Wstęp do systemów informacyjnych Planowanie działań związanych z projektowaniem
Transkrypt
Wstęp do systemów informacyjnych Planowanie działań związanych z projektowaniem
5/26/2014 Planowanie działań związanych z projektowaniem Wstęp do systemów informacyjnych Proces projektowania systemów informacyjnych jest skomplikowany więc trzeba go dobrze zaplanować Planowanie działań związanych z projektowaniem © UEK w Krakowie Ryszard Tadeusiewicz O znaczeniu planowanie w procesie projektowania mówi znane (i trafne!) przysłowie angielskie: If you fail to plan you plan to fail. Powody stosowania nowych systemów IT 1 Pojedynczy komputer niewiele dziś znaczy. Przyszłość należy do systemów informatycznych, składających się z komputerów, sieci informatycznych, oprogramowania i odpowiednio wyedukowanych ludzi. Tworząc projekt takiego systemu trzeba mieć dokładny pogląd, po co się to robi. Klasyfikacja obszarów zastosowań systemów IT i wynikające z nich potrzeby informatyzacji Firma typu „pełna zagadka” Firma typu „wschodząca gwiazda” Firma typu „wierny pies” Firma typu „dojna krowa” 1 5/26/2014 Klasyfikacja obszarów zastosowań systemów IT i wynikające z nich potrzeby informatyzacji Tu użycie IT jest po prostu nieodzowne Tu użycie IT jest wręcz konieczne Tu użycie IT jest pożyteczne ale mało ważne Tu użycie IT jest bardzo pożyteczne Konieczność modyfikacji systemu w trakcie jego eksploatacji Najprostszy model procesu biznesowego Rozwój systemów informatycznych zarządzania w USA 2000 Integracja Nowe 46% 54% 2010 Integracja 40% Nowe 60% Metodologia tworzenia nowych systemów. Mimo zalet podejścia obiektowego wiele systemów projektuje się stosując metody strukturalne Koszty projektów 2000 strukturalne Specyfika procesu projektowania systemów informatycznych porównanie projektu budowlanego i informatycznego na przykładzie kosztów Projekt budowlany obiektowe 28% 2010 72% Strukturalne Obiektowe 35% 65% Projekt informatyczny Koszty planowania i projektowania średnie lub wysokie wysokie Koszty zasobów ludzkich średnie wysokie Koszty narzędzi średnie średnie lub niskie Koszty materiałów wysokie niskie lub żadne Koszty rozbiórki części lub całości budowli wysokie niskie lub żadne Koszty utylizacji materiału z rozbiórki wysokie niskie lub żadne Koszty zmian architektury wysokie średnie Koszty zasobów ludzkich średnie wysokie 2 5/26/2014 Mimo rozwoju technik projektowania systemów wiele projektów kończy się niepowodzeniem Niepowodzenie! System nie wykonany! System nie całkiem spełnia wymagania Sukces – system spełnia wymagania Celem systemów informatycznych jest wzrost wiedzy Pierwsza dziesiątka warunków sukcesu projektów informatycznych według Standish Group Rok 1995 Rok 2001 Rok 2006 Zaangażowanie klienta Wsparcie kierownictwa Zaangażowanie klienta Wsparcie kierownictwa Zaangażowanie klienta Wsparcie kierownictwa Jasno określone wymagania Doświadczony kierownik projektu Jasne cele biznesowe Właściwe planowanie Jasne cele biznesowe Optymalizacja zakresu Realistyczne oczekiwania Zminimalizowany zakres Proces zwinny Mniejsze odstępy pomiędzy „kamieniami milowymi” Standardowa struktura programistyczna Doświadczony kierownik projektu Kompetencje pracowników Jasne podstawowe wymagania Zarządzanie budżetem Odpowiedzialność Formalna metodyka projektowa Kompetentne zasoby ludzkie Jasno postawione cele i wymagania Realistyczne oszacowania Formalna metodyka projektowa Sposób pozyskiwania wiedzy Zasoby wiedzy Struktura typowego systemu informatycznego dla przedsiębiorstwa 3 5/26/2014 Architektura wewnętrzna systemu oparta jest zwykle na wspólnej platformie integracyjnej System informatyczny jest tworem bardzo złożonym Trzeba to robić w sposób dobrze zaplanowany Dlatego metodologia jego projektowania musi być jasna, konsekwentna i efektywna Najprościej plan postępowania podczas projektowania