SIWZ - Narodowe Centrum Kultury

Zamawiający
Narodowe Centrum Kultury
ul. Płocka 13, 01–231 Warszawa
tel. 22 2 100 100, faks 22 2 100 101
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia w przetargu nieograniczonym
na
świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych oraz wynajmu sal konferencyjnych
wraz z niezbędną infrastrukturą w ramach szkoleń organizowanych przez Narodowe
Centrum Kultury w roku 2015.
o wartości poniżej progu określonego w art. 11 ust. 8
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych
(tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku, poz. 907 ze zm.)
Sprawa numer DA.261.12.15
Warszawa, dnia 28 stycznia 2015 r.
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, dalej jako SIWZ, zwana również instrukcją dla
Wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu
nieograniczonego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst
jednolity Dz. U. z 2013 roku, poz. 907 ze zm.) zwanej dalej w skrócie upzp, na świadczenie usług
hotelowych i restauracyjnych oraz wynajmu sal konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą
w ramach szkoleń organizowanych przez Narodowe Centrum Kultury w roku 2015 o wartości
poniżej progu określonego w art. 11 ust. 8 upzp.
§ 1. Opis sposobu przygotowywania oferty
1. Oferta musi być przygotowana zgodnie z formularzami, które stanowią dodatki do instrukcji dla
Wykonawców i zgodnie z wymaganiami niniejszej SIWZ oraz ustawy Prawo zamówień
publicznych.
2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert spowoduje odrzucenie
wszystkich ofert złożonych przez tego Wykonawcę.
3. Dopuszcza się możliwość składania jednej oferty przez dwa lub więcej podmiotów (konsorcjum),
pod warunkiem, że Wykonawcy spełnią następujące wymagania:
3.1. przynajmniej jeden z Wykonawców spełnia warunki udziału w postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego określone w § 2 ust. 1,
3.2. każdy z Wykonawców wchodzący w skład konsorcjum złoży dokumenty, o których mowa
w § 2 ust. 2 pkt 2.2 oraz 2.3 niniejszej SIWZ,
3.3. pozostałe dokumenty w imieniu konsorcjum składa ten lub ci spośród Wykonawców
wchodzących w skład konsorcjum, od których niniejsza SIWZ lub umowa regulująca zasady
współpracy wymaga potwierdzenia spełniania warunku,
3.4. Wykonawcy występujący wspólnie (konsorcjum) ustanowią pełnomocnika do
reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich
w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wraz z ofertą należy
przedstawić stosowne pełnomocnictwo przewidujące ich sposób współdziałania oraz zakres
odpowiedzialności.
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
6. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust.
1 pkt 6 upzp.
7. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej.
8. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
9. Zamawiający nie przeprowadził dialogu technicznego przed wszczęciem postępowania.
10. W postępowaniu nie będzie żądane wadium.
11. W postępowaniu nie będzie żądane wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
12. Oferta oraz dokumenty określone w § 2 SIWZ winny być trwale ze sobą spięte.
13. Oferta oraz pozostałe dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników
do SIWZ, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami, co do ich treści.
14. Oferta winna być sporządzona na piśmie (ręcznie, na maszynie do pisania lub w postaci wydruku
komputerowego), w języku polskim, w formie zapewniającej czytelność jej treści.
15. Wszystkie strony oferty zawierające jakąkolwiek treść winny być zaparafowane przez
Wykonawcę. Wszelkie zmiany w treści oferty (poprawki, przekreślenia, dopiski) powinny być
zaparafowane przez Wykonawcę – w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
16. Strony oferty zawierające jakąkolwiek treść winny być kolejno ponumerowane (z zastrzeżeniem
sytuacji opisanej w pkt 19). W treści oferty winna być umieszczona informacja o łącznej liczbie
stron oferty wraz z liczbą i wykazem załączników do oferty.
17. Ofertę należy złożyć w formie oryginału. Pozostałe dokumenty z wyłączeniem pełnomocnictwa
do złożenia oferty należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność
z oryginałem przez Wykonawcę. Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być
Strona 2 z 25
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką osoby
poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem).
O ile nie wynika to z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę, do oferty powinno być
załączone pełnomocnictwo do jej podpisania w formie oryginału lub kopii poświadczonej
notarialnie. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do złożenia oferty upoważnia również do
poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii wszystkich dokumentów składanych wraz z ofertą,
chyba że z treści pełnomocnictwa wynika co innego.
Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o
zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert
zastrzegł, że nie mogą być one udostępnione oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią
tajemnice przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86
ust. 4 upzp
Ofertę należy umieścić w opakowaniu uniemożliwiającym odczytanie jego zawartości, bez
uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem
Wykonawcy wraz z numerami telefonów kontaktowych oraz zaadresowane na następujący adres
Zamawiającego:
Narodowe Centrum Kultury
ul. Płocka 13, 01–231 Warszawa
oraz opisane:
„Oferta na świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych oraz wynajmu sal
konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą w ramach szkoleń
organizowanych przez Narodowe Centrum Kultury w roku 2015.
Nie otwierać przed godz. 10:30 dnia 05.02.2015 r.”
Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty.
Zmiany winny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert.
Oświadczenie o wprowadzeniu zmian winno być opakowane tak jak oferta, ale opakowanie winno
zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazem: ZMIANA.
Niespełnienie wymagań określonych w pkt 12, 15, 16, 19, 20 nie będzie skutkować odrzuceniem
oferty, lecz wszelkie negatywne konsekwencje mogące wyniknąć z nie zachowania tych
wymagań będą obciążały Wykonawcę.
Wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca,
niezależnie od wyniku postępowania, z uwzględnieniem przepisu art. 93 ust. 4 ustawy Prawo
zamówień publicznych.
Kompletna oferta powinna zawierać:
24.1. prawidłowo wypełniony formularz oferty (załącznik nr 1 do SIWZ),
24.2. pełnomocnictwo (o ile zostało udzielone),
24.3. oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
§ 2. Warunki, jakie muszą spełniać Wykonawcy oraz wymagane dokumenty
1. Warunki wymagane od Wykonawców.
O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1.1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy
prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
1.2. posiadania wiedzy i doświadczenia, tj. wykonanie w okresie ostatnich trzech lat przed
upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym
okresie co najmniej trzech usług z zakresu świadczenia usług hotelowych i restauracyjnych
oraz wynajmu sal konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą o wartości co najmniej
100.000,00 złotych brutto każda.
Maksymalna liczba usług, która będzie stanowiła podstawę oceny ofert to 10,
1.3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia, posiadającymi odpowiednie kompetencje,
Strona 3 z 25
1.4. sytuacji ekonomicznej i finansowej
Wykonawca może polegać na wiedzy, doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych
do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów,
niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca
w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi
zasobami w trakcie realizacji zamówienia w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne
zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby
wykonania zamówienia.
2. Dokumenty wymagane dla potwierdzenia warunków, jakie muszą spełniać Wykonawcy oraz
dokumenty potwierdzające spełnianie przez oferowane dostawy, usługi, roboty budowlane
wymagań określonych przez Zamawiającego:
2.1. podpisane oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 1
upzp (załącznik nr 2 do SIWZ),
2.2. podpisane oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na
podstawie art. 24 ust. 1 upzp (załącznik nr 3 do SIWZ),
2.3. podpisane oświadczenie Wykonawcy o przynależności do grupy kapitałowej, w rozumieniu
ustawy z dn. 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331,
ze zm.) (załącznik nr 4 do SIWZ),
2.4. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności
gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji (wystawiony
nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert).
