towarowe i znaki usługowe, prawa
kategorie, dopóki nie otrzyma się na piśmie powiadomienia,
autorskie, nazwy domen, patenty i tajemnice handlowe.
że to rozporządzenie już nie obowiązuje, niezależnie od
Każda z nich jest potrzebna do zabezpieczenia własności
tego, czy upłynął okres przechowywania dokumentacji
intelektualnej należącej do AIG i jej partnerów biznesowych
ustalony w Planie Zachowywania. Pytania dotyczące
i do respektowania własności intelektualnej stron trzecich.
rozporządzeń o zachowaniu należy kierować do osób, które
wydały to rozporządzenie.
Ochrona zasobów AIG
Aby móc jak najlepiej służyć naszym klientom i
udziałowcom, zasadnicze znaczenie dla nas ma to, abyśmy
wykazywali właściwą troskę i w sposób właściwy
wykorzystywali nasze zasoby.
Własność fizyczna
Własność AIG, włącznie z jej nieruchomościami,
infrastrukturą danych, wyposażeniem i zasobami, musi być
Wypełnianie
• Nigdy w sposób niewłaściwy nie wykorzystywać
własności intelektualnej AIG.
• Nigdy nie ujawniać niepublicznej własności
intelektualnej bez stosownego zezwolenia.
• Chronić własność intelektualną AIG poprzez
chroniona przed niewłaściwym wykorzystaniem,
uzyskiwanie lub pomaganie w uzyskaniu,
uszkodzeniem, kradzieżą lub innym niewłaściwym
patentów, znaków towarowych, znaków
postępowaniem.
usługowych lub praw autorskich.
• Nigdy nie korzystać z własności intelektualnej
poprzedniego pracodawcy bez jego zezwolenia.
• Nigdy nie wykorzystywać i nie kopiować
oprogramowania ani dokumentacji, z wyjątkiem
warunków wymienionych w umowie licencyjnej.
AIG respektuje ograniczenia narzucane na
oprogramowanie przez ich twórców lub
dystrybutorów.
22
Fundusze
Wiadomości i innych przekazów wysyłanych lub
Z funduszy AIG należy korzystać w sposób odpowiedzialny
odbieranych przy korzystaniu z systemów informatycznych
i wyłącznie w celach biznesowych AIG. Korporacyjnych kart
AIG nie należy używać do tworzenia, przechowywania ani
kredytowych wydawanych pracownikom do opłacania
przesyłania informacji, które są wrogie, złośliwe, bezprawne,
wydatków biznesowych nie wolno używać do opłacania
mają wyraźnie seksualny charakter, dyskryminujące,
osobistych wydatków. Każdy z nas jest odpowiedzialny za
napastliwe, wulgarne, obraźliwe lub uwłaczające.
zabezpieczenie funduszy AIG przed ich niewłaściwym
Systemów tych nie należy także wykorzystywać do
wykorzystaniem lub kradzieżą i powinien zadbać o to, aby
celowego wchodzenia na strony internetowe lub inne
AIG uzyskiwała jakąś wartość w razie wykorzystania jej
serwisy internetowe zawierające podobne treści.
funduszy. Ubiegać się możemy tylko o zwrot pieniędzy
wydanych na rzeczywiste, uzasadnione i dozwolone
wydatki biznesowe.
Znaki ostrzegawcze
komputery, systemy sieciowe, pocztę elektroniczną i
Aby chronić naszych wrażliwych
informacji, unikać należy
następującego postępowania.
systemy do natychmiastowego komunikowania się,
• Rozmawianie na temat informacji poufnych głośno
Systemy informatyczne
Systemy informatyczne AIG obejmują między innymi
urządzenia mobilne, telefony i inne systemy głosowe,
systemy do konferencji wideo i inne systemy wideo,
lub otwarcie, kiedy mogą to usłyszeć inni.
• Rozmawianie na temat informacji poufnych AIG ze
urządzenia do skanowania i drukowania, systemy dostępu
stronami trzecimi bez zezwolenia i przy
za pomocą kart i kluczy, oraz inne informacje przetwarzane
obowiązującej umowie o nieujawnianiu informacji.
komputerowo. Każdy z nas jest odpowiedzialny za ochronę
tych systemów i danych w nich przechowywanych, przed
nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem, utratą lub
kradzieżą.