wygląd następująco: Etap I Inicjowanie i definiowanie projektu Etap II Planowanie projektu Etap III Etap IV Realizacja Kontrola i zakończenie projektu projektu Elementy wchodzące w skład projektu B 4 5/26/2014 Tak zwany kaskadowy model projektowania systemów informacyjnych Nie bez powodu ta metoda projektowania systemów informacyjnych (informatycznych) nazywana jest metodą kaskadową Można to ująć także w formie schematu blokowego: Rola systemu informacyjnego w przedsiębiorstwie Czynniki determinujące projekt 5 5/26/2014 Cykl życia projektu Zatrudnienie i koszt w projekcie Typ rozszerzenia Motywacje Alokacja zasobów w niedociążonym i przeciążonym środowisku Typ rozszerzenia Motywacje Konsolidacja infrastruktury Nadzór Modelowanie procesowe Modelowanie danych Konsolidacja infrastruktury Nadzór Elementy używane przy Modelowanie opisie projektu. procesowe Modelowanie danych Usługi Podstawowa zawartość Usługi Podstawowa zawartość Elementy używane przy opisie projektu Podstawowa wskazówka metodologiczna dotycząca projektowania systemów informatycznych: Jeśli to tylko jest możliwe, to lepiej jest wybrać gotowy system informatyczny niż projektować i budować od podstaw nowy 6 5/26/2014 Postępowanie w przypadku wyboru gotowego systemu ETAP I Wybór gotowego systemu dobrze jest prowadzić zgodnie z przemyślanym schematem metodycznym! ETAP II Na potrzeby wyboru nowego systemu informatycznego trzeba stworzyć specjalny zespół projektowy, nie zwracając uwagi na podległość służbową Ocena przedsiębiorstwa pod kątem posiadanej technologii informatycznej Zdefiniowanie założeń przedsięwzięcia informatycznego ETAP III Opracowanie zapytania ofertowego ETAP IV Ocena odpowiedzi oferentów ETAP V Prezentacje i wizyty referencyjnej ETAP VI Wybór systemu Role w procesie projektowania lub wyboru nowego systemu Inwestor (Sponsor) Programista Kierownik projektu Tester Kierownik produktu Kierownik procesu Wdrożeniowiec Architekt Ergonomista Analitycy biznesowi Eksperci dziedzinowi Czynniki mające wpływ na wybór gotowego systemu informatycznego Dobrze dobrany gotowy system informatyczny ma także tę zaletę, że zwykle ma rozbudowany system wsparcia użytkownika 7 5/26/2014 Gdzie jesteśmy teraz ? Co jest wizją ? Gdzie chcemy być? Jak dostaniemy się tam gdzie chcemy ? Jak sprawdzimy, że nasz problem został rozwiązany? Jak zatrzymamy tempo sytuacji? Użytkownik Hardware Planowanie wprowadzenia w życie Zarządzania usługami Klienci B T Wsparcie Usług I Zarządzanie reacjami w biznesie Z Współpraca, Edukacja i Komunikacja Service Desk Projektowanie i planowanie Rozmiesz - czenie / Instalacja Wsparcie techniczne Obsługa Środowiska E Informacja o rozwiązaniu incydentu problemu, zamknięcie Zgłoszenia Zgłoszenie C Zarządzanie Konfiguracją N Zarządzanie relacjami z Dostawcą E Zarządzanie Incydentem Zarządzanie Infrastrukturą ICT Usługi S H Sieci Zarządzanie Zmianą Inspekcja, Planowanie i Rozwój Perspektywy Biznesowe SerwisDesk / N Zarządzanie incydentami, problemami O L Zarządzanie problemem O G Zarządzanie Wydajnością Utrzymanie Planowanie Bazy Danych Użytkownicy Grupy Wsparcia Kontrola Zarządzanie finansami dla usług IT Oprogramowanie Ocena Zarządzanie ciągłością usług IT Diagnostyka Eskalacja problemu Implementacja Zarządzanie bezpieczeństwem Dostarczanie Usług Informacja o rozwiązaniu problemu CMDB (ang. Central Management Data Base). Zewnętrzni/wewnętrzni dostawcy Wymagania Działanie Optymalizacja CMDB I A Zarządzanie poziomem usług Informacja o rozwiązaniu problemu Diagnostyka Eskalacja problemu Procesy Zarządzanie Wersją Zarządzanie dostępnością Rozmieszczanie / Instalacja Budowa Projektowanie Zarządzanie Aplikacją Struktura wspomagania systemu informatycznego KLIENCI, UŻYTKOWNICY IT Service Desk Wsparcie Zdalne Wsparcie Funkcjonalne: Koordynacja Platformy Biurowej Wsparcie Funkcjonalne: Koordynacja Systemów Centralnych Wsparcie Funkcjonalne: Koordynacja Systemów Lokalnych Zarządzanie majątkiem i serwisami zewnętrznymi Działania Operatorskie Firmy Serwisowe Wsparcie Lokalne Wsparcie Systemów Lokalnych Jeszcze dalej idącym rozwiązaniem, będącym alternatywą projektowania systemu informatycznego – jest zlecanie usług informatycznych zewnętrznej firmie, czyli tzw. outsourcing IT. Biura Pionu Informatyki Dostawcy Cele organizacji podczas podpisywania umowy outsourcingowej Schemat outsourcingu IT Firma outsourcingowa Organizacja Informacja o usługach outsourcingowych Odpowiedź na zapytanie ofertowe Optymalizacja decyzji outsourcingowej Planowanie Analiza potrzeb i celów organizacji (stworzenie zapytania ofertowego) Selekcja dostawcy usług Transfer personelu i sprzętu Implementacja usług outsourcingowych Motywowanie dostawcy Kontrola i monitorowanie zleconej działalności Utrzymywanie i doskonalenie relacji outsourcingowej Raportowanie Organizowanie Motywowanie i kontrola Negocjowanie i sporządzenie kontraktu /renegocjowanie kontraktu kierunki działań 8 5/26/2014 Outsourcing może być zwłaszcza opłacalny, gdy dostawca usługi IT jest za granicą Ogólny model zarządzania outsourcingiem Zarządzanie outsourcingiem 158 Niemcy 116 Japonia 111 Wielka Brytania Outsourcer 100 Stany Zjednoczone Analiza potrzeb i celów organizacji Optymalizacja decyzji outsourcingowej 46 Rosja Węgry Sporządzenie kontraktu Selekcja dostawcy usług Otoczenie 41 Czechy Implementacja usług outsourcingo wych Utrzymywanie i doskonalenie relacji outsourcingoTransfer wej personelu i sprzętu 37 Polska Planowanie 36 Brazylia 28 Malezja 20 Chiny 19 Indie Organizacja Organizowanie Motywowanie 12 Kontrola Czynniki wpływające na własności projektów informatycznych Jeśli gotowego systemu kupić się nie da i nie ma firmy, której by można było powierzyć outsourcing IT – trzeba analizować, projektować i wdrażać nowy System Informacyjny Na proces projektowania systemu informacyjnego trzeba spojrzeć także właściwie lokując poszczególne perspektywy w ujęciu czasowym Perspektywa PRZESZŁOŚĆ finansowa Perspektywa operacyjna Wizja i strategia Perspektywa Główną zaletą zastosowania komputera jest możliwość użycia go do przetworzenia danych do takiej postaci, by mogły być podstawą podejmowania decyzji TERAŹNIEJSZOŚĆ PRZYSZŁOŚĆ klienta DANE INFORMACJA (dane przeanalizowane) Perspektywa WIEDZA DECYZYJNA (selekcja pod kątem konkretnych problemów i ukierunkowanie na cel) DECYZJE i DZIAŁANIA PRZYSZŁOŚĆ dynamiczna 9 5/26/2014 Pojęcie tak zwanej Inteligencji Biznesowej Hierarchia działań biznesowych Czynniki determinujące zainteresowanie produktem Przy projektowaniu trzeba brać pod uwagę cztery „światy” Inne podejście 10 5/26/2014 Projektowanie systemów informatycznych wpisuje się w tradycyjną piramidę danych, informacji i wiedzy Analogicznie można rozważać piramidę funkcji w organizacji Wiedza spersonalizowana Użytkownicy: Mądrość Szczeble decyzyjne (typ decyzji) Kierownictwo najwyższe Strategiczne Kierownictwo średniego szczebla Taktyczne Kierownictwo operacyjne Operacyjne Ludzie Wiedza Wzrost wartości wiedzy Informacje Komputery Dane Pracownicy wykonawczy Sprzedaż Produkcja Logistyka /…/ HR Wiedza skodyfikowana Praca nad projektem jest z zasady pracą zespołową Zarówno do zadania wyboru systemu jak i do jego zaprojektowania trzeba zbudować odpowiedni zespół fachowców P ro d u k ty w n ość Zespoły skoncentrowane na zadaniach i na relacjach Zespoły zorientowane na zadania mają na początku większą produktywność, ale ich konflikty osobowe negatywnie rzutują na przyszłość Zespoły zorientowane na relacje rozpoczynają działania trudniej ale osiągają docelowo więcej Przy projektowaniu systemów informacyjnych warto stosować sprawdzone metodologie bo własne drogi często wiodą na manowce Czas 11 5/26/2014 Wpływ doboru zespołu na efekt 79% 80% 80% 70% 75% 70% 60% 62% 60% 50% 45% 45% 40% 50% 40% 30% 20% Duży wpływ ma także zastosowana technologia 30% 22% 20% 18% 20% 10% 10% 10% 15% 15% 10% 10% 0% 0% 0% przed czasem na czas opóźnione dobra "socjologia projektu" zaniechane zła 0% przed czasem technologia Istotne jest też dobre zarządzanie projektem 10% na czas opóźnione adekwatna zaniechane nieadekwatna W procesie projektowania wyróżnia się kolejne fazy 78% 80% 70% 60% 50% 45% 40% 40% 30% 20% 20% 19% 15% 10% 10% 0% 0% przed czasem zarządzanie projektem na czas opóźnione dobre zaniechane złe Projektowanie systemu przebiega w wielu warstwach Typowe fazy projektów 12 5/26/2014 Trzeba mieć też na względzie typowy cykl życia systemu informacyjnego Cykl życia systemu informatycznego według ISO/IEC 15288:2008 System informacyjny dla zarządzania zbiera dane bezpośrednio w miejscu ich powstania i na bieżąco zamienia je na informacje przydatne w procesie zarządzania Przydatna tu bywa technika RFID W systemach informatycznych wspomagających zarządzanie trzeba umieć rozróżniać potrzeby, jakie mają decydenci różnych szczebli. Nalepki RFID Dla pozyskiwania danych do systemu można używać wielu różnych narzędzi 13 5/26/2014 System jest zintegrowany, jeśli dane powstające w różnych miejscach i w różny sposób trafiają do wspólnego cyfrowego repozytorium W systemie zintegrowanym każdy może mieć dostęp do praktycznie wszystkich danych (jeśli ma uprawnienia) Informacje gromadzone w systemie zintegrowanym mogą być wykorzystane przy okazji różnych procesów decyzyjnych związanych z zarządzaniem firmą Nawet najlepsza integracja systemu nie zmienia faktu, że różne szczeble zarządzania mają różne zadania i związane są z nimi różne potrzeby informacyjne Kierownictwo operacyjne szczebel najniższy, w skład którego wchodzą stanowiska pracy związane z produkcją. Aby realizować zadania produkcyjne potrzebują szczegółowych informacji wewnętrznych, np. o zużyciu materiałów, odpadach, przestojach maszyn i inne. Kierownictwo taktyczne – średni szczebel, w którego skład wchodzą kierownicy wydziałów, zarządu i produkcji. Potrzebują szczegółowych informacji na tematy związane z np. poziomem kosztów produkcji, informacjami o efektywności finansowej przedsiębiorstwa, danych o potrzebach rynku lokalnego, krajowego czy międzynarodowego 14 5/26/2014 Kierownictwo strategiczne – szczebel naczelny, który obejmuje dyrekcję przedsiębiorstwa. Na tym szczeblu podejmowane są decyzje długofalowe, dotyczące ogólnych celów przedsiębiorstwa. Podejmowanie takich decyzji wymaga dostarczenia od systemu informacyjnego wiadomości syntetycznych niezbędnych do planowanie strategicznego i kontroli kierowniczej, np. zachowanie konkurencji, postęp techniczny, raporty kwartalne, półroczne, roczne obrazujące poziom produkcji i wielkości sprzedaży Ten ogólny schemat w praktycznej realizacji bywa bardzo rozbudowany Obszary zastosowań informatyki w przedsiębiorstwach produkcyjnych Sy s tem informac y jny wy twarz ania Sy s tem informac y jny z arz ądz ania Sy s tem informac y jny biura Różne perspektywy postrzegania firmy Perspektywa klienta (punkt widzenia klienta) Perspektywa pracownika (rozwój, uczenie się) Perspektywa dostawcy Perspektywa shareholder Perspektywa komunikacyjna spojrzenie humanistyczne spojrzenie zewnętrzne Misja/wizja spojrzenie wewnętrzne Perspektywa wdrażania strategie Spojrzenie zorientowane na procesy Perspektywa publiczna Perspektywa finansowa (punkt widzenia udziałowców) "Teoria Z" jako podstawa tworzenia mapy strategii projektowania systemu informacyjnego Perspektywa organizacyjna Perspektywa procesów wewnętrznych Warto uświadomić sobie, że do tworzenia systemów informacyjnych niezbędny jest swoisty „warsztat” 15 5/26/2014 Oprogramowanie typu CASE: •do zarządzania małymi projektami: •ProjeX, Project