2.5. wykaz wykonanych w okresie ostatnich trzech latach przed upływem terminu składania ofert,
a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, co najmniej trzech usług
z zakresu świadczenia usług hotelowych i restauracyjnych oraz wynajmu sal konferencyjnych
wraz z niezbędną infrastrukturą o wartości co najmniej 100.000,00 złotych brutto każda wraz
z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których zostały
wykonane oraz z załączeniem dowodów czy usługi te zostały wykonane należycie (załącznik
nr 6 do SIWZ).
3. Opis sposobu dokonania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.
Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie
dokumentów i oświadczeń złożonych przez Wykonawcę stanowiących załączniki oferty. Ocena
będzie dokonana metodą: spełnia – nie spełnia.
§ 3. Określenie przedmiotu zamówienia łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych
usług, które mają być wykonane w ramach umowy
I. Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia.
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych oraz
wynajmu sal konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą w ramach szkoleń
organizowanych przez Narodowe Centrum Kultury w roku 2015.
2. Opis przedmiotu zamówienia:
2.1. Lokalizacja.
2.1.1. Zamawiający wymaga, aby wszystkie usługi, tj. zakwaterowanie, wyżywienie uczestników
oraz wynajem sal wraz z niezbędną infrastrukturą zlokalizowane były w jednym
obiekcie/kompleksie obiektów.
2.1.2. Zamawiający wymaga, aby obiekt, w którym realizowane będą usługi był zlokalizowany
w odległości maksymalnie 50 km od centrum Warszawy (liczonego od Pałacu Kultury i Nauki,
Plac Defilad 1). Zamawiający będzie weryfikował odległość za pomocą narzędzia
maps.google.pl, jako najkrótszą trasę od adresu: „PKiN, Plac Defilad 1, Warszawa” do adresu
obiektu hotelowego, w którym realizowane będą usługi.
Strona 4 z 25
2.1.3. Zamawiający wymaga, aby w odległości nie większej niż 600 m od obiektu, w którym
zlokalizowane będą usługi znajdował się przystanek kolejowy lub autobusowy przystanek
Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Zamawiający będzie weryfikował odległość za
pomocą narzędzia maps.google.pl. W przypadku gdy w odległości do 600 m od obiektu, w
którym zlokalizowane będą usługi nie znajduje się przystanek kolejowy lub autobusowy
przystanek Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie, Wykonawca zobowiązuje się
zapewnić transport dla uczestników szkolenia z Warszawy (parking przed PKiN, Plac Defilad 1)
pierwszego dnia szkolenia do obiektu, w którym realizowane będą usługi oraz ostatniego dnia
szkolenia z obiektu do Warszawy (parking przed PKiN, Plac Defilad 1). Koszt transportu
doliczony zostanie przez Wykonawcę do kosztów szkolenia i zawarty w ofercie stanowiącej
załącznik nr 1 do SIWZ.
2.2. Terminy szkoleń.
2.2.1. Zamawiający zrealizuje 27 sesji szkoleniowych w następujących terminach:
2.2.1.1. 08-10 kwietnia 2015r.
2.2.1.2. 13-15 kwietnia 2015r.
2.2.1.3. 15-17 kwietnia 2015r.
2.2.1.4. 27-29 kwietnia 2015r.
2.2.1.5. 06-08 maja 2015r.
2.2.1.6. 13-15 maja 2015r.
2.2.1.7. 25-27 maja 2015r.
2.2.1.8. 27-29 maja 2015r.
2.2.1.9. 08-10 czerwca 2015r.
2.2.1.10.10-12 czerwca 2015r.
2.2.1.11. 17-19 czerwca 2015r
2.2.1.12. 22-24 czerwca 2015r
2.2.1.13. 24-26 czerwca 2015r.
2.2.1.14. 26-28 sierpnia 2015r.
2.2.1.15. 07-09 września 2015r.
2.2.1.16. 09-11 września 2015r.
2.2.1.17. 23-25 września 2015r.
2.2.1.18. 28-30 września 2015r.
2.2.1.19. 05-07 października 2015r.
2.2.1.20. 07-09 października 2015r.
2.2.1.21. 12-14 października 2015r.
2.2.1.22. 14-16 października 2015r.
2.2.1.23. 21-23 października 2015r.
2.2.1.24. 26-28 października 2015r.
2.2.1.25. 04-06 listopada 2015r.
2.2.1.26. 22-25 listopada 2015r.
2.2.1.27. 29 listopada – 02 grudnia 2015r.
2.2.2. W przypadku konieczności zmiany terminu szkolenia z przyczyn niezależnych od
Zamawiającego, zakłada się możliwość uzgodnienia innego terminu szkolenia, dogodnego
zarówno dla Zamawiającego jak i Wykonawcy. O konieczności zmiany terminu szkolenia
Zamawiający poinformuje Wykonawcę na min. 5 dni przed terminem realizacji szkolenia.
2.3. Liczba uczestników.
2.3.1. Zamawiający przewiduje udział w szkoleniach, o których mowa w pkt. od 2.2.1.1 do
2.2.1.25, 24 uczestników i 2 trenerów/organizatorów, czyli łącznie liczba osób korzystająca z
jednego szkolenia wynosi 26 osób. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia
Strona 5 z 25
liczby uczestników każdego szkolenia (nie więcej jednak niż o 30%) w stosunku do
pierwotnych założeń
2.3.2. Zamawiający przewiduje udział w szkoleniach, o których mowa w pkt. od 2.2.1.26 do
2.2.1.27, 25 uczestników i 2 trenerów/organizatorów, czyli łącznie liczba osób korzystająca z
jednego szkolenia wynosi 27 osób. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia
liczby uczestników każdego szkolenia (nie więcej jednak niż o 30%) w stosunku do
pierwotnych założeń.
2.3.3. Liczba uczestników każdorazowo będzie korygowana przez Zamawiającego na 5 dni
przed rozpoczęciem danego szkolenia.
2.4. Wymagania wobec usług hotelowych.
2.4.1. Zamawiający wymaga zakwaterowania uczestników w obiekcie hotelarskim o
standardzie minimum 3 gwiazdek lub równoważnym, tj. spełniającym wymogi standardu 3gwiazdkowego określonym w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004
r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi
hotelarskie.
2.4.2. Zamawiający przewiduje, ze w ramach każdego szkolenia z zakwaterowania korzystać
będzie 24 (w przypadku szkoleń wymienionych w punktach 2.2.1.1 – 2.2.1.25) lub 25 (w
przypadku szkoleń wymienionych w punktach 2.2.1.26 – 2.2.1.27) uczestników
(zakwaterowanie w pokojach 2-os.) i 2 trenerów/organizatorów (zakwaterowanie w pokojach
1-os.).
2.4.3. Zamawiający zakłada, że liczba osób korzystających z zakwaterowania w ramach
szkolenia może być mniejsza niż liczba osób w nim uczestniczących (nie więcej jednak niż o
50%) w stosunku do pierwotnych założeń.
2.4.4. Pokoje powinny być wyposażone w pojedyncze łóżka, pełny węzeł sanitarny, telewizor,
bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego. W każdym pokoju powinna być dostępna
butelkowana woda gazowana i niegazowana. Temperatura w pokojach nie może być niższa
niż 21 stopni Celsjusza (nie dopuszcza się grzejników przenośnych).
2.4.5. Zamawiający przewiduje możliwość zarezerwowania na życzenie uczestnika szkolenia
pokoju 1-os. zamiast 2-os. Dopłata do pokoju 1-os. dokonywana będzie bezpośrednio przez
uczestnika szkolenia na rzecz hotelu.
