INSTRUKCJA KANCELARYJNA Zespołu Szkół

Transkrypt

INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Zespołu Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb
wykonywania czynności kancelaryjnych w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach,
zwanego dalej „ZSG”.
2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych
zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę
przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w ZSG.
§ 2. Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają:
1) akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany,
fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy
rozpatrywaniu danej sprawy,
2) czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej
do podpisu przez osobę uprawnioną,
3) dyrektor – dyrektora ZSG,
4) korespondencja – każde pismo wpływające do ZSG lub wysyłane przez ZSG,
5) nośnik informatyczny – płytę CD, dyskietkę lub inny nośnik, na którym zapisano w
formie elektronicznej treść dokumentu lub pisma,
6) przesyłka – pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za
pośrednictwem poczty, woźnego itp.,
7) rejestr kancelaryjny – zestawienie, prowadzone w formie pisemnej lub jako rejestr
informatyczny, korespondencji wpływającej do ZSG,
8) rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami
klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt,
9) sekretariat – komórkę organizacyjną, do której należy obsługa organizacyjna dyrektora,
10) spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających
lub rozpoczętych w ZSG,
11) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające
rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,
12) teczka aktowa (spraw) – teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do
przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie
załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie
odrębną jednostkę archiwalną,
13) znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki
organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,
14) znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej
komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw.
§ 3. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
1) prowadzenie czynności kancelaryjnych zgodnie z instrukcją i jednolitym rzeczowym
wykazem akt,
2) przyjmowanie, ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji
oraz przesyłek,
3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,
4) przygotowanie, rejestracja i wysyłanie korespondencji i przesyłek,
5) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej,
6) prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników i uczniów,
7) wydawanie legitymacji i zaświadczeń,
8) prowadzenie gospodarki formularzami, drukami ścisłego zarachowania, świadectwami,
9) przechowywanie i nadzór nad używaniem pieczęci urzędowych,
10) przyjmowanie i przekazywanie wiadomości,
11) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do dyrektora ZSG.
2. Czynności kancelaryjne w ZSG wykonuje: kancelaria dyrektora.
Rozdział 2
Przyjmowanie i obieg korespondencji
§ 4. 1. Korespondencję przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w rejestrze
kancelaryjnym, którego wzór określa załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji.
2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i
wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W
razie stwierdzenia uszkodzenia sekretariat sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu
oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu
doręczenia przesyłki uszkodzonej.
3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za
pokwitowaniem.
4. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nieoznaczonych jako wartościowe,
pieniądze, znaczki skarbowe i tym podobne walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i
wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej sekretariatu, a
pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do dyrektora, który zarządza dalsze
postępowanie z depozytem.
5. Po otwarciu koperty sprawdza się:
1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
6. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego
odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
7. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza
się tylko do pism:
1) wartościowych, poleconych, za dowodem doręczenia,
2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania,
3) w których brak nadawcy lub daty pisma,
4) mylnie skierowanych,
5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
8. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.
9. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się
bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub listonoszowi.
10. Na korespondencji wpływającej na nośniku papierowym umieszcza się pieczątkę
wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru
kancelaryjnego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 6 do niniejszej Instrukcji. Na
korespondencji wpływającej dotyczącej faktur do zapłaty umieszcza się pieczątkę wpływu
określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru faktur. Wzór pieczęci
wpływu określa załącznik nr 8 do niniejszej Instrukcji.
11. Na korespondencji przekazywanej bez otwierania pieczątkę wpływu określającą
datę otrzymania umieszcza się na przedniej stronie koperty. Wzór pieczęci wpływu określa
załącznik nr 6 do niniejszej Instrukcji
12. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1–11 sekretariat segreguje
wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje właściwym pracownikom, a w
przypadku wątpliwości – zawsze dyrektorowi.
Rozdział 3
Przekazywanie korespondencji dyrektorowi i pracownikom ZSG
§ 5. 1. Sekretariat przekazuje dyrektorowi następującą korespondencję:
1) adresowaną bezpośrednio do dyrektora,
2) od organów naczelnych i centralnych, w tym w szczególności od organu prowadzącego i
organu sprawującego nadzór pedagogiczny,
3) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,
4) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania ZSG,
5) skargi i wnioski dotyczące działalności ZSG lub jego pracowników,
6) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w szkole przez organy
kontrolne.
2. Pozostałym pracownikom ZSG sekretariat przekazuje korespondencję:
1) imiennie do nich adresowaną,
2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i
odpowiedzialności.
Rozdział 4
Przeglądanie i przydzielanie korespondencji
§ 6. 1. Dyrektor, przeglądając korespondencję:
1) decyduje, którą korespondencję załatwi sami,
2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwych pracowników ZSG.
2. Na przeglądanej korespondencji przewidzianej do załatwienia przez pracowników
ZSG umieszcza dyspozycje dotyczące:
1) sposobu załatwienia sprawy,
2) terminu załatwienia sprawy.
3. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres czynności rożnych
pracowników, przekazuję się ją pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w
podstawowym zakresie.
Rozdział 5
System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt
§ 7. 1. W ZSG obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym
wykazie akt.
2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej
ZSG, klasyfikację akt powstających w toku działalności ZSG oraz zawiera ich kwalifikację
archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności ZSG oznaczone w
poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do
oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
3. Jednolity rzeczowy wykaz akt określono w załączniku nr 2 do niniejszej Instrukcji.
§ 8. 1. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii
archiwalnej akt.
2. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem „A” zalicza się dokumentację
mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.
3. Do dokumentacji nie archiwalnej oznaczonej symbolem „B” i cyframi arabskimi,
określającymi liczbę lat przechowywania w składnicy akt, zalicza się dokumentację mającą
czasowo znaczenie praktyczne.
4. Do dokumentacji oznaczonej symbolem „Bc” zalicza się dokumentację
manipulacyjną mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po
pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do składnicy akt, na zasadach określonych
przez właściwe archiwum państwowe.
§ 9. 1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego
wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do
przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych.
2. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i
przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
§ 10. 1. Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. W
przypadku małej liczby korespondencji dopuszcza się prowadzenie teczek przez okres
dłuższy niż jeden rok.
2. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory,
zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według
jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej.
Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw.
3. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w
spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem
sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano
w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz
dwie ostatnie cyfry roku.
§ 11. 1. Wpisu do spisu spraw dokonuje pracownik odpowiedzialny za załatwienie
danej sprawy.
2. Sprawę rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma lub pierwszej
korespondencji w danej sprawie otrzymanej z zewnątrz lub sporządzonej wewnątrz ZSG.
3. Dalszych pism lub korespondencji w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw,
lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
4. Wzór formularza spisu spraw określono w załączniku nr 3 do niniejszej Instrukcji.
§ 12. 1. Sekretariat po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy
sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę.
2. Jeżeli pismo dotyczy sprawy już wszczętej, należy ją dołączyć do akt sprawy. Znak
sprawy należy wpisać w odrębnie odciśniętej pieczęci wpływu.
3. Jeżeli pismo rozpoczyna nową sprawę, to przed przystąpieniem do jej załatwienia
rejestruję się ją jako nową. Znak sprawy należy wpisać w odrębnej odciśniętej pieczęci
wpływu.
§ 13. 1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące
tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
2. Znak sprawy zawiera:
1) symbol literowy ZSG,
2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.
3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką np. ZSG.0132.4.12, gdzie
„ZSG” – oznacza symbol szkoły, „0132” – oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z
jednolitego rzeczowego wykazu akt, „4” – oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, „12” –
oznacza dwie ostatnie cyfry roku.
§ 14. Nie podlegają rejestracji w rejestrze kancelaryjnym:
1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),
2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
3) zaproszenia, życzenia itp.,
4) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe.
Rozdział 6
Załatwianie spraw
§ 15. 1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
1) odręczną,
2) korespondencyjną,
3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).
2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na
sporządzeniu przez uprawnionego pracownika ZSG, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio
na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim
odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma
załatwiającego sprawę.
§ 16. 1. Załatwienie spraw może być:
1) tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
2) ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty
(merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
2. Ostateczne załatwienie sprawy odnotowywane jest w spisie spraw przez wpisanie w
odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata).
3. Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu „odr.”. Na
kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak „Oz.”, który oznacza „ostatecznie
załatwione”.
§ 17. 1. Pracownicy zobowiązani są do załatwienia powierzonych do prowadzenia
spraw według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
2. Pracownik zobowiązany do załatwienia powierzonej sprawy opracowuje projekt
pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada bezpośredniemu przełożonemu do akceptacji,
przed przedłożeniem do podpisu dyrektora.
3. Po podpisaniu pisma przez dyrektora pracownik merytorycznie odpowiedzialny za
załatwienie sprawy dołącza do pisma załączniki i wraz z jego kopią przekazuje do sekretariatu
celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub
gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, pracownik powinien przekazać do
sekretariatu odpowiednią liczbę kopii. Sekretariat sprawdza liczbę załączników, wysyła pisma
adresatowi, a kopię pisma zwraca pracownikowi z odpowiednią adnotacją.
§ 18. 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej
dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym
lub poziomym i powinno zawierać:
1) nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,
2) znak sprawy,
3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
4) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,
5) treść pisma,
6) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe),
7) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.