Visio, TurboProject, Quick Gantt czy SureTrak. Ciekawostką jest tu darmowy program Gantt Chart In Excell, •darmowy MapleXP, Alexys Team, AllNetic Working Time Tracker czy Project Workbench Tworzenie modelu systemu informatycznego jest procesem wieloetapowym Analiza wymagań •do zarządzania średnimi projektami: •darmowy OpenProj , Project KickStart, Team Manager, Project Planner i SmartWorks firmy Acard Software Systems. •droższymi przedstawicielami są m.in. Microsoft Project oraz grupa produktów firmy Primavera (SureTrack, 3P Project Planner) •do zarządzania wieloma projektami: •Microsoft Project (także jego wersja serwerowa), P2ware Planner Suite a także zaawansowany pakiet programów firmy Primavera (Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management, Primavera P6 Professional Project Management, Primavera Portfolio Management) Projekt Kodowanie, usuwanie błędów, testy jednostkowe Testy systemowe Składniki działania systemu informatycznego dla potrzeb zarządzania Projektowanie bardzo rzadko przebiega w sposób liniowy Podział ról w procesie projektowania systemu Kolejność działań przy projektowaniu systemu informacyjnego Obecny stan firmy Uwarunkowania wdrożenia Docelowy model Wdrożenie systemu Programista Analityk Tester Korzyści Dopasowanie systemu System informacyjny . Transformacja firmy Koszty Ryzyko Dostawca systemu System informatyczny Etap 1: Firma i system Etap 2: Wizja firmy z systemem Etap 3: Projekt Etap 4: Koszty i korzyści 16 5/26/2014 Zlecenie zadania przez kierownika uczestnikowi projektu Zgłoszenie błędu przez testera Realizacja zadania Przyjęcie zadania przez uczestnika projektu Zgłoszenie wykonania zadania Realizacja zadania Weryfikacja realizacji zadania przez odpowiednie osoby (kierownik, testerzy) Zgłoszenie wykonania zadania Zamknięcie zadania Weryfikacja realizacji zadania Dwie typowe ścieżki inicjowania i realizacji zadań w procesie projektowania systemy informatycznego Z procesem projektowania związane są nierozłącznie czynności kontrolne Recenzowanie kodu Projekt Kontrola wersji Testy kontrolne oraz ewaluacyjne Zamknięcie zadania przez osobę zgłaszającą Projektowanie systemów informacyjnych jest pracą zespołową, dlatego bardzo ważna jest organizacja zespołu projektowego Ważne jest stałe i dokładne monitorowanie projektu Projektowanie systemu informatycznego jest dosyć złożonym przedsięwzięciem, które będziemy musieli poznać w wielu wymiarach Uwarunkowania projektowania systemów informatycznych 17 5/26/2014 Planowanie informatyzacji a strategia gospodarcza Uwarunkowania realizacyjne zintegrowanego systemu informatycznego Przy projektowaniu systemów informatycznych trzeba koniecznie brać pod uwagę tzw. „Prawa Murphy’ego” • • • • • • • • • • • • Jeśli coś może się nie udać – nie uda się na pewno Jeśli myślisz, że wszystko idzie dobrze – na pewno o czymś nie wiesz Trudne problemy pozostawione same sobie staną się jeszcze trudniejsze Jeśli udoskonalasz coś dostatecznie długo – na pewno to zepsujesz Niemożliwe jest zbudowanie systemu niezawodnego – głupcy są zbyt pomysłowi Aby oszacować czas potrzebny do stworzenia systemu – należy przewidywany czas pomnożyć przez dwa i podać go w jednostkach wyższego rzędu (np. w tygodniach, zamiast w dniach) Prawdopodobieństwo każdego zdarzenia jest odwrotnie proporcjonalne do stopnia, w jakim jest ono pożądane To, czego szukasz, znajdziesz w ostatnim z możliwych miejsc Nie ma rzeczy niemożliwych dla kogoś, kto nie musi ich sam robić Wszyscy kłamią, nie ma to jednak znaczenia, bo i tak nikt nikomu nie wierzy Logika jest absolutnie pewną metodą dochodzenia do niepewnych wniosków Wszystko co dobre, jest niemoralne, nielegalne, albo powoduje tycie Analiza i projektowanie systemów informacyjnych Planowanie działań związanych z projektowaniem © UEK w Krakowie Ryszard Tadeusiewicz 106 18