Ponadto systemy informatyczne AIG są własnością AIG i
należy z nich korzystać tylko w celach biznesowych. O ile
• Rozmawianie na temat informacji poufnych AIG z
klientami lub dostawcami bez stosownego
zezwolenia i znajomości statusu relacji jako poufne
lub niepoufne.
• Niewłaściwe pozbywanie się poufnych wersji
roboczych i uwag.
nie zabraniają tego przepisy wewnętrzne AIG lub
obowiązujące prawo albo umowa o pracę, okazjonalne,
incydentalne, właściwe korzystanie w celach osobistych
przez pracowników z systemów informatycznych może być
dozwolone, jeśli użytkowanie to nie przeszkadza w
wykonywaniu pracy, nie ma niekorzystnego wpływu na
działanie systemu informatycznego i nie narusza innych
przepisów wewnętrznych AIG, jej wytycznych, standardów
lub obowiązującego prawa. Jednakże, i zgodnie z
wymogami obowiązującego prawa, w przypadku
korzystania z systemów informatycznych AIG nie należy
mieć żadnych oczekiwań co do prywatności, gdyż takie
systemy mogą być przeszukiwane, monitorowane i
przeglądane przez AIG pod kątem zasadnych celów ich
użytkowania przedstawionych w rozdziale „Prywatność
Pracownika” niniejszego Kodeksu.
23
Nasze zobowiązania wobec naszych
udziałowców
Pytania i
odpowiedzi
NASZE ZOBOWIĄZANIA WOBEC NASZYCH
P: Wydaje mi się, że znalazłem błąd w zestawieniu
O: Tak, w tej sytuacji trzeba było postąpić inaczej.
O: Bardzo ważne jest to, żeby to zgłosić komuś
lub nieumyślnym ujawnieniem. Ty sam i Twoi
UDZIAŁOWCÓW (ciąg dalszy)
finansowym przygotowanym przez
Laptopy i informacje w nich zawarte są własnością
zewnętrznego audytora. Informacja ma zostać
AIG i często zawierają poufne lub wrażliwe dane.
udostępniona społeczeństwu. W jaki sposób
Odpowiadasz za dopilnowanie, aby sprzęt i
powinienem zgłosić ten problem?
informacje były chronione przed utratą, kradzieżą
upoważnionemu do rozwiązywania takich
współpracownicy powinni byli albo zabezpieczyć
problemów. Błąd może być poważny. Masz
sprzęt/pomieszczenie, albo wybrać kogoś, kto
obowiązek zgłosić ten problem natychmiast
powinien był zostać ze sprzętem.
właściwym osobom. Jeśli nie masz pewności,
skontaktuj się ze swoim kierownikiem, specjalistą
P: Właśnie się dowiedziałem, że pracownikom
dostawcy umożliwiono nieograniczony dostęp
organizacyjnej, Linią Pomocy ds. Zgodności z
do naszych sieci. Uważam, że nie potrzebują
Przepisami pod numerem +1 877 244-2210,
oni tego rodzaju dostępu do swojej pracy. Czy
lub wyślij wiadomość e-mail na Gorącą Linię
nie jest to narażanie informacji AIG na ryzyko?
Księgowości na adres [email protected].
O: Możesz mieć rację, ale może nie masz wszystkich
P: Moja kierowniczka poprosiła mnie o
informacji. Powinieneś tę sytuację omówić najpierw
przygotowanie zlecenia zakupu na usługi
ze swoim kierownikiem. Jeśli potrzebne są dalsze
kosztujące 30.000 USD. Posiadane przez nią
działania, powinieneś sam albo Twój kierownik
zezwolenie na wydatki dotyczy tylko sumy
powinien skontaktować się ze specjalistą ds.
25.000 USD. Czy mogę podzielić to zlecenie na
zgodności z przepisami w tej jednostce
dwa zakupy, aby uniknąć potrzeby ubiegania
organizacyjnej.
się o zezwolenie na wyższym poziomie?