2. Wzór pisma, o którym mowa w ust. 1, określono w załączniku nr 7 do niniejszej
Instrukcji.
§ 19. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy
postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia,
ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.
§ 20. Korespondencję wychodzącą z ZSG podpisuje dyrektor, z wyłączeniem
korespondencji, w odniesieniu do której uprawnienia do podpisania dyrektor delegował na
wyznaczonych i uprawnionych pracowników.
§ 21. 1. Pieczęć urzędową (okrągłą) umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej
wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. na
decyzjach, świadectwach.
Rozdział 7
Wysyłanie i doręczanie pism
§ 22. 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma
wysyłanego:
1) przesyłką listową,
2) faksem,
3) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,
4) pocztą elektroniczną.
2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik sekretariatu:
1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono
przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo pracownikowi
prowadzącemu sprawę do uzupełnienia,
2) stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę
pisma, wraz z datą jego wysłania,
3) zwraca pracownikowi prowadzącemu sprawę kopie wysłanych pism,
4) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza,
wypełniony przez pracownika zobowiązanego do załatwienia sprawy, odpowiedni formularz i
przypina go do koperty.
3. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
4. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania, a w uzasadnionych
przypadkach nie później niż dnia następnego.
5. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją pracownika zobowiązanego do załatwienia
sprawy lub jego przełożonego (polecony, priorytet itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż
pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
Rozdział 8
Przechowywanie akt
§ 23. 1. W sekretariacie przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku
kalendarzowego.
2. Akta spraw załatwionych w latach poprzednich przechowuje się w składnicy akt.
3. Przykładowy opis teczki aktowej został określony w załączniku nr 4 do niniejszej
Instrukcji.
Rozdział 9
Przekazywanie akt do składnicy akt
§ 24. 1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych ZSG prowadzi
składnicę akt.
2. Akta spraw ostatecznie załatwionych ZSG przechowuje na nośnikach papierowych
w składnicy akt – zwanej dalej archiwum szkolne.
3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum szkolnego po
upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do prowadzenia tych
spraw.
4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum szkolnego, w
porozumieniu z dyrektorem, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum
szkolnego.
§ 25. 1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po
szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt.
2. Przez uporządkowanie akt należy rozumieć:
1) ułożenie akt wewnątrz teczek w taki sposób, aby sprawy następowały po sobie według
liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od sprawy najwcześniejszej z
dołączonym na wierzchu spisem spraw,
2) chronologicznie ułożenie pism w obrębie sprawy, poczynając od pisma rozpoczynającego
sprawę,
3) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,
4) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego
rzeczowego wykazu akt,
5) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,
6) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,
3. Spisy zdawczo-odbiorcze dla dokumentacji kategorii B sporządza się w dwóch
egzemplarzach, z których jeden pozostaje w sekretariacie, jako dowód przekazania akt, a
pozostały egzemplarz otrzymuje pracownik prowadzący archiwum szkolne.
4. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określono w załączniku nr 5 do niniejszej
Instrukcji.
5. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w kolejności teczek, według jednolitego
rzeczowego wykazu akt.
6. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje pracownik przekazujący akta i pracownik
prowadzący archiwum szkolne.
§ 26. Dopuszcza się wypożyczanie z archiwum szkolnego akt spraw ostatecznie
załatwionych, które ze względu na swój charakter będą nadal potrzebne w pracy sekretariatu.
§ 27. W razie likwidacji ZSG materiały archiwalne (kategorii A) przekazywane są do
właściwego archiwum państwowego, a dokumentację nie archiwalną (kategorii B) – organowi
prowadzącemu.
Rozdział 10
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
§ 28. Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w procesie ewidencjonowania i
obiegu dokumentów, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach
informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie
dopuszcza ustawa.
§ 29. Wykorzystanie informatyki w procesie ewidencjonowania i obiegu dokumentów
możliwe jest w celu:
1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, z
wyłączeniem dokumentacji niejawnej,
2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrz ZSG pocztą elektroniczną,
3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz ZSG,
4) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,
5) monitorowania zaleceń dyrektora,
6) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz ZSG.
§ 30. 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,
2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:
1) system haseł identyfikujących pracownika,
2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom
nieposiadającym odpowiednich uprawnień.
3. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy
stosować przepisy o ochronie danych osobowych.
Rozdział 11
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
§ 31. 1. Nadzór ogólny nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych sprawuje
dyrektor.
2. Obowiązki dyrektora w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości
stosowania Instrukcji przez pracowników, a w szczególności na sprawdzaniu:
1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,
2) prawidłowości załatwiania spraw,
3) terminowości załatwiania spraw,
4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego Instrukcją,
5) prawidłowego stosowania pieczęci.
Załącznik nr 6
do Instrukcji kancelaryjnej
WZÓR PIECZĘCI WPYWU
SEKRETARIAT GŁÓWNY
ZESPOŁU SZKÓŁ GIMNAZJALNYCH
W GLIWICACH
Data
L.dz/
Ilość
wpływu
Nr kolejny
załączników
ZARZĄDZENIE
DYREKTORA
Zespołu Szkół Gimnazjalnych Gliwicach w sprawie przyjęcia Instrukcji kancelaryjnej
Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 ze zm.) oraz art. 3 ust.
3 pkt. 2 rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z
dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 167 poz. 1375)
zarządza się, co następuje:
§ 1. 1. Przyjmuje się Instrukcję kancelaryjną i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt,
będący załącznikiem do tej Instrukcji, w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach
2. Instrukcja stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2. 1.Instrukcja została wysłana do akceptacji do :
Archiwum Państwowe
w Katowicach Oddział w Gliwicach
ul Zygmunta Starego 8
44-100 Gliwice
§ 3. Zarządzenie podlega ogłoszeniu w Rejestrze zarządzeń.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Dyrektor
Zespołu Szkół
Gimnazjalnych w
Gliwicach
………………………
Załącznik nr 1
WZÓR REJESTRU KANCELARYJNEGO
Nadawca
Lp.
Nazwa
jednostki lub
nazwisko
interesanta
Pismo/przesyłka
data
znak
Określenie
sprawy
Nr ewidencyjny
nadany przez
sekretariat
Imię i nazwisko
pracownika,
któremu
przydzielono
pismo
Podpis pracownika
potwierdzający
odbiór
przydzielonego
pisma
Uwagi
Załącznik nr 3
WZÓR FORMULARZA SPISU SPRAW
20… rok
Pracownik
……………
Lp.
Sprawa
(krótka treść)
Symbol kom.
org.
……………
Oznaczenie teczki
……………
Od kogo wpłynęła
Znak pisma
Z dnia
Tytuł teczki
……………
Data
Wszczęcia sprawy
Ostatecznego
załatwienia
Uwagi (sposób
załatwienia)
Załącznik nr 4
WZÓR OPISU TECZKI AKTOWEJ
………………………
(symbol literowy
komórki
organizacyjnej i
symbol klasyfikacyjny
z wykazu akt)
………………………………………………
(jednostka i komórka
organizacyjna)
………………………………………………
(tytuł teczki i nazwa hasła
klasyfikacyjnego)
………………………………………………
(roczne daty końcowe akt)
……………………………
(kategoria archiwalna)
Załącznik nr 5
ZSG
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT NR ……
Lp.
Znak teczki
Tytuł teczki
Daty skrajne
od – do
Kat. akt
Liczba
teczek
Miejsce
przechowywania akt
Data zniszczenia lub
przekazania do
archiwum
państwowego
Przekazujący akta
Dyrektor
Przyjmujący akta
(imię i nazwisko)
(imię i nazwisko)
(imię i nazwisko)
……………………..
(podpis)
……………………..
(podpis)
……………………..
(podpis)
Załącznik nr 6
WZÓR PIECZĘCI WPYWU
SEKRETARIAT GŁÓWNY
ZESPOŁU SZKÓŁ GIMNAZJALNYCH
W GLIWICACH
Data
L.dz/
Ilość
wpływu
Nr kolejny
załączników
Załącznik nr 7
do Instrukcji Kancelaryjnej
WZÓR PISMA
[Pieczęć ZSG]
Data:
Nasz znak: ………………………
……………………………………
[Adresat]
Odpowiedź na pismo z dnia: ………………
Znak: …………………………
Sprawa dotyczy: [krótka treść pisma]
[Treść]
……………………………………
[podpis z pieczątką osobową]
Do wiadomości:
…………………
Załącznik nr 8
PIECZĘĆ WPŁYWU
Zespół Szkół Gimnazjalnych
w Gliwicach ul Księcia Ziemowita 12
Data wpływu
Ilość załączników
Podpis przyjmującego
Załącznik do Zarządzenia nr
260/11/12
Dyrektora Zespołu Szkół
Gimnazjalnych w Gliwicach
INSTRUKCJA
ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT
W Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1. Instrukcja składnicy akt określa sposób prowadzenia,
przechowywania i udostępniania dokumentów w składnicy akt.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
gromadzenia,
§ 2. Do zakresu działania składnicy akt należy:
przyjmowanie dokumentacji powstałej w toku działania Zespołu Szkół Gimnazjalnych w
Gliwicach.
zabezpieczenie przejętej dokumentacji,
prowadzenie ewidencji przejętej dokumentacji,
porządkowanie i rejestrowanie przejętej dokumentacji,
brakowanie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,
udostępnianie akt.
§ 3. 1. Zasób składnicy akt stanowią wszelkiego rodzaju akta i dokumenty powstałe i
powstające w komórkach organizacyjnych jednostki w wyniku ich działania.
2.
Zasób, o którym mowa w ust. 1 jest dokumentacją niearchiwalną (akta
kategorii "B"), która posiada wartość praktyczną i jest przechowywana okresowo.
3.
Akta kategorii, np. „B5”, czyli z dodaniem cyfry arabskiej „5”, określają liczbę
lat ich przechowywania, są to dokumenty o czasowym znaczeniu praktycznym. Po upływie
okresu ich przechowywania podlegają brakowaniu.
4.
Akta kategorii „BE” są to materiały, które po upływie obowiązującego okresu
przechowywania w składnicy akt podlegają ekspertyzie archiwalnej.
5.
Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu
przechowywania podanego w rzeczowym wykazie akt.
6.
Okres przechowywania akt liczy się w pełnych latach kalendarzowych,
poczynając od 1 stycznia roku następnego, w którym to roku akta powstały.
§ 4. 1. Składnicę akt prowadzi pracownik wyznaczony przez Dyrektora szkoły.
2.
Pracownik prowadzący składnicę akt utrzymuje stałe kontakty z Archiwum
Państwowym, jest odpowiedzialny za przechowywane w nim akta oraz prawidłowe
prowadzenie ewidencji dokumentów.
3.
Pracownik prowadzący składnicę akt zobowiązany jest do udzielania
instruktażu osobom przygotowującym akta do przekazania w zakresie trybu i metod
porządkowania oraz ewidencjonowania akt podlegających przekazaniu.
Rozdział 2
Przyjmowanie akt
§ 5. 1. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach
organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w
którym sprawa została zakończona.
2.
Po upływie terminu przechowywania akt w komórkach organizacyjnych
następuje ich przekazanie do składnicy akt.
3.
Z akt spraw zakończonych, które nadal są potrzebne do prac bieżących, można
korzystać wypożyczając je ze składnicy akt.
4.
Poszczególne komórki organizacyjne przekazują swoje akta do składnicy akt
raz w roku, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.
5.
Spis zdawczo-odbiorczy akt kategorii B sporządza się w trzech egzemplarzach,
z czego dwa egzemplarze zatrzymuje składnica akt, a jeden egzemplarz potwierdzony przez
składnicę otrzymuje komórka przekazująca akta.
§ 6. 1. Akta przed przekazaniem do składnicy akt muszą być uprzednio
uporządkowane przez poszczególne komórki organizacyjne.
2.
Uporządkowanie akt polega na prawidłowym ułożeniu dokumentów wewnątrz
teczek, opisu teczek, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu przed
zniszczeniem.
3.
Opisanie teczek polega na zamieszczeniu na okładce:
1) nazwy jednostki i nazwy komórki organizacyjnej, w której dane akta powstały,
2) symbolu klasyfikującego według rzeczowego wykazu akt,
3) tytułu teczki, tj. hasła klasyfikującego według rzeczowego wykazu akt,
4) symbolu kwalifikacyjnego materiałów,
5) liczby stron w teczce,
6) dat końcowych.
4.
Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu
teczek w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli
klasyfikacyjnych wykazu akt.
5.
Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich
w spisie zdawczo-odbiorczym, w kolejności zgodnie z nadanym im układem.
6.
Pracownik prowadzący składnicę akt sprawdza, czy spis zdawczo -odbiorczy
jest należycie sporządzony, czy przekazane akta są zgodne ze spisem oraz czy dana komórka
organizacyjna odpowiednio przygotowała akta do przekazania do składnicy.
7.
W przekazanych aktach nie mogą tkwić spinacze i inne elementy metalowe,
które powodują niszczenie akt.
8.
Jeżeli pracownik składnicy akt stwierdzi, że akta nie zostały prawidłowo
przygotowane do przekazania, odmawia przyjęcia akt do czasu uzupełnienia, poprawy,
względnie ich uporządkowania.
9.
Teczki przyjęte do składnicy akt oznacza się sygnaturą składnicy, tj. numerem
spisu zdawczo-odbiorczego, łamanym przez numer pozycji danego spisu.
Rozdział 3
Gromadzenie i przechowywanie akt
§ 7. 1. Akta przechowywane w składnicy akt objęte są ewidencją prowadzoną na
bieżąco.
2.
W składnicy akt nie wolno przechowywać dokumentów w stanie
nieuporządkowanym i tym samym nie objętych ewidencją.
3.
Ewidencja akt prowadzona na bieżąco pełni funkcję czynnika kontrolującego
liczbę i stan akt przechowywanych w składnicy.
4.
Do prowadzenia ewidencji akt w składnicy służą następujące środki
ewidencyjne:
1) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do składnicy przez komórki organizacyjne,
2) wykazy spisów zdawczo-odbiorczych,
3) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej,
4) spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę,
5) karty udostępniania akt ze składnicy akt,
6) ewidencja wypożyczonych akt,
7) protokoły brakowania akt.
Rozdział 4
Udostępnianie akt
§ 8. 1. Udostępniania akt ze składnicy dokonuje wyłącznie pracownik odpowiedzialny
za prowadzenie składnicy akt.
2.
Upoważniona osoba do korzystania z akt potwierdza swoim podpisem
udostępnienie lub wypożyczenie akt i ich zwrot w ewidencji prowadzonej przez składnicę.
3.
Korzystanie z akt na miejscu w składnicy może odbywać się tylko w obecności
pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy akt.
4.
Korzystający z akt ponosi pełną odpowiedzialność za całość akt i ich zwrot w
wyznaczonym terminie.
5.
W przypadku nie zwrócenia akt w oznaczonym terminie, pracownik
odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt upomina się o ich zwrot, a po bezskutecznej
interwencji, zawiadamia o tym bezpośredniego przełożonego.
6.
W przypadku stwierdzenia zaginięcia lub uszkodzenia akt, pracownik
odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt sporządza protokół w dwóch egzemplarzach,
który podpisuje wypożyczający akta i jego zwierzchnik. Jeden egzemplarz włącza się do
uszkodzonych akt, drugi przechowuje się w teczce składnicy.
7.
W przypadku zagubienia lub uszkodzenia akt, kierownik komórki
organizacyjnej, z której pochodzi zagubiony lub uszkodzony akt, przeprowadza dochodzenie
wyjaśniające.
8.
Wydanie lub wypożyczenie akt z archiwum na zewnątrz jednostki następuje
wyłącznie na podstawie wcześniej wydanej zgody przez Dyrektora szkoły.
Rozdział 5
Brakowanie akt
§ 9. 1. Niedopuszczalne jest brakowanie dokumentacji przez komórki organizacyjne
we własnym zakresie.
2.
Komisję do sporządzenia protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz
spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub
zniszczenie powołuje dyrektor szkoły.
3.
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spis dokumentacji
niearchiwalnej, przeznaczonej do wybrakowania i przekazania na makulaturę lub zniszczenie,
sporządza komisja powołana przez dyrektora szkoły, w skład której wchodzą:
1) zastępca kierownika jednostki lub kierownik administracyjny lub inna osoba wyznaczona
przez kierownika jednostki – jako przewodniczący,
2) osoba prowadząca składnice akt,
3) po jednym przedstawicielu komórek organizacyjnych, których dokumentacja podlega
brakowaniu.
4.
Z czynności brakowania sporządza się w trzech egzemplarzach protokół oceny
dokumentacji niearchiwalnej oraz spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej
na makulaturę.
5.
Na podstawie dokumentów wymienionych w ust. 3 jednostka występuje do
Archiwum Państwowego o zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej.
6.
Zezwolenie na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej wydaje dyrektor
Archiwum Państwowego.
7.
Brakowanie dokumentacji kat. Bc nie wymaga zgody Archiwum
Państwowego.
8.
Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt dokonuje przeglądu i
wyłączenia akt kategorii B przeznaczonych do wybrakowania.
9.
Akta przeznaczone na makulaturę zawierające dane objęte ochroną (z tytułu
tajemnicy służbowej, praw autorskich, danych osobowych itp.) przekazywane są na
makulaturę w stanie uniemożliwiającym wgląd do tych informacji osobom niepowołanym.
10.
Dokumenty brakowania oraz protokoły zniszczenia dokumentacji
przechowywane są w składnicy akt.
Rozdział 6
Lokal i urządzenie składnicy akt
§ 10. 1.
Składnica akt składa się z: jednego pomieszczenia w suterenie szkoły.
2.
Składnica akt spełnia wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy.
3.
W składnicy akt upoważnione osoby mogą przebywać jedynie w obecności
pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy.
4.
W składnicy akt zabronione jest palenie tytoniu, przechowywanie makulatury
oraz materiałów stanowiących zagrożenie pożarowe.
5.
Drzwi do składnicy akt
spełniają wymagania, jak dla drzwi
przeciwpożarowych i są zaopatrzone w dwa zamki patentowe.
6.
Na drzwiach składnicy akt są umieszczone napisy:
1) Składnica akt,
2) informacja o godzinach pracy pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy,
3) informacja o zakazie palenia papierosów i wchodzenia z otwartym ogniem.