2.4.6. Obiekt hotelarski powinien być dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.
2.4.7. Wykonawca jest odpowiedzialny za zakwaterowanie uczestników szkolenia, zgodnie z
wytycznymi, które zostaną przesłane przez Zamawiającego na min. 5 dni przed terminem
szkolenia.
2.4.8. Wykwaterowanie uczestników szkolenia następuje po zakończeniu szkolenia (zgodnie z
przekazanym przez Zamawiającego harmonogramem).
2.4.9. Uczestnicy szkolenia mają możliwość bezpłatnego parkowania na parkingu hotelowym
na czas trwania szkolenia.
2.4.10. Wykonawca zapewni informację nt. tytułu, lokalizacji i terminów szkolenia na
podstawie przekazanych przez Zamawiającego danych poprzez zamieszczenie stosownych
oznaczeń na terenie obiektu hotelowego (minimum na recepcji i w pobliżu sali konferencyjnej).
2.5. Wymagania wobec usług restauracyjnych.
2.5.1. Usługi restauracyjne obejmują serwis kawowy oraz 3 posiłki, serwowane zgodnie z
ramowym harmonogramem szkoleń zawartym w pkt. 2.7:
2.5.1.1. Serwis kawowy: serwowany w formie bufetu, w ilości adekwatnej do liczby uczestników
szkolenia, uzupełniany na bieżąco w trakcie trwania szkolenia, obejmujący: napoje ciepłe (kawa
z ekspresu ciśnieniowego lub przelewowego, herbata czarna, zielona, owocowa), napoje zimne
(butelkowana woda gazowana i niegazowana, min. 2 rodzaje soków owocowych), min. 2
rodzaje świeżych owoców, min. 2 rodzaje ciastek kruchych i/lub wypieków, cukier, cytryna,
śmietanka do kawy.
Strona 6 z 25
2.5.1.2. Śniadanie: serwowane w formie bufetu, w ilości adekwatnej do liczby uczestników
szkolenia, uwzględniające dania mięsne i wegetariańskie, obejmujące: min. 3 dania ciepłe (np.
jajka, kiełbaski, naleśniki), min. 5 przystawek zimnych (np. wędliny, sery, jajka, dżemy, płatki
śniadaniowe), min. 2 sałatki, min. 3 rodzaje pieczywa, min. 3 rodzaje świeżych warzyw i
owoców, napoje ciepłe (kawa z ekspresu ciśnieniowego lub przelewowego, herbata czarna,
zielona, owocowa), napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, min. 2 rodzaje soków
owocowych, mleko), cukier, cytryna, śmietanka do kawy, masło.
2.5.1.3. Obiad: serwowany w formie bufetu w ilości adekwatnej do liczby uczestników szkolenia,
uwzględniające potrawy mięsne i wegetariańskie, obejmujący: dania ciepłe (min. 2 zupy, min. 3
dania główne, min. 3 rodzaje dodatków np. ryż, ziemniaki, kasza, warzywa), min. 2 sałatki, min.
2 rodzaje deseru (np. ciasta, owoce, lody), napoje ciepłe (kawa z ekspresu ciśnieniowego lub
przelewowego, herbata czarna, zielona, owocowa), napoje zimne (woda gazowana i
niegazowana, min. 2 rodzaje soków owocowych), cukier, cytryna, śmietanka do kawy.
2.5.1.4. Kolacja: serwowana w formie bufetu w ilości adekwatnej do liczby uczestników
szkolenia, uwzględniająca potrawy mięsne i wegetariańskie, obejmująca: dania ciepłe (min. 3
dania), min. 5 przystawek zimnych (np. wędliny, sery, jajka, ryby), min. 2 sałatki, min. 3 rodzaje
pieczywa, napoje ciepłe (kawa z ekspresu ciśnieniowego lub przelewowego, herbata czarna,
zielona, owocowa), napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, min. 2 rodzaje soków
owocowych), cukier, cytrynę, śmietankę do kawy, masło.
2.5.2. Szczegółowe menu posiłków serwowanych podczas każdego szkolenia, zgodne z
wytycznymi zawartymi w pkt 2.5, zostanie uzgodnione z Zamawiającym na podstawie 2
propozycji przedstawionych przez Wykonawcę, nie później niż na 5 dni przed terminem
realizacji szkolenia. Menu powinno być zróżnicowane w poszczególnych dniach trwania
szkolenia.
2.5.3. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca uwzględni w menu dania dietetyczne (np. dania
spełniające wymogi diety bezglutenowej, wegańskiej itp.)
2.5.4. Serwis kawowy zlokalizowany będzie w sali konferencyjnej, w której odbywa się
szkolenie lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie.
2.5.5. Śniadanie, obiad i kolacja serwowane będą w odrębnej sali restauracyjnej
zarezerwowanej do dyspozycji uczestników szkolenia, wyposażonej w stoły i krzesła w ilości
adekwatnej do liczby uczestników szkolenia lub części sali restauracyjnej specjalnie
wydzielonej dla uczestników szkolenia.
2.5.6. Nie dopuszcza się serwowania posiłków w naczyniach jednorazowych.
2.5.7. Wykonawca odpowiada za estetyczny sposób serwowania posiłków, bieżące
uzupełnianie dań i napoi oraz regularne sprzątanie miejsc, w których są serwowane.
2.5.8. Zakłada się, że wszyscy uczestnicy szkolenia (również nie korzystający z
zakwaterowania) korzystają z posiłków.
2.6. Wymagania wobec sal konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą.
2.6.1. Zamawiający wymaga aby wyposażenie sali konferencyjnej obejmowało: stoły i krzesła
konferencyjne w ilości adekwatnej do liczby uczestników, stół prezydialny, projektor
multimedialny, ekran, flipchart i markery, klimatyzację (dopuszcza się klimatyzatory przenośne),
bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego, laptop z możliwością podłączenia kamery i
głośników. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca zapewni dodatkowe głośniki i
przedłużacze umożliwiające podłączenie przez uczestników własnego sprzętu. Temperatura w
sali konferencyjnej nie może być niższa niż 21 stopni Celsjusza (nie dopuszcza się grzejników
przenośnych).
2.6.2. Zamawiający wymaga, aby sala konferencyjna spełniała wymogi bezpieczeństwa i
higieny pracy w odniesieniu do liczby uczestników szkolenia i posiadała dostęp do światła
dziennego.
2.6.3. Przed rozpoczęciem szkolenia wykonawca zaaranżuje salę zgodnie ze wskazówkami
Zamawiającego, w szczególności w zakresie sposobu ustawienia stołów, krzeseł, stanowiska
wykładowcy oraz sprzętu multimedialnego.
Strona 7 z 25
Przewidywany sposób aranżacji sali konferencyjnej to ustawienie „w podkowę”.
2.6.4. Nie dopuszcza się wystroju bankietowego w sali konferencyjnej, na życzenie
Zamawiającego Wykonawca usunie z sali konferencyjnej zbędne lub nieadekwatne elementy
wystroju.
2.6.5. Wykonawca zapewni obsługę techniczną do dyspozycji Zamawiającego na czas trwania
szkolenia.
2.6.6. W przypadku awarii sprzętu Wykonawca zobowiązuje się go wymienić na sprawny w
ciągu 15 min. od chwili zgłoszenia awarii przez Zamawiającego.
2.6.7. Sala konferencyjna udostępniona zostanie do dyspozycji uczestników szkolenia na cały
czas trwania szkolenia od chwili rozpoczęcia szkolenia do jego zakończenia, także poza
godzinami jego trwania określonymi w harmonogramie.