O: Nie, nie wolno Ci tego zrobić. Nieuzyskanie
właściwych zezwoleń narusza przepisy
wewnętrzne AIG, których celem jest dopilnowanie
tego, aby przeprowadzane były odpowiednie
wewnętrzne kontrole księgowe i aby robiono to w
sposób skuteczny. Jeśli jest Ci niezręcznie
powiedzieć o tym swojej kierowniczce, powiadom i
ostrzeż specjalistę ds. zgodności z przepisami w
danej jednostce organizacyjnej.
P: Brałem udział w spotkaniu z kilkoma innymi
kierownikami AIG w pokoju konferencyjnym w
hotelu. Podczas lunchu każdy z nich zostawił
swój laptop w pomieszczeniu. Czułem się
nieswojo, ale zrobiłem to samo. Czy
powinienem był postąpić inaczej?
24
Nasze zobowiązania jako
obywateli korporacji
Poprzez nasze produkty, usługi i odpowiedzialne praktyki biznesowe, AIG dąży do
podniesienia jakości życia w każdym kraju, w którym prowadzi działalność biznesową.
Promowanie przestrzegania prawa i regulacji dotyczących naszej działalności stanowi
fundament obywatelstwa korporacyjnego.
Dbałość o środowisko
Poprzez przyjazne dla środowiska praktyki, każdy z nas
może wnosić swój własny wkład i pomagać AIG wnosić
pozytywny wkład do społeczeństwa i środowiska. Nasze
działania ubezpieczeniowe w dziedzinie środowiska
zapewniają rozwiązania, które promują czystsze i
bezpieczniejsze środowisko. Nasze firmy ubezpieczeniowe
mają długą historię niesienia pomocy naszym klientom przy
wychodzeniu z następstw klęsk żywiołowych.
Przez całe lata firmy należące do AIG inwestowały w rozwój
„zielonych funduszy” inwestujących w projekty i technologie
przynoszące korzyść środowisku naturalnemu.
Inwestowanie w krajach na całym świecie, w których
prowadzimy naszą działalność, jest podstawową strategią
przynoszenia korzyści lokalnym gospodarkom i mającą już
długą tradycję w AIG.
Udział w akcjach charytatywnych
AIG od długiego już czasu angażuje się w rozwój
społeczności i uczestniczy w akcjach charytatywnych.
Firmy należące do AIG spłacają dług społecznościom,
którym służą, organizując i wspierając dobrowolne działania
i realizując programy, w ramach Programu Przyznawania
Dotacji oraz w ramach Funduszów Pomocy w przypadku
Klęsk, które zapewniają szeroką pomoc ofiarom klęsk
żywiołowych i stanom wyjątkowym na całym świecie. AIG
oferuje również swoim pracownikom dobrowolny urlop na
wspieranie działalności, która wzbogaca i służy
społecznościom, w których oni pracują. Wszelkie pytania
Działalność polityczna
Przepisy prawa oraz regulacje rządzące korporacyjną
działalnością polityczną, lobbingiem i wnoszeniem datków
są bardzo złożone. Grupa ds. relacji z władzami
centralnymi i federalnymi USA oraz Grupa ds. relacji z
międzynarodowymi władzami rządowymi i organami
regulacyjnymi rozstrzygają, które działania są dozwolone i
zgodne ze strategią biznesową firmy AIG. Ograniczenia
dotyczące działalności politycznej wyszczególnione są
w Polityce AIG dot. lobbingu i działalności politycznej.
dotyczące tych programów należy kierować do Działu
Komunikacji Korporacyjnej AIG.
25
Działalność polityczna (ciąg dalszy)
•
Żaden pracownik nie powinien utrzymywać kontaktów
z wybranymi lub mianowanymi urzędnikami
administracji państwowej w związku z działalnością
polityczną lub lobbingiem w imieniu AIG bez
uprzedniego zezwolenia Grupy ds. relacji z władzami
centralnymi i federalnymi USA lub Grupy ds. relacji
z międzynarodowymi władzami rządowymi i organami
regulacyjnymi.
• Środki oraz aktywa organizacji AIG nie mogą być nigdy
wykorzystywane na cele polityczne bez uprzedniego
skonsultowania się z Grupą ds. relacji z władzami
centralnymi i federalnymi USA lub Grupą ds. relacji z
międzynarodowymi władzami rządowymi i organami
regulacyjnymi.