7.
Składnica akt jest zabezpieczona przed włamaniem poprzez okratowanie okien.
8.
W składnicy akt nie można instalować elektrycznych przenośnych urządzeń
grzewczych z odkrytą spiralą.
9.
W składnicy akt oprawy oświetleniowe są zaopatrzone w szczelne klosze
ochronne.
10.
Składnica akt jest wyposażona w regały stalowe do przechowywania akt,
gaśnice proszkowe, koce gaśnicze, worków ewakuacyjnych, latarkę oraz instrukcję
postępowania w wypadku pożaru.
Rozdział 7
Przepisy końcowe
§ 11. 1. W jednostce bezpośredni nadzór nad składnicą akt sprawuje dyrektor szkoły
2.
Nadzór i kontrolę zewnętrzną sprawuje Archiwum Państwowe w Gliwicach.
3.
Kontrolę wewnętrzną składnicy akt przeprowadza raz w roku wyznaczony
przez dyrektora szkoły jeden z vice dyrektorów.
4.
W przypadku zmiany pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy
akt następuje komisyjne przekazanie zasobu archiwalnego.
5. W przypadku likwidacji jednostki dokumentację składnicy akt przekazuje się
zgodnie z uchwałą Rady Miejskiej do innej jednostki przejmującej składnicę akt.
Rozdział 8
Załączniki
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
§ 12. Integralną częścią Instrukcji są następujące załączniki:
załącznik nr 1 – Spis zdawczo-odbiorczy akt,
załącznik nr 2 – Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych,
załącznik nr 3 – Karta udostępnienia akt,
załącznik nr 4 – Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę
lub zniszczenie,
załącznik nr 5 – Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej,
załącznik nr 6 – Ewidencja wypożyczonych akt,
załącznik nr 7 – Protokoły brakowania akt.
Załącznik nr 1
do Instrukcji organizacji i zakresu działania składnicy akt
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY
................................................................
(nazwa szkoły i komórki organizacyjnej)
Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ..............
Lp.
Znak
teczki
Tytuł teczki lub
tomu
Daty
skrajne
od–do
1
2
3
4
Kat.
arch.
5
Miejsce
Liczba
przechowywania
teczek
akt w składnicy
6
7
Data
zniszczenia
lub
przekazania
8
Załącznik nr 2
WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH
..........................
(nazwa szkoły)
Nr spisu
1
Liczba
Data
przejęcia akt
Nazwa komórki przekazującej akta
2
3
poz.
spisu
4
Uwagi
teczek
5
6
Załącznik nr 3
KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT
Karta udostępniania akt nr ............... **)
**)
Pieczątka Szkoły
Termin zwrotu akt
Data ................. 2....... r.
Proszę o udostępnienie *) – wypożyczenie *) akt powstałych w komórce org.
......................................................... z lat ...............................
o znakach ......................................................................................................
i upoważniam do ich wykorzystania *) – odbioru *) Pana/Panią *)
..............................................................................................
....................................................
(podpis)
Zezwalam na udostępnienie *) – wypożyczenie *) wymienionych wyżej akt.
**)
(data i podpis)
*) Zbędne skreślić
*) Wypełnia archiwum zakładowe
Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie
akt-tomów ........................ kart ......................
Data:...................../...................... 20 ........ Podpis ...............................................................
Adnotacje o zwrocie akt:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Akta zwrócono do
.....................................
..............................................
składnicy
(podpis oddającego) dn. ......../......... 20 ..........
(podpis odbierającego)
Załącznik nr 4
SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ)
PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE
.............................................
(nazwa szkoły)
Lp.
1
Nr i lp.
spisu
zdawczoodbiorczego
2
Symbol z
wykazu
akt
Tytuł teczki
Daty
skrajne
Liczba
tomów
Uwagi
3
4
5
6
7
Załącznik nr 5
PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ
............................................................
(nazwa i adres szkoły
Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji):
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturą lub zniszczenie
dokumentacji niearchiwalnej w ilości ................. mb i stwierdziła, że stanowi ona
dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych szkoły oraz że upłynęły
terminy jej przechowywania, określone w Jednolitym rzeczowym wykazie akt lub
kwalifikatorze dokumentacji technicznej.
Przewodniczący Komisji
.............................................
……………………………….
Członkowie Komisji
.............................................
.............................................
............................................
.............................................
(imię i nazwisko)
……………………………….
……………………………….
……………………………….
……………………………….
(podpisy)
Załączniki:
................ kart spisu
................ pozycji spisu
Załącznik nr 6
……………………
(pieczęć szkoły)
EWIDENCJA WYPOŻYCZONYCH AKT ZE SKŁADNICY AKT
Lp. Data
1
2
Nazwisko i imię
wypożyczającego akta
Znak
teczki
Wyznaczony
termin zwrotu akt
Podpis
wypożyczającego
akta
Termin
zwrotu akt
Podpis
zwracającego
akta
3
4
5
6
7
8
Załącznik nr 7
……………………
(pieczęć szkoły)
PROTOKÓŁ BRAKOWANIA AKT
Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji)
............................................................, .....................................................
............................................................, .....................................................
............................................................, .....................................................
............................................................, .....................................................
dokonała w dniu ............... 20 ............... roku brakowania akt i zakwalifikowała do
zniszczenia akta kategorii B wymienione w dołączonym spisie zawierającym ...............
pozycji o ciężarze około ............... kilogramów i wnosi o przedstawienie tego protokołu do
zatwierdzenia przez Archiwum Państwowe.
Podpisy członków komisji:
..........................................................
..........................................................
..........................................................
..........................................................
Załącznik nr 2
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
Zespół Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach
Wykaz klas I i II stopnia podziału:
0 Zarządzanie
0 Organy kolegialne
1 Organizacja
2 Akty normatywne i obsługa prawna
3 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy
4 Informatyka
5 Skargi i wnioski
6 Popularyzacje, informacje i promocja
7 Współdziałanie z innymi instytucjami
8 Kontrole
1 Kadry
10 Zasady pracy i płacy
11 Zatrudnianie
12 Ewidencja osobowa
13 Bezpieczeństwo i higiena pracy
14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników (w tym nauczycieli)
15 Dyscyplina pracy
16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników
17 Ubezpieczenia osobowe pracowników
2 Środki rzeczowe
20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi
21 Inwestycje i remonty kapitalne
22 Administracja nieruchomościami
23 Gospodarka materiałowa
24 Źródła zaopatrzenia
25 Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
26 Ochrona obiektów, mienia.
27 Zamówienia publiczne
3 Ekonomika
30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe
31 Finansowanie
32 Księgowość finansowa
33 Rozliczenia płac
34 Księgowość materiałowo-towarowa
35 Koszty i ceny
36 Fundusze, dochody i środki z programów i projektów zewnętrznych
37 Inwentaryzacja
38 Dyscyplina finansowa
4 Nauczanie i wychowanie
40 Zbiór przepisów prawnych, wyjaśnień, interpretacji dotyczących nauczania i
wychowania oraz pracy dydaktycznej placówki
41 Organizacja i programy pracy dydaktyczno-wychowawczej
42 Realizacja pracy dydaktyczno-wychowawczej
43 Uczniowie i wychowankowie
44 Psycholog/pedagog szkolny
5 Środki nauczania – baza dydaktyczno-wychowawcza
50 Pomoce naukowe
51 Biblioteka szkolna
52 Pracownie szkolne
6 Życie szkolne lub placówki
60 Samorząd uczniowski
61 Gazetka szkolna
62 Akcje i imprezy uczniowskie
63 Uroczystości szkolne i rocznicowe
64 Kroniki i monografie placówki
Symbole
klasyfikacyjne
Hasło klasyfikacyjne
I
II
III
IV
1
2
3
4
0
5
Kategorie dokumentacji
w komórce
merytorycznej
w innej
komórce
6
7
Uwagi
8
ZARZĄDZANIE
00
Organy kolegialne
000
Stałe organy kolegialne placówki
B25
Bc
Do kategorii B25 kwalifikuje się dane o składzie, materiały na obrady,
protokoły posiedzeń, uchwały, wnioski, stenogramy, regulaminy, a do
kategorii B5 – dokumentację obsługi organizacyjno-technicznej (np.
korespondencję operatywną w sprawach zawiadomień, rezerwacji
noclegów). Dla każdego organu zakłada się odrębnie numerowaną
podteczkę, np. 000–1 „Rada Pedagogiczna”.
001
Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne)
B25
Bc
Jak przy klasie 000.
002
Udział w obcych organach kolegialnych
B25
Bc
Do kategorii B25 zalicza się własne wystąpienia, referaty, opracowania,
notatki problemowe, sprawozdania; do kategorii B5 – pozostałą
dokumentację. Dla każdego organu zakłada się odrębnie numerowaną
podteczkę jak przy klasie 000.
003
Narady pracownicze
B25
Bc
Inne niż przy klasach 000 i 001; kwalifikacja dokumentacji jak przy klasie
000.
01
Organizacja
010
Organizacja organów nadrzędnych
B5
Bc
Statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych, np.
władz samorządowych, Kuratorium Oświaty.