2.6.8. Nie dopuszcza się zmian sali konferencyjnej w trakcie trwania szkolenia.
2.7. Ramowy harmonogram szkoleń
2.7.1. Przewiduje się realizację 2 typów szkoleń:
2.7.1.1. I typ szkoleń: 25 szkoleń po 15 godzin, szkolenia o których mowa w pkt. od 2.2.1.1 do
2.2.1.25,
Ramowy harmonogram:
Dzień szkolenia
1 dzień
Ramowy program
17.00 – 20.00 szkolenie
20.00 – 21.00 kolacja
2 dzień
8.00-9.00 śniadanie
9.00-13.00 szkolenie
13.00-14.00 obiad
14.00-18.00 szkolenie
18.00-19.30
kolacja
8.00-9.00 śniadanie
9.00-13.00 szkolenie
13.00-14.00 obiad
3 dzień
Usługi
 zakwaterowanie uczestników od godz. 15.00
 sala konferencyjna i sprzęt konferencyjny dostępne
od godz. 16.00
 serwis kawowy dostępny w godz. 16.30-20.00
 serwis kawowy dostępny w godz. 8.30-18.00
 sala konferencyjna i sprzęt konferencyjny dostępne
cały dzień



serwis kawowy dostępny w godz. 8.30-13.00
sala konferencyjna i sprzęt konferencyjny dostępne do
godz. 14.00
wykwaterowanie uczestników ok. godz. 14.00
2.7.1.3. III typ szkoleń: 2 szkolenia po 22 godziny - szkolenia o których mowa w pkt. od 2.2.1.26
do 2.2.1.27.
Ramowy harmonogram:
Dzień szkolenia
1 dzień
Ramowy program
18.00-19.00 kolacja
19.00-21.00 szkolenie
2 dzień
8.00-9.00 śniadanie
9.00-14.00 zajęcia
14.00-15.00 obiad
16.00-20.0 zajęcia
20.00-21.00 kolacja
8.00-9.00 śniadanie
9.00-13.00 zajęcia
3 dzień
Usługi
 zakwaterowanie uczestników od godz. 17.00
 sala konferencyjna i sprzęt konferencyjny dostępne
od godz. 18.00
 serwis kawowy dostępny w godz. 18.30-21.00
 serwis kawowy dostępny w godz. 8.30-20.00
 sala konferencyjna i sprzęt konferencyjny dostępne
cały dzień

serwis kawowy dostępny w godz. 8.30-15.30
Strona 8 z 25
4 dzień (wyjazd
ok. 16.00)
13.00-13.30 przerwa
13.30-15.00 zajęcia
15.00-16.00 obiad
22.30 kolacja
8.00-9.00 śniadanie
9.00-13.00 zajęcia
13.00-14.00 obiad
14.00-16.00 zajęcia

sala konferencyjna i sprzęt konferencyjny dostępne
cały dzień


serwis kawowy dostępny w godz. 8.30-16.00
sala konferencyjna i sprzęt konferencyjny dostępne
do godz. 16.00
wykwaterowanie uczestników ok. g. 14.00

2.7.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w ramowych harmonogramach
szkoleń.
2.8. Wymagania dotyczące współpracy w ramach szkoleń
2.8.1. Wykonawca zobowiązany jest wskazać 1 osobę koordynującą realizację wszystkich usług
w ramach szkoleń. W trakcie trwania szkoleń wskazany koordynator będzie obecny i
dyspozycyjny w miejscu ich realizacji.
2.8.2. Zamawiający i Wykonawca będą kontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej i
telefonu oraz osobiście w trakcie trwania szkolenia w sprawie szczegółów jego realizacji.
2.8.3. Przed rozpoczęciem realizacji szkoleń Zamawiający spotka się z koordynatorem
wskazanym przez Wykonawcę na miejscu realizacji szkoleń w celu ustalenia szczegółów
współpracy i zapoznania się z obiektem, w terminie dogodnym dla obu stron.
2.8.4. Zamawiający może w ciągu 3 dni przed terminem szkolenia dostarczyć na miejsce
realizacji szkolenia materiały szkoleniowe i promocyjne, które Wykonawca zobowiązany jest
zmagazynować i na 1 godzinę przed realizacją szkolenia dostarczyć do sali konferencyjnej, w
której będzie ono realizowane.
2.8.5. Zamawiający przewiduje możliwość wykonania podczas szkoleń dokumentacji
fotograficznej i/lub filmowej na terenie obiektu.
2.8.6. Wykonawca zobowiązany jest do terminowej realizacji usług.
2.8.7. W przypadku, gdy w odległości do 600 m od obiektu, w którym zlokalizowane będą usługi
nie znajduje się przystanek kolejowy lub autobusowy przystanek Zarządu Transportu Miejskiego
w Warszawie, Wykonawca zorganizuje transport dla uczestników szkolenia z Warszawy (parking
przed PKiN, Plac Defilad 1) pierwszego dnia szkolenia do obiektu, w którym realizowane będą
usługi oraz ostatniego dnia szkolenia z obiektu hotelowego do Warszawy (parking przed PKiN,
Plac Defilad 1) przy czym:
2.8.7.1. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia obsługi samochodów przez osoby o
odpowiednich kwalifikacjach, znających topografię Warszawy i odpowiednim stanie zdrowia, a w
przypadku niedyspozycji kierowcy, do niezwłocznego zapewnienia zastępstwa, niezależnie od
przyczyny niedyspozycji.
2.8.7.2. Środki transportu zapewnione przez Wykonawcę powinny być dostoswane do ilości
uczestników, sprawne technicznie i posiadające minimum ubezpieczenie OC oraz NNW, nie
starsze niż 5 lat, wyposażone w klimatyzację, czyste z zewnątrz i wewnątrz, wyposażone w
oznaczenia pozwalające na szybką identyfikację środka transportu przez podróżnych (np. logo
Zamawiającego umieszczone w widocznych miejscach),
2.8.7.3. Wykonawca ponosi koszty paliwa, opłaty parkingowe oraz wszelkie inne opłaty związane
z transportem uczestników szkolenia.
2.8.7.4. Wykonawca odpowiada za punktualne podstawienie środków transportu we wskazane
miejsca przy czym Zamawiający zobowiązuje się do podania na minimum 5 dni przed datą
szkolenia terminu wyjazdu oraz powrotu, miejsc docelowych oraz ilości osób do przewiezienia,
2.8.7.5. W przypadku awarii pojazdu Wykonawca zobowiąże się niezwłocznie (w terminie do
jednej godziny) oddać do dyspozycji Zamawiającego inny, sprawny pojazd podobnej klasy z
kierowcą. Jeśli to nie nastąpi Zamawiający będzie mógł wynająć taksówkę/taksówki obciążając
Wykonawcę poniesionymi kosztami,
Strona 9 z 25
2.8.7.6. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować bezpieczeństwo osób i mienia podczas
wykonywania usługi przewozu,
2.8.7.7. Zamawiający nie bierze żadnej odpowiedzialności za wypadki i zdarzenia jakiegokolwiek
typu, w wyniku których nastąpi szkoda materialna, uszkodzenie ciała czy śmierć, spowodowana
działalnością Wykonawcy.
2.9. Wymagania dotyczące kalkulacji i rozliczenia cen szkoleń.
2.9.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników każdego
szkolenia (nie więcej jednak niż o 30%) w stosunku do pierwotnych założeń wskazanych w pkt.
2.3.
2.9.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszeniu liczby uczestników korzystających z
zakwaterowania w ramach każdego szkolenia (nie więcej jednak niż o 50%) w stosunku do
pierwotnych założeń wskazanych w pkt. 2.4.
2.9.3. Najpóźniej na 4 dni przed szkoleniem Zamawiający poinformuje Wykonawcę o liczbie
uczestników szkolenia, w tym o osobach korzystających i nie korzystających z zakwaterowania.