• Tylko upoważnieni przedstawiciele mogą wnosić datki
korporacyjne na rzecz kandydatów na urząd publiczny
w imieniu AIG.
Osobista działalność polityczna lub interesy osobiste nie
mogą powodować konfliktów z obowiązkami w AIG ani
sugerować poparcia ze strony AIG. W dobrowolnej
działalności politycznej żaden z pracowników nie może
używać nazwy AIG, sugerując, że firma sponsoruje lub
wspiera taką działalność, ani wykorzystywać zasobów
korporacyjnych z wyjątkiem sposobów dozwolonych przez
prawo. Pracownicy firmy AIG rozważający kandydowanie w
wyborach na urząd publiczny muszą wcześniej uzyskać
pisemną zgodę od głównego specjalisty ds. zgodności firmy
AIG i nie mogą wykorzystywać nazwy AIG, oprócz podania
firmy AIG jako swojego pracodawcy.
Obrót papierami wartościowymi
Prowadząc działalność biznesową w AIG, pracownicy
często poznają ważne informacje dotyczące AIG lub innych
firm, zanim te informacje stają się dostępne dla
społeczeństwa. Transakcje z papierami wartościowymi,
kiedy jest się w posiadaniu ważnych niepublicznych
informacji, albo poufne ich przekazywanie innym jest
sprzeczne z polityką AIG i stanowi naruszenie prawa.
Restrykcje dotyczące obrotu papierami wartościowymi,
zarówno papierami AIG, jak i papierami innych firm, opisano
szczegółowo w Wewnętrznych Przepisach AIG dot. Obrotu
Papierami Wartościowymi (które dotyczą wszystkich
pracowników i ich najbliższych członków rodziny). Ogólnie:
• Nie wolno kupować ani sprzedawać papierów
wartościowych AIG, będąc w posiadaniu ważnych
niepublicznych informacji dotyczących AIG.
• Nie wolno kupować ani sprzedawać papierów
wartościowych innej firmy, jeśli jest się w posiadaniu
ważnych niepublicznych informacji dotyczących tej firmy,
zdobytych w trakcie zatrudnienia w AIG.
• Jeśli jesteś w posiadaniu ważnych niepublicznych
informacji o AIG albo o innej firmie, to jeśli informacje
takie zdobyto w trakcie zatrudnienia w AIG, nie wolno ich
przekazywać (ani „poufnie” udostępniać) tych informacji
innym osobom ani zalecać, aby ktoś kupił lub sprzedał
papiery wartościowe AIG lub tej firmy.
Wszystkim pracownikom zabrania się angażowania się w
następujące działania:
• Transakcje zabezpieczające w odniesieniu do papierów
wartościowych AIG.
• „Krótkoterminowa sprzedaż” papierów wartościowych
AIG; oraz
• Obrót pochodnymi papierami wartościowymi, takimi jak
opcje „put” lub „call”, operacje swapowe lub z
„korytarzem” (collars), odnoszące się do papierów
wartościowych AIG.
Istnieją dodatkowe ograniczenia dotyczące pracowników,
którzy są „wyznaczonymi kierownikami” i „osobami dostępu”,
gdyż warunki te zostały określone w Przepisach
Wewnętrznych.
Zanim pracownik zaangażuje się w jakiekolwiek operacje z
papierami wartościowymi, powinien najpierw zapoznać się z
Przepisami dot. Obrotu Papierami Wartościowymi z
Wykorzystaniem Poufnych Informacji, w celu ustalenia, czy
jego transakcja jest dozwolona w świetle tych przepisów.
Ponadto pracownicy niektórych firm zależnych AIG mogą
podlegać również innym przepisom dot. obrotu papierami
wartościowymi z wykorzystaniem poufnych informacji, w tym
wymogom wstępnej zgody i składania sprawozdań
dotyczących ich osobistego obrotu papierami wartościowymi.
Wszelkie pytania dotyczące tych Przepisów lub zasad i
ograniczeń opisanych wyżej należy kierować do Grupy ds.