011
Organizacja placówki
B25
Bc
Przepisy ogólnopaństwowe i samorządowe dotyczące bezpośrednio
własnej placówki, akty erekcyjne, nadanie numeru NIP, REGON,
uprawnienia, statuty, regulaminy i schematy organizacyjne, zakresy
działania, zmiany organizacyjne, likwidacja, łączenie, rejestracja i odpisy z
rejestrów, zmiany na stanowiskach pracy (protokoły zdawczo-odbiorcze
stanowisk pracy) oraz korespondencja we wszystkich ww. sprawach.
012
Pełnomocnictwa i upoważnienia
B10
Bc
Również bankowe karty wzoru podpisu. Okres przechowywania liczy się
od daty wycofania lub wygaśnięcia pełnomocnictwa czy upoważnienia.
Organizacja biurowości
013
0130
Przepisy kancelaryjne i archiwalne
B25
0131
Środki ewidencji i kontroli obiegu
dokumentacji
B5
0132
Wzory druków i formularzy oraz ich
wykazy
B25
Bc
0133
Ewidencja druków szkolnych (ścisłego
zarachowania)
B10
Bc
0134
Wzory odciskowe pieczęci
B25
Ewidencja pieczęci i pieczątek wraz ze zbiorem ich odcisków. Zamówienia
i realizacja przy klasie 230.
0135
Prenumerata czasopism i innych pozycji
B5
Nieprowadzona przez bibliotekę placówki, zob. klasa 512.
Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o
organizacji i zakresie działania składnicy akt, inne instrukcje dotyczące
postępowania z dokumentacją oraz korespondencja w tych sprawach.
Kontrolki wpływu i wysyłanej korespondencji, dowody opłat i doręczeń
pocztowych, rejestry faksów, telegramów, poczty elektronicznej i innego
typu przesyłek, terminarze, kalendarze.
Składnica akt
014
Opracowanie wzorów.
Przepisy kancelaryjne i archiwalne przy klasie 0130.
0140
Ewidencja dokumentacji składnicy akt
B25
Bc
Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji, wykaz spisów zdawczoodbiorczych, protokoły zagubienia lub zniszczenia dokumentacji. Sposób
prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie
działania składnicy akt.
0141
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
B25
Bc
Korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy
dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające
zniszczenie dokumentacji.
0142
Udostępnianie dokumentacji
B2
Zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania akt.
Ochrona i dostęp do informacji
015
016
Bc
0150
Ochrona danych osobowych
B10
Bc
0151
Ochrona informacji niejawnych
B10
Bc
0152
Udostępnianie informacji publicznej
B5
Bc
Organizacja jakości żywienia
B5
Bc
W tym jadłospisy.
02
Akty normatywne i obsługa prawna
020
Zbiór aktów normatywnych władz i
organów nadrzędnych i współdziałających
B10
Bc
Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu.
021
Zbiór aktów normatywnych własnych
B25
Bc
Komplet podpisanych przez dyrektora placówki zarządzeń, poleceń
służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych, również książka
zarządzeń i ogłoszeń. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada
się odrębną teczkę na każdy rok kalendarzowy. Materiały źródłowe wraz z
jednym egzemplarzem aktu przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej
teczce założonej zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która
akt przygotowała.
022
Opinie prawne
B5
Bc
023
Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu
administracyjnym
B10
Bc
03
Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego
orzeczenia lub umorzenia sprawy.
Z wyjątkiem planów, sprawozdań i analiz dotyczących zagadnień ujętych
w klasie 4.
Plany, sprawozdania, statystyka, analizy
030
Wytyczne i wskaźniki dotyczące
planowania i sprawozdawczości
(statystycznej i opisowej)
BE10
Bc
Do kategorii B25 zalicza się opracowania własne, a do kategorii B10
opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu
utraty mocy prawnej przepisu.
031
Programy, plany i sprawozdania z
jednostek obcych
B5
Bc
Przesyłane do wiadomości lub wykorzystania.
032
Programy, plany i sprawozdania własne
jednostki
B25
Bc
Własne programy perspektywiczne, plany wieloletnie, roczne i okresowe
(miesięczne, kwartalne, półroczne) oraz sprawozdania z ich wykonania
(własne), przy czym jeżeli planom i sprawozdaniom okresowym
odpowiada plan i sprawozdanie roczne można plany i sprawozdania
okresowe zakwalifikować do kategorii B5.
033
Sprawozdania statystyczne własnej
placówki na formularzach statystycznych
B25
Bc
M.in. dla GUS, MEN, przy czym opracowania cząstkowe i materiały
źródłowe zalicza się do kategorii B5.
034
Analizy działalności, analizy
ekonomiczne, inne analizy
B25
Bc
Własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety.
BE5
Bc
Do kategorii B25 zalicza się dokumentację techniczną oprogramowania
oraz analizy i oceny; do kategorii B5 – umowy, oferty, zlecenia,
04
Informatyka
040
Projektowanie i wdrażanie
oprogramowania i systemów
informatycznych
korespondencję, notatki, plany prac, harmonogramy, protokoły odbioru
prac oraz umowy i licencje na oprogramowanie, przy czym ich okres
przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy licencyjnej.
041
Eksploatacja systemów informatycznych i
oprogramowania
BE5
Bc
Do kategorii B25 kwalifikuje się instrukcje eksploatacji systemów
informatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i
kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania zbiorów danych, a także
ewidencję stosowanych systemów i programów oraz zbiory danych na
nośnikach (tzw. banki danych); do kategorii B5 kwalifikuje się
dokumentację organizacji prac eksploatacyjnych (umowy, oferty, zlecenia,
korespondencja, notatki, plany pracy, harmonogramy, protokoły odbioru
prac, raporty itp.) oraz dokumentację ustalania uprawnień dostępu do
danych i systemów (okres przechowywania liczy się od daty utraty
uprawnień do dostępu).
042
Strony WWW
B25
Bc
Poszczególne pliki umieszczane na stronie powinny być archiwizowane w
formie elektronicznej lub w formie wydruku.
05
Skargi i wnioski
B25
Bc
W tym ewidencja.
06
Popularyzacja, informacje i promocja
060
Wycinki prasowe o własnej działalności
oraz inne zewnętrzne materiały
informacyjne na temat placówki
B25
Bc
Możliwy podział według grup rzeczowych.
061
Informacje własne dla mass mediów,
odpowiedzi na krytykę prasową,
konferencje prasowe, wywiady z dyrekcją
i przedstawicielami placówki
B25
Bc
Dotyczące działalności placówki.
062
Udział w wystawach, targach i pokazach
B25
Bc
Na każde wydarzenie prowadzi się oddzielną teczkę; do kategorii B25
zalicza się programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty, plakaty,
ulotki, nagrania itp., a do kategorii B5 korespondencję związaną z
techniczną i organizacyjną obsługą.
063
Reklama placówki emitowana i
drukowana
B25
Bc
07
070
Współdziałanie z innymi instytucjami
Obejmuje ogólne sprawy współpracy niezwiązane bezpośrednio z aktami
innych klas, m.in. również sponsoring.
Programy i projekty zewnętrzne
W tym ze środków Unii Europejskiej.
0700
Wnioskowanie o udział w zewnętrznych
programach i projektach
B25
Bc
0701
Realizacja programów i projektów
zewnętrznych
B25
Bc
071
Współpraca z instytucjami krajowymi
BE5
Bc
Do kategorii B25 należy zakwalifikować opracowania powstałe w wyniku
współpracy oraz korespondencję merytoryczną, do kategorii B5 pozostałe
dokumenty. Dla poszczególnych organów, urzędów, władz, związków
zawodowych można zakładać odrębnie numerowane podteczki. Umowy i
porozumienia – przy klasie 073.
072
Współpraca z instytucjami zagranicznymi
BE5
Bc
073
Umowy i porozumienia z innymi
jednostkami dotyczące zakresu i sposobu
działania placówki oraz dotyczące
współpracy
B25
Bc
Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej
aneksów.
074
Reprezentacja w zakresie współpracy
B2
Bc
Zaproszenia, zawiadomienia, życzenia, podziękowania, kondolencje,
foldery reklamowe.
075
Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje
08
1
0750
Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje
organizowane przez placówkę
B25
Bc
0751
Udział w obcych konferencjach, zjazdach,
sympozjach, sesjach
BE5
Bc
Do kategorii B25 zalicza się własne wystąpienia, referaty, opracowania,
notatki problemowe, sprawozdania; do kategorii B5 – pozostałą
dokumentację.
Kontrole
080
Zasady i tryb przeprowadzania kontroli
B25
Bc
Przepisy i ustalenia własne i zewnętrzne.
081
Kontrole zewnętrzne w placówce
B25
Bc
Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne,
sprawozdania z realizacji zaleceń; każda kontrola stanowi osobną sprawę.
082
Kontrole wewnętrzne w placówce
B25
Bc
083
Książka kontroli
B5
KADRY
10
Zasady pracy i płacy
100
Zbiór przepisów prawnych zewnętrznych
dotyczących pracy i płac oraz spraw
osobowych
B10
Bc
Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu.
101
Przepisy, zasady, wyjaśnienia i
interpretacje własne dotyczące pracy i
płacy
B25
Bc
Regulaminy pracy, regulaminy premiowania i przyznawania nagród, siatki
płac, zasady dotyczące stawek i dodatków, wykazy etatów oraz
korespondencja w ww. sprawach.