2.9.4. Wynagrodzenie płatne będzie oddzielnie za realizację usług związanych z danym
szkoleniem, na podstawie faktycznie wyświadczonych przez Wykonawcę i wykorzystanych przez
Zamawiającego usług z uwzględnieniem zastrzeżeń, o których mowa w pkt. 2.9.1 i 2.9.2.
2.9.5. Do kalkulacji ceny każdego szkolenia służyć będą podane w formularzu oferty ceny
jednostkowe.
2.9.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania szkolenia z przyczyn niezależnych od
Zamawiającego (w szczególności w przypadku nie zgłoszenia się wystarczającej liczby
uczestników). O odwołaniu szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę na min. 14 dni przed
rozpoczęciem szkolenia. W takim przypadku Wykonawca nie nabywa prawa do wynagrodzenia.
II. Zmiany postanowień umowy.
Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany postanowień umowy zawartej na skutek
przeprowadzenia niniejszego postępowania w stosunku do treści oferty złożonej przez Wykonawcę,
na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku:
1. zaistnienia istotnych okoliczności, których Zamawiający nie mógł przewidzieć w dacie dokonywania
wyboru najkorzystniejszej oferty, w szczególności w przypadku:
1.1. istotnych zmian na rynku usług objętych niniejszym postępowaniem,
1.2. wystąpienia istotnych trudności w pozyskaniu przez Wykonawcę lub Zamawiającego
materiałów niezbędnych do wykonania zamówienia;
2. gdy zmiany są korzystne dla Zamawiającego.
Za istotne Zamawiający uznaje okoliczności, które nie były znane Zamawiającemu lub Wykonawcy
w dniu otwarcia ofert i które mogą wpłynąć na sposób realizacji zamówienia, w szczególności na
termin realizacji.
§ 4. Pożądany lub wymagany termin wykonania umowy
Zamówienie powinno być wykonane od 08.04.2015 r. do 02 grudnia 2015 r.
§ 5. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty
Kryterium
Liczba pkt
A.
Cena za realizację wszystkich świadczeń
80
B.
Doświadczenie wykonawcy
20
Razem
Strona 10 z 25
100
Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie osiągniętego wyniku w postaci liczby punktów, przyznanej
przez każdego dokonującego oceny członka komisji przetargowej w oparciu o następujące kryteria i
ustaloną punktację do 100 punktów:
1. Kryterium A: Cena za realizacje wszystkich świadczeń
1.1. Wykonawca oblicza cenę oferty na realizację przedmiotu zamówienia biorąc pod uwagę
wartość netto. Następnie oblicza wysokość podatku VAT i ustala cenę. Cena ta będzie brana
pod uwagę przez Komisję w trakcie wyboru najkorzystniejszej oferty.
1.2. Podczas oceny ofert ww. kryterium oceny stosowany będzie następujący sposób obliczenia:
oferta z najniższą ceną ofertową uzyska maksymalną liczbę punktów, tj. 80. Punkty
pozostałych ofert zostaną przeliczone zgodnie z następującym wzorem: (Cmin : Cb) x 80 pkt,
gdzie: Cmin - cena oferty minimalnej, Cb - cena oferty badanej.
1.3. Cena musi obejmować wszystkie elementy związane z realizacją zamówienia.
2. Kryterium B: Doświadczenie wykonawcy w świadczeniu usług hotelowych i restauracyjnych oraz
wynajmu sal konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą
2.1. Podczas oceny ofert w ww. kryterium oceniane będą usługi spełniające wymogi opisane
w § 2 ust. 1 pkt 1.2 niniejszej SIWZ,
2.2. Podczas oceny ofert ww. kryterium oceny stosowany będzie następujący sposób obliczenia::
oferta z najwyższą liczbą zrealizowanych usług w zakresie usług hotelowych i restauracyjnych
oraz wynajmu sal konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą uzyska maksymalną liczbę
punktów, tj. Dmax = 20 pkt. Punkty pozostałych ofert zostaną przeliczone zgodnie z
następującym wzorem: (Db : Dmax) x 20 pkt., gdzie: Db – ilość zrealizowanych usług oferty
badanej; Dmax – ilość zrealizowanych usług oferty o najwyższej liczbie zrealizowanych usług.
2.3. Maksymalna liczba usług, która będzie stanowiła podstawę oceny ofert to 10.
2. Ostateczna liczba punków stanowić będzie sumę punktów uzyskanych w poszczególnych
kryteriach: O = A + B
3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów.
§ 6. Wskazanie miejsca i terminu składania ofert
1. Oferty należy złożyć w Narodowym Centrum Kultury, Warszawa, ul. Płocka 13, na recepcji do
godziny 10:00 w dniu 05.02.2015 r. pod rygorem nie rozpatrzenia oferty wniesionej po tym
terminie bez względu na przyczyny opóźnienia.
2. Zamawiający może przed terminem składania ofert przedłużyć termin ich składania z inicjatywy
własnej lub przychylając się do wniosku podmiotu, który z przyczyn od siebie niezależnych nie jest
w stanie złożyć oferty w terminie.
§ 7. Termin, do którego Wykonawca będzie związany złożoną ofertą
1. Wykonawca będzie związany ofertą przez 30 dni od upływu terminu składania ofert.
2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania
ofertą, o którym mowa w pkt. 1, z zastrzeżeniem że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3
dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na
przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.
3. Wniesienie odwołania po upływie terminu do składania ofert zawiesza bieg terminu związania
ofertą do czasu ogłoszenia orzeczenia przez Krajową Izbę Odwoławczą.
§ 8. Wskazanie miejsca i terminu otwarcia ofert
Strona 11 z 25
Oferty zostaną otwarte w Narodowym Centrum Kultury, Warszawa, ul. Płocka 13, o godzinie 10:30
w dniu 05.02.2015 r.
§ 9. Informacje o trybie otwarcia i oceny ofert
1. Wykonawcy mogą być obecni przy otwieraniu ofert i zgłaszać na piśmie oświadczenia do protokołu.
2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na
sfinansowanie zamówienia.
3. Podczas otwarcia zostaną ogłoszone nazwy i adresy Wykonawców oraz ceny ofert.
4. Oferty zostaną sprawdzone czy zostały sporządzone zgodnie z przepisami ustawowymi
i zaproszeniem do składania ofert, a następnie ocenione zgodnie z kryteriami i warunkami
zawartymi w instrukcji dla Wykonawców przez Komisję podczas niejawnego posiedzenia.
5. Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń
i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub, którzy złożyli
dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie chyba, że mimo ich
uzupełnienia konieczne będzie unieważnienie postępowania.
6. Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia, w wyznaczonym przez siebie terminie, wyjaśnień
dotyczących oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału
w postępowaniu.
7. W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez
Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.
8. Zamawiający poprawi w ofercie:
8.1. oczywiste omyłki pisarskie,
8.2. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych
poprawek,
8.3. inne omyłki polegające na niezgodności oferty z SIWZ, niepowodujące istotnych zmian
w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została
poprawiona.
9. Zamawiający wezwie Wykonawcę do złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących
elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco
niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
10. Zamawiający powiadomi na piśmie o wyniku postępowania wszystkich Wykonawców, którzy
złożyli oferty. Powiadomienie to zawierać będzie informacje o:
10.1. Wykonawcach wykluczonych z postępowania, wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego
i prawnego,
10.2. Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone wraz z podaniem uzasadnienia
faktycznego i prawnego,
10.3. wyborze najkorzystniejszej oferty, wraz z podaniem nazwy i adresu wykonawcy, którego
ofertę wybrano i uzasadnienia jej wyboru, a także informacje na temat innych złożonych
ofert oraz punktację przyznaną tym ofertom w trakcie ich oceny
10.4. terminie, po upływie którego umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta.