Korporacyjnych Papierów Wartościowych przy Ogólnym
Oddziale Prawnym AIG.
26
Sankcje gospodarcze, przepisy
przeciwko bojkotom i przepisy dotyczące
kontroli eksportu
Zgodnie z amerykańskimi i innymi obowiązującymi
programami sankcji gospodarczych, pracownikom zabrania
się współpracować z niżej wymienionymi podmiotami bądź
czerpać z tego tytułu korzyści: (1) wyznaczone osoby lub
podmioty (zaangażowane lub związane z pewną
działalnością, w tym z globalnym terroryzmem,
rozprzestrzenianiem broni lub handlem narkotykami); oraz
(2) niektóre kraje, ich rządy (w tym przedstawiciele rządu i
podmioty należące do rządu), jak również obywatele tych
krajów i prywatne podmioty ulokowane w tym krajach.
Celem ustalenia, czy strona trzecia jest objęta tymi
zakazami, należy to skonsultować ze specjalistą ds.
zgodności z przepisami w danej jednostce organizacyjnej.
Będąc organizacją globalną, od pracowników AIG można
wymagać przestrzegania sankcji gospodarczych lub
przepisów o embargo w odniesieniu do wielu jurysdykcji.
Ponieważ prawa niektórych krajów mogą powodować
konflikt, w takich sytuacjach ważne jest skontaktowanie się
ze specjalistą ds. zgodności z przepisami w danej
Zapobieganie praniu brudnych pieniędzy
Pracownikom zabrania się brać udziału w bojkotach,
których nie popiera rząd USA. Jeśli pracownika prosi się o
uczestniczenie w bojkocie lub o dostarczenie informacji,
AIG zobowiązuje się wypełniać swoje obowiązki i pomagać
zapobiegać praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu
terrorystów. Do tych obowiązków zalicza się w ogólności
identyfikowanie klientów, monitorowanie działalności
klientów i zgłaszanie podejrzanych lub niezwykłych działań,
zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Od
pracowników wymaga się przestrzegania przepisów
dotyczących prania brudnych pieniędzy ustanowionych
przez AIG i jej jednostki organizacyjne. Wymogi dotyczące
które mogą zostać wykorzystane do wspierania takiego
bojkotu, powinien on to natychmiast zgłosić specjaliście ds.
zgodności z przepisami w swojej jednostce organizacyjnej.
Pracownicy muszą także przestrzegać obowiązującego
prawa o kontroli eksportu. W celu ustalenia, czy eksport
bądź reeksport podlega kontroli lub zakazom, należy się
skontaktować ze specjalistą ds. zgodności z przepisami w
swojej jednostce organizacyjnej.
zgłaszania podejrzanej działalności są wrażliwe pod
względem czasowym. Należy skontaktować się ze swoim
kierownikiem lub specjalistą ds. zgodności z przepisami
niezwłocznie, gdy tylko pojawią się jakiekolwiek obawy, że
jakieś działania mogą być niezwykłe lub podejrzane. Więcej
informacji na ten temat można znaleźć w Ogólnych
Więcej informacji na ten temat można znaleźć w
Przepisach Wewnętrznych AIG dot. Sankcji Gospodarczych,
Ogólnych Przepisach Wewnętrznych AIG dot. Bojkotów
oraz w Ogólnych Przepisach Wewnętrznych AIG dot.
Kontroli Eksportu.
Przepisach AIG dot. Prania Brudnych Pieniędzy.
27
Komunikowanie się z opinią publiczną
Media społecznościowe
Tylko osoby, które są do tego upoważnione, mogą
Korzystanie z mediów społecznościowych może mieć
wypowiadać się w imieniu AIG, a podawane przez nie
wpływ na reputację AIG. Media społecznościowe lub witryny
informacje muszą być pełne, uczciwe, dokładne, aktualne i
internetowe oraz narzędzia internetowe, które pozwalają
zrozumiałe. Wszelkie prośby od mediów należy
użytkownikom komunikować się między sobą, mogą
przekazywać bez komentarza do Działów Komunikacji
prowadzić do ujawnienia informacji poufnych lub
Korporacyjnej AIG lub do zespołu ds. komunikacji
zastrzeżonych AIG, przesyłania niezgodnych z prawem
wspierającego daną jednostkę organizacyjną. Pracownikom
napastliwych, grożących, oszczerczych lub
nie zezwala się na składanie oświadczeń ani na udzielanie
dyskryminujących komentarzy na temat firmy, jej
odpowiedzi na pytania od mediów bez stosownego
pracowników i/lub klientów, albo naruszać lokalne, stanowe
zezwolenia.