11
Zatrudnianie
Zatrudnianie i zwalnianie
110
1100
Zapotrzebowanie na pracowników
B2
Bc
1101
Zatrudnianie pracowników
B2
Bc
Przy czym do kategorii Bc kwalifikuje się oferty kandydatów. Akta
dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych
danego pracownika – klasa 120.
1102
Konkursy i nominacje na stanowiska
B5
Bc
Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych –
klasa 120.
1103
Zwalnianie pracowników
B2
Bc
1104
Staże absolwenckie
B5
Bc
1105
Wolontariat
B50
Bc
111
Opinie o pracownikach
B5
Bc
112
Rozmieszczanie i wynagradzanie
pracowników
B2
Bc
Przeniesienia, zastępstwa, awanse, nominacje, przydział; jak przy klasie
1102.
113
Postępowanie w sprawie awansu
nauczyciela
B5
Bc
114
Prace zlecone
1140
Prace zlecone ze składką na ZUS
B50
Bc
1141
Prace zlecone bez składki na ZUS
B5
Bc
Nagrody, odznaczenia, kary
115
1150
Nagrody
B10
Wnioski i decyzje oraz kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt
osobowych.
1151
Odznaczenia państwowe, samorządowe i
B5
Wnioski.
inne
116
12
1152
Kary dyscyplinarne i inne kary
B*
* Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów
prawa pracy i Karty Nauczyciela; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej
klasyfikuje się przy klasie 001.
1153
Postępowanie dyscyplinarne
B5
Dokumentacja postępowania dyscyplinarnego, przy czym dokumentację
posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 001.
Wojskowe sprawy pracowników
B5
Ewidencja osobowa
120
Akta osobowe pracowników
B50
Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą
dokumenty zgodnie z przepisami wykonawczymi do kodeksu pracy. Okres
przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika, jeśli akt
osobowych nie przekazano w ślad za przeniesionym pracownikiem.
121
Pomoce ewidencyjne do akt osobowych
B50
Skorowidze, księgi ewidencyjne, karty personalne, rejestry itp.
122
Legitymacje służbowe
B5
Rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje
itp. Legitymacje uczniowskie klasyfikuje się przy klasie 4317.
123
Zaświadczenia o zatrudnieniu i
wynagrodzeniu
B5
13
Bezpieczeństwo i higiena pracy
130
Przepisy o bezpieczeństwie i higienie
pracy
BE25
Bc
Do kategorii B25 zalicza się własne przepisy, a do kategorii B10 przepisy
zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy
prawnej aktu.
131
Środki ochronne
B25
Bc
Przepisy placówki i ich zastosowanie oraz inne zasadnicze sprawy
dotyczące zwalczania wypadków przy pracy i chorób zawodowych;
zaopatrzenie rzeczowe pracowników przy klasie 163.
132
Przeglądy warunków i bezpieczeństwa
pracy
B5
Bc
133
Badania lekarskie
B10
Bc
Karty badań okresowych.
134
Wypadki przy pracy i w drodze do pracy i
z pracy
B10
Bc
Protokoły, zawiadomienia, rejestr wypadków, karty wypadków,
oświadczenia, orzeczenia, przy czym dokumentacja wypadków
zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich oraz rejestr wypadków
kwalifikowany jest do kategorii B25.
135
Warunki szkodliwe
B10
136
Rejestr czynników szkodliwych
B40
137
Choroby zawodowe
B10
Bc
138
Pomoc zdrowotna dla nauczycieli
B10
Bc
14
Bc
Szkolenie i doskonalenie zawodowe
pracowników (w tym nauczycieli)
140
Zasady i programy szkolenia i
doskonalenia
B25
Bc
141
Dokształcanie pracowników
B5
Bc
Studia, szkolenia, specjalizacje organizowane przez inne instytucje dla
własnych pracowników, ewidencja; kopie dokumentów ukończenia
odkłada się do akt osobowych.
142
Szkolenia własne
B5
Bc
Przy czym do kategorii B50 kwalifikuje się ewidencję szkolonych szkoleń,
zaświadczenia, świadectwa nauki, protokoły egzaminacyjne; do kategorii
B25 – programy i pomoce szkoleniowe; do kategorii B5 – dokumentację
obsługi organizacyjnej szkoleń.
143
Staże zawodowe i praktyki szkoleniowe
własnych pracowników
B5
Bc
144
Praktyki zawodowe osób z zewnątrz w
placówce
B5
Bc
BE25
Bc
15
Dyscyplina pracy
150
Przepisy prawne, wyjaśnienia,
interpretacje dotyczące dyscypliny pracy,
urlopów, delegacji, prac dodatkowych,
czasu pracy
Do kategorii B25 zalicza się opracowania własne, a do kategorii B10 –
opracowania obce. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty
mocy prawnej aktu.
151
Dowody obecności w pracy
B3
Listy obecności, karty obecności w pracy, raporty obecności, ewidencja
wyjść w godzinach służbowych, ewidencja pobytu na terenie własnej
jednostki w godzinach pozasłużbowych, ewidencja kart magnetycznych.
152
Absencje
B3
Do kategorii B3 zalicza się ewidencję zwolnień lekarskich i zwolnienia
lekarskie; usprawiedliwienia nieobecności – do kategorii Bc.
153
Urlopy pracownicze
B3
Karty i listy urlopowe, plany urlopów, wnioski urlopowe.
154
Ewidencja delegacji służbowych
B3
155
Zezwolenia na prace dodatkowe
B3
156
Rozliczenia czasu pracy pracowników
B5
157
Zachowanie tajemnicy państwowej i
służbowej
B10
Bc
Postępowanie w sprawie dopuszczenia do informacji niejawnych,
certyfikaty dopuszczenia, oświadczenia. Okres przechowywania liczy się
od roku następnego po wygaśnięciu zobowiązania lub uprawnienia dostępu
do informacji niejawnych.
BE25
Bc
Do kategorii B25 zalicza się własne ustalenia, np. regulaminy
gospodarowania funduszem świadczeń socjalnych, a do kategorii B10 –
przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty
mocy prawnej aktu.
16
Rachunki kosztów delegacji należą do dowodów księgowych – kategoria
B5.
Bc
W tym rejestr pracowników wykonujących prace dodatkowe.
W tym godziny nadliczbowe.
Sprawy socjalno-bytowe pracowników
160
interpretacje dotyczące spraw socjalnobytowych
161
Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w
ramach zakładowego funduszu świadczeń
socjalnych
B5
Bc
W tym obsługa wypoczynku pracowników i ich rodzin.
162
Mieszkania pracownicze
B5
Bc
Dokumentacja dotycząca starań o mieszkania zastępcze, służbowe, hotele
pracownicze, np. podania, decyzje.
163
Zaopatrzenie rzeczowe pracowników
B5
Bc
Dokumentacja dotycząca praw i przyznawania stołówek, bufetów,
posiłków, odzieży ochronnej.
164
Opieka nad emerytami, rencistami i
inwalidami
B5
Bc
165
Inne akcje socjalne i imprezy kulturalne
B5
Bc
17
Inne niż wymienione przy klasach 161, 162, 164.
Ubezpieczenia osobowe pracowników
170
Przepisy ubezpieczeniowe
B5
Instrukcje i przepisy ZUS, towarzystw i zakładów ubezpieczeniowych.
Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu.
171
Ubezpieczenia społeczne, deklaracje
rozliczeniowe
B10
172
Legitymacje ubezpieczeniowe
B5
Ewidencja, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje itp.
173
Dowody uprawnień do zasiłków
B5
Np. zasiłków chorobowych, rodzinnych, pogrzebowych.
174
Emerytury i renty
B2
Wnioski. Okres przechowywania liczy się od daty przyznania renty lub
emerytury bądź prawomocnego orzeczenia o odmowie.
175
Ubezpieczenia zbiorowe
B10
Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy
ubezpieczeniowej.
2
ŚRODKI RZECZOWE
20
Podstawowe zasady gospodarowania
środkami rzeczowymi
21
Inwestycje i remonty kapitalne
22
Administracja nieruchomościami
BE25
Bc
Do kategorii B25 zalicza się przepisy wydane przez własną jednostkę w
zakresie zaopatrzenia i gospodarowania środkami rzeczowymi, a do
kategorii B10 – opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się
od momentu utraty mocy prawnej aktu.
B25
Bc
Dokumentacja dotycząca przygotowania, wykonawstwa i odbioru
inwestycji.
220
Stan prawny nieruchomości oraz ich
nabywanie i zbywanie
B25
Dokumentacja prawna i techniczna nabywania obiektów. Dokumentacja
jest przechowywana przez cały okres posiadania danego obiektu.
221
Udostępnianie i najmowanie własnych
obiektów i lokali innym jednostkom i
osobom
B5
222
Najmowanie lokali od innych na potrzeby
własne
B5
Okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia
umowy najmu.
223
Eksploatacja budynków i lokali
2230
Przygotowanie i realizacja remontów
bieżących budynków, lokali i pomieszczeń
B5
Zlecenia, umowy z wykonawcami, kosztorysy, protokoły odbioru prac,
faktury.
2231
Dokumentacja techniczna prac
remontowych
B5
Dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika
przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez pięć lat od momentu jego
utraty.