Informacja ta zamieszczona będzie jednocześnie na stronie internetowej Zamawiającego oraz
w miejscu publicznie dostępnym na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego
11. Komisja Przetargowa Zamawiającego wybiera ofertę najkorzystniejszą, przez co należy rozumieć
ofertę z najwyższą liczbą punktów.
§ 10. Nazwiska, stanowiska służbowe oraz sposób porozumiewania się z pracownikami
Zamawiającego, uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z dostawcami
i wykonawcami oraz opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących treści niniejszej Specyfikacji
Istotnych Warunków Zamówienia oraz oświadczenie w przedmiocie czy Zamawiający zamierza
zwołać zebranie Wykonawców.
Strona 12 z 25
1. Zamawiający upoważnia do bezpośredniego kontaktowania się: Panią Annę Ciecierską, tel. 22
2 100 182, faks 22 2 100 101, [email protected], pon.-czw., godz. 09:00 – 15:00;
w sprawach formalnych Panią Dorotę Wysocką, tel. 22 2 100 120, faks: 22 2 100 101,
[email protected], godz. 09:00 – 15:00.
2. Zamawiający określa sposób porozumiewania się z zachowaniem zasad określonych w art. 27
upzp – pisemnie, faksem lub pocztą elektroniczną.
3. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawcy przekażą oświadczenia, wnioski, zawiadomienia drogą inną
niż pisemna, każda ze stron na żądanie drugiej strony ma obowiązek niezwłocznie potwierdzić fakt
ich otrzymania.
4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający
odpowie na zadane pytania, przesyłając treść pytań i odpowiedzi wszystkim uczestnikom
postępowania, pod warunkiem, że pytanie wpłynie do Zamawiającego, w terminie określonym
w art. 38 ust.1 i 1a upzp. UWAGA: żadne wyjaśnienia treści SIWZ nie będą udzielane
telefonicznie.
5. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami, bez ujawniania źródła zapytania, Zamawiający przekaże
Wykonawcom, którym przekazał specyfikację istotnych warunków zamówienia.
6. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić
treść SIWZ. Dokonaną zmianę SIWZ Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim
Wykonawcom, którym przekazano SIWZ, a jeżeli SIWZ jest udostępniany na stronie internetowej,
zamieszcza ją także na tej stronie.
7. Wyjaśnienia treści SIWZ, o których mowa w punkcie 5 dodatkowo zostaną zamieszczone na
stronie internetowej, na której jest udostępniony SIWZ – http://www.nck.pl
8. W sytuacji opisanej w punkcie 6 powyżej Zamawiający przedłuży termin składania ofert, jeżeli
niezbędny będzie dodatkowy czas na wprowadzenie w ofertach zmian wynikających ze zmiany
treści SIWZ. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie powiadomi
wszystkich Wykonawców, którym przekazał SIWZ. Ponadto informacja ta zostanie zamieszczona
na stronie internetowej, na której jest udostępniony SIWZ.
9. Wprowadzone przez Zamawiającego zmiany treści SIWZ, a także pisemne odpowiedzi na zadane
pytania stają się integralną częścią SIWZ.
10. Pytania należy kierować do Pana Krzysztofa Dudka – Dyrektora Narodowego Centrum Kultury
lub Pana Edwarda Chudzika – Zastępcy Dyrektora Narodowego Centrum Kultury lub Pana
Kazimierza Monkiewicza – Zastępcy Dyrektora Narodowego Centrum Kultury. Zamawiający nie
zamierza zwoływać zebrania przedofertowego.
§ 11. Unieważnienie postępowania
1. Zamawiający unieważni postępowanie w przypadkach określonych w art. 93 ust. 1 upzp.
2. O unieważnieniu postępowania Zamawiający zawiadomi równocześnie wszystkich Wykonawców,
którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia – w przypadku unieważnienia przed upływem terminu
składania ofert oraz Wykonawców, którzy złożyli oferty – w przypadku unieważnienia po upływie
terminu składania ofert, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
3. W przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert zawiadomienie
o unieważnieniu postępowania dodatkowo będzie zawierać informacje o:
3.1. Wykonawcach wykluczonych z postępowania,
3.2. Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone.
§ 12. Udzielenie Zamówienia
1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wymaganiom określonym
w upzp, SIWZ oraz została uznana za najkorzystniejszą.
2. Zamawiający ogłosi wyniki postępowania na tablicy ogłoszeń w swojej siedzibie oraz na swojej
stronie internetowej, a o wynikach niezwłocznie powiadomi wszystkich Wykonawców.
Strona 13 z 25
3. Wykonawca ma obowiązek zawrzeć umowę, której wzór stanowi załącznik numer 5 do SIWZ
4. Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana Zamawiający wskaże miejsce i termin podpisania
umowy. Umowę z tym Wykonawcą Zamawiający podpisze w terminie określonym w art. 94 upzp),
nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.
5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy lub nie wniesie
wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Zamawiający będzie mógł wybrać
ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ponownej ich oceny,
chyba, że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.
6. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą,
pod warunkiem przedstawienia przed jej podpisaniem umowy regulującej współpracę
Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli oferta została złożona
przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
§ 13. Wzór umowy
Wzór umowy stanowi załącznik nr 5 do SIWZ dla Wykonawców.
§ 14. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących podczas postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego.
Wykonawcom, których interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku
w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej
przewidziane w Dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych.
Kazimierz Monkiewicz
Zastępca Dyrektora
Narodowego Centrum Kultury
Strona 14 z 25
Załącznik nr 1 do SIWZ
NAZWA (imię i nazwisko) WYKONAWCY: ________________________________________________
__________________________________________________________________________________
ADRES (siedziba lub miejsce zamieszkania) WYKONAWCY: _________________________________
__________________________________________________________________________________
NAZWA I ADRES FIRMY (zakładu) PROWADZONEJ PRZEZ WYKONAWCĘ: ___________________
__________________________________________________________________________________
TELEFON: _________________________________
FAKS: _____________________________________
ADRES E-MAIL: _____________________________
NUMER NIP: ________________________________
NUMER REGON: _____________________________
OF ER TA
Nawiązując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego
na świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych oraz wynajmu sal konferencyjnych wraz z niezbędną
infrastrukturą w ramach szkoleń organizowanych przez Narodowe Centrum Kultury w roku 2015
oferujemy wykonanie Przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem zawartym w Specyfikacji Istotnych
Warunków Zamówienia w następującej cenie:
L.p.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
Wartość
netto
Nazwa
Podatek VAT1
Stawka
Kwota
Cena
Szkolenie w dn. 08-10 kwietnia 2015 r.
Szkolenie w dn. 13-15 kwietnia 2015r.
Szkolenie w dn. 15-17 kwietnia 2015r.
Szkolenie w dn. 27-29 kwietnia 2015r.
Szkolenie w dn. 06-08 maja 2015r.
Szkolenie w dn. 13-15 maja 2015r.
Szkolenie w dn. 25-27 maja 2015r.
Szkolenie w dn. 27-29 maja 2015r.
Szkolenie w dn. 08-10 czerwca 2015r.
Szkolenie w dn. 10-12 czerwca 2015r.
Szkolenie w dn. 17-19 czerwca 2015r.
Szkolenie w dn. 22-24 czerwca 2015r.
Szkolenie w dn. 24-26 czerwca 2015r.
Szkolenie w dn. 26-28 sierpnia 2015r.
Szkolenie w dn. 07-09 września 2015r.
Szkolenie w dn. 09-11 września 2015r.
Szkolenie w dn. 23-25 września 2015r.