lub federalne przepisy prawa bądź zasady organizacji
Wszelkie zapytania od brokerów i dilerów, analityków,
kierowników inwestycyjnych, innych specjalistów od rynku
papierów wartościowych i posiadaczy papierów
wartościowych AIG należy natychmiast przekazywać bez
komentarza do Działu Stosunków Korporacyjnych z
Inwestorami.
Jeśli jakieś ważne niepubliczne informacje dotyczące AIG
zostaną nieumyślnie ujawnione w zewnętrznych
przekazach, natychmiast powiadomić należy o tym radcę
głównego AIG, aby szybko można je było ujawnić
samoregulujących. Chociaż większość witryn należących
do mediów społecznościowych jest niedostępna poprzez
systemy informatyczne AIG, to AIG interesuje się
korzystaniem z mediów społecznościowych zarówno w
firmie, jak i poza miejscem pracy. Dopóki pracownik nie
uzyska wyraźnej zgody od swojego kierownictwa na
wypowiadanie się w imieniu AIG, to podczas korzystania z
mediów społecznościowych musi on wyraźnie zaznaczyć,
że wypowiadane poglądy należą tylko do niego i w żadnym
wypadku nie powinien sprawiać wrażenia, że mówi w
imieniu AIG. Wszelkie pytania dotyczące korzystania z
społeczeństwu.
mediów społecznościowych albo obowiązujących
Komunikowanie się z organami
regulacyjnymi i innymi urzędnikami
administracji państwowej
kierować do specjalisty ds. zgodności z przepisami w danej
Zapytania od organów regulacyjnych – poza normalnym
trybem relacji AIG z tymi organami – należy natychmiast
zgłaszać specjaliście ds. zgodności z przepisami w danej
jednostce organizacyjnej oraz Globalnej Grupie Nadzorczej
AIG zgodnie z ustalonymi kryteriami, zanim udzieli się
odpowiedzi. Na zapytania dotyczące sprawozdawczości
finansowej odpowiadać mogą upoważnieni kontrolerzy.
Odpowiedzi udzielane organom regulacyjnym muszą
zawierać kompletne, prawdziwe i dokładne informacje.
Podczas inspekcji lub podczas badań przeprowadzanych
przez organy regulacyjne, nigdy nie należy ukrywać
dokumentów, niszczyć ich lub zmieniać, jak również
składać tym organom kłamliwych lub mylnych oświadczeń.
Takim samym standardom podlegają zapytania od
audytorów.
przepisów rządzących korzystaniem z tych mediów należy
jednostce organizacyjnej, do Działu Komunikacji
Korporacyjnej AIG lub do Działu Ogólnych Stosunków z
Pracownikami.
Współpraca biznesowa z administracją
państwową
Współpraca z administracją państwową może powodować
inne zagrożenia niż w przypadku rynków komercyjnych.
Prawo dotyczące umów z międzynarodowymi, federalnymi,
stanowymi i lokalnymi agencjami jest w ogólności surowsze
i bardziej złożone. Niektóre działania i praktyki, które mogą
być dopuszczalne w warunkach komercyjnych, mogą być
zakazane w sektorze publicznym. Dlatego należy zawsze
skonsultować się najpierw z kierownictwem lub specjalistą
organizacyjnej, zanim podejmie się jakiekolwiek decyzje
dotyczące współpracy z podmiotami administracji
państwowej.
28
Antykorupcja i przekupstwo
Nigdy nie wolno nam używać niewłaściwych środków w
celu wywierania wpływu na opinie biznesowe innych.