2232
Konserwacja i eksploatacja bieżąca
budynków, lokali i pomieszczeń
B5
Korespondencja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energię
elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie
czystości, dekorowanie, flagowanie itp.
224
Podatki i opłaty publiczne
B10
Deklaracje, wymiary podatkowe, zwolnienia itp. Z wyjątkiem dowodów
księgowych.
225
Gospodarowanie działkami szkolnymi
B5
23
Gospodarka materiałowa
230
Zaopatrzenie materiałowe w ramach
placówki
B5
Bc
Korespondencja z dostawcami przy klasie 24.
231
Magazynowanie środków trwałych i
nietrwałych (gospodarka magazynowa)
B5
Bc
Dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe.
232
Ewidencja środków trwałych i nietrwałych
B10
233
Ewidencja osobistego wyposażenia
pracowników
B5
234
Eksploatacja i likwidacja środków
trwałych i przedmiotów nietrwałych
B10
Bc
Dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca
użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji itp. Okres
przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka.
235
Konserwacja i remonty środków trwałych
B5
Bc
236
Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna
środków trwałych
B5
237
Gospodarka odpadami (surowcami
wtórnymi)
B5
Bc
24
Źródła zaopatrzenia
B5
Bc
25
Transport, łączność, infrastruktura
informatyczna i telekomunikacyjna
Bc
Opisy techniczne, instrukcje obsługi. Okres przechowywania liczy się od
momentu likwidacji maszyny lub urządzenia.
Zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami.
250
Zakupy środków i usług transportowych,
łączności, pocztowych i kurierskich
B5
251
Ewidencja środków transportu
B10
252
Eksploatacja własnych środków
transportowych
B5
Karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy
techniczne, remonty bieżące i kapitalne.
253
Użytkowanie obcych środków
transportowych
B5
Zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów.
254
Eksploatacja środków łączności
(telefonów, faksów, modemów, łączy
internetowych)
B5
W tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków
łączności.
255
Organizacja i eksploatacja infrastruktury
B25
informatycznej i telekomunikacyjnej
26
Ochrona obiektów, mienia
260
Strzeżenie mienia własnej jednostki
B5
Plany ochrony obiektów, dokumentacja służby wartowniczej
(harmonogramy dyżurów, dzienniki służby), przepustki, karty
magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych,
upoważnienia. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy
obowiązującej planu.
261
Ochrona przeciwpożarowa
B5
Instrukcje, plany ochrony ppoż., protokoły kontroli, oświadczenia o
przeszkoleniu ppoż., interwencje straży ppoż. itp.
262
Ubezpieczenia rzeczowe
B10
Ubezpieczenia od pożaru, kradzieży itp. Sprawy odszkodowań. Okres
przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy.
27
W zakresie całej działalności placówki.
Zamówienia publiczne
270
Ogólne zasady organizowania zamówień
publicznych
271
272
3
BE25
Bc
Do kategorii B25 zalicza się opracowania własne, a do kategorii B10 –
opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu
utraty mocy prawnej aktu.
Dokumentacja zamówień publicznych
B5
Bc
W tym rejestr zamówień publicznych; na dokumentację zamówień składają
się: wnioski, oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacje, protokoły
komisji, odwołania, korespondencja. Dla każdego zamówienia prowadzi
się oddzielną teczkę.
Umowy zawarte w wyniku postępowania
w trybie zamówień publicznych
B10
Bc
EKONOMIKA
30
Podstawowe zasady ekonomicznofinansowe
300
interpretacje dotyczące rachunkowości,
księgowości i obsługi kasowej
B10
Bc
301
Własne ustalenia dotyczące systemu
ekonomiczno-finansowego i plany kont
B25
Bc
31
Przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty
mocy prawnej aktu.
Finansowanie
310
Obrót gotówkowy
B5
Plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie
asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych.
Finansowanie
311
32
3110
Finansowanie własnej placówki
B5
Korespondencja, plany finansowe i ich zmiany ujęte są w odpowiednich
klasach w klasie 03.
3111
Współpraca z bankiem prowadzącym
obsługę placówki
B5
M.in. korespondencja.
3112
Finansowanie inwestycji
B5
Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji.
3113
Finansowanie przedsięwzięć szkolnych
B5
W obrębie tej klasy można dokonać podziału według rodzaju
przedsięwzięć.
3114
Dochody
B5
W tym gromadzone na wydzielonym rachunku dochodów.
Księgowość finansowa
320
Dowody księgowe
B5
321
Dokumentacja księgowa
B5
Księgi, rejestry, dzienniki, kartoteki kontowe, bazy danych księgowości.
322
Rozliczenia
B5
Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami
ubezpieczeniowymi i podatkowymi.
323
Windykacja należności
B5
Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności.
324
Uzgadnianie sald
B5
Korespondencja.
325
Ewidencja syntetyczna i analityczna
B5
326
Kontrole kasy
B5
33
Rozliczenia płac
330
Dokumentacja płac
B5
Dokumentacja źródłowa do obliczania wysokości wynagrodzenia; w tym
teczki pracowników z kopiami dokumentów, których oryginały kadry
odłożyły do akt osobowych.
331
Dokumentacja potrąceń z płac
B5
Zajęcia sądowe, podatki, składki, pożyczki, odszkodowania, kary, zaliczki
itp.
332
Listy płac
B50
W tym listy premii, nagród, zasiłków itp.
333
Karty wynagrodzeń
B50
334
Rozliczenia składek na ZUS
B10
W tym wypełnione druki ZUS RMUA.
335
Deklaracje podatkowe
B5
M.in. PIT.
336
Dokumentacja wynagrodzeń z
bezosobowego funduszu płac
B5
Umowy zlecenia i umowy o dzieło.
34
Księgowość materiałowo-towarowa
340
Dowody księgowe
B5
Faktury własne i obce.
341
Dokumentacja księgowa
B5
Karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne.
35
Koszty i ceny
B25
Bc
Kalkulacje i analizy kosztów, cenniki i analizy cen.
36
Fundusze, dochody i środki z
programów i projektów zewnętrznych
BE25
Bc
Do kategorii B25 zalicza się przepisy wydane przez placówkę, a do
360
Zasady gospodarowania funduszami,
dochodami i środkami z programów i
projektów zewnętrznych
361
Obsługa finansowa funduszy
B5
W obrębie tej klasy można dokonać podziału według poszczególnych
funduszów (m.in. mieszkaniowy, socjalny) i dochodów.
362
Obsługa finansowa środków z programów
i projektów zewnętrznych
B10
Okres przechowywania liczy się od momentu ostatniego rozliczenia
projektu lub programu.
37
Inwentaryzacja
370
Ogólne zasady inwentaryzacji
B25
371
Wycena i przecena
B10
372
Spisy, protokoły i sprawozdania z
inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne
B5
38
4
Bc
Arkusze kalkulacyjne środków trwałych, tabele amortyzacyjne.
Dyscyplina finansowa
380
Interwencje głównego księgowego
B5
Bc
Obejmuje również decyzje władz nadrzędnych w sprawach naruszenia
dyscypliny finansowej.
381
Rewizja dokumentacji
B25
Bc
Analizy, protokoły i sprawozdania, wnioski biegłych, zarządzenia
porewizyjne oraz ich realizacja. decyzje władz nadrzędnych.
382
Inne sprawy nadzoru finansowego
B5
Bc
Nieujęte w klasach 380, 381.
NAUCZANIE I WYCHOWANIE
40
Zbiór przepisów prawnych, wyjaśnień,
interpretacji dotyczących nauczania i
wychowania oraz pracy dydaktycznej
placówki
41
Organizacja i programy pracy
dydaktyczno-wychowawczej
B25
Bc
410
Organizacja pracy w placówce
B25
Bc
Plany i programy nauczania, wychowania, kształcenia itp. oraz
sprawozdania; arkusze organizacyjne placówki.
411
Organizacja roku szkolnego
B5
Bc
Tygodniowe rozkłady zajęć lekcyjnych i pozalekcyjnych, księgi zastępstw.
412
Organizacja nauczania religii
B25
Bc
413
Indywidualny tok nauki
B5
Bc
414
Zwolnienia z zajęć edukacyjnych
B50
Bc
415
Innowacje i eksperymenty pedagogiczne,
dydaktyczno-wychowawcze, programowe
i organizacyjne w placówce
B25
Bc
416
Ustalanie profilów i zawodów w
kształceniu
B25
Bc
417
Nadzór pedagogiczny
4170
Nadzór pedagogiczny organów
zewnętrznych
B25
Bc
4171
Nadzór pedagogiczny dyrektora placówki
B25
Bc
Wnioskowanie organów prowadzących w
sprawach dydaktyczno-wychowawczych i
opiekuńczych
B25
Bc
Bc
418
42
Wnioski i decyzje (dotyczy także nauczania indywidualnego i rewalidacji).
Realizacja pracy dydaktycznowychowawczej
Egzaminy szkolne
420
4200
Organizacja i przebieg egzaminów
B5
4201
Prace egzaminacyjne
B5
M.in. korespondencja, wytyczne; dopuszcza się zakładanie podteczek dla
poszczególnych rodzajów egzaminów.