Szkolenie w dn. 28-30 września 2015r.
Szkolenie w dn. 05-07 października 2015r.
Szkolenie w dn. 07-09 października 2015r.
Szkolenie w dn. 12-14 października 2015r.
Szkolenie w dn. 14-16 października 2015r.
Szkolenie w dn. 21-23 października 2015r.
W przypadku konieczności zastosowania do poszczególnych usług realizowanych w ramach szkolenia różnych stawek
podatku VAT, należy w każdym wersie wyodrębnić koszty usług, adekwatnie do zastosowanych stawek.
1
Strona 15 z 25
24.
25.
26.
27.
Szkolenie w dn. 26-28 października 2015r.
Szkolenie w dn. 04-06 listopada 2015r.
Szkolenie w dn. 22-25 listopada 2015r.
Szkolenie w dn. 29 listopada – 02 grudnia
2015r.
RAZEM:
Razem Słownie:
Miejsce świadczenia usługi (zakwaterowanie, wyżywienie)
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Nazwa przystanku ZTM lub kolejowego położonego w odległości nie większej niż 600 m od obiektu
hotelowego, w którym realizowane będą usługi2:
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Do celów rozliczeniowych, informujemy, że ceny jednostkowe wynoszą (poniższe ceny nie służą
do porównywania ofert, a jedynie do celów rozliczeniowych po realizacji zamówienia,
kalkulowanych na podstawie faktycznie zrealizowanych usług):
Lp.
1.
2.
NAZWA
1
Cena szkolenia w przeliczeniu na
1 uczestnika korzystającego z
zakwaterowania/1 dzień szkolenia
Cena szkolenia w przeliczeniu na
1 uczestnika nie korzystającego z
zakwaterowania/1 dzień szkolenia
Wartość
netto
2
VAT
stawka
kwota
3
4
Cena
5
Część zamówienia, której wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcom: ____________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
1. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w Specyfikacji
Istotnych Warunków Zamówienia.
2. Zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia i nie wnosimy w tym zakresie
zastrzeżeń.
3. Oświadczamy, że zawarty w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia projekt umowy
(Załącznik nr 5 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia) został przez nas zaakceptowany
i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na wskazanych
warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
2
W przypadku gdy w odległości do 600 m. od obiektu, w którym zlokalizowane będą usługi nie znajduje się przystanek kolejowy lub autobusowy przystanek
Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie, Wykonawca zobowiązuje się zapewnić transport dla uczestników szkolenia z Warszawy (parking przed PKiN,
Plac Defilad 1) pierwszego dnia szkolenia do obiektu, w którym realizowane będą usługi oraz ostatniego dnia szkolenia z obiektu do Warszawy (parking
przed PKiN, Plac Defilad 1). Koszt transportu doliczony zostanie przez Wykonawcę do kosztów szkolenia i zawarty w ofercie cenowej.
Strona 16 z 25
4. Ofertę niniejszą składamy na ........3 kolejno zaparafowanych i ponumerowanych stronach.
______________________________________
_______________________________________
(miejscowość, data)
(czytelny podpis Wykonawcy)
Załącznikami do niniejszej oferty są:4
3
4
Należy wpisać łączną ilość stron tj. formularz oferty wraz z wszystkimi załącznikami i dokumentami wymaganymi SIWZ
Należy wymienić wszystkie dokumenty załączone do oferty
Strona 17 z 25
Załącznik nr 2 do SIWZ
OŚWIADCZENIE
(zgodnie z art. 22 ust. 1 upzp)
(pieczęć Wykonawcy/Wykonawców)
Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie
przetargu nieograniczonego na świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych oraz wynajmu sal
konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą w ramach szkoleń organizowanych przez
Narodowe Centrum Kultury w roku 2015 oświadczamy, że spełniamy warunki dotyczące:
1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy
prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
2. posiadania wiedzy i doświadczenia,
3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia,
4. sytuacji ekonomicznej i finansowej,
Oświadczamy, że wszystkie złożone przez Wykonawcę/Wykonawców informacje i oświadczenia mające
lub mogące mieć wpływ na wynik niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia są prawdziwe w
dacie ich przekazywania do Zamawiającego.
Prawdziwość powyższych danych potwierdzam własnoręcznym podpisem świadom odpowiedzialności
karnej z art. 297 § 1kk.
______________________________________
_______________________________________
(miejscowość, data)
(czytelny podpis Wykonawcy)
Strona 18 z 25
Załącznik nr 3 do SIWZ
OŚWIADCZENIE
(zgodnie z art. 24 ust. 1 upzp)
(pieczęć Wykonawcy/Wykonawców)
Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie
przetargu nieograniczonego na świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych oraz wynajmu sal
konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą w ramach szkoleń organizowanych przez
Narodowe Centrum Kultury w roku 2015 oświadczamy, że brak jest podstaw do wykluczenia z
postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku, poz. 907 ze zm.)
Oświadczamy, że wszystkie złożone przez nas informacje i oświadczenia mające lub mogące mieć
wpływ na wynik niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego są prawdziwe
w dacie ich przekazywania do Zamawiającego.
Prawdziwość powyższych danych potwierdzam własnoręcznym podpisem świadom odpowiedzialności
karnej z art. 297 § 1kk.
______________________________________
_______________________________________
(miejscowość, data)
(czytelny podpis Wykonawcy)
Strona 19 z 25
Załącznik nr 4 do SIWZ
OŚWIADCZENIE
(zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 5 upzp)
(pieczęć Wykonawcy/Wykonawców)
Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie
przetargu nieograniczonego na świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych oraz wynajmu sal
konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą w ramach szkoleń organizowanych przez
Narodowe Centrum Kultury w roku 2015 oświadczamy, że:
1. nie należymy do żadnej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r.
o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2007 r. nr 50, poz. 331, z późn. zm.)*
2. należymy do grupy kapitałowej:*
2.1. nazwa: ___________________________________________________________________
2.2. adres: ____________________________________________________________________
2.3. nr tel.: ____________________________________________________________________
2.4. e-mail/strona www: _________________________________________________________
Jednocześnie informujemy, że do wyżej wymienionej grupy kapitałowej należą następujące podmioty:
Lp.
1.
Nazwa
Adres
Nr tel.
e-mail/strona www
2.
3.
…
Prawdziwość powyższych danych potwierdzam własnoręcznym podpisem świadom odpowiedzialności
karnej z art. 297 § 1kk.
______________________________________
_______________________________________
(miejscowość, data)
(czytelny podpis Wykonawcy)
*odpowiednie podkreślić
Strona 20 z 25
Załącznik nr 5 do SIWZ
U MO WA NR _ _ _ _ / 2 01 5
zwana dalej „Umową”, zawarta w Warszawie w dniu ___.___.2015 roku, pomiędzy:
Narodowym Centrum Kultury z siedzibą w Warszawie, przy ul. Płockiej 13, 01–231 Warszawa,
wpisanym do Rejestru Instytucji Kultury pod nr RIK 71/2006, posiadającym numer NIP: 525-235-83-53,
o numerze REGON: 140468418, reprezentowanym przez:
Kazimierza Monkiewicza– Zastępcę Dyrektora
Bernardę Ambrożkiewicz – Główną Księgową
zwanym dalej „Zamawiającym”
a
__________ z siedzibą w __________, wpisanym/ą do __________ prowadzonego przez __________
pod nr __________, nr NIP: __________, nr PESEL/REGON: __________
zwaną/ym dalej „Wykonawcą”
w wyniku rozstrzygnięcia przez Zamawiającego procedury udzielenia zamówienia publicznego
w trybie przetargu nieograniczonego określonego w art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo
zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 rok, poz. 907 ze zm.), dalej zwaną w skrócie upzp,
zawarta została umowa o następującej treści:
§1
1. Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie, w myśl art. 2 ust. 10 upzp, przez Wykonawcę na
rzecz Zamawiającego następujących usług: świadczenie usług hotelowych i restauracyjnych oraz
wynajmu sal konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą w ramach szkoleń
organizowanych przez Narodowe Centrum Kultury w roku 2015 zwanych dalej łącznie
„Przedmiotem zamówienia” zgodnie z opisem i na zasadach zawartych w Specyfikacji Istotnych
Warunków Zamówienia oraz ofercie Wykonawcy.