Każdemu pracownikowi, agentowi lub niezależnemu
dostawcy zabrania się wręczania łapówek lub świadczenia
innych niewłaściwych korzyści innej osobie w celu
uzyskania lub utrzymania możliwości biznesowych lub
Pytania i
odpowiedzi
Nasze zobowiązania jako
obywateli korporacji
P: Usłyszałem od mojego kierownika, że
korzystamy z usług nowego dostawcy w
zapewnienia nieuczciwej przewagi w relacjach
związku z nowo opracowanym produktem,
biznesowych.
który za cztery tygodnie zostanie wprowadzony
Urzędnikowi lub pracownikowi administracji państwowej
wydaje się wspaniałym sposobem
nigdy nie należy oferować pieniędzy ani składać obietnic
zaoferowania czegoś cennego w celu uzyskania lub
utrzymania możliwości biznesowych, ani w inny sposób
zapewnienia sobie niewłaściwej przewagi. Do urzędników
administracji państwowej zaliczyć można pracowników
przedsiębiorstw, które są kontrolowane lub są własnością,
w całości bądź w części, administracji państwowej.
Prawo antykorupcyjne zabrania również prowadzenia
niedokładnych lub fałszywych ksiąg i zapisów i wymaga od
firm opracowania i utrzymywania odpowiednich kontroli
dotyczących korporacyjnych aktywów i księgowości. Od
wszystkich pracowników i kierowników, niezależnie od ich
lokalizacji, wymaga się przestrzegania Amerykańskiej
Ustawy o Zagranicznych Praktykach Korupcyjnych,
dodatkowo oprócz prawa antykorupcyjnego kraju, w których
są oni ulokowani.
Każdy pracownik, który wie lub w dobrej wierze podejrzewa
naruszenie jakichkolwiek z tych przepisów prawa, regulacji
lub przepisów wewnętrznych, musi to szybko zgłosić
specjaliście ds. zgodności z przepisami w danej jednostce
organizacyjnej
na rynek. Zainwestowanie w tego dostawcę
inwestowania. Czy mogę o tym powiedzieć
innym?
O: Nie. Tego rodzaju informacje uważa się za ważne
informacje niepubliczne. Nie można nimi
handlować, będąc w ich posiadaniu, jak również
nie można się nimi dzielić z innymi.
P: Jeśli przez jakiegoś członka mediów jestem
pytany o skomentowanie perspektyw
finansowych AIG, czy mogę podać mu moją
własną opinię, jeśli to zaznaczę?
O: Nie. Nie wolno Ci podawać żadnych komentarzy
ani osobistych opinii do prasy bez wcześniejszej
zgody z Działu Komunikacji Korporacyjnej AIG.
Wszystkie media należy odsyłać po informacje bez
żadnego komentarza do Działu Komunikacji
Korporacyjnej.
P: Dyrektor firmy należącej do stanu zasugerował,
że gdybyśmy dokonali donacji na rzecz lokalnej
instytucji charytatywnej, nasze starania o
sprzedaż w jego kraju zostałyby odebrane
korzystniej. Niedobrze się z tym czuję. Co
powinienem zrobić?
O: Masz rację, że czujesz się niekomfortowo. Te
pieniądze mogą stanowić naruszenie prawa
antykorupcyjnego. Przedyskutuj tę sytuację ze
specjalistą ds. zgodności z przepisami w swojej
29
Kodeks Postępowania AIG nie jest umową o pracę. Niczego, co zawiera ten Kodeks, nie należy rozumieć jako obietnicy
pracy lub zawarcia umowy dotyczącej wynagrodzenia albo innych warunków pracy. Pracownicy mają absolutne prawo do
zakończenia stosunku pracy w każdej chwili i z dowolnego powodu, zgodnie z postanowieniami pisemnej umowy o pracę.
Podobnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i umową o pracę na piśmie, AIG ma prawo zwolnić lub
zdyscyplinować każdego pracownika, z powodu lub bez żadnego powodu lub z wcześniejszym ostrzeżeniem lub bez niego.
30

Pytania i odpowiedzi

Transkrypt

Podobne dokumenty

Stowarzyszenia

Imprezy

Invest in Pomerania : Aktualności

Informatyka: AIG sięga po Cumulus | Informatyka

Pytania i odpowiedzi

Sport