4202
Dokumentacja egzaminów
B50
Bc
Protokoły egzaminacyjne, listy wyników, informacje dla rodziców lub
prawnych opiekunów; dopuszcza się zakładanie podteczek dla
poszczególnych rodzajów egzaminów, przy czym protokoły niektórych
egzaminów należy dołączyć do arkuszy ocen (zgodnie z przepisami).
4203
Analizy wyników egzaminów,
promowania i klasyfikacji
B25
Bc
W tym oceny wyników i sprawozdania.
Bc
Dokumentacja przebiegu nauczania i
wychowania
421
4210
Księga uczniów lub wychowanków
B25
4211
Księga arkuszy ocen
B50
4212
Dzienniki lekcyjne i pozostałych zajęć
B5
4213
Odpisy dokumentacji przebiegu nauczania
i wychowania
B5
4214
Odtworzenie dokumentacji
B25
Bc
4215
Weryfikacja dokumentacji
B50
Bc
4216
Informacje o wynikach nauczania i
zachowaniu ucznia lub wychowanka
B50
Bc
422
Praktyki uczniów lub wychowanków
B5
Bc
423
Zajęcia pozalekcyjne i dodatkowe
W tym korespondencja.
4230
Organizacja zajęć pozalekcyjnych i
dodatkowych w placówce
B5
Bc
4231
Udział w obcych imprezach i zajęciach
poza szkołą lub placówką
B5
Bc
4232
Imprezy i zajęcia obce na terenie szkoły
B5
Bc
4233
Wycieczki, wyjazdy i obozy szkolne
B5
Bc
4234
Zielone szkoły
B5
Bc
4235
Organizacja kursów rowerowych i
B10
Bc
Dokumentacja dotycząca wszczętego w placówce postępowania celem
odtworzenia zniszczonej dokumentacji.
Skierowania, korespondencja itp. Praktyki studentów i innych osób z
zewnątrz na terenie szkoły lub placówki.
M.in. widowiska, sztuki teatralne, pogadanki itp.
W tym ewidencja wydanych kart rowerowych i motorowerowych.
motorowerowych
424
Działalność stowarzyszeń i organizacji
społecznych na terenie placówki
B25
Bc
Wnioski i decyzje. Dla każdej z organizacji dopuszcza się prowadzenie
podteczek.
425
Olimpiady i konkursy przedmiotowe oraz
tematyczne
B5
Bc
Dokumentacja dotycząca udziału uczniów w olimpiadach i konkursach.
Bc
43
Uczniowie i wychowankowie
Realizacja obowiązku szkolnego
430
4300
Przepisy dotyczące realizacji obowiązku
szkolnego
BE25
4301
Ewidencja dzieci i młodzieży
podlegających obowiązkowi szkolnemu
B50
4302
Wcześniejsze rozpoczęcie nauki
B10
Bc
4303
Odroczenia i zwolnienia z obowiązku
szkolnego
B10
Bc
4304
Powiadomienia szkół o podjęciu przez
dziecko obowiązku szkolnego
B10
Bc
4305
Skierowania do kształcenia specjalnego
B10
Bc
4306
Postępowanie egzekucyjne w zakresie
dopełnienia obowiązku szkolnego
B10
Bc
BE25
Bc
W tym korespondencja z urzędami gmin i miast.
M.in. wnioski i decyzje.
Nabór uczniów i ich pobyt w placówce
431
4310
Przepisy dotyczące naboru i pobytu
uczniów i wychowanków w placówce
4311
Rekrutacja do placówki
B5
Bc
4312
Teczki osobowe uczniów i wychowanków
B5
Bc
4313
Przeniesienia uczniów i wychowanków w
obrębie placówki
B5
Bc
Teczki na dokumentację ucznia składaną w momencie rekrutacji i
zwracaną po zakończeniu pobytu w placówce. Pozostawia się do kategorii
B5 potwierdzenia zwrotu akt.
4314
Skreślenia z listy uczniów i wychowanków
B50
Bc
4315
Nagradzanie i karanie uczniów i
wychowanków
B5
Bc
4316
Opinie o uczniach i wychowankach
B5
Bc
4317
Legitymacje szkolne
B5
Bc
4318
Zaświadczenia dla uczniów lub
wychowanków
B5
Bc
4319
Sprawy wojskowe uczniów lub
wychowanków
B5
Bc
BE25
Bc
Ewidencja wydanych legitymacji, wnioski o wydanie duplikatów.
Sprawy socjalno-bytowe uczniów lub
wychowanków
432
4320
Przepisy dotyczące spraw socjalnobytowych
4321
Stypendia
B5
Bc
M.in. podania, decyzje, listy wypłat.
4322
Zasiłki i pomoc materialna
B5
Bc
W tym podania i decyzje dotyczące dożywiania, świetlicy szkolnej oraz
inna dokumentacja.
4323
Internaty, mieszkania, stancje
B5
Bc
M.in. podania i decyzje.
Opieka zdrowotna
433
4330
Wewnętrzna indywidualna dokumentacja
medyczna pacjentów
B20
4331
Dokumentacja zbiorcza gabinetu
B20
4332
Udostępnianie dokumentacji medycznej
B5
Bc
Wnioski, decyzje, reprografia itp.
BE25
Bc
B10
Bc
Przy czym wypadki zbiorowe i śmiertelne oraz powodujące inwalidztwo, a
także rejestr wypadków kwalifikuje się do kategorii B25.
Księgi, rejestry, formularze, kartoteki itp.
Bezpieczeństwo i ubezpieczenia uczniów
434
4340
Przepisy dotyczące bezpieczeństwa i
ubezpieczeń uczniów lub wychowanków
4341
Wypadki uczniowskie
4342
Analizy wypadków uczniowskich
B25
4343
Ubezpieczenia uczniów lub
wychowanków
B10
435
Dowóz uczniów do placówki
B5
Bc
436
Przeciwdziałanie przestępczości dzieci i
młodzieży
Bc
Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy
ubezpieczeniowej.
4360
Profilaktyka w sprawach przestępczości
dzieci i młodzieży
B10
Bc
4361
Przestępczość dzieci i młodzieży i
resocjalizacja
B10
Bc
W tym sprawy karne uczniów oraz współpraca z organami ścigania i
sądami.
437
Opieka nad dziećmi i młodzieżą
B10
Bc
Dokumentacja dotycząca kontaktów z domami dziecka, pogotowiami
opiekuńczymi, rodzinami zastępczymi i adopcyjnymi, dotycząca opieki
nad dziećmi z rodzin zaniedbanych itp.
438
Losy absolwentów
B5
Bc
M.in. korespondencja. Sprawozdania i analizy sklasyfikowane zostały przy
klasie 03.
BE25
Bc
44
Psycholog/pedagog szkolny
440
Przepisy dotyczące pracy psychologa i
pedagoga szkolnego
441
Dokumentacja badań dziecka
B10
Bc
442
Dzienniki zajęć
B5
Bc
443
Opinie pedagoga lub psychologa
B10
Bc
444
Poradnictwo zawodowo-wychowawcze
B10
Bc
B5
Bc
BE25
Bc
5
ŚRODKI NAUCZANIA. BAZA
DYDAKTYCZNO-WYCHOWAWCZA
50
Pomoce naukowe
51
Biblioteka szkolna
510
Przepisy dotyczące organizacji i
funkcjonowania biblioteki szkolnej
511
Ewidencja zbiorów bibliotecznych
B50
Księgi inwentarzowe, katalogi, bazy danych.
512
Gromadzenie zbiorów bibliotecznych
B5
Zakupy zbiorów, prenumeraty, dary, wymiany.
513
Udostępnianie własnych zbiorów
bibliotecznych
B2
Karty czytelników, baza danych, rewersy.
514
Wymiana międzybiblioteczna
B2
515
Reprografia zbiorów bibliotecznych
B5
516
Profilaktyka i konserwacja zbiorów
bibliotecznych
B5
517
Dzienniki zajęć bibliotecznych
B5
518
Dzienniki biblioteki
B10
Pracownie szkolne
B5
Bc
BE25
Bc
M.in. regulaminy.
52
6
Wnioski (zamówienia) na wykonanie fotokopii, kserokopii itp.
ŻYCIE SZKOLNE LUB PLACÓWKI
60
Samorząd uczniowski
600
Przepisy dotyczące samorządu
uczniowskiego
601
Organizacja samorządu
B25
Bc
602
Działalność samorządu
B10
Bc
BE25
Bc
Dla każdego numeru gazetki prowadzi się oddzielną teczkę z materiałami.
61
62
Gazetka szkolna
610
Zasady funkcjonowania gazetki szkolnej
611
Teki wydawnicze
B25
Bc
612
Poligrafia i kolportaż
B5
Bc
613
Nadzór nad działalnością redakcji gazetki
B25
Bc
Akcje i imprezy uczniowskie
620
Zasady organizacji imprez przez uczniów
621
622
BE25
Bc
Dokumentacja imprez i akcji
uczniowskich
B10
Bc
Nadzór nad inicjatywami uczniów lub
wychowanków
B25
Bc
BE10
Bc
B25
Bc
63
Uroczystości szkolne i rocznicowe
64
Kroniki i monografie placówki
Do kategorii B25 zalicza się programy imprez; pozostałą dokumentację –
do kategorii B10.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA Zespołu Szkół

Transkrypt

Podobne dokumenty

Decyzja na zbieranie odpadów - pdf