2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu zamówienia od 08.04.2015r. do 02.12.2015r.
§2
W ramach niniejszej umowy Wykonawca oświadcza, że:
Strona 21 z 25
1. posiada kwalifikacje, doświadczenie i personel niezbędny do wykonania Przedmiotu
zamówienia opisanego w § 1 powyżej,
2. zapoznał się ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia (dalej zwaną w skrócie SIWZ)
dotyczącymi zakresu oraz wymogów dotyczących prac objętych Przedmiotem zamówienia
i zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami określonymi w
SIWZ oraz Ofercie złożonej przez Wykonawcę przy czym SIWZ oraz Oferta stanowią
odpowiednio załączniki nr 1 i nr 2 do niniejszej umowy,
3. postanowienia niniejszej umowy wykona z zachowaniem zasady najwyższej staranności,
zgodnie ze swoimi kwalifikacjami i posiadaną wiedzą fachową.
4. Wskazana w § 3 pkt 2.3 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, stanowiącej załącznik
nr 1 do niniejszej umowy liczba uczestników każdego szkolenia może zostać skorygowana
przez NCK na 5 dni przed rozpoczęciem danego szkolenia.
5. Zamawiający na 5 dni przed rozpoczęciem szkolenia prześle Wykonawcy imienną listę
uczestników danego szkolenia. Lista uczestników przesłana zostanie mailem na adres:
…………………………………………………………………………………………………………..
6. Osobami odpowiedzialnymi za realizację postanowień niniejszej umowy są:
7. Ze strony Zamawiającego: Anna Ciecierska, [email protected]
Ze strony Wykonawcy:………………………………………………………………………
8. Strony oświadczają, iż wszelka korespondencja związana z realizacją niniejszej umowy
będzie kierowana w formie pisemnej lub e - mailowo na następujące adresy:
dla Zamawiającego na adres: Narodowe Centrum Kultury, 01-231 Warszawa, ul. Płocka 13,
[email protected]
dla Wykonawcy na adres: …………………………………………………………
§3
1. Z tytułu realizacji Przedmiotu zamówienia opisanego w § 1 Strony ustalają łączne wynagrodzenie
w wysokości _____ zł netto (słownie: __________ zł netto) +_____ % podatku VAT w kwocie
_____ zł (słownie: _________ zł), tj. łącznie _____ zł brutto (słownie: __________ zł brutto).
2. Wynagrodzenie, o którym mowa w pkt. 1 powyżej, jest wynagrodzeniem brutto,
tj. uwzględnia wszelkie obciążenia publicznoprawne i wyczerpuje wszelkie roszczenia
Wykonawcy względem Zamawiającego.
3. Wynagrodzenie płatne będzie oddzielnie za realizację usług związanych z danym szkoleniem, na
podstawie faktycznie wyświadczonych przez Wykonawcę i wykorzystanych przez Zamawiającego
usług z zastrzeżeniem, że:
Strona 22 z 25
3.1. ilość uczestników każdego szkolenia może być zmniejszona maksymalnie o 30% w
stosunku
do wielkości zadeklarowanej w § 3 pkt 2.3 Specyfikacji Istotnych Warunków
Zamówienia, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
3.2. Ilość uczestników każdego szkolenia korzystających z zakwaterowania może być
zmniejszona maksymalnie o 50% w stosunku do wielkości zadeklarowanej. § 3 pkt 2.4.2
Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
4. Do kalkulacji ceny każdego szkolenia służyć będą podane w formularzu oferty ceny jednostkowe.
5. W przypadku nie odbycia się szkolenia z przyczyn niezależnych od Zamawiającego,
w szczególności w przypadku nie zgłoszenia się wystarczającej liczby uczestników Wykonawca
nie nabywa prawa do wynagrodzenia.
6. Wynagrodzenie płatne będzie przelewem po przyjęciu przez Zamawiającego prawidłowo
zrealizowanego Przedmiotu zamówienia na rachunek bankowy Wykonawcy na podstawie
prawidłowo wystawionego przez Wykonawcę dokumentu księgowego (faktury VAT/rachunku) w
terminie 14 dni od dnia jego doręczenia do siedziby Zamawiającego.
§4
1. Strony zgodnie ustalają, że:
1.1. w razie niewykonania przez Wykonawcę Przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci na
rzecz Zamawiającego karę w wysokości 30% wynagrodzenia opisanego w ust. 1 § 3
1.2. w razie opóźnienia w wykonaniu Przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci na rzecz
Zamawiającego karę umową w wysokości 2% wynagrodzenia opisanego w ust. 1 § 3 za każdy
rozpoczęty dzień opóźnienia,
1.3. w razie nienależytego wykonania Przedmiotu zamówienia, innego niż opóźnienie,
o którym mowa w ppkt.2 powyżej, poprzez które rozumie się w szczególności wykonanie
Przedmiotu zamówienia niezgodnie z opisem zawartym w SIWZ Wykonawca zapłaci na rzecz
Zamawiającego karę umową w wysokości 10% wartości wynagrodzenia opisanego w ust. 1
§3 za każdy stwierdzony przypadek nienależytego wykonania Przedmiotu zamówienia.
1. Strony zgodnie ustalają, iż Zamawiający uprawiony jest do dochodzenia od Wykonawcy
odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych.
2. Kara umowna płatna będzie przelewem na podstawie prawidłowo wystawionego przez
Zamawiającego dokumentu księgowego w terminie 7 dni od dnia jego doręczenia do siedziby
Wykonawcy.
§5
1. Jakiekolwiek zmiany niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem
nieważności i mogą być dokonywane wyłącznie w zakresie określonym w SIWZ.
Strona 23 z 25
2. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy Strony poddadzą rozstrzygnięciu sądu właściwego
ze względu na siedzibą Zamawiającego.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy
Kodeksu Cywilnego, ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – prawo zamówień publicznych.
4. Każda ze stron oświadcza, iż przeczytała osobiście niniejszą Umowę, w pełni ją rozumie
i akceptuje, na dowód czego składa poniżej własnoręcznie swoje podpisy.
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego
oraz Wykonawcy.
ZAMAWIAJĄCY
WYKONAWCA
____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
Załączniki: Załącznik nr 1: SIWZ,
Załącznik nr 2: Oferta Wykonawcy
Strona 24 z 25
Załącznik nr 6 do SIWZ
wykaz wykonanych w okresie ostatnich trzech latach przed upływem terminu
składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie,
co najmniej trzech usług z zakresu świadczenia usług hotelowych i restauracyjnych
oraz wynajmu sal konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą o wartości co
najmniej 100.000,00 złotych brutto każda wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu,
dat wykonania i podmiotów na rzecz których zostały wykonane oraz z załączeniem
dowodów czy usługi te zostały wykonane należycie
Wartość
l.p.
Przedmiot usługi
wykonanej
usługi (brutto)
Data
wykonania
Zamawiający
1.
2.
3.
…
____________________________________
____________________________________
(miejscowość, data)
(czytelny podpis Wykonawcy)
Strona 25 z 25